MANUAL DE FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACION · Formular y expedir lineamientos y...

PRESIDENCIA MUNICIPAL DE PACHUCA DE SOTO

MANUAL DE FUNCIONES

CODIGO: MFPMPS( SA )

NO. REVISIÓN: 6

FECHA. DE LIBERACIÓN: AÑO 2000

SECRETARIA DE ADMINISTRACION

FECHA DE ULTIMA ACTUALIZACIÓN: 15/02/2012

PAGINA: 1 DE 84

Formato: MFPMPSF01

El presente documento es propiedad de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto, Hidalgo queda prohibida su distribución o alteración no autorizada.

DOCUMENTO CONTROLADO

Fecha de actualización

Versión que tenia al

momento del cambio

Motivos del cambio:

Año 2001 0 Alta del manual

28/11/2002 1 Se modifica de acuerdo al formato patrón. En el punto 0.1 se anexa la referencia al Reglamento Interior de la Administración Publica del municipio de Pachuca.

15/02/2003 2 Se pone el logo de la Administración 2003-2006, cambian el nombre de las funciones en los puntos 0.2.1 y 0.2.2

MANUAL DE FUNCIONES DE LA


L.C. OSCAR ENRIQUE GUZMÁN ACOLTZIN


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 2 DE 84

Formato: MFPMPSF01



18/07/2004 3 No es posible reconstruir información

23/05/2007 4 Se realizan las actualizaciones correspondientes al cambio de administración 2006-2009

15/02/2012 5 Cambio de Administración 2012-2016

0.0 NOTIFICACIÓN DE PROPIEDAD. El presente documento es propiedad de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto, Hidalgo y queda prohibido su copiado, distribución o alteración en cualquiera de sus apartados que lo constituyen, sin autorización de la Secretaría de Contraloría Municipal. 0.1 REFERENCIAS Reglamento Interior de la Administración Pública del Municipio de Pachuca de Soto, Estado de Hidalgo.

0.2 CONTROL DE DOCUMENTOS

1.0 ALCANCE Estas funciones son aplicables a la Secretaría de Administración perteneciente a la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto. 2.0 CATÁLOGO DE PUESTOS PARA ESTA SECRETARÍA:

Secretario de Administración Asesor Administrativo Auxiliar Administrativo Secretaria del Secretario de Administración Secretaria de la secretaria de Administración Director (a) de Recursos Humanos Analista del Director de Recursos Humanos Coordinador de Prestaciones Laborales Auxiliar Administrativo de Archivo Auxiliar Administrativo de Control de Asistencia Auxiliar Administrativo de la Coordinación de Prestaciones Laborales Jefe del departamento de Nóminas Auxiliar Administrativo de Movimientos Nominales

Número de Copia

Nombre y cargo del responsable del resguardo

Área

Original Lic. Georgina Ramírez Carbajal Directora

Aseguramiento de la Calidad

1 L.C. Oscar Enrique Guzmán Acoltzin Secretario

Administración


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 3 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Jefe de selección de Personal Jefe del Departamento de Capacitación Analista del Área de Capacitación Secretaria del Departamento de Capacitación Director de Compras y Suministros Jefe de Selección de Personal Secretaria del Director de Compras Suministros Jefe del Departamento Jurídico Auxiliar Administrativo (Coordinador Jurídico) Jefe de Adquisiciones Encargado del Departamento de Adquisiciones Auxiliar Administrativo (Coordinador de Calidad) Jefe del departamento de Obra Publica Auxiliar Administrativo “A” Encargado del departamento de Control de Activo Fijo Auxiliar Administrativo del departamento de Control de Activo Fijo Secretaria del departamento de Control de Activo Fijo Jefe de Compras y suministros Cotizador Encargado de Revisión y Trámite de Facturas para Pago Encargado del Departamento de Almacén General Auxiliar Administrativo de Almacén Ayudante de Almacén Director de Informática Control Administrativo Mantenimiento y Desarrollo de Sistemas Mantenimiento de Sistemas Coordinador de la página Web Coordinador Coordinador de Soporte Técnico Soporte Técnico y Diseño Grafico Telecomunicaciones Telefonistas Jefe Administrativo de Control Vehicular Auxiliar Administrativo Supervisor Operativo Secretaria del Jefe Administrativo Control Vehicular Jefe del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales Secretaria del jefe del Departamento de Mantenimiento y Servicios Generales Auxiliar Administrativo


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 4 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Oficial de Carpinteros Carpintero (7) Oficial de Herreros Herrero Electricista Supervisor de Intendencia Intendente (28)

3.0 DEFINICIÓN PARA CADA PUESTO:

Nombre del puesto: Secretario de Administración.

a) Reporta a: Presidente Municipal. b) Le reportan: Directores, Jefes de Departamento, Auxiliares Administrativos. c) Clientes internos: Presidente municipal, Secretarios, Directores, Jefes de Departamento,

Auxiliar Administrativo, Asamblea Municipal y SUTSMP. d) Clientes externos: Dependencias de Gobierno, Compañías, Empresas. e) Proveedores internos: Presidente Municipal, Secretarios, Directores, Jefes de

Departamento y Auxiliar Administrativo. f) Proveedores externos: Dependencias De Gobierno, Teléfonos de México, Cassim, Luz y

Fuerza , Gasolineras, Arrendadores de Inmuebles, Compañías, Empresas. g) Función general: Aplicar y controlar los procesos y acciones de apoyo a la operación de

los servicios municipales a través de las áreas de Informática; Recursos Humanos; Compras, Concursos y Licitaciones; Control y Gestión de Servicios, Mantenimiento y limpieza de Instalaciones Control y Mantenimiento Vehicular, con el fin de promover la productividad, eficiencia y eficacia al contar las áreas con el personal y los recursos materiales necesarios para la eficaz operación de la Administración Publica Municipal.

h) Funciones específicas: DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA

Formular y expedir lineamientos y políticas administrativas para el manejo de personal, recursos materiales y bienes muebles del Gobierno Municipal; La adquisición de bienes muebles e inmuebles, en los términos de las leyes y reglamentos respectivos;

Cuando es requerido

Coordinar y controlar los procesos de la adquisición de bienes, arrendamientos y servicios relacionados con bienes muebles, y la contratación de obra pública, los que deberán cumplir con las disposiciones legales que regulen dichos procedimientos. Para tal efecto fungirá como Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios Relacionados con Bienes Muebles y de Obra Pública;

Cuando es requerido

Autorizar la selección y contratación de las personas que aspiren a ingresar a trabajar a cualquier área de la Administración Pública Municipal y capacitar al

Cuando es requerido


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 5 DE 84

Formato: MFPMPSF01



personal que ya está contratado. Asimismo, propondrá y difundirá las normas de control y disciplina aplicables a los trabajadores al servicio del Municipio. Propondrá y administrará todo lo relativo a los sueldos, salarios y demás prestaciones que deben percibir todos los servidores públicos que laboren en el mismo; Revisar y actualizar en conjunto la funcionalidad del sistema de movimientos e incidencias del personal, su registro en nómina y la aplicación de los procedimientos relacionados con la administración de los recursos humanos;

Diariamente

Contratar, adquirir y suministrar en conjunto con el departamento de Gestión y Control de Servicios los bienes y servicios para la estructura interna del Municipio tales como telefonía, combustibles, arrendamientos de inmuebles, energía eléctrica, fotocopiado y demás similares que requiera el funcionamiento de las Dependencias del Gobierno Municipal;

Cuando es requerido

Vigilar que se Levante y se mantenga actualizado el inventario de bienes muebles propiedad del municipio que sean susceptibles de ser inventariados, así como los resguardos individuales y conciliar con las cifras de los registros contables. De igual manera, podrá proponer anualmente o cuando el caso lo requiera a la Asamblea Municipal, la baja de los mismos por inservibles u obsoletos;

Mensualmente

Administrar el Almacén General del Gobierno Municipal, registrar las entradas y salidas de materiales y mobiliario;

Diariamente

Administrar la intendencia y dar mantenimiento a los bienes muebles e inmuebles del Gobierno Municipal, así como los vehículos de su propiedad;

Diariamente

Planear, 32wQ programar y coordinar el desarrollo de Sistemas Informáticos en la Administración Municipal;

Cuando es requerido

Registrar, controlar y supervisar en conjunto con la dirección de informática el inventario de software, el respaldo de las bases de datos y equipos de cómputo adquiridos por el Gobierno Municipal;

Cuando es requerido

Comunicar a las dependencias y entidades de la Administración Municipal Centralizada y descentralizada, del cumplimiento de las normas y políticas del Ayuntamiento en materia de administración y desarrollo de personal, adquisición y conservación de bienes; y Las demás que señalen las leyes y reglamentos vigentes.

Cuando es requerido

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto:

Licenciatura en Administración Pública. Experiencia comprobable en áreas o dependencias administrativas de al menos tres años. Amplio conocimiento de la situación actual de la Administración Municipal. Conocimiento de la Ley Federal de Trabajo. Conocimiento de la Ley Orgánica Municipal


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 6 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Habilidades requeridas: Experiencia en el área económico-administrativa Cualidades de liderazgo Manejo de paquetería Office, Internet y correo electrónico Facilidad de palabra Manejo de personal.

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione:________________ Nombre del puesto: Asesor Administrativo. a) Reporta a: Secretario de Administración, directores y jefes de departamento. b) Le reportan: ninguno. c) Clientes internos: Directores, Jefes de Departamento y Auxiliares Administrativos. d) Clientes externos: ninguno e) Proveedores internos: Directores, Jefes de Departamento y Auxiliares Administrativos. f ) Proveedores externos: ninguno g) Función general: Coordinar, Apoyar y dar seguimiento a las funciones que realizan en la Secretaria de Administración. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Realizar las funciones que asigne el Secretario de Administración le de acuerdo al ámbito de su competencia.

Diariamente

Asesorar al Secretario de Administración en los asuntos competentes a la secretaria de Administración

Diariamente

Acordar con el Secretario. Cuando es requerido

Estar al día de la tramitación de expedientes. Diariamente


Licenciatura en Administración Publica, Derecho Conocimiento de la situación actual de la Administración Municipal.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 7 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Conocimiento de la Ley Federal de Trabajo. Conocimiento

Habilidades requeridas: Cualidades de liderazgo

Habilidades en el área de administración Facilidad de palabra Excelente ortografía y redacción.


Alguna otra, por favor mencione:____________

Nombre del puesto: Auxiliar administrativo de la secretaria de Administración a) Reporta a: Secretario de Administración. b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: jefes de departamento y Auxiliares Administrativos d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Almacén, informática f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Apoyar en las actividades administrativas de la secretaria h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES FRECUENCIA Realizar las funciones que asigne el Secretario de Administración Permanente Entregar correspondencia y documentos a las diferentes Secretarias del H. Ayuntamiento, Organismos descentralizados, Dependencias de Gobierno y Dependencia Foráneas.

Permanente

Apoyar a Direcciones y departamentos de la Secretaria, en la entrega de documentación y correspondencia.

Permanente

Recabar facturas de proveedores de servicios Cuando es requerido

Atender llamadas telefónicas que entran a la Secretaria de Administración. Diariamente Control de incapacidades maternas y horas de lactancia Permanente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 8 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Conocimientos requeridos para el puesto: Bachillerato o equivalente

Habilidades requeridas: Relaciones Humanas

Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: Organización Nombre del puesto: Secretaria del Secretario de Administración. a) Reporta a: Secretario de Administración. b) Le reportan: ninguno. c) Clientes internos: Secretarios, Secretarias de los Secretarios Municipales, Directores, Jefes de Departamento y Auxiliares Administrativos. d) Clientes externos: Compañías, Empresas(varias) y Ciudadanos que solicitan Servicios de la Secretaría. e) Proveedores internos: Directores, Jefes de Departamento y Auxiliares Administrativos. f) Proveedores externos: ninguno. g) Función general: Coordinar, apoyar y dar seguimiento a las funciones que se realizan en la Secretaria de Administración además de las Direcciones que dependen de la Secretaria. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Coordinar, apoyar y dar seguimiento a las acciones, tareas y proyectos de la Secretaria de Administración.

Diariamente

Realizar las funciones que le asigne el Secretario de Administración deacuerdo al ámbito de su competencia.

Diariamente

Redactar correspondencia y documentos complejos, con solo indicaciones de su contenido, preparándolos para su firma del Secretario y salida.

Cuando es requerido

Organizar y preparar los documentos necesarios para las reuniones Cuando es


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 9 DE 84

Formato: MFPMPSF01



de la Secretaria de Administración.

requerido

Recibir, revisar, registrar, clasificar y distribuir toda documentación que entra y sale de la Secretaria de Administración.

Diariamente

Recibir, revisar y preparar la documentación para firma de autorización del Secretario de Administración.

Diariamente

Pedir y facilitar informaciones de cierta complejidad

Cuando es requerido

Asegurase de que el Secretario disponga de todos los medios materiales y ambientales necesarios para el desarrollo eficaz de su trabajo.

Diariamente

Elaborar y expedir Nombramientos a Funcionarios Municipales.

Cuando es requerido

Elaborar Transferencias, Requisiciones y solicitudes de pago en Sistema Tonalli, para registrar pagos.

Cuando es requerido

Archivar y llevar el control ordenado de la documentación de la Secretaria de Administración.

Diariamente

Atender llamadas telefónicas que entran a la Secretaria de Administración

Diariamente

Atender a los funcionarios y publico en general que deseen coordinar una reunión con el Secretario de Administración.

Cuando se requiere

Tener conocimiento de los problemas, peticiones e intereses de los ciudadanos visitantes en el ámbito de su competencia y responsabilidad y procura ofrecer las soluciones procedentes.

Diariamente

Coordinar la agenda de trabajo del Secretario de Administración Diariamente Acordar con el Secretario. Cuando es

requerido Solicitar papelería. Mensualmente i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto:

Asistente Ejecutiva Conocimientos básicos secretariales

Uso y conocimientos acerca de programas computacionales básicos Habilidades requeridas:


Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 10 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione:______________ Nombre del puesto: Secretaria de la Secretaria de Administración. a) Reporta a: Secretario de Administración. b) Le reportan: ninguno. c) Clientes internos: Secretarios, Secretarias de los Secretarios Municipales, Directores, Jefes de Departamento y Auxiliares Administrativos. d) Clientes externos: Compañías, Empresas(varias) y Ciudadanos que solicitan Servicios de la Secretaría. e) Proveedores internos: Almacén general, Compras. f) Proveedores externos: ninguno. g) Función general: Coordinar, apoyar y dar seguimiento a las funciones que se realizan en la Secretaria de Administración además de las Direcciones que dependen de la Secretaria. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Coordinar, apoyar y dar seguimiento a las acciones, tareas y proyectos de la Secretaria de Administración.

