Manual de Mantenimiento de Los Serviciops Hospitalarios

7/12/2019 Manual de Mantenimiento de Los Serviciops Hospitalarios

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Serle HSP-UNIIManuales Operativos PALTEX Volumen 11, N6

MANUAL DE MANTENIMIENTO DE LOSSERVICIOS DE SALUD: INSTALACIONES YBIENES DE EQUIPO

Carlos A. Gonzalez Silva

Con la co laborac ion de:Antonio Hernandez

ORGANIZACION PANAMERICANA DE LA SALUDOfieina Sanitaria Panamericana, Ofieina Regional de laORGANIZACION MUNDIAL DE LA SALUDDivisi6n de Desarrollo de Sistemas y Servieios de SaludFUNDACION W.K.KELLOGG

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Gonzalez Silva, Carlos A.Manual de Mantenimiento de los Servicios de Salud: Instalaciones y Bienes de Equipo I

Carlos A. Gonzalez Silva, con la colaboracion de Antonio Hernandez, Humberto Novaes, ed.Washington, D.C. : OPS, c1996x, 83 p. -- (HSP/UNIIManuales Operativos PALTEX VoIumen II I no. 6)

ISBN 92 75 32181 7I. Titulo II. Novaes, Humberto III. Hernandez, Antonio IV. (Serie)1. SISTEMAS LOCALES DE SALUD--organizaci6n 2. EQUIPOS Y SUMINISTROS3. SERVICIO DE MANTENIMIENTO E INGENIERfA EN HOSPITAL4. INFRAESTRUCTURA SANITARIANLM WA546.1

Este libro esta especialmente destinado a los estudiantes de America Latina y se publica dentro del Prograrna Ampliadode Libros de Texto y Materiales de Instrucci6n (PALTEX) de la Organizaci6n Panamericana de la Salud, organismointernacional constituido por los pafses de las Americas, para la promoci6n de la salud de sus habitantes. Se dejaconstancia de que este programa esta siendo ejecutado con la cooperaci6n financiera del Banco lnteramericano deDesarrollo.

ISBN 92 75 32181 7e Organizacion Panamericana de la Salud, 1996

Las publicaciones de la Organizaci6n Panamericana de la Salud estan acogidas a la protecci6n prevista por lasdisposiciones del Protocolo 2 de la Convenci6n Universal de Derechos de Autor. Las entidades interesadas enreproducir 0 traducir en todo, 0 en parte alguna la publicaci6n de la OPS deberan solicitar la oportuna autorizaci6nde la Divisi6n de Sistemas y Servicios de Salud, Organizaci6n Panamericana de Salud, Washington, D.C. LaOrganizaci6n dara a estas solicitudes consideraci6n muy favorable.Las denominaciones empleadas en esta publicaci6n y la forma en que aparecen presentados los datos que contieneno implican, de parte de la Secretarfa de la Organizaci6n Panamericana de la Salud, juicio alguno sobre lacondicion jurfdica de ninguno de los pafses, territorios, ciudades 0 zonas citados, 0 instituciones, 0 de susautoridades, ni respecto de la delimitaci6n de sus fronteras.La menci6n de determinadas sociedades mercantiles 0 del nombre comercial de ciertos productos no implica que laOrganizaci6n Panamericana de la Salud los apruebe 0 recomiende con preferencia a otros analogos,De las opiniones expresadas en la presente publicaci6n responden unicamente los autores.


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Acerca de los autores

Carlos A. Gonzales Silva. Ingeniero Naval, Vniversidad de Minnesota, EVA (IngenieriaHospitalaria). Ex profesor del Centro de Educaci6n en Administracion Sanitaria (CEAS),Bogota, Colombia. Otros estudios: Escuela Tecnica Hewlett-Packard, EVA; Departamentode Servicios Medicos de Ohio, EVA. Varias publicaciones sobre operaci6n y mantenimientode equipos e instalaciones hospitalarios.Antonio Hernandez. Ingeniero Electr6nico. Experto en Ingenieria Clinica y Hospitalaria.Asesor para America Latina y el Caribe en ingenieria y mantenimiento de Servicios deSalud, OPS/OMS, Washington, D.C.

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Contenido

Presentacion Vll

Conceptualizacion del mantenimientodel recurso fisico en salud 1

Introduccion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Conceptos de un sistema de mantenimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Conceptos de la gestion administrativa de losservicios de mantenimiento en el nivel institucional . . . . . . . . . . . . . . .. 10

Desarrollo de la infraestructura de los servicios de salud 10

Organizacion tecnico-administrativa del serviciode mantenimiento del hospital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 13

Principios de organizacion . . . . . . . . .. 13Objetivos del servicio de mantenimiento 16Prestacion de servicios de mantenimiento y conservacion . . . . . . . . . . . . . . . . .. 17Determinacion de prioridades en el mantenimiento y conservacion 20Estructura organica del servicio de mantenimiento 21

Planificacion y administracion de recursos 25Principios basicos y responsabilidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Operacion de la planta fisica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Mantenimiento y reparacion de la planta fisica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Remodelacion y reposicion de la planta fisica 29Administracion de los recursos de mantenimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Administracion de suministros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Administracion de personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39Administracion de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41Supervision y control tecnico de las actividades de mantenimiento 51

Mantenimiento y conservacion de la obra fisica 56Conservacion de edificios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Sistemas de suministro y distribucion de servicios basicos 58Mantenimiento interior del edificio 61Mantenimiento exterior del edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

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Instalaciones hospitalarias 68Inspecci6n y mantenimiento del equipamiento medico 71

Anexo: Consideraciones econ6mico-financieras para el establecimiento deun servicio de mantenimiento del nivel local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

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Presentacion

;,Por que esta iniciativa OPS/Kellogg?Durante afios muchas de las iniciativas de la Organizacion Panamericana de la Salud (OPS)han recibido apoyo de la Fundaci6n W.K. Kellogg. Cuando los ministros de salud de los pafsesde America Latina y el Caribe se reunieron en la XXII Conferencia Sanitaria Panamericana yaprobaron una resoluci6n para transformar los sistemas nacionales de salud con base en eldesarrollo de los sistemas locales de salud (SILOS), tambien recomendaron realizar unaevaluaci6n de las experiencias de la puesta en practica. Para ella se emplearia una metodologiainnovadora, orientada hacia el apoyo de otras actividades concretas llevadas a cabo en los pafses,con el objeto de brindar mejores condiciones de vida a las comunidades.De 1990 a 19931a OPS y la Fundaci6n W.K. Kellogg elaboraron un proyecto conjunto para

evaluar los sistemas locales de salud (SILOS) denominado "Evaluaci6n para el cambio". Estollev6 a un analisis a fondo del contexto y de las instituciones de diversas comunidades y de laactuacion de los lideres de SILOS en Bolivia, Brasil, Colombia, Dominica, Haiti, Mexico, laRepublica Dominicana y San Vicente y las Granadinas, con una serie subsiguiente depublicaciones conjuntas .*La serie de publicaciones mencionadas anteriormente estaban de acuerdo con el mandato delConsejo Directivo de la Organizacion Panamericana de la Salud de reforzar los sistemas localesde salud, promover estudios para crear nuevosmodelos operacionales 0sus componentes criticos,evaluar la equidad, eficiencia y calidad, asf como la cobertura obtenida, la utilizaci6n eficientede recursos y el grado de participaci6n comunitaria.Tambien de acuerdo con este mandato, la investigacion para estas publicaciones se realizebasicamente con proveedores de servicios y la comunidad, facilitandose la aplicaci6n de losresultados en las medidas correctivas para una mejor salud de la poblaci6n.

* Acetones integradas en los sistemas locales de salud: analisis conceptual y apreciacion deprogramas seleccionados en America Latina. Cuademo Tecnico No. 31, Organizaci6n Panamericana dela Salud, Washington, D.C., 1990. Tambien publicado en portugues por la Biblioteca Pioneira deAdministraci6n e Neg6cios-PROAHSA, Sao Paulo, 1990.Strengthening the Implementation of Local Health Systems--The English Speaking CaribbeanCountries-Assessment for Change. Serie SILOSNo. 16, Pan AmericanHealth Organization/WorldHealthOrganization, Fundaci6n W.K. Kellogg, Washington, D.C., 1992. Tambien publicado en portugues porla Facultad de Salud PUblicade la Universidad de Sao Paulo, Brasil, 1995.Evaluaclon para el cambio: Bolivia, Haiti y RepUblica Dominicana, Serie SILOS No. 25,Organizacion Panamericana de la Salud/Organizaci6n Mundial de la Salud/Fundaci6n W.K. Kellogg,Washington, D.C., 1993. Tambien publicado en portugues por la Facultad de Salud PUblica de laUniversidad de Sao Paulo, Brasil, 1995.

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;,Cual Cueel resultado de las investigaciones?Se encontro que en el pasado la evaluacion de los programas de salud solia estar dirigidaa actividades aisladas, fuera del ambito del proceso administrativo. Por otro lado, en los actuales

estudios realizados por el proyecto OPSIW .K. Kellogg 1 0 que interesaba constantemente eraidentificar posibles soluciones administrativas para los cambios inmediatos 0de mitad del periodode implementacion de las transformaciones.La evaluacion se llevo a cabo mediante la recopilacion y el analisis de datos, usandodiferentes metodologlas, para determinar la pertinencia de la planificacion de los servicios desalud en los sistemas locales, el progreso alcanzado durante la ejecucion y los mecanismos decontrol de la eficiencia para veneer las dificultades.En todos los casos se pretendfa establecer una estrecha relacion entre el administrador localy el investigador. Se encontro que el papel del administrador local era mas evidente en las fasesiniciales del proceso de evaluacion, en la observacion de la pertinencia del programa, mientras

que el papel del investigador se destacaba mas en el analisis del impacto.;,Cuales deficiencias Cueron encontradas?

