CASO ICREANDO NUESTRA PRIMERA BASE DE DATOSLA BASE PLANILLA

1. El problema del diseo inicialPara este ejemplo vamos a suponer que la empresa Corporacin Financiera T-LOQUITO s.a., requiere del diseo de una Base de Datos para su departamento de Recursos Humanos, en la cual pueda llevar el registro de los empleados que laboran en la organizacin. Un anlisis rpido de las necesidades de informacin al respecto, nos indica que al menos debemos contar con los siguientes elementos comunes a la descripcin de un empleado en particular:CEDULACdula del empleado

NOMBRENombre del empleado

FECHA_NACFecha de nacimiento

SEXOSexo

EST_CIVILEstado Civil

NO_HIJOSNmero de hijos

NIVEL_ACADNivel de Estudios

TEL_CELTelfono Celular

TEL_HABTelfono Habitacin

FECHA_INGFecha de ingreso

DEPTODepartamento

PUESTOPuesto

SALARIO_BRUTOSalario Bruto

DIRECCIONDireccin

Cada uno de los elementos de informacin indicados recibe el nombre de campo, la suma de todos ellos referidos a una entidad en particular, en este caso la entidad EMPLEADO, recibe el nombre de Registro. Aunque parezca sencillo, el anlisis individual de los datos revela que en algunos casos la informacin no es lo que parece, o bien requiere de ciertos filtros o validaciones, que ayuden al sistema desde sus inicios a asignar correctamente el contenido de cada campo.Por ejemplo, al establecer un campo como el de CEDULA podramos estar tentados a definirlo como nmero, cuando en esencia este dato no lo es ya que su aplicacin a las operaciones matemticas fundamentales no resultara en un valor lgico. Por otra parte un campo como SEXO, slo debera admitir dos valores M O F, segn sea el sujeto masculino o femenino respectivamente. El campo SALARIO_BRUTO, no sera lgico para valores menores a 0.00. En el caso de la DIRECCION, el mismo debera almacenar una cantidad no definida de dgitos, si queremos dar la direccin lo ms exacta posible.Para dar inicio a la base de datos debemos primero ir al men Inicio de Office, y hacer click en el cono de Access la pantalla se mostrar de la siguiente manera:

Luego debemos hacer click ya sea en el cono llamado Base de datos en blanco, o bien ir al botn de Office situado en la esquina superior izquierda de la pantalla y hacer click en nuevo indicarle a Access el nombre PLANILLA.

En este punto debemos indicar que lo que hemos construdo no es un archivo sino una especie de Bolsa Electrnica, en donde residirn las tablas que crearemos en la base de datos.El modelo de base de datos utilizado por Access, se conoce como Base de Datos Relacional orientado a Objetos[footnoteRef:1], por tal razn una vez creada la Bolsa, debemos proceder a disear primeramente los objetos que permitirn el almacenamiento, recuperacin y acceso a la informacin. Para efecto del curso seguiremos la siguiente secuencia de diseo: [1: Para una explicacin ms detallada ver Laudon & Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial, 10. Ed. Captulo 6.]

1. Tablas2. Establecimiento de relaciones3. Diseo de formularios de tablas4. Diseo de consultas5. Diseo de formularios para consultas6. Diseo de informes7. Diseo de ambientes de seguridadAl indicar el nombre de nuestra base de datos, y hacer click en Crear, Access mostrar su pantalla inicial de la siguiente forma:

Esta opcin por defecto nos permite crear una tabla de una vez introduciendo datos, sin embargo como lo que deseamos es disear una tabla con nuestras especificaciones propias, debemos primero cerrar esta presentacin haciendo click en la x de la pestaa llamada Tabla1

La pantalla inicial debe mostrarse as[footnoteRef:2]: [2: Intencionalmente se muestra la ficha Crear de la pantalla a fin de hacer nfasis en el diseo inicial de la base.]

Ahora bien, ya que hemos creado la Bolsa de datos, debemos preguntarnos qu sigue?, en una base de datos relacional los objetos fundamentales son las tablas o archivos, los cuales son las representaciones de las entidades que conformarn la base de datos. Por lo tanto debemos proceder en primera instancia a definir cada una de estas tablas, segn el anlisis inicial que hagamos de los requerimientos de informacin de la aplicacin a disear. Si, como lo seala el ejemplo presente, deseamos disear una base de datos que almacene los datos relativos a la planilla que la empresa paga a sus empleados, es lgico suponer que la primera entidad que estableceremos ser la entidad EMPLEADO, con los atributos que hemos establecido anteriormente. Por lo tanto procedamos a crear nuestra primera tabla, posicionndonos en la ficha Crear, grupo tablas, y haciendo click en el cono llamado Diseo tabla:

Ahora procederemos a disear nuestra primera tabla de la siguiente forma:En la columna Nombre de campo, indicaremos el nombre del campo o atributo requerido[footnoteRef:3], en la columna Tipo de datos, elegiremos el tipo de dato que sea ms acorde para el campo en cuestin, la propiedad Tamao del campo especifica el tamao que queremos darle al campo (Access permite asignar esta propiedad nicamente a los campos tipo texto y nmero, en los dems tipos lo asigna por defecto) y en la columna Descripcin, indicaremos una breve descripcin de que informacin almacena el campo; de la siguiente manera: [3: An cuando Access admite casi cualquier nombre de campo, se recomienda siempre que los nombres sean cortos (8-10 dgitos), en mayscula, y que no tengan espacios entre s; este sencillo consejo les evitar problemas en las consultas y les simplificar el diseo grandemente. Recuerde Lo sencillo es bello y es funcional.]

Los tipos de campos elegidos en Access pueden ser:Texto:Caracteres alfanumricos hasta 255 caracteres.Memo:Caracteres alfanumricos, cadenas muy largas de hasta 65,536 caracteres (64k).Nmero:Valores numricos de muchos tipos y formatos distintos.Fecha/hora:Datos de fecha o de hora.Moneda:Datos Monetarios.Autonumrico:Valor numrico que se incrementa automticamente.S/No:Valores lgicos como S/No o Verdadero/Falso.

Objeto OLE:Imgenes, grficos, sonido, video, archivos de texto y hojas de calculo.Hipervnculo:Un campo que enlaza con una imagen, grfico, sonido, video, archivos de texto y hojas de clculo.

1. 2. PROPIEDADES DE CAMPOUna propiedad de campo es un caracterstica particular que deben mostrar los datos almacenados en dicho campo, existen varias propiedades que pueden ser tiles a la hora de filtrar la informacin a almacenar en la base de datos, seguidamente estudiaremos las ms importantes.Propiedad tamao de campo. Establece el tamao de campo, en dgitos, para un campo texto o nmero. El tamao de un campo texto se digita directamente en ella, por su parte los tamaos de campo disponibles para un campo numrico, se definen de la siguiente forma:Tamao del campoLmitesDecimalesEspacioByte0 a 255Ninguna1 byteEntero-32,768 a 32,767Ninguna2 BytesEntero Largo-2,147,483,648 a 2,147,483,648Ninguna4 BytesDoble-1,797 x 10308 a 1,797 x 10308158 BytesSimple-3,4 x 10308 a 3,4 x 1030874 BytesId. de rplicaN/AN/A16 BytesDecimalPrecisin 1-28158 Bytes

Propiedad mscara de entrada. En algunas ocasiones se requiere que el dato se introduzca de una manera especfica como por ejemplo cuando digitamos nuestro nmero de cdula usualmente lo hacemos separado por guiones, de la siguiente forma 7-0089-0934, an cuando en nuestro documento de identificacin dichos guiones no aparecen, o bien en el caso de un nmero telefnico que se indica como 8311-4356. A estas representaciones visuales se les denomina mscaras de entrada. Access provee muchos caracteres que pueden utilizarse para este efecto, los cuales se detallan a continuacin

0: Un dgito obligatorio. Los signos (+) o (-) no estn permitidos. C: Cualquier carcter o espacio (opcional)

9: Un dgito opcional. Los signos (+) o (-) no estn permitidos. . (punto): Separador de miles

#: Un dgito o espacio opcional. Los espacios se eliminan cuando se almacenan en la tabla. Los signos (+) o (-) estn permitidos., (coma): Separador de decimales

L: Una letra de la A a la Z obligatoria.

