Manual de Operaciones del FPS.docx

MANUAL OPERATIVO“INVERSIÓN PRODUCTIVA Y SOCIAL

PARA VIVIR BIEN”

MANUAL DE OPERACIONES

FONDO DE INVERSION PRODUCTIVA Y SOCIAL – FPSMINISTERIO DE PLANIFICACION DEL DESARROLLO

MANUAL DE OPERACIONES DEL FPS

ContenidoCAPÍTULO I..................................................................................................................................................................4I. GENERALIDADES..............................................................................................................................................4

1.1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................41.2 PROPÓSITO Y CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL DE OPERACIONES.............................................................51.3 USO Y MODIFICACIONES DEL MANUAL DE OPERACIONES..........................................................................51.4 DEFINICIONES APLICABLES A ESTE MANUAL DE OPERACIONES................................................................5

CAPÍTULO II................................................................................................................................................................7II. MACROPROCESO DEL FPS.........................................................................................................................7

2.1 DESCRIPCIÓN DEL MACRO PROCESO DEL FPS..........................................................................................72.1.1 La Gestión de Convenios..................................................................................................................82.1.2 El Ciclo del Proyecto........................................................................................................................82.1.3 El Proceso de Monitoreo y Seguimiento.........................................................................................112.1.4 El Proceso Financiero....................................................................................................................122.1.5 El Proceso de Programación / Planificación.................................................................................122.1.6 La Gestión Ambiental......................................................................................................................12

CAPÍTULO III.............................................................................................................................................................13III. GESTIÓN DE CONVENIOS.........................................................................................................................13

3.1 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................133.2 ESTADOS..................................................................................................................................................13

3.2.1 Negociación.....................................................................................................................................133.2.2 Efectividad.......................................................................................................................................143.2.3 Elegibilidad.....................................................................................................................................153.2.4 Ejecución.........................................................................................................................................163.2.5 Cierre..............................................................................................................................................16

3.3 TIPOS DE FINANCIAMIENTO.....................................................................................................................173.3.1 Crédito Externo...............................................................................................................................173.3.2 Donación Externa...........................................................................................................................173.3.3 Tesoro General de la Nación..........................................................................................................173.3.4 Contravalor.....................................................................................................................................18

3.4 POLÍTICA INSTITUCIONAL........................................................................................................................183.4.1 Pre inversión...................................................................................................................................183.4.2 Ampliación de capacidades/fortalecimiento institucional a gobiernos autónomos municipales y organizaciones sociales..................................................................................................................................183.4.3 Fortalecimiento Institucional al FPS..............................................................................................183.4.4 Operación y mantenimiento de obras.............................................................................................183.4.5 Incorporación del componente social en proyectos de agua, saneamiento y riego.......................193.4.6 Procedimientos expeditos................................................................................................................193.4.7 Gestión Ambiental...........................................................................................................................193.4.8 Convenio Subsidiario......................................................................................................................193.4.9 Auditoría Externa............................................................................................................................19

3.5 PARTICIPANTES........................................................................................................................................193.6 PROCESO DE EJECUCIÓN DE CONVENIOS.................................................................................................20

3.6.1 De las Actividades Iniciales (Arranque).........................................................................................203.6.2 Durante la Ejecución del Convenio................................................................................................21

CAPÍTULO IV.............................................................................................................................................................23IV. MARCO INSTITUCIONAL..........................................................................................................................23

4.1 EL FONDO NACIONAL DE INVERSIÓN PRODUCTIVA Y SOCIAL, FPS......................................................234.2 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ESTRUCTURA FPS..................................................................................24

4.2.1 Gerencia Técnica y de Desarrollo..................................................................................................244.2.2 Gerencia de Administración y Tecnología de la Información........................................................244.2.3 Gerencia de Finanzas.....................................................................................................................24

MANUAL DE OPERACIONES (versión noviembre 2011)2

4.2.4 Gerencias Departamentales............................................................................................................244.3 LAS REDES DE TRABAJO..........................................................................................................................24

4.3.1 Gestión Ambiental...........................................................................................................................254.3.2 Gestión de Adquisiciones................................................................................................................25

CAPÍTULO V..............................................................................................................................................................26V. PROCESO DE OPERACIONES...................................................................................................................26

5.1 CLASIFICACIÓN DE PROYECTOS...............................................................................................................265.2 LA PRE INVERSIÓN Y LA INVERSIÓN........................................................................................................265.3 GESTIÓN DE CARTERA.............................................................................................................................275.4 EVALUACIÓN...........................................................................................................................................28

5.4.1 En la pre inversión..........................................................................................................................285.4.2 En la inversión................................................................................................................................295.4.3 Ámbitos de evaluación....................................................................................................................32

5.5 REVISIÓN Y APROBACIÓN........................................................................................................................365.6 ADQUISICIONES.......................................................................................................................................37

5.6.1 Condiciones Generales de Adquisiciones.......................................................................................375.6.2 Marco Legal....................................................................................................................................415.6.3 Modalidades, Cuantías y Plazos para los Procesos.......................................................................425.6.4 No Objeciones a los procesos de contratación...............................................................................425.6.5 Documentos Base de Contratación.................................................................................................445.6.6 Procedimiento de Contratación......................................................................................................445.6.7 Auditorias de las Adquisiciones......................................................................................................465.6.8 Responsabilidades del Financiador, Gobierno Municipal y el FPS...............................................475.6.9 Estructura de Adquisiciones del FPS..............................................................................................47

5.7 EJECUCIÓN...............................................................................................................................................485.7.1 En la pre inversión..........................................................................................................................485.7.2 En la Inversión................................................................................................................................50

5.8 CIERRE DE CONTRATOS...........................................................................................................................575.9 RESPONSABILIDAD POR LA DOCUMENTACIÓN.........................................................................................575.10 PROGRAMACIÓN OPERATIVA DE LAS INVERSIONES................................................................................58

CAPÍTULO VI.............................................................................................................................................................61VI. MACROPROCESO FINANCIERO..............................................................................................................61

6.1 PROCESO DE PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN FINANCIERA......................................................................616.2 PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA...................................................................................626.3 PROGRAMACIÓN DE FLUJO DE EFECTIVO................................................................................................63

6.3.1 Flujo de Efectivo.............................................................................................................................636.4 GESTIÓN DE REPOSICIÓN DE FONDOS, CUENTAS Y LIBRETA BANCARIA................................................646.5 PAGO DE PLANILLAS................................................................................................................................656.6 GESTIÓN DE CONTRAPARTES...................................................................................................................656.7 INFORMES DE SEGUIMIENTO FINANCIERO...............................................................................................666.8 CIERRE FINANCIERO................................................................................................................................666.9 AUDITORIAS.............................................................................................................................................66

6.9.1 Auditoría Externa............................................................................................................................666.9.2 Auditoría Interna.............................................................................................................................66

CAPÍTULO VII...........................................................................................................................................................68VII. MONITOREO Y SEGUIMIENTO Y GESTION AMBIENTAL...............................................................68

7.1 MONITOREO Y SEGUIMIENTO..................................................................................................................687.1.1 Estructura y desarrollo del sistema...............................................................................................687.1.2 Los procesos en el monitoreo..........................................................................................................697.1.3 Resultados del proceso de monitoreo.............................................................................................69

7.2 GESTIÓN AMBIENTAL..............................................................................................................................69


Ministerio de Planificación del DesarrolloFondo Nacional de Inversión Productiva y Social

MANUAL DE OPERACIONES DEL FPS

CAPÍTULO I

I. GENERALIDADES

1.1 Introducción

El Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social como una instancia operativa del Órgano Ejecutivo, ha aportado de forma permanente y decidida a las políticas sectoriales -articuladas al Plan Nacional de Desarrollo- de los ministerios cabezas de sector con los que trabaja a través de la ejecución de proyectos de inversión pública. Bajo este enfoque el FPS, se ha adaptado orientando sus capacidades -casi de manera inmediata- a la atención oportuna de la demanda estatal, adaptando mecanismos de ejecución de proyectos y promoviendo la amplia participación de los actores relacionados al proyecto.

El FPS ha acumulado experiencia en la gestión y administración de recursos financieros, en el fortalecimiento de procesos de descentralización – municipalización, en el impulso de la participación popular, en la aplicación de políticas públicas sectoriales (salud, educación, saneamiento básico, producción), a través de la transferencia financiera condicionada para la implementación de proyectos de manera desconcentrada. El contexto actual sitúa al FPS con nuevos desafíos desde su experiencia en inversión pública, bajo nuevos marcos normativos, uno de ellos el proceso de las autonomías, que son parte de las transformaciones estructurales del Estado.

El sustento de una parte de la experiencia acumulada en inversión pública, radica en los instrumentos normativos internos con los que cuenta la institución para el desarrollo de sus operaciones y las herramientas informáticas que las sistematizan.

En esa perspectiva, el principal instrumento normativo que define operaciones internas, así como operaciones relacionadas con los GAM’s para la ejecución de proyectos de inversión que ejecuta el FPS, es su Manual de Operaciones (MOP).

El MOP describe y detalla las actividades, operaciones, procedimientos e instrumentos que regirán los procesos, el ámbito organizacional donde se ejecutan definiendo responsables y autoridades dentro de cada uno de ellos, y la interrelación de los procesos que conjuncionarán todos los esfuerzos organizacionales hacia los objetivos institucionales vinculados a la inversión pública que ejecuta el Fondo.

Los procesos operativos definidos por el FPS en el Macro proceso son sustantivos y de soporte, se reconocen los procesos sustantivos como aquellos que generan valor para el cumplimiento último de la misión del FPS, estos procesos son: el Proceso de Operaciones (ciclo del proyecto); estos procesos se reconocen como principales para cumplir con los objetivos institucionales del FPS.


Los procesos de soporte son relevantes para el control y adecuada operación de los procesos sustantivos, estos son: Proceso de Gestión de Convenios, Proceso de Programación, Proceso Financiero, Proceso de Monitoreo y Seguimiento.

1.2 Propósito y características del manual de operaciones

El Manual es un instrumento de uso interno dirigido a normar y orientar las actividades que deben cumplir el personal del FPS y cada una de las unidades tanto del nivel central como del nivel desconcentrado, sin perjuicio de que autoridades nacionales y sectoriales, autoridades y funcionarios de los gobiernos municipales tengan libre acceso a este documento para conocer, coordinar y operar las acciones comunes en el ciclo de proyectos.

La concentración de la mayoría de los tipos de intervenciones del Fondo en la descripción del MOP, permite evitar la dispersión de normativas por cada convenio dejando un margen reducido para la generación de reglamentos operativos y procedimientos especiales que norman la ejecución de ciertos convenios de financiamiento.

Su alcance es normativo, y define los procedimientos y acciones preestablecidos para cada uno de los responsables de la implementación de los programas.

1.3 Uso y modificaciones del manual de operaciones

El manual es de uso obligatorio para todos los funcionarios, directivos, técnicos, personal del FPS y de los organismos co-ejecutores (GAM) de los programas administrados por el FPS.

Las modificaciones que se realicen al contenido del manual podrán realizarse:

- Bajo un enfoque de mejora y optimización de los procedimientos - En función al cambio de las normativas superiores - A partir de las nuevas necesidades de mecanismos de ejecución de inversión

Asimismo, todo convenio que incluya excepcionalmente sus propios mecanismos de ejecución de proyectos (en alguna fase o en todo el ciclo del proyecto) diferentes a los del presente manual, prevalecerán como las directrices de ejecución de proyectos y serán formalizados en los documentos que correspondan.

1.4 Definiciones aplicables a este manual de operacionesEn el presente manual, los términos a continuación se entenderán de la siguiente forma:

Sigla SignificadoANPE Apoyo Nacional a la Producción y Empleo APL Aporte LocalATI Asistencia Técnica IntegralBID Banco Interamericano de DesarrolloBM Banco Mundial CAF Corporación Andina de Fomento CDAP Comité Departamental de Aprobación de ProyectosCDTRP Comité Departamental Técnico de Revisión de ProyectosConvenio de financiamiento

Contrato de Préstamo o Convenios de Donación

CI Consultores IndividualesCIF Convenio Interinstitucional de Financiamiento


CM Contratación menor CPN Comparación de Precios CTF Convenio de Transferencia y Financiamiento.CUT Cuenta Única del Tesoro DBC Documento Base de Contratación DESCOM Desarrollo Comunitario EI Estudio de Identificación EJECUTOR Entidad Responsable de la Ejecución del Proyecto, que para fines del

presente Manual es el Fondo Nacional de Inversión Productiva y SocialFM Firma Consultora FPS Fondo Nacional de Inversión Productiva y SocialGDE. Gobierno del Estado Plurinacional de BoliviaGAM’s Gobiernos Autónomos Municipales.GAD’s Gobiernos Autónomos Departamentales GATI Gerencia de Administración y Tecnología de la Información GF Gerencia de Finanzas GTD Gerencia Técnica y de DesarrolloLPI Licitación Pública Internacional LPN Licitación Pública Nacional MAE Máxima Autoridad Ejecutiva MEFP Ministerio de Economía y Finanzas Publicas MOP Manual de Operaciones MPD Ministerio Planificación del DesarrolloNB SABS Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios O&M Operación y MantenimientoOS Organizaciones Sociales

PAC Plan Anual de Contrataciones

PDM Plan de Desarrollo MunicipalPND Plan Nacional de DesarrolloPA Plan de Adquisiciones PAC Plan Anual de Contrataciones POA Programa Operativo AnualRO Reglamento Operativo SAP Sistema de Administración de Proyectos SICOES Sistema de Contrataciones Estatales SIGMA Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa SNIP Sistema Nacional de Inversión Pública TdR Términos de ReferenciaTESA Estudio técnico, económico, social y ambiental TGN Tesoro General de la Nación VIPFE Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo


CAPÍTULO II

II. MACROPROCESO DEL FPS

El Macro proceso define las principales operaciones institucionales -en los ámbitos técnico y financiero, principalmente- vinculadas al proceso de ejecución de inversión pública que administra el FPS; transversalmente a estos se incluyen como proceso inicial la gestión de convenios, procesos transversales como la participación y control social, el monitoreo y seguimiento y la programación de inversiones. Todos los elementos que conforman el Macro proceso de forma integrada conducen al FPS al cumplimiento de su misión, visión y objetivos institucionales.

2.1 Descripción del Macro proceso del FPS

La concepción del FPS en busca de generar bienes tangibles como intangibles, define al Proceso de Operaciones no como un fin último, sino como el andamiaje que permite fortalecer sistemas de seguimiento integral, control social, participación ciudadana y garantizar la sostenibilidad política del proyecto.

El Proceso de Operaciones (ciclo del proyecto) el cual incluye las etapas: gestión de cartera, evaluación, revisión y aprobación, adquisiciones, ejecución/fiscalización y cierre, es central para la generación de los bienes tangibles e intangibles que recibirán las comunidades, municipios, regiones y gobernaciones; y al cual se integran los restantes procesos.

El Macro proceso del FPS concibe al Proyecto como una unidad operativa que permite establecer diálogo e intercambio de saberes entre los actores involucrados en la perspectiva de crear bienes tangibles, entendidos como obras que aportan a crear condiciones objetivas para el ejercicio de derechos (al agua, a la educación, a la salud, a la generación de ingresos, entre otros) y también bienes intangibles, en la medida que en todo el proceso de ejecución de los proyectos se produce intercambio de conocimientos que a su vez


generan mayores capacidades de los actores sociales y públicos y aluden al derecho de participación y acceso a información.

La ejecución de este proceso central, se ha diseñado de forma articulada, de forma tal que la generación de tangibles como de intangibles constituyan un único resultado.

2.1.1 La Gestión de Convenios

El proceso de Gestión de Convenios describe la formalización de las relaciones interinstitucionales entre el Ministerio cabeza de sector, el Organismo Financiador y el FPS, para viabilizar la ejecución de las inversiones.

Este proceso tiene por objeto definir:i) La función del F.P.S. como entidad ejecutora. ii) La transferencia de recursos para su administración. iii) Las competencias y obligaciones para que el FPS pueda viabilizar su

ejecución.

Los documentos/instrumentos generados en esta etapa constituyen el marco normativo principal que reglamenta la ejecución de los programas y proyectos enmarcados en los convenios de financiamiento.

Cumplidos los requisitos previos para la formalización del financiamiento, el Ministerio Cabeza de sector o la entidad designada por éste define la cartera de proyectos del convenio para su remisión al FPS. 2.1.2 El Ciclo del Proyecto

Gestión de cartera

Existen niveles para las cuales los solicitantes pueden hacer llegar sus solicitudes de financiamiento, ya sean estas para proyectos de pre inversión (generación de estudios EI o TESA) o proyectos de inversión (ejecución de EI o TESA).

a) Presentar las solitudes al Ministerio cabeza de sector, para que este conforme la cartera de proyectos oficial (generación de demanda).

b) Excepcionalmente presentar las solitudes al FPS, siempre que el ministerio cabeza de sector haya requerido al FPS que sea la instancia que conforme la cartera de proyectos (generación de demanda), esta última será puesta a consideración del Ministerio.

Por cualquiera de las dos vías el Ministerio cabeza de sector definirá la cartera definitiva de proyectos para el Programa. Evaluación

Es la etapa del ciclo del proyecto en que a partir de la cartera de proyectos priorizada por los ministerios, el Fondo evalúa las solitudes (proyectos) presentadas (sean estas de pre inversión o inversión), con el objetivo de verificar que el proyecto cumpla con todos los requerimientos necesarios para poder llevarlo a su etapa de contratación y posterior ejecución.Las solicitudes de pre inversión e inversión reciben un tratamiento diferente en esta etapa: por un lado la pre inversión solo tiene un trabajo de campo general para la verificación de


ciertas condiciones técnicas y una valoración social, en tanto que la inversión incluye además de los mencionados las valoraciones, ambiental, institucional y socioeconómica.

Los tipos de proyectos establecerán en definitiva los ámbitos de evaluación aplicables.

El ámbito técnico verifica la consistencia de los estudios relacionados al componente de infraestructura, la evaluación de gabinete como de campo verifican entre otros el lugar de emplazamiento del proyecto, la calidad de los planos constructivos y las especificaciones técnicas, la opción técnica elegida.El ámbito social verifica de forma prioritaria el consenso social, vale decir que la comunidad(es) a través de sus organizaciones sociales conozcan el proyecto, estén de acuerdo con su puesta en marcha y éste sea producto de una necesidad prioritaria para los futuros beneficiarios. En el caso que un Programa especifico haya activado salvaguardas sociales están serán verificadas durante el proceso de evaluación. El ámbito socioeconómico verifica a través de indicadores de rentabilidad financiera o la aplicación de indicadores costo-eficiencia, o costo-beneficiario la rentabilidad del proyecto.El ámbito ambiental verifica el cumplimiento de la normativa ambiental vigente en la que se establece la obligatoriedad que cada proyecto cuente con una licencia ambiental y se apliquen las medidas de mitigación establecidas..El ámbito institucional verifica el nivel de capacidad de las entidades solicitantes en aspectos puntuales relacionados a su intervención en el ciclo del proyecto. El ámbito social es particularmente importante al momento de definir la factibilidad del proyecto, el resultado negativo en la valoración social dará como resultado una recomendación de rechazo sin margen a una posible reformulación. Los restantes ámbitos evaluados que presenten resultado negativo, podrán ser modificados en la medida que el solicitante reformule, complemente o ajuste el proyecto. Revisión y aprobación

La etapa de revisión y aprobación cuenta con dos instancias de coordinación:La primera es el Comité Técnico Departamental de Revisión de Proyectos (CTDRP), cuya función principal es validar la calidad del proyecto que vaya a ser puesto a consideración del Comité Departamental de Aprobación de Proyectos (CDAP), la revisión realizada se centra en los resultados de los cinco ámbitos de evaluación, de los resultados de este trabajo se emite recomendación de aprobación o rechazo al CDAP. Del análisis realizado en esta instancia es posible regresar el proyecto a evaluación en función de las observaciones encontradas. La segunda, el Comité Departamental de Aprobación de Proyectos (CDAP) que incluye en su conformación a representantes del(los) municipio(s) involucrados, del ministerio cabeza de sector y eventualmente del organismo financiador, esta instancia es la que en definitiva aprueba o rechaza el financiamiento del proyecto.Si el proyecto es aprobado, la formalización de la relación interinstitucional con la entidad solicitante (Gobierno Autónomo Municipal inclusive Gobiernos Autónomos Departamentales) se plasma con la suscripción del Convenio de Transferencia y Financiamiento (CTF), en el que se establecen las responsabilidades de las partes intervinientes. La entidad solicitante recibirá la comunicación de aprobación o rechazo del proyecto y deberá gestionar la resolución de concejo para la firma del Convenio de Transferencia y Financiamiento y el pago de la primera cuota de su contraparte (cuando el proyecto sea cofinanciado por el mismo)


Adquisiciones

La etapa de adquisiciones es el proceso por el cual se selecciona a los proveedores de bienes y servicios necesarios para la ejecución del proyecto ya sea en su fase de pre inversión o inversión.

