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PROYECTO DE REGLAMENTO DE

OPERACIÓN COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

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PROYECTO DE REGLAMENTO DE OPERACIÓN

COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

SECRETARÍA DEL MEDIO AMBIENTE

AGOSTO 2014




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ÍNDICE

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01. PRESENTACIÓN

02. ANTECEDENTES

03. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO

04. ABREVIATURAS, SIGLAS Y DEFINICIONES

05. OBJETIVO DEL MANUAL

06. INTEGRACIÓN

07. FUNCIONES DEL COTECIAD-SEDEMA

08. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD-SEDEMA

8.1.DEL PRESIDENTE

8.2 DEL SECRETARIO EJECUTIVO

8.3 DEL SECRETARIO TÉCNICO

8.4 DE LOS VOCALES

8.5 DE LOS ASESORES

8.6 DE LOS INVITADOS

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10. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

9.1 DE LAS SESIONES

9.2 DE LA CALIDAD DE LOS MIEMBROS

9.3 DE LOS MECANISMOS DE SUPLENCIA

9.4 DEL PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN

11. FORMATOS

10.1 PROYECTO DE LISTA DE ASISTENCIA

10.2 ACTAS

10.2.1 DE INSTALACIÓN

10.2.2 DE LAS SESIONES ORDINARIAS Y

EXTRAORDINARIAS

10.2.3 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE ACUERDO

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1.- PRESENTACIÓN Para lograr el objetivo de una atención integral a los problemas ambientales de la ciudad y fortalecer las acciones en materia de prevención y control de la contaminación, así como la preservación y aprovechamiento integral de los recursos naturales de la Ciudad de México, se hizo necesario la creación de una nueva Secretaría que respondiera a la relevancia que adquirió la problemática ambiental; es por ello, que en respuesta a esa necesidad y ante la demanda ciudadana, el día 30 de diciembre de 1994, se publicó en el Diario Oficial de la Federación la nueva Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, que establece la creación de la Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal. De conformidad con el artículo 26 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal, la Secretaría del Medio Ambiente cuenta con atribuciones específicas para formular, ejecutar y evaluar el programa de protección al ambiente del Distrito Federal, establecer las políticas que deben sujetarse para la preservación y restauración del equilibrio ecológico, así como la protección del ambiente, establecer sistemas de verificación ambiental y monitoreo de contaminantes, establecer los lineamientos generales y coordinar las acciones en materia de protección, conservación y restauración de los recursos naturales, flora, fauna, agua, aire, suelo áreas naturales protegidas y zonas de amortiguamiento, evaluar y en su caso autorizar las manifestaciones de impacto ambiental y estudios de riesgo en términos de lo que establece la Ley Ambiental de Protección a la Tierra en el Distrito Federal, asimismo elaborar los programas y estrategias relacionadas con el equilibrio ecológico y la protección del ambiente, entre otras. En este marco de actuación de la Secretaría del Medio Ambiente, es importante señalar que la Oficialía Mayor en ejercicio de sus atribuciones como dependencia reguladora en materia de administración de recursos, mantiene actualizada la Circular Uno “Normatividad en Materia de Administración de Recursos”, en la que se encuentran incluidas, entre otras, las disposiciones específicas sobre administración de documentos y archivística. Asimismo, con la finalidad de actualizar los archivos en las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Político-Administrativos y Entidades de la Administración




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Pública del Distrito Federal, la Oficialía Mayor incluyó la normatividad para la administración de los archivos, en el numeral 7 denominado Administración de Documentos y Archivística en la “Circular Uno 2014”.




