MANUAL DE PERFILES Y RESPONSABILIDADES, CON BASE …
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MANUAL DE PERFILES Y RESPONSABILIDADES, CON BASE EN LOS REQUISITOS DEL NUMERAL 6.2 DE LA NTC-ISO 9001:2008 PARA ELECTRO MARCAS LTDA. ANDRÉS FELIPE RAMÍREZ JOYA WILLIAM ALONSO VILLADA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGIA INDUSTRIAL BOGOTÁ D.C 2015
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MANUAL DE PERFILES Y RESPONSABILIDADES, CON BASE EN LOS REQUISITOS DEL NUMERAL 6.2 DE LA NTC-ISO 9001:2008
PARA ELECTRO MARCAS LTDA.
ANDRÉS FELIPE RAMÍREZ JOYA WILLIAM ALONSO VILLADA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGIA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C 2015
MANUAL DE PERFILES Y RESPONSABILIDADES, CON BASE EN LOS REQUISITOS DEL NUMERAL 6.2 DE LA NTC-ISO 9001:2008
PARA ELECTRO MARCAS LTDA.
ANDRÉS FELIPE RAMÍREZ JOYA WILLIAM ALONSO VILLADA
Proyecto de grado para la obtención del título de Tecnólogo en Industrial
Director: Víctor Hugo Riveros Díaz
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGIA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C 2015
Nota de aceptación
Firma del director
Firma del jurado
Firma del jurado
A nuestros padres, hermanos y
Familiares, que nos apoyaron y
No nos dejaron desfallecer en esta
Etapa de nuestra vida.
RESUMEN
De acuerdo a la actualidad y a la situación que afronta nuestro país, donde la búsqueda de la excelencia es un punto fundamental en el cual las empresas están direccionando su enfoque, se imponen condiciones que obligan a reestructurar orgánicamente las mismas con el fin de cumplir las exigencias del mercado tanto nacional como internacional y de esta manera conseguir ser competentes frente al mismo mercado. En el marco de estas exigencias las empresas optan por buscar herramientas que ofrezcan satisfacción total a los requisitos que piden los clientes; Es de allí donde parte el interés de que las empresas trabajen bajo lo que se conoce como “Estándares Internacionales de Calidad” en la cual la gestión de talento humano es la base fundamental para alcanzar uno de los objetivo primordiales “La Satisfacción del Cliente” Este proyecto surge como respuesta a la evaluación del incumplimiento de estos estándares de calidad por parte de la empresa Electro Marcas Ltda., en la cual no se tiene claro los requisitos mínimos necesarios que debe tener un trabajador, para aumentar y mantener el estándar de calidad. Con base a lo anterior surge la necesidad de elaborar un instrumento de carácter organizativo para la compañía, que permitiera esclarecer y delimitar perfiles, funciones y responsabilidades para todos los cargos de la empresa como punto de partida y así lograr la excelencia, y llegar a satisfacer los requisitos del cliente.
Es así que por medio de este trabajo el cual es un conjunto de datos conseguidos por una investigación que permitirá obtener el manual de perfiles y responsabilidades de acuerdo a la información recopilada, y a elementos claves de investigación, dentro de los que cabe destacar la descripción y análisis de cargos, la observación directa, y las entrevistas personales, esto nos dará como resultado un documento al cual contribuye de manera directa al cumplimiento y aseguramiento de los requisitos de calidad para ofrecer satisfacción al cliente.
SUMMARY
According to the situational currently facing our country, where the pursuit of excellence is the fundamental point that companies are directing their focus, they imposed conditions that force them to Organically restructure in order to meet the requirements of market both nationally and internationally and in this way to become competent compared to the same market.
As part of these requirements, companies have chosen to look for tools that help provide full satisfaction of the requirements demanded by customers; Hence the interest part of companies working under what is known as international quality standards where human talent management is critical to providing the satisfaction that he wants to offer the customer base.
This project is a response to an assessment of the breach of these quality standards by Electro Marcas Ltda., Where no specifications are the minimum requirements that must be a worker, to increase and maintain these quality standards . Based on the above is the need to develop an organizational tool for the company, which would clarify and define profiles, roles and responsibilities for all offices of the company as a starting point to achieve excellence, and get satisfaction customer requirements.
Thus, this work is a set of data and information which will produce results in a manual profiles and responsibilities where thanks to the information gathered, and key research elements, among which include the description and analysis of charges, direct observations, and personal interviews, give us an outcome document, which directly contributes to compliance assurance and quality requirements, to provide customer satisfaction.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN. .......................................................................................................................... 11
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ....................................................................................... 12
2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ...................................................................................... 13
2.1. MISION. ................................................................................................................ 13
2.2. VISION. ................................................................................................................. 14
2.3. POLITICA DE CALIDAD. ...................................................................................... 14
2.4. OBJETIVOS DE CALIDAD. ................................................................................... 14
3. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................... 14
4. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 15
4.1. OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO: ..................................................................... 15
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFÍCOS ................................................................................. 15
5. MARCO TEÓRICO. ............................................................................................................... 15
5.1. EL CAPITAL HUMANO Y LOS PUESTOS DE TRABAJO. .................................... 15
5.2. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS. ............................................................................ 16
5.3. ELEMENTOS DE LAS DESCRIPCIONES DE PUESTOS .................................... 18
5.3.1. Información de identificación ................................................................................ 18
5.3.2. Resumen del puesto de trabajo: .......................................................................... 18
5.3.3. Responsabilidades: ................................................................................................ 18
5.3.4. Especificaciones y cualificaciones mínimas del puesto de trabajo: ............... 18
5.4. HABILIDADES FISICAS ........................................................................................ 19
5.5. LA COMPETENCIA EN LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS. ................................. 20
5.6. DIMENSIONES DE COMPETENCIAS .................................................................. 21
5.7. GESTION DE RECURSOS HUMANOS POR COMPETENCIA ............................ 22
6. INFORMACIÓN BASE PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO........................... 29
6.1. ORGANIGRAMA. .................................................................................................. 29
6.2. NIVELES JERÁRQUICOS. ................................................................................... 30
6.3. DISTRIBUCIÓN POR CARGOS ........................................................................... 31
6.4. GESTIÓN POR PROCESOS. .......................................................................................... 32
6.5. Descripción de niveles con base en la gestión por procesos. ................................ 34
6.5.1. Nivel Directivo ......................................................................................................... 34
6.5.2. Nivel Asesores ........................................................................................................ 34
6.5.3. Nivel Táctico ............................................................................................................ 35
6.5.4. Nivel Técnico ........................................................................................................... 35
6.5.5. Nivel Comercial ....................................................................................................... 36
6.5.6. Nivel operativo ........................................................................................................ 36
7. DESARROLLO METODOLOGICO ..................................................................................... 36
7.1. ESPACIO .............................................................................................................. 37
7.2. POBLACION Y MUESTRA ................................................................................... 37
7.3. DELIMITACIONES DEL ESTUDIO ....................................................................... 37
8. INICIO DEL DESARROLLO DEL PROYECTO ................................................................. 38
8.1. IDENTIFICACION DE LA METODOLOGIA Y RECOLECCION DE LA
INFORMACION ............................................................................................................... 38
8.1.1. Realización de entrevistas .................................................................................... 39
8.1.2. Análisis y verificación de datos ............................................................................ 39
8.2. FORMATO PARA LA DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS. ................................... 39
8.2.1. Identificación del cargo .......................................................................................... 40
8.2.2. Objetivo del cargo .................................................................................................. 41
8.2.3. Perfil del cargo ........................................................................................................ 41
8.2.3.1. Educación ............................................................................................................ 41
8.2.3.2. Formación ............................................................................................................ 42
8.2.3.3. Habilidades .......................................................................................................... 42
8.2.3.4. Experiencia .......................................................................................................... 43
8.2.3.5. Homologación ..................................................................................................... 44
8.2.4. Funciones y Responsabilidades .......................................................................... 45
8.2.5. Competencias ......................................................................................................... 45
8.3. REQUISITOS DOCUMENTALES.......................................................................... 45
8.3.1. Hoja de vida: ........................................................................................................... 45
8.3.2. Fotocopia de la cédula: ......................................................................................... 45
8.3.3. Fotocopia de la libreta militar: .............................................................................. 45
8.3.4. Antecedentes disciplinarios: ................................................................................. 45
8.3.5. Certificados o diplomas de estudio: .................................................................... 45
8.3.6. Certificación de cursos específicos ..................................................................... 46
8.3.7 Certificados de trabajo ................................................................................................. 46
8.3.8 Referencias personales ......................................................................................... 46
8.4 Evaluación de la información obtenida ........................................................................... 47
9. MANUAL DE PERFILES. ...................................................................................................... 47
9.1 ALCANCE. ................................................................................................................................ 47
9.2 DEFINICIONES ......................................................................................................... 47
9.3 RESPONSABLES ...................................................................................................... 48
9.4 MODIFICACIONES.................................................................................................... 48
9.5 PERFILES DE CARGO POR EMPLEADOS .............................................................. 49
9.5.1 CARGOS DEL NIVEL DIRECTIVO ........................................................................... 49
9.5.2 CARGOS DEL NIVEL ASESOR. ............................................................................... 53
9.5.3 CARGOS DEL NIVEL TÁCTICO. .............................................................................. 60
9.5.4 CARGOS DEL NIVEL TÉCNICO ............................................................................... 68
9.5.5 CARGOS DEL NIVEL COMERCIAL. ........................................................................ 73
9.5.6 CARGOS DEL NIVEL OPERATIVO. ........................................................................ 75
10. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 83
11. RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 84
12. ACLARACIONES ............................................................................................................... 85
BIBLIOGRAFÍA. .............................................................................................................................. 86
LISTA DE TABLAS Tabla 1 Distribución por cargos Electro Marcas Ltda. ...................................................................... 31
Tabla 2 Descripción de procesos Electro Marcas Ltda. ..................................................................... 34
Tabla 3 Tipo de educación de acuerdo al perfil para Electro Marcas Ltda. ...................................... 42
Tabla 4 Actitudes y Aptitudes para Electro Marcas Ltda. ................................................................. 43
Tabla 5 Criterios de homologación para Electro Marcas Ltda. ......................................................... 44
LISTA DE FIGURAS Figura 1 organigrama funcional Electro Marcas Ltda. ...................................................................... 30
Figura 2 Gráfica de niveles jerárquicos Electro Marcas Ltda ............................................................ 31
Figura 3 Mapa de procesos Electro Marcas Ltda. ............................................................................. 33
Figura 4 Formato para la descripción de cargos de Electro Marcas Ltda. ........................................ 40
LISTA DE ANEXOS
Anexo A tabla de criticidad de los niveles de competencia .............................................................. 89
Anexo B matriz de competencias ...................................................................................................... 90
Anexo C Formato de entrevista al ocupante del puesto .................................................................. 93
Anexo D Formato de entrevista al jefe inmediato ............................................................................ 94
Anexo E Formato de entrevista a la junta directiva .......................................................................... 95
Anexo F cuadro de selección de competencias ................................................................................ 96
INTRODUCCIÓN.
Electro Marcas Ltda., es consciente de los requisitos que el Sistema de Gestión de
Calidad plantea. Para dar cumplimiento a estos se presenta el Manual de perfiles y
responsabilidades como soporte documental, a fin de contribuir al mejoramiento
continuo, la selección y participación del personal idóneo con el propósito de
cumplir los objetivos propuestos en el manual de calidad.
Este manual de perfiles y responsabilidades, es un documento donde se expone
de forma ordenada información sobre las instrucciones de un perfil de cargos y
todos aquellos requisitos que debe tener el personal que conforma la estructura
orgánica de la empresa electro Marcas Ltda. Además de lo anterior se realiza la
identificación del puesto, las relaciones de autoridad que tiene el mismo en la
empresa, y todas aquellas aptitudes y actitudes que debe haber en cada individuo
para formar parte de la empresa.
Como punto adicional, este manual expondrá varios puntos de vista para así
homologar la formación académica con la experiencia laboral, ya que por ser una
empresa de tipo familiar, los conocimientos se han heredado de una generación a
otra, sin tener ninguna base o formación académica por parte de los empleados.
Vale la pena resaltar que este manual, se desarrolló de acuerdo a las directrices
de la empresa en cabeza del Gerente General y el Subgerente, por tal razón se
respetaron todas las ideas y algunos conceptos que ellos brindaron en este
proceso plasmadas en este proyecto.
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1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
ELECTRO MARCAS LTDA., es una empresa que está certificada en la NTC-ISO
9001:2008, la cual pone en acción el Desarrollo de un Sistema de Gestión de
Calidad como herramienta para conseguir fidelización de los clientes, crecer como
organización y hacer de la mejora continua uno de los principios fundamentales en
la empresa. Con base en lo anterior tiene que cumplir con cada uno de los
requisitos que plantea la norma y así evitar No conformidades en su Sistema.
Para verificar el manejo y buen desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad la
norma plantea una metodología de verificación por medio de auditorías, que según
su tipo, se dividen en auditorias de primera, segunda y tercera parte. La
problemática presentada en la empresa se da por una auditoría de tipo interna
(primera parte), y se centra en que cuando se realizó la auditoria, el auditor
levantó una no conformidad que implicaba el incumplimiento del numeral 6.2 de la
norma en cuestión.
Los principales problemas que se abordan con base a la no conformidad
levantada y que afectan a la organización con respecto al numeral 6.2. de la NTC
ISO 9001:2008 son los siguientes:
En la actualidad la empresa cuenta con un Sistema de Gestión de calidad
certificado, el cual tiene problemas con el proceso denominado “Gestión de
Los Recursos Humanos”, ya que este proceso está en cabeza de la
selección del personal, y por ende interfiere directamente con el
cumplimiento del numeral 6.2 de la NTC ISO 9001:2008.
