Manual de introducción a la factura electrónica para las Entidades Locales

8/9/2019 Manual de introduccin a la factura electrnica para las Entidades Locales

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Manual de introduccin

a la factura electrnica

para las Entidades Locales


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Qu es una factura

Una factura es un documento mercan-til, regido por el Cdigo de Comercio y

la legislacin scal, que reeja la en-

trega de un producto o la provisin

de un servicio, as como la fecha de

devengo y la cantidad a pagarcomo

contraprestacin.

Si acudimos a la Directiva Europea

2006/112/CE del Consejo, de 28 de no-

viembre, relativa al sistema comn del

Impuesto sobre el Valor Aadido (IVA),

podemos leer en su artculo 218 que:

A efectos de la presente Directiva, los

Estados miembros aceptarn como fac-

tura cualquier documento o mensaje en

papel o en forma electrnica que cumplalas condiciones determinadas por el pre-

sente captulo(Captulo III).

En cuanto a la custodia de este tipo de

documentos, conviene destacar la nece-

sidad de que sean los propios recepto-

res de las facturas los encargados de la

misma. Adems, tambin los emisores

deberan conservar a su vez una co-pia o, en su defecto, la matriz que regis-

tra la emisin de las mismas.

De este modo, la factura se convierte en

el nico documento legal que permiti-

r justicar la entrega de un producto ola provisin de un servicio, y que afecta

tanto al vendedor como al comprador.

Tipos de factura

Segn la naturaleza de lo que documen-

tan, podemos encontrarnos tres tipos de

facturas principalmente:

Ordinarias. Documentan la operacin

comercial.

Recapitulativas. Documentan agrupa-

ciones de facturas de un perodo.

Recticativas. Documentan correccio-

nes de una o ms facturas anteriores, o

bien devoluciones de productos, enva-

ses y embalajes o comisiones por volu-men.

Adems, tenemos otros conceptos inte-

resantes relacionados con la factura:

Copia. Documenta la operacin para el

emisor, con los mismos datos que el ori-

ginal. Debe llevar la indicacin de copia

para permitir distinguirla del original. El

original de una factura slo puede ex-

pedirse una nica vez, y va dirigido al

destinatario de la misma.

Duplicado. Documenta la operacin

para el receptor, en caso de prdida del

original. La expide el mismo emisor que

expidi el original y tiene los mismos da-

tos que el original. Debe llevar la indi-

cacin de duplicado para permitir distin-guirla del original, especialmente para el

caso de que reaparezca el original.
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:347:0001:0118:ES:PDFhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:347:0001:0118:ES:PDFhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:347:0001:0118:ES:PDFhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:347:0001:0118:ES:PDFhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:347:0001:0118:ES:PDFhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:347:0001:0118:ES:PDFhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:347:0001:0118:ES:PDFhttp://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:347:0001:0118:ES:PDF


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Un caso particular, aunque realmente no

tiene la consideracin de factura, pero

su uso s se encuentra muy extendido,es la que se denomina:

Pro-forma. Documenta la forma exac-

ta que tendr la factura tras la venta o

prestacin del servicio, en muchas oca-

siones se utiliza como oferta comercial.

No tiene valor contable ni como justi-

cante. Suele incluir una fecha de cadu-

cidad.

Contenido de la factura

Cualquier factura, independientemen-

te de cmo se transmita, en papel o en

formato electrnico, debe contener una

serie de datos. En este sentido, el art-

culo 226 de la Directiva 2006/112/CE

establece esos datos mnimos.

Si nos trasladamos al mbito estatal,

tenemos que dirigirnos al Real Decreto

1496/2003, de 28 de noviembre, por el

que se aprueba el Reglamento por el

que se regulan las obligaciones de fac-

turacin, y se modica el Reglamento

del Impuesto sobre el Valor Aadido,

que es la transposicin de la Directiva2001/115/CE (derogada posteriormente

por la Directiva 2006/112/CE) para co-

nocer cules son esos datos mnimos

que debe contener una factura. Concre-

tamente en el artculo 6 de dicho Real

Decreto podemos leer que toda factu-

ra y sus copias contendrn los datos o

requisitos que se citan a continuacin,

sin perjuicio de los que puedan resul-tar obligatorios a otros efectos y de la

posibilidad de incluir cualesquiera otras

menciones:

a. Nmero y, en su caso, serie. La nu-

meracin de las facturas dentro de cadaserie ser correlativa.

b. La fecha de su expedicin.

c. Nombre y apellidos, razn o denomi-

nacin social completa, tanto del obliga-

do a expedir factura como del destinata-

rio de las operaciones.

d. Nmero de identicacin scal (NIF)atribuido por la Administracin Espao-

la o, en su caso, por la de otro Estado

miembro de la Comunidad Europea, con

el que ha realizado la operacin el obli-

gado a expedir la factura.