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Dichos instrumentos, definen la obligación de crear, por conducto de las Direcciones Generales de Administración u Homólogas para las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades que integran la Administración Pública del Distrito Federal, sistemas de archivos institucionales que contemplen y resuelvan las necesidades particulares de cada una de ellas. El numeral 7.4. establece la existencia en cada dependencia de un Órgano Colegiado denominado “Comité Técnico Interno de Administración de Documentos” (COTECIAD), integrado por los funcionarios responsables de las unidades administrativas que la componen, cuya finalidad es, entre otras, diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico. Con base en lo anterior, y con objeto de dar cumplimiento a las disposiciones normativas mencionadas, se emite el presente Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría del Medio Ambiente.




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2. ANTECEDENTES Los procesos de archivo y custodia de los documentos de la Secretaría del Medio Ambiente, se realizaba de manera aislada a través de las distintas Direcciones desde su producción o ingreso, hasta su transferencia al archivo de concentración. Es a partir de la publicación de las disposiciones que en materia de Administración de Documentos y Archivística, de fecha 12 de abril de 2007, que la Secretaría del Medio Ambiente crea el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, como órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en materia de archivos, propiciando el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concentración entre sus miembros, para favorecer la implantación de las normas archivísticas institucionales a partir de las contenidas en el numeral 6 de la Circular Uno 2007. Es a partir de 2008, cuando se emite el Manual Específico de Operación del Comité, remitiéndose el 24 de marzo del mismo año a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su consideración y registro, obteniéndose el registro COTECIAD-SMAB-2008, mediante oficio OM/DGRMSG/567/2008 de fecha 26 de marzo de 2008. Sin embargo, mediante oficio CGMA/DDO/1562/2008 de fecha 8 de julio de 2008, se reciben observaciones por parte de la Coordinación General de Modernización Administrativa de la Oficialía Mayor, mismas que habiendo sido atendidas fueron sometidas a consideración del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en Sesión Extraordinaria, para someter nuevamente el Manual a revisión para aprobación y registro por parte de la Coordinación General de Modernización Administrativa de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal, obteniendo finalmente su registro.




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3. MARCO JURÍDICO – ADMINISTRATIVO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (Arts. 44 y 122 apartado C, BASE SEGUNDA fracción II).

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos (Arts. 47 fracción IV).

Estatuto de Gobierno del Distrito Federal (Art. 2, 12 fracción VI, 118 fracción IV).

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal.

Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público (Arts. 7, 9 fracción IV, 16 fracción IX, 17, 55 y 57)

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Arts. 4 fracción IV, 12, 13, 36 al 44 y 58 al 62).

Ley de Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

Ley de Archivos del Distrito Federal.

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal (Art. 44).

Código Penal para el Distrito Federal (Art. 259 fracción III).

Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.

Lineamientos que deben observar las dependencias, órganos desconcentrados, delegaciones y entidades de la administración pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los órganos colegiados, comisiones o mesas de trabajo.

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal.

Acuerdo mediante el cual se aprueban los lineamientos para la gestión de solicitudes de información pública y de datos personales a través del sistema INFOMEX del Distrito Federal.

Circular Uno 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos (Numeral 7).

Oficio Circular suscrito por la Oficialía Mayor y la Contraloría General N° OM/CG/1597/2007 de fecha 22 de agosto de 2007.

Oficio Circular del Oficial Mayor N° OM/1696/2007 de fecha 10 de septiembre de 2007.




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4. ABREVIATURAS, SIGLAS Y DEFINICIONES

Para efectos del presente Manual, se entenderá por:

ABREVIATURAS Y SIGLAS

CGMA COTECIAD-SEDEMA DGRMSG Órgano de Control Interno PIDA SEDEMA

Coordinación General de Modernización Administrativa Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría del Medio Ambiente Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal Contraloría Interna en la Secretaría del Medio Ambiente Programa Institucional de Desarrollo Archivístico Secretaría del Medio Ambiente del Distrito Federal




