MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS

República Bolivariana de Venezuela Contraloría del Estado Barinas



MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

FONDO DE CAJA CHICA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Sustituye

Jessy Rodríguez Yelinet Ramos y Elsy Molina

Lymar Betancourt Cap. Sec. Pág.

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INDICE DE CONTENIDO

BASE LEGAL .................................................................................................................... 3

OBJETIVO Y ALCANCE .................................................................................................... 4

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ....................................................................................... 5

NORMAS: .......................................................................................................................... 6

Generales ...................................................................................................................... 6

Específicas .................................................................................................................... 8

1.1.1 Apertura del Fondo de Caja Chica ................................................................ 8

1.1.2 Reposición de los Fondos de Caja Chica ..................................................... 9

1.1.3 Cierre del Fondo de Caja Chica .................................................................... 9

PROCEDIMIENTOS: ....................................................................................................... 11

FORMULARIOS……………………………………………………………………….... 23


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BASE LEGAL

INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA

Constitución de la República Bolivariana

de Venezuela, con enmienda Nº 1

Nº 5.909 Extraordinaria 19/02/2009

Constitución del Estado Barinas Nº 315-04 23 /12/2004

Ley Orgánica de la Contraloría General

de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal. Ext. N° 6.013 23/12/2010

Ley Orgánica de la Administración

Financiera del Sector Público.

Nº 39.164

23/04/2009

Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la

Administración Financiera del Sector

Público sobre el Sistema Presupuestario

Nº 5.781

12/08/2005

Ley Impuesto al Valor Agregado (IVA) Nº 38.632 26/02/2007

Ley sobre la Administración Financiera del Estado Barinas

Nº 130-09 17/07/2009

Reglamento Interno de la Contraloría del

estado Barinas. Resolución Nº 104

Nº 013

Extraordinaria

16/11/2010


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OBJETIVO Y ALCANCE

Definir el marco de operación y establecer los procedimientos internos de la

Contraloría del estado Barinas, en relación a la adquisición de materiales, suministros y

servicios que se realizan con Fondos de Caja Chica, a fin de llevar a cabo dichos procesos

de forma correcta y segura, tomando como base las normas técnicas, presupuestarias y

de control interno que rigen el sector público.

Este Manual va dirigido de manera específica a los funcionarios de la Dirección de

Administración y Presupuesto y las demás dependencias de la Contraloría del estado

Barinas que estén vinculadas al manejo de Fondos de Caja Chica.


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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La Dirección de Administración y Presupuesto está adscrita a la Dirección General de

la Contraloría del Estado Barinas y cuenta con una estructura organizativa para el

cumplimiento de sus funciones:

DIRECCIÓN GENERAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÒN Y

PRESUPUESTO

ÁREA DE CONTABILIDAD,

TESORERÍA Y

PRESUPUESTO

ÁREA DE COMPRAS Y

SERVICIOS

ÁREA DE BIENES Y

ALMACÉN


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NORMAS:

GENERALES

1. Los fondos de Caja Chica son exclusivamente para realizar pagos en efectivo por

gastos debidamente autorizados por el Contralor (a).

2. Los gastos a través del Fondo de Caja Chica se pueden ejecutar con cargo a las

partidas: 4.02 “Materiales y Suministros”, 4.03 “Servicios no Personales”, con

excepción de alquiler de inmuebles y equipos, servicios básicos y prima, otros gastos

de seguros y viáticos; y a la partida 4.04 “Activos Reales” sólo hasta veinte (20)

unidades tributarias (UT).

3. El Responsable del Fondo de Caja Chica, no podrá sobregirarse en los montos

asignados para tal fin.

4. Para todos los efectos del Fondo de Caja Chica, se tomará la UT vigente para el

momento en que se formuló el Presupuesto.

5. El Responsable del Fondo de Caja Chica, así como el custodio de los fondos

asignados, son responsables de cualquier diferencia que surja de los saldos arrojados

por los arqueos realizados a la Caja Chica.

6. No debe quedar diferencia pendiente por pagar o reintegrar en cada reposición o cierre

de la caja chica. En caso de existir un faltante de dinero en efectivo el Responsable del

Fondo de Caja Chica debe reponerlo. En tal supuesto se aplicará las sanciones

correspondientes, según lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función Pública

en el artículo 83 y otras normas aplicables.

7. Para realizar compras por caja chica, la dependencia solicitante debe presentar una

requisición debidamente firmada por el responsable de dicha dependencia y el

contralor o contralora del estado.


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8. Para el control del Fondo de la Caja Chica, se debe llevar un Libro Diario de

Contabilidad Auxiliar de Caja Chica, esto facilita la búsqueda, revisión, rendición y la

reposición correspondiente.

9. El Libro de Contabilidad Auxiliar de Caja Chica, debe contener los campos que se

mencionan a continuación y en el orden que se especifican:

Fecha de registro

Beneficiario

Número de comprobante

Debe

Haber

Saldo

10. Los recibos (comprobante de egreso) de Caja Chica deben ser relacionados en orden

correlativo, firmados por el funcionario que recibe el bien o servicio, con la debida

imputación presupuestaria y registrarlos en el Libro de “Contabilidad de Caja Chica”,

cada recibo deberá llevar anexo la correspondiente factura, así como la requisición del

bien o servicio. Además la factura debe cumplir con los siguientes parámetros:

Formato impreso.

