MANUAL DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN...

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

MANUAL DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO

MAN-VAD-CGPP

OCTUBRE 2018

Manual

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE

APROBACIÓN DEL MANUAL

CONSEJO UNIVERSITARIO

Providencia N° CUO-018-250-XI-2018

El Consejo Universitario de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe,

actuando en Sesión Ordinaria Nº CUO-018-2018 de fecha 22 de noviembre de 2018, con

fundamento en el artículo 14 numeral 32 del Reglamento General de la UMC, en concordancia

con los artículos 24 y 26, numerales 20 y 21 de la Ley de Universidades, resolvió aprobar el

Manual de la Coordinación General de Planificación y Presupuesto.

MANUAL DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

MAN-VAD-CGPP Fecha: 22/10/2018

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ÍNDICE

Manual

pp.

Aprobación del Manual

Acta de Revisión 3/8

Introducción 6/8

Normas Generales para el Uso del Manual 7/8

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Preliminares 1/16

Objetivo 1/16

Alcance 1/16

Marco Institucional 2/16

Antecedentes 2/16

Misión 3/16

Visión 3/16

Objetivo 3/16

Funciones 4/16

Organigrama Estructural del Vicerrectorado Administrativo 6/16

Organigrama Estructural de la Coordinación General de Planificación y

Presupuesto 7/16

Organigrama de Posición de la Coordinación General de Planificación y

Presupuesto 8/16

Descripción de Cargos 9/16

Registro de Cambios 16/16

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Preliminares 1/2

Introducción 1/2

Propósito 1/2



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Pág.: 5/8

ÍNDICE

Manual

Alcance 2/2

Responsable 2/2

Registro de Cambios 2/2

Proceso Coordinación General de Planificación y Presupuesto 1/11



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INTRODUCCIÓN

Manual

El presente Manual tiene como propósito fundamental establecer el proceso bajo una

metodología estándar que contribuya al desarrollo y control de la Coordinación General de

Planificación y Presupuesto que permita la mejora continua a fin de armonizar bajo un

enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Universidad Nacional

Experimental Marítima del Caribe (UMC).

Asimismo, sirve de guía a los usuarios del proceso de la Coordinación General de

Planificación y Presupuesto, y por ningún motivo, sustituye directrices o procedimientos

establecidos por el Manual de la Calidad de la UMC.

Este Manual busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales

como:

1. Que describa el marco institucional de la dependencia.

2. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.

3. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las

operaciones, que estén asignados.

4. Que este identificado y determinado el proceso, los procedimientos e instrucciones

de trabajo, de ser el caso, de tal manera que facilite a la dependencia la coordinación,

ejecución y supervisión de las labores.

5. Que exista un sistema de información que le provea a la dependencia, datos

oportunos reales y fiables para la adecuada toma de decisiones en cuanto a sus

procedimientos.



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NORMAS GENERALES PARA EL USO DEL MANUAL

Manual

1. El manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en la Coordinación

General de Planificación y Presupuesto del subsistema Vicerrectorado Administrativo de

la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC).

2. Este manual está dividido por secciones con el fin de hacer más fácil su actualización.

3. El manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar una

información clara y precisa, tanto de las responsabilidades y acciones que deben

cumplirse dentro de la Coordinación General de Planificación y Presupuesto como del

proceso que ejecuta.

4. En la aplicación del presente manual, el responsable de Coordinación General de

Planificación y Presupuesto velará por el desarrollo, supervisión y cumplimiento de las

actividades y procedimientos aquí descritos.

5. Los usuarios del manual deberán comunicar al responsable de la Coordinación General de

Planificación y Presupuesto las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten el

contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y con ello

mejorar la base del conocimiento en el tiempo.

6. Este manual solamente podrá ser modificado por el responsable de la dependencia, en este

sentido deberá enviar a la Coordinación de Gestión de la Calidad memorando, en formato

físico, en conjunto con las sugerencias, modificaciones o cambios realizados, en formato

digital.

7. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas del Vicerrectorado

Administrativo que en materia de procedimientos afecte la estructura del Manual,

generará también un cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas

emitidas.



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NORMAS GENERALES PARA EL USO DEL MANUAL

Manual

8. Para los efectos de actualización del manual, el mismo podrá ser evaluado anualmente por

el responsable de la dependencia, con el objeto de mantener la pertinencia y apego tanto

en el proceso que se maneja, como las normas relacionadas con la legislación vigente y

evitar así su rápida obsolescencia.

9. Salvo instrucciones diferentes, este manual no puede ser reproducido total o parcialmente

por cualquier medio sin la autorización previa de la Coordinación de de Gestión de la

Calidad, adscrita al Rectorado.

