MANUAL DE DESEMPEÑO€¦ · servirán de marco para el establecimiento de los planes de acción...

MANUAL DE DESEMPEÑOLa excelencia operativa

al servicio de nuestros clientes

PROTECCIÓN NIVEL 2

ÍndicePreámbulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

¿Por qué un Sistema de Gestión del Desempeño - SGD? . . . . . . . . . . . . . . . .3El manual de desempeño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

Compromiso de la dirección y política de desempeño . . . . . . . . . . .4

1ª parte: Presentación de Egis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6Actividades y cifras clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7Egis en pocas cifras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Una oferta global . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Distribución por actividades y volumen de negocios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Nuestra presencia en el mundo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Gobierno corporativo y organización operativa del Grupo . . . . . . . . . . . . . .9Accionariado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Gobierno corporativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Business Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Filiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Nuestro proyecto empresarial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Nuestra vocación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Nuestra ambición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Nuestros valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Nuestra gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Nuestras orientaciones estratégicas: Visión 2025 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Nuestra eficiencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2ª parte: Nuestra gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Un enfoque sistémico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Partes interesadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Políticas, carta y códigos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Nuestra espiral de mejora continua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Sistema de Gestión del Desempeño (SGD) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Principios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1410 procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Aplicación de nuestra política de desempeño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Gestión de la calidad de nuestros servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Gestión de la seguridad y salud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Gestión ambiental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Gestión de la ética y el cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Espiral de mejora continua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Protagonistas del Sistema de Gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Protagonistas del sistema de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Redes de coordinación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Colegio de auditores del desempeño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Comunicación del desempeño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Repositorio documental, unas normas compartidas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Espacios de confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3ª parte: Nota de organización de la entidad . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

3 |Manual de desempeño - V1.5.1 - Mayo de 2020

Preámbulo¿Por qué un Sistema de Gestión del Desempeño - SGD?El sistema de gestión de Egis es fruto de una iniciativa propia . Egis ha querido introducirlo a escala del Grupo y apoyarse en marcos de referencia normativos reconocidos internacionalmente .Este enfoque permite tomar en consideración de forma global y coherente los requisitos de los diferentes marcos de referencia adoptados: Calidad, Seguridad/Salud, Medio Ambiente y Anticorrupción . Este sistema integrado de gestión, que hemos denominado Sistema de Gestión del Desempeño (SGD), apunta a lograr el desempeño sostenible de nuestra empresa, representado por un desempeño tanto financiero como no financiero, de conformidad con nuestros compromisos de responsabilidad social .

El manual de desempeñoEste manual presenta las principales disposiciones del SGD y los procesos de la empresa .Está a la disposición de todas nuestras partes interesadas, a las que permite comprender la organización establecida y confiar en ella.

El manual de desempeño se divide en tres partes: gLa 1ª y la 2ª parte son comunes a todas las entidades de Egis . gLa 3ª parte define los medios específicos empleados por cada entidad para controlar sus actividades. La nota de organización de una entidad, cuya responsabilidad incumbe a su dirigente, incluye:

M la descripción de las actividades de la entidad, M su organización general y su modalidad de funcionamiento, M la organización del enfoque de desempeño dentro de la entidad y sus interfaces con el enfoque global .

4 | Manual de desempeño - V1.5.1 - Mayo de 2020

Compromiso de la dirección y política de desempeño

Somos diseñadores y operadores a largo plazo. Nuestra vocación, “Imaginar un futuro sostenible, al servicio de las personas”, nos lleva a acompañar a nuestros clientes de principio a fin de sus proyectos, lo que nos permite sistematizar la experiencia adquirida durante todo el ciclo de vida de nuestras obras, a la vez que mejora nuestra comprensión de los retos a los que se enfrentan .

Así, Egis se esfuerza en mantener con sus clientes unas relaciones sostenibles que se basan en el diálogo, la escucha, el total respeto de las normas éticas, la calidad de nuestros servicios y nuestra capacidad de innovación .

Desempeñamos nuestras actividades dentro del respeto de nuestros tres valores fundamentales, los de una empresa responsable, humana y creativa .

Además, compartimos nuestros valores con nuestros clientes y nuestros empleados a través del Código Deontológico, el Código de Integridad y la Carta de Desarrollo Sostenible, entre otros .

Estos valores deben reflejarse en la calidad del trabajo que realizamos para nuestros clientes, en la atención que dedicamos a la seguridad de cada uno y en los efectos de nuestras actividades sobre el medio ambiente y la sociedad .

Junto a esta base identitaria, nuestro proyecto empresarial Imagine explicita unas orientaciones estratégicas ambiciosas.

Para realizarlas, con un objetivo de mejora continua, Egis aplica un sistema integrado de gestión del desempeño (Calidad, Seguridad/Salud, Medio Ambiente y Ética y Cumplimiento), así como la Política de Desempeño correspondiente . De este modo, la Dirección General del Grupo se compromete a:

gProporcionar a las Business Units los medios necesarios para cumplir los requisitos aplicables, las leyes, reglamentos y obligaciones de cumplimiento, teniendo en cuenta las expectativas de las partes interesadas pertinentes .

gEn materia de calidad: M Responder a las expectativas de nuestros clientes y socios comerciales, garantizando al mismo tiempo la rentabilidad de nuestras actividades .