Prescindiendo de la region analizada, los SILOS evaluados presentaban deficienciascorminmente encontradas tambien en otros servicios de salud de America Latina. Los indicadoresprincipales mostraban la necesidad de capacitar a los Iideres del sector salud enADMINISTRACI6N, EPIDEMIOLOGIA Y METODOLOGIA OPERACIONAL, asl como lanecesidad de interesarse mas por la CAUDAD de los servicios prestados, sea de atencionambulatoria u hospitalaria.Principales problemas identificados: Deficiencias en la coordinacion intra y extrasectorial. Sistemas administrativos, clinicos y epidemiologicos ineficientes. Escaso aprovechamiento de la informacion existente para la adopcion de decisiones. Necesidad de capacitacion permanente de recursos humanos en determinadas areas. Deficiencias en el mantenimiento de instalaciones y equipo. Resistencia a la descentralizacion de la autoridad para tomar decisiones en el nivel local. Conocimientos tecnicos limitados para la programacion y la gestion estrategica locales. Administracion inadecuada de material, medicamentos, vacunas y otros suministros. Falta de motivacion y de preparacion para actuar en equipo. Conocimiento limitado de la administracion financiera en el nivel local. Falta de normas para la referencia y contra-referencia de pacientes. Desconocimiento de las tecnicas de evaluacion de la calidad. Ninguna tendencia a utilizar indicadores epidemiologicos para tomar decisiones. Descuido en las tecnicas basicas de saneamiento y desconocimiento de los procedimientosde proteccion ambiental.

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;,Por que publicamos esta serie de Manuales?En vista de las cuestiones identificadas en las observaciones de estudios de casos, la OPS,de acuerdo con la Fundaci6n W.K. Kellogg, decidi6 publicar una serie de manuales con objetivosgenerales orientados a incrementar el desarrollo econ6mico y social en los SILOS mediante una

mejor administraci6n del sector salud; mejorar la productividad de los servicios piiblicos ymejorar las condiciones de saneamiento en el nivel urbano (protecci6n ambiental) y en la luchacontra las condiciones de vida insalubres.;,Cmiles temas son tratados en los Manuales?

Los temas tratados en esta serie HSS /UNI de Manuales son:1. Tendencias contemporaneas en la gesti6n de la salud.2. Conceptos sobre programaci6n en los sistemas locales de salud.3. Recursos humanos en salud.4. Administraci6n de recursos materiales en salud.5. Administraci6n de sistemas de suministro de medicamentos y vacunas.6. Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo7. Administraci6n financiera para gerentes de salud.8. Pautas para el establecimiento de sistemas locales de informaci6n.9. Gerencia de la calidad.10. Vigilancia epidemiol6gica.11. Vigilancia sanitaria.12. Vigilancia ambiental."

;,A quien sirven estos Manuales?Los Manuales fueron preparados para auxiliar las actividades de gerencia diaria de losresponsables superiores por la administraci6n de sistemas locales de salud y sus componentes.Las cuestiones son tratadas de manera amplia para el no especialista en los temas, y no tiene elobjetivo de ensefiar t ecn ica s ba si ca s de procedimientos. Su formato fue hecho con el prop6sitode recibir revisiones peri6dicas y eventuales actualizaciones de sus capitulos. Esperamos asihaber contribuido, por 10 menos en parte, para la soluci6n de problemas identificados en lasevaluaciones realizadas.

Humberto de Moraes NovaesAsesor Regional en Administraci6n de Hospitales y Sistemas de SaludEditor General de la Serie

* La Division de Desarrollo de Sistemas y Servicios de Salud de la OPS/OMS sigue preparando otrosManuales para esta Serle PALTEX de documentos operativos: No. 13, Prevencion y control de infeccioneshospitalarias (incorporado en el Volumen IV de esta serle), y No. 14, Prototipo de educaci6n enadministraci6n hospitalaria.

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Conceptualizaci6n del mantenimientodel recur so fisico en salud

Introducci6nLa organizaci6n apropiada del proceso dedesarrollo de la infraestructura ffsica de losservicios de salud se constituye en tema deprimordial importancia. La funci6n funda-mental de los establecimientos de salud parahacer accesible los servicios a la poblaci6ndel continente, debera ser complementadacon la de incorporar a dichos servicios, en lamedida que sea necesario y dentro de lasposibilidades reales de cada pais, loselementos y beneficios del incrementotecnol6gico moderno. Su planificaci6n,desarrollo, mantenimiento y conservaci6nrequieren de una cuidadosa atenci6n.Los analisis de su propia situaci6n realizadospor los pafses, como parte de los esfuerzospara extender la cobertura de los servicios,han puesto de manifiesto que las politicasnacionales para la planeaci6n, disefio,construcci6n, equipamiento y mantenimientode establecimientos de salud frecuentementeno han tenido una aplicaci6n real. Lascircunstancias en las cuales, hist6ricamente,se ha desarrollado la infraestructura ffsica,no han dado la oportunidad ni el tiemponecesarios para crear mecanismos efectivosde aplicaci6n de dichas politicas.

Debido a la necesidad de atender situacionesde "emergencia", frecuentemente ha sidonecesario responder a este campo conactividades que si bien han facilitadosoluciones en situaciones criticas, por sucaracter epis6dico, tales experiencias solohan contribuido en forma modesta aldesarrollo de la capacidad aut6ctona yeficiente para el manejo de las inversionesen infraestructura ffsica,Ante la evidencia que los recursos ffsicos ensalud sufren un progresivo proceso dedeterioro, el papel del mantenimientoconsiste en:o Asegurar la correcta operaci6n eincrementar laconfiabilidad de los sistemasbasicos de ingenieria, instalaciones y equiposdel hospital a traves de la realizaci6n deactividades de organizaci6n, direcci6n,planeaci6n, ejecuci6n y control.o Aplicar politicas, metodos y tecnicas deconservaci6n, con miras a lograr unadisminuci6n en la incidencia de fallasimprevistas, as f como incrementar laproductividad, confiabilidad, seguridad,eficiencia y eficacia del recurso fisico,garantizando las 6ptimas condiciones debienestar para el paciente.

EI mantenimiento es, ante todo, la gerencia y admlnlstraclen de recursos sobre basessolldas de ingenieria y las decisiones tecnicas deben ser confiables y estar basadas eninformaciones que faciliten un conocimiento real de los problemas.


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2 Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo

El mantenimiento no es, en manera alguna,un fenomeno estatico. Por el contrario, yaunque parezca paradojico, es fundamen-talmente un concepto evolutivo. Mantener,desde el punto de vista tecnico-economico,implica la realizaci6n de todos los actosnecesarios para que la obra civil,instalaciones, equipos y los grupos humanosque los operan y conservan, hagan posible,en forma permanente, la generacion debienes y servicios en condiciones 6ptimas deeconomfa 0, por 10 menos, en las mismascondiciones relativas con que iniciaron suoperaci6n.La incidencia del mantenimiento de lainfraestructura fisica en salud sobre laoperacion de los centros de producciondetermina, en gran parte, los niveles deproductividad. En muchos casos, laoperaci6n deficiente de los equipos, y enotros la imprevisi6n para crear las reservasde sustitucion, da origen a la interrupciondel proceso productivo y con ello secontrarresta 0 se anula el rendimiento de unequipo cuyas caracterfsticas de disefio yoperaci6n inicial prometfan optimos nivelesde eficiencia.Bajo condiciones normales de uso todoequipo tiene un correcto estado deoperaci6n, condicionado al ambiente y a losdefectos de fabricaci6n e instalaci6nconsiderados como aceptables. Tododefecto imputable al uso tiene asociado unincremento en el nivel de desgaste, el cualdetermina las acciones de mantenimiento quehan de tomarse cuando se ha alcanzado ellimite de deterioro.

En la practica de la medicina moderna el usode equipos altamente complejos, productodel desarrollo tecnologico, determina ungasto cada vez mas creciente imponiendouna gran inversion de capital que esnecesario proteger mediante adecuadossistemas de mantenimiento, incluyendo lacapacitacion de personal tecnico deoperaci6n y mantenimiento, normas deselecci6n y adquisici6n de insumos, asfcomo la aplicaci6n de tecnicas modernas enla operaci6n y conservaci6n delequipamiento medico hospitalario.Si la formaci6n de un capital aplicado abienes de produccion de servicios medico-asistenciales exige el uso intensivo detecnologfa, de esfuerzo y experiencia, elconservarlo requiere de elementos similaresy de hecho el garantizar la capacidadproductiva del recurso fisico en salud en laforma mas eficiente y econ6mica, equivalea mantener 0 incrementar el capitalinvertido.Pero mas significante aiin que la inversioneconomica en sf es la prestacion de losservicios de salud a la poblacion, para 10cual los Establecimientos de salud fueroncreados. No existe un patron decomparaci6n, en terminos de dinero, paracompensar una incapacidad fisica 0 laperdida de una vida humana por causa de lafalla 0 mal funcionamiento de un equipo.Proteger una cuantiosa inversion esimportante, pero asegurar la asistenciamedica adecuada, en el momento oportuno,10 es mucho mas.

EI evitar las consecuencias graves debidas al deterioro es la razon de ser delmantenimiento, 0 dicho de otra manera, la esencia del mantenimiento esta en eliminarlos puntos debiles; aquellos en los cuales la frecuencia de falla, a pesar de ser de irregularaparlclen, amerita una acclen para su cerreccldn definitiva.


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Conceptualizacion del mantenimiento del recurso flsico en salud 3Figura 1. Efecto del mantenimiento sobre la vida titll y capacidad operativa de lainfraestructura "sica del hospital

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I MANTENIMIENTO DEFICIENTE OPERACION DEFICIENTE,,----. INFRAESTRUCTURA FislCADEL HOSPITAL

AUMENTA EL COSTO I IHE OPERACION I SU RENDIMIENTO DE SERVICIO DURANTEI I SU FUNCIONAMIENTOI 1AUMENTA EL COSTO i+-- SE REDUCE MENOR TIEMPO DEDE REPOSICION SU VIDA UTIL SERVICIO AL PACIENTE!

EFECTOS NEGATIVOS SOBRE OTROS EQUIPOS Y/ OSERVICIOS DE LA INSTITUCION

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EFECTO DIRECTO: SE REDUCE SUSTANCIALMENTE LA CAPACIDAD, CAUDAD YOPORTUNIDAD DE LOS SERVICIOS QUE PRESTA EL HOSPITAL.

EFECTO INDIRECTO: PARA RESOLVER SITUACIONES DE EMERGENCIA SE DERIVAN LOSRECURSOS REGULARES CREANDOSE D~FICITS EN OTROS RENGLONES.!