10. Este manual estará disponible en formato digital en la página www.umc.edu.ve de la

Universidad, con el objeto de que cualquier dependencia, que así lo requiera, pueda tener

acceso al mismo.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

(MAN-ORG-VAD-CGPP)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

MAN-ORG-VAD-CGPP Fecha: 22/10/2018

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PRELIMINARES

Manual de Organización

OBJETIVO

El Manual de Organización, es un instrumento normativo de gestión que tiene por finalidad

formalizar la estructura organizativa y funcional de la Coordinación General de Planificación

y Presupuesto.

Este instrumento permite establecer una metodología estándar que contribuya al desarrollo y

control de la Coordinación General de Planificación y Presupuesto, a fin de armonizar sus

funciones bajo un enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la

Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC).

Asimismo, busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales como:

1. Que describa el marco institucional de la dependencia.

2. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida.

3. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las

operaciones, que estén asignados.

ALCANCE:

Su campo de aplicación abarca a la Coordinación General de Planificación y Presupuesto.



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MARCO INSTITUCIONAL


ANTECEDENTES

La Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe se fundamenta en el Decreto

Presidencial, Nº 899, el siete (07) de Julio del 2000, a través de la Gaceta Oficial Nº 36.988,

donde inicialmente, la Coordinación de Planificación Estratégica y Desarrollo tenia

adscripción directa al Rectorado, desempeñando una loable labor en las funciones designadas,

año tras año cumpliendo con el Anteproyecto, Proyecto y POA Final, el seguimiento en los

informes de gestión, coordinando el Consejo de Planificación, brindando asesoría a las áreas

administrativas en cuanto a la elaboración de indicadores, participando en seminarios,

ofreciendo información oportuna a los órganos externos de manera oportuna, estableciendo

lineamientos internos en función de lograr los objetivos institucionales, entre otras tareas.

Entre tanto, la Coordinación de Presupuesto subalterna a la Coordinación General de

Administración adscrita al Vicerrectorado Administrativo, realizando entre otras funciones las

disponibilidades presupuestarias., traspasos presupuestarios, incorporación de créditos

adicionales, rendición trimestral de la ejecución presupuestaria, anteproyecto y proyecto

presupuestario y presentación de la liquidación de cierre de los ejercicios fiscales anteriores.

Posteriormente, el 13 de julio del 2011 el Consejo Universitario bajo Resolución Ordinaria Nº

CUO-011-176-VII-2011, aprueba la creación en el subsistema Rectorado, la Coordinación

General de Planificación Estratégica y Presupuesto, la cual tendría bajo su adscripción la

Coordinación de Calidad y Organización y la Coordinación de Programación y Evaluación,

donde se unifican la Coordinación de Presupuesto y la Coordinación de Planificación

Estratégica y Desarrollo.

Recientemente con la entrada en vigencia del Reglamento General de la Universidad Nacional

Experimental Marítima del Caribe, según providencia del Ministerio del Poder Popular para la

Educación Universitaria, N° 155 de fecha 15/07/2014 y publicado en Gaceta Oficial N°



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MARCO INSTITUCIONAL


40.487 de fecha 01/09/2014, el Consejo Universitario en fecha 17/11/2014 según CUE-010-

025-XI-2014 aprueba el organigrama estructural de la UMC y allí la Coordinación General de

Planificación y Presupuesto, pasa a formar parte del subsistema Vicerrectorado

Administrativo, la cual tiene bajo su adscripción dos coordinaciones de línea, identificadas

como Coordinación de Presupuesto y Coordinación de Planificación.

MISIÓN:

Ejercer como órgano asesor y de apoyo técnico-administrativo para el diseño, ejecución y

evaluación del sistema de planificación y presupuesto de la Universidad Nacional

Experimental Marítima del Caribe (UMC), realizando el seguimiento y monitoreo de los

resultados de los procesos de planificación estratégica y presupuesto, propiciando los vínculos

y relaciones de coordinación entre las diferentes áreas administrativas a fin de articular una

distribución equitativa de los recursos, en concordancia con los objetivos estratégicos de la

UMC.

VISIÓN:

Lograr el desarrollo institucional de una planificación y presupuesto integral con el uso de

técnicas y procesos innovadores que garantice el cumplimiento de los principios y normas

generales, de la transparencia y la eficiencia aplicados en el proceso presupuestario, con base

en valores de honestidad, confiabilidad y de calidad.

OBJETIVO:

Coordinar e integrar la planificación institucional en las dimensiones: Estratégicas, Tácticas y

Operativas y de garantizar el debido apoyo a las distintas áreas de la UMC en materia de

planificación y presupuesto.



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MARCO INSTITUCIONAL


FUNCIONES:

1. Diseña y propone lineamientos institucionales para el desarrollo de políticas en materia de

planificación y presupuesto al igual que prepara y dicta las normas e instrucciones

técnicas relativas al desarrollo de las diferentes etapas del proceso presupuestario.

2. Proporciona a las autoridades de la Universidad información relevante y asesoría para la

gestión de los planes de desarrollo Institucional.

3. Cumple y hace cumplir lo establecido en la normativa legal que regula la materia, sobre el

sistema Presupuestario y de las Disposiciones Generales aprobadas por el Consejo

Universitario para la Formación y Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos de

acuerdo a las leyes y normativa aplicable.