Número de RIF.

Dirección Fiscal.

Teléfono.

Emitidos a nombre de la Contraloría del estado Barinas.

En original, legible y sin tachaduras.

Nombre del proveedor.

Numeración consecutiva y única.

Número de control consecutivo y único.

Fecha de emisión.

Descripción de la compra, indicando cantidad, precio unitario, valor total de la

compra.


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Conceptos facturados.

Monto del impuesto y la alícuota aplicable en forma separada de la base imponible.

Datos de la imprenta que elaboró el formato de la factura, en caso de ser factura

manual.

Las facturas emitidas mediante sistemas automatizados o computarizados

denominados comprobante fiscal, debe contener además, el número de registro de

la máquina y el logotipo fiscal.

11. Toda adquisición con fondos de Caja Chica, debe solicitarse a través del formulario

de “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”, forma DT-120.

12. Toda factura debe ir a nombre de: Contraloría del estado Barinas.

13. Todas las facturas deben ser firmadas o selladas por el responsable de Caja Chica

en el anverso.

14. Cuando se trate de un gasto causado en ocasión a un vehículo, se debe especificar

los artículos u/o suministros adquiridos; además de la marca y el número de la placa

del vehículo en el anverso de la factura.

ESPECÍFICAS

1.1.1 Apertura del Fondo de Caja Chica

1. El Contralor o Contralora autoriza mediante una Resolución la constitución de los

Fondos de Caja Chica, hasta un máximo de doscientas (200) unidades tributarias

(UT), lo cual va a depender de la disponibilidad presupuestaria aprobada para la

Contraloría, a través de memorando interno, se remite la resolución a la Dirección de

Administración y Presupuesto, para que elabore el cheque respectivo.

2. La autorización de Fondos de Caja Chica debe indicar:

Monto de apertura de la Caja Chica.

Monto máximo a Pagar.


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Nombre, cédula de identidad, cargo, ubicación o dependencia de la persona

responsable del manejo de los Fondos de la Caja Chica y del Custodio.

3. La creación de los fondos o disminuciones, deben ser autorizados por el Contralor (a)

a través de una Resolución, en caso de solicitud de aumento, el mismo debe estar

justificado mediante un Informe Previo, elabora do por el responsable y el custodio

de la caja chica.

4. El monto máximo por cada gasto a pagar con los fondos de Caja Chica, no podrán

ser superior a veinte (20) UT.

1.1.2 Reposición de los Fondos de Caja Chica

1. El responsable del Fondo de Caja Chica, deberá tramitar la reposición utilizando el

formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica” forma Nº DT-119, anexando los

formularios “Relación de Gastos de Caja Chica” forma Nº DT-118, y “Recibos de Caja”

forma Nº DT-121, con las facturas y “Requisiciones de Bienes, Materiales y Servicios”

forma Nº DT-120 correspondientes, cuando por lo menos se haya desembolsado el

setenta y cinco (75%) del monto asignado para el Fondo de Caja Chica.

2. La reposición se realiza, mediante la rendición de cuentas ante la Dirección de

Administración y Presupuesto de los montos utilizados y será presentada y detallada

en el formulario “Reposición de Caja Chica” forma Nº DT-119.

3. Los recibos de Caja Chica, deben ser relacionados en orden correlativo, con la debida

imputación presupuestaria y las respectivas facturas deben estar registradas en el

Libro “Contabilidad de Caja Chica”.

1.1.3 Cierre del Fondo de Caja Chica

1. Los fondos de Caja Chica deben cerrarse el último día hábil del Año Fiscal. Si el

responsable o custodio del Fondo de Caja Chica se ausenta por tiempo prolongado o


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cesa en el cargo, el Fondo se debe cerrar y cumplir con el proceso de cierre

administrativo, para luego asignar a otro responsable a través de una nueva

Resolución.

2. El cierre administrativo del Fondo, se realiza una vez relacionadas todas las facturas

pendientes hasta ese momento y de existir efectivo se realizará depósito del mismo a

la cuenta bancaria principal a nombre de la Contraloría del Estado Barinas.

3. El director o directora de Administración y Presupuesto, debe exigir al Responsable y/o

custodio del Fondo de Caja Chica, la rendición de los anticipos entregados, al cierre

del período contable correspondiente, reposición de la caja chica ó cierre del fondo.

4. Se debe anexar al formulario “Acta del Cierre del Fondo de Caja Chica” forma Nº DT-

126, de igual forma la planilla de depósito del efectivo en caso de que exista.

5. Se debe elaborar un Informe que contenga un resumen de todas las reposiciones

realizadas durante el lapso de vigencia de la Caja Chica, identificando los montos

globales por partidas con sus respectivas genéricas y específicas.


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PROCEDIMIENTOS:

ASUNTO: Apertura del Fondo de Caja Chica

RESPONSABLE ACCIÓN

Dirección de Administración y Presupuesto

Al Inicio del Ejercicio Económico Financiero, se presenta una Resolución (tres original) debidamente motivada, y previendo la disponibilidad presupuestaria a fin de que el Contralor(a), apruebe la apertura del Fondo de Caja Chica.

