Manual de Funciones Definitivo v1

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES POR CARGOVERSIN 01 GH-S-M01 Pgina 1 de 108 110

TABLA DE CONTENIDO ALCANCE.3 1. REVISOR FISCAL.......4 2. GERENTE GENERAL........7 3. ASISTENTE GENERAL DE GERENCIA......11 4. MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION..............14 5. ASISTENTE DEL CONSEJO DE ADMON...............17 6. JEFE GESTION COMERCIAL..............20 7. JEFE GESTION HUMANA.................23 8. ASISTENTE GESTION HUMANA....................27 9. ASESOR EN SALUD OCUPACIONAL.............30 10. MENSAJERO...................33 11. AUXILIAR SERVICIOS GENERALES..................36 12. RECEPCIONISTA................38 13. JEFE DE LOGISTICA..............41 14. JEFE DE MEDIOS TECNOLOGICOS..................44 15. ASISTENTE DE MEDIOS TECNOLOGICOS (TECNICO)...................47 16. OPERADOR DE MEDIOS TECNOLOGICOS.................50 17. JEFE DE SEGURIDAD............54 18. ASISTENTE DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD.........57 19. JEFE DE OPERACIONES..........60 20. ASISTENTE DEPARTAMENTO DE OPERACIONES...............64 21. REPRESENTANTE ATENCION AL CLIENTE.........67 22. SUPERVISOR DE PATRULLA.......70 23. VIGILANTE........75 24. JEFE DE CALIDAD.....................78 25. COORDINADOR DE CALIDAD..........82 PERFILES ESPECIALES 26. AUDITOR INTERNO DE CALIDAD.......85 PERFILES PARA EL AREA FINANCIERA-CONTABLE 27. CONTADOR..............87 28. ASISTENTE CONTABLE............90 29. TESORERO..............92


30. ASISTENTE DE TESORERIA, Y FACTURACION....................95 31. JEFE DA CARTERA............98 32. ASISTENTE DE CARTERA Y JURIDICA.......101 33. COBRADOR...............104 OTROS PERFILES 34. GERENTE REGIONAL..........106


ALCANCE1. El presente documento cubre todas las funciones asignadas a los cargos de la Cooperativa de servicios de seguridad privada COOPRESERVIS C.T.A. que se presentan en el siguiente organigrama: (posiciones resaltadas).


NOMBRE DEL CARGO:

1. REVISOR FISCALVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Revisin Gerencial Mejoramiento continuoPOLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA

Observar racionalidad en el uso de los recursos de la Cooperativa, verificando en las inversiones hechas que exista un beneficio social o econmico para los asociados y dems involucrados con la organizacin. La gestin de todos los procesos internos de la Organizacin deber ser medida Todas las actividades deben ser planeadas y supervisadas, con un componente preventivo y deben guiar a la organizacin a anticiparse a los hechos. Dicha supervisin se har a travs de una agenda semanal de expectativas y actividades. La organizacin debe proporcionar los medios y los recursos adecuados para el cumplimiento de las tareas. La organizacin debe tener una actitud de servicio al cliente. Debemos ser austeros, cuidadosos y eficientes en el ejercicio de nuestras tareas. Cada persona debe responder por hacer bien su trabajo. La Organizacin ofrecer lo que el cliente necesite, las ofertas deben buscar un equilibrio entre la mejor seguridad y su presupuesto. Las obligaciones a corto plazo deben coincidir con los flujos de ingreso de la cooperativa (recaudos) 30, 60 y 90 das. La empresa cumplir estrictamente sus obligaciones con las personas, estado y comunidad. Debemos hacernos amigos de nuestros clientes a travs de programas estructurados por marketing. Superar las necesidades de nuestros clientes a travs del compromiso constante de cumplir los requisitos del servicio. Los pactados con los clientes los legales y reglamentarios y de mejorar permanentemente nuestros procesos y servicios (poltica de calidad). PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externosPROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL:

Velar por el buen uso y aprovechamiento del patrimonio de la organizacin, analizando y vigilando el manejo patrimonial y financiero de la cooperativa a travs de los estados financieros; y otras fuentes de informacin que reflejen el comportamiento y salud econmica de la cooperativa.


RESPONSABILIDADES: Efectuar el arqueo de los fondos de la cooperativa, cada vez que lo estime conveniente y velar porque todos los libros de la cooperativa estn al da, de acuerdo con el plan de contabilidad de la autoridad competente. Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad, se ajusten a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administracin. Dar oportuna cuenta por escrito a la Asamblea o Consejo de Administracin o al Gerente, segn los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la cooperativa y en desarrollo de sus negocios. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspeccin y vigilancia de las cooperativas y rendirles los informes a que hayan lugar o les sean solicitados. Velar porque se lleve regularmente la contabilidad y las actas de las reuniones de la Asamblea y Consejo de Administracin. Inspeccionar asiduamente los bienes de la cooperativa y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservacin o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier titulo. Impartir las instrucciones, practicar las inscripciones y solicitar los informes que sean necesarios, para establecer un control permanente sobre los valores sociales. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga con su dictamen e informe correspondiente. Convocar a la Asamblea y al Consejo de Administracin a reuniones extraordinarias, cuando lo juzgue necesario. Firmar verificando la exactitud de todos los balances, cuentas y documentos que deben rendir al Consejo de Administracin y Asamblea General; remitirlos a la autoridad competente, para la aprobacin. Constatar fsicamente por todos los medios posibles la autenticidad de los saldos en los libros auxiliares. Constatar fsicamente todos los inventarios y precios. Cumplir las dems atribuciones que le seala la ley o los estatutos y las que siendo compatibles con las anteriores, le recomiende la Asamblea General o el Consejo de Administracin. Apoyar a la cooperativa en la atencin de los entes gubernamentales y los entes comerciales en los eventos que se ejecuten auditorias de carcter externo. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Registrar y colaborar en suministrar informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por la asamblea de socios.


NOMBRE DEL CARGO:

REVISOR FISCALEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo profesional en Contadura Pblica o Derecho. Especializacin como Revisor Fiscal, y/o cinco aos de experiencia en empresas de economa solidaria. Cursos o seminarios de Cooperativismo. FORMACIN:

EXPERIENCIA: Mnimo 5 aos (para garantizar amplios conocimientos sobre el funcionamiento y marcha de la cooperativa). HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

FLUIDEZ VERBAL: FACILIDAD NUMRICA: RAPIDEZ DE PERCEPCIN MANEJO DE HERRAMIENTAS ASOCIACIN LGICA


NOMBRE DEL CARGO:

2. GERENTE GENERALVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Planificacin Estratgica Revisin Gerencial Mejoramiento continuo POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Observar racionalidad en el uso de los recursos de la Cooperativa, verificando en las inversiones hechas que exista un beneficio social o econmico para los asociados y dems involucrados con la organizacin. La gestin de todos los procesos internos de la Organizacin deber ser medida Todas las actividades deben ser planeadas y supervisadas, con un componente preventivo y deben guiar a la organizacin a anticiparse a los hechos. Dicha supervisin se har a travs de una agenda semanal de expectativas y actividades. La organizacin debe proporcionar los medios y los recursos adecuados para el cumplimiento de las tareas. La organizacin debe tener una actitud de servicio al cliente Debemos ser austeros, cuidadosos y eficientes en el ejercicio de nuestras tareas. Cada persona debe responder por hacer bien su trabajo. La Organizacin ofrecer lo que el cliente necesite, las ofertas deben buscar un equilibrio entre la mejor seguridad y su presupuesto. Las obligaciones a corto plazo deben coincidir con los flujos de ingreso de la cooperativa (recaudos) 30, 60 y 90 das. La empresa cumplir estrictamente sus obligaciones con las personas, estado y comunidad. Debemos hacernos amigos de nuestros clientes a travs de programas estructurados por marketing. Superar las necesidades de nuestros clientes a travs del compromiso constante de cumplir los requisitos del servicio. Los pactados con los clientes los legales y reglamentarios y de mejorar permanentemente nuestros procesos y servicios (poltica de calidad). Elaborar y someter a registro ante la autoridad competente, los reglamentos a los distintos servicios de la cooperativa una vez registrados implementar el servicio de los mismos.

PERSONAL A CARGO: Todo el personal administrativo y operativo. INTERACCIN: Con clientes internos y externos (Todos los procesos de la Cooperativa) PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Planear, dirigir y controlar las actividades de la empresa, respondiendo as por su buen funcionamiento.