Diariamente

Realizar las funciones que le asigne el Secretario de Administración de acuerdo al ámbito de su competencia.

Diariamente

Redactar correspondencia y documentos complejos, con solo indicaciones de su contenido, preparándolos para su firma del Secretario y salida.

Cuando es requerido

Recibir, revisar, registrar, clasificar y distribuir toda documentación que entra y sale de la Secretaria de Administración.

Diariamente

Recibir, correspondencia. Diariamente Contestar el teléfono. Diariamente Archivar y llevar el control ordenado de la documentación de la Secretaria de Administración.

Diariamente

Atender a los funcionarios y publico en general. Cuando se requiere

Solicitar papelería. Mensualmente i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto:


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 11 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Asistente Ejecutiva Conocimientos básicos secretariales

Uso y conocimientos acerca de programas computacionales básicos Habilidades requeridas:



Alguna otra, por favor mencione:______________

Nombre del puesto: Director (a) de Recursos Humanos

a) Reporta a: Secretario de Administración b) Le reportan: Jefe del Departamento de Capacitación Jefe del Departamento de Nóminas Jefe del Departamento de Selección de personal Coordinador de Prestaciones Laborales Analista c) Clientes internos: Secretarios, directores y jefes de área, personal que labora en el

Ayuntamiento, el Departamento de Nóminas, el Sindicato Único de los Trabajadores al Servicio del Ayuntamiento.

d) Clientes externos: Financiera Impulso Económico, Celular Milenium, Juzgados de lo Familiar, Fonacot, Informática y Administración Médica S.C. (Medi-Life), Aseguradora MEDLIFE.

e) Proveedores internos: Los jefes de todas las áreas, y los departamentos de Compras, Almacén e Informática

f) Proveedores externos: Cámara Mexicana de la Industria de la Construcción, Tecnológico de Monterrey, CECATI, CONALEP, Financiera Impulso Económico, instituciones educativas para la prestación de servicio social, Banco Banamex, custodios COMETRA.

g) Función general: Coordinar la provisión, aplicación, mantenimiento, desarrollo, seguimiento y capacitación de personal de la presidencia Municipal. Así mismo tiene la responsabilidad


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 12 DE 84

Formato: MFPMPSF01



en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y la mejora continua de su eficacia.

h) Funciones específicas: DESCRIPCIÓN DE LA FUNCION FRECUENCIA

Reclutar personal para el área solicitante Variablemente Seleccionar personal Variablemente Integrar personal de las áreas Variablemente Administrar remuneraciones del personal Permanentemen

te Informar de beneficios y servicios sociales a los empleados Permanentemen

te Entablar relaciones con el Sindicato Único de Trabajadores al Servicio del Municipio de Pachuca y con la CTM para el Rastro Municipal

Permanentemente

Coordinar la capacitación al personal Permanentemente

Analizar y proporcionar información en casos específicos Variable Autorizar requerimientos del área Variable Realizar informe mensual de movimientos de personal y de capacitación Mensualmente Realizar trámites y llevar el control de los servicios médicos proporcionados al personal

Permanentemente

Gestionar todos aquellos trámites que deriven de las Leyes, Reglamentos y Procedimientos aplicables al personal

Permanentemente

Dar cumplimiento a las actividades definidas en los puntos de la norma definidos en el Manual de Calidad del sistema de gestión de la calidad que están definidos en la Matriz de Responsabilidades

Permanentemente

Vigilar el buen desempeño en las actividades que afectan directamente la calidad de los servicios prestados, así como la evidencia para mantener actualizado el control y seguimiento de los procesos del área.

Permanentemente


Licenciatura, maestría en carreras afines Habilidades requeridas:

Manejo de personal Liderazgo Relaciones Humanas Relaciones laborales Agilidad en la Toma de Decisiones Organización

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 13 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: Mejora continua Nombre del puesto: Analista del Director De Recursos Humanos

a) Reporta a: Director (a) de Recursos Humanos b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Dirección de Recursos Humanos d) Clientes externos: Empresas de bienes y servicios, organismos externos, personal de la

Presidencia y público en general e) Proveedores internos: Departamentos del Ayuntamiento f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Recibir, clasificar y registrar correspondencia proporcionada por los

diferentes departamentos del H. Ayuntamiento e instituciones externas; asistir en la elaboración de documentos y realización de actividades a la Dirección de Recursos Humanos

h) Funciones específicas: DESCRIPCIÓN DE LA FUNCION

FRECUENCIA Llevar agenda de la dirección de Recursos Humanos Permanentement

e Elaboración de documentos y reportes de la Dirección de Recursos Humanos Permanentement

e Atender al público que acude la Dirección de Recursos Humanos Permanente contestar el teléfono

Permanentemente

Archivar documentos de la Dirección de Recursos Humanos Permanentemente

Contestar el teléfono Diariamente Archivar documentos de la Dirección de Recursos Humanos Permanentement

e Recibir, clasificar y registrar la correspondencia Permanentement

e Elaboración de oficios de respuesta a las diversas áreas Variablemente Recepción y análisis de solicitudes para autorización de créditos Permanentement


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 14 DE 84

Formato: MFPMPSF01



e Elaborar y recopilar a la Dirección de Contaduría General las Plantillas de personal solicitadas por el Congreso del Estado

Mensualmente


Bachillerato o equivalente Habilidades requeridas:

Organización Trato al Público Manejo de paquetería Office Relaciones Humanas

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: Disposición al cambio

Nombre del puesto: Coordinador de Prestaciones Laborales

a) Reporta a: Director(a) de Recursos Humanos b) Le reportan: Auxiliar administrativo Auxiliar administrativo de archivo Auxiliar administrativo de control de asistencia de personal c) Clientes internos: Recursos Humanos, Direcciones de Presidencia Municipal (Personal) d) Clientes externos: Fonacot, Financiera Impulso, Celular Milenium e) Proveedores internos: Recursos Humanos, personal de Secretarías y Direcciones de

Presidencia Municipal. f) Proveedores externos: Ninguno. g) Función general: Coordinar y dar seguimiento a cada uno de los trámites derivados de las

prestaciones laborales. h) Funciones específicas

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES FRECUENCIA


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 15 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Coordinar y dar seguimiento a las actividades de la secretaria del área de archivos, auxiliar administrativo y auxiliar administrativo de control de asistencia de personal

Permanente

Elaboración del reporte para el pago de primas vacacionales Variable Control para pago de primas vacacionales Quincenal Elaboración de reporte para pago de quinquenios Mensual Control y seguimiento de períodos vacacionales del personal Quincenal Revisión de capacidad financiera para otorgamiento de Créditos Diario Supervisión en la elaboración de vales de despensa Mensual Solicitud de despensas para el personal Mensual Supervisión y control de formatos para el pago de horas extras Quincenal Seguimiento a auditorías realizadas en la dirección de Recursos Humanos Variable Elaboración de constancias de antigüedad de los trabajadores Variable

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Licenciatura Habilidades requeridas: Relaciones Humanas Capacidad de análisis Rapidez Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: Alto grado de confiabilidad

Nombre del puesto: Auxiliar administrativo de archivo a) Reporta a: Coordinador de prestaciones laborales b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Dirección de Recursos Humanos y personal de Presidencia d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Recursos Humanos f) Proveedores externos: Personal de Presidencia


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 16 DE 84

Formato: MFPMPSF01



g) Función general: Organizar y mantener los archivos del personal del H. Ayuntamiento y proporcionar la información necesaria con respecto a los trabajadores para la toma de decisiones para movimientos de personal. Dar cumplimiento al procedimiento documentado para el desarrollo de actividades de su proceso.

h) Funciones específicas: DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES FRECUENCIA

Recopilar la documentación del personal de nuevo ingreso y abrir Expediente del mismo

Permanente

Revisar la documentación del personal de nuevo ingreso y abrir expediente del mismo

Permanente

Archivar la documentación en expedientes Permanente Elaboración y entrega de los vales de despensa Mensual Control de permisos sin goce de sueldo

Permanente Control de incapacidades maternas y horas de lactancia Permanente Documentar los procedimientos conjuntamente con el coordinador de Calidad Permanente Dar seguimiento al sistema de gestión de la calidad y al plan anual de Calidad Permanente Aplicar y controlar los documentos internos y externos relacionados con el sistema de gestión de la calidad, así como solventar las acciones preventivas, correctivas y hallazgos que emanan de las auditorias internas y externas

Permanente



Relaciones Humanas Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: Organización

Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo de Control de Asistencia de Personal


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 17 DE 84

Formato: MFPMPSF01



a) Reporta a: Coordinador de prestaciones laborales b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Departamento de Nómina y personal de Presidencia d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Dirección de Informática f) Proveedores externos: Compañías aseguradoras g) Función general: Recopilar la información necesaria para la elaboración de reportes de

control de asistencia, así como la entrega de documentos personales tales como credenciales, vales de despensa y pólizas de seguro de vida al personal de h. Ayuntamiento. Dar cumplimiento al procedimiento documentado para el desarrollo de actividades de su proceso.

h) Funciones específicas DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES FRECUENCIA Controlar la asistencia del personal del Ayuntamiento Permanente Elaborar reporte de inasistencia Quincenal Controlar y organizar entrega de pólizas de seguros de vida Permanente Llevar el control de permisos económicos, incapacidades y justificantes médicos y justificantes elaborados por esta Dirección

Permanente

Elaborar reporte de altas y bajas del personal en la Aseguradora Variable Elaboración de credenciales Variable Documentar los procedimientos conjuntamente con el coordinador de Calidad

Permanente

Dar seguimiento al sistema de gestión de la calidad y al plan anual de Calidad

Permanente



Relaciones Interpersonales Manejo de paquetería Office Capacidad de organización

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 18 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Alguna otra, por favor mencione: Discreción

Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo de la coordinación de Prestaciones Laborales

a) Reporta a: Coordinador de prestaciones laborales b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Dirección de Recursos Humanos d) Clientes externos: Empresas de bienes y servicios, organismos externos, personal de la

Presidencia y público en general e) Proveedores internos: Departamentos del Ayuntamiento f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Elaborar y dar seguimiento para el pago oportuno de solicitudes

recibidas en la Dirección de Recursos Humanos, así como apoyar la entrega de documentación en diferentes áreas.


Elaboración de vigencias del Servicio Médico ofrecido por Medi-Life Variablemente Apoyar en actividades específicas al Director de Recursos Humanos Permanenteme

nte Elaborar transferencias de presupuesto y solicitudes de pago por el Sistema Tonalli

Variablemente

Elaborar los reportes necesarios para pago de Medi-Life y pagos específicos a los trabajadores

Variablemente

Elaborar altas y bajas a Medi-Life Variablemente Elaborar los reportes de altas y bajas del Servicio Médico ofrecido por Medi-Life

Variablemente



Organización Trato al Público Manejo de paquetería Office Relaciones Humanas

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 19 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X


Nombre del puesto: Jefe del Departamento de Nómina

a) Reporta a: Director (a) de Recursos Humanos b) Le reportan: Auxiliar administrativo en movimientos nominales c) Clientes internos: Dirección de Recursos Humanos, Contaduría General, Egresos,

Contraloría, Tesorería y el personal de Presidencia Municipal d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Secretarías del H. Ayuntamiento y Recursos Humanos f) Proveedores externos: Instituciones Bancarias y custodios de valores. g) Función general: Elaborar, controlar y organizar los procedimientos y movimientos que se

derivan a solicitud de las diversas áreas, para el correcto procesamiento y pago de las nóminas semanales y quincenales. Así mismo tiene la responsabilidad de apoyo a la Dirección de Recursos Humanos en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad y la mejora continua en el proceso de Nómina.


Supervisar movimientos que tengan repercusión económica en las diferentes nóminas como son: altas, bajas, cambios de adscripción, cambios de categorías, horas extras, primas vacacionales, retroactivos, descuentos por adquisición de mobiliario, descuentos por aseguradora de vehículos, etc.

Permanentemente

Entregar reportes de las nóminas a Contabilidad de cada una de las Semanal y percepciones y deducciones

Semanal y quincenalmente

Imprimir y entregar reportes de nóminas a la Secretaría de Seguridad Semanal y Pública y Recursos Humanos.


Elaborar las solicitudes de pago de nóminas Semanal y quincenalmente

Pagar las nóminas quincenales a los trabajadores Quincenalmente Depositar a la caja municipal los pagos no cobrados en nómina Quincenalmente Elaborar los pagos de nóminas especiales de aguinaldo Anualmente Elaborar la constancia de retenciones al personal que lo solicite Permanentemen

te Elaborar concentrado para las declaraciones patrimoniales Anualmente Entregar a la Dirección de Recursos Humanos toda la información que Permanentemen


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 20 DE 84

Formato: MFPMPSF01



requiera te Recibir y revisar las nóminas que entrega el servicio de Custodia de Valores COMETRA


Aclarar dudas que presenten los trabajadores

Permanentemente

Realizar el enlace electrónico para el pago de transferencias Permanentemente y mensualmente

Elaboración de constancias de ingresos Variablemente Fungir como coordinador de calidad del Departamento de Nómina ante el sistema de gestión de la calidad

Permanentemente

Cálculo de finiquito de trabajadores que dejaron de prestar Sus servicios

Permanentemente

Documentar y mantener actualizados los procesos del Departamento para el sistema de gestión de la calidad

Permanentemente

Dar seguimiento al sistema de gestión de la calidad y al plan anual de calidad.