M Cumplir nuestros compromisos contractuales (costes, plazos y calidad de los entregables) y controlar los riesgos en nuestras actividades .

M Asegurarse de la aplicación de nuestro sistema de gestión del desempeño y reforzar la cultura del control interno en Francia y en el exterior.

gEn materia de ética y cumplimiento: M Reforzar un comportamiento ético conforme a los valores del Grupo .


M Garantizar que nuestras prácticas cumplan con el marco normativo nacional e internacional en materia de integridad .

gEn materia de seguridad y salud: M Velar en cualquier lugar por la seguridad y la salud de nuestros empleados, eliminando los peligros y reduciendo los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo .

M Prevenir los riesgos psicosociales y crear un entorno favorable al desarrollo de nuestros empleados .

M Garantizar la consulta y participación de los empleados y de los proveedores de servicios que intervengan en nombre de Egis .

gEn materia de medio ambiente: M Prevenir los impactos ambientales y ser capaz de proponer nuevas ideas para proteger el medio ambiente en el marco de nuestras actividades .

M Adoptar modos de funcionamiento responsables para reducir nuestra huella ecológica .

M Desarrollar soluciones y ofertas que respondan a los retos de la transición ecológica y energética .

Uno de nuestros objetivos principales es que el SGD se convierta en una auténtica herramienta de gestión en todo el Grupo, que forme parte de la práctica diaria.

También esperamos de todos nuestros empleados que asuman este compromiso y participen activamente en su puesta en práctica al servicio del desempeño operativo y económico de la empresa.

La mejora efectiva de nuestro desempeño es cosa de todosNos aseguraremos de que cada empleado pueda estar al corriente de los objetivos y los indicadores financieros y no financieros que miden el desempeño sostenible de la empresa . Debemos contribuir de forma colectiva, mediante acciones concretas propias de nuestras actividades, a elaborar soluciones que nos hagan más eficientes y respondan cada vez mejor a las necesidades actuales y futuras de nuestros clientes y partes interesadas . Cada empleado debe comprender cómo la consecución de sus objetivos contribuye a que se puedan alcanzar los de la empresa; y los superiores del empleado deben reconocer esta contribución . Se evaluará periódicamente, a escala del Grupo, la eficacia de nuestras acciones de progreso .

Nicolas JachietPresidente y Director General15 de febrero de 2020


1ª parte Presentación de Egis


Actividades y cifras claveEgis en pocas cifras

Una oferta globalPara nuestros 15 .800 empleados, impulsar las transiciones energética, ecológica, digital y territorial para construir el mundo del mañana es una cuestión de pundonor . En todo el mundo, ponemos al servicio de nuestros clientes nuestra capacidad para innovar y nuestro ingenio para convertir ideas en soluciones concretas, operativas y útiles . Los encargos de nuestros clientes nos llevan a trabajar en múltiples áreas y a afrontar los grandes retos del planeta, como los transportes, la edificación, el agua, el medio ambiente y la energía, o incluso la ciudad y los servicios de movilidad . Contamos con la ventaja de una amplia gama de servicios, que van del diseño a la operación de infraestructuras, pasando por la consultoría, los servicios llave en mano y la estructuración de proyectos .

1.220 M€de volumen de negocios gestionado en 2019

64%de la actividad en el exterior

28empresas de operación

vial en 20 países

73%ingeniería

17aeropuertos

gestionados en 7 países

27%operación y servicios

de movilidad

15.800 empleados en todo el mundo

4.000 de los cuales en Francia

GRANDES OBRASEDIFICACIÓN

CARRETERAS

MOVILIDAD

MEDIO AMBIENTE

ENERGÍAAGUA

CIUDADES

AVIACIÓN FERROVIARIO

CONSULTORÍA

INGENIERÍA

LLAVE EN MANO

ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS, INVERSIÓN PPP

OPERACIÓN

SERVICIOS DE MOVILIDAD

URBANISMO Y ARQUITECTURA

NUESTROS SERVICIOS


Distribución por actividades y volumen de negocios

Nuestra presencia en el mundo

Egis tiene su sede en la población francesa de Guyancourt . El Grupo cuenta con varias decenas de implantaciones en todo el mundo: www .egis-group .com/group/about-egis .

INGENIERÍA OPERACIÓN Y SERVICIOS DE MOVILIDAD

1.220 M€73% 27%

30%

28%

15%

8%

7%

6%

4%

2%

Ferroviario

Edificación

Carreteras

Energía y medio ambiente

Agua y puertos

Aviación

Ciudades

Movilidad

68%

21%

10%

1%

Operación vial

Servicios de movilidad

Operación aeroportuaria

Energía

EUROPA (excepto Francia)

FRANCIA

AMÉRICA

OCEANÍA

ORIENTE MEDIO

ASIA

ÁFRICA

7% 8%3%

23%

14%

9%

36%

http://www.egis-group.com/group/about-egis


Gobierno corporativo y organización operativa del GrupoAccionariado

FilialesLas filiales, dirigidas por las BU, tienen la facultad de negociar y celebrar contratos con nuestros clientes, dentro de los límites establecidos por las normas de gobierno .