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DEFINICIONES

Acta: Documento en el que se reseñan los hechos relevantes de una sesión del COTECIAD-SEDEMA, conteniendo los elementos que fundamentan y motivan los acuerdos. Acuerdo: Documento en el que los integrantes del COTECIAD-SEDEMA, con fundamento en la normatividad aplicable y mediante su firma toman conocimiento o aprueban un asunto. Asunto: Cada caso específico que se somete a conocimiento o aprobación de los integrantes del COTECIAD-SEDEMA, con los elementos necesarios de fundamentación, motivación y la documentación soporte. Comentarios: Información y/o documentación que permita a los integrantes del COTECIAD-SEDEMA, contar con el mayor número de elementos para tomar una decisión sobre un asunto en particular. Convocatoria: Documento por medio del cual se convoca a los integrantes COTECIAD-SEDEMA, a la sesión en lugar, fecha y hora determinados. Fundamento: Las disposiciones normativas específicas contenidas en el ordenamiento legal o administrativo que establecen o encuadran el asunto que se presenta a acuerdo. Invitado: Persona invitada a una sesión del COTECIAD-SEDEMA, únicamente en el caso que se requiera que aporte información adicional sobre un asunto en particular, para que los integrantes de dicho órgano Colegido cuenten la mayor cantidad de elementos de decisión. Quórum: Número mínimo de integrantes del COTECIAD-SEDEMA con derecho a voz y voto, presentes para realizar y dar validez a una sesión. Sesión: Acto solemne de carácter ordinario o extraordinario en el que los integrantes del COTECIAD-SEDEMA, con base en la normatividad establecida, analizan y resuelven los asuntos del Orden del Día, para tomar conocimiento o aprobar el acuerdo correspondiente.




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5. OBJETIVO DEL MANUAL

El Manual Específico de Operación del COTECIAD-SEDEMA, tiene por objeto establecer los lineamientos, políticas y procedimientos para regular su integración, funcionamiento y los procesos de operación. Por lo anterior, el objetivo es facilitar a los integrantes del COTECIAD-SEDEMA, la observancia de las normas y disposiciones aplicables en materia de archivos, de administración y resguardo de documentos y de custodia de datos personales, para hacer posible la creación del sistema de archivos en la Secretaría del Medio Ambiente, y con ello, facilitar la localización oportuna de la información y los documentos, así como garantizar su conservación.




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6. INTEGRACIÓN En concordancia con lo que dispone el numeral 7.4.6 de las Circulares Uno para el debido cumplimiento de sus objetivos, funciones y atribuciones el COTECIAD-SEDEMA, estará integrado de la siguiente forma:

Funcionario Cargo Director Ejecutivo de Administración

Responsable de la Oficina de Información Pública en la SEDEMA

Director de Recursos Materiales y Servicios Generales

Titulares y/o representantes o responsables siguientes:

1. Directores Generales y Ejecutivos de la SEDEMA o sus representantes

2. La Unidad responsable de la atención a los trámites y/o archivo de trámite de las áreas administrativas

3. Del archivo de concentración 4. Del archivo histórico

Titulares o representantes de las siguientes áreas:

1. Jurídica 2. Financiera 3. Informática o sistemas y 4. Órgano de Control Interno en la

SEDEMA

Funcionarios que participan en razón de su experiencia sobre los temas a tratar

1. DGRMSG

Presidente

Secretario Ejecutivo

Secretario Técnico

Vocales

Asesores

Invitados




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7. FUNCIONES DEL COTECIAD-SEDEMA Las funciones del COTECIAD-SEDEMA son:

I. Constituirse como el órgano Técnico Consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en la materia de archivos de la Secretaría del Medio Ambiente.

II. Realizar los programas de valoración documental de la Secretaría del Medio Ambiente.

III. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y

concentración entre sus miembros, que favorezcan la implantación de las normas archivísticas institucionales, para el mejoramiento integral de los archivos.

IV. Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen

en la Secretaría del Medio Ambiente, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras Instituciones Nacionales e Internacionales.

