MANUAL DE ORFEO CONCEJO DE MEDELLIN

INTRODUCCION ........................................................................................................................ 3

1. INGRESO A ORFEO: ......................................................................................................... 4

2 INFORMACION DE ORFEO .............................................................................................. 5

2.1 MENU DE INFORMACION DE ORFEO ........................................................................ 5

2.1 MENU DE BOTONES PARA TRASLADAR RADICADOS ...................................... 6

2.2 PESTAAS DE INFORMACION DEL RADICADO ................................................. 6

2.3 . HERRAMIENTA AGENDA...................................................................................... 8

3 ESTRUCTURAS DE MODULOS..................................................................................... 10

3.1 MODULO DE RADICACION .................................................................................... 10

3.2 MODULO DE CARPETAS ........................................................................................ 11

3.3 MODULO DE ADMINSTRACION............................................................................. 12

4. RADICACION....................................................................................................................... 14

4.1 RADICACION DE ENTRADA ...................................................................................... 14

4.2 RADICACION DE SALIDA........................................................................................... 23

4.3 RADICACION DE UN DOCUMENTO DE SALIDA COMO RESPUESTA A UN DOCUMENTO DE ENTRADA (DOCUMENTO PADRE) .................................................. 24

4.4 RADICACION DE UN DOCUMENTO UNICO (SIN DOCUMENTO DE ENTRADA O PADRE).................................................................................................................................. 30

4.5 RADICACION DE MEMORANDOS.............................................................................. 40

4.6 RADICACION MASIVA DE DOCUMENTOS DE SALIDA ......................................... 47

5. CONFORMACIN DE EXPEDIENTES............................................................................. 54

5.1. CREACIN DE EXPEDIENTES .................................................................................. 54

5.2 INCLUIR RADICADOS EN UN EXPEDIENTE............................................................ 62

5.3 INCLUIR RADICADOS DE TIPO ANEXO O ASOCIADO EN UN EXPEDIENTE..... 69

5.5 VERIFICAR INFORMACIN GENERAL DE LOS EXPEDIENTES ........................... 79

6. CLASIFICACION DOCUMENTAL (TIPIFICACION)........................................................ 54

6.1 PASOS PARA LA CLASIFICACION DOCUMENTAL: ............................................... 86

7. MARCACION DE DOCUMENTO COMO IMPRESO Y GENERACION DE PLANILLA DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA ............................................................................ 91

7.1 PASOS PARA MARCAR UN DOCUMENTO COMO IMPRESO .............................. 91

8. CONSULTA DE RADICADOS ........................................................................................... 94

8.1 BUSQUEDA CLASICA ................................................................................................. 94

INTRODUCCION

Orfeo es software libre de gestin documental documental, creada en nuestro pas por la Superintendencia de Servicios Pblicos, que permite gestionar electrnicamente la produccin, el trmite, almacenamiento digital y la recuperacin de documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la informacin y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

Este manual facilita al usuario la utilizacin del sistema Orfeo, ya que describe cada funcionalidad y gua paso a paso por cada uno de las actividades que puede realizar con esta herramienta.

Se realiz pensando en las necesidades del Concejo de Medelln y en miras al cumplimiento del manual de gestin documental al cual esta totalmente adaptada

Se espera que el Manual de Orfeo Concejo de Medelln, se convierta en un documento principal al que un usuario del sistema deba acudir cuando requiera soporte bsico sobre el alcance de esta herramienta para el cumplimiento de sus funciones

1. INGRESO A ORFEO:

Para ingresar a Orfeo hay tres formas, en todas siempre deber ingresar su usuario y contrasea que le fueron asignadas

1.1 INGRESO A TRAVES DEL NAVEGADOR Se debe abrir el navegador de mozilla firefox, digitar la direccin http://10.1.124.26/orfeogpl/login.php.

1.2 INGRESO POR ACCESO DIRECTO

Orfeo estar siempre en el escritorio o botn de inicio del computador como acceso directo.

1.3 INGRESO POR MEDIO DE LA INTRANET

Tambin puede ingresar a la intranet: http://10.1.124.25/concejo_medellin , en el Link Acceso a aplicaciones

2 INFORMACION DE ORFEO 2.1 MENU DE INFORMACION DE ORFEO

Al ingresar a Orfeo encontrar el siguiente men de informacin de Orfeo

2.2 .1 Plantillas: Aqu encontrar las planillas del Memorando, carta, circular, resolucin, dispuestas por el concejo de Medelln para realizar las diferentes comunicaciones cumpliendo con los requisitos del manual de gestin documental

2.1.2 Ayuda: Mediante este vnculo se puede ingresar al manual donde se puede consultar los diferentes procedimientos y la manera fcil de realizarlos en el sistema. 2.1.3 Info: Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de identificacin, fecha de nacimiento, No. de extensin, correo electrnico, No. de AT (equipo), piso. Se recomienda tener actualizado sus datos en el sistema.

2.1.4 Crditos: Reconocimiento de la comunidad Orfeo al esfuerzo significativo de todos sus miembros y a los integrantes de la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios, quienes crearon el sistema

2.1.5 Contrasea: Al ingresar a este vnculo se puede cambiar la contrasea del usuario para el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contrasea, se debe cerrar la sesin y volver a ingresar con la nueva clave. 2.1.6 Estadisticas: Permite generar estadsticas de los documentos que se encuentran actualmente en la dependencia. Se puede agrupar el listado por tipo de documento, adems de mostrar los registros uno a uno, o simplemente contarlos. 2.1.7 Cerrar: Cierra la sesin en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es importante que siempre la sesin quede completamente cerrada en el sistema, por este motivo al querer terminar la sesin se debe realizar por esta opcin.

2.1 MENU DE BOTONES PARA TRASLADAR RADICADOS Este Men contiene unas acciones que puede aplicarle a un documento asignado a la dependencia para la realizacin del tramite, todas estas quedaran registradas en el histrico del radicado

2.2.1. Mover a: Con este botn el usuario puede trasladar un radicado previamente seleccionado, entre carpetas segn la ubicacin que l considere. 2.2.2 Reasignar: Este botn traslada el documento a otro usuario de la misma o de otra dependencia, para que de trmite a dicho documento, el usuario nuevo lo encontrar en la carpeta de entrada 2.2.3 Informar: Este botn permite enviar una copia del documento a otro usuario para darle solamente conocimiento de dicho documento, el radicado quedar en dependencia que esta informando y tambin quedar una copia en la carpeta de informados de quien recibe dicha copia 2.2.4 Devolver: Este botn devuelve un documento cuyo trmite ya realiz el usuario al que le fue reasignado, para que el usuario original termine con el proceso.

2.2 PESTAAS DE INFORMACION DEL RADICADO

Al sealar el vnculo de la fecha de un radicado se abrir una ventana con pestaas de informacin general:

2.3.1 Informacin de radicado: Mostrar informacin general relacionada con el remitente de esta comunicacin

El botn TRD permite la clasificacin documental del radicado, este proceso se explica en el 6 2.3.2 Histrico: Esta pestaa por defecto, es la primera en aparecer activada cuando se da clic en la fecha de un radicado. All se puede visualizar un informe con fechas de las transacciones realizadas con el documento, desde su radicacin, digitalizacin, entre otras, la dependencia, el usuario que realiz cada accin y el comentario que dej al hacerlo.

2.3.3 Pestaa Documento: Aqu encontrar la respuesta dada al documento o el vnculo para anexar el documento hijo y radicarlo, una explicacin detallada se dar mas adelante en los numerales de radicacin (del numeral 4.2 al 4.6).

2.3.4 Pestaa Expedientes: En esta pestaa encontrar la informacin del expediente en el que se encuentra el radicado seleccionado, adems puede realizar por aqu la conformacin de estos, este proceso se explica mas adelante en el numeral 5 (conformacin de expedientes)

2.3 . HERRAMIENTA AGENDA

La utilidad de esta herramienta radica en facilitar que el usuario programe su tiempo para dar trmite a un radicado que le ha sido asignado, ya que puede hacerlo de forma personalizada, as: Ubicados en la carpeta de entrada, encontrar sobre los documentos asignado, el botn agendar:

Al activarlo aparecer un calendario que permite elegir la fecha limite de de respuesta que usted le dar al documento, esta fecha debe ser menor al termino que pondr el sistema al asignarle un derechos de peticin por ejemplo, ya que este tiene trminos de respuesta estipulados legalmente.

Al sealar la fecha este pasar a la carpeta AGENDADOS, a la espera de tramite, si el termino que eligi ya se venci este documento pasar a la carpeta de AGENDADO VENCIDOS.

