Manual de Organización, Políticas y Procedimientos De la ... · VII. Supervisar la...
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AYUNTAMIENTODECUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN DE IMAGEN PÚBLICA Y DIFUSIÓN GUBERNAMENTAL
REFERENCIA: PR-PM-CMA-02Y IT-PM-CMA-04
Clave:DT-PM-DIPyDG-III
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Manual de Organización, Políticas
y Procedimientos De la
Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Cuernavaca, Mor., a1 4 de Mayo de 2015
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CONTENIDO:
Página
I.
HOJA DE AUTORIZACIÓN
3
II.
INTRODUCCIÓN
4
III.
OBJETIVO
5
IV.
MARCO JURÍDICO
6
V.
MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
7
VI.
ORGANIGRAMA
8
VII.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
9
VIII.
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
10
IX.
POLÍTICAS
16
X.
PROCEDIMIENTOS
17
01.-EstructuradelProcedimientoparaelDiseñode 17 Imagen Institucional a Campañas
XI. DIRECTORIO 22
XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 23
XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 24
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I. HOJADEAUTORIZACIÓN AUTORIZÓ
Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca,Morelos,publicadoel26deDiciembredel2012,yReformaalReglamento de Gobierno yde la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en elPeriódicoOficial“TierrayLibertad”numerales5053y 5178,seexpideelpresente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamientoytienecomoobjetivo,servirdeinstrumentodeconsultaeinducciónpara el personal
Jorge Morales Barud Presidente Municipal
REVISÓ
Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
APROBÓ
Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa
ELABORÓ
Andrés Robles Sánchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Fecha de Autorización
Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo
Organizacional
VERSIÓN (año)
No. de paginas
14/May./15
Marcela Torres Bello 2015 24
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II.INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos, tiene por objeto describir las actividades y procedimientos de trabajo a seguir en la Dirección Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, constituida como pieza fundamental de la difusión de actividades municipales hacia los Cuernavacenses, a través de la creación de información institucional de acuerdo con sus atribuciones y funciones.
Este documento de trabajo está destinado al personal de la Dirección Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, y a que con ello se da a conocer la estructura organizacional y se tendrá conocimiento de las responsabilidades y funciones que desempeñan cada una de las personas que la integran, lo anterior con estricto apego a las Leyes que rigen su actuación.
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III.OBJETIVO
Resolver de manera clara y objetiva las necesidades de comunicación gráfica que el Ayuntamiento de Cuernavaca y su diferentes dependencias tengan para dar a conocer a la población las actividades y obras realizadas por el Ayuntamiento de Cuernavaca, para satisfacer las necesidades prioritarias de la sociedad Cuernavacense.
IV.MARCOJURÍDICO
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1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos. 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. 4. Ley de Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 5. Ley Estatal de Planeación. 6. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. 7. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos. 8. LeydeEntrega-RecepcióndelaAdministraciónPúblicaparaelestadodeMorelosysus municipios. 9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 10. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 11. Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de
Cuernavaca, Morelos. 12. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal. 13. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015 14. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos. 15. Programa Operativo Anual 2015. 16. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y
Difusión Gubernamental. 17. DemásLeyes,Reglamentos,Circulares,Decretos,Acuerdosyotrasdisposicionesdecarácter
administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.
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V.MISIÓN,VISIÓNY VALORES
MISIÓN
Somos la dirección que se encarga de generar de manera eficaz y responsable, los lineamientos de imagen institucional, aplicados en los productos gráficos que las diferentes Dependencia requieran mediante la difusión efectiva de información y actividades del Ayuntamiento de Cuernavaca.
VISIÓN
Ser una dirección eficaz y eficiente en sus respuestas a las necesidades gráficas que requieran las Dependencias, al garantizar una correcta difusión de sus programas y/o campañas, para mantener informada a la ciudadanía oportunamente de las acciones y resultados del Ayuntamiento de Cuernavaca.
