MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES … · del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas se...

Plantilla 1.1

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Guatemala, Noviembre 2017

Manual de Organización y Funciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones Página 2

Índice

Introducción _____________________________________________________________________ 3

Propósito del manual ______________________________________________________________ 3

Descripción de la dependencia _______________________________________________________ 4

Funciones de la dependencia ________________________________________________________ 5

Estructura interna de la dependencia _________________________________________________ 6

Subdirección de Normas Técnicas y Control ____________________________________________ 7

Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones ______ 8

Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios _________________________ 9

Departamento de Registro de Proveedores ____________________________________________ 10

Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría __________________________________ 11

Subdirección de Contrato Abierto ___________________________________________________ 12

Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto _____________ 13

Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto _______________________ 14


Introducción El presente manual de organización y funciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones

del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de informar y orientar

al personal acerca de la organización y funciones asignadas a esta dependencia y sus unidades organizativas

de acuerdo a la normativa aplicable, y en cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control

Interno Gubernamental y la Ley de Acceso a la Información Pública.

Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal

sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el

logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales

que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.

Propósito del manual Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna

institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección Normativa de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado. Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la

institución y otras partes interesadas, que detalla la forma como está estructurada organizacionalmente la

dependencia, las interrelaciones y niveles jerárquicos, vías de comunicación, así como el ámbito de

responsabilidad de cada unidad organizativa interna de acuerdo al marco legal que define su razón de ser,

competencia y funciones.


Descripción de la dependencia

MISIÓN

Es la dependencia responsable de facilitar los procesos de contrataciones y adquisiciones del sector público,

como ente rector del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado –Guatecompras- para preservar

los intereses de éste, proponer la normativa pertinente para que el proceso de contrataciones y adquisiciones

se desarrolle en un marco de transparencia, con reglas claras y estables, que permitan obtener la confianza de

proveedores nacionales e internacionales, agilizar las compras, reducir riesgos y eliminar pérdidas en las

operaciones que efectúe el Estado.

VISIÓN

Ser el ente que norme los procesos de contrataciones y adquisiciones que realicen los distintos organismos del

Estado, sus Entidades Descentralizadas y Autónomas, Unidades Ejecutoras, Municipalidades, Empresas

Públicas Estatales o Municipales, promoviendo el uso eficaz del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado –Guatecompras- para la adecuada aplicación de la legislación, logrando así la transparencia,

mejorando la calidad del gasto en la utilización de los recursos públicos.

MARCO LEGAL

a) Ley de Contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala y sus

reformas.

b) Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo No. 122-2016 y sus

reformas.

c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo No. 26-2014.

d) Acuerdo Ministerial No. 148-2014 de fecha 29 de marzo de 2014, Estructura Orgánica Interna del

Ministerio de Finanzas Públicas.

e) Acuerdo Ministerial No. 29-94 de fecha 28 de septiembre de 1994, creación de la Dirección Normativa

de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

f) Resolución 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del

Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado.


Funciones de la dependencia

1. Ejercer el rol de órgano rector del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado –Guatecompras-;

2. Normar, coordinar y administrar el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado –Guatecompras-;

3. Proponer políticas, normas y procedimientos para la adecuada aplicación de la legislación en materia

de las contrataciones y adquisiciones del sector público;

4. Administrar el Sistema de Compra por Contrato Abierto, para la adquisición de bienes y contratación

de servicios por parte del sector público;

5. Proponer reformas a la legislación en materia de contrataciones y adquisiciones;

6. Asesorar a las entidades del sector público en materia de procedimientos para las contrataciones y

adquisiciones del Estado;

7. Requerir a todas las entidades del sector público, su programación anual de compras para su

optimización y elaboración de estadísticas;

8. Verificar el efectivo cumplimiento de la normativa referida al Registro de Proveedores, coordinando

su actualización control y mantenimiento; y,

9. Desarrollar otras funciones que sean asignadas por la ley y el Despacho Ministerial, en el ámbito de su

competencia.


Estructura interna de la dependencia

Dirección

Subdirección de Normas Técnicas y

Control

Departamento de Administración y

Control Estadístico de Contrataciones y

Adquisiciones

Sección de Registro de Precios y

Catalogación de Bienes y Servicios

Departamento de Registro de

Proveedores

Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría

Subdirección de Contrato Abierto

Departamento de Coordinación de

Licitación de Contrato Abierto

Departamento de Administración de

Ejecución de Contrato Abierto


Subdirección de Normas Técnicas y Control

DESCRIPCIÓN:

Le corresponde coordinar, facilitar, supervisar, monitorear y evaluar los procesos de emisión y aprobación de

normas técnicas para la administración y control del Sistema de Información de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado –Guatecompras-, asesorar a las entidades del sector público en materia de

procedimientos para las contrataciones y adquisiciones del Estado y la coordinación del Sistema de Compra

por Contrato Abierto en la etapa de preparación de bases; proponer políticas, normas y procedimientos sobre

los aspectos técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le

sean asignadas por la Dirección o el Despacho Ministerial.