3 ESTRUCTURAS DE MODULOS

3.1 MODULO DE RADICACION

Es el procedimiento por medio del cual se asigna un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley

3.1.1 Salida: Este proceso consiste en crear un registro nuevo y/o poder anexar una respuesta o comunicacin a un destinatario. O si tiene en su poder un documento cuyo trmite requiere la generacin de otro (una respuesta a oficio, un requerimiento de informacin, una remisin de informacin cualquier otro tipo de documento) que deba ser radicado como de salida.

3.1.2 Entrada: Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos en la Entidad a los cuales se le asignar un nmero de radicado. La opcin de radicacin de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos, que conforman el Grupo de Correspondencia.

3.1.3 Memorandos Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno. La opcin de radicacin de memorandos son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.

3.1.4 Resolucin Con el propsito de facilitar la numeracin y fechado automtico de resoluciones, se implement el mdulo de Radicacin de Resoluciones, permitiendo realizar este procedimiento de manera automtica. La opcin de radicacin de resoluciones son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.

3.1.5 Masiva Proceso realizado para crear un registro nuevo, de la documentacin recibida por este medio, recepcionado en gestin documental para darle trmite como radicado e iniciar los procesos necesarios a la solicitud.

3.2 MODULO DE CARPETAS

Este Modulo trae por defecto unas carpetas que permitirn tener control de la ubicacin de las comunicaciones:

3.2.5 Entrada: Aqu se ubican los documentos radicados de entrada enviados o reasignados a la dependencia 3.2.6 Salida: Aqu se ubican los documentos radicados de salida por la dependencia 3.2.7 Memorandos: Aqu se ubican las comunicaciones internas radicados por la dependencia 3.2.8 Resoluciones: Aqu se ubican las resoluciones radicadas por la dependencia 3.2.9 Vo.Bo: Aqu se ubican los documentos que fueron aprobados por el jefe de dependencia 3.2.10 Devueltos: Aqu se ubican los radicados devueltos por una dependencia a la cual antes le fueron reasignados y luego de que realizaran el tramite respectivo con dicho radicado

3.2.11 Agendados No Vencidos: En esta carpeta se ubican los radicados a los cuales se les haba asignado un tiempo de respuesta personalizado con la agenda del sistema y aun le retan das para tramitarlos 3.2.12 Agendado Vencido: Aqu se ubican los radicados a los cuales se les asigno un tiempo de respuesta personalizado con la agenda del sistema pero dicho tiempo ya se venci 3.2.13 Informados: Aqu se ubican los radicados de entrada que venan con copia para la dependencia, los que otra dependencia consider que debamos conocer y los memorandos que le enviaron al usuario 3.2.14 Nueva Carpeta (carpetas personales): Aqu se ubican las carpetas creadas por el usuario para el manejo de sus comunicaciones. Tambin esta ubicada la carpeta de masiva, donde se encontraran los radicados de comunicaciones masivas creada por la dependencia, ser la quinta carpeta

3.3 MODULO DE ADMINSTRACION

3.4.1 Administracin: Mdulo a travs del cual un usuario con permiso especial maneja la informacin requerida para alimentar los datos de usuarios y perfiles, dependencias, carpetas, envo de correspondencia, tipos documentales, servicios, tipos de radicacin, pases, departamentos, municipios, tarifas y contactos.

3.4.2 Envos: Este es el proceso final correspondiente al envo de los documentos de salida que son entregados a las diferentes agencias de correo para su reparto. Este perfil lo tienen los funcionarios del grupo de correspondencia que tengan este permiso.

3.4.3 Modificacin: Cuando se requiere modificar la informacin del documento inicial porque faltan datos o estn errados y estos se requieren para realizar la

radicacin de salida. Esta opcin es asignada por permisos a los usuarios establecidos.

3.4.4 Imprimir: Luego de imprimir el documento fsico, en el sistema se debe marcar el radicado de salida (carta) como impreso. De esta manera ya se encuentra listo el documento fsico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo envo.

3.4.5 Anulacin: Cuando existe un nmero de radicado que se ha generado en el sistema y este se debe anular por alguna razn como duplicidad del documento (dos radicados generados para una misma carta), o el radicado ya no se va a enviar a su destino, se debe realizar el proceso de anulacin mediante el sistema.

3.4.6 Tablas de retencin Documental: Mdulo creado para la administracin de la informacin manejada por el Grupo de Biblioteca y Archivo, de la creacin y modificaciones de las series, subseries y tipos documentales de cada una de las dependencias de la Entidad.

3.4.7 Consultas: Este mdulo permite ubicar de acuerdo a unos parmetros seleccionados un radicado o radicados que concuerden con dicha solicitud de bsqueda.

3.4.8 Archivo: Se reflejan los documentos a los cuales se les ha creado o asignado expediente.

3.4.9 Dev Correo: Documentos radicados de salida, devueltos por la Agencia de correo por diferentes inconsistencias en la entrega de las comunicaciones.

4. RADICACION

4.1 RADICACION DE ENTRADA

Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos en la Entidad, a los cuales se le asignar un nmero de radicado, y este a su vez, ser quien lo identifique dentro de los diferentes trmites de la entidad. La opciones de radicacin de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.

Se deben seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el botn en Radicacin de Entrada en el modulo de radicacin:

Mdulo de Radicacin

El sistema despliega una vista donde se realiza una verificacin previa para saber si el documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para realizar las relaciones de anexo y asociado segn sea el caso. Continuamos con el proceso, en donde para realizar bsquedas, tenemos los siguientes criterios: Referencia (No. de Oficio), No. de Radicado, Identificacin (T.I., C.C., Nit), Nombres. Adicionalmente y para ms rapidez en la bsqueda se especifica si el radicado ha sido por: Ciudadano, Otras Empresas, Entidad y/o Funcionarios. Adems existe un rango de fecha para realizar la bsqueda. Por defecto el

sistema siempre busca en el ltimo mes de acuerdo a los parmetros solicitados. Si se desea realizar la bsqueda en otra fecha diferente se debe ampliar el rango.

Existen 3 formas de radicar un documento:

A) Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningn antecedente en la Entidad.

B) Como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificacin previa, ya existen datos en la entidad y el documento a radicar pertenece al mismo expediente. En el sistema se crea un vnculo que indica que el documento ser anexo de otro.

C) Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de remisin indicando varios expedientes.

El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del documento y la cuenta interna de la comunicacin y luego pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en tres pestaas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones: Remitente: Persona o empresa que remite el documento a la Entidad. Predio: (no aplica para el Concejo de Medelln

Para alimentar esta informacin se da clic sobre el botn BUSCAR.

El sistema trae una nueva pantalla para realizar el cargue de la informacin que ser incluida en la radicacin de entrada, la cual debe ser previamente buscada en una base de datos con el fin de garantizar que la informacin est completa y sea la correcta.

A Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento usuario, Entidad u Otro tipo de empresa.

B Si se tiene el nmero de documento o de identificacin se puede buscar por este campo.

C Si se tiene el nombre del destinatario.

D Seleccionar el botn BUSCAR, para realizar la bsqueda.

Cuando la bsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del registro columna (COLOCAR COMO) el link, REMITENTE, pues el link PREDIO no es aplicable en la entidad.

Registro de destinatarios nuevos o modificacin de datos de destinatario: Si el destinatario definitivamente no se encuentra en la base de datos o los datos deben modificarse: se registran en el formulario que se encuentra en la parte posterior del formulario de resultado de la, el manejo de estos datos son de suma responsabilidad y reposaran en la base de datos del sistema dispuestos para uso de todo el personal

A. Documento de identidad

B. Solo nombres en mayscula sostenida

C. Primer apellido (MAYUSCULA SOSTENIDA) si es ciudadano, SIGLA (mayscula sostenida): Es el nombre abreviado si se trata de una empresa

D. Segundo apellido (MAYUSCULA SOSTENIDA) en caso de un ciudadano o representante legal (MAYUSCULA SOSTENIDA) si se trata de entidad o empresa,

E. Direccin exacta sin smbolos ejemplo CALLE 32 15A-30

F. Telfonos: solo nmeros sin smbolos

G email: en minscula ejemplo: roberg@gmail.com

H. Debe seleccionar de la lista si se trata de un usuario (ciudadano) o empresa (entidad)

I. Continente: De la lista elige el continente que se encuentra en orden alfabtico y por defecto esta en America

J Pas: De la lista elige el pas, se encuentran en orden alfabtico por defecto esta en Colombia

K. Dpto./Estado elige hacia que departamento va la comunicacin por defecto en lista esta sealado en Antioquia, no se encuentra en orden alfabtico. Si la ciudad es Bogota ubica en la lista las siglas DC

L. Municipio: Debe elegir el municipio, esta en orden alfabtico y debe cambiarse ya que siempre se encuentra en Abejorral

M. Botn AGREGAR si este destinatario no estaba en la base de datos y se esta ingresando por primera vez

N. Botn MODIFICAR: Si el destinatario estaba registrado pero se realiz un cambio en los datos

Los datos seleccionados aparecern ubicndose en el mdulo DATOS A COLOCAR EN LA RADICACIN, y si la informacin es correcta se debe dar clic en el vnculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIN.

