Ing. Sergio Ureña Mérida

MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 2003

Introducción a las bases de datos

En su forma más básica, una base de datos es el equivalente informático de una lista

de datos organizados. Normalmente, esta información tiene un tema o una finalidad

común, como la lista de empleados que se muestra a continuación:

ID Apellido Nombre Puesto Fecha de contratación

1 Barrera Enrique Representante de ventas 1 de mayo de 1992

2 Rivera Agustina Vicepresidenta de ventas 14 de agosto de 1992

3 Alzaga Diego Representante de ventas 1 de abril de 1992

4 Ceballos Delia Representante de ventas 3 de mayo de 1993

Esta lista está organizada en una tabla de columnas y filas. Cada columna (o campo)

contiene un tipo determinado de información sobre un empleado: nombre, apellido,

fecha de contratación, etc. Cada fila (o registro) contiene información sobre un

empleado diferente.

Si una base de datos no hiciera otra cosa que almacenar información en una tabla,

tendría la misma utilidad que una lista impresa. Pero puesto que la base de datos

almacena información en formato electrónico, puede manipular la información de

maneras muy eficaces para ampliar su utilidad.

Por ejemplo, es probable que tenga a mano una guía telefónica de su ciudad. Si desea

localizar a una persona o una empresa de su ciudad, podrá hacerlo, ya que la

información de la guía telefónica está organizada de un modo comprensible. Si desea

ponerse en contacto con alguna persona que se encuentra un poco más lejos, puede

acudir a la biblioteca pública y utilizar su colección de guías telefónicas, que

probablemente incluirá una para cada una de las ciudades más grandes de su país. Sin

embargo, si desea encontrar los números de teléfono de todas las personas de su país

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que tienen sus mismos apellidos, o si desea obtener el número de teléfono del vecino

de su abuela, estas guías telefónicas no le servirán de mucho, ya que no están

organizadas de forma que permitan encontrar fácilmente esa información.

Cuando la información publicada en una guía telefónica se almacena en una base de

datos, ocupa menos espacio, cuesta menos reproducirla y distribuirla y, si la base de

datos está correctamente diseñada, la información puede recuperarse de muchas

formas. El poder real de una base de datos no estriba en su capacidad de almacenar

información, sino en la capacidad del usuario de recuperar rápidamente la información

exacta que necesita.

Características especiales de Access

Los programas de base de datos simples, como el componente de base de datos de

Microsoft Works, pueden almacenar información en una única tabla que, a menudo,

recibe el nombre de archivo plano. Estas bases de datos simples suelen denominarse

bases de datos planas. Los programas de base de datos más complejos, como Access,

pueden almacenar información en varias tablas relacionadas y, por consiguiente, crear

lo que se conoce normalmente como bases de datos relacionales. Si la información de

una base de datos relacional está organizada correctamente, puede tratar todas estas

tablas como un área de almacenamiento única y extraer la información

electrónicamente de diferentes tablas en el orden que satisfaga sus necesidades.

Una tabla es sólo uno de los tipos de objetos con los que puede trabajar en Access. En

el gráfico siguiente se muestran todos los tipos de objetos de Access:

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Sugerencia Para permitir la compatibilidad total con las bases de datos existentes, el

formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con Access 2003 es

Access 2000.

De todos estos tipos de objetos, sólo uno, la tabla, se utiliza para almacenar

información. Los demás sirven para administrar, manipular, analizar, recuperar, mostrar

o publicar la información de las tablas, es decir, para hacer que la información sea lo

más accesible y, por tanto, lo más útil posible.

Durante años, Microsoft ha hecho grandes esfuerzos por convertir Access no sólo en

uno de los programas de base de datos del mercado más eficaces, sino también en uno

de los más fáciles de aprender y utilizar. Como Access forma parte de Office System,

puede utilizar muchas de las técnicas que conoce de otros programas de Office, como

Microsoft Office Word y Microsoft Office Excel, cuando trabaje con Access. Por ejemplo,

puede usar comandos, botones y métodos abreviados de teclado familiares para abrir y

modificar la información de las tablas de Access. Y como Access está integrado con

otros componentes del grupo de programas, puede compartir fácilmente la información

entre Access y Word, Excel u otros programas.

Abrir una base de datos existente

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La base de datos Garden Company contiene información sobre sus empleados,

productos, proveedores y clientes almacenada en una serie de tablas. Cuando lea este

artículo, aprenderá a trabajar con estas tablas para desarrollar una gran variedad de

consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos que

puede utilizar para especificar, modificar y manipular la información de las tablas de

muchas formas.

