Manual de Legajo Único Electrónico - Argentina.gob.ar · Expedientes con relación permanente al...
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Dirección Nacional de Gestión Documental Electrónica Manual de Legajo Único Electrónico 1
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Dirección Nacional de Gestión Documental Electrónica
Manual de Legajo Único Electrónico
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Contenido
01. Marco Legal ..................................................................................................................................... 4
02. Habilitación del módulo LUE .......................................................................................................... 7
03. LUE - Descripción general .............................................................................................................. 9
03.01. Solapa FICHERO .................................................................................................................. 10
03.02. Solapa BUZÓN PERSONAL ................................................................................................. 12
03.03. Solapa BUZÓN GRUPAL (BG) .............................................................................................. 13
03.04. Solapa LICENCIAS/FRANQUICIAS...................................................................................... 15
03.04.01. Saldo Licencias ........................................................................................................... 20
03.04.02. Usuario firmante por rechazo .................................................................................... 21
03.05. Solapa TAREAS SUPERVISADOS ........................................................................................ 22
03.06. Solapa GUARDA TEMPORAL .............................................................................................. 23
03.07. Solapa MI LEGAJO ............................................................................................................... 24
04. Alta de legajo ................................................................................................................................. 25
05. Roles .............................................................................................................................................. 26
05.01. Rol Solicitante ...................................................................................................................... 27
05.02. Rol Aceptador ....................................................................................................................... 30
05.03. Rol Vinculador ...................................................................................................................... 32
05.03.01. Importar Documento .................................................................................................. 37
05.03.02. Vincular Documento ................................................................................................... 38
05.03.03. Subsanar Documento ................................................................................................. 39
05.03.04. Asociar Expediente ..................................................................................................... 41
05.03.05. Vincular Expediente Electrónico (EE) desde Resultados de EE (familia de RRHH) que hacen referencia al presente CUIL ...................................................................................... 42
05.03.06. Vincular Expediente Electrónico (EE) con estado Pendiente .................................. 43
05.03.07. No vincular Expediente Electrónico (EE) con estado Pendiente ............................. 45
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05.03.08. Subsanar Expedientes ................................................................................................ 46
05.03.09. Estados de Relación ................................................................................................... 48
05.04. Rol Aprobador ...................................................................................................................... 48
05.05. Rol Autoridad Superior de RRHH ........................................................................................ 51
05.05.01. Modificación de datos del legajo .............................................................................. 51
05.05.02. Pase de legajo a estado Guarda Temporal ............................................................... 52
05.05.03. Pase de legajos entre Organismos ........................................................................... 54
05.05.04. Descargar Legajo ........................................................................................................ 57
05.06. Rol Autoridad Superior de RRHH Repartición .................................................................... 58
05.07. Rol Recuperador .................................................................................................................. 58
05.08. Rol Usuario Web Service ..................................................................................................... 59
05.09. Rol Lector ............................................................................................................................. 59
06. Acciones del agente/usuario ....................................................................................................... 60
07. Legajo ............................................................................................................................................ 61
07.01. Carátula ................................................................................................................................ 61
07.02. Datos Personales ................................................................................................................. 62
07.02.01. Datos RENAPER .......................................................................................................... 63
07.03. Estudios Cursados ............................................................................................................... 63
07.04. Cursos Realizados ............................................................................................................... 63
07.05. Datos Cónyuge ..................................................................................................................... 64
07.06. Datos Filiatorios ................................................................................................................... 64
07.07. Datos Laborales ................................................................................................................... 65
07.08. Documentos Vinculados ..................................................................................................... 65
07.08.01. Licencias ..................................................................................................................... 65
07.08.02. Otros Documentos...................................................................................................... 66
07.09. Historial de Modificaciones ................................................................................................ 66
07.10. Expedientes .......................................................................................................................... 70
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07.10.01. Resultados de EE (familia de RRHH) que hacen referencia al presente CUIL ....... 70
07.10.02. Expedientes con relación permanente al legajo (asociados manualmente) ......... 71
07.11. Recibo de Sueldo ................................................................................................................. 71
08. Servicios de integración LUE ....................................................................................................... 74
09. Procesos masivos
09.01. Documentos Vinculados usando Nextcloud ..................................................................... 75
09.02. Migrar repartición propietaria de legajos ........................................................................... 75
09.03. Legajo asignado a usuario dado de baja ........................................................................... 76
10. Asistencia y Soporte ..................................................................................................................... 76
Mesa de Ayuda del Sistema GDE ................................................................................................... 76
1. Marco Legal
En el marco del Plan de Modernización del Estado y despapelización del mismo, donde se aprueba
la implementación del módulo Legajo Único Electrónico (LUE) del sistema de Gestión Documental
Electrónica (GDE). LUE será el único medio de creación, registro, guarda y archivo de la totalidad
de la documentación y datos correspondientes a los agentes que presten servicios en virtud de
cualquier modalidad en el ámbito establecido en el Artículo 8 de la Ley N° 24.156. Por último se
especifica, los organismos que estén comprendidos en el Decreto N° 561 deben utilizar LUE.
Decreto 561/2016 (GDE), Decreto 888/2016 (SARHA, LUE), Decreto 1131/2016 (Digitalización de papel), Resolución SMA 22/2016 (LUE), Resolución SMA 44/2016 (Digitalización de legajos), Resolución SMA 29/2017 (LUE como único legajo), Resolución SMA 87/2017 (Deshabilitación de usuario de baja), Resolución MM 204/2017 (Asistencia y presentismo), Resolución Conjunta SEP y SMA 1/2017 (Organismos alcanzados), y Resolución Conjunta SEP y SMA 7/2018 (Organismos alcanzados)
Decreto 561/2016
Apruébase la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE— como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de
todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional. Dicho sistema actuará como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos. (7/4/2016)
Decreto 888/2016
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Aprobación del Sistema de Administración de Recursos Humanos (SARHA) como sistema integral
de gestión y administración del personal que presta servicios en las entidades y jurisdicciones
comprendidas en el inciso a) del Artículo 8° de la Ley N° 24.156, que deberá interconectarse con el módulo “LUE” de GDE (25/7/2016).
Decreto 1131/2016
Valor legal del original de los documentos y expedientes generados en soporte electrónico, y de
los digitalizados de originales en cualquier otro soporte de acuerdo al procedimiento aprobado por Resolución SMA 44/16, los cuales pierden su condición jurídica de original y pueden destruirse
previa evaluación de su valor histórico. (28/10/2016)
Resolución SMA 22/2016
Aprobación del módulo “LUE” como único medio de creación, registro, guarda y archivo de la
totalidad de la documentación y datos correspondientes a las personas que prestan servicios en
cualquier modalidad en la Administración Pública Nacional, desde su ingreso y durante todo el
período de vinculación. (07/10/2016)
Resolución SMA 44/2016
Tabla de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de Actuaciones Administrativas de cuarenta y seis trámites para expedientes en soporte papel y electrónicos; Guarda automática de
documentos generados en Módulo GEDO en Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO) de GDE; Procedimiento de digitalización de documentos originales en soporte papel;
Procedimiento de guarda temporal, archivo y recuperación de expedientes electrónicos. (30/12/2016)
Resolución SMA 29/2017
Establece que los legajos del personal que presta servicios en virtud de cualquier modalidad en el
ámbito establecido en el artículo 8 de la Ley N° 24.156 deberán confeccionarse únicamente mediante el módulo “Legajo Único Electrónico” (LUE) del sistema de Gestión Documental
Electrónica (GDE), en reemplazo de cualquier otro sistema de legajo existente como por ejemplo el que poseen los sistemas de Administración de Recursos Humanos SARHA o de Información Universitaria SIU PAMPA. (08/03/2017)
Resolución SMA 87/2017
Instrucción a las áreas Recursos Humanos para que informen a los Administradores Locales de GDE de su organismo los datos del personal que se haya desvinculado del mismo bajo cualquier
concepto, y a los Administradores Locales para que, una vez recibida dicha información,
inhabiliten el usuario de GDE de las personas desvinculadas. (14/09/2017)
Resolución MM 204/2017
Apruébese el “Reglamento General de Control de Asistencia y Presentismo” que como Anexo I (IF-2017-05167864-APNSECEP#MM) forma parte integrante de la presente resolución.
(28/04/2017)
Resolución Conjunta N° 1/2017
Establécese que a partir del 1° de Octubre de 2017, determinados organismos deberán tener
implementado en su totalidad el módulo Legajo Único Electrónico (LUE) del sistema de
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Gestión Documental Electrónica – GDE. (08/09/2017)
Resolución Conjunta N° 7/2018
Establécese que a partir del 1° de Enero de 2019 las Sociedades del Estado y Organismos,
detallados en la presente norma, deberán tener implementado y completo en su totalidad el
módulo Legajo Único Electrónico (LUE) del sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE.
(06/11/2018) 1 1 Fuente: http://www.infoleg.gob.ar/?page_id=149 y https://www.argentina.gob.ar/jefatura/innovacion-publica/administrativa/gde/normativa
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2. Habilitación del módulo LUE
Al acceder sistema GDE mediante el link: eu.gde.gob.ar, se observa la siguiente pantalla de acceso:
El usuario debe ingresar sus credenciales GDE.
Dentro del sistema, se debe abrir la solapa Configuración y seleccionar la opción de la columna
“Mis Sistemas” del registro LUE como “activada” como se muestra a continuación:
Para confirmar los cambios, se oprime el botón Guardar. Luego de esto, LUE aparece como una
opción más en la lista de accesos a la derecha del escritorio: Para poder accionar sobre legajos de su repartición, debe contactar al Administrador Local de
Servidores (ALS) GDE de su jurisdicción. Es quien otorga permisos y define el proceso para
solicitarlo.
3. LUE - Descripción general
El módulo LUE se encuentra disponible para agentes con y sin roles LUE. Un agente que ingrese en
el módulo sin roles otorgados sólo puede visualizar la solapa MI LEGAJO con su legajo, siempre que la modalidad de contratación figure dentro de las alcanzadas por la normativa y se encuentre
activo. Los agentes con roles LUE se consideran “usuarios” que tienen algún tipo de acceso a la información del legajo.
Importante: Los Roles LUE son otorgados por cada organismo mediante su Administrador Local de Servidores (ALS) de GDE. El responsable del área de Recursos Humanos debe realizar la solicitud que el ALS le indique con el fin de otorgar/modificar/revocar permisos LUE de los usuarios de RRHH. Más adelante se describen los nombres de los roles y las acciones que realizan en el módulo.
