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MANUAL DE LLENADO DE FORMATO DE CONCENTRADO DE GASTOS Y REPORTE FINANCIERO 2013

(El llenado de los formatos es responsabilidad del Responsable Administrativo del proyecto.)

MANUAL PARA EL LLENADO DEL CONCENTRADO DE GASTOS (RUBROS ELEGIBLES)

En este formato, se detallará el uso de los recursos en cada una de las pestañas del rubro según aplique, mismo que deberá representar el 100% de los gastos generados para el proyecto, tanto los acreditables a la empresa como de los recursos provenientes del Programa, mismos que deberán coincidir con el monto total del comprobante soporte. El documento base para validar los gastos son los “Términos de Referencia 2013”. También puede revisar dudas específicas en los documentos de nombre “Glosario de gastos” y “Preguntas frecuentes”, publicados en la página de CONACYT, Avisos Convocatoria 2013. Es indispensable seguir las instrucciones paso a paso y no modificar la estructura ni la formulación del archivo. Si requiere hacer alguna aclaración para el correcto llenado, consúltelo con el personal de CONACYT responsable antes de realizar el llenado y envío del documento. Únicamente se registraran gastos efectuados durante el ejercicio fiscal 2013 (1° de Enero al 31 de diciembre de 2013) y de los cuales se cuente con los comprobantes que soportan los gastos descritos. Una vez requisitado deberá ser entregado al despacho para su validación. De ser el caso, se deberán realizar los ajustes observados eliminando todos aquellos registros rechazados por el despacho auditor para volver a presentarlo para nueva validación. Después de los ajustes procedentes el documento debe ser firmado por el despacho auditor, como responsable de la validación de la información y por el responsable administrativo como el generador de la misma.

Nota: Los números que se encuentran entre paréntesis hacen referencia a las columnas del formato de Reporte Financiero y del Reporte del Concentrado de Gastos.

N° de cheque o transferencia (1): En esta columna se deberá ingresar el número de folio de cada cheque o transferencia con el cual se realizó el pago. Comprobante del gasto (Factura o recibo con requisitos fiscales):

Fecha (2): En esta columna se deberá ingresar la fecha con la que fue expedido el comprobante del gasto. Número o Folio (3): En esta columna se deberá ingresar el número o folio que corresponde al comprobante del gasto.

Nombre del Proveedor o Beneficiario (4): En esta columna se deberá ingresar la razón social del proveedor que expidió el comprobante del gasto. Concepto (5): En esta columna se deberá ingresar la descripción del gasto realizado.

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“En el caso particular de los rubros de sueldos y salarios, pasajes, viáticos, investigadores asociados y estudiantes asociados, es necesario que se indique además el nombre de la persona que ejerció el gasto para poder ser tomado como válido en los gastos reportados.” Importe sin IVA (6): En esta columna se deberá ingresar el subtotal del comprobante presentado sin considerar ningún tipo de impuesto. IVA (7): En esta columna se deberá ingresar el importe del impuesto correspondiente que se pago por el bien o servicio adquirido. Importe Total (8): Las celdas de esta columna contienen fórmulas, por lo que se calculará automáticamente el importe del gasto efectuado y será el resultado de la suma de las columnas 6 y 7. Aceptado (9): Esta columna es para uso exclusivo del Despacho Auditor, quien deberá indicar si el gasto es aceptado de acuerdo con los criterios establecidos y la normatividad aplicable. Rechazado (10): Esta columna es para uso exclusivo del Despacho Auditor y en el cual el Auditor, deberá indicar si el gasto es rechazado de acuerdo con los criterios establecidos y la normatividad aplicable.