El convenio de financiamiento, los reglamentos operativos o algún otro documento relacionado al convenio define la normativa de adquisiciones a ser aplicada así como la asignación de competencias por su ejecución.

En ausencia de una definición de las competencias por su ejecución, es la entidad solicitante la responsable por su ejecución.

En el caso que la entidad solicitante (GAM’) sea la encargada de llevar adelante este proceso, el FPS podrá participar con derecho a voz y sin voto en todos los actos públicos, además de brindar asistencia técnica en todo el proceso.

En los casos en que el proceso de contratación sea competencia del FPS, éste ejecutará todas las operaciones relacionadas al proceso hasta la contratación.

En los casos en los que siendo competencia del solicitante (GAM’s) la ejecución de los procesos, éste podrá solicitar (formalizándose en el CTF) que el FPS lo realice. La valoración institucional podrá proporcionar elementos de juicio para respaldar este requerimiento por parte del solicitante.

Los procesos seguirán las operaciones y plazos en el marco de la normativa aplicable al convenio.

Ejecución

La etapa de ejecución supone para el FPS una acción de seguimiento/fiscalización a los contratistas que proveen de bienes y servicios coadyuvando (a las restantes instancias de supervisión y fiscalización) a que la provisión de los mismos se realice en fiel cumplimiento a los términos contractuales y con los más altos estándares de calidad; a partir de ello el proceso concluye con las gestiones para efectivizar el pago a los contratistas.

En su rol seguidor el FPS realiza un control de avance de los contratos, verificando a través de la acción del supervisor y fiscal municipal el cumplimiento de los términos contractuales. Sus acciones se aplican a partir de las decisiones de fiscal municipal y supervisor, limitándose a requerir complementaciones a las decisiones de los antes mencionados.

En su rol fiscalizador el FPS realiza un control similar, sin embargo y más allá de las decisiones del supervisor y fiscal municipal, el FPS cuenta con las facultades para tomar decisiones técnicas que puedan ratificar o refutar las decisiones tomadas por los antes mencionados. Este rol no solo está reconocido en el presente Manual de Operaciones sino también en los contratos de ejecución con los proveedores.

La aplicación de uno de los roles se formaliza a partir de las condiciones establecidas en los convenios de financiamiento. En ausencia de una definición formal en dichos documentos se entiende que el FPS ejerce su rol fiscalizador en la ejecución de contratos.


Cierre

El cierre es un proceso a través del cual: Se recopila de manera ordenada toda la documentación técnica, administrativa y

financiera de un proyecto. Se verifica que todos los pagos a contratistas se hayan efectuado y en su caso se

realizan los ajustes necesarios cuando existen saldos. Se verifica la integridad de la documentación del proyecto

2.1.3 El Proceso de Monitoreo y Seguimiento El proceso de monitoreo y seguimiento tiene como función fundamental la acción preventiva sobre las posibles desviaciones que se encuentren en la aplicación de las operaciones relacionadas al ciclo integral del proyecto.

La acción preventiva presupone la aplicación de medidas tendientes a que las desviaciones encontradas no se repitan en el futuro. La acción correctiva define medidas para atenuar o eliminar los efectos de las desviaciones encontradas.

Ambas acciones se complementan asegurando que a través del aprendizaje en la aplicación de medidas preventivas y correctivas se mejore la eficiencia en la gestión.

Cinco son las metodologías a través de los cuales se aplica el monitoreo.

1) El monitoreo de la programación de operaciones; 2) El monitoreo en gabinete: en el que se realiza monitoreo a cumplimiento de

cronogramas, plazos hitos intermedios y planes de adquisiciones.3) El monitoreo por alertas (indicadores) relacionado con los procesos de ejecución de

proyectos de inversión, su administración financiera y de adquisiciones. 4) El monitoreo de campo: en el que se realiza monitoreo a la calidad técnica y

cumplimiento de salvaguardas (cuando el Programa lo defina); desde el punto de vista del cumplimiento de procedimientos en todas las etapas del ciclo del proyecto contrastando la información contenida en carpetas de proyectos con visitas a la zona de emplazamiento del proyecto; en este trabajo se verifica cumplimiento de:

o Cumplimiento de procesos de: evaluación (con base en el MOP) y adquisiciones (con base en las normas aplicables de adquisiciones y el MOP)

o En la ejecución el cumplimiento de: i) Especificaciones técnicas, ii) Cronograma propuesto, iii) Personal asignado, maquinaria y equipo de acuerdo a la propuesta.

o Cumplimiento de las salvaguardas ambientales y sociales o Otros aspectos relevantes

5) El monitoreo de convenios y cierre:

Los resultados obtenidos a partir de este trabajo son:

Identificación de problemas gerenciales (calidad de administración y de gestión); administración de contratos tanto de obras como de supervisión.

Identificación de desviaciones en los procesos de ejecución, financieros y de adquisiciones


La definición de medidas preventivas tendientes a evitar la presencia de observaciones en el desarrollo de los procedimientos, que deben ser aplicadas para verificar el cumplimiento de las normas que regulan el Macro proceso del FPS, en las diferentes etapas del ciclo del proyecto;

La definición de medidas correctivas que deben ser aplicadas para subsanar las deficiencias encontradas.

Identificación de oportunidades para mejorar procesos y procedimientos que tiendan a hacer más ágil y eficiente la gestión institucional

Un último proceso complementario es el seguimiento a la implementación de medidas preventivas y correctivas el que define el grado de implementación de dichas medidas y la mejora de la gestión en los procesos monitoreados.

2.1.4 El Proceso Financiero

El Proceso Financiero asegura una gestión financiera institucional para el manejo transparente y eficiente de los recursos administrados por el FPS; garantizando la liquidez financiera institucional a partir de la programación, inscripción presupuestaria de los recursos de inversión y gasto corriente, asegurando los desembolsos a contratistas y la consecuente reposición de los recursos en forma adecuada y oportuna.

Los procedimientos financieros se insertan e interactúan de manera transversal a todo el Proceso de Operaciones.

El Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social para la contabilización de sus operaciones utiliza el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA), en cumplimiento al D.S. 25875 de Agosto 18, 2000. Los módulos implementados son: Presupuestos, Contabilidad, Tesorería, Ejecución de Gastos, Ejecución de Recursos, Compras y Contrataciones, Fondo Rotativo, Caja Chica.

2.1.5 El Proceso de Programación / Planificación

La programación de la inversiones, se constituye en uno de los elementos más importantes de la planificación institucional de corto plazo, es un instrumento para el eficiente seguimiento, control y monitoreo de la ejecución de las inversiones y consecuentemente del cumplimento de los objetivos institucionales. Toma en cuenta la totalidad de los proyectos que se hallan en ejecución vale decir que se encuentran en cualquier etapa previa a la recepción provisional o a la conclusión de servicios.

La Planificación por otra parte, además de los proyectos en ejecución incluye todos los proyectos con recepción provisional o definitiva que aun tengan pagos por efectuar

Los criterios antes mencionados son los insumos principales para realizar la gestión de inscripción o modificación presupuestaria y la programación de flujo de efectivo para la programación financiera.

2.1.6 La Gestión Ambiental

El sistema de gestión ambiental en el FPS tiene como objetivo la respuesta eficaz y oportuna, a la solución de problemas ambientales identificados en las diversas etapas del ciclo del proyecto. El Proceso de Operaciones se desarrolla aplicando un concepto de Gestión Ambiental, que define las acciones que se deben efectuar durante las etapas de


evaluación, adquisiciones y ejecución del ciclo del proyecto para verificar la introducción del aspecto ambiental en los programas y/o proyectos.

CAPÍTULO III

III. GESTIÓN DE CONVENIOS

3.1 Introducción La gestión de convenios tiene como objetivo fundamental concretar el financiamiento en el marco del cual se ejecutarán proyectos bajo responsabilidad del FPS, en función a lo definido en los programas sectoriales.

Esta responsabilidad de ejecución de convenios define al FPS como “entidad ejecutora”, cuya intervención – la modalidad de ésta – se encuentra delimitada en los documentos del convenio.

El Proceso de Convenios marca el primer hito del Macro Proceso del FPS; la firma de un convenio de financiamiento -resultado de este proceso- posibilita el inicio del “ciclo del proyecto”, y en el desarrollo de éste los procedimientos de convenios se insertan e interactúan de manera transversal.

El diagrama siguiente muestra el Proceso de Convenios que será aplicado a las operaciones de la institución:

3.2 Estados

3.2.1 Negociación. Se inicia desde el momento en que el FPS tiene conocimiento de su participación en el convenio como “entidad ejecutora”, hasta la firma del convenio.

El proceso de negociación involucra todas las actividades desarrolladas (reuniones, participación en misiones, elaboración de documentos, elaboración de propuestas de mecanismos de implementación, propuestas de convenios, etc.) de o entre las partes involucradas, mismas que culminan con la definición y formalización – mediante convenios – de los lineamientos generales a ser adoptados durante la ejecución del programa o proyecto financiado por el convenio.


El proceso de negociación - previo a la generación del convenio - queda definido en la emisión y suscripción de ayudas memoria por los involucrados, producto de los acuerdos alcanzados en reuniones preparatorias.

El documento del Programa se constituye en el principal insumo para esta etapa, en caso de no contar con él o que sea necesario realizar ajustes al mismo, estos son realizados paralelamente al desarrollo de las actividades de negociación.

Los acuerdos incluyen la definición - entre otros – de los siguientes aspectos importantes:

Las condiciones generales del convenio La organización para la ejecución del programa El (los) sectores y tipos de proyectos elegibles La estructura de financiamiento general del Programa Componentes del programa La normativa y modalidades de adquisiciones aplicables Aspectos administrativo financieros generales. Plazo de vigencia del convenio

La etapa de negociación concluye con la redacción del convenio cuyo contenido incluye los acuerdos y definiciones a los que se llegaron.

Para el caso de contratos de préstamo/créditos, necesariamente debe existir un Decreto Supremo de autorización de firma del convenio. En este decreto también se establece las instancias que suscribirán los correspondientes convenios subsidiarios en calidad de ejecutores.

El Órgano Ejecutivo promulga el Decreto Supremo de autorización de firma del contrato de préstamo al Ministro(a) de Planificación del Desarrollo o al Ministro(a) de la Relaciones Exteriores o el Embajador (a) donde se encuentra la Sede del financiador.

Con dicha autorización, el Ministro(a) suscribirá el contrato de préstamo con el representante del organismo de cooperación externa.

Este decreto supremo se promulga de manera posterior a la última negociación del convenio como resultado de la cual se suscribe un “acta” y una vez que el directorio del financiador aprueba el crédito. El decreto supremo es tramitado por el MPD, en coordinación con los involucrados.

3.2.2 Efectividad. Esta etapa aplica únicamente para los contratos/convenios de crédito (préstamos al Estado Plurinacional de Bolivia).

Esta etapa se inicia desde la firma del convenio entre el Estado Plurinacional de Bolivia y el Financiador hasta la publicación de la ley de aprobación del crédito por la Asamblea Legislativa Plurinacional. Comprende lo siguiente:

Promulgación de Ley. El convenio suscrito es elevado a consideración de la Asamblea Legislativa Plurinacional, misma que mediante procedimientos internos aprobará el convenio mediante Ley.

Publicación en la Gaceta Oficial de Bolivia. A partir de la fecha de la publicación se contabiliza el tiempo de vigencia del convenio.


Remisión del Informe Jurídico de “entrada en vigencia” por el Ministerio de Planificación del Desarrollo (MPD) al financiador.

Una vez el financiador recibe el informe jurídico formaliza la efectividad del convenio.

Excepcionalmente otros tipos de convenio – que no sean de crédito- podrían pasar por esta etapa en función de sus características 3.2.3 Elegibilidad. El objetivo de esta etapa es hacer elegible el convenio para desembolsos de recursos al ejecutor (es), situación que se logra con el cumplimiento de todas las condiciones estipuladas en el convenio de financiamiento.

El cómputo del tiempo para el cumplimiento de esta etapa se inicia desde la fecha de efectividad del préstamo (publicación de Ley en la Gaceta en el caso de convenios de crédito) hasta que se hayan cumplido con todas las condiciones previas para el primer desembolso, a no ser que el convenio estipule otras condiciones.

En convenios de contravalor o con el TGN en los que no es frecuente la definición de condiciones de elegibilidad los tiempos pueden acortarse y sólo se ejecutarían tareas inherentes a la habilitación de cuentas para la administración de los recursos

Las condiciones están referidas – entre otras – principalmente a:

a) Firma del convenio subsidiario . De acuerdo a norma (D.S. 20308), todos los convenios de préstamo y donación deben contar con los convenios subsidiarios respectivos. El convenio subsidiario es solicitado necesariamente por el MPD (VIPFE) al Ministerio de Economía y Finanzas Públicas (MEFP).

El Ministro de Planificación del Desarrollo y el Ministro de Economía y Finanzas Públicas en representación del Estado Plurinacional, y la máxima autoridad ejecutiva de la entidad ejecutora suscriben el convenio subsidiario a través del cual se define las condiciones de uso de los recursos del convenio (en función a los componentes que ejecutará) y la autorización de la transferencia de dichos recursos para su administración.

b) Aprobación del Reglamento Operativo . El Reglamento Operativo (RO) se constituye en el principal documento normativo del Programa elaborado en base a los lineamientos del convenio, en el se establecen, entre otros:

i) Los criterios de elegibilidad generales y específicos (este último si corresponde).ii) Las áreas geográficas (departamentos o municipios priorizados).iii) Los componentes del Programa y los gastos elegibles en cada uno de ellos.iv) La estructura de financiamiento de los componentes que ejecutará el FPS.v) En el marco del Programa, las funciones y responsabilidades de la entidad

ejecutora y del Ministerio o Viceministerio como cabeza de sector.vi) El mecanismo de ejecución operativa (ciclo del proyecto).vii)Los aspectos financieros y de auditoría.

Dentro de la jerarquía normativa del convenio, el orden de prevalencia es el siguiente:

- El convenio marco que incluye la normativa de contrataciones.


- Los convenios interinstitucionales / subsidiarios- El Reglamento Operativo - Los instrumentos institucionales (Manual de Operaciones del FPS)

Por lo referido, las condiciones operativas – financieras y de otra índole establecidas en el RO, prevalecen a lo establecido en el Manual de Operaciones del FPS (MOP); así mismo todo aspecto no definido en los convenios o el RO se regirá a lo definido en el MOP.

Este documento será elaborado por la Unidad de Planificación y Organización y Métodos, en coordinación con todas las unidades organizacionales involucradas.

c) Conformación/designación de la instancia responsable del programa en la entidad ejecutora.

d) Apertura de cuentas. e) Registro de firmas autorizadas. f) Otros estipulados en el convenio.

El ejecutor debe solicitar al financiador se otorgue la elegibilidad del convenio, la cual es formalizada por el financiador previo cumplimiento de las condiciones previas.

3.2.4 Ejecución.Etapa que se inicia desde que el convenio es elegible para desembolso hasta la fecha de último desembolso (dentro del plazo de vigencia del convenio).

3.2.5 Cierre. Esta etapa se inicia desde la conclusión del cierre de todos los proyectos que conforman la cartera de proyectos y se han realizado todas las actividades programadas en el marco del convenio, hasta la conformidad de ejecución por el financiador, el ministerio sectorial, el MEFP, el MPD y el ejecutor.

El Cierre de convenios incluye tres grandes operaciones:

a) El cierre de todos los proyectos relacionados al componente de inversión del convenio según lo establecido en el procedimiento correspondiente.

b) El cierre financiero del convenio con la documentación correspondiente (estados financieros, cierre de libretas)

c) La recopilación de toda la documentación del convenio

i) Convenios ii) Reglamento Operativo (si corresponde)iii) Informes de progreso y cierreiv) Documentación de correspondenciav) Aprobaciones de documentos estándar de los procesos de

adquisiciones del componente de fortalecimiento (servicios de consultoría, bienes y otros)

vi) Informes de auditoría

Esta etapa deberá iniciarse con un Reporte de la Unidad de Cierre acerca del cierre de todos los proyectos que conforman la cartera, remitidos al Archivo Central.

La documentación del convenio recopilada de todas las unidades organizacionales por la Unidad de Cierre, debe ser remitida al Archivo Central.


3.3 Tipos de Financiamiento

El FPS opera con los siguientes cuatro tipos de convenios de financiamiento, dependiendo del origen de los recursos:

3.3.1 Crédito Externo. Referidos a los convenios suscritos entre el Estado Plurinacional de Bolivia y el financiador, a través de los cuales se concreta los préstamos otorgados al país para programas y proyectos de inversión.

En caso que el FPS figure en el convenio como entidad ejecutora (de uno o varios componentes del convenio) deberá necesariamente suscribir el convenio subsidiario.

Por el contrario si la participación del FPS como entidad ejecutora no está considerada en el convenio, deberá ser formalizada su participación a través de un convenio interinstitucional con el ejecutor formal del programa/proyecto.

La entidad ejecutora definida en el contrato de préstamo (por lo general un Ministerio) y el FPS suscribirán el convenio interinstitucional en el cual la entidad ejecutora delega la ejecución de uno o varios componentes del convenio al FPS, estableciéndose las funciones de las partes, los proyectos elegibles, la estructura de financiamiento y el mecanismo de transferencia de los recursos entre los aspectos más importantes.

3.3.2 Donación Externa. Referida a los convenios a través de los cuales se concretiza la transferencia de recursos externos al país en calidad de donación o no reembolsables.

En caso que el FPS figure en el convenio como entidad ejecutora (de uno o varios componentes del convenio) deberá necesariamente suscribir el convenio subsidiario.

Por el contrario si la participación del FPS como entidad ejecutora no está considerada en el convenio, deberá ser formalizada su participación a través de un convenio interinstitucional con el ejecutor formal del programa/proyecto.

La entidad ejecutora definida en el convenio de financiamiento (por lo general un Ministerio) y el FPS suscribirán el convenio interinstitucional en el cual la entidad ejecutora delega la ejecución de uno o varios componentes del convenio al FPS, estableciéndose las funciones de las partes, los proyectos elegibles, la estructura de financiamiento y el mecanismo de transferencia de los recursos entre los aspectos más importantes.

3.3.3 Tesoro General de la Nación. Referido a la ejecución de programas y proyectos financiados con recursos del Tesoro General de la Nación (TGN), vía el MEFP.

