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MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE SOPORTE PS02.03 CONTROL PATRIMONIAL DEL MACROPROCESO DE NIVEL 0 “GESTIÓN LOGÍSTICARol Nombres Cargo Fecha Firma Elaborado por: Carlos Eduardo Trujillo Tasayco Jefe (e) de la Unidad de Logística / / Revisado por: Graciela Orbegoso Flores Jefe de la Oficina de Administración / / Norma Gladys García Molina Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto / / Edgar Marlon Ardiles Chacón Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica / / Aprobado por: Haydee Violeta Chacón Cabanillas de Martínez Vargas Secretaria Técnica del Sineace / / Firmado digitalmente por HERRERA BARAHONA Osmar Wilfredo FAU 20551178294 soft Motivo: Doy V° B° Fecha: 28.12.2018 15:42:27 -05:00 Firmado digitalmente por TRUJILLO TASAYCO Carlos Eduardo FAU 20551178294 soft Motivo: Soy el autor del documento Fecha: 28.12.2018 16:15:41 -05:00 Firmado digitalmente por ORBEGOSO FLORES Graciela Del Carmen FAU 20551178294 soft Motivo: Soy el autor del documento Fecha: 28.12.2018 16:47:52 -05:00 Firmado digitalmente por GARCIA MOLINA Norma Gladys FAU 20551178294 soft Motivo: Soy el autor del documento Fecha: 31.12.2018 15:45:32 -05:00

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MANUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DEL PROCESO DE SOPORTE

PS02.03 CONTROL PATRIMONIAL

DEL MACROPROCESO DE NIVEL 0 “GESTIÓN LOGÍSTICA”

Rol Nombres Cargo Fecha Firma

Elaborado

por:

Carlos Eduardo Trujillo

Tasayco

Jefe (e) de la

Unidad de Logística / /

Revisado

por:

Graciela Orbegoso

Flores

Jefe de la Oficina

de Administración / /

Norma Gladys García

Molina

Jefe de la Oficina

de Planificación y

Presupuesto

/ /

Edgar Marlon Ardiles

Chacón

Jefe de la Oficina

de Asesoría

Jurídica

/ /

Aprobado

por:

Haydee Violeta Chacón

Cabanillas de Martínez

Vargas

Secretaria Técnica

del Sineace / /

Firmado digitalmente porHERRERA BARAHONA OsmarWilfredo FAU 20551178294 softMotivo: Doy V° B°Fecha: 28.12.2018 15:42:27 -05:00

Firmado digitalmente por TRUJILLOTASAYCO Carlos Eduardo FAU20551178294 softMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 28.12.2018 16:15:41 -05:00

Firmado digitalmente porORBEGOSO FLORES Graciela DelCarmen FAU 20551178294 softMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 28.12.2018 16:47:52 -05:00

Firmado digitalmente por GARCIAMOLINA Norma Gladys FAU20551178294 softMotivo: Soy el autor del documentoFecha: 31.12.2018 15:45:32 -05:00

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ÍNDICE

1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO ............................................................................. 3

2 ALCANCE .............................................................................................................. 3

3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................... 3

4 BASE LEGAL ......................................................................................................... 4

5. FICHA TÉCNICA DE PROCESOS PS02.03 CONTROL PATRIMONIAL ............... 6

6. INVENTARIO PROCESOS ..................................................................................... 8

7. FICHAS DE PROCESOS ....................................................................................... 9

7.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales .... 9

7.2 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales . 12

7.3 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.03 Asignación de Bienes

Patrimoniales ...................................................................................................... 16

7.4 Ficha Técnica de Proceso: PS02.03.04 Saneamiento de Bienes

Patrimoniales ...................................................................................................... 19

7.5 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.05 Depreciación de Bienes

Patrimoniales ...................................................................................................... 23

7.6 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes

Muebles ............................................................................................................... 26

7.7 Ficha Técnica de Proceso: PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes . 31

7.8 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.08 Control de Siniestros de

Bienes Asegurados............................................................................................. 35

8. INVENTARIO DE INDICADORES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS . 38

9. FICHAS DE INDICADORES ................................................................................. 39

9.1 Ficha de Indicador PS02.03-I01 Disposición de bienes patrimoniales dentro

del plazo de ley ................................................................................................... 39

9.2 Ficha de Indicador: PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme

40

9.3 Ficha de Indicador PS02.03-I03 Porcentaje de Incidencias de los Bienes

Asegurados ......................................................................................................... 41

9.4 Ficha de Indicador PS02.03-I04 Cantidad de Bienes Siniestrados .................. 42

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1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

1.1 El presente Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP), busca instruir e informar a los colaboradores que intervienen en el desarrollo de los procesos y procedimientos que conforman el Proceso PS02.03 “Control Patrimonial” del Macroproceso de nivel 0 “Gestión Logística”, con la finalidad de que éstos sean ejecutados en el marco de la Gestión por Procesos en forma eficaz y eficiente.

2 ALCANCE

2.1 El presente documento es de aplicación en la Unidad de Logística de la Oficina de Administración del Sineace, Oficina de Administración, Oficina de Planificación y Presupuesto, Alta Dirección y dependencias usuarias del Sineace.

3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 3.1 Dependencias: Alta Dirección, direcciones, oficinas y unidades funcionales que

conforman la estructura funcional

3.2 Código patrimonial: Identificación que se le da a un bien mueble y que permite su diferenciación de cualquier otro bien. Dicha codificación es realizada por personal de patrimonio

3.3 Conformidad: Documento mediante el cual el jefe del área usuaria o funcionario que se haya establecido en el requerimiento, expresa la satisfacción por la prestación, quien previamente debe verificar dependiendo de la naturaleza de la prestación, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales del bien o servicio contratado, debiendo realizar las pruebas que fueran necesarias. Dicho documento es generado para el trámite de pago.

3.4 Requerimiento: Pedido de compra o servicio elaborado por el área usuaria en el Sistema integrado de Gestión Administrativa - SIGA, el cual incluye las especificaciones técnicas o términos de referencia en el que se describe la totalidad de la necesidad que desea satisfacer, incluyendo además los requisitos de calificación que debe cumplir el proveedor.

3.5 Especificaciones Técnicas (EE.TT): Se utiliza en caso de bienes. Formato mediante el cual el área usuaria consigna la descripción objetiva y precisa de las características fundamentales del bien requerido, y las condiciones en la que debe ejecutarse para cumplir con la finalidad pública de la contratación, el cual debe incluir además los requisitos de calificación que se consideren necesarios.

3.6 Términos de Referencia (TDR): Se utiliza para la contratación de servicios en general. Formato mediante el cual el área usuaria consigna la descripción objetiva y precisa de las características fundamentales y relevantes para cumplir con la finalidad pública de la contratación y las condiciones en la que debe ejecutarse, el cual debe incluir además los requisitos de calificación que se consideren necesarios.