NO HAY GARANTfA DE CAUDADNI DE SEGURIDAD

SE REDUCE MENOR CAPACIDAD


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Conceptos de un sistema demantenimientoUn sistema de mantenimiento hospitalariocontempla todas las medidas que sonnecesarias para conservar la obra civil,instalaciones y equipos de un establecimientode salud en condiciones aceptables defuncionamiento, 0 de repararlos en casonecesario para garantizar su correctaoperacion.

Planificacion del mantenimientoPara que un programa de mantenimiento seaex itoso , requiere de una cuidadosa"planificacion", responsabilidad que, tradi-cionalmente, recae sobre las autoridades dela institucion de salud y mas especificamentesobre el administrador, quien posee laautoridad y los conocimientos necesariospara elaborar un "plan de mantenimiento" elcual, posteriormente, se traducira enacciones que seran puestas en practica por elJefe de Mantenimiento del hospital.l,Cuales son algunas de las razones paraimplementar un buen plan demantenimiento?o La primera razon, y definitivamente lamas importante, es la proteccion de la viday la garantia de seguridad del paciente.Ademas del excesivo costo que representapara la institucion un deficiente programa demantenimiento, el "tiempo muerto" delequipo hospitalario genera serios riesgospara la vida de las personas a las c~a~es,potencial mente debera prestar sus servicios,

o Una segunda razon es la economia.Debido a los crecientes costos de la atencionhospitalaria, es de primordial importancia laaplicacion de medidas para reducirlos. Escierto que existen muchos elementos queresultan dificiles de controlar, como en elcaso de los salarios y los suministrosmedico-hospitalarios, pero algunos puedenser minimizados. Tal es el caso de lasreparaciones de la obra civil, instalaciones,equipos y el control del consumo de losrecurs os energeticos y los fluidos.o Como una tercera razon, pueden serconsiderados los aspectos relacionados conel imp acto de un buen programa demantenimiento sobre las "relacionespublicas" . El mejor "relacionista" delmundo no podra realizar su trabajo en unhospital que presente altos riesgos para lavida e integridad, tanto de los pacientescomo para el personal de planta y losvisitantes. Los usuarios esperan que detodos los lugares del mundo el hospital seael lugar donde se presenten menores riesgosy peligros para su salud e integridad fisica.Como analisis final, el administrador tiene laresponsabilidad basica de que el hospital seencuentre listo, en todo momento, y quefuncione dentro de los mas estrictosparametres de calidad y eficiencia. Pero,como puede el administrador conocer,elemento por elemento, si la planta ffsica delhospital, incluyendo sus instalaciones yequipos, operan correctamente y estansiendo mantenidos en forma adecuada?Existen muchas formas de lograrlo:

Resulta axlomatlco el afirmar que "una onza de prevencio~ es.mejor que un~ libra decura". Unas pocas gotas de aceite aplicadas al motor electrtco de un equipo p.uedeprevenir que este sufra desperfectos mayores, con el consiguiente aumento proporclonalde los costos de reparacion incrementados por el "costo funcio?al" que ~epresenta elmantener el equipo fuera de servicio durante un periodo determmado de tlempo.


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Conceptualizacion del mantenimiento del recursofisico en salud 5

o La primera es el convencimientoinequfvoco de parte del administrador de queresuIta esencial el contar con un buen"programa de mantenimiento" , con susdiferentes modalidades de aplicacion, Enseguida, asumiendo que el administradorcree firmemente en la necesidad de contarcon el, debera asegurarse de que cuenta conla persona adecuada al frente del Servicio deMantenimiento, que posea los conocimientosnecesarios y demuestre interes por implantary lIevar a feliz termino el programa.o Una vez que el programa ha sidoestablecido el administrador requerira demecanismos de informacion que Ie permitanevaluar el desempefio del programa, entodos sus aspectos, y a todo 1 0 largo y anchodel hospital.o Finalmente, el administrador deberadestinar los fondos necesarios para elmantenimiento. En un hospital, losobjetivos basicos son la conservacion de lavida y la recuperacion de la salud de lospacientes. ResuIta imposible dar Ie un valormonetario a la vida. La sustitucion de"economia" por "calidad" se traducira endetrimento de la atencion medica y hospita-laria, con los consiguientes riesgos para elbienestar y salud de los pacientes."

Caracterist icas de unprograma de mantenimientoLa aceptacion del reto de iniciar e imp le-mentar un "sistema de mantenimiento plani-ficado" es a todas luces esencial. Sinembargo, deberan ser reconocidos algunosfactores basicos si se pretende que elprograma tenga exito.

Sobre el tema de gerencia de la calidad enlos servicios de salud, vease el Manual No.9 de esta Serie.

l,Cuales son los factores que garantizan queel programa sea exitoso?o Cualquier persona involucrada en elproyecto debe creer en el sistema y estarplenamente convencido de sus beneficios.o EI sistema adoptado debe ser simple yclaro pero con la suficiencia necesaria parasatisfacer las necesidades y requerimientostecnologicos de cada institucion hospitalariaen particular ser el medio y no el fin ultimo.o EI programa debe contar con un sistemade informacion apropiado para facilitar lagestion,

Criterios para establecer un programade mantenimientoLa planificacion del mantenimiento exige laexistencia de un programa, el cual debeincluir los siguientes puntos crfticos: una cuidadosa evaluacion del universo

de accion del programa; una decision tomada con base a claroscriterios de ingenierfa sobre como, con

quien y cuando realizar cada tare a 0procedimiento;

EI servicio de mantenimiento del hospi-tal no es un "generador de ingresos"para la instituci6n; pero un buen mane-jo tecnlco-admlnlstrattve puede justifi-car plenamente su existencia por laseconomfas que genera y por la garantiade contribuir a proporcionar una ade-cuada atenci6n al paciente.


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6 Mantenimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipoFigura 2. Factores que intervienen en el proceso de plamficackin del mantenimiento deestablecimiento de salud

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SERVICIO DEMANTENIMIENTO

PLAN DE MANTENIMIENTOY CONSERVACIQN ..........DEL RECURSO rrsrco

ACCIONES DEMANTENIMIENTO

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INFRAESTRUCTURA

ECONOMfA

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Conceptualizacion del mantenimiento del recursofisico en salud 7

una descripcion completa de 10 que esnecesario inspeccionar en cada unidadfuncional, incluyendo parametres dedesempefio tales como: temperatura,presiones y otras lecturas especfficasque son normales en el funcionamientode los equipos; instrucciones detalladas y precisas sobrelos procedimientos tecnicos a realizar,incluyendo situaciones especiales 0crfticas, cuando sea pertinente; decisiones sobre la frecuencia yextension de las acciones de mante-nimiento; cuidadosa seleccion y capacitacion delpersonal tecnico responsable delprograma de mantenimiento preven-tivo; un sistema de manejo y procesa-mientode la informacion bien definido, quecontemple un minima de trabajosecretarial de parte del personal tecnicoy administrativo del mantenimiento; establecimiento de un efectivo sistemade supervision, control y evaluacion delosprocedimientos, normas y directricestecnico-administrativas implantadasdentro del programa, tanto para elservicio propio como para los contratoscon terceros."

Pr ogra m a de m a ntenim ientopreven tivo s is temat icoCon el objeto de obtener la maxima eficien-cia y la optima operacion de los equiposexistentes dentro del hospital, se requiere deun sistema logico y probado de "manteni-miento preventivo" debidamente planificadoy estructurado. Este sistema previene lasfallas e interrupciones en la operacion de laobra civil, instalaciones y equipos a traves

Sobre el tema de administracion derecursos humanos, vease el Manual No.3de esta Serie.

de sus cuatro tareas basicas: limpieza, ins-peccion, lubricacion y ajuste.La carga de trabajo de mantenimientopreventivo se determina como producto deun detallado estudio de las actividades arealizarse sobre la infraestructura fisica delestablecimiento de salud y de una cuidadosaseleccion, en funcion de los criterios devulnerabilidad, costo, servicio crftico, y nocrftico y otros factores relevantes.Es en su esencia, un programa disefiado parafacilitar la inspeccion periodica, servicio delimpieza y realizacion de reparaciones yajustes de rutina de la obra civil, instalaciony equipos dentro del hospital.Su proposito se fundamenta en el descubri-miento oportuno y anticipado de aquellascondiciones anomalas que podrian conducira interrupciones no previstas en la operacionnormal del equipo, ser causante de lesionesal personal 0 producir dafios que revistanmayor gravedad, con el consecuente aumen-to en el costo de las reparaciones y, enalgunos casos, obligar al reemplazo prema-turo de la unidad antes de la expiracion desu perfodo de vida iitil.Ineludiblemente, el mantenimiento preven-tivo debe aplicarse sobre toda la infraes-tructura fisica del establecimiento de salud,ya que de su grado de efectividad depende lagarantia de buen funcionamiento de lamisma a 10 largo del tiempo.Las fatlas en su adecuada aplicacion casisiempre se traducen en desorden, anarquia yaltos costos, con la consiguiente generacionde problemas adicionales de todo tipo, tecni-cos y no tecnicos, que tarde 0 temprano soncausantes del deterioro, total 0parcial, tantode la obra civil como de las instalaciones yequipos del hospital.


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Programa de mantenimiento correctivoEl "mantenimiento correctivo", 0"curativo", consiste en la realizaci6n dereparaciones de emergencia que se efecnianpara evitar que la infraestructura ffsica seconvierta en inoperable 0para recuperar suscondiciones operativas y funcionales dentrodel corto plazo.La asignacion de prioridades revisteparticular importancia en el mantenimientocorrectivo, ya que por su misma naturaleza,si estas actividades no se limitan a 10estrictamente necesario, puede llegar aconsumir la totalidad de los recursosmateriales y economicos disponibles paramantenimiento, con un desmedro en lacalidad, eficiencia y oportunidad de lasactividades de conservaci6n.

Programa de reparaciones,reformas y/oampliacionesLos frecuentes cambios tecnologicos enmateria de salud, la creciente dinamicahospitalaria impuesta por la modernapractica de la medicina moderna, y elaumento en la demanda de los serviciosmedico-asistenciales, exigen con muchafrecuencia la remodelaci6n 0 ampliaci6n dela planta ffsica, asf como la actualizaci6n 0modernizaci6n de las instalaciones yequipos. Por consiguiente, este tipo detrabajo debera ser tornado en cuenta dentrode la programaci6n de actividades delServicio de Mantenimiento y ser igualmenteprogramado y desarrollado dentro delsistema propuesto.