Este manual está orientado a los usuarios de las áreas responsables de los legajos y del personal
de auditoría. A continuación se describen las características, organización, uso y acciones que se
deben conocer para un correcto manejo de la información del legajo y su intervención práctica.
La característica más evidente es la organización del módulo y su herencia del ecosistema. Su
diseño en solapas con grupos de registros, se basa en los legajos de una repartición propietaria (área encargada de legajos). Estas solapas tienen como objetivo agrupar y reflejar todos los
legajos y las tareas del área responsable de la administración y registro del personal.
Las principales solapas para la administración son: FICHERO, BUZON PERSONAL, BUZON GRUPAL (BG) y GUARDA TEMPORAL. Además existen otras solapas que sirven de complemento como ser
LICENCIAS / FRANQUICIAS y TAREAS SUPERVISADOS. Por último se encuentra MI LEGAJO que muestra el legajo del agente relacionado al usuario de GDE (con el que se accede al ecosistema). El legajo personal en MI LEGAJO está vinculado a la Clave Única de Identificación Laboral (CUIL)
definida en el perfil de usuario GDE.
El concepto que se maneja en LUE es de legajos “activos” e “inactivos”. Los activos son listados
en FICHERO y los inactivos en GUARDA TEMPORAL.
Dentro de los activos, se encuentran los que el personal de Recursos Humanos (RRHH) necesita para el mantenimiento y actualización de la información del agente. Para facilitar esta tarea, se utilizan “buzones” que posibilitan la organización del trabajo de manera que: todo pendiente de
intervención y sin asignar, se localice en BUZON GRUPAL (BG); mientras que el trabajo asignado (o derivado) para su tramitación se localice en BUZON PERSONAL. De esta organización surgen las
principales Acciones como: Enviar a Buzón Grupal, Liberar Legajo, Adquirir LE, Ejecutar, Derivar
Tarea entre otras. Más adelante se describen con referencia al impacto en el legajo.
A continuación se describen las solapas que se encuentran en el módulo…
3.1. Solapa FICHERO
Pueden visualizar esta solapa los usuarios con permiso LUE: Lector, Solicitante, Aceptador,
Vinculador, Aprobador y Autoridad Superior de RRHH.
Al ingresar al módulo, por defecto se visualiza la solapa FICHERO donde se encuentra el “Buscador
de Legajos Electrónicos” y el botón Nueva Solicitud que da inicio al procedimiento de alta de
legajo.
Este formulario de búsqueda permite localizar legajos de distintas reparticiones (de su Jurisdicción) propietarias de legajos. Para poder elegir una, algunas o todas, es necesario contar
con el rol Autoridad Superior de RRHH. En caso de no contar con ese rol, o de tener asignado el rol complementario Autoridad Superior de RRHH Repartición, sólo se observan resultados de la
repartición asignada al usuario logueado.
El botón Nueva Solicitud inicia una solicitud de alta de Legajo Único Electrónico. Para poder
visualizarlo y completar el formulario de alta, es necesario contar con el rol Solicitante. Consulte la
sección Roles para mayor información.
En esta solapa se pueden ver los legajos del personal activo que resulte de la búsqueda, sin
diferenciar el estado en que éstos se encuentran (con excepción del estado “Guarda Temporal” que se listan en su propia solapa), si fueron asignados en el BUZÓN PERSONAL de un usuario,
enviados al BUZÓN GRUPAL (BG) o liberados. El formulario “Búsqueda de Legajos Electrónicos” permite lo siguiente:
• Realizar consultas específicas de legajos con diferentes criterios como:
o Repartición (de estar habilitado, debe especificarse al menos una) o Estado del legajo o CUIL o Nombre o Apellido o Fecha de última modificación (desde / hasta)
• Visualizar la dotación completa de legajos activos presionando Buscar Legajos
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Como resultado de la búsqueda, la solapa muestra un listado con todos los legajos coincidentes a
los criterios ingresados:
Si los resultados mostrados son mayor al número de elementos que puede mostrar la página, se
habilita el navegador de páginas. Allí se observan indicadores para avance, retroceso y la cantidad
de resultados.
En la solapa FICHERO, el usuario puede ejecutar las siguientes Acciones sobre los registros de
legajos: Acciones
Ver carátula: muestra la solicitud de caratulación que hizo la repartición iniciadora del
legajo.
Abrir: permite visualizar el legajo sin poder modificar el registro.
Adquirir: se muestra si posee rol Autoridad Superior de RRHH o Vinculador. Esta acción
envía el legajo al BUZÓN PERSONAL para dar tratamiento.
Enviar a Buzón Grupal: envía el legajo a BUZÓN GRUPAL (BG) del sector al que pertenece
el usuario.
Derivar Tarea: se muestra en caso que el legajo no tenga un “Usuario Asignado”. Para
poder realizar una asignación, debe ser supervisor jerárquico en GDE de otro usuario. De esta forma puede derivar tareas a su/s supervisado/s.
Historial de Movimientos: permite visualizar todos los cambios de estado que ha tenido el
legajo.
Estado del legajo a una fecha pasada: permite visualizar el legajo actual ingresando en la
solapa Historial de Modificaciones donde se puede elegir la revisión de guardado y
observar los datos del registro a ese momento.
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3.2. Solapa BUZÓN PERSONAL
Pueden visualizar esta solapa los usuarios con permiso LUE: Solicitante, Aceptador, Vinculador,
Aprobador, Autoridad Superior de RRHH y Recuperador.
En la solapa BUZÓN PERSONAL se encuentra el listado de los legajos adquiridos o asignados,
donde puede realizar tareas correspondientes en base a los roles establecidos. Cuenta con un buscador para facilitar la localización de legajos. El campo de búsqueda puede ser utilizado para localizar registros con valores en “Estado”, “Apellido”, “Nombre”, “CUIL” o “Repartición” indistintamente. En el BUZÓN PERSONAL del usuario puede ejecutar las siguientes Acciones sobre los legajos: Acciones:
Ver carátula: muestra la solicitud de caratulación que hizo la repartición iniciadora
del legajo.
Ejecutar: permite abrir el legajo para ejecutar las tareas correspondientes al estado del
mismo.
Enviar a Buzón Grupal: envía el legajo a BUZÓN GRUPAL (BG) del sector al que pertenece
el usuario.
Derivar Tarea: para realizar una asignación, debe ser supervisor jerárquico en GDE
de otro usuario. De esta forma puede derivar tareas a su/s supervisado/s.
Historial de Movimientos: permite visualizar todos los cambios de estado que ha tenido el
legajo.
Liberar legajo: liberar el legajo del BUZÓN PERSONAL a FICHERO.
Pase de legajo: Esta acción está habilitada para el rol de Autoridad Superior de RRHH. Se utiliza para pasar un legajo a estado “Guarda Temporal” o con estado
“Tramitación” a otra repartición.
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3.3. Solapa BUZÓN GRUPAL (BG)
Pueden visualizar esta solapa los usuarios con permiso LUE: Aceptador, Vinculador, Aprobador y
Autoridad Superior de RRHH.
En el BUZÓN GRUPAL (BG) se encuentran los legajos disponibles para trabajar en la repartición
propietaria de los legajos. En esta solapa también se observa un buscador de legajos (al igual que
en FICHERO) para facilitar la localización de los mismos.
Este formulario de búsqueda permite localizar legajos de distintas reparticiones (de su
Jurisdicción) propietarias de legajos. Para poder elegir una, algunas o todas, es necesario contar
con el rol Autoridad Superior de RRHH.
En caso de no contar con ese rol, o de tener asignado el rol complementario Autoridad Superior de
RRHH Repartición, se listan resultados de la repartición asignada al usuario logueado.
El formulario “Búsqueda de Legajos Electrónicos” tiene la posibilidad de:
• Realizar consultas específicas de legajos con diferentes criterios como:
o Repartición (de estar habilitado, debe especificarse al menos una) o Estado del legajo o CUIL o Nombre o Apellido o Fecha de última modificación (desde / hasta)
• Visualizar legajos que se encuentran en este buzón, debe Buscar Legajos
Como resultado de la búsqueda, la solapa muestra un listado con los legajos coincidentes a los
criterios ingresados:
Cuando el legajo se encuentra en el BUZÓN GRUPAL (BG) se pueden ejecutar las siguientes Acciones sobre el mismo:
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Acciones:
Ver carátula: muestra la solicitud de caratulación que hizo la repartición iniciadora
del legajo.
Adquirir: esta acción envía el legajo al BUZÓN PERSONAL para dar tratamiento.
Historial de Movimientos: permite visualizar todos los cambios de estado que ha tenido el
legajo.
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3.4. Solapa LICENCIAS/FRANQUICIAS
Pueden visualizar esta solapa los usuarios con permiso LUE: Solicitante, Aceptador, Vinculador,
Aprobador, Autoridad Superior de RRHH y Recuperador.
Únicamente desde la solapa LICENCIAS/FRANQUICIAS, el personal de RRHH puede realizar la
gestión de las licencias del organismo. Para ello, los usuarios deben cambiar el estado de cada licencia/franquicia de forma manual (existen cambios de estado automáticos) entre los diferentes estados según sea requerido. El contenido de esta solapa se incrementa permanente y automáticamente por LUE mediante un proceso de integración con GEDO: IMPORTANTE: En el caso que el organismo cuente con el sistema de liquidación de sueldos
SARHA y la interfaz IN4ES, existen estados que son actualizados automáticamente a través de
servicios entre esos sistemas y LUE.
Los agentes (con o sin permisos LUE) deben tramitar sus licencias y/o franquicias desde el GEDO
o CCOO del sistema GDE mediante los “tipos” FSOLI o FOESC respectivamente. Recordamos que
las licencias deben tramitarse por ese medio según lo indica la Resolución MM 204/2017.
Una vez firmadas, los usuarios y agentes pueden realizar el seguimiento de sus licencias o
franquicias, desde el módulo LUE / MI LEGAJO / Documentos Vinculados / Licencias.