e. Domicilio, tanto del obligado a expe-

dir factura como del destinatario de las

operaciones.

f. Descripcin de las operaciones, con-

signndose todos los datos necesarios

para la determinacin de la base impo-

nible del impuesto, correspondiente a

aqullas y su importe, incluyendo el pre-

cio unitario sin impuesto de dichas ope-

raciones, as como cualquier descuento

o rebaja que no est incluido en dicho

precio unitario.g. El tipo impositivo o tipos impositivos,

en su caso, aplicados a las operaciones.

h. La cuota tributaria que, en su caso, se

repercuta, y que deber consignarse por

separado.

i. La fecha en que se hayan efectuado

las operaciones que se documentan o

en la que, en su caso, se haya recibidoel pago anticipado, siempre que se trate
http://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2003/11/29/pdfs/A42537-42556.pdf


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de una fecha distinta a la de expedicin

de la factura.

Adicionalmente se pueden incluir en la

factura todos aquellos datos que sean

necesarios para cumplir con su come-

tido comercial, as como aquellos que

sean acordados por las partes.

Qu es la factura electrnica

Si tenemos en cuenta que a da de hoyprcticamente todas las empresas ge-

neran sus facturas a travs de medios

informticos, no parece muy prctico im-

primir en papel dichas facturas y trans-

portarlas fsicamente, puesto que ade-

ms luego, seguramente, el receptor de

las mismas las incorpore tambin a sus

sistemas informticos. Se puede decir

que las facturas nacen y mueren en sis-temas informticos pero luego utilizan el

papel y el esfuerzo humano para comu-

nicarse, lo cual es poco eciente, costo-

so y perjudicial para el medioambiente.

En este sentido, la Ley 56/2007, de Me-

didas de Impulso de la Sociedad de la

Informacin (LMISI), dene en su art-

culo 1 la factura electrnica como un

documento electrnico que cumple con

los requisitos legal y reglamentariamen-

te exigibles a las facturas y que, ade-ms, garantiza la autenticidad de su ori-

gen y la integridad de su contenido, lo

que impide el repudio de la factura por

su emisor.

Tradicionalmente las facturas han veni-

do utilizando el formato papel para su

elaboracin y, como hemos comentado

anteriormente, en ellas vienen indica-dos, adjuntos a la rma y sello de la em-

presa, los detalles del producto o servi-

cio proporcionados, as como el importe,

la fecha y todos los datos scales tanto

del comprador como del vendedor.

Pues bien, en los ltimos aos, la evo-

lucin de los medios telemticos est

posibilitando el desarrollo de la factura

electrnica o e-factura. Adems, esta

naturaleza electrnica permite que las

facturas emitidas en este formato pue-

dan ser almacenadas, gestionadas e

intercambiadas a travs de medios digi-

tales.

Existen ms deniciones de factura elec-

trnica, por ejemplo, para la Agencia

Estatal de Administracin Tributaria

(AEAT), la factura electrnica es el do-

cumento tributario generado por medios

informticos en formato electrnico, que

reemplaza al documento fsico en papel,

pero que conserva su mismo valor legal

con unas condiciones de seguridad no

observadas en la factura en papel.

En cuanto a la forma de remisin de lasfacturas, segn el artculo 17 del Real
http://www.boe.es/boe/dias/2007/12/29/pdfs/A53701-53719.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/12/29/pdfs/A53701-53719.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/12/29/pdfs/A53701-53719.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/12/29/pdfs/A53701-53719.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/12/29/pdfs/A53701-53719.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/12/29/pdfs/A53701-53719.pdf


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Decreto 1496/2003, para que una fac-

tura sea vlida debe cumplir dos requisi-

tos fundamentales:a. Por un lado deber garantizar la au-

tenticidad de origen, es decir, identi-

car unvocamente al emisor de la mis-

ma, y

b. por otro, deber asegurar la integri-

dad de su contenido, permitiendo tener

la certeza de que el documento recibido

no ha sido alterado en ningn momentopor un tercero.

Pues bien, concretamente, segn el ar-

tculo 18 de este Real Decreto, para

garantizar esta autenticidad del origen,

as como la integridad del contenido de

las facturas que se hayan remitido por

medios electrnicos, se deber acredi-

tar a travs de alguno de los siguientesmecanismos:

a. Mediante una rma electrnica avan-

zada, basada en un certicado recono-

cido y creada mediante un dispositivo

seguro de creacin de rmas, es decir,

haciendo uso de rma electrnica re-

conocida.

b. Mediante un intercambio electrni-co de datos (EDI), cuando el acuerdo

relativo a este intercambio prevea la uti-

lizacin de procedimientos que garanti-

cen la autenticidad del origen y la inte-

gridad de los datos.

c. Mediante otros elementos propues-

tos por los interesados, una vez stos

sean autorizados por la AEAT. Para ello

debern solicitar autorizacin a la AEATindicando los elementos que permitan

garantizar la autenticidad del origen e

integridad del contenido de las facturas.