3.7 Prestación: Es la conducta del contratista durante la ejecución de un contrato sea cual sea su naturaleza.

3.8 Proveedor: Persona natural o jurídica que comercializa bienes y/o presta servicios en general y otros según el rubro comercial al que pertenece.

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3.9 Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA): Sistema desarrollado por el

Ministerio de Economía y Finanzas con la finalidad de ordenar y simplificar los procesos administrativos, el cual abarca los procesos técnicos de abastecimiento (requerimiento, certificación, elaboración de orden de compra y orden de servicio, registro de contratos), Gestión Patrimonial y Gestión de Almacén.

3.10 Contratista: Proveedor que mantiene una relación contractual con la Entidad.

3.11 Diagrama de Flujo: Es una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás; se utilizará la metodología BPMN: Business Process Management Notation.

3.12 Dueño de Proceso: Persona que ocupa el cargo y tiene la responsabilidad del manejo de la dependencia o área usuaria, quién realiza la ejecución o desarrollo de un proceso y garantiza que el bien y servicio sea ofrecido en las mejores condiciones al ciudadano o destinatario del mismo. También se le conoce como dueño o propietario del proceso.

3.13 Gestión por Procesos: Enfoque metodológico que sistematiza actividades y procedimientos, tareas y formas de trabajo contenidas en la "cadena de valor, a fin de convertirlas en una secuencia, que asegure que los bienes y servicios generen impactos positivos para el ciudadano, en función de los recursos disponibles.

3.14 Indicador: Es una medida asociada a una característica del resultado, del bien y servicio, del proceso y del uso de los recursos; que permite a través de su medición en periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos planificados.

3.15 Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP): Es el documento técnico descriptivo que contiene la descripción detallada de las acciones que realiza cada uno de los procesos de la entidad.

4 BASE LEGAL

4.1 Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.

4.2 Ley N° 27815 - Ley del Código de Ética de la Función Pública y modificatorias.

4.3 Ley Nº 28740 - Ley del Sistema Nacional de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad Educativa.

4.4 Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y modificatorias.

4.5 Ley Nº 29622 que modifica la Ley Núm. 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y amplía las facultades en el proceso para sancionar en materia de responsabilidad administrativa funcional.

4.6 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado y modificatorias

4.7 Ley Nº 30220 - Ley Universitaria.

4.8 Decreto Ley Nº 25632, que establece la obligación de emitir comprobantes de pago en las transferencias de bienes, en propiedad o en uso, o en prestaciones de servicios de cualquier naturaleza.

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4.9 Decreto Legislativo Nº 1063, que aprueba la Ley de Adquisiciones Estatales a través de las bolsas de productos.

4.10 Decreto Legislativo N° 1395, que aprueba la modificación de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo, el Decreto Legislativo Nº 940 y la Ley Nº 28211.

4.11 Decreto Legislativo N°1436, que aprueba el Marco de la Administración Financiera del Sector Publico.

4.12 Decreto Supremo N° 029-1994-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo y modificatorias.

4.13 Decreto Supremo N° 030-2002-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado.

4.14 Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

4.15 Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública.

4.16 Decreto Supremo N°133-2013-EF, que aprueba el Texto Único Ordenado del Código Tributario.

4.17 Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General

4.18 Decreto Supremo N° 056-2017-EF, que modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.

4.19 Resolución Nº 158-97/SBN que aprueba el Catálogo de Bienes Muebles del Estado y Directiva que norma su aplicación”

4.20 Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago y modificatorias

4.21 Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG que aprueba las “Normas de Control Interno”.

4.22 Resolución Nº 124-2010-SBN, que aprueba la Directiva que regula los “Procedimientos para la Baja y la venta de los Bienes Muebles Estatales en calidad de chatarra”.

4.23 Resolución Nº 003-2012-SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”

4.24 Resolución Nº 046-2015-SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

4.25 Resolución Nº 008-2017-OSCE-CD, que aprueba la Directiva Nº 008-2017-OSCE-CD “Disposiciones Aplicables al Registro de Información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado-SEACE”.

4.26 Resolución de Presidencia del Consejo Directivo Ad Hoc 093-2015-SINEACE/CDAH-P, Norma que Define la Estructura Funcional no Orgánica Transitoria del Ente Rector del SINEACE y modificatorias.

4.27 Resolución de Presidencia del Consejo Directivo Ad Hoc N° 193-2017-SINEACE/CDAH-P, que aprueba el documento de gestión denominado "Mapa de Procesos de nivel 0 del Sineace”.

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5. FICHA TÉCNICA DE PROCESOS PS02.03 CONTROL PATRIMONIAL

FICHA TECNICA DEL PROCESO NIVEL 1

Nombre Control Patrimonial Clasificación SOPORTE

Código PS02.03 Versión 01

Objetivo Controlar y garantizar la asignación correcta de los bienes patrimoniales del Sineace a cada colaborador.

Responsable Jefe(a) de Unidad de Logística

Base Legal/ normativa aplicable

Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector Público.

Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.

Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”

Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

Áreas Participantes

Unidad de Logística Dependencias del Sineace

DESCRIPCION DEL PROCESO

Proveedores Entradas Listado de Procesos

Nivel 2

Código de Procesos Nivel 2

Responsable del Procesos

Nivel 2 Salidas

Cliente o Destinatario de

los bienes y servicios

. Entidad Externa

Bien patrimonial a dar de alta .Documentación que sustenta el ingreso del bien patrimonial

Alta de bienes

Patrimoniales PS02.03.01

Jefe(a) de la Unidad de Logística

Resolución de Alta Bienes Patrimoniales .Registro del bien patrimonial como activo de Sineace

SBN (Superintendencia

Nacional de Bienes Estatales)

PS02.03.05

Depreciación de bienes

patrimoniales

.Dependencias que tengan a cargo bienes

por dar de baja

Informe de recomendación de baja

Baja de bienes

Patrimoniales PS02.03.02

Jefe(a) de la Unidad de Logística

Resolución de Baja de

Bienes Patrimoniales

.