RESPONSABILIDADES: Representante legal de COOP RESERVIS C.T.A. Nombrar los empleados. Presentar proyectos al consejo de administracin. Ordenar los gastos de primer orden. Firmar toda la documentacin. Gestionar con el apoyo de las diferentes dependencias las quejas de los usuarios. Firmar los contratos de los empleados y los de la vigilancia. Presentar el presupuesto de gastos del ao. Ordenar las investigaciones de todo orden. Convocar a reuniones de consejo cuando se estime conveniente. Controlar los gastos de tesorera. Suspender del cargo a los empleados y asociados cuando se vean en actos de indisciplina. Designar el responsable de la gerencia para la direccin del sistema de gestin de la calidad, verificando la conveniencia y adecuacin del propsito de la empresa. Aprobar / desaprobar la poltica de calidad Dirige las polticas y derroteros de la empresa. Maneja las relaciones pblicas con usuarios y entidades financieras muy importantes que sean necesarias para el correcto desarrollo de la empresa. Efecta las recomendaciones que estime convenientes en los cambios que sean necesarios en la estructura administrativa de la empresa. Aprueba los cambios tecnolgicos que se requieran en la modernizacin y actualizacin de la empresa. Fija metas hasta donde pueden contratar los diferentes responsables administrativos. Revisa y aprueba los balances e informes y los presenta al Consejo de Administracin. Ejecuta todos los actos y celebra todos los contratos civiles, laborales y administrativos, que deben realizarse para el desarrollo de los fines sociales de la empresa. Representa a la empresa judicial y extrajudicialmente o constituir los apoderados respectivos para que la representen. Planear, organizar, promover, dirigir, controlar, fomentar y aplicar los programas encaminados al desarrollo de las actividades especficas de la empresa y en general de los diferentes departamentos. Proponer y aprobar iniciativas conducentes a mejorar los resultados de la gestin adelantada en los diversos departamentos de la empresa. Establecer los objetivos, las polticas y programas a cumplir para el desarrollo de las funciones, as como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que se deben seguir para el logro de los objetivos con el fin de ser evaluados de acuerdo a los indicadores de eficiencia diseados para cada caso. Velar por la adecuada capacitacin y adiestramiento del talento humano de la cooperativa. Administrar adecuadamente los talentos humanos, fsicos, tecnolgicos y


financieros que se le encomiendan para el desarrollo de su gestin. Liderar el Sistema de Gestin de la Calidad, designar el correspondiente representante de la Gerencia y aprovisionar los recursos necesarios para cumplir con los objetivos de calidad de la empresa. Revisar el sistema de gestin de calidad observando su comportamiento y mejora, tomando decisiones necesarias para el logro de los objetivos corporativos y propios del sistema. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Revisar mensualmente la elaboracin de los indicadores de gestin del sistema de calidad, elaborado por cada uno de los dueos de procesos. Evaluar las acciones correctivas y preventivas suministradas por cada uno de los dueos de procesos, decidiendo la ejecucin o no de las mismas y autorizando los recursos requeridos para la mejora. Evaluar la relacin beneficio costo en las inversiones que se generen para la cooperativa, decidiendo o presentando para su decisin al consejo las mismas, asegurando la escogencia de la mejor alternativa. Revisar la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por el consejo de administracin y la asamblea de socios.


GERENTE GENERALEDUCACIN: Mnimo Bachiller preferiblemente que este cursando carrera profesional afn al cargo. FORMACIN: COMPETENCIAS

Cursos o seminarios afines al cargo. Cursos Cooperativismo

EXPERIENCIA: Mnimo 5 aos de antigedad como trabajador asociado. (Con el fin de garantizar amplios conocimientos sobre el funcionamiento y marcha de la cooperativa.) HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

3. ASISTENTE GENERAL DE GERENCIAPROCESO AL QUE PERTENECE: Planificacin Estratgica Gestin comercial Atencin al Cliente ROL: Apoyar la gestin del jefe del rea, desarrollando las tareas administrativas de redaccin y manejo de la informacin de la oficina de gerencia. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos. PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo administrativo tales como redaccin, archivo, asesoramiento y apoyo de asociados, atencin al cliente interno y externo. Sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.

RESPONSABILIDADES:

Contestar el telfono y tomar el mensaje (Asociados) durante el da. Permitir pasar las llamadas autorizadas por la gerencia. Recibir y entregar la correspondencia de la gerencia Enviar correspondencia a todas las agencias y clientes a nivel nacional generados por la gerencia Redactar y elaborar los oficios requeridos por los usuarios internos y los externos. Colaborar en la elaboracin y archivo de los contratos de los clientes. Revisar, supervisar y mantener actualizados los ordenamientos normativos tanto internos (departamento) como externos (cooperativa) y dems reglamentos relacionados con la cooperativa. Apoyar, administrar, controlar, evaluar y mejorar el desarrollo de los programas, proyectos, procedimientos y actividades tcnicas, administrativas y organizacionales del departamento. Administrar adecuadamente los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos, financieros del departamento. Apoyar en el primer acercamiento a los clientes potenciales, para la resolucin de inquietudes y fomento del negocio. Recepcionar y revisar la informacin acerca de licitaciones a las cuales puede participar la Organizacin. Coordinar con dems agencias la entrega de los requerimientos legales y


administrativos solicitados por la gerencia. Controlar la recepcin y envi de la informacin emanada por las agencias para la gerencia. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: Planificacin Estratgica y Gestin Comercial (Contratos). Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. apoyar en la documentacin legal de la cooperativa (impuestos seguros y plizas) mantener al da las plizas de cumplimiento de contrato y las que se requieren para los clientes. Archivo H.V administrativos, carpetas ( vehculos, clientes, departamentos), documentacin legal y crditos bancarios Manejar archivos muertos H.V procesos especiales y contratos terminados. Realizar solicitudes de clientes internos a gerencias. Realizar y archivar informes mensuales ante SSUP.


NOMBRE DEL CARGO:

ASISTENTE GENERAL DE GERENCIAEDUCACIN:COMPETENCIAS

Mnimo Bachillerato (Grado 11). Homologable con experiencia mnima de 2 aos en cargos donde se haya requerido o se deduzca el uso de la plataforma Windows Word, Excel, Power Point, o curso acreditando esta formacin.

FORMACIN:

EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

4. MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACINVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Resoluciones del consejo Supervisin y control POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA No faltar a mas de 3 reuniones del consejo de forma consecutiva y sin excusa justificada Realizar el curso de educacin cooperativa dentro de los 3 meses posteriores a su nombramiento. Se debe dar cumplimiento al decreto 356 y 2535 Garantizar la confidencialidad de las decisiones tomadas en el ejercicio de sus funciones.

PERSONAL A CARGO: Todo el personal operativo de la cooperativa a nivel nacional y el personal administrativo a travs de la gerencia. INTERACCIN: Con clientes internos. OBJETIVO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Tomar las decisiones correspondientes a garantizar que se cumplan los estatutos de la cooperativa y se mantenga el control permanente sobre los asociados de la cooperativa aplicando los reglamentos vigentes de ley y propios de la cooperativa.

RESPONSABILIDADES: Aprobar los presupuestos y fijar la nomina de empleados de la cooperativa Decidir sobre la admisin, sancin, exclusin, traspaso, devolucin de certificados de aportacin a los mismos, ascenso de los asociados o declarar la insubsistencia y/o vetar los nombramientos que no se ajusten a los cargos propuestos y autorizar plenamente los gastos extraordinarios que ocurrieron en el curso de cada ejercicio. Decidir sobre el retiro por calidades en las condiciones para ser asociado conforme al estatuto. Evaluar cuantas de las fianzas que debe presentar el gerente, tesorero y otros cargos de la cooperativa que manejen fondos, todos aquellos con aprobacin de la entidad gubernamental competente que ejerza control y vigilancia. Nombrar al gerente, al comit de educacin y los miembros de comits especiales los cuales deben ser asociados, procurando nombrar tales funcionarios de acuerdo con el gerente y si es el caso fijndoles remuneracin.