En este ejercicio, examinará algunos de los objetos de la base de datos GardenCo. No

encontrará una explicación detallada, sino sólo una descripción general.

1. En la barra de tareas, haga clic en el botón Inicio, elija Todos los programas

y Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Access 2003.

Al igual que otros programas de Office, Access tiene una barra de menús y una o

varias barras de herramientas a lo largo de la parte superior de la ventana. Cuando

haga clic en Nuevo o Buscar archivo en el menú Archivo, o cuando haga clic en

Portapapeles de Office en el menú Edición, aparecerá el panel de tareas Nuevo

archivo en el margen derecho de esta ventana.

2. Aparece el panel de control de la base de datos. El panel de control sirve para

simplificar el acceso a los objetos de base de datos necesarios para realizar tareas

comunes.

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3. Haga clic en Cerrar panel de control para cerrar el panel de control.

Aparece la ventana de base de datos GardenCo.

A lo largo de la parte superior de la ventana hay una barra de herramientas, y a lo

largo del margen izquierdo está la barra Objetos, que muestra los objetos de base

de datos de Access. Como se ha seleccionado Tablas, el panel de la derecha de la

ventana contiene las tablas incluidas en la base de datos.

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4. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la base de datos

GardenCo.

Examinar las tablas

Las tablas son los objetos de base de datos principales. Su finalidad es almacenar

información. La finalidad de los demás objetos de base de datos es interactuar de

alguna forma con una o varias tablas. Una base de datos Access puede contener miles

de tablas, y el número de registros que puede contener cada tabla viene determinado

sobre todo por el espacio disponible en el disco duro.

Sugerencia Para obtener información detallada sobre las especificaciones de Access,

como el tamaño máximo de una base de datos o el número máximo de registros de una

tabla, haga clic en el cuadro Formular una pregunta situado en el extremo derecho de

la barra de menús, escriba especificaciones de Access y presione la tecla ENTRAR.

Cada objeto de Access tiene dos o más vistas. Para las tablas, las dos vistas más

comunes son la vista Hoja de datos, en la que puede ver y modificar los datos de la

tabla, y la vista Diseño, en la que puede ver y modificar la estructura de la tabla. Al

hacer clic en el botón Vista, alternará entre la vista Hoja de datos y la vista Diseño de la

tabla abierta. Puede hacer clic también en la flecha abajo situada a la derecha del botón

Vista y seleccionar una vista de la lista desplegable.

Cuando examine una tabla en la vista Hoja de datos, verá los datos de la tabla en

columnas (campos) y filas (registros).

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Si dos tablas tienen uno o varios campos en común, puede incrustar la hoja de datos de

una tabla en la otra. Con la hoja de datos incrustada, denominada hoja de datos

secundaria, puede ver la información en más de una tabla al mismo tiempo. Por

ejemplo, tal vez desee incrustar una hoja de datos Pedidos en una tabla Clientes para

poder ver los pedidos realizados por cada cliente.

En este ejercicio, examinará las tablas de la base de datos GardenCo en vistas

diferentes.

1. En la barra Objetos, haga clic en Tablas.

2. En la barra de herramientas situada en la parte superior de la ventana Base de

datos, haga clic en el botón Detalles.

Se muestra una descripción de cada uno de los objetos incluidos en la ventana a la

derecha de su nombre.

Sugerencia Puede ajustar el tamaño de las columnas de la ventana de base de

datos arrastrando la barra vertical que separa las columnas en el encabezado.

Puede establecer el ancho de la columna a su tamaño máximo haciendo doble clic

en la barra vertical.

3. Haga clic en el botón Maximizar de la esquina superior derecha de la ventana

Base de datos.

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La ventana Base de datos se amplía para acomodar la ventana de Access.

Observe que los tres primeros elementos de la columna Nombre no son tablas;

son accesos directos de tres comandos que puede utilizar para crear una nueva

tabla.

Sugerencia Si no desea que estos accesos directos aparezcan en la parte

superior de cada lista de objetos, en el menú Herramientas, haga clic en Opciones,

haga clic en la pestaña Ver del cuadro de diálogo Opciones, desactive la casilla de

verificación Nuevos accesos directos de objeto y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

4. Haga clic en el botón Restaurar.

La ventana Base de datos se comprime.