Acta de Entrega-

Recepción del Bien

Patrimonial

SBN (Superintendencia

Nacional de Bienes Estatales)

.Entidad Externa

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Unidad de Gestión de Recursos Humanos

.Unidad de Logística

Correo electrónico de Ingreso de Personal Nuevo .Bienes patrimoniales

Asignación de bienes

Patrimoniales PS02.03 .03

Jefe(a) de la Unidad de Logística

Ficha de Asignación

del Bien Patrimonial

Asignación de un bien

patrimonial

Dependencias del Sineace

PS02.03 .06 Toma de inventario

Colaboradores

del Sineace

Informe de Bienes patrimoniales excedentes o no hallados en el inventario .Información de los bienes patrimoniales extraviados o siniestrados

Saneamiento de bienes

Patrimoniales PS02.03 .04

Jefe(a) de la Unidad de Logística

.Informe Oficina de

Administración

Almacén

.Unidad de Logística

Copia PECOSA . Registros de bienes patrimoniales

Depreciación de bienes

Patrimoniales PS02.03.05

Jefe(a) de la Unidad de Logística

Resumen de Depreciación

de bienes

Registro de depreciación de bienes en el Sistema

Unidad de Contabilidad

Control

Patrimonial

Unidad de Logística

.Unidad de Contabilidad

.Proveedor de Servicios

Documentación de sustento de los bienes de Sineace .Servicio de Inventario

Toma de inventario de

Bienes Muebles

PS02.03 .06 Jefe(a) de la Unidad de Logística

Informe final de Inventario

Inventario de

bienes actualizado

SBN (Superintendencia

Nacional de Bienes Estatales)

PS02.03.04

Saneamiento de bienes

Patrimoniales

.Unidad de Logística

Requerimiento de contratación de seguros

Aseguramient

o y Control de Bienes

PS02.03.07 Jefe(a) de la Unidad de Logística

.Contrato firmado

Aseguradora

.Dependencia usuaria

Informe de ocurrencia

Control de Siniestros

PS02.03.08 Jefe(a) de la Unidad de Logística

.Orden de Compra

Dependencia usuaria

INDICADORES DEL PROCESO

Código de indicador

Denominación del indicador

Fórmula del indicador Objetivo del indicador

PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme

(Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes) *100

Determinar la eficacia del proceso de control patrimonial

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de Unidad de Logística

Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial

Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de

Modernización

Graciela del Carmen Orbegoso Flores

Jefe(a) de la Oficina de Administración

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6. INVENTARIO PROCESOS

Proceso de Soporte "0" Proceso de Soporte "1" Proceso de Soporte "2"

PS 02 Gestión Logística

PS02.03 Control Patrimonial

PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales

PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales

PS02.03.03 Asignación de Bienes Patrimoniales

PS02.03.04 Saneamiento de Bienes Patrimoniales

PS02.03.05 Depreciación de Bienes patrimoniales

PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles

PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes

PS02.03.08 Control de Siniestros de Bienes Asegurados

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7. FICHAS DE PROCESOS

7.1 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Nombre Alta de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte

Código PS02.03.01 Versión 1

Objetivo Controlar la existencia de bienes patrimoniales mediante el registro de ingreso y asignación de los mismos

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística

Base Legal/ normativa aplicable

Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.

Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”

Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

Alcance Unidad de Logística

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de

los bienes y servicios

Entidad Externa

Bien patrimonial a dar de alta .Documentación que sustenta el ingreso del bien patrimonial

Resolución de Alta Bienes Patrimoniales

.Registro del bien patrimonial

como activo de Sineace

SBN(Superintendencia

Nacional de Bienes Estatales)

PS02.03.05 Depreciación de

bienes patrimoniales

Código de la

actividad Actividades

Nombre del puesto ejecutor

Dependencia del Ejecutor

Registro de ejecución

1

Recibir el Bien (es) en calidad de donación, reposición, fabricación, permuta, saneamiento, etc. y documentos de Alta de Bien(es)

Especialista de Control Patrimonial

LOG

Si se trata de equipos de cómputo ir a paso siguiente. Si se trata de mobiliario ir a paso 3

2 Comunicar al Jefe de OTI para la verificación. Ir a paso 4

Especialista de Control Patrimonial

LOG

3 Comunicar al Responsable de Servicios Generales para la revisión.

Especialista de Control Patrimonial

LOG

4 Firmar Acta de Entrega-Recepción, obtener firma de Jefe de LOG, entregar e Entidad Externa y archivar

Especialista de Control Patrimonial

LOG Acta de recepción

5 Elaborar Informe Técnico y proyecto de Resolución Jefatural para alta del bien(es), y remitir a Jefe(a) de LOG

Especialista de Control Patrimonial

LOG

6 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente

Administrativo LOG

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7 Recibir, tomar conocimiento y remitir a OA

Jefe de la LOG LOG

8 Recibir y remitir a OA por SGD Asistente

Administrativo LOG

9 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente

Administrativo OA

10

Recibir, revisar expediente y remitir OAJ para opinión legal y visado del proyecto de Resolución Jefatural

Jefe de la OA OA

11 Recibir, registrar en SGD y remitir a OA Asistente

Administrativo OA

12 Ir a PS05.01 Opiniones Jurídicas Legales

PS05.01 Opiniones Jurídicas Legales

13

Recibir expediente con opinión legal favorable y proyecto de Resolución Jefatural visado, y remitir a OA

Asistente Administrativo

OA

14

Recibir, revisar y firmar Resolución Jefatural y disponer remisión de copia de Resolución a la SBN, a la Unidad de Contabilidad y a la Unidad de Logística

Jefe de la OA OA

15

Remitir copia de Resolución a la SBN (continua el paso 16), a la Unidad de Contabilidad (continua en el paso 17) y a la Unidad de Logística (continua en el paso 18)

Asistente Administrativo

OA

16 Ir a PS06.01.03 Despacho de Documentos Externo. (Fin del Procedimiento)

PS06.01.03 Despacho de Documentos

Externo

17 Realizar el registro Contable de Altas de bienes patrimoniales. (Fin del procedimiento)

Unidad de Contabilidad

Unidad de Contabilidad

18 Recibir, registrar y remitir a LOG Asistente

Administrativo LOG

19 Recibir Resolución de Alta de Bien(es) y derivar a Control Patrimonial

Jefe de la LOG LOG

20 Recibir y actualizar registro de bienes en el SIGA Patrimonio

Especialista de Control Patrimonial

LOG

Registro de bienes patrimoniales actualizado

21 Ir a PS02.03.05 Depreciación de Bienes Patrimoniales

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

Código de indicador

Denominación del indicador

Fórmula del indicador Objetivo del indicador

No aplica No aplica No aplica No aplica

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística

Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial

Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de

Modernización

Graciela del Carmen Orbegoso Flores

Jefe(a) de la Oficina de Administración

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Flujograma

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

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7.2 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Nombre Baja de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte

Código PS02.03.02 Versión 1

Objetivo Dar de baja y disponer de los bienes patrimoniales que no serán utilizados por el personal del Sineace

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística

Base Legal/ normativa aplicable

Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.

Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”

Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

Alcance Dependencias del Sineace

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de

los bienes y servicios

Dependencias que tengan a cargo bienes

por dar de baja

Informe de recomendación de baja

Resolución de Baja de Bienes

Patrimoniales.