De esta forma, la factura electrnica seconvierte judicialmente en un documen-

to considerado como vinculante que

no necesita de mayor prueba o conr-

macin que su propia existencia.

De entre las tres posibilidades que he-

mos enumerado, la ms extendida en

el proceso de transmisin electrnica

de las facturas es el empleo de la rma

electrnica reconocida. Por ello, a par-

tir de este momento se asumir la utili-

zacin de la misma para cumplir con los

requisitos de autenticidad e integridad

que hemos mencionado anteriormente.

En este sentido, existe un amplio cat-

logo de certicados electrnicos admi-

tidos por la AEAT pertenecientes a una

gran variedad de Entidades, tal y como

se recoge en su web.

De igual forma, tambin hay que desta-

car la posibilidad de utilizar los certica-dos que proporciona el DNIe (Documen-

to Nacional de Identidad electrnico).
http://www.aeat.es/wps/portal/DetalleContenido?&content=c60501ae9dc89010VgnVCM1000004ef01e0aRCRD&channel=6c1ce5e17736e110VgnVCM1000004ef01e0a____&ver=L&site=56d8237c0bc1ff00VgnVCM100000d7005a80____&idioma=es_EShttp://www.aeat.es/wps/portal/DetalleContenido?&content=c60501ae9dc89010VgnVCM1000004ef01e0aRCRD&channel=6c1ce5e17736e110VgnVCM1000004ef01e0a____&ver=L&site=56d8237c0bc1ff00VgnVCM100000d7005a80____&idioma=es_ES


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Por otro lado, en el artculo 2 de la Or-

den Ministerial EHA/962/2007, de 10 de

abril, por la que se desarrollan determi-nadas disposiciones sobre facturacin

telemtica y conservacin electrnica

de facturas, contenidas en el Real De-

creto 1496/2003, de 28 de noviembre,

por el que se aprueba el reglamento por

el que se regulan las obligaciones de

facturacin, se establece que cualquier

otra rma electrnica avanzada, basada

en un certicado reconocido y generadamediante un dispositivo seguro de crea-

cin de rma de las reguladas en el ar-

tculo 3.3 de la Ley 59/2003, de rma

electrnica, es plenamente vlida.

Adems es importante destacar que,

con independencia de las considera-

ciones expuestas anteriormente, es

preciso y/o se requiere del consenti-

miento expreso (verbal o escrito) del

receptorde las facturas para poder fac-

turarle electrnicamente.

Qu no es la factura electr-

nica

Como hemos visto hasta ahora, para

ajustarse a la legislacin vigente, las

facturas electrnicas tienen que cumplir

una serie de requisitos. Pero en este

punto lo que queremos destacar es la

diferencia entre una factura electrnica

con plena validez legal y scal, y una

factura que es enviada en formato elec-

trnico a travs de Internet.

Pues bien, en este ltimo caso, este do-cumento electrnico si no contiene los

mecanismos adecuados para garantizar

la autenticidad e integridad del mismo,

es decir, si no est rmado electrni-camente mediante un sistema de rma

electrnica reconocida, no deja de ser

un chero que contiene una factura,

pero que para que sea legal, el envo y

almacenamiento del original deber ser

en papel.

Y es que, si una empresa recibe una

factura por correo electrnico (pdf, gif, jpg, Word, Excel, etc.) que no contiene

rma electrnica reconocida, sta no

puede ser considerada una factura

electrnica con validez legal y scal

en tanto en cuanto ese chero tiene

que estar rmado con una rma elec-

trnica reconocida.

Ventajas de su uso

La implantacin de la facturacin elec-

trnica aporta grandes ventajas, tanto

a las Administraciones Pblicas como a

las empresas, con respecto a la tradicio-

nal forma de facturar en papel. Entre los

benecios ms importantes que supone

nos encontramos:

Reduccin de costes: Con el empleo

de la factura electrnica se consigue un

importante ahorro de costes vinculados

a la emisin de facturas impresas (papel,

sobres, sellos, impresin, etc.). Adems,

desde el punto de vista del receptor de

las facturas, desaparece la necesidad

de introducir manualmente los datos

de las mismas en sus bases de datos,

lo que reduce drsticamente el tiempo

dedicado al proceso, redundando en un
http://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/04/14/pdfs/A16451-16458.pdf


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aumento de la productividad y de la ca-

lidad, no slo por la rapidez inherente a

la automatizacin, sino tambin porquese consiguen eliminar muchos errores

provocados por la manipulacin de las

facturas en papel.