4. Mantiene contacto con los organismos externos con competencia en planificación y

presupuesto a fin de ejecutar los lineamientos que se establecen desde cada uno de ellos.

5. Coordina el proceso de seguimiento, evaluación de los informes de gestión, así como la

formulación, elaboración, discusión y control del sistema presupuestario,

6. Analiza y aprueba las solicitudes de modificaciones presupuestarias que deban ser

sometidos a su consideración y emitir opinión al respecto, así como establecer los

mecanismos de seguimiento y control de las transferencias y modificaciones de las

partidas presupuestarias.

7. Elabora, consolida y suministra al Vicerrector Administrativo el Plan Operativo Anual

(POA) de la Coordinación General de Planificación y Presupuesto.

8. Elabora, consolida y suministra trimestralmente al Vicerrector Administrativo Informe de

Gestión trimestral de la Coordinación General de Planificación y Presupuesto.

9. Garantiza el cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA).

10. Programa y organiza el proceso de elaboración y consolidación del Plan Operativo Anual

(POA) de la Institución.

11. Planifica y coordina la elaboración y presentación de la Memoria y Cuenta Anual de la

Gestión de la Universidad.



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MARCO INSTITUCIONAL


12. Elabora la memoria y cuenta de la Universidad Nacional Experimental Marítima del

Caribe.

13. Presenta como punto de agenda la aprobación de la memoria y cuenta de la UMC ante el

Consejo Universitario.

14. Elabora y actualiza el manual de la Coordinación General de Planificación y Presupuesto

en cumplimiento a la normativa interna y externa aplicable.

15. Cumple los lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad de la UMC.

16. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la Institución.

17. Las demás que le señalen las leyes y los reglamentos aplicables



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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO




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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO




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ORGANIGRAMA DE POSICIÓN DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO




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DESCRIPCIÓN DE CARGOS


CARGO: COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

OBJETIVO: Planificar la elaboración, ejecución, seguimiento y control de los planes

estratégicos y operativos de la Universidad, asesorando a las diferentes dependencias de la

Institución, desarrollando conjuntamente con la Coordinación de Planificación y Presupuesto

mecanismos que permitan articular el planes y el presupuesto y ejecutando los lineamientos

emanados en materia de planificación por la Oficina de Planificación del Sector Universitario,

a fin de garantizar que el desarrollo de los planes de la Universidad estén acordes a las

necesidades de la misma y del país.

FUNCIONES:

1. Diseña y propone lineamientos institucionales para el desarrollo de políticas en materia de

planificación y presupuesto al igual que prepara y dicta las normas e instrucciones

técnicas relativas al desarrollo de las diferentes etapas del proceso presupuestario.

2. Proporciona a las autoridades de la Universidad información relevante y asesoría para la

gestión de los planes de desarrollo Institucional.

3. Cumple y hace cumplir lo establecido en la normativa legal que regula la materia, sobre el

sistema Presupuestario y de las Disposiciones Generales aprobadas por el Consejo

Universitario para la Formación y Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos de

acuerdo a las leyes y normativa aplicable.

4. Mantiene contacto con los organismos externos con competencia en planificación y

presupuesto, a fin de ejecutar los lineamientos que se establecen desde cada uno de ellos.

5. Coordina el proceso de seguimiento, evaluación de los informes de gestión, así como la

formulación, elaboración, discusión y control del sistema presupuestario.

6. Analiza y aprueba las solicitudes de modificaciones presupuestarias que deban ser

sometidos a su consideración y emite opinión al respecto, así como establecer los

mecanismos de seguimiento y control de las transferencias y modificaciones de las

partidas presupuestarias.



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7. Determina los indicadores que implementará para medir el desempeño de la gestión

realizada en la Coordinación General de Planificación y Presupuesto en correspondencia a

las actividades que ejecuta.

8. Realiza el Plan Operativo Anual (POA) de la Coordinación General de Planificación y

Presupuesto, con la finalidad de planificar los objetivos y las metas que se ejecutarán

durante el ejercicio fiscal.

9. Realiza el seguimiento de los objetivos y las metas planificadas mediante el Informe de

Gestión trimestral.

10. Identifica las causas de las desviaciones de las metas de los objetivos y formula las

medidas de ajuste que se implementarán para evitar que vuelva a ocurrir.

11. Consolida y suministra al Vicerrector Administrativo el Plan Operativo Anual (POA) de

la Coordinación General de Planificación y Presupuesto.

12. Consolida y suministra trimestralmente al Vicerrector Administrativo Informe de Gestión

trimestral de la Coordinación General de Planificación y Presupuesto.

13. Garantiza el cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA) de la Coordinación General

de Planificación y Presupuesto.

14. Programa y organiza el proceso de elaboración y consolidación del Plan Operativo Anual

(POA) de la Institución.

15. Garantiza la elaboración y presentación de la Memoria y Cuenta Anual de la Gestión de la

Universidad.