V. Emitir su Reglamento de Operación y su programa anual de trabajo.

VI. Emitir el Manual Específico de Operación del COTECIAD-SEDEMA,

remitiéndolo a la DGRMSG y a la CGMA para su registro, así como su Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), el cual deberá enviarse también a la DGRMSG, dentro de los primeros 30 días del mes de enero del año que corresponda para su registro y seguimiento.

VII. Aprobar los instrumentos de control archivístico establecidos en el artículo 35

de la Ley de Archivos del Distrito Federal.

VIII. Coordinar, organizar, modernizar y promover la instrumentación de las disposiciones en materia de archivos y de administración de documentos.

IX. Efectuar los estudios requeridos para diagnosticar sobre la problemática de los

sistemas documentales y de archivo y, las necesidades internas de las áreas que los administran.




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X. Promover y evaluar la implantación sistemática de la normativa en materia de administración de documentos y archivos.

XI. Fungir como Órgano de enlace entre las áreas encargadas del manejo de la correspondencia y archivos, hasta la integración del Sistema de Archivos.

XII. Homogeneizar la operación de las áreas responsables de la administración de

documentos.

XIII. Propiciar la capacitación por medio de cursos, talleres o seminarios, dirigidos al personal encargado del manejo de los archivos.

XIV. Integrar, coordinar y evaluar, a los grupos de apoyo que son necesarios para el

mejor desempeño de las tareas en materia de archivos, entre los que de manera enunciativa se mencionan:

Grupo de planeación y estrategias Grupo de normatividad y políticas Grupo de capacitación y enlace Grupo de suministros para los servicios archivísticos Grupo de trabajo de Valoración Documental

XV.- Implementar mecanismos de seguridad y acciones para la integración, manejo, tutela y tratamiento adecuado de los datos asociados a la información de acceso restringido y, en su caso, la apertura en versión pública de los documentos o expedientes, de conformidad con lo que lo previsto por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal. XVI. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.




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8.- FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD-SEDEMA

8.1 DEL PRESIDENTE

I. II.

III. IV.

V.

VI.

VII.

VIII. IX.

X.

XI.

Presidir las sesiones del Comité. Autorizar el Orden del Día de las sesiones ordinarias y extraordinarias. Coordinar y dirigir las sesiones del Comité. Ejercer el voto de calidad, en caso de empate en la votación de resoluciones. Presentar a la consideración y resolución del Comité, los casos y asuntos a tratar. Dar a conocer los acuerdos y acciones del Comité y procurar su cabal y estricto cumplimiento. Asegurar que las resoluciones y acciones del Comité, sean para el mejoramiento de la normatividad y organización de los archivos. Promover las medidas para dar operatividad a los acuerdos que adopte el COTECIAD-SEDEMA. Instrumentar las acciones necesarias para la integración y operación de los grupos de apoyo. Promover los medios, recursos necesarios y suficientes, para mantener en operación regular, constante y permanentemente al Comité. Las demás necesarias para el cumplimento de los objetivos del Comité.

8.2 DEL SECRETARIO EJECUTIVO

I. II.

III.

IV.

V. VI.

Suplir al Presidente. Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario, a sesiones extraordinarias. Evaluar que las acciones del Comité, sean con apego a la normatividad y para el mejoramiento y organización de los archivos. Vigilar la correcta expedición del Orden del Día y de los listados de los asuntos a tratar, incluyendo los documentos de apoyo necesarios, que se señalan en el párrafo cuarto del punto 9.1. Levantar el acta de cada sesión celebrada. Registrar los acuerdos del Comité y verificar e informar de su cumplimiento




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VII.

VIII. IX.

X.

XI.

Realizar y registrar el conteo de la votación de los proyectos de acuerdo. Realizar acciones necesarias para que el archivo de documentos del Comité esté completo y se mantenga actualizado, cuidando su conservación por el tiempo mínimo establecido por las disposiciones de la materia. Efectuar las funciones que le correspondan, de acuerdo con la normatividad aplicable y aquellas que le encomiende el Presidente o el Comité en pleno. Presentar al Presidente el Orden del Día que contiene los asuntos que se someterán al pleno. Apoyar a los grupos de apoyo en la ejecución de los proyectos que se aprueben. Las demás necesarias para el cumplimento de los objetivos del Comité.