EI programa de mantenimiento preventivo debera elaborarse sobre bases tecnlcamentebien estructuradas y con la premisa de mantener el equipo en optlmas condicionesfuncionales y de seguridad.


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Conceptualizacion del mantenimiento del recurso fisico en salud 9Figura 3.

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Criterios para establecer un programa de mantenimiento y conservacion.

DIRECCION DEL HOSPITAL

ADMINISTRADORASISTENCIATECNICA

GRUPO DE MANTENIMIENTO

PROGRAMA DE MANTENIMIENTOPLAN DE ACCI6N


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Conceptos de la gestion administrativa de los serviciosde mantenimiento en el nivel institucional

Desarrollo de la infraestructurade los servicios de saludEl sistema de servicios de salud es unconjunto de elementos y mecanismosrelacionados y organizados a traves de loscuales la infraestructura de serviciosrecursos humanos y financieros se orden~y estratifican dando forma a los instrumentosoperativos de la tecnologfa medica ysanitaria para realizar servicios de saludintegrales.La necesidad de superar las restricciones decaracter politico, administrativo yeconomico-social, ha dado origen a laformulacion de polfticas, planes y programasorientados a lograr una mayor eficiencia enla utilizacion de los recurs os asignados alsector salud.Las tendencias observadas en los pafses deAmerica Latina indican la renovacion deesfuerzos para hacer efectiva la coordinacionentre las instituciones del sector, mejorar lascapacidades institucionales e individuales enmateria de administracion y fortalecer losniveles descentralizados del sistema deservicios, como condicion necesaria paralograr la implantacion definitiva de losesquemas de regionalizacion.Los sistemas locales de salud (SILOS),conforman el punto focal del sistemaadministrativo y se constituyen en uno de loscomponentes basicos de la extension decobertura, a traves de sus efectores, queforman parte de la red de servicios de saludy garantizan el acceso de la poblacion a losservicios medicos mediante el desarrollo deacciones oportunas, eficientes, eficaces yequitativas.

Sin embargo, a este nivel, es notoria ladebilidad e incapacidad institucional paracumplir con las acciones basicas en materiade la conservacion y el mantenimiento de lainfraestructura ffsica en salud, en vista deque no aparece una definicion clara yprecis a de sus funciones, responsabilidadesy lineas de accion.En consecuencia, la estructura predominanteno satisface las necesidades reales en lamateria y ha sido superada, ampliamente,por los problemas existentes, tanto en elorden tecnico como funcional yadministrativo.La inexistencia de sistemas nacionales deingenieria, conservacion y mantenimiento dela infraestructura ffsica en salud, que acniencoordinada y paralelamente con el desarrolloy ejecucion de proyectos para laconstruccion, ampliacion y/o remodelacion,asi como el equipamiento de estable-cimientos de salud, ha producido seriosproblemas de tipo ffsico-funcional. Estosproblemas aunados a la carencia de accionesefectivas de mantenimiento, han conducidoa los centros asistenciales a situacionesoperativas muy precarias, por razon del malestado de su obra civil e instalacionesbasicas, tanto en las areas especializadaspara atencion del paciente, como en las deservicios de apoyo.

En la gran mayoria de las instituciones noexisten instalaciones y talleres adecuados yel "mantenimiento II se reduce a la aplicacionde acciones correctivas basicas, efectuadasen forma elemental, por parte de personal"empirico" 0 con escasa preparacion y sinningun criterio u orientacion de tipo tecnico,ocasionando, en consecuencia, daiios mas


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serios y en muchos casos la inutilizaci6nparcial 0 total de los equipos.El alto grado de obsolescencia fisico-funcional alcanzado en la actualidad por estemotivo, ha generado la necesidad dereinvertir, prematuramente, cuantiosassumas de dinero en la adquisici6n de nuevosequipos, algunos de ellos producto desofisticadas tecnologfas desacordes con lacapacidad del pais de garantizar suoperaci6n y mantenimiento.Un alto porcentaje de los mismos no hapodido ser instalado, manteniendosealmacenado en algunos casos por espacio devarios alios, comprometiendo en formadesafortunada los escasos recursos econ6-micos que, en otras circunstancias, podrianser destinados a la conservaci6n y/omejoramiento de la infraestructura fisica y lacapacidad instalada de los establecimientosde salud del sector, y a la adquisici6n detecnologfas mas apropiadas.

R ecu rs os h umanos 'No se han establecidos criterios yprocedimientos para la selecci6n ycontrataci6n de personal tecnico para atenderlas crecientes necesidades de mantenimiento,a todo nivel. De hecho, no se dispone deprogramas especificos orientados a mejorarel nivel de entrenamiento y capacitaci6n delpersonal comprometido en labores demantenimiento y conservaci6n del recursofisico.

Sobre el tema de administraci6n derecursos humanos, vease el Manual No. 3de esta Serie.

R ecu rs os econom icos y financierosSe reconoce que existe insuficiencia derecursos financieros para atender lasnecesidades de mantenimiento y conser-vaci6n del recurso ffsico. Sin embargo,tradicionalmente, han sido asignados algunospequeiios rubros para atender accionesprioritarias; pero en lamayoria de los casos,resultan inadecuados e insuficientes.Existe una deficiente formulaci6n y asigna-ci6n de los presupuestos operativos a nivelde los establecimientos de salud. A esto sesuma la poca 0 ninguna importancia dada ala funci6n de mantenimiento a nivelinstitucional. Generalmente, las erogacionesse realizan bajo circunstancias de manifiestaemergencia 0 cuando se presenta unainterrupci6n completa de los servicios.

Recursos tecno log icosLa ausencia de estos recursos representa ungrave problema para el cumplimiento de lafunci6n de mantenimiento. La carencia deinformaci6n tecnica adecuada constituye unfactor critico que dificulta enormemente larealizaci6n del mantenimiento delequipamiento medico hospitalario.Lo anterior, es consecuencia de que losmanuales, instructivos, planos, diagramas,etc., quedan en poder de los proveedores 0firmas contratistas al no ser incluidos cuandose efecnia la entrega de los equipos. Estosuele ser el resultado de la poca importanciay/o desconocimiento de las personasresponsables de la adquisici6n de bienes einsumos hospitalarios.


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12 Manienimiento de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo

La ausencia de regulacion, normatizacion yestandarizacion con respecto a losprogramasde adquisicion de equipomedico-hospitalario(yen muchos casos sin ningiin tipo deanalisis tecnico) ha generado un graveproblema de "heterogeneidad" de losequipos en cuanto a su tipo, marca yprocedencia, as f como condiciones desubutilizacion de los mismos.No se dispone de informacion practica, decaracter tecnico-administrativo, sobreaspectos de conservacion y mantenimiento,tales como: manuales de organizacion, normas yprocedimientos; programas y planes de mantenimientotecnicamente estructurados; instructivos de mantenimiento, repara-cion y calibracion de equipos; planos actualizados, (arquitect6nicos yde instalaciones), de los estable-cimientos de salud.

Instalaciones para almacenajeEn la mayorfa de los casos, durante elproceso de planificacion y disefio de losestablecimientos de salud, no son previstaslas areas especificas para alojar lasinstalaciones necesarias para el servicio demantenimiento. En consecuencia, conmucha frecuencia, se encuentra que han sidoimprovisados talleres en sitios totalmenteinadecuados, como son los cuartos decalderas y subestaciones electricas.Como consecuencia de la falta demantenimiento, deficiente utilizacion, caren-cia de repuestos, espera de instalacion, etc.,existe en los hospitales una considerablecantidad de equipos que se encuentran fuerade servicio. En algunos casos, ante lacarencia de bodegas adecuadas para sualmacenamiento provisional, se encuentranabandonados 0 deteriorandose, expuestos ala accion del polvo, la humedad y, conmucha frecuencia, a la intemperie.

Ademas de la ausencia de talleres adecuados, es muy notoria la carencia de equipos yherramientas para realizar las labores de mantenimiento y reparacion de la obra civil,instalaciones y equipos. Es frecuente que el personal asignado a mantenimiento se veaen la necesidad de utilizar herramientas de su propiedad para poder cumplir con lafuncien asignada.


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Organizacion tecnico-admlnistratlva delservicio de mantenimiento del hospital

Principios de organlzacienAdemas del concepto general del hospitalcomo entidad dedicada a la atencion yrecuperacion de los pacientes, el puntobasico a tener presente antes de iniciar elproyecto de estructuracion y organizaciondel Servicio de Mantenimiento, es elconvencimiento por parte de los directivosde la institucion de que es necesarioestablecer, dentro del marco referencialdeterminado por la organizacion general delhospital, un servicio agil y dinamico queposea la suficiente capacidad tecnica yagilidad administrativa para llevar a cabo,con el mayor grado de eficiencia, eficacia yoportunidad, los program as y tareasasignados al mismo.Teniendo pleno conocimiento del medio, lacobertura y complejidad del programa demantenimiento de la obra civil, instalacionesy equipos del hospital, debera procederse adesarrollar la organizacion correspondienteque permitira al personal tecnico,administrativo y auxiliar del Servicio deMantenimiento, visualizar facilmente laslineas de autoridad, sus deberes, funcionesy responsabilidades.Tanto el tamaiio del hospital como sudisposicion ffsico-funcional y arquitectonica,son factores determinantes que condicionanla organizacion del servicio de Manteni-miento. En general, su estructura debe estaracorde con las necesidades, recursosdisponibles y tipo de instalacion ffsica.Funciones del serviciode mantenimientoAlgunas de las funciones principalesestablecidas para el Servicio de Mante-nimiento del hospital pueden ser:

o Determinar, investigar y analizar losproblemas capitales de conservacion ymantenimiento de la institucion.o Planear la organizacion y definircomponentes, sistemas, normas y procedi-mientos de conservacion del hospital.o Determinar la necesidad de los recursostecnologicos, humanos y economicos quesean necesarios para cumplir a cabalidad conla funcion de operacion y mantenimiento delrecurso ffsico.o Definir y establecer la organizacion depersonal dentro del Servicio, determinandoclaramente las funciones, responsabilidadesy su estructura jerarquica, tanto desde elpunto de vista tecnico como administrativo.o Establecer e implantar las "politicasgenerales" y "particulares" que regiran laoperacion del Servicio, con base en lapolftica establecida por los estamentosgerenciales y administrativo de la institucionde salud.o Prestar asistencia y asesorfa tecnica a laDireccion del hospital en todos los aspectosrelacionados con el mantenimiento, adquisi-cion de bienes y equipos, proyectos deremodelacion, reforma 0 ampliacion de laplanta ffsica, etc.o Propiciar y apoyar el mejoramiento dela capacidad profesional, tecnica, cultural yeconomica del personal asignado a mante-nimiento, a traves de programas de capacita-cion en las diferentes areas tecnicas y derelaciones humanas, asf como la aplicacionde incentivos economicos con el animo defortalecer el espfritu de cuerpo y la mfsticainstitucional.