Examinar y aprobar en primera instancia las cuentas que debe presentar el gerente acompaado de un informe explicativo. Reglamentar el crdito y descuentos fijando cupos y promedio de la operacin. Establecer las multas y el valor de las mismas de acuerdo a lo establecido en los estatutos de la cooperativa. Autorizar al gerente a celebrar operaciones que requieran manejo de dineros de acuerdo con los lmites establecidos en los estatutos de la cooperativa. Todas aquellas funciones que correspondan como ente administrativo y que no se encuentren adscritas a otros organismos. Acatar los dictmenes emitidos por la asamblea general de la cooperativa Nombrar, de ser necesarios comits de carcter especial determinando sus integrantes as como las competencias que estos deben poseer y sus respectivas funciones. Dirigir a COOP-RESERVIS C.T.A. hacia el cumplimiento de su objeto social, en beneficio de todos los asociados. Convocar a la Asamblea General ordinaria y extraordinaria y presentar el orden del da y reglamento. Declarar dimitente al Revisor Fiscal y al Suplente cuando no cumpla con sus funciones. Cuando esto ocurra se debe nombrar un Revisor externo, mientras se convoca a asamblea general para el nombramiento oficial de nuevo Revisor Fiscal y Suplente y de igual manera con la junta de vigilancia, PRESIDENTE DEL CONSEJO: o Convocar y presidir las reuniones y vigilar por el fiel cumplimiento de los estatutos, reglamentos y hacer que se cumplan las decisiones tomadas por la asamblea General y el Consejo. o Presidir todos los actos oficiales de COOP.RESERVIS C.T.A en representacin del Consejo. o Autorizar junto con el representante Legal las inversiones de los fondos aprobados por el consejo y dar visto bueno a los balances. SECRETARIO DEL CONSEJO: o Firmar conjuntamente con el presidente los documentos y correspondencia que por su naturaleza requieran la intervencin de este funcionario. o Llevar los libros de actas de todas las Sesiones de Asamblea General y Consejo de Administracin y el libro de los asociados. o Desempear las funciones que le asigne el Consejo. o Ser secretario de la Asamblea segn el caso. o Responder por el buen funcionamiento de todos los archivos y dems documentos.


NOMBRE DEL CARGO:

MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACCIONEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachillerato (Grado 11).

FORMACIN: Curso de vigilancia mnimo nivel Bsico. Mnimo 30 de horas en cursos de economa solidaria y/o Cooperativismo.

EXPERIENCIA: Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a (3) Tres aos. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

5. ASISTENTE DEL CONSEJO ADMINISTRACIN.PROCESO AL QUE PERTENECE: Supervisin y Control Servicio No Conforme. ROL: Apoyar la gestin del consejo de administracin, desarrollando las tareas administrativas de digitalizacin y manejo de la informacin de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos, externos y presidente del consejo de administracin. PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo administrativo tales como digitalizacin, archivo, manejo de agendas de citas, coordinacin de asociados, atencin al cliente interno y externo. Sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.

RESPONSABILIDADES: Contestar llamadas telefnicas vinculadas con acciones o actividades del consejo de administracin. Llevar las actas de las reuniones correspondientes al consejo de administracin. Realizar las resoluciones de retiro de los asociados de todas las agencias que son retiros voluntarios e irrevocables. Hacer las aceptaciones de los asociados cuando ingresan a la cooperativa. Llamar a descargos a los asociados por las diferentes faltas que cometan de orden disciplinario o personal las cuales no tengan relacin con siniestros (no relacionadas con hurtos u otra accin que genere una responsabilidad civil por parte de la cooperativa). Hacer las resoluciones de fijacin de responsabilidad, de multas y las resoluciones de exclusiones de los asociados, retiros forzosos, llamados de atencin y sanciones. Hacer seguimiento a los casos en donde al asociado han dictaminado como pendiente. Realizar las resoluciones de exclusin, sancin para todas las agencias. Registrar en el acta de consejo los exonerados o pendientes de acciones. Recibir de los asociados los recursos de reposicin y de apelacin cuando se generen. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la


cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal asociados con la cooperativa. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: supervisin y control del servicio no conforme. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones con carta de peticin firmada por el responsable que la requiera. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Gestin de solicitudes ante el consejo: -Prestamos (no calamidades, que no sean inmediatos) -Solicitud de traslados de ciudad -Reintegros - Auxilio para capacitaciones. -Auxilio mutuario Realizar edictos de consejo cuando los asociados no firman resoluciones (excepto admisiones) NOTA: a nivel nacional exceptuando descargos. Certificacin de la representacin legal de la cooperativa ante trmites que lo requieran.


NOMBRE DEL CARGO:

ASISTENTE DEL CONSEJO ADMN.EDUCACIN:COMPETENCIAS

Mnimo Bachiller (Grado 11).

FORMACIN: Curso en manejo de recepcin, secretariado o servicio al cliente. Y/o Cursos asociados con la plataforma Microsoft office (Word, Excel, Power Point,). EXPERIENCIA: Mnimo 6 meses de experiencia en cargos similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

6. JEFE DE GESTIN COMERCIALVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Gestin comercial Ofertas y contratos Planeacin del servicio POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Cotizar de acuerdo con el decreto 073 del 2002. Regirse por la ley 80 de contratacin estatal. Cumplir con lo que se promete. Ofrecer en la cotizacin los recursos fsicos, humanos y tecnolgicos que el cliente necesite y que la empresa pueda proveer. No ofrecer soborno o comisin para ganar los contratos en los negocios. Entregar las cotizaciones en el menor tiempo posible. Programar una cita para acercamiento personal con el cliente y el seguimiento de la oferta. Cumplir con cada procedimiento del sistema de calidad. Buscar la venta ms rentable en valor y en tiempo. Verificar toda actividad que se realice en el rea comercial. Buscar la fidelizacin del cliente aprovechando los recursos de la cooperativa. Debemos hacernos amigos de nuestros clientes. Enfocar las cotizaciones de los servicios acorde con las polticas establecidas por la alta direccin.

PERSONAL A CARGO: Gestor comercial INTERACCIN: Con clientes internos y externos (Todos los procesos de la Cooperativa). PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Promover el crecimiento de la empresa por medio de la venta integrada de los servicios de vigilancia Humana y Monitoreo de Alarmas, mediante una adecuada utilizacin de los recursos, realizando Anlisis del mercados tendiente a identificar las necesidades de los clientes actuales y potenciales; que satisfaga las necesidades, obteniendo as mayor competitividad y rentabilidad para la organizacin.

RESPONSABILIDADES: Realizar las cotizaciones o presupuestos con destino a los posibles usuarios (basndose en visitas inspectivas). Desarrollar las licitaciones bajo la coordinacin de la gerencia conforme con lo


establecido en los pliegos de condiciones. Coordinar con la gerencia y dems jefes la capacidad para ofrecer los servicios y requisitos exigidos por el cliente. Coordinar con las dems dependencia en el momento de la aceptacin por el cliente, la instalacin del servicio. Coordinar la ejecucin de la visita inspectiva, del servicio con medio humano y del servicio con medio tecnolgico. Elaborar la solicitud de servicios en el momento que se reciba y/o exista la necesidad del cliente. Elaborar el informe para la instalacin del servicio en el momento que se requiera planear la instalacin y ejecucin del servicio. Medir su proceso con base en los indicadores de gestin establecidos para el mismo. Controlar la ejecucin de las actividades comerciales bajo las polticas y tareas definidas por la cooperativa. Conservar en archivo electrnico y fsico la informacin registrada en las ofertas, contratos, planeacin del servicio, indicadores de gestin del rea y desarrollo de las acciones correctivas y preventivas. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Registrar y colaborar en suministrar informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, brindar la informacin solicitada para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Coordinar con el cliente la realizacin de reuniones para la venta del servicio y sostenimiento. Realizar anlisis del mercado actual de la empresa y la competencia. Desarrollar e informar sobre las propuestas comerciales, para su respectiva aprobacin. Realizar y comunicar a los clientes las contraofertas aprobadas por la gerencia. Mantener informados a los jefes de cada departamento (segn corresponda) sobre los cambios en las ofertas tanto de nuevos o antiguos contratos. Verificar y realizar seguimiento a los departamentos sobre el cumplimiento de la oferta presentada al cliente. Mejorar las tarifas presentadas a los clientes de manera que beneficien la utilidad de la cooperativa y a sus asociados. Solicitar a los clientes la confirmacin de las ofertas presentadas. Realizar y mantener actualizado el cuadro de costos de todos los puestos de servicio. Recepcionar de las diferentes agencias la informacin para el desarrollo de indicadores de gestin. Asesorar a las agencias sobre las ofertas comerciales presentadas a los clientes. Mantener una continua comunicacin con el cliente con el fin de realizar un seguimiento a las cotizaciones y reajustes de tarifas. Comunicar al departamento correspondiente sobre las novedades de facturacin de nuevos y antiguos puestos de servicio.


NOMBRE DEL CARGO:

JEFE DE GESTIN COMERCIAL EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo bachiller (Grado 11).