MANUAL PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE REPORTE FINANCIERO

En este formato, se describirá el uso de los recursos, donde se identifican los gastos efectuados con el recurso CONACYT y los gastos efectuados por la empresa. Es indispensable seguir las instrucciones paso a paso y no modificar la estructura ni la formulación del archivo. Si requiere hacer alguna aclaración para el correcto llenado, consúltelo con el personal de CONACYT responsable antes de realizar el llenado y envío del documento. Únicamente se registraran gastos efectuados durante el ejercicio fiscal 2013 (1° de Enero al 31 de diciembre de 2013) y de los cuales se cuente con los comprobantes que soportan los gastos descritos. Una vez requisitado deberá ser entregado al despacho para su validación. De ser el caso, se deberán realizar los ajustes observados eliminando todos aquellos registros rechazados por el despacho auditor para volver a presentarlo para nueva validación. Después de los ajustes procedentes el documento debe ser firmado por el despacho auditor, como responsable de la validación de la información y por el responsable administrativo como el generador de la misma.

FONDO (A) Gasto total del proyecto: En esta celda se deberá ingresar el Gasto total del proyecto para el Fondo y que se encuentra descrito en el Convenio de Asignación de Recursos en el Anexo 1. (Suma del Gasto Corriente+ Gasto de Inversión).

Ejemplo:

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(B) Monto de Apoyo: En esta celda se deberá ingresar el Total del Monto de Apoyo para el Fondo o de la empresa y que se encuentra descrito en el Convenio de Asignación de Recursos en el Anexo 1 (Suma del Gasto Corriente+ Gasto de Inversión)

Ejemplo:

(C) Porcentaje de Apoyo Otorgado: Esta celda contiene fórmulas, por lo que se calculará automáticamente (basado en la modalidad y Tipo de proyecto).

CONCURRENTE (PROYECTOS VINCULADOS) (D) Gasto total del proyecto: En esta celda se deberá ingresar el Gasto total del proyecto para el Gasto Concurrente o de Vinculación y que se encuentra descrito en el Convenio de Asignación de Recursos en el Anexo 1.

Ejemplo:

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(E) Monto de Apoyo: En esta celda se deberá ingresar el Total del Monto de Apoyo para el Gasto Concurrente o de Vinculación y que se encuentra descrito en el Convenio de Asignación de Recursos en el Anexo 1. Ejemplo:

(F) Porcentaje de Apoyo Otorgado: Esta celda contiene fórmulas, por lo que se calculará automáticamente.

FONDO

Gasto total del proyecto (1): En esta columna se deberá ingresar el Gasto total del proyecto para cada rubro. Ejemplo:

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En caso de haber solicitado y se le haya aprobado una adecuación presupuestal, (autorización Firmada por el Secretario Ejecutivo) se deberá ingresar el monto de la adecuación aprobada. Adecuación Presupuestal z(1A): En esta columna deberá indicar con las siglas AP aquellos casos en los que el rubro tuvo una adecuación presupuestal. No aplica para los rubros de Estudiantes asociados e Investigadores asociados. Gasto Real Ejercido sin IVA (2): Las celdas de esta columna contienen fórmulas, por lo que se calculará automáticamente con los datos extraídos de cada una de las pestañas del concentrado de gastos que fueron requisitadas por el Sujeto de Apoyo y validados por el despacho auditor. Montos de apoyo (3): En esta columna se deberán ingresar los montos que fueron aprobados y que se encuentran descrito en el Convenio de Asignación de Recursos en el Anexo 1. Ejemplo:

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Monto en Proporción del % Real de Apoyo (4): Las celdas de esta columna contienen fórmulas, por lo que se calculará automáticamente (no deben llenarse manualmente o alterar las fórmulas). “Lo anterior con base a lo establecido en los Términos de Referencia en la sección Derechos y Obligaciones, que a la letra dice: “La empresa solo se podrá ver beneficiada en los porcentajes de apoyo del gasto realmente ejercido, por lo que en caso de que el gasto del proyecto realizado en ejercicio fiscal de 2013 sea menor al presupuestado en la propuesta, la empresa tendrá que reintegrar al CONACYT la diferencia…” Pueden presentarse los siguientes casos: Caso a) Cuando el Gasto Real Ejercido sea menor al Gasto total del proyecto, se calculará en automático el ajuste en proporción al porcentaje de apoyo, que será el resultado obtenido del Gasto Real Ejercido (Columna 2) por el Porcentaje de Apoyo Otorgado (Renglón C). Caso b) Cuando el Gasto Real Ejercido sea igual o mayor al Gasto total del proyecto, la formula no presentará cambios se mantendrá el número cero. Monto Ejercido (5): En esta columna se deberán registrar los gastos que se realizaron con el apoyo otorgado por el CONACYT, para cada uno de los rubros mismos que dependerán de los casos anteriores (a) y (b).