Visualizando los diferentes grupos, como ser: “Solicitadas” (en aprobación o aprobadas) y
“Rechazadas / Denegadas”:
Información para Licencias y Franquicias
Esta ventana cuenta con un buscador y dos grupos de resultados (“Solicitadas” y “Rechazadas /
Denegadas”). En el primer grupo se encuentran todas las licencias y/o franquicias que han sido (o
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serán) procesadas para su aprobación. Las que comprenden este grupo se asumen como que
SON VALIDAS, mientras que en el segundo grupo se encuentran aquellas que NO SON VALIDAS.
LUE cuenta con un proceso que busca documentos firmados en GEDO, que fueron creados con
acrónimos de la familia de Recursos Humanos del tipo “FSOLI” o “FOESC” y que pertenezcan a un legajo activo (no en estado “Guarda Temporal” o “Solicitud de Guarda Temporal”) con el fin de
vincularlos a los legajos automáticamente. Esta relación con el legajo se puede apreciar en la
solapa Documentos Vinculados como pestaña Licencias.
La solapa LICENCIAS/FRANQUICIAS cuenta con los siguientes filtros de búsqueda:
• “Jurisdicción”
Este campo (completo por defecto) es donde se encuentra el usuario logueado sin poder
modificarse.
• “Repartición” como desencadenante de “Jurisdicción”
Si el usuario posee el rol Autoridad Superior de RRHH y si la “Jurisdicción” posee más de una repartición activa, se muestra una lista ordenada alfabéticamente. Se debe elegir una
de la lista. Por defecto la opción “Todos” se encuentra seleccionada de tener más de una repartición. En caso de tener una repartición, es seleccionada por defecto.
Caso contrario, si no se cuenta con el rol mencionado, se muestra la repartición donde se
encuentra el usuario logueado sin poder modificarse (Por ejemplo, el rol Autoridad Superior
de RRHH Repartición no puede cambiar este selector). Campo obligatorio.
• “Tipo”
Se puede optar entre “FSOLI”, “FOESC” o “TODOS”. Campo obligatorio.
• “Estado”
Muestra todas las opciones y permite sólo una por vez. “Todos” seleccionado por defecto. Campo obligatorio.
• “Nro GEDO”
Se puede indicar el número completo del documento GEDO como también parte del
mismo. Además puede definirse parte de la referencia de acrónimo de repartición. Busca al
menos cuatro (4) caracteres. Campo opcional.
• “CUIL”
Para realizar una búsqueda por este campo, el valor debe estar completo con los 11
números. Campo opcional.
• “Fecha desde” y “Fecha hasta”
Se pueden definir en conjunto o individualmente para localizar documentos con fecha de
usufructo que coincida con lo especificado. Campos opcionales.
• “Asunto” y “Submotivo”
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Se refiere a las causales indicadas dentro de los formularios de licencias / franquicias.
Para algunos casos, es necesario definir un segundo nivel de detalle con “Submotivo”
como es el caso de “Comisión”. Por defecto tiene la opción “Todos”. Campo obligatorio.
• “Convenio”
Son los definidos en el momento de solicitar la licencia y/o franquicia.
Además de los filtros mencionados, existe un botón llamado Saldo licencias que abre una ventana
adicional con información integrada con SARHA. Esta ventana se describe más abajo como Saldo
Licencias.
En el resultado de la búsqueda se permite modificar el “Estado” manualmente de cada registro. El estado inicial de toda licencia es “Pendiente”, salvo que el sistema detecte una inconsistencia de fechas al momento de procesarlo. En cuyo caso se le asigna como primer estado “Rechazo por fechas” y se envía una nota (CCOO) en respuesta automática (a los firmantes del documento)
indicando el estado obtenido: Estados para cambiar de forma manual
• “Pendiente”
Ante la creación de un GEDO firmado, LUE le asigna este estado por defecto.
• “Pendiente para SARHA”
Se le asigna desde RRHH manualmente, sirve para identificar (en el servicio) los registros a
procesar por la integración entre SARHA, IN4ES y LUE.
• “Rechazada / Denegada”
Estado manual, que lo asigna RRHH en caso de errores en la confección, por no
correspondencia en los datos cargados o denegaciones. Emite nota de rechazo a los
firmantes originales que es firmada por el usuario que realiza el cambio de estado.
• “Rechazo por firmantes”
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Estado manual, lo asigna RRHH cuando el personal detecta inconsistencias entre alguno
de los firmantes. Puede no corresponder con la línea de autorización como caso más
común. Emite nota de rechazo a los firmantes originales y es firmada por el usuario que realiza el cambio de estado.
Estados Automáticos/Manuales
Existen estados que se actualizan automáticamente a través de servicios con la interfaz IN4ES de
SARHA, los mismos pueden ser modificados de forma manual por el personal de RRHH.
• “En SARHA”
Estado automático/manual, se muestra cuando SARHA registra la novedad.
• “Aprobada”
Estado automático/manual. Debe utilizarse para todas las licencias y/o franquicias que
cumplieron con el proceso de autorización y aplicación. El estado “concluyente” que debe
obtener una licencia o franquicia de no existir oposiciones, inconsistencias, errores, etc.
• “Suspensión de licencia”
Estado automático/manual. Distintos motivos pueden originar este estado.
• “Saldo insuficiente”
Estado automático/manual. Sucede cuando SARHA informa (mediante IN4ES) a LUE al
exceder los parámetros definidos en el liquidador de sueldos.
• “Dato histórico”
Estado automático/manual, LUE asigna este estado a todos los documentos GEDO (FSOLI
o FOESC) creados con fecha anterior a la del despliegue de la mejora (junio 2019).
• “Otro”
Estado automático/manual, utilizado en los casos no contemplados.
• “Error”
Estado automático/manual, de la integración entre SARHA y LUE, se sucede por:
o error en servidor, o datos inválidos, o registro duplicado, o error de permiso, o licencia actualizada, o error licencia no actualizada, o error usuario inexistente, o error usuario sin permisos LUE, o error repartición del usuario no coincide con la del documento, o error legajo en guarda temporal, o error legajo con solicitud de pase a guarda temporal,
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o error CUIL en datos de la licencia inexistente, o error número de GEDO de la licencia inexistente, o error número de GEDO de la licencia incorrecto, o error más de un registro coincidente, o error el estado LUE es el mismo que tiene el documento, o error acrónimo no valido, o error estado LUE distinto a pendiente para SARHA, o error CUIL sin legajo, o error en dato motivo de la licencia, o error repartición no valida, o error licencia sin estado LUE definido, o error importar licencia, o error al actualizar histórico del periodo, o documento sin periodos informados.
• “Modificación en SARHA”
Estado automático/manual, la licencia/franquicia fuera modificada en la aplicación SARHA.
• “Eliminación en SARHA”
Estado automático/manual, la licencia/franquicia fuera eliminada en la aplicación SARHA.
• “No justificado en SARHA”
Estado automático/manual, la licencia/franquicia no fuera justificada en la aplicación
SARHA.
• “Pendiente de Justificación en SARHA”
Estado automático/manual, la licencia/franquicia que se encuentren como pendiente de
justificación en la aplicación SARHA.
• “Rechazo por fechas”
Estado automático/manual. En el proceso de relacionar el documento al legajo, de existir una inconsistencia de fechas (usufructo) o de cambiar por este estado manualmente, LUE emite una NOTA en rechazo como respuesta a la solicitud y asigna este estado. En el
proceso, el firmante utilizado para la nota automática en respuesta por rechazo, es el
último firmante de la nota original. Es posible definir otro usuario firmante por defecto para ser el utilizado como firmante alternativo de todas las notas por rechazo de una repartición, eso se explica más adelante como Usuario firmante por rechazo.
• “Convenio no soportado”
Estado automático/manual, el convenio no fuera creado en la aplicación SARHA.
• “Causal no soportado”
Estado automático/manual, el causal no fuera creado en la aplicación SARHA.
Modificaciones Manuales
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El sistema solicita una confirmación por cada modificación que se realice manualmente: Además del cambio de “Estado”, cada registro de licencia y/o franquicia tiene disponible las
siguientes Acciones:
Acciones:
Visualizar Documento: permite ver la licencia correspondiente.
Datos Documento: abre una ventana que muestra los cambios de estado que ha tenido el
registro, como también el usuario del cambio (los rectángulos negros ocultan el usuario
en cuestión):
3.4.1. Saldo Licencias
Esta ventana muestra un buscador y una lista de resultados. El usuario puede localizar los datos
que el liquidador (SARHA) suministra a LUE por servicio (de forma asincrónica) con el fin de
visualizar cada causal con el usufructo y disponible por agente: Para ver el detalle que existe para cada causal, debe ingresar mediante un doble click en el
registro:
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Esta acción también está disponible dentro del legajo, cuando se ingresa desde la solapa BUZON
PERSONAL / Documentos Vinculados / Licencias. En este caso, la diferencia lógica es que sólo
puede observar datos relacionados al legajo desde donde se accede.
3.4.2. Usuario firmante por rechazo
Se puede definir un usuario para ser utilizado por LUE automáticamente como firmante alternativo de las notas de “Rechazo por fechas” de licencias / franquicias producto del proceso de vinculación automática al legajo. Este usuario reemplaza el utilizado por el proceso (el último
firmante de la nota). Se supone que -en el proceso de firmas de una solicitud de licencias o
franquicias- el interesado es el primer firmante, pudiendo haber otros intervinientes firmantes y el último en firmar es quien da su consentimiento y posee la autoridad y jerarquía de aprobación ante
el pedido.
Para conocer cómo activar esta opción, debe contactarse con el referente de LUE.
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3.5. Solapa TAREAS SUPERVISADOS
Pueden visualizar esta solapa los usuarios con permiso LUE: Aceptador, Vinculador, Aprobador,
Autoridad Superior de RRHH y Recuperador.
Permite consultar las asignaciones de sus supervisados, Adquirir un legajo a su BUZÓN
PERSONAL y Asignar legajos a otro supervisado. El usuario que realiza la asignación de tareas
debe ser supervisor en GDE del usuario al que le deriva la tarea:
Para visualizar los legajos de un usuario activo supervisado, debe ingresar en Detalles de la fila
correspondiente.
La captura muestra el detalle de tareas asignadas del usuario seleccionado. Para Adquirir un legajo debe presionar el ícono en Acciones y es enviado a su BUZÓN PERSONAL. Como segunda
acción se puede Asignar el legajo. Para esto se debe presionar en Derivar Tarea y elegir el usuario supervisado al cual enviarle el legajo a su BUZÓN PERSONAL. El módulo solicita la confirmación
de la acción:
El listado de usuarios supervisados se compone de aquellos usuarios que lo hayan definido como
“Supervisor jerárquico” en Escritorio Único de GDE previamente: En caso de requerir quitar la asignación de legajo a un usuario dado de baja, consulte más
adelante Procesos masivos / Legajo asignado a usuario dado de baja.