FORMACIN: Seminarios, cursos o diplomados referentes al cargo. Seminarios y/o cursos en marketing, ventas y manejo de personal administrativo. EXPERIENCIA: Mnimo una experiencia en la cooperativa como trabajador asociado no inferior a dos (2) aos. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO-ALTA MEDIO MEDIO-ALTA MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

6. JEFE DE GESTIN HUMANAVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Gestin humana o Seleccin y Vinculacin o Formacin POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Dar cumplimiento con lo establecido en los estatutos de la cooperativa y dems legislacin laboral establecida por el gobierno aplicable a la cooperativa. Todo personal que ingrese a la cooperativa debe pasar por un proceso de seleccin, induccin y entrenamiento. Se aceptan reintegros del personal operativo con previa autorizacin de la Alta Direccin. En coordinacin con seguridad, se notificar a todo el personal de las no conformidades que requiera descargos que en ocasin de su trabajo haya presentado. Realizar actividades de bienestar social. Cumplir con los procedimientos de la norma ISO 9001 Se propender por el desarrollo intelectual del asociado. Todo plan y programa de formacin debe estar orientado al desarrollo de las competencias del personal determinadas por la gerencia. Comprometerse con un programa de salud ocupacional con el fin de mejorar el ambiente de trabajo. Hacer cumplir las polticas de no fumadores, alcohol y drogas para los asociados de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: Recepcin, asistente de gestin humana, psicloga. INTERACCIN: Con clientes internos y externos (Todos los procesos de la Cooperativa) PROPSITO PERFIL OCUPACIONAL: Seleccionar, administrar, evaluar y capacitar el recurso humano de la Empresa, mediante la ejecucin de programas, aplicando los conocimientos propios de la formacin profesional para desarrollar las actividades. As como velar por el cumplimiento de sus beneficios prestacionales y econmicos dentro de la cooperativa..

RESPONSABILIDADES: Coordinar y verificar el proceso de seleccin de hojas de vida del personal aspirante a ingresar a COOP RESERVIS C.T.A. Ejercer control permanente sobre el personal con el propsito de mejorar competencias. Apoyar en la seleccin del perfil para cada puesto de acuerdo al requerimiento de operaciones.


Recibir, tramitar y dar respuesta a las inquietudes referentes al departamento presentadas por el cliente. Tener actualizados las hojas de vida de todo el personal a nivel nacional. Revisin de los contratos del personal que sea vinculado a la cooperativa y mantener a la gerencia general informando de los mismos y dems novedades que se presenten. Supervisar la elaboracin de afiliaciones, retiros, novedades del personal de las diferentes EPS, Pensin y ARP Medir los indicadores de gestin del sistema de gestin de calidad y reportar los resultados a la Gerencia. Gestionar las competencias del personal administrativo, operativo y auditores internos, incluyendo la definicin de programas de entrenamiento, mtodos de evaluacin y acciones derivadas de la misma. Revisar los procesos, procedimientos, planes, registros diseados para la gestin de calidad. Hacer cumplir las disposiciones de acciones correctivas, preventivas, auditoras internas propias de su proceso. Proponer, revisar, supervisar y mantener actualizados los ordenamientos normativos tanto internos como externos y dems reglamentos relacionados con el departamento. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan la actividad del Departamento y las proferidas por la Gerencia General. Administrar y desarrollar adecuadamente los talentos humanos de la cooperativa. Establecer los planes y programas correspondientes a la seleccin, transferencia, eliminacin, y limpieza de los archivos a su cargo, dentro de las polticas trazadas por la empresa, garantizando as el cumplimiento de las actividades del sistema archivstico. Presentar a la Gerencia General informes peridicos sobre el desarrollo de los asuntos inherentes a su cargo y los informes especiales que le sean solicitados. Desempear las dems funciones sealadas y que correspondan a la naturaleza del cargo y del departamento. Ejecutar las polticas de administracin y desarrollo del recurso humano de la cooperativa. Verificar y mantener actualizadas las hojas de vida de los asociados para fortalecer la gestin del departamento. Coordinar el cumplimiento de las normas disciplinarias y ejecutar las respectivas sanciones econmicas. Dirigir, ejecutar y controlar los procesos de reclutamiento, seleccin, induccin, capacitacin y evaluacin del personal. Desarrollar programas de bienestar social encaminados al mejoramiento de la calidad de vida del asociado. Velar por la actualizacin del Manual de funciones. Atender y orientar a los asociados en situaciones de orden laboral, social y familiar. Proponer el plan de capacitacin para el rea. Liderar El programa de salud ocupacional Liquidar descansos cooperativos


Efectuar liquidacin de incapacidades y traslados de puestos de trabajo, para modificar compensaciones Realizar informes a la superintendencia correspondientes al departamento. Atender asesores comerciales de EPS. y AFP. para las actividades de promocin. Realizar la contratacin de los asociados Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: gestin humana en su formacin y seleccin e ingreso, de los asociados Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Ejecutar, verificar y analizar la nomina de todas las agencias de la cooperativa. Ingresar al sistema de la cooperativa las afiliaciones de EPS, AFP, ARP y caja de compensacin de los asociados. Realizar y verificar el pago de las prestaciones sociales a nivel nacional. Recibir e ingresar en el sistema la informacin de novedades correspondiente a la nomina de cada una de las agencias. Verificar la depuracin realizada de los estados de cartera de AFP y EPS. Revisar en el sistema de nomina los saldos de quincena para realizar la aprobacin de prstamos o anticipos a los asociados. Auditar y programar las vacaciones de los asociados. Mantenerse actualizado sobre el listado de los asociados a los cuales se les realizo un prstamo o anticipo.


NOMBRE DEL CARGO:

JEFE DE GESTIN HUMANAEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller (Grado 11).

FORMACIN: Diplomados en sistema integrado de aportes a la seguridad social o cursos afines al cargo.

EXPERIENCIA: Es conveniente y adecuada para la cooperativa tener una persona en este cargo con mnimo 4 aos de experiencia en la cooperativa. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

8. ASISTENTE DE GESTIN HUMANAPROCESO AL QUE PERTENECE: Gestin humana Seleccin y Vinculacin gestin de documentacin del Dpto. ROL: Apoyar la gestin del jefe del rea, desarrollando las tareas administrativas de digitalizacin y manejo de la informacin de los asociados de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo administrativo tales como digitalizacin, archivo, manejo de agendas de citas, coordinacin de asociados, atencin al cliente interno y externo. Sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.

RESPONSABILIDADES: Contestar el telfono y recibir mensajes de la dependencia con el propsito atender las solicitudes de cliente externo e interno (asociados). Recibir y realizar el trmite respectivo de la correspondencia del departamento. Enviar correspondencia a todas las agencias y clientes internos relacionada con las necesidades de gestin humana. Prestar el apoyo requerido por el jefe de gestin humana para el logro de los resultados propuestos. Archivar, mantener actualizados y vigentes los Registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia del personal. Atender y solucionar las inquietudes de los asociados de manera personalizada y/o telefnicamente, suministrando la informacin pertinente y manteniendo la reserva correspondiente. Generar y/o manejar datos, archivos e informacin adecuadamente que faciliten el manejo de novedades de personal. Colaborar con las dems actividades del Departamento cuando por necesidades del servicio se requiera. Elaborar y entregar a los asociados los contratos y afiliaciones que por ley deben tener todos los empleados de la Cooperativa. Atender las referenciaciones solicitadas por otras entidades sobre los asociados. Elaborar los oficios (recomendaciones, solicitudes) y otras diligencias en que la cooperativa se ha comprometido a apoyar al asociado.


Coordinar con la ARP, la gestin necesaria para la atencin de accidentes de trabajo. Afiliar a los asociados a los entes de seguridad social, segn el caso, ARP, EPS, caja de compensacin, fondo de pensiones etc. Tramitar afiliaciones, novedades y de Seguridad Social: E.P.S., A.F.P. y A.R.P. Llevar a cabo los reportes de accidentes de trabajo.. Hacer entrega de carns de EPS, ARP y caja de compensacin familiar.. Atender asesores comerciales de EPS. y AFP. para novedades. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal asociados con la gestin humana. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Gestin de la documentacin parafiscal para recoger los cheques de pago en los puestos de trabajo. Realizar las certificaciones de los asociados para su respectiva aprobacin. Apoyar en el ingreso de novedades de nomina. Recibir a nivel nacional las novedades de ingreso para realizar el trmite de plizas de vida y aseguradora. Revisar, depurar e informar a las entidades correspondientes los rezagos del pago a EPS y AFP. Informar al departamento de operaciones y al consejo de administracin las novedades (renuncias) de los asociados. Apoyar al departamento jurdico en trmites, y suministro de informacin referente a los asociados.


NOMBRE DEL CARGO:

ASISTENTE DE GESTIN HUMANAEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachillerato (Grado 11).

FORMACIN: Diplomas de cursos o seminario en sistemas. Homologable con experiencia mnima de 1 ao en cargos donde se haya requerido o se deduzca el uso de la plataforma Windows Word, Excel, Power Point, o curso acreditando la esta formacin.