8.3 DEL SECRETARIO TÉCNICO

I. II.

III. IV. V.

VI.

VII.

VIII. IX.

X.

XI.

Suplir al Secretario Ejecutivo Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las sesiones. Remitir a los integrantes del Comité, la Convocatoria, Orden del Día y la Carpeta conteniendo los asuntos de la reunión. Recibir y revisar de cada Unidad Administrativa Técnica Operativa las propuestas para, en su caso, proponer su integración al Orden del Día de los asuntos a tratar en cada sesión. Recabar la firma de los integrantes del Comité. Programar y proveer la logística de las reuniones del Órgano Colegiado. Solicitar y registrar la designación de los funcionarios representantes de los titulares. Auxiliar al Secretario Ejecutivo para el mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades. Informar al Secretario Ejecutivo de los avances en los trabajos de los diversos grupos de apoyo. Elaborar y presentar al pleno un informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité. Las demás necesarias para el cumplimiento de los objetivos del Comité.




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8.4. DE LOS VOCALES

I.

II.

III. IV.

V.

VI.

Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos, acompañada de la documentación soporte, para incluirlos en el Orden del Día. Proponer estrategias de trabajo y propuestas para la mejoría en los trabajos archivísticos. Integrarse a los grupos de apoyo Vigilar que se aplique la normatividad archivística en los procesos y actuaciones del Comité. Designar a un representante o suplente por escrito, quienes deberán ejercer las funciones correspondientes a su cargo, en los casos en donde el titular deba ausentarse. Las demás necesarias para el cumplimiento de los objetivos del Comité.

8.5. DE LOS ASESORES

I.

II.

Brindar asesoría al Comité y a los grupos de apoyo en el ámbito de su competencia, respecto de los asuntos que se traten en las sesiones. Coordinar los trabajos de los grupos de apoyo.

8.6 DE LOS INVITADOS

I.

Exponer comentarios y experiencias respecto a los puntos del Orden del Día.




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9.- POLÍTICAS DE OPERACIÓN

9.1. DE LAS SESIONES En la primera sesión deberá instalarse el Órgano Colegiado (COTECIAD-SEDEMA) y aprobarse el Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos. En la primera sesión del ejercicio correspondiente, se presentará el Calendario de Sesiones Ordinarias, por lo menos cuatro veces al año Se podrán realizar sesiones extraordinarias cuando el Presidente, el Secretario Ejecutivo o algún miembro Vocal lo soliciten. El Orden del Día y la documentación soporte de cada sesión, se entregarán a los integrantes del Comité, cuando menos con tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias y de un día hábil para las extraordinarias, de preferencia, a través de los medios magnéticos o Intranet, de conformidad a los “Lineamientos que deben observarlas Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo”. El envío de las propuestas de inclusión de puntos al Orden del Día por parte de los miembros se hará con 10 días hábiles previos a la celebración de las reuniones, acompañadas de la documentación soporte que lo justifique. Las sesiones se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo 50% de los miembros con derecho a voto. Las decisiones se tomarán por mayoría. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad. Las sesiones ordinarias serán aquellas que se realicen de conformidad con el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico. El PIDA deberá ser aprobado en la última sesión ordinaria de cada ejercicio, indicando las Sesiones Ordinarias programadas y las fechas de celebración. Las sesiones ordinarias podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, notificando a los miembros titulares con tres días hábiles antes de la fecha programada.