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o Mantener una permanente comuni-cacion con los jefes de la institucion, parafacilitar la toma de decisiones, mejorar lascondiciones en la prestacion de los serviciosy alcanzar una mutua satisfaccion por lalabor realizada.o Garantizar el suministro de los serviciosbasicos que requiere la institucion para sunormal funcionamiento, en el marco delmejor criterio tecnico y bajo optimascondiciones de oportunidad, eficienciaseguridad y economla.o Garantizar el cumplimiento de la"funcion de mantenimiento", en susdiferentes modalidades, mediante laaplicacion de planes y programas,tecnicamente estructurados, bajo estrictasnormas de supervision y control, tanto en elorden tecnico como administrativo.Regla m en to s, n or m as y procedimientosLa estructura organizacional del Servicio deMantenimiento del hospital, requiere de unreglamento interno que, en sus partesfundamentales, conceptuales y metodo-logicas, se ajuste a la politica y siga las

pautas del "reglamento general" adoptadopor el hospital.El "Manual de Organizacion, Normas yProcedimientos ,, * debera contener: la asignaci6n de la mision basica; la determinacion de las funciones yobjetivos; el establecimiento de las capacidades yareas de accion: la asignacion de la planta de personal; una estructura organica en la cual estenclaramente delimitadas las lineas deautoridad y establecidas las relaciones y

medios de coordinaeion intra einterinstitucional.Las normas y procedimientos constituyen entoda organizacion un elemento de gran valorpara garantizar el cumplimiento de cualquieractividad, evitando la presencia desituaciones anormales, tanto en el aspectotecnico como administrativo, con laconsecuente presencia de traumatismos quedificultan, y en algunos casos entorpecen elnormal funcionamiento del hospital.

* Sobre el tema, vease el Manual deOrganizacion y Procedimientos, editado porel programa PALTEX de la OPS. Estedocumento puede ser obtenido en lasoficinas PALTEX en las RepresentacionesOPSIOMS en los pafses.


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Objetivos del servicio demantenimientoObjetivos generaleso Proporcionar los servicios basicos yespeciales en todas las areas del hospital, enel momento que sean requeridos y reducien-do al maximo la frecuencia de las interrup-ciones en el suministro, ya sea por causa defallas accidentales 0 como resultado de laaplicaci6n de medidas de mantenimientocorrectivo, no programado.o Planificar y programar la mejorutilizaci6n de los recursos tecnologicos,humanos y financieros asignados al Serviciode Mantenimiento para el cumplimiento desus funciones y la soluci6n de problemastecnicos.o Mantener el equipamiento medico-hospitalario en las mejores condiciones deoperaci6n, funcionalidad y seguridad, con elprop6sito de facilitar la prestaci6n deoptimos servicios al paciente de parte delpersonal medico, paramedico y auxiliar delhospital.o Establecer la organizacion, regla-mentos, normas y procedimientos necesariospara llevar a cabo las funciones asignadas alServicio de Mantenimiento, en base a laspoliticas institucionales y de orden nacionalestablecidas sobre la materia.

Objetivos especificoso Planificar, programar y aplicar losprogramas de mantenimiento preventivo ycorrectivo que sean requeridos para laconservacion de los edificios, instalacionesy equip os del hospital.

o Realizar y mantener un "inventariotecnico" actualizado de los edificios,instalaciones y equipos que conforman elpatrimonio ffsico de la instituci6n y que seencuentran bajo responsabilidad del Serviciode Mantenimiento.o Establecer la organizaci6n, metodos yprocedimientos que sean necesarios paramantener en 6ptimas condiciones de opera-ci6n, los servicios de ingenierfa que requierael hospital, tanto bajo condiciones normalescomo en situaciones de emergencia.o Prolongar la vida util, en condicionesnormales y practicas, de la obra civil,instalaciones y equipos, a fin de reducir almaximo la necesidad de reposicion prema-tura que se producirfa al permitirse unrapido y progresivo deterioro de estosbienes. (En este caso, sera necesariodeterminar la vida 11tHdel recurso fisico,tomando en consideraci6n el impacto produ-cido por la edad del mismo sobre laeficiencia y el analisis de los costos deoperacion y mantenimiento, incrementadoscon los costos anuales de depreciaci6n).o Suministrar informacion escrita alpersonal responsable de la operaci6n de lasinstalaciones y equipos, incluyendoinstrucciones tecnicas sobre el cuidadobasico y el mantenimiento primario de losmismos, la operaci6n y precauciones deseguridad para su mejor aprovechamiento yus~.o Establecer los mecanismos que seannecesarios para obtener el mejor aprove-chamiento de los recursos disponibles, tantohumanos como fisicos y economicos, pues-tos a disposici6n del Servicio de Manteni-miento para el cumplimiento de su misi6nbasica y ellogro de sus objetivos, generalesy especfficos, dentro del corto, mediano ylargo plazo.


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Organizacion tecnico-administrativa del servicio de mantenimiento del hospital 17

Prestaci6n de servicios demantenimiento y conservaci6nLa "funcion de mantenimiento" se constituyeen elemento esencial para la correctaoperaci6n de otros servicios del hospital, yasea que estos desempefien actividades de tipomedico, asistencial, administrativo 0auxiliar.Estos servicios incluyen; pero no estanlimitados a: suministro, en forma permanente,

confiable y segura, de todos losservicios basicos de ingenieria, talescomo: servicio de agua potable (fda ycaliente), vapor, energia electrica,evacuacion de aguas negras y pluviales,comunicaciones internas y externas,climatizacion, transporte vertical yhorizontal, procesamiento y disposicionfinal de desechos solidos, gasesindustriales y medicinales, etc;

desarrollo y establecimiento de un "Planmaestro de mantenimiento" de la obracivil, instalaciones y equipos, comobase fundamental para la

"programacion del mantenimiento" asus diferentes niveles (preventivoprogramado, correctivo y eventual-mente predictivo); desarrollo y establecimiento de unprograma de "mantenimiento preven-tivo".

EI desarrollo y establecimiento de unprograma de mantenimiento correctivo, quetiene aplicacion en el momento en que elmantenimiento preventivo indica que esnecesario realizar acciones de reparacionpara restablecer las condiciones operativasde los equipos, requeridas para elcumplimiento de su funci6n basica, dentrode los parametres establecidos por elfabricante, 0 cuando ocurre una falla.Bajo la concepcion de una optima ingenieria,es aconsejable que las reparaciones seanejecutadas en forma inmediata 0 en el masbreve plazo. Los trabajos deberan sercontrolados estrictamente, en base a unacuidadosa programacion, con el objeto deobtener el maximo aprovechamiento deltiempo de los tecnicos y los recursosdisponibles.

EI programa de "mantenimiento preventivo sistematico" incluye el establecimiento demetodos y procedimientos que dan como resultado un alto nivel de confiabilidad de losequipos y presenta los siguientes beneficios: un apoyo efectivo para garantizar la oportuna prestaclon de los servicios de atenclon

y tratamiento de los pacientes, que son basicos para garantizar su bienestar personaly la recuperaclon de la salud;

garantia de una menor incidencia de fallas y reducclon del mimere de equipos"fuera de servicio"; reduceien de la presencia de dafios, que podrian dar origen a reparaciones mayores,

con la consecuente dlsminuckin en los costos; garantia de mejores condiciones de segurldad, eficiencia y confiabilidad del recurso

fisico.


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18 Mantenimienio de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipoFigura 5. Organlzacten funcional del servicio de mantenimiento de una unidadprogramatlea del nivel local.

DIRECCI6N DEL HOSPITAL

ADMINISTRACI6N

SERVICIO DE MANTENIMIENTOJEFE D~ MANTENIMIENTO

_ _ _ - - - - - - - - - - --- - _ _ _ - - - - - - - - - - - ---_ _ _ - _ _ _ _ - - - - . . . . . .,_ _ _- , / - ,/ - ,-, / ,/ ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA -, / -,\\ / ACTIVIDAD DE PLANEAMIENTO\ J \\ Suministros. Control Programacion del Mantenimiento I\ J \ J\ Financiamiento. Informes / \ /-, -, / -, -, / //, -> " /,__ _ _ - - - " , .. . . . . . . . . . . . _ - - - _ _ /- _ _ _ -- -- --- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -I

ACTIVIDAD ACTIVIDADMANTENIMIENTO PREVENTIVO MANTENIMIENTO CORRECTIVO

IACTIVIDAD ACTIVIDADAMPLIACIONES Y REMODELACIONES SUMINISTRO DE SERVICrOS

..------1I II ,,------- Unidades de PersonalDUnidades de I(nea


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Organ izac ion tecni co -admmist ra ti va del servicio de mantenimiento del hospital 19

Para que los planes y programas de mantenimiento funcionen con efectividad yproduzcan los frutos esperados, es indispensable que la instituci6n disponga de lostalleres y herramientas adecuados, se cuente con un inventario minimo de materiales,partes y repuestos y que el personal teenico del servicio de mantenimiento tenga losconocimientos y experiencia suficientes para realizar su trabajo a satisfacci6n.