Gobierno corporativoLos órganos de gobierno de Egis gEl Comité Ejecutivo (COMEX) es el principal órgano de gobierno, encargado de dirigir el Grupo y adoptar las decisiones estructurales tras discutirlas . gEl Comité de Dirección General (CDG) es un órgano consultivo junto al Presidente y Director General del Grupo . gEl Comité de Orientación Estratégica y Coordinación Operativa (COSCO) toma parte en las deliberaciones estratégicas sobre las orientaciones del Grupo y analiza las cuestiones relativas a la coordinación de las actividades operativas.

Los principios gerenciales y los órganos de gobierno se recogen en el Egis Book . Los órganos de gobierno se presentan en: www.egis-group.com/group/about-egis/governance .

Business UnitsDesde el 1 de enero de 2017, la actividad de Egis se estructura en torno a 11 unidades operativas llamadas BU o Business Units .Esta organización, que da a nuestros clientes una imagen más clara de nuestra actividad, propicia un desarrollo coherente e integrado del Grupo y permite anticipar mejor su futuro .De este modo, las BU disponen de sus propios medios y órganos gestores y cuentan con el soporte y los servicios compartidos de Egis SA .

Presentación de Egis | Enero de 20201

Rémi CuninDirector General Delegado

James ChoptyDirector General Adjunto

Internacional

ORGANIGRAMA OPERATIVO DEL GRUPO

BU Ferroviario

OlivierBouvart

BUSINESS UNITS Sectores(Ingeniería) BUSINESS UNITS Geográficas

BU Consultoría

Eric Desplanches

BU Estructuraciónde Proyectos, Operación, Nuevos Servicios

Renaud Béziade

BU Aviación

CédricBarbier

BU Edificación

ThomasSalvant

BU Grandes Obras, Agua, Medio Ambiente, Energía

Régis Dumay

BU Ciudades, Carreteras & Movilidad

François Bienvenue

BU Oriente Medio

Christian Laugier

BU India

Sandeep Gulati

BU América Latina

Jean-Emmanuel

Seixas

BU Regiones Internacionales

Matthieu Loussier

Amrei Chaussat-Augustin

Secretaria General, Directora Jurídica

Thibautde Ladoucette

Director Financiero

Martine JauroyonDirectora de

Transformación Actividades y RSC

BUSINESS UNITS Servicios

(multisectores)

c c c c c c c c

c

Nicolas JachietPresidente y Director General

Nota: c: Miembro del Comité Ejecutivo

c

c

Isabelle BourguetDirectora de

Estrategia, Comercial y Comunicación

c

Sabine BonnardDirectora de Recursos

Humanos

c c c

c

c

Ejecutivos socios y empleados

Caisse des Dépôts75%

25% Fondo común de inversión empresarial

http://www.egis-group.com/group/about-egis/governance


Nuestro proyecto empresarial

La base del sistema de gestión del desempeño del Grupo se apoya en el proyecto empresarial Imagine, articulado alrededor de 6 pilares:

NUESTRA VOCACIÓNImaginar un futuro sostenible, al servicio de las personas y del progreso social . . . ésta es nuestra vocación .Juntos, queremos afrontar los retos del planeta, acompañar las transiciones y actuar por el interés general para construir el mundo del mañana .

NUESTRA AMBICIÓNAspiramos a centrar nuestro desarrollo en lo que contribuya a un futuro sostenible, proporcionando a nuestros clientes soluciones diferenciales, eficientes y portadoras de valores . Para mantener nuestra independencia y quedarnos como uno de los líderes, para seguir creciendo y, en una palabra, ser dueños de nuestro destino, debemos alcanzar unos resultados sólidos.

NUESTROS VALORESEgis también se define por sus valores: los valores de una empresa creativa, responsable y humana .Debemos hacer nuestros estos valores, y éstos deben reflejarse en la forma en que llevamos a cabo nuestros proyectos en todo el mundo, y también en el comportamiento de cada uno .El Código Deontológico y el Código de Integridad definen las normas de comportamiento comunes a todos los colaboradores . La continuidad del Grupo se basa en la capacidad de sus colaboradores para hacerse merecedores de la confianza de sus clientes y socios comerciales, y perpetuar una cultura de calidad y de integridad .Asimismo, Egis está decididamente comprometido en un enfoque de responsabilidad social corporativa (RSC), (adhesión desde 2011 al Pacto Mundial de las Naciones Unidas – Carta de Desarrollo Sostenible) .Nuestro sistema de gestión integrado refleja todos estos requisitos, que también se encuentran recogidos en nuestros informes no financieros.