5. Haga clic en la tabla Categories (Categorías) y luego en el botón Abrir situado

en la parte superior de la ventana Base de datos para abrir la tabla en la vista Hoja

de datos.

Esta hoja de datos contiene una lista de las categorías de productos vendidos por

The Garden Company. Como puede ver, hay campos para el Id. de categoría, el

nombre de categoría y la descripción.

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6. Haga clic en el signo más situado a la izquierda del registro de la categoría

Bulbs (Bulbos).

Al hacer clic en el signo más se expande una hoja de datos secundaria incrustada.

Los registros de categorías de la tabla Categories y los registros de productos de la

tabla Products se muestran al mismo tiempo.

Observe que el signo más se ha convertido en un signo menos.

7. Haga clic en el signo menos situado a la izquierda del registro Bulbs para

contraer la hoja de datos secundaria.

8. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la tabla Categories. Si se

le pide que guarde los cambios realizados en el diseño de tabla, haga clic en Sí.

Sugerencia Puede cerrar también una ventana haciendo clic en el botón Cerrar

situado en la esquina superior derecha de la ventana. Cuando la ventana de un

objeto está maximizada, este botón recibe el nombre de botón Cerrar ventana para

no confundirlo con el botón Cerrar situado en el extremo derecho de la barra de

título de la ventana de Access. Procure hacer clic en el botón correcto ya que, de lo

contrario, saldrá de Access.

9. Haga doble clic en Orders (Pedidos) para abrir la tabla en la vista Hoja de

datos.

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El área de exploración de la parte inferior de la ventana indica que esta tabla

contiene 87 registros y que el registro activo es el número 1.

10. Mueva la selección de registro en registro haciendo clic en el botón Registro

siguiente varias veces.

La selección se desplaza al campo OrderID (Id. de pedido), porque ese campo

contiene el punto de inserción.

Sugerencia Puede mover la selección de registro en registro presionando la tecla

FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO, de pantalla en pantalla presionando la tecla

RE PÁG o AV PÁG o al primer o al último campo de la tabla presionando

CTRL+INICIO o CTRL+FIN.

11. Desplácese directamente al registro 40 seleccionando el número de registro

actual, escribiendo 40 y presionando ENTRAR.

12. Cierre la tabla Orders y haga clic en No si se le pide que guarde los cambios

realizados en el diseño de la tabla.

13. Haga doble clic en Products en la lista de tablas para abrirla en la vista Hoja

de datos.

Observe que esta tabla contiene 189 registros.

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14. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Ver para cambiar la vista de

la tabla Products a la vista Diseño.

En la vista Hoja de datos, puede ver los datos almacenados en la tabla, mientras

que en la vista Diseño, puede ver la estructura de tabla subyacente.

Examinar las consultas

Un modo de localizar información en una base de datos de Access es crear consultas.

Las consultas se utilizan para buscar información que puede ver, cambiar o analizar de

varias formas. Puede utilizar también los resultados de las consultas como componente

base de otros objetos de Access.

Una consulta es básicamente una pregunta. Por ejemplo, podría preguntar “¿Qué

registros de la tabla Cliente tienen el valor 98052 en el campo de código postal?”

Cuando ejecuta una consulta (el equivalente de formular una pregunta), Access

examina todos los registros de la tabla o tablas especificadas, busca aquéllos que

coinciden con los criterios definidos y los muestra en una hoja de datos.

Para que Access puede responder a sus preguntas, debe estructurar las consultas de

un modo específico. Cada tipo de pregunta se corresponde con un tipo de consulta. Los

tipos de consultas principales son seleccionar, tabla de referencias cruzadas y

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parámetros. Otros tipos menos comunes son acción, búsqueda automática y SQL

(Lenguaje de consulta estructurado). Access incluye asistentes que le guiarán por el

proceso de crear consultas comunes; las consultas menos comunes deben crearse

manualmente en una cuadrícula de diseño en la vista Diseño. A continuación, se

muestra una consulta típica:

En la parte superior de esta ventana de consulta hay cuatro ventanas pequeñas en las

que se muestran los campos de las cuatro tablas que se incluirán en esta consulta. Las

líneas que conectan las tablas indican que están relacionadas en virtud de los campos

comunes. La primera fila de la cuadrícula contiene los nombres de los campos que se

van a incluir en la consulta, y en la segunda fila se muestra a qué tabla pertenece cada

campo. La tercera fila (llamada Total) realiza cálculos a partir de los valores de los

campos, y la cuarta fila indica si los resultados de la consulta se van a ordenar por este

campo. La marca de verificación de la quinta fila (llamada Mostrar) indica que el campo

se va a mostrar en la hoja de datos de resultados (si la casilla de verificación no está

activada, el campo se puede utilizar para determinar los resultados de la consulta, pero

no se mostrará). La sexta fila (llamada Criterios) contiene los criterios que determinan

los registros que se van a mostrar, y la séptima fila (llamada o) define criterios

alternativos.