Los convenios que se ejecutan con recursos del TGN se fundamentan generalmente en un Decreto Supremo que define entre otros aspectos importantes el origen y destino de los recursos a ser administrados en base a un documento de Programa y/o Reglamento Operativo que establece el marco estratégico y las condiciones específicas de ejecución (objetivos, población beneficiaria, proyectos elegibles, mecanismo de ejecución y otros).


La ejecución de estos recursos también pueden viabilizarse a través de la suscripción de un convenio interinstitucional con un ministerio cabeza de sector o directamente la asignación de recursos de parte del MEFP, formalizado con nota al ejecutor.El FPS - una vez formalizada su calidad de entidad ejecutora - solicita al Ministerio de Planificación del Desarrollo y este al Ministerio de Economía y Finanzas Publicas -mediante nota- la transferencia de recursos para el inicio del Programa.

3.3.4 Contravalor. Referidos a los Convenios Interinstitucionales de Financiamiento (CIFs) suscritos con el Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo (VIPFE) del Ministerio de Planificación de Desarrollo (MPD), en su condición de entidad administradora de los recursos de contravalor. La procedencia de estos recursos puede ser: i) convenios de donación en especie, o ii) convenios de crédito en los que se condona la deuda al país. En el caso de donación en especie, los bienes objeto del convenio son monetizados y los recursos resultantes son depositados en cuentas del VIPFE, mismos que son transferidos posteriormente al ejecutor. En el caso de créditos condonados, el Gobierno de Bolivia y el organismo prestatario acuerdan y establecen el monto de la deuda a ser condonada y el servicio de la deuda es realizado por el país con el depósito de estos recursos en las cuentas del VIPFE, en el plazo y con la periodicidad acordada entre partes.

Este tipo de convenio no requiere la firma de convenio subsidiario.

3.4 Política InstitucionalLos participantes en las negociaciones de convenios de financiamiento deberán procurar incorporar en los mismos la política institucional, misma que se resume a continuación:

3.4.1 Pre inversión. Recursos para financiar estudios de pre inversión, que permitan garantizar una buena calidad técnica en los proyectos y por lo tanto oportunidad de su entrega a los beneficiarios.

3.4.2 Ampliación de capacidades/fortalecimiento institucional a gobiernos autónomos municipales y organizaciones sociales.

Recursos destinados a la contratación de bienes y servicios para apoyar a los GAMs en gestión de proyectos – en todo su ciclo – y a las organizaciones sociales para el ejercicio del control social. Los procesos están orientados al desarrollo de eventos de capacitación y ampliación de capacidades (en pre inversión y adquisiciones, principalmente) así como a la difusión de información a los GAM’s u Organizaciones Sociales en aspectos operativos relacionados a los procesos del ciclo del proyecto.

3.4.3 Fortalecimiento Institucional al FPS. Recursos destinados a apoyar al FPS en la adquisición de bienes, contratación de servicios de consultoría y capacitación/actualización de su personal, principalmente con el objeto de potenciar sus capacidades de gestión de proyectos.

3.4.4 Operación y mantenimiento de obras. Claridad en la designación de esta responsabilidad a los gobiernos autónomos subnacionales en el marco de sus competencias, en cumplimiento a la normativa vigente. Responsabilidad que es ratificada en los Convenios de Transferencia y Financiamiento (CTFs) suscritos por el FPS con los GAM o GAD, según corresponda.


3.4.5 Incorporación del componente social en proyectos de agua, saneamiento y riego.Con un visión de promover la sostenibilidad de los proyectos de agua y riego a través de procesos de capacitación que permitan que la comunidad/comunidades involucrad(as) puedan operar/administrar de manera eficiente la infraestructura entregada y los servicios que se presta a través de ésta.

3.4.6 Procedimientos expeditos. Con el establecimiento de un mecanismo de ejecución claro y sencillo, considerando únicamente los interlocutores indispensables y evitando la conformación de unidades ejecutoras al interior del FPS. Es importante la definición de que las unidades ejecutoras/coordinadoras de los ministerios sectoriales deben – en lo posible – centrar su función en la definición de cartera, contratación de evaluaciones y auditorías y el seguimiento correspondiente al FPS, evitando una intermediación operativa – financiera innecesaria.

3.4.7 Gestión Ambiental. Delimitación del accionar del FPS como asistencia técnica en la gestión ambiental, sin asumir representación legal. Esta situación debe replicarse en los CTFs suscritos entre el FPS y los GAM o GAD, según corresponda.

3.4.8 Convenio Subsidiario. Incorporación en el convenio de financiamiento del FPS como entidad ejecutora, con la consecuente suscripción del convenio subsidiario correspondiente y relacionamiento directo con el financiador.

3.4.9 Auditoría Externa. Es importante asignar un monto específico para las auditorías anuales y de cierre de los convenios. En lo posible, procurar que estas auditorías de convenios estén incluidas en las auditorías institucionales contratadas por el FPS, con el correspondiente informe por convenio.

3.5 ParticipantesLa gestión de convenios requiere de coordinación permanente entre todas las unidades organizacionales de la institución en sus diferentes etapas, es decir, la negociación, arranque, ejecución y cierre de los convenios, en el área de sus competencias de acuerdo al siguiente detalle enunciativo y no limitativo:

a) DE. Costo de operación del FPS y aprobación del contenido del convenio.b) GTD. Criterios de elegibilidad y mecanismos de operación del Programa, así como

los aspectos relacionados con las contrataciones, aspectos ambientales y fortalecimiento a GAMs y organizaciones sociales a ser plasmados en los convenios y reglamentos operativos.

c) GF. Mecanismos financieros de ejecución.d) GATI. Aspectos relacionados con el fortalecimiento al FPS, capacitación,

contratación de recursos humanos, contratación de firmas consultoras. e) Unidad de Planificación y Organización y Métodos. En todo el proceso para la

emisión del Reglamento Operativo del Convenio (cuando corresponda)

Cada unidad organizacional será responsable de la definición, negociación e implementación del programa en el marco de sus competencias.Las definiciones a nivel técnico deberán ser de conformidad de la MAE del FPS, previo a la suscripción del convenio de financiamiento.


3.6 Proceso de Ejecución de Convenios Una vez que se hayan cumplido las condiciones previas (convenios de crédito y donación externa) o se hayan suscrito los convenios de financiamiento (TGN y Contravalor), deberán realizarse las siguientes acciones:

3.6.1 De las Actividades Iniciales (Arranque)

Gerencia Técnica y de Desarrollo:

a) Gestión Conveniosi) Remitir el ejemplar original del convenio a Asesoría Legal para su custodia.ii) Elaborar una ficha técnica como un instrumento que sintetiza los aspectos más

importantes del convenio. iii) Solicitar a Asesoría Legal el CTF del convenio.iv) Difundir los documentos principales del convenio (convenio de financiamiento,

convenio subsidiario, reglamento operativo, CTF, etc.) en la intranet del FPS, con el apoyo de la Unidad de Normas y Planificación.

v) Comunicar a las gerencias nacionales y gerencias departamentales involucradas acerca de la disponibilidad de la información en la intranet.

Una vez que las diferentes unidades organizacionales del FPS tengan conocimiento del nuevo convenio deberán iniciar las actividades detalladas a continuación:

b) Gestión Técnicai) Gestionar la cartera inicial de proyectos ante el ministerio correspondiente.ii) Elaborar documentos específicos requeridos por el organismo financiador

(cuando corresponda)iii) Elaborar el Plan de Fortalecimiento a GAMs y OS en coordinación con las

unidades organizacionales que correspondan.iv) Generar Instrumentos del ciclo del proyecto (cuando corresponda).v) Generar las listas de verificación de documentos del ciclo del proyecto.

c) Contratacionesa) Elaborar y gestionar la aprobación del Plan de Adquisiciones Inicialb) Generar de los pliegos de condiciones/documentos base de contratación

estándar, por modalidad de contratación para el componente de inversionesc) Difundir documentos estándar en la intranet, en coordinación con la Unidad de

Normas y Planificación.d) Comunicar a las oficinas departamentales involucradas sobre la disponibilidad de

esta información.

Gerencia de Finanzas

a) Registro del convenio en el sistema SAPb) Apertura de cuentasc) Registro de firmas autorizadasd) Gestión del Plan de Cuentas, cuando corresponda.e) Solicitud del primer desembolso, de acuerdo a la programación institucional.


Gerencia Administración y Tecnologías de Información

a) Registro en módulo SIGMA de Planificación.b) La generación de los pliegos de condiciones/documentos base de contratación

estándar, por modalidad de contratación para el componente de fortalecimiento (bienes y servicios).

c) La elaboración del POA del Convenio (Plan Operativo Anual) cuando corresponda.

d) Elaboración, gestión de aprobación e implementación del Plan de Fortalecimiento al FPS.

3.6.2 Durante la Ejecución del Convenio

La definición de las unidades que son responsables de las operaciones a continuación descritas, asumen la responsabilidad general sin que ello signifique que otras unidades intervengan y asuman responsabilidad por las actividades en las que intervienen. Gerencia Técnica y de Desarrollo:

a) Gestión Conveniosi) Gestionar ampliaciones de plazo al convenioii) Gestionar modificaciones al convenio - GTDiii) Actualizar la ficha técnica del convenio. iv) Difundir los documentos del convenio modificados en la intranet del FPS, con el

apoyo de la Unidad de Normas y Planificación.v) Comunicar a las gerencias nacionales y gerencias departamentales involucradas

acerca de la disponibilidad de la información en la intranet.

b) Gestión Técnicavi) Gestionar las sucesivas carteras de proyectos ante el ministerio correspondiente.vii) Elaborar documentos específicos requeridos por el organismo financiador

(cuando corresponda)viii)Ejecutar el Plan de Fortalecimiento a GAMs y OS en coordinación con las

unidades organizacionales que correspondan.ix) Actualizar instrumentos del ciclo del proyecto (cuando corresponda).x) Actualizar las listas de verificación de documentos del ciclo del proyecto.

c) Contratacionesxi) Elaborar y gestionar la aprobación del Plan de Adquisiciones en los periodos

definidos según el convenio.xii) Actualizar (cuando corresponda) los pliegos de condiciones/documentos base de

contratación estándar, por modalidad de contratación para el componente de inversiones

xiii)Difundir documentos estándar en la intranet, en coordinación con la Unidad de Normas y Planificación.

xiv)Comunicar a las oficinas departamentales involucradas sobre la disponibilidad de esta información.

d) Auditoria xv) Atender los requerimientos de aspectos operativos de la auditoria


Gerencia de Finanzas

i) Seguimiento a la ejecución del convenio y emisión de informes de avance físico financiero – GTD y GF

ii) Emitir los TDR para la contratación de las Auditorías de gestión y cierre.iii) Liderar la atención de los requerimientos de aspectos financieros de la auditoria iv) Gestión de modificaciones presupuestarias del convenio

Gerencia de Administración y Tecnología de la Información

i) Ejecución del componente de fortalecimiento institucional – GATIii) Ejecución de las evaluaciones de medio término y final, si corresponden - GATI


CAPÍTULO IV

IV. MARCO INSTITUCIONAL

El marco estratégico y la estructura organizacional del FPS, es adecuada para crear las condiciones que permitan materializar el acceso equitativo a bienes y servicios de regiones, departamentos, municipios y comunidades más necesitadas, con la implementación de proyectos de inversión productiva y social en el marco del PND, cuyos resultados contribuirán al incremento de los ingresos familiares, del acceso a alimentos, de las coberturas y calidad de servicios y del fortalecimiento de las estructuras locales.

La estructura del FPS se constituye en la base organizacional para la ejecución de los procesos definidos en el Macro proceso del FPS, su diseño es jerárquico y su operación es transversal entendiendo que los procesos se ejecutan por diferentes unidades que se interrelacionan adecuadamente.

4.1 El Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social, FPS

El Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social (FPS), se crea por D.S: Nº 25984 de fecha 16 de noviembre del 2000 sobre la base del Fondo de Inversión Social y entra en funcionamiento a partir del 1 de febrero de 2001.

En el marco del Plan Nacional de Desarrollo, el FPS se constituye en una instancia operativa del Poder Ejecutivo, orientada a la articulación de las políticas nacionales con la inversión social y productiva a nivel local, bajo un enfoque territorial.

La desconcentración permite mayor posicionamiento institucional en los gobiernos municipales y la sociedad civil organizada, que sirva como instrumento articulador (y con mayor oportunidad) entre las políticas sectoriales y las inversiones productivas y sociales a nivel, regional, departamental, municipal y comunal.

MANUAL DE OPERACIONES (versión noviembre 2011)

ORGANIGRAMA GENERAL FPS

DIRECCIÓN EJECUTIVA

Unidad de Auditoria Interna

Unidad de Asesoría Legal

Ger

enci

a de

Fina

nzas

Ger

enci

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Adm

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Info

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Gerencia Departamental

Beni


Tarija


La Paz

Gerencia Técnica y de Desarrollo

Unidad de Monitoreo y Seguimiento


Potosí


Oruro


Pando


Santa Cruz


Chuquisaca

Gerencia Departamental Cochabamba

Central

Desconcentrado

Unidad de Planificación Organización y Métodos

23

4.2 Descripción General de la Estructura FPS

Para el cumplimiento de sus objetivos, funciones y atribuciones, el Fondo Nacional de Inversión Productiva y Social está constituido por una estructura jerárquica conformada a nivel central por Dirección Ejecutiva, las Gerencias Nacionales, y a nivel desconcentrado las Gerencias Departamentales.

4.2.1 Gerencia Técnica y de Desarrollo

La Gerencia Técnica y de Desarrollo tiene como objetivo el colaborar y coadyuvar al logro de las metas y objetivos de la Institución, a partir del desarrollo operativo de las Oficinas Departamentales, para lo cual deberán coordinar, monitorear y fiscalizar la adecuada gestión del ciclo del proyecto.

Su responsabilidad es garantizar la eficiencia y calidad de la actividad técnica administrativa, relacionada con la implementación de las operaciones del ciclo del proyecto (proyectos de inversión pública), velando por el desarrollo y adecuado funcionamiento de las Oficinas Departamentales. Su alcance incluye los procesos técnicos del ciclo (ambientales, sociales, adquisiciones)

Por otro lado, la Gerencia Técnica deberá concretar acuerdos que aseguren los recursos financieros necesarios y suficientes para viabilizar la ejecución y articulación a nivel regional, departamental, municipal y local de programas sectoriales priorizados en el Plan Nacional de Desarrollo.

4.2.2 Gerencia de Administración y Tecnología de la Información

El objetivo de la Gerencia de Administración y Tecnología de la Información es velar por la dotación oportuna de una estructura de Sistemas, Administrativa y de Recursos Humanos adecuada a sus requerimientos, con el objetivo de permitir el desarrollo eficiente y eficaz de las operaciones institucionales, planificando, organizando, ejecutando y monitoreando el desarrollo y su implantación en la organización.

4.2.3 Gerencia de Finanzas

La Gerencia de Finanzas tiene como objetivo, coadyuvar a la labor de la institución, en la búsqueda de la optimización y la utilización adecuada y oportuna de recursos económicos y financieros del Fondo en forma eficiente y eficaz.

La Gerencia realiza el seguimiento y control a las operaciones financieras a través de indicadores de control de gasto y establece medidas correctivas; asegura los desembolsos a contratistas y la consecuente reposición de los recursos en forma adecuada y oportuna para asegurar la ejecución de las operaciones institucionales; realiza la priorización de pagos en el SIGMA; emite los estados financieros institucionales y por convenio de financiamiento.

4.2.4 Gerencias Departamentales

Las Gerencias Departamentales tienen como objetivo operativizar la ejecución y fiscalización de proyectos a lo largo de todo el ciclo de inversión, asegurando de manera eficiente el cumplimiento de resultados de la programación y planificación de inversiones

Sus operaciones están centradas en aspectos técnicos de evaluación, adquisiciones fiscalización/ seguimiento y cierre de proyectos de inversión que generan bienes tangibles (obras, equipamiento) e intangibles (capacidades).

4.3 Las redes de trabajo

Dos son las principales redes de trabajo


4.3.1 Gestión Ambiental

La gestión ambiental será encarada por especialistas en medio ambiente a nivel central (en la Unidad de M&S y en la Gerencia Técnica y de Desarrollo), y a nivel departamental. se contara profesionales referentes capacitados por el Responsable Ambiental Nacional.

El Responsable Especialista Ambiental Nacional es el profesional dependiente de la Gerencia Técnica y de Desarrollo. Los Referentes AmbientalesEspecialistas Ambientales en las Oficinas Departamentales (uno por oficina departamental) dependerán de las Gerencias Departamentales cumpliendo labores de evaluación y fiscalización y a su vez apoyando al resto de los profesionales en los aspectos medio ambientales.

4.3.2 Gestión de Adquisiciones

La administración de las adquisiciones se opera a través de la conformación de una red de trabajo integrada por personal en gerencia técnica y oficinas departamentales. La estructura de la red a nivel central se encargara fundamentalmente de brindar asistencia técnica e instrumentos necesarios para la operativización de los procesos de adquisiciones, el personal a nivel departamental realizará el acompañamiento a los GAM en los procesos de adquisición y eventualmente podrá ejecutar los procesos por la asignación de dicha responsabilidad en los convenios de financiamiento o por requerimiento de los GAM.


CAPÍTULO V

V. PROCESO DE OPERACIONES

5.1 Clasificación de Proyectos

El Proceso de Operaciones puede ejecutarse siguiendo un único ciclo del proyecto en el cual podrán diferenciarse algunas operaciones e instrumentos en función a las características y complejidad de los proyectos.

Existen dos grandes grupos de proyectos según su nivel de complejidad: Proyectos Simples (EI-Simplificado). Son proyectos de baja complejidad técnica, de fácil emplazamiento que no contemplan obras de infraestructura complicada, son de ejecución rápida.

Estos incluyen:

i) planos y especificaciones técnicas ii) croquis del proyecto,iii) presupuesto de los componentes iv) cronograma de ejecución.

Podrán ser ejecutados como proyecto simple:

i) refacciones,ii) mejoramiento de infraestructura,iii) complementación de módulos (por ej. Aulas, baterías sanitarias)iv) equipamientos yv) otros de baja complejidad

En esta categoría podrán incluirse proyectos enmarcados en Programas de Emergencia siempre que cumplan con las características antes señaladas. Proyectos Complejos. (E.I. normal y T.E.S.A.) Proyectos de mayor complejidad que requieren de estudios técnicos a diseño final.

Podrán ser ejecutados: i) ampliaciones,ii) mejoramientos, iii)[ii)] construcciones nuevas, iv)[iii)] otros que por su complejidad así lo requieran.

Los programas podrán ser ejecutados según la complejidad de sus proyectos a través de cualquiera de las 2 modalidades.

5.2 La Pre inversión y la inversión

La pre inversión está definida como la Fase del Ciclo de Vida en la que los proyectos son estudiados y analizados con el objetivo de obtener la información necesaria para la toma de decisiones de inversión, el producto de esta fase será un documento proyecto a partir del


cual se pueda llevar el proyecto a su etapa de inversión, verificados todos los indicadores de rentabilidad.

La fase de inversión está definida como la fase del ciclo de vida en la que el proyecto es llevado a ejecución a partir de un estudio documento proyecto, se inicia a partir de la solicitud de financiamiento en el que se incluye el documento proyecto o a partir del producto de la fase de pre inversión a la cual el F.P.S. ha acompañado.

La ejecución de la pre inversión como de la inversión estará sujeta a los recursos asignados a cada una de acuerdo a la composición de la estructura de financiamiento de cada convenio.

5.3 Gestión de cartera

Se podrán financiar (en función a los componentes definidos para el convenio) solicitudes de:

- Pre inversión- Pre inversión e inversión - Inversión (que debe incluir el documento proyecto: EI o TESA).