UNA EMPRESA CREATIVA

UNA EMPRESA RESPONSABLE

UNA EMPRESAHUMANA

Llevar una política decidida de innovación para afrontar

los desafíos del mañana

Tener en cuenta los retos de sostenibilidad y ética en

nuestros proyectos y de cara a nuestras partes interesadas

Desarrollar las trayectoriasy las competencias

de nuestros empleados

NUESTRAVOCACIÓN

NUESTRA AMBICIÓN

NUESTROS VALORES

NUESTRA GESTIÓN

NUESTRAS ORIENTACIONES ESTRATÉGICASVisión 2025

NUESTRA EFICIENCIA PEPS


NUESTRA GESTIÓNNuestra gestión abarca las modalidades de organización, decisión, dirección y funcionamiento implementadas de cara a la consecución de los objetivos del Grupo y de su desempeño sostenible . También abarca la base común de nuestras prácticas directivas .

NUESTRAS ORIENTACIONES ESTRATÉGICAS: Visión 2025 Teniendo en cuenta el cambio climático, el fenómeno de la concentración urbana y la creciente necesidad de soluciones de movilidad y, de otra parte, las áreas de especialización del Grupo, queremos reenfocar nuestra estrategia en dos grandes ejes prioritarios: el transporte y la movilidad del futuro, y la construcción de la ciudad sostenible . Estas dos prioridades estratégicas se apoyan en la continuidad y aceleración de nuestra transformación digital, que nos permite ser cada vez más eficaces, aprovechar las oportunidades de desarrollo e innovación y proponer nuevas ofertas de servicio . Son dos prioridades estratégicas que nos impulsarán con fuerza a la hora de sacar el mejor partido de todas nuestras competencias, desarrollando una nueva aproximación al cliente (customer-centric) basada en un nuevo enfoque territorial.

NUESTRA EFICIENCIAPara mejorar nuestro funcionamiento interno día tras día, debemos eliminar toda forma de despilfarro, mantener las actividades con valor añadido, reducir los plazos, ofrecer un nivel de servicio óptimo y mostrarnos más ágiles. El enfoque PEPS (“Más Eficiente, Más Simple”), que se puso en marcha a principios de 2018, implica a todos los colaboradores en una lógica de optimización proactiva .


2ª parte Nuestra gestión


Un enfoque sistémicoEl sistema de gestión de Egis, gracias a una espiral de mejora continua, permite la creación sostenible de valor tanto financiero como no financiero de acuerdo con la voluntad de desarrollo manifestada en el proyecto empresarial Imagine .

Partes interesadasLa evolución de nuestro sistema de gestión del desempeño tiene en cuenta las partes interesadas implicadas . Consideramos en especial a: gnuestros clientes; gnuestros accionistas; gnuestros socios contractuales (subcontratistas, cocontratistas y prestadores de servicios); gnuestros empleados; glos agentes locales de los territorios en los que intervenimos .

Se puede acceder a la cartografía de las partes interesadas en la web RSC del Grupo: www.rse-egis.fr/en .

Políticas, carta y códigosEstos elementos definen todos los compromisos adquiridos por Egis para el sustento del proyecto Imagine: gCarta de Desarrollo Sostenible; gCódigo Deontológico, Código de Integridad, Código de Integridad de los Socios, Código de Gestión de Recursos Humanos, etc . gPolíticas: Compromisos de los Directivos, Core Model Comercial, Core Model de Gestión, etc .

NuestrasPolíticas

Carta y Códigos

Hojas de rutaObjetivos

Indicadores

Evaluación dela consecución

de nuestros objetivosControl interno

Planesde acción

Realizarnuestros

proyectos ylas accionesacordadas

Partesinteresadas

Nuestroecosistema

Nuestraespiral de mejoracontinua (PHVA)

Revisiones por la dirección

Evolución dela estrategia y delos compromisos

H

A V

P

http://www.rse-egis.fr/en


Nuestra espiral de mejora continuaEn el marco de un enfoque estructurado conforme a los fundamentales de la espiral de mejora continua de tipo PHVA, hemos elaborado un sistema de gestión del desempeño que prioriza la satisfacción de nuestros clientes y la atención prestada a nuestras partes interesadas .

Este enfoque permite implementar las soluciones más adecuadas y duraderas: gPlanificar definición de las hojas de ruta y los planes de acción gHacer implementación y realización de las acciones acordadas gVerificar evaluación de la consecución de los objetivos, auditorías y

control interno gActuar revisión por la dirección y evolución de la estrategia

Sistema de Gestión del Desempeño (SGD)PrincipiosNuestro sistema de gestión del desempeño está organizado por procesos. Se caracteriza por: gLa gestión por objetivos; gLa gestión por proyectos .

Está diseñado conforme a los requisitos de las normas: gEN ISO 9001:2015 para la calidad; gEN ISO 14001:2015 para el medio ambiente; gISO 45001:2018 y BS OHSAS 18001:2007 para la seguridad y salud en el trabajo .

Asimismo, las disposiciones del programa Ética y Cumplimiento de Egis están en consonancia con los requisitos de la norma ISO 37001 en materia de prevención de la corrupción .

