Manual de Funciones[1]
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MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 1 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
MANUAL DE FUNCIONES
ALCANCE
"Aplica para todos los cargos desempeñados dentro de la estructura organizacional definida para la Empresa”.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 2 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
1. INTRODUCCION El presente manual se concibe como un instrumento de administración del recurso humano que contiene el conjunto de tareas y responsabilidades que debe desarrollar cada funcionario en sus actividades cotidianas y está definido técnicamente basado en los estándares, procedimientos, sistemas y normas que son guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores de la empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por la orientación de los Jefes inmediatos y las políticas y lineamientos de la alta Gerencia, estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones de cada uno de los cargos, con ello, sus requisitos y perfiles.
2. OBJETIVO DEL MANUAL
El presente manual busca ser la guía general que permita a todos los niveles de la organización conocer de manera precisa el alcance de sus actividades. Será una herramienta para el proceso de inducción brindando información oportuna al colaborador que ingresa a SES Ltda., el cual servirá como punto de partida para el cumplimiento de sus responsabilidades.
DATOS DE LA EMPRESA
Razón Social SERVICIO DE ENTREGA DE LA SABANA LTAD. “SES Ltda.” NIT. 900389174-8 Ubicación Cll 25ª # 40-32 Barrio Venecia, Sincelejo - Sucre Sedes San Andres – Fonseca – Bosconia - Curumani
3. DIVISION DEL MANUAL
El manual se divide en tres partes
Organización Direccionamiento
Organización administrativa
Organización recursos humanos
Organización operativa
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 3 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
4. ORGANIGRAMA GENERAL
GERENCIA GENERAL
Eduardo Duran
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Andrea Duran GERENCIA RECURSOS
HUMANO
Carolina Duran
JEFE DE OPERACIONES
Rubén García
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
Eliecer Rodriguez CONTADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Edilma Vásquez
COORDINADOR LIDER FONSECA COORDINADOR LIDER BOSCONIA
COORDINADOR OL COORDINADOR UC
COORDINADOR LIDER CURUMANI ADMINISTRADOR SAN ANDRES
COORDINADOR OL COORDINADOR UC
ASESOR OPERACIONES
Nilson Florez
JEFE DEPOSITO RESPONSABLE RUTA
TESORERO
COORDINADOR OL COORDINADOR UC
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 4 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
PRIMERA PARTE ORGANIZACIÓN DIRECCION
GERENCIA GENERAL
Eduardo Duran
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Andrea Duran
GERENCIA RECURSOS HUMANO
Carolina Duran
JEFE DE OPERACIONES
Rubén García
ASESOR OPERACIONES
Nilson Florez
ASESOR JURIDICO
SEGURIDAD FISICA
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 5 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
DESCRIPCION DE FUNCIONES
1 GERENTE GENERAL
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Gerente general
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Junta Directiva
SUPERVISA A: Gerente administrativo,
gerente Recursos humanos, Jefe de
operaciones, Seguridad física, Asesor Jurídico, Asesor operaciones
OBJETIVO DEL CARGO
Direcciona la Compañía para la obtención de las metas generales, administra el plan de negocios.
FUNCIONES DEL CARGO
Representar a la empresa, ante clientes actuales y clientes potenciales. Aprueba los presupuestos Aprueba modificaciones a la estructura de personal Tomar decisiones financieras relevantes que afecten o beneficien la economía de la
empresa o bien aprobarlas cuando sea producto de la iniciativa de algún colaborador o como requerimiento de Bavaria.
Representar a la empresa en las negociaciones efectuadas con el cliente. Asistir a las reuniones de la Junta Directiva y suministrar los balances financieros e
información del manejo económico, así como informar sobre la situación financiera de la misma.
Asegurar el cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes en temas de facturación, por medio de la revisión constante de los indicadores de gestión y tomando las decisiones necesarias para alcanzar nuestras metas.
Llevar a la empresa a alcanzar los objetivos trazados, utilizando como medio el trabajo en equipo de nuestro recurso humano.
Establecer comunicación directa y permanente con nuestros clientes. Presentar propuestas de mejoramiento financiero.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 6 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la Gerencia General. Aprobar las compras según los direccionamientos definidos Suministro de los elementos requeridos para el desarrollo de la operación, teniendo
control de los stocks que se tengan en los centros de operación Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
2 SEGURIDAD FISICA
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Seguridad física CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Responde por la seguridad física de la operación
FUNCIONES DEL CARGO
Representar a la empresa, ante las entidades del estado que maneja los temas de seguridad física.
Elabora estudios de seguridad de instalaciones y personal Revisa diariamente el rutero de los vehículos de reparto definiendo estrategias de
seguridad para la custodia del personal, equipos y valores Investiga informaciones y hechos delincuenciales Asesora a la Gerencia general, Jefe de operaciones y Coordinadores en temas de
seguridad física. Emite reporte semanal de inteligencia. Monitorea diariamente el movimiento de vehículos de la flota garantizando su seguridad. Recoge diariamente un mínimo de dos veces los dineros de la venta de los vehículos y los
consigna en entidades autorizadas. Presentar propuestas de mejoramiento en seguridad física. Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la Gerencia General. Aprobar las compras según los direccionamientos definidos
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CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 7 de 53
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Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
3 ASESOR JURIDICO
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Asesor jurídico CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Garantiza el cumplimiento de los requisitos legales de la operación.
FUNCIONES DEL CARGO
Representar a la empresa ante las entidades jurídicas. Garantizar una adecuada defensa de los intereses de la Compañía frente a demandas y
otros Asesorar a la Gerencia general, Gerencia administrativa, Gerencia de recursos humanos
en temas jurídicos. Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la Gerencia General.
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CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 8 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
3 ASESOR OPERATIVO
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Asesor operativo CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar la gestión de la operación.
FUNCIONES DEL CARGO
Presentar propuestas de mejoramiento operativo. Asesorar a la gerencia general y jefe de operaciones en temas de la operación. Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la Gerencia General.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 9 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
SEGUNDA PARTE
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
GERENCIA GENERAL
Eduardo Duran
GERENCIA ADMINISTRATIVA
Andrea Duran
CONTADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 10 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
DESCRIPCION DE FUNCIONES
1 GERENTE ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Gerente administrativo
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General SUPERVISA A: Contador y Auxiliar
administrativo
OBJETIVO DEL CARGO
Responder por el manejo eficiente y eficaz de los ingresos y egresos de la compañía, cumpliendo con las exigencias legales en materia de impuestos y manejos contables.