: (dos puntos): Separador de fecha y hora

?: Una letra de la A a la Z opcional.

; (punto y coma): Carcter de separacin

A: Un carcter o un dgito obligatorio.

/ (barra): Carcter de separacin

a: Un carcter o un dgito opcional.< (signo menor que): Convierte todos los caracteres en minscula.

&: Cualquier carcter o espacio (obligatorio)> (signo mayor que): Convierte todos los caracteres en mayscula

! (signo de exclamacin): muestra la mscara de entrada de derecha a izquierda. Los caracteres de la mscara se rellenan de derecha a izquierda\ (barra invertida): Muestra el carcter siguiente como texto literal.

Proceda ahora a digitar la mscara de entrada del campo CEDULA como #-####-####, y en los campos TEL_HAB y TEL_CEL, como ####-####. Esta mscara de entrada introducir los guiones en las posiciones indicadas sin necesidad de que el usuario lo haga, y no permitir que en dicho campo se digiten letras, pese a ser un campo texto.Propiedad Valor predeterminado. Esta propiedad permite que la base de datos sugiera al usuario un valor por defecto a la hora de introducir la informacin, el cual puede ser cambiado a voluntad por ste. Los valores predeterminados aumentan la rapidez y disminuyen la posibilidad de un error de digitacin en el campo. Posicinese en el campo FECHA_ING y digite el siguiente valor predeterminado =Fecha(). Este valor, auxiliado por una funcin de Access, permitir que el computador sugiera la fecha del computador como la Fecha de ingreso del empleado a la empresa. Igualmente posicinese en el campo NO_HIJOS, y digite 0. Esto har que el valor nmero de hijos por defecto sea 0.Propiedad Regla de Validacin y Texto de validacin. Estas dos propiedades permiten validar los datos de tal forma que nicamente se permitan ciertos datos dentro del campo, la propiedad Texto de validacin, despliega un cuadro de dilogo de advertencia cuando la propiedad Regla de Validacin es infringida. Digitemos las siguientes reglas de validacin en los campos indicados:

CAMPOREGLA DE VALIDACIONTEXTO DE VALIDACIONSEXOM OR FM=Masculino, F=FemeninoNO_HIJOS>=0El nmero de hijos debe ser mayor o igual a 0SALARIO_BRUTO>=100000El salario bruto debe ser mayor o igual a 100,000.00Las Reglas de validacin son de suma importancia, ya que ellas ayudan a depurar desde el inicio la informacin que se introduce en las bases de datos. Ms adelante en el curso haremos un uso verdaderamente interesante de estas reglas.Propiedad requerido. Esta propiedad especifica si un determinado valor de un campo debe ser digitado obligatoriamente por el usuario, por ejemplo en el caso de que sea obligatorio digitar la fecha de nacimiento del empleado. Existen otras propiedades importantes, pero para nuestros efectos nicamente trabajaremos con estas por el momento.3. EL CAMPO CLAVEAdicionalmente al nombre y la conformacin de los campos, el modelo ENTIDAD-RELACION, requiere que cada tabla tenga asignado al menos 1 campo CLAVE[footnoteRef:4] (o campo llave), este campo puede definirse como aquel que identifica un registro determinado dentro de la tabla. Por ejemplo, para todos nosotros es usual que cuando nos presentamos a hacer alguna gestin a una entidad bancaria, trmite de licencia, consulta de planillas, etc. la primera informacin que nos solicitan es nuestro nmero de cdula; la razn es que este dato es la base de la consulta indexada al sistema, de ah la frase muy popular que reza que en la sociedad moderna todos somos un nmero-. As tambin podemos identificar fcilmente otras claves que usamos en nuestro medio como el nmero de placa de un vehculo, la cuenta cliente de una cuenta de ahorro o corriente en un banco determinado, el nmero patronal en la CCSS, etc. Estos campos tienen las siguientes caractersticas: [4: Existen algunos casos en los cuales es necesario identificar varios campos claves en una misma tabla, esto es conocido como indexacin por mltiples campos, y veremos un ejemplo ms adelante.]

No pueden ser duplicados Su propiedad de requerido es S. Es decir son obligatorios de introducir en la base de datos. Se encuentran indexados[footnoteRef:5]. Es decir la base de datos automticamente indexar los datos por su campo clave, a no ser que se indique otro ndice particular. [5: La indexacin es el proceso mediante el cual se genera un orden virtual de los registros almacenados en una base de datos, con respecto a uno o varios campos, de tal manera que el proceso de recuperacin y consulta sea ms eficiente, al no tener que buscar secuencialmente en todo el archivo un dato particular.]

Procedamos ahora a identificar el campo clave de la tabla empleados el cual como seguramente se habrn imaginado es el campo CEDULA. Para tal efecto nos posicionamos en el campo indicado y hacemos click en el cono denominado Clave principal del grupo herramientas de la ficha Diseo:

Como podr notar se activa la ya famosa llave caracterstica del ms-Access 2007[footnoteRef:6]. [6: El smbolo de la llave en Access hace mencin a la importancia del campo llave (primary key) en el diseo de sus estructuras, es por esta razn que su cono ejecutable lo muestra desde su aparicin como Access 97.]

Ahora s, ya hemos completado nuestro diseo de la primera entidad de la base de datos PLANILLA, y la podemos guardar con su nombre EMPLEADOS, haciendo click en el cono de guardado, tal y como lo haramos con cualquier archivo de office.Si deseamos almacenar datos en esta tabla debemos primero cerrar la vista diseo del sistema y abrir la tabla empleados en su vista Hoja de datos.Proceda a inventar los nombres de cinco empleados con sus respectivas cdulas, sexo, fecha de nacimiento, nmero de hijos, salario bruto y direccin. Por el momento no rellene los campos EST_CIVIL, NIVEL_ACAD, DEPTO y PUESTO.

4. EL PODER RELACIONAL DE ACCESS 2007Luego de haber creado la base de datos de PLANILLA, y de haber definido la que ser la entidad principal de la misma (tabla EMPLEADOS), procederemos ahora a reforzar el modelo mediante la definicin de otras entidades que le darn soporte a esta tabla. Para ello debemos definir los departamentos (tabla DEPARTAMENTOS) que conforman la empresa, los puestos existentes (tabla PUESTOS), los diferentes estados civiles que puede tener una persona (tabla ESTADOS), y finalmente los distintos niveles de estudios (tabla ESTUDIOS). Adicionalmente deberemos crear dos tablas adicionales para registrar los movimientos mensuales de los pagos realizados a nuestros empleados (tabla QUINCENAS y tabla (DETALLE_PAGOS).