En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer mdulo, para completar la informacin de:

A. Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento. (En mayscula sostenida)

B. Seleccin de Continente, Pas, Departamento y Municipio.

C. Asunto (con mayscula inicial)

D. Medio de Recepcin

E. Descripcin de anexos

F. Dependencia a la cual ser radicada (Responsable del trmite del documento)

G. Cuenta interna, oficio o referencia: Se refiere al radicado de la entidad que lo envo o algn dato relevante de la comunicacin como un exhorto, entre otros

H. Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn "RADICAR"

A continuacin el sistema despliega el nmero de radicacin de entrada terminado en (-2) de acuerdo al consecutivo correspondiente para los documentos de entrada. Este nmero ser el que va a identificar el documento durante todo el proceso.

Figura Nmero radicado

Si en el documento registra copia a otra dependencia: Significa que el documento viene con un remitente pero tambin el remitente necesita que alguien ms de la entidad conozca esta informacin y no lo obliga a emitir respuesta a dicha comunicacin

A Se selecciona el nombre de la dependencia.

B Dar clic en Modificar Datos.

C El sistema confirma el envo de este informado.

4.1.1. Rotulacin del documento:

A. clic en el link STICKER: se abrir una ventana con la imagen del radicado la cual contiene la informacin del radicado: numero de radicado, cdigo de barras fecha y hora, usuario de la oficina de correspondencia quien realizo la radicacin, destinatario, remitente y asunto.

B. clic en el botn IMPRIMIR

C. Retire el adhesivo con el radicado y ubique en la parte superior derecha del documento teniendo cuidado de no cubrir contenido del documento

4.1.2 Digitalizacin: Ya el documento fsico con el radicado se debe digitalizar siguiendo las normas de digitalizacin de documentos:

A. Se abre el programa Imaging Scan

B. Se introducen los documentos en el escner

C. Clic al botn escan, el programa ya tiene las configuraciones necesarias para que la imagen del documento quede clara y legible, as que solo debe dar el clic en el botn aceptar

D. Guardar el documento: Se da clic en el botn guardar se abrir la carpeta de documentos recibidos de Orfeo que esta ubicado en el disco (J), se ubica el puntero del Mouse en el cajn nombre para escribir el nombre de la imagen que este caso es el numero de radicado, el cual no es necesario digitar, solo debe pistolear con el lector de cdigo de barras, en el adhesivo y aparecer el numero del correspondiente al radicado, finalmente debe guardar.

4.1.3 Asociacin de imagen:

A. De clic sobre el vnculo asociar imagen y se abrir una ventana en donde relaciona el nmero de radicado del documento el cual debe seleccionarse y dar clic en ASOCIAR IMAGEN.

B. NOTA ACLARATORIA: La ventana tambin tiene dispuesto un espacio para escribir una nota de aclaracin que aparecer en el histrico de las acciones que se han realizado durante el procedimiento con dicho documento , es all donde el radicador tiene la oportunidad de explicar cualquier eventualidad que se dio en el momento de verdad del recibo del documento o anotar simplemente la palabra DIGITALIZACION, esta nota la ver la dependencia que recibir el documento.

C. Selecciona el archivo tif que se acab de guardar en el disco (J)

D. Por ltimo de clic en el botn REALIZAR

Finalmente el documento que ha sido radicado, queda ubicado en la carpeta de entrada del Jefe de la dependencia a la cual se envi, y listo para ser tramitado.

4.2 RADICACION DE SALIDA

4.2.1 Elaboracin de documentos para radicacin de salida: Se realiza el documento como de costumbre, cumpliendo con los requisitos del manual de gestin documental, solo que ahora se har desde el sistema Orfeo, siguiendo los siguientes pasos:

4.2.1.1 Pasos para Elaboracin del documento:

A. Vaya al vinculo plantillas elija la plantilla que necesite dependiendo del documento que va realizar: carta (cuando vaya a realizar una comunicacin con destinatario externo del concejo de Medelln), memorando(cuando vaya a emitir una comunicacin interna), circular o resolucin. Estas plantillas han sido predefinidas con algunos campos de combinacin entre asteriscos para que el sistema ingrese automticamente, el consecutivo y algunos datos desde la base de datos de Orfeo, por eso evite modificarlos

B. digite el contenido y gurdelo ubicndolo en algn lugar del disco duro como documento de Word. Ya tiene listo el documento para ser radicado de salida

4.3 RADICACION DE UN DOCUMENTO DE SALIDA COMO RESPUESTA A UN DOCUMENTO DE ENTRADA (DOCUMENTO PADRE)

Si tiene en su poder un documento (DOCUMENTO PADRE) cuyo trmite requiere la generacin de otro (DOCUMENTO HIJO), que deba ser radicado como de salida como es el caso de los derechos de peticin, deber seguir las indicaciones relacionadas a continuacin:

Ubquese en la carpeta entrada en la cual se encuentra el documento a tramitar.

Haga clic sobre el vnculo de "Fecha de radicado" del documento que desea gestionar para ingresar a la vista de informacin general del documento.

Adicionalmente al anlisis que haga al documento para determinar la gestin que se debe realizar, es necesario verificar que la informacin mnima necesaria para poder registrar un envo de correspondencia como Nombres y Apellidos de un remitente o el nombre y sus respectivas direcciones, Departamentos y Municipios se encuentren correctamente registrados. De no encontrarse correcta la informacin deber solicitar en la oficina de correspondencia la modificacin del registro.

Haga clic sobre la pestaa "Documentos". En la vista "Documentos" encontrar un vnculo llamado "Anexar Archivo".

Haga clic en Anexar Archivo

El cual lo lleva a una ventana en la cual deber.

A. Seleccionar el tipo de anexo .doc. de la lista desplegable.

B. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere ser radicado como de salida.

C. Seleccionar de la lista desplegable la opcin Salida

D. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.

E. Dar clic en examinar y adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva radicacin.

El sistema mostrar la ventana de "Elegir archivo" por medio de la cual usted deber localizar el archivo que previamente ha elaborado y almacenado en su equipo y que va a adjuntar al registro para su radicacin.

Despus de haber localizado y seleccionado el archivo a adjuntar, haga clic sobre el botn "Abrir". El archivo ser mostrado como vinculado y usted deber confirmar la seleccin haciendo clic sobre el botn "Actualizar

Al hacer clic sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo ser anexado generar un numero de anexo pero aun el documento no ha sido radicado, la ventana mostrar un aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito. Haga clic sobre el botn "cerrar" y saldr de esta ventana.

La vista Documentos mostrar entonces el registro correspondiente al documento que ha anexado.

4.3.1 Marcas de verificacin del proceso: Son cuatro marcas en las que se confirman cada una de las actividades que se deben generar hasta el envo de la comunicacin

4.3.1.1 Estado Anexado: Luego de este paso se generar automticamente una marca de verificacin en el primer estado anexado del cuadro de lista de chequeo de estado del documento, significa que el documento esta anexado

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Si ya ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido haga clic sobre el vnculo "Asignar Rad." (Este vnculo slo aparecer a aquellos usuarios que tengan este permiso). Si est seguro de hacerlo haga clic sobre el botn "Aceptar" porque este vnculo generar el radicado definitivo. De lo contrario haga clic sobre el botn "Cancelar" para volver a la forma anterior.

Si seleccion la opcin Aceptar, el sistema mostrar una pantalla en la cual aparece el nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. Adems por medio del vnculo Ver Archivo usted podr ver el documento final que ser impreso.

Al darle clic en vera archivo puede ver a la imagen de la comunicacin con el codigo de barras de radicado y todas los campos de convinacion que antes hacian parte de la plantilla ahora se han convertido en datos de una comunicacin

Debe quedar el radicado de codigo de barras y todos los campos reemplazados por los datos asigandos a esta comunicacion

4.3.1.2 estado radicado: Luego de este paso se generar automticamente una marca de verificacin en el segundo estado radicado del cuadro de lista de chequeo de estado del documento, significa que el documento esta anexado

Haga clic en el botn Atrs del explorador para regresar a la vista de Documentos. Ahora ya puede imprimir el documento de manera fsica (recuerde que al ser comunicacin externa debe imprimirse en una hoja tamao carta con logo y pie de pagina) y confirmar la impresin de manera electrnica, en el modulo de carpetas al dar clic en el vinculo impresin aparecern los documento pendientes por impresin selecciona el documento y clic en el botn realizar (esta actividad esta descrita en detalle en el numeral 7).