Se tiene levantada una No Conformidad interna en el numeral 6.2., literales
(a) y (e) de la NTC ISO 9001 de 2008 la cual cita lo siguiente:
“Al indagar al Jefe del proceso Denominado Recursos Humanos sobre
cómo están determinadas las competencias del personal que realiza
trabajos que afectan la conformidad con los requerimientos del
producto, se evidencia que no se tiene información completa de lo anterior,
ni registros apropiados de educación, formación, habilidades y experiencia.
Lo anterior incumple del numeral 6.2.2, Literal (a) y (e) de la NTC-ISO 9001-
2008.”
No se tienen definidos los lineamientos de formación, educación,
habilidades y experiencia para cada uno de los cargos de la empresa.
No se tienen especificación de las funciones de los empleados dentro de la
empresa.
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El personal no tiene conocimiento sólido del organigrama funcional, el cual
referencia la jerarquización y posición de su cargo dentro de la empresa.
Este organigrama es de alta importancia para el desarrollo de un perfil y la
asignación de responsabilidades y mandos dentro de la empresa.
Debido a los anteriores problemas se desarrolla el presente proyecto, el cual
contempla en conjunto una solución a esta problemática.
2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
El presente trabajo se realiza en la ciudad de Bogotá en la empresa Electro
Marcas Ltda., la cual se encuentra ubicada en el centro de la ciudad en la carrera
12# 15-45, la cual dedica a la venta y distribución de bienes y servicios de
ingeniería eléctrica.
Según el alcance de su sistema de gestión de calidad, sus actividades principales
se centran en la comercialización de materiales eléctricos y el desarrollo de
proyectos de ingeniería eléctrica para empresas del sector público y privado, tales
como:
Construcción de tableros eléctricos.
Montaje y energización de subestaciones de media y de baja tensión.
Suministro y montaje de plantas eléctricas.
Normalización de instalaciones eléctricas.
Iluminación industrial
Electro Marcas Ltda., es una empresa colombiana con 22 años de trayectoria en el
mercado. A través de este tiempo Electro Marcas ha logrado consolidarse como
uno de los principales proveedores de artículos eléctricos para empresas del
sector industrial y de la construcción, suministrando las mejores marcas en cada
uno de sus líneas de productos.
Esto se ha logrado gracias a una serie de valores fundados en cada uno de sus
directivos y empleados, lo que ha permitido conformar un grupo de profesionales
expertos en la comercialización de productos y en la implementación de
soluciones de ingeniería eléctrica, capaces de dar solución a cada una de las
necesidades de material eléctrico y desarrollos especiales que involucran labores
de ingeniería.
2.1. MISION.
Suministramos productos eléctricos y soluciones de ingeniería a nuestros clientes
del sector industrial y de la construcción enfocada en brindarles una asesoría y
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acompañamiento permanente, logrando la satisfacción de sus necesidades y
requerimientos.
2.2. VISION.
En el 2016 nuestras ventas aumentara en un 80% respecto al año 2013, gracias a:
Fortalecer nuestra presencia en el sector de la industria y la construcción, posicionando nuestra empresa como un proveedor estratégico para nuestros clientes.
Obtener dos distribuciones de marcas reconocidas y posicionar sus productos en el mercado del sector eléctrico.
El cumplimiento de nuestra política y objetivos de calidad.
Seremos reconocidos como una exitosa empresa que además de suministrar los
mejores productos y soluciones eléctricas a sus clientes, se enfoca en prestarles
un excelente servicio, identificando y ocupándose siempre de sus necesidades.
2.3. POLITICA DE CALIDAD.
“En Electro Marcas nos comprometemos en proporcionar a nuestro clientes
productos eléctricos y soluciones de ingeniería que cumplan estándares de
liderazgo en calidad y valor, por medio de una constante asesoría gracias a un
recurso humano altamente calificado, con el fin de que en sus proyectos se
satisfaga la necesidad y se cumpla con la reglamentación establecida,
generándose así una mejora continua.”
2.4. OBJETIVOS DE CALIDAD.
Satisfacer las necesidades de los clientes, ofreciendo productos y servicios de óptima calidad.
Fortalecer las competencias del personal mediante la formación y capacitación.
Implementar y mantener el sistema de gestión de calidad bajo las normas internacionales.
3. JUSTIFICACIÓN
Este trabajo es de gran importancia porque va a permitir diagnosticar el proceso
de reclutamiento y selección de personal que realiza Electro Marcas Ltda. Para
contratar a su personal. A demás, de que es un requisito que exige la norma. Es
importante para nosotros como futuros tecnólogos adquirir conocimiento y
experiencia por si más adelante somos los que estamos evaluando quien será el
candidato idóneo que ocupe un puesto en la empresa en la cual estemos
ejercemos.
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De igual modo, los responsables de la Administración de Recursos Humanos en
Electro Marcas Ltda. Deben de contar con un instrumento normativo que
establezca en forma clara y precisa los procesos de reclutamiento y selección de
personal, lo cual permitirá alcanzar en forma integral las expectativas de desarrollo
y satisfacción que tienen, tanto la institución, como los trabajadores.
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO:
El Objetivo General del Proyecto es Realizar el análisis de cada uno de los cargos presentes la empresa ELECTRO MARCAS LTDA, con el fin de dar solución a la problemática presentada por la empresa que se enfoca en el cierre de la no conformidad del numeral 6.2 de la NTC ISO 9001:2008.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFÍCOS
Establecer y precisar de forma clara la razón de ser de cada cargo y determinar las respectivas funciones y responsabilidades, con el fin de que se contribuya al cumplimiento de la misión, visión y objetivos tanto empresariales como de calidad.
Especificar los requisitos de los cargos en términos de educación, formación, habilidades y experiencia, para orientar y ayudar a la búsqueda y selección de personal idóneo.
Por medio del proyecto, generar iniciativa para que se desarrollen actividades de selección de personal, inducción, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo, a fin de obtener una mejora continua en el proceso “Recursos Humanos”.
5. MARCO TEÓRICO.
5.1. EL CAPITAL HUMANO Y LOS PUESTOS DE TRABAJO.
Desde el tiempo antiguo las empresas han manifestado gran preocupación por
tener un capital humano el cual desempeñe efectivamente sus labores dentro de
la organización. En la búsqueda de este capital humano, se dejan a un lado
conceptos importantes tales como el análisis y la descripción de los puestos de
trabajo, los cuales son elementos olvidados por completo.
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Tal es el olvido, que estos conceptos llegan a ser considerados como poco
importantes y en casos extremos como algo no necesario debido a la falta de
conciencia en la organización, ya que no surge interés por crear situaciones de
tipo administrativo como la asignación de personas idóneas para suplir puestos de
trabajo, orientar a las personas para que conozcan con claridad sus funciones o el
hecho de que el trabajador sepa qué lugar ocupa dentro de la organización
(Álvarez).
De esta manera, como lo define Álvarez, un buen análisis y descripción de
puestos de trabajo no solo tiene como objetivo el definir de manera clara las tareas
que se deben desempeñar en cierto puesto de trabajo, sino también es la unión de
diferentes factores de éxito necesarios para cumplir las exigencias de lo que se
espera del mismo.
Con base en lo anterior, se realizará una exposición de lo que se define como
descripción de cargos, además de aspectos teóricos de varios autores que son
base para la búsqueda de un capital humano sobresaliente.
5.2. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.
Los autores Chruden y Sherman (1993), afirman que la descripción de puestos
pone en escrito cuales son los deberes y responsabilidades de un cargo, además
de esto, afirman que las especificaciones de los mismos, son las características
del individuo, el cual debe cumplir con estos deberes y responsabilidades.
Por otro lado, Chiavenato (2000) define un puesto como “una unidad de la
organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los
demás cargos. Los deberes y las responsabilidades de un cargo, que corresponde
al empleado que lo desempeña, proporcionan los medio para que los empleado
contribuyan con la organización.”
De esta manera surge la necesidad de formular documentos que expliquen los
puestos de trabajo por diferentes razones las cuales van desde evitar tener dos
cargos iguales, hasta evitar las modificaciones en la estructura de los mismos,
además de definir responsabilidades, evaluar al personal etc. De aquí parten dos
herramientas importantes: la descripción de los puestos y la especificación de los
puestos.
Para Chiavenato (2000) la descripción de los puestos tiene dos factores claves
divididos entre intrínsecos y extrínsecos, los cuales desencadenan cuatro
preguntas básicas en las que se fundamenta un puesto de trabajo: ¿Qué hace?,
¿Cómo lo hace? y ¿Por qué lo hace?
A continuación se describen características que componen estos dos factores:
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FACTORES INTRÍNSECOS FACTORES EXTRÍNSECOS
Nombre del puesto Requisitos intelectuales
Posición del puesto en el organigrama
Requisitos físicos
Contenido del cargo Responsabilidades implícitas
Tareas o funciones Condiciones de trabajo.
Por otro lado, el autor Gómez Mejía (1996), afirma que las descripciones de
puestos, surgen como resultado de información obtenida por el análisis de los
puestos de trabajo, esto conforma un documento en el cual se define, describe e
identifica un puesto de trabajo en función de sus responsabilidades, condiciones
de trabajo y especificaciones. Existen dos tipos de descripciones de puestos
descritas a continuación:
Las descripciones específicas:
Según Gómez Mejía (1996), las descripciones específicas tienen como objetivo
determinar el flujo de trabajo, siendo énfasis de estas descripciones la eficacia, el
control y la planificación del mismo.
En conjunto las descripciones especificas son la recopilación de datos, en los
cuales se describen las actividades correspondientes a los puesto, por ende son
muy específicas y ninguna de sus partes son útiles para otro puesto, por esta
razón este tipo de descripción es una herramienta bastante útil para aquellas
organizaciones que poseen estructuras altamente burocráticas.
Las descripciones genéricas:
Para Gómez Mejía (1996), las descripciones genéricas, al igual que las
específicas, tienen la función de determinar el flujo de trabajo, sin embargo las
genéricas son más flexibles y lo planifican de manera más difusa. Este tipo de
descripción es común en organizaciones más horizontales, en donde las
características de las mismas se basan en la independencia. En este tipo de
descripciones se determinan las actividades y obligaciones más generales, por lo
que no hay un control tan exhaustivo de las anteriores, de esta manera es que
surge una mayor independencia en la toma de decisiones.
Una de las ventajas de este tipo de descripciones, es que existe un menor número
de descripciones en la empresa, de esta manera se generan menos problemas en
la asignación de responsabilidades ya que no se limitan las actividades del puesto
de trabajo.
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5.3. ELEMENTOS DE LAS DESCRIPCIONES DE PUESTOS
Para Gómez Mejía (1996), existen cuatro elementos importantes al momento de
realizar una descripción de puestos:
Información de identificación.
Resumen del puesto de trabajo.
Responsabilidades
Especificaciones y cualificaciones mínimas del puesto de trabajo.
5.3.1. Información de identificación
Chruden y Sherman (1997) afirman que la información de identificación, es el
inicio de las descripción de los puestos, lo cual consiste en ubicar al mismo dentro
de las estructura orgánica de la empresa, esto incluye información sobre quien,
como y cuando, de esta manera calificativos tales como “junior”, “senior”,
“oficinista”, “operador” entre otros, son importantes para indicar la importancia,
obligaciones y nivel de habilidades del puesto.
5.3.2. Resumen del puesto de trabajo:
Este aspecto, es que reúne todas las responsabilidades, objetivos y roles del
puesto de trabajo dentro de las estructura organizacional, y su importancia
estratégica.
5.3.3. Responsabilidades:
En este punto se aborda el qué, cómo y por qué se deben realizar ciertas
actividades. Generalmente estas se enlistan y se redactan iniciando la oración con
un verbo en infinitivo, (Diseñar, Elaborar, Planificar).
Esta sección de responsabilidades, es la más importante de la descripción de los
cargos, por ende tiene que ser lo más completa y precisa posible.
5.3.4. Especificaciones y cualificaciones mínimas del puesto de
trabajo:
Según lo especificado por Gómez Mejía (1996), las especificaciones y
cualificaciones mínimas del puesto hace referencia, a las características de
conocimientos, técnicas y habilidades necesarias para el puesto de trabajo. En
este apartado, se incluyen las habilidades físicas.
Estas especificaciones y cualificaciones pueden dividirse en cinco principales.
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Requerimientos educacionales: este aspecto se refiere a la educación formal mínima requerida para el puesto, por ende incluye todo tipo de cursos.
Experiencia: esto infiere al conocimiento y manejo que se adquiere después de haber ocupado cargos donde se realizaban actividades similares a las del puesto medidas en periodos de tiempo (meses, años).
Requerimientos de conocimientos específicos: los conocimientos específicos son aquellos que no son producto de una educación formal ni de experiencia, pero que son necesarios para desempeñar determinado cargo.
Requerimientos de personalidad: este ítem hace referencia a las cualidades y habilidades que el individuo debe tener, por tal razón este tipo de características son subjetivas e intangibles
Requerimientos de habilidades manuales: Este requerimiento para algunos cargos puede ser vital, como para otros no tanto. Un ejemplo claro es aquel puesto de trabajo en el cual la digitación es importante para el desarrollo de la actividad, de esta manera la actividad manual es punto clave para cumplir con su tarea.
5.4. HABILIDADES FISICAS
Para los requerimientos físicos se hace una división en dos áreas fundamentales:
Esfuerzo físico: en este tipo de habilidad física, se incluyen todas las
actividades donde se utiliza la fuerza durante un periodo de tiempo. Un ejemplo
fácil de comprender, es un trabajo en donde es necesario cargar cierta
cantidad de kilos, durante 5 minutos que es lo que dura el transporte del
elemento a vender, esto se realiza durante toda la jornada laboral.