El personal de mantenimiento del hospitaldebera evitar la ejecuci6n de reparaciones 0calibraciones de equipos si no se tiene elentrenamiento adecuado, no se dispone de lainformacion tecnica y de la herramientas yequipos de calibracion. En consecuencia,debera considerarse la opcion de contratarservicios extern os calificados para realizar lareparacion de determinados equipos, ya seanesos servicios prestados por las casasfabric antes y/o sus representantes 0 tecnicosautorizados.Los ingenieros deben planificar, programar,controlar y evaluar las reparaciones mayoresefectuadas en la obra civil, instalaciones yequipos del hospital que se encuentren bajosu responsabilidad. Cuando caen bajo lasareas de su dominio, y existe la capacidadfisica y tecnol6gica para llevarlas a cabo,deben tambien elaborar los pianos, especifi-caciones y plan de trabajo para realizarremodelaciones 0 alteraciones de la plantafisica y las instalaciones de ingenieria delhospital. En caso contrario, resulta conve-niente acudir al nivel tecnico superior 0contratar los servicios de un profesional enla materia que posea conocimientos delmedio y la problematica hospitalaria.Otras actividades incluyen:o Establecer y mantener contactopermanente con la totalidad de los depar-tamentos del hospital, prestarles asesoria y,en caso necesario, apoyo directo en todo 1 0relacionado con la correcta operacion, cuida-do y mantenimiento primario de los equipos;

el establecimiento de programas de seguri-dad, prevenci6n y combate de incendios;procedimientos para el manejo yevacuaci6nde pacientes en caso de emergencia, etc.o Asesorar a la Direccion en la adqui-sicion de nuevos equipos, en coordinacioncon los usuarios directos, haciendo lasrecomendaciones del caso con respecto a laincorporaci6n de nuevas tecnologfas, carac-teristicas funcionales, compatibilidad con losequip os e instalaciones existentes, analisis decalidad, precio, costos de operacion ymantenimiento, disponibilidad local deservicio tecnico y suministro de insumos yrepuestos, etc.o Asegurar la disponibilidad permanentede personal tecnico, debidamente calificado,para responder en forma oportuna y adecua-da a la necesidad de atender fallas 0situaciones criticas que puedan dar origen asituaciones potenciales de emergencia 0cuyaincidencia se presente fuera de las horasnormales de trabajo del personal tecnico demantenimiento del hospital.o Realizar inspecciones periodicas de laplanta fisica del hospital con la finalidad deestablecer la efectividad de las acciones deconservaci6n y detectar fallas prominentesen la aplicacion del plan de mantenimiento,tanto a nivel "macro" como particular, porsector y por servicio. Adicionalmente,debera analizarse y detectarse la presenciade condiciones 0 acciones potencialmentepeligrosas tanto para el personal como paralos pacientes.


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Determinaci6n de prioridades enel mantenimiento y conservaci6nEs innegable que en la administracion deestablecimientos de salud, existe una granpreocupacion por lograr que estos opereneficiente, segura y economicamente , para 10cual se presta especial atencion a losaspectos relacionados con la atencion medicay asistencial, el incremento de laproductividad, el aumento de la cobertura yel mejoramiento de las relaciones delpersonal del hospital hacia los pacientes.Sin embargo, manteniendo claramenteestablecidas la razon de ser y el objetivobasico de la institucion medica comoentidad prestadora de servicios centrados enella prevencion, diagnostico, tratamiento y~ecuperacion de la salud del paciente, resultaimperative difundir entre el personaldirectivo los beneficios que representan elcontar con un Servicio de Mantenimientotecnicamente estructurado, como elementode apoyo fundamental para alcanzar lasmetas y objetivos establecidos por elhospital.~xi~ten tres razones principales quejustifican plenamente la planificacion yprogramacion de las diferentes actividadesde mantenimiento y conservacion:o .El mantenimiento debe ser oportuno yeficiente; pero al mismo tiempo mantenersedentro de los terminos de la calidadeconomia y el mejor aprovechamiento de lo~recursos. Lo anterior no es posible dealcanzar si no se establece un claro criteriode "priorizacion" que determine cualesareas, instalaciones y equipos ameritan untratamiento diferente 0 especial con respectoa su condicion.o La determinacion del orden deprioridades con respecto al mantenimiento,no garantiza la solucion completa del pro-

grama, es necesario, adicionalmenteestablecer cuales, de los diferentes tipos d;acciones de mantenimiento, son los masimportantes.~ Otra razon, que no es tecnica, pero S1igualmente significativa, es la insuficienciaen la disponibilidad presupuestaria originadapor multiples factores que obligan, frecuen-temente, a decidir donde, por que y comodeben canalizarse los recursos disponiblespara el mantenimiento.Frecuentemente, el Jefe de Mantenimientoenfrenta situaciones en las cuales los trabajospendientes son tan numerosos y de talcomplejidad que resulta casi imposible elllevarlos a cabo dentro de un determinadop~~10do de tiempo, dada la escasa disponi-bilidad de recurs os economicos que, enmuchos casos, resultan ser insuficientes paracompletarlos en su totalidad.Ante ese tipo de situaciones, el Jefe deMantenimiento se ve obligado a decidirsobre que actividad realizar primero y cualo cuales deben pasar a un segundo plano 0ser pospuestas indefinidamente. Son deci-siones dificiles de tomar, sobre todo ante elnormal sentimiento de insatisfaccion que segenera en el Servicio 0 dependencia que norecibe una oportuna atencion a sus requeri-mientos en materia de mantenimiento y /0reparacion de sus instalaciones y equipos.Lo anterior toma una dimension mas crfticaante la circunstancia, humana por cierto, deque cada area del hospital tiene el plenoconvencimiento de que sus solicitudes debenrecibir un tratamiento "preferencial"requiriendo los servicios con el caracter de"Urgentes ".El establecimiento de prioridades en materiade mantenimiento tiene tres propositosbasicos:


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Organizacion ticnico-administrauva del servicio de mantenimiento del hospital 21

o Determinar la importancia relativa delos trabajos de mantenimiento en base a lacondicion de elemento basico para satisfaceruna necesidad 0 cumplir con una funcion"crftica" para la atencion de los pacientes.

I

o Dar margen I a la adrninistracion delhospital para solicitar la apropiacion derecurs os adicionales necesarios parasatisfacer la totalidad de los requerimientosen materia de mantenimiento y conser-

Ivacion.i

o Evitar la posibilidad de cometer erroressignificativos al linvertir en "exceso" losrecurs os disponibles en la solucion deproblemas de menor importancia, desco-nociendo otros que, posiblemente, exijanuna solucion inmediata.

IIEI sistema para la determinacion de priori-

dades de mantenimiento se basa en dosaspectos:

II

o EI establecirniento de una escala deponderacion, realizada en base a laclasificacion de la importancia relativa querepresenta cada unidad funcional, sistema 0equipo, dentro del universo que constituye elmedio hospitalario. En este aspecto esnecesario considerar dos factores:

III

la carga de! trabajo real del equipo,(diaria y semanal);

las consecuencias resultantes en caso defalla del equipo. Esto significa conocercuantos equipos, sistemas 0 servicio severian afectados ante su paralizacionparcial 0 total.

Io EI establecimiento de una escalaadicional, en donde se clasifiquen lasimportancias relativas de cada uno de lostrabajos de mantenimiento,La determinacion de prioridades en laconservacion de la obra civil, instalaciones

!

y equipos de un establecimiento de salud,permite: programar y realizar, en formaprioritaria, los trabajos que revisten

mayor importancia; tener argumentos de peso para respaldar

la decision de posponer trabajos demenor importancia, ante la eventualidadde que los recursos para mantenimientosean insuficientes;

presentar argumentos solidos, ante lasdirectivas de la institucion, paragestionar la obtencion de recurs osadicionales;

justificar la necesidad de que el personalde mantenimiento labore tiempo extra,cuando se presenten casos de urgenciajustificada;

lograr una mejor administracion de la"funcion de mantenimiento" dentro delhospital.

Estructura organica del serviciode mantenimientoEn los establecimientos de salud del nivellocal, por constituir una variedad deinstituciones con diferentes grados decomplejidad tecnica en materia de instala-ciones y equipos, la organizacion de losservicios de mantenimiento se hace con baseal nivel de atencion, numero de camas yclase de servicios prestados.En este nivel se identifican aspectos organi-zacionales, tales como:

o Programacion: Consistente en laprogramacion anual de actividades del planmaestro de mantenimiento; del presupuestooperativo, (inversion y funcionamiento),incluyendo los aspectos relacionados con lareposicion de equipos y el fortalecimientodel Servicio de Mantenimiento, dando enfa-sis a la capacitacion tecnica y administrativadel personal.


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22 Manienimienio de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo

o E jecuc ion de p lanes y programas: Conrespecto a la realizaci6n de la programaci6nanual y el mejor aprovechamiento de losrecursos econ6micos, humanos y tecnol6-gicos puesto a disposici6n del Servicio parael cumplimiento de sus fines.o Coordinacion in ter ins ti tuc ional : Con losdiferentes niveles del sistema para solicitary recibir oportunamente asesorfa y asistenciatecnica, asi como retroalimentar con infor-maci6n basica que permita la ejecuci6n deprogramas de importaci6n, acceso a nuevastecnologfas y renovaci6n del equipamientomedico hospitalario, formaci6n y capacita-ci6n del recurso humano, etc.o Control y supervision: Como funci6ntecnico-administrativa del jefe del Serviciode Mantenimiento sobre aspectos relaciona-dos con la ejecuci6n de trabajos de conser-vaci6n dentro de la instituci6n, realizados

por el personal propio 0mediante contratoscon instituciones oficiales 0 del sectorprivado.o Organizacion tecnico-administrasiva: Lapolitica organizacional del hospital localdebera propender a dotar al Servicio deMantenimiento de una estructura acorde a sufunci6n, con una categorizaci6n adecuadadentro de la organizacion del hospital, conun apoyo decidido y constante de lasdirectivas institucionales, con un presupuestosuficiente y una administraci6n modema,agil, dinamica y eficiente.:En su parte estructural ver organigrama,figura 6, el Servicio de Mantenimientodepende organicamente, en forma directa dela administraci6n del hospital y dispone dela siguiente organizaci6n: jefatura del servicio; secci6n de mantenimiento de equipos; secci6n de operaci6n 'y mantenimiento

de servicios basicos: I secci6n de conservaci6n de la obra

civil.