El Sistema de Gestión del Desempeño incluye: gLa gestión de la calidad gLa gestión de la seguridad y salud gLa gestión ambiental gLa gestión de la ética y el cumplimiento

Ámbito de aplicaciónPara establecer el ámbito de aplicación de nuestro SGD tenemos en cuenta: gLos retos internos y externos; gLos requisitos de las partes interesadas; gNuestros productos y servicios .

Se puede consultar el detalle de los productos y servicios cubiertos por el SGD en: myEgis/Éthique, Conformité, Risques & Performance/Certificats QSE

Perímetro de aplicaciónTodas las entidades controladas por Egis están sujetas a los compromisos y la política de desempeño de la Dirección en materia de Calidad, Seguridad/Salud, Medio Ambiente, Ética y Cumplimiento .

Del mismo modo, todas las entidades controladas mayoritariamente por el Grupo, tanto en Francia como en el exterior, deben cumplir los requisitos del marco de


referencia de control interno del Grupo Egis, elaborado en consonancia con todos los procesos descritos a continuación .

Ámbito de certificaciónEl Grupo Egis tiene la certificación CSMA desde 2015 sobre la base del sistema de gestión descrito en el presente manual y al que están vinculadas todas las entidades francesas (salvo algunos casos particulares, como las empresas operadoras). Estas entidades están certificadas como mínimo en Calidad, y pueden tener la certificación de Seguridad/Salud y/o Medio Ambiente en su perímetro.

Algunas entidades internacionales disponen en esta fase de su propio sistema de gestión y su propia certificación.

Permisos de desviación del SGD Pueden darse permisos de desviación del sistema de gestión . Tales permisos solo son admisibles en caso de que la aplicación del sistema resulte imposible debido a limitaciones externas.

Estos permisos de desviación tienen que reunir las siguientes condiciones: gDeben ser explícitos, gDeben estar justificados, gDeben ser examinados por la Dirección de Desempeño.

El responsable del proceso en cuestión es el único que puede otorgar un permiso de desviación .

10 procesosEgis ha organizado sus actividades según 10 procesos divididos en tres familias: Gestión (M1, M2), Producción (P1, P2) y Soporte (S1 a S6) . Describen la forma en que, tomando en consideración las necesidades y las demandas de nuestros clientes y partes interesadas, controlamos los riesgos, la calidad de nuestras producciones y la continuidad de nuestras empresas . La descripción de los procesos y el conjunto de normas comunes necesarias para el control de los mismos están publicadas en línea en el Egis Book .La cartografía y la organización del Egis Book permiten satisfacer los requisitos de los tres modelos de negocio de Egis: Ingeniería, Estructuración/Operación y Nuevos Servicios (con una cartografía que se ajusta a las especificidades de estas actividades) .

Gestión

Producción

Soporte

M1Gestión estratégica

I. Bourguet

Req

uisi

tos

de

las

par

tes

inte

resa

das

Sat

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tere

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as

M2Gestión operativa y del desempeño sostenible

R. Cunin / A. Chaussat-Augustin

P1Adquisición de contratos

C. Barbier

> Ingeniería> Estructuración/ Operación> Nuevos Servicios

P2Ejecución de contratos

F. Bienvenue

S1 Recursoshumanos

S. Bonnard

S2 Finanzas

T. de Ladoucette

S3 Jurídico

A. Chaussat-Augustin

S4 Técnica e innovaciónB. Gasser

S5 Sist. de

informaciónJ. Chodzko

S6 Comunicación

I. Bourguet


Aplicación de nuestra política de desempeñoGestión de la calidad de nuestros serviciosCumplir nuestros compromisos contractuales y controlar los riesgos en todos nuestros proyectos .

PrincipiosLa gestión de la calidad es un elemento esencial de una gestión más amplia y apunta a:

gConseguir nuestros objetivos contractuales: rentabilidad de los contratos, cumplimiento de los plazos, contribución a la satisfacción de nuestros clientes gracias a la calidad de nuestros entregables y nuestra relación; gControlar los retos y los riesgos inherentes a nuestros proyectos, así como la siniestralidad; gAlcanzar nuestros objetivos de desarrollo; gFortalecer nuestra imagen; gApoyar a los empleados y reconocer su contribución .

PerímetroLa gestión de la calidad implica a todos los empleados de Egis en el marco de sus actividades, en Francia y en el exterior, así como a los socios comerciales involucrados en nuestros proyectos .

Normas y recomendacionesLa gestión de la calidad es parte integrante de todos los procesos, cuyas normas de funcionamiento se definen en el Egis Book.

Las recomendaciones comunes del Grupo para el control de riesgos pretenden sensibilizar a los empleados sobre la importancia de los comportamientos responsables, individuales y colectivos, ya sea en el ámbito técnico, financiero o de la imagen .

Gestión de la seguridad y saludPrincipiosEl enfoque del grupo Egis en materia de seguridad y salud, la Safety Attitude, es aplicable a todas nuestras actividades . Consta de dos niveles: gDeben darse a conocer las normas en todas las sociedades a fin de sensibilizar al mayor número posible de personas . El Egis Book estipula determinadas obligaciones, como la de informar de los accidentes . gTratándose de sociedades cuyas prácticas estén avaladas por una certificación de seguridad y salud, la aplicación de las normas no deja lugar a dudas y se comprueba en cada proyecto, especialmente en cuanto al análisis de riesgos .