Despacho del Contralor(a) El Contralor o Contralora recibe y estudia factibilidad, firma la Resolución (tres originales), aprobando la apertura del Fondo de Caja Chica y la devuelve a la Dirección de Administración y Presupuesto.


El Director recibe y entrega al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería).

Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería)

Recibe la Resolución (original) y verifica disponibilidad financiera, si hay disponibilidad

Elabora Orden de pago, cheque y comprobante de egreso en original.

Registra datos en Control de Emisión de Órdenes de Pago.

Anexa orden de pago, cheque, comprobante de egreso y la Resolución y la envía al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad).


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RESPONSABLE ACCIÓN

Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad)

Recibe y verifica datos, si está de acuerdo registra datos en el Libro de Banco, sella y firma orden de pago y comprobante de egreso (original) en señal de conformidad. En caso contrario regresa al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería), para su corrección.

Entrega Orden de Pago, comprobante de egreso, cheque y Resolución (originales) al Coordinador (a) de Administración y Presupuesto.

Dirección de Administración y Presupuesto (Coordinación)

El Coordinador (a) recibe, revisa orden de pago, comprobante de egreso, cheque y Resolución (originales), si está conforme, firma y entrega al Director de Administración y Presupuesto. En caso contrario devuelve al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería).

Dirección de Administración y

Presupuesto

El Director(a) recibe, revisa orden de pago, comprobante de egreso, cheque y Resolución (originales), si está conforme, firma y entrega al Controlar (a). En caso contrario devuelve al Coordinador (a) de Administración y Presupuesto.


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RESPONSABLE ACCIÓN

Despacho del Contralor(a)

El Contralor (a) recibe y revisa, si esta conforme, firma y coloca sello húmedo a la orden de pago, comprobante de egreso y cheque (originales); entrega documentación al Director (a) de Administración y Presupuesto. En caso contrario no firma y devuelve al Director (a) de Administración y Presupuesto para su corrección.


El Director recibe documentación firmada y sellada y remite al Custodio de Caja.

Custodio de Caja

Recibe y entrega al responsable del Fondo de Caja Chica, orden de pago, comprobante de egreso, cheque y Resolución (originales).

Responsable del Fondo de Caja Chica

El responsable del Fondo de Caja Chica recibe cheque para hacerlo efectivo y firma orden de pago, comprobante de egreso y Resolución (originales). Realiza una copia de todos los soportes.

Entrega al Custodio de Caja la documentación correspondiente en original.


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RESPONSABLE ACCIÓN

Custodio de Caja

Recibe orden de pago, comprobante de egreso y Resolución (originales y copias)

Envía orden de pago, comprobante de egreso y Resolución (originales) al área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería) para su respectivo archivo.

Envía orden de pago, comprobante de egreso y Resolución (originales) y Archiva copias

Archiva:

o Copia de orden de pago, comprobante de egreso (copia) y Resolución (original).


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ASUNTO: Compras / Servicios por Caja Chica

RESPONSABLE ACCIÓN

Responsable de Caja Chica

El responsable de Fondo de Caja Chica recibe de la Dirección u Oficina solicitante, formulario de “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”, forma Nº DT-120 en original, lo firma, sella y retiene.

Revisa y determina si son gastos necesarios para el organismo que debido a su naturaleza demandan el pago en efectivo o su compra es menor a 20 UT, se procede a entregar el formulario “Vale de Caja Chica”, forma Nº DT-80. En caso contrario, no demanda el pago en efectivo, si es mayor a 20 UT remite al área de Compras y Servicios, para que realice el procedimiento ordinario.

Elabora formulario “Vale de Caja Chica” forma Nº DT-80 en original, y entrega a la Dirección o Unidad Solicitante junto con el efectivo, para que realice la compra del bien o servicio, e informa a éste las normas sobre las especificaciones de factura y rendición.

Dirección o Unidad Solicitante

Firma formulario en señal de recibido, y devuelve original al responsable del Fondo de Caja Chica, quien lo archiva en forma temporal, esperando la rendición del efectivo, de acuerdo con las normas sobre las especificaciones de factura y rendición.

Adquiere el bien o servicio y realiza rendición ante el responsable del Fondo de Caja Chica.


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RESPONSABLE ACCIÓN

Responsable del Fondo de Caja

Chica

El responsable del Fondo de Caja Chica verifica el bien o servicio adquirido junto con el formulario “Vale de Caja Chica” forma Nº DT-80, factura(s) de compra del bien o servicio adquirido y efectivo sobrante (en caso de que exista).

Elabora el formulario “Recibo de Caja Chica”, forma Nº DT-121 (original), firma, y anexa la(s) factura(s) y la “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”, forma Nº DT-120, al recibo original.

Archiva a manera de control la solicitud de “Vale de Caja Chica”, forma Nº DT-80, en Carpeta Vales de Caja Chica.

Registra en el libro de “Contabilidad Auxiliar de Caja Chica”, los datos correspondientes, y al recibo de Caja Chica coloca imputación presupuestaria.

Registra los datos del recibo de Caja Chica en formulario “Relación de Gastos de Caja Chica”, forma Nº DT-118, en original y lo archiva en forma temporal hasta realizar todas las compras y/o servicios diarios, luego se remite al área Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto) para comprometer el gasto, de igual forma se anexa cuando se realice la reposición de caja chica (Ver procedimiento de Reposición de Caja Chica).