16. Garantiza la memoria y cuenta de la Universidad Nacional Experimental Marítima del

Caribe.

17. Presenta como punto de agenda la aprobación de la memoria y cuenta de la UMC ante el

Consejo Universitario.

18. Promueve el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de

la Calidad e informa al personal las implicaciones del no cumplimiento de los mismos.



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19. Determina las especificaciones de los requisitos de entrada, transformación y salida del

proceso de la Coordinación General de Planificación y Presupuesto.

20. Determina las especificaciones de los recursos humanos, financieros, tecnológicos,

materiales, infraestructura y de ambiente de trabajo; necesarios para el desarrollo del

proceso, los procedimientos e instrucciones de trabajo que ejecuta la Coordinación

General de Planificación y Presupuesto.

21. Identifica y evalúa los riesgos y oportunidades asociados al proceso, procedimiento o

instrucción de trabajo que desarrolla la Coordinación General de Planificación y

Presupuesto.

22. Garantiza el cierre eficaz de las No Conformidades detectadas en la dependencia, a través

del análisis exhaustivo de la causa raíz y el cumplimiento de las acciones correctoras y

correctivas.

23. Verifica el control de la información documentada de origen interno o externo aplicable a

la gestión que desempeña la Coordinación General de Planificación y Presupuesto.

24. Comunica al personal bajo su adscripción, las funciones inherentes al cargo que

desempeñará.

25. Supervisa el cumplimiento de las funciones del equipo de trabajo adscrito a la

Coordinación General de Planificación y Presupuesto.

26. Solicita al Vicerrector Administrativo el nombramiento de la comisión que actualizará el

Plan Estratégico de Desarrollo Institucional de la Universidad Nacional Experimental

Marítima del Caribe (PEDIUMC).

27. Participa en la actualización del PEDIUMC y suministra los objetivos de calidad

inherentes a la Coordinación General de Planificación y Presupuesto que se cumplirán a

mediano y largo plazo.

28. Participa en conjunto con la Coordinación de Administración de Personal, en la selección

del personal con competencia para ocupar un cargo o desempeñar funciones en la

Coordinación General de Planificación y Presupuesto, de conformidad al perfil



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establecido en el Registro de Información de Cargos de la Universidad Nacional

Experimental Marítima del Caribe (RICUMC).

29. Procesa las salidas no conformes detectadas antes, durante y después de la provisión de

los servicios, con la finalidad tomar acciones inmediatas para evitar la insatisfacción del

cliente.

30. Tramita las salidas no conformes ante la Coordinación de Gestión de la Calidad.

31. Elabora el inventario de bienes y equipos de la Coordinación General de Planificación y

Presupuesto y solicita a la Coordinación de Bienes Nacionales la verificación del registro.

32. Elabora y actualiza el manual de la Coordinación General de Planificación y Presupuesto,

en cumplimiento a la normativa interna y externa aplicable.

33. Promueve la implementación de acciones que permitan optimizar el proceso que

desarrolla la Coordinación General de Planificación y Presupuesto, con la finalidad de

robustecer los productos y servicios que se ofrece.

34. Realiza la evaluación del desempeño del personal bajo su responsabilidad.


por la universidad en concordancia con la normativa que rige la materia.

36. Ejecuta cualquier otra función que le sea asignada por el Vicerrector Administrativo, las

demás que le señalen las leyes y los reglamentos aplicables.



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CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO

OBJETIVO: Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y

procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando

cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y

garantizar la prestación efectiva del servicio.

FUNCIONES:

1. Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la Coordinación General de

Planificación y Presupuesto.

2. Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

3. Verifica la disponibilidad presupuestaria de las dependencias solicitantes.

4. Custodia, archiva y lleva el control de los documentos de la Coordinación General de


5. Recibe oficios, memorandos, circulares formatos y otras solicitudes de diversas á reas.

6. Elabora los Puntos de Agendas para la consideración y aprobación del Consejo

Universitario.

7. Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales de oficina para la Coordinación


8. Solicita servicios de mantenimiento y reparaciones de las máquinas y/o equipos de la


9. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

10. Brinda apoyo logístico en actividades especiales propias de la Coordinación

11. Cumple los lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad.

12. Participa en la determinación de especificaciones de los requisitos de entrada,

transformación y salida del proceso de la Coordinación General de Planificación y

Presupuesto.



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13. Participa en la determinación de especificaciones de los recursos humanos, financieros,

tecnológicos, materiales, infraestructura y de ambiente de trabajo; necesarios para el

desarrollo del proceso, procedimiento e instrucción de trabajo que ejecuta la Coordinación


14. Participa en la identificación y evaluación de los riesgos y oportunidades asociados al

proceso, procedimiento o instrucción de trabajo que desarrolla la Coordinación General de


15. Participa en la ejecución de las acciones previstas para abordar los riesgos y

oportunidades asociados al proceso, procedimiento o instrucción de trabajo, con la

finalidad de mitigar y mejorar continuamente los mismos.

