MANUAL DE EVENTOS Y PROTOCOLO UNIVERSIDAD CES Código: …

MANUAL DE EVENTOS Y PROTOCOLO UNIVERSIDAD CES

Código: MN-CO-001 Fecha: 02/07/2021 Versión: 01

PROCESO Comunicación organizacional

Protocolo y Ceremonial

Introducción

Como los tiempos cambian y vivimos en una época de constante evolución, corremos el riesgo

de que las cosas que hacemos se confundan. Lo que el protocolo pretende es dar unas pautas

para que la sociedad sepa cómo comportarse y expresarse; busca recuperar para nuestra

sociedad la cordialidad, la acogida amable y el trato delicado para hacer más agradable la vida de

los demás y así fortalecer nuestra imagen como persona y como empleado de una entidad a la

cual representa.

Definición de Protocolo

Una primera definición dice que “El protocolo es una regla ceremonial diplomática, establecida por

decreto o por costumbre” Eduardo Restrepo del Corral

“Protocolo es una muestra de amabilidad y respeto”. Margarita Zuleta

“Conjunto de normas, tradiciones, costumbres y técnicas mediante las cuales se regulan y

planifican los actos promovidos por las personas, instituciones públicas y privadas para

establecer su orden y desarrollo, así como ordenar adecuadamente los invitados y los símbolos”

Carlos Fuente LaFuente

¿Qué busca?

- La unificación de criterios universales, pero manteniendo las costumbres propias que

enriquecen los actos.

- Busca el acercamiento, un protocolo que una.

- Transmitir un mensaje acorde con los públicos a los que se dirige, según su estilo de

vida, cultura y tradiciones.

- Estrategia del protocolo, saber aplicar las normas y las técnicas adecuadamente,

según el tipo de evento y público al que se dirige.

Importancia del Protocolo

- Aporta al fortalecimiento de la identidad y la imagen positiva que con su gestión

de gobierno transmite la Universidad CES y su equipo de colaboradores ante los

diferentes públicos.

- Facilita las relaciones entre las personas y sus instituciones.

- No se puede calcular con exactitud la pérdida de dinero que ocasiona un mal

comportamiento.




Definición de Ceremonial, Urbanidad, Etiqueta y Cortesía

El Ceremonial, la urbanidad, la etiqueta y las reglas de cortesía hacen parte de un todo que

llamamos protocolo. Los conceptos son afines pero no son iguales, se complementan y se

requieren para el buen desempeño de las normas del ceremonial y protocolo.

- El Ceremonial: es el conjunto de reglas para determinados actos solemnes de gobierno y

de la empresa privada.

- La Urbanidad: viene de la palabra Urbe, la cual es definida como el comportamiento que

se debe cumplir en la sociedad. Es una muestra de civismo, atención y buen modo en la

cultura social.

- La Etiqueta: es el conjunto de reglas que se usan en la vida social. La palabra proviene

del francés: Etiquette, rótulo o tiquete que se amarra a un paquete para identificar su

contenido. Posteriormente se utiliza como contraseña que se entregaba a las personas

que asistían a las audiencias de los reyes, para que las personas se ubicaran en un sitio

determinado. Criterio flexible.

- La Cortesía: procede de la palabra corte, que históricamente se define como el conjunto

de personas que componen el séquito y la comitiva del rey. Es definida como un acto en

el que se manifiesta atención, respeto y afecto.

Ceremonias y símbolos patrios

o Himnos

- Himno Nacional de la República de Colombia: es un elemento imprescindible en el

protocolo y adquiere sentido acompañado de la bandera Nacional. En el libro de

Francisco Javier Álvarez Lozano “Lo que usted cree que sabe acerca del protocolo”

establece las siguientes recomendaciones:

o Ponerse de pie y tener los brazos sueltos

o Descubrirse la cabeza si tiene sombrero o gorra

o No moverse del sitio donde se encuentran

o Cantarlo

o No aplaudir la interpretación de ningún himno o Cuando por algún error no suena la música, el himno se debe cantar

o En el orden del día: en primer lugar y luego de la introducción de un evento, se procede a interpretar el himno Nacional




- Himno de Antioquia: El departamento de Antioquia para unificar los ideales de la región

y su cultura adoptó “El canto del Antioqueño”, como el himno del Departamento. La

letra fue compuesta por Epifanío Mejía y la música por Gonzalo Vidal y consta de un

coro y 23 estrofas.

El Himno de Antioquia se debe cantar cuando en un evento solemne o institucional

asistan representantes del sector gubernamental, bien sea Gobernación de Antioquia,

Alcaldía de Medellín, entes descentralizados o entes de control.

- Himno de la Universidad: En 1991 el egresado y docente Fernando Moreno, compuso

un himno en el que se vieran reflejados los valores y los principios institucionales. La

melodía, creada por Vladimir Tobón, sirvió de fondo para que los universitarios, hijos de la

Alma Máter, canten con orgullo el himno que los identifica.

El himno de la Universidad deberá ser cantado en los eventos solemnes y protocolarios

que organiza la Institución Educativa.

Se interpretará la versión realizada en el 2017 por la Orquesta Sinfónica de la Universidad

EAFIT, en la que participaron 55 músicos profesionales, bajo la batuta de la maestra Cecilia

Espinosa Arango, directora titular de la Orquesta y es interpretado por el cantante Juan

Carlos Yepes.

En el orden del día se interpretará al finalizar la ceremonia.

Eventos donde se interpreta: actos de entrega de condecoraciones (escudo de la

Universidad, diplomas o reconocimientos), Posesión del señor Rector, evento de grados de

pregrado y posgrado, inauguraciones, Actos Académicos, entre otros.

Se sugiere que para eventos académicos (congresos, seminarios, etc) solo sea

interpretado el himno de la Universidad CES al comenzar el evento.

Letra del Himno del CES

CORO




Con la frente en alto

unidos marchemos

portando enhiesto el

bicolor pendón laureles

de gloria

al CES alma mater, a

toda su historia y a su

tradición.