Para tal efecto consideremos la siguiente informacin:

DEPARTAMENTOS Contendr los distintos departamentos que conforman la empresa.

Estructura de la tablaNombre de campoTipoTamaoDescripcin

COD_DEPTOTexto2Cdigo departamento

NOM_DEPTOTexto20Nombre departamento

Datos a almacenarCOD_DEPTONOM_DEPTO

01Gerencia general

02Administracin

03Auditora

04Finanzas

05Contabilidad

06Ventas

07Servicios generales

08Atencin a clientes

09Recursos humanos.

PUESTOS. Almacenar los datos relativos al puesto.

Estructura de la tablaNombre de campoTipoTamaoDescripcin

COD_PUESTOTexto2Cdigo del puesto

NOM_PUESTOTexto25Nombre del puesto

Datos a almacenarCOD_PUESTONOM_PUESTO

GGGerente General

GAGerente Administrativo

GFGerente Financiero

GVGerente Ventas

SESecretaria

COContador

AUAuditor

OFOficinista

CHChofer

MIMiscelneo

AXAuxiliar

VEVendedor

ESTADOS. Almacenar los diferentes estados civiles.

Estructura de la tablaNombre de campoTipoTamaoDescripcin

COD_ESTADOTexto2Cdigo del estado civil

NOM_ESTADOTexto15Nombre del estado

Datos a almacenarCOD_ESTADONOM_ESTADO

SOSoltero (a)

CACasado (a)

DIDivorciado (a)

ULUnin Libre

VIViudo (a)

ESTUDIOS Contendr los niveles de estudio mximos alcanzados por el empleado.

Estructura de la tablaNombre de campoTipoTamaoDescripcin

COD_NIVELTexto2Cdigo del nivel estudios

NOM_NIVELTexto25Nombre del nivel

Datos a almacenarCOD_NIVELNOM_NIVEL

NANinguno

PIPrimaria incompleta

PCPrimaria completa

SISecundaria incompleta

SCSecundaria completa

UIUniversitaria incompleta

UCUniversitaria completa

TETcnica

OTOtra

QUINCENAS Esta tabla almacenar los datos relativos a las quincenas pagadas por la empresa a sus empleados

Fecha**DETALLE_PAGO. Almacenar el monto efectivamente pagado por quincena a cada empleado, con sus rebajos.

Una vez definidas las anteriores tablas con sus respectivos campos clave (llave), podemos proceder a relacionar adecuadamente cada una de ellas a la entidad principal.

Segn lo establece el modelo ENTIDAD-RELACIN, una pareja de tablas puede relacionarse entre s siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Deben compartir un campo comn entre ellas

2. El campo compartido debe tener la misma estructura, es decir si un campo de una de las tablas es texto y tiene una longitud de 2 dgitos, el campo de llegada en la otra tabla debe igualmente ser de tipo texto y tener 2 dgitos.

3. Si la relacin se verifica de un campo clave a otro que no es clave se obtendr una relacin cuya cardinalidad es de uno a muchos; este tipo de cardinalidad es la ms comn en este tipo de bases de datos. Por otra parte, si la relacin se verifica de un campo clave a otro que tambin es campo clave, la relacin ser de uno a uno, este tipo de relaciones es rara pero muy til en algunos casos.

4. No se restringe el uso de nombres de campo iguales para diferentes tablas, pero para efecto de no tener problemas futuros, es conveniente que los campos que se relacionan tengan nombres diferentes en ambas tablas, an y cuando se refieran a la misma informacin.

Una vez creadas cada una de las tablas indicadas anteriormente, para establecer las relaciones entre ellas debemos hacer click en la ficha Herramientas de base de datos, grupo mostrar u ocultar, elegir el cono Relaciones; la pantalla se mostrar de la siguiente forma[footnoteRef:7]: [7: Favor antes de iniciar este procedimiento borre los registros de los nombres inventados anteriormente. ]

A fin de agregar cada tabla al diseo de relaciones, debemos hacer doble click en cada una de ellas, una vez extradas, cerramos el cuadro de dilogo y ubicamos las tablas tal y como se indica a continuacin:

Observe que la tabla QUINCENAS muestra 3 campos llaves, esto es porque una quincena de pago es definida por 3 elementos a saber: 01 y 02, segn sea primera o segunda quincena, un nmero del 1 al 12 para indicar el mes de la quincena correspondiente, y un campo para almacenar el ao respectivo del mes y la quincena respectiva. A esto se le conoce como indexacin por mltiples campos, y permite que un campo llave de una tabla sea establecido por ms de un campo relacionados entre s.[footnoteRef:8] [8: Igual sucedera si necesitramos definir definir una direccin por Provincia, Cantn, Distrito, ya que podramos tener Provincia 01, Cantn 01, distrito 01, o bien Provincia 01, Cantn 01, distrito 02, y as sucesivamente.]

Seguidamente procederemos a relacionar cada pareja de tablas haciendo click sostenido sobre el campo llave de cada tabla y arrastrando el cursor hasta su correspondiente campo de llegada en la tabla EMPLEADOS. Luego haremos lo mismo con las tablas EMPLEADOS, y QUINCENAS a fin de vincularla con la tabla DETALLE_PAGO. Integridad referencial. Al relacionar las tablas se activar en cada relacin un cuadro de dilogo de Modificar relaciones, el cual indicar las tablas que se estn relacionando, as como los campos que intervienen en la relacin. Por otro lado en la casilla de verificacin se consulta si se desea Exigir integridad referencial. La integridad referencial logra un vnculo especfico entre ambas tablas, de tal forma que no sea posible por ejemplo digitar un estado civil en la tabla EMPLEADOS, que no se haya definido previamente en la tabla ESTADOS. Asmismo permite que si se desea cambiar el cdigo de un determinado estado civil, departamento o puesto, dicho cambio se actualice automticamente en todos los registros de la tabla EMPLEADOS, a esto se le conoce como actualizacin en cascada. Por otra parte, si por alguna razn se dispusiera de un departamento de la empresa, y se deseara eliminar los registros de sus empleados, nicamente deberamos ir al registro del cdigo de dicho departamento en la tabla DEPARTAMENTOS, y eliminarlo, a fin de que se eliminen en cascada todos sus registros relacionados.[footnoteRef:9] [9: No se recomienda borrar en cascada registros relacionados grabados previos a la desaparicin del departamento.]

Procedamos a hora a establecer todas las relaciones entre las tablas, de tal forma que se muestre el diseo de relaciones as:

Importante. La integridad relacional es la razn de ser del modelo entidad-relacin, de tal suerte que podemos decir sin temor a equivocarnos que un diseo de base que no cuente con ella ser en primera instancia deficiente.

Observe que las tablas fueron ordenadas a propsito para explicar el flujo de datos desde las tablas de parmetros hacia las tablas principales, y que se pudiesen seguir en el orden usual, de izquierda a derecha. Este acomodo no es obligatorio pero sirve al diseador para mostrar la lgica del flujo de datos.