Acta de Entrega-Recepción del Bien

Patrimonial

SBN(Superintendencia Nacional de Bienes Estatales)

.Entidad Externa

Código de la actividad

Actividades Nombre del

puesto ejecutor Dependencia del Ejecutor

Registro de ejecución

1

Por informe de recomendación de OTI

Recibir informe de recomendaciones de baja de equipos informáticos de OTI (indicando el diagnóstico, estado de conservación y causal de baja de cada uno de los bienes) vía física y SGD

Asistente Administrativo

OA

2 Recibir, tomar conocimiento y disponer su derivación a la Unidad de Logística

Jefe de la OA OA

3 Recibir, registrar y derivar expediente vía física y SGD

Asistente Administrativo

OA

4 Recibir, registrar en el SGD e ingresar expediente. Continua en el paso 6

Asistente Administrativo

LOG

5

Por informe de recomendación de Servicios Generales

Recibir informe de recomendaciones de baja de bienes mobiliarios de Servicios Generales (indicando el diagnóstico, estado de conservación y causal de baja de cada uno de los bienes) vía física y SGD

Asistente Administrativo

LOG

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

13

6 Recibir, tomar conocimiento y derivar a especialista. Continua en el paso 7

Jefe de la LOG LOG

7

Por procedimiento de Saneamiento de Bienes Patrimoniales

PS02.03.04 Saneamiento de bienes Patrimoniales

8

Redactar y remitir al Jefe de LOG un informe técnico recomendando la baja de bienes (en el caso de equipos informáticos el informe debe sustentar que ya se ha reemplazado el bien o se encuentra en mal estado o existe una excedencia del bien), proyectar resolución jefatural de baja y remitir

Especialista de Control Patrimonial

LOG

Informe Proyecto de resolución

de baja

9 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente

Administrativo LOG

10 Recibir, tomar conocimiento, analizar, visar informe y proyecto de resolución, y remitir a la OA

Jefe de la LOG LOG

11 Recibir, registrar y remitir a la OA vía física y SGD

Asistente Administrativo

LOG

12 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir a Jefe

Asistente Administrativo

OA

13 Tomar conocimiento y derivar a OAJ para opinión

Jefe de la OA OA

14 PS05.01 Opiniones Jurídicas Legales

15 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente

Administrativo OA

16 Firmar Resolución Jefatura de Baja de Bienes y disponer el envío a la SBN.

Jefe de la OA OA Resolución

firmada

17

Recibir, registrar y remitir copia de Resolución a la SBN(continua el paso 18), a la Unidad de Contabilidad (continua en el paso 19 ) y Unidad de Logística ( continua en el paso 20)

Asistente Administrativo

OA

Expediente de baja de

bien patrimonial para SBN

18 PS06.01.03 Despacho de Documentos. (Fin del Procedimiento)

19 Ir a PS01.02.01 Conciliación de operaciones). Fin del procedimiento.

20 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente

Administrativo LOG

21 Recibir Resolución de Baja de Bien(es) y derivar a Control Patrimonial

Jefe de la LOG LOG

22 Excluir de los registros patrimoniales los bienes dados de baja

Especialista de Control Patrimonial

LOG

23 Proponer invitaciones de donación de los bienes dados de baja a Instituciones.

Especialista de Control Patrimonial

LOG

24 Aprobar y enviar invitaciones de donación de los bienes dados de baja a Instituciones.

Jefe de la OA OA

Si se recibió confirmación de aceptación de bienes, continuar en el paso siguiente. De lo contrario ir al paso 23

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

14

25 Elaborar informe técnico de donación del bien, proyectar Resolución y remitir a Jefe de LOG

Especialista de Control Patrimonial

LOG

26 Recibir en físico y SGD, registrar y entregar a Jefe de LOG

Asistente Administrativo

LOG

27 Recibir, tomar conocimiento, visar informe y proyecto de resolución, y disponer su derivación a la OA

Jefe de la LOG LOG

28 Recibir, registrar y remitir a la OA vía física y SGD

Asistente Administrativo

LOG

29 Recibir en físico y SGD, registrar y entrega a Jefe de la OA

Asistente Administrativo

OA

30 Recibir, tomar conocimiento , firmar Resolución Jefatural y disponer su derivación

Jefe de la OA OA

Resolución para la

disposición del bien

31 Recibir, registrar y remitir resolución de donación a la Institución correspondiente

Asistente Administrativo

OA

32 Ir al procedimiento PS06.01.03 Despacho de Documentos

33 Coordinar fecha y hora de entrega del bien a donar

Especialista de Control Patrimonial

LOG

34 Entregar el bien y suscribir Acta de Entrega- Recepción del bien

Especialista de Control Patrimonial

LOG

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

Código de indicador

Denominación del indicador

Fórmula del indicador Objetivo del indicador

PS02.03-I04 Disposición de bienes patrimoniales dentro

del plazo de ley

100 * Número de bienes tramitados para disposición

final / Número de bienes dados de baja

Determinar la eficacia de la gestión para la puesta a disposición de los bienes

patrimoniales dados de baja

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística

Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial

Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de

Modernización

Graciela del Carmen Orbegoso Flores

Jefe(a) de la Oficina de Administración

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

15

Flujograma

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

16

7.3 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.03 Asignación de Bienes Patrimoniales

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Nombre Asignación de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte

Código PS02.03.03 Versión 1

Objetivo Garantizar el ejercicio de las actividades de cada colaborador mediante la asignación de un bien patrimonial que facilite su desempeño.

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística

Base Legal/ normativa aplicable

Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.

Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”

Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

Alcance Unidad de Logística

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de

los bienes y servicios

Unidad de Recursos Humanos

.Unidad de Logística

Correo electrónico de Ingreso de Personal Nuevo .Bienes patrimoniales

Ficha de Asignación del Bien Patrimonial

Asignación de un bien patrimonial

Dependencias del Sineace

Código de la actividad

Actividades Nombre del puesto

ejecutor Dependencia del Ejecutor

Registro de ejecución

El procedimiento puede iniciar por : - Ingreso de Personal Nuevo (inicia en la actividad 1), o - Por Recepción de un bien nuevo (inicia en la actividad 7)

1

Por Ingreso de personal nuevo

Ir a PS03.03.01 Selección y contratación de personal

Ir PS03.03.01 Selección y contratación de personal

2

Remitir información de nuevos colaboradores a la U. Logística con copia a las dependencias del Sineace a través del correo electrónico

Unidad de Gestión de Recursos

Humanos

Unidad de Gestión de Recursos Humanos

3

Recibir información y enviar correo electrónico a la LOG indicando que ha ingresado personal con el fin de que se le asignen bienes.