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3.6. Solapa GUARDA TEMPORAL
Pueden visualizar esta solapa los usuarios con permiso LUE: Lector, Solicitante, Aceptador,
Vinculador, Aprobador y Recuperador.
En esta solapa se pueden consultar legajos que han sido dados de baja (inactivos). Cabe aclarar
que el mecanismo para asignar este estado a un legajo, es explicado más adelante en rol Autoridad Superior de RRHH; como las Acciones para recuperarlos de ese estado utilizando el rol
Recuperador.
Esta solapa cuenta con un buscador de legajos, similar al de FICHERO y BUZÓN GRUPAL (BG),
para facilitar la localización de los mismos: Este formulario de búsqueda permite localizar legajos de distintas reparticiones (de su
Jurisdicción) propietarias de legajos. Para poder elegir una, algunas o todas, es necesario contar
con el rol Autoridad Superior de RRHH.
En caso de no contar con ese rol, o de tener asignado el rol complementario Autoridad Superior de
RRHH Repartición, se listan resultados de la repartición asignada al usuario logueado.
El formulario “Búsqueda de Legajos Electrónicos” tiene la posibilidad de:
• Realizar consultas específicas de legajos con diferentes criterios como:
o Repartición (de estar habilitado, debe especificarse al menos una) o CUIL o Nombre o Apellido o Fecha de última modificación (desde / hasta)
• Visualizar la dotación de legajos inactivos presionando Buscar Legajos
Como resultado de la búsqueda, la solapa muestra un listado con los legajos coincidentes a los
criterios ingresados:
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3.7. Solapa MI LEGAJO
En la solapa MI LEGAJO el agente y los usuarios pueden visualizar su legajo personal. Al ingresar
en Abrir mi legajo, se accede a la plena visualización del mismo: Más adelante se describe el contenido del legajo en Acciones del agente/usuario.
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4. Alta de legajo
Existen distintas opciones para realizar el alta de un legajo en LUE. La principal es por
procedimiento en el módulo, pero además se producen altas mediante Expediente Electrónico (EE)
de GDE y por servicio. A continuación la lista completa:
Por procedimiento en el módulo
El alta de un legajo se realiza con la intervención de cuatro (4) roles y pasos. El detalle de
éstos se describe en el punto Roles.
Trámite EE “CONTR00008 - Contratación DTO. 1421 Art 9.”
Con el fin de realizar altas automatizadas, LUE valida los expedientes de este tipo, cuando
se realiza un “pase”, cuando el CUIL definido en la carátula variable no cuenta con un legajo en LUE, cuando en el expediente exista un documento del tipo “RESOL”, “DI” o “RESIN”, se
asume la finalización y aprobación del proceso de contratación, y se procede con el alta de
LUE.
Trámite EE “FUNC00000 - Designación Transitoria con Función Ejecutiva/Directiva”
Con el fin de realizar altas automatizadas, LUE valida los expedientes de este tipo, cuando
se realiza un “pase”, cuando el CUIL definido en la carátula variable no cuenta con un legajo
en LUE, cuando en el expediente exista un documento del tipo “DA” o “DECTO”, se asume la
finalización y aprobación del proceso de designación, y se procede con el alta de LUE.
Servicio
Se crearon servicios para la integración con otros sistemas, esto permite reducir el “factor humano” en la carga de información como también el mantenimiento y actualización de
datos. Para conocer más sobre los servicios, consulte más adelante Servicios de
integración LUE.
Hay un grupo de datos básicos para dar de alta un legajo. Mediante el procedimiento de alta por
aplicación, los datos de caratulación se consideran “iniciales” o “datos duros”. Luego de la creación del legajo, sólo se pueden modificar esos datos si se cuenta con rol Autoridad Superior
de RRHH y el legajo tiene el estado “Tramitación”.
Además de estos valores de caratulación, también existen otros datos que se toman como obligatorios para definir dentro del legajo. En la edición del legajo se alerta al usuario para que
defina los campos mediante ventanas emergentes, si aún no fue completado lo requerido por el
sistema.
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5. Roles
Los roles LUE que pueden ser asignados a un usuario GDE son:
Creación y modificación
• Solicitante: permite realizar Nueva Solicitud de creación de legajo. Es el rol que comienza
el flujo de alta del legajo. • Aceptador: quien tenga este rol, realiza un chequeo de la información cargada en la
solicitud creada. • Vinculador: tiene acceso al listado de todos los legajos, como así también la posibilidad de
adquirirlos para completar y editar la información del legajo. Es el rol que, a raíz de sus características, resulta ser el más utilizado.
• Aprobador: último rol que forma parte del flujo de alta del legajo. Luego de revisar lo cargado por el Vinculador, el Aprobador confirma toda la información cargada para dar la última aprobación y terminar el alta del legajo.
Manipulación
• Autoridad Superior de RRHH: este rol tiene la posibilidad de modificar datos del legajo que
ningún otro rol puede cambiar (por ejemplo: nombre, apellido, CUIL, etc.); como también el permiso de realizar un pase de legajo a otro Ministerio/Organismo o pasarlo a “Guarda
Temporal”. Puede ver todos los legajos de la Jurisdicción. • Autoridad Superior de RRHH Repartición: este rol es complementario de Autoridad Superior
de RRHH y siempre que se requiere este rol, debe ser en conjunto con el rol principal. La diferencia entre este rol y el de Autoridad Superior de RRHH es que, con la fusión de ministerios, limita la vista de legajos de la jurisdicción a una repartición subordinada. Este rol fue creado con el fin de limitar la visualización de legajos. Por ello, evita la manipulación de legajos de personal de RRHH de organismos subordinados.
• Recuperador: este rol permite reactivar un legajo que se encuentra dado de baja en estado “Guarda Temporal”, en el caso de que el legajo deba ser devuelto a estado “Tramitación”.
Integración
• Usuario Web Service: este rol es necesario en la integración con otros sistemas, como por
ejemplo para la interfaz que se utiliza en la comunicación con el liquidador de sueldos SARHA, gestión de licencias, mantenimiento de legajos, etc.
Auditoría
• Lector: permite acceder al personal de la Unidad de Auditoría Interna (UAI) a todos los
legajos de la jurisdicción. No tiene la posibilidad de modificar datos de legajo, solamente puede consultar la información de los mismos.
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5.1. Rol Solicitante
Para gestionar el alta de un legajo, se crearon dos roles de carga y dos roles de control. El primer
rol de carga es el Solicitante y el segundo es el Vinculador. Este rol puede crear nuevas solicitudes
y visualizar los legajos existentes en su repartición desde FICHERO.
Paso 1/4 para alta de legajo
Para solicitar la creación de un nuevo legajo debe presionar Nueva Solicitud: Al hacerlo, se visualiza la siguiente pantalla que debe ser completada en su totalidad. Luego debe
Enviar a caratular. Luego de ingresar “Género”, “Tipo” y “N° Documento”, puede Buscar o Ver para que se
autocompleten los campos “CUIL”, “Fecha de Nacimiento”, “Nombre” y “Apellido” si se encuentran en la base de datos del Registro Nacional de las Personas (RENAPER). En caso que el servicio con
ese organismo no encuentre resultados, no autocompleta esos campos y el usuario debe consignarlos manualmente.
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Cuando se utiliza Ver, también se accede a la información que RENAPER posee para ese CUIL,
incluyendo la fotografía del ciudadano: Antes de ingresar el número de acto administrativo (la norma legal de la designación), puede
elegir entre Doc. GEDO o Doc. GEDO Especial según sea el caso del número definido.
Al momento de Enviar a Caratular, el sistema verifica la existencia del legajo. En caso de encontrar
una coincidencia, LUE advierte al usuario de la siguiente forma: Cuando aparece este mensaje, el proceso de alta no permite continuar. En este caso, el
responsable del organismo interesado en realizar el alta del legajo, debe contactarse con la
autoridad de la repartición propietaria que se informa (por acrónimo) y solicitar el Pase de Legajo
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formalmente por CCOO. Si no cuenta con información de contacto del organismo, contacte al
referente LUE.
Adicionalmente se informa el “estado” (como en el ejemplo: “Tramitación”) en el que se encuentra el legajo. Es probable que se informe un estado inactivo como el de “Guarda Temporal” si el legajo fue considerado así previamente. Para este caso, la solicitud ante el área propietaria es la misma. El único cambio que diferencia el pase de un legajo inactivo es que la repartición propietaria debe –adicionalmente- Rehabilitar Legajo antes de efectuar el Pase de Legajo. Se puede completar la
rehabilitación de legajo utilizando el número GEDO de la solicitud de pase. Recuerde que cada rehabilitación de legajo, puede accionar una solicitud de rehabilitación de usuario GDE
conjuntamente (si el legajo posee un CUIL relacionado a un usuario).
En caso de no ser alertado de existencia de legajo y con todos los datos consignados, se confirma la solicitud para continuar con el proceso mediante Enviar a caratular. En este punto el siguiente
paso lo realiza el usuario con rol Aceptador, que tiene la responsabilidad de Aceptar Solicitud o Rechazar Solicitud.
En caso de “Solicitud Rechazada” por el Aceptador, el Solicitante puede visualizar en su BUZON
PERSONAL el registro: El usuario debe presionar Historial de Movimientos en las Acciones para visualizar el motivo del
rechazo, como se muestra en la imagen siguiente: Si fuera el caso y como paso siguiente, el Solicitante debe presionar Ejecutar y modificar los datos
según el motivo del rechazo. Luego Enviar a caratular (nuevamente) para continuar el proceso.
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5.2. Rol Aceptador
Paso 2/4 para alta de legajo
El usuario debe ingresar a la solapa BUZÓN GRUPAL (BG). El rol Aceptador visualiza la pantalla
que aparece a continuación:
Debe buscar un legajo que se encuentre en estado “Aceptación” y Adquirir LE desde Acciones.
El sistema muestra un mensaje:
El usuario debe ingresar a la solapa BUZÓN PERSONAL y buscar el legajo adquirido. Seleccionar
Ejecutar en Acciones:
El sistema muestra la pantalla con los datos ingresados previamente por el usuario Solicitante:
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El Aceptador debe chequear que los datos sean los correctos y, en base a ello, Aceptar o Rechazar
la solicitud.