I

Hoy ante tus puertas la

voz entonemos, la

virtud y el arte son

nuestro bastión, donde

el educando

pulsa una esperanza:

la ciencia es camino y el

hombre es misión

(Repite Coro)

II

Gentil cofradía donde

mantenemos, ardiendo

perenne una flama de

amor; luz, calor, pureza

ella simboliza precioso

legado

del sabio de Cos.

(Repite Coro)

El Aleluya compuesto por Georg Friedrich Händel en 1741, es el coro usado por la Universidad

CES para los momentos más importantes en la vida de los estudiantes de la institución como la

ceremonia de la promesa y la graduación. Por su importante simbología y significado para la vida

académica, su uso es exclusivo para estos dos momentos.




o Banderas

- Bandera Nacional: Ley 12 de 1984 “Por la cual se adoptan los símbolos patrios

de la República de Colombia”.

Art 2. Los colores de la República de Colombia, amarillo, azul y rojo, continuarán

distribuidos en el pabellón nacional, en tres fajas horizontales de las cuales el

amarillo, colocado en la parte superior, tendrá un ancho igual a la mitad de la

bandera y los otros dos en franjas iguales a la cuarta parte del total, debiendo ir

el azul en el centro.

- Bandera de Antioquia: es el principal símbolo de Antioquia. Se describe

como un rectángulo de dos franjas horizontales. El blanco

en la parte superior ocupando la mitad del ancho de la bandera, que simboliza la

pureza, integridad, obediencia, elocuencia y trinfo; y el verde en la parte inferior

ocupando la otra mitad representando las montañas, la esperanza y la

abundancia.

- Bandera de Medellín: el municipio de Medellín, con el propósito de recuperar la

memoria histórica de su creación, adoptó por extension la bandera de Antioquia

como uno de sus símbolos, a la cual le agregó el escudo de Medellín, mediante

el Acuerdo 1 de 1973. Se describe como un rectángulo de dos franjas

horizontales de iguales proporciones, en la parte superior una franja blanca y en

la parte inferior una franja verde, y en el centro el Escudo de Armas de Medellín.

- Bandera de la Universidad: Se describe como un rectángulo de dos franjas

horizontales. El azul en la parte inferior ocupando la mitad del ancho de la

bandera para simbolizar la tranquilidad, la confianza, armonía y sentido de

responsabilidad; y en la parte superior, ocupando la otra mitad, el color blanco

para significar la integridad, firmeza, pureza y vigilancia.

Recomendaciones generales para el uso de las banderas

- Cuando se utilice la bandera Nacional siempre ocupará el lugar de honor en la

precendencia .

- Todas las banderas van al mismo nivel, ninguna sobresale.

- Nunca las banderas deben tocar el suelo ni arrastrarse (son un símbolo).

- Cuando el Señor Presidente asiste a un evento, desde Casa Militar envían para el

evento, el atril y la bandera de Colombia (con el escudo siluteado, pero no el

escudo de Guerra).




Según el decreto 1967 de 1991: para los eventos con el señor Presidente de la

República como invitado de honor, la bandera de Colombia va con el escudo

incorporado.

Solo la bandera de Guerra para uso de las fuerzas militares (Ejército, Armada,

Fuerza Aérea y Policía Nacional) llevará en el centro el escudo de armas de la

República, enmarcado en una circunferencia de terciopelo rojo, dentro del cual

se inscribirá, en letras de oro, el nombre de cuerpos de tropas a la que

pertenece. De esta manera, las banderas de Colombia en las Gobernaciones,

Alcaldías, Ministerios y empresas del sector privado no deben llevan el escudo.

(DISEÑO EN GRÁFICOS DE LAS BANDERAS)

//Bandera de Colombia con el escudo para eventos con el señor

Presidente//

//Bandera de Guerra, que es utilizada en los desfiles militares//

- Cuando la bandera Nacional está acompañada de un grupo de banderas de

otros países, en el centro va bandera Nacional de Colombia. El orden para las

demás será el alfabético de los nombres en español de los diferentes países.

- Para el caso de la Universidad CES se dispondrán las banderas de Colombia,

Antioquia y la Universidad CES; se exhibirá la del Municipio de Medellín para los

casos en los cuales esté presente una autoridad del orden municipal.

- Ninguna bandera puede tener los colores desteñidos o estar rota. Las banderas

cuando estén inservibles no deben botarse, pues como símbolo que son,

requieren un tratamiento diferente, por consiguiente se incineran.

(esto en gráficos) Disposción de las banderas:

Las banderas al ser ubicadas en el escenario, deben estar a la derecha ceremonial de

quien preside el acto

La bandera Nacional, siempre se ubica en el lugar de mayor honor

Colocación banderas número impar

La bandera nacional se ubica en el centro, alternando desde su derecha el resto de las banderas

en su importancia.

3 2 1

Universidad Antioquia Colombia

Colocación banderas número par




Al ser par se deben ubicar las banderas desde su izquierda e ir alternando.

4 2 1 3

Universidad Antioquia Colombia Medellín

Gráfico de un escenario

Banderas (en orden de precedencia) Mesa principal

Atril

o Tipos de banderas

- Banderas de mesa: se utilizan cuando se firman convenios de cooperación y

para recibir visitas diplomáticas y empresariales (internacionales).

- Banderas de interior: se utilizan para eventos en tarimas y escenarios en

interiores o exteriores.

- Banderas de exterior: las banderas al aire libre se ubican, por tiempo indefinido,

en las fachadas de los edificios públicos. Para los eventos internacionales

tradicionalmente el país anfitrión las utiliza para darles la bienvenida a los países

invitados.

o Escudo

- Escudo de Medellín. es el emblema que representa a la ciudad de Medellín.

Es importante resaltar que el Escudo de Medellín siempre va bordado en la bandera de

Medellín.