Procedamos ahora a salvar nuestro diseo de relaciones, y luego abra la tabla EMPLEADOS, e incluya cinco nuevos empleados, pero esta vez complete todos los campos disponibles, ver que ahora la situacin ser marcadamente diferente.

CASO IIMEJORANDO LA VISUALIZACIN DE LOS DATOSLA CREACIN DE FORMULARIOS

1. Qu es un formulario?Tal vez el gran xito que ha tenido Windows en nuestro tiempo, se deba no slo a la creacin de un lenguaje de alto nivel, que todos podamos desarrollar y entender, sino tambin a la posibilidad de dotar a estos ambientes de una interfaz cmoda a travs de la cual el usuario pueda interactuar con sus datos, y aplicaciones de una manera ms grfica. Esta interfaz[footnoteRef:10] es provista por los llamados formularios. Un formulario es algo as como una Ventana (curioso el nombre no?) que el usuarios utiliza para acceder a los datos almacenados en la base de datos. Su objetivo por un lado es proveer un ambiente grfico cmodo, y por el otro mejorar la seguridad de los datos, evitando que el usuario cometa errores, por mala digitacin, o por tener acceso directo a las tablas. [10: Una interfaz grfica de usuario es la parte del sistema operativo con la que interactan los usuarios, que utiliza conos y el ratn de la computadora para ejecutar comandos y escoger opciones.]

Para entender mejor el diseo de formularios vamos a realizar uno muy sencillo para la tabla EMPLEADOS[footnoteRef:11]. Primero nos ubicamos en la ficha Crear, grupo formularios, hacemos click en el cono Asistente para formularios: [11: Mas adelante en este mismo aparte veremos la creacin de formularios ms complejos.]

El cuadro de dilogo mostrar el asistente para formularios, solicitndonos a cual tabla o consulta deseamos hacerle el formulario:

Observe que un formulario puede realizarse con todos los campos de la tabla, o con slo algunos de ellos. Si deseamos seleccionar todos debemos hacer click en las flechitas dobles. Luego hacemos click en siguiente.

En este punto el asistente nos pregunta qu tipo de formulario queremos?, y nos ofrece las siguientes opciones:

En columnas. Este tipo de formulario es muy til cuando deseamos hacer pantallas de capturas de datos; como por ejemplo registrar un nuevo empleado, departamento, puesto etc.

Tabular. til cuando lo deseamos desplegar es una consulta, como una lista de valores. Ms adelante nos ser de mucha ayuda cuando veamos el diseo de consultas.

Hojas de datos. Es una presentacin de los datos como una simple hoja electrnica.

Justificado. Es posible utilizarlo cuando deseamos emitir por ejemplo un recibo, un detalle de pago, u otro tipo de formulario tipo factura.

Seleccionamos En columnas, ya hacemos click en siguiente.

El estilo es la presentacin grfica que se desea para el formulario, elija el que guste y haga click en siguiente[footnoteRef:12]. [12: No se preocupe, ms adelante veremos cmo personalizar nuestros formularios]

Finalmente el asistente nos pregunta el nombre del formulario, debido a que el mismo proviene de la tabla EMPLEADOS, Access sugiere que ese sea el nombre del formulario, consejo el cual vamos a seguir.

Ahora nuestra tabla tiene un formulario cuya apariencia visual es ms agradable a la vista de la tabla directa. Pero esto no termina ah seguidamente modificaremos nuestro formulario para convertirlo en una verdadera Obra de Arte.

2. Personalizando nuestros formularios.

Si bien es cierto la vista anterior ayuda grandemente a la entrada de los datos en la tabla EMPLEADOS, an estamos muy lejos de establecer una verdadera interfaz de usuario que ayude a ste en su labor. Si realmente deseamos crear algo estticamente aceptable, debemos entonces variar el diseo inicial. Para esto nos ubicaremos en la ficha inicio, grupo vistas, y elegiremos la vista diseo:

Todo formulario tiene tres componentes bsicos: El encabezado. En l se disea el nombre del formulario. El detalle. En l se indican las etiquetas y los campos que conforman la interfaz. El pie. El cual incluye usualmente botones de comando para realizar algunas tareas simples con el formulario.Vamos a modificar cada una de estas partes empezando por el encabezado, para ello debemos poner especial atencin en los componentes indicados en la ficha diseo, grupo controles. El texto mostrado en el encabezado se conoce con el nombre de etiqueta, y es un sencillo objeto que muestra una hilera de texto formateado de alguna forma definida, si hace click en ella se formar un recuadro que le permitir entre otras cosas, cambiar el tipo de letra, modificar el contenido, ajustar el cuadro, e incluso elegir un efecto de visin especial, para este efecto, una vez seleccionada la etiqueta vaya a la ficha Inicio, grupo Fuente, y modifique su etiqueta a su gusto, cambiando el nombre por el de REGISTRO DE EMPLEADOS:

Con las flechitas del teclado puede mover la etiqueta hacia los lados, arriba o abajo, a fin de centrarlo perfectamente en el cuadro. Si al hacerlo oprime la tecla Ctrl, podr adems hacer movimientos ms suaves. Ahora vaya al detalle del formulario, y vare las etiquetas ubicadas al lado izquierdo del nombre del campo, de la misma forma.Importante: nicamente debe variar las etiquetas, ya que si vara el nombre de campo ubicado a la derecha de la etiqueta, el formulario no sabr en cul campo de la tabla EMPLEADOS, debe almacenar la informacin digitada por el usuario[footnoteRef:13]. [13: En este punto siga cuidadosamente las indicaciones del instructor, a fin conocer detalladamente las opciones adicionales de diseo.]

Ahora posicinese en el rea de detalle, y marque con el cursor cualquier campo.Cada conjunto de etiqueta con un campo, se conoce como cuadro de texto. Access 2007 por defecto agrupa todos los cuadros de texto de tal manera que si movemos un cuadro de lugar el resto se mueve mostrando una nueva composicin, si deseamos desagrupar los cuadros de texto, a fin de los mismos se muevan independientemente debemos proceder de la siguiente forma:

Haga click en el cuadrito ubicado en la esquina superior izquierda del conjunto de cuadros de texto del detalle. Ver como Access marca todos los cuadros de texto al mismo tiempo.

Seleccione la ficha Organizar.

En el grupo Diseo de controles, seleccione el cono de agrupar, y luego el de desagrupar. Notar que ahora los cuadros de texto se pueden seleccionar y mover separadamente, a fin de lograr una mejor distribucin visual de los mismos en el formulario.

Ahora proceda a mover, cambiar de tamao, y distribur apropiadamente los campos de tal forma que el diseo final muestre un formulario estticamente aceptable, y visualmente bien balanceado, si lo desea siga este ejemplo, pero recuerde: no necesariamente debe hacerlo igual[footnoteRef:14]. [14: La esttica, y el balance en un formulario son elementos claves para lograr la aprobacin y el buen uso de un formulario en una aplicacin, utilice colores pastel (no chillones), distribuya los elementos no slo de acuerdo a su importancia, sino tambin a la cantidad de informacin que debe ingresar en ellos; esto ayudar al usuario a trabajar cmodamente con ellos.]

