Manual de Integración y Funcionamiento del Comité Técnico...

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INSTITUTO DE VIVIENDA DEL DISTRITO FEDERAL

MANUAL ESPECÍFICO DE OPERACIÓN

Pág.: 1 Instituto de Viviendadel Distrito Federal

Manual de Integración y Funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal

Í N D I C E

Pág.

1. . Presentación 2

2. Antecedentes 3

3. Marco Jurídico- Administrativo 4

4. Objetivo General 6

5. Integración 7

6. Atribuciones 8

7. Funciones 9

8. Políticas de Operación 12

9 Procedimientos 18

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1. PRESENTACIÓN

El presente Manual de Integración y Funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal (COTECIAD, se ha formulado con el propósito de cumplir técnica, jurídica y administrativamente con las disposiciones aplicables en la materia. El objetivo principal es conformar un instrumento que norme la actuación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, en lo sucesivo, el Comité; que describa de manera clara y precisa las bases y criterios que regulan su integración, funcionamiento y operación. El ámbito de aplicación del presente Manual, es exclusivamente para el Comité, y puede ser consultado por el público en general. Este Manual describe el marco jurídico que le da sustento, su objetivo, su integración, atribuciones y funciones, los componentes operativos que le dan vida, así como las características y especificaciones.

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2. ANTECEDENTES

El 6 de junio de 1995, se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Acuerdo de creación del Instituto de Vivienda de la Ciudad de México, como órgano desconcentrado del Departamento del Distrito Federal, con autonomía técnica y operativa, adscrito a la Secretaría de Desarrollo Urbano y Vivienda, destacando entre sus objetivos promover, estimular y fomentar programas de adquisición y acondicionamiento de suelo urbano, de edificación de vivienda en todas sus modalidades y de orientación habitacional

El 16 de octubre de 1998 dicho Organismo fue sustituido por el Instituto de Vivienda del Distrito Federal, abrogándose el mencionado acuerdo por un nuevo decreto publicado el 29 de septiembre de 1998 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. El propósito fundamental de dicha transformación fue establecer un organismo con autonomía y capacidad suficientes para atender la problemática en la materia. En el ejercicio 2000 se estableció en el Instituto el Archivo de Concentración, área resguardante y de conservación de la documentación oficial que por conclusión de asuntos ya no es activa en las unidades administrativas de la entidad, sin embargo, es patrimonio de dominio público. No obstante lo anterior, las nuevas políticas en materia de archivos de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal, se proponen garantizar el derecho a la Información Pública, consagrado en el artículo 6° constitucional, así como transparentar el ejercicio de la administración pública y asegurar el efectivo acceso de toda persona a la información generada, administrada o en posesión del Gobierno del Distrito Federal. El 10 de enero de 2008, se crea el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, y el presente Manual, de conformidad con los numerales 7.3.3, 7.3.4, 7.3.5., 7.3.14 de la Circular Uno 2007, “Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la administración Pública del Distrito Federal”, preceptos posteriormente ratificados en el artículo 17 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada el 8 de octubre de 2008.

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3. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (artículos 6, 7, y 8, 44 y

122). Publicado en el D.O.F. 05-II-1917 y Reformas D.O.F. 12-XI-2007.

- Estatuto de Gobierno del Distrito Federal, (artículo 15). Publicado en el D.O.F. 26-VII-1994 y Reformas 14-x-1999.

- Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 8 de octubre de 2008.

- Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos (artículos 47 fracción IV y Segundo Transitorio). D.O.F. 31-XII-1982 y Reformas 13-VI-2003.

- Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal. Publicada D.O.F. 29-XII-1998 y Reformas 14-XI-2007.

- Ley del Procedimiento Administrativo del Distrito Federal (artículo 44). D.O.F. Publicada 19-XII-1995 y Reformas 26-VI-2006.

- Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público (artículos 7, 9 fracción IV, 16 fracción IX, 17 55 y 57). Publicada D.O.F. 23-XII-1996 y Reformas 18-VI-1997.

- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 28 de Marzo del 2008

- Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal. Publicado G.O.D.F. 28-XII-2000. y Reformas Decreto G.O.D.F. 29-IX-2006.

- Código Penal del Distrito Federal (artículo 259 fracción III). Publicado D.O.F. –VII-2002 y Reformas 26-IX-2007.

