MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO …

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA

CONTRALORÍA DEL ESTADO BOLIVARIANO DE MÉRIDA

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CEBM

CÓDIGO

CEM- MA-002_21 CONTENIDO

Elaborado Fecha de Aprobación Aprobado

PC 02-03-18-014

de fecha 22-11-2018

Dirección de Comunicación Corporativa

Dirección Técnica, Planificación y Control de Gestión

Contralor (a) del estado Bolivariano de Mérida

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CONTENIDO CAPÍTULO Nº

PÁGINA

Contenido 2

Introducción 3

Aprobación 4

Marco Legal I 5

Alcance y Objetivo II 7

Normas Generales III 8

Normas Específicas IV 11

Procedimientos V 20

Flujogramas VI 24

Glosario de Términos VII 27

Índice de Formularios y Modelos VIII 30

Anexos IX 31

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CÓDIGO

CEM- MA- 002_21 INTRODUCCIÓN


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El presente Manual de Normas y Procedimientos para el Archivo Central de la Contraloría del

estado Bolivariano de Mérida (CEBM), es el instrumento de consulta de carácter sublegal,

orientado a los funcionarios para la aplicación de normas y la ejecución de procedimientos

interrelacionados con los procesos administrativos para el manejo del Archivo, adscrito a la

Dirección de Prensa y relaciones Publicas.

Un ejemplar de este documento en original permanecerá bajo resguardo de la Dirección

Técnica, Planificación y Control de Gestión, el cual podrá ser revisado y actualizado

periódicamente por la Dirección de Prensa y relaciones Publicas; previa autorización de la

máxima autoridad jerárquica, con el fin de adaptarlo a los cambios propios que genere la

dinámica organizacional y a la norma de carácter legal y sublegal a la que está sujeto.

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CÓDIGO

CEM- MA- 002_21 APROBACIÓN


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El presente Manual de Normas y procedimientos del Archivo Central de la Contraloría del

estado Bolivariano de Mérida, fue elaborado en el marco de las normas básicas de la

Contraloría General de la República según artículo 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta

Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 6.013 Extraordinario de fecha 23-12-2010.

En consecuencia, la ciudadana LYMAR BETANCOURT COIRÁN en su carácter de Contralora

(I) del estado Bolivariano de Mérida, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución Nº 01-

00-000099 de fecha 19-01-2016, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de

Venezuela Nº 40.834 de fecha 22-01-2016, aprueba el contenido del presente instrumento de

control interno, identificado bajo el código Nº CEM-MA-002_21, mediante la Resolución

Nº 01-00-18-1-303 de fecha 23-11-2018, publicada en la Gaceta Oficial del estado Bolivariano

de Mérida Nº Extraordinario de la misma fecha.

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 I MARCO LEGAL


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INSTRUMENTO PUBLICADO FECHA ARTÍCULOS

Constitución de la República

Bolivariana de Venezuela.

G.O.R.B.V.

Nº 5.908

Extraordinario

19-02-2009 137, 141 y 163

Reforma Parcial de la

Constitución del estado

Mérida.

G.O.E.M

Extraordinario 05-07-2014 9, 116 y 117

Ley Orgánica de la Contraloría

General de la República y del

Sistema Nacional de Control

Fiscal.

G.O.R.B.V

Nº 6.013

Extraordinario

23-12-2010 25, 26, 35, 37, 39 y

92

Decreto con Rango, Valor y

Fuerza de Ley Orgánica de la

Administración Pública.

G.O.R.B.V.

Ext. N° 6.147

Extraordinario

17-11-2014 144 al 174

Ley de Administración Pública

del Estado Mérida.

G.O.E.M

N° Extraordinario 02-08-2011 151, 152, 153, 160

Ley de Archivos Nacionales G.O.E.U.V

N° 21.760 13-07-1945 Todas

Ley de Archivos del Estado

Mérida.

G.O.E.M

N° 2535 26-12-1995 Todas

Ley de Protección y Defensa

del Patrimonio Cultural.

G.O.R.V

N° 4.623

Extraordinario

03-09-1993 Todas

Ley de Protección y Defensa

del Patrimonio Cultural y

Natural del Estado Mérida.

G.O.E.M

Nº 83

Extraordinaria

02-04-1998 Todas

Decreto con Rango, Valor y

Fuerza de Ley Contra la

Corrupción.

G.O.R.B.V.

Nº 6.155

Extraordinario

19-11-2014 1

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 I MARCO LEGAL


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INSTRUMENTO PUBLICADO FECHA ARTÍCULOS

Normas Generales de Control

Interno.

G.O.R.V.

Nº 36.229 17-06-1997 22

Reglamento Interno de la

Contraloría del estado

Bolivariano de Mérida.

Resolución

N° 01-00-14-1-068 22-12-2014

46, 47, 48, 49, 50 y

51

Código de Ética de las

Servidoras y los Servidores

Públicos.

G.O.R.B.V

N° 40.314 12-12-2013 TODAS

Leyenda: G.O.R.V.: Gaceta Oficial de la República de Venezuela G.O.R.B.V.: Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela G.O.E.M.: Gaceta Oficial del estado Mérida G.O.E.U.V: Gaceta Oficial de los estados Unidos de Venezuela.

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 II ALCANCE Y OBJETIVO


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II.1 Alcance

El presente Manual contempla las normas y procedimientos que servirán de guía al personal,

en los procesos de administrar, custodiar, organizar y proteger el acervo documental, mediante

los criterios de la Archivística, la administración de documentos y/o de la normativa legal e

institucional.