- Escudo del CES. El Escudo respeta el origen y tradición, como referente a épocas




pasadas en donde se fijaron las bases de la consolidación del proyecto universitario.

Como modificación se agrega el año 1977 para darle peso a los años de experiencia que

tiene la institución. El escudo es redondo. El fondo blanco significa firmeza, pureza y

vigilancia, allí se ubican los símbolos de la medicina y la enfermería, profesiones que

marcaron nuestro inicio: el caduceo y la lámpara. El caduceo es un bastón de nudos que

indican las dificultades de la ciencia y una serpiente enroscada en él, emblema de la

salud. La lámpara indica la vigilancia que se debe ejercer sobre los pacientes. El escudo

se asienta en dos ramos de laurel que se cruzan en el medio. El laurel significa el honor,

la inspiración y la victoria. Sus hojas siempre fueron consagradas a Apolo, dios de la

poesía, las artes y los oráculos. Se suponía que el laurel daba la inmortalidad. En la Edad

Media las universidades coronaban a los poetas con laurel. El logo de la Universidad es la

imagen ante los públicos internos y externos. Nunca debe ser modificado ni distorsionado.

-

Es importante resaltar que el Escudo de la Universidad se utiliza para lo bordados en

batas de pregrado con el nombre de la Facultad, exteriores y aplicaciones a grandes

formatos. Es la imagen de la condecoración institucional “Escudo Corporativo”, asi como

también va en la bandera de la Universidad.

Precedencias

Es uno de los pilares fundamentales del Protocolo, independientemente sí estamos en el sector

público o en el sector privado, ya que con el conocimiento y aplicación adecuada de esta

herramienta garantizaremos que los certámenes corporativos sean ordenados. Lo que busca es

brindar una serie de criterios para saber cómo actuar frente a situaciones difíciles, así como darle

el tratamiento adecuado a los anfitriones, invitados y autoridades presentes en un evento.

o Significado

Es el arte de ubicar a las personas ordenamente de acuerdo con su cargo, rango en las

actividades de gobierno y empresariales. La palabra precedencia viene del latín praecedentia, que

significa anterioridad, primacía, superioridad. También significa preferencia y antelación en el




orden en los actos de honor, no solo el orden de ubicación de una persona en una mesa, sino

que a partir de allí se define el orden de intervención.

o Criterios para establecer las precedencias

- Antigüedad: este criterio prevalece para el manejo de las precedencias en las que

coinciden dos o más personas con el mismo rango o cargo. De ahí que por razones de

antigüedad una persona tendrá precedencia sobre el otro. En el ámbito académico, la

Universidad y las Facultades que se hayan fundado primero tendrán la mayor

precendencia.

En la Universidad CES se aplicará este criterio para establecer las precedencias.

Listado de Facultades y/o programas en orden de antigüedad

Este será el orden de precedencia que se utilizará para la ubicación de las facultades en una

mesa principal o en actos protocolarios.

1. Medicina (1978)

2. Odontología (1978)

3. Medicina Veterinaria y Zootecnia (2000)

4. Psicología (2000)

5. Tecnología en Atención Prehospitalaria (2001)

6. Derecho (2001)

7. Biología (2003)

8. Fisioterapia (2008)

9. Administración (2011)

10. Tecnología en Regencia de Farmacia (2011)

11. Química Farmacéutica (2012)

12. Ecología (2013)

13. Nutrición y Dietética (2015)

14. Enfermería (2015)

Mesa con decanos completos

Rector

Secretaria General

Presidente Sala de Fundadores

Ejemplo: ceremonia académica en la que asisten todos los decanos de las Facultades de la

Universidad ubicados en orden de antigüedad de creación del programa.

15 13 11 9 7 5 3 1 Rector 2 4 6 8 10 12 14




- Representatividad: Si coinciden en un evento representantes con cargos iguales del

sector público y del sector privado, tienen mayor precedencia los organismos del Estado

sobre los privados. En este caso predomina la entidad que representa sobre el cargo que

tiene.

Ejemplo: en el evento de Posesión del Rector de la Universidad CES usalmente asisten

representantes del sector publico como el Gobernador de Antioquia y el Alcalde de Medellín.

Con este criterio es adecuado por cortesía y respeto que se les ubique en el lugar privilegiado de la

fila de honor, por encima del sector privado, y se les dé intervención en el orden del día del

evento.

- Alfabético: este criterio consiste en utilizar el orden alfabético, en el idioma del país donde

se realiza el acto protocolario, para organizar las precedencias.

Ejemplo: en los eventos institucionales que tienen presencia de ponentes internacionales, por

cortesía se deben ubicar las banderas de los países visitantes en orden alfabético, después de la

bandera del país anfitrión. Es de resaltar que siempree en eventos internacionales no se ubican

las banderas de Antioquia ni la de Medellín, solo la del país.

Colombia Argentina Brasil México

(País anfitrión)

- Alternación: se basa en el derecho internacional público, más concretamente en la

firma de tratados bilaterales.

Consiste en que cuando se firma un tratado, si el país A tiene su firma a la izquierda y el

país B a la derecha; al realizar el protocolo de firma en el otro país, se cambiarán los

ordenes de ubicación de las firmas, de esta manera tiene su firma a la izquierda el país B y

el país A a la derecha. También aplica en la visita de un embajador. La bandera de

Colombia se pone al frente del embajador y la del país visitante se ubica al frente de la

máxima autoridad Colombiana.

Ejemplo: en los actos de firma de convenios de doble titulación en el exterior, es fundamental

ubicar al frente de los representantes de ambas entidades las banderas de mesa de su país de

orígen de manera alternada. También es importante aplicar este criterio en el documento del

convenio, es decir, si el rector del CES tiene su firma a la derecha y la Universidad aliada a la

izquierda, en el otro ejemplar deberán ubicarse al contrario.