Condiciones de trabajo: este aspecto hace referencia al medio o entorno en el
cual la persona está desarrollando su trabajo, por ejemplo, si es una actividad
que se realiza en un entorno donde hay carencia de luz, o donde se está muy
expuesto a factores medioambientales etc.
Cabe aclarar que así la persona tenga la capacidad aprender y/o adquirir los
conocimientos, las técnicas y las habilidades, en ocasiones el puesto necesita de
una persona que tenga la experiencia y las competencias que son necesarias para
el puesto de trabajo y que no son fáciles de adquirir.
Es de tener en cuenta que en una descripción solo se relacionan los
conocimientos, técnicas, habilidades y competencias requeridas para el puesto,
los cuales deben ser cubiertas en su totalidad y no deben ser mayores ni menores.
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5.5. LA COMPETENCIA EN LA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.
Como se ha nombrado en el texto, un punto importante en la descripción de los
puestos, es la competencia del personal y aunque no es un concepto del presente
siglo, en la actualidad el auge del enfoque basado en competencias es cada vez
más adoptado por las organizaciones.
Como lo define Leonard Mertens en el año 1996, las competencias laborales son
un conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes verificables que se aplican
en el desempeño de una función productiva.
Con base en esto, se afirma que las competencias pueden consistir en motivos,
rasgos de carácter, concepción de uno mismo, actitudes o valores, contenido de
conocimientos y capacidades cognitivas o de conducta, y en general aquellas
conductas que de alguna u otra forma pueden ser medidas, y que hacen que los
trabajadores excelentes, demuestren una diferencia significativo a en comparación
con los trabajadores que mantienen un desempeño regular. (Hooghiemstra, 1996).
El motivo, hace referencia a la necesidad básica de pensar que inspira, orienta
y selección la conducta de una persona
los rasgos de carácter, son todas aquellas tendencias predispuestas a
comportarse o reaccionar de un modo determinado.
Concepto de uno mismo (aptitudes, actitudes y valores), lo que la persona
piensa, aprecia, hace o lo que le interesa hacer.
El contenido de conocimientos, son un conjunto de hechos o procedimientos
tanto técnicos como interpersonales que se tienen sobre una materia
La capacidad cognitiva y de conducta, son aspectos que pueden estar ocultos,
pero así mismo con el desarrollo de la tarea pueden ser observables.
Así como en la descripción de puestos, se desprenden dos ramas importantes,
para las competencias también se presentan dos tipos de competencias que
expondremos a continuación.
Competencias básicas.
Según Mertens (1997), las competencias básicas son las que se reciben en la
formación básica y que permiten el ingreso al mundo laboral es decir, habilidades
tales como lectura, escritura, comunicación oral entre otras.
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Competencias genéricas.
Estas competencias genéricas, hacen referencia a los comportamientos y
actitudes laborales propias para el desarrollo de la labor, entre estas competencias
se puede destacar la capacidad de trabajar en equipo, la capacidad de negociar,
etc., es decir que son todas aquellas características esenciales para lograr una
actuación media mínima adecuada.( Mertens, 1997).
Competencias específicas.
Estas competencias son las que asocian aspectos técnicos relacionados con la
función. Un ejemplo contextualizado de este tipo de competencia, puede ser la
operación de una maquina especializada.
5.6. DIMENSIONES DE COMPETENCIAS
El autor Pasturino en 1999, menciona que es necesario distinguir cuatro
dimensiones de las competencias laborales que contribuyen a diferenciar el
concepto de competencia, además de determinar ciertas aplicaciones de las
competencias. A continuación se hará una descripción de las mismas.
Identificación de competencias:
Este aspecto se refiere al proceso utilizado para determinar a partir de una
actividad específica, las competencias que se utilizan para desarrollar esta
actividad satisfactoriamente. Esta identificación de las competencias implica una
investigación desde la raíz, ya que generalmente la identificación se encuentra en
la realidad del trabajo, además de que esto genera una participación activa de los
empleados.
Normalización de las competencias:
En el momento en el que se identifican las competencias, la descripción de las
mismas resulta muy útil al momento de explicar las actividades de una
organización. En este caso se puede afirmar que las normas son la versión
estándar de las descripciones de las competencias que fueron identificadas,
siendo estos un patrón de comparación, mas no un elemento jurídico. (cintefor/OIT
1997)
Nivel de competencia:
Con base en la normalización de competencia, se reflejan condiciones de trabajo
que representan diferentes grados de complejidad. Estos grados desencadenan
niveles de competencias que son requeridos para la medición del desempeño.
Estos niveles de competencia se estructuraron con la intención de crear un marco
22
de referencia en donde las personas puedan transferir sus competencias a otros
contextos laborales. (Ver anexo A).
Formación basada en competencias
Una vez se ha realizado la descripción por competencias y lo que se ha
denominado como su versión estándar, elaborar un plan de carrera será más fácil
y eficiente, de esta manera la formación planeada para generar y desarrollar
competencias tendrá más impacto lo que hace que la formación se de en forma
continua (Cintefor/OIT1997).
Certificación de competencias.
Finalmente la certificación de competencias, es el reconocimiento formal de una
competencia, cuyo resultado final es un certificado, el cual acredita la existencia
de la competencia que se demostró a lo largo del proceso, y que está basada en
la normalización establecida.
5.7. GESTION DE RECURSOS HUMANOS POR COMPETENCIA
Según datos obtenidos por la organización internacional del trabajo (OIT), muchas
empresas de Norte América y Europa han realizado la implementación de la
gestión de recursos humanos basada en competencias, como una herramienta la
cual contribuye con la mejora de la productividad y lo que es aún más importante,
genera un clima organizacional positivo para las relaciones laborales dentro de la
empresa. La razón fundamental por la cual se aumenta la productividad de los
empleados radica en que una gestión basada por competencias toma el factor
humano como un elemento clave para la competitividad organizacional.
Esta implementación de recursos humanos por competencia, tiene su inicio con la
definición de las competencias clave para la organización, lo cual genera un
impacto directo en procesos de selección, determinación de necesidades de
capacitación, evaluación de desempeño, y el interés por la promoción del
personal. (Cintefor/OIT1997).
A continuación se exponen los diferentes conceptos que dan soporte al presente trabajo. MANUAL.
Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática
información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y/o
procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor
ejecución del trabajo.
23
En otras palabras, un manual es un documento en donde se consignan de forma
sistemática y cronológica los diferentes pasos y procedimientos que se deben
seguir para realizar algún trabajo. De igual forma, en los manuales también se
encuentra la información necesaria que soporta y sustenta el porqué y el cómo de
los procedimientos allí consignados.
De esta manera un manual de procedimientos es útil ya que permite conocer el
funcionamiento interno de las dependencias en lo que concierne a la descripción
de tareas, ubicación, requerimientos y responsables de su ejecución. Además de
lo anterior, se describe claramente las etapas o pasos que deben cumplirse para
ejecutar una función, cuales son los soportes documentales y que autorización
requiere.
Por otro lado, el objetivo de todo manual es explicar de manera sencilla el porqué
de las decisiones de la administración y los directivos acerca de cómo desarrollar
los diferentes procesos. Por esta razón, los manuales contribuyen a alcanzar
diferentes objetivos dentro de una organización, facilitar la ejecución de procesos,
tener claro la metodología a seguir en cada etapa del proceso, facilitar la selección
de personal y evitar la duplicidad de funciones entre otras.
MANUAL DE FUNCIONES
El manual de funciones o manual de descripción de cargos, es la herramienta
utilizada por la organización con la cual se describen aspectos referentes al
personal, dentro de los cuales cabe resaltar su vinculación con la organización,
responsabilidades, tareas típicas, denominación oficial de cargos y su grado de
jerarquía en la escala general de sueldos.
Uno de sus principales objetivos es delimitar las responsabilidades y las funciones
de los diferentes cargos en la compañía, en otras palabras, “describir con claridad
todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada
uno de los cargos de la organización”, evitando así la duplicidad de funciones
entre personas de la misma organización. Generalmente, los manuales de
funciones suelen dividirse en los siguientes aspectos:
Descripción básica del cargo
Objetivo estratégico del cargo
Funciones básica
Personal relacionado con el cargo
Perfil del cargo.
La importancia de un manual de perfiles para toda organización, radica en que en
él se describe el quien y como realiza cada tarea o proceso que hay en la
empresa, su metodología y el paso a paso para realizarlo de la mejor manera. En
24
pocas palabras, su importancia se destaca en que es una guía para todo el
personal de la organización, ya que allí se encuentra el modo de cumplir los
objetivos de la empresa de manera eficiente y eficaz.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procesos y procedimientos aunque suenen similares, son
diferentes en su contenido, ya que el primero agrupa las acciones por desarrollar
para el adecuado manejo de la organización. En él se consignan los procesos, las
normas, las rutinas y los formularios, necesarios para actuar de la mejor manera
ante las diferentes situaciones que afrontan las empresas.
Por otro lado, el segundo discrimina el método o manera de proceder en las
actividades que se realizan en la organización. Se establece para asegurar la
uniformidad en el trato de las operaciones requeridas para producir un bien o un
servicio.
ORGANIGRAMA.
Según http://www.promonegocios.net/organigramas/definicion-organigramas.html:
“El organigrama es una representación gráfica de la estructura
organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva,
comercial, administrativa, política, etc., en la que se indica y muestra, en
forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus líneas de
autoridad, relaciones de personal, comités permanentes, líneas de
comunicación y de asesoría”.
El organigrama es entonces la representación gráfica de la organización de la
empresa, puede ser en su totalidad o discriminada por cada departamento que la
conforma, se compone por la composición orgánica, puestos de trabajo y las
diversas relaciones de autoridad y responsabilidad, por lo tanto es un medio
simplificado de información que posibilita el reconocimiento del campo de acción y
las relaciones que guardan entre si los diferentes departamentos que la
conforman.
Para dar soporte a lo anterior, autores como Ferrer, Hirt, Flores y Ramos; citados
por (Thompson, 2007) afirman que “el organigrama es una representación visual
de la estructura organizacional, líneas de autoridad, (cadena de mando),
relaciones de personal, comités permanentes y líneas de comunicación”
Además sostienen que estos organigramas son una “representación gráfica de la
estructura orgánica que refleja en forma esquemática, la posición de las áreas que
25
integran la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y de asesoría.
(Fleitman, Jack)” (Thompson, 2007)
CLASES DE ORGANIGRAMA
Con base a la definición de organigrama, se realizar una clasificación en cinco
categorías definidas por su naturaleza, finalidad, ámbito, contenido y por su
composición gráfica.
Por su naturaleza:
Esta categoría se divide en tres sub categorías:
Micro administrativo: corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
Macro administrativos: se emplean para representar a una o más organizaciones.
Meso administrativos: representan a una o más organizaciones pertenecientes a un mismo sector industrial.
Por su finalidad:
Esta categoría abarca cuatro tipos de organigramas, que se resumen en
diagramas ideados para personas especializadas en su uso, así como para
personas sin conocimiento previo del por qué o para que se utilizan los
organigramas.
Del mismo modo, hay organigramas formales, no formales, informativos y
analíticos, los cuales se explican a continuación.
Informativos: su característica principal es representar de una forma global la organización de la empresa, maneja información general de cómo está compuesta la organización para ser dispuesto a todo público.
Analíticos: tiene como finalidad el análisis de diferentes aspectos en el comportamiento organizacional, como también la representación de cierta información que mediante un organigrama, permite una visión macro o global de la misma, se dirige principalmente a personas con conocimientos en este tipo de instrumentos.
Formal: se le denomina formal a un organigrama que representa el modelo de funcionamiento planificado de una organización, y cuenta con el
26
instrumento escrito de su aprobación, la cual la expide la respectiva administración de la misma.
Informal: se le considera a así, cuando no cuenta con el instrumento de aprobación.
Por su ámbito:
Generales: contiene información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico según su magnitud y características.
Específicos: muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Por su contenido:
Integrales: representan gráficamente todas las unidades administrativas de una organización, y sus relaciones de jerarquía o dependencia, son iguales a los organigramas generales.
Funcionales: como su nombre lo indica, este organigrama representa las diferentes funciones que tiene asignadas cada unidad. Es utilizado principalmente para capacitar al personal y representar a la organización en forma general.
Por su número de plazas: indican el número de puestos y de personas necesarias para cada unidad en la organización.
Por su disposición gráfica:
Verticales: generalmente este tipo de organigrama es el más utilizado, presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, el nivel superior, y de este se derivan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
Horizontales: se despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las diferentes unidades se representan por líneas dispuestas horizontalmente.
Mixto: este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Usualmente se emplea en organizaciones con un gran número de unidades.
27
De bloque: son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, hasta permiten la representación de unidades en los últimos niveles jerárquicos.
Circular: en este tipo de organigrama la unidad de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo y las relaciones jerárquicas están indicadas por líneas que unen las unidades.
FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA
Para la ciencia administrativa sirve de asistencia y orientación de todas las
unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizacional y
sus características gráficas y actualizaciones.
Por otra parte, en el ámbito de la organización y sistemas, generalmente para
empresas pequeñas y medianas, sirve para reflejar la estructura y así velar por su
permanente revisión y actualización, la cual se da a conocer a toda la compañía a
través de los manuales de organización.
Finalmente para el área de administración de personal, el analista de personal
requiere de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos,
los planes de administración de sueldos y salario y en general como elemento de
apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas
de personal. (Salazar Molina, A. 2005)
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional se puede definir como el conjunto de técnicas que
utiliza la organización para dividir tareas y responsabilidades y lograr entre ellas la
coordinación adecuada para que funcionen y logren objetivos entre sí.
Una organización comienza cuando un grupo de personas se reúne para alcanzar
un objetivo general, siguiendo objetivos específicos, tratando así de lograr
objetivos comunes. Se reparten tareas entre estas diferentes personas, y cada
actividad estará interrelacionada a las tareas de los demás.