En caso de ser rechazada, debe detallar el “Motivo” de dicho rechazo como campo obligatorio:
El usuario debe Aceptar para que el Solicitante lo pueda visualizar:
En caso de ser aceptada, pasa a BUZÓN GRUPAL (BG) con el estado de “Vinculación”:
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5.3. Rol Vinculador
Paso 3/4 para alta de legajo
El usuario debe ingresar a la solapa BUZÓN GRUPAL (BG) y buscar el legajo que se encuentra en
estado “Vinculación”.
El Vinculador visualiza el legajo y debe Adquirir LE desde Acciones: El sistema muestra un mensaje: Paso siguiente, el usuario debe ingresar a la solapa BUZÓN PERSONAL, buscar el legajo y
seleccionar Ejecutar desde Acciones: El sistema muestra la siguiente pantalla:
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El Vinculador debe completar el resto de los datos desplazándose por el menú que se encuentra a
la izquierda de la pantalla (Carátula, Datos Personales, Estudios Cursados, etc.). Se recomienda la
utilización de Guardar periódicamente cuando los datos agregados/modificados son correctos, esta acción genera revisión en el Historial de Modificaciones.
Más adelante y cuando el legajo tenga estado “Tramitación”, este rol cuenta con la posibilidad de
Descargar Legajo, la acción se habilita ingresando desde BUZÓN PERSONAL en la Carátula dentro del legajo. En el rol Autoridad Superior de RRHH se menciona con mayor detalle el mecanismo
para realizarlo.
Continuando con el proceso de carga de información, en la solapa Datos Personales se
encuentran habilitados los campos que este rol debe completar:
Existen campos de caratulación que se encuentran deshabilitados como el “CUIL”, la “Fecha de Nacimiento”, etc. En este punto, los datos sólo pueden modificarse por un usuario con rol
Autoridad Superior de RRHH cuando el legajo se encuentre en estado “Tramitación” (luego de finalizar el proceso de alta). Por otra parte, algunos campos deshabilitados como “Nombre de la
Villa/Asentamiento” se habilitan como desencadenante de otro campo (“Domicilio” debe ser “Informal”).
En la solapa Estudios Cursados hay acciones para poder Agregar, Visualizar Estudio Cursado, Modificar Estudio Cursado o Eliminar Estudio Cursado en caso de ser necesario:
Visualizar Estudio Cursado
Editar Estudio Cursado
Eliminar Estudio Cursado
Tanto al Agregar, como en Editar Estudio Cursado, se acceden a los campos habilitados del
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formulario: Algunos campos poseen desencadenantes que habilitan/deshabilitan otros campos. Tal y como
pasa con “Estado de estudio” que al definirse como “Finalizado”, habilita “Fecha de graduación”.
La confirmación para conservar los cambios se realiza con la acción Modificar.
En la solapa Cursos Realizados, aparece el formulario habilitado (campos obligatorios) para
realizar un alta. El campo “Certificado/Título” valida que sea número GEDO dado que el documento
debe agregarse al legajo como Documento Vinculado. Para finalizar se debe Agregar: Los registros que fueron cargados previamente sin el campo “Certificado/Título” no tienen valor
definido. Para establecer un valor con número GEDO relacionado al Documento Vinculado, debe
editar los datos mediante Editar Curso Realizado y confirmar al Guardar:
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En la solapa Datos Cónyuge se cargan datos personales (del cónyuge) y matrimoniales:
Este formulario se habilita/deshabilita como desencadenante de “Estado Civil” (en Datos
Personales) para los valores: “Soltero/a o nunca unido” y “Divorciado/a de matrimonio”, el
formulario se encuentra deshabilitado.
En la solapa Datos Filiatorios aparece el formulario habilitado para alta:
En la solapa Datos Laborales, para habilitar el formulario de alta se debe Agregar:
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El formulario tiene desencadenantes que ayudan en la confección del mismo: Para confirmar los datos y crear el registro, debe Guardar el formulario. La DNGIYPS (*) confeccionó un documento específico para esta solapa que, en caso de ser necesario, se distribuye a quienes lo solicitan. Para obtener el documento, contacte al referente de LUE.
(*) La entonces Dirección Nacional de Gestión de Información y Política Salarial (DNGIYPS) de
la Subsecretaría de Planificación de Empleo Público de la Secretaría De Empleo Público del
Ministerio de Modernización.
En la solapa Documentos Vinculados, se observa la pestaña Licencias que lista los registros
(producto del proceso LUE con GEDO) relacionados con el legajo:
Los registros de esta pestaña son agregados por el sistema mediante un proceso de LUE que
busca documentos en GEDO del tipo “FSOLI” y “FOESC” que tengan legajo en LUE. La administración de licencias/franquicias y el proceso de aprobación/registración, debe realizarse
desde la solapa LICENCIAS/FRANQUICIAS.
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5.3.1. Importar Documento
En la solapa Documentos Vinculados, dentro de la pestaña Otros Documentos, hay tres opciones
para adjuntar documentación: Importar Documento, Vincular Documento y Subsanar Documento:
La opción Importar Documento se utiliza cuando el documento que se va a cargar al legajo, no se encuentra creado en el sistema GDE como documento GEDO. Es decir, es un documento
digitalizado (escaneado o de origen electrónico) que debe transformarse en un documento GEDO compatible con el formato aceptado por el tipo de documento: Recuerde que algunos acrónimos no soportan formatos de documentos PDF para ser embebidos
o que posean una firma digital previa. En casos genéricos, los más utilizados son DOCPE
(Documentación Personal) o IFGRA (Informe Gráfico), aunque se permiten otros tipos de
documentos GDE que también puede seleccionar para precisar el tipo de archivo que vincula.
Importante: En caso de haber cometido UN ERROR en la vinculación de un documento, debe SALIR
SIN GUARDAR y de esa manera el documento no queda vinculado (se pierden todos los cambios). Por el contrario, si el documento vinculado ES CORRECTO, debe GUARDAR los cambios y de esa
manera el documento queda vinculado al legajo permanentemente.
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5.3.2. Vincular Documento
La opción se utiliza cuando el documento que se va a cargar al legajo, ha sido previamente
generado en GEDO. Con el número asignado, es posible vincularlo: El sistema advierte al usuario si intenta vincular nuevamente un documento al legajo: En caso que el número GEDO no haya sido relacionado anteriormente al legajo, el sistema solicita
confirmación:
Como resultado de la confirmación, el sistema muestra un mensaje:
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En el listado de Otros Documentos se muestra el nuevo registro:
En todos los registros de esta solapa, puede Editar los campos “Grupo” y “Observaciones”:
Las opciones de “Grupo” disponibles son:
Otros: Otros (por defecto) EsLic: Es Licencia Cursos: Cursos EstCur: Estudios Cursados Doc:Documentación DecJur: Declaración Jurada
El “Grupo” sirve para tipificar los registros relacionados. Se recomienda cambiar el grupo para que
sea representativo y ayude a localizar la información más adelante. El campo “Observaciones”
soporta hasta 100 caracteres alfanuméricos.
Importante: En caso de haber cometido UN ERROR en la vinculación de un documento, debe SALIR
SIN GUARDAR y de esa manera el documento no queda vinculado (se pierden todos los cambios). Por el contrario, si el documento vinculado ES CORRECTO, debe GUARDAR los cambios y de esa
manera el documento queda vinculado al legajo permanentemente.
5.3.3. Subsanar Documento
El módulo permite subsanar errores materiales o involuntarios que hayan sucedido al vincular o
importar un documento. Cuando un usuario vincula por error un documento que no corresponde a
un legajo y para realizar una subsanación de vinculación de documentos al legajo, debe contar con
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el número de Acto Administrativo, es requerido para completar la subsanación de vinculación.
Para poder subsanarlo debe Adquirir el legajo en su BUZÓN PERSONAL, luego de Ejecutar el
legajo, debe ir a la solapa Documentos Vinculados y presionar Subsanar documento: En la ventana emergente, se listan los documentos que están vinculados con el legajo. En cada registro hay un campo para “tildar” la opción y subsanar la relación, se pueden tildar “n”
documentos a ser subsanados en la misma acción. Luego debe indicar el Acto Administrativo correspondiente.
Aclaraciones sobre el Acto Administrativo:
• Toda subsanación debe estar justificada debidamente por un acto administrativo que
argumente la acción. • Se entiende por Acto Administrativo (Decisión Administrativa; Decreto; Disposición;
Resolución General; Resolución). • No se permite la reutilización del acto administrativo en una ocasión posterior a la
actual.
Luego se presiona Procesar Documentos y a continuación, el sistema muestra una ventana que
solicita confirmación de la acción: El documento subsanado aparece resaltado (con fondo rojizo) en la solapa de Documentos
Vinculados, con la leyenda “Documento Subsanado” en la columna “Observación”:
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Como consecuencia de esta acción, el Acto Administrativo utilizado se vincula en Documentos
Vinculados, Otros Documentos:
5.3.4. Asociar Expediente
Todas las formas de relación entre un expediente y el legajo sólo se reflejan en LUE. No agrega o
afecta los datos dentro del Expediente original ni se puede consultar desde otro módulo.
Ingresando al legajo desde BUZON PERSONAL, en la solapa Expedientes, un usuario con rol Vinculador puede relacionar manualmente un expediente con Asociar Expediente:
El sistema solicita que se completen los datos correspondientes al expediente que se desea
asociar:
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Luego de Asociar el expediente, se visualiza el registro en el grupo “Expedientes con relación
permanente al legajo (asociados manualmente)”. Como resultado el expediente relacionado al
legajo obtiene el estado “Vinculado”: Antes de Guardar los cambios en la solapa, debe verificar que el Expediente asociado sea el
correcto. Para ello se puede consultar seleccionando Visualizar documento desde Acciones y
comprobar su contenido en la ventana emergente: Importante: En caso de haber cometido UN ERROR en la vinculación de un expediente, debe SALIR
SIN GUARDAR y de esa manera el expediente no queda vinculado (se pierden todos los cambios). Por el contrario, si el expediente vinculado ES CORRECTO, debe GUARDAR los cambios y de esa
manera el expediente queda vinculado al legajo permanentemente.