De estar en el caso del inciso a del punto anterior, se deberá ingresar el monto que se generó en la columna 4. Ejemplo:

De estar en el caso del inciso b) se deberá ingresar el monto que se registró en la columna 3.

Ejemplo:

FONDO CONCURRENCIA

500,000.00

200,000.00

40%

(1) (1A) (2) (3) (4) (5) (6)

Montos de

Apoyo

Monto en

proporcion del %

Real de Apoyo

Monto Ejercido Reintegro

GASTO CORRIENTE

1. Sueldos y Salarios 150,000.00 100,000.00 60,000.00 40,000.00 40,000.00 20,000.00

(E) Monto de Apoyo:

(A) Gasto Total del proyecto:

(B) Monto de Apoyo:

(D) Gasto Total del proyecto:

Gasto Real

Ejercido

Sin IVA

Gasto Total del

proyecto

RECURSOS APORTADOS POR EL PROGRAMA

Adecuacion

Presupuestal

(C) Porcentaje de Apoyo Otorgado: (F) Porcentaje de Apoyo Otorgado:

RUBROS

7

Reintegro (6): Las celdas de esta columna contienen fórmulas, por lo que se calculará automáticamente y será el resultado de la diferencia entre el Monto de Apoyo, columna 3, menos el Monto Ejercido, columna 5.

En caso de que se presente subejercicio o economías en alguno de los rubros autorizados, el monto deberá ser reintegrado al CONACYT en el periodo establecido.

Monto aportado por la empresa (7): Las celdas de esta columna contienen fórmulas, por lo que se calculará automáticamente y es el resultado obtenido del Gasto Real Ejercido sin IVA (columna 2) menos el Monto Ejercido (columna 5)+ el IVA pagado en cada uno de los rubros (dato extraído de cada una de las pestañas del concentrado de gastos que fueron requisitadas)

CONCURRENTE Gasto total del proyecto (1): En esta columna se deberá ingresar el Monto Presupuestado para cada rubro.

Ejemplo:

En caso de haber solicitado y se le haya aprobado una adecuación presupuestal, (autorización Firmada por el Secretario Ejecutivo) se deberá ingresar el monto de la adecuación aprobada.

FONDO CONCURRENCIA

500,000.00

200,000.00

40%

(1) (1A) (2) (3) (4) (5) (6)

Montos de

Apoyo

Monto en

proporcion del %

Real de Apoyo

Monto Ejercido Reintegro

GASTO CORRIENTE

1. Sueldos y Salarios 150,000.00 160,000.00 60,000.00 0.00 60,000.00 0.00

(E) Monto de Apoyo:

(A) Gasto Total del proyecto:

(B) Monto de Apoyo:

(D) Gasto Total del proyecto:

Gasto Real

Ejercido

Sin IVA

Gasto Total del

proyecto

RECURSOS APORTADOS POR EL PROGRAMA

Adecuacion

Presupuestal

(C) Porcentaje de Apoyo Otorgado: (F) Porcentaje de Apoyo Otorgado:

RUBROS

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Gasto Real Ejercido sin IVA (2): Las celdas de esta columna contienen fórmulas, por lo que se calculará automáticamente con los datos extraídos de cada una de las pestañas del concentrado de gastos que fueron requisitadas por el Sujeto de Apoyo y validados por el despacho auditor.

Montos de apoyo (3): En esta columna se deberán ingresar los montos que fueron aprobados y que se encuentran descritos en el Convenio de Asignación de Recursos en el Anexo 1.