FUNCIONES DEL CARGO
Representar a la empresa, ante clientes actuales y clientes potenciales. Revisar y aprobar todo los manejos de dinero Tomar decisiones financieras relevantes que afecten o beneficien la economía de la
empresa o bien aprobarlas cuando sea producto de la iniciativa de algún colaborador o como requerimiento de Bavaria.
Representar a la empresa en las negociaciones efectuadas con el cliente. Asistir a las reuniones de la Junta Directiva y suministrar los balances financieros e
información del manejo económico, así como informar sobre la situación financiera de la misma.
Asegurar el cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes en temas de facturación, por medio de la revisión constante de los indicadores de gestión y tomando las decisiones necesarias para alcanzar nuestras metas.
Llevar a la empresa a alcanzar los objetivos trazados, utilizando como medio el trabajo en equipo de nuestro recurso humano.
Establecer comunicación directa y permanente con nuestros clientes. Presentar propuestas de mejoramiento financiero. Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la Gerencia General. Aprobar las compras según los direccionamientos definidos Suministro de los elementos requeridos para el desarrollo de la operación, teniendo
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 11 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
control de los stocks que se tengan en los centros de operación Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 12 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
2 CONTADOR
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Contador
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente
Administrativo SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Manejo de los estados contables.
FUNCIONES DEL CARGO
Recepción de documentos contables
Elaboración de los Cheques y Egresos, garantizando el cumplimento Legal.
Revisar la legalidad de los documentos que nos aporten terceros, tales como facturas
cuentas de cobro, cuentas de Viatico.
Coordinar con la gerencia de recursos humanos y elaborar las nominas en las fechas
estipuladas para ello.
Elaborar liquidaciones del personal según requerimiento de la gerencia de talento
humano.
Elaboración de estados financieros para reunión de Gerencia general y Junta directiva.
Cumplir con todos los requisitos legales en temas contables
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CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 13 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
3 AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar administrativo
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente
Administrativo SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar a la gerencia administrativa para el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas.
FUNCIONES DEL CARGO
Responde por el adecuado manejo de las cajas menores de cada uno de los CDs, las cuales manejan los coordinadores, verificando que los rembolsos se efectúen los días y en las condiciones estipuladas, tales como: recibos consecutivos con los soportes y firmas a conformidad, que no excedan los topes establecidos y que el manejo de estos dineros sean dentro de los conceptos aprobados por la Gerencia administrativa.
Elaborar, tramitar y radicar las facturas ante Bavaria, cumpliendo a cabalidad con los requisitos de firmas y actas requeridos para las radicaciones correspondientes, dando seguimiento a estas facturas.
Dar seguimiento diario a la elaboración de las cuentas de cobro por concepto de Descuentos y/o Promociones, y seguimiento a las mismas, conciliando con el Coordinador Líder.
Realizar las conciliaciones semanales de Facturacion, identificando uno a uno cada uno de los registros reportados en los Avisos de Pago de Bavaria.
Revisión y análisis diarios de los Extractos de Bavaria de cada uno de los CDs, reportando de manera inmediata, en caso de existir, de diferencias y/o saldos pendientes a la Gerencia administrativa y al Coordinador Líder del CD que presente la novedad.
Análisis de la matriz de KPIs en especial los ítems de “Seguimiento diario” y “Consignaciones” con los Extractos de Bavaria, reportando de manera inmediata, en
caso de existir, de diferencias y/o saldos pendientes al Coordinador Líder del CD que presente la novedad.
Recepción de solicitudes de insumos y materiales, compras y envió de lo aprobado a cada uno de los CDs. Manteniendo control de los stocks que se tengan en los centros de operación.
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CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 14 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
Recibir mensualmente y cancelar los recibos por servicios Públicos y de Celular de la Oficina y centros de Distribución
Hacer seguimiento a pago de proveedores
Presentar propuestas de mejoramiento administrativo y financiero. Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la Gerencia administrativo. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 15 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
TERCERA PARTE ORGANIZACIÓN RECURSOS HUMANOS
GERENCIA GENERAL
Eduardo Duran
GERENCIA RECURSOS
HUMANO
Carolina Duran
JEFE DE RECURSOS HUMANOS
Eliecer Suarez
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 16 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
DESCRIPCION DE FUNCIONES
1 GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Gerente de recursos humanos CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General SUPERVISA A: Auxiliar recursos humanos
OBJETIVO DEL CARGO
Responde por la incorporación del adecuado recurso humano requerido para el funcionamiento de la Compañía y soportar la operación en el cumpliendo de las exigencias legales, S&SO y motivación del personal.
FUNCIONES DEL CARGO
Representar a la empresa, ante clientes actuales y clientes potenciales. Revisar y aprobar todo lo referente al recurso humano Tomar decisiones relevantes que afecten o beneficien la economía de la empresa o bien
aprobarlas cuando sea producto de la iniciativa de algún colaborador o como requerimiento de Bavaria.
Representar a la empresa en las negociaciones efectuadas con el cliente. Asistir a las reuniones de la Junta Directiva y suministrar información del manejo recurso
humano, así como informar sobre la situación del personal de la misma. Asegurar el cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes en temas de recursos
humanos, por medio de la revisión constante de los indicadores de gestión y tomando las decisiones necesarias para alcanzar nuestras metas.
Llevar a la empresa a alcanzar los objetivos trazados, utilizando como medio el trabajo en equipo de nuestro recurso humano.
Establecer comunicación directa y permanente con nuestros clientes. Presentar propuestas de mejoramiento. Revisar diariamente las horas extra y garantizar cumplimiento legal (Max de horas
semanales laboradas Revisar y consolidar las novedades del personal respecto a recargos y extras Alimentar Quincenal el DISFON con novedades para pago de nomina
Diligenciamiento mensual de planilla para pago de seguridad social
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 17 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
Reporte y revisión de novedades para liquidación de primas Reporte y revisión de novedades para liquidación de cesantías Llevar al día base de datos con ingresos, retiros, incapacidades, prestamos, suspensiones,
licencias y compensatorios del personal
Realizar la contratación del personal y evaluaciones de ingreso Realizar certificados laborales, notificaciones, fin de contratos, ascensos, prorrogas de
contratos, llamados de atención, suspensiones, descargos, despidos.