- Asimilación: establece que la dama asimila la jerarquía o rango de su marido. Este

criterio tiene efecto para cuestiones protocolarias, pero no para asuntos




administrativos. Es importante aclarar que solo aplica para la mujer, a la inversa no

ocurre lo mismo. El hombre no toma el rango o la jerarquía de la mujer.

Ejemplo: la señora esposa del rector asimila la jerarquía de su esposo para eventos sociales,

donde será ubicada en un lugar privilegiado.

- Jurisdiccionalidad: cuando un acto se realice en un territorio determinado, el máximo

representante de esa jurisdicción es el que tiene la mayor precedencia o el sitio de

honor.

Ejemplo: si la Universidad CES organiza un evento con varias universidades del país y éste se

realiza en la ciudad de Cartagena, el rector de la Universidad X de Cartagena tendrá mayor

precedencia porque el evento se está realizando en su territorio, así el CES también sea

organizador.

- Responsabilidad: Hay ocasiones en las que algunos eventos son organizados por una

Institución u organismo. Aplicando este criterio indica que la máxima precedencia debe

ser ostentada por el responsable del evento, es decir el anfitrión.

Ejemplo: si la Universidad organiza en Bogotá un encuentro con rectores del país, el rector del CES

será el que tendrá la precedencia por ser el organizador y anfitrión del evento.

- Sentido común: una pequeña dosis del sentido común será un complemento a los

demás criterios para que los eventos salgan bien.

Los principios de las precedencias

- Principio de la derecha: más conocida como la ley de la derecha, la cual indica que el

sitio de honor, es el que se sitúa a la derecha de la persona de la más jerarquía en

cualquier tipo de acto. Aplica tanto en eventos donde las personas se encuentras

sentadas, como de pie.

- Principio de orden lateral: indica que el sitio de mayor honor es el centro, y de forma

alternada se va colocando, de derecha a izquierda el resto de las jerarquías presentes en

un evento.

- Principio de orden lineal: indica los lugares de honor en el caso de una línea de

personas. Es utilizado en actos en los que se camina. Allí la persona de mayor categoría

debe marchar adelante del resto de personas y a partir de ésta hacia atrás las demás en

orden de precedencia.




- Precedencia única: para instalar un congreso, un panel, una inauguración o una clausura

se sugiere que la mesa principal sea impar, ojalá no más de siete personas.

3 1 Anfitrión 2 4

- Precedencia doble: se usa cuando en el centro de la mesa está el anfitrión y el

invitado especial, el cual estará ubicado a la derecha ceremonial.

3 Invitado de honor Anfitrión 2

- Precedencias en la Universidad CES

-

Como se mencionó anteriormente, la Universidad CES tiene definido su precedencia por el

criterio de antigüedad de creación del programa:

En la Universidad CES se tiene establecido el siguiente orden de precedencia:

1. Presidente de la Sala de Fundadores.

2. Presidente del Consejo Superior Universitario

3. Rector

4. Consejo Académico

5. Secretaria General

6. Consejos de Facultad

Siempre que el Rector no pueda asistir a algún evento su representante será el Secretario

General. De no contar con la presencia de ninguno de ellos, se debe enviar otro delegado que

esté afin a la temática del evento.

Ejemplo: Acto de posesión del decano de la Facultad de Medicina de la Universidad de

Antioquia. A este evento no puede asistir el rector ni su representante el secretario general. Por

sentido común, debe asistir como representante el Decano de la Facultad de Medicina.

o En los actos solemnes:

Preside el Rector, en su ausencia es remplazado por la persona que designe el Consejo

Superior de la Universidad.

Precedencia: Rector, secretario general, decanos y personalidades invitadas.

o En los actos institucionales

En las instalaciones del CES, preside el responsable del evento, es decir el

señor decano de la dependencia organizadora.

A su derecha el invitado de honor (profesor invitado o conferencista no

perteneciente a la Universidad CES).




Tratamientos y títulos

Los tratamientos y los títulos con los que nos dirigimos a las personas son una muestra de la

amabilidad y respeto que nos merecen. El manejo correcto responde a una serie de normas que

a continuación se describe:

o Por Dignidad y Jerarquía. Son aquellos que están reglamentados mediante leyes o

decretos. Es así como:

- Al Presidente de la República y demás funcionarios al servicio del Estado, recibirán el

tratamiento de la denominación del cargo que desempeñen, solamente anteponiendo

“señor Presidente, señor Alcalde”.

- A los miembros de las altas corporaciones legislativas, judiciales y civiles se les llama

honorable.

- Quienes ostentan títulos profesionales pueden ser nombrados por sus profesiones.

- Como una muestra de deferencia, todas las personas sin importar el rango o condición

sociocultural, deben ser llamados con los títulos de señor y señora.

o Por Consideración y Cortesía. Existen dos términos para dirigirnos a los demás de

manera formal e informal: “usted” y “tú”.

Cuando usar el usted

- Al dirigirnos a las autoridades.

- Cuando nos acaban de ser presentadas las personas.

- Entre jefes y subalternos el “usted” es imprescindible.

Cuando usar el tú

- En familia.

- Entre amigos.

- Entre compañeros de trabajo que se sientan a gusto con ese tratamiento.

Condecoraciones y Reconocimientos

La Universidad CES cuenta con una serie de distinciones o medallas que cumplen con el objetivo de

hacerle un homenaje solemne a personas o grupos de personas que por su trayectoria son

merecedoras de este reconocimiento.

o Tipos de condecoraciones

- Doctor Honoris Causa (h.c.) es una locución latina cuyo significado es

«por causa de honor». Es la máxima distinción académica que otorga la Universidad CES

como un honor, para reconocer el mérito y la valía de una persona. No es un título




académico. Las personas que son honradas con esta condecoración a menudo no tienen

ninguna conexión previa a la institución otorgante y son aquellas que se hayan

distinguido en cualquier campo de la actividad humana, académica, intelectual e

investigativa, relacionada con las áreas del quehacer institucional en pre y posgrado, y

que, después de trayectorias vitales, merezcan mostrarse como ejemplo a las nuevas

generaciones. Esta distinción es concedida por el Consejo Superior Universitario.