Una estructura permite entonces, una organización fuerte en las empresas, es
esencial para que se puedan alcanzar diferentes objetivos, permite, entre otras
cosas facilitar la disposición de sus recursos, y facilita la relación de sus
actividades y la coordinación de su funcionamiento.
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También, es importante mencionar, que en las estructuras las diferentes partes
estas interconectadas entre sí, esto quiere decir que cualquier cambio en alguna
de estas partes afectara de manera sustancial a sus pares. Lo que traduce que si
alguna de estas partes no funciona o no ejerce sus actividades de forma
adecuada, los objetivos de la organización se verán amenazados, incluso hasta el
punto de no cumplirse.
COORDINACIÓN.
La coordinación tiene como fin lograr que las diferentes áreas de la organización
funcionen como una unidad. Es la finalidad que tienen las empresas de integrar
sus diversas actividades.
La falta de esta, traerá consigo, fallos en la comunicación, pérdida de control y una
responsabilidad diluida por la separación entre autoridad y competencia y rechazo
de la responsabilidad.
“Coordinar es establecer la armonía entre todos los actos de una empresa,
de manera de facilitar su funcionamiento y procurar el éxito; es sincronizar
los recursos y las acciones en las proporciones adecuadas, con el objetivo
de subordinar los medios a los fines. La herramienta fundamental para el
logro de un buen nivel de coordinación es la conferencia de los jefes de
servicio”… (Narváez, n.d) citado por (Mintzberg, 2007)
Algunos de los mecanismos que contribuyen a una buena coordinación son un
buen liderazgo capaz de tomar decisiones y delegar funciones acordes a la
capacidad de las diferentes partes, los comités y reuniones necesarias para la fácil
comunicación de tareas y logros alcanzados. De igual modo, los sistemas de
planificación, las funciones de asesoramiento, y más mecanismos, exaltan y
magnifican la importancia que tiene la coordinación para alcanzar metas
organizacionales.
APTITUDES Y ACTITUDES
Según a Rodríguez, A (1991), citada por Tarantino en
http://www.degerencia.com/articulo/aptitud_actitud la actitud puede agruparse en
tres grandes componentes:
Componente cognoscitivo: para que exista una actitud, es necesario que exista también una representación cognoscitiva del objeto. Está formada por las percepciones y creencias hacia un objeto, así como por la información que tenemos sobre un objeto. Los objetos no conocidos o sobre los que no se posee información no pueden generar actitudes.
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Componente efectivo: es el sentimiento a favor o en contra de un objeto social. Es el componente más característico de las actitudes. Aquí radica la diferencia principal con las creencias y las opiniones que se caracterizan por su componente cognoscitivo.
Componente conductual: es la tendencia a reaccionar hacia los objetos de una determinada manera. Es el componente activo de la actitud
De todo eso, sale algo importante para todo selector de personal, el estado de
ánimo. Toda empresa busca personas proactivas, que generen valor agregado,
entusiastas por su labor, etc. Teniendo en cuenta esto, se puede afirmar que la
actitud es base fundamental para el desempeño de una buena labor. Es
determinante cuando las circunstancias son adversas y es un arma importante a la
hora de afrontar nuevos retos y metas organizacionales.
Por otro lado, la aptitud se puede definir como la capacidad para operar
competentemente en una determinada actividad. Esto dicho en otras palabras,
puede resumirse como el entrenamiento y destreza que se ha adquirido por
experiencia.
6. INFORMACIÓN BASE PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO. Para el desarrollo del manual se hace uso de herramientas administrativas
establecidas por la Alta dirección de Electro marcas Ltda., adicional se han
diseñado elementos mutuamente dependientes con las herramientas
administrativas establecidas. Estos aspectos son la base que antecede el
desarrollo de la descripción de los cargos de Electro Marcas Ltda.
6.1. ORGANIGRAMA.
Para la documentación del Manual, se partió del Organigrama Funcional actual y
aprobado por la Junta Directiva de electro Marcas Ltda., el cual es elemento de
inicio para el desarrollo del manual de perfiles. A continuación se presenta el
organigrama actual de la empresa:
30
Figura 1 organigrama funcional Electro Marcas Ltda.
6.2. NIVELES JERÁRQUICOS.
Electro Marcas Ltda., ha realizado una distribución representada por diferentes
niveles jerárquicos los cuales se han organizado teniendo en cuenta el peso que
tiene el cargo en la empresa, el nivel de estudio que requiere el trabajador, la
experiencia a tener en cuenta con el cargo para la empresa y su ubicación dentro
del organigrama funcional. Gráficamente se ve representado en la siguiente
pirámide en donde el nivel de importancia tiene una orientación descendente.
31
Figura 2 Gráfica de niveles jerárquicos Electro Marcas Ltda
6.3. DISTRIBUCIÓN POR CARGOS
En Electro Marcas Ltda., se cuenta con un total de 15 cargos o puesto de trabajo a
suplir, los cuales están distribuidos de la siguiente manera de acuerdo al nivel
jerárquico descrito anteriormente en la pirámide:
Tabla 1 Distribución por cargos Electro Marcas Ltda.
NIVEL LO CONFORMAN CARGO
DIRECTIVO Gerente General 1
Subgerente 1
ASESOR
Revisor Fiscal 1
Ingeniero Electricista 1
Contador 1
DIRECTIVOS
ASESORES EXTERNOS
TÁCTICOS
TÉCNICOS
COMERCIALES
OPERATIVOS
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TÁCTICO
Jefe de operaciones y
ventas
1
Administrador SGC 1
Asistente de tesorería y
compras.
1
TÉCNICO
Auxiliar de contabilidad 1
Auxiliar administrativo 1
COMERCIALES Asesor de ventas 2
OPERATIVOS
Almacenista 1
Mensajero 1
Auxiliar de Bodega 1
Conductor despachos 1
6.4. GESTIÓN POR PROCESOS.
El enfoque basado en procesos es un criterio de Gestión básico y fundamental para la obtención de resultados, que se sustenta en los principios de Gestión de calidad descritos en la Norma ISO 9004 los cuales al trabajar articuladamente, permiten generar valor y encontrar los resultados eficientemente. La identificación y Gestión sistemática de los procesos de Electro Marcas Ltda., se
representa en el Mapa de Procesos (Fig. 3), donde se agrupan cuatro categorías
de procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de seguimiento y control.
Este esquema identifica los procesos y sus interrelaciones donde la salida de un
proceso es la entrada del siguiente.
33
Figura 3 Mapa de procesos Electro Marcas Ltda.
En el grupo de procesos estratégicos, se ubican los procesos relativos al
establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, aseguramiento y
disponibilidad de recursos, los procesos que la norma NTC ISO 9001:2008 exige
y los procesos para medir y hacer el análisis de desempeño de los procesos.
En el grupo de procesos misionales, se establecen los procesos que proporcionan
el resultado para la satisfacción del usuario por medio del desarrollo de las
actividades pertenecientes a la comercialización de productos y servicios.
Los procesos de apoyo, para el caso de electro Marcas Ltda., son los que
contribuyen para que los procesos misionales puedan desarrollar óptimamente sus
actividades con el fin de obtener la satisfacción del cliente.
Por último, el proceso de seguimiento y control se encarga de realizar un chequeo
continuo del comportamiento y proceder de los diferentes procesos que trabajan
articuladamente para satisfacer los requisitos del cliente.
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Tabla 2 Descripción de procesos Electro Marcas Ltda.
TIPO DE PROCESO
PROCESO
CODIGO
ESTRATEGICOS. Incluye los procesos asociados con la formulación y revisión del direccionamiento
estratégico.
Planeación Y Direccionamiento
PDI
MISIONALES. Reúne todas las actividades orientadas al cumplimiento de las funciones específicas de la organización
Gestión Comercial GCL
Gestión Compras GCO
Gestión Logística GLO
Gestión Prestación de Servicios
GPS
APOYO. Procesos de soporte administrativo que suplen con recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos, necesarios para el cumplimiento de la misión.
Gestión Administrativa y Financiera
GAF
Gestión Recursos Humanos GRH
SEGUIMIENTO
Proceso el cual mide la conformidad del
sistema de gestión de calidad, en cuanto a
documentación y registros procedentes del
mismo.
Gestión de la Calidad GCA
6.5. Descripción de niveles con base en la gestión por procesos.
A continuación se hará una descripción de cada uno de los niveles jerárquicos y
la vinculación de los diferentes cargos con los procesos pertenecientes a la
empresa. Esta descripción es acorde al mapa de procesos establecido para la
empresa (Fig. 3), descrito en el punto anterior.
6.5.1. Nivel Directivo
En el nivel Directivo, se encuentra el Gerente General y el Subgerente, los cuales
son el eje y cabeza de la empresa. Esta característica los hace pieza fundamental
para el desarrollo estratégico que debe tener la organización. De acuerdo a lo
anterior la vinculación de estos dos cargos está directamente relacionada con el
proceso de Planeación y Direccionamiento Estratégico.
6.5.2. Nivel Asesores
Los integrantes del nivel asesor son personas que se encuentran dentro de la
empresa, pero cumplen una función y/o hacen un seguimiento externo. Este nivel
35
está conformado por tres puestos de trabajo: Revisor Fiscal, Contador e Ingeniero
Electricista.
De acuerdo a este orden de cargos, su vinculación con los procesos está descrita de la siguiente manera: el Revisor fiscal debe tener un vínculo específico con los procesos de Gestión Administrativa y Financiera, además de tener una relación estrecha con los procesos de Planeación estratégica. El Contador tiene un vínculo constante al igual que el Revisor Fiscal con el proceso de Gestión Administrativa y financiera. Por último, el cargo de Ingeniero Electricista tiene una relación directa con el proceso de Prestación del servicio.
6.5.3. Nivel Táctico
En el nivel táctico se ubica uno de los puestos eje de empresa, ya que es cabeza
de dos de los procesos misionales presentes en la misma. Estos procesos son
Gestión comercial, y Gestión prestación del servicio. Este cargo se ha denominado
Jefe de operaciones y ventas, siendo uno de los puestos de trabajo críticos para el
desarrollo de la empresa.
En el mismo nivel se encuentra el administrador del sistema de Gestión de
calidad, el cual está al tanto de todos los procesos de la empresa. De esta manera
se hace uno de los puestos de trabajo perteneciente al proceso de seguimiento y
control, ya que como el nombre del proceso lo expone, este se encarga de
realizar un seguimiento y control de los procesos que pertenecen al sistema de
gestión de calidad de Electro Marcas Ltda.
Además de los anteriores puestos, se crea un cargo el cual se denomina Asistente
de tesorería y compra. En sus labores más importantes está el de realizar la
adquisición de todos los insumos y compras en general para la empresa, por tal
razón este puesto entra a ser cabeza del proceso de Gestión de compras.
6.5.4. Nivel Técnico
En el nivel técnico se han dispuesto dos cargos para la empresa, uno es el auxiliar
contable el cual debe tener una relación constante con el proceso de Gestión
Administrativa y Financiera, y el otro es el cargo auxiliar administrativo el cual
participa de la mayoría de los procesos de la empresa y es uno de los puestos que
tiene relación directa con el cliente cuando se acerca a las instalaciones de Electro
Marcas Ltda.
36
6.5.5. Nivel Comercial
Para el nivel comercial se tiene asignado un cargo que presenta la cara de la
empresa hacia el público y/o compradores, convirtiéndose en uno de los cargos
representativos de la compañía hacia el mercado y la competencia. Este cago es
denominado asesor comercial, el cual tiene vinculación directa con los procesos
misionales de la empresa, ya que pertenece y contribuye con toda la cadena de
los procesos misionales.
6.5.6. Nivel operativo
En el nivel operativo se encuentran los cargos que sirven de apoyo para que los
procesos misionales puedan tener un cumplimiento a cabalidad de sus funciones.
Para esto se han asignado 4 diferentes cargos, los cuales son el Almacenista, el
Mensajero, el Auxiliar de bodega y el Conductor de despachos. En su orden, la
vinculación que tienen con los procesos de la empresa en la siguiente:
El almacenista tiene una vinculación directa con el proceso de Gestión logística,
además de vinculación con el Proceso comercial y de Compras. El Mensajero está
vinculado directamente con los procesos de Gestión comercial, Gestión logística y
Gestión compras. El auxiliar de bodega está vinculado al proceso de gestión
logística directamente, pero tiene pertenencia con el proceso de compras.
Finalmente el conductor de despachos tiene relación directa con el proceso de
compras, comercial y gestión logística, siendo uno de los principales puesto que
contribuye con el abastecimiento de la empresa.
7. DESARROLLO METODOLOGICO
El desarrollo de esta investigación fue de campo, quiere decir que se pudo
recopilar directamente la información detallada y exacta específicamente en
Electro Marcas Ltda., por lo tanto, la investigación es de tipo “descriptivo” y
consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los
hechos, sin manipular o controlar alguna variable, para esto, se utilizaron las
técnicas de recolección de datos expuestas a continuación:
Observación directa:
Esta técnica se utilizó en el desarrollo de este trabajo para evidenciar y visualizar
las diferentes actividades y funciones que ejerce cada persona en su puesto de
trabajo (cargo)
37
Entrevista estructurada:
Donde se realizaron entrevistas con preguntas abiertas, previamente analizadas y
estudiadas para que fueran adecuadas a cualquier cargo en la empresa. Se
entrevistaron a los directivos y las personas que ocupaban cada cargo expuesto
en la tabla 1. Finalmente, la información obtenida fue evaluada y aprobada con la
gerencia y la junta directiva.
Adicional a esto, en el formato de entrevista, se adjuntó una pregunta de selección
múltiple en la cual, entre una colección de competencias, se solicitó dar un nivel
de criticidad a cada competencia expuesta, cabe aclarar que para cada cargo, se
obviaron competencias generales, pues con la gerencia se concluyó que estas se
sobreentendían para la descripción de estos.