5.3.5. Vincular Expediente Electrónico (EE) desde “Resultados de EE (familia de RRHH) que
hacen referencia al presente CUIL”
Todas las formas de relación entre un expediente y el legajo sólo se reflejan en LUE. No agrega o
afecta los datos dentro del Expediente original ni se puede consultar desde otro módulo.
Ingresando al legajo desde BUZON PERSONAL, en la solapa Expedientes, un usuario con rol Vinculador puede realizar vincular expedientes al legajo desde el grupo de registros al que se hace
referencia. Como se describe luego en Legajo / Expedientes / Resultados de EE (familia de RRHH) que hacen referencia al presente CUIL, los elementos listados pueden ser relacionados
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manualmente al legajo por los usuarios con este rol. Para realizar la tarea, debe ubicar en la lista el
expediente a vincular y seleccionar Asociar Expediente desde Acción:
El sistema advierte sobre la relación que intenta realizar: Luego el sistema solicita una segunda confirmación para completar la relación al legajo:
Como resultado de una correcta vinculación del expediente al legajo, el sistema muestra un
mensaje:
Importante: En caso de haber cometido UN ERROR en la vinculación de un expediente, debe SALIR
SIN GUARDAR y de esa manera el expediente no queda vinculado (se pierden todos los cambios).
Por el contrario, si el expediente vinculado ES CORRECTO, debe GUARDAR los cambios y de esa
manera el expediente queda vinculado al legajo permanentemente.
5.3.6. Vincular Expediente Electrónico (EE) con estado “Pendiente”
Todas las formas de relación entre un expediente y el legajo sólo se reflejan en LUE. No agrega o
afecta los datos dentro del Expediente original ni se puede consultar desde otro módulo.
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Ingresando al legajo desde BUZON PERSONAL, en la solapa Expedientes, un usuario con rol
Vinculador puede cambiar la relación temporal de un expediente (marcado como “Pendiente”),
mediante esta alternativa para relacionar expedientes al legajo. Un proceso de LUE busca en EE (tal como lo hace con “Licencias / Franquicias” con GEDO) identificar los trámites de la Familia de RRHH para vincular los resultados a los legajos de forma temporal con estado “Pendiente” de relación: En cada registro “Pendiente” de relación permanente al legajo, se puede desplegar un combo con
tres opciones: “Vinculado”, “Pendiente” y “No Vinculado” para seleccionar una de ellas. Más
adelante se describen los Estados de Relación.
Continuando con el proceso de relación por este método, se debe seleccionar como nuevo estado
“Vinculado” para indicar al sistema que debe cambiar la forma de relación del expediente al legajo.
El sistema le advierte sobre la relación permanente que intenta realizar:
Luego el sistema solicita una segunda confirmación para completar la relación al legajo:
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Como resultado de una correcta relación del expediente al legajo, el sistema muestra el registro de
la siguiente manera:
Importante: En caso de haber cometido UN ERROR en la vinculación de un expediente, debe SALIR
SIN GUARDAR y de esa manera el expediente no queda vinculado (se pierden todos los cambios).
Por el contrario, si el expediente vinculado ES CORRECTO, debe GUARDAR los cambios y de esa manera el expediente queda vinculado al legajo permanentemente.
5.3.7. No vincular Expediente Electrónico (EE) con estado “Pendiente”
Al igual que como fue mencionado antes, por cada registro con estado “Pendiente” de relación
permanente al legajo, se puede desplegar un combo con tres opciones: “Vinculado”, “Pendiente” y
“No Vinculado” para seleccionar una de ellas. Más adelante se describen los Estados de Relación.
Continuando con el proceso para identificar en el sistema el expediente que se desea “descartar”
del legajo en futuras búsquedas del proceso LUE, ya sea por no corresponder una relación o por
otro motivo que impulse la decisión, se debe elegir dentro del combo la opción “No Vinculado”. En
este caso el sistema advierte sobre la acción:
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El sistema solicita una segunda confirmación:
Como resultado de la confirmación, el sistema oculta la relación y no la vuelve a proponer:
El sistema registra la acción y descarta el expediente de la relación con el legajo. En caso de
requerir relacionar un expediente que fue dado por “No Vinculado”, se deben seguir los pasos
mencionados en Asociar Expediente.
5.3.8. Subsanar Expedientes
El módulo permite subsanar errores materiales o involuntarios que hayan sucedido al asociar o relacionar un expediente al legajo. Cuando un usuario comente un error y guarda los cambios,
debe Subsanar Expedientes. Para realizar una subsanación de relación de expediente al legajo, debe contar con el número de Acto Administrativo, es requerido para completar la subsanación de
relación.
Para poder realizar la acción, debe Adquirir el legajo en su BUZÓN PERSONAL y en la solapa Expedientes, seleccionar Subsanar Expedientes:
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Luego el sistema muestra una ventana (similar a Subsanar Documento) donde lista todos los
registros permanentes relacionados con el legajo. Debe seleccionar el/los expediente/s a
subsanar la relación desde la lista: Luego de consignar los datos del Acto Administrativo en el formulario, debe Procesar Expedientes
para confirmar la subsanación de relación. El sistema solicita confirmación de la acción:
Para finalizar, el sistema informa con un mensaje:
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Como consecuencia de esta acción, el Acto Administrativo utilizado es vinculado al legajo en Documentos Vinculados, Otros Documentos:
5.3.9. Estados de Relación
Los estados posibles de relación son tres: “Vinculado”, “Pendiente” y “No Vinculado”. A
continuación se detalla el significado por cada estado:
“Vinculado”: Son los expedientes relacionados de forma permanente al legajo. Esta relación sólo
puede modificarse mediante una Subsanación de Relación que permite desvincular el expediente del legajo. Es importante aclarar que todas las relaciones existentes a los legajos, previa implementación de la mejora, fueron consideradas con estado “Vinculado” como valor por
defecto. También es el estado utilizado cuando se vincula mediante Asociar Expediente.
“Pendiente”: El proceso LUE marca con este estado los registros obtenidos como resultado de la
búsqueda en EE. El proceso tiene en cuenta los trámites de la Familia de RRHH y el CUIL definido
en la carátula variable para realizar una asociación temporal. Los registros marcados con este estado NO SON DEFINITIVOS con relación al legajo. La permanencia se obtiene cuando interviene
manualmente un usuario de RRHH y cambia el estado a “Vinculado”.
“No Vinculado”: Este estado es una opción para descartar la relación de un expediente al legajo. Al contrario de los registros marcados como “Vinculado”, esta opción permite identificar relaciones
no vinculantes o erróneas. Es la opción para “eliminar” las relaciones temporales que el proceso
identifica como “con relación al legajo”.
5.4. Rol Aprobador
Paso 4/4 para alta de legajo
El usuario con rol Aprobador debe ingresar a la solapa BUZÓN GRUPAL (BG), buscar el legajo que
se encuentra en estado “Alta Definitiva” y Adquirir LE desde Acciones:
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El sistema muestra un mensaje:
El Aprobador adquiere el legajo, el cual deja de visualizarse en el BUZÓN GRUPAL (BG) y pasa al
BUZÓN PERSONAL del usuario.
Luego debe ingresar a la solapa BUZÓN PERSONAL, buscar el legajo con estado “Alta Definitiva” y
seleccionar Ejecutar desde Acciones: El sistema muestra los datos cargados por el usuario con rol Vinculador. En este punto el usuario
con rol Aprobador debe chequear los datos para Aceptar o Rechazar el legajo.
• En caso de “Rechazar”, debe detallar el motivo de dicho rechazo y luego Aceptar para que
el Vinculador pueda corregir los datos.
El legajo pasa automáticamente a BUZÓN GRUPAL (BG) con estado “Vinculación” para que lo tome un usuario con rol Vinculador. El usuario con ese rol toma el legajo en ese estado y
luego de ver las observaciones realizadas, las corrige y envía nuevamente el legajo al
Aprobador.
• En caso de Aceptar, se termina el proceso de alta de un nuevo legajo electrónico.
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A partir de ese momento, el legajo toma estado “Tramitación” y se localiza en FICHERO, siendo el
último paso del proceso de alta de un legajo electrónico.
Adicionalmente, este rol cuenta con la posibilidad de Descargar Legajo. Siempre que el legajo tenga estado “Tramitación”, la acción se habilita ingresando desde BUZÓN PERSONAL en la Carátula dentro del legajo. El rol Autoridad Superior de RRHH menciona en detalle el mecanismo para realizarlo.
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5.5. Rol Autoridad Superior de RRHH
Este rol posee características especiales que fueron destinadas a la autoridad de recursos
humanos de la jurisdicción. Por ello la importancia de mantener los roles ordenados y correctamente asignados, en función de las tareas que se realizan en el sector legajos y la
actualización de novedades.
5.5.1. Modificación de datos del legajo
El rol Autoridad Superior de RRHH, cuenta con la posibilidad de realizar cambios en los datos de
caratulación e identificación del legajo.
Para alterar los datos básicos de caratulación, debe acceder desde BUZON PERSONAL y Ejecutar
el legajo que desea modificar. Se pueden realizar cambios en legajos cuyo estado sea
“Tramitación”; no se permite realizar cambios si el legajo se encuentra en estado “Modificado por
Agente”.
En caso que el legajo se encuentre en estado “Modificado por Agente”, la forma de pasar a estado
“Tramitación” es la siguiente: se Adquiere LE; se Ejecuta y se Guarda el legajo. En consecuencia el
legajo pasa directamente a BUZÓN GRUPAL (BG) con el estado “Tramitación”.
Se activa la edición del campo “Norma Legal” de la designación en la Carátula del legajo: Al confirmar, se habilita el campo y permite realizar el cambio por texto libre. Es importante indicar la referencia exacta a la Norma Legal, en caso de ser un número GEDO, debe “pegar” el valor
copiado en ese módulo. Es posible que este valor haga referencia a datos previos a GDE: Para confirmar los cambios, debe Guardar desde el botón superior.
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También se habilitan campos en la solapa Datos Personales donde es posible reemplazar los
valores: “Tipo y N° Documento”, “CUIL”, “Fecha de Nacimiento”, “Nombre”, “Apellido” y “Género”: Los datos que puede modificar este rol son críticos para la correcta identificación del agente. Por
tal motivo, todos los campos son obligatorios. Adicionalmente el campo CUIL tiene una validación
que no permite duplicados en LUE.
Este rol tiene la responsabilidad de realizar Pase de legajo a estado “Guarda Temporal” como
también con estado “Tramitación” en Pase de legajos entre Organismos, cuando la situación así lo
requiera.