Para este reconocimiento se elabora una placa especial en acrílico y madera. La persona

que recibe esta distinción debe portar la toga con la estola de doctorado.

- Escudo Corporativo por cumplimiento de años de Servicio. La Universidad CES por

Acuerdo número 069 emanado del Consejo Superior, reconoce el tiempo de labor, que

lleva implícito la dedicación y lealtad para el engrandecimiento de la Institución y el

compromiso con la excelencia.

Se le otorga al personal administrativo o docente que lleva 10, 15, 20, 25, 30 y 35 años

de labores con la Universidad. El Escudo Corporativo lleva una piedra, acompañada de la

resolución rectoral correspondiente de la siguiente forma:

• 30 y 35 años. Escudo con piedra de diamante

• 25 años. Escudo con piedra de esmeralda

• 20 años. Escudo con piedra de rubí

• 15 años. Escudo con piedra de amatista

• 10 años. Escudo con piedra de zafiro azul

Para esta celebración, la Oficina de Comunicación organizacional realizará la logística con

base en el listado facilitado por la Secretaría General.

//imagen de los Escudos Corporativos//

o Tipos de reconocimientos (Diplomas y reconocimientos)

- Profesor Emérito: un profesor jubilado que conserva la voluntad de continuar su larga y

excelente trayectoria académica debido a que se encuentran en plenitud de sus

facultades; y que posea méritos relevantes por su historial académico y servicios

destacados para poder continuar aportando sus conocimientos y enorme experiencia.

Los profesores que hayan desempeñado el cargo de Rector obtendrán la condición de

emérito automáticamente

- Profesor Visitante. Este título se concede a profesionales ilustres que estando

vinculados a una Institución de Educación Superior nacional o extranjera, o a un

organismo nacional o internacional, asumen temporalmente tareas docentes con los




alumnos de la institución. La Universidad CES otorga este título a destacados

profesionales que han contribuido a la actividad académica de nuestra universidad y es

otorgado por la Dirección Académica.

- Docentes que ascienden en el escalafón. En cumplimiento del Acuerdo número 0222

del 28 de abril de 2010, emanado del Consejo Superior Universitario y previa

presentación de los documentos que así lo acreditan, los profesores ascienden en el

escalafón en las siguientes categorías: profesor asociado, a profesor asistente o a

instructor. Este reconocimiento es otorgado por el Consejo Superior Universitario.

- Investigador Asociado. Este título se otorga a un profesional que sin estar vinculado

laboralmente con la Universidad CES, participa como investigador en trabajos realizados

por docentes o investigadores de la Institución.

- Premio a la mejor investigación en la categoría estrategia y geoconocimiento. Se

premia con un diploma de reconocimiento a las investigaciones que se destacaron en

cada programa académico y en cada categoría en las Jornadas de Investigación

Universitaria.

- Mención de honor a los mejores estudiantes. Se otorga a los estudiantes de cada

programa académico, que hayan sobresalido por su rendimiento académico, por su

actitud investigativa, por su desempeño ético y moral, además de participar en

actividades culturales y humanísticas de índole curricular o extracurricular.

- Placa mejor deportista del año. Con el propósito de impulsar la formación integral y

fomentar los valores como el compromiso, la disciplina, el trabajo en equipo, el esfuerzo y

la búsqueda de nuevas y mejores oportunidades, se hace entrega de una placa para

distringuir el Mejor Deportista del año.

Se elige como mejor deportista del año por cumplir con los siguientes requisitos:

1. Participación en eventos deportivos en nombre de la

Universidad.

2. Su participación en juegos nacionales universitarios.

3. Participación en juegos regionales universitarios.

4. Asistencia a los entrenamientos y competencias.

5. Disciplina, respeto y FAIR PLAY en eventos deportivos.

6. Imagen de integralidad y articulación que proyecta gracias a la

práctica del deporte sin descuidar la academia.

- Tesis Laureada. Es un reconocimiento que otorga el Consejo Superior Universitario, el




cual está establecido en el Artículo 21 del acuerdo 0178 del 25 de octubre de 2006 que

reglamenta la investigación de maestrías y tesis doctorales. Este se le hace entrega al

estudiante que haya entregado aportes originales en la generación del conocimiento, a

través de su trabajo.

- Premio a la Excelencia médica: “Luis Alfonso Vélez Correa”. Es una mención que otorga

el Consejo Académico con base en el artículo 21 de acuerdo 0178 del 25 de octubre de

2006, a la Facultad de Medicina sobre dos trabajos de investigación y aprobó entregarlos.

Este reconocimiento es entregado en la ceremonia de graduación colectiva.

- Excelencia académica. Esta mención de reconocimiento es una oportunidad para hacer

pública las distinciones meritorias a algunos de sus estudiantes, quienes durante su

formación demostraron los más altos valores humanos y académicos.

o Homenajes póstumos: Se realiza con el propósito de rendir respeto a una persona que fue

muy querida o admirada en la institución o para una persona que pertenece a ella.

En la Universidad CES se realizará el siguiente protocolo para este tipo de sucesos:

- Deceso de Fundadores, decanos, jefe programas y directivos: Se realiza un aviso en el

periódico, una invitación general a la celebración eucarística de las exequias a la

comunidad universitaria, días después una misa por parte de la institución donde se le

entrergará un símbolo (Caja de condolencias con donativo) a los familiares y siembra de

árbol en su nombre en el campus universitario

- Estudiantes: Se dará una misa por parte de la universidad para los familiares y

comunidad universitaria, se entregará grado póstumo a los estudiantes de pregrado que

fallezcan cuando hayan cursado mas de 6 semestres académicos. Para los estudiantes

de posgrado cuando hayan culminado el 50% de los estudios realizados.

- Docentes y personal administrativo: Se dará una misa por parte de la universidad para

los familiares y comunidad universitaria, Se entregará un símbolo (bonsaí) a los

familiares.