Permanentemente

Aplicar y controlar los documentos internos y externos relacionados con el Sistema de gestión de la calidad, así como solventar las acciones preventivas, correctivas y hallazgos que emanan de las auditorias internas y externas

Permanentemente


Licenciatura Habilidades requeridas:

Organización Relaciones Humanas Trato al público Manejo de paquetería Office Dominio de Noi

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 21 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Alguna otra, por favor mencione: Alto grado de confiabilidad

Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo de Movimientos nominales

a) Reporta a: Jefe de Nómina b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Personal del H. Ayuntamiento d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Ninguno f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Apoyar en la elaboración de las nóminas semanales y quincenales. Dar

cumplimiento al procedimiento documentado para el desarrollo de actividades de su proceso

h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCION FRECUENCIA Capturar movimientos que tengan repercusión económica en las diferentes nóminas

Permanentemente

Archivar y ordenar recibos de nómina y pagos por trasferencia Elaborar los reportes de las nóminas

Permanentemente

Entregar recibos de nómina correspondientes al pago vía electrónica Semanalmente y quincenalmente

Dar de alta los datos personales de los trabajadores en el sistema de Nómina

Semanalmente y quincenalmente

Apertura de cuenta para el cobro de nómina Quincenalmente Documentar los procedimientos conjuntamente con el coordinador de calidad

Variablemente

Dar seguimiento al sistema de gestión de la calidad y al plan anual de Calidad

Permanentemente

Aplicar y controlar los documentos internos y externos relacionados con el sistema de gestión de la calidad, así como solventar las acciones pre-ventivas, correctivas y hallazgos que emanan de las auditorias internas y externas

Permanentemente


Bachillerato o carrera trunca Habilidades requeridas:

Organización Dominio de Noi


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 22 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Manejo de paquetería Office Relaciones Humanas

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X


Nombre del puesto: Jefe del Departamento de Capacitación

a) Reporta a: Director (a) de Recursos Humanos b) Le reportan:

Análista de Selección de Personal Secretaria

c) Clientes internos: Todo el personal de Presidencia Municipal d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Personal de Presidencia que imparta cursos de capacitación f) Proveedores externos: Instituciones educativas, consultorías de capacitación, instructores

independientes g) Función general: Elaborar el Plan Anual de Capacitación, llevar a cabo la logística para la

realización de los cursos de capacitación; actualizar lo relacionado con los requerimientos del sistema ISO 900 en el área de Recursos Humanos. Aplicar encuesta de clima laboral, llevar el control de becas para trabajadores, coordinar el servicio social en el Ayuntamiento.


Realizar la Detección de Necesidades de Capacitación Anualmente Elaborar Plan Anual de Capacitación Anualmente Coordinar cursos, conferencias y talleres del Plan Anual de Capacitación Permanentemen

te Elaborar e integrar a expedientes constancias de asistencia a cursos Mensualmente Reportar mensualmente horas hombre de capacitación Permanentemen

te Elaborar e integrar a expedientes constancias de asistencia a cursos Mensualmente Impartir Plática de Inducción para empleados de nuevo ingreso en coordinación con Aseguramiento de la Calidad

Mensualmente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 23 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Actualizar Procedimientos de Calidad en el área de Recursos Humanos Permanentemente

Elaborar y actualizar procedimiento del Área de Recursos Humanos involucrada en la transición ISO 9000:2000

Variablemente

Realizar seguimiento de calidad en el Área de Recursos Humanos Permanentemente

Aplicar encuesta de clima laboral Anualmente Analizar encuesta de clima laboral y publicar resultados Anualmente Coordinar acciones a realizar para la mejora de resultados en las encuestas de clima laboral

Permanentemente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Licenciatura Habilidades requeridas: Organización Relaciones Humanas Capacidad de negociación Agilidad en la Toma de Decisiones Trabajo bajo presión Capacidad de servicio Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: Mejora continua .

Nombre del puesto: Analista del área de Capacitación a) Reporta a: Jefe de Capacitación b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Dirección de Recursos Humanos y Secretaría de Seguridad Pública,

Tránsito, Vialidad y Protección Civil d) Clientes externos: Ninguno


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 24 DE 84

Formato: MFPMPSF01



e) Proveedores internos: Departamentos del Ayuntamiento f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Recibir, clasificar y aplicar baterías de exámenes psicométricos a los

aspirantes a ocupar una plaza en el Ayuntamiento; asistir en la elaboración de documentos y realización de actividades del Departamento de Capacitación

h) Funciones Especificas DESCRIPCIÓN DE LA FUNCION FRECUENCIA

Aplicar exámenes psicométricos a aspirantes Permanentemente

Llevar un control de los exámenes aplicados Permanentemente

Calificarlos de acuerdo a la batería aplicada Permanentemente

Enviar resultados a la Dirección de Recursos Humanos o a la S.S.P.T.V. y P. C., según sea el caso

Permanentemente

Archivar evidencias de la aplicación de exámenes Permanentemente



Saber conducir una entrevista Sentido común Trato al público Manejo de Office Capacidad para planeación y logística Relaciones Humanas Buena presentación Organización

Actitudes: Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: Puntualidad


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 25 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Nombre del puesto: Secretaria (o) del Departamento de Capacitación

a) Reporta a: Ninguno b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Dirección de Recursos Humanos d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Departamentos del Ayuntamiento f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Apoyar al Jefe del Departamento de Capacitación en las diversas

actividades que se desarrollan en el área. Mantener actualizados los registros de capacitación realizados


Elaborar oficios del Departamento Permanentemente Elaboración de constancias Permanentemente Apoyar en los cursos de capacitación Permanentemente



Sentido común Trato al público Manejo de Office Capacidad para planeación y logística Relaciones Humanas Buena presentación Organización Capacidad de aprendizaje

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: Simpatía


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 26 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Nombre del puesto: Jefe del Departamento de Selección de Personal

a) Reporta a: Director (a) de Recursos Humanos b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Recursos Humanos d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Recursos Humanos f) Proveedores externos: Ninguno. g) Función general: Realizar la evaluación psicotécnica de los aspirantes a las vacantes de las

áreas de la presidencia. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCION FRECUENCIA Análisis de personal Permanentemente Evaluación psicotécnica y psicometríca Permanentemente



Capacidad para realizar entrevistas Relaciones Humanas Análisis de personalidad mediante baterías psicométricas

Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: Alto grado de confiabilidad Nombre del puesto: Director de Compras y Suministros.

a) Reporta a: Secretario de Administración. b) Le reportan:


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 27 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Jefes de área Auxiliares Encargado Secretaria

c) Clientes internos: Los secretarios y jefes de cada departamento que requieren una compra o contratación de servicio mayor a $ 40,001.00

d) Clientes externos: No se tiene. e) Proveedores internos: Los secretarios y jefes de cada departamento. f) Proveedores externos: Proveedores diversos y Contratistas. g) Función general: Planear y coordinar las actividades correspondientes a la adquisición de

bienes y servicios mediante los procedimientos de licitación pública, invitación restringida a cuando menos tres proveedores y adjudicación directa según las Leyes correspondientes.


Planear y coordinar la adquisición de bienes y servicios que por los montos presupuéstales deban ser sometidos a concursos por licitación, invitación o adjudicación directa, conforme a las políticas dictadas por el Gobierno Municipal o la legislación aplicable

Diariamente

Promover y conformar el Padrón de proveedores del Gobierno Municipal. Cuando es requerido

Asesorar sobre la aplicación de la legislación vigente. Cuando es requerido

Recibir requisiciones e identificar de acuerdo a la Ley que le corresponda que tipo de procedimiento se sigue para esa adquisición.

Cuando es requerido

Elaborar programa calendarizado de la convocatoria del proceso para la autorización del comité de adquisiciones.

Cuando es requerido


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 28 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Revisar y validar mediante firma o rúbrica, los oficios de invitación para procesos de adquisición de bienes y/o servicios a la Contraloría de Gobierno del Estado, miembros del Comité de Adquisiciones y áreas solicitantes.

Cuando es requerido

Revisar bases para concurso por licitación e invitación. Cuando es requerido

Presidir las juntas de Aclaraciones Presentación y Apertura de Ofertas Técnica y Económica, Actos de Fallo y levantar su acta respectiva.

Cuando es requerido

Presidir las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité de Adquisiciones,

Cuando es requerido

Revisar cuadros comparativos y presentarlos al Comité de Adquisiciones y al área solicitante correspondiente para emitir un dictamen técnico y económico, en las diferentes adquisiciones.

Cuando es requerido

Dar seguimiento a entrega en la adquisición de bienes y tramitar su pago final.

Cuando es requerido

Vigilar la recepción de bienes y cumplimiento de los servicios adquiridos Cuando es requerido

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo: Superior. Licenciatura en Derecho,

Administración, Ingeniería Civil, Industrial, etc. Conocimientos de las diferentes leyes vigentes que rigen la Obra Pública, a las Adquisiciones y a los Gobiernos Municipales: Ley de Obras Públicas del Estado de Hidalgo, Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas, Ley de Presupuestos de Egresos del Estado de Hidalgo, Ley Orgánica Municipal, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo. Conocimientos de Licitaciones en sus diferentes modalidades, Conocimientos de Administración Municipal. Conocimientos de las Normas de Calidad: ISO 9001:2000, NMX-CC-9001:2000. Conocimientos del Manual de Calidad de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto, Procedimientos obligatorios y Procedimientos operativos.

Habilidades requeridas: Facilidad de palabra, habilidades directivas, coordinación de tareas, experiencia en procesos de concursos, manejo de paquetes básico de computación, manejo de Internet, administración del personal, coordinación del trabajo en equipo etc.

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 29 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Secretaria del Director de Compras y Suministros. a) Reporta a: Director de Compras y Suministros. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Director de Compras y Suministros, Jefe del depto. de Adquisiciones y Jefe

del Depto. de Obra Pública. d) Clientes externos: Proveedores y Contratistas interesados en prestar sus servicios al H.

Ayuntamiento. e) Proveedores internos: Todo el personal de los Departamentos de Obra Pública y

Adquisiciones. f) Proveedores externos: Ninguno. g) Función general: Apoyar en las actividades administrativas del departamento de Concursos y

Licitaciones y ser enlace del Director de Compras y Suministros. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Recibir y archivar documentación de proveedores y contratistas. Cuando es necesario Actualizar el padrón interno de contratistas y proveedores. Anualmente Sacar copias y armar paquetes para venta de bases. Cuando es necesario Contestar teléfonos Diariamente Dar información requerida a contratistas y proveedores. Cuando es necesario Solicitar papelería Mensualmente Atender a los proveedores que desean ingresar al registro interno de Presidencia Municipal.

Cuando es necesario

Integración de expedientes de concursos de adquisiciones para archivo. Diariamente Apoyar directamente al Director de Compras y Suministros. Diariamente Controlar el Archivo. Diariamente Apoyar en la venta de bases Cuando es necesario

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo: bachillerato o afín.

Conocimiento de actividades administrativas. Conocimientos del Manual de Calidad de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto, Procedimientos obligatorios y Procedimientos operativos. Conocimientos de la ley vigente de Adquisiciones: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 30 DE 84

Formato: MFPMPSF01



b) Habilidades requeridas: Manejo de paquetería básica de computación, facilidad de palabra, experiencia en procesos de concursos.

c) Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Jefe de Departamento Jurídico. a) Reporta a: Director de Compras y Suministros. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Director de Compras y Suministros, el Comité de Adquisiciones,

Arrendamientos y Prestación de Servicios, Jefe de Departamento de Adquisiciones, Jefe de Departamento de Obra Pública, Jurídico.

d) Clientes externos: Proveedores, contratistas, contraloría del Estado. e) Proveedores internos: Secretario de Administración, Director de Concursos y Licitaciones,

tesorería Municipal, jurídico. f) Proveedores externos: Proveedores y contratistas. g) Función general: Asesoría jurídica, elaboración y revisión de contratos. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA

Elaboración y revisión de contratos de adquisiciones y obra pública. Cuando sea necesario

Elaboración y revisión de adendums, acuerdos, convenios modificatorios Cuando sea necesario

Revisión de documentación relativa a concursos (bases, juntas de aclaraciones, apertura de ofertas, actas de fallo)

Cuando sea necesario

Asesorar sobre la aplicación de la legislación vigente. Cuando sea necesario

Adecuación de contratos, bases de concurso de adquisiciones y convenios, en base a las leyes que la rigen que entren en vigencia en determinado periodo.


i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 31 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel superior. Ideal: Licenciatura en Derecho.. Habilidades requeridas: Conocimientos de Licitaciones en sus diferentes modalidades,

Conocimientos de Administración Municipal, Conocimientos de las diferentes leyes vigentes que rigen la Obra Pública, a las Adquisiciones y a los Gobiernos Municipales: Ley de Obras Públicas del Estado de Hidalgo, Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas, Ley de Presupuestos de Egresos del Estado de Hidalgo, Ley Orgánica Municipal, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo.

Actitudes: Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo Mente abierta Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Auxiliar administrativo (Coordinador Jurídico). a) Reporta a: Jefe de Adquisiciones. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Contraloría, Dirección Jurídica, Tesorería. d) Clientes externos: Proveedores de bienes y servicios. e) Proveedores internos: Áreas solicitantes de bienes y servicios. f) Proveedores externos: Proveedores de bienes y servicios. g) Función general: Apoyar administrativamente en las actividades de carácter jurídico

generadas en el departamento de Adquisiciones de Concursos y Licitaciones . h) Funciones específicas:


Elaborar contratos de adquisición de bienes o servicios. Cuando es necesario

Elaborar acuerdos de adjudicaciones directas. Cuando es necesario

Elaborar oficios internos o externos. Cuando es necesario

Dar contestación a oficios recibidos. Cuando es necesario

Dar seguimiento a las inconformidades a las licitaciones. Cuando es necesario


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 32 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Elaborar cuadros comparativos. Cuando es necesario

Apoyar en la elaboración de bases de concursos por licitación o invitación.

Cuando es necesario

Llevar a revisión a Contraloría de Gobierno del Estado las bases y convocatoria de concursos por licitación o invitación.