El enfoque Safety Attitude se aplica a tres entornos de trabajo: en la oficina, en los desplazamientos y en lugares externos (obra, instalación de un cliente, terreno, etc.).

PerímetroLa Safety Attitude implica a todos los empleados de Egis, independiente de la naturaleza jurídica de su contrato de trabajo, así como a los socios colaboradores que participan en nuestros proyectos o intervienen en nuestros centros .


Las ocho normas de la Safety AttitudeLa Safety Attitude se desglosa en normas sencillas aplicables en todas nuestras áreas de actividad: gAdoptar un comportamiento responsable y que proporcione seguridad gAplicar las buenas prácticas de seguridad y salud gActuar correctamente en caso de accidente gEvaluar los riesgos gCapacitar a nuestros empleados gRespetar y hacer que se respeten los gestos y posturas gAuditar nuestras actividades gInformar de las situaciones inseguras y los accidentes

Vigilancia normativaPor le que se refiere a Francia, la realiza de forma regular un colegio formado por la Dirección de Asuntos Sociales, el Centro de Documentación y la Dirección de Desempeño. El Responsable de Seguridad y Salud se encarga de reflejar los cambios en nuestro corpus documental . Según la naturaleza de los contratos de ingeniería que se celebren ya sea con clientes que dispongan de su propio marco de referencia o en otros países, la recopilación de los textos normativos aplicables se realiza para cada proyecto y se completa con nuestro propio referencial de requisitos .Las empresas operadoras con certificación de seguridad y salud llevan a cabo su propia vigilancia .

La calidad de vida en el trabajo, factor de desempeño y de atractivoEl grupo Egis es una empresa humana, y la calidad de vida en el trabajo desempeña un papel fundamental . Es un factor clave para el bienestar de los empleados, que contribuye a su fidelización y al atractivo de la empresa y del Grupo. También participa en el desempeño social y en la preservación de la seguridad y la salud en el trabajo .Todos debemos contribuir y el Grupo ha puesto en marcha diferentes acciones, dispositivos y servicios para favorecerla . Los directores están muy concienciados sobre la importancia que tiene el bienestar de sus empleados y se ha establecido un servicio de apoyo para orientarles en su función .Un barómetro social realizado periódicamente entre los empleados permite evaluar su nivel de satisfacción y compromiso y adoptar medidas para mejorarlo .

Gestión ambientalPrincipiosNuestra política ambiental gira alrededor de tres ejes: gel control de los impactos ambientales de los proyectos o actividades de nuestros clientes (evitar, reducir, compensar), gel control de los impactos de nuestras propias actividades, gel desarrollo de soluciones y ofertas que respondan a los retos de la transición ecológica y energética .

PerímetroLa gestión ambiental implica a todos los empleados de Egis, independiente de la naturaleza jurídica de su contrato de trabajo, así como a los socios colaboradores que participan en nuestros proyectos o intervienen en nuestros centros, que deben conocer y controlar los riesgos ambientales inherentes a sus actividades .

CO2


Vigilancia normativaPor le que se refiere a Francia, la realizan de forma regular la comunidad técnica Medio Ambiente y el Centro de Documentación del Grupo . El Responsable de Medio Ambiente se encarga de reflejar los cambios en nuestro corpus documental . Según la naturaleza de los contratos de ingeniería que se celebren ya sea con clientes que dispongan de su propio marco de referencia o en otros países, la recopilación de los textos normativos aplicables se realiza para cada proyecto y se completa con nuestro propio referencial de requisitos .Las empresas operadoras con certificación ambiental llevan a cabo su propia vigilancia .

Gestión de la ética y el cumplimiento PrincipiosEgis se ha construido sobre unos valores de ética, transparencia, calidad, respeto e integridad . Estos valores son la base de nuestra reputación y constituyen nuestro capital ético . Están integrados en nuestro Código Deontológico y nuestro Código de Integridad, y todos los empleados deben esforzarse por ponerlos en práctica cada día .Para ayudarles y para fomentar este enfoque de forma duradera, Egis ha puesto en marcha una organización dedicada y ha elaborado un programa ético que incluye 6 componentes: gEl compromiso de la alta dirección, esencial para el éxito del enfoque a largo plazo gUna cartografía de los riesgos, que identifica las zonas de peligro y guía los principios de prevención gUna política de tolerancia cero, desglosada en las prácticas operativas mediante códigos y un conjunto de procedimientos que abordan temas de riesgo gProcesos de diligencia debida para nuestros socios comerciales, proveedores y clientes privados gAcciones periódicas de formación y comunicación para sensibilizar a nuestros empleados gDisposiciones para controlar y seguir la eficacia del programa, y un sistema de denuncia .

PerímetroEl programa de ética y cumplimiento se aplica a todos los empleados de las entidades controladas por Egis, independientemente de la naturaleza jurídica de su contrato de trabajo, así como, en algunos aspectos, a los socios comerciales que participan en nuestros proyectos o intervienen en nuestros centros . Vigilancia normativaEstá garantizada de manera regular por la Dirección de Ética y Cumplimiento de Egis, a través de redes profesionales, entre otros, con el apoyo de la Dirección Jurídica .