Realizar colillas de pagos al personal Envió de incapacidades a la ARP
Realizar afiliación a seguridad social del personal
Reporte y revisión de novedades para liquidación por retiro del personal
Revisión y aprobación de las nominas Realizar evoluciones semestrales del personal Realizar encuesta semestral de clima laboral Ejecutar programa de formación conciliado con las demás dependencias Ejecutar programa de motivación Revisar y aprobar prestamos al personal Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la Gerencia General. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
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CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 18 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
2 JEFE DE RECURSOS HUMANOS
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de recursos humanos
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente de
recursos humanos SUPERVISA A: Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
FUNCIONES DEL CARGO
Realizar informe diario de Horas extra y garantizar cumplimiento legal (Max de horas semanales laboradas enviándolo a la gerencia de recursos Humanos
Revisar y consolidar las novedades del personal respecto a recargos y extras enviándolo a la gerencia de recursos Humanos
Alimentar Quincenal el DISFON con novedades para pago de nomina Diligenciamiento mensual de planilla para pago de seguridad social enviándolo a la
gerencia de recursos Humanos para aprobación
Reporte y revisión de novedades para liquidación de primas enviándolo a la gerencia de recursos Humanos para aprobación
Reporte y revisión de novedades para liquidación de cesantías enviándolo a la gerencia de recursos Humanos para aprobación
Evaluación semestral de clima laboral, preparando análisis para revisión por el grupo primario de la Gerencia General
Evaluación semestral de Desempeño laboral, preparando análisis para revisión por el grupo primario de la Gerencia General
Llevar al día base de datos con ingresos, retiros, incapacidades, prestamos, suspensiones, licencias y compensatorios del personal
Realizar la contratación del personal y evaluaciones de ingreso enviándolo a la gerencia de recursos Humanos para aprobación
Realizar certificados laborales, notificaciones, fin de contratos, ascensos, prorrogas de contratos, llamados de atención, suspensiones, descargos, despidos. enviándolo a la gerencia de recursos Humanos para aprobación
Realizar colillas de pagos al personal y entregar a operaciones
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 19 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
Envió de incapacidades a la ARP Realizar afiliación a seguridad social del personal siguiendo instrucciones de la gerencia de
recursos Humanos
Reporte y revisión de novedades para liquidación por retiro del personal enviándolo a la gerencia de recursos Humanos para aprobación
Apoyo en capacitaciones del personal en especial temas de recursos humanos Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 20 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
CUARTA PARTE ORGANIZACIÓN OPERATIVA
GERENCIA GENERAL
Eduardo Duran
JEFE DE OPERACIONES
Rubén García
COORDINADOR LIDER FONSECA COORDINADOR LIDER BOSCONIA
COORDINADOR OL COORDINADOR UC COORDINADOR OL COORDINADOR UC
COORDINADOR LIDER CURUMANI ADMINISTRADOR SAN ANDRES
COORDINADOR OL COORDINADOR UC
ASESOR OPERACIONES
Nilson Florez
JEFE DEPOSITO RESPONSABLE RUTA
TESORERO
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 21 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
COORDINADOR LIDER CURUMANI
COORDINADOR OL COORDINADOR UC
OPERARIOS MONTACARGA
AUXILIARES DEPOSITO
AUXILIAR OFICIOS VARIOS
PASANTE
RESPONSABLE DE RUTA 1
CONDUCTOR DE RUTA 1
AUXILIAR DE RUTA 1
RESPONSABLE DE RUTA 2
CONDUCTOR DE RUTA 2
AUXILIAR DE RUTA 2
RESPONSABLE DE RUTA 3
CONDUCTOR DE RUTA 3
AUXILIAR DE RUTA 3
RESPONSABLE DE RUTA 4
CONDUCTOR DE RUTA 4
AUXILIAR DE RUTA 4
RESPONSABLE DE RUTA 5
CONDUCTOR DE RUTA 5
AUXILIAR DE RUTA 5
RESPONSABLE DE RUTA 6
CONDUCTOR DE RUTA 6
AUXILIAR DE RUTA 6
RESPONSABLE DE RUTA 7
CONDUCTOR DE RUTA 7
AUXILIAR DE RUTA 7
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 22 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
COORDINADOR LIDER FONSECA
COORDINADOR OL COORDINADOR UC
OPERARIOS MONTACARGA
AUXILIARES DEPOSITO
AUXILIAR OFICIOS VARIOS
PASANTE
RESPONSABLE DE RUTA 1
CONDUCTOR DE RUTA 1
AUXILIAR DE RUTA 1
RESPONSABLE DE RUTA 2
CONDUCTOR DE RUTA 2
AUXILIAR DE RUTA 2
RESPONSABLE DE RUTA 3
CONDUCTOR DE RUTA 3
AUXILIAR DE RUTA 3
RESPONSABLE DE RUTA 4
CONDUCTOR DE RUTA 4
AUXILIAR DE RUTA 4
RESPONSABLE DE RUTA 5
CONDUCTOR DE RUTA 5
AUXILIAR DE RUTA 5
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 23 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
COORDINADOR LIDER BOSCONIA
COORDINADOR OL COORDINADOR UC
OPERARIOS MONTACARGA
AUXILIARES DEPOSITO
AUXILIAR OFICIOS VARIOS
RESPONSABLE DE RUTA 1
CONDUCTOR DE RUTA 1
AUXILIAR DE RUTA 1
RESPONSABLE DE RUTA 2
CONDUCTOR DE RUTA 2
AUXILIAR DE RUTA 2
RESPONSABLE DE RUTA 3
CONDUCTOR DE RUTA 3
AUXILIAR DE RUTA 3
RESPONSABLE DE RUTA 4
CONDUCTOR DE RUTA 4
AUXILIAR DE RUTA 4
RESPONSABLE DE RUTA 5
CONDUCTOR DE RUTA 5
AUXILIAR DE RUTA 5
PASANTE
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 24 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
ADMINISTRADOR SAN
ANDRES (I)
JEFE DE DEPÓSITO RESPONSABLE DE
RUTA TESORERO
OPERARIO
MONTACARGA
AUXILIAR DE
DEPOSITO
CONDUCTOR
AUXILIAR DE
DISTRIBUCION
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 25 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
4. DESCRIPCION DE FUNCIONES 1 JEFE DE OPERACIONES
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Jefe de operaciones CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General SUPERVISA A: Coordinadores, Administrador
OBJETIVO DEL CARGO
Coordinar estratégicamente cada una de las operaciones, con el fin de cumplir con lo acordado contractualmente con nuestros clientes, mediante la orientación hacia el cumplimiento de las metas que el cliente establece y los estándares definidos por la Compañía, haciendo crecer así la economía de la empresa y la rentabilidad de la Empresa
FUNCIONES DEL CARGO
Representar a la empresa, ante clientes actuales y clientes potenciales. Revisar y aprobar todo lo pertinente a la operación por medio de indicadores. Tomar decisiones administrativas y operativas relevantes que afecten o beneficien la
economía de la empresa o bien aprobarlas cuando sea producto de la iniciativa de algún colaborador o como requerimiento de Bavaria.