Aunque de momento esto parezca algo complicado, no se preocupe. Cuando aborde

las consultas de una manera lógica, empezará a verle el sentido. Y no piense tampoco

que esto va a requerir un gran trabajo. El Asistente para consultas le ayudará a

estructurar la consulta, y si crea una consulta que piensa ejecutar varias veces, puede

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guardarla. Pasará a formar parte de la base de datos y se mostrará en la ventana de

base de datos cuando haga clic en Consultas en la barra Objetos.

En este ejercicio, examinará algunas consultas que ya están definidas y las guardará en

la base de datos GardenCo.

1. En la barra Objetos, haga clic en Consultas.

En la ventana Base de datos se muestran todas las consultas que se han guardado

como parte de la base de datos GardenCo.

2. Haga doble clic en la barra de título de la ventana Base de datos para

maximizar la ventana.

Las dos entradas que aparecen en la parte superior de esta ventana son

comandos para crear consultas. Las demás entradas son consultas que ya se han

creado.

3. Haga clic en el botón Detalles.

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La descripción de cada consulta explica su finalidad. El icono de la columna

Nombre es una indicación del tipo de consulta, al igual que la información de la

columna Tipo, que puede ver desplazando la ventana a la derecha.

4. Haga clic en el botón Restaurar ventana en la barra de menús (no en la barra

de título) y, a continuación, haga clic en Restaurar.

La ventana Base de datos se restablece a su tamaño original.

5. Abra la consulta Products by Category (Productos por categoría) en la vista

Hoja de datos seleccionándola y haciendo clic en el botón Abrir situado en la parte

superior de la ventana Base de datos.

Cuando se abre una consulta, Access la procesa (lo que se recibe el nombre de

ejecutar una consulta) y crea una hoja de datos con los resultados.

La barra de exploración indica que hay 171 registros mostrados. La tabla Products

contiene 189 registros. Para averiguar por qué faltan 18 registros, es necesario

examinar esta consulta en la vista Diseño.

6. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Ver para ver la consulta en

el modo Diseño.

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En la parte superior de la ventana de consulta, hay dos cuadros que contienen los

campos de las tablas para las que se ha diseñado esta consulta. La parte inferior

es la cuadrícula de diseño, donde se crea la consulta. Cada columna de la

cuadrícula puede hacer referencia a un campo de una de las tablas de arriba.

Observe que en la fila Criterios se ha especificado <> Sí (distinto de Sí) para el

campo Suspendido. Por consiguiente, esta consulta busca todos los registros que

no tengan el valor Sí en ese campo (es decir, que no se hayan suspendido).

7. Como experimento, en la fila Criterios del campo Suspendido, seleccione el

texto <>Sí, tipo =Sí y, a continuación, haga clic en el botón Ejecutar en la barra de

herramientas.

Sugerencia Puede ejecutar también una consulta cambiando a la vista Hoja de

datos.

La consulta se ha modificado de tal forma que ahora busca todos los registros que

tenga el valor Sí en el campo Suspendido (es decir, todos los registros que se

hayan suspendido).

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Los 18 productos suspendidos justifican la diferencia en el número de registros de

la tabla Products y el número de registros mostrados por la consulta original.

8. Cierre la ventana de consulta y haga clic en No cuando se le pida que guarde

los cambios de diseño.

Examinar los formularios

Las tablas de Access son listas densas de información sin procesar. Si crea una base

de datos que sólo vaya a utilizar usted, probablemente le resultará más cómodo trabajar

directamente con las tablas. Pero si crea una base de datos que vayan a consultar y

modificar personas que no estén muy familiarizadas con ella (y que no tengan que

estarlo necesariamente), trabajar con tablas puede ser una tarea abrumadora. Para

solucionar este problema, puede diseñar formularios que guíen a los usuarios por la

base de datos, facilitándoles el trabajo de especificar, recuperar, mostrar e imprimir

información.

Un formulario es básicamente una ventana en la que puede colocar controles que

proporcionen información a los usuarios o acepten la información especificada por ellos.