VALORES
Justicia
Objetividad
Responsabilidad
Equidad
Espíritu de servicio
Honestidad
Lealtad
Ética
VI.-ORGANIGRAMA
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ELABORÓ
ANDRÉSROBLESSÁNCHEZ DIRECTORDEIMAGENPÚBLICAY
DIFUSIÓNGUBERNAMENTAL
REVISÓ
MARTÍNBARENQUEVILLELADIRECTOR GENERALDEATENCIÓNCIUDADA,IMAGENY
RELACIONESPÚBLICAS
AUTORIZÓ
JORGEMORALESBARUD PRESIDENTEMUNICIPAL
FECHADEAUTORIZACIÓN: 14deMayode2015.
Director de Imagen
Pública y Difusión
Gubernamental
Jefe de Departamento
de Publicaciones
Jefe de Departamento
de Diseño
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VII.ESTRUCTURAORGÁNICA
Puesto Nombre Subtotal Total
DirectordeImagenPúblicay
DifusiónGubernamental JefedeDepartamentode
Publicaciones JefedeDepartamentode
Diseño
AndrésRoblesSánchez JorgePonceJurado IvánAndrésLeónJacobo
1
1
1
TOTAL 3
VIII.DESCRIPCIÓNY PERFILDEPUESTOS
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
I. Supervisaryadministrar el uso correcto de la imagen institucional aplicado en
productos internos y externos de la institución, de acuerdo al manual de identidad; II. Supervisar las solicitudes de diseño y contenido de los instrumentos de
comunicacióninformativoydifusiónpropuestosporelAyuntamientoylasdiferentes Dependencias del mismo;
III. Establecer comunicación directa con los titulares de todas las unidades administrativasdelasDependenciasparacoordinarydirigirlaimagengráficade sus eventos;
IV. Supervisar el diseño gráfico correspondiente a las portadas para las ediciones de la Gaceta Municipal;
V. Establecer lineamiento para el uso de los elementos gráficos o conceptuales que proporcionen identidad a la Administración Pública;
VI. Supervisar la elaboración de los productos gráficos del Informe de Gobierno;
VII. Supervisar la administración del portal web del Ayuntamiento, y micro sitios de las Dependencias y Entidades del ayuntamiento, y
VIII. Las demás que le encomiende expresamente el Presidente Municipal, o su superior jerárquico.
Director de Imagen Pública y
Difusión Gubernamental Director General de Atención
Ciudadana, Imagen y Relaciones
Públicas
Jefe de Departamento de Publicaciones
Jefe de Departamento de Diseño
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PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
Director de Imagen Pública y Difusión
Gubernamental Licenciatura
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
• Manejo de equipo de cómputo PC o MAC
• Posicionamiento de marca
• Edición de revistas, folletos y periódicos
• Conocimiento sobre Imagen y Mercadotecnia
• Relaciones públicas
• Mercadotecnia política
• Manejo de Programas vectoriales y editor de imágenes
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
Actividades de Comunicación gráfica 5 años de experiencia.
Bajo presión Oficina Trabajo de Campo
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Liderazgo Disciplina Responsabilidad Trabajo en equipo Iniciativa Puntualidad Creatividad
Alta
ESFUERZO
Mental
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
Jefe de Departamentode Publicaciones
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.
PERSONAL A SU CARGO
Ninguno
FUNCIONES PRINCIPALES
I. Programar y alimentar el portal web del Ayuntamiento y micro sitios de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; II. Traducir códigos web para que sean visualizados en Internet; III. Implementar herramientas que mejoren la navegación y la obtención de la información Que desean transmitir las diferentes Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; IV. Respaldar los archivos y las bases de datos de los micrositios; V. Programar y editar contenidos multimedia para las campañas institucionales de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; VI. Recopilar la información de los boletines y videos para la creación del que será, el video de las actividades de la semana, de las diferentes Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; VII. Actualizar diariamente el carrusel de imágenes que se muestran en la página web referente a las diferentes campañas o eventos; VIII. Enviar anuncios de audio a la Dirección General de Tecnologías de la información y Telecomunicaciones para que sean transmitidos en el conmutador del Ayuntamiento de Cuernavaca; IX. Suministrar los videos semanales y anuncios de las campañas vigentes, en el canal de youtube y en los medios digitales; X. Digitalizar las solicitudes escritas para llevar un mejor control interno, y XI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Director General y/o superior jerárquico.