Por esta razón, en los formatos de descripción de cargos presentados en los
resultados de este proyecto, se exponen las competencias más relevantes que
cada perfil debe tener para desempeñar el cargo de manera óptima.
El formato de entrevista, se hizo con base a las cuatro preguntas fundamentales
que según Chiavenato son fundamentales al momento de comprender, analizar y
describir los cargos en una organización.
7.1. ESPACIO
Electro Marcas Ltda., Bogotá, Cundinamarca, Colombia.
7.2. POBLACION Y MUESTRA
El desarrollo del presente proyecto se realizó con todos los colaboradores de
Electro Marcas Ltda., discriminados en la tabla 1 del presente trabajo.
7.3. DELIMITACIONES DEL ESTUDIO
Para efectos de lograr resultados concretos y obtener los objetivos propuestos, se
hace necesario hacer el presente proyecto con una delimitación en estos
aspectos:
Espacial
Bogotá, Cundinamarca, Electro Marcas Ltda.
Demográfica
Empleados y directivos de Electro Marcas Ltda.
38
Temática
Manual de funciones y responsabilidades
8. INICIO DEL DESARROLLO DEL PROYECTO
El trabajo realizado en Electro Marcas Ltda. Para la conformación del análisis y
descripción de cargos, se desarrolló de manera secuencial de acuerdo a la
programación de actividades por parte de la empresa y siguiendo los
procedimientos que ofrece la teoría para la realización de dicha investigación.
Lo primera actividad por parte de la empresa fue la búsqueda de las personas
encargadas de realizar este proyecto, en este caso, los autores del presente
trabajo se adueñaron de la idea pues esta serviría como proyecto de grado para la
obtención del título de tecnólogo industrial.
El medio para que los autores fueran escogidos como encargados del proyecto, se
debió a que uno de ellos se encontraba vinculado a Electro Marcas Ltda. Con un
contrato a término definido con el fin de realizar dicho proyecto.
Para tal fin, la empresa presto la colaboración necesaria a los encargados del
proyecto y de igual forma, el asistente de talento humano, el jefe de la
organización y los demás empleados sirvieron de guía y apoyo a los estudiantes
(autores) quienes serían los encargados en la ejecución del proyecto. Estas
personas fueron de gran ayuda para revisar, corregir y realizar seguimiento y
propuestas de mejoramiento continuo en el desarrollo del proyecto.
8.1. IDENTIFICACION DE LA METODOLOGIA Y RECOLECCION DE LA
INFORMACION
Para la identificación del método de obtención de datos y de la metodología con la
cual se realizó la descripción, análisis y por consiguiente, el manual de perfiles y
responsabilidades fue necesario investigar diferentes fuentes, textos y páginas de
internet.
El proceso de obtención de datos, se realizó en tres partes, expuestas a
continuación:
Realización de entrevistas
Análisis y verificación de datos
Diagnóstico de la información obtenida
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8.1.1. Realización de entrevistas
Las entrevistas para la obtención de la información necesaria para la descripción
de cada cargo se realizaron con formatos previamente evaluados y estudiados
para que las preguntas se ajustaran a todos los cargos. Las personas
entrevistadas fueron, los ocupantes de cada cargo, su jefe inmediato y la junta
directiva. Esto con el fin, de obtener información desde tres puntos de vista
diferentes y para lograr resultados más objetivos.
Los formatos para cada parte entrevistada fueron debidamente adecuados para
recibir información lo más detallada y precisa posible. (Ver anexos C, D, E)
Adicional a los formatos de entrevista, a cada parte entrevistada se les presentó
un cuadro con 42 competencias a las cuales se les solicito evaluar de 1 a 4 su
nivel de criticidad para cada cargo. (Ver anexo F)
8.1.2. Análisis y verificación de datos
Con la información obtenida, se diseñó un formato estándar para presentar la
descripción de cada cargo, en este formato se presenta la información mínima
necesaria que la gerencia de Electro Marcas Ltda. Estableció como más
importantes.
A continuación, se presenta y describe el formato diseñado para la descripción de
cargos en la organización.
8.2. FORMATO PARA LA DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS.
Para la presentación del manual se diseñó un formato que se encuentra
debidamente codificado para la empresa y que sirve de ayuda para la descripción
de los diferentes cargos asignados en Electro Marcas Ltda. Cabe aclarar que este
formato incluye los requisitos necesarios para realizar la descripción de los cargos
y se desarrolla con base en los requisitos la NTC ISO 9001:2008 en el numeral
6.2, y las herramientas desarrolladas para la empresa descritas en el presente
proyecto, todo con el fin de asociar los elementos para confrontarlos con cada
cargo.
Se aclara que el formato no define la complejidad del cargo, solo se exponen los
requisitos necesarios y establecidos por la gerencia de Electro Marcas Ltda.
A continuación se describen cada uno de los campos que nos presenta este
formato.
40
Figura 4 Formato para la descripción de cargos de Electro Marcas Ltda.
8.2.1. Identificación del cargo
En la descripción del cargo encontramos los datos principales del perfil. A
continuación se describirá cada uno de los campos:
8.2.1.1. Nombre Del Cargo: Este espacio está asignado para el nombre que tiene el cargo en la empresa, según el organigrama funcional
8.2.1.2. Nivel Del Cargo: Este espacio es diligenciado de acuerdo a la posición jerárquica que se le haya asignado al puesto de trabajo, descrito en el punto 7 del presente Manual.
8.2.1
8.2.1.1
8.2.1.2
8.2.1.3
8.2.1.4
8.2.1.5
8.2.2
8.2.3
8.2.3.1
8.2.3.2
8.2.3.3
8.2.3.4 8.2.4
8.2.1.6
8.2.5
8.2.3.5
41
8.2.1.3. Jefe Inmediato: Este espacio está asignado para describir cual es la persona que a nivel jerárquico tiene potestad de asignarle labores y por ende, a esta persona tiene que rendirle cuentas de su trabajo.
8.2.1.4. Tipo de contrato: en este espacio se nombra el tipo de contratación que tiene la persona vinculada a la empresa. Para efectos de electro Macas Ltda., se ajusta a tres tipos de contratos principales los cuales son:
Término fijo.
Término indefinido.
Obra labor.
Contrato de prestación de servicios. 8.2.1.5. Procesos inherentes al cargo: en este espacio se describe
tanto la relación directa, como la relación indirecta del cargo con los diferentes procesos establecidos en el mapa de procesos de electro Marcas Ltda.
8.2.1.6. Personal a cargo: en este especio se describe el personal a cargo directo del perfil descrito.
8.2.2. Objetivo del cargo
En el objetivo del cargo se realiza la descripción principal del puesto de trabajo
que va a ser ocupado.
8.2.3. Perfil del cargo
En el perfil del cargo, para conveniencia del sistema de gestión de calidad, se
realiza la descripción de 4 aspectos, los cuales se han tenido en cuenta para dar
conformidad a la NTC ISO 9001:2008 en su numeral 6.2. De esta manera se
quiere asegurar que el personal que quiera pertenecer a la empresa, tenga las
competencias necesarias descritas en la norma, y que a continuación se
describirán en el presente manual.
8.2.3.1. Educación
La educación describe los estudios mínimos que debe tener la persona para
obtener cierto puesto. Para efectos del presente manual el nivel de educación será
descrito por la siguiente tabla:
42
Tabla 3 Tipo de educación de acuerdo al perfil para Electro Marcas Ltda.
Cargo TIPO DE EDUCACIÓN
Gerente General Profesional-Universitaria
Subgerente Profesional-Universitaria
Revisor Fiscal Profesional-Universitaria
Ingeniero Electricista Profesional-Universitaria
Contador Profesional-Universitaria
Jefe de operaciones y ventas Profesional-Universitaria
Administrador SGC Profesional-Universitaria
Auxiliar de tesorería y compras Tecnológica-Universitaria
Auxiliar de contabilidad Técnica-Tecnóloga
Auxiliar administrativo Técnica-Tecnóloga
Asesor de ventas Bachiller- Tipo comercial
Almacenista Bachiller
Mensajero Bachiller
Auxiliar de Bodega Bachiller
Conductor despachos Bachiller
8.2.3.2. Formación
En la formación se describen los conocimientos adicionales que debe tener el
aspirante al cargo para el cumplimiento de su rol en la empresa. Para efectos del
presente manual algunos cargos deben tener especificaciones adicionales los
cuales se describen directamente en el formato de la descripción del cargo.
8.2.3.3. Habilidades
Son las diferentes actitudes y aptitudes que debe tener el empleado para
desarrollar su tarea, que sirven de complemento para el buen desarrollo de la
misma. Para efectos del presente manual, se realizó un estudio de cada uno de
los cargos en donde se seleccionaron diferentes actitudes y aptitudes claves
43
según las directrices dadas por la Gerencia de la empresa con base en los Niveles
jerárquicos establecidos anteriormente. Cabe resaltar que estas Actitudes y
Aptitudes varían dependiendo del cargo. Los resultados obtenidos se plasman en
la siguiente tabla.
Tabla 4 Actitudes y Aptitudes para Electro Marcas Ltda.
ACTITUDES APTITUDES
Proactividad.
Apoyo.
Cordialidad.
Servicio.
Cooperación.
Persistencia.
Innovación
Análisis.
Fluidez verbal
Fluidez escrita
Razonamiento numérico,
Trabajo bajo presión.
8.2.3.4. Experiencia
En la descripción de la experiencia, se tiene en cuenta la cantidad de tiempo
mínimo que debe tener un empleado para desarrollar las labores de acuerdo a la
cantidad de tiempo estipulada para la empresa. En cada uno de los cargos se
encuentra especificado cual es la cantidad mínima de experiencia que debe tener
un empleado para optar por un cargo en electro Marcas Ltda. Para efectos del
presente manual se han dividido en 4 tipos de experiencias laborales, que a
continuación se describen:
Experiencia profesional Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas
las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación universitaria
o profesional, o de especialización tecnológica, en el ejercicio de las actividades propias
de la profesión o especialidad.
Experiencia específica Es la adquirida en el ejercicio de las funciones de un empleo en
particular o en una determinada área del trabajo o área de la profesión, ocupación, arte u
oficio.
Experiencia relacionada Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones
similares a las del cargo a proveer.
Experiencia general Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, profesión,
ocupación, arte u oficio.
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8.2.3.5. Homologación
Con referente al presente manual, los requerimientos que se han establecido en
las fichas técnicas, en lo posible, tienen que ser cubiertos, y no podrán ser
disminuidos, ni alterados.
Sin embargo como una manera de incentivar la promoción o el ascenso de los
trabajadores de la empresa, y además de convertirse en una posibilidad para
aquellos aspirantes que deseen suplir un cargo dentro de la compañía, electro
Marcas Ltda., se evaluará la posibilidad de la homologación de la experiencia de
los años laborales, cuando para el cargo sea un requisito tener un título en
programas de educación secundaria, formación técnica tecnológica y profesional
de pregrado o post grado, o de títulos específicos.
Lo anterior se fundamente con el fin de flexibilizar los criterios para la validación
de la trayectoria laboral de manera que se valore y se reconozca la trayectoria
laboral del empleado. De acuerdo a lo anterior, la homologación se va a repartir de
la siguiente manera:
Tabla 5 Criterios de homologación para Electro Marcas Ltda.
TÍTULO HOMOLOGABLE POR
MAGISTER 3 años de experiencia profesional.
ESPECIALIZACIÓN
2 años de experiencia profesional.
3 de experiencia específica.
FORMACIÓN
UNIVERSITARIA
Título de Tecnólogo.
Carrera en curso cursada al 80%.
3 años de experiencia específica
FORMACIÓN
TECNOLÓGICA O TÉCNICA.
3 Años de experiencia relacionada con el cargo, o experiencia mínima determinada en el perfil.
BACHILLER
No homologable por experiencia.
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8.2.4. Funciones y Responsabilidades se deja un espacio para consignar las funciones y responsabilidades establecidas por parte de la Gerencia General junto con los encargados de desarrollar el manual de perfiles.
8.2.5. Competencias Debido a que la empresa trabaja bajo la Gestión por
procesos y uno de los pilares de esta, es la definición de perfiles con base en competencias, se deja un espacio donde se consignan las competencias necesarias que debe tener el empleado. Estas competencias son descritas en la matriz previamente definida por la alta dirección de la empresa. (Ver anexo B).
Además de lo anterior se asigna un nivel de valoración de las diferentes
competencias con base en la matriz de competencias (ver anexo A).
8.3. REQUISITOS DOCUMENTALES.
Para dar cumplimiento del manual y estandarizar los perfiles con el fin de aportar
cierto nivel de orden, se hace necesaria una documentación que sirve de
evidencia y cumple el requisito 6.2.2. Literal (e), de la NTC ISO 9001:2008. Los
requisitos de esta documentación son los siguientes:
8.3.1. Hoja de vida: Uno de los requisitos más importantes, ya que es la
carta de presentación del aspirante para pertenecer a la empresa.
8.3.2. Fotocopia de la cédula: Documento el cual legitima el ser ciudadano Colombiano. Este documento lo hace regirse por la legislación vigente de la nación.
8.3.3. Fotocopia de la libreta militar: ya que la prestación del servicio
militar es algo obligatorio en el país para los hombres, se hace necesario tener registro del mismo, ya que no se quieren tener inconvenientes con ninguna entidad pública y de carácter tan fuerte como son las fuerzas armadas de Colombia.
8.3.4. Antecedentes disciplinarios: se pide registro del presente
documento, ya que se debe verificar que el aspirante desee suplir un cargo dentro de la empresa, no tenga ningún tipo de conflicto con la legislación colombiana.