3. 3332312428272625232221201918El grupo de controles. Antes de seguir adelante es conveniente que nos refiramos al grupo de controles, este grupo ubicado en la ficha de Diseo es como una especie de caja de herramientas[footnoteRef:15] que le permitir agregar una serie de objetos de mucha utilidad en el formulario. Veamos: [15: De hecho este era el trmino que tena este grupo en la versin Access 2003.]

17

3029

34

1. Ttulo: Muestra el ttulo del formulario10. Inserta una pgina.19. Cuadro de texto.28. Seleccionar cursor

2. Logotipo: Inserta una imagen logotipo.11. Inserta una imagen.20. Cuadro combinado.29. Activa el asistentede controles.

3. Inserta nmero de pgina.12. Color de lnea.21. Inserta una lnea.30. Inserta un controlActiveX.

4. Fecha y hora: Inserta fecha y hora13. Inserta hipervnculo22. Grupo de opciones. 31Casilla verificacin

5. Etiqueta: Inserta una etiqueta formulario.14. Selecciona todo los objetos.23. Botn de alternar.32. Inserta una ficha de control.

6. Botn de comando: inserta un botn comando,15. Tipo de lnea24. Inserta un grfico.33. Inserta un marco de objeto independte.

7. Subformulario: Inserta un subformulario.16. Definir valorespredeterminados.25. Inserta o quita un salto de lnea.34. Datos adjuntos.

8. Marco objeto: inserta un objeto OLE.17. Inserta un cuadro delista.26. Define el grosor de una lnea.

9. Botn de opcin: inserta un botn de escogencia.18. Dibuja un rectngulo27. Efecto especial.

Ahora que hemos definido cada uno de los objetos comprendidos en el grupo de controles, procedamos a utilizar algunos de ellos para ayudar al usuario en su labor.4. Uso de cuadros combinados. Un cuadro combinado es un objeto control que permite consultar los valores de una tabla parmetros, seleccionar uno de ellos, y almacenar su valor en la tabla relacionada. Por ejemplo, sera muy til que el usuario no tuviera que estar consultando la tabla ESTADOS, para saber cules son los cdigos de estados civiles permitidos en la base, en el mismo sentido estaran los campos NIVEL_ACAD, DEPTO, y PUESTOS. Un cuadro combinado genera una pequea lista de escogencia (browser), que permite al usuario escoger un valor determinado de todos los valores disponibles y permitidos. Para lograr debemos proceder la siguiente forma:

Primero borramos el cuadro de texto al cual deseamos crear el campo combinado. Luego hacemos click en el cono Cuadro combinado, del grupo controles y dibujamos el cuadro en el sitio que ocupaba anteriormente el cuadro de texto borrando anteriormente. Esta accin activar el asistente para cuadros combinados:

Elegiremos la primera opcin, y hacemos click en siguiente.

Ahora el asistente nos pregunta cul es la tabla o consulta que deseamos desplegar. Seleccionamos la tabla ESTADOS y hacemos click en siguiente.

En este punto Access muestra los campos de la tabla y nos solicita que sealemos los campos que deseamos que formen la lista del cuadro combinado[footnoteRef:16] [16: Es importante sealar que no slo debemos escoger el cdigo del estado civil, sino tambin su significado para ayudar al usuario a determinar bien su escogencia.]

La lista desplegable puede ser ordenada por cualquiera de los campos seleccionados, por ejemplo que aparezca ordenado por el cdigo de estado.

En este punto la lista ya se encuentra completa, pero muestra el campo clave oculto. Como deseamos que este cdigo sea visible, quitamos el check de la casilla de verificacin llamada Ocultar la columna clave (se recomienda), y luego ajustamos las columnas cual si se tratara de una pequea hoja Excel.

En la siguiente pantalla, el asistente nos pregunta cul es el campo cuyo valor deseamos almacenar en la tabla EMPLEADOS. En este caso es claro que deseamos almacenar el valor del campo COD_ESTADO, es decir el cdigo del estado civil:

Ahora se nos indica en cual campo de la tabla EMPLEADOS deseamos almacenar el valor, en el cual elegiremos el campo EST_CIVIL:

Finalmente el asistente nos indica que el cuadro combinado tendr un nombre asignado por el sistema. Aunque podramos cambiar este nombre lo haremos en el siguiente paso. Con esto hacemos click en finalizar, y nuestro campo combinado queda listo.

Ahora slo debemos formatear el campo combinado sustituto a fin de que luzca igual que el campo COD_EST borrado al inicio, con la diferencia de que mostrar una pequea flecha de escogencia a su derecha (browser).

Ahora que ya hemos creado nuestro primer cuadro combinado, procedamos a crear uno de ellos para los campos llamados NIVEL_ACAD, DEPTO, y PUESTO.

5. Uso de botones de comando.

An cuando el asistente que nos ayud a crear el formulario inicial tambin nos provey de pequeos botones de comando, lo cierto es que ellos son muy pequeos y difciles de localizar sobre todo para una persona con visin disminuda, seguidamente utilizaremos los botones de comando (6), para crear botones que puedan ayudarnos con este problema. Un botn de comando es un objeto que ejecuta una accin especial dentro del formulario, segn su categora. Supongamos que queremos crear un botn que nos permita avanzar un registro a la vez para ver la informacin contenida en l.

Para esto nos posicionamos en el pie del formulario, hacemos click en el objeto Botn del cuadro de controles, y dibujamos un botn del tamao de una cuadrcula en la esquina inferior derecha del pie del formulario, tal y como se muestra seguidamente:

Cada botn pertenece a una Categora definida y ejecuta una Accin definida, nuestro primer botn pertenece a la categora Exploracin de Registros, y la accin deseada es ir al registro siguiente. Seguidamente se nos muestra un catlogo de grficas que podemos utilizar, seleccionamos ir al siguiente:

Finalmente, el asistente sugiere un nombre al botn de comando, el cual no cambiaremos, haciendo click en finalizar:

Hecho esto nuestro nuevo botn de comando se mostrar as:

Ahora procedamos a disear los siguientes botones: Un botn de comando que permita ir al registro anterior. Un botn de comando llamado Agregar empleado (debe ser tipo texto. Un botn de comando para Cerrar el formulario.El diseo final del formulario puede mostrarse as:

CASO III LA CREACIN DE CONSULTAS

1. Las consultas, base de la utilidad de ACCESS 2007.Una vez creada la estructura de la base de datos, y habiendo diseado los principales formularios de acceso a datos, es de esperar que la misma empiece a recibir datos referidos a los empleados de la empresa. Con el tiempo una base de datos almacenar una gran cantidad de informacin la cual servir de base, ya sea para las operaciones normales de la empresa, como por ejemplo el registro de la planilla de cada quincena, control de vacaciones, u otras acciones de personal, para estudios estadsticos posteriores como promedios de pago, cantidad pagada por mes y por departamento, o bien para el diseo de otras aplicaciones importantes.La recuperacin de dicha informacin es tal vez el proceso ms importante que realiza el sistema gestor de base de datos (SGBD), el cual fue descrito anteriormente. Para el caso particular de ms-access as como de otros sistemas de bases de datos relacionales se logra mediante el uso de una interfaz del lenguaje SQL (structured query language por sus siglas en ingls. Para descubrir y aprender a utilizar esta poderosa herramienta de consulta vamos a iniciar con algunos ejemplos sencillos que iremos complicando paulatinamente.[footnoteRef:17] [17: La comprensin de este lenguaje es de suma importancia en la operacin de las bases de datos actuales, ya que del mismo dependen gran parte de las transacciones que realizamos diariamente en los sistemas informticos, como las consultas de saldos, retiro de efectivo, estados de cuenta, pagos, etc.]