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RESPONSABLE ACCIÓN

Archiva:

Recibo de Caja Chica (original).

Factura (original).

Requisición de Bienes, Materiales y Servicios (original)


Chica

El responsable del Fondo de Caja Chica verifica los fondos de Caja Chica y si el monto ejecutado es igual o mayor al 75%, relaciona los montos totales por partida específica en el formulario “Relación de gastos de Caja Chica” forma Nº DT-118 y en el formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica” forma Nº DT-119 en original, lo remite al Director de Administración y Presupuesto junto con sus respectivos soportes. En caso contrario, si es menor al 75%, continúa con el proceso de Anticipo de Caja Chica.


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ASUNTO: Reposición de Caja Chica

RESPONSABLE ACCIÓN

Dirección de Administración y

Presupuesto

El Director recibe y revisa la Solicitud de

Reposición de Caja Chica. Si está

conforme, aprueba Formulario “Solicitud

de Reposición de Caja Chica” forma DT-

119 (original) y entrega al Área de

Contabilidad, Tesorería y Presupuesto

(Tesorería), autorizando la elaboración de

Orden de Pago, cheque y Comprobante

de egreso. En caso contrario devuelve

documentación con exposición de

motivos.

Área de Contabilidad, Tesorería y

Presupuesto (Tesorería)

Elabora Orden de Pago (original), cheque y Comprobante de egreso (original), se anexa Solicitud de Reposición de Caja Chica forma Nº DT-119, se relaciona en el Libro de Control de Emisión de Órdenes de Pago y envía al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto).

Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto)

Recibe Orden de Pago (original) con anexos, cheque y Comprobante de egreso (original), causa y paga el gasto, entrega al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad).

Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad)

Recibe Orden de Pago (original), cheque y Comprobante de egreso (original), registra en el Libro Auxiliar de Banco, entrega a Director de Administración y Presupuesto.


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RESPONSABLE ACCIÓN

Director(a) de Administración y Presupuesto

Recibe y revisa Orden de Pago (original), cheque y Comprobante de egreso (original). Si está conforme, firma Orden de Pago (original), cheque y Comprobante de egreso (original) y entrega al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería). En caso contrario, devuelve al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad) con exposición de motivos.

Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Tesorería)

Recibe y elabora relación de la Orden de Pago y comprobante de egreso y remite al Contralor(a).


El Contralor o Contralora recibe y revisa Orden de Pago (original), comprobante de egreso (original), formulario de “Solicitud de Reposición de Caja Chica”, forma Nº DT-119 (original). Si está conforme, firma cheque y documentos coloca sello húmedo, entrega al Director(a) de Administración y Presupuesto. En caso contrario devuelve documentación al Director(a) de Administración y Presupuesto, para su corrección.


El Director(a) recibe documentación y remite al Custodio de Caja.

Custodio de Caja Recibe y entrega al responsable del Fondo de Caja Chica, cheque y Comprobante de egreso (original).


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RESPONSABLE ACCIÓN


Chica

El responsable del Fondo de Caja Chica recibe cheque para hacerlo efectivo y firma el comprobante de egreso (original).

Entrega al custodio de Caja la documentación correspondiente.

Custodio de Caja

Recibe, Orden de Pago (original) y Comprobante de egreso (original) y Archiva:

- Orden de Pago (original): Carpeta de

Órdenes de Pago.

- Comprobante de egreso (original), en la Carpeta de soportes originales.

- Copia de Comprobante de egreso, en la Carpeta de Caja Chica con sus respectivos soportes.


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ASUNTO: Cierre de Caja Chica

RESPONSABLE ACCIÓN

Responsable del Fondo de Caja Chica

En caso de ausencia, cambio de responsable, ó cierre del Ejercicio económico financiero, el responsable del Fondo de Caja Chica, revisa los Anticipos de Caja Chica pendientes por rendir, de la Unidad Solicitante y exige su rendición.

Procede a efectuar depósito del efectivo sobrante (en caso de existir), en la cuenta del banco correspondiente.

Elabora formulario de “Cierre de Caja Chica”, forma Nº DT-126, (original), y entrega al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto).

Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Presupuesto).

Recibe y procede a iniciar el Cierre de Caja Chica, y chequea la misma junto con la Orden de Pago de Apertura de Caja Chica.

Envía el formulario de “Cierre de Caja Chica” forma Nº DT-126 y la Orden de Pago de Apertura de Caja Chica, al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad).

Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad).

Revisa el Cierre de Caja Chica (original) y registra la planilla de depósito de reintegro (en caso de existir).

Envía formulario de “Cierre de Caja Chica” forma Nº DT-126, (original) al Director (a) de Administración y


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ASUNTO: Cierre de Caja Chica

RESPONSABLE ACCIÓN

Presupuesto.


El Director(a) recibe y Firma el formulario de “Cierre de Caja Chica” forma Nº DT-126, (original) y envía al Contralor(a). En caso contrario, devuelve al Área de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto (Contabilidad) con exposición de motivos.