8.3.5. Certificados o diplomas de estudio: para efectos de este manual,
los estudios se certificaran por medio de la presentación de certificados
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o los títulos que otorgan las entidades correspondientes, verificándose que sean de tipo original, totalmente legibles.
8.3.6. Certificación de cursos específicos: Los cursos específicos son
aquellos tendientes a lograr la adquisición, el desarrollo o el perfeccionamiento de determinados conocimientos, aptitudes, habilidades o destrezas, necesarios para el ejercicio de un empleo.
Los cursos específicos se acreditaran mediante certificados de aprobación expedidos por
las respectivas entidades oficiales o privadas que los impartieron. Dichos certificados
deberán contener, como mínimo los siguientes datos:
Nombre o razón social de la entidad.
Nombre y contenido del curso.
Intensidad horaria.
Fechas de realización.
Aprobación.
8.3.7 Certificados de trabajo: los certificados de trabajo se acreditaran
mediante la presentación de constancias escritas, expedidas por la
autoridad competente de las respectivas entidades oficiales o privadas.
En los casos en que el interesado haya ejercido su profesión o actividad en
forma independiente, la experiencia se acreditara mediante dos (2)
declaraciones extra juicios de terceros.
Las certificaciones de experiencia deberán contener, como mínimo, los
siguientes datos:
Nombre o razón social de la entidad o empresa donde haya laborado.
Fechas dentro de las cuales el interesado estuvo vinculado y jornada laboral
Relación de los cargos desempeñados y funciones de cada uno de ellos, junto con el periodo de desempeño en cada cargo.
8.3.8 Referencias personales: en este documento se hace necesaria una certificación de una persona externa, que de fe que el trabajador cumple con los requerimientos éticos mínimos que por naturaleza debe poseer el ser humano.
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8.4 Evaluación de la información obtenida
En la evaluación de las respuestas obtenidas anterior al análisis de cargos, se
detectaron y mejoraron situaciones relevantes como:
Duplicidad de funciones: en algunos cargos de Electro Marcas Ltda., se presenta duplicidad de funciones en el asistente de tesorería & compras y el auxiliar de contabilidad, pues sus funciones en algunos casos se asemejan mucho. Esta duplicidad de funciones crea problemas de tipo laboral pues el auxiliar de contabilidad reclama reconocimiento por actividades que realiza a la par con el asistente de tesorería. Con la definición de funciones y responsabilidades de cada cargo quedaron delimitados claramente las funciones que debe realizar cada uno.
Equilibrio de funciones. En el nivel operativo, se realizó el equilibrio de funciones en los cargos de almacenista y auxiliar de bodega, pues en uno de estos se tendía a dar sobrecarga laboral, con el análisis de cargos, se permitió re distribuir las responsabilidades y tareas para cada uno de los cargos.
Objetivos claros. Después del análisis de cargos se definieron objetivos por cada cargo pues se evidencio falta de claridad en estos para algunos cargos.
Definición de funciones. Con la realización de este proyecto en la mayoría de los cargos quedaron definidas las funciones en forma clara y precisa, pues el análisis de cargos permitió documentar dicha información que faltaba, facilitando con esto la administración del talento humano.
9. MANUAL DE PERFILES.
9.1 ALCANCE.
El presente manual aplica para todos los cargos que afecten directamente la
calidad de los servicios que presta Electro Marcas Ltda., y por ende a todo el
personal que esté involucrado en todos sus procesos.
9.2 DEFINICIONES.
Perfil de cargo documento el cual permite identificar las funciones, responsabilidades, alcance, interacción y requisitos de educación, formación, habilidades y experiencia que debe poseer un candidato al cargo para poderlo desempeñar la manera más óptima posible.
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Educación hace referencia al nivel de escolaridad y los diferentes programas académicos que se necesitan para el desarrollo del cago. (Bachiller, educación intermedia o educación profesional).
Formación hace referencia a la preparación esencial y necesaria para el desarrollo de las funciones propias del cargo, dentro de los cuales se pueden nombrar programas de entrenamiento tales como seminarios, cursos, talleres de actualización, diplomados, maestrías, especializaciones o doctorados.
Habilidades son las diferentes conductas, destrezas actitudes y aptitudes requeridas para desempeñar eficientemente una tarea o una actividad. Estas son descritas de forma sencilla, clara y objetiva, dependiendo del requerimiento del cargo.
Experiencia se refiere al tiempo en las actividades laborales desarrolladas por las personas, necesarias para el cumplimiento de las actividades del cargo.
Homologación este aspecto hace referencia al ajuste y comparación de diferentes características con el fin de que exista una igualación en los requisitos de los cargos.
9.3 RESPONSABLES
El Responsable de mantener el manual de perfiles y responsabilidades es el
Administrador del Sistema de Gestión de calidad de Electro Marcas Ltda., quien
junto al Gerente y Subgerente de la empresa tomaran todas las decisiones
necesarias que afecten la conformidad del presente manual.
9.4 MODIFICACIONES
El manual de perfiles y responsabilidades será revisado cada doce (12) meses, y
extraordinariamente cuando se requiera hacer la modificación de algún perfil.
Estas modificaciones se realizarán con el consentimiento y el mutuo acuerdo de
los responsables directos del manual. Una vez se realice una modificación, debe
quedar registro escrito de lo que se modificó además de conservar de la versión
anterior como un documento obsoleto. Pasado 1 año la versión considerada como
obsoleta podrá ser destruida de acuerdo con lo que se especifica en el
procedimiento de control de documentos.
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9.5 PERFILES DE CARGO POR EMPLEADOS
A continuación, de acuerdo al organigrama Funcional de la empresa y a las
herramientas descritas en el desarrollo del trabajo se hará la descripción individual
de cada uno de los puestos vigentes para Electro Marcas Ltda.
9.5.1 CARGOS DEL NIVEL DIRECTIVO
9.5.1.1 Gerente
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Gerente.
NIVEL Directivo.
JEFE INMEDIATO Junta de socios.
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación directa con todos los
procesos del Sistema de Gestión de
Calidad.
PERSONAL A CARGO Subgerente.
OBJETIVO DEL CARGO
Liderar cada uno de los procesos pertenecientes a la empresa, además de
determinar, modificar, y actualizar cada uno de los lineamientos estratégicos y
políticas necesarias de la organización.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN
Título de Formación universitaria en
Administración de Empresas o Ingenierías a
fines aplicables.
FORMACIÓN
Deseable Maestría o especialización en Administración de empresas.
Continúa actualización en el manejo de las herramientas tecnológicas, y de los programas útiles para el desarrollo de su tarea, además de constante actualización en los cambios y movimiento del mercado, utilizando medios tales como capacitaciones, charlas y demás beneficios que se puedan presentar.
50
Interés por desarrollarse académicamente e ir más allá en la busca de nuevos conocimientos y hacer máximo provecho de las posibilidades que tenga de educarse.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, razonamiento
numérico, trabajo bajo presión y resolución de
conflictos. Debe demostrar constantemente
actitudes de apoyo, servicio, cooperación e
innovación.
EXPERIENCIA
Experiencia profesional mínima de 2 años,
específica de 2 años, relacionada de 1 año y
general de 6 meses.
HOMOLOGACIÓN Cargo No Homologable para la empresa.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Elaborar el proyecto de presupuesto para su autorización y modificación.
Revisar y analizar la información financiera de la organización.
Elaborar e informar el ejercicio del presupuesto.
Analizar y revisar las opciones de inversión para obtener rendimientos que maximicen los ingresos de la entidad.
Responsabilidades:
Gestionar las diferentes actividades de venta con clientes estratégicos.
Establecer excelentes relaciones con las entidades a las cuales se les brinda los servicios, de igual forma de quienes lo reciben.
Supervisar la aplicación de leyes fiscales y normativas para el registro de las operaciones financieras, fiscales y presupuestales
Tomar decisiones en la gestión administrativa de la empresa.
Contribuir con el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de calidad de presente en la empresa.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Planeación 4
Liderazgo 4
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Toma de decisiones 4
Dirección y desarrollo del personal 3
Conocimiento del entorno 4
9.5.1.2 Subgerente
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Subgerente
NIVEL Directivo.
JEFE INMEDIATO Gerente
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación directa con todos los
procesos del Sistema de Gestión de
Calidad en especial con la Gestión
gerencial, Administrativa y Financiera y
de Recursos humanos.
PERSONAL A CARGO Jefe de operaciones y ventas, auxiliar
de tesorería y compras, Auxiliar
administrativo.
OBJETIVO DEL CARGO
Contribuir con la determinación y desarrollo de cada uno de los lineamientos
estratégicos empresariales, además de liderar los procesos gerenciales y toma
de decisiones cuando le sea delegado, o en dado caso que el gerente no se
encuentre en la organización.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN
Título de formación universitaria en
Administración de Empresas e Ingenierías a
fines aplicables, principalmente industrial.
Deseable Maestría o especialización en Administración de empresas.
Continúa actualización en el manejo de herramientas tecnológicas, y de los programas útiles para el desarrollo de su tarea. Constate actualización frente al
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FORMACIÓN movimiento del mercado, utilizando medios tales como capacitaciones, charlas y demás beneficios que se puedan presentar. Interés por desarrollarse académicamente e ir más allá en la busca de nuevos conocimientos y hacer máximo provecho de las posibilidades que tenga de educarse.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, razonamiento
numérico, trabajo bajo presión y resolución
de conflictos, además de demostrar
constantemente actitudes de innovación,
persistencia, cooperación y servicio.
EXPERIENCIA
Experiencia profesional mínima de 2 años,
específica de 2 años, relacionada de 1 año y
general de 6 meses
HOMOLOGACIÓN Cargo No Homologable para la empresa.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Elaborar el proyecto de presupuesto para su autorización y modificación ante la gerencia general.
Supervisar y realizar control de compras, inventario, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Revisar y analizar la información financiera de la organización.
Elaborar e informar el ejercicio del presupuesto.
Llevar a cabo las gestiones de recuperación de cuentas por cobrar en los términos del procedimiento de facturación y cobranzas, para garantizar los ingresos de la entidad.
Analizar y revisar las opciones de inversión para obtener rendimientos que maximicen los ingresos de la entidad.
Supervisar la aplicación de leyes fiscales y normativas para el registro de las operaciones financieras, fiscales y presupuestales.
Proveer información financiera a la alta dirección para la toma de decisiones y lo inherente a la gestión administrativa de la empresa.
Realizar las funciones inherentes a su responsabilidad que le sean encomendadas por la Gerencia.
53
Realizar las revisiones por la dirección de acuerdo a los parámetros establecidos por la norma ISO 9001:2008.
Responsabilidades:
Gestionar las diferentes actividades de venta con clientes estratégicos.
Remplazar al Gerente General en sus ausencias, encargándose de todas las funciones.
Establecer excelentes relaciones con las entidades a las cuales se les brinda nuestros servicios, de igual forma de quienes lo reciben.
Comunicar continuamente a la organización la importancia de satisfacer los requisitos del cliente.
Establecer y hacer cumplir una política de calidad para la empresa.
Velar por el cumplimiento de los objetivos de calidad de la empresa.
Asegurar que la empresa posea los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades de sus empleados.
Contribuir con el desarrollo eficaz del sistema de gestión de calidad.
Estar presente en las respectivas revisiones por la dirección del sistema de gestión de calidad.
Cumplir con las funciones del Representante de la dirección ante el sistema de gestión de calidad las cuales son: Asegurar que de que se establezca, implemente y mantengan los
procesos necesarios para el sistema de gestión de calidad (SGC). Informar a la alta dirección sobre el desempeño y cualquier necesidad
de mejora. Asegurar la toma de conciencia en el cumplimiento de los requisitos del
cliente en toda la organización.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Planeación 3
Liderazgo 4
Toma de decisiones 3
Dirección y desarrollo del personal 3
Conocimiento del entorno 4
9.5.2 CARGOS DEL NIVEL ASESOR.
9.5.2.1 Contador.
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Contador.
NIVEL Asesores.
JEFE INMEDIATO Subgerente.
TIPO DE CONTRATO Termino fijo.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación específica el proceso de
gestión administrativa y financiera,
vinculación de manera indirecta con el
proceso comercial y de compras.
PERSONAL A CARGO Asistente de contabilidad.
OBJETIVO DEL CARGO
Mantener, realizar y controlar cada uno de los movimientos financieros que se
presenten en la empresa a diario, además de presentar informes de los mismos
con el fin de evaluar el estado financiero actual de la empresa.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN
Título de formación universitaria en
contaduría pública.
FORMACIÓN
Deseable Maestría o especialización en áreas contables, especialmente bajo ambiente de normas internacionales (NIIF).
Continua actualización en el manejo de las herramientas tecnológicas, y de los programas útiles para el desarrollo de su tarea, además de constante actualización con referente al movimiento del mercado, y a los cambios que se puedan presentar en la legislación aplicable utilizando medios tales como capacitaciones, charlas y demás beneficios que se puedan presentar. Interés por desarrollarse académicamente e ir más allá en la busca de nuevos conocimientos y hacer máximo provecho de las posibilidades que tenga de
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educarse.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, razonamiento
numérico, trabajo bajo presión y resolución
de conflictos, además de demostrar
constantemente actitudes de proactividad,
servicio, cooperación y cordialidad.
EXPERIENCIA
Experiencia profesional mínima de 1 años,
relacionada de 1 año, específica de 2 años y
general de 3 años.
HOMOLOGACIÓN Cargo No Homologable por experiencia.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Control de anticipos a contratistas y a terceros.
Registro de Depreciaciones.
Elaboración de las de declaraciones de Impuestos (IVA, Retefuente; Autocree, Ica y Reteica) con sus respectivos anexos.
Presentación de impuestos por el sistema muisca.
Registro del pago de los impuestos y conciliación de saldo.