EXPERIENCIA: Mnimo 1ao en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

9. ASESOR EN SALUD OCUPACIONALPROCESO AL QUE PERTENECE: Gestin Humana ROL: Cumplir con la misin, visin y polticas de calidad, de salud ocupacional y organizacional que apliquen a sus actividades. Determinar las competencias (habilidades) al personal candidato a ingresar a la cooperativa y apoyar en el crecimiento de las competencias. Asegurar un clima organizacional con un bajo ndice de ocurrencia de sucesos relacionados con problemas psicosociales. Asegurar el cumplimiento del programa de salud ocupacional de la cooperativa, con el propsito de prever y/o los riegos en el campo de la salud ocupacional. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar el cumplimiento del programa de salud ocupacional de la cooperativa, con el propsito de prever y mitigar los riegos en el campo de la salud ocupacional Asegurar que el personal que ingresa a la cooperativa, sea hbil para el cargo, evaluando esta competencia con pruebas psicotcnicas y de conocimiento..

RESPONSABILIDADES: Coordinar con el departamento de gestin humana con el propsito de Desarrollar las actividades programadas en el plan de gestin establecido por la A.R.P con el propsito de mejorar la salud ocupacional de la cooperativa. Coordinar con el departamento de gestin humana actividades que Mejoren la seguridad industrial en los puestos de la cooperativa. Sugerir y apoyar al departamento de gestin humana actividades que Prevean el no cumplimiento del programa de salud ocupacional establecido para la cooperativa. Actualizar el programa de salud ocupacional y el cronograma de actividades. Suministrar mediante capacitaciones los conocimientos necesarios a los miembros de la cooperativa para la mejora del programa de salud ocupacional. Ejecutar y analizar mecanismos de medicin de la salud ocupacional de la cooperativa con el propsito observar el avance del clima organizacional. Programar con el departamento de gestin humana capacitaciones mensuales al interior de la cooperativa para los asociados con el propsito de reducir los


problemas en salud ocupacional. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y los requeridos por los requisitos de carcter legal. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos de salud ocupacional. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por la gerencia, enmarcadas en el campo de la asesora para la cooperativa. Apoyar en la gestin junto con el departamento de Gestin Humana en el trmite de pensin a los asociados. Suministrar informacin al departamento de Gestin Humana referente a Salud Ocupacional. Actualizar Panorama de Riesgos (1 vez al mes). Realizar la reunin del COPASO (1 vez al mes). Coordinar las actividades relacionadas con el mdico. Coordinar en equipo de trabajo los requerimientos o solicitudes de personal nuevo, para los diferentes puestos. Aplicar y analizar la prueba Psicotcnica y de conocimientos pertinente. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal. Realizar las entrevistas a los candidatos a ingresar a la cooperativa y poder dar un previo concepto de Aceptacin o Rechazo. Coordinar con el departamento de gestin humana con el propsito de Desarrollar las actividades programadas en el plan de gestin establecido por la A.R.P con el propsito de mejorar la salud ocupacional de la cooperativa. Coordinar con el departamento de gestin humana actividades que Mejoren el bienestar social de la cooperativa. Suministrar mediante capacitaciones los conocimientos necesarios a los miembros de la cooperativa que lo requieran con el propsito de conservar un clima organizacional saludable Ejecutando mecanismos de medicin del mismo con el propsito de observar su avance. Recepcin de llamadas con el in de agilizar el proceso de ingreso del asociado. Ejercer Control con respecto a la documentacin necesaria de ingreso. Verificar la referenciacin. Realizar visitas domiciliarias.


NOMBRE DEL CARGO:

ASESOR EN SALUD OCUPACIONALEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Grado 11. Preferible carrera profesional afn al cargo.

FORMACIN: Diplomas en Tcnico o tecnlogo en salud ocupacional o Higiene y Seguridad Industrial. Diplomado en seleccin de personal. EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos de experiencia en cargos relacionados. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO-ALTO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

10. 10. MENSAJEROPROCESO AL QUE PERTENECE: Gestin Humana ROL: Apoyar todos los departamentos mediante el manejo de la documentacin y valores de gran importancia, siendo una persona discreta, gil y responsable. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Realizar todas las funciones afines a la mensajera, apoyando a todos los departamentos mediante el manejo de la documentacin que sea encomendada.

RESPONSABILIDADES: De acuerdo a la programacin entregada diariamente debe realizar funciones como: Llevar documentacin a los clientes que se requiera. Visitar puestos de trabajo para establecer contacto y consecucin de posibles contratistas. Entrega de propuesta solicitadas por clientes. Entrega de correspondencia y documentacin confidencial. Solicitud de certificaciones, y documentacin requerida para la presentacin de ofertas. Diligencias en Bancos y entidades financieras. Compra de suministros que se requiera con carcter urgente Trasportar funcionarios de COOP-RESERVIS C.T.A., cuando este requiera un traslado rpido. Realizar los trmites legales solicitados por el departamento de Jurdico o el de Cartera que sean de carcter confidencial e inmediato. Realizar cotizaciones encargadas por las directivas de COOP-RESERVIS C.T.A. Informar cualquier tipo de novedad suministrada por el cliente. Realizar labores de mensajera propias de la Compaa. Realizar la ruta segn la zona que maneja en la semana. Las diferentes diligencias que se realicen deben quedar registradas en la planilla de control,


Maneja documentacin y valores de gran importancias, para lo cual requiere discrecin, agilidad y responsabilidad. Mantener el casco de seguridad , chaleco reflector, Zapatos adecuados esencialmente antideslizantes, guantes, impermeable y dotacin requerida por ley, para el manejo de la motocicleta. Mantener en optimo estado el medio de movilidad, con el cual fue contratado para realizar sus labores diarias.


NOMBRE DEL CARGO:

MENSAJEROEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Grado 9 Bachillerato

FORMACIN: Manejo de Motocicleta. Curso supervisor. Curso de Vigilante. EXPERIENCIA: Mnimo dos (2) aos en cargos de Vigilancia o Mensajera preferiblemente. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

11. 11. AUXILIAR SERVICIOS GENERALESPROCESO AL QUE PERTENECE: o Gestin Humana ROL: Apoyar la gestin de todos los departamentos desarrollando tareas de aseo de la cooperativa y atencin al personal administrativo as como clientes. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas tales como: mantenimiento, limpieza, y atencin al personal tanto administrativo, como externo, sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.

RESPONSABILIDADES: Asegurar un ambiente de trabajo limpio y saludable. Mantener las oficinas y lugares de trabajo ordenadas y aseadas. Atender personal interno as como personal externo en caso de que se requiera. Mantener el bao de la cooperativa limpio. Arreglar entrada principal. Solicitar al departamento de logstica los instrumentos que se requieran para la realizacin del trabajo en el momento adecuado. Mantener guantes y el uniforme de dotacin requerido por ley.


NOMBRE DEL CARGO:

AUXILIAR SERVICIOS GENERALESEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Grado 11.

FORMACIN: No aplica

EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

12. RECEPCIONISTAPROCESO AL QUE PERTENECE: Gestin Humana

ROL: Asegurar una buena comunicacin entre los entes externos a la cooperativa y las dependencias administrativas, con fin de entregar una respuesta satisfactoria al que llama. (Cliente externo, interno, entidades gubernamentales, entidades comerciales y otros organismos vinculados con la cooperativa). PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar una buena comunicacin, y filtrar las comunicaciones que desgastan a la administracin

RESPONSABILIDADES: Contestar el conmutador y pasar las llamadas a las extensiones correctas. Llevar el registro de visitantes y contratistas Llevar el registro de ingreso de personal (solicitar documentacin si es necesario) Recibir y entregar la correspondencia a las reas pertinentes Filtrar las comunicaciones que no estn relacionadas con las dependencias de la cooperativa. No entregar informacin de reserva para la cooperativa a extraos, as como informacin personal de los asociados. Verificar y entrega la documentacin de las hojas de vida necesarias para el proceso de reclutamiento y seleccin del personal nuevo al departamento de gestin humana. Trasladar las llamadas al personal administrativo una vez estos den la aprobacin de la llamada. Solucionar inquietudes de los asociados de fcil respuesta para las cuales este autorizada Consultar con el visitado si es posible atender la persona, en caso afirmativo permitir el ingreso a las instalaciones. Recibir la correspondencia de la compaa y entregarla con su correspondiente registro de entrega.


Mantener aseado su lugar de trabajo y en buen estado los equipos y elementos entregados para la realizacin de sus tareas. Registrar los mensajes cuando se requiera y dirigirlos a quien corresponda. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Informar sobre eventos realizados por la empresa a los asociados. Entregar y sacar fotocopias de los documentos que maneja. Recibir informacin referente a la entrega de cheques y comunicarla a monitoreo. Recibir las prendas de los asociados retirados en buenas condiciones de aseo. Recibir, anotar en el formato correspondiente y entregar (departamentos de gestin humana y logstica) los distintivos y carnes de los asociados retirados. Realizar las actas de reuniones ordinarias y extraordinarias que realice la junta de vigilancia (Consignas en el libro de actas). Elaborar los comunicados, cartas, sugerencias, solicitudes y dems, para que sean aprobadas en acta.