Dependencia usuaria Dependencia

usuaria

4 Recibir correo, tomar conocimiento y derivar a especialista

Jefe de la LOG LOG

5 Elaborar y firmar "Ficha de Asignación", obtener firmas de Jefe de Logística y el Personal nuevo, y entregar copia

Especialista de Control Patrimonial

LOG Acta de asignación

6 Actualizar el registro de asignación de patrimonio. Fin del procedimiento.

Especialista de Control Patrimonial

LOG

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

17

7

Por Recepción de un bien nuevo

Ir a PS02.02.01 Recepción de Bienes y Suministros por Almacén

8

Recibir, tomar conocimiento, elaborar la PECOSA, informar al Encargado de Patrimonio para el etiquetado del bien y a la unidad usuaria la recepción del bien

Especialista de Almacén

LOG

9 Tomar conocimiento del responsable del bien adquirido

Especialista de Control Patrimonial

LOG

10

Elaborar y firmar "Ficha de Asignación", obtener firmas de Jefe de Logística y Personal, entregar copia y etiquetar bienes asignados

Especialista de Control Patrimonial

LOG

11 Actualizar el registro de asignación de patrimonio (fin del procedimiento)

Especialista de Control Patrimonial

LOG

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

Código de indicador

Denominación del indicador

Fórmula del indicador Objetivo del indicador

No aplica No aplica No aplica No aplica

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística

Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial

Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de

Modernización

Graciela del Carmen Orbegoso Flores

Jefe(a) de la Oficina de Administración

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

18

Flujograma

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

19

7.4 Ficha Técnica de Proceso: PS02.03.04 Saneamiento de Bienes Patrimoniales

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Nombre Saneamiento de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte

Código PS02.03.04 Versión 1

Objetivo Regularizar la existencia de bienes patrimoniales en los registros del Sineace, justificando los sobrantes y faltantes de los mismos.

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística

Base Legal/ normativa aplicable

Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.

Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”

Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

Alcance Unidad de Logística (Aplica para bienes muebles y equipos informáticos)

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de los

bienes y servicios

PS02.03 .06 Toma de inventario de Bienes

Muebles

Colaboradores del Sineace

Informe de Bienes patrimoniales sobrantes o faltantes en el inventario

.Información de los bienes patrimoniales faltantes o

sobrantes

Informe Oficina de Administración

Código de la actividad

Actividades Nombre del

puesto ejecutor Dependencia del Ejecutor

Registro de ejecución

1 Ir a PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles

Viene de PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles

2 Verificar las observaciones sobre bienes sobrantes o faltantes.

Especialista de Control

Patrimonial LOG

¿Existen bienes sobrantes? Sí, continúa en actividad siguiente. No, continúa en actividad 5

3

Elaborar Acta de regularización por cada bien sobrante declarando su uso, firmar y obtener firmas de Jefe de Logística y Usuario del bien, y entregar copia (Esperar dos años)

Especialista de Control

Patrimonial LOG

Acta de regularización

4 PS02.03.01 Alta de bienes Patrimoniales. Fin del procedimiento.

PS02.03.01

Alta de bienes Patrimoniales

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

20

5 Verificar si son bienes declarados y no habidos

Especialista de Control

Patrimonial LOG

Si el bien no fue asignado a un colaborador, continua en el paso siguiente. Si el bien fue asignado a un colaborador ir al paso 8

6 Realizar búsqueda del bien e informar al Jefe de LOG no ubicación del bien (esperar un plazo de dos años).

Especialista de Control

Patrimonial LOG

7 PS02.03.02 Baja de bienes Patrimoniales. Fin del procedimiento.

PS02.03.02

Baja de bienes Patrimoniales

8 Elaborar documento que solicita al colaborador informe y justifique la ausencia del bien

Especialista de Control

Patrimonial LOG

9 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente

Administrativo LOG

10 Recibir, tomar conocimiento, visar y remitir a la OA

Jefe de la LOG LOG

11 Recibir, registrar y remitir a la OA vía física y SGD

Asistente Administrativo

LOG

12 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente

Administrativo OA

13 Recibir, tomar conocimiento, firmar memorando y remitir al usuario del bien

Jefe de la OA OA

14 Recibir, registrar en SGD y remitir Asistente

Administrativo OA

15 Elaborar informe justificando la ausencia del bien (perdida, robo u otros) y remitir a OA

Usuario del Bien Dependencia

16 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir a Jefe

Asistente Administrativo

OA

17 Recibir, tomar conocimiento y derivar a LOG

Jefe de la OA OA

18 Recibir, registrar en SGD y derivar a LOG Asistente

Administrativo OA

19 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente

Administrativo LOG

20 Recibir, tomar conocimiento y derivar a Control Patrimonial

Jefe de la LOG LOG

21 Recibir y revisar informe. Especialista de

Control Patrimonial

LOG

Si se ubica el bien faltante, continua en el paso siguiente. De lo contrario ir al paso 23.

22 Elaborar informe y remitir al Jefe de LOG para conocimiento. Fin del procedimiento

Especialista de Control

Patrimonial LOG

23 Solicitar la reposición del bien o que el usuario devuelva el valor del bien.

Especialista de Control

Patrimonial LOG

24 Ir a PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales

PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

21

25 Ir a PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales. Fin del procedimiento.

PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

Código de indicador

Denominación del indicador

Fórmula del indicador Objetivo del indicador

PS02.03-I02 Porcentaje de

bienes conciliados conforme

100* Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes

Determinar la eficacia del proceso de Saneamiento de bienes

Patrimoniales

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística

Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial

Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de

Modernización

Graciela del Carmen Orbegoso Flores

Jefe(a) de la Oficina de Administración

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

22

Flujograma

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

23

7.5 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.05 Depreciación de Bienes Patrimoniales

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Nombre Depreciación de Bienes Patrimoniales Clasificación Soporte

Código PS02.03.05 Versión 1

Objetivo Controlar el valor de los bienes de Sineace mediante el cálculo de la depreciación de los mismos.

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística

Base Legal/ normativa aplicable

Decreto Legislativo N° 1436, Decreto Legislativo Marco de la Administración Financiera del Sector Público.

Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

Alcance Unidad de Logística

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de

los bienes y servicios

Almacén

Unidad de Logística

Copia PECOSA

Registros de bienes patrimoniales

Resumen de Depreciación de bienes

Registro de depreciación de bienes en el Sistema

Unidad de Contabilidad

Control Patrimonial

Código de la actividad

Actividades Nombre del puesto

ejecutor Dependencia del Ejecutor

Registro de ejecución

1 Clasificar bienes nuevos por cuenta contable y en función al valor del bien

Especialista de Control Patrimonial

LOG

2 Calcular depreciación de los bienes Especialista de Control

Patrimonial LOG

3 Generar reporte de resumen de depreciación

Especialista de Control Patrimonial

LOG

4 Proyectar Informe y derivar a Jefe de LOG para su envió a la U.CONT

Especialista de Control Patrimonial

LOG

5 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe de LOG

Asistente Administrativo LOG

6 Recibir, tomar conocimiento, visar y remitir a la U.CONT con copia a OA.

Jefe de la LOG LOG

7 Recibir, registrar y remitir a la U.CONT físico y SGD con copia a OA

Asistente Administrativo LOG

8 Recibir en físico y SGD y tomar conocimiento.

Jefe de la Unidad de Contabilidad

CONT

9 Ir a PS01.02.01 Conciliación de Operaciones.

. .Reporte de Conciliación Mensual

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

24

Interna de Operaciones de la Unidad de Logística -Patrimonio.