En este sentido, segn AECOC (Aso-

ciacin Espaola de Codicacin Co-

mercial), en Espaa cada vez que una

empresa emite una factura en formato

electrnico se ahorra 0.7 euros, mien-

tras que para el receptor de la mismasupone 2.78 euros menos de gasto que

si la recibiera en papel, es decir, en total

la reduccin de costes directos asciende

a 3.48 euros por factura.

Medioambientales: La implantacin

de la factura electrnica contribuye a la

conservacin del medio ambiente. Esto

es posible gracias, entre otros, a la su-presin del empleo de papel, as como a

la eliminacin de la necesidad de enviar

las facturas a travs de mensajera.

Mejora de la eciencia administrativa:

Como ya se ha comentado al hablar de

ahorro de costes, la mecanizacin que

supone el empleo de la factura electr-

nica va a permitir agilizar la tramitacin

de las facturas tanto en el lado del emi-

sor como en el del receptor, haciendo

el proceso mucho ms rpido y able.Adems, el obligado uso de la rma di-

gital garantiza la integridad y no repudio.

Por otro lado, tanto las Administracio-

nes Pblicas como las empresas, van

a poder destinar sus recursos humanos

a otras reas ms productivas, ya que

estos recursos van a quedar liberados

de muchas de las tareas administrativas

que llevaban a cabo antes de implantarla factura electrnica.

Disminucin de errores: El uso del for-

mato electrnico va a permitir que los

procesos administrativos relacionados

con la factura electrnica consigan al-

canzar un mayor nivel de conanza de-

bido a la reduccin de los errores que

conlleva el empleo de sistemas inform-ticos. Adems, gracias a las aplicaciones

para la gestin de las facturas, se podr

llevar a cabo un mayor control de esos

errores a travs de sistemas de alertas

que nos permitirn detectar posibles

irregularidades entre las operaciones de

contabilidad y facturacin. Por otro lado,

se consiguen reducir los riesgos de ex-

travos, as como los recursos destina-

dos a la resolucin de incidencias.

Integracin con ERP propios: El aho-

rro de costes y la reduccin de errores

citados anteriormente se deben, en gran

medida, a la integracin directa de la

aplicacin de factura con el resto de sis-

temas de gestin. De este modo, con un

simple clic el emisor enva la factura y el

receptor puede introducir los datos auto-mticamente en sus aplicaciones.


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Obtencin de informacin en tiem-

po real: Permite vericar el estado en

el que se encuentra una factura y todasu informacin asociada (errores, rec-

ticaciones, cobros, pagos, recepcin

de mercancas, albaranes,...) de forma

exacta y en tiempo real.

Optimizacin de la tesorera: Otro re-

sultado claro de la automatizacin delproceso de facturacin es que nos va a

permitir cuadrar los apuntes contables,

as como comparar documentos (alba-

rn/factura), minimizando la posibilidad

de error humano.

Reduccin de tiempos de gestin:

Una vez implantada la solucin, la re-

duccin en los tiempos de entrega y

contabilizacin se hacen muy evidentes.

Por otro lado, va a permitir solucionar

las posibles discrepancias en mucho

menos tiempo.

Agilidad en la toma de decisiones:

Esta mayor agilidad se consigue gracias

a la inmediatez que otorgan los medios

telemticos a las comunicaciones, la

cual permite adoptar decisiones, comopor ejemplo la necesidad de nancia-

cin, en un espacio ms corto de tiempo.

Uso ecaz de recursos nancieros:

El empleo de la factura electrnica va a

favorecer el acceso a medios de nan-ciacin como el factoring o el conrming.

Adems, agiliza la gestin del cobro y el

pago de facturas.

Relacin ms transparente entre pro-

veedores, empresa y clientes.

Mayor disponibilidad de las facturas,

mejorando el acceso a las mismas a

travs de herramientas de bsqueda yvisualizacin.

Facilidad en los procesos de audito-

ra.

Por lo tanto, todos estos benecios con-

vierten a la factura electrnica en un

instrumento de competitividad y mejora

administrativa que se ir incorporando

progresivamente a las AdministracionesPblicas.

Cmo funciona la factura

electrnica

Si hacemos una lectura de la actual le-

gislacin, podemos observar que en la

misma se denen dos procesos clara-mente diferenciados, y que correspon-

den a cada uno de los interlocutores que

intervienen, uno es el proceso de emi-

sin y el otro el de recepcin.

Como ya hemos comentado anterior-

mente, partiremos de la base del uso

y empleo de la rma electrnica para

garantizar los dos principios bsicos de

integridad y autenticidad del origen en

ambos procesos.