5.5.2. Pase de legajo a estado “Guarda Temporal”
Debe hacer un pase de legajo al estado de “Guarda Temporal” ante:
• Desvinculación, • Jubilación, • Renuncia, • Fallecimiento, • Otros motivos que generen la extinción de la relación laboral.
Antes de generar el pase al estado “Guarda Temporal”, el legajo debe estar completo tanto con la
información como con la documentación vinculada.
Para realizar el pase a estado “Guarda Temporal”, debe ingresar a la solapa FICHERO y ubicar el
legajo a desactivar. En el registro del legajo, seleccionar Enviar a Buzón Grupal (BG).
Posteriormente desde BUZON GRUPAL (BG), se Adquiere LE para enviarlo a su BUZÓN
PERSONAL. En este punto, debe elegir Pase de Legajo desde Acciones:
Consignar el campo “Motivo” y seleccionar como “Estado” la opción “Guarda Temporal”:
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Luego Enviar Solicitud: Automáticamente el legajo aparece en BUZÓN GRUPAL (BG) con el estado “Solicitud de Guarda
Temporal”. Con rol Autoridad Superior de RRHH debe Adquirir LE para continuar: El sistema indica que el legajo ahora se encuentra en su BUZON PERSONAL:
Desde la solapa BUZON PERSONAL debe buscar el legajo y Ejecutar desde Acciones:
Al ejecutarse la acción, el usuario debe Realizar Pase para finalizar y enviar a estado “Guarda Temporal”:
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En consecuencia el legajo pasa a la solapa GUARDA TEMPORAL con ese estado. El legajo ya no se
visualiza en la solapa FICHERO. Un legajo en estado “Guarda Temporal” es considerado inactivo o
de baja indistintamente:
Importante: Cada vez que envía un legajo a “Guarda Temporal” y si el CUIL tiene relacionado un usuario GDE, se crea una “solicitud de bloqueo LUE” para ese usuario GDE. Este bloqueo no implica otras acciones sobre la información relacionada al usuario en otros módulos o tareas
pendientes. En el caso de cambio de modalidad de contratación, si el usuario fue bloqueado por
GDE, el agente debe solicitar “rehabilitar usuario por bloqueo LUE” al ALS de su jurisdicción.
Sobre los legajos que se encuentran en estado “Guarda Temporal”, puede realizar las siguientes
Acciones:
Rehabilitar Legajo Electrónico: visible solo con rol Autoridad Superior de RRHH con el fin
de rehabilitar el legajo a estado “Tramitación”.
Historial de Movimientos: permite visualizar todos los cambios de estado que ha tenido el
legajo.
Estado del legajo a una fecha pasada: permite visualizar el legajo actual ingresando en la
solapa Historial de Modificaciones donde se puede elegir la revisión de guardado y
observar los datos del registro a ese momento.
5.5.3. Pase de legajos entre Organismos
La acción debe ejecutarse desde la repartición que tiene el legajo en su propiedad y como
consecuencia de la solicitud de pase de legajo (mediante Comunicación Oficial GDE) de la
autoridad de RRHH del organismo solicitante y cumplidos los procedimientos administrativos
vigentes.
Para realizar el Pase de Legajo, debe ingresar a BUZÓN GRUPAL (BG), Adquirir LE que debe pasar
al organismo solicitante. En BUZÓN PERSONAL debe seleccionar Pase de Legajo desde Acciones:
En el formulario emergente deben completarse los siguientes campos:
• “Motivo”: permite aclarar a qué organismo se realiza el pase, datos de la CCOO o cualquier
información relacionada a esta acción. • “Estado”: seleccionar “Tramitación” para ser ejecutado por el organismo receptor.
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• “Repartición”: habilita el campo de búsqueda de reparticiones activas en GDE. Ingresar el acrónimo o el nombre del organismo donde se debe enviar el legajo para facilitar la correcta selección en la lista.
Elegir la repartición correspondiente a la cual se debe enviar el legajo (nueva área de RRHH
propietaria):
Se visualiza la repartición “destino” y se envía la solicitud:
Se confirma el envío de la solicitud:
El legajo pasa a BUZÓN GRUPAL (BG) con estado “Solicitud Pase”. Para finalizar, se Adquiere LE
para llevarlo al BUZÓN PERSONAL:
Se Ejecuta el legajo y se revisa la información cargada para verificar que el legajo sea enviado
correctamente a la repartición destino, antes de Realizar Pase o Rechazar:
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Si la información no es correcta y desea corregir algo, debe Rechazar y queda cancelada la
solicitud. El legajo toma estado “Tramitación” nuevamente y anula el procedimiento.
Si los datos cargados son correctos y desea confirmar el pase, debe Realizar Pase para finalizar. A
partir de ese momento, el legajo pasa de repartición propietaria quedando en el organismo
solicitante (el organismo origen que envió el legajo, ya no puede visualizarlo):
5.5.4. Descargar Legajo
Opción disponible si el legajo tiene estado “Tramitación” desde BUZÓN PERSONAL en la Carátula
del legajo. Debe Ingresar en Descargar Legajo: Al ejecutar esta acción con este rol, despliega la ventana de opciones para indicar qué solapas
desea incluir en el archivo a descargar (marcadas en azul). Los roles Vinculador y Aceptador no pueden seleccionar qué solapas del legajo descargar, únicamente permite la descarga de la
versión mínima indicada en color gris:
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El campo “Comentario” sirve para detallar información referencial: “petición judicial”, “a pedido del
agente”, “descarga de copia por transferencia”, etc. La información definida en este campo forma
parte del “informe de descarga”. La confirmación Descargar Legajo crea dos documentos:
1. Un archivo en formato PDF con los datos marcados y el “informe de descarga”. 2. Un GEDO con el “informe de descarga” del legajo y los datos del usuario que realiza la
acción. Este documento es firmado por el usuario que realiza la descarga y se adjunta a
Documentos Vinculados / Otros Documentos del legajo automáticamente al finalizar.
5.6. Rol Autoridad Superior de RRHH Repartición
Este rol no tiene asignadas acciones individuales, se trata de un rol que debe asignarse en
conjunto al rol principal con el mimo nombre. Autoridad Superior de RRHH y Autoridad Superior de
RRHH Repartición en conjunto, sirven para limitar la visualización de legajos a una repartición
propietaria subordinada en una jurisdicción que posee más áreas de legajos en su estructura.
5.7. Rol Recuperador
El rol Recuperador se utiliza para rehabilitar los legajos que se encuentran dados de baja o
inactivos, es decir, en la solapa GUARDA TEMPORAL con el estado “Guarda Temporal”.
Para recuperar un legajo en ese estado, debe ingresar a la solapa GUARDA TEMPORAL y buscar el
legajo a rehabilitar. Posteriormente seleccionar Rehabilitar Legajo Electrónico desde Acciones Para completar la rehabilitación, debe cargar los datos del documento GEDO (NOTA) que autoriza
y justifica la rehabilitación del legajo:
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Una vez completos los datos, debe Rehabilitar Legajo para finalizar. En consecuencia el legajo pasa al BUZON GRUPAL (BG) en estado “Tramitación”. Recuerde que cada rehabilitación de legajo,
puede accionar una “solicitud de rehabilitación de usuario GDE” conjuntamente si el legajo tiene el CUIL relacionado a un usuario GDE y si fue “bloqueado por LUE” anteriormente.
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5.8. Rol Usuario Web Service
Este rol es necesario para usuarios de aplicación para la integración con otros sistemas, por
ejemplo el liquidador de sueldos SARHA, licencias / franquicias, saldos de licencias, como
también con sistemas de cursos, asistencia u otros sistemas de mantenimiento de datos del
legajo.
5.9. Rol Lector
Rol de uso exclusivo por personal de la Unidad de Auditoría Interna (UAI) del organismo. Este rol
permite visualizar cualquier legajo, pero no permite realizar acciones sobre los mismos. Para ello,
se activan las solapas FICHERO y GUARDA TEMPORAL permitiendo a los usuarios de la UAI el acceso a los registros de la jurisdicción.
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6. Acciones del agente/usuario
En la solapa MI LEGAJO el agente/usuario puede visualizar su legajo personal:
Cada agente está obligado a notificar a su empleador, cualquier cambio o actualización de sus
datos personales, conyugales, filiatorios, de estudios, laborales, etc. al área de Recursos Humanos
de su organismo a la brevedad. Cumpliendo con los plazos, métodos y procedimientos
establecidos por las autoridades y facilitando cualquier comprobante, certificado, documento, constancia, o lo que le sea requerido a tal efecto.
Para conocer las características que posee el legajo electrónico de un agente, consulte Legajo
más adelante.
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7. Legajo
El legajo está organizado por solapas, agrupando información con referencia al agente. A
continuación se describen las solapas que conforman el legajo, en orden de aparición del menú
principal ubicado a la izquierda de la pantalla.
Estados de legajo
Proceso de alta de legajo:
Aceptación, Vinculación, Alta Definitiva y Solicitud Rechazada
Legajo consolidado activo:
Tramitación, Modificado por Agente, Solicitud Pase y Solicitud Guarda Temporal
Legajo consolidado inactivo:
Guarda Temporal
7.1. Carátula
Es la solapa que abre al inicio cada vez que accede al legajo. En ella encontraremos información
de caratulación cargada en la repartición iniciadora del legajo. Adicionalmente se visualizan datos de “Repartición de RRHH” (propietaria de legajos de su repartición) como también la “Repartición
EU” (registrada en los datos del usuario en Escritorio Único) que hace referencia al lugar estructural donde el agente presta servicios:
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7.2. Datos Personales
Toda información personal del agente se agrupa en esta solapa. Además incluye información
provista por RENAPER (Ver), datos de registro por discapacidad, obra social y domicilio laboral:
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7.2.1. Datos RENAPER
En esta ventana se observan datos consultados al momento de la carga con ese organismo:
7.3. Estudios Cursados
Los datos de formación educacional desde el nivel inicial hasta postdoctorados:
7.4. Cursos Realizados
Registra la capacitación adicional que el agente ha realizado y se le ha reconocido para la carrera
administrativa:
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7.5. Datos Cónyuge
La solapa se habilita si fue definido en Datos Personales, como “Estado Civil”: “Viudo/a de unión o
matrimonio”, “Unión libre o de hecho”, “Casado/a en unión legal”, “Separado/a “ o “Unión civil”:
7.6. Datos Filiatorios
Composición familiar y vincular del agente:
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7.7. Datos Laborales
Esta solapa acumula información de todos los cargos que forman o formaron parte de la historia
laboral del agente en su vínculo con el estado:
7.8. Documentos Vinculados
Para facilitar la organización de la documentación relacionada con el legajo, se observa que la
solapa tiene en dos pestañas: Licencias y Otros Documentos.