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

Código de indicador

Denominación del indicador

Fórmula del indicador Objetivo del indicador

No aplica No aplica No aplica No aplica

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística

Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial

Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de

Modernización

Graciela del Carmen Orbegoso Flores

Jefe(a) de la Oficina de Administración

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

25

Flujograma

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

26

7.6 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes

Muebles

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Nombre Toma de Inventario de Bienes Muebles Clasificación Soporte

Código PS02.03.06 Versión 1

Objetivo

Verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta la entidad a una determinada fecha, con el fin de constatar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan.

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística

Base Legal/ normativa aplicable

Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.

Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”

Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

Alcance Unidad de Logística (Proceso Anual)

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de

los bienes y servicios

Unidad de Logística .Unidad de Contabilidad

.Proveedor de Servicios

Documentación de sustento de los bienes

de SINEACE

.Servicio de Inventario

Informe final de Inventario

.Inventario de

bienes actualizado

SBN(Superintendencia Nacional de Bienes Estatales)

PS02.03.04

Saneamiento de bienes Patrimoniales

Código de la actividad

Actividades Nombre del

puesto ejecutor Dependencia del Ejecutor

Registro de ejecución

1 Elaborar informe solicitando designación de la Comisión de Inventario.

Especialista de Control

Patrimonial LOG

2 Recibir en físico, registrar en SGD y remitir al Jefe

Asistente Administrativo

LOG

3 Recibir, tomar conocimiento, visar y remitir a la OA

Jefe de la LOG LOG

4 Recibir , registrar y remitir a la OA vía física y SGD

Asistente Administrativo

LOG

5 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe

Asistente Administrativo

OA

6 Tomar conocimiento, y remitir expediente a OAJ

Jefe de la OA OA

7 Recibir , registrar y remitir a la OAJ vía física y SGD

Asistente Administrativo

OA

8 PS05.01 Opiniones Jurídicas Legales

9 Recibir en físico y SGD y remitir a Jefe de OA

Asistente Administrativo

OA

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

27

10 Recibir informe con opinión legal, firmar Resolución Jefatural que designa Comisión de Inventario

Jefe de la OA OA

11

Disponer remisión de copia de Resolución a los integrantes de la Comisión de Inventario (Representante de Contabilidad, Representante de LOG, Representante de OA )

Jefe de la OA OA

12 Recibir, registrar y remitir a Comisión de Inventario vía física y SGD

Asistente Administrativo

OA

13 Recibir, tomar conocimiento y convocar a reunión de comisión de inventario

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

14 Realizar reunión de comisión de inventario

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

TDR para el proceso de selección

Si no se contratará un servicio de inventario, continua en el paso siguiente. De lo contrario ir al paso ir al paso 19

15 Elaborar y suscribir el Acta de inicio de toma de inventario

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

16 Realizar el Inventario y etiquetado, consolidación, revisión y clasificación de las hojas de trabajo.

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

17 Realizar la conciliación patrimonio-contable de los bienes con Contabilidad y Patrimonio

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

18

Firmar el Acta de cierre de toma de inventario, Elaborar Informe de Inventario, y derivar a OA. Continúa en el paso PS02.03.06.38

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

19 Elaborar los TDR para el proveedor de servicio del inventario (se convoca servicio).

Especialista de Control

Patrimonial LOG

20 Ir a PS02.01 Gestión de Adquisiciones

21 Elaborar informe que consolida información de bienes para inventario

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

22 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir a LOG

Asistente Administrativo

LOG

23 Recibir, tomar conocimiento, visar y remitir a OA

Jefe de la LOG LOG

24 Recibir, registrar y remitir a OA vía física y SGD

Asistente Administrativo

LOG

25 Recibir vía física y SGD, registrar y remitir a Jefe de OA

Asistente Administrativo

OA

26 Recibir, tomar conocimiento y remitir Comisión de Inventario

Jefe de OA OA

27 Recibir, registrar y remitir a Comisión de Inventario vía física y SGD

Asistente Administrativo

OA

28 Elaborar y suscribir el Acta de inicio de toma de inventario con la empresa ganadora

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

29 Realizar el Inventario y etiquetado, supervisión, consolidación, revisión y clasificación de las hojas de trabajo.

Empresa de Toma de Inventario

Empresa de Toma de Inventario

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MGPP “Control Patrimonial”

Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

28

30 Realizar la conciliación patrimonio-contable de los bienes con Contabilidad y Patrimonio

Empresa de Toma de Inventario

Empresa de Toma de Inventario

31 Elaborar y entregar de Informe Final de Toma de Inventario a la Comisión de Inventario Institucional.

Empresa de Toma de Inventario

Empresa de Toma de Inventario

32 Ir a PS06.01.01.01 Recepción Documentaria Externa

33 Revisar el Informe Final de Toma de Inventario

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

34 Otorgar la conformidad de toma de Inventario Institucional.

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

35 Elaborar Informe, suscribir el Acta de cierre de toma de inventario con la empresa y derivar a OA.

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

36 Ir a PS02.01.14 Gestión de Conformidades

37 Enviar el informe final de toma de Inventario Institucional a la OA

Comisión de Inventario

Comisión de Inventario

38 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe

Asistente Administrativo

OA

39 Recibir, tomar conocimiento y derivar LOG

Jefe de la OA OA

40 Recibir, registrar y derivar a LOG vía física y SGD

Asistente Administrativo

OA

41 Recibir, registrar y remitir a Jefe de LOG Asistente

Administrativo LOG

42 Recibir, tomar conocimiento y derivar a Encargado de Patrimonio

Jefe de la LOG LOG

43 Registrar el Inventario la Acta Inicio, Acta Cierre e informe Final, Acta conciliación Contable Patrimonial en el SINABIP

Especialista de Control

Patrimonial LOG

Acta Informe Conformidad

44 Elaborar Informe para envió a la SBN de documentos registrados en el SINABIP y proyectar Oficio

Especialista de Control

Patrimonial LOG

45 Recibir en físico, registrar en SGD y remitir al Jefe

Asistente Administrativo

LOG

46 Recibir, tomar conocimiento, firmar documento y derivar a la OA

Jefe de la LOG LOG

47 Recibir, registrar y remitir a OA vía física y SGD

Asistente Administrativo

LOG

48 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe

Asistente Administrativo

OA

49 Recibir, tomar conocimiento, firmar Oficio y remitir a SBN.

Jefe de la OA OA

50 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir Asistente

Administrativo OA

51 Ir a PS06.01.03 Despacho de Documentos. Fin del procedimiento.

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

Código de indicador

Denominación del indicador

Fórmula del indicador Objetivo del indicador

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29

PS02.03-I02 Porcentaje de

bienes conciliados conforme

100* Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes

Determinar la eficacia del proceso de control patrimonial

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística

Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial

Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de

Modernización

Graciela del Carmen Orbegoso Flores

Jefe(a) de la Oficina de Administración

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Versión: 1

30

Flujograma

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Versión: 1

31

7.7 Ficha Técnica de Proceso: PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Nombre Aseguramiento y Control de Bienes Clasificación Soporte

Código PS02.03.07 Versión 1

Objetivo El objetivo es efectuar de manera adecuada el aseguramiento y control de bienes del SINEACE.