El Contralor o Contralora recibe y revisa el Formulario de Cierre de Caja Chica forma Nº DT-126, si está conforme, firma formulario de “Cierre de Caja Chica” forma Nº DT-126, coloca sello húmedo y envía al Director de Administración y Presupuesto. En caso contrario, devuelve al Director de Administración y Presupuesto, para su corrección.


El Director recibe formulario de Cierre de Caja Chica (original) y entrega a custodio de Caja Chica.

Custodio de Caja

Recibe y archiva Cierre de Caja Chica en la Carpeta de Caja de Chica, del Ejercicio Económico Financiero correspondiente.


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FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS: Formulario “Vale de Caja Chica”

D M A

3. (Bs. _____________________________)

5.3. Cargo

6.3. Cargo

FORMA DT-80

6. UNIDAD SOLICITANTE

6.1. Unidad Responsable 6.2. Apellidos y Nombres 6.4. Firma

5.1. Unidad Responsable 5.2. Apellidos y Nombres 5.4. Firma

5. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA

1. FECHA

VALE DE CAJA CHICA

2. Hemos recibido de la Contraloría del Estado Barinas, la cantidad de: ____________________________________________

4. Por concepto de: ______________________________________________________________________________________

Los fondos serán entregados dentro de los tres días hábiles siguientes y su rendición es obligatoria.


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Instructivo: “Vale de Caja Chica”

Nombre del Formulario: Vale de Caja Chica.

Objetivo:

Entregar un anticipo de Caja Chica, a la Dirección que solicitó efectivo para realizar la compra o servicio correspondiente.

Forma de Presentación: Manuscrito.

Frecuencia: Cada vez que se realice una compra o servicio por el Fondo de Caja Chica.

Descripción de los Campos: 1.- Fecha: Indique día, mes y año, cuando solicitó el efectivo para realizar la compra a

través del Fondo de Caja Chica.

2.- Hemos recibido de la Contraloría del Estado Barinas, la cantidad de:

Indique en letras el monto en bolívares solicitado.

3.- Bs. : Escriba en números el monto en bolívares solicitado.

4.- Por concepto de: Describa el motivo del anticipo.

5.-Responsable del Fondo de Caja Chica:

5.1.- Unidad Responsable: 5.2.- Apellidos y Nombres: 5.3.- Cargo:

Indique la Dirección o Unidad Responsable del Fondo de Caja Chica. Indique los Apellidos y Nombres del Funcionario Responsable del Fondo de Caja Chica. Coloque el cargo del Funcionario Responsable del Fondo de Caja Chica.

5.4.- Firma: Coloque los Apellidos y Nombres del Funcionario que solicita el anticipo del Fondo de Caja Chica.


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Formulario “Recibo de Caja Chica”

1. N°

2. LUGAR Y

FECHA D M A

BARINAS

4. (Bs. _____________________________)

FORMA DT-121

7. UNIDAD SOLICITANTE

RECIBO DE CAJA CHICA

3. Hemos recibido de la Contraloría del Estado Barinas, la cantidad de: ____________________________________________________

5. Por concepto de: __________________________________________________________________________________________

6. Anexo: __________________________________________________________________________________________________

7.3. Cargo7.2. Cédula de Identidad7.1. Apellidos y Nombres

7.6. Firma y Sello7.4. Código Imputación Presupuestaria 7.5. Monto en Bs.


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“Instructivo: Recibo de Caja Chica”

Nombre del Formulario: Recibo de Caja Chica.

Objetivo:

Mantener el control correlativo de cada compra o servicio que se realice a través

del Fondo de Caja Chica.

Forma de Presentación: Manuscrito.

Frecuencia: Cada vez que se realice una compra o servicio a través del Fondo de Caja

Chica.

Descripción de los Campos:

1.- Nº Coloque el número correlativo del Recibo de Caja Chica.

2.- Lugar y Fecha: Indique el lugar, día, mes y año, cuando solicitó el efectivo para realizar la

compra o servicio a través del Fondo de Caja Chica.

3.- Hemos recibido de la Contraloría

del Estado Barinas, la cantidad de:

Indique en letras el monto en bolívares solicitado.

4.- Bs. : Escriba en números el monto en bolívares solicitado.

5.- Por concepto de: Describa el motivo de la compra o servicio.


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6.-Anexos: Especifique la descripción de los soportes de ticket de caja o facturas con su

respectivo RIF, NIT, IVA, entre otros.

7.- Unidad Solicitante:

7.1.- Apellidos y Nombres:

Coloque los Apellidos y Nombres del Funcionario que recibió el efectivo del

Fondo de Caja Chica.

7.2.- Cédula de Identidad: Escriba el número de la Cédula de Identidad del Funcionario que recibió el

efectivo del Fondo de Caja Chica.

7.3.- Cargo: Coloque el cargo del Funcionario que recibió el efectivo del fondo Caja Chica.

7.4.- Imputación Presupuestaria: Indique el código de la Imputación Presupuestaria.

7.5.- Monto en Bs.:

Coloque el monto total del gasto efectuado por una partida referida en la

imputación presupuestaria.

7.6.- Firma y Sello:

Coloque firma del Funcionario de la Dirección o Unidad Solicitante.