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Las sesiones extraordinarios serán todas aquellas que se realicen fuera de las fechas programas en el PIDA, convocadas por el Presidente a través del Secretario Técnico, cuando lo estime necesario o a solicitud por escrito de alguno de los integrantes con voz y voto, para tratar asuntos que por su urgencia deban ser desahogados a la brevedad o circunstancias no previstas Se levantará un acta de cada sesión, la cual será firmada por los asistentes. El Secretario Técnico elaborará un informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité y lo presentará al pleno en la primera sesión ordinaria del ejercicio siguiente, debiendo remitir copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor. 9.2. DE LA CALIDAD DE LOS MIEMBROS Los miembros del Comité en su calidad de titulares (Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretario Técnico y Vocales) tendrán derecho a voz y voto. Los asesores, así como los invitados que asistan, tendrán derecho a voz pero no a voto. 9.3. DE LOS MECANISMOS DE SUPLENCIA En ausencia del Presidente, el Secretario Ejecutivo tendrá la facultad para presidir las sesiones. En el caso de ausencia de ambos, del Presidente y del Secretario Ejecutivo, se tendrá por cancelada la Sesión. Los miembros titulares o vocales del Comité podrán nombrar a sus representantes o suplentes. Pudiendo designar al servidor público jerárquicamente inmediato inferior o al servidor público de la unidad de apoyo técnico operativo a la que está adscrito en términos de la estructura dictaminada. En ausencia de los miembros titulares o vocales del Comité, los representantes o suplentes asumirán las facultades, funciones y responsabilidades que a los primeros correspondan; exceptuando al Secretario Ejecutivo y Secretario Técnico. Los representantes o suplentes serán coparticipes y corresponsables en las decisiones y acciones tomadas por el Comité.




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Cuando asista el representante y se incorpore también el titular, el suplente podrá seguir participando en la sesión en la calidad que le corresponda, pero sólo con derecho a voz. 9.4. DEL PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN En las sesiones del Comité se observará formal y cabalmente el siguiente procedimiento: Los miembros presentes registrarán su asistencia en una lista que contenga los siguientes datos: número y fecha de la sesión, nombre y firma del funcionario que asiste, cargo y área unidad administrativa, o unidad administrativa de apoyo técnico operativo que representa y calidad con la que asiste. El Secretario Ejecutivo levantará acta de la sesión, en la que se registrarán todas y cada una de las consideraciones vertidas, así como los acuerdos. En el caso de receso de la sesión por causas ajenas y ésta continúe el mismo día, se levantará una sola acta en la que consten las causas de éste. En el caso de que sea necesario continuar con la sesión otro día, se levantará acta por cada una de las reuniones del Comité, en las que se asentará el motivo por el cual se hizo necesario continuar la sesión en día distinto al establecido. En el caso de que la sesión no pueda llevarse a cabo por circunstancias excepcionales o casos no previstos, el Secretario Ejecutivo del Comité notificará por escrito la fecha de realización de la sesión, asentando en el acta respectiva las causas que dieron lugar a su diferimiento. Quien presida la sesión, será el único facultado para conducir las sesiones y establecer el formato de participación y exposiciones de los miembros del Comité. Las propuestas de asuntos, deberán hacerse en forma individual y ser presentadas al Secretario Ejecutivo, presentando en su caso, antecedentes y justificación, fundamento