Cuando es necesario

i) DESCRIPCIÒN DEL PERFIL DEL PUESTO a) Conocimientos requeridos para el puesto:. Mínimo nivel comercial o carrera técnica. Ideal: Nivel superior. Conocimientos de Licitaciones en sus diferentes modalidades. Conocimientos de las diferentes leyes vigentes que rigen la adquisición de bienes y servicios y a los Gobiernos Municipales: Ley de Presupuestos de Egresos del Estado de Hidalgo, Ley Orgánica Municipal, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo. Conocimientos del Manual de Calidad de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto, Procedimientos obligatorios y Procedimientos operativos. b) Habilidades requeridas: Experiencia en Administración, facilidad de palabra, buen manejo de paquetería de computación, facilidad d negociación. c) Actitudes:

Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Jefe de Adquisiciones. a) Reporta a: Director de Compras y Suministros. b) Le reportan: Encargado y Auxiliar. c) Clientes internos: Secretario de Administración, Director de Compras y Suministros, el Comité

de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, Dirección de Comunicación, Tesorería Municipal, áreas solicitantes de bienes y/o servicios.

d) Clientes externos: Proveedores, contraloría del Estado.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 33 DE 84

Formato: MFPMPSF01



e) Proveedores internos: Secretario de Administración, Director de Compras y Suministros, tesorería Municipal, jurídico, Secretaria General, Dirección de Desarrollo Económico, Departamento de Compras, Dirección de Informática, áreas solicitantes de bienes y/o servicios.

f) Proveedores externos: Proveedores de bienes y servicios, Gobierno del Estado, diario Oficial de la Federación.

g) Función general: Desarrollo del proceso completo de adquisiciones de bienes y/o servicios en sus diferentes modalidades.


Programar los concursos (convocatorias). Cuando es necesario.

Elaborar bases de concursos. Cuando es necesario.

Presidir actos de concursos (junta de aclaraciones, apertura de ofertas y fallo)

Cuando es necesario.

Evaluar las propuestas económicas y técnicas de concursos para revisión y adjudicación del Comité Municipal.


Enviar la documentación de evaluación a la área correspondiente para revisión y emisión del Dictamen Técnico.


Recibir y revisar las fianzas de contrato. Cuando es necesario.

Elaborar y emitir un control actualizado de los procesos de concurso. Cuando es necesario.

Invitar a los proveedores en base a su cumplimiento, especialidad y capacidad financiera para concursos por invitación bajo la modalidad de adjudicación directa, previa autorización del Secretario de Administración.


Recibir y evaluar las propuestas de concursos por invitación. Cuando es necesario.

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto:

Nivel: Licenciatura: Conocimientos de Licitaciones en sus diferentes modalidades. Conocimientos de Análisis de precios unitarios Conocimientos de Administración Municipal Conocimientos de las diferentes leyes vigentes que rigen la adquisición de bienes y servicios y a los Gobiernos Municipales: Ley de Presupuestos de Egresos del Estado de Hidalgo, Ley Orgánica Municipal, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo. Conocimientos de las Normas de Calidad: ISO 9001:2000, NMX-CC-9001:2000.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 34 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Conocimientos del Manual de Calidad de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto, Procedimientos obligatorios y Procedimientos operativos.

Habilidades requeridas: Facilidad de palabra, manejo de paquetería de computación, experiencia en administración de personal

Actitudes: Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso Confidencialidad Honestidad X Trato amable Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Encargado del departamento de Adquisiciones. a) Reporta a: Jefe de Adquisiciones. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Contraloría, comunicación social, jurídico, tesorería. d) Clientes externos: Ninguno. e) Proveedores internos: Áreas de la Presidencia solicitantes de bienes y servicios. f) Proveedores externos: Proveedores de bienes y servicios. g) Función general: Apoyar administrativamente en las actividades generadas en el

departamento de Adquisiciones de Concursos y Licitaciones. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Elaborar actas y orden del día de junta de aclaraciones, apertura de ofertas técnicas y económicas y fallo (Adquisiciones).

Cuando es necesario

Elaborar oficios. Cuando es necesario

Revisar correos electrónicos de la Dirección. Cuando es necesario

Integrar expediente de requisiciones. Cuando es necesario

Tramitar oficios de autorización de presupuesto. Cuando es necesario

Elaborar oficios para comunicación social. Cuando es necesario

Elaborar oficio de invitación a contraloría del Estado e integrantes del Cuando es


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 35 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Comité de Adquisiciones. necesario Elaborar oficio para la revisión de bases y convocatoria por parte de la contraloría del Estado.

Cuando es necesario

Enviar archivo magnético a informática para publicación de convocatoria y bases.

Cuando es necesario

Proporcionar apoyo en los actos de junta de aclaraciones, apertura de ofertas técnicas y económicas y fallos.

Cuando es necesario

Envío de documentación al área solicitante Cuando es necesario

Elaborar cuadros comparativos Cuando es necesario

Apoyar en la elaboración de bases y convocatorias. Cuando es necesario


Nivel: Mínimo carrera comercial o técnica. Ideal: Licenciatura. Conocimientos de Licitaciones en sus diferentes modalidades. Conocimientos de las diferentes leyes vigentes que rigen la adquisición de bienes y servicios y a los Gobiernos Municipales: Ley de Presupuestos de Egresos del Estado de Hidalgo, Ley Orgánica Municipal, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo. Conocimientos del Manual de Calidad de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto, Procedimientos obligatorios y Procedimientos operativos.

Habilidades requeridas: Experiencia en Administración, facilidad de palabra, buen manejo de paquetería de computación, trabajo en equipo.

Actitudes: Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad Trato amable Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía X Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Auxiliar administrativo (Coordinador de Calidad). a) Reporta a: Jefe de Adquisiciones. b) Le reportan: Ninguno.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 36 DE 84

Formato: MFPMPSF01



c) Clientes internos: Contraloría, Dirección Jurídica, Tesorería. d) Clientes externos: Proveedores de bienes y servicios. e) Proveedores internos: Áreas solicitantes de bienes y servicios. f) Proveedores externos: Proveedores de bienes y servicios. g) Función general: Apoyar administrativamente en las actividades generadas en el

departamento de Adquisiciones de Concursos y Licitaciones y coordinar las actividades relacionadas al SGC.


Controlar el archivo del padrón de proveedores. Cuando es necesario

Controlar los expedientes. Cuando es necesario

Controlar y actualizar el manual de calidad. Cuando es necesario

Apoyar en la venta de bases. Cuando es necesario

Preparar las reuniones del Comité de Adquisiciones. Cuando es necesario

Elaborar las actas de Comité de Adquisiciones. Cuando es necesario

Recibir facturas a los proveedores. Cuando es necesario

Llevar a cabo el procedimiento de pago a proveedores por las adquisiciones realizadas (elaboración de órdenes de compra, vales de entrada y solicitudes de pago en el Sistema Tonalli).

Cuando es necesario

Elaborar transferencias. Cuando es necesario

Asistir a las juntas del Comité de Calidad. Cuando es necesario

Elaborar el reporte de indicadores de calidad. Mensualmente i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO a) Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel: Mínimo carrera comercial o técnica. Ideal: Licenciatura. Conocimientos de Licitaciones en sus diferentes modalidades. Conocimientos de las diferentes leyes vigentes que rigen la adquisición de bienes y servicios y a los Gobiernos Municipales: Ley de Presupuestos de Egresos del Estado de Hidalgo, Ley Orgánica Municipal, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 37 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Conocimientos del Manual de Calidad de la Presidencia Municipal de Pachuca de Soto, Procedimientos obligatorios y Procedimientos operativos. b) Habilidades requeridas: Experiencia en Administración, facilidad de palabra, buen manejo de paquetería de computación, trabajo en equipo, manejo del Sistema Tonalli. c) Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad Trato amable Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía X Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: .

Nombre del puesto: Jefe de Departamento de Obra Pública.

a) Reporta a: Director de Compras y Suministros. b) Le reportan: Auxiliar, de las actividades que se llevan a cabo en la oficina, en cuestión de cada

obra que la SOPDUE emite para su realización de contratos, convenios, licitaciones, etc. c) Clientes internos: Ninguno. d) Clientes externos: Ninguno. e) Proveedores internos: Almacén, Informática y S.O.P.D.U.E. f) Proveedores externos: Constructoras. g) Función general: Coordinación general de los procedimientos de contratación de obra

pública. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Supervisión a los contratistas participantes para que cumplan con todos y cada uno de los requisitos solicitados para su participación.

Diariamente

Programación y organización de las juntas de dichos procedimientos. Regularmente Coordinación en la realización de la evaluación técnica y documental de las propuestas recibidas para la dictaminación de la mas viable y adecuada.

Cuando es requerido

Coordinación y elaboración de los contratos respectivos. Regularmente Trato específico con los contratistas involucrados. Regularmente Resolución de problemas, imprevistos o inconvenientes que se presentan durante los mencionados procesos.

Regularmente

Coordinación de la revisión periódica del padrón de contratistas (actualización del mismo).

Regularmente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 38 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Toma de decisiones importantes para el departamento. Cuando sea necesario

Acordar con el Director del Área Diariamente Realización de programas calendarizados de los procedimientos licitatorios (programación de los mismos).


Preparación de bases, cuadros mudos, anexos y planos necesarios para que los contratistas puedan participar.


Apoyo en la realización de las juntas de dichos procedimientos. Cuando sea necesario

Realización de la evaluación técnica y documental de las propuestas recibidas para la dictaminación de la más viable y adecuada.


Trato específico con los contratistas involucrados. Regularmente Recavar cada una de las firmas de los funcionarios y contratistas involucrados en los documentos de los procesos.


Elaboración de cuadros comparativos, acta de aclaraciones, acta de apertura de ofertas, acta de comunicación de fallo y contratos de los concursos bajo las modalidades de adjudicación directa, invitación a cuando menos 3 contratistas y licitación pública del programa federal hábitat.


i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel superior, ideal Ingeniería Civil, Arquitecto. Habilidades requeridas: Conocimiento en el manejo de los procedimientos de contratación

pública, en relación a la ley de obras públicas, conocimiento en el análisis de cada una de las propuestas como son análisis de precios unitarios, insumos, mano de obra, equipo, programas opus ole, Excel, Word,

Actitudes: Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable Objetividad X Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Auxiliar administrativo A. a) Reporta a: Jefe de Departamento de Obra Pública. b) Le reportan: Ninguno


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 39 DE 84

Formato: MFPMPSF01



c) Clientes internos: Ninguno d) Clientes externos: Son todas aquellas personas, organizaciones, departamentos externos al H.

Ayuntamiento que se ven beneficiados con el producto de los procesos que desempeña ese puesto.

e) Proveedores internos: Almacén, Informática y S.O.P.D.U.E. f) Proveedores externos: Constructora. g) Función general: Auxiliar en la coordinación de los procedimientos de contratación de Obra

Pública. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Preparación de bases, cuadros mudos, anexos y planos necesarios para que los contratistas puedan participar.

Cuando sea necesaria

Apoyo en la realización de las juntas de dichos procedimientos. Cuando sea necesaria

Trato específico con los contratistas involucrados. Regularmente Recavación de cada una de las firmas de los funcionarios y contratistas involucrados en los documentos de los procesos.


Revisión periódica del padrón de contratistas (actualización del mismo). Regularmente Elaboración de actas de comité de obra pública y comité de adquisiciones.


Elaboración de cuadros comparativos, contratos y dictámenes de comité de los concursos bajo las modalidades de adjudicación directa, invitación a cuando menos 3 contratistas y licitación pública.


Elaboración de convenios de modificación de contratos (monto y plazo). Cuando sea necesaria

Elaboración de actas de aclaraciones, apertura de ofertas y comunicación de fallo de los concursos de invitación a cuando menos 3 contratistas y licitación pública.


Apoyo en la realización de juntas para la realización de los concursos. Cuando sea necesaria

Control del archivo. Regularmente Elaboración de cuadros comparativos, acta de aclaraciones, acta de apertura de ofertas, acta de comunicación de fallo y contratos de los concursos bajo las modalidades de adjudicación directa, invitación a cuando menos 3 contratistas y licitación pública del programa federal hábitat.


Recibir correspondencia Regularmente Recibir y canalizar llamadas telefónicas Diariamente Solicitar papelería Mensualmente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PÙESTO


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 40 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Conocimientos requeridos para el puesto: Mínimo bachillerato o carrera comercial. Ideal Licenciatura.

Habilidades requeridas: Conocimiento del procedimiento de contratación de obra pública, programas de Excel, Word, power point.

Actitudes: Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Encargado del departamento de Control de Activo Fijo. a) Reporta a: Director de Compras y Suministros. b) Le reportan: Secretaria, Auxiliar. c) Clientes internos: Todas las áreas del ayuntamiento. d) Clientes externos: Ninguno. e) Proveedores internos: Almacén, informática. f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Elaboración de resguardos, altas al inventario, modificaciones al inventario,

actualizaciones y cambios de acuerdo a las indicaciones de cada área, levantamientos de inventario por área.

h) Funciones específicas: DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Frecuencia

Planear de las actividades del departamento y delegar funciones. Diariamente

Tomar de decisiones cotidianas o en contingencias. Cuando sea necesario

Reportar al Director de Compras y Suministros las tareas y pendientes del departamento. Diariamente

Elaborar resguardos Diariamente Dar bajas y altas al inventario Diariamente Visitas a las áreas para su verificación Diariamente


Conocimientos requeridos para el puesto: Ideal nivel superior, mínimo bachillerato habilidades requeridas: Computación, (Office, Excel, Word, power point), administración

de personal. Actitudes:


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 41 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Auxiliar administrativo del Departamento de Control de Activo Fijo. a) Reporta a: Encargado del Departamento de Control de Activo Fijo b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Todos los departamentos del H. Ayuntamiento d) Clientes externos: No se tienen. e) Proveedores internos: Almacén general, Informática. f) Proveedores externos: No se tienen. g) Función general: Elaboración de resguardos, altas y bajas al inventario, modificaciones al

inventario, conciliación contable de facturas. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Frecuencia Elaborar resguardos Diariamente Dar bajas y altas al inventario Diariamente

Conciliación de facturas Mensualmente

i)DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO

Conocimientos requeridos para el puesto: Mínimo bachillerato o carrera comercial. Ideal nivel superior.

habilidades requeridas: Computación, (Office, Exel, Word, Power Point). Actitudes:

Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad Trato amable Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X



MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 42 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Nombre del puesto: Secretaria del Departamento de Control de Activo Fijo. a) Reporta a: Encargado del Departamento de Control de Activo Fijo b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Todos los departamentos del H. Ayuntamiento d) Clientes externos: No se tienen. e) Proveedores internos: Almacén general, Informática. f) Proveedores externos: No se tienen. g) Función general: Elaboración de resguardos, altas y bajas al inventario, modificaciones al

inventario, elaboración de oficios, control de finiquitos, actualizaciones y cambios de acuerdo a las indicaciones de cada área, levantamientos de inventario por área, archivar, atender llamadas telefónicas.

h) Funciones específicas:.