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Formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica”

D M A

2. Reposición N° Desde Hasta Cantidad Desde Hasta

6.1.2. CÉDULA DE IDENTIDAD 6.1.3. CARGO 6.1.4. FIRMA 6.1.5. SELLO


FORMA DT-119

6.2.1. APELLIDOS Y NOMBRES

6.3. CONTRALOR (A) DEL ESTADO BARINAS

6.3.1. APELLIDOS Y NOMBRES 6.3.2. FIRMA 6.3.3. SELLO

6. APROBADO POR 6.1. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA


6.2. DIRECTOR (A) DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO

5.4. TOTAL MONTO Bs.

5.4.1. TOTAL GASTOS

5.4.2. MONTO A REPONER

5.4.3. EFECTIVO EN CAJA CHICA

5.4.4. MONTO ASIGNADO CAJA CHICA

5. GASTOS

5.1. Imputación Presupuestaria 5.2. Descripción 5.3. Monto Bs.

1. FECHA

SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA 3. Período de Rendición 4. Recibo


FONDO DE CAJA CHICA




Firma:

Fecha:

Firma:

Fecha:

Firma:

Fecha:

30

Instructivo “Solicitud de Reposición de Caja Chica”

Nombre del Formulario: Solicitud de Reposición de Caja Chica. Objetivo:

Registrar todos los gastos realizados a través del Fondo de Caja Chica, indicando las partidas presupuestarias por las cuales fueron imputados.

Forma de Presentación:

Impresa.

Frecuencia:

Cada vez que incurran al menos el 75% de los gastos del Fondo de Caja Chica.

Descripción:

1.- Fecha:

Indique día, mes y año, en que se realiza la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica.

2.- Reposición Nº:

Escriba el número de la Solicitud de Reposición del Fondo de Caja Chica.

3.- Período de Rendición: 4.- Recibo:

Coloque fecha de inicio y culminación de la Rendición del Fondo de Caja Chica. Escriba la cantidad de recibos en números, y el número de recibos desde el primero hasta el último recibo de Caja Chica.

5.- Gastos:

5.1.-Imputación Presupuestaria: Escriba el número del Código Presupuestario. 5.2.- Descripción: Describa el Gasto del Código Presupuestario. 5.3.- Monto Bs.: Coloque el monto en bolívares del gasto presupuestario. 5.4.- Total Monto:

5.4.1.- Total Gastos: 5.4.2.- Monto a Reponer:

Coloque el monto total de los Gastos. Coloque el monto en bolívares a reponer.

5.4.3.- Efectivo en Caja Chica: Coloque el monto en bolívares del efectivo del Fondo de Caja Chica. 5.4.4.- Asignado Caja Chica: Coloque el monto en bolívares del efectivo Asignado a la Caja Chica.

6.- Aprobado por: 6.1.- Responsable del Fondo

de Caja Chica.

6.1.1- Apellidos y Nombres:

Señale los Apellidos y Nombres del Responsable del Fondo de Caja Chica.

6.1.2.- Cédula de Identidad:

Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Responsable del Fondo de Caja Chica.

6.1.3.- Cargo: Coloque el cargo del Responsable del Fondo de Caja Chica. 6.1.4.- Firma: 6.1.5.- Sello:

Coloque firma del Responsable del Fondo de Caja Chica. Coloque Sello de la Dirección del Responsable del Fondo de Caja Chica.

6.2.- Director (a) de

Administración y Presupuesto:

6.2.1- Apellidos y Nombres: Señale los Apellidos y Nombres del Director (a) de Administración y Presupuesto. 6.2.2.- Cédula de Identidad: Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Director (a) de Administración y

Presupuesto. 6.2.3.- Cargo: Coloque el cargo del Director(a) de Administración y Presupuesto. 6.2.4.- Firma: 6.2.5.- Sello:

Coloque firma del Director(a) de Administración y Presupuesto. Coloque Sello de la Dirección de Administración y Presupuesto.

6.3.- Aprobado por Contralor (a): 6.3.1.- Apellidos y Nombres Coloque Apellidos y Nombres del Contralor (a). 6.3.2.-Firma: Coloque sello del Despacho del Contralor (a).


FONDO DE CAJA CHICA




Firma:

Fecha:

Firma:

Fecha:

Firma:

Fecha:

31

5.4. Formulario “Cierre de Caja Chica”

D M A

Desde Hasta Cantidad Desde Hasta



FORMA DT-126

1. FECHA

CIERRE DE CAJA CHICA 2. Período de Rendición 3. Recibo

4. GASTOS

4.1. Imputación Presupuestaria 4.2. Descripción 4.3. Monto Bs.

5.1. TOTAL GASTOS

5.2. TOTAL REINTEGRO

5.3. TOTAL GENERAL

6.1. BANCO 6.2. MONTO Bs.

5. TOTAL MONTO Bs.

6. PLANILLA DE DEPÓSITO

7. APROBADO POR


7.1. RESPONSABLE DEL FONDO DE CAJA CHICA

7.3.1. APELLIDOS Y NOMBRES 7.3.2. FIRMA 7.3.3. SELLO


7.2. DIRECTOR (A) DE ADMINISTRACIÓN Y PRESUPUESTO

7.3. CONTRALOR (A) DEL ESTADO BARINAS


FONDO DE CAJA CHICA




Firma:

Fecha:

Firma:

Fecha:

Firma:

Fecha:

32

Instructivo “Cierre de Caja Chica”

Nombre del Formulario:

Cierre de Caja Chica.