En el caso de proyectos complejos se debe cumplir esta condiciónEn el caso de proyectos simples se podrán aceptar documentos simplificados de proyecto.

Los ministerios cabezas de sector en el marco de sus políticas y en coordinación con los mecanismos de planificación, regional, municipal y local, generarán la demanda de proyectos de los convenios aplicando sus correspondientes criterios de priorización y elegibilidad.

Los sectores conformaran la cartera oficial de cada convenio misma que será remitida al FPS.

Eventualmente y en función a los acuerdos con los sectores, el FPS podrá coadyuvar o asumir la tarea de generar la demanda.

De manera resumida se pueden presentar las siguientes alternativas:

a) El Ministerio genera y prioriza la cartera de proyectos b) El FPS genera la cartera de proyectos y el Ministerio los priorizac) El FPS genera y prioriza la cartera de proyectos

Con la cartera oficial del convenio la Gerencia Técnica del nivel central a través de sus gestores técnicos procederá al registro de las solicitudes en el sistema y se generará el plan de adquisiciones preliminar. La codificación asignada al proyecto será única independientemente de las fases asociadas al mismo:

Código único para proyectos con: Solicitud de pre inversión e inversión Sólo solicitud de inversión Sólo solicitud de pre inversión

Las solicitudes de pre inversión (para la generación de EI o TESA) pasarán a la fase de evaluación simplificada.


Las solicitudes de inversión pasarán a la fase de evaluación en los ámbitos que correspondan.

5.4 Evaluación Los ámbitos de evaluación se aplicaran según la clasificación de tipos de proyectos:

Para la fase de inversión - Proyectos enmarcados en programas de emergencia se aplicaran los ámbitos:

técnico y ambiental. - Proyectos simples y complejos se aplicaran los ámbitos: técnico, ambiental, social,

socioeconómico e institucional. - Independientemente de lo anterior, si existieran proyectos de equipamiento o de

capacitación (a diferencia de otros proyectos en los que la capacitación y el equipamiento son componentes del mismo), estos sólo requerirán la evaluación técnica (orientada fundamentalmente a definir especificaciones técnicas o términos de referencia), ambiental y social.

5.4.1 En la pre inversión

La evaluación de la pre inversión seguirá los criterios definidos a continuación

a) Primera Etapa.- Evaluación in situ o Trabajo de Campo, yb) Segunda Etapa.- Procesamiento de Datos en Gabinete.

En el trabajo de campo se evalúan los requerimientos y condiciones básicas necesarias que justifiquen la generación de un estudio EI o TESA, dichos requerimientos se distinguen según los tipos de proyecto tales como:

- Las condiciones básicas para la operación y sostenibilidad del proyecto (Ej. la existencia de la fuente de agua en proyectos de riego)

- Las condiciones del lugar de emplazamiento del proyecto- La no duplicidad de intervenciones (existencia de un proyecto similar en la zona)- El consenso de la comunidad u organización social en la ejecución del proyecto.- Una aproximación inicial en la determinación del grado de complejidad del proyecto

En gabinete se podrá plasmar los resultados del trabajo de campo y definir:Si el proyecto es viable:

Si aplica la contratación de la consultoría para la generación de un EI simplificado, un EI normal (en función a la aproximación inicial en la determinación del grado de complejidad del proyecto), y la correspondiente definición y registro del presupuesto del componente.

Los términos de referencia del consultor que realice la pre inversión deberán incorporar como productos toda la documentación e información necesaria (técnica, ambiental y socioeconómica) que ya no haga necesaria una nueva evaluación en la fase de inversión, permitiendo que el proyecto concluido pase directamente a los comités CTDRP y CDAP.. Si el proyecto es inviable:

Emitir recomendación de rechazo al Comité

Concluida la evaluación, esta es puesta a consideración de los Comités de Revisión como de Aprobación de Proyectos.


Si como resultado de una primera etapa de pre inversión (EI simplificado o EI normal) se hace necesaria la complementación del estudio (Por ej. con un EI normal), en una segunda etapa de la fase de pre inversión, a la conclusión de la primera etapa de pre inversión pasará directamente a los comités CTDRP y CDAP (no será necesaria una nueva evaluación) para aprobar el presupuesto de la segunda fase de la pre inversión.

5.4.2 En la inversión

La evaluación de la inversión seguirá los criterios definidos a continuación

a) Primera Etapa.- Revisión y Verificación Documental en Gabinete,b) Segunda Etapa.- Evaluación in situ o Trabajo de Campo, yc) Tercera Etapa.- Procesamiento de Datos en Gabinete.

Primera Etapa.- Revisión y Verificación de la Calidad Documental en Gabinete

En esta primera etapa se realizará la revisión de la documentación presentada por el GAM, de acuerdo a lo establecido en las “Guía de Presentación de Proyectos del FPS”, y Reglamento Básico de Pre inversión aprobado por el Órgano Rector del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP).

En el caso que: - El Programa cuente con sus propias guías de presentación de proyectos o

- El sector cuente con guías sectoriales de presentación de proyectos aplicables a los tipos de proyectos financiables por el Programa

Éstas tendrán prevalencia sobre las guías de presentación de proyectos del FPS.

La primera etapa de evaluación incluye las siguientes actividades:

1° Verificación de cumplimiento de criterios de elegibilidad según lo establecido en el convenio

2° Verificar la coherencia de la información contenida en la “Matriz de Planificación o Marco Lógico” del proyecto.

3° Verificar la pertinencia y calidad de la documentación técnica contenida en el Estudio de Pre inversión del Proyecto,

4° Revisión de los estudios de soporte técnico: control de calidad de planos, volúmenes de obra, cómputos métricos, precios unitarios y otros estudios específicos que así lo requiera el proyecto a evaluarse, verificando la coherencia entre los estudios específicos (p.e. estudio de suelos) con los diseños (p.e. calculo de fundaciones)

5° Verificación de criterios sectoriales 6° Análisis del presupuesto general por componentes,7° Análisis técnico de la estrategia de ejecución e implementación del proyecto,8° Verificar la existencia de documentos de propiedad de los terrenos donde se

emplazará la obra o las estructuras que son parte de ella; o la existencia de acuerdos que aseguren la disponibilidad del área de emplazamiento del proyecto.

9° Verificar la coherencia del contenido de la información de las Planillas Parametrizadas del VIPFE, si corresponde


[10°] Verificación de la incorporación del componente ambiental (Licencia Ambiental existente o en trámite).r la existencia de la Licencia Ambiental y sus respectivas medidas de mitigación ambiental.

Todos los aspectos técnicos, ambientales y sociales que precisen de una verificación “in situ”, serán identificados y se convertirán en el principal objetivo de la Trabajo de campo.

Segunda Etapa.- Evaluación in situ (Trabajo de Campo)

El objetivo de la Trabajo de campo es contrastar y verificar la información analizada en la evaluación en gabinete, que así lo requiera, con la vivencia de la evaluación técnica “in situ” a través de la visita a la zona de emplazamiento del proyecto.

En el caso de proyectos de salud, educación, apoyo a la producción y manejo sostenible de recursos naturales, la visita corresponde a la zona particular de emplazamiento; mientras que en el caso de proyectos de caminos vecinales, sistemas de riego, saneamiento básico y electrificación rural, los evaluadores deben realizar un recorrido completo por donde pretende implementarse el proyecto, con el propósito de verificar aspectos técnicos que fueron previamente identificados en gabinete.

Operativamente, el trabajo de campo comprende las siguientes actividades:

1° Visita y recorrido a la zona de emplazamiento del proyecto, con el propósito de verificar aspectos: i) técnicos (emplazamiento de obra, existencia de bancos de materias primas, distancia del lugar de emplazamiento del proyecto de los centros de provisión de materias primas, para evaluar posibles costos de transporte) que fueron previamente identificados en la evaluación en gabinete y ii) sociales (afectación de derechos a terceros).

2° Verificar la consistencia de la información económica y financiera (población beneficiaria, rubros de producción, rendimientos, área incremental, precios, costos de producción y presupuesto por componente), para facilitar el correcto llenado de las planillas parametrizadas (cuando corresponda).

[3°] Verificar que el presupuesto del proyecto considere el total de las actividades requeridas para su ejecución.

3°[4°] Aplicar de la valoración social a integrantes representativos de la comunidad beneficiaria

4°[5°] Realizar la verificación “in situ” de los criterios de elegibilidad que así lo requieran

5°[6°] Verificar que el presupuesto del proyecto considere el total de las actividades requeridas para su ejecución y las actividades de mitigación ambiental.

6°[7°] Verificar y completar la información de los PPM PASA o estudios de evaluación de impacto ambiental para incluir el presupuesto de medidas de mitigación en el presupuesto de obra.

7°[8°] Analizar el cronograma de ejecución del proyecto

El “Informe de Trabajo de Campo” (en formato definido) deberá contener la información verificada y recabada a través de la aplicación de los diferentes instrumentos o cuestionarios, complementado con fotografías representativas de la zona de emplazamiento del proyecto.


Tercera Etapa: Procesamiento de Datos en Gabinete

Para encarar el procesamiento de datos en gabinete, el evaluador debe haber revisado toda la información necesaria, tanto en la verificación documental en gabinete como en la Trabajo de campo, lo cual le permitirá contar con la información y argumentos necesarios para realizar el procesamiento de los datos recabados en los formatos e instrumentos previstos para cada ámbito de evaluación, con el propósito de obtener los siguientes productos:

Informe de Resultados en los Ámbitos de Evaluación (formatos llenados y resultados por ámbito de evaluación).

Definición del Presupuesto por componentes e ítems (ratificado o rectificado) Final del proyecto (por componente) y su registro en sistema.

Definición del tiempo de ejecución del componente infraestructura del proyecto (según tipo y complejidad), dato que será incluido en los DBC o Pliegos.

Ampliación de Información (cuando corresponda) destinada a delimitar la Reformulación o Ajuste del Proyecto a Diseño Final, sustentada por resultados negativos en alguno(s) de los ámbitos de evaluación.

La definición del tiempo de ejecución del componente infraestructura, deberá tomar en cuenta un criterio de optimización permanente, el cual este orientado a una reducción de su tiempo de ejecución, todo con el objetivo de contar con el proyecto concluido en el tiempo adecuado. Operativamente, para obtener estos productos se deberá seguir las siguientes actividades:

1° Revisión de las especificaciones técnicas y compatibilización de las mismas con las normas provistas por el sector (si las hubiese).

2° Revisión de cómputos métricos,3° Revisión de los planos generales y de detalles, verificar que muestren todas las

obras que vayan a ejecutarse en concordancia con el diseño: arquitectónico, hidráulico, estructural, sanitario, eléctrico y otros estudios específicos contemplados en la memoria de cálculo correspondiente,

4° Revisión de los precios unitarios del diseño final y actualización de los mismos con los precios de la Base de Datos del Sistema de Administración de Proyectos generando el nuevo presupuesto del proyecto

[5°] Revisión de la existencia de la Licencia Ambiental. os documentos para la obtención de la licencia ambiental

En el caso de proyectos que hayan sido enviados a reformulación, el evaluador deberá cumplir con las siguientes actividades:

1° Enviar el Informe de Resultados y/o Observaciones al Jefe Técnico, quien remitirá este informe al solicitante,

2° Monitorear el proceso de reformulación a cargo del Gobierno Municipal solicitante (en contacto directo con el consultor o proyectista),

3° Verificar la correcta incorporación de sus observaciones en el Diseño Final del Proyecto al momento de su nueva presentación.

Es importante resaltar que solamente el evaluador sea éste interno o externo al FPS, podrá dictaminar sobre la “viabilidad integral” del proyecto que fue enviado a reformulación.


Una vez concluido el proceso de la evaluación y emitido el dictamen final de la evaluación, el responsable deberá presentar y justificar sus resultados, observaciones y dictamen final ante el Comité Departamental de Revisión de Proyectos (CTDRP) y posteriormente al Comité Departamental de Aprobación de Proyectos (CDAP).

5.4.3 Ámbitos de evaluación

Evaluación Técnica

En la pre inversiónEl objetivo es determinar la factibilidad técnica de realizar el estudio de pre inversión, en función al cumplimiento de las condiciones técnicas mínimas para cada tipo de proyecto y los aspectos establecidos en la “Guía de Presentación de Proyectos”, normas sectoriales (cuando corresponda)”.

Las actividades incluyen: a) Verificación de derecho propietario del terreno de emplazamiento de la obra,

autorizaciones de paso a servidumbre, etc.b) La definición de estudios y diseños (planos) necesarios según tipo de proyecto a ser

requeridos para su elaboración por la consultoría de la pre inversión.c) Condiciones de abastecimiento de insumos necesarios que hagan sostenible al

proyecto (caso proyectos de agua y riego)

En la inversiónEl objetivo es determinar la factibilidad técnica del proyecto, en función de las especificaciones técnicas para cada tipo de proyecto y los aspectos establecidos en la “Guía de Presentación de Proyectos”, normas sectoriales (cuando corresponda)

Los criterios para la evaluación técnica deben asegurar la coherencia y compatibilidad de los objetivos con los resultados y productos previstos en el planteamiento del proyecto. Estos criterios son diferentes para cada programa y tipo de proyecto.

Operativamente, la evaluación técnica está concebida con el propósito de verificar los siguientes aspectos:

a) Verificar si el dimensionamiento técnico guarda correlación con las necesidades identificadas por el solicitante.

b) Revisión de los estudios de soporte técnico previstos en el estudio de pre inversión del proyecto (geológico, geotécnico, topográfico, hidrológico, hidráulico, estructural y otros estudios necesarios), según el tipo de proyecto,

c) Revisión de la Información básica de soporte técnico: control de calidad de planos, especificaciones técnicas, cronograma, volúmenes de obra, cómputos métricos, precios unitarios, presupuesto.

d) Verificación de derecho propietario del terreno de emplazamiento de la obra, autorizaciones de paso a servidumbre, cumplimiento de salvaguardas sociales (cuando corresponda), etc.

e) Verificación de la licencia ambiental respectiva y cumplimiento de las salvaguardas ambientales del Organismo Financiador.

f)[e)] En el Trabajo de campo se verificará que el diseño corresponda a las características físicas del lugar de emplazamiento y si cumple con los objetivos del proyecto

g)[f)] La dimensión de la demanda del proyecto h)[g)] Todos estos aspectos técnicos deben ser verificados respecto a las normas de uso

general y específico establecidas por el sector al cual pertenece el proyecto.


Evaluación Socioeconómica y Financiera

El objetivo de la evaluación socioeconómica y financiera es determinar la factibilidad de las inversiones principalmente a través del análisis costo-beneficio para proyectos productivos y el análisis costo-eficiencia para proyectos sociales; al efecto, puede aplicarse el software de las “Planillas Parametrizadas” del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), o los métodos de evaluación costo beneficio normados en función al monto del proyecto.

En los casos que el convenio/programa/reglamento operativo defina indicadores de: líneas de corte, costo/eficiencia o costo/beneficiario estos serán los únicos indicadores a ser tomados en cuenta en este ámbito.

Valoración Social

El objetivo de la valoración social de proyectos es obtener información suficiente para contar con criterios de decisión cualitativa analizando la factibilidad del proyecto desde el punto de vista del consenso social, fundamentalmente.

El Consenso social: se refiere al grado de aceptación social (valoración del grado de participación, compromiso y apropiación) que tiene el proyecto entre sus potenciales beneficiarios. A partir de sus resultados se podrá definir si el proyecto es socialmente factible.

Adicionalmente y en función a una valoración social positiva, se deberá realizar la tarea de identificación de las organizaciones sociales existentes, para ello es importante considerar aspectos referidos a sus niveles de organización colectiva local, sus grados de representatividad y legitimidad, así como la definición de cual organización ejercerá el control social.

En ausencia de una organización social conformada que asegure la gestión y sostenibilidad del proyecto, la misma deberá ser constituida con ayuda del FPS.

Se parte del supuesto que el proyecto ha sido producto de una planificación participativa de los actores (beneficiarios del proyecto) y por ende cuenta con el consenso social a favor de la ejecución del proyecto. La valoración que hace el FPS verifica este aspecto a través de los mecanismos con los que cuenta. Existirán dos mecanismos alternativos aceptados para la valoración social dependiendo del tipo de proyecto:

a) Aplicación de un cuestionario para la valoración, al efecto se deberá concertar una reunión con la comunidad y a través de una entrevista a un grupo de informantes clave se verificará el consenso social. El grupo de informantes clave podría estar conformado por las siguientes personas, o al menos por tres de ellas cuya participación es señalada como obligatoria:

1) Dos autoridades comunales, según usos y costumbres (de manera obligatoria)2) Un(a) comunario(a) de base, (de manera obligatoria)


3) Una mujer de la comunidad, (de manera obligatoria)4) Un adulto mayor (mayor de 60 años), hombre o mujer5) Una persona entre 18 y 25 años,6) Una persona que no sea beneficiaria directa del proyecto.

De ser posible, la entrevista debe realizarse por separado, o en pequeños grupos de tres o cuatro informantes, con el propósito de evitar la inhibición de alguno de ellos en presencia de otros. De existir un empate en los resultados o una valoración social negativa, se podrán buscar las soluciones alternativas entre las que se cuentan:

- La ampliación del grupo de informantes clave para la confirmación de los resultados iniciales

- La identificación de las causas por la negativa a la ejecución del proyecto y la búsqueda de soluciones que permitan modificar esta percepción inicial.

El evaluador deberá solicitar a las personas entrevistadas la firma del “Cuestionario de Verificación Social” como un certificado que respalde la identificación de la viabilidad o inviabilidad social del proyecto, éste documento respaldará la posición y dictamen final del evaluador.

El resultado de la valoración social se obtendrá a partir de la consolidación de los resultados de todos los cuestionarios aplicados,

Cuando los resultados de todas las preguntas sea positiva se establecerá que el proyecto es socialmente factible (valoración positiva)

Cuando los resultados de una o más preguntas sea negativo se establecerá que el proyecto es socialmente inviable (valoración negativa)

b) El acta de la “Asamblea General de la Comunidad” en la que se expresa el consenso o rechazo a la ejecución del proyecto por todos sus asistentes.

Por último, el resultado deberá ser presentado a través del “Informe de la Valoración Social”

Evaluación Valoración Ambiental

Los objetivos de la Evaluación ambiental son: a) validar que el proyecto cuenta con su respectiva licencia ambiental b) validar la correcta identificación de los impactos ambientales y las medidas de mitigación ambiental del proyecto (incluido su presupuesto) en función a la categoría ambiental definida c) Cumplimiento Salvaguardas Ambientales .

En el caso de que un proyecto no cuente con Licencia Ambiental en la etapa de evaluación, se otorgará un margen hasta antes del inicio de obras para que la instancia correspondiente gestione su obtención. En la etapa de evaluación se deberá verificar que al menos el trámite ha sido iniciado con la presentación de la ficha ambiental a la Autoridad Ambiental Competente.

La valoraciónevaluación ambiental incluye (Ver formulario de Valoracion Ambiental):


PENTIUM M, 05/03/13,

Incluir el formulario de valoración ambiental

PENTIUM M, 05/03/13,

1. Verifica en gabinete que el proyecto cuenta con Licencia Ambiental (o en su defecto Ficha Ambiental1 en trámite iniciado para la obtención de la Licencia Ambiental), los documentos de alcance particular de acuerdo a la categoría definida, y la Matriz de Medidas de Mitigación.

2. Durante el Trabajo de campo y de acuerdo al tipo de proyecto, verificar la pertinencia de las Medidas de Mitigación, con la finalidad de ratificar o rectificar las mismas, realizando los ajustes que correspondan.