4.3.1.3 Estado impreso: Se activar el tercer estado del documento impreso es necesario marcarlo ya que sin este paso la Oficina de Correspondencia no podrn realizar el proceso de envo que activar el cuarto estado del documento enviado

4.4 RADICACION DE UN DOCUMENTO UNICO (SIN DOCUMENTO DE ENTRADA O PADRE)

Consiste en realizar un documento sin que tenga relacin con otro que haya ingresado a la entidad

Igualmente se realiza el procedimiento de elaboracin de documentos descripto en el numeral 4.2.1

Seleccionar el botn de radicacin de salida en el modulo de radicacin

El sistema despliega una vista donde se realiza una verificacin previa para saber si el documento ya ha sido radicado antes. Continuamos con el proceso, en donde para realizar bsquedas, tenemos los siguientes criterios: Referencia (No. de Oficio), No. de Radicado, Identificacin (T.I., C.C., Nit), Nombres. Adicionalmente y para ms rapidez en la bsqueda se especifica si el radicado ha sido por: Ciudadano, Otras Empresas, Entidad y/o Funcionarios. Adems existe un rango de fecha para realizar la bsqueda. Por defecto el sistema siempre busca en el ltimo mes de acuerdo a los parmetros solicitados. Si se desea realizar la bsqueda en otra fecha diferente se debe ampliar el rango.

Se da clic sobre el botn buscar y luego sobre el botn nuevo, ya que es un documento sin precedente

El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del documento y la cuenta interna de la comunicacin y luego pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en tres pestaas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones: Remitente: Persona o empresa que remite el documento a la Entidad, las dems pestaas no sern utilizadas en el Concejo de Medelln, pues su uso no es aplicable en la entidad

Para alimentar esta informacin se da clic sobre el botn BUSCAR.

El sistema trae una nueva pantalla para realizar el cargue de la informacin que ser incluida en la radicacin de salida, la cual debe ser previamente buscada en una base de datos con el fin de garantizar que la informacin est completa y sea la correcta.

A Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento usuario, Entidad u Otro tipo de empresa.

B Si se tiene el nmero de documento o de identificacin se puede buscar por este campo.

C Si se tiene el nombre del destinatario.

D Seleccionar el botn BUSCAR, para realizar la bsqueda.

Cuando la bsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del registro columna (COLOCAR COMO) el link, REMITENTE, pues el link PREDIO no es aplicable en la entidad .

4.3.1 Registro de destinatarios nuevos o modificacin de datos de destinatario:

Si el destinatario definitivamente no se encuentra en la base de datos o los datos deben modificarse: se registran en el formulario que se encuentra en la parte posterior del formulario de resultado de la bsqueda si posee los permisos necesarios o realizar la solicitud en la oficina de correspondencia, ya que el manejo de estos datos son de suma responsabilidad y reposaran en la base de datos del sistema dispuestos para uso de todo el personal

A. Documento de identidad

B. Solo nombres en mayscula sostenida

C. Primer apellido (MAYUSCULA SOSTENIDA) si es ciudadano, SIGLA (mayscula sostenida): Es el nombre abreviado si se trata de una empresa

D. Segundo apellido (MAYUSCULA SOSTENIDA) en caso de un ciudadano o representante legal (MAYUSCULA SOSTENIDA) si se trata de entidad o empresa,

E. Direccin exacta sin smbolos ejemplo CALLE 32 15A-30

F. Telfonos: solo nmeros sin smbolos

G email: en minscula ejemplo: roberg@gmail.com

H. Debe seleccionar de la lista si se trata de un usuario (ciudadano) o empresa (entidad)

I. Continente: De la lista elige el continente que se encuentra en orden alfabtico y por defecto esta en America

J Pas: De la lista elige el pas, se encuentran en orden alfabtico por defecto esta en Colombia

K. Dpto./Estado elige hacia que departamento va la comunicacin por defecto en lista esta sealado en Antioquia, no se encuentra en orden alfabtico. Si la ciudad es Bogota ubica en la lista las siglas DC

L. Municipio: Debe elegir el municipio, esta en orden alfabtico y debe cambiarse ya que siempre se encuentra por defecto en Abejorral

M. Botn AGREGAR si este destinatario no estaba en la base de datos y se esta ingresando por primera vez

N. Botn MODIFICAR: Si el destinatario estaba registrado pero se realiz un cambio en los datos

Los datos seleccionados aparecern ubicndose en el mdulo DATOS A COLOCAR EN LA RADICACIN, y si la informacin es correcta se debe dar clic en el vnculo PASAR DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIN.

En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer mdulo, para completar la informacin de:

A. Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento (diligenciar en mayscula sostenida).

B. Seleccin de Continente, Pas, Departamento y Municipio.

C. Asunto (diligenciar con Mayscula inicial)

D. Medio de Envo

E. Descripcin de anexos

F. Dependencia : Aparece por defecto la entidad que esta produciendo el documento

G. Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn "RADICAR"

A continuacin el sistema despliega el nmero de radicacin de salida terminado en (1) de acuerdo al consecutivo correspondiente para los documentos de entrada. Este nmero ser el que va a identificar el documento durante todo el proceso.

Este documento aun no esta radicado solo ha generado un nmero de reserva, el radicado se cargar en la carpeta de salida

Haga clic sobre el vnculo de "Fecha de radicado" del documento que desea gestionar para ingresar a la vista de informacin general del documento.

Vuelva a verificar que esta la informacin mnima necesaria para poder registrar un envo de correspondencia como Nombres y Apellidos de un remitente o el nombre y sus respectivas direcciones, Departamentos y Municipios se encuentren correctamente registrados. De no encontrarse correcta la informacin deber solicitar en la oficina de correspondencia la modificacin el registro.

Haga clic sobre la pestaa "Documentos". En la vista "Documentos" encontrar un vnculo llamado "Anexar Archivo".

Haga clic en Anexar Archivo.

El cual lo lleva a una ventana en la cual deber.

A Seleccionar el tipo de anexo .doc. de la lista desplegable.

B. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere ser radicado como de salida.

C. Seleccionar de la lista desplegable la opcin Salida

D. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.

E. Dar clic en examinar y adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva radicacin.

El sistema mostrar la ventana de "Elegir archivo" por medio de la cual usted deber localizar el archivo que previamente usted ha elaborado y almacenado en su equipo y que va a adjuntar al registro para su radicacin.

Despus de haber localizado y seleccionado el archivo a adjuntar, haga clic sobre el botn "Abrir". El archivo ser mostrado como vinculado y usted deber confirmar la seleccin haciendo clic sobre el botn "Actualizar

Al hacer clic sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo ser anexado generar un numero de anexo pero aun el documento no ha sido radicado, la ventana mostrar un aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito. Haga clic sobre el botn "cerrar" y saldr de esta ventana.

La vista Documentos mostrar entonces el registro correspondiente al documento que ha anexado.

4.3.1 Marcas de verificacin del proceso: Son cuatro marcas en las que se confirman cada una de las actividades que se deben generar hasta el envo de la comunicacin

4.3.1.1 Estado Anexado: Luego de este paso se generar automticamente una marca de verificacin en el primer estado anexado del cuadro de lista de chequeo de estado del documento, significa que el documento esta anexado

|

Si ya ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido haga clic sobre el vnculo "Asignar Rad." (Este vnculo slo aparecer a aquellos usuarios que tengan este permiso). Si est seguro de hacerlo haga clic sobre el botn "Aceptar"

porque este vnculo generar el radicado definitivo. De lo contrario haga clic sobre el botn "Cancelar" para volver a la forma anterior.

Si seleccion la opcin Aceptar, el sistema mostrar una pantalla en la cual aparece el nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. Adems por medio del vnculo Ver Archivo usted podr ver el documento final que ser impreso.

Al darle clic en vera archivo puede ver a la imagen de la comunicacin con el codigo de barras de radicado y todas los campos de convinacion que antes hacian parte de la plantilla ahora se han convertido en datos de una comunicacin

4.3.1.3 estado radicado: Luego de este paso se generar automticamente una marca de verificacin en el segundo estado radicado del cuadro de lista de chequeo de estado del documento, significa que el documento esta anexado

Haga clic en el botn Atrs del explorador para regresar a la vista de Documentos. Ahora ya puede imprimir el documento de manera fsica (recuerde que por ser esta una comunicacin externa debe ser impresa en una hoja tamao carta con logo y pie de pagina) y confirmar la impresin de manera electrnica, en el modulo de carpetas al dar clic en el vinculo impresin aparecern los documento pendientes por impresin selecciona el documento y clic en el botn realizar (esta actividad esta descrita en detalle en el numeral 7).

4.3.1.4 Estado impreso Se activar el tercer estado del documento impreso es necesario marcarlo ya que sin este paso la Oficina de Correspondencia no podrn realizar el proceso de envo que activar el cuarto estado del documento enviado

4.5 RADICACION DE MEMORANDOS

Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno.

Para radicar un memorando interno se debe:

Tener los permisos establecidos para la radicacin de Memorandos.

Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato Word, en la plantilla diseada para tal fin (Memorando Interno), que se encuentra disponible en el botn de plantillas Siguiendo el procedimiento de elaboracin de documentos, detallado en el punto 4.2.1

Ingresar por el mdulo de radicacin en Memorandos

El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificacin previa para saber si el memorando que se radicar es una respuesta generada a un radicado ya existente y as realizar las relaciones de anexo o de asociado segn sea el caso.

Cuando se va a anexar el memorando a un radicado padre, este deber estar asignado en Orfeo al mismo usuario que realiza la radicacin.

Para anexar el memorando a un radicado padre se digita el No. del Radicado, en el campo asignado, se selecciona el rango de fecha y se da clic sobre el botn BUSCAR.

Cuando el documento es encontrado por el sistema se marca el botn de seleccin, y se da clic en el botn "Como Anexo"

El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del documento y luego pasar a los datos generales del documento que son

diligenciados en tres pestaas diferentes pero para el caso del Concejo de Medelln solo se realiza la bsqueda por FUNCIONARIO, ya que se trata de una comunicacin interna

Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este caso solo aparece Memorando Interno), dependencia y usuario actual (Cuando el memorando es anexo de un radicado padre debe aparecer la dependencia y el usuario que realiza la radicacin.

Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn RADICAR.

El sistema despliega una pantalla con la confirmacin del nmero de radicacin del memorando, que termina en 3

El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Memos" del usuario.

Ingresar a la carpeta Memos, ubicar el radicado perteneciente al memorando y hacer clic sobre el vnculo de "Fecha de radicado"

Hacer clic sobre la pestaa "Documentos".

En la vista "Documentos" dar clic al vnculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo lleva a una ventana preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento a anexar. En esta lista desplegable solo se podrn anexar aquellos documentos que cada dependencia puede manejar.

A Seleccionar el tipo de documento anexo (.doc.).

B. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere ser radicado.

C. Seleccionar del men desplegable el tipo de radicacin MEMORANDO.

D. Seleccionar el destinatario

E. Escribir una breve descripcin del asunto.

F. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva radicacin.

Al hacer clic sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana muestra un aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito. Hacer clic sobre el botn "cerrar" para salir de esta ventana. Es importante esperar que aparezca la confirmacin del archivo anexado correctamente, antes de dar clic en el botn "Cerrar", de lo contrario el archivo no ser anexado correctamente presentndose posteriormente problemas al intentar abrirlo.

Confirmacin del anexo con xito

Luego de este paso se generar automticamente una marca de verificacin en el primer estado anexado del cuadro de lista de chequeo de estado del documento, significa que el documento esta anexado

4.5.1 Marcas de verificacin del proceso: Son cuatro marcas en las que se confirman cada una de las actividades que se deben generar hasta el envo de la comunicacin

4.5.1.1 Estado Anexado: Luego de este paso se generar automticamente una marca de verificacin en el primer estado anexado del cuadro de lista de chequeo de estado del documento, significa que el documento esta anexado

|

Si ya ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido haga clic sobre el vnculo "Asignar Rad." (Este vnculo slo aparecer a aquellos usuarios que tengan este permiso). Si est seguro de hacerlo haga clic sobre el botn "Aceptar" porque este vnculo generar el radicado definitivo. De lo contrario haga clic sobre el botn "Cancelar" para volver a la forma anterior.

Si seleccion la opcin Aceptar, el sistema mostrar una pantalla en la cual aparece el nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. Adems por medio del vnculo Ver Archivo usted podr ver el documento final que ser impreso.

Al darle clic en vera archivo puede ver a la imagen de la comunicacin con el codigo de barras de radicado y todas los campos de convinacion que antes hacian parte de la plantilla ahora se han convertido en datos de una comunicacin

4.5.1.2 estado radicado: Luego de este paso se generar automticamente una marca de verificacin en el segundo estado radicado del cuadro de lista de chequeo de estado del documento, significa que el documento esta anexado

Haga clic en el botn Atrs del explorador para regresar a la vista de Documentos. Ahora ya puede imprimir el documento de manera fsica (recuerde que por ser una comunicacin interna debe imprimirse en una hoja tamao carta sin logo) y confirmar la impresin de manera electrnica, en el modulo de carpetas al dar clic en el vinculo impresin aparecern los documento pendientes por impresin selecciona el documento y clic en el botn realizar (esta actividad esta descrita en detalle en el numeral 7 ).

4.5.1.3 Estado impreso Se activar el tercer estado del documento impreso es necesario marcarlo ya que sin este paso la Oficina de Correspondencia no podrn realizar el proceso de envo que activar el cuarto estado del documento enviado

4.6 RADICACION MASIVA DE DOCUMENTOS DE SALIDA

Por medio de esta herramienta se puede generar varias cartas de salida con una plantilla creada previamente por el usuario, que contiene el mismo texto y sern remitidas a diferente destinatario

4.6.1 Pasos para la radicacin masiva :

Seleccin del modulo de radicacin el opcin Masiva del modulo de radicacin

Seleccione del Administrador de secuencias SEPARAR SECUENCIA

Se abrir una ventana con las siguientes solicitudes:

A. Escriba el numero de destinatarios que tendr la comunicacin masiva que esta generando

B. Seleccin tipo de radicacin en este caso MASIVA C. De clic en GENERAR

Aparecer un listado de los radicados generados

Descripcin de los parmetros relacionados con las letras todos son puestos por defecto por Orfeo

Se debe copiar estos datos desde el primer radicado ( sin el titulo) y pegarlos a parte en el bloc de notas del computador as

Nuevamente se copian los datos del bloc de notas y se copian en la plantilla de base de datos de correspondencia masiva, que esta en formato de Excel en tipo CSV(delimitado por comas), ubicada en el botn de plantillas de Orfeo.

As quedara con los datos copiados del bloc a la plantilla

Se llenan las dems celdas con los datos correspondientes a los destinatarios de la comunicacin As:

Los ttulos de las celdas A1 hasta K1 no deben ser modificados

Si los nmeros radicados estn escritos diferente a estos ejemplo 2,01226E+13

Debe cambiarles el formato seleccionando la columna, clic derecho formato de celdas, en la pestaa numero seleccionar la categora nmero sin decimales.

En la celda E1 esta el municipio que por defecto esta puesto por Orfeo como Bogot, debe modificarse si el destinatario esta ubicado en otra ciudad, por ejemplo si todos los destinatarios estn ubicados en Medelln, se puede utilizar la herramienta de Excel buscar reemplazar que esta en el men formato, o con las teclas Ctrl+B y se llenan las casillas buscar BOGOTA y reemplazar por MEDELLIN y clic en reemplazar todos, automticamente el programa modificara estos datos

Se guarda el archivo en un lugar fcil de encontrar en su equipo conservando el formato CSV (delimitado por comas)

Se abre la plantilla radicacin masiva de salida, ubicada en el botn de plantillas de Orfeo se sobrescribe en los campos grises que indican el correcto diligenciamiento de la carta, respetando los campos de combinacin que estn encerrados en corchetes as EJEMPLO, ya que all se ingresar la informacin de la base de datos antes realizada en formato CSV (delimitado por comas).

Ya realizada la carta, se debe vincular la plantilla con la base de datos y esto se hace por medio de la herramienta de combinacin de correspondencia de Word:

Para esto debe ir al men herramientas, de la lista seleccionar cartas y correspondencia y luego clic en combinar correspondencia

Aparece a un lado del documento el asistente de combinacin de correspondencia

En el primer paso pregunta en que tipo de documento esta trabajando , para lo cual se debe sealar cartas y clic en el siguiente paso

En el paso dos selecciona trabajar en el documento actual e ir paso siguiente

Es en este paso que Word traslada los datos, incluyendo el numero radicado generado por Orfeo, de la base de datos a la carta: se hace sealando la opcin utilizar una lista existente, se da clic en la opcin Examinar para que localice la base de datos con formato CSV que antes realiz y ahora puede avanzar hasta el paso seis, donde mostrar una vista previa de las cartas con los datos relacionados, y la opcin de editarlas de forma individual o imprimirlas.

Guarde e imprima las comunicaciones para firma.

Vuelva al modulo de radicacin masiva de Orfeo y en el administrador de secuencias elija la opcin cargar listas de documentos generados

Localice el formato CSV y Orfeo generar el siguiente listado, indicado que se radicaron con xito las comunicaciones masivas

A. Informacin general de la radicacin masiva dependencia, usuario y fecha B. Listado de registros de comunicacin masiva con nombre direccin C. Archivo de listado

5. CONFORMACIN DE EXPEDIENTES

Un expediente es un conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Es una unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto (Acuerdo 07 de 1994 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS, PARTE III, Articulo 67),

El manejo virtual de expedientes a travs de Orfeo, facilitar su ubicacin y conservacin, el acceso a la documentacin para la consulta podr ser realizada de manera simultnea por todos los usuarios de la misma dependencia o rea de trabajo, lo que facilita el trabajo en equipo, la agilidad en la atencin al usuario, la resolucin de asuntos en un menor tiempo y se evitara la perdida de los documentos.