Recibir correspondencia Diariamente Enviar correspondencia Diariamente Atender el teléfono Diariamente Elaborar altas en caso de nuevas adquisiciones y bajas al inventario con los bienes obsoletos o en mal estado Diariamente

Elaborar resguardos con cambio de usuario o responsable de acuerdo a las indicaciones de cada área. Diariamente

Acuatizar el inventario por las modificaciones solicitadas Diariamente

Realizar visita a las diferentes áreas para la verificación de los bienes. Cuando es requerido

Solicitar el material de papelería Mensualmente


Conocimientos requeridos para el puesto: Carrera de secretariado, conocimiento de computación.

habilidades requeridas: Computación, (Office, Excel, Word, power point). Actitudes:

Actitud de servicio Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad Trato amable Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 43 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Proactivo Disposición X Alguna otra, por favor mencione: .

Nombre del puesto: Jefe De Compras y Suministros a) Reporta a: Director de Compras y Suministros b) Le reportan: Cotizador y Encargado de Revisión y Trámite de Facturas para Pago c) Clientes internos: Todas las áreas del H. Ayuntamiento que solicitan una compra d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Almacén, Informática. f) Proveedores externos: Proveedores. g) Función general: Recepción, control y suministro de las requisiciones de bienes y servicios

solicitados por las dependencias del H. Ayuntamiento y la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y la mejora continua de su eficacia en el departamento de compras Dar cumplimiento a las actividades documentadas en su procedimiento para el desarrollo de su proceso así como recabar evidencia del mismo.


Recepción y control de requisiciones Diariamente Cotización de requisiciones Diariamente Elaboración de ordenes de compra y envío de pedidos Cuando es

requerido Actualizar y Mantener el Padrón de Proveedores del departamento Diariamente Verificar la entrega de materiales y cumplimiento de servicios adquiridos Cuando es

requerido Hacer aclaraciones con clientes internos y proveedores externos Diariamente Negociar precios, tiempos de entrega, y condiciones de pago con los proveedores

Cuando es requerido

Recibir correspondencia Cuando es requerido

Coordinar y dar seguimiento a las actividades del departamento Diariamente Alta de artículos en el sistema y actualización de precios Cuando es

requerido Emitir reporte de compras realizadas por el departamento Mensualmente Emitir reporte del Sistema de Gestión de Calidad Mensualmente Revisión y autorización de Ordenes de compra Diariamente Revisión de solicitudes de pago para pasar a firmas de autorización Diariamente Suplir vacaciones del personal Semestralmente Vigilar el cumplimiento y buen desempeño de las actividades que afectan directamente a la calidad de los servicios prestados

Diariamente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 44 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Mantener actualizado el control y seguimiento de los procesos del área Diariamente Monitorear la funcionalidad del modulo de adquisiciones en el sistema Tonalli Diariamente Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2000 Diariamente Asistir a Juntas de Calidad Mensualmente Atender a proveedores Diariamente Visitar a proveedores Cuando es

requerido Hacer requisiciones, transferencias y solicitudes de pago de algunas áreas Frecuentemente Elaborar comunicados del departamento Frecuentemente Documentar todo el proceso conjuntamente con el coordinador de calidad Frecuentemente Aplicar y controlar los documentos internos y externos relacionados con el sistema de gestión de la calidad,

Cuando sea requerido

Solventar las acciones preventivas, correctivas y hallazgos que emanan de las auditorias internas

Cuando sea requerido

Más las que se le asignen Cuando sea requerido

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Licenciatura o carrera trunca, conocimiento de

la Norma ISO 9001:2000, curso de inducción al sistema gestión de la calidad,. En el Sistema de Gestión de la Calidad, política, conceptos básicos de la norma, manual de funciones, normas y reglamentos vigentes en la materia. Leyes regulatorias aplicables al puesto.

Habilidades requeridas: Experiencia en el área de compras, manejo de paquetería Office, manejo de sistema Tonalli

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X


Nombre del puesto: Cotizador a) Reporta a: Jefe de Compras b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Todas las áreas del H. Ayuntamiento que solicitan una compra


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 45 DE 84

Formato: MFPMPSF01



d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Todas las áreas del H. Ayuntamiento que solicitan una compra por

medio de una requisición f) Proveedores externos: Proveedores. g) Función general: Cotizar y elaborar pedidos de las distintas áreas dar cumplimiento a las

actividades documentadas en su procedimiento para el desarrollo de su proceso así como recabar evidencia del mismo.


Cotización de artículos. Diariamente Elaboración de cuadros fríos. Diariamente Elaboración ordenes de compra y envió de pedidos. Cuando es

requerido Actualizar Mantener el Padrón de Proveedores del departamento. Diariamente Verificar la entrega de materiales y cumplimiento de servicios adquiridos. Cuando es

requerido Hacer aclaraciones con clientes internos y proveedores externos. Diariamente Negociar precios, tiempos de entrega, y condiciones de pago con los proveedores.

Cuando es requerido

Alta de artículos en el sistema Tonalli y actualización de precios. Cuando es requerido

Revisión de solicitudes de pago para pasar a firmas de autorización. Cuando es requerido

Monitorear la funcionalidad del modulo de adquisiciones en el sistema Tonalli. Frecuentemente Asistir a Juntas de Calidad cuando el coordinador no puede asistir. Cuando es

requerido Atender llamadas telefónicas. Frecuentemente Atender a proveedores. Diariamente Aplicar y controlar los documentos internos y externos relacionados con el sistema de gestión de la calidad,

Cuando es requerido

Solventar las acciones preventivas, correctivas y hallazgos que emanan de las auditorias internas.

Cuando es requerido

Mas las que se le asignen. Cuando es requerido

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Bachillerato o equivalente, conocimiento de la

Norma ISO 9001:2000, curso de inducción al sistema gestión de la calidad. En el sistema de gestión de la calidad, política, conceptos básicos de la norma, manual de funciones, normas y reglamentos vigentes en la materia. Leyes regulatorias aplicables al puesto.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 46 DE 84

Formato: MFPMPSF01






Nombre del puesto: Encargado de Revisión y Trámite de Facturas para Pago. a) Reporta a: Jefe de Compras b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Todas las áreas del H. Ayuntamiento que solicitan una compra d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Todas las áreas del H. Ayuntamiento que solicitan una compra por

medio de una requisición. f) Proveedores externos: Proveedores. g) Función general: Recibir facturas a revisión y tramitarlas ante Tesorería municipal para el pago

correspondiente. Dar cumplimiento a las actividades documentadas en su procedimiento para el desarrollo de su proceso así como recabar evidencia del mismo.


DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Recibir facturas para revisión Diariamente Elaboración de solicitudes de pago Diariamente Efectuar aclaraciones con proveedores respecto a sus pagos Cuando es

requerido Archivar la documentación generada en el departamento Diariamente Verificar la entrega de materiales y cumplimiento de servicios adquiridos Diariamente Hacer aclaraciones con clientes internos y proveedores externos Cuando es

requerido Control de Archivo del departamento Diariamente Elaboración de reporte mensual de compras sin requisición Mensual Monitorear la funcionalidad del modulo de adquisiciones en el sistema Tonalli Diariamente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 47 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Aplicar y controlar los documentos internos y externos relacionados con el sistema de gestión de la calidad,

Cuando es requerido

Solventar las acciones preventivas, correctivas y hallazgos que emanan de las auditorias internas

Cuando es requerido

Mas las que se le asignen Cuando es requerido


Conocimientos requeridos para el puesto: Bachillerato o equivalente, conocimiento de la Norma ISO 9001:2000, curso de inducción al sistema gestión de la calidad, en el sistema de gestión de la calidad, política, conceptos básicos de la norma, manual de funciones, normas y reglamentos vigentes en la materia. Leyes regulatorias aplicables al puesto.




Nombre del puesto: Encargado del Departamento de Almacén General

a) Reporta a: Director de Compras y Suministros b) Le reportan: Administrativo, Ayudante de Almacén c) Clientes internos: Todos los departamentos del H. Ayuntamiento Auxiliar d) Clientes externos: No tiene. e) Proveedores internos: Compras, Informática, Gestión de la Calidad, Recursos Humanos,

Concursos y Licitaciones. f) Proveedores externos: Todos aquellos establecimientos que entregan material al

Departamento. g) Función general: Coordinar las actividades de atención y solicitud de material, verificación

de nivel de inventarios, entradas y salidas y los requerimientos de duplicidad de formatos que solicitan los departamentos del Ayuntamiento, asimismo tiene la responsabilidad en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y la mejora continua de su eficacia.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 48 DE 84

Formato: MFPMPSF01




Recepción, resguardo y control de bienes adquiridos Diariamente Verificar que las cantidades de material surtidas corresponden a las habilidades por las diferentes áreas.

Diariamente

Otorgar las salidas de los bienes, equipos y mobiliario asignados a las dependencias municipales

Diariamente

Tener y mantener un sistema de control de entradas y salidas de almacén Diariamente Llevar el inventario físico del almacén y registro de movimientos de mobiliario y equipo que forma parte del Patrimonio.

Diariamente

Atender al personal que acude a solicitar material. Diariamente Controlar y actualizar en equipo de cómputo los resguardos de los diversos productos

Diariamente

Atender requerimientos del personal a su cargo. Diariamente Dar cumplimiento a las habilidades definidas en los puntos de la norma ISO y del sistema de gestión de la calidad que están definidas en la matriz de habilidades dentro del manual de calidad

Quincenalmente

Vigilar el buen desempeño en las habilidades que afectan directamente la calidad de los servicios prestados, así como la evidencia para mantener actualizado el control y seguimiento de los procesos del área.

Diariamente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO: Conocimientos requeridos para el puesto: Conocimientos en contabilidad e

inventario. Habilidades requeridas: Manejo de duplicador, equipo de computo, manejo de Sistema

“TONALLI” y “SAM” Actitudes:. Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X


Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo.

a) Reporta a: Encargado del Departamento de Almacén General. b) Le reportan: Ninguno.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 49 DE 84

Formato: MFPMPSF01



c) Clientes internos: Todos los departamentos que requieren algún material del almacén. d) Clientes externos: No tiene e) Proveedores internos: Compras, Informática f) Proveedores externos: Todos aquellos establecimientos que entregan material al

departamento. g) Función general: Apoyar en actividades administrativas del Departamento de Almacén,

así como en la atención al personal que requiere material y solicitud del mismo. Apoyar en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y la mejora continua de su eficacia.


Recepción de vales de material de las áreas Diariamente Solicitar material para poder proveer a las diferentes áreas. Mensualmente Verificar que las cantidades de material surtidas correspondan a las solicitadas por las diferentes áreas.

Diariamente

Verificar existencias físicas contra inventario Mensualmente Duplicar diversos formatos para existencias propias del almacén Eventualmente Informar a las diferentes áreas que su material fue adquirido y puedan recogerlo

Diariamente

Actualizar en equipo de computo la recepción y la salida de material. Diariamente Archivar los vales de material solicitado. Diariamente Archivar las copias de las facturas de material que se recibe. Diariamente Dar seguimiento al sistema de gestión de la calidad y al plan anual de calidad Quincenalmente Aplicar y controlar los documentos internos y externos relacionados con el sistema de gestión de la calidad, así como solventar las acciones preventivas, correctivas y hallazgos que emanan de las auditorias internas y externas.

Constantemente


Conocimientos secretariales Curso y/o conocimientos del sistema de gestión de la calidad Curso de inducción al sistema de gestión de la calidad.

Habilidades requeridas: Actitud de servicio Manejo de duplicador Manejo de paquetería Office

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 50 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Ayudante de Almacén

a) Reporta a: Encargado del Departamento de Almacén General b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Todos los departamentos que requieren algún material del almacén. d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Ninguno. f) Proveedores externos: Todos los establecimientos que proveen material. g) función general: Mantener en orden el material existente en el almacén. Dar cumplimiento

al procedimiento documentado del proceso de almacén. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Surtir el material que solicitan las diferentes áreas. Diariamente Verificar existencias físicas contra inventario. Mensualmente Acomodar material que se recibe y que existe Diariamente Cooperar en la duplicación de los diversos formatos Diariamente


Primaria Curso de inducción al sistema de gestión de la calidad.

Habilidades requeridas: Manejo de duplicador Fuerza física. Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X



MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 51 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Nombre del puesto: Director de Informática

a) Reporta a: Secretario de Administración b) Le reportan:

Control Administrativo Mantenimiento y Desarrollo de Sistemas Mantenimiento de Sistemas Coordinador de la página Web Coordinador Coordinador de Soporte Técnico Soporte Técnico y Diseño Grafico Telecomunicaciones. Telefonistas.

c) Clientes internos: Todas las áreas del H. Ayuntamiento d) Clientes externos: Ciudadanos que demandan mejores sistemas de información e) Proveedores internos: Compras, Almacén General, Obras públicas, Tesorería. f) Proveedores externos: Equipo de computo: Francisco Sotelo, Rep. de equipo Dic de

Hidalgo, Francisco Cano, Conexis (HP), TecData (Compaq), Correo Relaciones Prodigy, Nomina y Cash W. Bancomer, Radios: Mario Covarrubias Melo, Equipos de Radiocomunicación, Antenas de comunicaciones y telecomunicaciones, Telecomunications Consulting México.

g) Función general: Coordinar las actividades que tienen que ver con Tecnologías de Información que mejoren los servicios que proporciona el Ayuntamiento. Asimismo tiene la responsabilidad de apoyo en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y la mejora continua de su eficacia.

h) Funciones especificas DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA

Planeación, programación y coordinación del desarrollo de la infraestructura informática y de comunicación de las dependencias municipales

Diariamente

Atender los servicios de informática solicitados por las dependencias del Gobierno Municipal

Diariamente

Control del flujo de información de los sistemas computarizados Diariamente La programación de sistemas para descentralizar la captación de ingresos Mensualmente La presentación de reportes a la administración municipal Diariamente El control del inventario de los sistemas y equipos de cómputo propiedad del Gobierno Municipal

Mensualmente

Instalación, desarrollo y capacitación de sistemas y equipos de cómputo Mensualmente Respaldo de bases de datos Mensualmente Asesoramiento en la adquisición de equipos de cómputo Ocasionalment

e Fortalecer la infraestructura de equipo y sistemas del municipio Diariamente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 52 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Evaluar nuevas tecnologías que permitan mejorar la administración Diariamente Evaluar y aprobar compra de equipo de computo Ocasionalment

e Evaluar y aprobar compra de equipo de comunicación Ocasionalment

e Publicar información en Internet e intranet Mensualmente Administrar el sistema de correo electrónico Diariamente Administrar la red del Gobierno Municipal Diariamente Coordinar y supervisar las labores de soporte técnico Diariamente Coordinar y supervisar las labores de sistemas de información Diariamente Coordinar y supervisar las labores de nuevos proyectos Diariamente Coordinar y supervisar las labores de seguridad de la información Diariamente Emitir documentación que compete a la dirección Diariamente Supervisar el cumplimiento a las actividades definidas en los puntos de la norma ISO y del sistema de gestión de la calidad que están definidas en la matriz de responsabilidades dentro del manual de calidad.