Evaluación Institucional

El objetivo de la evaluación institucional es contar con un conjunto de criterios sobre el estado de situación de la entidad gestora del proyecto, a través de la valoración de las capacidades institucionales del Gobierno Autónomo Municipal y/o la Entidad Operadora, respecto al cumplimiento de roles y funciones en la gestión del proyecto (licitación, contratación, fiscalización y operación).

La evaluación institucional incorporara información acerca del grado de capacidades del personal para:

Llevar adelante procesos de contratación en el marco de las distintas normas de contratación aplicables en los convenios de financiamiento.

Ejercer la fiscalización sobre los distintos contratos que conforman un proyecto.

Adicionalmente se definirá si el GAM tiene la capacidad de pago de sus contrapartes.

La valoración institucional no tiene un dictamen positivo o negativo, solo se trata de una valoración indicativa del grado de capacidades del GAM.

Los resultados de la valoración institucional permitirán definir el grado de acompañamiento del FPS al GAM en los aspectos definidos anteriormente.

Políticas de Salvaguarda

De acuerdo a los compromisos asumidos con los financiadores, se deben respetar las Políticas de Salvaguarda activadas, entre el BM, CAF, BID y el FPS por convenio, en función a lo estipulado en las políticas de cada financiador.

Cada una de las salvaguardas activadas debe ser objeto de observación en la evaluación de los proyectos.

Todos los proyectos que se encuentran en áreas protegidas no son parte de ninguna licencia ambiental global y debe el municipio obtener la licencia ambiental individual del proyecto a través del Servicio Nacional de Areas Protegidas..

1 La Ficha Ambiental debe ser presentada por el Gobierno Municipal a la Autoridad Ambiental Competente, de acuerdo a lo

establecido en el Art. 22° del Reglamento de Prevención y Control Ambiental; La Ficha Ambiental debe contar con el sello de recepción de la Autoridad Ambiental Competente Departamental, es decir, la Dirección Departamental de Recursos Naturales y Medio Ambiente de la Gobierno Autónomo Departamental , de acuerdo a lo establecido en el Título IV, Capítulo II (De la categorización) del Reglamento de Prevención y Control Ambiental.


La valoración negativa en cualquiera de los ámbitos excepto el social podrá ser motivo de reformulación del proyecto por parte del GAM. Una valoración social negativa luego de realizadas las acciones definidas en el acápite respectivo, tendrá una recomendación de rechazo al Comité Técnico Departamental de Revisión de Proyectos.

5.5 Revisión y Aprobación

La carpeta de evaluación de la pre-inversión o inversión, debe ser presentada al Comité Técnico Departamental de Revisión de Proyectos (CTDRP), donde se revisa y discute los resultados del proceso de evaluación en los ámbitos que correspondan:Concluida la revisión se generará acta de CTDRP (con numero correlativo), con la firma de todos los integrantes que participaron (solo personal del FPS) en el mismo, y las recomendaciones para su aprobación o rechazo en CDAP.

En el caso que a criterio del CTDRP se identifiquen observaciones, el proyecto será devuelto al evaluador para que se realicen las complementaciones, ajustes o correcciones que correspondan.

Aprobación o Rechazo

El Gerente Departamental convocara oportunamente a los representantes de las instituciones y sociedad civil organizada, que sean directos involucrados en los proyectos que se vayan a tratar.

Se pondrá a consideración del CDAP el acta del CTDRP y se analizará sus recomendaciones, pudiendo ésta instancia aprobar o rechazar el proyecto. En caso de que los representantes invitados no asistan al CDAP, el CTDRP podrá aprobar el proyecto.

Concluida la revisión el jefe técnico generará en sistema el acta de CDAP (con numero correlativo), misma que será suscrita por todos los integrantes que participaron en el mismo.

El producto final de la pre inversión será presentado tanto en el CTDRP como en CDAP para revisión y aprobación del producto respectivamente y sólo si el proyecto cuenta con recursos para el financiamiento de la inversión el CDAP aprobará la continuidad para su ejecución en la fase de inversión.

Si el proyecto no cuenta con el financiamiento para la fase de inversión, se procederá al cierre del mismo.

Proyecto aprobado En caso de aprobación, el Profesional Técnico Evaluador introduce al sistema los datos del proyecto con los que fue aprobado.

1. Genera el Convenio de Transferencia y Financiamiento, 2. Registra los datos del SISIN

a. En caso de ser un proyecto para la fase de pre inversión asigna el código. b. En caso de ser un proyecto para la fase de inversión y tener una fase de pre

inversión previa se actualiza los datos y se actualiza etapa en SISINc. En caso de ser un proyecto para la fase de inversión y no tener una fase de

pre inversión previa, se asigna el código.


3. Solicita a oficina central su registro en el catálogo SIGMA y la asignación de presupuesto.

El Gerente Departamental realiza las gestiones necesarias para la suscripción del CTF El CTF suscrito y su correspondiente resolución son remitos al Jefe Administrativo, para su custodia y la gestión de cobro de los porcentajes correspondientes de contraparte en los hitos definidos en el CTF. El Jefe Técnico autoriza al Profesional Técnico Evaluador el inicio del proceso de adquisiciones de acuerdo a modalidad correspondiente, o podrá designar mediante memorándum a otro Profesional Técnico que se haga cargo del proceso de adquisiciones.

Proyecto RechazadoSi el proyecto es rechazado en el CDAP, el Gerente comunicará oficialmente dicha decisión al solicitante (GAM)

Formalización del Financiamiento

Una vez aprobado el proyecto se notifica al GAM mediante nota que su proyecto fue aprobado y se solicita que éste gestione la emisión de la resolución municipal para la suscripción del Convenio de Transferencia y Financiamiento (CTF), el CTF se firmara tanto en la fase de pre inversión como en la fase de inversión.

El gerente departamental del FPS suscribe con el GAM correspondiente el Convenio, formalizando de esta manera el financiamiento del proyecto.

En los casos que exista contraparte municipal: En la fase de pre inversión se preverá que el GAM debe depositar el 100% de su

contraparte antes del inicio de la etapa de adquisiciones. En la fase de inversión se preverá que el GAM debe depositar el 50% de su

contraparte hasta la conclusión del proceso de adquisiciones y el restante 50% al 50% de avance físico del proyecto. El mecanismo de pago de contrapartes en la fase de inversión antes descrito puede modificarse en función a las características propias de un convenio.

Los proyectos que han sido aprobados se incorporarán al plan de adquisiciones definitivo que se elaborarán de manera periódica según el avance de cartera, y serán remitidos a los financiadores para su conocimiento y su No Objeción, cuando corresponda.

5.6 Adquisiciones

5.6.1 Condiciones Generales de Adquisiciones

5.6.1.1 Plan de Adquisiciones (PA) y Plan Anual de Contrataciones (PAC)

El Proceso de Adquisición no puede iniciarse sin la inscripción y aprobación de los financiadores del PA que representa un requisito indispensable. Una vez aprobado el PA éste será inscrito en el PAC de la entidad contratante para que le de la posibilidad de realizar las publicaciones a través del SICOES.

El PA y el PAC son documentos de orden legal que tienen la función de contener y planificar todas las actividades de un Programa que necesiten de una contratación para ser llevadas a cabo.


La información contenida en el PA (y sus sucesivas actualizaciones) deberá ser comunicada oportunamente al financiador.

5.6.1.1.1 Elaboración del PA y PAC

El PA y PAC se inicia a partir de todas las solicitudes aprobadas en el proceso de operaciones, carteras de proyectos pre aprobadas por el Sector en algunos Programas, y se actualiza continuamente a partir de información de la Gerencia Técnica y de Desarrollo (GTD) sobre los componentes de los diseños finales aprobados.

A continuación se presentan los principales lineamientos y criterios que deben ser aplicados en la formulación y aplicación del PA:

Al elaborar el PA se buscará agrupar los procesos toda vez que se trate de rubros afines y con posibilidad de desarrollarse simultáneamente, tanto para obras, bienes como para consultorías.

No se podrá fraccionar una contratación para eludir la aplicación de los montos máximos fijados para los procedimientos de contratación establecidos en el presente Manual y en el Convenio.

No podrá iniciarse ningún proceso de adquisición o contratación sea cual fuere su monto si previamente no se encuentra consignado en el PA, de realizarse obviando esta previsión, el FPS y el financiador no estará obligada a financiarlo.

Detallar los métodos propuestos y los procedimientos a ser aplicados.

5.6.1.1.2 Formularios para la elaboración del PA

Existen cuatro tipos de formularios para consignar las adquisiciones y contrataciones en un Plan de Adquisiciones:

i. bienesii. obrasiii. servicios de no consultoríaiv. servicios de consultoría (firmas consultoras, consultores individuales).

Cada uno de estos formularios reflejará las adquisiciones sujetas a Examen Posterior y las sujetas a Examen Previo.

5.6.1.1.3 Contenido del PA

El PA debe contar la siguiente información:

RevisiónSe establece el tipo de revisión del proceso, es decir, si la revisión será previa o posterior (cuando corresponda)

Número de ProcesoEs el número correlativo que se asigna al proceso, para fines de identificación,


TipoSe define el tipo de contratación (fortalecimiento, supervisión, pre inversión, tipo de obra, etc)

DescripciónEs la precisión del objeto de contratación de contratación, por ejemplo: Construcción Puente Vehicular Amarillo Luz 20 Metros (Caranavi)

Monto Estimado

Es el valor estimado o referencial para la contratación del bien, obra o servicio requeridos.Es esencial una preparación cuidadosa de la estimación de costos para que los recursos presupuestarios asignados guarden relación con la realidad. La estimación de costos se debe fundamentar en el diagnóstico que haga el evaluador de los recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo.

Calendario de Proceso

El PA debe estimar las fechas de los diferentes hitos del proceso: (i) entrega de documentos de contratación al financiador, (ii) no-objeción a los documentos de contratación, (iii) convocatoria (iv) entrega de documentos a los participantes, (v) apertura de propuestas, (vi) No-Objeción a la evaluación; (vii) firma de contrato; y (viii) término de contrato y entrega de producto y/o conclusión de servicios.

Monto real o contratado Se consignará el monto real del contrato cuando este se haya firmado.

Nombre del proveedor, contratista y consultor

Nombre del contratista, consultor o proveedor. Esta información debe ser consignada al momento de contar con el contrato firmado.

Los siguientes componentes, pueden ser parte del PA:

a) Contratación de consultores individuales para:

Preinversión, Supervisión de Obras Acompañamiento, Ejecución DESCOM, Supervisión DESCOM Acompañamiento Capacitación Asistencia Técnica Integral

b) Contratación de firmas consultoras para:

Preinversión, Supervisión de Obras Acompañamiento, Ejecución DESCOM, Supervisión DESCOM Acompañamiento Capacitación Asistencia Técnica Integral (ATI)

c) Contratación para la Infraestructura (obras),

d) Contratación para el equipamiento (bienes) y servicios generales


5.6.1.1.4 Determinación de revisiones anteriores y posteriores para el PA

5.6.1.1.4.1 Banco Mundial (BM).

A continuación se detalla de manera general los montos definidos para describir en el PA como revisiones previas:

Obras y bienes: Requerirán examen previo del financiador todas las Licitaciones Públicas Internacionales (LPI), sin excepción, cuyo monto estimado en obras sea igual o mayor a US$ 3.000.000 y bienes por encima de US$ 200.000, salvo otros montos establecidos en el Convenio específico.

Consultorías: Requerirán Examen Previo del financiador todas las contrataciones de firmas consultoras por monto igual o superior a US$ 100.000 y para consultores individuales por encima de US$ 25.000, salvo otros montos establecidos en el Convenio específico

Se realizarán revisiones anuales de los dos primeros procesos de cada modalidad para Comparación de Precios Nacional (CPN), Licitación Pública Nacional (LPN) ya sea de obras y de bienes, de firmas consultoras y consultores individuales (CI), salvo otros establecidos en el Convenio específico

5.6.1.1.4.2 Banco Interamericano de Desarrollo (BID).

Para procesos realizados con normativa del BID las revisiones serán posteriores y definidas de acuerdo a una evaluación de riesgos por Programa realizada previamente al inicio de las operaciones, salvo las contrataciones Directas. En función a los resultados de dicha evaluación se definirá el porcentaje de revisiones posteriores.

5.6.1.2 Vacíos en la normativa de los organismos financiadores

Todos los vacíos procedimentales que existieren en las normativas de adquisiciones de organismos de cooperación externa (BID, BM u otros) serán cubiertos por lo establecido en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS).

5.6.1.3 Restricciones para la adjudicación (varios proyectos)

En cumplimiento del tiempo mínimo que debe permanecer un consultor (supervisor de obras, supervisor DESCOM, ejecutor DESCOM, etc.) en el lugar de emplazamiento del proyecto, las adjudicaciones a este consultor se limitarán a un número máximo de tres contratos, con la salvedad que los lugares de emplazamiento del(los) proyecto(s) asociados a cada contrato no sean muy distantes y si lo permite los términos de referencia. Cada Gerencia Departamental evaluará la distancia entre ambos proyectos (velando por el cumplimiento de permanencia obligatoria del consultor en campo) con el fin de definir si corresponde o no la adjudicación de hasta tres contratos, salvo autorización dada por la oficina Central del FPS.


No se aplicará la restricción antes citada si los contratos vigentes de un consultor se encuentran en etapa de conclusión de servicios o recepción provisional de acuerdo al siguiente detalle:

- Para contratos de consultoría de supervisión de obras (vigentes), los contratos de obras deberán encontrarse al menos en recepción provisional para poder habilitar al consultor la adjudicación de un nuevo contrato.

- Para contratos de consultoría de ejecución vigentes (DESCOM, Capacitación, ATI), los contratos deberán encontrarse al menos en conclusión de servicios para poder habilitar al consultor la adjudicación de un nuevo contrato.

- Para contratos de consultoría de supervisión (de DESCOM, equipamiento y otros) vigentes, los contratos deberán encontrarse al menos en conclusión de servicios para poder habilitar al consultor la adjudicación de un nuevo contrato.

En ningún caso se permitirá que un consultor pueda adjudicarse dos contratos en departamentos diferentes, para el efecto el SAP se constituirá en una herramienta obligatoria de consulta.

5.6.1.4 Rol veedor del FPS cuando el GAM contrata.

El FPS podrá participar con derecho a voz y sin voto en todos los actos públicos del proceso de adquisiciones, además de brindar asistencia técnica en todo el proceso.

A requerimiento (solicitud formal) del GAM, el proceso de contratación podrá ser realizado por el FPS.

5.6.1.5 Niveles de segregación de funciones En tanto no se cuente con un profesional de adquisiciones en cada Gerencia Departamental, el Jefe Técnico será responsable por el proceso de adquisición (independientemente si el FPS o el GAM se constituyen en entidad contratante).

En caso de existir un profesional en adquisiciones (a la conclusión del proceso de evaluación, revisión y aprobación) este será designado mediante memorándum por el Jefe Técnico para asumir la responsabilidad por los procesos de adquisiciones, incluyendo la elaboración del PA de cada convenio, el cargado en el PAC (si corresponde), el informe de No Objeción o Conformidad al proceso (cuando lleve adelante el GAM) y el cierre legal de la etapa correspondiente al ciclo de proyecto.

El gerente departamental del FPS suscribe los contratos cuando el FPS lleve adelante el proceso de contratación de cualquier componente.

5.6.1.6 Convenio de Transferencia y Financiamiento (CTF)

Los Gobiernos Autónomos Municipales (GAM), suscribirán un Convenio de Transferencia y Financiamiento con el FPS, con el cual asegurarán el presupuesto destinado a su contraparte, cuando corresponda, y se regirán principalmente a las responsabilidades y los plazos establecidos durante el proceso de contratación, sin este documento no podrán realizarse adquisiciones y/o contrataciones con el financiamiento del proyecto.


5.6.2 Marco Legal

Norma Nacional: realizadas bajo las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS).

BM: para las adquisiciones con recursos de la AIF se aplicarán las siguientes normas:

Normas: Adquisición de Bienes y Obras Normas: Selección y Contratación de Consultores

BID: para las adquisiciones con recursos del Banco Interamericano de Desarrollo se aplicarán las siguientes políticas:

Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras Políticas para la Selección y Contratación de Consultores

Otras normas establecidas en el Convenio

En los convenios que no establezcan la aplicación de la normativa en adquisiciones de organismos internacionales (BM, BID u otros), se seguirá lo establecido en las NB-SABS.

5.6.3 Modalidades, Cuantías y Plazos para los Procesos

Las cuantías y modalidades que se aplicarán en los procesos de contratación, son definidos en los convenios, salvo cuando la normativa a ser aplicada sean las NB-SABS. Entre los principales financiadores con normativa especial se tiene al BM y al BID. Es necesario aclarar que modalidades y cuantías pueden ser variables dependiendo del convenio y la normativa vigente, a continuación se realiza un detalle de las modalidades, cuantías y plazos de las principales normativas de contratación:

5.6.3.1 BM y BID

Las modalidades más aplicadas son:

Comparación de Precios Nacional (CPN) Licitación Pública Nacional (LPN) Licitación Pública Internacional (LPI) Consultoría Individual (CI) Firma Consultora (FM)

Las cuantías son establecidas en Dólares Estadounidenses. Los plazos son considerados en días calendario, a partir de la última publicación

realizada.

5.6.3.2 NB-SABS

Las modalidades vigentes son:

Contratación Menor (CM) Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (ANPE) Licitación Pública Nacional (LPN)


Elaboración de la

convocatoria y

documento de

contratación

Convocatoria y/o

invitaciones

Recepción de

propuestas u ofertas y Apertura

de propuestas u ofertas

Informe de

Evaluación y

Recomendación de Adjudicaci

ón

Contrat

o

Solicitud de número

PRISM (BID) o

Registro de

Contrato (BM)

Elaboración de la

convocatoria y

documento de

contratación

Convocatoria y/o

invitaciones

Recepción de



Informe de

Evaluación y


ón

Contrat

o

Registro de Contr

ato (BM)

Licitación Pública Internacional (LPI) Contratación por Excepción Contratación por Emergencia Contratación Directa de Bienes y Servicios

Las cuantías son establecidas en Bolivianos. Los plazos son considerados en días hábiles, a partir de la publicación en el

SICOES.

5.6.4 No Objeciones a los procesos de contratación

Una vez obtenida la No Objeción al Plan de Adquisiciones, existirán las siguientes revisiones previas:

Por el FPS

Cuando el GAM lleve adelante el proceso de contratación se aplicará revisión previa especialmente en una etapa del mismo; asimismo, el FPS realizará acompañamiento durante todo el proceso, brindando asesoramiento técnico a los GAM principalmente en la aplicación de las normas de los financiadores.

En el diagrama siguiente se muestra la etapa que conllevan a No Objeción o Conformidad del proceso:

Por el BM

Previa revisión del FPS, el Banco Mundial otorgará la No Objeción a los primeros procesos de contratación - de conformidad con el PA aprobado - en dos etapas del proceso de contratación.

En el diagrama siguiente se muestra las dos etapas que conllevan a No Objeción del proceso:


Al Financiador a través del FPS

No Objeción o Conformidad del FPS

ACOMPAÑAMIENTO DEL FPS

No Objeción del Financiador a través del FPS




43

Elaboración de la

convocatoria y

documento de

contratación

Convocatoria y/o

invitaciones

Recepción de



Informe de

Evaluación y


ón

Contrat

o

Solicitud de

número

PRISM

Por el BID

Previa revisión del FPS, el BID otorgará la No Objeción únicamente a contrataciones directas, en dos etapas del proceso de contratación.