PERFIL DEL PUESTO
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PUESTO ESCOLARIDAD
Jefe de Departamentode Publicaciones Licenciatura y/o Carrera trunca.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Programación web HTML, PHP, JAVASCRIPT Y FLASH Manejo de programas de edición de video FINAL CUT, ADOBE PREMIER Manejo de ADOBE ACROBAT PROFESIONAL
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
Oficina 3 años Trabajo en campo
bajo presión
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Puntual Media
Disciplina
Responsabilidad
trabajo en equipo
Iniciativa
ESFUERZO
Mental
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DESCRIPCIÓN DE PUESTO
PUESTO JEFE INMEDIATO
Jefe de Departamentode Diseño
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
PERSONAL A SU CARGO
Ninguno
FUNCIONES PRINCIPALES
I. Diseñar los formatos de comunicación interna de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; II. Elaborar productos de comunicación gráfica de las campañas institucionales de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; III. Diseñar productos digitales para el portal web y para las redes sociales, del Ayuntamiento de Cuernavaca de acuerdo a las diferentes campañas vigentes para dar una mejor y mayor difusión dirigida a la ciudadanía; IV. Diseñar las portadas para las ediciones de la Gaceta Municipal; V. Crear la imagen institucional del informe del gobierno y sus productos, y VI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables, o le encomiende Expresamente el Director General y/o superior jerárquico.
PERFIL DEL PUESTO
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PUESTO ESCOLARIDAD
Jefe de Departamentode Diseño Licenciatura y/o Carrera trunca.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
Diseño de información de editoriales y publicaciones Administración Pública Manejo de Software
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
Oficina 2 años Trabajo en campo
bajo presión
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Puntual Media
Disciplina
Responsabilidad
trabajo en equipo
Iniciativa
ESFUERZO
Mental
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IX.POLÍTICAS
1. La solicitud de campañas de difusión e inserciones oficiales deberá realizarse por escrito.
2. Larespuestaaunapeticiónserealizaráporescritoosiesnecesarioseturnaráauna nueva
instancia.
3. El tiempo de duración de la campaña será señalado por la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
4. La solicitud de cual quiere diseño deberá realizarse con tres días de anticipación.
5. Todorequerimientodematerialserealizarádeacuerdoalasnecesidadesdeláreaque lo solicita
y con la autorización del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
6. Todo diseño gráfico realizado, deberá estar justificado de acuerdo al manual de identidad
institucional.
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X. PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS
1.- Propósito:
Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer los lineamientos para desarrollar mensajes a través de prensa escrita y medios electrónicos, que representen los valores y compromiso del Ayuntamiento con la Ciudadanía, así como la responsabilidad de Gobernar, considerando los mecanismos y lineamientos establecidos.
2.- Alcance:
Este procedimiento aplica a la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.
3.-Referencia:
Paralaelaboracióndeesteprocedimientosetomócomoreferenciael Reglamento Interior de la Presidencia Municipal y laspolíticasinternas emitidas por la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.
4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento.
EsresponsabilidaddelDirectorGeneraldeAtención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públ icas su revisión en términos de Ley.
EsresponsabilidaddelaDireccióndeImagenPúblicayDifusiónGubernamental la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento.
5.- Definiciones:
SíntesisInformativa:Compendioqueindicademaneraesquemáticaogeneralizadala información relativa a las actividades oficiales o de un tema en particular.
6.- Método de Trabajo:
6.1. Diagrama de Flujo. 6.2. Descripción de Actividades. 6.3. Registro de Calidad y Anexos.
Enviara corregir propuesta
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS
TIEMPOPARA REALIZARLA ACTIVIDAD
5-10 minutos
Actividad 1
30
minutos Actividad
2
30
minutos Actividad
3
INICIO
Solicitudde
diseñoa
elaborar. 1
Memorándum
Formato
Acordarlosprogramas
a promocionar
2
Desarrollarconceptosy
líneasdefuerza
3
No
¿Apruebala campaña?