Diariamente

i) DESCRPCION DEL PERFIL DEL PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto:

Nivel mínimo: Ingeniería y/o Licenciatura Experiencia en Redes y Sistemas operativos Conocimientos de programación Conocimientos de electrónica Conocimientos de administración Conocimientos avanzados de Internet y correo electrónico Conocimientos de radiocomunicación Conocimientos de conmutadores Curso o conocimientos del sistema de gestión de la calidad Curso de inducción al sistema de gestión de la calidad

En el sistema de gestión de la calidad, política, conceptos básicos de la norma, manual de funciones, normas y reglamento vigente en la materia.

Habilidades requeridas: Inglés Trabajo en equipo Visión de largo plazo Creatividad Trabajo bajo presión Liderazgo Administración por proyectos

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 53 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: _______________ Nombre del puesto: Control Administrativo a) Reporta a: Director de Informática. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Todas las áreas del gobierno municipal d) Clientes externos: Ninguno. e) Proveedores internos: Compras, Almacén General. f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Coordinar la administración y control de archivos de la Dirección de

Informática h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Administración y control de archivos Diariamente Realización de formatos varios y oficios varios Diariamente Reportes de mantenimientos correctivos y preventivos Mensualmente Planeación y análisis de proyectos productivos Trimestralment

e Conocer y aplicar las políticas en el sistema de gestión de calidad Diariamente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo: Licenciatura Conocimientos en Administración Habilidades requeridas:

Trabajo en equipo Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso x Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 54 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: _______________ Nombre del puesto: Mantenimiento y desarrollo de sistemas a) Reporta a: Director de Informática b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Usuarios de sistemas desarrollados en el municipio. d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Ninguno f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Realizar los análisis y desarrollo de sistemas de información h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Actualizar los sistemas de información Diariamente Analizar y desarrollar los sistemas de información Mensualmente Programar respaldos de información Bimestralmente Conocer y aplicar las políticas en el sistema de gestión de calidad Diariamente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo: Licenciatura Ideal: Computación, Informática, Sistemas. Habilidades requeridas: Manejo de Visual Basic Manejo de Visual FoxPro Manejo de Delphi Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: _______________ Nombre del puesto: Mantenimiento de sistemas


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 55 DE 84

Formato: MFPMPSF01



a) Reporta a: Director de Informática. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Los jefes de los departamentos involucrados. d) Clientes externos: Ninguno. e) Proveedores internos: Compras, Almacén General. f) Proveedores externos: Los relacionados con la implantación del proyecto. g) Función general: Coordinar las actividades para la implantación de sistemas de información. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Coordinar la implantación de nuevos proyectos Diariamente Recopilar información entre las áreas involucradas Diariamente Informar a las áreas los cambios que requerirá el nuevo proyecto Semanalmente Realizar informes sobre el avance del proyecto Quincenalment

e Coordinar la relación municipio–proveedor Mensualmente Desarrollo de documentos para Intranet Mensualmente Mantenimiento al catálogo de equipos y licencias Mensualmente Coordinador de calidad para aplicar las normas de calidad en el área de informática

Diariamente


Nivel mínimo: Licenciatura área: Informática Conocimientos de contabilidad administración Curso o conocimientos de la norma ISO 9001:2000 Curso de inducción al sistema de gestión de la calidad

Habilidades requeridas: Trabajo en equipo

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione:______________ Nombre del puesto: Coordinador de la página Web


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 56 DE 84

Formato: MFPMPSF01



a) Reporta a: Director de Informática. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Todas las áreas del gobierno municipal d) Clientes externos: Ninguno. e) Proveedores internos: Compras, Almacén General. f) Proveedores externos: Digital innova (alojo de la pagina Web) g) Función general: Coordinar las actividades para el diseño y mantenimiento de la página web. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Creación y mantenimiento de sistemas en línea Semanalmente Manejo de la pagina web Diariamente Publicación de información al portal de la pagina web mediante solicitud de los distintos titulares

Diariamente

Elaboración de diseños para multimedia y web Mensualmente Conocer y aplicar las políticas en el sistema de gestión de calidad Diariamente


Nivel mínimo: Licenciatura Área: Informática Conocimientos de seguridad informática



Alguna otra, por favor mencione: _______________ Nombre del puesto: Coordinador a) Reporta a: Director de Informática. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Todas las áreas del gobierno municipal d) Clientes externos: Ninguno. e) Proveedores internos: Compras, Almacén General.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 57 DE 84

Formato: MFPMPSF01



f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Coordinar las actividades para conservar y proteger la información. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Administración de bases de datos Diariamente Protección contra virus informáticos Mensualmente Manejo de la página de intranet Semanalmente Analizar y desarrollar los sistemas de información Mensualmente Conocer y aplicar las políticas en el sistema de gestión de calidad Diariamente


Nivel mínimo: Licenciatura Área: Informática Conocimientos de seguridad informática


Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: _______________ Nombre del puesto: Coordinador de Soporte Técnico a) Reporta a: Director de Informática b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Todos los usuarios de equipo de cómputo. d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Compras, Almacén General. f) Proveedores externos: Proveedores de reparación de equipo g) Función general: Realizar las acciones para mantenimiento preventivo y correctivo del equipo

de cómputo. Dar cumplimiento a los puntos documentados en su procedimiento para su proceso.



MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 58 DE 84

Formato: MFPMPSF01



DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Realizar los mantenimientos correctivos a equipo de cómputo Semanalmente Programar y realizar los mantenimientos preventivos Mensualmente Realizar la asignación y configuración de equipo nuevo Semanalmente Realizar las instalaciones y configuración del software Diariamente Documentar los procesos conjuntamente con el coordinador de calidad Mensualmente Dar seguimiento al sistema de gestión de la calidad y al plan anual de calidad

Diariamente

Aplicar y controlar los documentos internos y externos relacionados con el sistema de gestión de la calidad, así como solventar las acciones preventivas, correctivas y hallazgos que emanan de las auditorias internas y externas

Diariamente


Nivel mínimo: Preparatoria Conocimientos básicos de computación Curso de inducción al sistema de gestión de la calidad En el sistema de gestión de la calidad, política, conceptos básicos de la norma, manual de funciones, normas y reglamento vigente en la materia.

Habilidades requeridas: Diagnóstico de fallas


Alguna otra, por favor mencione: _______________ Nombre del puesto: Soporte técnico y diseño grafico a) Reporta a: Director de Informática b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Personal del Ayuntamiento d) Clientes externos: Diferente Áreas del Ayuntamiento


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 59 DE 84

Formato: MFPMPSF01



e) Proveedores internos: Ninguno. f) Proveedores externos: Empresa de Radiocomunicación y Conmutadores. g) Función general: Mantener en buen estado la Radiocomunicación de las diferentes Áreas del

Ayuntamiento, así como programación del conmutador y desarrollo de diseños multimedia. Mantener en funcionamiento la red Municipal. Apoyar a la implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y la mejora continua de su eficacia.


Revisar y atender la solicitud del mantenimiento de los equipos de radio comunicación.

Semanalmente

Elaboración de diseños para multimedia y web Mensualmente Realizar los mantenimientos correctivos a equipo de cómputo Semanalmente Realizar la asignación y configuración de equipo Mensualmente Realizar las instalaciones y configuración del software Diariamente Mantenimiento de La Red Municipal Diariamente Conocer y aplicar las políticas en el sistema de gestión de calidad Diariamente


Nivel mínimo: Carrera Técnica Curso o conocimientos de la norma ISO 9001:2000 Curso de inducción al sistema de gestión de la calidad

En el sistema de gestión de la calidad, política, conceptos básicos de la norma, manual de funciones, normas y reglamento vigente en la materia

Habilidades requeridas: Manejo de equipo de cómputo Manejo de programas de diseño Web Programación de la hiperterminal para conmutador Conocimiento en Redes Trabajo en equipo Trabajo bajo presión

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 60 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Alguna otra, por favor mencione: _______________ Nombre del puesto: Telecomunicaciones

a) Reporta a: Director de Informática. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Todas las áreas del gobierno municipal d) Clientes externos: Ninguno. e) Proveedores internos: Compras, Almacén General. f) Proveedores externos: Telmex g) Función general: Coordinar mantener el buen funcionamiento de los conmutadores, así

como sus extensiones. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Reparar de forma general las extensiones telefónicas Diariamente Habilitar líneas de teléfono Diariamente Programación de conmutadores Diariamente Reparación de conmutadores Mensualment

e Conocer y aplicar las políticas en el sistema de gestión de calidad Diariamente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo: Carrera técnica Área: Informática

Conocimientos en conmutadores y programación Habilidades requeridas: Trabajo en equipo Actitudes:


Alguna otra, por favor mencione: _______________ Nombre del puesto: Telefonistas


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 61 DE 84

Formato: MFPMPSF01



a) Reporta a: Director de Informática. b) Le reportan: Ninguno. c) Clientes internos: Todas las áreas del gobierno municipal d) Clientes externos: Ciudadanía de Pachuca e) Proveedores internos: Ninguno. f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Atender a la ciudadanía con amabilidad y cortesía y proporcionar la

información correspondiente a sus actividades. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Contar con la información técnica del equipo telefónico Diariamente Responder a las llamadas Diariamente Proporcionar información Diariamente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DEL PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo: Estudios Básicos Habilidades requeridas: Trabajo en equipo y una buena disponibilidad Actitudes:


Alguna otra, por favor mencione: _______________

Nombre del puesto: Encargado Gestión y Control de Servicios.

a) Reporta a: Secretario de Administración. b) Le reportan: Auxiliar administrativo, supervisor de suministro de combustible. Auxiliar Administrativo Supervisores de Suministro de Combustible c) Clientes internos: Presidente Municipal, Secretarios, Directores, Jefes de Departamento,

Sindicato de Trabajadores y Mercados Municipales. d) Clientes externos: Ciudadanos de manera indirecta.


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 62 DE 84

Formato: MFPMPSF01



e) Proveedores internos: Los Secretarios, Directores, Jefes de Departamento y Sindicato Municipal.

f) Proveedores externos: Teléfonos de México, Caasim, Luz y Fuerza, Iusacell, S.A. de C.V. Radiomovil Dipsa, S.A. de C.V., Gasolineras y Arrendadores de Inmuebles.

g) Función general: Controlar y administrar los servicios a oficinas municipales para la atención a las demandas de los ciudadanos, proveer en forma oportuna las necesidades de contratación de servicios que se requieran, administrar de manera óptima los bienes y recursos del H. Ayuntamiento.



Conocimientos requeridos para el puesto: Contaduría Fiscal. Conocimientos de Ley Orgánica Municipal, Ley del I.S.R., Ley del I.V.A., y Código Fiscal de la Federación.

Habilidades requeridas: Manejo de paquetería Office Internet y Correo electrónico Facilidad de palabra Experiencia en control y administración de recursos económicos y materiales.


Alguna otra, por favor mencione: _______________

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Adquirir, contratar y suministrar bienes y servicios para funcionamiento de oficinas

Diariamente

Solicitar dotación de vales de combustible para funcionarios de diversas oficinas e I.M.C.A.

Semanal

Elaborar control de vales por número de folio y denominación. Semanal Entregar y recabar acuse de recibo de dotaciones de vales de combustible Diariamente Entregar dotaciones extra de combustible a funcionarios y departamentos Semanal


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 63 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo.

a) Reporta a: Encargado de Gestión y Control de Servicios. b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Todos los departamentos de la Presidencia Municipal. d) Clientes externos: Ciudadanos de manera indirecta. e) Proveedores internos: Todos los departamentos de Presidencia Municipal. f) Proveedores externos: Teléfonos de México, Caasim, Luz y Fuerza y Arrendadores de

Inmuebles. g) Función general: Coordinar y realizar las actividades correspondientes a Auxiliar

Administrativo. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Asistir al Encargado del departamento en atención a visitas Diariamente Recibir, clasificar y turnar documentación dirigida al departamento Diariamente Elaborar transferencias de presupuesto en sistema tonalli por los servicios a oficinas.

Diariamente

Recibir facturas y recibos por servicios de agua potable, teléfono, energía eléctrica...etc.

Diariamente

Elaborar y llevar control de vales solicitados al almacén general Mensual Elaborar y llevar control del archivo generado en el departamento Diariamente Recabar autorizaciones en facturas y recibos, contratos de renta de inmuebles Diariamente Solicitar fotocopias de facturas, solicitudes de pago, transferencias y contratos de renta

Diariamente

Atender llamadas telefónicas al departamento Diariamente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 64 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Laborar relación de dotaciones para registrar contablemente afectando a departamentos

Semanal

Elaborar control de existencias de vales de combustible pendientes de entregar Semanal Elaborar bitácora de vales entregados y consumidos por oficinas municipales Mensual Elaborar contratos de arrendamiento de inmuebles para oficinas municipales Cuando es

necesario Solicitar y tramitar contratos de agua potable, energía eléctrica, teléfonos celulares y de Telmex para funcionarios y oficinas municipales.

Cuando es necesario

Tramitar y coordinar los pagos de recibos de renta de inmuebles Mensual Tramitar y coordinar los pagos de recibos de energía eléctrica Diariamente Tramitar y coordinar los pagos de agua potable de oficinas municipales Mensual Tramitar y coordinar los pagos de facturas de servicio telefónico fijo y celulares Mensual Tramitar y coordinar los pagos de facturas por combustibles y lubricantes de oficinas

Diariamente

Elaborar bitácoras de servicios agua potable, energía eléctrica, teléfonos celulares, renta de inmuebles, teléfonos de México, servicio de copiado y agua purificada.