Para una creacin exitosa de los expedientes se debe tener muy clara la clasificacin o tipificacin, como lo llama el sistema, segn la tabla de retencin documental (TRD)

5.1. CREACIN DE EXPEDIENTES

Esta funcionalidad permite al usuario agrupar varios documentos que se encuentren registrados en el sistema y asociarlos en una sola carpeta denominada EXPEDIENTE. Estos expedientes virtuales se van conformando a medida que el usuario o usuarios incluyen radicados en determinado nombre de expediente, logrando en una sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo proceso y los cuales deben ser los mismos que estn fsicamente archivados.

Para la conformacin de los expedientes virtuales se debe:

Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ser incluido en el expediente:

Ingresar al radicado dando clic en la fecha de radicacin:

Dar clic en la pestaa Expedientes

El sistema se ubica en la vista de "Expedientes" la cual est compuesta por:

A Datos del Radicado: Indica el nmero del radicado con el cual se est trabajando.

B. El link INCLUIR EN para incluir el radicado actual en un expediente que ya se encuentra creado en el sistema.

D. Enlace CREAR el cual permite realizar la creacin de un nuevo expediente. (Se debe tener en cuenta que la opcin "Crear" solamente ser vista para los usuarios que cuenten con este permiso especial.)

Crear Nuevo Expediente:

Para crear un nuevo expediente se da clic en el enlace Crear.

Aparecer la siguiente ventana donde se podr diligenciar informacin como:

A. Informacin de la TRD (Tabla de Retencin Documental) correspondiente al tipo de documentacin reportada por cada dependencia.

B. El nombre del expediente

El nmero de expediente se compone inicialmente de 16 dgitos y finaliza en la letra E.

Los primeros 4 dgitos corresponden al ao, los siguientes tres corresponden al nmero de dependencia (este valor puede variar dependiendo la cantidad de dependencias que halla, tambin se maneja el mismo nmero que se emplean los centros de costos), los siguientes 4 corresponden al tipo documental establecido por las TRD donde los dos primeros corresponden a la serie y los dos siguientes a la subserie, los siguientes 5 corresponden al consecutivo (este valor puede variar y es determinado por el volumen documental), finalmente se encuentra la letra E que indica que se trata de un expediente.

Cuando se marca la casilla Consecutivo de Expediente Manual es posible asignar manualmente el consecutivo aunque solo es posible modificar los 4 ltimos dgitos de los 5 que componen este nmero, de haber algn error o si el nmero ya se encuentra asignado el sistema asigna el consecutivo que se lleva en el sistema.

Fecha de la creacin del Expediente.

Si no se manipula el calendario de esta opcin el sistema asume la fecha reciente, de modificarla por medio del calendario se puede colocar una fecha anterior.

D. Usuario Responsable del Expediente.

Se elije cualquier usuario perteneciente a la misma dependencia donde se est trabajando.

Luego de diligenciar la informacin correspondiente para la creacin del expediente aparecer de manera automtica los botones: Crear Expediente y Cerrar, si los datos suministrados son los correctos pulsamos el botn: Crear Expediente.

Paso seguido aparece la siguiente ventana de confirmacin y se pulsa el botn: Confirmacin Creacin de Expediente.

Luego de crear un expediente aparece la siguiente ventana donde se indica el nmero con el que se identificara el expediente y la informacin correspondiente a la TRD (Tabla de Retencin Documental), finalmente se pulsa el botn cerrar.

Nota: Un usuario solo puede crear expedientes correspondientes a la dependencia a la cual pertenece.

Cuando se crea el expediente aparece una ventana con la informacin correspondiente en donde se incluye de manera inicial el radicado con el cual se le dio apertura al expediente.

Para todos los radicados que son grabados en un expediente, automticamente se enva una notificacin a las personas de Archivo para que realicen el procedimiento de Archivado fsico del documento a cada expediente.

Cuando el radicado ya ha sido creado en un expediente se pueden realizar las siguientes acciones: Incluir en otro expediente el mismo radicado, Excluirlo de alguno y adems la Creacin de un nuevo expediente para el mismo radicado, esto se hace por medio de los enlaces ubicados en la parte superior derecha.

El expediente virtual debe reflejar una fiel copia del expediente fsico, por lo anterior, recuerde entregar todos los documentos fsicos que se requieran al grupo de archivo correspondiente.

5.2 INCLUIR RADICADOS EN UN EXPEDIENTE

Esta funcionalidad permite al usuario agrupar varios radicados que se encuentren registrados en el sistema y asociarlos en una sola carpeta denominada EXPEDIENTE. El radicado con el que se trabaja en esta opcin no es el que le da apertura al expediente sino que va a formar parte de un expediente ya creado. Los expedientes virtuales se van conformando a medida que el usuario o usuarios incluyen radicados en determinado nombre de expediente, logrando en una sola ventana mostrar todos los documentos involucrados en el mismo proceso y los cuales se encuentran fsicamente archivados.

Los expedientes se conforman teniendo en cuenta el ao y la dependencia. Cada expediente refleja cmo se encuentran organizados fsicamente los archivos de cada una de las reas productoras.

Para incluir un radicado en un expediente virtual se debe:

Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ser incluido en el expediente:

Ingresar al radicado dando clic en la fecha de radicacin:

Dar clic en la pestaa Expedientes:

El sistema se ubica en la vista de "Expedientes" la cual est compuesta por:

A. Datos del Radicado: Indica el nmero del radicado con el cual se est trabajando. B. El link INCLUIR EN para incluir el radicado actual en un expediente que ya se

encuentra creado en el sistema. C. Enlace CREAR permite realizar la creacin de un nuevo expediente. (Se debe

tener en cuenta que la opcin "Crear" solamente ser vista para los usuarios que cuenten con este permiso especial).

Se da clic en el link: Incluir en Expediente:

A continuacin aparece una ventana donde se agrega el numero del expediente donde se desea incluir el radicado y se pulsa el botn: Incluir en Exp.

Cuando se desea incluir un radicado en un expediente se debe tener en cuenta que el valor para la casilla de Nombre de Expediente debe cumplir con la siguiente estructura:

A continuacin aparece el siguiente mensaje de confirmacin y si todo esta correcto se pulsa el botn: Confirmar.

Cuando se confirma que se va a incluir el radicado en el expediente este es agregado de manera inmediata en el expediente.

Nota: Un usuario puede incluir un radicado en cualquier expediente sin importar que el usuario no pertenezca a la dependencia que cre el Expediente. Esta opcin esta habilitada para todos los usuarios.

Para todos los radicados que son grabados en un expediente, automticamente se enva una notificacin a las personas de Archivo para que realicen el procedimiento de Archivado fsico del documento a cada expediente.

Cuando el radicado ya ha sido incluido en un expediente se pueden realizar las siguientes acciones: Incluir en otro expediente el mismo radicado, Excluirlo de alguno y adems la Creacin de un nuevo expediente para el mismo radicado donde el radicado dar apertura.

Cuando no se cuenta con la informacin correspondiente al nombre del expediente es posible encontrarlo por medio de algunos criterios de bsqueda:

Pulsamos el botn: Bsqueda.

Se elige un criterio de bsqueda:

Radicado: se muestra el primer expediente en orden ascendente en el cual est incluido el radicado por el cual se est filtrando si este forma parte de varios expedientes.

Expediente por: cuando se elige por nombre debe estar acompaado de la letra E al final y cuando se realiza por nmero este va sin la letra al final, adems para este tipo de filtro hay que tener en cuenta que se debe contar con el nmero o el nombre completo del expediente.

Identificacin: Busca todos los expedientes relacionados con el nmero de identificacin que puede ser NIT, T.I, C.C.

Buscar por: En esta opcin aparece un listado con una serie de criterios como: Asunto, Direccin, Telfono, Cuenta Interna, entre otros. De esta manera se muestran todos los expedientes relacionados con el criterio elegido:

Tipo de Documento: en esta opcin se filtra por medio del tipo de documento que es establecido por las TRD (Tabla de Retencin Documental).

Dependencia Actual: En esta opcin se realiza la bsqueda por medio de la dependencia que se elija.

Buscar en Radicados de: En esta opcin se realiza la bsqueda por el tipo de radicado es decir que se tiene en cuenta solamente el ltimo digito del radicado.

Fecha: en esta opcin se manejan dos casillas, en la primera se coloca la fecha inicial y en la segunda la fecha final, cuando no se diligencia nada en esta opcin el sistema asume por defecto el ltimo mes.

Luego de encontrar el expediente que se desea se elige el link vincular

De manera automtica el nombre del expediente es agregado a la casilla Nombre del expediente y finalmente se elije la opcin incluir en expediente.