Espiral de mejora continuaPrograma de desempeñoDesglosa, teniendo en cuenta los compromisos de la política de desempeño, los objetivos operativos y los indicadores cuantificados revisados anualmente que servirán de marco para el establecimiento de los planes de acción correspondientes a las 4 dimensiones: Calidad, Seguridad/Salud, Medio Ambiente y Ética y Cumplimiento .


Herramientas y medios de vigilanciaCada responsable de proceso define objetivos y acciones de mejora de las actividades de su proceso . La revisión anual de los procesos permite evaluar la eficacia de las acciones y determinar las medidas que se deben tomar. Los resultados de la revisión anual se comunican a los enlaces de los responsables de proceso interesados y a la red de desempeño .En cada entidad certificada, se evalúa la vitalidad y eficacia del sistema de gestión mediante una revisión anual de procesos denominada Revisión de Procesos en Entidad .Se establece un programa trienal de auditorías internas coordinado por la función Desempeño de la dirección DECRP (ver más adelante) . Incluye auditorías por el accionista mayoritario, auditorías corporativas, auditorías de procesos y auditorías temáticas (proyectos y técnicas, entre otras) .

Cada entidad, en función de sus propias necesidades, puede organizar y gestionar un programa de auditorías internas como complemento del programa coordinado por la Dirección de Desempeño del Grupo .Cada entidad organiza un proceso de escucha de las necesidades y demandas de sus clientes .Cada entidad organiza un sistema de registro y seguimiento de las principales disfunciones susceptibles de incidir de forma negativa en los compromisos contractuales o en la aplicación de nuestras políticas empresariales .Estos últimos dos aspectos se consolidan para su análisis a escala del Grupo .

Acciones de mejoraCada empleado contribuye a la mejora del sistema. Cada entidad organiza la recogida y el seguimiento de propuestas de mejora . Las acciones que coordina el Grupo se consignan en las recomendaciones de las auditorías corporativas, en los resultados de las revisiones de procesos y en el informe de la Revisión por la dirección del Grupo .

Protagonistas del Sistema de GestiónProtagonistas del sistema de gestiónEl protagonismo es de todos los colaboradores de Egis . Cada cual tiene que asumir el deber de participar en la mejora continua del desempeño de Egis, consultar y aplicar los documentos del sistema de gestión puestos a su disposición y señalar los incidentes y las situaciones que afecten o puedan afectar el correcto funcionamiento de su entidad .

Dirección General del GrupoEl Presidente y Director General: gFija los objetivos anuales del Grupo y las BU; gPreside la revisión anual por la dirección del sistema de gestión de Egis; gNombra al Director de Desempeño del Grupo; gValida los objetivos de desempeño .

Dirección de las BUEl Director Ejecutivo de BU, en concertación con los dirigentes de las entidades interesadas, es responsable del cumplimiento de los requisitos del SGD en su área: gRinde cuentas de dicho cumplimiento a la Dirección General y responde de los medios empleados, gDefine y comunica los objetivos anuales a los equipos,


gSupervisa la documentación adicional de desempeño propia de sus actividades, gPreside la revisión anual de su entidad por la dirección .

El responsable de proceso y sus enlaces en las BU gDirige cada año una revisión de proceso, de la que rinde cuenta durante la revisión por la dirección del seguimiento del proceso (vitalidad y eficacia), gDefine el proceso y sus indicadores (gestión y desempeño), gSe asegura de la exhaustividad y la coherencia de la documentación correspondiente a su proceso, gPropone los cambios y adaptaciones que requiere el proceso teniendo en cuenta los objetivos de desarrollo del Grupo, los proyectos prioritarios en curso, el cumplimiento de la normativa y los requisitos por sus partes interesadas, así como las lecciones aprendidas, incidentes y otros riesgos identificados, gCoordina a sus enlaces dentro de una red, quienes se encargan de:

M Informar y movilizar a los empleados de la BU implicados en función de la finalidad y los objetivos del proceso,

M Actualizar y analizar los indicadores correspondientes, M Controlar el proceso de forma permanente, M Velar por que su BU contribuya al desempeño y a la mejora del proceso, a través de la revisión de su BU por la dirección y/o de la revisión de proceso .

Dirección de Ética, Cumplimiento, Riesgos y DesempeñoLa DECRP (Dirección de Ética, Cumplimiento, Riesgos y Desempeño) es un eslabón fuerte del “sistema inmunitario” de Egis y de la coordinación del sistema de gestión del desempeño . Agrupa las funciones encargadas de coordinar la política y los dispositivos de prevención, vigilancia y mejora del funcionamiento del Grupo .

La función Riesgos: gGestiona los procesos de identificación de los riesgos mayores y de cartografía dentro del Grupo, gCoordina el control interno dentro del Grupo, gRecopila los incidentes significativos.