FUNCIONES:

1. Administrar el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Guatecompras.

2. Coordinar la administración y automatización de los procesos internos de la Dirección Normativa de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

3. Coordinar la asesoría que se brinda a los distintos usuarios del sistema sobre el uso de Guatecompras.

4. Aprobar cambios en el funcionamiento del sistema Guatecompras, para mejorar el rendimiento y uso

del mismo por parte de los usuarios.

5. Aprobar las capacitaciones sobre el uso operativo del Sistema Guatecompras a todas las entidades a

las que se refiere el Artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado y las entidades privadas que lo

requieran.

6. Difundir y promocionar los distintos perfiles de usuarios registrados en el sistema para incrementar

los requerimientos de capacitación.

7. Requerir a las entidades del Estado sujetas a la Ley de Contrataciones su Programación Anual de

Compras para la elaboración de estadísticas.

8. Asesorar a las entidades del sector público en materia de la Ley de Contrataciones del Estado.

9. Coordinar en conjunto con las entidades requirentes la elaboración de Bases de los Eventos de

Contrato Abierto, solicitadas a la Dirección.

10. Capacitar y divulgar a requerimiento de las entidades del sector público los procedimientos regulados

en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.


Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones

y Adquisiciones

DESCRIPCIÓN:

Es responsable de administrar, coordinar, asesorar y capacitar sobre el uso del Sistema de Información de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado –Guatecompras- y actualizar las bases de datos de la información

necesaria para llevar a cabo los concursos públicos de oferta de precios; asimismo, apoyar y asistir en las

actividades que le sean asignadas por la Subdirección de Normas Técnicas y Control, Dirección o el Despacho

Ministerial.

FUNCIONES:

1. Administrar el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Guatecompras.

2. Brindar asesoría a los distintos usuarios del sistema sobre el uso de Guatecompras.

3. Proponer cambios en el funcionamiento, para que los usuarios del Sistema Guatecompras mejoren el

rendimiento y uso del sistema.

4. Impartir capacitaciones sobre el uso operativo del Sistema Guatecompras a todas las entidades a las

que se refiere el artículo 1 de la ley de Contrataciones del Estado y las entidades privadas que lo

requieran.

5. Difundir y promocionar los distintos perfiles de usuarios registrados en el sistema para incrementar

los requerimientos de capacitación.

6. Velar por el adecuado y continuo funcionamiento del Sistema de Guatecompras.

7. Administrar la infraestructura informática del procedimiento de la modalidad de compra de Contrato

Abierto.

8. Requerir por medio del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,

Guatecompras, a las entidades del Estado sujetas a la Ley de Contrataciones, su Programación Anual

de Compras para la elaboración de estadísticas.

9. Mantener un registro de los precios de referencia con base a la información proporcionada por el INE

o las entidades requirentes, de los bienes y servicios objeto del contrato abierto.

10. Participar como miembros de Juntas de Calificación cuando fuera requerido.

11. Desarrollar otras actividades que le señalen las leyes, reglamentos y otras disposiciones aplicables en

la materia y todas aquellas que le encomiende la Autoridad Superior.


Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios

DESCRIPCIÓN:

Le corresponde coordinar, administrar y actualizar la base de datos del Sistema de Catalogación de Bienes y

Servicios, facilitando su divulgación a requerimiento de las entidades del sector público; asimismo, apoyar y

asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección de Normas Técnicas y Control, Dirección o

el Despacho Ministerial.

FUNCIONES:

1. Administrar el Sistema de Información de Catalogación de Bienes y Servicios.

2. Actualizar el catálogo de Bienes y Servicios, de acuerdo a los requerimientos realizados por las

diferentes entidades del Estado.

3. Coordinar proceso de catalogación para productos del catálogo electrónico.

4. Mantener registro de los precios de referencia con base a la información proporcionada por el INE o

las entidades requirentes, de los bienes y servicios objeto del contrato abierto.

5. Organizar, planificar y supervisar el Registro de Precios de la Dirección.

6. Brindar asesoría a los distintos usuarios sobre el funcionamiento del Catálogo de Bienes y Servicios.

7. Participar como miembro de Junta de Calificación cuando fuera requerido.




Departamento de Registro de Proveedores

DESCRIPCIÓN:

Le compete administrar los procesos y sistemas de información para identificar y clasificar plenamente a los

proveedores del Estado; proporcionar a las entidades del sector público la información legal requerida para

los procesos de compras, contrataciones y acciones de control gubernamental, a través de los medios

establecidos, privilegiando el uso de medios electrónicos; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le

sean asignadas por la Subdirección de Normas Técnicas y Control, Dirección o el Despacho Ministerial.

FUNCIONES:

1. Validar la información enviada por los Proveedores a efecto que cumplan con los aspectos legales

requeridos.

2. Coordinar y administrar el Registro de Proveedores del Estado.

3. Diseñar estrategias de seguimiento y capacitación en relación al Registro de Proveedores.

4. Brindar el soporte de información y procesos del Registro.

5. Garantizar el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Información Pública, específicamente en lo

referente a la disponibilidad oportuna y actualizada de la información de cada proveedor inscrito en el

Registro.