2. Consulta generalSupongamos que en nuestra base de datos a la cual hemos aadido en su tabla EMPLEADOS la informacin de los 60 empleados que conforman nuestra empresa, y que lo primero que deseamos extraer de toda la informacin contenida en sus campos, es la informacin referente a la cdula, nombre completo, sexo, estado civil, departamento, puesto y salario bruto de los mismos, en una lista general en orden ascendente por su nombre. Para realizar esta consulta nos posicionamos en la ficha crear, grupo otros y hacemos click en diseo de consulta[footnoteRef:18] como se muestra a continuacin: [18: Aunque ms-access ofrece un asistente para consultas por el momento disearemos la consulta a pie, luego lo utilizaremos para crear otro tipo de consultas.]

Como los campos que contienen la informacin que deseamos recuperar se encuentran todos en la tabla EMPLEADOS, seleccionaremos esta tabla haciendo doble click en su nombre y luego cerraremos el cuadro de dilogo.

Lo que se muestra en pantalla es el asistente de consultas, o interfaz del lenguaje SQL, desarrollado para ms-access 2007.En la parte superior muestra la tabla escogida as como los campos que la conforman, en la parte inferior, solicita los parmetros necesarios para efectuar la consulta tales como el nombre del campo, la tabla de donde proviene, el orden virtual que debe mostrar, si el campo determinado debe mostrarse o no en la consulta, y el criterio al cual se someter nuestra consulta.

Para seleccionar los campos requeridos en la misma nicamente debemos hacer doble click en cada uno de ellos:CEDULA, NOMBRE, SEXO, EST_CIVIL, DEPTO, PUESTO, SALARIO_BRUTO

Observe que si bien la tabla original contiene 14 campos, la consulta nicamente desplegar 7 de ellos, sin mostrar los dems, si deseamos ejecutar la consulta debemos hacer click en el signo de interrogacin ubicado en la ficha Diseo grupo resultados, la cual desplegar la consulta as:

Si deseamos volver al diseo, hacemos click en el grupo Vistas de la ficha Inicio. Seguidamente salvaremos nuestra consulta con el nombre CSLT_general, haciendo click en el cono de salvado respectivo, observe que se forma un nuevo objeto en el explorador de objetos, cada vez que hagamos click en el mismo se activar nuestra consulta.La estructura SQL de la consulta que acabamos de realizar puede ser visualizada en el grupo Vistas, y corresponde a la siguiente sentencia:SELECT CEDULA, NOMBRE, SEXO, EST_CIVIL, DEPTO, PUESTO, SALARIO_BRUTOFROM EMPLEADOSORDER BY NOMBRE;

En esta nuestra primera consulta no le indicamos un criterio de bsqueda especfico por lo que el SGBD, despleg todos los registros.

3. Uso de Criterios simples

Procedamos ahora a realizar algunos cambios en nuestra consulta inicial. Supongamos que deseamos saber entre otras cosas

CRITERIOCONSULTA

Cuntas mujeres laboran en la empresa?CSLT_criterio_1[footnoteRef:19] [19: Con el fin de estandarizar los nombres y contenidos de las consultas favor asignar los nombres sugerido]

Cuntas personas tienen salarios brutos mayores o iguales a 500,000.00.CSLT_criterio_2

El Listado de las personas que laborar en el departamento01 06 ordenado por departamento.CSLT_criterio_3

Un detalle de las personas cuyo salario bruto se encuentraEntre 300,000.00 y 500,000.00CSLT_criterio_4

Todas utilizando los mismos campos sealados en la consulta general. La necesidad de informacin de cada una de las consultas anteriores, requiere de una condicin particular a la cual denominaremos el criterio de la consulta, y que se debe ubicar al pie de las propiedades de la consulta. Veamos cada una en detalle:

CSLT_criterio_1. Mujeres que laborar para la empresa. Para esta consulta lo nico que debemos aadir es el criterio que identifica el SEXO de la persona, sea este M o F, en nuestro caso es F:

CSLT_criterio_2. Salarios mayores o iguales a 500,000.00. El criterio en este caso se ubicara al pie del campo SALARIO_BRUTO, y correspondera a >=500000[footnoteRef:20] [20: Observe que en este caso el criterio no se encierra entre comillas por tratarse de un valor numrico.]

CSLT_criterio_3. Funcionarios que trabajan en departamento 01 o 06 ordenado por departamento.

CSLT_criterio_4. Salarios entre 300,000.00 y 500,000.00.

4. Uso de operadores en las consultasEstas dos ltimas consultas ejemplifican el uso de los llamados operadores, los cuales sirven para formar expresiones de bsqueda, existen bsicamente dos tipos:

Aritmticos. Controlan las operaciones aritmticas bsicas.

OperadorOperacin

+Suma

-Resta

*Multiplicacin

/Divisin

^Exponenciacin

De comparacin. Facilitan la comparacin de valores entre s.

=Igual a

=Mayor o igual que

Diferente de

ANDSe utiliza cuando deben cumplirse dos condiciones al mismo tiempo

ORSe utiliza cuando solo debe cumplirse una de dos condiciones

NOTOperador de exclusin

En el asistente de consultas cuando un criterio se escribe en la misma lnea que otro, el sistema asume que se refiere al operador AND, si se escribe una condicin en una lnea y otra en otra lnea asume el operador OR.

As por ejemplo si deseramos desplegar en el criterio 1, las mujeres de la empresa cuyo estado civil sea casado (CA), la consulta resultante sera:

5. Uso de una variable en un criterioLas consultas creadas anteriormente brindan una informacin muy importante sobre la tabla EMPLEADOS, con el inconveniente que su criterio es siempre el mismo, es decir es un criterio basado en una constante. En ms-access 2007 es posible hacer que el criterio de bsqueda dependa de una variable cuyo valor puede ser indicado por el usuario como se muestra en los dos ejemplos siguientes:

CRITERIOCONSULTA

Solicitar la informacin referente a un empleado en particularcon slo digitar su nmero de cdulaCSLT_criterio_5

Desplegar todos los salarios brutos ubicados entre un rangoDefinido por el usuarioCSLT_criterio_6

En este caso en particular el criterio debe encerrarse entre corchetes cuadrados, los cuales definirn la variable, cuyo valor deseamos introducir como se muestra a continuacin:

CSLT_criterio_5

CSLT_criterio_6

6. Consultas con campos de mltiples tablas

El poder relacional de ms-access hace posible que podamos escoger campos de todas las tablas que componen la estructura de la base de datos, por ejemplo tomar campos de la tabla EMPLEADOS, DEPARTAMENTOS Y PUESTOS. Para ver un ejemplo, diseemos una nueva consulta que llamaremos CSLT_multitabla, la cual contendr la cdula, nombre completo, sexo, estado civil, cdigo de departamento, nombre del departamento, cdigo de puesto, nombre de puesto y salario bruto. Nuestra consulta se mostrar de esta forma:

Observe que aunque el cdigo de departamento proviene de la tabla EMPLEADOS, su nombre es tomado de la tabla DEPARTAMENTOS, consecuentemente el nombre del puesto es tomado de la taba PUESTOS, creando algo as como un collage con los datos de las tres tablas.