La función Desempeño: gSe encarga de la definición del sistema de gestión del Grupo, gEs responsable de su aplicación, gPropone cambios teniendo en cuenta, entre otros, los objetivos de desarrollo del Grupo, el cumplimiento de la normativa, los requisitos de sus partes interesadas y los ejes de mejora aprobados durante la revisión por la dirección, gGestiona la documentación del Egis Book, gCoordina el programa de síntesis de las actividades de control permanente y de control periódico, gLleva a cabo la preparación y la coordinación de las auditorías de desempeño del Grupo y las auditorías de terceros relacionadas con la certificación del Grupo, gCoordina la red de desempeño del Grupo .

La función Ética y Cumplimiento: gGarantiza la correcta aplicación del dispositivo ético de Egis, su vitalidad y su promoción interna, gElabora, actualiza y se asegura de la promoción del programa ético de Egis, y lo completa en función de las evoluciones normativas y las prioridades del Grupo, gOrganiza las acciones de formación, comunicación y diligencia debida para terceros, gGestiona el sistema de denuncia del Grupo, gCoordina la red de corresponsales de ética y organiza las reuniones del Comité de Ética y del Comité Directivo de Ética, gControla la correcta aplicación de los dispositivos de la política ética .


Los responsables del sistema de gestiónEl sistema de gestión corre a cargo de un/una: gResponsable de Desempeño, en lo que se refiere a la gestión de la calidad, gResponsable de Seguridad y Salud, en cuanto a la gestión de la SST, gResponsable de Desarrollo Sostenible, para la gestión ambiental, gResponsable de Ética y Cumplimiento .

Cada responsable tiene a su cargo: gLa elaboración de la política corporativa (validada por la Dirección General), los objetivos y los indicadores, gLa gestión del dispositivo de despliegue de este programa en el Grupo (asegurarse de que sea conocido, comprendido, aplicado, etc .), gEl seguimiento del desempeño global y la elaboración del correspondiente informe para la Dirección General .

Redes de coordinaciónLa coordinación del programa de desempeño recae en los órganos de gobierno: la red de desempeño, el Comité Directivo de Seguridad y Salud, la red de desarrollo sostenible y la red Ética .Los miembros de cada red organizan y coordinan las acciones para garantizar una aplicación homogénea de las misiones, objetivos y normas definidas. La red, compuesta por un responsable a nivel del Grupo y representantes de las BU o filiales según la organización, se encarga, dentro de su ámbito de competencia, de: gGarantizar la definición del sistema de gestión, proponer evoluciones y controlar su aplicación; gOrganizar las acciones de formación y comunicación; gCompartir las buenas prácticas dentro del Grupo .

Colegio de auditores del desempeñoUnos empleados reciben una formación en técnicas de auditoría del sistema de gestión. Forman un colegio de auditores internos que realizan las auditorías de desempeño en sus propias entidades o en otras entidades del Grupo (auditorías cruzadas). El colegio de auditores puede recibir el respaldo de auditores externos, especialmente para las auditorías de sistemas .

Comunicación del desempeñoLas webs myEgis del Grupo y de las entidades incluyen un apartado en el que se detallan los documentos y los puntos de contacto útiles a este enfoque .El portal de la empresa permite un acceso rápido a la documentación usando palabras clave como #Desempeño, #Safety #Medioambiente o #Ética .


Repositorio documental, unas normas compartidasEspacios de confianzaLa documentación del SGD de Egis se divide en dos apartados denominados espacios de confianza: el Egis Book y las webs myEgis.

El Egis BookEl Egis Book es el marco de referencia que define las normas de funcionamiento aplicables a todas las entidades del Grupo . La administración de la plataforma digital Egis Book corresponde a la función de desempeño de la Dirección de Auditoría, Riesgos y Desempeño del Grupo . Esta plataforma permite la comunicación de las normas a todos los colaboradores . La gestión de la documentación se comparte entre las entidades . La coordina el Grupo .La tipología adoptada para los diferentes documentos del Egis Book es la siguiente: gLa nota de proceso define el objetivo del proceso haciendo referencia a la visión, gEl procedimiento aborda el aspecto operativo y define lo que debe hacerse y la organización correspondiente, gCuando es necesario especificar los métodos, los procedimientos se complementan con instrucciones, guías y/o formularios .

Las webs myEgisSon los desarrollos prácticos diarios del sistema de gestión de Egis . La responsabilidad de estos espacios de confianza incumbe a las direcciones funcionales (DRRHH, Finanzas, Sistema de Información, etc.), a las áreas de actividad o a las BU y entidades .


3ª parteNota de organización de la entidad


La 3ª parte define los medios específicos empleados por cada entidad (BU o filial) para llevar a cabo sus actividades de manera controlada. La nota de organización de una entidad, cuya responsabilidad incumbe a su dirigente, incluye: gla descripción de las actividades de la entidad, gsu organización general y su modalidad de funcionamiento, gla organización del enfoque de desempeño dentro de la entidad y sus interfaces con el enfoque global .

15, avenue du CentreCS 20538 - Guyancourt78286 Saint-Quentin-en-Yvelines CedexFrancia

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