En el diagrama siguiente se muestra las dos etapas que conllevan a No Objeción del proceso:

Aquellos procesos que no requieran No Objeción previa de los financiadores, serán revisados con Examen Posterior, el mismo que, a solicitud del financiador, se realizará en cualquier momento, independientemente que estos hayan sido llevados adelante por el FPS o por los GAM. Este examen puede ser por muestreo y es aplicable a cualquier proceso de contratación realizado.

5.6.5 Documentos Base de Contratación

Para la contratación de las diferentes modalidades y dependiendo de la normativa a ser aplicada, se utilizarán los Documentos Base de Contratación Tipo establecidos por el Órgano Rector o los documentos aprobados por los financiadores. Los instrumentos diseñados para el apoyo del proceso de contratación se encuentran en actualización periódica por la Unidad de Adquisiciones de la oficina central del FPS y son publicados y difundidos por la intranet del FPS; responden a los siguientes:

Aplicables para la Norma Nacional:

Documento Base de Contratación para la Contratación de Bienes (ANPE y LPN) Documento Base de Contratación para la Contratación de Obras (ANPE y LPN) Documento Base de Contratación para la Contratación de consultores individuales

(preinversión, DESCOM, supervisión) (ANPE y LPN) Documento Base de Contratación para Servicios Generales (ANPE y LPN)

Aplicables para el Banco Mundial y BID

Documento de contratación para Licitación Pública Nacional (obras y bienes) Documento de contratación para Comparación de Precios Nacional (obras y bienes) Documento de contratación para Consultores individuales Documento de contratación para Firma Consultora

5.6.6 Procedimiento de Contratación






44

Los procesos de contratación serán llevados a cabo de manera transparente. Estos varían dependiendo de la normativa y modalidad a ser aplicada.

A manera de gráfico, a continuación se realiza un punteo de los hitos más importantes en el proceso de contratación:

Términos de Referencia (TdR)

Parte integrante del DBC elaborado por el GAM con asesoramiento del FPS, donde se establecen las características técnicas de los servicios de consultoría a contratar, tales como: antecedentes, plazo, responsabilidades, trabajos, informes, forma de pago. La claridad y definición de los TdR ayuda a la correcta estimación del precio referencial o del presupuesto.

Aplicable a los componentes de: Pre inversión, DESCOM, Supervisión y otros tipos de consultoría.

Especificaciones Técnicas (ET) para la adquisición de bienes

Parte integrante del DBC elaborado por el GAM con asesoramiento del FPS, donde se establecen las características técnicas de los bienes a contratar, tales como: plazo de entrega, garantías técnicas, provisión de repuestos, lugar de asistencia técnica, lugar de entrega de los bienes, cantidad, mantenimiento. No se debe indicar marcas comerciales, números de catálogos o clasificaciones similares.

Aplicable a los componentes de: Fortalecimiento, equipamiento. Y otros de adquisición de bienes.

Especificaciones Técnicas para obras

Parte integrante del DBC elaborado por el GAM con asesoramiento del FPS, donde se establece la información técnica de la obra a contratar, tales como: volúmenes de obra, planos, cálculos métricos, precios unitarios, plazo de ejecución, personal clave, maquinaria y equipo


Elaboración del DBC en base (modelo del intranet) con TdR o ETElaboración de la convocatoriaPublicaciones/invitación

GAM


PA

(ap

rob

ado

pre

vio

inic

io)

No ObjeciónCONSULTAS

45

Aplicable al componente de infraestructura u otros referente a obras.

Publicaciones y Distribución de Documentos del Proceso

Todos los proyectos de inversión, serán publicados a través del SICOES con el objeto de transparentar los procesos y habilitar mayor número de participantes en los mismos.

Con normativa BID y BM para las modalidades de LPN además del SICOES, deben ser publicados por lo menos en un medio de prensa escrito de circulación nacional en el formato aprobado por los financiadores.

En el caso de procesos con invitación directa, la entrega de documentos se hace mediante comunicación escrita a todos los integrantes de la Lista Corta.

Consultas

Se consolidará las consultas de manera textual e idéntica a lo formulado por los proponentes u oferentes, las respuestas proporcionadas no deben modificar las bases, sino aclararlas. De ser necesario realizar modificaciones o enmiendas, deberá solicitarse la No-Objeción al FPS y cuando corresponda al financiador.

Presentación y Apertura de Propuestas

Las propuestas u ofertas deberán recibirse en hora y fecha establecida en la convocatoria o invitación y proceder al acto de apertura únicamente de aquellas que hayan presentado a tiempo.

La(s) persona(s) encargada(s) de la recepción de documentos deben remitir las propuestas recibidas con prontitud a la comisión de calificación.

En el acto de apertura no debe emitirse ningún criterio de calificación, simplemente se lee en voz alta los documentos presentados y el precio ofertado (cuando corresponda).

Las actas de recepción y apertura de propuestas deberán ser remitidas al FPS para su conocimiento inmediatamente concluido el acto de apertura, y cuando corresponda (procesos con revisión previa) éste enviará al financiador para su conocimiento.

Evaluación de Propuestas u Ofertas

La evaluación o verificación debe ser realizada en sesión reservada por la comisión de Calificación en acto contínuo a la apertura de propuestas.

Finalización de Funciones de la comisión de calificación

La comisión de calificación culmina sus funciones cuando queda otorgada la conformidad o no objeción del FPS y/o financiador (cuando corresponda).

5.6.7 Auditorias de las Adquisiciones


La auditoría externa será independiente e imparcial y en cualquier momento podrá examinar las operaciones o actividades realizadas por la entidad, a fin de calificar la eficacia de los procesos de contratación y evaluar los resultados de eficiencia y economía. Estas actividades de auditoría externa posterior podrán ser ejecutadas en forma separada, combinada o integral, y sus recomendaciones, discutidas y aceptadas por la entidad auditada, son de obligatorio cumplimiento.

5.6.8 Responsabilidades del Financiador, Gobierno Municipal y el FPS

Financiadores

Tendrá responsabilidad de revisar y aprobar el PA así como las revisiones previas de los procesos de contratación definitivos. Asimismo, el financiador podrá realizar una supervisión permanente a los procesos de adquisiciones, mediante los informes periódicos que remita el FPS, en calidad de ejecutor de los Programas o proyectos – Componente de Inversión.

Gobiernos Autónomos Municipales (GAM)

Las contrataciones de proyectos para obras, bienes, estudios, supervisión y otros serán realizadas directamente por los Gobiernos Autonomos Municipales, pudiendo éstos encomendar esta tarea al FPS. Esta solicitud estará regulada en los Convenios de Transferencia y Financiamiento que suscribirá el FPS con los Gobiernos Municipales y por las normas del presente Manual de Operaciones. Las obligaciones y responsabilidades serán establecidas en el CTF.

Fondo Nacional de Inversión y Producción Social (FPS)

A nivel departamental, realizará asistencia técnica a los GAM durante todo el proceso de contratación. Otorgará No Objeciones o Conformidades a los procesos de contratación, el FPS podrá retirar la no objeción otorgada en coordinación con el financiador a un determinado proceso, si posteriormente y en cualquier estado de ejecución del proyecto, se demuestra que la información proporcianada por el Gobierno Autónomo Municipal fue remitida de forma incompleta, con inexactitudes y/o si los terminos y condiciones del contrato fueron modificados sin la aprobación del FPS, para lo cual el financiador pordrá tomar la medida correspondiente de acuerdo a lo establecido en las condiciones del credito. Las obligaciones y responsabilidades serán establecidas en el CTF.

5.6.9 Estructura de Adquisiciones del FPS

El FPS se estructura en tres niveles diferentes: dos a nivel central (uno de asesoramiento y el otro de monitoreo) y uno en el nivel departamental (operativo).

En el nivel central la Gerencia Técnica y de Desarrollo es la encargada de orientar y asesorar a las Oficinas Departamentales del FPS en procedimientos de Adquisiciones y Contrataciones, de acuerdo a las Normas Nacionales, Políticas y Normas de Adquisiciones de los Organismos de Financiamiento Externo; asimismo, consolida y gestiona el PA para aprobación de los financiadores, estandariza los documentos de contratación a ser utilizados para llevar adelante los procesos de contratación ya sea por los Gobiernos Autónomos Municipales (GAM) o las oficinas departamentales del FPS


En el nivel central la Unidad de Monitoreo y Seguimiento, de manera general realizará el monitoreo por alertas (indicadores) a una muestra que incluye un alto porcentaje de los proyectos más importantes en monto; y un monitoreo en campo a los procesos de adquisiciones de una muestra definida previamente. En el nivel desconcentrado la Gerencia Departamental deberá asignar un referente con capacidades en adquisiciones, que realizará acompañamiento en la ejecución de los procesos de adquisición a los GAM de acuerdo a las diferentes normas, y cuando el convenio de financiamiento lo establezca, la ejecución de los procesos de adquisiciones.

Las funciones detalladas de cada unidad respecto al proceso de adquisiciones serán definidas en el Manual de Organización y Funciones institucional.

5.7 Ejecución

La etapa de ejecución está referida a la provisión de bienes, obras o servicios que deben ejecutar los proveedores adjudicados y contratados en la fase de adquisiciones para la generación de los bienes tangibles e intangibles previstos por el proyecto.

El contrato y sus documentos complementarios (términos de referencia o especificaciones técnicas) son los instrumentos principales que rigen la ejecución de obras, la dotación de bienes o la provisión de servicios.

El presente acápite y sus procedimientos, definen la normativa que orienta, y complementa las acciones y responsabilidades de los principales actores en la ejecución de los contratos

Se distinguen tres actores principales:

Los contratistas (proveedores de obras, bienes y servicios) Las instancias de supervisión y fiscalización, y El control social

5.7.1 En la pre inversión

Se definen a:

El consultor que generara el proyecto en su fase de EI o TESA El consultor (supervisor) que supervisara las tareas y productos entregados por el

consultor que generara el EI o TESA (si el convenio prevé este componente). Un consultor que realice acompañamiento (como mecanismo de fortalecimiento

municipal) al consultor que generara el proyecto en su fase de EI o TESA (si el convenio prevé este componente).

El fiscal del GAM El fiscal del FPS

La ejecución del contrato se hará en estricta sujeción a los términos de referencia que son parte integrante del mismo.

Para el proceso de ejecución, se establecen los siguientes niveles de responsabilidad y funciones que desarrollarán quienes intervendrán de forma directa en la supervisión y seguimiento del contrato.

Fiscalización del Municipio


El trabajo realizado por el consultor que elaborara el estudio de pre inversión estará fiscalizado por un técnico designado por el Gobierno Autónomo Municipal, el mismo que cumplirá las siguientes funciones:

- Revisar el plan de trabajo de la consultoría- Controlar periódicamente el avance del estudio y efectuar las observaciones que

correspondan a los informes de la consultoría, para que esta complemente o corrija el documento proyecto.

- Aprobar los productos intermedio y final de la consultoría - Verificar que las solicitudes de pago estén conforme a lo establecido en el contrato y

al grado de avance en relación a los productos que la consultoría debe entregar.- Aprobar los pagos a la consultoría.- Aprobar las modificaciones a los términos acordados contractualmente aplicando los

procedimientos según normas vigentes.- Generar y firmar el acta de conformidad (conclusión de servicios)

Supervisión a la pre inversión

En el caso que el programa prevea recursos para la contratación de la supervisión a la pre inversión, cuyo producto está orientado a garantizar la calidad de los estudios elaborados por la consultoría, dicha supervisión deberá realizar las funciones descritas en el punto anterior, en ese marco el técnico asignado por el municipio, deberá revisar el trabajo realizado por la supervisión.

Fiscalización del FPS

El F.P.S. realizará este trabajo a través de un profesional técnico designado e independientemente exista o no supervisión a la pre inversión; realizara las siguientes funciones:

- Efectuará el control de la calidad (en términos de oportunidad, eficacia y eficiencia) de la ejecución del estudio de pre inversión, a través de los informes del supervisor (si corresponde) o del fiscal municipal.

- Realizará al menos una inspección in situ (trabajo de campo) al lugar de emplazamiento del proyecto durante el plazo de ejecución de la consultoría.

- Emitirá el informe (correspondiente al trabajo de campo) correspondiente al estado de situación de la consultoría, conteniendo las recomendaciones para corregir las posibles desviaciones. El contenido mínimo de este informe incluirá: i) opinión sobre los respaldos técnicos de la planilla, ii) opinión sobre el análisis efectuado por el Supervisor (si corresponde) iii) propuesta de soluciones y recomendaciones a los problemas identificados iv) valoración de la calidad de los productos presentados.

- Mantendrá relación permanente con el supervisor (si corresponde), el Fiscal del GAM en los temas relacionados al avance de la consultoría.

- Evaluara el desempeño de los supervisores (cuando exista supervisión) y tomar las decisiones respectivas, debiendo coordinar estas tareas con el fiscal de GAM.

- Procesará los pagos aprobados por el fiscal del GAM- Participará en la recepción del producto final.

El ejecutor de la pre inversión

El trabajo de la consultoría se realizará en el marco de los TDRs, estos deberán incluir las siguientes funciones según el caso:


a) Cuando el producto presentado por la consultoría se constituya en un documento proyecto final, con todas los requisitos para su ejecución, el consultor deberá:

Cargar el presupuesto del proyecto (de cada uno de sus componentes e ítems) al sistema del FPS y

Presentar el proyecto ante el Comité Departamental de Revisión de Proyectos.

b) Cuando el producto presentado por la consultoría se constituya en un documento que requiera complementaciones (ej. Con un EI simplificado se requiera un EI normal), el consultor deberá:

Generar los términos de referencia para la consultoría que complemente el estudio de pre inversión.

El consultor que realice acompañamiento a la ejecución del estudio de pre inversión en el marco del fortalecimiento al GAM. El trabajo de la consultoría se realizará en el marco de sus correspondientes TDRs.

Contando con el proyecto a nivel EI simplificado, EI o TESA (como resultado de la fase de pre inversión) no será necesaria una nueva evaluación en los cinco ámbitos definidos en la fase de inversión. El proyecto pasará directamente al CTDRP y posteriormente al CDAP para llevarlo a la fase de ejecución de la inversión.

5.7.2 En la Inversión

Se definen a:

La empresa constructora que ejecutara las obras de infraestructura El supervisor de obras, que supervisará el trabajo de la empresa constructora. El consultor que ejecute el proceso de capacitación vinculado a la infraestructura (si

el convenio prevé este componente). Ej. DESCOM en proyectos de agua y saneamiento o asistencia técnica integral (ATI) en proyectos de microriego (si el convenio prevé este componente).

El supervisor a la consultoría que ejecute el proceso de capacitación (si el convenio prevé este componente).

El proveedor de equipamiento (si el convenio prevé este componente). El supervisor a la provisión del equipamiento (si el convenio prevé este componente) El fiscal del GAM El fiscal del FPS El control social

La ejecución de los contratos de los proveedores de obras bienes y servicios se hará en estricta sujeción a los términos de referencia o especificaciones técnicas que son parte integrante de los mismos.

Para el proceso de ejecución, se establecen los siguientes niveles de responsabilidad y funciones que desarrollarán quienes intervendrán de forma directa en la supervisión y seguimiento y administración del contrato.

Fiscalización del Municipio La fiscalización del municipio será ejercida por un técnico designado por el Gobierno Autónomo Municipal


Tendrá como responsabilidad principal el control de la calidad (en términos de oportunidad, eficacia y eficiencia) de los servicios prestados por el(los) Supervisor(es) del proyecto, sin perjuicio de ello podrá realizar inspecciones y control físico de obras, así como el control de los aspectos contenidos en la oferta técnica ganadora del contrato: plazo, equipo y personal ofertado en obra, especificaciones técnicas, así como el registro y control de la contraparte comunal cuando corresponda.

De forma obligatoria sobre el supervisor de obra (ante la obligatoriedad de la existencia de éste en la ejecución de obras de infraestructura)

Cuando existan los componentes de equipamiento y/o capacitación, sobre los supervisores de capacitación y equipamiento (siempre y cuando el convenio financie estos componentes). En ausencia de supervisión para los componentes de capacitación y/o equipamiento, el fiscal municipal ejercerá las funciones de supervisión sobre estos componentes.

Cumplirá las siguientes funciones:De manera general - Se constituye en responsable de la concertación con la comunidad beneficiaria, en

particular para asegurar el cumplimiento de las contrapartes comunales (si corresponde) y el correcto ejercicio del Control Social, a través del aseguramiento de que cuenten con la información necesaria y suficiente.

- Firmar el acta de conformidad (servicios de consultoría y bienes) y las actas de recepción provisional y definitiva (obras)

- Será el nexo entre el GAM, el(los) supervisores y el FPS.- Verificar y controlar la aplicación de las medidas de mitigación ambiental

establecidas en la categoría de la licencia.

Sobre la supervisión - Revisar el plan de trabajo de las consultorías de supervisión - Controlar periódicamente el avance de los contratos (obras y otros) a través de los

informes de la supervisión y efectuar las observaciones que correspondan.- Realizará inspecciones in situ a los proyectos durante el plazo de ejecución del

mismo.- Verificar que las solicitudes de pago estén conforme a lo establecido en el contrato y

al grado de su avance.- Aprobar las solicitudes de pago de los ejecutores (con base en los informes de la

supervisión) y de la supervisión. - Aprobar las modificaciones a los términos acordados contractualmente de los

ejecutores (obras, equipamiento y otros) previa aprobación de la supervisión, aplicando los procedimientos según normas vigentes y responsabilizándose por la pertinencia, oportunidad y alcance de los respaldos correspondientes, En este sentido el Fiscal es corresponsable junto con el Supervisor sobre las decisiones a este respecto.

Sobre los ejecutores en ausencia de la supervisión

- Revisar el plan de trabajo de los ejecutores - Controlar periódicamente el avance de los contratos (equipamiento y capacitación) y

efectuar las observaciones que correspondan.- Aprobar productos intermedios y final de los servicios de consultoría.- Realizará inspecciones in situ a los proyectos durante el plazo de ejecución del

mismo.


- Verificar que las solicitudes de pago estén conforme a lo establecido en el contrato y al grado de su avance.

- Aprobar las solicitudes de pago de los ejecutores. - Aprobar las modificaciones a los términos acordados contractualmente aplicando los

procedimientos según normas vigentes y responsabilizándose por la pertinencia, oportunidad y alcance de los respaldos correspondientes.

Supervisión d e obras Será el responsable directo de la calidad de la obra, debiendo velar por el cumplimiento del contrato de obras, en lo que se refiere a plazo, calidad, cantidad y costos.

Entre sus principales funciones estarán:

En los casos que la supervisión sea contratada por el GAM, existirá una relación funcional directa con el fiscal del FPS.

Supervisar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de las obras. Efectuar el control de calidad de los materiales colocados en obra. Realizar las pruebas que correspondan antes que las fundaciones, tuberías, ductos,

cables y otros elementos subterráneos sean cubiertos. Verificar, mediante las pruebas pertinentes (p.e. de laboratorio), la ejecución de las

obras. Realizar la medición de volúmenes de obra para pago. Aprobar las solicitudes de pago del contratista (certificados de avance y pago por

avance), debiendo exigir la documentación de respaldo establecida en los contratos y verificar en obra los avances físicos registrados cuyo pago se está solicitando.

Aprobar solicitudes de órdenes de cambio, contratos modificatorios, órdenes de trabajo, ampliaciones de plazo, realizando el análisis técnico correspondiente y recopilando la documentación de respaldo necesaria.

Ordenar la paralización de obras previo realizando análisis técnico. Recomendar la aplicación de multas o la resolución de contrato en función al

incumplimiento de los términos contractuales por parte de la empresa constructora Llevar el control de los documentos de garantía, asegurando su vigencia por el plazo

necesario, requiriendo su ejecución, ampliación o liberación según corresponda. Comunicar en forma directa al contratista sobre todos los aspectos relacionados con

el buen desempeño de la obra, advirtiendo de todo aquello que pueda causar desviaciones en los plazos, en las cantidades y en la calidad de los proyecto. Deberá proponer soluciones a estas desviaciones o en su caso pronunciarse sobre posibles multas, resoluciones de contrato y/ó paralizaciones de obra.