Mensual

Elaborar bitácoras de suministro de combustible y lubricantes de: S.O.P.D.U.E., Secretaria de servicios municipales, Secretaria de seguridad pública y diversas oficinas municipales.

Quincenal y mensual

Recibir y enviar reportes de reparación de líneas telefónicas a Telmex, Iusacell y telcel.

Cuando es necesario

Elaborar comprobación de reportes de suministro contra facturas para el pago a proveedores de servicio de suministro de combustible de diversas oficinas municipales.

Quincenal y mensual

Informar a Secretario de Administración el status administrativo de procesos relevantes

Diariamente

Realizar tramites con CAASIM sobre reparaciones y sustituciones de medidores de agua de oficinas y mercados municipales.

Cuando es necesario

Aplicación y entrega de transferencias y solicitudes de pago con facturas a Contaduría General.

Diariamente

Elaborar informe estadístico de los servicios de agua potable, energía eléctrica, combustibles y lubricantes, líneas telefónicas, teléfonos celulares, renta de inmuebles, agua purificada y fotocopiado.

Mensual

Entregar a Contaduría General las bitácoras de consumo de combustible y lubricantes durante los 5 primeros días de cada mes.

Mensual

Solicitar documentación que acredite personalidad de representantes y proveedores de servicios para catalogo de proveedores.

Cuando es necesario

Entregar a Secretaria de Servicios Municipales, S.O.P.D.U.E.y Secretaria de Seguridad Pública los formatos de reportes del registro de suministro de combustible.

Quincenal y mensual


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 65 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Revisar recibos por consumo de agua potable, energía eléctrica, teléfonos celulares y teléfono fijo para que no existan cobros indebidos.

Mensual

Realizar inspecciones físicas a tomas de agua de casetas de policía y mercados municipales para evitar fugas de agua, solicitando reparación a CAASIM o mantenimiento.

Cuando es necesario

Efectuar revisiones periódicas de los resguardos actuales contra el mobiliario existente en el departamento.

Cuando es necesario

Realizar visitas periódicas a supervisores de suministro de combustible Semanal Solicitar en sistema Siana de Telmex la impresión de facturas de las líneas a nombre de Municipio de Pachuca.

Mensual

Elaborar proyectos de presupuesto de renta de inmuebles, agua potable, energía eléctrica, servicio telefónico, agua purificada, fotocopiado y dotaciones de vales de combustible.

Anualmente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo: Asistente Ejecutiva.

Conocimientos básicos secretariales. Habilidades requeridas: Manejo de paquetería Office Internet y Correo electrónico Facilidad de palabra Excelente ortografía y redacción Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo X Disposición X


Nombre del puesto: Supervisor de suministro de combustible.

a) Reporta a: Encargado de Gestión y Control de Servicios. b) Le reportan: Ninguno


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 66 DE 84

Formato: MFPMPSF01



c) Clientes internos: Secretarios, Directores y Jefes de Departamento de Servicios Municipales y Obras Públicas, Desarrollo Urbano y Ecología.

d) Clientes externos: Ciudadanos que solicitan servicios en oficinas municipales. e) Proveedores internos: Ninguno f) Proveedores externos: Estación de servicio de suministro de combustibles y lubricantes. g) Función general: Supervisar, coordinar y controlar el suministro de combustible a

vehículos oficiales y de apoyo de Presidencia Municipal. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Recibir formatos autorizados para suministro de combustibles y lubricantes Mensual Supervisar el correcto suministro de combustible para unidades autorizadas Diariamente Controlar y revisar los vales de suministro de combustible para vehículos oficiales y de apoyo de la Secretaria de Obras Publicas, Desarrollo Urbano y Ecología

Diariamente

Detallar el importe en litros y pesos por el suministro de combustibles, recabando firma del operador en los formatos autorizados.

Diariamente

Tabular totales de los formatos autorizados de Secretaria de Obras Públicas y Secretaria de Servicios Municipales.

Diariamente

Elaborar y registrar notas de venta al final del día por el combustible suministrado

Diariamente

Verificar y validar con el personal de la estación de servicios los totales de combustible

Diariamente

Conservar bajo su custodia los formatos y comprobantes por el suministro, hasta entregarlos al encargado del departamento.

Diariamente

Solicitar actualización de formatos autorizados a cada una de las secretarias para evitar suministro de combustible a vehículos no autorizados

Mensual

Vigilar estrictamente que el suministro de combustible y lubricantes sea únicamente a los vehículos y personas autorizadas

Diariamente


Nivel mínimo: Bachillerato Conocimientos básicos de supervisión.

Habilidades requeridas: Manejo de calculadora Facilidad de palabra Excelente ortografía y redacción

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 67 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: ________________ Nombre del puesto: Jefe Administrativo de Control Vehicular

a) Reporta a: Secretario de Administración . b) Le reportan:Secretaria, Auxiliar Administrativo, Supervisor operativo. c) Clientes internos: Las diferentes áreas que integran el H.Ayuntamiento de Pachuca de

Soto, que cuentan con un vehículo oficial para realizar sus funciones. d) Clientes externos: Son todas aquellas personas, organizaciones, departamentos externos

al H. Ayuntamiento que se ven beneficiados con el producto de los procesos que desempeña ese puesto.

e) Proveedores internos: Tesorería, Concursos y Licitaciones, Compras y Suministros, Control y Gestión de Suministros, Mantenimiento y Servicios, Informática.

f) Proveedores externos: Las Personas Físicas o Morales que nos proporcionan los siguientes servicios: Mecánico en General, Electromecánica, Especialistas en trasmisiones automáticas, Hojalatería y Pintura, Tapicería, Aceites y Lubricante, Servicio de Lavado y Engrasado, Servicio de Suspensión.

g) Función general: Controlar administrativamente y mantener en estado optimo el Parque Vehicular del H.Ayuntamiento de Pachuca de soto.

h) Funciones específicas:. DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCI

A Elaborar presupuesto del ejercicio fiscal Anualmente Administrar el presupuesto asignado para la Reparación y Mantenimiento del Parque Vehicular, Pensiones y Estacionamientos, Derechos Vehiculares, Aseguramiento de unidades oficiales, Operación de las Áreas del Depto. De Control Vehicular

Diariamente

Diseñar programas de reposición de niveles Único Seleccionar proveedores de servicios externos Eventual Asignar las reparaciones de los vehículos a los proveedores externos según corresponda la falla.

Diariamente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 68 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Coordinar con el departamento Jurídico asuntos derivados de siniestros de los vehículos

Eventualmente

Contratar estacionamientos y pensiones para el resguardo de los vehículos oficiales

Eventualmente

Acordar con distintas áreas, estrategias para optimizar recursos en reparacion y mantenimiento de las unidades

Diariamente

Autorizar Solicitudes de Reparacion Diariamente Autorizar el pago a proveedores previa revisión de la factura Diariamente Recepcionar el reporte mensual por los recursos aplicados en reparacion y mantenimiento de las unidades oficiales

Mensualmente

Recabar firma de autorización del reporte mensual con el Secretario de Administración Para turnar a Tesorería Municipal

Mensualmente

Solicitar a la Secretaria de Finanzas el importe anual para el pago de derechos vehiculares de las unidades de Presidencia para realizar el tramite correspondiente

Anualmente

Revisión y autorización de la integración de los expedientes del aseguramiento del parque vehicular de Pachuca de Soto

Anualmente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Licenciado en: Administración, Contabilidad. Habilidades requeridas: Manejo de Paquetería Office, control de documentos, manejo de

Internet Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad X Ética profesional X Trabajo en equipo X Mente abierta X Imparcialidad X Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 69 DE 84

Formato: MFPMPSF01



a) Reporta a: Jefe Administrativo de Control Vehicular b) Le reportan: Nadie c) Clientes internos: : Las diferentes áreas que integran el H.Ayuntamiento de Pachuca de

Soto, que cuentan con un vehículo oficial para realizar sus funciones. d) Clientes externos: Son todas aquellas personas, organizaciones, departamentos externos

al H. Ayuntamiento que se ven beneficiados con el producto de los procesos que desempeña ese puesto.

e) Proveedores internos: Tesorería, Concursos y Licitaciones, Compras y Suministros, Control y Gestión de Suministros, Mantenimiento y Servicios, Informática.

f) Proveedores externos: : Las Personas Físicas o Morales que nos proporcionan los siguientes servicios: Mecánico en General, Electromecánica, Especialistas en trasmisiones automáticas, Hojalatería y Pintura, Tapicería, Aceites y Lubricante, Servicio de Lavado y Engrasado, Servicio de Suspensión.

g) Función general: Recepción, Revisión y Tramite para el pago de facturas de los Proveedores por los servicios prestados, Seguros, Verificaciones, Pensiones y Estacionamientos.

h) Funciones específicas:.

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Recepcionar las facturas para tramite de pago a proveedores. Una vez por

semana Elaborar relación de facturas pertenecientes a la Secretaria de Seguridad Publica Municipal para firma de quien corresponda.

Permanentemente

Revisión de documentación que reúna los aspectos fiscales y exactitud en los servicios solicitados a nuestros proveedores.

Una vez por semana

Realizar transferencias en el sistema tonalli a las diferentes areas según corresponda

Jueves y viernes

Realizar en el sistema tonalli las solicitudes de pago a los proveedores debidamente requisitadas.

Jueves, viernes y lunes

Elaborar requisiciones de servicio de reparacion a vehículos de Presidencia, a si como las unidades de la Secretaria de Seguridad Publica, Transito y Protección civil Municipal.

Cuando es requerido

Separar facturas y Requisiciones para ser enviadas a Tesorería Municipal. Cuando es requerido

Recepción de documentación correspondiente para tramite de pago de Derechos Vehiculares.

Frecuentemente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 70 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Recepción de facturas originales para su control y resguardo de las unidades que integran el Parque vehicular del H.Ayuntamiento de Pachuca de Soto

Cuando es requerido

Actualizar inventarios de las unidades que integran el Parque Vehicular del H.Ayuntamiento.

Cuando es requerido

Elaborar un reporte de control de los recursos aplicados por las reparacion de unidades de Presidencia.

Semanalmente

Elaborar una base de datos para determinar el costo de mantenimiento por unidad.

Mensualmente

Elaborar Ordenes de Servicios según reportes recibidos por Supervisor Operativo para su reparacion.

Diariamente

Elaborar una base de datos para determinar el costo de mantenimiento por unidad.

Mensualmente

Elaborar Ordenes de Servicios según reportes recibidos por Supervisor Operativo para su reparacion.

Diariamente

Aclaración con Proveedores de facturas erróneas. Eventualmente Elaborar cuadros comparativos por reparaciones mayores. Eventualmente Elaboración de bitácoras diarias de reparaciones de unidades de Presidencia .

Diariamente

i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel Medio superior y superior

Conocimientos básicos: Contabilidad Habilidades requeridas: Comunicación, Organización, Atención, Flexibilidad, Seriedad Actitudes:



Nombre del puesto: Supervisor Operativo.

a) Reporta a: Jefe Administrativo de Control Vehicular b) Le reportan: Nadie


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 71 DE 84

Formato: MFPMPSF01



c) Clientes internos: Las diferentes áreas que integran el H.Ayuntamiento de Pachuca de Soto, que cuentan con un vehículo oficial para realizar sus funciones

d) Clientes externos: Son todas aquellas personas, organizaciones, departamentos externos al H. Ayuntamiento que se ven beneficiados con el producto de los procesos que desempeña ese puesto.

e) Proveedores internos: Tesorería, Control y Gestión, Almacén, Secretaria de Servicios Municipales, Obras Publicas, Sistema Dif Municipal.

f) Proveedores externos: Las Personas Físicas o Morales que nos proporcionan los siguientes servicios: Mecánico en General, Electromecánica, Especialistas en trasmisiones automáticas, Hojalatería y Pintura, Tapicería, Aceites y Lubricante, Servicio de Lavado y Engrasado, Servicio de Suspensión.

g) Función general: Ejecutar y supervisar las revisiones y reparaciones realizadas a las unidades que integran el Parque Vehicular para mantenerlos en buen estado.

h) Funciones específicas: DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCI

A Supervisar unidades reportadas con fallas mecánicas Diariamente Diagnosticar las unidades reportadas como descompuestas Diariamente Valorar las unidades mediante dictamen técnico para determinar si es conveniente realizar su reparacion

Diariamente

Supervisar que los proveedores se ajusten en tiempo y forma la entrega de las unidades que se mandan a su reparacion

Diariamente

Realizar Servicios de Conservación menor( cambios de aceite ), a si como la reposición de niveles de aceites y lubricantes

Martes y jueves

Recepcionar reportes de fallas mecánicas y turnar para su información y aplicación de la misma

Diariamente

Gestionar y tramitar ante las Instancias correspondientes, el Pago de Derechos Vehiculares( empacados.)

Eventualmente

Tramitar ante las instancia correspondiente la verificación de las unidades según corresponda el numero de terminación de placa

Eventualmente

Realizar inventarios de existencia física de los productos, llantas, aceites y lubricantes.

Eventualmente

Reportar unidades que se encuentran fuera de circulación de distintas areas mediante tarjetas informativas

Eventualmente

Realizar dictamen técnico de todas y cada una de las unidades que son puestas a disposición al depto. para su baja y canalizar la documentación propia al perito valuador para la realización del avaluó correspondiente

Cuando es requerido

Apoyar las actividades administrativas correspondientes al departamento Diariamente i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Educación Media Superior y Superior


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 72 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Conocimientos: Básico de Mecánica en Gral., Electromecánica, Hojalatería y Pintura, Tramites Admvos.