Access incluye un cuadro de herramientas que contiene muchos controles estándar de

Windows, como etiquetas, cuadros de texto, botones de opción y casillas de

verificación. Con un poco de ingenio, puede utilizar estos controles para crear

formularios con un aspecto y un modo de funcionamiento similares a los cuadros de

diálogo de todos los programas de Windows.

Los formularios se utilizan para modificar los registros de las tablas subyacentes o

especificar nuevos registros. Al igual que con las tablas y las consultas, puede mostrar

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los formularios en varias vistas. Las tres vistas más comunes son Vista formulario, en la

que se escriben los datos; vista Hoja de datos, que tiene un aspecto similar a una tabla;

y vista Diseño, en la que se trabaja con los elementos del formulario para ajustar su

aspecto y su funcionamiento. En este gráfico se muestra el aspecto que tiene un

formulario en la vista Diseño:

Este formulario está formado por un formulario principal vinculado a una única tabla.

Pero un formulario puede incluir también subformularios vinculados a otras tablas. El

formulario contiene controles de etiqueta que incluyen el texto que aparece en el

formulario en la vista Formulario, y controles de cuadro de texto que incluirán datos de

la tabla. Aunque puede crear un formulario desde el principio en la vista Diseño, es

probable que utilice esta vista frecuentemente para adaptar las formularios creados con

un asistente.

En este ejercicio, examinará algunos formularios de la base de datos GardenCo

diseñados para reducir la probabilidad de que se cometan errores al consultar tablas,

modificar la información existente y agregar nueva información y para simplificar estas

tareas.

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1. En la barra Objetos, haga clic en Formularios y, después, haga doble clic en

Panel de control para abrir el panel de control principal.

El formulario Panel de control tiene una barra de título personalizada en la parte

superior, un título para la base de datos GardenCo y cuatro botones de comandos.

Los dos primeros botones abren paneles de control (otros formularios) que tienen

el mismo nombre que el botón.

2. En el panel de control, haga clic en el botón Formularios para mostrar el panel

de control Formularios.

3. Haga clic en Modificar/introducir Orders para mostrar el formulario Orders

(Pedidos).

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Este formulario consta de un formulario principal y un subformulario.

4. En la barra de exploración, haga clic en el botón Registro siguiente para

mostrar la información de ese registro.

5. Haga clic en el botón Nuevo registro (el que contiene el asterisco) para

mostrar un formulario en blanco en donde puede especificar un nuevo pedido.

6. Cierre el formulario Orders y, en el panel de control Formulario, haga clic en

Volver para volver a mostrar el panel de control principal.

7. Haga clic en el botón Cerrar panel de control.

8. En la ventana Base de datos, haga doble clic en Products en la lista

Formularios para abrir el formulario.

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Este formulario se utiliza para modificar los registros de los productos actuales o

especificar nuevos registros.

9. Actualmente, está examinando el formulario en la vista Formulario. En la barra

de herramientas, haga clic en la flecha abajo situada a la derecha del botón Ver y

haga clic en Vista Hoja de datos.

Ahora el formulario tiene prácticamente el mismo aspecto que la tabla Products en

la vista Hoja de datos pero sin cuadrículas.

10. Haga clic de nuevo en el botón Ver para cambiar a la vista Diseño y, a

continuación, maximice la ventana de formulario.

11. Si no se muestra el cuadro de herramientas, en la barra de herramientas, haga

clic en el botón Cuadro de herramientas.

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Sugerencia Si el cuadro de herramientas está en medio de la pantalla, arrástrelo

por su barra de título a una ubicación en la que no oculte nada.

12. Elija cada uno de los iconos del cuadro de herramientas hasta que aparezca el

nombre de la herramienta.

Éstas son las herramientas que se utilizan para crear formularios personalizados

para la base de datos.

13. Cierre el cuadro de herramientas.

14. Cierre el formulario Products.

Examinar los informes

Los informes se utilizan para mostrar la información de las tablas en la pantalla del

equipo o en papel de un modo que sea fácilmente accesible y con un bonito formato.

Un informe puede incluir elementos de información seleccionados de varias tablas y

consultas, valores calculados a partir de la información de la base de datos y elementos

de formato como encabezados, pies de página, títulos y membretes.