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística

Base Legal/ normativa aplicable

Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución Nº 158-97-SBN que aprueba la Directiva Nº 001-97/SBN-UG-CIMN-Normas para la catalogación de bienes muebles del Estado.

Resolución Nº 003-2012/SBN-DNR, que aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado”

Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

Alcance Unidad de Logística

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de los

bienes y servicios

Unidad de Logística Requerimiento de contratación de seguros

Contrato firmado Aseguradora

Código de la actividad

Actividades Nombre del

puesto ejecutor Dependencia del Ejecutor

Registro de ejecución

1

Elaborar requerimiento para contratación de seguros y elaborar la relación de los bienes a asegurar y remitir al Jefe

Especialista de Control

Patrimonial LOG

.Requerimiento de contratación .Relación de los bienes de la Institución a asegurar

2 Recibir en físico, registrar en SGD y remitir

Asistente Administrativo

LOG

3 Recibir requerimiento y relación de los bienes de la Institución a asegurar, revisar, dar visto bueno y remitir

Jefe de la LOG LOG

4 Recibir, registrar y remitir a la OA vía física y SGD

Asistente Administrativo

LOG

5 Recibir en físico y SGD y remitir al Jefe

Asistente Administrativo

OA

6 Recibir, tomar conocimiento, aprobar requerimiento y derivar

Jefe de la OA OA Requerimiento de contratación aprobado

7 Recibir, registrar y derivar a la LOG vía física y SGD

Asistente Administrativo

OA

8 Recibir en físico y en SGD, y remitir al Jefe de LOG

Asistente Administrativo

LOG

9 Recibir, tomar conocimiento y derivar a Especialista

Jefe de la LOG LOG

10 Recibir, registrar y derivar a Especialista

Asistente Administrativo

LOG

11 Recibir requerimiento, realizar el estudio de mercado y determinación

Especialista LOG .Estudio de mercado.

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32

del monto según las ofertas de las aseguradoras

.Determinación del monto.

12 Ir a PS02.01 Gestión de Contrataciones

Postor Ganador

13 Coordinar por correo electrónico o vía telefónica con el postor ganador la firma del contrato anual.

Especialista LOG

14 Firmar el contrato anual con el Sineace y cumplir con las funciones establecidas.

Aseguradora Contrato firmado

15 Tomar conocimiento y elaborar informe anual para Pago de aseguradora

Especialista de Control

Patrimonial LOG

16 Ir a PS02.01.14 Gestión de Conformidades. Fin del Procedimiento

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

Código de indicador

Denominación del indicador

Fórmula del indicador Objetivo del indicador

PS02.03-I03 Porcentaje de

Incidencias de los bienes asegurados

100 * Nº de Bienes asegurados reportados con incidencia/ Nº

de Bienes asegurados

Tener un control de los bienes que tuvieron alguna incidencia

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística

Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial

Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de

Modernización

Graciela del Carmen Orbegoso Flores

Jefe(a) de la Oficina de Administración

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Versión: 1

33

Flujograma

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34

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Versión: 1

35

7.8 Ficha Técnica de Procedimiento: PS02.03.08 Control de Siniestros de Bienes Asegurados

FICHA TECNICA DE PROCEDIMIENTO

Nombre Control de Siniestros de Bienes Asegurados Clasificación

Soporte

Código PS02.03.08 Versión 1

Objetivo El objetivo es efectuar el control de los siniestros que pudieran ocurrir en el Sineace.

Responsable Jefe(a) de la Unidad de Logística

Base Legal/ normativa aplicable

Ley Nº 29151- Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias.

Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.

Resolución Nº 046-2015/SBN que aprueba la “Directiva Nº 001-2015/SBN – Procedimientos de Gestión de Bienes Muebles Estatales”.

Alcance Unidad de Logística

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Proveedores Entradas Salidas Cliente o Destinatario de

los bienes y servicios

Dependencia usuaria Informe de ocurrencia Orden de compra Dependencia usuaria

Código de la actividad

Actividades Nombre del

puesto ejecutor

Dependencia del Ejecutor

Registro de ejecución

1

Recibir informe de ocurrencia de bien afectado por sinestro( incendio, robo u otros) realizado por la persona a quien se le asignó el bien, en físico y SGD y remitir al Jefe de la OA, según lo establecido en la directiva vigente, adjuntando la denuncia correspondiente en un plazo o mayor a 24 horas (en caso de incendio lo realiza el especialista de Servicios Generales) en físico y SGD y remitir al Jefe de la OA

Asistente Administrativo

OA

2 Recibir Informe de ocurrencia o siniestro, tomar conocimiento y remitir al Jefe de la LOG

Jefe OA

Informe de ocurrencia o siniestro (incendio)

3 Recibir Informe de ocurrencia o siniestro y remitir a la LOG

Asistente Administrativo

OA

4 Recibir en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe

Asistente Administrativo

LOG

5 Recibir Informe de ocurrencia o siniestro, tomar conocimiento y remitir al Especialista de Patrimonio

Jefe LOG

6

Recibir informe, tomar conocimiento, contactar al bróker del seguro vía teléfono, correo electrónico o con oficio para informar la descripción de los bienes siniestrados con copia al Jefe de la LOG

Especialista LOG

7 Recibir informe, evaluar el bien siniestrado, las condiciones que se dieron y comunicar al seguro

Bróker Asegura-

dora

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Versión: 1

36

8 Elaborar informe sobre situación del bien afectado y comunicar al seguro de los resultados

Bróker Asegura-

dora

Informe de situación del bien afectado

9 Ir a PS06.01.01 Ingreso de Documentación de Fuente Externa

Informe de los resultados del bróker

10 Recibir el Informe de los resultados del bróker en físico y SGD, registrar y remitir al Jefe de la OA

Asistente Administrativo

OA

11 Recibir el Informe de los resultados del bróker, tomar conocimiento y derivar al jefe de la LOG

Jefe OA

12 Recibir y derivar informe de los resultados del bróker en físico y SGD a la LOG

Asistente Administrativo

OA

13 Recibir el Informe de los resultados del bróker en físico y SGD y remitir al jefe

Asistente Administrativo

LOG

14 Recibir el Informe de los resultados del bróker, tomar conocimiento y derivar al Especialista

Jefe LOG

15 Gestionar la reposición del nuevo equipo Especialista LOG Orden de Compra

16 Ir a PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales

17 Ir a PS02.03.01 Alta de Bienes Patrimoniales.

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

Código de indicador

Denominación del indicador

Fórmula del indicador Objetivo del indicador

PS02.03-I04 Porcentaje de

bienes siniestrados.