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Legal. Una vez incluidas en el Orden del Día, serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros del Comité, quienes aportarán su opinión y, en su caso, propuesta de solución o mejora. Quien presida la sesión, es el único facultado para compilar, resumir, sintetizar y precisar las propuestas y acuerdos que se suscriban en las sesiones. Sólo mediante consenso del propio Comité, los acuerdos podrán suspenderse, modificarse o cancelarse. Una vez desahogados todos los puntos del Orden del Día, y registrados los hechos, opiniones y acuerdos, se procederá a declarar formalmente terminada la sesión para efectos de registrar en el acta la hora en que termina. Solamente podrán tratarse los asuntos que se hubieren incluido y aprobado en el Orden del Día de la sesión. El Secretario Ejecutivo consignará en el acta con toda claridad y precisión los acuerdos tomados por el Comité. El Secretario Ejecutivo, deberá remitir para su análisis u observaciones y, en su caso, para su firma, el acta de la sesión respectiva. detro de los 15 días hábiles posteriores a su celebración. Los participantes de las sesiones cuentan con 2 días hábiles posteriores a la recepción del acta, para devolver las observaciones y comentarios o, en su caso, el acta debidamente firmada. En el caso de que no remitan ninguna observación o aclaración, en el plazo antes mencionado, se entenderá como aprobado su contenido. El Secretario Ejecutivo deberá anexar al Orden del Día y a la documentación de las sesiones, copia del acta de la sesión inmediata anterior, debidamente validada y de las observaciones que en su caso hubiere recibido de los participantes. El Secretario Técnico informará a los miembros del desahogo de los acuerdos.




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10. FORMATOS

10.1 PROYECTO DE LISTA DE ASISTENCIA

SECRETARIA DEL MEDIO AMBIENTE

No. de sesión____________ ORDINARIA (X) EXTRAORDINARIA (X)

Fecha__________________ (dd, mm, aa)

Los miembros presentes registrarán su asistencia en una lista que contenga al menos los datos siguientes: número y fecha de la sesión, nombre y firma del funcionario que asiste, cargo y área que representa y calidad con la que asiste. DIRECTOR EJECUTIVO DE ADMINISTRACIÓN PRESIDENTE _____________________________ RESPONSABLE DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA EN LA SEDEMA SECRETARIO EJECUTIVO _____________________________ DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES SECRETARIO TÉCNICO _____________________________




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VOCALES

RESPONSABLE DE CONTROL DE SESIÓN DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________

RESPONSABLE DE CONTROL DE TRÁMITE DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________

REPRESENTANTES REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA ____________________________ REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA _____________________________ REPRESENTANTE DEL ÁREA DE INFORMATÍCA _____________________________ REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO _____________________________

INVITADOS

DEL ÁREA__________________________ _____________________________




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10.2 ACTAS

10.2.1 DE INSTALACIÓN ACTA DE LA PRIMERA SESIÓN ORDINARIA EN LA QUE SE INSTALA EL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DEL MEDIO AMBIENTE- Siendo las ____ del día ____ de _____________ del año dos mil ____________, se reunieron en las oficinas de la ___________________________, con domicilio en _____________________, los CC. _____________________ (nombres y cargos en su propia Unidad Administrativa), a convocatoria de _________________________,--------------------------------------------------------------------------- para instalar el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD-SEDEMA) de la Secretaría del Medio Ambiente.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Se procedió al registro de asistencia y, después de haber confirmado la existencia del quórum legal, se procedió a la aprobación siguiente:------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------------------------ORDEN DEL DÍA-------------------------------------------- 1. Exposición de antecedentes y normas que determinan la integración del

COTECIAD-SEDEMA, incluye la entrega del numeral 7 de la Circular Uno o Uno Bis)-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Integración del COTECIAD-SEDEMA--------------------------------------------------------------- 3. Información relativa a las funciones de los integrantes----------------------------------------- 4. Aprobación del Manual Específico de Operación del Comité Técnico Interno de

Administración de Documentos----------------------------------------------------------------------- 5. Calendario de Sesiones Ordinarias------------------------------------------------------------------ 6. Solicitud a los miembros del COTECIAD-SEDEMA de la presentación de un informe

sobre la situación o estado de los archivos en sus respectivas unidades----------------- 7. Cierre del acta de la reunión--------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------DESARROLLO DE LA REUNIÓN------------------------------------ Al haberse agotado los 7 puntos de que se compone el Orden del Día de la Primera Sesión Ordinaria o de Instalación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría del Medio Ambiente, enterados los que participan de sus responsabilidades y de los alcances administrativos y legales que adquieren, así como de los acuerdos aprobados en la misma , y no habiendo más que hacer constar, se da por concluida a las ______ horas del día de su fecha, firmando de constancia los que