II.2 Objetivo

Establecer las normas y procedimientos para el manejo y resguardo de todo el acervo

documental, producido, almacenado y/o recibido en el Archivo Central adscrito a la Dirección de

Prensa y relaciones Publicas, para su administración, clasificación, conservación

desincorporación, digitalización, eliminación, ordenación, organización, selección, servicio y

control de préstamo y transferencia del patrimonio documental de la Contraloría del estado

Bolivariano de Mérida.

http://www.monografias.com/trabajos14/patrimonio/patrimonio.shtml

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 III NORMAS GENERALES


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1. La institución estará obligada establecer programas de seguridad para proteger y

conservar los documentos en cada una de las unidades archivísticas.

2. La Dirección de Dirección de Prensa y Relaciones Públicas velará que el espacio físico

destinado para el Archivo Central disponga de condiciones favorables para el mejor

resguardo y conservación de la documentación.

3. El acceso al Archivo Central estará limitado sólo al personal autorizado por la máxima

autoridad jerárquica.

4. El Archivo Central deberá contar con los espacios adecuados y los equipos de

implementación de reproducción documental necesarios, a fin de que reciba en guarda y

custodia el acervo documental.

5. El Archivo Central deberá contar con las condiciones de iluminación, temperatura,

humedad y ventilación adecuada para mejor conservación del acervo documental.

6. La máxima autoridad jerárquica designará una Comisión Especial para la valoración,

selección, eliminación y expurgo de documentos.

7. El Área de archivo y biblioteca, adscrita a la Dirección de Comunicación Corporativa de la

Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, ejecutará los procesos de recepción,

seguimiento, organización, conservación, préstamo, selección y control de la

documentación manejada por las dependencias de este Órgano de Control Fiscal Externo

Estadal; una vez transferida al Archivo Central.

8. El Asistente Administrativo de la Dirección de Dirección de Prensa y relaciones Publicas

será el Encargado o Encargada del Archivo Central y en su ausencia, el funcionario o

funcionaria que la máxima autoridad jerárquica autorice.

9. En las dependencias se llevará un archivo donde se conservarán, bajo la responsabilidad

del Director o Directora, Jefe o Jefa, la documentación emitida y recibida, los expedientes

en curso y los que no hayan pasado al Archivo Central.

10. El Archivo Central y el resto de los archivos de la Contraloría son, por su naturaleza,

reservados para el servicio del Órgano y su información tiene carácter confidencial. Para la

consulta de los archivos de la Contraloría por parte de los funcionarios o funcionarias

ajenos a la dependencia responsable o por particulares, se requiere autorización del

Contralor o Contralora.

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11. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá informar oportunamente al Director o

Directora de la Dirección de Prensa y relaciones Publicas, sobre el acervo documental

existente bajo su responsabilidad semestralmente.

12. El Asistente Administrativo (Archivo) será el responsable de supervisar y coordinar la

recepción y préstamo de documentos remitidos por las dependencias al Archivo Central de

la Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, así como, garantizar el adecuado

funcionamiento de éste.

13. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá reconocer la documentación, dividiéndola en

grupos homogéneos (conforme al contenido, la procedencia, la finalidad, el tiempo que

haya conservarse, la frecuencia de su consulta, etc).

14. Los expedientes deberán estar completos, sin que falte un documento.

15. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá archivar el expediente y/o documento original,

en caso de que se encuentren en papeles químicos o térmicos tipo fax, debe ser

reemplazados por una fotocopia, la cual se conservará en la carpeta correspondiente y se

elimina el otro tipo de papel.

16. Los documentos que posean valor histórico, probatorio, supletorio, verificador, técnico y

testimoniales no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos o

almacenados mediante cualquier medio, siempre y cuando no exista la duplicidad del

mismo.

17. Se prohíbe a los funcionarios y funcionarias de las Contraloría conservar para sí

documento alguno de los archivos, y tomar o publicar original o copia de ellos sin la previa

autorización del Contralor o Contralora. Asimismo, el personal al servicio de la Contraloría

guardará secreto sobre los asuntos que se tramiten o hayan tramitado en actuaciones

conexas con sus funciones.

18. Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí

misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las excepciones

que establezca la ley.

19. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá realizar el inventario del acervo documental

semestralmente.

20. Las dependencias deberán clasificar y codificar los archivos de gestión tal como lo

establezca el manual de normas.

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21. Las dependencias deberán clasificar y ordenar la documentación de los archivos de

gestión e intermedios de acuerdo a los lapsos de tiempo de permanencia establecida en la

ley.

22. Las transferencias de los Archivos de Gestión al Archivo Central se deberá ajustar por los

parámetros que establezca este manual.

23. La transferencia de los documentos inactivos quedará a cargo de una Comisión designada

por el Contralor o Contralora.

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 IV NORMAS ESPECIFICAS


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IV.1. Acopio o reunión de documentos

1. La organización y registro de la documentación histórica, legal, fiscal y/o administrativa

que ingrese al Archivo Central, se realizará mediante el Sistema de Clasificación de

Documentos establecido en dicha área y de acuerdo a las normativas que rigen la materia.

2. Los documentos transferidos por las diferentes dependencias operativas o administrativas

del Órgano Contralor al Archivo Central permanecerán en dicha área, bajo resguardo, por

un lapso de diez (10) años promedio, de conformidad a lo dispuesto en las normativas

existentes y atendiendo a sus propias necesidades de uso e información.

3. Las dependencias de la Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, deberán programar

la transferencia del acervo documental al Archivo Central, a través de los formularios

destinados para tal fin y establecidos por este manual.

4. La Dirección de Prensa y Relaciones Publicas será la encargada de revisar la

programación de la recepción del acervo documental al Archivo Central por las

dependencias y verificará el espacio físico para el traslado de dichos documentos.