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24 Mantenimienio de los servicios de salud: instalaciones y bienes de equipo

Funciones del jefe de mantenimientoEl Jefe del Servicio de Mantenimiento tendralas siguientes funciones:o Establecer los mecanismos tecnicos,administrativos, de organizacion y controldel servicio para utilizar en forma efectivalos recursos asignados a mantenimiento, yasean estos humanos, ffsicos 0 economicos.o Elaborar, coordinar y ejecutar los planesy programas de mantenimiento de la unidadprogramatica, de acuerdo a las poltticas delnivel central y la organizacion regionalizadade los servicios de ingenieria y manteni-miento de establecimientos de Salud.o Establecer las politicas, normas,metodos y procedimientos que sean nece-sarios para asegurar la continuidad en laprestacion de los servicios basicos deingenierfa bajo condiciones normales deoperacion y en situaciones de emergencia.o Mantener nexos de coordinacionpermanentes entre el Servicio de Manteni-miento y el nivel jerarquico superior, asicomo con los jefes de servicios medicos,asistenciales, administrativos y auxiliares dela institucion.o Ap licar , controlar y evaluar losdiferentes planes y programas de manteni-miento y conservacion, a fin de proteger lainversion de capital, prolongar la vida iitilde la obra civil, instalaciones y equipos yasegurar sus optimas condiciones operativasy de seguridad.o Elaborar y mantener actualizado uninventario tecnico del recurso ffsico bajo suresponsabilidad.o Suministrar al personal de manteni-miento informacion tecnica especifica; nor-mas y procedimientos de seguridad, (indus-

trial y hospitalaria), acciones preventivas yprocedimientos en casos de emergencia, etc.o Establecer y poner en practica losreglamentos, disposiciones internas, normasy procedimientos que sean necesarios para elcabal cumplimiento de la mision y objetivosdel Servicio de Mantenimiento.o Intervenir en el proceso de ejecucion,recepcion y control del cumplimiento decontratos tecnicos suscritos con personas 0entidades, del orden publico 0 privado,elaborando el acta respectiva, dejandoconstancia escrita de las observaciones quesean pertinentes y presentando el informetecnico a la autoridad superior del hospital.o Informar al nivel superior, con lafrecuencia establecida en cada caso, sobretodas las actividades programadas y noveda-des del Servicio de Mantenimiento.o Preparar y someter aconsideracion delhospital, previo visto bueno de la admi-nistracion, el presupuesto anual estimado demantenimiento, como soporte economico delplan maestro de mantenimiento, basado en laprogramacion de obras y actividades para lavigencia inmediatamente posterior.o Mantener la organizacion, orden ydisciplina en todas las dependencias delServicio, dentro del mas alto concepto de lasrelaciones humanas y el re;speto mutuo.o Velar por la capacitacion del personal,en forma integral y continuada, promo-viendo su participacion encursos y semina-rios y a traves del desarrollo de programasde adiestramiento en servicio.o Participar en la implementacion deplanes y programas de seguridad y sanea-miento ambiental intrahospitalarios; controly combate de incendios; procedimientos encasos de emergencia y desastres naturales;evacuacion de pacientes, etc.


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Planificaci6n y administraci6n de recursos

Principios basicos yresponsabilidadesEs responsabilidad del Jefe deMantenimien-to del hospital, realizar un estimativo de losrequerimientos tecnologicos, financieros yde recurso humano necesarios para llevar acabo los programas de suministro de losservicios basicos, mantenimiento y conserva-cion de la obra civil, instalaciones yequipos, y presentarlos oportunamente a laadministraci6n del hospital para su apro-piacion y ejecuci6n.La presentaci6n de la programacion deactividades y su respectivo presupuesto,debera efectuarse en forma estandarizada yde acuerdo con la metodologia, normas yprocedimientos establecidos y expresada enterminos acordes con las funciones yresponsabilidades del Servicio de Manteni-miento a nivel institucional.En la formulacion del proyecto de presu-puesto debera Jmantenerse en mente lapremisa de que el objetivo primario delprograma de mantenimiento consiste enasegurar el suministro de los serviciosbasicos que sean necesarios, en formaapropiada, oportuna, segura e ininte-rrumpida, especialmente cuando estesafecten directamente los procedimientos deatenci6n al paciente.Como objetivo secundario, puede serconsiderada la preservaci6n de la vida utildel equipamiento y la reducci6n de loscostos de operacion y conservacion de laplanta ffsica, i instalaciones y equiposrelacionados.

Operacion de la planta fisicaEI Servicio de Mantenimiento del hospital esresponsable de la operacion de la plantafisica y el suministro de todos los serviciosbasicos de ingenieria, como son: energia electrica, (normal y deemergencia);agua potable (fda y caliente);vapor;

servicio telefonico y radiocomu- nicaciones;eliminacion de aguas residuales y sutratamiento (cuando 1 0 ultimo esteclaramente determinado);manejo y disposicion final de residuoss6lidos;acondicionamiento ambiental (aireacondicionado y ventilacion mecanica).Los gastos ocasionados por concepto de laprestacion de estos servicios deberan serincluidos dentro de la programacion delpresupuesto de operacion y comprende,entre otros los siguientes: servicio de suministro de energiaelectrica (fuente externa y planta deemergencia);servicio de suministro de agua potable yalcantarillado;servicio telefonico;suministro de combustibles y lubri-cantes;compuestos quimicos para el trata-miento de agua potable y agua dealimentacion de las calderas;servicio municipal de recoleccion deresiduos solidos;otros, no especificos.


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26 Manienimiento de los servicios de sa/ud: instalaciones y bienes de equipoFigura 7. Servicios baslcos bajo responsabilidad del servicio de mantenimiento delhospital de nivel local.

SERVICIOS PUBLICOS

RESIDUOS SOLIDOS


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Planificacion y administracion de recursos 27Figura 8. indices generales aproximados de la inversion de capital inicial incluyendola expectativa de vida 6tH de una instltucldn de salud.

5%EQUIPO M6vIL5-8 alios de vida utiI

15%EQUIPO FIJO

15-20 alios de vida util

30%OBRA CIVIL40-50 alios de vida util

50%COSTO de INSTALACIONES YEquipos de Ingenieria20 alios de vida util

NOTA: Las expectativas de vida util especificadas para cada componente resultan de promediar las distintasvidas utiles de los elementos constitutivos de cada uno de los grupos ..Resulta evidente que para mantener la capacidad del Hospital como unidad de prestaci6n de servicios,por 10 menos al mismo nivel que fu~ establecido en su apertura, es necesario reponer peri6dicamenteestos componentes.


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Manteoimieoto y reparaclon dela planta fisicaEI costo inicial de los sistemas y equipos deingenieria (mecanicos y electricos) de unainstitucion de salud (hospital) de medianacomplejidad puede exceder, facilmente, el40% del costo de la obra civil. Sinembargo, en este caso particular, su valorreal debera ser calculado mediante laelaboracion de un "inventario tecnico total"debidamente valorado. 'Se sobrentiende que al hablar demantenimiento de los sistemas y equipos dela planta ffsica no se incluye la conservacionde la obra civil y el equipamiento medicohospitalario. Este aspecto debera serconsiderado y evaluado por separado.Si no se toman las medidas adecuadas y nose hacen las apropiaciones presupuestales enforma oportuna y adecuada, este Indicepuede aumentar hasta llegar y aunsobrepasar el lfrnite superior, debido a unbajo nivel de conservacion, acumulacion derutinas y trabajos de mantenimientopreventivo, aumento de las reparaciones deemergencia, etc.Esto conduce a la deficiente prestacion delos servicios de apoyo a las diferentesactividades medicas y paramedicas,disminucion de la vida util de los equipos yla consecuente necesidad de reposicionprematura de los mismos.

Manten im ien to p revent ivoIEI Jefe de Mantenimiento debera revisar lacobertura del programa de mantenimientopreventivo (PMP), esto es, el tipo y mimerode los equipos incluidos ..0 no dentro delmismo, de acuerdo al historial demaquinaria y equipos, y decidir sobre lafrecuencia y oportunidad de las inspeccionesque puedan ser necesarias para lograr laprevencion de fallas e interrupciones en elfuncionamiento de las instalaciones yequipos.

Adicionalmente, debera elaborar el proyectode programacion para el afiosiguiente, sobretodo en el aspecto de inclusion de nuevosequipos dentro de PMP.EI resultado de estos hallazgos y decisionesdeterminara el valor estimado del programade mantenimiento preventivo (PMP) enterminos de costo de mano de obra,repuestos y materiales necesarios para llevara termino la programacion del aiio siguiente.

Man tenim ient o cor re ctiv oEl Jefe deMantenimiento del hospital deberarevisar el historial de maquinaria y equiposy los registros de fallas menores de losequipos mas representativos y significativos,para determinar si el nivel de mantenimientoaplicado ha sido adecuado, i

Como regia de apllcaclon universal, desarrollada a traves de estudios y la experienciade organismos internacionales comprometidos en el problema de mantenimiento delrecurso fi~ico en salud, se estima que el costo anual de mantenimiento de los equipospuede oscilar entre el 2,5% y el 5% del costo de inversion inicial del mismo, lIegandoall0~ en el a~ea de e~uipos de alta tecnologfa. Ldglcamente, cuando esta aproptactones aphcada a lnstalaclenes nuevas, con buen mantenimiento y atendidas por personaldebidamente caJificado, el costo se aproxima al limite inferior.


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cualitativa y cuantitativamente, paraconservar los equipos y sistemas en lasmejores condiciones de operacion y, de sernecesario, introducir los cambios que seanindispensables de realizar, tanto en laprogramacion de la conservacion, como enla aplicacion de medidas preventivas y/ocorrectivas .

Remodelacidn y reposicidn de faplanta fisicaDentro de esta categoria se incluyen loscambios menores, redistribuciones y/ oalteraciones de la obra civil, instalaciones yequipos, los cuales resultan mas economicosde ejecutar por parte del personal de plantadel hospital durante la realizacion deactividades rutinarias de mantenimiento yreparacion tales como: remodelacion de espacio ffsico;ampliacion de unidades funcionales en

los diferentes servicios;alteracion de la programacion fun-cional;sustitucion de equipos, etc.

En el caso de trabajos de remodelacion 0ampliacion de la :obra civil que impliquencambios 0 modificacion sustancial de laestructura ffsico-funcional del hospital,deberan ser sometidos a consideracion de laDireccion del hospital y a la aprobacion delnivel tecnico superior.

Admlnlstraclon de los recursosde mantenimientoEn general, como en todo tipo deorganizacion, la calidad de los servicios demantenimiento de las instituciones de salud,se relaciona con el grado de aprove-chamiento de los recursos disponibles.

Dentro de los recurs os economico-financieros y materiales manejados por elServicio de Mantenimiento del nivel local,se cuentan: presupuesto anual de gastos;fondo para caja menor;

contratos para trabajos de manteni-miento y conservacion;herramientas yequipos.