5.3 INCLUIR RADICADOS DE TIPO ANEXO O ASOCIADO EN UN EXPEDIENTE

Esta funcionalidad permite al usuario agrupar varios radicados que se encuentren registrados en el sistema y que tengan relacin con algn documento radicado con antelacin con el fin de verlos en una sola carpeta denominada EXPEDIENTE. Los expedientes virtuales se van conformando a medida que el usuario o usuarios incluyen radicados en determinado nombre de expediente, logrando en una sola ventana mostrar

todos los documentos involucrados en el mismo proceso y los cuales se encuentran fsicamente archivados.

Los expedientes se conforman teniendo en cuenta el ao y la dependencia. Cada expediente refleja cmo se encuentran organizados fsicamente los archivos de cada una de las reas productoras.

Para la conformacin de los expedientes virtuales se debe:

Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ser incluido en el expediente:

Ingresar al radicado dando clic en la fecha de radicacin teniendo en cuenta que el radicado ya este incluido dentro de un expediente, se puede identificar ya que tiene el icono correspondiente:

Dar clic en la pestaa Expedientes:

El sistema se ubica en la vista de "EXPEDIENTES" donde se puede apreciar en la parte inferior de la ventana los documentos que estn relacionados con el radicado:

Se elige que documentos se van a incluir en el expediente y se hace clic sobre el link: INCLUIR DOCUMENTOS EN EXPEDIENTE.

A continuacin se muestra una ventana donde se puede elegir cuales radicados se incluyen en el expediente y se pulsa el botn INCLUIR:

Cuando se pulsa el botn: INCLUIR se muestra el siguiente mensaje de confirmacin en donde se pulsa el botn Confirmar para que se realice el proceso correspondiente:

Luego de que se incluyen los radicados al expediente estos se agregan al listado de Documentos pertenecientes al expediente

Como se observa en la imagen anterior los radicados desaparecen de la parte inferior de la ventana, sin embargo estos no pierden su condicin de anexo y de asociado

Para conocer el estado de cada uno de los radicados basta con ingresar por medio de la fecha.

A continuacin se abre una nueva ventana donde se muestra la informacin del radicado, se hace clic en la pestaa: EXPEDIENTES donde se podr conocer la informacin del radicado.

Cuando se ha ingresado por medio de la fecha de un radicado que estaba como asociado la informacin sobre este estado se muestra en la parte superior izquierda de la vista de la pestaa de EXPEDIENTES, mientras que en la parte superior de la ventana se muestra el nmero de radicado de manera normal.

Cuando se ha ingresado por medio de la fecha de un radicado que estaba como asociado la informacin sobre este estado se muestra en la parte superior izquierda de la vista de la pestaa de EXPEDIENTES, mientras que en la parte superior de la ventana se muestra el nmero de radicado de manera normal.

Esta funcionalidad permite al usuario excluir un radicado de un expediente existente.

Para excluir un radicado de un expediente virtual se debe:

Seleccionar la carpeta donde se encuentra el radicado que ser Excluido del expediente:

Ingresar al radicado dando clic en la fecha de radicacin:

Los radicados que ya estn incluidos en un expediente se identifican por medio del icono:

Dar clic en la pestaa Expedientes:

El sistema se ubica en la vista de "Expedientes":

A continuacin elegimos la opcin: EXCLUIR DE

Luego se muestra una ventana con el listado de los expedientes donde se encuentra incluido el radicado en donde se puede elegir de cual(es) expediente(s) se desea excluir el radicado y se pulsa el botn EXCLUIR.

Luego aparece un mensaje de confirmacin y se pulsa el botn: Confirmar.

Si el radicado todava est incluido dentro de algunos expedientes en la vista de la pestaa de expedientes se seguir mostrando el listado de expedientes.

Cuando el radicado ya no forma parte de ningn expediente simplemente se muestra los links: incluir en y Crear.

5.4 VERIFICAR INFORMACIN GENERAL DE LOS EXPEDIENTES

Para identificar cuando un radicado se encuentra dentro de un expediente basta con ingresar a cualquiera de las carpetas

Ya dentro de alguna de las bandejas de cada carpeta se identifica el radicado que esta incluido en un expediente por medio del icono:

Siempre que desee conocer la informacin de un expediente por medio de un radicado se ingresa al radicado por medio de la fecha y se elige la pestaa EXPEDIENTES.

Dentro de la vista que ofrece la pestaa de expediente es posible visualizar informacin como:

A. Listado de expedientes en los cuales est incluido el radicado: no hay un lmite de expedientes en los cuales se pueda incluir un radicado, basta con seleccionar uno de ellos de la lista y de inmediato se carga la informacin del expediente

correspondiente, cuando el radicado se encuentra incluido en ms de tres expedientes aparece una barra de desplazamiento en la derecha de esta opcin

B. Operaciones con el radicado: Se trata de las operaciones adicionales que se pueden realizar con un expediente cuando este ya est incluido dentro de un expediente:

INCLUIR EN: Un radicado se puede incluir dentro de otros expedientes si se requiere. EXCLUIR DE: Se utiliza esta opcin cuando se desea sacar el radicado de un expediente. CREAR: cuando se desea que el radicado realice la apertura de un

nuevo expediente.

C. Nombre del expediente: Se trata del nmero de expediente que se compone inicialmente de 16 dgitos y finaliza en la letra E.

Los primeros 4 dgitos corresponden al ao, los siguientes tres corresponden al nmero de dependencia (este valor puede variar dependiendo la cantidad de dependencias que halla, tambin se maneja el mismo nmero que emplean los centros de costos), los siguientes 4 corresponden al tipo documental establecido por las TRD donde los dos primeros corresponden a la serie y los dos siguientes a la subserie, los siguientes 5 corresponden al consecutivo (este valor puede variar y es determinado por el volumen documental), finalmente se encuentra la letra E que indica que se trata de un expediente.

D. Responsable: Se trata del usuario que se har responsable del expediente, por lo general se coloca la persona responsable de la apertura del expediente, en este listado aparecen nicamente las personas pertenecientes a la dependencia a la cual pertenece el usuario.

Cuando se desea modificar a la persona responsable del expediente basta con pulsar el botn: Cambiar, a continuacin aparece una ventana donde se selecciona al nuevo responsable y se pulsa el botn: Grabar.

E. Historia del Expediente: por medio de esta opcin se puede conocer en orden cronolgico las diferentes transacciones que se han realizado con el expediente.

Cuando se abre la ventana se muestra desde la transaccin mas reciente hasta finalizar con la fecha de la apertura del expediente.

F. Informacin del expediente: Se muestra la TRD (Tabla de Retencin Documental) del expediente y la fecha de creacin del expediente.

G. Ver borrados/Ocultar Borrados: Cuando un radicado cuenta con archivos adjuntos, estos se muestran debajo de cada uno de los radicados, al elegir la opcin de ver borrados se muestra aquellos archivos adjuntos que se borraron con anterioridad (ningn archivo puede ser eliminado definitivamente del sistema porque se perdera la trazabilidad de la documentacin).

Esta es la vista inicial de los radicados con archivos adjuntos:

Se hace clic en la opcin: Ver Borrados.

A continuacin se muestra el listado de todos los documentos adjuntos que fueron eliminados del expediente, estos documentos se pueden visualizar correctamente haciendo clic sobre el numero que los identifica.

Cuando se desea regresar a la vista normal se hace clic en la opcin: Ocultar Borrados.

Finalmente se muestra la vista inicial de los radicados con sus respectivos archivos adjuntos.

H. Listar por Fecha: Gracias a esta opcin es posible filtrar por medio de un rango de fechas los radicados que deseamos ver dentro del expediente, esta opcin es bastante til cuando se trabaje con un expediente con gran volumen de radicados.

Para ingresar una fecha a cada una de las casillas basta con hacer clic sobre el icono de calendario que acompaa a cada una de las casillas; para que realice la bsqueda correspondiente se hace clic sobre el icono amarillo:

I. Documentos Pertenecientes al Expediente: se muestra el listado completo de todos los radicados que forman parte del expediente incluyendo los archivos adjuntos, cuando se abre la vista de la pestaa expedientes de manera inicial sin aplicar el filtro de fecha, los radicados se organizan de manera cronolgica mostrando inicialmente el radicado con la fecha ms reciente y finalizando con los documentos ms antiguos.

6. CLASIFICACION DOCUMENTAL (TIPIFICACION)

De acuerdo a la ley 524 de 2000 establecido por el Archivo General de la Nacin, indica que: "Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos."

La elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental es una labor que como la norma lo indica, todas las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas deben llevar a cabo

El sistema permite realizar esta labor, asignando la respectiva identificacin, teniendo en cuenta la Serie, Subserie y Tipo documental al que pertenece y de esta manera poder ser clasificado en el rea de archivo, todos los radicados que se generen dentro del sistema, sin importar el tipo de radicacin, debern ser clasificados en su Tabla de Retencin Documental respectiva, si esta operacin no es realizada, no se podr dar como finalizado un documento, es decir no se podr Archivar.