16. Aporta información que contribuya el cierre eficaz de las No Conformidades detectadas

en la Coordinación General de Planificación y Presupuesto, a través del análisis

exhaustivo de la causa raíz y cumplimiento de las acciones correctoras y correctivas.

17. Controla la información documentada de origen interno o externo aplicable a la gestión

que desempeña la Coordinación General de Planificación y Presupuesto.

18. Cumple con la normativa interna y externa aplicable a la gestión que desempeña la


19. Cumple las funciones inherentes al cargo que desempeña en la Coordinación General de


20. Apoya en la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) de la Coordinación General de


21. Participa en la elaboración del inventario de bienes y equipos de la Coordinación General

de Planificación y Presupuesto.

22. Participa en la elaboración y actualización del manual de la Coordinación General de




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23. Suministra información de la gestión realizada al supervisor inmediato, con la finalidad de

que se incorpore en el Informe de Gestión Trimestral de la Coordinación General de

Planificación y Presupuesto el desempeño de las metas planificadas.

24. Apoya en la identificación de las causas de las desviaciones de las metas de los objetivos

y en la formulación de las medidas de ajuste que se implementarán para evitar que vuelva

a ocurrir.

25. Colabora con los trámites de las salidas no conformes ante la Coordinación de Gestión de

la Calidad.

26. Participa en la implementación de acciones que permitan optimizar el proceso que

desarrolla la Coordinación General de Planificación y Presupuesto, con la finalidad de

robustecer los productos y servicios que se ofrecen al cliente.


por la universidad en concordancia con la normativa que rige la materia.

28. Ejecuta cualquier otra función que le sea asignada por el Coordinador de Planificación y

Presupuesto.



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REGISTRO DE CAMBIOS


Ubicación del cambio Secc/Pág

Descripción del cambio Fecha del cambio Nº de cambio

N/A Nuevo Documento 22/10/2018 00

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

(MAN-NYP-VAD-CGPP)

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y

PRESUPUESTO

MAN-NYP-CGPP Fecha: 22/10/2018

Cambio: 00

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PRELIMINARES

Manual de Normas y Procedimientos

1. INTRODUCCIÓN:

El presente Manual de Normas y Procedimientos desarrolla los aspectos normativos legales

vigentes y procedimentales que rigen a la Coordinación General de Planificación y Presupuesto,

en él se describe en forma sistemática y secuencial cada una de las acciones que se deben

realizar durante las distintas fases del proceso que maneja dicha dependencia, mencionándose

de igual manera los funcionarios responsables de llevarlos a cabo, todo ello con la finalidad de

poder contar con un instrumento que sirva de guía fundamental en el logro de los objetivos,

promoviendo la eficiencia operacional bajo los principios de transparencia, legalidad, eficacia y

efectividad.

En términos generales, los objetivos fundamentales del Manual de la Coordinación General de

Planificación y Presupuesto radican en regular, estandarizar y documentar los procedimientos

para unificar los criterios en la materia.

El Manual fue realizado por el responsable de la Coordinación de Presupuesto bajo la

supervisión del Coordinador General de Planificación y Presupuesto en cumplimiento a los

lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) lo que facilitó su

desarrollo y aplicación.

2. PROPÓSITO:

Definir y establecer las disposiciones necesarias para el funcionamiento eficaz, eficiente y

efectivo del proceso que ejecuta la Coordinación General de Planificación y Presupuesto de la

Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC).


PRESUPUESTO

MAN-NYP-CGPP Fecha: 22/10/2018

Cambio: 00

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PRELIMINARES


3. ALCANCE:

Este manual abarca a la Coordinación General de Planificación y Presupuesto, a sus

Coordinaciones adscritas; Coordinación de Planificación y Coordinación de Presupuesto y a

todas aquellas dependencias que en su momento se vean involucradas.

4. RESPONSABLE:

La responsabilidad tanto de la planificación, formulación y ejecución del presupuesto, así como

de la rendición de cuentas de la gestión anual de la Universidad ejercida por el Coordinador

General de Planificación y Presupuesto, adicionalmente deberá manifestar disposición y

compromiso para llevar a cabo el debido mantenimiento del presente manual.

5. REGISTRO DE CAMBIOS:




PROCESO COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

(PSO-VAD-CGPP)


PRESUPUESTO

PSO-VAD-CGPP Fecha: 22/10/2018

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PROCESO COORDINACION GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO


1. PROPÓSITO:

Establecer directrices para el desarrollo de políticas en materia de planificación institucional

tanto estratégica, táctica como operativa y de lineamientos para el debido apoyo a la

formulación, ejecución y rendición de cuentas del presupuesto asignado a los distintos

proyectos y acciones centralizadas de la Universidad Nacional Experimental Marítima del

Caribe (UMC).

2. ALCANCE:

Este proceso aplica a la Coordinación General de Planificación y Presupuesto y a todas

aquellas dependencias Académicas y Administrativas que en su momento se vean

involucradas.