- Circular Uno 2007, “Normatividad en Materia de Administración de Recursos”, expedida por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, Apartado 7 Administración de Documentos y Archivística”. G.O.D.F. 12-IV-2007.

- Lineamientos que las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal deberán observar para la integración y remisión vía electrónica de carpetas, información o documentación con relación a

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los órganos colegiados, comisiones o mesas de trabajo, emitidos por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal. G.O.D.F. 29-VIII-2002.

- Guía Técnica para la Elaboración de Manuales del Gobierno del Distrito Federal, emitida por la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal. Agosto 2005.

- Oficio Circular, número OM/1597/2007, de fecha 22 de agosto de 2007, dirigido a los CC. Directores Generales, Ejecutivos o de Área, Encargados de la Administración en las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal., suscrito por el Oficial Mayor del Gobierno del Distrito Federal, el Lic. Ramón Montaño Cuadra.

- Oficio Circular, número OM/1696, de fecha 10 de septiembre de 2007, dirigido a los CC. Directores Generales, Ejecutivos o de Área, Encargados de la Administración en las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal., suscrito por el Oficial Mayor del Gobierno del Distrito Federal, el Lic. Ramón Montaño Cuadra.

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4. OBJETIVO GENERAL

Instrumentar, autorizar y retroalimentar respecto de la normatividad aplicable en materia de archivos, así como promover y garantizar la correcta administración de documentos para la gestión de los archivos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal.

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5. INTEGRACIÓN

Para el debido cumplimiento y ejercicio de sus funciones y atribuciones, y el despacho de los asuntos que le competen, el Comité se integra por:

Presidente, a cargo del titular de la Dirección de Administración y Servicios Secretario Técnico, a cargo del titular responsable de la Unidad Coordinadora de

Archivos Secretario Ejecutivo, a cargo del titular responsable de la Oficina de Información

Pública

Vocales que serán: o Responsables de los distintos Archivos establecidos en el Sistema de Archivos

del Instituto de Vivienda del Distrito Federa y de la Oficialía de Partes.

Invitados permanentes que serán: o Asesor Jurídico o Asesor Financiero o Asesor en Informática, y o Representante de la Contraloría del Invi Invitados especiales que serán: o Enlaces de Archivo de cada Unidad Administrativa

El Presidente del COTECIAD, decidirá cuando se requiera contar con la presencia de otros servidores públicos, los cuales tendrán el carácter de invitados.

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6. ATRIBUCIONES

Las atribuciones del COTECIAD son:

6.1 Instrumentar supervisar y evaluar como el órgano técnico consultivo la

normatividad en materia de archivos del Invi. 6.2 Propiciar coordinación y concertación entre los integrantes del Comité y así

favorecer la implantación de las normas archivísticas institucionales mejorando en forma integral los archivos del Invi;

6.3 Realizar las valoraciones documentales que guardan los archivos del Invi. 6.4 Emitir su programa anual de trabajo; 6.5 Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en

el Invi, asimismo, acudir a aquellos que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal, y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales;

6.6 Aprobar los instrumentos de control documental y archivístico para la regulación de los procesos archivísticos:

6.7 Aprobar el calendario de sesiones ordinarias; 6.8 Las demás que establezcan las disposiciones aplicables y que le confiera el

Director General del Instituto de Vivienda del Distrito Federal.

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7. FUNCIONES

7.1 Del Presidente 7.1.1 Autorizar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias. 7.1.2 Presidir las sesiones 7.1.3 Convocar a sesiones extraordinarias. 7.1.4 Ejercer voto de calidad en caso de empate en la toma de decisiones. 7.1.5 Orientar las acciones y resoluciones del Comité según lo establecido en la

materia. 7.1.6 Designar a un presidente suplente en caso de ausencia. 7.1.7 Validar las actas generadas de las sesiones ordinarias y extraordinarias. 7.1.8 Las demás que se requieran para el ejercicio de sus atribuciones y que le

sean conferidas por las disposiciones aplicables. 7.2 Del Secretario Ejecutivo 7.2.1 Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité 7.2.2 Participar con derecho a voz en las sesiones. 7.2.3 Remitir al Secretario Técnico las consultas y peticiones en materia de

archivos que realicen las Unidades Administrativas para ser sometidas a consideración y resolución del Comité, e incorporarlas en el orden del día de la sesión más próxima a su recepción.