5. Las dependencias de la Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, deberán resguardar

los archivos de gestión cinco (5) años, tomando en cuenta el actual ejercicio económico

financiero; por lo tanto se transferirá la documentación de los años anteriores anualmente

para su respectiva guardia y custodia junto con la relación en físico y digital a la Dirección

de Dirección de Prensa y Relaciones Publicas cada año fiscal y los primeros meses de

cada ejercicio económico financiero.

6. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá recibir el acervo documental y constatar que

cumpla con las normas establecidas en el presente manual.

7. El Asistente Administrativo de las dependencias deberán llevar junto al formato de

transferencia un archivo digital del mismo para la recopilación de un archivo tecnológico o

digital como respaldo de dicha información.

8. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá corroborar en físico y digital la transferencia

de documentos al Archivo Central.

9. El Asistente Administrativo (Archivo) es el encargado de organizar las transferencias de

documentos de las dependencias en el Archivo Central.

10. La recepción del acervo documental al Archivo Central, deberá ir acompañado por la

Relación de Documentos F119_4_sep.15para el Archivo Central.

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11. La Dependencia remitente enviará al Archivo Central dos (2) copias de la Relación de

Documentos para el Archivo Central, firmadas y selladas por el responsable de la

Dependencia en cuestión, y una copia más en digital.

12. Las dependencias de la Contraloría del estado Bolivariano de Mérida, deberán presentar

el acervo documental en archicomodos, y con su respectiva Relación de Documentos en

físico y digital de acuerdo al formato establecido para su debida transferencia al Archivo

Central.

IV.2. Expurgo y limpieza de documentos

1. El Asistente Administrativo de las dependencias deberán revisar la documentación a

transferir al Archivo Central, a fin de verificar que las mismas no tengan objetos extraños a

la documentación que pudieran deteriorar la información.

2. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá revisar los documentos y asegurarse que

éstos no deban venir con grapas, clips o cualquier tipo de broche metálico, pues además

de maltratarlos, causan roturas y oxidación.

IV.3. Selección documental

1. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá corroborar que la documentación a transferir

al Archivo Central no tenga duplicidad, solo se permitirá cuando dicha duplicidad de la

documentación este inserta en un expediente.

2. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá eliminar los duplicados únicamente, cuando

exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.

3. El Asistente Administrativo de las dependencias deberá procurar conservar siempre los

documentos originales o copias, si solo vienen fotocopias, se deberá brindar un trato

especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.

4. Las dependencias deberán clasificar e identificar que es material de archivo, y que no

debe conservarse para efectos archivísticos, si llegará algún tipo documental de biblioteca,

separarlo y no incluirlo como parte del acervo documental.

5. El Asistente Administrativo (Archivo) realizará la identificación de la documentación que

corresponde a los archivos de gestión, archivo central y archivo histórico. Dicha

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identificación se realizará mediante la utilización de las Tablas de Plazos Documentales de

cada dependencia.

6. El Asistente Administrativo (Archivo) junto con la Comisión Especial para la valoración,

selección, eliminación y expurgo de documentos verificará si ya se cumplió la vigencia

administrativa de cada documento, y con su aprobación enviará al Archivo General del

Estado.

7. Se deberá elaborar y mantener un registro de los documentos enviados al Archivo Central

y al Archivo General del Estado.

IV.4. Organización documental

1. Los documentos que recibirá el Archivo Central estará constituida por los archivos de

gestión, que son los archivos de las dependencias.

2. Las dependencias deberán entregar al archivo los documentos producidos una vez

concluido su trámite administrativo, durante los meses de enero y febrero de cada año (o

cuando el archivo por falta de espacio y condiciones decida hacerlo). Si hubiera concluido

el trámite administrativo y de conformidad con el cronograma de remisiones que elabore el

Archivo Central, si las dependencias no proceden a remitir el acervo documental, será

responsabilidad de las dependencias coordinar el traslado con el Archivo Central.

3. Los expedientes y otros documentos deberán remitirse al Archivo, acompañados de una

lista de remisión en riguroso orden, utilizando para esto el formato “Relación de

Documentos al Archivo Central”.

4. Todo expediente y otros documentos deberá ser enviado al Archivo Central con caratula al

inicio y protección al final, ya sea en carpetas, empastes, entre otros, para su debida

conservación y administración.

5. Cada documento será clasificado, expurgado, ordenado y seleccionado según su

naturaleza.

6. Se deberá dividir el acervo documental por clases y tipos documentales.

7. Se deberá tomar cada grupo documental y ordenar cada serie cronológicamente (meses o

por años), de conformidad con las fecha extremas.

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8. Se deberá realizar la clasificación de documentos mediante la utilización de series

documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las dependencias, de

acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

9. Una vez separado el material en series documentales, de acuerdo con el tipo que

representa, se procederá a numerar o signar cada unidad archivable o expediente,

utilizando el sistema alfanumérico.

10. Se realizará la numeración o signatura al acervo documental de forma consecutiva

ascendente.

11. Se deberá anotar los folios o numerar las piezas documentales que conforman la unidad

archivable o expediente.

12. Las dependencias deberán respetar el sistema de ordenación en el Archivo Central de

acuerdo al orden de origen y principio de procedencia, que se ha establecido en el archivo

de gestión o en la unidad productora.

13. Las dependencias deberán numerar todas las piezas documentales y proceder a levantar

en borrador el inventario de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del

instrumento descriptivo denominado “Relación de Documentos al Archivo Central”,

anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, ítems, descripción,

año y tipo de documentos.

IV.5. Conservación y resguardo

1. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá realizar labores pertinentes para la adecuada

conservación y manejo de los documentos enviados, que se encuentran dentro del

depósito.

2. Se deberá dar mantenimiento constante a la documentación (limpieza, quitar todo tipo de

artículos que vengan adheridos a la pieza documental, tales como clips, grapas, cintas,

prensas metálicas, entre otros.