Elaborar informes i) que darán cuenta mensualmente sobre el grado de avance de las obras independientemente de la presentación de planillas, ii) que acompañarán las solicitudes de pago por avance de obra y iii) que respaldarán los cambios necesarios a las obras t iv) que reporten el cumplimiento y avance de las medidas de mitigación ambiental.

Deberá permanecer en el sitio de la obra en función al tiempo mínimo de permanencia en obra establecido en su contrato y de acuerdo al Plan de Trabajo presentado al inicio de la prestación de sus servicios, prueba de ello serán los registros en el libro de órdenes, y el control de asistencia (reflejado en el libro comunal u otro instrumento) por parte de la organización que ejerce el control social en la obra.

Aprobar la ejecución de trabajos y registrar otras actividades importantes en el libro de órdenes.

Realizar ajustes, complementaciones al diseño del proyecto cuando corresponda


Asegurar el cumplimiento efectivo de las medidas de mitigación y/o buenas prácticas ambientales que correspondan, según la categoría de la licencia y reportarlos en los informes correspondientes.

Asegurar la implementación de las medidas de seguridad ocupacional en la obra (protección de personal, señalización y otras)

Entre otras funciones el supervisor, será un asesor para prestar asistencia técnica al contratante de las obras en el ámbito del proyecto motivo de su contrato; prestará apoyo a las labores de fiscal del GAM y al residente de obras de la empresa constructora, para hacer cumplir los criterios y concepción original de la obra, canalizando hacia el GAM y el FPS las necesidades que surjan de modificaciones del proyecto o nuevas especificaciones.

Verificar el cumplimiento de las salvaguardas (cuando las establezca el convenio un documento referido a éste) activadas para el Programa. En caso de activación deberá notificar al FPS para proceder según procedimientos establecidos.

Previo a la recepción Provisional de la obra, elaborará y presentará al GAM, el Plan de Mantenimiento de la obra; este Plan cubrirá el período de un año e incluirá los recursos humanos, financieros y físicos necesarios para cumplir con las actividades previstas. Previo a la Recepción Definitiva deberá obtener el compromiso escrito del GAM para la implementación del Plan de Mantenimiento.

Entregar los planos as built previamente a la recepción definitiva Firmar las actas de recepción provisional y definitiva en señal de conformidad en

términos de calidad y cantidad de la obra entregada. Prestar asesoría en los requerimientos de información, servirá además como enlace

entre el contratante y el ejecutor y en algunas ocasiones con los entes financiadores.

Supervisores a la Capacitación o equipamiento Aprobar las solicitudes de pago de los consultores o proveedores de equipamiento,

debiendo exigir la documentación de respaldo establecida en los contratos verificando la calidad de los productos entregados.

Aprobar solicitudes de contratos modificatorios, ampliaciones de plazo, paralización, realizando el análisis técnico correspondiente y recopilando la documentación de respaldo necesaria.

Recomendar la aplicación de multas o la resolución de contrato en función al incumplimiento de los términos contractuales por parte de los consultores/proveedores.

Llevar el control de los documentos de garantía, asegurando su vigencia por el plazo necesario, requiriendo su ejecución, ampliación o liberación según corresponda.

Elaborará informes i) que informarán mensualmente sobre el grado de avance de los contratos independientemente de la presentación de planillas, ii) que acompañarán las solicitudes de pago por avance de obra y iii) que respaldarán las modificaciones al contrato.

Solo para los supervisores de capacitación, Deberá permanecer en el sitio de emplazamiento del proyecto en función al tiempo mínimo de permanencia establecido en su contrato y de acuerdo al Plan de Trabajo presentado al inicio de la prestación de sus servicios, y el control de asistencia (reflejado en el libro comunal u otro instrumento) por parte de la organización que ejerce el control social.

En los casos que la supervisión sea contratada por el GAM, existirá una relación funcional directa con el fiscal del FPS.

Firmar las actas de conclusión de servicios o recepción en señal de conformidad en términos de calidad y cantidad de los bienes o servicios entregados.

Fiscalización del FPS


El F.P.S. realizará este trabajo a través de un profesional técnico designado, tendrá como responsabilidad principal el control de la calidad y eficiencia de la ejecución y administración de los contratos de supervisión, construcción de obras y acompañamiento (cuando corresponda). Esto implicará las tareas de control de garantías, control de multas y sanciones, control de plazos, control de calidad técnica, control de avance físico-financiero y otros.

Realizara las siguientes funciones:

Sobre las obras

- Efectuará el control de la calidad (en términos de oportunidad, eficacia y eficiencia) de la ejecución de los contratos, a través de los informes del supervisor y/o del fiscal municipal.

- Realizar inspecciones in situ a los proyectos al menos en cinco (5) momentos durante la ejecución de las obras, al inicio de ejecución de obras, al momento en que la obra este alrededor del 40% de ejecución física, al momento en que la obra este alrededor del 80% de ejecución física, en la recepción provisional y en la recepción definitiva.Previa recepción de las planillas para su aprobación correspondientes al 40% y 80% respectivamente, en coordinación con el fiscal del municipio, el trabajo de campo deberá verificar:

El cumplimiento de cronograma aprobado y avance de obra físico y pagos respectivos

La existencia de materiales y mano de obra El aporte local (mano de obra o materiales)(si corresponde) La existencia de herramientas y equipo propuesto La efectiva aplicación de las medidas de mitigación ambiental establecidas en

la categoría de la licencia. Evaluación de calidad de la obra. Evaluación del desempeño del residente de obra. Verificar el cumplimiento respecto las salvaguardas activadas

- Emitir informes sobre el estado de situación del proyecto y sus contratos, en los hitos del 40% y 80% antes definido, conteniendo i) opinión sobre los respaldos técnicos de la planilla, ii) opinión sobre el análisis efectuado por el Supervisor, iii) opinión sobre los cálculos que respaldan la planilla, iv) verificación de al menos el 20% de los ítems o de las cantidades certificadas en la planilla de obra (de las visitas realizadas al 40% y 80% del avance físico), v) propuesta de soluciones a los problemas indicados por el Supervisor, vi) el grado de avance de los contratos de capacitación, equipamiento y otros cuando corresponda. La aplicación de las medidas correctivas definidas por el fiscal del FPS deberán iniciarse en un plazo máximo de 20 días hábiles posteriores a la visita, no pudiendo ser este plazo en ningún caso mayor al 10% del plazo original de ejecución de obras. Concluido este plazo y verificada la no aplicación de las recomendaciones se podrán iniciar las acciones que correspondan para sancionar a los ejecutores (supervisores, empresa constructora y otros)

- Aprobar las planillas de avance de obra correspondientes a los hitos antes referidos (40 y 80% del avance físico), ello no implicará responsabilidad sobre los restantes avances de obra.

- Mantener relación permanente con el supervisor, fiscal GAM y el control social.


- Atender y dar respuesta a las solicitudes, sugerencias o quejas de la comunidad (control social) contenidas en el libro comunal y definir la correspondencia de las mismas según corresponda sobre su justificación, tratando de enmendar con el GAM cualquier falla o problema suscitado durante la ejecución del proyecto.

- Podrá asumir decisiones inherentes a la ejecución de las obras y contratos, pudiendo aplicar el cobro de multas, la paralización de obras, la resolución de contrato en forma directa y sin previa aprobación de supervisor de obras y fiscal del GAM. Estos aspectos serán incluido en pliegos, contratos y convenio de transferencia y financiamiento según corresponda.

- Procesar los pagos aprobados por el fiscal del GAM y supervisor de obras- Podrá asumir decisiones inherentes a la ejecución de las obras y contratos, en caso

de ausencia prolongada o abandono de la obra por parte del supervisor, aspecto que será incluido en pliegos, contratos y convenio de transferencia y financiamiento.

- Participar en la recepción provisional y definitiva del proyecto, firmando las correspondientes actas.

Sobre otros ejecutores El trabajo de fiscalización de campo en obras incluirá la verificación del trabajo de los ejecutores de capacitación (ATI / DESCOM) y de los supervisores.

Proveedores de equipamiento - Verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas del equipamiento.- Participar en la entrega de equipamiento firmando las actas de recepción.- Procesar las solicitudes de pago del proveedor equipamiento previa conformidad con

los productos entregados.

Ejecutores de consultoría de capacitación (ATI, DESCOM) - Verificar el cumplimiento de los términos de referencia de los servicios de

consultoría. - Efectuar el control de calidad del trabajo realizado, revisando los informes de avance

de trabajos. - Procesar las solicitudes de pago de los servicios de consultoría previa conformidad

con los productos parciales o final entregados.- Firmar las actas de conformidad de los servicios de consultoría.

Sobre la supervisión (de obras, de otros ejecutores) - Verificar el cumplimiento de los términos de referencia de la supervisión.- Efectuar el control de calidad del trabajo realizado, revisando los informes de avance

de trabajos. - Procesar las solicitudes de pago de la supervisión previa conformidad con los

productos parciales o final entregados.- Evaluar el desempeño de los supervisores y tomar las decisiones respectivas.- Firmar el acta de conformidad de los servicios de supervisión.

Si bien se han establecido estos dos hitos como los más importantes, el Fiscal del FPS deberá tener un control permanente sobre el estado del proyecto, en base a los informes de los supervisores, fiscales del GAM y el control social; y podrá realizar visitas (trabajo de campo) adicionales a las obras cuando lo considere necesario en función a la complejidad del proyecto u otros factores.

Las funciones antes descritas de supervisores, fiscal FPS y Fiscal GAM se cumplirán Independientemente de cuál sea la entidad contratante (GAM o FPS).


Control Social

La implementación del control social durante la ejecución del proyecto incluirá entre otros aspectos:

La comunidad deberá contar con un LIBRO COMUNAL, donde anotará observaciones u otros aspectos relacionados directamente con el desarrollo del proyecto

Los responsables del control social en representación de la comunidad deben informar a las asambleas comunitarias sobre el avance de los contratos relacionados al proyecto, los problemas identificados y la aplicación de soluciones.

Los responsables del control social en representación de la comunidad, tendrán acceso a los registros y documentos del proyecto (planos, especificaciones técnicas, documentos de las contrataciones, contratos de obras bienes y servicios, convenios, compromisos, etc.)

Los responsables deben coordinar con el fiscal del FPS y con el fiscal del GAM la atención de las decisiones relacionadas con el proyecto resultado de las asambleas.

Ejercerán el control de asistencia de los ejecutores de capacitación y los supervisores en general (obras y capacitación)

Asegurarán el cumplimiento del aporte de contraparte comunal (si se tuviera previsto dicho aporte)

Informarán al fiscal del FPS a través el libro comunal aspectos referidos a la relación comunidad - contratistas

Recepción de obras y Cierre de contrato

a) Recepción provisional

La recepción provisional de la obra se realizará una vez se haya concluido con la totalidad de los ítems contratados y que el supervisor de obra informe sobre esta situación al Fiscal del GAM y al Fiscal del FPS.

Se suscribirá el acta correspondiente en señal de conformidad por al menos el Supervisor, el Fiscal Municipal del GAM, el Fiscal del FPS y el contratista.

Si la recepción provisional es procedente, se concederá al contratista el plazo establecido en el contrato de obra para el periodo de prueba y las correcciones menores que puedan ser identificadas durante esta recepción.

Si la recepción provisional se realiza sin observaciones la obra podrá entrar en operación de manera inmediata.

Si la recepción provisional se realiza con observaciones están deberán ser subsanadas dentro de los 20 días hábiles posteriores, vencido dicho plazo la obra deberá entrar en operación.

b) Recepción definitiva


Se procederá con la recepción definitiva de las obras una vez haya concluido el plazo de prueba fijado en la recepción provisional y se hayan resuelto favorablemente todas las observaciones (si las hubiesen) registradas en esta recepción.

Suscribirán esta Acta en señal de conformidad por al menos el Supervisor, el Fiscal Municipal del GAM, el Fiscal del FPS, el contratista y los representantes del control social con lo cual se dará por concluida la ejecución del proyecto.

c) Conclusión de servicios

Para los contratos de ejecución de servicios de consultoría o provisión de equipamiento se aplicara este concepto

La conclusión de servicios procederá una vez se hayan cumplido a cabalidad los términos de referencia o las especificaciones técnicas según corresponda al contrato.

Las actas de conclusión las firmaran como mínimo: el fiscal del FPS, el fiscal del GAM, el consultor (en los casos del servicio de consultoría), el contratista proveedor del equipamiento (en los casos de provisión de bienes)

5.8 Cierre de contratos

El proceso es aplicado a etapas definidas en el ciclo del proyecto:

A la conclusión de todo el proceso de pre inversión (incluye su etapa de evaluación, adquisiciones y ejecución), responsabilidad del profesional técnico asignado a la pre inversión. En el caso que se cuente con un profesional en adquisiciones, este será responsable por el cierre de la etapa de adquisiciones de la pre inversión.

A la conclusión de la etapa de evaluación y adquisiciones (todos los contratos) de la inversión responsabilidad del profesional técnico evaluador. En el caso que se cuente con un profesional en adquisiciones, este será responsable por el cierre de la etapa de adquisiciones de la inversión

A la conclusión de la etapa de ejecución (de todos los contratos) de la inversión, responsabilidad del profesional técnico fiscalizador del FPS.

Concluido el cierre por etapas se realiza un cierre financiero y un cierre institucional como última tarea de esta operación a cargo de la oficina central del FPS.

Operación y Mantenimiento

De acuerdo a normativa vigente, los GAM’s son responsables de la operación y mantenimiento de los proyectos dentro de su jurisdicción territorial hecho ratificado en el CTF, debiendo al efecto implementar el Plan de Mantenimiento preparado por el Supervisor y aprobado por el GAM.

5.9 Responsabilidad por la documentaciónLa custodia y la integridad de la documentación generada en cada una de las etapas del ciclo del proyecto será responsabilidad del Profesional Técnico (evaluador, licitador o fiscal) asignado a cada una de ellas. Cualquier cambio de responsable dentro de una etapa (Ej. de un evaluador a otro evaluador) deberá prever que el responsable asignado entregue bajo inventario toda la documentación generada hasta el momento de la transferencia al nuevo responsable.


En caso que la documentación entregada por el responsable asignado (al nuevo responsable) no esté completa se podrá transferir el proyecto, pero el responsable anterior seguirá siendo responsable de la documentación faltante hasta que esta sea completada y entregada al nuevo responsable. 5.10 Programación Operativa de las Inversiones

La programación operativa de las inversiones se constituye en uno de los elementos más importantes de la planificación institucional de corto plazo, respecto a su capacidad de generar información consistente y oportuna a través de una adecuada instrumentación.

De esta programación operativa, dependerá el eficiente seguimiento, control y monitoreo de la ejecución de las inversiones y consecuentemente el cumplimento de los objetivos institucionales.

El proceso de programación permitirá proyectar con mayor precisión el plazo de ejecución de cada etapa en el ciclo de proyectos, minimizando las desviaciones entre lo programado y ejecutado.

La gestión y coordinación de la Programación de Operaciones estará liderizada por la Gerencia Técnica y de Desarrollo.

La programación de inversiones está conformada por: Programación Operativa de Inversiones considera dos fases :

o Proyectos de pre inversióno Proyectos de inversión

Proyectos de Pre inversión: La programación toma como base las ideas de proyectos registradas por el FPS que cumplen con los criterios de elegibilidad establecidos en cada programa, momento en el que serán definidos el Nº de proyectos que pasarán a la fase de pre inversión en la cual se elaborará un EI o un TESA.

Proyectos de Inversión: Esta fase es consecutiva a la de pre inversión e incorpora a todos los proyectos que previamente fueron programados en ella y a aquellos que fueron registrados como proyectos a diseño final.

Programación Operativa de Inversiones

La programación operativa será realizada en correlación con las dos fases de desarrollo de un proyecto: i) pre inversión e ii) inversión, asimismo dicha programación deberá estar definida en los siguientes plazos: Mes de agosto de cada gestión (tomando en cuenta el plazo para la elaboración y presentación del ante proyecto del presupuesto) yLa primera quincena de enero de la gestión siguiente, para la programación de la gestión correspondiente.

Se consideran los siguientes instrumentos para la programación operativa:


El Plan de Adquisiciones. (por modalidad de contratación y fuente de financiamiento, según las normas de adquisiciones aplicables, especificaciones y restricciones definidas en cada convenio de financiamiento)

El cronograma de ejecución del contrato por actividad. El módulo de programación de operaciones del sistema de administración de

proyectos (SAP) que a su vez toma como insumos de la programación a : Los tiempos por etapa en función a la información histórica. (registro, evaluación,

aprobación, adquisiciones, ejecución y cierre) Las curvas de simulación de desembolso para determinar el tiempo estimado de

duración del contrato y los desembolsos a ser realizados. (ejecución)

Ajustes a la Programación Operativa

Una vez aprobada la programación el modelo genera una copia la cual es actualizada diariamente, en base a la información registrada en el sistema, ello permitirá contar con una programación ajustada que se constituirá en la base de la reprogramación.

Reprogramación Operativa

La reprogramación operativa sigue los mismos pasos operativos de la programación teniendo como base la programación ajustada.

La reprogramación considera:

De manera general Habilitación de nuevas fuentes de financiamiento Modificación de techos de convenios Ajuste a la cartera de los programas vigentes (altas y bajas de proyectos) Rechazo de proyectos Desistimiento de proyectos

Para contratos en ejecución Ordenes de cambio Ampliaciones de Plazo Paralizaciones temporales de contrato Resoluciones de contrato

Se establece una sola reprogramación anual a mitad de gestión en el mes de junio. Excepcionalmente se realizarán reprogramaciones cuando se cuenten con nuevos programas que ingresen con lotes significativos de proyectos en su cartera, o cuando existan ajustes considerables en las carteras de los programas vigentes.

Módulo de Programación de Inversiones del Sistema de Administración de Proyectos

El proceso de programación de operaciones cuenta con el módulo de programación como parte integrante del Sistema de Administración de Proyectos (SAP).

El módulo de programación se instrumenta con:

Diccionario de tiempos por etapa Curvas de desembolso Montos estimados, evaluados y aprobados de proyectos no contratados Saldos de contratos


Sincronización de tiempos entre componente

Diccionario de tiempos por etapa

Define los tiempos de permanencia por etapa según: componente, departamento, convenio y modalidad de contratación para todo el ciclo del proyecto e incorpora el criterio del tipo de proyecto y rango de montos solo para la fase ejecución, tomando como referencia la información estadística generada de la base de datos histórica.

Curvas de desembolso

Define el número de desembolsos con sus respectivos montos desde la generación de anticipo hasta el procesamiento del último desembolso, tomando en cuenta criterios relacionados con el peso del componente respecto al proyecto, el paripassu a ser aplicado por componente, y el tipo de proyecto por rango de monto. Montos estimados, evaluados y aprobados de proyectos no contratados

Toma en cuenta el último monto del proyecto o componente dependiendo de la etapa en la que se encuentra.

Saldos de contratos

Toma en cuenta los saldos no ejecutados por contrato.

Sincronización de tiempos entre componente

Define la sincronización entre el comienzo y fin de la ejecución de los componentes del proyecto que permite mantener una coherencia lógica y secuencial entre ellos.

Con toda la información disponible se correrá el proceso de simulación de donde serán generados un conjunto de reportes.

Mecanismos de control y Seguimiento de la Programación de Inversiones

A partir del todo el proceso descrito precedentemente el FPS a través de la Gerencia Técnica y de Desarrollo y las áreas relacionadas con las operaciones, realizaran los controles y seguimiento a la programación en forma mensual.