NOMBRE DEL CARGO:

RECEPCIONISTAEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller (Grado 11).

FORMACIN: Curso en manejo de recepcin, secretariado o servicio al cliente. Formacin homologable con mnimo 2 aos en cargos donde utilice plataforma Microsoft office (Word, Excel, Power Point). EXPERIENCIA: Mnimo 6 meses en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

13. JEFE DE LOGSTICAVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Logstica y Mantenimiento o Elementos o Materiales o Mantenimiento (preventivo y correctivo) o Proveedores POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Toda compra de elementos deber ser por escrito (orden de compra) y con la autorizacin del gerente. Por poltica toda solicitud de elementos deber ir con las especificaciones completas (talla, color, etc., usuario). Por poltica se debe anexar al archivo de entradas y salidas del correspondiente del elemento. La persona asignada al almacn debe establecer inventario fsico de elementos existentes mensualmente y las condiciones de los mismos determinando el mantenimiento de los equipos o elementos daados. Debe existir un control sobre los uniformes distribuidos por el proveedor correspondiente. En el momento de un retiro, se deben reclamar las insignias escudos, placas apliques de los uniformes. Se deben mantener actualizados los inventarios. Los elementos y mantenimientos solicitados se deben suministrar en el menor tiempo posible PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos, proveedores y tesorera en el mantenimiento y control del armamento. OBJETIVO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Comprar y almacenar los elementos requeridos en puestos al igual que mantener en orden los registros de compras junto con las entradas y salidas de los medios e insumos requeridos en la organizacin para su adecuado funcionamiento.

RESPONSABILIDADES: Coordinar con la gerencia general, cotizaciones, contratos, calidad y confecciones de uniformes y prendas y dems medios de dotacin del personal de asociados a nivel nacional. Verificar y exigir que los proveedores cumplan en los requisitos acordados. Registrar en entradas y salidas de almacn los movimientos existentes en el


mismo. Enviar a las agencias las dotaciones de uniformes y prendas para el personal de asociados. Presentar a la gerencia general, cotizaciones para adquisiciones de equipo de mantenimiento y control de lo mismo medios tecnolgicos para la vigilancia. Coordinar el Mantenimiento, revisin y dotacin del equipo automotor y software respectivos asignados para la prestacin del servicio de vigilancia y seguridad privada. Coordinar con la gerencia, las resoluciones emanadas de la superintendencia de vigilancia y seguridad privada que tenga que ver con los reglamentos de uniformes y distintivos del personal de vigilancia. Elaborar actas a la gerencia de los elementos inservibles o extraviados para ser dados de baja. Atencin telefnica de clientes internos, externos y proveedores que hacen parte de la cooperativa, dando efectiva solucin a sus inquietudes y/o inconformidades correspondientes al departamento. Llevar continuamente el inventario de elementos y presentar a gerencia, registrando las rdenes de entrada de cada uno de los diferentes elementos o productos llevando un control por cada tem. Elaborar las rdenes de Pedido-Servicio. Apoyar al jefe de operaciones en los elementos y mantenimientos que sean necesarios para atender adecuadamente la presentacin del servicio. Hacer evaluacin, seleccin y reevaluacin anual de proveedores de los diferentes productos que debe adquirir la cooperativa en el campo de dotaciones, medios tecnolgicos, mantenimiento y aprovisionamiento de vehculos. Visitar las instalaciones de los proveedores, para verificar la solidez de la empresa, calidad de los productos y capacidad de cumplimiento. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: gestin logstica y de mantenimiento, incluyendo los elementos dados para vigilancia con medio humano y medio tecnolgico. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Entregar los originales de las diferentes facturas al departamento de contabilidad. Verificar el cumplimiento de las especificaciones dadas por los proveedores. Mantener en buenas condiciones el almacn y los elementos del inventario. Realizar las compras de los elementos de acuerda a las necesidades de los departamentos y de la cooperativa.


NOMBRE DEL CARGO:

JEFE DE LOGSTICACOMPETENCIAS

EDUCACIN:Mnimo Bachiller o deseable estudios Universitarios en Carreras afines al cargo. FORMACIN: Cursos y o diplomados relacionados con el cargo. EXPERIENCIA: Mnimo un (2) aos de experiencia en cargos similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

14. JEFE DE MEDIOS TECNOLGICOSVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio o Control del servicio o Monitoreo de las alarmas o Atencin al cliente POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Apoyar tcnica y operativamente a la jefatura de operaciones en el desarrollo y pronta gestin del servicio de medios tecnolgicos, en cuanto a su instalacin, monitoreo, terminacin, atencin y control Prestar con diligencia el apoyo tcnico a los clientes de servicios de medios tecnolgicos para la compaa. Obrar con lealtad, honestidad y diligencia en el momento de realizar funciones para la cooperativa en las instalaciones del cliente. Administrar de manera optima los recursos asignados por la cooperativa para el desempeo de las labores.

PERSONAL A CARGO: Personal incurso involucrado en el monitoreo de alarmas (Operador de medios tecnolgicos y Tcnico de medios tecnolgicos) INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Gestionar para el cliente externo y el rea operativa las actividades pertinentes a la prestacin del servicio con medios tecnolgicos reduciendo las no conformidades y quejas generadas.

RESPONSABILIDADES: Apoyar tcnicamente la gestin de comercial de la organizacin en la elaboracin de la oferta. Realizar la visita inspectiva para monitoreo de alarmas y apoyar en la elaboracin del diseo de CCTV para los puestos con medios tecnolgicos. (en colaboracin con el Departamento de Seguridad). Coordinar el clculo de elementos y materiales necesarios para la instalacin de las alarmas y cmaras Coordinar la Ejecucin de las actividades de instalacin de las alarmas y las cmaras para las fechas acordadas con el cliente. Verifica y coordina la programacin de los paneles de control radio o telfono. Coordina y verifica el cambio o asignacin de las claves con el cliente y las


identificaciones personalizadas para ingresarlas al sistema. Coordinar con el cliente el da y hora de inicio del monitoreo. Gestionar las visitas de mantenimiento preventivo y correctivo a los puestos con medios tecnolgicos. Coordinar con el cliente externo las necesidades de mantenimiento de los kits o de garantas ocasionadas no conformes en las instalaciones. Verificar y aprobar las actas donde se define la propiedad de la cooperativa y la propiedad del cliente. Registrar las novedades requeridas para la facturacin para su ejecucin contable. Coordinar las novedades del servicio y gestionar los cambios en el diseo solicitados por el cliente. Coordinar la prestacin del servicio con medios tecnolgicos (instalacin, adicin y retiro del servicio), con la accin por parte del radio operador ante cada evento. Atender, realizar seguimiento y verificar las acciones tomadas ante quejas y no conformes ocurridos en el servicio. Coordinar con el cliente el levantamiento del servicio registrando la propiedad del cliente y la propiedad de la cooperativa. Entrenar el personal nuevo en el servicio de monitoreo para la ejecucin de las tareas del servicio.(operadores de medios tecnolgicos y tcnicos). Solicitar al departamento de logstica el material necesario para la instalacin y para el mantenimiento de los elementos del servicio. Conservar en archivo electrnico y fsico la informacin registrada en las instalaciones, monitoreo, levantamiento, atencin de quejas, control del servicio, registro de las no conformidades, indicadores de gestin del rea y desarrollo de las acciones correctiva y preventivas. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Registrar y colaborar en suministrar informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de la central. Coordinar la instalacin y montaje de equipos en la central. Velar por el buen funcionamiento de equipos de la central. Suministrar la informacin requerida en caso de presentarse un siniestro. Realiza y coordina el soporte tcnico del rea de sistemas de la empresa (software, red, computadores, entre otros). Asistir a reuniones con el cliente cuando sea necesario con el fin de dar un apoyo a las recomendaciones de seguridad.


NOMBRE DEL CARGO:

JEFE MEDIOS TECNOLGICOSEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller o deseable estudios Universitarios en Carreras afines al cargo. FORMACIN: Cursos y o diplomados relacionados con el rea Tecnolgica y/o Electrnica. EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos en cargos afines o similares. HABILIDADES: FLUIDEZ VERBAL: FACILIDAD NUMRICA: RAPIDEZ DE PERCEPCIN MANEJO DE HERRAMIENTAS ASOCIACIN LGICA MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO


NOMBRE DEL CARGO:

15. ASISTENTE DE MEDIOS TECNOLGICOS (TCNICO)VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio (Medios Tecnolgicos) o Atencin al cliente o Control del servicio o Monitoreo de las alarmas POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Apoyar tcnica y operativamente el servicio de medios tecnolgicos, coordinando el trabajo de campo con los clientes y el gestor de medios tecnolgicos. Apoyar la labor operativa del gestor de servicios para medios tecnolgicos. Obrar con lealtad, honestidad y diligencia en el momento de realizar funciones para la cooperativa en las instalaciones del cliente. Utilizar de manera optima los recursos asignados por la cooperativa para el logro de sus resultados

PERSONAL A CARGO: Personal involucrado en el monitoreo de alarmas. INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Apoyar la Gestin de la cooperativa para la atencin tcnica al cliente externo con el fin de la reduccin de las no conformidades y quejas generadas en la prestacin del servicio con medios tecnolgicos.