3. El acervo documental deberá estar alejado de la luz solar y del calor; incluso debe evitarse

el exceso de calentamiento causado por la luz artificial.

4. El Archivo Central deberá mantener condiciones optimas para la conservación del papel;

la temperatura debe oscilar entre 15 y 18 °C, y la humedad relativa entre 50 y 55%; el

exceso de humedad propicia el desarrollo de agente biológicos, como los hongos, que

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deterioran el papel. No debe haber mucha sequedad para evitar que el papel se vuelva

quebradizo y se pulveriza. Asimismo, debe haber ventilación adecuada, especialmente

cuando hace calor o cuando hay mucha humedad.

5. Se deberá vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se

encuentren dentro del archivo estén en perfecto estado.

6. El acervo documental deberán colocarse en estantería de metal, pues la madera propicia

la existencia de insectos.

7. La estantería deberá ser accesible por todos sus lados, de modo que no esté pegada a la

pared, para evitar el acceso de los roedores. Si esto no es posible, al menos hay que

cuidar que los documentos no se encuentren en contacto inmediato con los muros

exteriores.

8. El Archivo Central deberá limpiarse tan a menudo como se pueda, se recomienda una

limpieza a fondo moviendo estantes, cajas y documentos cada seis (6) meses.

9. No se deberá fumar ni introducir alimentos al Archivo Central.

10. El Archivo Central deberá contar con un extintor de polvo seco y de forma periódica

deberá verificarse la presión del extintor.

IV.6. Archivo de documentos

1. Se deberá colocar en el espacio físico en estantería metálica, corrediza o archivadores, las

unidades archivables (cajas o expedientes) e instrumentos descriptivos.

2. Se deberá seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.

3. Se deberá seguir la estructura orgánica al momento de archivar los inventarios.

4. Rotular los estantes y anaqueles de los depósitos.

5. Al eliminar las unidades documentales quedaran espacios vacios, por lo que se procederá

a utilizarlos con nueva documentación; pero la numeración no será reutilizada y se llevará

un control cruzado entre el inventario y las actas de eliminación.

IV.7. Administración de documentos

1. Se deberá poner a disposición de los usuarios la documentación o información a través de

diferentes modalidades (copias, consultas, préstamos, investigaciones, entre otros).

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2. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá llevar un registro mediante formatos o

modelos de los préstamos de documentos.

3. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá llevar un registro para el control de visitantes

o usuarios del archivo.

IV.8. Eliminación y/o desincorporación de documentos

1. La eliminación y/o desincorporación de un documento se realizará tomando en cuenta su

valor para la institución, el cual se determinará atendiendo a su contenido o asunto del

cual se trata. La Comisión especial de este órgano de control, es quien intervendrá en el

proceso de evaluación de los documentos para determinar la vigencia, permanencia y

transferencia al Archivo General del Estado.

2. La eliminación y/o desincorporación de documentos del Archivo Central de la Contraloría

del estado Bolivariano de Mérida se podrá hacer por destrucción o eliminación de los

mismos o por transferencia al Archivo General del Estado, siendo el responsable del

Archivo Central quien solicita a través de un punto de cuenta la eliminación y/o

desincorporación de los documentos a la Dirección de Comunicación Corporativa a la cual

está adscrito.

3. Toda eliminación y/o desincorporación de documentos deberá estar autorizada por la

Comisión Especial y por el Director o Directora de Comunicación Corporativa a la cual está

adscrita el área de Archivo Central.

4. Antes de proceder a la eliminación de documentos, la Dirección de Comunicación

Corporativa, deberá consignar ante el Despacho del Contralor, mediante punto de cuenta

el Acta de Eliminación y/o Desincorporación y la documentación objeto de eliminación

elaborada por la Comisión especial, para su revisión y aprobación.

5. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá realizar un listado de documentos eliminados

y/o transferidos remitidos al Archivo General del Estado, para su archivo y resguardo.

6. Solo se transferirán al Archivo General del Estado, aquellos documentos que, según su

uso, sean considerados permanentes o importantes para la institución, de acuerdo al valor

testimonial, informativo y de investigación que posean, tanto a nivel administrativo como

legal.

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7. La Dirección de Comunicación Corporativa solicitará al Archivo General del Estado la

asesoría requerida para cumplir con las normas establecidas para la transferencia de

documentos.

8. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá revisar todos los expedientes que se van a

transferir para corroborar su existencia y comprobar que no falte ningún documento dentro

del expediente.

9. Los documentos transferidos al Archivo General del Estado deberán estar clasificados,

ordenados y relacionados en el formato de transferencia de documentos.

10. Una vez trasladados los documentos al Archivo General del Estado, este pasará a ser

responsable de la guarda y custodia de los mismos.

11. La Dirección de Comunicación Corporativa a través del área de Archivo Central de este

Órgano Control, deberá dar fiel cumplimiento a las presentes normas, a fin de evitar

devoluciones de los documentos transferidos.

12. Se entenderá por documentos de carácter permanente, aquellos que, una vez cumplida su

gestión administrativa, o legal, sirvan de apoyo permanente para la toma de decisiones

actuales, dentro de la institución.

13. Los documentos que se numeran a continuación formarán parte del archivo permanente

de la Contraloría:

- Documentos que contengan información sobre el origen, organización, funcionamiento,

desarrollo y modificaciones de las diferentes dependencias operativas o administrativas

que conforman las estructura del Órgano Contralor.

- Los documentos de propiedad de los bienes muebles de la Contraloría.

- Todo documento aun de efecto transitorio, que pueda ser utilizado como antecedente y

que sirva para reclamar, probar o crear un derecho u obligación.

- Cualquier otro documento que, a juicio del Director o Directora de Comunicación

Corporativa, por su valor informativo se considere de trascendencia histórica.