Representar a la empresa en las negociaciones efectuadas con el cliente. Asistir a las reuniones de la Gerencia General y suministrar información del desarrollo de
cada una de las operaciones de la empresa. Asegurar el cumplimiento de los requisitos de nuestros clientes, por medio de la revisión
constante de los indicadores de gestión y tomando las decisiones necesarias para alcanzar nuestras metas.
Auditar informes e indicadores que una vez sea filtrados llegue a la dirección. Llevar a la empresa a alcanzar los objetivos trazados, utilizando como medio el trabajo en
equipo de nuestro recurso humano. Establecer comunicación directa y permanente con nuestros clientes. Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la Gerencia General. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 26 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
2 COORDINADOR LIDER
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Coordinador
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de
operaciones SUPERVISA A: Coordinadores
OBJETIVO DEL CARGO
Contribuir en el desarrollo y alcance de los objetivos de cada una de las operaciones, con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente a través de la gestión y ejecución efectiva de los procesos de la organización.
FUNCIONES DEL CARGO
Administración y motivación del recurso humano
Requerimientos de elementos, materiales e insumos
Autorización ingreso de personal al CD
Coordinar ejecución programa de formación
Efectuar inducción y re inducción a todo el personal
Administrar matriz de estándares
Divulgación permanente del plan de negocios
Ejecutar gastos dentro del presupuesto asignado
Envió diario de los kpis de SES antes de las 9:00 am al Jefe de operaciones
Reunión semanal de análisis de estándares con el grupo primario
o Revisión de indicadores o Retroalimentación de novedades o Instrucciones especiales o Motivación
Evaluación semanal de la presentación y aseo del personal
o Uniformes
o EPP
Evaluación diaria aleatoria de BPM
o De los camiones
o Del deposito
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 27 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
Evaluación aleatoria de la calidad y presentación de los PT cargados en los camiones
Garantiza el suministro de combustible a la flota y flt
Reporte formal a BAVARIA de novedades a través del Jefe de operaciones
Seguimiento de Q&R reportadas por BAVARIA y por los clientes
Seguimiento satelital a los camiones reportando al Jefe de operaciones
Reporte inmediato al Jefe de operaciones no recibido por cliente, esta novedad no debe
ser reportada al termino de la ruta (de inmediato ocurrido)
De requerir suspensión de ruta debe requerir autorización del Jefe de Operaciones
Revisión y análisis de todos los indicadores (UC – OL)
Selección del personal a su cargo
Manejo de la caja menor, reportando a la Gerencia administrativa con los soportes
correspondientes
Envío diario de novedades de nomina y su justificación
Enviar informe cuando de lugar procesos disciplinarios Entregar citaciones, preavisos, contratos, notificaciones Desarrollar diligencia de descargos, previa elaboración de RH Solicitar a RH contratación cuando de a lugar con una antelación no menor a 48 horas Enviar cedula y hoja de vida de los aspirante para comprobar experiencias y llenar ficha
básica
Solicitar soportes de afiliaciones para permitir ingreso al CD del personal nuevo Recepción de facturas, cuentas de cobro y tramitarlas a la Gerencia administrativa
Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la Jefe de operaciones.
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Gerente General
3 COORDINADOR DISTRIBUCION
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Coordinador distribución
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador líder SUPERVISA A: Responsables de ruta, Conductores y auxiliares distribución
OBJETIVO DEL CARGO
Garantizar la entrega del PT a los clientes, del envase al CD y cuidado de la flota en los términos que satisfaga las necesidades del cliente y cumplimiento de los estándares de la Compañía.