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Durante la emisin, el proveedor, siem-

pre con la conformidad expresa del

receptor, ya sea de forma verbal o es-crita, transmite a ste a travs de me-

dios telemticos la factura electrnica

rmada y conserva una copia o matriz

en soporte electrnico en su sistema de

facturacin, no siendo necesario con-

servar los documentos originales

(factura electrnica con rma) si se con-

servan los sistemas necesarios para su

generacin.

En el extremo opuesto de la comunica-

cin, el cliente recibe electrnicamente

la factura en formato digital y se encarga

de conservarla en soporte informti-

co (o eventualmente impresa en papel

segn el formato PDF417) para, en

caso de que fuese necesario, su futura

consulta e impresin. Adems, al ser la

factura electrnica un documento rma-

do digitalmente, es recomendable que el

receptor guarde la informacin relativa a

la comprobacin de la validez de la rma

electrnica.

De este modo ya no es necesario im-

primir la factura para que sta sea

vlida legal y scalmente y, todo el tra-

tamiento de la misma puede realizarse

directamente sobre el chero electrni-

co generado por el emisor.

La normativa, concretamente el apar-

tado 2 del artculo 6 de la Orden

EHA/962/2007, indica que las facturas

debern conservarse en su formato ori-

ginal (electrnico o papel). En este sen-

tido, y de manera excepcional, dichaOrden contempla dos excepciones a

la conservacin de las facturas en

su formato original (el paso del for-

mato electrnico al soporte papel y vi-ceversa), ofreciendo dos alternativas de

conversin autorizadas descritas en los

artculos 7 y 8 de la misma:

a. Digitalizacin de facturas papel

El artculo 7 contempla la posibilidad de

pasar de la factura en soporte papel a

la factura electrnica. A este proceso se

le conoce como digitalizacin de factu-ras papel, y ser descrito posteriormen-

te con ms detalle en otro apartado de

este documento.

Pues bien, esta digitalizacin podr lle-

varse a cabo por uno mismo o por un

tercero, debiendo cumplirse una serie

de requisitos:

- Uso de soluciones de digitalizacin ho-mologadas y certicadas por la AEAT.

- Garanta de imagen el e ntegra de

cada documento digitalizado, y que

esta imagen digital sea rmada con r-

ma electrnica en base a un certicadoinstalado en el sistema de digitalizacin

e invocado por el software de digitaliza-


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cin certicada.

- Disponer de los procedimientos y con-

troles necesarios para garantizar la de-lidad del proceso de digitalizacin certi-

cada.

- Que el resultado de la digitalizacin se

organice en torno a una base de datos

documental, conservando un registro de

datos por cada documento, adems de

un campo que contenga la imagen bi-

naria del documento digitalizado o queenlace al chero que la contenga, en

ambos casos con la rma electrnica de

la imagen de la factura.

- Que el obligado a la conservacin

disponga del software de digitalizacin

certicado con las siguientes funciona-

lidades:

1. Con rma de la base de datos que ga-rantice su integridad.

2. Que permita el acceso completo y sin

demora injusticada a la base de datos

permitiendo la visualizacin de los docu-

mentos con todo el detalle de su conte-

nido, la bsqueda selectiva, la copia o

descarga en lnea en los formatos origi-

nales y la impresin a papel de aquellos

documentos que sean necesarios a losefectos de vericacin o documentacin

de las actuaciones de control scal.

b. Almacenamiento en soporte papel

de facturas electrnicas

La otra excepcin, contemplada en el

artculo 8, y siempre teniendo en cuenta

que, como regla general, las facturas y

documentos remitidos electrnicamentedebern conservarse por los destinata-

rios en el mismo formato electrnico de

remisin, sin conversin alguna, es la

opcin de almacenar estas facturas re-

mitidas por medios electrnicos en so-porte papel en lugar de en su formato

original. Permite adems la impresin

de facturas con cdigos de referencia de

autenticacin, cuando el uso del papel

facilite determinados trmites, de forma

que tales referencias permitan obtener

del obligado tributario o de un tercero

las facturas electrnicas originales, in-

cluyendo su rma electrnica.

En este caso, la legislacin exige que

en la factura impresa en papel aparez-

ca tambin impreso un cdigo PDF417,

que es cdigo de barras multilineal (nube

de puntos), que contenga los datos de lafactura electrnica original (tanto de la

propia factura como de la rma asociada


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a la misma). De este modo, con un lec-

tor de cdigos de barras y la aplicacin

adecuada, posteriormente se podra re-cuperar la factura electrnica original a

partir del cdigo de barras impreso.

A continuacin vamos a tratar de hacer

un resumen de cmo es un proceso b-

sico de facturacin electrnica:

1. Se genera la factura electrnica en el

formato que sea, XML, EDI, etc., con los

datos que son almacenados en el siste-ma de facturacin.