7.2.4 Las demás que le confiere las disposiciones legales administrativas que le sean aplicables.

7.3 Del Secretario Técnico 7.3.1 Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité. 7.3.2 Suplir al Presidente en su ausencia. 7.3.3 Participar con derecho a voz y voto en las sesiones. 7.3.4 Presentar los asuntos sometidos a la consideración del Comité

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7.3.5 Auxiliar al Presidente en el cumplimiento de sus funciones y en las de carácter administrativo.

7.3.6 Elaborar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias y llevar el registro y control de la documentación del Comité.

7.3.7 Supervisar la elaboración de las versiones estenográficas de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité.

7.3.8 Elaborar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité.

7.3.9 Integrar y resguardar las carpetas originales que se generen de la celebración de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité.

7.3.10 Las que le asigne el propio Comité, así como las que establezcan las disposiciones legales administrativas que le sean conferidas.

7.4 De los Vocales 7.4.1 Proponer al Pleno los casos y/o asuntos que considere pertinentes en

ocasión de su desempeño como Responsables de archivo 7.4.2 Analizar con oportunidad los asuntos que se consignen en el orden del día. 7.4.3 Proponer alternativas para la solución y atención de los asuntos que se

presenten a la consideración y resolución del Comité. 7.4.4 Participar y emitir su voz y voto en los asuntos que se presenten en las

sesiones. 7.4.5 Firmar la documentación que dé cuenta de los acuerdos tomados por el

Comité. 7.4.6 Las que le asigne el propio Comité, así como las que establezcan las

disposiciones legales y administrativas que le sean aplicables. 7.5 De los Invitados Permanentes 7.5.1 Emitir opinión, cuando así le sea requerida, respecto de los asuntos

inherentes del Comité y al Sistema. 7.5.2 Asistir a las sesiones con derecho a voz. 7.5.3 Proporcionar asesoría en la materia de su especialidad a los integrantes del

Comité cuando así les sea requerido.

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7.5.4 Las que le asigne el propio Comité, así como las que establezcan las disposiciones legales y administrativas que le sean aplicables.

7.6 De los Invitados Especiales 7.6.1 Presentar a través de la Secretaría Técnica los casos y/o asuntos que

considere deben ser tratados en el pleno del COTECIAD, en ocasión de su desempeño como enlace de archivo de su unidad administrativa.

7.6.2 Asistir a las sesiones con derecho a voz sólo cuando se presente ante el pleno un caso específico del área administrativa que representa, cuando existan puntos a tratar en los que ésta se encuentre involucrada en razón de sus funciones o bien, cuando el Presidente o el Pleno lo considere pertinente para el desarrollo de sus actividades.

7.6.3 Las que le asigne el propio Comité, así como las que establezcan las disposiciones legales y administrativas que le sean aplicables.

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8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

8.1 Las sesiones

Las sesiones podrán ser ordinarias o extraordinarias; Las sesiones ordinarias se realizarán una vez cada tres meses; Las sesiones extraordinarias se realizarán cuando se estime necesario, a

convocatoria del Presidente; El calendario de sesiones ordinarias se presentará y aprobará en la última sesión

del Comité de cada año, en la cual se programarán por lo menos cuatro sesiones por año. Sólo el Presidente podrá posponer o modificar una fecha autorizada por el pleno, y sólo en caso de presentarse un imponderable que lo justifique;

Para la celebración de las sesiones, se requerirá la asistencia de la mayoría de sus miembros titulares con derecho a voto (50% más uno), se deberá contar invariablemente con la presencia del Presidente o Presidente Suplente o del Secretario Técnico;

Para el control del punto anterior, se realizará una lista de asistencia que deberán firmar los integrantes del Comité;

8.2 La convocatoria

La asistencia de los integrantes será mediante convocatoria previa a la sesión de referencia, entregada con tres días hábiles de anticipación para sesiones ordinarias, y un día hábil para extraordinarias;

Dicha convocatoria deberá especificar la fecha, hora y lugar en que se celebrará la sesión, y señalar si es de carácter ordinaria o extraordinaria;

En caso de que exista alguna modificación a la convocatoria, ésta se comunicará por oficio, o en su caso, telefónicamente o de manera electrónica a los integrantes del Comité;

8.3 La logística

Se deberán realizar las gestiones administrativas correspondientes para el suministro de material y condiciones necesarias para el desarrollo de la sesión por lo menos tres días hábiles antes de la celebración de la sesión;

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Elaboración, actualización y colocación de los personificadores correspondientes a los integrantes del Comité, los cuales contienen el nombre y cargo.