RESPONSABILIDADES: Ejecutar las disposiciones del jefe, en cuanto a los requerimientos para la instalacin y desinstalacin de los medios tecnolgicos en los puestos. Solicitad el aprovisionamiento de elementos necesarios para ejecutar las instalaciones al jefe de Medios Tecnolgicos. Diligenciar los formatos destinados para evidenciar la instalacin de los elementos requeridos. Ejecutar los mantenimientos correctivos y preventivos programados los de elementos instalados por puesto, ejecutando las garantas programadas con los clientes y verificando el buen funcionamiento de los medios tecnolgicos prestados como servicio por la cooperativa.. Obrar con lealtad, honestidad y diligencia en el momento de realizar funciones para la cooperativa en las instalaciones del cliente.


Desarrollar con el cliente un plano de la ubicacin de los medios en cada uno de los puestos. Conservar en archivo electrnico y fsico as como entregar conservar en buenas condiciones la informacin registrada en las instalaciones, monitoreo, levantamiento, atencin de quejas, control del servicio, registro de las no conformidades, indicadores de gestin del rea, estadsticas, informacin requerida para entes gubernamentales, informacin necesaria en licitaciones y desarrollo de las acciones correctiva y preventivas. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Velar por el buen uso y manejo de los elementos asignados por la cooperativa para el desplazamiento y las funciones a realizar. Ejecutar las actividades de soporte tcnico para el cliente interno. Apoyo en cuanto al desarrollo de las visitas inspectivas. Verificar e inspeccionar los elementos o equipos instalados para la cooperativa.


NOMBRE DEL CARGO:

ASISTENTE DE MEDIOS TECNOLGICOS (TCNICO)EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller. Curso bsico para Tcnico de Medio Tecnolgico.

FORMACIN:

EXPERIENCIA: Mnimo 6 meses en cargos similares o afines. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

16. TECNOLGICOS 16. OPERADOR DE MEDIOS TECNOLGICOSVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio o Monitoreo de Alarmas o Servicio No conforme ROL: Desarrollar la funciones de monitoreo de alarmas, control de la central de radio PERSONAL A CARGO: No aplica. INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Ejercer el control y seguimiento del sistema operativo y de comunicaciones para monitoreo de alarmas, dando oportuno aviso sobre las novedades del mismo.

RESPONSABILIDADES: FUNCIONES DE MEDIOS TECNOLGICOS: Coordinar las comunicaciones propias del servicio. Verificar cierre y aperturas de los puestos. Recibe los diferentes reportes radiales y telefnicos con las novedades sobre la prestacin de los servicios. Responde por la reaccin inmediata ante cualquier eventualidad, contingencia y emergencia e informa a sus superiores. Mantener actualizado el listado telefnico de los nmeros de emergencia (Cooperativa, Polica, Bomberos, ambulancia, A.R.P) Prevenir que su puesto de trabajo sea vctima de atentados, robos y actos delincuenciales, informando a sus superiores todos los riesgos existentes. Solicitar a la empresa los elementos de dotacin que se vayan agotando o que se necesiten para el buen desempeo de su trabajo Cuidar de su buena presentacin personal. Atender los eventos definidos en el software del monitoreo de alarmas. Enviar el mensaje o dar respuesta a las pruebas o confirmar las alarmas activadas desde el sitio de su ubicacin. Recibir quejas, inquietudes de los clientes, para trasmitirlos a los diferentes departamentos. Realizar reportes de rutina y control del personal q se encuentra en el sitio de trabajo. Revisar las cmaras del circuito cerrado de televisin, previendo que no se


encuentren riesgos de amenaza comprobada de siniestro (atentados, robos, terrorismo, actos indebidos de los asociados de la cooperativa que atente contra las buenas costumbres dentro de las instalaciones, etc.) Coordinar con las autoridades de la ciudad (bomberos, polica, ejercito, sijin dijin, gaula, etc.), el apoyo ante amenaza comprobada en puestos bajo en monitoreo de alarmas. Coordinar con el supervisor de patrulla y de medio tecnolgico las acciones a tomar ante amenaza comprobada. Confirmar que los eventos relacionados en el monitor de las alarmas sean reales (encendido de botn de pnico, activacin de alarma, etc.) dentro de los horarios determinados. Confirmar con los usuarios las aperturas y cierres fuera de horarios establecidos. Confirmar con los usuarios la informacin relevante a los santos y seas asignados en los casos requeridos. Coordinar segn el medio de la alarma la reaccin (radio o telefnica) Recibir las novedades presentadas en cada una de las agencias. Recibir y comunicar novedades presentadas en cada una de las agencias de operaciones. Informar la gestin de atencin tcnica ante dao de los equipos de monitoreo de la central Cumplir con las consignas generales y especficas del puesto.

FUNCIONES DE SEGURIDAD CON MEDIO HUMANO Coordinar con los vigilantes las horas establecidas para realizar los reportes de radio. Diligenciar la planilla de control de radio por puesto. Coordinar con las autoridades correspondientes los apoyos para las posibles reacciones que ser requieran ante amenaza comprobada en puestos de vigilancia con medio humano. Coordinar los apoyos requeridos por los supervisores de patrulla a los puestos ante necesidades por parte de los asociados. Comunicar los reportes de radio, para citaciones o para otro tipo de comunicados de inters para los asociados. Comunicar fallas presentadas por el que presta el servicio. FUNCIONES DE CONTROL DE COMUNICACIONES Mantener la disciplina y el respeto en la red de comunicaciones con los asociados para los diferentes puestos, con fin que el medio sea usado adecuadamente e informarlo a superiores. Controlar el uso del consumo del celular de la cooperativa. Controlar el uso de la lnea Internet para los usuarios. Mantener en buen estado y aseado el puesto de trabajo y los medios asignados para la ejecucin de sus funciones.


FUNCIONES GENRICAS Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: atencin al cliente, supervisin y control del servicio no conforme, en servicios de vigilancia con medio tecnolgico y medio humano. Diligenciar los registros de servicio no conforme para la empresa. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Coordinar la entrega de radios a supervisores. Coordinar con los supervisores cobradores la gestin para la recoleccin de cheques. Diligenciar la minuta en caso de novedad, comunicar al departamento de operaciones y realizar los respectivos controles. Coordinar la entrega de armas y municiones. Recibir correspondencia de los departamentos para que sea entregado a supervisores. Coordinar e informar las novedades presentadas por los asociados para que sean desarrolladas por cada departamento. Mantener actualizado el archivo de asociados que se encuentran detrs de la cooperativa (listado de guardas). Manejar adecuadamente el software de monitoreo. Registrar eventualidades y novedades presentadas en el software de monitores, cierre, ingreso de puestos al sistema.


NOMBRE DEL CARGO:

OPERADOR DE MEDIOS TECNOLGICOSEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachillerato.

FORMACIN: Curso bsico de Medios Tecnolgicos.

EXPERIENCIA: Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a 6 meses o en su defecto haber prestado servicio militar obligatorio en el ejrcito o en la polica nacional. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

17. JEFE DE SEGURIDADVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio Atencin al cliente Servicio No conforme POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Dar respuesta a los procesos disciplinarios, las quejas y los no conformes levantados (siniestros) en la prestacin del servicio, con el propsito de aclarar y evidenciar la verdad ante la reclamacin del cliente interno y externo. PERSONAL A CARGO: Personal incurso en investigaciones. INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Gestionar al interior de la cooperativa las investigaciones que resulten de procesos disciplinarios en la prestacin del servicio, siniestros (robos o incidentes ocurridos con el cliente), teniendo en cuenta las disposiciones legales y reglamentarias del sector, bajo el mtodo de recoleccin de evidencia objetiva y adelantando las consultas requeridas segn los casos, de tal manera que se defienda el patrimonio de la cooperativa en todos los casos.