CAPÍTULO VI

VI. MACROPROCESO FINANCIERO

Dentro del Macro proceso Operativo, los procedimientos financieros se insertan e interactúan de manera transversal a todo el ciclo del proyecto.El diagrama siguiente muestra el Macro proceso Financiero que será aplicado a las operaciones de la institución:

A través del Mapa Conceptual del Proceso Financiero del FPS se presenta un esquema más detallado del contenido del Macro proceso anteriormente descrito.

La estructura de documentos de soporte al Macro proceso Financiero se divide en diagrama de flujo, procedimientos y modelos de reportes financieros. 6.1 Proceso de Programación y Ejecución Financiera

El punto de partida fundamental para concebir y desarrollar el Proceso de Programación y Ejecución Financiera es la Programación Operativa y Financiera de las Inversiones la cual es uno de los elementos más importantes de la planificación institucional de corto plazo. De su capacidad de generar información consistente y oportuna depende el eficiente seguimiento, control y monitoreo de la ejecución de las inversiones y consecuentemente el cumplimento de los objetivos institucionales.

La Programación Financiera permite definir una adecuada y oportuna asignación de recursos a cada proyecto, garantizando así una buena ejecución de los proyectos a lo largo de cada una de las etapas que éste recorre.

El Proceso de Programación y Ejecución Financiera se compone de:

Sub-Proceso de Programación Presupuestaria, Sub-Proceso de Programación de Flujo de Efectivo y Sub-Proceso de Gestión de Contrapartes, descritos a continuación en términos


generales y especificados a más detalle en los procedimientos adjuntos, elaborados para el efecto.

Con la finalidad de incorporar elementos de seguimiento y monitoreo a la programación financiera el proceso descrito se acompañara de Reportes de Seguimiento Financiero a la programación financiera en forma periódica.

6.2 Programación y Ejecución Presupuestaria

Tomando como base la Programación Operativa Anual, todo proyecto de Pre inversión o Inversión aprobado y programado debe inscribirse en el presupuesto por lo que requerirá de inscripciones presupuestarias y eventualmente durante su ejecución, demandará modificaciones presupuestarias.

El “Procedimiento de Inscripción y Modificación Presupuestaria de Inversión” que forma parte del presente documento describe los requisitos, documentos e información necesaria para llevar adelante el proceso de inscripción y modificaciones presupuestarias asociadas a los diferentes recursos de los Programas que administra el FPS, ya sea que estos se canalicen directamente a partir de los Organismos Financiadores (recursos de Crédito o Donación), sean gestionados a través del VIPFE (recursos de contravalor), o se canalicen de acuerdo a otras modalidades,

Programación Presupuestaria

La programación operativa se constituirá en la base de la programación presupuestaria. El área financiera en función a la programación operativa realizará la inscripción presupuestaria en los siguientes momentos:

Para el anteproyecto del presupuesto todo lo consignado para Pre inversión e Inversión (Inscripción en detalle de proyectos y en bolsa cuando no se cuente aún con un listado de proyectos).

Inscripción de recursos adicionales para programas nuevos o Ajustes a la programación para los programas existentes para la Pre inversión e Inversión

Modificaciones presupuestarias. Para la programación presupuestaria de proyectos en fase de Pre inversión, se considerarán:

El Nº de Ideas de Proyecto que requieran la Elaboración del E.I. simplificado a los cuales se les aplicará un presupuesto referencial del Sistema.

El Nº de E.I. simplificados que requieran un Estudio a Diseño Final (EI normal) cuyo presupuesto se determinará en base a la información proporcionada por el E.I. simplificado.

Para la programación presupuestaria de proyectos en fase de Inversión, se considerarán:

El Nº de E.I. simplificados, EI normales o TESA que han sido aprobados para su fase de inversión.

El Nº de proyectos a Diseño Final (E.I. normal) que cuenten con aprobación o que estén en etapa de licitación.


Las modificaciones presupuestarias que se efectuarán, tienen por objeto garantizar los recursos que necesarios en el momento de los pagos (anticipos y avances), así como la optimización en la asignación presupuestaria priorizando el uso de recursos presupuestados en proyectos desistidos, rechazados antes que la inscripción de recursos adicionales.

El módulo de programación operativa previsto para el nuevo SAP y su relación directa con la programación presupuestaria permitirá realizar en forma automática las modificaciones presupuestarias.

6.3 Programación de Flujo de Efectivo

6.3.1 Flujo de Efectivo

La programación de flujo de efectivo permitirá definir la liquidez necesaria de recursos para el desembolso oportuno de los gastos de inversión. Asimismo, permitirá garantizar la liquidez asociada con los gastos operativos incurridos por administrar dicha inversión.

La programación de flujo de efectivo para gasto de inversión tomará en cuenta:

Tiempos y Montos estimados de Reposición de Fondos de recursos de fuente del Sistema.

El flujo de fondos relacionados al APL del Sistema.

En base a la Programación Operativa Anual se elaborará la Programación de Flujo de Efectivo para Gastos de Inversión y Gasto Corriente (con fechas acordes a la Programación Operativa), la cual permitirá definir la liquidez necesaria de recursos para efectuar el desembolso oportuno de los gastos de inversión programados tomando en cuenta los saldos disponibles en cuentas bancarias. A partir de ello, se programará la reposición o reembolso de fondos asociados a los diferentes convenios de financiamiento.

Complementariamente, la Programación Operativa permitirá establecer una proyección de la ejecución de los proyectos, la cual proporciona información necesaria para definir la Programación del Flujo de Efectivo para los Gastos Operativos que garanticen la situación financiera institucional.

Los gastos operativos son esencialmente gastos de administración de la inversión en los que la Entidad incurre a lo largo de todo el ciclo de proyecto. Estos gastos, por lo general son financiados con recursos de los mismos Programas, a través de la aplicación de un porcentaje sobre el monto total de la inversión conforme se establezca en cada uno de los Convenios de Financiamiento y de acuerdo al nivel de intervención, las competencias y responsabilidades transferidas al FPS en el marco del ciclo del proyecto, y de los respectivos Programas. La programación de flujo de efectivo para gastos operativos toman como base los ingresos de efectivo esperados, calculados en base a la programación operativa de la inversión (Nº, monto de proyectos contratados, ejecución financiera, y cierre) y los saldos disponibles.

Los mecanismos para la percepción de los recursos destinados a cubrir los gastos operativos, están establecidos en cada Convenio de Financiamiento (ó en su Reglamento Operativo).

En particular, en la modalidad de Cobro por hitos cumplidos: Se efectúan cobros mensuales en base al cumplimiento de los hitos o etapas y en base a la preparación de los reportes acordados para el efecto, en función de que cada proyecto alcance cada una de las etapas


establecidas. El cobro será realizado, mediante transferencia de fondos de la cuenta del o los Programas y debiendo existir una relación directa entre los reportes elaborados por un período de tiempo y los retiros efectuados de dicha cuenta.

6.4 Gestión de Reposición de Fondos, Cuentas y Libreta Bancaria

Para la administración de los recursos y de acuerdo a lo establecido en cada Convenio de Financiamiento, el FPS, solicitará al Viceministerio de Presupuesto y Contaduría la apertura Libretas CUT Moneda Extranjera (Dólares Americanos) y Libretas CUT en Moneda Nacional (bolivianos) para cada una de la fuentes de financiamiento. Asimismo se aperturarán Libretas CUT Moneda Nacional (Bolivianos) diferenciadas, para la contraparte local depositada por los municipios y si corresponde, también para Gobiernos Autónomos Departamentales.

En las Libretas CUT en Dólares Americanos serán depositadas todas las transferencias efectuadas por los Organismos Financiadores, por concepto de Asignación Autorizada, Fondo Rotatorio y/o Reposición ó Reembolso de Fondos. Para disponer de estos recursos, los mismos deben ser transferidos a libretas CUT en moneda nacional.

En Libretas CUT en Moneda Nacional (bolivianos) diferenciadas, se administran las transferencias efectuadas (pagos) con los recursos de los Organismos Financiadores, así como con los de la Contraparte Local de cada Convenio.

El FPS mantiene aperturadas nueve cuentas Recaudadoras en la Banca Privada, para la recaudación de los aportes de contraparte local. Estas cuentas fiscales están ligadas a una libreta en la Cuenta Única del Tesoro (CUT), las mismas que son transferidas diariamente a la CUT. El esquema siguiente esquematiza lo anteriormente descrito:

Tomando en cuenta que los diferentes Convenios de Financiamiento adoptan diferentes mecanismos de Asignación, Reposición, Reembolso o Pago Directo de Fondos que


garantizan el flujo de efectivo, el “Procedimiento de Gestión de Reposición de Fondos”, establece las actividades necesarias para garantizar una ágil, eficaz y oportuna transferencia de fondos hacia el FPS, asociada a la ejecución de los diferentes Programas o Convenios.

La reposición de fondos se proyecta en base a la programación operativa mensual a partir de la cual se determinan los desembolsos mensuales, las fechas de reporte de las solicitudes, y las fechas estimadas de los ingresos.

De la misma forma los ingresos de contraparte se proyectan en estrecha relación con la programación operativa, donde se establecen los momentos para la recaudación de las contrapartes municipales o de las gobernaciones.

Gastos Operativos (En función a Etapas del Ciclo)

La programación de flujo de efectivo para gasto operativo tomará en cuenta el cobro del gasto según las tres etapas hito del ciclo del proyecto: Contratación, Ejecución –Fiscalización y Cierre

6.5 Pago de Planillas

En el Macro proceso Operativo la etapa de Ejecución y Fiscalización de los proyectos está estrechamente vinculada con el desembolso de fondos para el pago a contratistas, proveedores o consultores. El “Procedimiento de Pago de Planillas” establece las tareas, actividades y, documentos de respaldo que deben respaldar y contener cada planilla pago, así como los responsables de control, firma durante el proceso de pago y del archivo de la documentación relacionada. El referido documento forma parte del presente manual.

6.6 Gestión de Contrapartes

Como parte de los ingresos que permiten el financiamiento de los proyectos de un Programa, el FPS podrá recibir recursos de aporte local de los Gobiernos Autónomos Municipales, Gobiernos Autónomos Departamentales y otras entidades.

El FPS asume la responsabilidad por la administración de estos aportes locales tanto en lo concerniente a los recursos recibidos como por los pagos realizados. Estos aportes son registrados en la contabilidad institucional en una cuenta de pasivo denominada “Fondos Recibidos en Custodia”. El “Procedimiento de Gestión de Contrapartes” es un instrumento operativo y normativo que le permitirá al FPS efectuar el cobro, registro y control de las contrapartes comprometidas por las instancias que suscriban Convenios de Transferencia y Financiamiento para la ejecución de proyectos. En este documento se establece entre otras definiciones, la metodología de clasificación de la morosidad de contrapartes por cobrar, de manera que permita efectuar el seguimiento y cobro de las mismas, a través de la ejecución de los Convenios de Transferencia y Financiamiento, la uniformidad y estandarización de la documentación que respalde los compromisos suscritos, así como las responsabilidades de registro, cobro y control de Contrapartes.

El referido documento forma parte del presente manual.

Los convenios de transferencia y financiamiento por programa serán definidos a partir de un modelo tipo.


6.7 Informes de Seguimiento Financiero

Los informes de seguimiento financiero tienen como propósito reportar a los Organismos Financiadores y otras instancias relacionadas con los Convenios de Financiamiento, el estado de situación operativo - financiera de los Programas, evaluando los niveles de avance y cumplimiento respecto de la programación financiera durante el ciclo de los proyectos, así como estableciendo la inversión realizada en cada periodo.

Para el efecto, se diseñarán y consensuarán reportes de seguimiento financiero, así como modelos de estados financieros (fuentes y usos) que serán aplicados durante la ejecución de los programas, conforme a los acuerdos establecidos con cada Organismo Financiador.

6.8 Cierre Financiero

Una vez que la ejecución física de un proyecto llega a su conclusión, se realiza el cierre financiero, el cual consiste esencialmente en efectuar una conciliación de montos contratados, planillados y pagados, registrando cuando sea necesario los ajustes correspondientes.

El cierre financiero se constituye en una parte del cierre institucional y está inserto dentro de la lógica del cierre por etapas referido en el presente manual y en el respectivo procedimiento.

6.9 Auditorias

6.9.1 Auditoría Externa

EL FPS anualmente contrata una firma independiente de auditoría externa para realizar la “Auditoria de los Recursos Administrados por el FPS”

El objetivo general es permitir al auditor expresar una opinión profesional e independiente sobre la situación financiera y patrimonial de la institución, así como, sobre la validez de las afirmaciones que contienen los estados financieros y una opinión profesional sobre la situación financiera de los proyectos (convenios) al final de cada período anual, emitir un informe anual sobre la existencia y funcionamiento de los controles internos sobre los Sistemas de Administración y Control (SAYCO), cumplimiento del Manual de Operaciones del FPS y sobre el cumplimiento de los términos de los convenios de préstamos, las leyes y regulaciones aplicables para aquellos convenios que los requieran.

Conforme a acuerdos que sean arribados con Organismos Financiadores, la auditoria podrá incluir revisiones interinas con el propósito de que se cuente durante la ejecución de los programas con informes interinos sobre las recomendaciones y pruebas sobre temas específicos de control interno u otros aspectos que serán acordados en los Términos de Referencia, que contaran con la No Objeción de los financiadores, según corresponda.

6.9.2 Auditoría Interna

El FPS cuenta con una Unidad de Auditoría Interna, instancia que evalúa el grado de cumplimiento y eficacia de los sistemas de administración y de los instrumentos de control interno incorporado a ellos; determina la confiabilidad de los registros y estados financieros; y analiza los resultados y la eficiencia de las operaciones de la entidad.


En cumplimiento a las Normas de Auditoria Gubernamental, la Unidad de Auditoría Interna realiza las siguientes Auditorias: Auditorias Financieras, Auditorias Operativas, Auditorias Especiales y Auditorias de Seguimiento a Recomendaciones


CAPÍTULO VII

VII. MONITOREO Y SEGUIMIENTO y GESTION AMBIENTAL

7.1 Monitoreo y Seguimiento

El monitoreo y seguimiento incorpora, los alcances, los criterios, metodologías e indicadores a utilizarse en la producción y análisis de la información que definirá el grado de eficiencia en el cumplimiento de las operaciones y resultados institucionales, a partir de la identificación de desviaciones y la aplicación de medidas preventivas y correctivas para subsanarlos.

El objetivo general es mejorar y fortalecer la eficiencia operativa de la institución, coadyuvando en el control de los riesgos fiduciarios tanto internos como externos del contexto complejo en el que opera, reconduciendo las labores de monitoreo y seguimiento, a efectos de garantizar la obtención de las metas institucionales con calidad en la ejecución de los proyectos

Los Objetivo Específicos:

Del Sistema de Monitoreo

“Contar con un sistema estructurado que permita utilizar la información generada por los sistemas informáticos existentes en el FPS, para medir sistemáticamente el proceso de financiamiento y ejecución de proyectos y programas del FPS, a fin de apoyar la correcta toma de decisiones y así reorientar las acciones en miras a cumplir con la metas y objetivos específicos planteados”.

“Presentar una propuesta operativa para el desarrollo coordinado de las actividades de Fiscalización de contratos de obras y proyectos” y la implementación del “monitoreo”, como una herramienta de gestión que permita monitorear y controlar el avance de los proyectos en su ejecución, tanto física como financieramente, a efectos de garantizar la calidad de los mismos, a través de la sugerencia de medidas correctivas que mejoren la “gestión integral del ciclo del proyecto” y coadyuvar a la generación de “efectividad” y “eficiencia” en la ejecución de los proyectos cofinanciados por el FPS y proporcionar a la Dirección Ejecutiva información sobre problemas y desviaciones para la toma oportuna de dediciones.

Coadyuvar al mejoramiento de la calidad en la ejecución de los proyectos, principalmente del componente de infraestructura, en función a sugerencias técnicas que conduzcan a una adecuada fiscalización y supervisión técnica del proyecto, a cargo de las Gerencias Departamentales del FPS y el Gobierno Autónomo Municipal respectivamente. Esta labor será efectuada a través del “monitoreo técnico especializado” que ejercerá la Unidad de Monitoreo y Seguimiento.

Implementar un sistema de seguimiento a la implementación de las recomendaciones de ajuste o mejora de las operaciones institucionales.

Medir el grado de mejora institucional

7.1.1 Estructura y desarrollo del sistema


Para la implementación operativa del sistema, es necesario determinar la estructura propia del sistema así como los insumos que deben contribuir a un mejor trabajo, en este sentido:

Se utilizaran las herramientas existentes en el FPS y por tanto el planteamiento de indicadores o análisis se limitan a la existencia de esta información

El sistema debe ser simple e identificar los elementos clave del Monitoreo de las Operaciones

El sistema se concentrará en la medición del proceso y en el control de la programación de las instancias de apoyo

Para el monitoreo de un proyecto según su aplicación en las diferentes etapas del ciclo del proyecto, se deben sistematizar e implementar mínimamente las siguientes fases operativas:

7.1.2 Los procesos en el monitoreo

a) Monitoreo de campo y gabinete a una muestra representativa de proyectos en todas y cada una de sus etapas en el ciclo del proyecto,

b) Monitoreo por alertas (indicadores) c) Monitoreo durante la fase ejecución, tanto física como financiera, d) Monitoreo para la aplicación de las medidas preventivas y correctivas necesarias,e) Sugerir ajustes para mejorar la gestión integral del ciclo de proyecto.

7.1.3 Resultados del proceso de monitoreo

Los informes resultado del proceso de monitoreo serán puestos a consideración de Dirección Ejecutiva y de las unidades responsables de la aplicación de medidas preventivas y correctivas.

7.2 Gestión Ambiental

En cumplimiento a la Ley y la normativa ambiental vigente y las políticas de desarrollo y protección, conservación y restitución ambiental contenidas en el PND, y con la finalidad de consolidar y afirmar acciones de gestión ambiental, se establece el sistema de gestión ambiental en el FPS el mismo que tiene como objetivo la respuesta eficaz y oportuna, con el menor grado de incertidumbre posible, a la solución de problemas ambientales identificados en las diversas etapas del ciclo de proyectos. Las políticas institucionales para la gestión ambiental se basan en:

El financiamiento de proyectos con alto impacto social positivo, ambientalmente sostenibles, orientados a la generación de capacidades e ingresos para mejorar la calidad de vida de la población beneficiaria.

Una política ambiental esencialmente preventiva poniendo énfasis en las etapas de pre inversión y evaluación de los proyectos de inversión a través de la aplicación de criterios de elegibilidad y viabilidad ambientales, así como de salvaguardas ambientales referidas a una lista de proyectos no financiables por ser potenciales generadores de impactos ambientales de magnitud.

Una política de seguimiento a la aplicación de medidas de mitigación de impactos ambientales durante las etapas de: i) licitación y contratación de proyectos: a través de la inclusión de ítems ambientales en los presupuestos de obra y especificaciones técnicas correspondientes, así como responsabilidades concretas del supervisor (manual de buenas prácticas ambientales) y del fiscal del GAM en el control de su


aplicación; ii) ejecución del proyecto: monitoreo al cumplimiento de las medidas de mitigación contenidas en los instrumentos de gestión ambiental y en los proyectos mismos.

Para el efecto, el Fondo ha desarrollado instrumentos operativos enmarcados en la Ley 1333 de Medio Ambiente y sus reglamentos, adecuados a las particularidades de cada tipo de proyecto y su categoría según clasificación ambiental: matrices de identificación de impactos, matrices de medidas de mitigación (incorpora el seguimiento a su aplicación),


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