8.4 La carpeta

La carpeta del Comité, será el documento oficial en el que se presentarán por sesión, de manera formalizada, los asuntos a tratar;

La carpeta en su totalidad deberá tener número de páginas y nota al pie de página con los datos de la sesión y fecha.

8.5 El contenido de la carpeta Para el caso de la carpeta de sesiones ordinarias, la tabla de contenido u orden del día, se integrará de los siguientes puntos:

Orden del día Lista de Asistencia Presentación del Acta de la sesión inmediata anterior para su autorización; Presentación de informes, en su caso; Solicitudes de acuerdo; Asuntos generales, en su caso.

La carpeta de las sesiones extraordinarias contendrá:

Orden del día Lista de Asistencia Solicitudes de acuerdo.

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8.6 De los acuerdos

Los asuntos deberán ser entregados por oficio y acuse de recibo a la secretaría técnica por ser ésta la responsable de la integración de la carpeta;

Los casos serán atendidos por el pleno del Comité, en estricto apego al orden del día autorizado;

La solicitud de cada caso debe contener el planteamiento claro y concreto, y una breve descripción de la situación, así como una propuesta de acuerdo, éstos estarán contenidos en el formato que al efecto se establezca;

Los asuntos que lo requieran deberán acompañarse de los documentos soporte para su justificación, comprobación, comparación, análisis, evaluación y resolución;

Los acuerdos que se adopten en cada sesión se presentarán en un formato específico que para el efecto se determine; deberán numerarse de manera consecutiva, subsecuente y ascendente.

El numeral del acuerdo deberá contener el número de sesión y las tres primeras letras en mayúsculas dependiendo del tipo de sesión que se trate, ordinaria o extraordinaria (ORD o EXT);

Para la cancelación de acuerdos en casos extraordinarios, se deberá presentar la propuesta de acuerdo de cancelación debidamente justificada.

De cada sesión se levantará un acta. 8.7 Seguimiento de acuerdos

Sólo se presentará reporte de seguimiento de aquellos casos que por su naturaleza requieran de un seguimiento específico, en éste se reportarán las acciones realizadas o el estado que guarda el proceso que corresponda;

El seguimiento de acuerdos se incorpora a la carpeta y se presenta exclusivamente en las sesiones ordinarias;

El formato de seguimiento de acuerdos contendrá número de sesión, fecha, número de acuerdo, asunto, acuerdo tomado, área responsable de su cumplimiento, estado actual y seguimiento al periodo de actualización;

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Cuando un mismo acuerdo tiene letras auxiliares (ACUERDO A, B o C), el avance deberá presentarse por cada uno de los puntos que conforman el acuerdo;

El texto del seguimiento del acuerdo deberá ser consecuente con el caso autorizado;

Los puntos de acuerdo relacionados con la presentación de informes, se darán por concluidos el mismo día de su autorización (siempre que no tengan observaciones), y no se requerirá de su presentación en el seguimiento de acuerdos.

8.8 De la toma de decisiones

Las decisiones o resoluciones se tomarán con las siguientes consideraciones:

Por unanimidad o mayoría de votos de los miembros presentes con derecho a voto;

Se entenderá por unanimidad a la votación en favor o en contra del total de los miembros presentes con derecho a voto;

La mayoría de votos será la votación en favor o en contra de 50% más uno de los miembros presentes con derecho a voto;

Previo a la aprobación del acuerdo, éste deberá leerse en voz alta por el Secretario Técnico;

Será función de quien presida requerir el consenso de los votantes para aprobar de manera condicionada alguno de los acuerdos;

Se requerirá el consenso de los votantes para retirar casos o acuerdos; El sentido de las decisiones se hará constar en el acta de la sesión, en la cual se

indicará el proceso de discusión, argumentación o debate previo que permite que los integrantes emitan su voto, incluso en los acuerdos en que la decisión es por unanimidad;

En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad. La votación para efectos de la toma de decisiones, se hará en los siguientes términos:

El Presidente tendrá voz y voto y en caso de empate le corresponderá emitir el voto de calidad;

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El Secretario Ejecutivo tendrá voz; El Secretario Técnico tendrá voz y voto; Los Vocales tendrán derecho a voz y voto; Los Invitados Permanentes, Especiales y eventuales sólo tendrán derecho a voz,

pero no a voto.