3. RESPONSABLE:

El Coordinador General de Planificación y Presupuesto es el garante de diseñar y proponer

lineamientos institucionales para el desarrollo de políticas en materia de planificación y

presupuesto al igual que prepara y dicta las normas e instrucciones técnicas relativas al

desarrollo de las diferentes etapas del proceso presupuestario; formulación, ejecución y

rendición de cuentas, con la finalidad de garantizar el uso eficaz y efectivo de la gestión

administrativa de los recursos de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe

(UMC).

4. RECURSOS:

4.1 HUMANOS: Coordinador General de Planificación y Presupuesto y Asistente

administrativo.

4.2 FINANCIEROS: Los necesarios para llevar a cabo el proceso de la Coordinación

General de Planificación y Presupuesto, los cuales se plasmarán en el Plan Operativo

Anual (POA), distribuidos en las partidas correspondientes de acuerdo a la cuota asignada


PRESUPUESTO


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por el Ministerio con competencia en Educación Universitaria y los mismos serán

solicitados al Responsable de la Acción Centralizada Apoyo a las acciones específicas de

los proyectos del organismo.

4.3 MATERIALES: Hojas, lápices, lapiceros, carpetas, tóner, sobres, blocks, cuadernos,

fundas protectoras, engrapadora, cartelera informativa, sello de la Coordinación General

de Planificación y Presupuesto y sello de recibido, entre otros.

4.4 EQUIPOS TECNOLOGICOS: Computadoras, laptop, video beam, impresoras, scanner,

tecnologías de la información y comunicación (sistemas administrativos, página web,

internet, correo electrónico).

4.5 MOBILIARIOS: Escritorios, sillas, estantes, arturito, entre otros.

4.6 INFRAESTRUCTURA: Oficina y servicios asociados (agua, luz, limpieza), transporte.

4.7 AMBIENTE DE TRABAJO: Aire acondicionado, iluminación, temperatura, higiene.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1 ENTRADA:

5.1.1 Recibe lineamientos para la formulación anual del proyecto de presupuesto, del

proyecto del plan operativo anual (POA) de la Universidad Nacional Experimental

Marítima del Caribe, así como también para la liquidación y cierre del ejercicio fiscal

finalizado de la Institución por parte de la Oficina de Planificación del Sector

Universitario (OPSU).

5.1.2 Recibe Oficios de asignación de recursos adicionales de la Oficina de Planificación del

Sector Universitario (OPSU) para ser incorporados en el presupuesto de la Institución.

5.1.3 Recibe de las distintas dependencias de la Universidad Nacional Experimental

Marítima del Caribe (UMC), solicitudes en materia de planificación y presupuesto.

5.1.4 Recibe de la Coordinación de Planificación el Plan Operativo Anual (POA)

consolidado, Informe de Gestión trimestral consolidado y Memoria y Cuenta de la

gestión anual de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe.


PRESUPUESTO


Cambio: 00

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5.1.5 Recibe de la Coordinación de Presupuesto Nota de Compromiso, Expediente de

compromiso, Expediente del Instructivo Nro. 2, Expediente del Instructivo Liquidación

y Cierre, Expediente del Instructivo Nro. 19, Expediente del SISPRE, Expediente de

Cronograma de Desembolso, Expediente traspasos presupuestarios, Expediente de

créditos adicionales.

5.2. TRANSFORMACIÓN:

5.2.1 La Coordinación General de Planificación y Presupuesto direcciona los lineamientos

recibidos por los organismos externos con competencia en materia de planificación y

presupuesto a las dependencias bajo su adscripción, con la finalidad de dar respuestas

eficaces, efectivas y eficientes para la formulación de la planificación anual (POA) y del

presupuesto de la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC).

5.2.2 La Coordinación General de Planificación y Presupuesto coordina, analiza y direcciona

los requerimientos recibidos por las dependencias de la UMC, determinando que estén

acorde con las necesidades de la institución y cumplan con los requerimientos aplicables

para tal fin.

5.2.3 La Coordinación General de Planificación y Presupuesto coordina, analiza y avala

mediante firma y sello la conformidad de la información relacionada con el Plan

Operativo Anual (POA) consolidado, Informe de Gestión trimestral consolidado y

Memoria y Cuenta de la gestión anual de la Universidad Nacional Experimental

Marítima del Caribe (UMC) y gestiona ante el Consejo Universitario, de manera

oportuna, la aprobación de respectiva, con la finalidad de dar cumplimiento a lo

dispuesto en la normativa interna y externa aplicable.