2. Se archivan los datos de la factura.

3. Se procede a rmar digitalmente la

factura.

4. La factura ya rmada digitalmente se

enva al destinatario a travs de medios

telemticos.

5. El receptor comprueba que la rma

digital del emisor es vlida y que ha sidollevada a cabo mediante un certicado

vigente (no revocado). De este modo

podemos asegurar la integridad de la

factura, as como la autenticidad de su

origen.

6. Se consigna el estado de la factura,

es decir, si est validada, aprobada, pa-

gada, etc.7. Se introducen los datos de la factura

en el sistema de facturacin del receptor

para su contabilizacin.

8. Se archivan tanto la factura electrni-

ca como la rma asociada.

De manera grca:


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Formatos de la factura elec-

trnica

Cuando hablamos de formatos de fac-

tura estamos haciendo referencia al

formato de los cheros donde se al-

macenan los datos que conforman la

misma antes de aplicarles la rma elec-

trnica.

Por lo tanto, podra tratarse de un PDF,

un archivo RTF, un documento Excel,texto plano, HTML, XML, etc. En este

sentido, no existen requisitos formales

respecto a la forma en que deben codi-

carse las facturas, por lo que la eleccin

de una u otra depender del procedi-

miento de facturacin electrnica que se

escoja, entendiendo que slo se dotar

de validez legal al mismo cuando con-

tenga todos los datos exigibles a cual-quier factura y, adems, se proceda a

aplicarle la rma electrnica.

A nivel europeo se estn dedicando

muchos esfuerzos en tratar de unicar

los formatos de factura electrnica. El

problema es que hoy por hoy la factu-

ra electrnica est sometida a distintas

normativas y tiene diferentes requi-sitos legales exigidos por las autorida-

des tributarias de cada pas, de forma

que no siempre es posible el uso de la

misma, especialmente en las relaciones

con empresas extranjeras, que tienen

que cumplir normativas distintas segn

el pas.

Por ello, actualmente se estn llevandoa cabo diferentes iniciativas de estan-

darizacin cuyo objetivo es facilitar el

intercambio e interpretacin de las fac-

turas electrnicas por parte de los siste-

mas informticos. Pero estos procesosde normalizacin y estandarizacin son

complejos y lentos, y, suelen encontrar

intereses contrapuestos, por lo tanto,

habr que tener paciencia hasta obtener

los primeros resultados de interoperabi-

lidad entre facturas electrnicas.

Al hablar de formato en el mbito de la

factura electrnica estamos haciendoreferencia a varios aspectos diferentes.

Por un lado, est la estructura del -

chero que soporta el contenido legal de

la factura. En este sentido, como hemos

visto anteriormente, no existe un for-

mato nico para la factura electrni-

ca. La AEAT, por ejemplo, usa XML con

una estructura determinada conocida

como formato Facturae (anteriormen-

te conocido como formato AEAT-CCI).

Por otro lado, tambin se emplea la pa-

labra formato para referirnos a la es-

tructura de la rma y, al igual que en el

caso anterior, tampoco existe un for-

mato nico. En el caso de la AEAT, sta

utiliza rma con formato XML dado por

el estndarXAdES.

A continuacin se describen brevemen-

te los formatos de estructuras de los

cheros ms relevantes:

Variantes de XML (eXtensible MarkUp

Interchange). XML es un estndar

abierto, exible y ampliamente utilizado

para almacenar, publicar e intercambiar

cualquier tipo de informacin basado enetiquetas. Es un formato legible tanto

para las personas como para los orde-


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nadores, que permite aadir capas de

informacin a los documentos sin alterar

su contenido bsico. Existen diversasvariantes de XML utilizables para dar

formato a una factura electrnica, entre

las que se encuentra UBL (Universal

Business Languaje), respaldado por

las organizaciones OASIS (Organization

for the Advancement of Structured Infor-

mation Standards) y GS1 International,

que tuvo su origen en los esfuerzos que

a nales de la dcada de los noventapretendan crear un sistema XML es-

tndar para documentacin de ocina y

gestin, por lo tanto, est especialmen-

te diseado para garantizar la interope-

rabilidad de las relaciones comerciales

mediante la utilizacin de una biblioteca

de esquemas con los datos y documen-

tos de uso ms frecuente en el mbito

mercantil.

EDI (Electronic Data Interchange). Es

el nombre que se da a los sistemas de

intercambio de informacin electrnica

que han venido siendo utilizados tradi-

cionalmente por los sectores que llevan

ya un tiempo trabajando con la factura

electrnica (automocin, transporte, co-mercio, etc.). Su empleo es el ms usual

cuando el envo se realiza de ordenador

a ordenador, lo cual quiere decir que el

destinatario es una empresa que tiene

capacidad tecnolgica para tratar deforma automatizada la informacin re-

cibida, de manera que los datos se in-

gresan en el ordenador de destino de

forma automtica. Estndares EDI hay

muchos, si bien ltimamente el estndar

EDI ms utilizado y al cual han migra-

do muchos es EDIFACT (Electronic

Data Interchange For Administration,

Transport and Commerce), que es elestndar promovido por las Naciones

Unidas.