FUNCIONES DEL CARGO
Reunión diaria con tripulaciones
o Revisión de indicadores o Retroalimentación de novedades o Instrucciones especiales o Motivación
Evaluación diaria de la presentación y aseo del personal
o Uniformes
o EPP
Evaluación diaria del Orden & Aseo de los camiones
o Cabina (interior)
o Carrocería (interior)
o Exterior
Evaluación diaria de las condiciones de los camiones
o Ítems del formato de inspección flota
Evaluación de la calidad y presentación de los PT cargados en los camiones
Suministro de ACPM a los camiones
Contacto telefónico con los tripulantes reportando al Coordinador líder
Solución de novedades en ruta
Reporte formal a BAVARIA de novedades en ruta a través del Coordinador líder
Efectúa trimestral encuesta de satisfacción de tripulación frente a los servicios del CD
analizando resultados y generando planes de acción de los hallazgos en la encuesta
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Gerente General
Todos los documentos de entrega, ordenes de cargue, facturas, etc. Según
especificaciones de control del modelo sox para cada tipo de documento presenta firma y
están acordes a las políticas fijadas
Atención de Q&R reportadas por BAVARIA y por los clientes diligenciando la matriz de
hallazgos visitas a clientes de preventa, analizando el 100% de las quejas recibidas antes
de las 24 horas y la respuesta al cliente (las de responsabilidad de distribución) antes de
48 horas, dando seguimiento a los planes de acción de los hallazgos encontrados
Se elabora y cumple plan de acción de cada una de las quejas en las cuales tengamos
responsabilidad
Seguimiento satelital a los camiones reportando al Coordinador líder
Verificación del registro adecuado de la información en las HH reportando al Coordinador
líder
Elaborar plan semestral de visitas a clientes de preventa donde como mínimo se visite a
clientes (10 por semana) reportando al Coordinador líder
Mantener al día base de datos de los clientes urbanos
Mantener al día base de datos con la siguiente información:
1 Seguimiento tiempo en ruta
2 desviaciones en tiempo ruta
Causales y análisis
1. Extra rutas causales y análisis
2. Numero de extra rutas, pedidos y cajas
Elaborar planes de mejora para los tiempos en ruta
Mantener al día matriz de eficiencia de ruteo que contenga como minimo:
Cajas entregados/Km recorridos
Indicador de segundos cargues diario
Cajas por viaje
Tiempo en ruta planeado
Indicador de extra ruta
Indicador de entrega fuera de ruta
Elaborar planes de mejora para la eficiencia de ruteo
Base de datos de la malla vial identificados clientes
Reporte inmediato al coordinador líder del PT no recibido por cliente, esta novedad no
debe ser reportada al termino de la ruta (de inmediato ocurrido)
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Gerente General
De requerir suspensión de ruta debe requerir autorización del Jefe de Operaciones,
requerimiento que debe efectuar a través del coordinador líder
Consolidación y análisis de indicadores
Cumplimiento del plan de entregas
Diariamente hacer análisis de Causales de devolución y análisis de responsables de
devolución e indicador de devolución
Elaborar y cumplir con el programas de mantenimiento de flota dejando las evidencias del
desarrollo del mismo
Intervenir antes de 12 horas los hallazgos de la revisión diaria de flota
Calidad de envases
Elaborar y cumplir con programas de limpieza y aseo de flota dejando las evidencias del
desarrollo del mismo
Diariamente efectúa inspección de los vehículos de la flota dejando evidencia en formato
correspondiente
Mantener al día matriz de control vehículos de flota el cual contenga como mínimo:
a. placa del vehículo, marca, modelo, # de chasis, # de motor, cilindrare del motor,
potencia/rendimiento, fecha de fabricación, peso y capacidad de carga.
b. Fecha vencimiento SOAT y Revisión Técnico-mecánica.
c. Registros de todos los mantenimientos y reparaciones de flota realizados
d. Registros de las inspecciones diaria hechas al vehículo
e. Análisis de las fallas y evidencia de acciones realizadas para prevenirlos
Efectuar análisis semanal de distancias recorridas y consumo de combustible por vehículo
de la flota
Cuadres diarios de los camiones
Consolidación y reporte diario
Solución de diferencias
Gestión disciplinaria/administrativa de novedades
Consolidar y reportar Descuentos (PLG)
Evaluación del desempeño del personal
Capacitaciones
Diligenciar Kpis SES de los campos correspondientes a:
o Seguimiento diario o Combustible flota o Venta UD o Relación de consignaciones
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Gerente General
o Estado flota o Devolución PT o y envió al Coordinador General antes de 9:00 am
Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne el Jefe de operaciones. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
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Gerente General
4 COORDINADOR DE DEPÓSITO
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Coordinador del deposito
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador líder
SUPERVISA A: Auxiliar de Deposito – Operario Flt
OBJETIVO DEL CARGO
Garantizar el manejo de los productos que entran y salen de la empresa basándose en la comunicación efectiva con el personal perteneciente a este rango para que se cumpla a cabalidad las reglas que rigen los depósitos y así corroborar a que la organización cumpla con las exigencias del cliente.
FUNCIONES DEL CARGO
Reunión diaria con el personal del deposito
o Revisión de indicadores o Retroalimentación de novedades o Instrucciones especiales o Motivación
Evaluación diaria de la presentación y aseo del personal
o Uniformes
o EPP
Evaluación diaria de las condiciones del montacarga
o Ítems del formato de inspección flt
Evaluación de la calidad y presentación de los PT cargados en los camiones
Suministro de combustible al montacarga
Disposición de las zonas de almacenamiento de envases y producto terminado. Traslados según necesidad de material a material. Optimización de espacios. Asignar módulos de cargue. (Rotación de Producto). Diligenciar planilla. (Recibo de Producto Terminado). Control de Existencias. Coordinar cumplimiento BPM de la Bodega.
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Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
Coordinar la identificación y Rotación de producto y envases. Verificar el producto terminado y envases se encuentre en óptimas condiciones. Identificación y señalización de producto no conforme. Asignación de recursos a la recepción de producto terminado y envases y zonas de
descargue.
Disposición y asignación de las zonas de almacenamiento. Supervisar la recepción física de producto terminado y envases. Coordinar revisiones aleatorias. Autorización del despacho. Verificación de documentación (factura, tornaguía, orden de cargue y otros)
Verificar el producto terminado y envases se encuentre en óptimas condiciones. Dar soluciones inmediatas y tomar decisiones que no afecten a la compañía. Definir y adoptar acciones correctivas, preventivas y/o de mejora. Verificar en el sistema que no existan operaciones inconclusas y/o traspasos pendientes
de ingresar.
Coordinar con el administrador de portería y vigilancia el ingreso de los vehículos (los traspasos).
Hacer seguimiento de los cobros por roturas y/o faltantes en el sistema. Participar en el programa de inventarios cíclicos (mensuales y diarios), cruzando los datos
físicos con los datos de SAP y realizarle seguimiento a las diferencias, si se llegasen a presentar, enviando informe diario al Jefe de operaciones y Gerente administrativo.