100* Nº de bienes siniestrados al año / Nº total de bienes

asegurados

Tener un control de los bienes siniestrados.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR

Mónica Lizbeth Fonseca Blanco Jefe(a) de la Unidad de Logística

Osmar Wilfredo Herrera Barahona Especialista en Control Patrimonial

Silvia Gushiken Kishimoto Jefe(a) de la Unidad de

Modernización

Graciela del Carmen Orbegoso Flores

Jefe(a) de la Oficina de Administración

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Flujograma

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8. INVENTARIO DE INDICADORES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso de Soporte "0"

Proceso de Soporte "1"

Proceso de Soporte "2" Código

Indicador Nombre indicador

Implementado (I) /Por Implementar (PI)

PS 02 Gestión Logística

PS02.03 Control

Patrimonial

PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme

PI

PS02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales

PS02.03-I01 Disposición de bienes

patrimoniales dentro del plazo de ley

PS02.03.04 Saneamiento de Bienes Patrimoniales

PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme

PI

PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles

PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme

PI

PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes

PS02.03-I03 Porcentaje de incidencias de los bienes asegurados

PI

PS02.03.08 Control de Siniestros de Bienes Asegurados

PS02.03-I04 Porcentaje de bienes siniestrados.

PI

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Código: MGPP-PS02.03

Versión: 1

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9. FICHAS DE INDICADORES

9.1 Ficha de Indicador PS02.03-I01 Disposición de bienes patrimoniales dentro

del plazo de ley

FICHA DE INDICADOR

Denominación: Disposición de bienes patrimoniales dentro del plazo de ley

Código: PS02.03-I01

Código y nombre del Proceso de Nivel 0 - N0

Código y nombre del Proceso de Nivel 1 - N1

Código y nombre del Proceso de Nivel 2 - N2

PS 02.03.02 Baja de Bienes Patrimoniales

Código y nombre del Proceso de Nivel 3 - N3

Descripción del Indicador

Es un indicador de eficacia de la gestión para la puesta a disposición de los bienes patrimoniales dados de baja, dentro del plazo de ley.

Unidad de Medida Porcentaje

Objetivo del Indicador Determinar la eficacia de la gestión para la puesta a disposición de los bienes patrimoniales dados de baja

Forma de Cálculo 100 * Número de bienes tramitados para disposición final / Número de bienes dados de baja

Fuentes de Información SIGA-PATRIMONIO, Acervo documentario Unidad de Logística-Control Patrimonial.

Periodicidad de Medición (Frecuencia)

Anual

Responsable de Medición

Jefe(a) de la Unidad de Logística

Meta A definir

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9.2 Ficha de Indicador: PS02.03-I02 Porcentaje de bienes conciliados conforme

FICHA DE INDICADOR

Denominación: Porcentaje de bienes conciliados conforme Código: PS02.03-I02

Código y nombre del Proceso de Nivel 0 - N0

Código y nombre del Proceso de Nivel 1 - N1

PS02.03 Control Patrimonial

Código y nombre del Proceso de Nivel 2 - N2

PS02.03.04 Saneamiento de bienes patrimoniales PS02.03.06 Toma de Inventario de Bienes Muebles

Código y nombre del Proceso de Nivel 3 - N3

Descripción del Indicador

Es un indicador que permitirá determinar el porcentaje de bienes conciliados conforme

Unidad de Medida Porcentaje

Objetivo del Indicador Determinar la eficacia del proceso de control patrimonial

Forma de Cálculo 100* Nº de bienes conciliados / Nº total de bienes

Fuentes de Información Excel

Periodicidad de Medición (Frecuencia)

Anual

Responsable de Medición

Jefe(a) de la Unidad de Logística

Meta A definir

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9.3 Ficha de Indicador PS02.03-I03 Porcentaje de Incidencias de los Bienes Asegurados

FICHA DE INDICADOR

Denominación: Porcentaje de Incidencias de los Bienes Asegurados

Código: PS02.03-I03

Código y nombre del Proceso de Nivel 0 - N0

Código y nombre del Proceso de Nivel 1 - N1

Código y nombre del Proceso de Nivel 2 - N2

PS02.03.07 Aseguramiento y Control de Bienes

Código y nombre del Proceso de Nivel 3 - N3

Descripción del Indicador

Es un indicador de eficacia que permitirá determinar el porcentaje de incidencias que se presentan respecto a la relación de bienes asegurados.

Unidad de Medida Bien asegurado con incidencia

Objetivo del Indicador Tener un control de los bienes asegurados que tuvieron alguna incidencia

Forma de Cálculo 100 * Nº de Bienes asegurados reportados con incidencia/ Nº de Bienes asegurados

Fuentes de Información Archivo Excel del Especialista de Control Patrimonial

Periodicidad de Medición (Frecuencia)

Mensual

Responsable de Medición

Jefe(a) de la Unidad de Logística

Meta A definir

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9.4 Ficha de Indicador PS02.03-I04 Cantidad de Bienes Siniestrados

FICHA DE INDICADOR

Denominación: Porcentaje de Bienes Siniestrados Código: PS02.03-I04

Código y nombre del Proceso de Nivel 0 - N0

Código y nombre del Proceso de Nivel 1 - N1

Código y nombre del Proceso de Nivel 2 - N2

PS02.03.08 Control de Siniestros de Bienes Asegurados

Código y nombre del Proceso de Nivel 3 - N3

Descripción del Indicador

Es un indicador que permitirá determinar el porcentaje de bienes siniestrados en el año.

Unidad de Medida Bien siniestrado

Objetivo del Indicador Tener un control de los bienes siniestrados.

Forma de Cálculo 100* Nº de bienes siniestrados al año / Nº total de bienes asegurados

Fuentes de Información SIGA

Periodicidad de Medición (Frecuencia)

Mensual

Responsable de Medición

Jefe(a) de la Unidad de Logística

Meta A definir

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Versión: 1

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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

N° Correlativo

Ítem Descripción del Cambio Versión Fecha de Vigencia