Liquidación prima de servicios Junio y Diciembre, Vacaciones, Cesantías e intereses sobre cesantías.
Elaboración de la provisión y de la declaración de Renta y complementarios y de la declaración de renta para la equidad Cree.
Elaboración de estados financieros: Balance general, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de cambios situación Financiera, Estado de Flujo de efectivo.
Elaboración de medios magnéticos Nacionales y Distritales.
Responsabilidades:
Revisión de Conciliaciones Bancarias.
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Revisión y control de los créditos bancarios y tarjetas de crédito.
Revisión y autorización pago de seguridad social.
Revisión de la causación de nómina.
Revisar y ejecutar el costo de ventas, incluye control de facturas de compra y facturas de venta.
Revisión y aprobación de liquidaciones salariales definitivas.
Presentación de estados financieros y prácticas empresariales a la súper-sociedades.
Revisión del pago de Renovación Matricula Mercantil.
Revisión Informe DANE. Contribuir con el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de
calidad de presente en la empresa. R
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Experiencia profesional 4
Creatividad e innovación 3
Toma de decisiones 3
9.5.2.2 Ingeniero electricista.
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Ingeniero Electricista
NIVEL Asesor.
JEFE INMEDIATO Subgerente.
TIPO DE CONTRATO Prestación de servicios.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación directa con los procesos de
prestación del servicio. Vinculación
indirecta con los procesos de gestión de
compras, gestión comercial y gestión de
calidad.
PERSONAL A CARGO Personal ajeno a la empresa.
OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar cada uno de los contratos pactados con la empresa, con el fin de brindar
un servicio oportuno y satisfacer las necesidades de los clientes del sector
eléctrico.
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PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Título de formación universitaria en ingeniería
eléctrica.
FORMACIÓN
Deseable especialización en gerencia de proyectos y ramas asociadas a la ingeniería y al cumplimiento de los requisitos legales del producto en el campo de la electricidad.
Continúa actualización en el manejo de las herramientas tecnológicas, y de los programas útiles para el desarrollo de su tarea, además de constante actualización con referente la rama de estudio en la que se desempeña, por medio de post-grados, capacitaciones, charlas y demás beneficios que se puedan presentar. Interés por desarrollarse académicamente e ir más allá en la busca de nuevos conocimientos y hacer máximo provecho de las posibilidades que tenga de educarse.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, razonamiento
numérico, trabajo bajo presión y resolución de
conflictos, además de demostrar
constantemente actitudes de proactividad,
servicio, cooperación e innovación.
EXPERIENCIA
Experiencia profesional mínima de 1 años,
especifica de 2 años, general de 3 años, o 2
años de experiencia relacionada.
HOMOLOGACIÓN Cargo No Homologable por experiencia.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Realizar cálculos de ingeniería para seleccionar y/o especificar materiales y equipos para compra.
Diseñar redes de distribución de la energía eléctrica en las plantas industriales o en poblaciones para uso de tipo domiciliario.
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Diseñar sistemas de control y/o automatismos para operar plantas industriales, hospitales, edificios o aplicaciones residenciales.
Interpretar los planos de diseño y dar instrucciones al personal de montaje en obras industriales o en la construcción de edificios o construcción de proyectos residenciales (urbanizaciones).
Responsabilidades:
Vigilar que se cumplan las especificaciones de calidad, inspeccionando y controlando las labores del proyecto o montaje.
Contribuir con el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de calidad de presente en la empresa.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Experiencia profesional 4
Creatividad e innovación 4
Toma de decisiones 3
9.5.2.3 Revisor fiscal.
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Revisor Fiscal.
NIVEL Asesor.
JEFE INMEDIATO Subgerente.
TIPO DE CONTRATO Prestación de servicios.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación directa con los procesos de
Gestión Administrativa y Financiera y
Planeación estratégica.
PERSONAL A CARGO Contador, Asistente contable.
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar control y análisis permanente del patrimonio, vigilancia permanente para
que todos los actos administrativos se celebren de acuerdo al objeto social de la
empresa y a las normas estatutarias por las que se rige la empresa.
PERFIL DEL CARGO
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EDUCACIÓN
Título de formación Universitaria en
contaduría pública.
FORMACIÓN
Deseable especialización en Revisoría fiscal.
Continúa actualización evidenciada en el manejo de las herramientas tecnológicas, y de los programas útiles para el desarrollo de su tarea, además de constante actualización en la normatividad con referente la rama de estudio en la que se desempeña, por medio de post-grados, capacitaciones, charlas y demás beneficios que se puedan presentar. Interés por desarrollarse académicamente e ir más allá en la busca de nuevos conocimientos y hacer máximo provecho de las posibilidades que tenga de educarse.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, razonamiento
numérico, trabajo bajo presión y resolución de
conflictos, además de demostrar
constantemente actitudes de apoyo, servicio,
cooperación y persistencia.
EXPERIENCIA
Experiencia profesional mínima de 2 años,
general de 3 años, especifica de 2 años o 3
años de experiencia relacionada.
HOMOLOGACIÓN Cargo No Homologable por experiencia.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier título.
Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.
Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o
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informe correspondiente.
enviar a la Superintendencia, dentro de los quince días siguientes al de la reunión de la asamblea una copia autorizada del acta de la respectiva asamblea.
Responsabilidades:
Cerciorarse de que las operaciones se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva.
Dar oportuna cuenta por escrito al Gerente o subgerente de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de las Asambleas, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
Convocar a la Asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.
Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Asamblea o junta de socios.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Experiencia profesional 4
Creatividad e innovación 2
Toma de decisiones 4
9.5.3 CARGOS DEL NIVEL TÁCTICO.
9.5.3.1 Administrador SGC.
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IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Administrador SGC.
NIVEL Táctico.
JEFE INMEDIATO Subgerente.
TIPO DE CONTRATO Término fijo.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación directa con todos los
procesos del Sistema de Gestión de
Calidad.
PERSONAL A CARGO No aplica.
OBJETIVO DEL CARGO
Mantener, controlar y actualizar el Sistema de Gestión de calidad de la
empresa, con base en los requisitos establecidos para el mismo.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN
Título de Formación universitaria o
certificación de estudio en curso vigente en
ingeniería industrial o administración de
empresas..
FORMACIÓN
Deseable Maestría o especialización en áreas a fines.
Continua actualización evidenciada en el manejo de las herramientas tecnológicas, y de los programas útiles para el desarrollo de su tarea, además de constante actualización con referente a los cambios que se presenten en la normatividad que se está aplicando para la empresa, utilizando medios tales como capacitaciones, charlas y demás beneficios que se puedan presentar. Interés por desarrollarse académicamente e ir más allá en la busca de nuevos conocimientos y hacer máximo provecho de las posibilidades que tenga de educarse. Debe poseer título de auditor interno de calidad certificado.
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HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita y trabajo bajo presión
además de ser muy efectivo en la
resolución de conflictos, y demostrar
constantemente actitudes de proactividad,
servicio, cooperación, persistencia e
innovación.
EXPERIENCIA
Experiencia profesional mínima de 1 año,
especifica de 6 meses, relacionada de 6
meses.
HOMOLOGACIÓN Cargo homologable por experiencia mínima
de 2 años.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Elaborar junto a los Responsables de los procesos de la empresa, la documentación necesaria del Sistema de Gestión de la Calidad, además darla a conocer, así como velar y supervisar porque se ponga en ejecución y se cumpla.
Revisar, registrar y custodiar (junto con los jefes de procesos) toda la documentación original de Gestión de la Calidad procedente de todos los procesos que hacen parte de la empresa.
Distribuir y llevar control de todas las copias controladas que se generan de la documentación original de Gestión de la Calidad.
Realizar todas las actividades inherentes al puesto que le sean encomendadas.
Realizar las auditorías internas de acuerdo a los lineamientos de la NTC ISO 9001:2008.
Responsabilidades:
Mantener y asegurar la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme a la NTC ISO 9001:2008.
Planificar y organizar reuniones y actividades diversas relacionadas con el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad en conjunto con la Subgerencia y Gerencia.
Propiciar y estimular a los miembros de la empresa para el desarrollo y aplicación de acciones de mejoramiento.
Participar en el análisis de las no conformidades identificadas en el Sistema de Gestión de la Calidad, y realizar el seguimiento a las acciones preventivas y correctivas que se hayan formulado.
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Comunicar a gerencia las acciones adelantadas por el Sistema de Gestión de la Calidad y que puedan afectar el desempeño y procesos de su Área o proceso.
Acudir a los cursos de capacitación que le sean programados por la Institución.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Aprendizaje continuo 4
Experiencia profesional. 3
Trabajo en equipo y colaboración 4
Creatividad e innovación 4
9.5.3.2 Jefe de operaciones y ventas.
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Jefe de operaciones y ventas.
NIVEL Táctico.
JEFE INMEDIATO Subgerente.
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación específica con los
procesos de gestión comercial, gestión
compras, gestión prestación del
servicio, Gestión logística. Vinculación
indirecta con todos los procesos del
sistema de gestión de calidad.
PERSONAL A CARGO Asesor de ventas, Mensajero,
almacenista, Auxiliar de bodega,
conductor de despachos
OBJETIVO DEL CARGO
Ejercer control, supervisión, asesoría e información de cada uno de los
procesos establecidos para la empresa, además de ser cabeza en la gestión
de las ventas de la organización.
64
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN
Título de formación Universitaria en
ingeniería Industrial..
FORMACIÓN
Deseable Especialización en logística empresarial, o ramas relacionada
Continúa actualización en el manejo de las herramientas tecnológicas, y de los programas útiles para el desarrollo de su tarea, además de constante actualización con referente al movimiento del mercado, utilizando medios tales como capacitaciones, charlas y demás beneficios que se puedan presentar. Interés por desarrollarse académicamente e ir más allá en la busca de nuevos conocimientos y hacer máximo provecho de las posibilidades que tenga de educarse.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, razonamiento
numérico, trabajo bajo presión y resolución
de conflictos, además de demostrar
constantemente actitudes de persistencia,
servicio, cooperación y apoyo.
EXPERIENCIA
Experiencia profesional mínima de 1 año,
general de 2 años, especifica de 3 años y 1
año de experiencia relacionada.
HOMOLOGACIÓN Cargo Homologable por Título de
tecnólogo industrial, Carrera en proceso,
cursada al 80% o preferible 4 años de
experiencia específica.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Definición de la estrategia comercial: analizar el entorno y la estrategia de la organización para consensuar objetivos, oportunidades de negocios y
65
acciones comerciales.
Seguimiento: Analizar de forma sistemática los resultados, los estándares comerciales y los planes establecidos; establecer una metodología de seguimiento que favorezca el cumplimiento de todos y cada uno de los miembros del equipo.
Contribuir con el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de calidad de presente en la empresa.
Responsabilidades:
Dirección de personas: asignación de misiones, funciones y tarea, estímulo para su consecución, delegación, comunicación e implicación en el desarrollo de cada persona de forma individual.
Planificación de la actividad comercial: garantizar que se conocen o interiorizan los objetivos y que su consecución se basa en unos estándares comerciales y una planificación sistemática medible y razonable.
Garantizar la venta y el servicio de calidad: fomentar la venta eficiente a través del entrenamiento y el apoyo del equipo comercial.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Aprendizaje continuo 3
Experiencia profesional. 4
Trabajo en equipo y colaboración 4
Creatividad e innovación 3
9.5.3.3 Asistente de Tesorería y compras:
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Asistente de tesorería y compras.
NIVEL Táctico.
JEFE INMEDIATO Subgerente.
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación directa con los procesos
de gestión administrativa y financiera,
Planeación y direccionamiento
66
estratégico, Gestión de compras.
PERSONAL A CARGO No aplica.
OBJETIVO DEL CARGO
Estar al tanto y ser facilitador de cada una de las actividades provenientes de
Gerencia General y de las funciones y responsabilidades específicas para el
cargo.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN
Título certificado de Técnico o tecnólogo en
contabilidad y finanzas.
FORMACIÓN
Continúa actualización evidenciada en el
manejo de las herramientas tecnológicas, y
de los programas útiles para el desarrollo
de su tarea, específicamente de los
programas del ámbito office (Word, Excel,
Power Point) utilizando medios tales
como capacitaciones, charlas y demás
beneficios que se puedan presentar.
Interés por desarrollarse académicamente
e ir más allá en la busca de nuevos
conocimientos y hacer máximo provecho
de las posibilidades que tenga de
educarse. Optar por el título profesional de
la carrera en curso para de esta manera,
incentivar la culminación de los ciclos
propedéuticos y tener un desarrollo integral
y personal para su futuro.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes amplias de
fluidez verbal, fluidez escrita ya que debe
ser una de sus principales fortalezas a la
hora de desarrollar su tareas además de
poseer un alto razonamiento numérico. Así
mismo debe tener actitudes de trabajo en
equipo, cooperación, servicio y cordialidad
tener con la gente de su entorno laboral.
67
EXPERIENCIA
Experiencia específica de 2 años
relacionada de 1 año, general mínima de 6
meses año,
HOMOLOGACIÓN Cargo Homologable por experiencia
mínima de 2 años.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Realizar el Pago a Proveedores de acuerdo a los procedimientos
establecidos con el sistema de gestión de calidad.
Llevar el debido Manejo de las Entidades Financieras (Virtual).
Realizar el Pago de Parafiscales.
Manejar toda la agenda del Gerente.
Llevar control de negocios externos de la gerencia.
Mantener registros pertinentes para dar conformidad de su proceso ante el
sistema de gestión de calidad.
Responsabilidades:
Dar un buen manejo de los Comprobantes de Egreso y las actividades
conjuntas que esto implique.
Mantener controlado el Flujo de Caja.
Control de los inventarios incluyendo la adquisición de los mismos, ya sea
para venta inmediata o para stock.