7.8.1. Licencias
Esta pestaña contiene todos los registros que fueron conformados en GEDO (o CCOO) para el
presente CUIL, los tipos de documento son “FSOLI” o “FOESC” respectivamente: Las licencias anteriores a la implementación GDE, que fueran agregadas al legajo digitalizadas y
“tildadas” como “Es licencia”, o aquellas que hayan sido creadas desde la solapa Documentos
Vinculados antes de la versión LUE 3.19, se muestran en la pestaña Otros Documentos con el
Grupo “EsLic” (Es Licencia).
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Saldo licencias únicamente está disponible accediendo al legajo desde BUZON PERSONAL o LICENCIAS/FRANQUICIAS.
7.8.2. Otros Documentos
Dentro de Otros Documentos se pueden encontrar el resto de los archivos convertidos en GEDO,
con una gran cantidad de temáticas y referencias diferentes. Para posibilitar la mejor organización
y localización de la información digitalizada, se dispuso el campo “Grupo”: Es posible especificar un “Grupo” a cada registro digitalizado dentro de las opciones tabuladas.
Esa tarea la realizan los usuarios con rol Vinculador, ingresando al legajo desde BUZON PERSONAL. Al momento de establecer este campo, todos los documentos existentes fueron
identificados con grupo “Otros”, salvo las Licencias que fueron creadas en LUE y los GEDOs tildados como “Es Licencia” a los cuales se les fue asignado el grupo “EsLic” (Es Licencia).
7.9. Historial de Modificaciones
Se pueden observar y acceder a las modificaciones realizadas en el legajo identificadas con un
número de “Revisión”: Para utilizar esta funcionalidad, debe abrir el legajo e ir a la solapa Historial de Modificaciones.
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Se puede filtrar revisiones por fechas para ver qué cambios se registraron. En este ejemplo,
filtramos por el 27/09/2019 y vemos dos registros o cambios realizados en el legajo:
Para la demostración práctica del caso, se utiliza rol Vinculador en Cursos Realizados, se habilita
el formulario con Agregar e ingresan los datos del nuevo registro. Para confirmar los cambios se
presiona Guardar (en la parte superior) y el legajo se registra la modificación en el listado del
Historial de Modificaciones:
Se observa el curso “Test_1”:
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Luego de acceder al legajo nuevamente, en Historial de Modificaciones se observa que el día
01/06/2020 recupera un registro más con la modificación del legajo:
Al comparar la revisión actual (90102) con la anterior (90002): Se observa -en la esquina inferior izquierda- la información para verificar las revisiones que se
comparan:
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La solapa Cursos Realizados muestra una leyenda en rojo indicando que existen cambios respecto
de la revisión 90002: En la solapa Historial de Modificaciones seleccionamos Actual para conservar la revisión: Si el cambio fuera realizado en la solapa Datos Personales, la indicación es la siguiente:
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7.10. Expedientes
Se pueden observar dos grupos de registros dentro de la solapa: Resultados de EE (familia de
RRHH) que hacen referencia al presente CUIL y Expedientes con relación permanente al legajo (asociados manualmente). Entre ambos listados, se encuentran todos los expedientes que son
objeto de relación al CUIL en distintas formas de vinculación y permanencia con el legajo.
7.10.1. Resultados de EE (familia de RRHH) que hacen referencia al presente CUIL
Para obtener resultados se toman como filtros: el tipo de trámite (de la familia de Recursos
Humanos) de Expediente Electrónico y el número CUIL definido en la carátula variable deben
coincidir con el legajo consultado. El detalle de trámites puede consultarse en el ícono “?” que
muestra “Tratas” en referencia a los tipos de trámites según lo definido en EE.
Los elementos que se informan en este grupo, son parte de una lista de resultados y NO FORMAN
PARTE DEL LEGAJO hasta que interviene el área de RRHH manualmente:
Este filtro busca expedientes con relación al legajo, agilizando la tarea de mantener la información
actualizada. Se detectan coincidencias y se vinculan temporalmente al legajo.
7.10.2. Expedientes con relación permanente al legajo (asociados manualmente)
En este grupo de registros se encuentran los expedientes que fueron considerados (por el área de
RRHH de la repartición) como parte integral del legajo. En la lista se pueden observar datos del
expediente y del usuario que realizó la vinculación:
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7.11. Recibo de Sueldo
Dentro de la solapa Recibo de Sueldo, se muestran los datos enviados por SARHA con relación a
las liquidaciones y los recibos de sueldo de los agentes. Los registros llegan a LUE mediante la integración de sistemas por servicio. Para lograr la integración, el organismo debe contar con el
liquidador de sueldos SARHA y la interfaz IN4ES (entre SARHA y LUE).
En esta solapa, un agente puede “firmar” por sistema su recibo de sueldo (funcionalidad habilitada
únicamente con organismos integrados):
Para poder notificarse y dar por “firmado” su recibo de sueldo, debe ingresar en Firmar Recibo,
donde se despliega la siguiente ventana:
Las opciones a seleccionar en “Motivo” son: “Recibí Conforme”; “Firmo en Disconformidad” y
“Reservo Derecho de Accionar Legalmente”. El campo “Detalle” es para completar libremente por
el agente.
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Al confirmar la firma del recibo, se genera una Nota (CCOO) con el recibo de sueldo embebido, es
firmada por el agente que realiza la acción y es enviada como respuesta al firmante del recibo de
sueldo, quien es la Autoridad Superior de RRHH y autoriza el pago de la liquidación en SARHA:
Algunos organismos requieren un “destinatario alternativo” para recibir y administrar las
manifestaciones enviadas por los agentes. Para conocer más sobre esta opción, deben contactar
al referente LUE.
Luego que la nota es generada, el ícono de Firmar Recibo cambia a Nota Recibo:
En la ventana emergente de Nota Recibo, se observa la comunicación con el Recibo de Sueldo
embebido:
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Al Descargar Documento a su computadora, puede acceder al programa que permite visualizar su
contenido y a los datos embebidos:
Al ingresar en el documento original del recibo de sueldo embebido:
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8. Servicios de integración LUE
Existen servicios del tipo REST que permiten (a los organismos) la creación y el mantenimiento de
los legajos, como también la información vinculada los mismos.
Servicios publicados:
Consulta existencia de legajo Consulta legajo Alta y modificación legajo Alta Documento Vinculado Pase legajo
Servicios exclusivos para la integración SARHA - IN4ES - LUE:
Alta Liquidación Alta Recibo de Sueldo Consulta legajos por Jurisdicción Consulta Licencias Alta Saldo Licencias
Servicio exclusivo para control de asistencia:
Consulta Saldo Licencias
Además, se encuentran en desarrollo para publicar:
Alta y modificación Cursos Alta y modificación Datos Laborales
Para conectar a LUE por servicios, el organismo debe contar con usuario de aplicación, como también la asignación de permisos LUE específicos para ese usuario. Para poder acceder a los
servicios, conocer más sobre éstos o consultas relacionadas, debe contactarse con el referente de LUE.
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9. Procesos masivos
9.1. Documentos Vinculados usando Nextcloud
Los organismos cuentan con la posibilidad de realizar cargas masivas de archivos como Documentos Vinculados a los legajos de su repartición. Esta funcionalidad requiere usuario
Nextcloud, al que se le otorga acceso a una carpeta por organismo. Esta carpeta sirve de “punto
intermedio” entre el organismo y el sistema LUE.
Existen lineamientos respecto de la nomenclatura de los archivos, la extensión de los mismos, el
tipo, el tamaño, etc. Estas limitaciones son parte de las validaciones que el proceso realiza para
poder identificar los archivos, firmarlos digitalmente y vincularlos a los legajos.
El procedimiento consta de tres etapas:
1. Carga de archivos. Lo realiza el organismo conservando los lineamientos para la
vinculación. 2. Solicitud de proceso. Lo realiza el organismo por CCOO al referente LUE con el detalle a
procesar.
3. Procesamiento. Lo realiza LUE y al completar la tarea, envía el resultado del proceso al
solicitante por correo.
9.2. Migrar repartición propietaria de legajos
LUE agrupa los legajos a una “repartición propietaria”, por ejemplo “DGRRHH#JGM”. Con esta relación se puede establecer el conjunto de legajos sobre los cuales se permite la tramitación de
información al área de RRHH. Por ello, los usuarios asignados en la tramitación de legajos, deben
“pertenecer” a la misma repartición propietaria de legajos. LUE no soporta multi-repartición.
Actualmente el módulo cuenta con integración a las tareas de “migración de reparticiones” que
impulsa EU. En consecuencia, si se migra una “repartición propietaria” de legajos, LUE actualiza el
cambio (según lo indica EU) y resulta ser “transparente” para los usuarios de RRHH. La repartición
propietaria es migrada en conjunto con los usuarios.
A pesar de esto, existe también la “migración de usuarios” donde se cambia la repartición a un
grupo de usuarios para “moverlos” a otra repartición (práctica habitual por cambio de estructura).
Esta última acción no se refleja automáticamente en LUE por el momento, ocasionando que los
usuarios de RRHH dejen de visualizar legajos en LUE. No se trata de un error, sino que ahora los
usuarios de RRHH no pertenecen a la “repartición propietaria” de legajos definida en LUE.
Para corregir la repartición propietaria de legajos y migrar lotes de legajos de una repartición a
otra por lo antes mencionado, debe contactar al referente de LUE.
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9.3. Legajo asignado a usuario dado de baja
Para quitar la “asignación” que posee un usuario dado de baja y liberar el legajo, debe contactar al
referente de LUE.
10. Asistencia y Soporte
Inscripciones a las capacitaciones del Sistema GDE:
Correo electrónico: [email protected]
Mesa de Ayuda del Sistema GDE:
Servicio de incidencias GDE: https://incidencias.innovacion.gob.ar
Trámites a Distancia:
Correo electrónico: [email protected]
Firma Digital:
Correo electrónico: [email protected]
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