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Puede examinar los informes en tres vistas: vista Diseño, en donde puede manipular el

diseño de un informe del mismo modo que manipula un formulario; Vista preliminar, en

la que el informe aparece exactamente tal y como quedará cuando se imprima; y Vista

previa del diseño, que muestra el aspecto de cada elemento pero sin los detalles de la

vista preliminar. Un informe en la vista Diseño tiene un aspecto similar al siguiente:

En este ejercicio, examinará un informe que se ha guardado como parte de la base de

datos GardenCo, únicamente para que se haga una idea de lo que se puede hacer.

1. En la barra Objetos, haga clic en Informes.

Las dos entradas que aparecen en la parte superior de esta ventana son

comandos que se utilizan para crear informes. Las demás entradas son informes

que ya se han creado.

2. Haga clic en Customer Labels (Etiquetas de cliente) y luego en el botón Vista

previa situado en la parte superior de la ventana Base de datos para mostrar el

informe.

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3. Este informe contiene los nombres y la direcciones de los clientes en un

formato de etiqueta postal. Lo está examinando en una vista muy parecida a la

vista preliminar de otros programas de Microsoft Office.

Sugerencia Access proporciona un asistente que le ayudará a crear un informe de

etiquetas postales. Puede utilizar también la tabla Customer de esta base de datos

con la característica de combinación de correspondencia de Word para crear estas

etiquetas.

4. Haga clic en el formulario para cambiar el nivel de zoom.

Sugerencia Si el informe es demasiado pequeño en la vista preliminar, puede

seleccionar también un nivel de zoom en el cuadro Zoom de la barra de

herramientas.

5. Cierre el informe Customer Labels.

6. En la ventana Base de datos, seleccione el informe Invoice (Factura) y haga

clic en el botón Vista previa para ver la factura.

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7. Consulte cada una de las páginas haciendo clic en los botones de exploración

de la parte inferior de la ventana.

8. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Ver para mostrar el informe

en la vista Diseño y, después, maximice la ventana de informe.

En esta vista, el informe se parece a un formulario, y las técnicas utilizadas para

crear formularios se pueden emplear también para crear informes.

9. Cierre el informe.

Examinar otros objetos de Access

Las tablas, las consultas, los formularios y los informes son los objetos que se utilizan

habitualmente en Access. Puede utilizarlos para crear bases de datos eficaces y útiles.

Sin embargo, si necesita crear una base de datos compleja, puede usar páginas de

acceso a datos, macros y módulos que amplían considerablemente las funciones de

Access. Para concluir esta introducción a las bases de datos de Access, en esta

sección se ofrece una breve descripción de estos objetos.

Ing. Sergio Ureña Mérida

Páginas

Para que las personas puedan ver y manipular la información de la base de datos a

través de una intranet o de Internet, puede crear páginas, denominadas también

páginas de acceso a datos. Trabajar con una página de acceso a datos en el Web es

muy similar a trabajar directamente con una tabla o formulario en Access: los usuarios

pueden trabajar con los datos de las tablas, ejecutar consultas y especificar información

en formularios.

Aunque publicar información de base de datos en el Web pueda parecer una tarea

bastante complicada, Access proporciona un asistente que realiza automáticamente la

mayor parte del trabajo tedioso de creación de páginas de acceso a datos. Puede

utilizar una página generada por el asistente tal cual, o puede agregar su toque

personal en la vista Diseño.

Macros

Las macros sirven para que Access responda a un suceso, como el clic de un botón, la

apertura de un formulario o la actualización de un registro. Las macros pueden ser

especialmente útiles cuando prevea que otras personas con menos experiencia en el

manejo de Access vayan a trabajar en la base de datos. Por ejemplo, puede convertir

acciones de base de datos rutinarias, como abrir y cerrar formularios o imprimir

informes, en botones de comandos en los paneles de control. Y si agrupa una serie de

comandos de menú y se los proporciona al usuario mediante una macro que se ejecuta

con el clic de un botón, se asegurará de que todos los usuarios hagan el trabajo de la

misma forma.

Módulos

Más completos que las macros, los módulos son programas de Microsoft Visual Basic

para Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de programación de alto nivel

desarrollado por Microsoft con el propósito de crear programas Windows. Con todos los

programas de Office System se puede utilizar un grupo común de instrucciones de VBA,

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y cada programa tiene también su propio grupo de instrucciones. Mientras que las

macros pueden automatizar cuatro o cinco docenas de acciones, VBA incluye cientos

de comandos y se puede ampliar indefinidamente con complementos de otros

fabricantes. Puede utilizar VBA para realizar tareas demasiado complejas para

controlarlas con macros, como abrir una hoja de calculo Excel y recuperar información

específica.