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en ella participaron.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------




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DIRECTOR EJECUTIVO DE ADMINISTRACIÓN PRESIDENTE _____________________________ RESPONSABLE DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA EN LA SEDEMA SECRETARIO EJECUTIVO _____________________________ DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES SECRETARIO TÉCNICO _____________________________

VOCALES RESPONSABLE DE CONTROL DE SESIÓN DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ RESPONSABLE DE CONTROL DE TRÁMITE DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________




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REPRESENTANTES

REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA ____________________________ REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA _____________________________ REPRESENTANTE DEL ÁREA DE INFORMATÍCA _____________________________ REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO _____________________________

INVITADOS

DEL ÁREA__________________________ _____________________________




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10.2.2 DE LAS SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS ACTA DE LA ________ SESIÓN (ORDINARIA O EXTRAORDINARIA) DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA DEL MEDIO AMBIENTE. Siendo las ____ del día ____ de _____________ del año dos mil ____________, se reunieron en las oficinas de la ___________________________, con domicilio en _____________________, los CC. _____________________ (nombres y cargos en su propia Unidad Administrativa), a convocatoria de _________________________,--------------------------------------------------------------------------- para celebrar la _____ del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD-SEDEMA) de la Secretaría del Medio Ambiente.----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Se procedió al registro de asistencia y, después de haber confirmado la existencia del quórum legal, se procedió a la aprobación siguiente:--------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ORDEN DEL DÍA-------------------------------------------- 1. Lista de Asistencia---------------------------------------------------------------------------------------- 2. Bienvenida-------------------------------------------------------------------------------------------------- 3. Declaratoria de quórum--------------------------------------------------------------------------------- 4. Aprobación de la Orden del Día----------------------------------------------------------------------- 5. Presentación de asuntos: ------------------------------------------------------------------------------ 6. Acuerdos del acta de reunión-------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------DESAHOGO DEL ORDEN DEL DÍA---------------------------------- El _______________ (que preside) da la bienvenida y somete el Orden del día previamente enviada a cada uno de sus integrantes y la carpeta con los asuntos a tratar en la sesión para su aprobación -------------------------------------------------------------------------- Se presentaron y desahogaron los asuntos que se relacionan y, en su caso, se suscribieron los acuerdos siguientes: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Al haberse agotado los _____ puntos de que se compone el Orden del Día de la ______ Sesión (Ordinaria o Extraordinaria) del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría del Medio Ambiente, enterados lo que participan de su contenido y alcances y no habiendo más que hacer constar, se da por concluida a las ____ horas del día de su fecha, firmando de constancia los que en ella participaron ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------




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DIRECTOR EJECUTIVO DE ADMINISTRACIÓN PRESIDENTE _____________________________ RESPONSABLE DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA EN LA SEDEMA SECRETARIO EJECUTIVO _____________________________ DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES SECRETARIO TÉCNICO _____________________________

VOCALES RESPONSABLE DE CONTROL DE SESIÓN DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ RESPONSABLE DE CONTROL DE TRÁMITE DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________ DIRECCIÓN________DE__________________ _____________________________




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REPRESENTANTES

REPRESENTANTE DEL ÁREA JURÍDICA ____________________________ REPRESENTANTE DEL ÁREA FINANCIERA _____________________________ REPRESENTANTE DEL ÁREA DE INFORMATÍCA _____________________________ REPRESENTANTE DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO _____________________________

INVITADOS

DEL ÁREA__________________________ _____________________________




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10.2.3 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS

Sesión No. Asunto Acuerdo o

determinación Seguimiento

Señalar el número de sesión indicado además si es Ordinaria o Extraordinaria

Realizar una breve reseña respecto del asunto tratado

Señalar los términos del acuerdo

Señalar las acciones realizadas para desahogar el acuerdo y el grado de avance

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