14. Permanecerán en el Archivo Central de este órgano de control por un periodo de diez (10)

años promedio, para luego ser enviados al Archivo General del Estado, los siguientes

documentos:

- Documentos relativos a la ejecución presupuestaria de la Contraloría, tales como

Comprobantes de pago y sus respectivos soportes.

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- Documentos contables, libros, chequeras y estados de cuentas, entre otros.

- Informes de Actuaciones Fiscales.

- Expedientes contentivos de procedimientos administrativos para la Determinación de

Responsabilidades.

- Contratos de trabajo, planes y controles de avance, contados a partir de la fecha de

expiración de los mismos.

- Los expedientes de los funcionarios inactivos de la Contraloría (Jubilados o Retirados).

- Las nóminas de los funcionarios.

- Los que puedan contener información sobre el origen de un asunto, su organización,

desarrollo y funcionamientos.

- Los que puedan probar algún derecho permanente a favor de un particular.

IV.9. Digitalización del acervo documental

1. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá seleccionar los documentos que presenten

condiciones físicas aptas para ser digitalizadas, es decir, estén completos, legibles y sus

páginas se encuentren ordenadas consecutivamente.

2. Se deberá llevar un control físico del “status”, sellando cada documento una vez que haya

sido digitalizado, permitiendo de esta manera la agilización de este proceso.

3. Se deberá verificar si el documento tiene derechos de autor y si existe prohibición para

publicarlo.

4. El Asistente Administrativo (Archivo) deberá decidir si los documentos originales se

digitalizarán o serán fotocopiados.

5. Se deberá llevar un control de documentos que permita controlar la entrada de

documentos originales al proceso de digitalización, con el objetivo de evitar pérdidas de

material por manipulación durante el proceso.

IV.10. Servicio y Control de Préstamo del fondo documental

1. El préstamo de expedientes y/o documentos se hará de acuerdo a las normas aquí

establecidas y mediante el uso del formato diseñado para tal fin, el cual deberá estar

previamente firmado y sellado.

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2. Solo podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de préstamo el Contralor

o Contralora del Estado, los Directores y Directoras, Jefes de las dependencias o cualquier

funcionario autorizado por éstos.

3. El préstamo de documentos será de cinco (5) días hábiles. En los casos necesarios el

usuario podrá solicitar a través de un memorando una extensión o renovación del mismo

con un máximo de quince (15) días, prorrogables en función de la circunstancia

extraordinaria que ocurra.

4. Cuando un funcionario de la institución necesita obtener copia de algún documento,

deberá ser acompañado por el Asistente Administrativo (Archivo), quien será responsable

de devolverlo al Archivo Central una vez realizada la gestión.

5. Toda documentación que se preste del archivo central se deberá dejar constancia

mediante una “Hoja Testigo”, la cual evidenciará que el expediente y/o documento se

encuentra en calidad de préstamo.

6. El Asistente Administrativo (Archivo) registrará en la “Relación de Préstamo de Expediente

y/o Documento” el expediente o documento extraído en el archivo, la fecha de la solicitud,

la dependencia solicitante, la descripción del expediente o documento, la descripción del

asunto, el funcionario solicitante, la fecha de préstamo, la fecha de entrega y firma.

7. Los usuarios externos podrán solicitar en calidad de consulta documentos en los horarios

comprendidos de 9:00am a 12:00m y de 1:00pm a 4:00pm., mediante la utilización del

formulario “Planilla de Préstamo de Expediente y/o Documento”, que para tal efecto se usa

en la dependencia, y para efectos de fotocopiado se procederá igual a la norma anterior.

8. La persona que retire en calidad de préstamo algún documento, será responsable de su

deterioro, extravió o perdida y le serán aplicadas las sanciones administrativas, civiles y

penales de acuerdo al caso.

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 V PROCEDIMIENTOS


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V.1. Programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central

Responsable Acciones

Director (a) de Comunicación

Corporativa

1. Gira instrucciones al Asistente Administrativo o funcionario (a) asignado (a) para que realice una Correspondencia Interna dirigida a las diferentes dependencias solicitando la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.

Asistente Administrativo o funcionario (a) asignado (a)

2. Elabora la Correspondencia Interna dirigida a las diferentes dependencias, solicita la firma del Director (a) y estampa el sello.

3. Remite la Correspondencia Interna a las diferentes dependencias.

Director (a) o Jefe (a) de la dependencia

4. Recibe la Correspondencia Interna de solicitud de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.

5. Gira instrucciones al Asistente Administrativo de la dependencia o funcionario (a) asignado (a) para que realice una Correspondencia Interna, dirigida a la Dirección de Comunicación Corporativa referente a la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.

Asistente Administrativo de la

dependencia o funcionario (a) asignado (a)

6. Elabora la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central dirigida a la Dirección de Comunicación Corporativa, a través del formulario Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, solicita la firma del Director (a) o Jefe (a) y estampa el sello.

7. Entrega al Director (a) o Jefe (a) de la dependencia la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.

Director (a) o Jefe (a) de la dependencia

8. Recibe y verifica la información contenida en la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central. 8.1 Si no está conforme, devuelve al Asistente Administrativo de

la dependencia o funcionario (a) asignado (a) para su corrección. (Vuelve al paso 6).

8.2 Si está conforme, solicita al Asistente Administrativo o funcionario (a) asignado (a) su remisión en físico y digital a la Dirección de Comunicación Corporativa.



9. Remite al Director (a) de Comunicación Corporativa, la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central en físico y en digital.


Corporativa

10. Recibe la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central en físico y digital.

11. Gira instrucciones al Asistente Administrativo (Archivo), para la consolidación de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.