- Familiares de docentes y personal administrativo: La Universidad hará una misa

mensual en nombre de los familiares fallecidos de los colaboradores y docentes de la

institución.

Capítulo 2: Eventos en la Universidad CES

En la Universidad CES se llevan a cabo eventos de tipo institucional, académico, social y

deportivo entre otros, en los que se debe cumplir con la correcta organización y protocolo,

buscando que sean estéticos, ordenados y que cumplan con las normas y protocolos establecidos.

Para que los diferentes certámenes se realicen con la debida oportunidad, criterio y normas, en

el presente manual se entregan recomendaciones para llevarlos a cabo.




La organización de un evento puede resultar abrumador, pero con la correcta planeación y

teniendo en cuenta los siguientes puntos clave podemos llevar el proceso exitosamente.

Cuál es el objetivo del evento: Tener claro el por qué y el para qué se hace el evento y que se espera obtener de él

Hay que tener claro cual es el público objetivo que se espera asista.

Decidir el lugar y la hora para tu evento

Ponerse metas es importante para saber el alcance y poder enfocarse en lograrlo, parte

de esto, es crear un presupuesto del evento.

Antes de realizar piezas gráficas, se debe tener claro los textos de ellas (que es lo más

importante a mostrar) y piensa como vas a distribuir la publicidad, segementada por el

público objetivo.

Un evento es difícil que llegue a feliz término si no se cuenta con un equipo de trabajo en

el que se pueda delegar responsabilidades.

Eventos académicos

Son los congresos, seminarios, simposios, foro, etc., que se realizan desde el área de extensión de

las diferentes facultades y programas académicos. Todos estos eventos son apoyados desde la

Oficina y/o dirección de Extensión.

Si el evento es de carácter nacional e internacional, la Oficina de Comunicación Organizacional

asesorará a los organizadores en temas de protocolo y logística. Deben remitirse a la Oficina de

Mercadeo para temas comerciales y de divulgación de cada evento.

Agenda del acto:

Se sugiere el siguiente orden del día:

1. Video de seguridad

2. Bienvenida y presentación del evento

3. Agradecimiento a los patrocinadores y aliados (nombrarlos)

4. Presentación de la mesa principal

5. Himno de la Universidad CES

6. Palabras del decano o coordinador del evento

7. Ponencias

Este orden del día puede ser modificado dependiendo del tipo de evento.

Los eventos académicos pueden ser realizados en alianza con instituciones, los que nos puede

poner en dos escenarios:




Eventos como anfitriones. Cuando somos anfitriones en un evento, el representante de

la Universidad CES preside en la mesa principal o en la fila de honor.En caso de que

asista al evento una autoridad con mayor rango, el anfitrión (organizador) cede su

puesto y se ubica a la derecha ceremonial.

Recomendaciones

- Quien preside el evento debe llegar puntual a éste

- El anfitrión siempre habla en el evento, excepto cuando cede su precedencia a

la máxima autoridad (Alcalde, Gobernador, Ministro, Presidente de la República)

- Se debe ubicar al ingreso de salón o escenario y recibir a los invitados

- Solo el anfitrión habla desde la mesa

- Saludar siempre de la mano, nunca de beso y abrazo

Eventos como invitados. Cuando somos invitados a un evento, debemos regirnos al

protocolo de la entidad anfitriona. Por este motivo, la ubicación en la mesa principal o en

la mesa de honor debe verificarse con el encargado del evento de esa entidad, y

comunicarse con él para que

pongan en común sus criterios para establecer una negociación respecto al lugar que

debe ocupar en el evento.

Recomendaciones

Ningún invitado debe darle la espalda al anfitrión del evento o a la máxima

autoridad

Se recomienda no pasar a la mesa hasta que los anfitriones lo hagan En una cena, no se debe empezar a comer hasta que el anfitrión indique

cuando iniciar

Saludar siempre de la mano, nunca de besos y abrazos

Eventos institucionales

Son los eventos que se realizan para la comunidad académica o externos y se caracterizan por

no tener componente académico.

Estos eventos son protocolarios, sociales, cooporativos o de inauguraciones de proyectos o

sedes, entre otros.

Estos eventos deben estar coordinados o realizados por la Oficina de Comunicación

Organizacional y debe contar con los maestros de ceremonia que han sido capacitados por la

institución.

o Actos de posesión del Rector. La rectoría de la Institución realiza una sobria ceremonia

de posesión, donde el hecho principal es la toma del juramento y firma del acta por




parte del rector entrante.

- Agenda para este acto:

1. Bienvenida

2. Saludos protocolarios:

Rector entrante (Anfitrión)

Alcalde de Medellín (invitado de honor)

Presidente de la Sala de Fundadores

Presidente del Consejo Superior

Rector saliente

Secretaria General de la Universidad CES

3. Himno Nacional de la República de Colombia

4. Himmo Antioqueño

5. Palabras del Rector Saliente

6. Toma del juramento al Rector Entrante por parte del Presidente del Consejo

Superior

Juramento: “¿Jura ante Dios y la comunidad universitaria observar y hacer cumplir los

Estatutos y Reglamentos de la Universidad CES, velar por su prestigio, fomentar su

progreso y cumplir los deberes inherentes a su cargo?”

“Sí Juro”

“Si así lo hiciere que Dios y la Universidad CES se lo premien, y si no, él y ella se lo

demanden”.

7. El nuevo Rector firmará el acta de posesión.

8. Palabras del Rector de la Unversidad del CES

9. Himno de la Universidad CES.

o Actos de Posesión de Decanos y Jefes de Programa. Las facultades realizan una sobria ceremonia donde el hecho principal es la toma del juramento y la firma del acta de posesión del Decano o Jefe entrante.