RESPONSABILIDADES: Definir, realizar seguimiento y cerrar las acciones tomadas de las no conformidades o quejas y reclamos que le sean trasladadas por el departamento de operaciones y/o Gerencia. Gestionar y analizar cada uno de los diferentes casos bajo la orientacin del departamento jurdico. Organizar el expediente incluyendo toda la documentacin que se adelanta tales como inspeccin ocular, fotografas, descargos y dems diligencias que sean ordenadas por el departamento jurdico o gerencia. Presenta o emitir las conclusiones de cada uno de los casos analizados o investigados para conocimiento y decisiones del consejo de administracin. Coordinar con el departamento operativo las diferentes respuestas de los procesos administrativos para el cliente externo ante las novedades definidas por el consejo de administracin. Coordinar la estadstica necesaria con el propsito de consolidar los indicadores de gestin del rea operativa. Coordinar con el consejo las pruebas objetivas para concluir los casos para los procesos disciplinarios y los siniestros (robos e incidentes ocurridos con el


cliente). Desarrollo de los respectivos informes conteniendo: Inspecciones oculares. Testimonios de personal involucrado. Conclusin y concepto para aprobacin del consejo administrativo. Gestionar de acuerdo con las novedades adelantadas por el consejo administrativo, el resultado de los procesos disciplinarios y administrativos. Coordinar con la Gerencia las conclusiones de cada uno de los procesos disciplinarios y administrativos, referentes a la prestacin del servicio de vigilancia y seguridad privada. Coordinar con la gestin comercial el anlisis de riesgos y estudios de seguridad requeridos para puestos futuros. Tomar medidas preventivas o correctivas en los puestos de trabajo a nivel. nacional o en las personas relacionadas con las novedades que se presenten Dems funciones inherentes al cargo. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: atencin al cliente y supervisin y control del servicio no conforme, en servicios de vigilancia humana y con Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Recibir los siniestros, informar los pasos a seguir y comunicar al cliente lo sucedido. Informar al cliente la documentacin necesaria en caso de siniestro o novedad y verificarla una vez recibida. Realiza la visita inspectiva y el estudio de seguridad, dando un previo concepto del servicio. Verificar y coordinar con el departamento de medios tecnolgicos los puntos vulnerables para la instalacin de equipos, as como posibles recomendaciones que mejoren la prestacin del servicio. Comunicar a contabilidad los pagos efectuados por conciliaciones generadas en la prestacin del servicio. Reunirse con el cliente cuando este lo solicite. Apoyar cuando se requiera y mantener una continua comunicacin con el departamento de operaciones. Realizar charlas de seguridad a los asociados.


NOMBRE DEL CARGO:

JEFE DE SEGURIDADEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo bachillerato (Grado 11).

FORMACIN: Curso de Vigilancia y de Supervisor, mnimo nivel Bsico. Cursos y/o diplomados afines al cargo.

EXPERIENCIA: Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a (3) tres aos. (para garantizar amplios conocimientos sobre el funcionamiento y marcha de la cooperativa) HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

FLUIDEZ VERBAL: FACILIDAD NUMRICA: RAPIDEZ DE PERCEPCIN MANEJO DE HERRAMIENTAS ASOCIACIN LGICA HABILIDADES CORPORATIVAS (COMUNICACIN, TRABAJO EN EQUIPO, MANEJO DE CONFLICTOS, SOCIABILIDAD, FACTOR EMOCIONAL, LIDERAZGO) SUMATORIA

NOMBRE DEL CARGO:


18. 18. ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDADPROCESO AL QUE PERTENECE: Servicio No Conforme. Atencin al cliente

ROL: Apoyar la gestin del departamento de seguridad, desarrollando las tareas administrativas de digitalizacin y manejo de la informacin de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo administrativo tales como digitalizacin, archivo, manejo de agendas de citas, atencin al cliente interno y externo. Sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.

RESPONSABILIDADES: Contestar llamadas telefnicas vinculadas con acciones o actividades del departamento de seguridad y atenderlas suministrando o recibiendo la informacin pertinente. Devolver las llamadas que sean necesarias para garantizar la buena atencin al cliente. Mantener y administrar los archivos del departamento de seguridad en medio fsico y magntico Mantenimiento y uso adecuado de los recursos de la oficina. Registrar la informacin que llega al departamento y brindarla cuando le sea solicitada por personal administrativo de la cooperativa que la requiera. Redaccin y elaboracin de informes propios del departamento de operaciones. Recibir la correspondencia del departamento de seguridad. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal asociados con la cooperativa. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: supervisin y control del servicio no conforme. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales. Realizar cartas de recomendaciones de seguridad, as como de respuesta a


novedades relacionadas con hurtos. Realizar reporte de novedades a la superintendencia de vigilancia. Realizar las citaciones a descargos. Tomar descargos a vigilantes por hurtos. Montar esquema de estudio de seguridad.


NOMBRE DEL CARGO:

ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDADEDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller (Grado 11).

FORMACIN: Curso en manejo de recepcin o secretariado o programacin. Cursos asociados con la plataforma Microsoft office (Word, Excel, Power Point,). EXPERIENCIA: Mnimo 6 meses en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO



NOMBRE DEL CARGO:

19. JEFE DE OPERACIONESVINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio o Control del servicio o Medio humano fija-mvil o Atencin al cliente

POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA El vigilante debe responder por los elementos entregados para el servicio. El jefe de operaciones y supervisor deben peridicamente supervisar el estado de los elementos en cada uno de los puestos. El jefe de operaciones debe ejecutar las visitas a los clientes Se debe dar cumplimiento al decreto 356 y 2535 Los vehculos destinados para la ruta de supervisin deben utilizarse solamente para el servicio de la cooperativa. El supervisor debe entrevistarse con el cliente durante su recorrido. Toda investigacin (siniestro o novedad del servicio) debe generar un registro que evidencie su tratamiento y cierre. No se debe dejar sin servicio de seguridad un puesto de la cooperativa. Los servicios no conformes de los puestos deben tener tratamiento y cierre correspondiente.

PERSONAL A CARGO: Todo el personal operativo. INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Coordinar y controlar las actividades y tareas que permitan el desarrollo adecuado de la Prestacin del servicio en las modalidades fija. Mvil, con o sin armas.

RESPONSABILIDADES: Atencin telefnica y personal del cliente externo e interno. Recibir informe de no conformidades y quejas, evaluarlos y apoyarse en el departamento de seguridad para dar respuestas o tramitar a la dependencia respectiva. Solicitar el diligenciamiento de investigaciones administrativas, segn quejas o reclamos presentados por el cliente externo y disciplinarias segn informes de no conformidades en el servicio presentadas por supervisores. Realizar el trmite correspondiente de los requisitos exigidos por ley, como lo


es la credencial de la superintendencia y velar porque se mantengan vigentes los cursos de vigilancia y dems documentos. Emitir respuestas a clientes externos sobre las quejas relacionadas con el departamento. Coordinar con seguridad las visitas inspectivas y vulnerabilidades a puestos existentes y presentar a la gestin comercial el resultado para mejorar la oferta. Coordinar con gestin humana y logstica la necesidad de personal y los requerimientos para la instalacin o mantenimiento del puesto. Entrenar o Instruir al personal seleccionado sobre las consignas especficas del nuevo puesto y ordenar que reciban la induccin sobre el conocimiento y manejo del puesto. Presentar al personal nuevo con oficio de presentacin para el cliente, coordinando el dispositivo requerido por el cliente. Controlar la calidad y mejora continua en prestacin del servicio de vigilancia, en cada uno de los puestos. Visitar peridicamente a los administradores, gerentes y/o representantes de los puestos, para conocer sus conceptos del personal, calidad del servicio y recomendaciones o exigencias tendientes a mejorar. Realizar cambios de personal de los puestos que las administraciones o representantes legales hagan y realizar el anlisis del perfil y cualidades que debe reunir quien se designe en reemplazo. Ordenar el programa de supervisin y control de vigilancia para la ciudad de Bogot y verificar su rendimiento y estricto cumplimiento confrontando las planillas de supervisin con el listado del sector asignado. Informar al departamento de medios tecnolgicos, las mejoras en seguridad para los puestos y tramitar el anlisis y recomendaciones a la administracin respectiva. Emitir memorandos al personal asociado de felicitaciones y llamados de atencin, segn los requerimientos de los usuarios o por disposicin propia. Conocer y hacer conocer a los asociados vigilantes de las normas de seguridad y vigilancia que ordena la autoridad competente o que sean adecuadas para una eficiente prestacin del servicio de vigilancia privada. Elaborar las consigna generales y especificas por puesto (funciones) de los vigilantes y mantenerlas actualizadas con ayuda de visitas espordicas al mismo. Asistir a reuniones que soliciten las administraciones relacionadas con la calidad de la prestacin del servicio. Realizar salidas espordicas a los puestos para actualizar y elaborar los manuales de consignas especficas. Programar y organizar en coordinacin con gestin humana los cursos de capacitacin para el personal relacionados con el campo de la seguridad. Coordinar la programacin de los vigilantes por puesto de acuerdo con los dispositivos establecidos. Autorizar y nombrar relevos Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: instalacin, realizacin del servicio, terminacin,


atencin al cliente, supervisin y control del servicio no conforme, inc

Manual de Funciones Definitivo v1

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