Habilidades requeridas: Comunicación, Organización, Atención, Flexibilidad, Seriedad Actitudes:


Alguna otra, por favor mencione: . Nombre del puesto: Secretaria del Jefe Administrativo de Control Vehicular

a) Reporta a: Jefe Administrativo de Control Vehicular b) Le reportan: Nadie c) Clientes internos: Secretarios, Secretarias de los Secretarios Municipales, Directores, Jefes

de Departamento y Auxiliares Administrativos. d) Clientes externos: Personas, organizaciones, departamentos externos al H. Ayuntamiento . e) Proveedores internos: Almacén, Informática, Mantenimiento y Servicio, . f) Proveedores externos: Nadie g) Función general: Atender y reportar funciones especificas por la naturaleza de su propia

actividad h) Funciones específicas:


Recepcionar y turnar diversa correspondencia del Departamento Diariamente Recepción y emisión de llamadas telefónicas Diariamente Realizar oficios varios Diariamente Elaborar resguardos de los vehículos y su actualización Eventual Realizar captura y proceso de reportes mensuales que se envían a Tesorería Municipal debidamente autorizados

Mensual

Elaborar vales de papelería y artículos de escritorio para el departamento Mensual Archivar todo lo inherente a su actividad Cuando es

requerido Elaborar expedientes de cada uno de los proveedores de prestación de servicios Cuando es

requerido


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 73 DE 84

Formato: MFPMPSF01



i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto: Educación Media Superior y Superior Conocimientos secretariales Habilidades requeridas: Comunicación, Organización, Atención, Flexibilidad, Seriedad Actitudes:


Alguna otra, por favor mencione:_______________ Nombre del puesto: Jefe del departamento de Mantenimiento y Servicios Generales a) Reporta a: Secretario de Administración b) Le reportan: Secretaria, Auxiliar Administrativo, Oficial de Carpinteros, Oficial de Herreros,

Eléctrico, Supervisor de Intendencia, Carpintero, Herrero, Intendente. c) Clientes internos: Secretaria de Desarrollo Económico, SARE, Servicios Municipales, Obras

Publicas, Seguridad Publica, Oficinas de Morelos, Edifico Orba y Casa Rule. d) Clientes externos: Centros Comunitarios, y módulos de Seguridad Publica e) Proveedores internos: Compras, Almacén, Concursos y Licitaciones. f) Proveedores externos: Key Química y Multiclen (compra de liquido goteador), Empresas

Prestadoras de Servicios de Limpieza (lavado de Alfombras), Contratistas del ramo de la Construcción (acabados en tabla roca , pasas y pisos, etc.)

g) Función general: Elaboración del plan de trabajo, Coordinar y supervisar que se lleven a cabo l de manera eficiente las actividades de mantenimiento y servicio de los edificios municipales.


Vigilar el correcto mantenimiento de los edificios Diariamente Coordinar las adecuaciones menores de las instalaciones Mensualmente Proveer el servicio de fotocopiado en Casa Rule Diariamente Apoyar en el movimiento de mobiliario y bienes Municipales Diariamente

Coordinar al personal y dar seguimiento a los trabajos de requerimientos

pendientes

Diariamente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 74 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Atender los trabajos solicitados por las distintas oficinas durante el día Diariamente Supervisar el avance de los trabajos que se están realizando Diariamente Revisar el tiempo extra de los trabajadores Semanalmente

Verificar con el departamento de Compras el material solicitado Cuando es requerido

Dar seguimiento al calendario de mantenimiento y supervisión de herrería, carpintería e intendencia

Semanalmente

Organizar al personal y verificar el material a utilizar en los eventos de los fines de semana

Semanalmente

Informar al Secretario de Administración el avance de las actividades de este departamento.

Semanalmente

Revisar el rol de vacaciones de cada empleado Mensualmente Revisar el vehículo asignado a este departamento Semanalmente Organizar y analizar el reporte de mensual del sistema de medición de desempeño

Mensualmente

Atender los reportes, verificación del reporte de consumo de copias revisión de facturas propias y rentadas

Mensualmente

Realizar el presupuesto de egresos anual Anualmente Dar seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad y al plan anual de Calidad Diariamente Recoger el material con los proveedores cuando el trabajo se requiera con prontitud

Eventualmente


Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo técnico en Construcción o Arquitecto Conocimientos en: Mantenimiento en General, Electricidad, carpintería, Herrería

Habilidades requeridas: Capacidad de Organización, toma de decisiones, experiencia en manejo de personal y trabajo en equipo, facilidad de palabra .

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía X Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione:______________


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 75 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Nombre del puesto: Secretaria del jefe de departamento de bienes y Servicios generales a) Reporta a: Secretario de Administración, directores y jefes de departamento. b) Le reportan: Personal de Mantenimiento c) Clientes internos: Jefe del departamento de Mantenimiento y Servicios generales d) Clientes externos: ninguno e) Proveedores internos: Almacén General, Compras Concursos y Licitaciones f ) Proveedores externos: ninguno g) Función general: Realizar las diferentes actividades existentes en cuestión administrativa y de oficina h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Realizar los reportes de tiempo extra de Carpintería, Herrería e intendencia

Quincenalmente

Realizar los reportes de trabajo del personal de carpinteros, herreros e intendentes

Diariamente

Capturar los diferentes requerimientos de solicitud de materiales Diariamente Realizar las diferentes solicitudes de pago a proveedores Diariamente Atender llamadas telefónicas Diariamente Apoyar en el proceso de presupuesto de egresos Anualmente Documentar los procesos conjuntamente con el coordinador de calidad

Diariamente

Archivar correspondencia Diariamente Estar al día de la tramitación de expedientes. Diariamente


Conocimientos requeridos para el puesto: Carrera comercial o equivalente, como mínimo.

Habilidades requeridas: Manejo de paquetería de computo. Facilidad de palabra Excelente ortografía y redacción.

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad X Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 76 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Proactivo X Disposición X Alguna otra, por favor mencione_____________ Nombre del puesto: Auxiliar Administrativo a) Reporta a: Jefe del departamento de Mantenimiento y Servicios generales b) Le reportan: ninguno. c) Clientes internos: Jefe del departamento de Mantenimiento y Servicios generales d) Clientes externos: Nadie e) Proveedores internos: Almacén general, Compras, Concursos y Licitaciones f) Proveedores externos: ninguno. g) Función general: Apoyar en las actividades administrativas h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Realizar graficas y concentrado de ordenes de servicio y del desempeño realizados por el personal, en las diversas dependencias de la presidencia municipal

Mensualmente

Realizar realizar los formatos de los indicadores de calidad en el servicio de intendencia

Mensualmente

Verificar y organizar los vales de copias Diariamente Realizar el concentrado diario y mensual de copias por cada área y secretaria

Diariamente

Atender y apoyar al personal del turno vespertino de cualquier requerimiento y recepción de documentos

Diariamente

Recibir, revisar y preparar la documentación para firma de autorización del Secretario de Administración.

Diariamente

Realizar conjuntamente con el jefe del departamento de Mantenimiento y Servicios generales el presupuesto de egresos anual

Diariamente


Nivel mínimo carrera comercial o equivalente Habilidades requeridas:

Manejo de paquetería de computo Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 77 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione:_______________

Nombre del puesto: Oficial de Carpinteros a) Reporta a: Jefe del departamento de Mantenimiento y Servicios Generales b) Le reportan: Carpinteros c) Clientes internos: Jefe del departamento de Mantenimiento y Servicios Generales, y todas las

áreas que requieran los servicios de carpintería d) Clientes externos: Ninguno e) Proveedores internos: Compras, Almacén, Concursos y Licitaciones. f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Coordinar a los carpinteros para cumplir en tiempo y forma los trabajos

solicitados. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Tomar mediadas para los trabajos solicitados Cuando es

necesario Valorar material de la solicitud requerida Permanentem

ente Realizar los borradores del material solicitado Diariamente Controlar el control interno del trabajo desarrollado en el taller Diariamente

Apoyar en los eventos varios de presidencia Diariamente

Realizar el mantenimiento de pisos de madera Diariamente Apoyar en las actividades que se realizan en carpintería Diariamente


Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo en secundaria Experiencia en carpintería, herrajes, herramientas, tintas, barnices.

Habilidades requeridas: Manejo de herramientas de banco y eléctricas

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 78 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición

Alguna otra, por favor mencione:______________ Nombre del puesto: Carpintero a) Reporta a: Oficial de carpinteros b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Secretaria de Desarrollo Económico, SARE, Servicios Municipales, Obras Publicas, Seguridad Publica, Oficinas de Morelos, Edifico Orba y Casa Rule que requieran servicio de carpintería. d) Clientes externos: ninguno e) Proveedores internos: Almacén General, Compras Concursos y Licitaciones f ) Proveedores externos: ninguno g) Función general: Desarrollar el trabajo de carpintería asignado por el oficial de carpinteros. h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Apoyar en los eventos de cultura y recreación Diariamente Dar mantenimiento a pisos de madera Diariamente Barnizar los trabajos requeridos como puertas, ventanas, pisos etc. Diariamente Apoyo en movimiento de equipo Diariamente Realizar trabajos diarios de carpintería Diariamente


Conocimientos requeridos para el puesto: Nivel mínimo primaria

Habilidades requeridas: Experiencia en carpintería

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo X Disposición X

Alguna otra, por favor mencione_____________


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 79 DE 84

Formato: MFPMPSF01



Nombre del puesto: Oficial de Herreros a) Reporta a: Jefe del departamento de Mantenimiento y Servicios generales b) Le reportan: Herreros c) Clientes internos: Secretaria de Desarrollo Económico, SARE, Servicios Municipales, Obras Publicas, Seguridad Publica, Oficinas de Morelos, Edifico Orba y Casa Rule que requieran servicio de herrería . d) Clientes externos: Nadie e) Proveedores internos: Almacén general, Compras f) Proveedores externos: ninguno g) Función general: Coordinar el personal de herrería, para desarrollar trabajos de herrería h) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Tomar medidas para los trabajadores Diariamente Valorar material de la solicitud requerida Diariamente Reportar las actividades al encargado de mantenimiento Semanalmente Realizar trabajos de reparaciones Cuando sea

requerido Apoyo en eventos que se realicen en presidencia Diariamente i) DESCRIPCIÓN DEL PERFIL DE PUESTO Conocimientos requeridos para el puesto:

Nivel mínimo secundaria Experiencia en herrajes

Habilidades requeridas: Manejo de herramientas de banco y herramientas eléctricas

Actitudes: Actitud de servicio X Trabajo bajo presión X Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X

Alguna otra, por favor mencione:_______________ Nombre del puesto: Herrero


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 80 DE 84

Formato: MFPMPSF01



a) Reporta a: Oficial de Herreros b) Le reportan: Ninguno c) Clientes internos: Secretaria de Desarrollo Económico, SARE, Servicios Municipales, Obras Publicas, Seguridad Publica, Oficinas de Morelos, Edifico Orba y Casa Rule que requieran servicio de herrería. d) Clientes externos: Nadie e) Proveedores internos: Almacén general, Compras f) Proveedores externos: ninguno g) Función general: Realizar el trabajo de herrería y apoyar a en los diferentes eventos de la presidencia i) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Realizar el trabajo de reparaciones en cuanto a herrería Diariamente Apoyar en diferentes eventos que se requiera Diariamente


Nivel mínimo primaria Habilidades requeridas:

Manejo de herramientas, manejo de pintura y soldadura Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión Compromiso X Confidencialidad Honestidad Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X


Nombre del puesto: Electricista a) Reporta a: Jefe de Mantenimiento y Servicios b) Le reportan: Ninguno


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 81 DE 84

Formato: MFPMPSF01



c) Clientes internos: Secretaria de Desarrollo Económico, SARE, Servicios Municipales, Obras Publicas, Seguridad Publica, Oficinas de Morelos, Edifico Orba y Casa Rule que requieran trabajos de electricidad. d) Clientes externos: Nadie e) Proveedores internos: Almacén general, Compras f) Proveedores externos: ninguno g) Función general: Realizar trabajos de electricidad que se requieran en el H. Ayuntamiento i) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Valorar el trabajo a realizar Diariamente Valorar el material de la solicitud requerida Diariamente Ejecutar el trabajo Diariamente Realizar los borradores de trabajo solicitado Diariamente Mantenimiento de las diferentes áreas Diariamente


Nivel mínimo secundaria o técnico en electricidad Habilidades requeridas:

Manejo de herramientas y voltímetro Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión Compromiso X Confidencialidad Honestidad X Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia Proactivo Disposición X


Nombre del puesto: Supervisor de intendencia a) Reporta a: Jefe de Mantenimiento y Servicios Generales b) Le reportan: Intendentes c) Clientes internos: Jefe del departamento de Mantenimiento y Servicios Generales d) Clientes externos: Nadie


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 82 DE 84

Formato: MFPMPSF01



e) Proveedores internos: Almacén general, Compras f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Supervisar de manera eficiente y oportuna las actividades de limpieza de las oficinas de la Presidencia Municipal

i) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Realizar el aseo en el área designada Diariamente Supervisar la limpieza en cada oficina Diariamente Revisar en el calendario de trabajo las actividades a realizar Semanalmente Controlar el material de limpieza y eléctrico que hay en existencia para atender las solicitudes de los departamentos

Diariamente

Revisar las instalaciones de plomería en los edificios internos y externos, cuando es necesario

Diariamente



Conocimientos en plomería, albañilería y limpieza Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión Compromiso X Confidencialidad Honestidad Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X


Nombre del puesto: Intendente


MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 83 DE 84

Formato: MFPMPSF01



a) Reporta a: Supervisor de intendentes b) Le reportan: Nadie c) Clientes internos: Secretaria de Desarrollo Económico, SARE, Servicios Municipales, Obras

Publicas, Seguridad Publica, Oficinas de Morelos, Edifico Orba, Casa Rule, Tesorería, IMCA , IMIP

d) Clientes externos: Nadie e) Proveedores internos: Almacén general, Compras f) Proveedores externos: Ninguno g) Función general: Realizar la limpieza y mantenimiento de las diferentes oficinas de la

Presidencia Municipal. e) Funciones específicas:

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN FRECUENCIA Realizar la limpieza en el área designada Diariamente Apoyar en las actividades encomendadas por el jefe de Mantenimiento y Servicios Generales

Diariamente

Colocar carpas para los diferentes eventos Semanalmente



Uso de utensilios de limpieza Actitudes:

Actitud de servicio X Trabajo bajo presión Compromiso X Confidencialidad Honestidad Trato amable X Objetividad Ética profesional Trabajo en equipo X Mente abierta Imparcialidad Empatía Responsabilidad X Tolerancia X Proactivo Disposición X



MANUAL DE FUNCIONES


NO. REVISIÓN: 6




PAGINA: 84 DE 84

Formato: MFPMPSF01



4.0 ANEXOS

Organigrama

MANUAL DE FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACION · Formular y expedir lineamientos y...

Documents

Transcript of MANUAL DE FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE ADMINISTRACION · Formular y expedir lineamientos y...