Sugerencia El CD-ROM de instalación de Office incluye varias bases de datos de

ejemplo que ilustran muchos de los principios de creación y uso de una base de datos.

Una de ellas, la base de datos Importadores Neptuno, se utiliza como ejemplo en

muchos temas de la Ayuda en pantalla de Access, por lo que resulta ideal para una

exploración inicial. Encontrará un vínculo a esta base de datos en el menú Ayuda de

Access, bajo Bases de datos de ejemplo.

Obtener una vista previa e imprimir objetos de Access

Como Access es un programa de Windows, interactúa con la impresora a través de los

cuadros de diálogo y los controladores estándar de Windows. Esto significa que en

Access puede emplear cualquier impresora que utilice con otros programas, y que todas

las características especiales de esa impresora, como impresión en color o impresión a

doble cara, están disponibles en Access.

Como ya se ha mencionado en este artículo, puede utilizar diferentes objetos de Access

(tablas, formularios, informes, etc.) para mostrar la información almacenada en la base

de datos. Para cada objeto hay varias vistas disponibles: la vista Diseño, la vista Hoja

de datos, etc. Puede elegir la vista que desee seleccionándola en el menú Ver (las

vistas disponibles dependen del objeto que esté activo).

Al igual que la mayoría de los programas de Windows, Access incluye los comandos

Configurar página, Vista preliminar e Imprimir en el menú Archivo. Estos comandos

están disponibles cuando su uso es pertinente, lo que viene determinado por el objeto

mostrado y la vista actual de ese objeto.

En esta tabla se muestran las relaciones de los objetos principales:

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Vista/Objeto Tabla Consulta Formulario Informe

Diseño VP, IC VP, IC

Hoja de datos VP, IC VP, IC VP, IC

Tabla dinámica VP, IC VP, IC VP, IC

Gráfico dinámico VP, IC VP, IC VP, IC

SQL

Formulario VP, IC

Vista previa del diseño

Si una celda está sombreada, el objeto admite esa vista. VP en una celda indica que se

puede utilizar la vista preliminar para ese objeto en la vista. IC indica que se admiten los

comandos Imprimir y Configurar página para ese objeto en esa vista.

Los objetos menos comunes (páginas, macros y módulos) disponen de menos

comandos de vista e impresión, como se muestra a continuación:

Vista/Objeto Página Macro Módulo

Diseño VP, IC

Página IC

Vista previa de la página Web

Código IC

Objeto IC

Estas tablas hacen que el proceso de obtener una vista previa e imprimir los datos

parezca un poco complicado, pero la idea es que los comandos de impresión

apropiados estarán normalmente disponibles cuando los necesite.

Ing. Sergio Ureña Mérida

Sugerencia Al imprimir tablas en la vista Hoja de datos, observará a menudo que la

orientación horizontal proporciona la mejor imagen.

En este ejercicio, aprenderá a obtener una vista previa y a imprimir información de los

empleados incluida en una tabla y en un formulario de la base de datos GardenCo.

1. En la barra Objetos, haga clic en Tablas.

2. Haga doble clic en la tabla Employees (Empleados) para abrirla en la vista

Hoja de datos.

Este tabla contiene información sobre nueve empleados. Observará que hay más

campos de los que caben en la pantalla.

3. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar para mostrar la primera

página de la copia impresa de la hoja de datos.

Ing. Sergio Ureña Mérida

4. Mueva el puntero por la tabla (el puntero se convertirá en una lupa) y, a

continuación, haga clic para acercar la imagen. Haga clic de nuevo para volver a

una vista reducida.

5. Haga clic en el botón Registro siguiente situado en la parte inferior de la

pantalla para obtener una vista previa de la página siguiente. Vuelva a hacer clic.

Verá que si imprime la hoja de datos obtendrá tres páginas con pocos datos.

6. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Configurar para mostrar el

cuadro de diálogo Configurar página.

Ing. Sergio Ureña Mérida

Éste es el mismo cuadro de diálogo que vería si hiciera clic en Configurar página

en el menú Archivo. Puede utilizar este cuadro de diálogo para controlar la

configuración de los márgenes y del diseño de página.

7. En la ficha Página, haga clic en Horizontal y luego en Aceptar.

La página de vista previa se muestra a lo largo de la pantalla y aparecen más

campos. Ahora sólo hay dos páginas.

8. Haga clic en el botón Imprimir para enviar esta hoja de datos a la impresora

predeterminada.