5.2.4 La Coordinación General de Planificación y Presupuesto coordina, analiza y avala

mediante firma y sello la conformidad de la información relacionada con las notas de

Compromiso, el Expediente de Compromiso, Expediente del Instructivo Nro. 2,

Expediente del Instructivo Liquidación y Cierre, Expediente del Instructivo Nro. 19,


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Expediente del SISPRE, Expediente de Cronograma de Desembolso, Expediente de

Traspasos presupuestarios, Expediente de créditos adicionales y gestiona ante el Consejo

Universitario, de manera oportuna, la aprobación de respectiva, con la finalidad de velar

para que la formulación y ejecución presupuestaria de la Universidad se realice en

función de los objetivos y metas establecidos para el funcionamiento de la misma, en

cumplimiento a los lineamientos internos y externos aplicables en materia de

presupuesto, contribuyendo así a desarrollar una efectiva gestión presupuestaria basada

en la planificación institucional

5.3. SALIDA:

5.3.1 Entrega a la Coordinación de Planificación y a la Coordinación de Presupuesto los

requerimientos establecidos por los organismos externos con competencia en materia

de planificación y presupuesto, con la finalidad de que se gestionen los procedimientos

respectivos de manera eficaz.

5.3.2 Entrega a la Coordinación de Planificación y a la Coordinación de Presupuesto, según

sea el caso, los requerimientos manifestados por las dependencias de la UMC, con la

finalidad de que se gestionen los procedimientos respectivos.

5.3.3 Entrega al Vicerrector Administrativo todo requisito que se requiera de su aprobación,

debidamente revisado y procesado por la Coordinación General Planificación y

Presupuesto.

5.3.4 Remite a los organismos externos el Anteproyecto y proyecto del Plan Operativo

Anual (POA) y Presupuestario consolidado, Informe de Gestión trimestral consolidado

y Memoria y Cuenta de la gestión anual de la Universidad Nacional Experimental

Marítima del Caribe (UMC), el Expediente de Compromiso, Expediente del Instructivo

Nro. 2, Expediente del Instructivo Liquidación y Cierre, Expediente del Instructivo

Nro. 19, Expediente del SISPRE, Expediente de Cronograma de Desembolso,


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Expediente de Traspasos presupuestarios, Expediente de créditos adicionales, con la

finalidad dar cumplimiento a las directrices establecidas a tales efectos.

6. DEFINICIONES:

6.1. Acciones Centralizadas: Son aquellas que no es posible definir en términos de

proyectos, pero necesarias para garantizar el funcionamiento de las Instituciones

Públicas, así como el cumplimiento de otros compromisos del Estado. Sus recursos no

son directamente asociables a un único proyecto.

6.2. Acciones específicas: Se detallan las actividades que realiza la institución en pro de su

funcionamiento, así como el cumplimiento de otros compromisos del Estado.

6.3. Balance General: Es un estado financiero que muestra los bienes, derechos y

obligaciones que tiene una persona jurídica, a una fecha determinada.

6.4. Crédito adicional: Incremento a los créditos aprobados inicialmente en el presupuesto,

destinados a cubrir insuficiencias generadas en la Ley de Presupuesto de cada año.

6.5. Entes Descentralizados Funcionalmente Sin Fines Empresariales: Organismos del

Gobierno que funcionan en forma descentralizada y tienen competencia especial en

determinado ámbito jurisdiccional, producen bienes o servicios, generalmente de

carácter indivisible y orientados al consumo colectivo y por lo tanto no destinados al

mercado, no percibiendo por los mismos un precio o tarifa indemnizatorio de sus costos

de producción.

6.6. Estados Financieros: Conjunto de reportes contables que revelan información sobre la

situación económica y financiera de los entes públicos, entre los cuales destacan el

balance general, el estado de resultados, el estado de movimientos de las cuentas del

patrimonio y estado de flujo de efectivo.

6.7. Estado de Resultados: Es un estado financiero donde se muestran los ingresos y

egresos, así como el resultado de las operaciones que realizó una persona jurídica a una

fecha determinada.


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6.8. Estrategias: Son propósitos concretos, claros y precisos que van a permitir en

determinado instante disuadir a la gente para que cambie. Hay que tener claro que las

estrategias no son objetivos, tareas, actividades, ni acciones. Es el arte o habilidad para

prever y afrontar cualquier problemática cuya base fundamental sea la consecuencia de

algún propósito.

6.9. Ingresos Ordinarios: Son aquellos ingresos que se producen de manera permanente

durante el correspondiente ejercicio económico financiero”; Según Gaceta Oficial N°

39.893 de fecha 28 de marzo de 2012. Art. 7, numeral 5 de la LOAFSP.

6.10. Ingresos Extraordinarios: Son aquellos ingresos producidos de manera eventual,

aunque su vigencia comprenda varios ejercicios económicos financieros”; Según Gaceta

Oficial N° 39.893 de fecha 28 de marzo de 2012. Art. 7, numeral 6 de la LOAFSP.

6.11. Modificaciones Presupuestarias: Son las variaciones a los límites máximos de las

autorizaciones disponibles para gastar establecidas en el Presupuesto y en los créditos

presupuestarios acordados en la distribución general del mismo, para cada fuente

de financiamiento.