Ejemplo:

Monto en Proporción del % Real de Apoyo (4): Las celdas de esta columna contienen fórmulas, por lo que se calculará automáticamente (no deben llenarse manualmente o alterar las fórmulas)

“Lo anterior con base a lo establecido en los Términos de Referencia en la sección Derechos y Obligaciones, que a la letra dice: “La empresa solo se podrá ver beneficiada en los porcentajes de apoyo del gasto realmente ejercido, por lo que en caso de que el gasto del proyecto realizado en ejercicio fiscal de 2013 sea menor al presupuestado en la propuesta, la empresa tendrá que reintegrar al CONACYT la diferencia…” Pueden presentarse siguientes casos: Caso a) Cuando el Gasto Real Ejercido sea menor al Gasto total del proyecto, se calculará en automático el ajuste en proporción al porcentaje de apoyo, que será el resultado obtenido del Gasto Real Ejercido (Columna 2) por el Porcentaje de Apoyo Otorgado (Renglón C). Caso b) Cuando el Gasto Real Ejercido sea igual o mayor al Gasto total del proyecto, la formula no presentará cambios se mantendrá el número cero. Monto Ejercido (5): En esta columna se deberán registrar los gastos que se realizaron con el apoyo otorgado por el CONACYT, para cada uno de los rubros mismos que dependerán de los casos anteriores (a) y (b).

De estar en el caso del inciso a del punto anterior, se deberá ingresar el monto que se generó en la columna 4.

9

Ejemplo:

De estar en el caso del inciso b) se deberá ingresar el monto que se registró en la columna 3.

Ejemplo:

Reintegro (6): Las celdas de esta columna contienen fórmulas, por lo que se calculará automáticamente y será el resultado de la diferencia entre el Monto de Apoyo, columna 3, menos el Monto Ejercido, columna 5.

En caso de que se presente subejercicio o economías en alguno de los rubros autorizados, el monto deberá ser reintegrado al CONACYT en el periodo establecido.

Monto aportado por la empresa (7): Las celdas de esta columna contienen fórmulas, por lo que se calculará automáticamente y es el resultado obtenido del Gasto Real Ejercido sin IVA (columna 2) menos el Monto Ejercido (columna 5)+ el IVA pagado en cada uno de los rubros (dato extraído de cada una de las pestañas del concentrado de gastos que fueron requisitadas)

FONDO CONCURRENCIA

0.00 900,000.00

0.00 720,000.00

#¡DIV/0! 80%

(1) (1A) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Montos de

Apoyo

Monto en

proporcion del %

Real de Apoyo

Monto Ejercido Reintegro

CONCURRENTE

1. Gastos de Vinculación IES 900,000.00 800,000.00 720,000.00 640,000.00 640,000.00 80,000.00 160,000.00

(E) Monto de Apoyo:

(A) Gasto Total del proyecto:

(B) Monto de Apoyo:

(D) Gasto Total del proyecto:

Gasto Real

Ejercido

Sin IVA

Gasto Total del

proyecto

RECURSOS APORTADOS POR EL PROGRAMA

Monto Aportado

por la Empresa

Adecuacion

Presupuestal

(C) Porcentaje de Apoyo Otorgado: (F) Porcentaje de Apoyo Otorgado:

RUBROS

FONDO CONCURRENCIA

0.00 900,000.00

0.00 720,000.00

#¡DIV/0! 80%

(1) (1A) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Montos de

Apoyo

Monto en

proporcion del %

Real de Apoyo

Monto Ejercido Reintegro

CONCURRENTE

1. Gastos de Vinculación IES 900,000.00 900,000.00 900,000.00 0.00 900,000.00 0.00 0.00

(E) Monto de Apoyo:

(A) Gasto Total del proyecto:

(B) Monto de Apoyo:

(D) Gasto Total del proyecto:

Gasto Real

Ejercido

Sin IVA

Gasto Total del

proyecto

RECURSOS APORTADOS POR EL PROGRAMA

Monto Aportado

por la Empresa

Adecuacion

Presupuestal

(C) Porcentaje de Apoyo Otorgado: (F) Porcentaje de Apoyo Otorgado:

RUBROS