P re su pu esto a nu al d e g asto sPara el Servicio de Mantenimiento, el contarcon un presupuesto anual de gastos permiteorientar y canalizar la utilizacion de losrecurs os economicos disponibles, 10 cual setraduce en mayor seguridad y libertad parala toma de decisiones relacionadas con lasactividades propias de la conservacion ymantenimiento.Las ventajas que presenta la elaboracion deun presupuesto de gasto pueden resumirseen: identificacion de la mayor parte de lasnecesidades de mantenimiento;

valoracion de la cap acid ad propia delservicio para ejecutar determinadostrabajos;identificacion de otros mediosdisponibles que puedan ser utilizadospara cubrir las necesidades demantenimiento;conocimiento de los precios existentesen el mercado local y del costo quepueda representar cada solucion enparticular ;establecimiento de un control del gasto,en base a un plan de trabajo, quepermita un mejor aprovechamiento deltiempo del personal y un equilibrio enla distribucion de las cargas de trabajo.


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Componentes del presupuesto de gastos'A continuaci6n se detallan los principalescomponentes del presupuesto de gastos:Necesidades de mantenimiento. Formuladasen un listado de necesidades de la obra civil,instalaciones y equipos, tomando en cuentaun orden especlfico de prioridades.o La estimaci6n de las necesidades futurasdebera basarse en el analisis comparativoentre los registros de las cantidadespresupuestadas en vigencias anteriores y losgastos actuales, el examen de las tarjetas delhistorial de maquinaria y equipos y unaproyecci6n de los cambios 0 ampliaciones aser ejecutados durante el siguiente ejerciciopresupuestal.o Lo anterior, tiene como prop6sito ladeterminaci6n de las fallas mas frecuentes enla operaci6n de los equipos, la frecuencia ygrado de complejidad de las acciones demantenimiento preventivo y correctivoejecutadas, y el analisis de c6mo un cambioen la programaci6n 0 tipo de actividad deconservaci6n podra mejorar la eficacia yeficiencia del sistema.Costos. EI presupuesto de gastos deberaincluir los costos estimados de manteni-miento del equipo existente que se encuentraen buenas condiciones de funcionamiento,dentro de las limitaciones de su vida iitil,tomando en cuenta el impacto producido porla edad del mismo sobre su eficiencia yfuncionalidad y el aumento de los costos deoperaci6n incrementados con los costosanuales de depreciaci6n.Requerimiento de recursos. EI presupuestodebe contemplar tres tipos de recursos:

Sobre el tema de la administraci6nfinanciera, vease el Manual No.7 de estaSerie.

o Mano de obra. Que incluye pago dehoras extras al personal de planta delhospital, pago de mano de obra contratada,etc.o Materiales y repuestos. Suministro deelementos y materiales de consumo engeneral.o Servicios tecnicos. Esta categoria cubrelos gastos que se ocasionen por concepto depago de servicios 0 trabajos de manteni-miento y reparaci6n de los sistemas de inge-nierta 0 equipamiento medico-hospitalario.Los trabajos pueden ser realizados utilizandouna 0 varias de las siguientes modalidades: con recursos internos, cuando lasoluci6n este totalmente a cargo delServicio de Mantenimiento del hospital,con la compra de materiales yrepuestos; con recursos externos, cuando lasoluci6n del problema de manteni-miento sea contratada con personas 0entidades particulares 0 estatales,incluyendo dentro del costo laadquisici6n de partesy repuestos; con recursos combinados, cuando elhospital contrate, parcialmente 0 poretapas, la soluci6n del problema.Control del presupuesto. Durante laejecuci6ndel presupuesto autorizado para lasacciones y actividades de mantenimiento, esindispensable llevar un control estricto sobreel gasto con el fin de hacer los ajustes delcaso cuando sea necesario.Por medio del control es posible verificar silos gastos estan siendo realizados en laforma programada, en caso contrario seintroduciran los ajustes correspondientes, yasea para gestionar la ampliaci6n 0 la reduc-ci6n del presupuesto, segun sea el caso.


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Forma de presentaclon del proyecto depresupuestoLos formatos empleados en la elaboraci6ndel presupuesto son de dos c1ases: la forma de trabajo interna, utilizadapor el Jefe de Mantenimiento paraconsignar, analizar y derivar los gastosproyectados; la forma final de presentaci6n delpresupuesto anual para someterlo a laconsideraci6n y aprobaci6n de lasautoridades del hospital (Administradory Director), y para el visto bueno del

nivel regional de ingenieria ymantenimiento.

Ejecucion del presupuestoUna vez aprobados y asignados los recursoscorrespondientes,el presupuesto seconvierteen una valiosa herramienta de trabajo para elJefe de Mantenimiento, ya que Ie permitecontrolar su ejecuci6n e inversi6n de losfondos destinados para pago de mano deobra; compra de materiales y repuestos ypagos de servicios contratados, as f comoinstrumento paraevaluar el progreso de losdiferentes programas y su comportamientocon respecto a la programaci6n. Para el

efecto, resulta conveniente realizar evalua-ciones y ajustes peri6dicos que puedenefectuarse trimestralmente 0 cuando 10determine la autoridad superior.Contratos para la realizacion detrabajos de mantenimientoCuando las necesidades de mantenimiento yconservaci6n del hospital sobrepasen lacapacidad de los recursos tecnicos y depersonal disponibles en planta, es necesariorecurrir a personas 0empresas privadas paradar soluci6n a problemas concretos.En el caso de que las situaciones contem-pladas anteriormente no llegaran a presen-tarse pero el Jefe de Mantenimiento con-ceptaa que al autorizar ciertos trabajos dereparaci6n resulta mas econ6mica la contra-taci6n de servicios, podra hacerlo siempre ycuando estos cumplan con los requisitostecnicos establecidos.El mecanismo para la toma de decisionesdebera operar a partir del analisis de laoferta, la cual, a su vez, sera el producto deuna solicitud para cubrir una necesidadespecffica en materia de mantenimiento y/ oreparaci6n.

La gran diversidad de actividades de mantenimiento que requiere la conservaclen delhospital impone al Jere de Mantenimiento la necesidad de adoptar un sistema paraanalizar los costos, calidad teenica y garantias ofrecldas, asi como la solvencia, calldaddel trabajo, seriedad y experiencia tecnlea de cada contratista disponible localmente.


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Amilisis de los ContratosEI analisis de : los contratos y suspresupuestos implica:o Verificar si los conceptos descriptivosdel contrato estan dentro de las especifi-caciones establecidas por el Servicio deMantenimiento.o Verificar que las cantidades de obra sonlas requeridas para resolver el problemaespecifico, a que se refiere el contrato.o Analizar loscostos de los elementosconstitutivos del contrato.o Constatar la calidad idoneidad de lamana de obra.o Analizar el programa de trabajo ycomprobar que se ajusta a las necesidadesdel hospital.o Comprobar que los plazos de entrega,cuando sea del .caso su aplicacion, seencuentren dentro de los limitesestablecidos.o Analizar la calidad de los materiales yrepuestos y verificar que estes cumplan conlas especificaciones dadas por el fabricante.o Racer cumplir las garantias sobre elcorrecto funcionamiento y estabilidad de laobra en instalaciones y/ o equipos delhospital.

Supervision de los trabajosEI Jefe de Mantenimiento es el responsabledirecto de la supervision y control de todoslos contratos de mantenimiento. De acuerdoa la programacion aprobada de los trabajosestablecera la frecuencia de las inspeccionesdurante las cuales verificara la cantidad ycalidad de los niateriales y repuestos, la

calidad de la mana de obra, etc. Si durantela ejecucion de los trabajos detecta algunadesviacion sobre 10 contratado, debera tomarnota y hacer las observaciones pertinentes alresponsable de la obra, para obtener lasaclaraciones y/ o correcciones que seannecesarias .EI Jefe de Mantenimiento sera el encargadode recibir los trabajos que ejecuten loscontratistas en el hospital. Para el efecto,debera auxiliarse de una copia del contrato,constatando que se hayan cumplido lasnormas y especificaciones y que lascantidades de obra esten correctas para que,en caso contrario, se descuenten aquellosconceptos no ejecutados 0 que hayan sidorealizados parcialmente. Cumplidos estosrequisitos, el Jefe de Mantenimiento firmarael recibo de conformidad y elaborara el actarespectiva, para proceder al tramite de pago.

Herramientas y e qu ip os p ara e l pe rso na lde mantenimientoPara faciIitar el trabajo del personal demantenimiento debera ser elaborado uncuadro basico de herramientas tomando encuenta las principales especiaJidades 0 tiposde trabajo dentro de las actividades deconservacion, tales como: plomeria, electri-cidad, instalaciones de vapor, equiposmedicos, electromedicina, etc.EI criterio con el cual se asignan lasherramientas y equipos obedece, en ciertaforma, a la frecuencia con que sucedenfallas 0 interrupciones en las instalaciones 0equipos, ya que algunas de elias tienen uncicio repetitivo y otras se presentan en formaesporadica, Por este concepto se distinguen,en:o Herramientas personales. Asignadas altecnico para atender labores de manteni-miento preventivo y las reparaciones meno-


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res de los equipos e instalaciones de suespecialidad.o Herramienta general 0 de taller. Desti-nada para realizar reparaciones en las insta-laciones y equipos, que se presentan conmenor frecuencia, y que por sus caracteris-ticas es necesario ejecutarlas en los talleresasignados al Servicio de Mantenimiento delhospital.

Admlnistracton de sumlnlstros"Adquisicion de nuevos equiposEn la adquisici6n de un nuevo equipo paraservicio del hospital, deberan tomarse enconsideraci6n los siguientes aspectos, tener:o El equipo basico, por si mismo, contodos sus accesorios normales completos.o Dotaci6n de elementos de consumo ypartes de repuestos suficientes garantizadospor la firma durante el perlodo de vida utildel equipo.o Juego de manuales de operaci6n ymantenimiento del equipo, con la suficienteinformaci6n tecnica, pianos, diagramas,listas de repuestos, etc.o Asistencia tecnica en la ejecucion depre-instalaciones y en la instalaci6n mismadel equipo.o Entrenamiento y capacitaci6n delpersonal que sera responsable de la opera-ci6n y mantenimiento preventivo del equipo.

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Manual de Mantenimiento de Los Serviciops Hospitalarios

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