Sugerencia Si su equipo está conectado a varias impresoras y desea enviar el

trabajo a una impresora distinta de la predeterminada, en el menú Archivo, haga

clic en Imprimir y, a continuación, seleccione la impresora que desee de la lista

situada cerca de la parte superior del cuadro de diálogo.

9. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la vista preliminar.

10. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la hoja de datos.

11. En la barra Objetos, haga clic en Formularios.

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12. Haga doble clic en la tabla Employees (Empleados) para abrirla en la vista

Formulario.

La información de cada empleado aparece en su propia página. Observe que hay

dos fichas en la parte superior de la página, una para la información de la empresa

y otra para la información personal.

13. Haga clic en la ficha Personal Info (Información personal) para ver la

información incluida aquí y, después, vuelva a la ficha Company Info (Información

de la empresa).

14. En la barra de herramientas, haga clic en el botón Vista preliminar para

obtener una vista previa de la copia impresa.

Ing. Sergio Ureña Mérida

Observe que en la vista previa sólo aparece la información que había en la ficha

activa. Si desea imprimir la información de la otra ficha, primero debe activar esa

ficha.

15. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la ventana Vista preliminar.

16. En el menú Archivo, haga clic en Imprimir para mostrar el cuadro de diálogo

Imprimir.

Ing. Sergio Ureña Mérida

El cuadro de diálogo que aparece depende de la impresora que tenga instalada.

Utilice este cuadro de diálogo para seleccionar un impresora, definir el intervalo de

páginas que va a imprimir y realizar otras operaciones.

17. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

Puntos clave

Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos de la

interfaz básica (menús, barras de herramientas, cuadros de diálogo) funcionan

prácticamente del mismo modo que en otros productos de Office u otros programas

de Microsoft Windows.

Una base de datos es el equivalente informático de una lista de datos

organizados. La eficacia de una base de datos depende de la capacidad de

recuperar rápidamente información precisa de ella. En Access, los datos están

organizados en tablas formadas por columnas y filas, llamados campos y registros.

Access es una base de datos relacional, por lo que puede tratar las distintas tablas

de una base de datos como un área de almacenamiento única y extraer fácilmente

información de las distintas tablas en el orden y formato que mejor le convenga.

Una tabla es sólo uno de los tipos de objetos con los que puede trabajar en

Access. Los otros tipos de objetos son: consultas, formularios, informes, páginas de

acceso a datos, macros y módulos. Las tablas son los objetos de base de datos

principales, y la finalidad de los demás objetos de base de datos es interactuar con

una o varias tablas.

Cada objeto de Access tiene dos o más vistas. Por ejemplo, puede ver los

datos de una tabla en la vista Hoja de datos y definir cómo se muestran los datos

en la vista Diseño.

Un modo de localizar información en una base de datos de Access es crear

consultas. Las consultas sirven para buscar información y poder verla, cambiarla o

analizarla de formas distintas. Las consultas se pueden ver en la vista Hoja de

datos o en la vista Diseño, pero puede utilizar también los resultados de una

consulta como componente base para otros objetos de Access, como un formulario

o un informe.

Ing. Sergio Ureña Mérida

Los formularios simplifican la tarea de escribir, recuperar, mostrar e imprimir la

información almacenada en tablas a los usuarios. Un formulario es básicamente

una ventana en la que puede colocar controles que proporcionen información a los

usuarios o acepten la información especificada por ellos. Los formularios se pueden

ver en la vista Formulario, en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño.

En los informes se muestra la información de las tablas en la pantalla del

equipo o en papel de un modo fácilmente accesible y con un formato elegante. Un

informe puede incluir elementos de información seleccionados de varias tablas y

consultas, valores calculados a partir de la información de la base de datos y

elementos de formato como encabezados, pies de página, títulos y membretes. Los

informes se pueden ver en las vistas Diseño, Vista preliminar y Vista previa del

diseño.

Las páginas de acceso a datos, las macros y los módulos amplían

considerablemente las funciones de Access. Las páginas de acceso a datos

permiten que los usuarios vean y manipulen la información de la base de datos a

través de una intranet o de Internet. Las macros sirven para convertir acciones de

base de datos rutinarias en botones de comandos de formularios, con el fin de

ayudar a los usuarios con menos experiencia a trabajar con la base de datos. Los

módulos son programas de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Aunque las

macros pueden automatizar muchas acciones, se puede utilizar VBA para realizar

tareas demasiado complicadas para controlarlas con macros.