Recibir y distribuir a los Auxiliares de Picking el reporte de alistamiento de carga Coordinar la carga de los camiones Realizar conteo físico de la carga en los camiones Firmar el reporte de alistamiento de carga Confirmar la carga mediante la transacción ZSMGEN_SV_LIST_STOCK Imprimir el documento de transporte mediante la transacción VT03N Evaluar el traspaso de almacén camión mediante la transacción
ZSMGEN_SV_STOCK_ADDP
Cierre documental general en SAP en cuanto inventarios respecta Entrega diaria a Bavaria de los Kpis antes de 9:00 am Revisión diaria para detectar producto no conforme por empaque o envase y registrarlo
en documento correspondiente
Garantizar el cumplimiento de los tiempo de atención de: Siders 50 minutos Botelleros 60 minuto Estacas 130 minutos Segundos cargues 25 minutos
Capacitar al personal de distribución sobre el cuidado y manejo del producto
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Gerente General
Llevar diariamente índice de frescura y comunicarlos a Bavaria semanalmente Garantizar que todos los Arrumes estén demarcados Garantizar que el despacho de PT se efectúa con el método FEFO Garantizar la calidad del envase que se envía CD1 Cumplir con todos los requerimientos de BPM
Registrar y analizar despachos a preventa inadecuados Analizar diariamente indicadores Garantizar que el re empaque se efectúa dentro de la norma y cumplimiento de BPM Verificar diariamente limpieza y estado del empaque y envase almacenado Garantizar el cargue y descargue según procedimiento Efectuar revisiones aleatorias y 100% de la roturas, faltantes y botellas vacías en la
recepción y diligenciar en el registro correspondiente
Revisar diariamente inspección del montacarga e intervenir correctivos requeridos garantizando operatividad 100% del equipo
Garantizar la operación del depósito con la estructura aprobada según numero de cajas movilizadas
Garantizar la movilización de cajas dentro del consumo de combustible aprobado Conocer las condiciones contractuales con nuestro cliente Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la gerencia. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
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Gerente General
5 OPERARIO DE MONTACARGAS
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar.
NOMBRE DEL CARGO: Operario de montacargas
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador del Deposito
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Movilizar correctamente diferentes tipos de materiales, utilizando el montacargas, tomando en cuenta las normas de seguridad e higiene industrial y los estándares que aplica.
FUNCIONES DEL CARGO
Movilización de envases y producto terminado. Definir y adoptar acciones correctivas, preventivas y/o de mejora Revisión y verificación diaria del estado del montacargas (aceite, agua, hidráulica y luces). Permanecer en servicio hasta que sea relevado de su puesto o su jefe inmediato resuelva
la situación.
Organización de las áreas del depósito. Cumplir con las instrucciones establecidas por el Coordinador del Deposito Movilización de estibas, envases y productos en las zonas de almacenamiento. Informar al jefe inmediato el estado, mantenimiento preventivo y correctivo requerido por
el equipo y elementos puestos a su cargo.
Asistencia a reuniones programadas por la Empresa. Consultar e informar al Coordinador del Depósito, situaciones de riesgo, duda o que
requieran de prevención.
Diligenciar el formato de reporte de horómetro. Verificar alineación y corregir los módulos que así lo requiera Usar adecuada y oportunamente todos los elementos de protección personal que requiera
su cargo.
Realizar la marcación de la bodega. Cumplimiento de las normas de BPM. Apoyar a los Auxiliares de Depósito cuando se requiera. Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne el Jefe de operaciones. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
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Gerente General
6 AUXILIAR DE DEPÓSITO
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar.
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar del deposito
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador del Deposito
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Contribuir en las diferentes necesidades que se presenta en el área de depósito informando sobre los problemas y posibles soluciones al Coordinador del depósito, mostrando siempre iniciativa y alto grado de trabajo en equipo.
FUNCIONES DEL CARGO
Re empaque de producto. Clasificación de envase Descargue y cargue de vehículos Alistamiento de vehículos para preventa (piking) Cumplimiento de BPM Clasificación de envase Inventario multiempaque Alistamiento para cliente key acauont (productos) Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la gerencia. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
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Gerente General
7 RESPONSABLE DE RUTA
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Responsable de ruta CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador distribucion
SUPERVISA A: Conductor – Auxiliar de Distribución
OBJETIVO DEL CARGO
Responder por la labor de entrega de los productos a los clientes en las mejores condiciones posibles y aptas para su consumo, realizando cuadre sin diferencia de las rutas asignadas.
FUNCIONES DEL CARGO
Coordinador toda la labor de entrega Mantener comunicación constante con el Coordinador de distribución para informar
novedades en ruta o con clientes Reporte inmediato al coordinador de reparto del PT no recibido por cliente, esta novedad
no debe ser reportada al termino de la ruta (de inmediato ocurrido)
Recibir los dineros recaudados en la venta e ingresarlos a la caja fuerte Realizar cuadre de rutas verificando no tener diferencia alguna ni de material, producto o
dinero. Informar sobre las condiciones anormales de los vehículos para su oportuna corrección Entregar y recoger los productos y envases. Verificar la calidad del envase que se recibe del cliente reportando de inmediato al
Coordinador de distribución novedades al respecto Acompañar la labor de tanqueo de los vehículos. Responder por el cumplimiento de las BPM del vehículo y tripulación. Mantener su lugar de trabajo limpio. Las demás que siendo la naturaleza de su cargo, la asigne su jefe inmediato.
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Gerente General
8 CONDUCTOR
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Conductor CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Responsable de Ruta
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Movilizar los camiones y apoyar la labor de entrega de los productos a los clientes en las mejores condiciones posibles y aptas para su consumo
FUNCIONES DEL CARGO
Conducir el camión asignado y velar por su cuidado cumpliendo con los estándares definidos
Informar sobre las condiciones anormales de los vehículos para su oportuna corrección Acompañar al coordinador de distribución en la inspección diaria del vehiculo Informar el tiempo en el que se hace necesario el mantenimiento preventivo de los
vehículos Verificar que el camión se encuentre siempre en optimas condiciones
Entregar y recoger los productos y envases. Verificar la calidad del envase que se recibe del cliente reportando de inmediato al
Responsable de ruta las novedades al respecto Responder por el cumplimiento de las BPM del vehículo Responder por la limpieza diaria del vehículo. Efectúa tanqueo del vehículo asignado garantizando la operatividad del mismo. Mantener su lugar de trabajo limpio. Las demás que siendo la naturaleza de su cargo, la asigne su jefe inmediato.
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Gerente General
9 AUXILIAR DE DISTRIBUCION
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de distribución CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Responsable de Ruta
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar la labor de entrega de los productos a los clientes en las mejores condiciones posibles y aptas para su consumo
FUNCIONES DEL CARGO
Acompañar la labor de transporte de productos Entregar y recoger los productos y envases. Verificar la calidad del envase que se recibe del cliente reportando de inmediato al
Responsable de ruta las novedades al respecto Responder por el cumplimiento de las BPM del vehículo y tripulación. Responder por la limpieza diaria del vehículo. Mantener su lugar de trabajo limpio. Las demás que siendo la naturaleza de su cargo, la asigne su jefe inmediato.