Al activar la consulta el listado se mostrar as:

7. Creacin de campos derivados mediante una consultaLas bases de datos guardan datos primarios de las entidades que conforman sus tablas, sin embargo mucha de la informacin que utilizamos en nuestro medio, proviene de transformaciones matemticas de esos mismos datos a los que llamaremos datos derivados. As por ejemplo, la edad es un dato derivado de la fecha de nacimiento, el saldo de una cuenta es resultado de la sumatoria de los dbitos + los crditos que la misma recibi segn sea su saldo deudor o acreedor, el total pagado a una persona de su salario neto es igual a su salario bruto menos sus deducciones aplicables (CCSS, asociacin solidarista, embargos, cuentas por pagar a la empresa, etc.)

Seguidamente vamos a realizar un pequeo ejercicio para ejemplificar la creacin de este tipo de campos[footnoteRef:21]: [21: Ms adelante en el curso veremos una aplicacin ms compleja de este tipo de campos.]

Modificaremos la consulta multitabla, e introduciremos en ella tres campos derivados llamados CCSS, ASOC y SALARIO_NETO, el porcentaje aplicable al primero es de 9,17%, para la Asociacin ser del 5%. A esta nueva consulta la llamaremos CSLT_derivada

Para realizar esto debemos posicionarnos en la ltima columna de la consulta y designaremos cada uno de los campos indicados seguidos de : (dos puntos) y luego establecemos la frmula matemtica respectiva, derivada el SALARIO_BRUTO.

CCSS: SALARIO_BRUTO*0,0917 ASOC: SALARIO-BRUTO*0,05 SALARIO_NETO: SALARIO_BRUTO-CCSS-ASOC

8. Creacin de formularios sobre consultasTal y como vimos anteriormente en caso II, es posible crear formularios no slo sobre tablas sino tambin sobre consultas, de hecho en la mayora de los casos es mejor esta segunda opcin ya que nos permite aplicar toda la versatilidad de una consulta a una interfaz de formulario.

A fin de ejemplificar lo anterior proceda a crear dos formularios, uno para la consulta CSLT_derivada, y otra para la consulta llamada CSLT_criterio_5, siga las indicaciones de su instructor posteriormente, a fin de modificarlas.

CASO IV LA CREACIN DE INFORMES 1. El informe: una consulta imprimible. El diseo de un informe no es muy diferente a la creacin de una consulta, salvo que en el caso de estos es posible imprimirlos. Segn esta lgica podemos decir que un informe no es ms que una consulta imprimible, y como tal su utilidad depender en gran medida de que tan buena sea la consulta sobre la que se basa.

Para esto vamos a crear un informe para la consulta llamada CSLT_derivada, para lo cual haremos click en el asistente para informes, de la ficha crear, y seleccionamos la consulta indicada y todos sus campos:

Hacemos click en siguiente y seleccionamos ver los datos por departamento[footnoteRef:22] [22: Debido a que nuestra consulta incluye campos de varias tablas, Access 2007 nos permite establecer el informe segn sea por DEPARTAMENTOS, por EMPLEADOS, o por PUESTOS, ya que estas son las que componen la consulta base.]

Haciendo click en siguiente podemos elegir algn agrupamiento en especial, por ejemplo agruparlo por PUESTOS, sin embargo para nuestros efectos lo dejaremos sin agrupar.

Hacemos click en siguiente y ordenamos los datos por NOMBRE del empleado, adicionalmente tenemos algunas opciones de resumen que nos permiten calcular subtotales, y otras medidas estadsticas, de los campos numricos includos en las consultas. Veamos

Hacemos click en siguiente y seleccionamos la distribucin que ms se adece a nuestros propsitos, en nuestro caso por pasos, as como la orientacin que deseamos para la hoja de papel, la cual depender de la cantidad de columnas que se incluyan en un informe, en nuestro caso como tenemos una cantidad considerable de columnas, la ms adecuada sera la orientacin Horizontal

En la pantalla siguiente podemos seleccionar un estilo para nuestro informe, el cual como es lgico suponer podremos variar posteriormente.

Finalmente grabamos nuestro informe con un nombre adecuado para su contenido, en nuestro caso le llamaremos RPT_PLANILLA

Observe que ahora aparece en el panel de exploracin un nuevo objeto correspondiente a nuestro informe. Su presentacin final podra mostrarse as:

Ahora proceda a realizar un informe de tipo justificado para la consulta llamada CSLT_PAGO, este reporte debe llamarse RPT_PAGO.

CASO V El panel de control y la seguridad en ACCESS 2007

1. El panel de control. A este punto ya hemos completado la casi totalidad de los pasos que indicamos al inicio del curso y hemos diseado los cuatro tipos fundamentales de objetos que conforman nuestra base de datos, a saber:1. Tablas2. Formularios3. Consultas4. InformesAhora bien nuestra base, si bien se encuentra bastante avanzada, dista mucho de proveer una utilidad y seguridad propia para uso por parte de terceros, ya que debemos disear un mecanismo a travs del cual el usuario pueda acceder a los formularios, pero sin tener la capacidad de cambiar su estructura, o modificar su diseo. Para esto debemos primero crear lo que se conoce como el panel de control de la aplicacin[footnoteRef:23], el cual procederemos a realizar seguidamente. [23: Existen muchas formas de crear un men principal, la que estudiaremos aqu es la ms sencilla y til para aquellas personas que no tienen mucha experiencia en Access.]

Haga click en el grupo Herramientas de base de datos, de la ficha del mismo nombre. En este grupo seleccione Administrador del panel de control. El asistente indicar que si desea crear el panel, a lo que respondemos S. El cuadro de dilogo se mostrar como sigue:

Antes de seguir adelante es conveniente indicar que para que una consulta o tabla pueda ser visualizada a travs del panel, debe contar previamente con un formulario o un informe, ya que el panel har referencia nicamente a estos dos tipos de objetos. Otro aspecto importante es que en cada panel se pueden inclur slo 8 opciones, por lo que si requiere de ms opciones debe necesariamente crear paneles vinculados.El panel mostrado es el panel por defecto de ms-access 2007, este ser nuestro men de arranque. Hagamos click en modificar, e inmediatamente en nueva:

Como primer botn estableceremos uno llamado Registro de empleados, cuya accin ser abrir el formulario en modo Agregar , el formulario EMPLEADOS de esta forma:

Seguidamente procederemos a repetir los pasos anteriores a fin de inclur los siguientes botones:

TextoComandoFormulario

Registro de empleadosAbrir el formulario en modo agregar.EMPLEADOS

Inclur departamentosAbrir el formulario en modo agregar.DEPARTAMENTOS

Actualizar puestosAbrir el formulario en modo edicin.PUESTOS

Consulta de planillaAbrir el formulario en modo edicin.FRM_PLANILLA

Reporte de PagoAbrir el informe

RPT_PAGO

Reporte de PlanillaAbrir el informe

RPT_PLANILLA

Una vez terminado el panel de control debe mostrarse as:

Finalmente procedemos a hacer click en Cerrar, con lo que se formarn 2 objetos adicionales:1. Una tabla llamada Switchboard Items.2. Un formulario llamado Panel de control.Este ltimo al activarlo directamente mostrar el panel de la siguiente forma:

Ahora podemos darnos a la tarea de modificar dicho panel al igual que lo hemos hecho con los formularios anteriores, en la vista diseo. Estando en esta vista haga click derecho y selecciones Encabezado y pie de formulario. En el rea del encabezado inserte una etiqueta utilizando el cuadro de controles, de la ficha diseo que diga Sistema de planillas, modifquela a su gusto.En el pie de formulario inserte un botn de comando de la categora Aplicacin que permita Salir de la aplicacinImportante. El panel de control es un formulario especial que incluye varios procedimientos de macro, relacionados con la etiqueta que muestra al inicio, no borre esta etiqueta si no desea que aparezca en a vista inicial nicamente mrquela y cambie su propiedad Visible[footnoteRef:24] [24: Para esto siga las indicaciones de su instructor.]