6.1 PASOS PARA LA CLASIFICACION DOCUMENTAL: Seleccionar desde la fecha del radicado

Ubicarse en la pestaa informacin general

Clic en el botn TRD

El sistema despliega una nueva ventana donde se visualizara la serie, subserie y tipo documental que puede utilizar dicha dependencia.

Seleccionar de acuerdo al documento en que est trabajando los datos correspondientes a la TRD. A medida que se va seleccionando la serie, se despliegan las subseries que se encuentran asignadas y los tipos documentales con los que se pueden identificar el documento.

Dar clic en el botn "Insertar"

El sistema realiza la actualizacin del documento, indicando su respectiva clasificacin, cdigo (dependencia + cod. serie + cod. subserie), nombre de la serie, nombre de la subserie, tipo de documento, dependencia, accin

Nota: Si se cre una clasificacin que no era, se puede dar clic en el link "Borrar", que se encuentra debajo de la accin y se vuelve a crear.

Un documento solamente puede ser clasificado una vez por la dependencia, pero se puede clasificar varias veces en dependencias diferentes de acuerdo a la funcin que realice cada una, respecto al trmite dado.

Dar clic en el botn "Cerrar"

El sistema realiza la actualizacin indicando la tipificacin realizada por el usuario. Esta se puede observar en la pestaa de Informacin general, y se guarda el registro histrico indicando el nombre del usuario que realiz la tipificacin

Clasificacin de los radicados anexos en la respectiva tabla de retencin documental

Los radicados que son generados a partir de la pestaa de documentos, tambin deben ser clasificados en la Tabla de Retencin documental respectiva.

Para clasificar estos documentos se debe:

Ingresar a la pestaa de documentos donde se encuentra el(los) radicado(s) generados

Dar clic en el link "Tipificar" que aparece en la columna de "ACCION"

El sistema despliega la ventana donde se visualizara la serie, subserie y tipo documental que puede utilizar dicha dependencia.

En este momento se realizan los mismos pasos para realizar una tipificacin normal seleccionando serie, subserie y tipo documental

5. El sistema realiza la actualizacin del documento, indicando su respectiva clasificacin, cdigo (dependencia + cod. serie + cod. subserie), nombre de la serie, nombre de la subserie, tipo de documento, dependencia, accin.

Dar clic en el botn "Cerrar" y el sistema se ubica nuevamente en la pestaa documentos marcando en la Columna "TRD" una letra "S" indicando que el documento se encuentra tipificado.

NOTA: Todos los radicados generados en la pestaa de documentos debern estar Clasificados en su "TRD" para poder dar finalizado un trmite, de lo contrario al intentar archivar o reasignar el radicado el sistema enviar un mensaje indicando:

7. MARCACION DE DOCUMENTO COMO IMPRESO Y GENERACION DE PLANILLA DE ENTREGA DE CORRESPONDENCIA

Ya en numerales anteriores se ha confirmado la importancia de marcar los documentos como impresos y esto se debe a que este paso permite la visualizacin, desde la oficina de correspondencia de los documentos pendientes para envo, adems facilitar el control de los documentos que lleva a la oficina de correspondencia para su envo

7.1 PASOS PARA MARCAR UN DOCUMENTO COMO IMPRESO

Con el documento fsico firmado y escaneado, se debe marcar en el sistema el documento radicado para su respectivo envo. Para realizar este procedimiento se debe:

Ubicar la carpeta impresin en la lista de Radicacin. En esta carpeta se visualizarn todos los documentos radicados memorandos y de salida generados por la dependencia y que se encuentren con los datos de envo completos. Si existe algn error al anexar los documentos no aparecer el radicado en la lista de impresin.

Ubicar el nmero de radicado que el sistema asign al documento y que ser marcado como impreso

A. Seleccionar el radicado a marcar en el recuadro al final del registro.

B. Presionar clic en el botn "Marcar Documentos como Impresos"

C. Se mostrara una pantalla con la informacin de los documentos a ser marcados como impresos.

El sistema realiza una verificacin sobre los datos correspondientes al envo. Si los datos del destinatario se encuentran completos el registro ser marcado y en el campo "Estado", dir OK.

Si falta algn dato bsico del destinatario como nombre, direccin, municipio o departamento, el registr no se marcar. Se debe ir a la carpeta donde se

encuentra el radicado de salida para realizar las respectivas modificaciones y nuevamente marcar el documento como impreso.

De esta manera ya se encuentra listo el documento fsico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo envo.

Adicionalmente y como un control de sus radicados de salida, en la misma pantalla existe la posibilidad de Generar Listado de Entrega, dando clic en el botn mencionado.

El sistema genera un pantallazo en donde se puede seleccionar:

A. Rango de fechas

B. Rango de horas

C. Tipos de Radicacin: Memorandos, Salida, etc.

D. Oprimir Generar

Con el listado generado se puede llevar el control de los documentos entregados a correspondencia (Debe presentar este listado en la oficina de correspondencia donde estn relacionados los documentos para firma del auxiliar que le recibe con previa verificacin ), adems puede tener datos llevar datos estadsticos.

8. CONSULTA DE RADICADOS

Esta herramienta ubicada en el modulo de administracin, permite ubicar uno o varios radicados que el usuario desea consultar

8.1 BUSQUEDA CLASICA

Permite consultar un radicado fcilmente por medio de unos parmetros seleccionados que puede utilizar el usuario, segn la informacin que tenga de dicho radicado:

A. Radicado: Es la bsqueda mas efectiva se realiza por el nmero de radicado, el sistema verifica que ese radicado exista dentro del rango de fechas seleccionado. Se puede digitar todo el nmero o solamente una parte de el.

B. Expediente por: Al seleccionar la bsqueda por expediente el sistema verifica que este contenga un radicados para ejecutar la consulta. Se puede digitar todo el nmero o solamente una parte de el.

Seleccionando la opcin Nmero: El sistema presenta radicados que estn incluidos en el nmero de expediente indicado.

Seleccionando la opcin Nombre: Se debe ingresar una palabra para realizar la bsqueda en los descriptores de expedientes, el sistema presenta los radicados estn incluidos los expedientes que contienen mnimo un descriptor con el nombre indicado.

C. Identificacin: Al realizar la bsqueda por identificacin el sistema valida que el nmero ingresado se encuentre registrado en la base de datos. Se debe digitar todo el nmero de identificacin.

D. Buscar Por: Al utilizar la consulta "Buscar por" el sistema mostrar todos los radicados que contengan las palabras digitadas en algunos de los campos, seleccionado como filtro de la lista , que son:

Asunto Direccin Telfono Ciudadano Esp's" (Empresas de Servicios Pblicos que estn en SUI) N/A Empresas" (Otras empresas que no son Esp's) Funcionarios Cuenta Interna Nombre (Remitente, Destinatario)

Estos datos deben estar en registrados en la base de datos dentro del rango seleccionado de fechas.

Si no cambia el criterio de bsqueda, el sistema por defecto busca en el "Asunto". Es importante que si est buscando por un nombre de persona o de empresa debe cambiar el criterio de bsqueda para que el sistema le presente los resultados esperados, de lo contrario generar el mensaje "No hay Resultados".

E. Tipo de Documento: La opcin permite consultar los radicados que correspondan al tipo de documento con que se radic. El sistema traer como resultado nicamente los que se encuentren dentro del rango de fechas seleccionado.

F. Dependencia Actual: Esta opcin limita la bsqueda de los radicados a la Dependencia Actual, el sistema enviar nicamente los radicados que se encuentren actualmente en cualquier usuario de la dependencia que se especifique y dentro del rango de fecha seleccionado.

G. Paginacin Mltiples Pestaas Esta funcionalidad permite mostrar los resultados de la consulta en pestaas separadas.

H. Buscar en radicados de: Permite realizar la bsqueda en todos los tipos de radicados registrados en el sistema o en algn tipo de radicado en especfico ya sea de entrada, de memorandos, de resoluciones, de salida, etc.

I. Desde Fecha Seleccione la fechas inicial desde donde realizar la consulta.

J. Hasta Fecha Seleccione la fechas final hasta donde realizar la consulta.

El Rango de fecha limita un rango de fechas de radicacin para realizar la bsqueda solo en determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, est

por defecto para el ltimo mes, si desea una bsqueda en un rango mayor deber ampliar este rango para una bsqueda ms amplia.

K. Limpiar Dando clic en la opcin limpiar, limpia los datos ingresados

L. Otras Consultas: Bsqueda por histrico, Reporte por Usuario y Bsqueda por Expedientes.

Despus de ingresar los parmetros de bsqueda se deber hacer clic en el botn "Bsqueda" para obtener los resultados de la consulta