Objetivo:

Registrar todas las partidas presupuestarias y sus gastos, para el Cierre del Fondo de Caja Chica. .


Impresa.

Frecuencia:

31 de Diciembre de cada Año (Al cierre del Año Fiscal) o cambio de Responsable del Fondo de Caja Chica.

Descripción:

1.- Fecha:

Indique día, mes y año, en que se realizará el Cierre del Fondo de Caja Chica.

2.- Período de Rendición: 3.- Recibo:

Coloque fecha de inicio y culminación de la Rendición del Cierre del Fondo de Caja Chica. Escriba la cantidad de recibos en números, y el número de recibos desde el primero hasta el último “Recibo de Caja Chica”.

4.- Gastos: 4.1.- Imputación Presupuestaria:

Indique el número del Código Presupuestario por el cual se imputaron los gastos.

4.2.- Descripción: Describa el Gasto del Código Presupuestario. 4.3.- Monto Bs.: Coloque el monto en bolívares del gasto presupuestario. 5.- Total Monto Bs.: 5.1.- Total Gastos: 5.2.- Total Reintegro: 5.3.- Total General: 6.- N° Planilla de Depósito: 6.1.- Banco: 6.2.- Monto Bs.:

Coloque el monto total de Gastos. Coloque el monto total de Reintegro. Coloque el total General. Coloque el número de la planilla de Depósito bancario. Coloque el Nombre del Banco. Coloque el Monto en bolívares del depósito bancario.

7.- Aprobado por: 7.1.- Responsable del Fondo de Caja Chica:

7.1.1- Apellidos y Nombres: Señale los Apellidos y Nombres del Responsable del Fondo de Caja Chica. 7.1.2.- Cédula de Identidad:

Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Responsable del Fondo de Caja Chica.

7.1.3.- Cargo: Coloque el cargo del responsable del Fondo de Caja Chica. 7.1.4.- Firma: 7.1.5.- Sello:

Coloque firma del responsable del Fondo de Caja Chica. Coloque Sello de la Dirección donde pertenece el responsable del Fondo de Caja Chica.

7.2.-Director(a) de Administración y Presupuesto:

7.2.1- Apellidos y Nombres:

Indique los Apellidos y Nombres del Director(a) de Administración y Presupuesto.

7.2.2.- Cédula de Identidad:

Coloque el número de la Cédula de Identidad, del Director(a) de Administración y Presupuesto.

7.2.3.- Cargo: Coloque el cargo Director(a) de Administración y Presupuesto. 7.2.4.- Firma: 7.2.5.- Sello:

Coloque firma del responsable del Fondo de Caja Chica. Coloque Sello de la Dirección donde pertenece el responsable del Fondo de Caja Chica.

7.3.- Aprobado por Contralor (a) del Estado Barinas: 7.3.1.- Apellidos y Nombres: 7.3.2.-Firma: 7.3.3.-Sello:

Coloque Apellidos y Nombres del Contralor (a). Coloque sello del Despacho del Contralor (a). Coloque firma del Contralor (a) en señal de aprobación.


FONDO DE CAJA CHICA




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Fecha:

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33

Formulario “Relación de Gastos de Caja Chica

1. N°

2. LUGAR Y

FECHA D M A

BARINAS

FORMA DT-118

4. TOTAL GENERAL

RELACIÓN DE GASTOS DE CAJA CHICA

3. GASTOS

3.1. Partida 3.2. Descripción 3.3. Monto Bs.


FONDO DE CAJA CHICA




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34

Instructivo “Relación de Gastos de Caja Chica”

Nombre del Formulario: Relación de Gastos de Caja Chica.

Objetivo:

Relacionar los gastos causados a través del Fondo de Caja Chica.


Impresa.

Frecuencia:

Se realizará diariamente de acuerdo a los gastos realizados por el Fondo de Caja Chica.

Descripción:

1.-Nº Escriba el número de la Relación de Gastos de Caja Chica.

2.- Lugar y Fecha: Indique día, mes y año, en que se relacionen los gastos de Caja Chica.

3.- Gastos: 3.1.-Partida: Escriba en números la partida que causa el gasto. 3.2.- Descripción: Describa el Gasto del Código Presupuestario. 3.3.- Monto: Coloque el monto en bolívares del gasto por partida presupuestaria.

4.- Total General: Monto Total de la Relación de Gastos de Caja Chica.


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35

Formulario de “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”


FONDO DE CAJA CHICA




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36

Instructivo de “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”

Nombre del Formulario: “Requisición de Bienes, Materiales y Servicios”.

Objetivo:

Registrar las Compras o Servicios solicitadas por la diferentes Direcciones u

Oficinas.


Impreso.

Frecuencia:

Cuando se solicite la Compra de Bienes y/o Materiales, o exista la necesidad

de Servicios.

Descripción:

1.- Datos Iniciales: Indicar la Dirección u Oficina solicitante y la Fecha de Solicitud.

2.- Solicitud Realizada: Señalar que se adquirirá: Materiales y Suministros, Máquinas y Equipos,

Reparación o Servicio.

3.- Detalle: Indicar Cantidad y Descripción de la Compra o Servicio que se solicita.

4.- Justificación: Realizar breve explicación de la Compra o Servicio a realizar.