6. Resguardar la información presentada por el Proveedor bajo garantía de Confidencialidad.

7. Habilitar Proveedores que cumplan con el proceso de Inscripción satisfactoria.


Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría

DESCRIPCIÓN:

Es responsable de los procesos de facilitación y divulgación de los procedimientos regulados en la Ley de

Contrataciones del Estado y su Reglamento, diseñar programas de capacitación sobre dicho tema y brindar

asesoría técnica y legal, a las entidades del sector público y privado; coordinar la etapa de preparación de

bases de compra por contrato abierto; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por

la Subdirección de Normas Técnicas y Control, Dirección o el Despacho Ministerial.

FUNCIONES:

1. Capacitar y divulgar a requerimiento de las entidades del sector público los procedimientos regulados

en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

2. Coordinar con las entidades requirentes la elaboración de bases y documentos relacionados con la

modalidad de compra por contrato abierto.

3. Sancionar los incumplimientos de contrato abierto, aplicando el debido proceso y garantizando el

derecho de defensa.

4. Brindar asesorías en materia de contrataciones públicas cuando sea requerido.

5. Coordinar la identificación de áreas de riesgo de las contrataciones públicas y proponer las medidas

correctivas.

6. Diseñar e implementar la estrategia en materia de capacitaciones en contratación pública.

7. Participar activamente cuando haya una designación por parte de la Autoridad en la elaboración y

discusión de acuerdos y tratados en materia de contratación pública.

8. Participar como miembro de Junta de Calificación cuando sea requerido.




Subdirección de Contrato Abierto

DESCRIPCIÓN:

Le corresponde coordinar, facilitar, supervisar, monitorear y evaluar los procesos de emisión y aprobación de

normas técnicas para la administración, control y coordinación del Sistema de Compras por Contrato Abierto,

a partir de la recepción de ofertas de precios; proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos

técnicos y administrativos de su competencia; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean

asignadas por la Dirección o el Despacho Ministerial.

FUNCIONES:

1. Administrar el Sistema de Contrato Abierto para la adquisición de bienes y contratación de servicios

por parte del sector público de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado

y Normas relacionadas.

2. Administrar la asesoría a las entidades del sector público en materia de gestión y ejecución de

Contrato Abierto, asegurando el cumplimiento de los términos y condiciones establecidos legalmente.

3. Monitorear los Contratos Abiertos en Ejecución, proponiendo las medidas y acciones que

correspondan.

4. Actualizar las publicaciones de la información relacionada con Contrato Abierto en el Sistema de

Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

5. Propiciar los nombramientos y la logística necesaria para el desarrollo de los eventos de Contrato

Abierto.

6. Administrar la infraestructura informática del procedimiento de la modalidad de compra de Contrato

Abierto.

7. Coordinar la identificación de áreas de riesgo de las contrataciones públicas y proponer las medidas

correctivas.

8. Coordinar el proceso de diseño e implementación de la estrategia en materia de capacitaciones en

contratación pública.

9. Sancionar a proveedores por incumplimiento de entrega.


Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato

Abierto

DESCRIPCIÓN:

Es responsable de planificar, coordinar y supervisar las actividades asociadas a la gestión de contratos

abiertos, requeridos por las entidades del sector público; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le

sean asignadas por la Subdirección de Contrato Abierto, Dirección o el Despacho Ministerial.

FUNCIONES:

1. Asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos en las Contrataciones del Estado, para la gestión

de los diferentes expedientes de contrato abierto.

2. Garantizar la publicación en el sistema de información, “Guatecompras” de todos los documentos

relacionados con los expedientes de los eventos de contrato abierto.

3. Asegurar que la información relacionada con las actuaciones de gestión de Contrato Abierto, se

encuentren debidamente archivadas.

4. Coordinar y garantizar el apoyo necesario al trabajo desarrollado por las Juntas de Calificación.

5. Preparar y presentar periódicamente informes circunstanciados sobre el desarrollo de los expedientes

de contrato abierto.

6. Participar como miembro de Junta de Calificación cuando sea requerido.

7. Velar para que todas las actuaciones de los Asistentes de Contrato Abierto consten con evidencia

escrita, atendiendo los términos y condiciones establecidas legalmente.




Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto

DESCRIPCIÓN:

Le compete planificar, coordinar, supervisar y dirigir los procesos y actividades asociadas a la ejecución de

contratos abiertos; asimismo, apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Subdirección,

Dirección o el Despacho.

FUNCIONES:

1. Monitorear la publicación de información básica correspondiente a las operaciones de contrato

abierto en ejecución.

2. Garantizar el seguimiento de los acuerdos de comisiones de vigilancia sobre contratos abiertos.

3. Desarrollar y mantener actualizada una base de datos con las operaciones de contrato abierto en

ejecución que se encuentren en período de vigencia y/o ampliación del plazo contractual.

4. Participar como miembros de Junta de Calificación cuando sea requerido.

5. Elaborar notas de reabastecimientos de los productos adjudicados en Contrato Abierto.

6. Supervisar el control y seguimiento estricto de los plazos de vigencia de contratos abiertos en

ejecución.

7. Sancionar a proveedores por incumplimiento de entrega.



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