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CÓDIGO CAPÍTULO:



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Asistente Administrativo

(Archivo)

12. Recibe y realiza la consolidación de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central recibidas de las dependencias en físico y digital.

13. Remite la consolidación de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central en físico y digital, al Director (a) de Comunicación Corporativa.


Corporativa

14. Recibe, firma y estampa el sello en la consolidación de la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.

15. Gira instrucciones para que se remita la programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central aprobada, a las dependencias.

V.2. Recepción o Ingreso de Expediente y/o Documento al Archivo Central




1. Elabora e imprime tres (3) ejemplares de Correspondencia Interna junto con la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.

2. Solicita la firma del Director (a) o Jefe (a) de la dependencia y estampa el sello en los tres (3) ejemplares de la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.

3. Remite al Director (a) de Comunicación Corporativa la Correspondencia Interna junto con la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.


Corporativa

4. Recibe la Correspondencia Interna junto con la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.

5. Remite al Asistente Administrativo (Archivo) la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.

6. Informa al Asistente Administrativo (Archivo) acerca de las fechas y horas programadas con las dependencias, para la recepción del acervo documental.

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CÓDIGO CAPÍTULO:



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(Archivo)

7. Recibe y revisa la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.

8. Verifica que los Expedientes y/o Documentos se correspondan a con lo especificado en la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a archivar. 8.1 Si no está conforme, devuelve al Asistente Administrativo de

la dependencia o funcionario (a) asignado (a) para su corrección. (Vuelve al paso 1).

8.2 Si está conforme, firma la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, en señal de recibido.

9. Verifica en conjunto con el Director (a) de la Dirección de Comunicación Corporativa el espacio físico para el traslado documental al Archivo Central. 9.1 Si no está disponible, devuelve al Asistente Administrativo o

funcionario (a) asignado (a), para su corrección mientras se habilita un espacio para el traslado. (Vuelve al paso 1).

9.2 Si está disponible, autoriza la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central.

10. Organiza los Expedientes y/o Documentos en los módulos y/o estantes asignados.

11. Registra en el Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15” el ingreso del acervo documental.

12. Remite al Director (a) de Comunicación Corporativa el Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15” en físico y digital.


Corporativa

13. Recibe y verifica el Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15”, en físico y digital. 13.1 Si no está conforme, devuelve al Asistente Administrativo

(Archivo), para su corrección. (Vuelve al paso 7). 13.2 Si está conforme, firma el Inventario de Expedientes y/o

Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15”.

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V.3. Consulta o préstamo del acervo documental


Contralor (a) de estado

1. Recibe Oficio o Correspondencia Interna para la Solicitud de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.

2. Remite una copia del Oficio o Correspondencia Interna para la Solicitud de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos al Director (a) de Comunicación Corporativa.


Corporativa

3. Recibe y revisa la copia del Oficio o Correspondencia Interna para la Solicitud de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.

4. Gira instrucciones al Asistente Administrativo (Archivo) para proceder con la Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos al Funcionario (a) o Usuario Externo.


(Archivo)

5. Recibe y revisa la copia del Oficio o Correspondencia Interna para la Solicitud de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.

6. Verifica que los Expedientes y/o Documentos solicitado en el Oficio o Correspondencia Interna, se encuentre disponible en el Archivo Central. 6.1 Si no está disponible, devuelve al Contralor (a) de estado.

(Vuelve al paso 1). 6.2 Si está disponible, firma la copia del Oficio o Correspondencia

Interna en señal de que se encuentra disponible. 7. Ubica y selecciona en el Archivo Central el Expediente y/o

Documento solicitado en el Oficio o Correspondencia Interna aprobado.

8. Coordina con el Funcionario (a) o Usuario Externo para llenar la Ficha de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F225_4_Sept.15”.

9. Solicita al Funcionario (a) o Usuario Externo la firma en la Planilla de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F225_4_Sept.15”, como constancia de recibido.

10. Entrega el Expediente y/o Documento solicitado al Funcionario (a) o Usuario Externo.

11. Archiva la Ficha de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F225_4_Sept.15”.

12. Remite al Director (a) de Comunicación Corporativa la Relación de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F214_4_Sept.15”, en físico y digital.


Corporativa

13. Recibe y firma la Relación de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos “F214_4_Sept.15”, en físico y digital.

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 VI FLUJOGRAMAS


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VI.1. Programación de la recepción o ingreso del acervo documental al Archivo Central Director (a) de Comunicación

Corporativa

Asistente Administrativo o funcionario

(a) asignado (a)

Director (a) o Jefe (a) de la

dependenciaAsistente Administrativo de la dependencia o

funcionario (a) asignado (a)Asistente Administrativo (Archivo)

Inicio

Gira instrucciones al Asistente

Administrativo o funcionario (a)

asignado (a) para que realice una

Correspondencia Interna dirigida a

las diferentes dependencias

solicitando la programación de la

recepción o ingreso del acervo

documental al Archivo Central.

Elabora la Correspondencia Interna

dirigida a las diferentes

dependencias, solicita la firma del

Director (a) y estampa el sello.

Remite la Correspondencia Interna

a las diferentes dependencias.

Recibe la Correspondencia Interna

de solicitud de la programación de

la recepción o ingreso del acervo



Administrativo de la dependencia o

funcionario (a) asignado (a) para

que realice una Correspondencia

Interna, dirigida a la Dirección de

Comunicación Corporativa referente

a la programación de la recepción o

ingreso del acervo documental al

Archivo Central.

Elabora la programación de la


documental al Archivo Central

dirigida a la Dirección de

Comunicación Corporativa, a través

del formulario Relación de

Expedientes y/o Documentos al

Archivo Central “F119_4_Sept.15”,

solicita la firma del Director (a) o

Jefe (a) y estampa el sello.