5.- Firma Autorizada: Firma del Funcionario Autorizado para Solicitar la Compra o Servicios.

6.- Firma de Aprobado: Firma del Contralor (a) en señal de Aprobación.


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37

GLOSARIO DE TÉRMINOS:

Anticipo:

Se refiere al dinero en efectivo entregado a una unidad

solicitante, con el objeto de adquirir el bien o servicio

requerido, cuyo importe debe rendir al responsable de caja

chica dentro del lapso de tiempo establecido.

Apertura: Es el procedimiento de constituir el Fondo Fijo de Caja

Chica, para atender los gastos necesarios del organismo o

que debido a su naturaleza demandan el pago en efectivo.

Arqueo de Caja

Chica:

Es el procedimiento de realizar un reconocimiento y

verificación de los gastos efectuados con fondos de la caja

chica, a través de la revisión exhaustiva de facturas, recibos

y otros comprobantes de gastos, así como el dinero en

efectivo existente.

Caja Chica:

Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa

en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo

en efectivo, formado por billetes, monedas, vales,

justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a

operaciones normales de Caja Chica. Su propósito es

solventar las necesidades urgentes, de artículos, materiales

y servicios en una forma ágil y oportuna, cuyo origen

requiere del pago inmediato. Está constituido por una suma


FONDO DE CAJA CHICA




Firma:

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Fecha:

38

de dinero asignada a una unidad encargada, con el objeto de

satisfacer los gastos urgentes cuya naturaleza justifica el

desembolso inmediato.

Cierre : Es el procedimiento de clausura de los Fondos asignados a

la caja chica, por cambio de responsable o al término del

ejercicio fiscal, donde se relacionan el total de los gastos

efectuados y se procede a realizar el reintegro del dinero en

efectivo disponible.

Compras: Es el procedimiento de adquirir bienes y servicios

demandados a los oferentes para satisfacer una necesidad

determinada.

Custodio de Caja: Es la persona responsable de la custodia y entrega de

cheques, voucher, títulos valores y cualquier otro documento

que deba ser entregado a proveedores y beneficiarios.

Dirección de

Administración y

Presupuesto:

Es la encargada de coordinar y supervisar las actividades

relacionadas con la programación y ejecución presupuestaria

y financiera de los compromisos y pagos del presupuesto del

organismo y de los servicios administrativos.

Disponibilidad

Financiera:

Es el saldo disponible de los ingresos recibidos y

depositados en una(s) determinada(s) cuenta(s)

bancaria(s), para proceder a la emisión de un cheque.


FONDO DE CAJA CHICA




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39

Disponibilidad

Presupuestaria:

Es el saldo disponible de los recursos asignados en una

determinada partida específica, para asumir un compromiso

válidamente adquirido.

Endoso:

Es la acción de colocar al reverso del cheque las firmas con

el respectivo número de cédula de los funcionarios

autorizados por Resolución de designación, para administrar

la cuenta del organismo a través del cual se emite el

cheque a nombre del mismo, a fin que los recursos sean

entregados al responsable del Fondo de Caja Chica.

Imputación

Presupuestaria :

Es la identificación de información presupuestaria, necesaria

para registrar la operación en el presupuesto de gastos del

organismo. La cual debe efectuarse según los códigos

numéricos de acuerdo con el Clasificador Presupuestario de

Recursos y Egresos que dicte el Ministerio de Finanzas, a

través de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE).

Orden de Pago: Es el instrumento a través del cual se relacionan las facturas,

recibos u otro comprobante del gasto con el objeto de

causar los compromisos presupuestarios y generar el pasivo

contable, a fin de efectuar el pago correspondiente cuando

se emita la debida autorización.

Rendición de

Cuentas:

Es la acción de enterar en el lapso de tiempo establecido el

dinero en efectivo que ha sido entregado en calidad de

anticipo para adquirir un bien o servicio.


FONDO DE CAJA CHICA




Firma:

Fecha:

Firma:

Fecha:

Firma:

Fecha:

40

Resoluciones: Son aquellas decisiones de carácter general o particular

debidamente aprobadas por las autoridades competentes

para ello, las cuales son publicadas en gacetas oficiales,

donde los proyectos, nombramientos, destituciones,

dictámenes y todos los programas con carácter organizativo,

se ratifican a fin de que sean de conocimiento público y a su

vez que se cumplan correctamente conforme a los patrones

allí establecidos.

Reposición : Es el procedimiento de reemplazar el monto total de los

gastos efectuados con Fondos de Caja Chica cuando estos

alcancen el setenta y cinco por ciento ( 75 %), el mismo

debe ir acompañado con las facturas, comprobantes del

gasto y el respectivo formulario de reposición.

Responsable de Caja

Chica:

Es la persona designada para la administración, control y

rendición de los recursos asignados al Fondo Fijo de Caja

Chica.

Servicios:

Mantenimiento y reparaciones de los bienes de la

Institución a los efectos de un normal funcionamiento, así

como los servicios prestados por personas jurídicas.

Unidad Solicitante:

Es la dependencia, dirección u oficina de la estructura

organizacional, que solicita al responsable de Caja Chica, a

través de una requisición un bien o servicio de carácter

urgente.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FONDO DE CAJA CHICA

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