PDF (Portable Document Format). Los

formatos anteriores (XML y EDI) son los

que se conocen como formatos estruc-

turados. Existen otros formatos em-

pleados para la factura electrnica, de

tipo visual y no estructurado, como

por ejemplo los archivos PDF, RTF, undocumento Excel, texto plano, etc. En el

caso del formato PDF, su uso est am-

pliamente extendido cuando el destina-

tario es un particular, un profesional

o una PYME, cuyo nico inters sea

guardar electrnicamente las facturas,

pero no evitar volver a teclear los datos

ya que con este formato no se facilita el

ingreso de los datos de la factura en elordenador de destino.

Otros formatos, como RTF, Excel, texto

plano, etc., son admisibles siempre que

cumplan con los requisitos del contenido

de una factura.

En cuanto a los formatos de rma, nos

encontramos con dos especicaciones

que los denen: por un lado, el formato

clsico PKCS#7 y, por otro, el formato


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cin General del Estado u organismos

pblicos vinculados o dependientes de

aqulla y sobre la presentacin ante la Administracin General del Estado o

sus organismos pblicos vinculados o

dependientes de facturas expedidas en-

tre particulares.

Facturae utiliza un esquema XML espe-

cco, y para garantizar la autenticidad

e integridad emplea la rma electrnica

avanzada basada en XAdES.

Toda la documentacin tcnica sobre

Facturae se encuentra detallada en el

portal http://www.facturae.es/.

Convivencia con la factura en

papel. Digitalizacin certica-

daAunque la implantacin de los medios

electrnicos en las Administraciones

Pblicas espaolas est totalmente con-

solidada, sobre todo en determinadas

reas de las mismas, en el caso de la

factura electrnica, stas seguirn reci-

biendo facturas en papel. Eso s, cada

vez menos, pero seguirn hacindolo.

Por ello, y con el objetivo de disponer de

un nico sistema fundamentado en la

gestin de documentos electrnicos, se

contempla la posibilidad de llevar a cabo

una digitalizacin certicada de estas

facturas, haciendo uso de sistemas in-

formticos que estn homologados por

la AEAT que, gracias a su proceso de

digitalizacin desasistido, garantizan la

integridad de la factura electrnica y su

mismo valor legal que la factura origi-

nal escaneada en papel.

Y es que, aunque las bondades de la

factura electrnica frente a las emitidas

en papel son muchas, hoy por hoy stas

ltimas an conservan otras, lo que har

que en la mayora de los casos deban

convivir ambas en buena armona du-

rante, por lo menos, un tiempo. Por ello

es preciso, en todos los proyectos que

involucren facturas electrnicas, preveresta convivencia. Para ello, se han

previsto mecanismos como la digita-

lizacin certicada.

En el ao 1992, la Ley 37/1992, de 28

de diciembre, del Impuesto sobre el Va-

lor Aadido (IVA), en su artculo 97, dis-

pona la obligatoriedad del documento

original, no permitindose su imagen di-

gitalizada. Pues bien, desde la aparicin

el ao 2007 de la Orden EHA/962/2007,

los obligados tributarios pueden pro-

ceder a la digitalizacin certicada de

facturas, documentos sustitutivos y de

cualesquiera otros documentos que se

conserven en papel y que tengan el ca-

rcter de originales, siguiendo la norma

de la AEAT y, por lo tanto, llevar a cabo

la destruccin del papel sin necesidadde custodiarlo durante aos.
http://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.facturae.es/http://www.boe.es/boe/dias/1992/12/29/pdfs/A44247-44305.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/1992/12/29/pdfs/A44247-44305.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/1992/12/29/pdfs/A44247-44305.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/1992/12/29/pdfs/A44247-44305.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/1992/12/29/pdfs/A44247-44305.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/1992/12/29/pdfs/A44247-44305.pdfhttp://www.facturae.es/http://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/10/15/pdfs/A41814-41817.pdf


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En el apartado 2 del artculo 7 de dicha

Orden nos encontramos con una deni-

cin de digitalizacin certicada: proce-so tecnolgico que permite, mediante la

aplicacin de tcnicas fotoelectrnicas o

de escner, convertir la imagen conte-

nida en un documento en papel en una

imagen digital codicada conforme a al-

guno de los formatos estndares de uso

comn y con un nivel de resolucin que

sean admitidos por la Agencia Estatal de

Administracin Tributaria.