6
Si
Implementar
lacampaña 3
8
45-120 minutos
Actividad 4
15minutos Actividad
5
5-15 minutos
Actividad 6
Actividad
7
10minutos Actividad
8
15minutos Actividad
9
Diseñarpropuestapara
diferentesmediosde comunicación
4
Propuesta Estrategica
Presentaral Director
Generalla propuesta
5
Propuesta
Estrategica
Supervisarcampaña,
Difusiónenredes socialesypáginaweb
9
15-25
minutos Actividad
10
Envíodediseñosa
Dependenciao entidad delayuntamiento
Envio dememoriade
campaña
FIN
10minutos Actividad
11
10 solicitante
11
Memorándum derepuesta
Memoria
Dependencias y Entidades
del Ayuntamiento
Director de Imagen Pública
y Difusión Gubernamental
Dirección General de Atención Ciudadana,
Imagen y Relaciones Públicas
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑA.
Paso
Responsable
Actividad
Documento De Trabajo
(clave
1
Dependencias y
Entidades del
Ayuntamiento (DEA)
Verificalasolicitudconsusdocumentos de las Dependencias del Ayuntamiento
Memorándum, Formato
2 DirectordeImagen
PúblicayDifusión
Gubernamental
(DIPyDG)
Verifica con las Dependencias del Ayuntamiento los
programasquenecesitandifusión.
3 DIPyDG Desarrollaconceptosylíneasdefuerzadelaactividad
querequierepromoción.
4 DIPyDG Diseñapropuestaestratégicaendiferentesmediosde
comunicación.
Propuesta
estratégica
5 DIPyDG Presenta alDirector General deAtención Ciudadana,
Imageny RelacionesPúblicasdelAyuntamientola
propuestaparasuaprobación.
Propuesta
estratégica
6 DirectorGeneralde
AtenciónCiudadana,
ImagenyRelaciones
Públicas
(DGACIyRP)
¿Esaprobadalacampaña?
No.IralaactividadNo.7
Sí.IralaactividadNo.8
7 DGACIyRP DevuelvealDirectordeImagenPúblicay Difusión
Gubernamentalparaquerealicelas correcciones
correspondientesyseconectaconlaactividadNo.3.
8 DGACIyRP Acuerda con el Presidente Municipal e implementa
campaña.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS
Paso
Responsable
Actividad
Documento De Trabajo
(clave) 9 DIPyDG Seenvía imagen delacampaña para sudfusión en
redes sociales y portal web del Ayuntamiento.
Supervisaposicionamientoe impactodecampaña
publicitaria.
10 DIPyDG Evalúalacampañaa travésdediferentesmecanismos
comoobservación, comentarios directos porpartede
los responsables de las Dependencias del
Ayuntamiento.
Memorándum de respuesta
11 DGACIyRP Envio dememoria,esdecirarchivodelacampaña.
Conestaactividadfinalizaesteprocedimiento.
Memoria
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PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL, A CAMPAÑAS
REGISTRO DE CALIDAD
No
Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia
Tiempo de retención
1 Memorándum, formato Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
1 año
2 Propuesta estratégica Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
1 año
3 Memorándum de respuesta
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
1 año
4 Memoria de la campaña
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
1 año
ANEXOS
Anexo No
Documento
Clave
Ninguno
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XI.DIRECTORIO
Nombre Y Puesto
Teléfonos Oficiales
Domicilio Oficial
Andrés Robles Sanchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
3-29-44-86
Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro.
Jorge Ponce Jurado Jefe de Departamento de Publicaciones
3-29-44-86
Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro.
Iván Andrés León Jacobo Jefe de Departamento de Diseño
3-29-44-86
Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro.
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XII.HOJADEPARTICIPACIÓN
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION
20 de Abrild e 2015 14de Mayode 2015
PARTICIPANTES PUESTO
Andrés Robles Sánchez
Emigdio González Galindo
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Técnico Informático
Emigdio González Galindo Técnico Informático Asesor
Designado de la
Coordinación de Modernización Administrativa
Andrés Robles Sánchez
Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y
Procedimientos
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XIII.REGISTRODEACTUALIZACIÓN
DELMANUALDEORGANIZACIÓN, POLÍTICASYPROCEDIMIENTOS
ÁREA: Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Apartado
MotivoDelCambio
FechaDe
Vigencia
Puesto
Nombre
YFirma
Vo.Bodela
directoraGeneral
deInformáticay
Desarrollo
Administrativo
Todos Actualización del Manual versión 2015
14/May./15 Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Andrés Robles
Sánchez
Ricardo Díaz Vázquez