6.12. Plan: Documento de planificación pública que establece en forma sistemática y

coherente las políticas, objetivos, estrategias y metas deseadas, en función de la visión

estratégica, incorporando los proyectos, acciones y recursos que se aplicarán para

alcanzar los fines establecidos. Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular. Gaceta

Oficial N° 6.011 Extraordinario, de fecha 21/12/2010.

6.13. Plan Estratégico de Desarrollo Institucional: Es el instrumento a través del cual cada

órgano y ente del Poder Público establece los proyectos, objetivos, metas y acciones

dirigidas a darle concreción a los lineamientos plasmados en el Plan de Desarrollo

Económico y Social de la Nación.

6.14. Planes Operativos: Son aquellos formulados por los órganos y entes del poder público

y las instancias de participación popular, sujetos a la Ley Orgánica Planificación Pública

y Popular, con la finalidad de concretar los proyectos, recursos, objetivos y metas


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trazados en los planes estratégicos. Dichos planes tendrán vigencia durante el ejercicio

fiscal, para el cual fueron formulados.

6.15. Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas para lograr un producto utilizando

recursos (humanos, tecnológicos, materiales, tiempo, etc.) en la transformación de

insumos.

6.16. Proyecto de Presupuesto: Es la expresión sistematizada de un conjunto delimitado de

acciones y recursos que permiten, en un tiempo determinado, el logro de un resultado

específico para el cual fue concebido. Este resultado puede estar dirigido a satisfacer las

necesidades y demandas de la población o mejorar los procesos y sistemas de trabajo de

la Institución o del sector público en su conjunto.

6.17. Partida Presupuestaria: Constituye el mayor nivel de agregación del grupo de cuentas

“EGRESO” determinadas en el Clasificador Presupuestario de Egresos, dictado por

la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE).

6.18. Partidas Genéricas, Específicas y Sub-Específicas: Constituyen los niveles de

desagregación de la partida presupuestaria, ordenada en forma descendente, de

acuerdo a los conceptos de gastos que puedan clasificarse en subdivisiones de los tipos

de gastos incluidos en la partida.

6.19. Planificación: Proceso de formulación de planes y proyectos con vista a su ejecución

racional y sistemática, en el marco de un sistema orgánico nacional, que permita la

coordinación, cooperación, seguimiento y evaluación de las acciones planificadas, de

conformidad con el proyecto nacional plasmado en la Constitución de la República y en

el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación.

6.20. Proyecto: Es la expresión sistematizada de un conjunto delimitado de acciones y

recursos que permiten, en un tiempo determinado el logro de un resultado específico

para el cual fue concebido el proyecto.

6.21. SISPRE: Es una herramienta informática que permite la captura, registro y

consolidación de la información; relacionada con la formulación presupuestaria del


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gasto del Proyecto y Ley de Presupuesto de los órganos, entes de la Administración

Pública Nacional y Entidades Federales; así como las modificaciones presupuestarias y

el Presupuesto de Recursos.

6.22. Traspaso de créditos presupuestarios: Consiste en una reasignación de créditos

presupuestarios entre partidas genéricas, específicas y sub-específicas de un mismo

proyecto o distinto proyecto o acción centralizada que no afectan el total de los gastos

previstos en el presupuesto.

6.23. Unidad solicitante: Son aquellas unidades que presupuestariamente realizan la

ejecución física total o parcial, de las metas, tareas previstas en las acciones específicas.

7. REFERENCIAS

7.1 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

7.2 Ley de Universidades.

7.3 Ley de la Contraloría General de la República.

7.4 Decreto con rango, Valor y Fuerza de Ley de Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la

Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP).

7.5 Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público

sobre el Sistema Presupuestario.

7.6 Normas de Control Interno.

7.7 Manual de Normas de control interno sobre un Modelo Genérico de Administración

Central y descentralizadas Funcionalmente.

7.8 Instructivo 19. Formulación de los Presupuestos de Ingresos y Gastos de las

Instituciones de Educación Universitaria.

7.9 Instructivo Nro. 2 emitido por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) referente

a la solicitud de información de la ejecución mensual del presupuesto de los Entes

descentralizados funcionalmente del Sector Público Nacional.


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7.10 Instructivo de liquidación y cierre del ejercicio emitido por la Oficina de Planificación

del Sector Universitario (OPSU).

8. REGISTROS

8.1. Plan Operativo Anual (POA) consolidado.

8.2. Informe de Gestión consolidado

8.3. Memoria y Cuenta de la Gestión Anual de la UMC.

8.4. Expediente de Compromiso.

8.5. Expediente del Instructivo Nro. 2.

8.6. Expediente del Instructivo Liquidación y Cierre.

8.7. Expediente del Instructivo Nro. 19.

8.8. Expediente del SISPRE.

8.9. Expediente de Cronograma de Desembolso.

8.10. Expediente traspasos presupuestarios.

8.11. Expediente créditos adicionales.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO


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9. MAPA DE PROCESO:


PRESUPUESTO


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10. REGISTRO DE CAMBIOS:




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