1. Bienvenida

2. Saludos protocolarios:

Rector

El Consejo Superior

Secretaria General





4. Himno Antioqueño

5. Palabras del Rector de la Universidad CES

6. Toma de juramento del decano por parte del señor Rector

7. Firma del acta de posesión

8. Palabras del decano/director electo


o Actos de graduación. Actualmente la Universidad realiza ceremonias de graduación para programas de pregrado y posgrado, propios y en convenio, en cuatro fechas durante el año: abril, julio, septiembre y dos fechas en diciembre.

La documentación y los lineamientos de las ceremonias de graduación son entregados por

la Oficina de Admisiones y Registro, quien es la encargada de recibir a cada Facultad, los

aspirantes a grados, las miembros de la mesa principal y las fechas de las ceremonias.

La Oficina de Comunicación Organizacional recibirá esta información y con ella podrá

entregar las horas de las ceremonias dependiendo de la cantidad de graduandos.

Las tarjetas de invitación será entregada para pregrado de manera física en el ensayo, y

para posgrado se enviará digital al correo institucional una semana antes del evento. El

número de invitados dependerá de la cantidad de graduados, estos varían entre 3 y 7

personas.

Si usted es estudiante de posgrado debe tener en cuenta las siguientes

recomendaciones:

• Acceso: si va a hacer uso del parqueadero debe llegar por la Calle 10B. Si desea

ingresar por la puerta peatonal, debe hacerlo por la Calle 10A. Este día el parqueadero

es gratuito. Los parqueaderos son limitados por tanto es importante llegar con tiempo.

• Horario:Tenga en cuenta que debe llegar una hora antes para su ceremonia de

grado, esto le permitirá vestir la toga y reclamar documentación con antelación.

• Reclamar carpeta: es requisito fundamental reclamar en la mesa de Admisiones y

Registro, la carpeta que contiene el acta de grado, el carnet de egresado y su silla

asignada en el Teatro. (Debe hacerlo antes de iniciada la ceremonia).

• Juramento: si usted fue seleccionado para realizar el juramento en

representación de su facultad o programa, por favor ubique al personal de logística para

recibir las instrucciones necesarias.

• Ingreso: ingrese 10 minutos antes al Teatro.

• Acompañantes: recuerde a sus acompañantes que, por respeto al protocolo, los




aplausos deben ser al final de la entrega de todos los diplomas, ellos deben ubicarse en

las sillas que no están reservadas.

Si usted es estudiante de pregrado debe tener en cuenta las siguientes

recomendaciones:

• Horario: tenga en cuenta que debe llegar una hora antes para su ceremonia de

grado, esto le permitirá vestir la toga y reclamar documentación con antelación.

• Acceso: si va a hacer uso del parqueadero debe llegar por la Calle 10B. Si desea

ingresar por la puerta peatonal, debe hacerlo por la Calle 10A. Este día el parqueadero

es gratuito. Los parqueaderos son limitados por tanto es importante llegar con tiempo.

• Reclamar carpeta: es requisito fundamental reclamar en la mesa de Admisiones y

Registro, la carpeta que contiene el acta de grado y el carnet de egresado. (Debe hacerlo

antes de iniciada la ceremonia).

• Ubicación: la silla que ocupará en la ceremonia es la misma que se asignó el día

del ensayo. La formación de la fila para ingresar al teatro se realiza faltando 15 minutos.

• Juramento: Los estudiantes seleccionados para realizar el juramento en

representación de su facultad o programa, deben estar atentos al llamado del maestro

de ceremonia para pasar al escenario tal como se practicó en el ensayo.

• Entrega de diploma:

- Para subir al escenario se utilizan las escaleras de la derecha.

- Se recibe el diploma con la mano derecha, lo pasa a su mano izquierda, y

saluda al Rector y a su decano o jefe de programa.

- Cuando va a salir del escenario debe pasar la borla del birrete de izquierda a

derecha.

- Recuerde bajar por las escaleras de la izquierda.

• Acompañantes: Recuerde a sus acompañantes que por respeto al protocolo, los

aplausos deben ser al final de la entrega de todos los diplomas, ellos deben ubicarse en

las sillas que no están reservadas.


1. Bienvenida

2. Proyección video de seguridad

3. Ingreso en marcha de los directivos a la mesa principal – Suena “El Aleluya”

4. Saludo protocolario de los integrantes que ocupan la mesa principal, se incluyen




representantes de los programas (decanos o jefes de programa), Rectoría, el

Consejo Superior (Presidente y lsecretaría general)

5. Himno Nacional de República de Colombia

6. Lectura de la resolución, en donde se fijan la fecha, hora, lugar, el listado de

programas que participan de la ceremonia colectiva de grados

7. Palabras del Rector o su delegado

8. Juramento de los graduados ante el señor Rector. Los graduados se ponen de pie y

levantan su mano derecha. El Rector toma juramento

9. Entrega de los diplomas por medio de los cuales la Universidad certifica ante la

sociedad la idoneidad del graduado. Los estudiantes suben por las escaleras del lado

derecho para recibirlo y descienden por el lado izquierdo

10. Se invita al decano de la Facultad para que en compañía del Rector hagan entrega de

los diplomas de los estudiantes. Se hacen entrega en orden alfabético

11. Para Medicina, Medicina Veterinaria y Zootecnia se incluye el juramento hipocrático.

12. Agradecimiento a familiares y amigos por parte del presentador. Por el protocolo de

del evento, con los tiempos ya establecidos, no es posible incluir discursos o

mensajes elaborados por los familiares de los homenajeados.

13. Reconocimiento a la Excelencia Académica.


15. Finalización de acto

o Acto entrega del Escudo Corporativo por cumplimiento de años de Servicio. Evento solemne de la Universidad CES para celebrar y reconocer los años de servicio de quienes han aportado a la institución sus mejores años de trabajo y han ayudado a trasceder hacia la calidad y la excelencia,

en gratitud se da un almuerzo y se entrega un presente y el escudo corporativo.