8.9 Del desarrollo de las sesiones Las sesiones ordinarias y extraordinarias se llevarán a cabo de la siguiente forma:

Todas las sesiones serán grabadas cada una en cinta magnética, de forma consecutiva desde su inicio hasta el término, para su posterior trascripción y archivo;

Previo al inicio de la sesión, los integrantes registrarán su asistencia en la lista que al efecto se elabore;

El Secretario Técnico verificará la lista de asistencia e informará al Presidente si existe quórum para iniciar la sesión;

El Presidente declarará formalmente si procede o se cancela la sesión; El Presidente someterá a la consideración del pleno, los asuntos contenidos en el

orden del día; así mismo, en su caso, adecuará alguna modificación o adhesión propuestas por los miembros;

Los casos se presentarán de conformidad con el orden del día, de manera consecutiva, en forma individual y serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros;

El Presidente o la Secretaria Técnica presentará en voz alta cada caso y solicitará a los asistentes que corresponda la explicación del mismo. El Presidente o Secretario Técnico procurará en todo momento, que la exposición de los comentarios y observaciones sean serios, responsables, sintéticos y congruentes con el asunto en análisis; así como con la debida entonación y dicción, esto último para obtener una versión estenográfica adecuada;

El Secretario Técnico vigilará que se registren en el acta correspondiente de la sesión, todas las consideraciones vertidas en torno a los asuntos tratados por el Comité;

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Los Invitados Permanentes, Especiales o eventuales podrán exponer, argumentar, explicar, ampliar y precisar los datos y temas relacionados con el punto de acuerdo en cuestión;

El Presidente será el único facultado para compilar, resumir, sintetizar y precisar las propuestas o alternativas de solución a los acuerdos;

Los miembros del Comité, podrán participar en la modificación de la redacción de los puntos de acuerdo;

El Presidente leerá la redacción final del acuerdo y someterá a votación la propuesta que se tome en cada caso;

El Secretario Técnico en el caso de que la decisión se tome por mayoría de votos, contará los votos en favor y en contra, así como las abstenciones;

Las decisiones tomadas por el Comité, tendrán el carácter de acuerdo y sólo mediante resolución del mismo se podrá suspender, modificar o cancelar su contenido y efectos;

Una vez concluido el orden del día y registrados los hechos, opiniones y resoluciones, el Presidente o Presidente suplente procederá a declarar formalmente terminada la sesión; para efectos de registro en el acta, deberá precisar la hora en que concluye el evento;

El Secretario Técnico elaborará el acta de cada sesión y recabará las firmas respectivas; dicho documento se elaborará a partir de la versión estenográfica de la sesión.

8.10 SUPLENCIA

La suplencia de los miembros será de la siguiente forma: La ausencia del Presidente del Comité, será suplida por quien éste designe o por

el Secretario Técnico. Los demás integrantes del Comité, cuando por razones de fuerza mayor no

puedan asistir, designarán a un suplente, siempre y cuando se trate de personal de estructura que disponga de facultades para tomar decisiones y asumir compromisos. Asimismo, deberá ser acreditado de manera oficial, por escrito a ante el Comité, éste deberá efectuarse previo a la realización de la primera sesión de cada ejercicio o cuando las circunstancias lo ameriten.

Cuando asistan los miembros suplentes y se incorporen los titulares, los suplentes podrán seguir participando en la sesión, sólo con derecho a voz.

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El presente Manual entrará en vigor al día siguiente en que sea aprobado por el Comité, y estará vigente hasta en tanto no se emita uno nuevo que lo modifique, derogue o abrogue.