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CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 40 de 53
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Gerente General
10 AUXILIAR OFICIOS VARIOS
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar oficios varios CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador del deposito
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Realiza actividades que garantizan la optima presentación, orden y aseo de las instalaciones administrativas del CD
FUNCIONES DEL CARGO
Efectuar actividades de orden y aseo en los servicios sanitarios del CD Efectuar actividades de orden y aseo en las oficinas del CD Las demás que siendo la naturaleza de su cargo, la asigne su jefe inmediato.
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CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 41 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
11 PASANTE
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Pasante CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador del deposito
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Entrenamiento como parte de la formación académica que recibe para la profesión que desarrolla
FUNCIONES DEL CARGO
Acompañar las labores del Coordinador del depósito, Coordinador de distribución y Coordinador líder
Mantener su lugar de trabajo limpio. Las demás que siendo la naturaleza de su cargo, la asigne su jefe inmediato.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 42 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
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Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
12 ADMINISTRADOR SAN ANDRES (Islas)
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Administrador San Andrés (Islas)
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Operaciones
SUPERVISA A: Jefe de Deposito – Responsable de Ruta y Tesorero
OBJETIVO DEL CARGO
Contribuir en el desarrollo y alcance de los objetivos empresariales, con el fin de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente a través de la gestión y ejecución efectiva de los procesos de la organización.
FUNCIONES DEL CARGO
Reunión con tripulaciones
o Revisión de indicadores o Retroalimentación de novedades o Instrucciones especiales o Motivación
Evaluación de la presentación y aseo del personal
o Uniformes
o EPP
Evaluación del Orden & Aseo de los camiones
o Cabina (interior)
o Carrocería (interior)
o Exterior
Evaluación de la calidad y presentación de los PT cargados en los camiones
Suministro de ACPM a los camiones
Contacto telefónico con los tripulantes reportando al Coordinador general
Solución de novedades en ruta
Reporte formal a BAVARIA de novedades en ruta a través del Coordinador general
Atención de Q&R reportadas por BAVARIA y por los clientes
Seguimiento satelital a los camiones reportando al Coordinador general
Verificación del registro adecuado de la información en las HH reportando al Coordinador
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 43 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
general
Visitas a los clientes (10 por semana) reportando al Coordinador general
Reporte inmediato al coordinador General del PT no recibido por cliente, esta novedad no
debe ser reportada al termino de la ruta (de inmediato ocurrido)
De requerir suspensión de ruta debe requerir autorización del Jefe de Operaciones,
requerimiento que debe efectuar a través del coordinador General
Consolidación y análisis de indicadores
Cumplimiento del plan de entregas
Devoluciones
Tiempos en ruta
Mantenimiento de Camiones
Calidad de envases
Consumo de combustible / Kilómetros recorridos
Cuadres diarios de los camiones
Consolidación y reporte diario
Solución de diferencias
Gestión disciplinaria/administrativa de novedades
Verificación detallada de los clientes crédito
Consolidar y reportar Descuentos (PLG)
Selección de personal
Evaluación del desempeño del personal
Consolidación y reporte de novedades de nómina
Capacitaciones
Verificación diaria de Inventarios 100% según procedimiento de Bavaria
Verificación de cobros por BASI y BAHU
Registro de los campos correspondientes a:
o Seguimiento diario o Combustible flota o Venta UD o Relación de consignaciones o Estado flota o Devolución PT o y envió al Coordinador General antes de 9:00 am
Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la gerencia. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 44 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
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Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
13 JEFE DE DEPÓSITO SAN ANDRES (Islas)
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Jefe del depósito San Andrés (Islas)
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Administrador San Andrés (Islas)
SUPERVISA A: Auxiliar de Deposito – Operario Flt
OBJETIVO DEL CARGO
Supervisar el manejo de los productos que entran y salen de la empresa basándose en la comunicación efectiva con el personal perteneciente a este rango para que se cumpla a cabalidad las reglas que rigen los depósitos y así corroborar a que la organización cumpla con las exigencias del mercado.
FUNCIONES DEL CARGO
Disposición de las zonas de almacenamiento de envases y producto terminado. Traslados según necesidad de material a material. Optimización de espacios. Asignar módulos de cargue. (Rotación de Producto). Diligenciar planilla. (Recibo de Producto Terminado).
Control de Existencias. Coordinar Orden y Aseo de Bodega. Coordinar la identificación y Rotación de producto y envases. Verificar el producto terminado y envases se encuentre en óptimas condiciones. Identificación y señalización de producto no conforme. Asignación de recursos a la recepción de producto terminado y envases y zonas de
descargue.
Disposición y asignación de las zonas de almacenamiento. Supervisar la recepción física de producto terminado y envases. Coordinar revisiones aleatorias. Autorización del despacho. Verificación de documentación (factura, tornaguía, orden de cargue y otros) Verificar el producto terminado y envases se encuentre en óptimas condiciones. Dar soluciones inmediatas y tomar decisiones que no afecten a la compañía. Responsabilidad absoluta de la operación.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 45 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
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Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
Definir y adoptar acciones correctivas, preventivas y/o de mejora. Verificar en el sistema que no existan operaciones inconclusas y/o traspasos pendientes
de ingresar.
Coordinar con el administrador de portería y vigilancia el ingreso de los vehículos (los traspasos).
Hacer seguimiento de los cobros por roturas y/o faltantes en el sistema. Participar en el programa de inventarios cíclicos (mensuales y diarios), cruzando los datos
físicos con los datos de SAP y realizarle seguimiento a las diferencias, si se llegasen a presentar.
Recibir y distribuir a los Auxiliares de Picking el reporte de alistamiento de carga Coordinar la carga de los camiones Realizar conteo físico de la carga en los camiones Firmar el reporte de alistamiento de carga Confirmar la carga mediante la transacción ZSMGEN_SV_LIST_STOCK
Imprimir el documento de transporte mediante la transacción VT03N Evaluar el traspaso de almacén camión mediante la transacción
ZSMGEN_SV_STOCK_ADDP Cierre documental general en SAP en cuanto inventarios respecta Traslados de productos y envases entre plantas de Santa Marta, Riohacha y Maicao
Verificar el orden y aseo del CD Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la gerencia. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 46 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
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Gerente General
14 OPERARIO DE MONTACARGAS SAN ANDRES (Islas)
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar.