Para llevar a cabo esta digitalizacin de

facturas en papel es necesario emplear

un software homologado por la AEAT

que utiliza una rma electrnica avanza-

da en base a un certicado electrnico

instalado en el propio sistema de digi-

talizacin e invocado por el software de

digitalizacin certicada, grabando todo

ello en una base de datos en donde los

registros y metadatos quedan salva-

guardados durante toda la vida del do-

cumento. Estos metadatos van a ser los

que proporcionen seguridad y den fe du-

rante toda la vida del documento de su

carcter original y por lo tanto de prueba

irrefutable ante la AEAT.

Pues bien, la homologacin de este soft-

ware para la digitalizacin certicada

exige ciertos requisitos que se detallan

en el apartado 3 del artculo 7 de la

Orden EHA/962/2007 y en los artculos

8 y 9 de la Resolucin de 24 de octubre

de 2007, de la Agencia Estatal de Admi-

nistracin Tributaria, sobre procedimien-

to para la homologacin de software de

digitalizacin contemplado en la OrdenEHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

Y, tambin, de acuerdo con esta Reso-

lucin, se publica la lista de los formatos

estndares de uso comn para la digita-lizacin certicada de facturas recibidas

en papel, entre los que estn admitidos

tenemos ISO 19005 (PDF/A), PNG, o

JPEG2000.

Volviendo a la Orden EHA/962/2007,

y para concluir este apartado, destacar

que para poder llevar a cabo la conver-

sin del documento en papel al formato

electrnico, es imprescindible cumplir

algunos requisitos:

a. Garantizar la delidad del proceso de

digitalizacin. Para ello es necesario el

uso del software de digitalizacin certi-cado y homologado que asegure que

se obtiene una imagen el e ntegra de

cada documento digitalizado, rmada

con rma electrnica del software de di-

gitalizacin.

b. Conservar por cada documento digi-

talizado un registro de datos con todos

los campos exigibles en la llevanza de

los libros de registros en una base de

datos.
http://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdfhttp://www.boe.es/boe/dias/2007/11/01/pdfs/A44614-44615.pdf


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Resolucin 2/2003, de 14 de febrero,

de la Direccin General de la Agencia

Estatal de Administracin Tributaria, so-bre determinados aspectos relaciona-

dos con la facturacin telemtica.

Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo,

por la que se establecen normas espec-

cas sobre el uso de la rma electrnica

en las relaciones tributarias por medios

electrnicos, informticos y telemticos

con la Agencia Estatal de Administracin

Tributaria.

Resolucin de 24 de julio de 2003, de

la Direccin General de la Agencia Es-

tatal de Administracin Tributaria por la

que se establece el procedimiento a se-

guir para la admisin de certicados de

entidades prestadoras de servicios de

certicacin electrnica.

Real Decreto 1496/2003, de 28 de no-viembre, por el que se aprueba el Re-

glamento por el que se regulan las obli-

gaciones de facturacin, y se modica el

Reglamento del Impuesto sobre el Valor

Aadido.

Ley 58/2003, de 17 de diciembre, Gene-

ral Tributaria.

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Fir-ma Electrnica.

Real Decreto 87/2005, de 31 de enero,

por el que se modican el Reglamento

del Impuesto sobre el Valor Aadido,

aprobado por Real Decreto 1624/1992,

de 29 de diciembre, el Reglamento de

los Impuestos Especiales, aprobado por

Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, yel Reglamento por el que se regulan las

obligaciones de facturacin, aprobado

por Real Decreto 1496/2003, de 28 de

noviembre.

Orden EHA/962/2007, de 10 de abril,por la que se desarrollan determinadas

disposiciones sobre facturacin telem-

tica y conservacin electrnica de fac-

turas, contenidas en el Real Decreto

1496/2003, de 28 de noviembre, por el

que se aprueba el reglamento por el que

se regulan las obligaciones de factura-

cin.

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso

electrnico de los ciudadanos a los Ser-

vicios Pblicos.

Orden PRE/2971/2007, de 5 de octu-

bre, sobre la expedicin de facturas por

medios electrnicos cuando el destina-

tario de las mismas sea la Administra-

cin General del Estado u organismos

pblicos vinculados o dependientes deaqulla y sobre la presentacin ante la

Administracin General del Estado o

sus organismos pblicos vinculados o

dependientes de facturas expedidas en-

tre particulares.

Resolucin de 24 de octubre de 2007,

de la Agencia Estatal de Administra-

cin Tributaria, sobre procedimientopara la homologacin de software de

digitalizacin contemplado en la Orden

EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Con-

tratos del Sector Pblico.

Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de

Medidas de Impulso de la Sociedad de

la Informacin.


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Manual de introducción a la factura electrónica para las Entidades Locales

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