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9- PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DE ASUNTOS SOMETIDOS ANTE EL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL INSTITUTO DE VIVIENDA DEL DISTRITO FEDERAL OBJETIVO GENERAL: Establecer las acciones tendientes a la autorización de los asuntos sometidos al Comité, estipulados en el orden del día. POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN El presente procedimiento operará exclusivamente cuando la sesión a celebrar haya sido declarada con quórum y formalmente procedente por el Presidente del Comité y/o, en su caso, por quien presida la sesión. El Presidente y, en su caso, el Secretario Técnico son los únicos que pueden presidir sesiones ordinarias y/o extraordinarias. El Presidente procurará en todo momento que la exposición de los comentarios y observaciones sean serios, responsables y congruentes con el asunto en análisis. Quien presida la sesión será el único facultado para compilar, resumir, sintetizar y precisar las propuestas o alternativas de solución de los asuntos. Las resoluciones tendrán el carácter de “Acuerdo” y sólo mediante resolución del mismo podrán ser suspendidos, modificados o cancelados. Los asuntos se presentarán de conformidad con el orden del día y serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros.

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Secretario Técnico Presidente Presidente o Secretario Técnico Vocales Presidente o Secretario Técnico Secretario Técnico Presidente

1 2 3 4 5 6 7 8

Verifica que haya quórum e informa al Presidente. Declara inicio de la sesión, en caso de que no haya quórum suspende la sesión. Da lectura del caso y cede la palabra a (los) integrantes del Comité para la exposición de (los) asunto (s). Expone (n) en el pleno del Comité el asunto de forma breve, clara y concreta. Presentan documentación soporte de aquellos casos que requieran justificación, comprobación, análisis, evaluación y resolución. Emiten su opinión respecto del asunto expuesto y deliberan, a fin de que se integren los acuerdos de cada sesión. Somete a votación de los integrantes del Comité la propuesta de cada uno de los asuntos expuestos. Cuenta los votos a favor, en contra o abstenciones.

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Secretario Técnico TITULO: APROBACIÓN DE CASOS _____________________ FIRMA Presidente

9 10 11 12 13 14

De ser aprobado el caso, da lectura al acuerdo respectivo. En caso de que el caso no sea aprobado, éste será retirado y quedará constancia en el Acta de la sesión. Agotados los casos incluidos en la carpeta se declara formalmente concluida la sesión. Elabora el acta de la sesión del comité, de acuerdo a la versión estenográfica que contenga las consideraciones vertidas. Vigila que los acuerdos de cada sesión cuenten con la numeración consecutiva, subsecuente y ascendente. Recaba las firmas del acta de la sesión, de los integrantes del Comité y Presidente respectivamente. Archiva FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Nombre delprocedimiento:

Sesión del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del DistritoFederal

Dirección de AdministraciónSecretario Técnico

Dirección de AdministraciónPresidente

1O

INICIO

Declara inicio de lasesión

2

3

Vocales

Verifica que haya quórume informa al Presidente

~

i

¿existequórum?

No

Suspende lasesión I

Fin I

J:IRMA

Cede la palabra a (los)integrantes del Comité para

la exposición de (los)asunto(s)

1 4

Expone (n) en el plenodel Comité el asunto de

forma breve, clara yconcreta

Presentandocumentación soportede aquellos casos querequieran justificación.comprobación. análisis,evaluación y resolución

6

Emiten su opiniónrespecto del asunto

expuesto y deliberan, a finde que integren los

acuerdos de cada sesión

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I


Dirección de AdministraciónSecretario Técnico

Dirección de AdministraciónPresidente Vocales

Somete a votación de losintegrantes del Comité lapropuesta de cada uno de

los asuntos expuestos

8

11

12

ICuenta los votos a favor. en

contra o abstenciones

De ser aprobado el caso. seda lectura al acuerdo

respectivo

10

Agotados los casosincluidos en la carpeta se

declara formalmenteconcluida la sesión

Elabora el acta de la sesióndel comité. de acuerdo a laversión estenográfica que

contenga lasconsideraciones vertidas

Vigila que los acuerdos decada sesión cuenten con la

numeración consecutiva.subsecuente y ascendente

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13

VocalesDirección de Administración

Secretario Técnico

Recaba las firmas delacta de la sesión de losintegrantes del Comité y

Presidenterespectivamente


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FIRMA

DIRECTOR

Dirección de AdministraciónPresidente

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