NOMBRE DEL CARGO: Operario de montacargas San Andrés (Islas)
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Deposito San Andrés (Islas)
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Movilizar correctamente diferentes tipos de materiales, utilizando el montacargas, tomando en cuenta las normas de seguridad e higiene industrial.
FUNCIONES DEL CARGO
Movilización de envases y producto terminado. Definir y adoptar acciones correctivas, preventivas y/o de mejora Revisión y verificación del estado del montacargas (aceite, agua, hidráulica y luces). Permanecer en servicio hasta que sea relevado de su puesto o su jefe inmediato resuelva
la situación.
Organización de las áreas del depósito. Cumplir con las instrucciones establecidas por el Jefe de Deposito Movilización de estibas, envases y productos en las zonas de almacenamiento. Informar al jefe inmediato el estado, mantenimiento preventivo y correctivo requerido por
el equipo y elementos puestos a su cargo.
Asistencia a reuniones programadas por la Empresa. Consultar e informar al Jefe de Deposito, situaciones de riesgo, duda o que requieran de
prevención.
Diligenciar el formato de reporte de horometros. Verificar alineación y corregir los módulos que así lo requiera Usar adecuada y oportunamente todos los elementos de protección personal que requiera
su cargo.
Realizar la marcación de la bodega. Orden y aseo. Apoyar a los Auxiliares de Deposito cuando se requiera. Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la gerencia. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 47 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
15 AUXILIAR DE DEPÓSITO SAN ANDRES (Islas)
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar.
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de depósito San Andrés (Islas)
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Deposito San Andrés (Islas)
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Contribuir en las diferentes necesidades que se presenta en el área de depósito informando sobre los problemas y posibles soluciones al jefe de depósito, mostrando siempre iniciativa y alto grado de trabajo en equipo.
FUNCIONES DEL CARGO
Reempaque de producto. Descargue de vehículos por traspaso Clasificación de envase
Descargue y cargue de vehículos rurales Alistamiento de vehículos para preventa (piking) Orden y aseo Clasificación de envase Inventario multiempaque Alistamiento para cliente key acauont (productos) Orden y aseo Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la gerencia. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 48 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
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Gerente General
16 TESORERO SAN ANDRES (Islas)
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Tesorero San Andrés (Islas) CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Deposito San Andrés (Islas)
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Recibir los dineros de ruta y consignarlos sin diferencia alguna.
FUNCIONES DEL CARGO
Recibir los dineros de las rutas Consignar diariamente l dinero recaudado por la venta de los vehículos Las demás que siendo naturaleza de su cargo le asigne la gerencia. Mantener limpia y organizada el área de trabajo.
MANUAL DE FUNCIONES
CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 49 de 53
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: CAROLINA DURAN
Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
17 RESPONSABLE DE RUTA SAN ANDRES (Islas)
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Responsable de ruta San Andrés (Islas) CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Administrador San Andrés (Islas)
SUPERVISA A: Conductor – Auxiliar de Distribución
OBJETIVO DEL CARGO
Responder por la labor de entrega de los productos a los clientes en las mejores condiciones posibles y aptas para su consumo, realizando cuadre sin diferencia de las rutas asignadas.
FUNCIONES DEL CARGO
Coordinador toda la labor de entrega Mantener comunicación constante con el Administrador para informar novedades en ruta
o con clientes Recibir los dineros recaudados en la venta e ingresarlos a la caja fuerte Realizar cuadre de rutas verificando no tener diferencia alguna ni de material, producto o
dinero. Informar sobre las condiciones anormales de los vehículos para su oportuna corrección Entregar y recoger los productos y envases. Acompañar la labor de tanqueo de los vehículos. Responder por la limpieza del vehículo. Mantener su lugar de trabajo limpio. Las demás que siendo la naturaleza de su cargo, la asigne su jefe inmediato.
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
18 CONDUCTOR SAN ANDRES (Islas)
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Conductor San Andrés (Islas) CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Responsable de Ruta San Andrés (Islas)
SUPERVISA A: Auxiliar de ruta San Andrés (Islas)
OBJETIVO DEL CARGO
Movilizar los camiones y apoyar la labor de entrega de los productos a los clientes en las mejores condiciones posibles y aptas para su consumo
FUNCIONES DEL CARGO
Conducir el camión asignado y velar por su cuidado Informar sobre las condiciones anormales de los vehículos para su oportuna corrección Informar el tiempo en el que se hace necesario el mantenimiento preventivo de los
vehículos Verificar que el camión se encuentre siempre en optimas condiciones Entregar y recoger los productos y envases. Acompañar la labor de tanqueo de los vehículos. Responder por la limpieza del vehículo. Mantener su lugar de trabajo limpio. Las demás que siendo la naturaleza de su cargo, la asigne su jefe inmediato.
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CÓDIGO: RH-MA-001 VERSIÓN 01 FECHA: 02/02/2012 Página 51 de 53
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
19 AUXILIAR DE DISTRIBUCION SAN ANDRES (Islas)
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nota: Las funciones consideradas en este documento son una guía para la evaluación y no un límite a las que el trabajador puede realizar. NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de ruta San Andrés (Islas) CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Responsable de Ruta San Andrés (Islas)
SUPERVISA A: No Aplica
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar la labor de entrega de los productos a los clientes en las mejores condiciones posibles y aptas para su consumo
FUNCIONES DEL CARGO
Acompañar la labor de transporte de productos Entregar y recoger los productos y envases. Responder por la limpieza del vehículo. Mantener su lugar de trabajo limpio. Las demás que siendo la naturaleza de su cargo, la asigne su jefe inmediato.
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General
Por medio de la presente manifiesto haber recibido una copia del presente manual, en la cual se especifica claramente las funciones por la cual fui contratado.
NOMBRE COMPLETO CARGO FIRMA
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Gerente Recursos Humanos RUBEN GARCIA
Jefe Operaciones EDUARDO DURAN
Gerente General