- Agenda para este acto

1. Bienvenida

2. Saludos protocolarios

3. Palabras del Rector de la Universidad CES

4. Entrega de resolución del personal administrativo y docente que ha

cumplido 40, 35, 30, 25, 20, 15, 10 años de servicio.

5. Almuerzo

o Acto Académico. El Acto Académico tiene un especial significado para nuestra institución, es el espacio

tradicional para rememorar la fundación de la Universidad CES. En éste se exalta la labor

formativa de los docentes, el desempeño académico de los estudiantes, se reconoce a

quienes se han destacado en sus proyectos investigativos y los reconocimientos

institucionales. Este evento se realizará en el marco de las Jornadas Universitarias en el mes




de octubre.

- Agenda para este acto

1. Bienvenida

2. Presentación de video de seguridad

3. Saludo a los integrantes que nos acompañan en la mesa principal


5. Palabras de recibimiento por parte del rector de la Universidad

6. Entrega de Distinciones Académicas e investigativas

7. Exaltación de méritos estudiantiles, culturales, sociales y

deportivas

Dentro de este evento se entregan los siguientes

reconocimientos:

Honoris Causa

1. Lectura de la resolución de Consejo Superiorpor medio de la cual se le condece la

distinción

2. Palabras del Director o la persona que entrega del reconocimiento

3. Entrega de la distinción por parte del Rector, el Presidente del Consejo Supeior y el

Presidente de la Sala de Fundadores

4. Palabras de agradecimiento del distinguido.

Profesor Visitante

- Lectura de diploma

- Entrega de la distinción

Investigador Asociado


- Entrega de la distinción

Docentes que ascienden en el escalafón


- Entrega de diplomas a las categorías: asciende a profesor asociado, asciende a profesor

asistente e instructor

5. Registro fotográfico

6. Himno de la Universidad del CES

7. Finalización del acto

Ganadores Jornadas Universitarias de Investigación.




- Entrega del Premio a la mejor investigación en la categoría estrategia y

geoconocimiento, por parte del Presidente del Consejo Superior y el Presidente de la

Sala de Fundadores.

- Mención de Honor, se hace entrega de un diploma de reconocimiento a los estudiantes

por parte del Rector de la Universidad CES en compañía de los Jefes de Programas,

adscritos a cada Facultad.

- Tesis Laureada, se hace entrega reconocimiento al estudiante que haya entregado

aportes originales en la generación del conocimiento, a través de su trabajo de

investigación de maestrías y tesis doctorales. Entrega del reconocimiento el Rector de la

Universidad, en compañía del jefe de programa al que pertenece el alumno.

- Mejor Deportista del año, se hace entrega de una placa distintiva al deportista

disciplinado que constituye un modelo para los otros deportistas de la institución, capaz

de combinar sus estudios con la práctica de una disciplina deportiva.

o Egresado Ejemplar: Es un homenaje de reconocimiento a los logros obtenidos por los

egresados de la Universidad CES. Se resalta a aquellos que construyendo desde el

ejemplo y con sus actos cotidianos anhelan una mejor sociedad y que dedicándose a diferentes actividades tales como la docencia, la investigación, el deporte, siendo

solidarios y comprometidos, dejan muy en alto el nombre de la Universidad CES en su lugar de trabajo y en el exterior.

Para reconocer a los egresados, la comunidad realiza la postulación que es llevada a un

comité que selecciona a los ganadores en las siguientes categorías:

- Egresado destacado en cargo público o privado

- Egresado destacado en el exterior

- Egresado destacado en cultura, arte y deportes

- Egresado destacado en investigación, ciencia e innovación

- Egresado destacado en solidaridad y compromiso social

o Comité consultivo: Evento realizado por la Rectoría para empresarios y entes gubernamentales que prestan sus servicios como asesores de un tema puntual para la insitución. Este evento se realiza una vez al año, donde se invitan a un desayuno y comparten sus opiniones sobre unos documentos enviados previamente.

Este comité está compuesto por:

El Rector

Tres egresados destacados Un

funcionario público

Un directivo del sector privado




Un tercer sector (Ong, sector social, etc.)

o Firmas de convenio: Ceremonia protocolaria que se realiza con una institución aliada con la que se vaya a firmar un convenio institucional.

Se sugiere el siguiente orden del día:

- Saludo de bienvenida

- Video presentación convenio

- Himno de la República de Colombia

- Palabras representante entidad aliada

- Palabras del Rector Universidad CES

- Firma del convenio

- Entrega de una detalle por parte de la Universidad CES

- Entrega de un detalle por parte de la institución

- Acto Social

o Bienvenida de empleados: Este evento se realiza el primer día de ingreso de las vacaciones colectivas de los empleados, en el cual el Rector presenta la campaña insitucional, hace un balance del año anterior y los retos por venir.

Se hace entrega de la agenda del año con el calendario de puesto y un detalle para el

empleado. El protocolo y desarrollo del evento estará a cargo de la Oficina de

Comunicación Organizacional y la logística y conceptualización estará a cargo de la

Oficina de Bienestar institucional y Desarrollo humano.

o Inducción estudiantes nuevos: Espacio de dos días donde se reciben a los estudiantes

nuevos en la Universidad, en el que se presentan las áreas tranversales de la Universidad, los espacios, servicios y en general toda la Universidad.

o Visitas internacionales (diplomacia): Son visitas lideradas por la Oficina de Asuntos

Globales, en la que se reciben aquellas instituciones internacionales en convenio y/o delegados de los entes gubernamentales extranjeros. Para recibirlos se ubican las

banderas de los países invitados y se les entrega un recordatorio institucional.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO RESPONSABLE DEL CAMBIO

(Incluya la última fecha de actualización del procedimiento.)

(Detalle el cambio propuesto o razón de creación del documento, frente a la pertinencia que se tiene para el cumplimiento del objetivo del proceso)

(incluya en nombre del responsable que creó o modificó el documento por última vez, cargo y Área de trabajo)

MANUAL DE EVENTOS Y PROTOCOLO UNIVERSIDAD CES Código: …

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