Entrega al Director (a) o Jefe (a) de

la dependencia la programación de

la recepción o ingreso del acervo


Recibe y verifica la información

contenida en la programación de la



Conforme

Devuelve para

su corrección.

No

A

A

Solicita al

Asistente

Administrativo

asignado de la

dependencia o

funcionario (a) su

remisión en físico

y digital a la

Dirección de

Comunicación

Corporativa.

Si

B

B

Remite al Director (a) de

Comunicación Corporativa, la

programación de la recepción o


Archivo Central en físico y en digital.

Recibe la programación de la




Administrativo (Archivo), para la

consolidación de la programación

de la recepción o ingreso del acervo


Recibe y realiza la consolidación de

la programación de la recepción o


Archivo Central recibidas de las

dependencias en físico y digital.

Remite la consolidación de la

programación de la recepción o


Archivo Central en físico y digital, al


Corporativa.

Recibe, firma y estampa el sello en

la consolidación de la programación

de la recepción o ingreso del acervo


Gira instrucciones para que se

remita la programación de la


documental al Archivo Central

aprobada, a las dependencias.

Fin

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CÓDIGO CAPÍTULO:



PC 02-03-18-014

De fecha 22-11-2018




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VI.2. Recepción o Ingreso de Expediente y/o Documento al Archivo Central

Asistente Administrativo de la dependencia o

funcionario (a) asignado (a)Director (a) de Comunicación Corporativa Asistente Administrativo (Archivo)

Inicio

Elabora e imprime tres (3) ejemplares de

Correspondencia Interna junto con la

Relación de Expedientes y/o Documentos

al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, a

archivar.

Solicita la firma del Director (a) o Jefe (a)

de la dependencia y estampa el sello en los

tres (3) ejemplares de la Relación de

Expedientes y/o Documentos al Archivo

Central “F119_4_Sept.15”, a archivar.

Remite al Director (a) de Comunicación

Corporativa la Correspondencia Interna

junto con la Relación de Expedientes y/o

Documentos al Archivo Central

“F119_4_Sept.15”, a archivar.

Recibe la Correspondencia Interna junto

con la Relación de Expedientes y/o



Remite al Asistente Administrativo

(Archivo) la Relación de Expedientes y/o



Informa al Asistente Administrativo

(Archivo) acerca de las fechas y horas

programadas con las dependencias, para

la recepción del acervo documental.

Recibe y revisa la Relación de Expedientes

y/o Documentos al Archivo Central


Verifica que los Expedientes y/o

Documentos se correspondan a con lo

especificado en la Relación de Expedientes

y/o Documentos al Archivo Central


Conforme

Devuelve para su corrección.

No

SiA

A

Firma la Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central “F119_4_Sept.15”, en señal de recibido.

Verifica en conjunto con el Director (a) de

la Dirección de Comunicación Corporativa

el espacio físico para el traslado


Disponible


A

No

Autoriza la recepción o ingreso del acervo


Si

Organiza los Expedientes y/o Documentos en

los módulos y/o estantes asignados.

Registra en el Inventario de Expedientes y/

o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15” el ingreso del acervo

documental.


Corporativa el Inventario de Expedientes y/

o Documentos del Archivo Central “F226_4_Sept.15” en físico y digital.

Recibe y verifica el Inventario de

Expedientes y/o Documentos del Archivo

Central “F226_4_Sept.15”, en físico y

digital.

Conforme

Devuelve para su corrección

Firma el Inventario de Expedientes y/o

Documentos “F226_4_Sept.15”.

B

B

Si

Fin

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CÓDIGO CAPÍTULO:



PC 02-03-18-014

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VI.3. Consulta o préstamo del acervo documental

Contralor (a) de estado Director (a) de Comunicación Corporativa Asistente Administrativo (Archivo)

Inicio

Recibe Oficio o Correspondencia Interna

para la Solicitud de Consulta o Préstamo

de Expedientes y/o Documentos.

Remite una copia del Oficio o

Correspondencia Interna para la Solicitud

de Consulta o Préstamo de Expedientes y/

o Documentos al Director (a) de

Comunicación Corporativa.

Recibe y revisa la copia del Oficio o



o Documentos.


Administrativo (Archivo) para proceder con

la Consulta o Préstamo de Expedientes y/o

Documentos al Funcionario (a) o Usuario

Externo.

Recibe y revisa la copia del Oficio o



o Documentos.

Verifica que los Expedientes y/o

Documentos solicitado en el Oficio o

Correspondencia Interna, se encuentre

disponible en el Archivo Central.

Disponible


No

A

A

Firma la copia del Oficio o

Correspondencia Interna en señal de que

se encuentra disponible.

Si

Ubica y selecciona en el Archivo Central el

Expediente y/o Documento solicitado en el

Oficio o Correspondencia Interna

aprobado.

Coordina con el Funcionario (a) o Usuario

Externo para llenar la Ficha de Consulta o

Préstamo de Expedientes y/o Documentos

“F225_4_Sept.15”.

Solicita al Funcionario (a) o Usuario

Externo la firma en la Planilla de Consulta o

Préstamo de Expediente y/o Documento

“F225_4_Sept.15”, como constancia de

recibido.

Entrega el Expediente y/o Documento

solicitado al Funcionario (a) o Usuario

Externo.

Archiva la Ficha de Consulta o

Préstamo de Expedientes y/o

Documentos “F225_4_Sept.15”.


Corporativa la Relación de Consulta o


“F214_4_Sept.15”, en físico y digital.

Recibe y firma la Relación de Consulta o


“F214_4_Sept.15”, en físico y digital.

Fin

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 VII GLOSARIO DE TÉRMINOS


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1. Acervo Documental: Conjunto de documentos que se conservan en un Archivo.