El panel de control debe mostrarse como el siguiente ejemplo:

2. Incorporacin de elementos de seguridad.Como hemos visto es posible crear un men de acceso que gue al usuario en la aplicacin, el mismo tiene dos propsitos fundamentales:1. Establecer un formulario integrado a partir del cual el usuario pueda tener un acceso ordenado y controlado a los objetos del sistema.2. Servir de mecanismo de control, para que el usuario no accese partes sensibles del sistema como por ejemplo la estructura, o tablas de datos o consultas.Sin embargo esto por s slo no garantiza que el usuario no sienta la humana tentacin de accesar otros elementos del sistema para lo cual debemos inhibir hasta donde sea posible este deseo.Primeramente cambiaremos la configuracin inicial bsica de ms-access, haciendo click en el botn de office ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla.

Siempre en esta pantalla hacemos click en Opciones de Access, y luego en Base de datos actual, en la opcin Mostrar formulario elegiremos el formulario Panel de Control que recin hemos creado, esto har que cuando accesemos nuestra base este formulario sea activado por defecto. Luego

Luego elegiremos Ventanas superpuestas, en la opcin opciones de ventana de documentos y eliminaremos el check, de las opciones de permitir cambios en el diseo de tablas, Mostrar el panel de exploracin y permitir el uso de menes. Las modificaciones deben mostrarse as. Seguidamente, nos posicionaremos en la opcin Centro de confianza, y haremos click en Configuracin del centro de confianza

Una vez en ella hacemos click en Configuracin de macros, y elegimos habilitar todas las macros:

Finalmente hacemos click en aceptar, y luego cerramos la base de datos completamente y la volvemos a abrir a fin de que nuestros cambios se reflejen en ella as:

Note que ahora ya no es posible accesar al panel de exploracin ni cambiar nada del diseo original, y el panel de control se muestra automticamente a entrar a la base de datos.3. Establecimiento de un password general de acceso[footnoteRef:25] [25: Ms-access provee muchas otras opciones para su seguridad, como por ejemplo la definicin de perfiles y grupos de usuarios, y encriptacin de la base, sin embargo estos elementos no forman parte del contenido del presente curso.]

Finalmente estableceremos un password general para nuestra base. Para esto debemos cerrar completamente nuestra base, haciendo click en el botn de salida del panel de control; luego debemos abrir ms-acces, sin abrir la base, y ubicar el subdirectorio donde la misma se encuentra. Seguidamente marcamos la base (sin abrirla) y seleccionaremos la opcin de abrir en modo exclusivo ubicada en la esquina inferior derecha del cuadro de dilogo respectivo; manteniendo oprimida la tecla Shift al hacerlo:

Al mantener oprimida dicha tecla notar que todas las especificaciones anteriores fueron ignoradas.Ahora vaya a la ficha Herramientas de la base de datos, y seleccione el cono de establecer contrasea para la base de datos y defina su password.[footnoteRef:26] [26: Asegrese de no olvidar su clave para no tener inconvenientes serios que lo lleven incluso a perder todo su trabajo.]

CASO VI Creacin de sub-formularios

Como vimos anteriormente, es posible crear formularios basados en tablas, y en consultas. Sin embargo a fin de crear formularios an ms tiles podemos combinar estos tres objetos (tablas, consultas y adems fomularios) logrando lo que se conoce con el nombre de un sub-formulario, es decir un formulario dentro de otro, ambos basados en consultas.Para este caso tomaremos en consideracin las tablas llamadas QUINCENAS y DETALLE_PAGO. Estas dos tablas en conjunto llevan el registro de lo pagado por quincena a cada empleado, pero para llevar este registro eficientemente ambas deben trabajar como una sola unidad lgica.Comencemos creando una consulta para cada una de las tablas separadamente. La consulta necesaria para la tabla QUINCENAS deber contener todos los campos que integran la tabla, y la llamaremos CSLT_QUINCENA.

Seguidamente, disearemos una consulta un poco ms elaborada para la tabla DETALLE_PAGO, utilizando los campos que la componen, combinando con campos de la tabla empleados y creando campos calculados para totalizar las deducciones, los ingresos, y el clculo del salario neto a pagar. Veamos en detalle su composicin:

CAMPOTABLAID_QUINCEDETALLE_PAGOID_MESDETALLE_PAGOID_AODETALLE_PAGOID_EMPLEADODETALLE_PAGONOMBREEMPLEADOSSAL_BRUTO_ACTDETALLE_PAGOHRS_EXTRASDETALLE_PAGOTOTAL_EXTRASCampo calculado (SAL_BRUTO_ACT/30/8)*1.5*HRS_EXTRASCOMISIONESDETALLE_PAGOOTROS_INGDETALLE_PAGOTOTAL_INGRESOSCampo calculado(SAL_BRUTO_ACT+TOTAL_EXTRAS+ COMISIONES+OTROS_ING)CCSSCampo calculado(TOTAL_INGRESOS*0.0917)EMBARGOSDETALLE_PAGOPENSIONESDETALLE_PAGOIMPTO_SALDETALLE_PAGOCTAS_COB_EMPLDETALLE_PAGOOTROS_REBDETALLE_PAGOTOTAL_DEDUCCampo calculado(CCSS+EMBARGOS+PENSIONES+ IMPTO_SAL+CTAS_COB_EMPL+ OTROS_REB)SALARIO_NETOCampo calculadoTOTAL_INGRESOS-TOTAL_DEDUC

Esta consulta ser llamada CSLT_DETALLE_PAGO.

Ahora procederemos a crear un formularios mediante el asistente, combinando ambas consultas en el mismo, seleccionando primero la CSLT_QUINCENA, y luego la CSLT_DETALLE_PAGO de la siguiente forma:

Y hacemos click en siguiente:

Observe que ahora el asistente muestra dos formularios uno dentro del otro, hacemos click en siguiente y seleccionamos para el sub-formulario una distribucin tabular, que nos permita distribuir adecuadamente los campos del mismo:

En el paso siguiente elegimos el estilo que ms se adece a nuestra aplicacin, tal y como lo hicimos anteriormente, hacemos click en siguiente:

Como vemos ahora se han creado dos formularios vinculados entre s por la misma estructura de relacin que establecimos al inicio entre ambas tablas:

Ahora procederemos a variar el diseo inicial de nuestro formulario, a fin de que su distribucin quede lo ms estticamente posible para su uso, para esto siga atentamente las indicaciones de su instructor. 2