2. Archivística: Disciplina que trata de la aplicación de la teoría de los archivos y la

administración de documentos.

3. Archivista: Persona encargada para realizar las tareas que se generan en un archivo.

4. Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución

producen o reciben en cualquier soporte en el ejercicio de sus funciones o actividades.

Lugar donde se reúnen, custodian, conservan, organizan, ordenan, clasifican, describen,

difunden y consultan los conjuntos (grupos) documentales orgánicos para la gestión

administrativa, la investigación y la cultura.

5. Archivo Central: Área que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier

soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por

los Archivos de Gestión de las diferentes oficinas de la Contraloría del estado Bolivariano

de Mérida.

6. Archivo de Gestión: Archivo que se genera y organiza en cada una de las instancias

contempladas en la estructura organizacional de la Institución.

7. Archivo Histórico: Archivo que conserva permanentemente la documentación con valor

histórico cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura.

8. Carpeta: Cubierta o funda que surge de protección para los documentos clasificados.

9. Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su

posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el

acceso a los documentos.

10. Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen

las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de

acuerdo con la estructura orgánico‐funcional de la entidad. Clasificar implica identificar la

procedencia de los documentos, teniendo en cuenta la estructura orgánica y las

funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.

11. Conservación de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la

integridad física de los documentos que alberga un archivo.

12. Conservación de documentos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen

estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Se relaciona

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CÓDIGO CAPÍTULO:



PC 02-03-18-014

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con los métodos para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de

controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

13. Destrucción: Proceso de eliminación razonada y sistemática de la documentación

inactiva, una vez culminado el tiempo de retención, de conformidad con lo establecido en

la Tabla de Retención Documental.

14. Digitalización: Acción de convertir en digital información analógica. En otras palabras,

es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica) en una serie de valores

numéricos. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas,

manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, microformas, películas,

efemérides, objetos tridimensionales, etc.

15. Descripción Documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de

sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación,

localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

16. Documento: Toda información registrada en cualquier soporte que documenta el

ejercicio de las facultades o actividades.

17. Documento Histórico: Documento único que por su significado jurídico, autográfico o

por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía

nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y

culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y especialmente valioso para el

país.

18. Eliminación: Destrucción física de los documentos que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico,

permanente o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

19. Expediente: Conjunto de piezas documentales resultantes de un mismo procedimiento

administrativo.

20. Fondo Documental: Conjunto de documentos procedente de una institución.

21. Información: La contenida en los documentos que se generen, obtengan, adquieran,

transformen o conserven por cualquier título.

22. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas

series en el orden previamente acordado.

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CÓDIGO CAPÍTULO:



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23. Operaciones Archivísticas: Constituyen las herramientas necesarias para la correcta

organización práctica de los documentos a través de su ciclo vital y del funcionamiento

eficiente, eficaz y efectivo de los archivos cualquiera sea su tipo. Estas operaciones son:

producción, clasificación, ordenación, selección, expurgo, descripción, traslado y

transferencia. En estas operaciones no se incluye de acuerdo a la teoría venezolana la

valoración documental.

24. Organización: Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le

corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases

de clasificación y ordenación.

25. Préstamo de Documentos: Acción que implica la salida temporal de documentos de un

archivo con fines administrativos o de difusión cultural.

26. Registro: Acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y

circulación de los documentos.

27. Selección documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la

documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

28. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del

ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: cheques, requisiciones de compra,

movimientos de personal, contratos, actas, informes, etc.

29. Transferencia de documentos: Es transferir los documentos de los Archivos de Gestión

al Central de conformidad con el informe de valoración de documentos (Tablas de

Plazos).

30. Valor administrativo: Aquel que posee un documento para la administración que lo

originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y

actividades.

31. Valor jurídico: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulaos por el

derecho común.

32. Valor legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 VIII ÍNDICE DE FORMULARIOS

Y MODELOS


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VIII.1 Índice de Formularios

ÍTEM ANEXO Nº CODIFICACIÓN DENOMINACIÓN

1 01 F119_4_Sept.15 Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central.

2 02 F214_4_Sept.15 Relación de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.

3 03 F224_4_Sept.15 Hoja Testigo.

4 04 F225_4_Sept.15 Ficha de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.

5 05 F226_4_Sept.15 Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central.

VIII.2 Índice de Modelos

ÍTEM ANEXO Nº CODIFICACIÓN DENOMINACIÓN

1 06 M223_Sept.15 Acta de Desincorporación de Documentos del Archivo Central de la CEBM.

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CÓDIGO CAPÍTULO:

CEM- MA- 002_21 IX ANEXOS


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Anexo N° 01. Relación de Expedientes y/o Documentos al Archivo Central.

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CÓDIGO CAPÍTULO:



PC 02-03-18-014

De fecha 22-11-2018




Pág. 32 / 36

Anexo N° 02. Relación de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.

M129_Mar.12


CÓDIGO CAPÍTULO:



PC 02-03-18-014

De fecha 22-11-2018




Pág. 33 / 36

Anexo N° 03. Hoja Testigo.

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CÓDIGO CAPÍTULO:



PC 02-03-18-014

De fecha 22-11-2018




Pág. 34 / 36

Anexo N° 04. Ficha de Consulta o Préstamo de Expedientes y/o Documentos.

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CÓDIGO CAPÍTULO:



PC 02-03-18-014

De fecha 22-11-2018




Pág. 35 / 36

Anexo N° 05. Inventario de Expedientes y/o Documentos del Archivo Central.

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CÓDIGO CAPÍTULO:



PC 02-03-18-014

De fecha 22-11-2018




Pág. 36 / 36

Anexo N° 06. Acta de Desincorporación de Documentos del Archivo Central de la CEBM

Documento.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARCHIVO …

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