Asegurar que la rotación de inventarios de la empresa, sea la más óptima
para el beneficio y buen funcionamiento de la misma.
Estar al tanto del óptimo desempeño de los responsables de la bodega y
velar por que ellos cumplan las funciones encomendadas.
Manejar los aspectos financieros del Gerente General.
Apoyo en la gestión comercial de los negocios realizados por la gerencia.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
68
Aprendizaje continuo 3
Experiencia profesional. 3
Trabajo en equipo y colaboración 4
Creatividad e innovación 3
9.5.4 CARGOS DEL NIVEL TÉCNICO
9.5.4.1 Asistente de contabilidad.
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Asistente de contabilidad
NIVEL Auxiliar administrativos.
JEFE INMEDIATO Subgerente
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación directa con el proceso de
Gestión administrativa y financiera, y
trabajo continúo con el jefe de
operaciones y ventas.
PERSONAL A CARGO No aplica.
OBJETIVO DEL CARGO.
Servir de apoyo al contador en todas las actividades Financieras que se
desarrollen en la empresa.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN
Título certificado de Técnico o tecnólogo en
contabilidad y finanzas.
69
FORMACIÓN
Continúa actualización evidenciada en el
manejo de las herramientas tecnológicas, y
de los programas útiles para el desarrollo
de su tarea, utilizando medios tales como
capacitaciones, charlas y demás beneficios
que se puedan presentar. Interés por
desarrollarse académicamente e ir más allá
en la busca de nuevos conocimientos y
hacer máximo provecho de las
posibilidades que tenga de educarse. Optar
por el título profesional de la carrera en
curso para de esta manera, incentivar la
culminación de los ciclos propedéuticos y
tener un desarrollo integral y personal para
su futuro.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
trabajo bajo presión, fluidez verbal y
escrita, además de tener un excelente
razonamiento numérico. Preferiblemente
debe poseer actitudes de cooperación,
apoyo y servicio.
EXPERIENCIA
Experiencia específica de 2 años
relacionada de 1 años, general mínima de
6 meses año,
HOMOLOGACIÓN 3 Años de experiencia relacionada con el
cargo, o experiencia mínima específica 2
años.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Realizar la Causación de las Compras ejecutadas en la empresa.
Elaborar recibos de caja de las consignaciones de clientes por medios
bancarios.
Realizar los ajustes contables indicados por el contador.
Almacenar debidamente en el Archivo toda la documentación procedente
de su actividad.
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Liquidación mensual de los aportes de seguridad social.
Realizar los comprobantes de pago y causación de nómina.
Liquidar las comisiones de ventas conjunto al subgerente.
Elaboración mensual de documento equivalente a la factura.
Impresión de Libro de actas.
Impresión de libros de contabilidad por control de la compañía
Responsabilidades:
Mantener la evidencia de las Notas Bancarias.
Acogerse al procedimiento para la realización del Cobro de Cartera. y de
los pendientes de la empresa.
Manejar las Conciliaciones de Bancos, Créditos y Tarjetas de crédito.
Contribuir con el proceso de elaboración y consecución de documentos de
las Licitaciones a realizar por la empresa.
Aportar para el desarrollo eficaz del sistema de gestión de calidad.
Mantener registros pertinentes para dar conformidad de su proceso ante el sistema de gestión de calidad.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Aprendizaje continuo 3
Experiencia profesional. 3
Trabajo en equipo y colaboración 3
Creatividad e innovación 2
9.5.4.2 Asistente Administrativo.
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Asistente administrativo.
NIVEL Auxiliar administrativos.
JEFE INMEDIATO Subgerente.
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
71
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación directa con los procesos
de gestión administrativa y financiera,
recursos humanos, Gestión de
compras, gestión de calidad y Gestión
comercial.
PERSONAL A CARGO No aplica.
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de
correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de las
operaciones de la compañía.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN
Título certificado de Técnico o tecnólogo
Gestión administrativa.
FORMACIÓN
Continúa actualización evidenciada en el
manejo de las herramientas tecnológicas, y
de los programas útiles para el desarrollo
de su tarea, específicamente de los
programas del ámbito office (Word, Excel,
Power Point) utilizando medios tales
como capacitaciones, charlas y demás
beneficios que se puedan presentar.
Interés por desarrollarse académicamente
e ir más allá en la busca de nuevos
conocimientos y hacer máximo provecho
de las posibilidades que tenga de
educarse. Optar por el título profesional de
la carrera en curso para de esta manera,
incentivar la culminación de los ciclos
propedéuticos y tener un desarrollo integral
y personal para su futuro.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes amplias de
fluidez verbal, fluidez escrita ya que debe
ser una de sus principales fortalezas a la
hora de desarrollar su tareas además de
poseer un alto razonamiento numérico.
Asimismo debe tener actitudes de apoyo,
72
cooperación, preferiblemente debe tener
actitudes de servicio, persistencia e
innovación.
EXPERIENCIA
3 Años de experiencia relacionada con el
cargo, o experiencia mínima específica 2
años.
HOMOLOGACIÓN 3 Años de experiencia relacionada con el
cargo, o experiencia mínima específica 2
años o aprobación de examen de entrada.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Manejo de Caja Registradora; efectuando actividades de recepción,
entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques y demás documentos
de valor, a fin de lograr la recaudación de ingresos y cancelación de los
pagos que correspondan a través de caja.
Realizar cartas, memorandos, certificaciones, diligenciar formatos de
solicitudes, etc.
Recepción y transferencia de llamadas telefónicas de los clientes y
demás entidades que se comuniquen con la empresa.
Mantener al tanto la agenda del Subgerente.
Realizar el pago de la nómina.
Programar y ayudar en la ejecución de las integraciones de Personal.
Mantener registros pertinentes para dar conformidad de su proceso ante el
sistema de gestión de calidad.
Depurar la información de terceros de acuerdo con los parámetros
establecidos por la Dian.
Responsabilidades:
Llevar los registros contables del Movimiento diario de Caja, incluyendo
recibos de caja de los pagos de clientes con cheque.
Ejecutar el Control de Cheques Posfechados.
Contribuir en el proceso de Selección y contratación de Personal en cuanto
a sus respectivas afiliaciones.
Contribuir con los procesos de Licitaciones que se presenten en la
73
empresa.
Aportar para el óptimo desarrollo del sistema de gestión de calidad.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Aprendizaje continuo 4
Experiencia profesional. 2
Trabajo en equipo y colaboración 4
Creatividad e innovación 3
9.5.5 CARGOS DEL NIVEL COMERCIAL.
9.5.5.1 Asesores de ventas.
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Asesor de ventas.
NIVEL Comercial
JEFE INMEDIATO Jefe de operaciones y ventas.
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación directa con los procesos de
recursos humanos, Gestión de compras
y Gestión comercial.
PERSONAL A CARGO No aplica.
OBJETIVO DEL CARGO
Prestar un servicio de alta calidad con el fin de conseguir la venta de los
diferentes productos ofrecidos por la organización, y así cumplir con las metas
establecidas en los presupuestos de ventas.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Título de Bachiller académico de tipo
comercial.
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FORMACIÓN
Continúa actualización e en el manejo de
herramientas tecnológicas, y de los
programas útiles para el desarrollo de su
tarea, específicamente de los programas del
ámbito office (Word, Excel, Power Point)
utilizando medios tales como
capacitaciones, charlas y demás beneficios
que se puedan presentar. Interés por
desarrollarse académicamente en el área en
que se desempeña y en el campo de
servicio al cliente y atención. Debe ir más
allá por la búsqueda de nuevos
conocimientos y hacer máximo provecho de
las posibilidades que tenga de educarse.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de persuasión,
fluidez verbal, análisis, además debe poseer
una buena fluidez escrita, y un excelente
razonamiento numérico. Debe tener buena
respuesta al trabajo bajo presión, además
de tener excelentes relaciones personales
con la gente de su entorno, Asimismo de
tener actitudes analíticas que contribuyan a
la resolución de conflictos que se puedan
presentar, además de tener altas actitudes
de servicio, persistencia y cordialidad.
EXPERIENCIA
Experiencia específica mínima de 2 años
general mínima de 6 meses, o relacionada
de 1 año.
HOMOLOGACIÓN 2 Años de experiencia relacionada con el
cargo, o experiencia mínima específica 1
año.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Conocer acertadamente los productos y servicios de la organización.
Realizar investigaciones constantes acerca del mercado y sus precios.
Confirmar con el cliente el recibo de la mercancía, la calidad del material, el servicio prestado y resolver cualquier inquietud que pueda tener.
75
Mantener registros pertinentes para dar conformidad de su proceso ante el sistema de gestión de calidad.
Establecer contacto con los posibles clientes potenciales. Responsabilidades:
Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus necesidades.
Mantener un continuo contacto con los clientes.
Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes y mercados.
Responsabilizarse del recaudo de cartera de los clientes.
Diligenciar y reportar al coordinador de calidad las oportunidades de mejoramiento expresadas por el cliente.
Cumplir con las metas establecidas para el presupuesto.
Tener buena presentación personal. Aportar para el óptimo desarrollo del sistema de gestión de calidad.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Experiencia adquirida. 4
Manejo de la información 3
Adaptación al cambio 4
Disciplina 3
Relaciones interpersonales 4
9.5.6 CARGOS DEL NIVEL OPERATIVO.
9.5.6.1 Almacenista.
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Almacenista.
NIVEL Operativo.
JEFE INMEDIATO Jefe de operaciones y ventas.
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación específica con los procesos
de gestión logística, gestión comercial,
gestión compras y prestación del servicio.
76
PERSONAL A CARGO No aplica.
OBJETIVO DEL CARGO.
Tener manejo y control de la bodega de la empresa, además de gestionar las
actividades logísticas necesarias en cuanto al almacenamiento y distribución se
refiere.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Título de Bachiller académico.
FORMACIÓN
Interés por desarrollarse académicamente e ir
más allá en la busca de nuevos
conocimientos y hacer máximo provecho de
las posibilidades que tenga de educarse por
medio de capacitaciones, charlas y demás
beneficios que puedan presentarse dentro de
la empresa o en su entorno.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, trabajo bajo presión y
resolución de conflictos, además de
demostrar constantemente actitudes de
apoyo, servicio y cooperación.
EXPERIENCIA
Experiencia general mínima de 6 meses,
relacionada de 8 meses y especifica de 1 año.
HOMOLOGACIÓN Cargo Homologable por experiencia
Certificado de 4 años de estudio de educación
secundaria, 1 año de experiencia específica 2
años de experiencia relacionada.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Recibir mercancía solicitada para el mantenimiento del stock de la empresa.
Alistar material para la entrega.
Despachar las Mercancías.
Controlar la materia por medio de inventarios periódicos.
Mantener registros pertinentes para dar conformidad de su proceso ante el
77
sistema de gestión de calidad.
Responsabilidades:
Mantener la bodega debidamente organizada y aseada para un mejor funcionamiento y rapidez a la hora de los despachos.
Revisar el material que está en Stock para poderlo sacar.
Realizar la requisición de Productos Faltantes para tener un continuo movimiento de stock.
Aportar para el óptimo desarrollo del sistema de gestión de calidad.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Colaboración 4
Disciplina 4
Relaciones interpersonales 4
9.5.6.2 Mensajero.
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Mensajero.
NIVEL Operativo.
JEFE INMEDIATO Jefe de operaciones y ventas.
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación específica con los procesos
de gestión comercial, gestión compras y
en general contacto con todos los
procesos de la compañía.
PERSONAL A CARGO No aplica.
OBJETIVO DEL CARGO
Distribuir las encomiendas procedentes de cada uno de los procesos presentes
en la organización, además de realizar los diferentes trámites que estén a su
alcance.
PERFIL DEL CARGO
78
EDUCACIÓN Título de Bachiller académico.
FORMACIÓN
Interés por desarrollarse académicamente e ir
más allá en la busca de nuevos
conocimientos y hacer máximo provecho de
las posibilidades que tenga de educarse por
medio de capacitaciones, charlas y demás
beneficios que puedan presentarse dentro de
la empresa o en su entorno.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, trabajo bajo presión y
resolución de conflictos, además de
demostrar constantemente actitudes de
servicio, cooperación y proactividad.
EXPERIENCIA
Experiencia general mínima de 6 meses,
relacionada de 8 meses y especifica de 1 año.
HOMOLOGACIÓN Cargo Homologable por Certificado de 4 años
de estudio de educación secundaria,1 año de
experiencia específica 2 años de experiencia
relacionada.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Radicar facturas.
Recoger cheque, o pago de clientes.
Realizar consignaciones ya sea en efectivo o en cheque según corresponda.
Realizar todo tipo de envíos que sean designados por los procesos de la empresa.
Responsabilidades:
Recibir y entregar correspondencia a las distintas instituciones y organizaciones con las que Electro Marcas Ltda. mantiene relaciones.
Realizar pagos derivados de las obligaciones, en lo referente a Planillas, Fondos de Pensiones, Servicios Públicos, etc.
79
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Colaboración 4
Disciplina 4
Relaciones interpersonales 3
9.5.6.3 Auxiliar de bodega
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Auxiliar de bodega.
NIVEL Operativo.
JEFE INMEDIATO Jefe de operaciones y ventas.
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación específica con los procesos
de Gestión logística, Gestión comercial y
Gestión compras.
PERSONAL A CARGO No aplica.
OBJETIVO DEL CARGO
Servir de apoyo al almacenista en los diferentes procesos logísticos, actividades
y tareas que se vallan a desarrollar en el almacén.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Título de Bachiller académico.
FORMACIÓN
Interés por desarrollarse académicamente e ir
más allá en la busca de nuevos
conocimientos y hacer máximo provecho de
las posibilidades que tenga de educarse por
medio de capacitaciones, charlas y demás
beneficios que puedan presentarse dentro de
la empresa o en su entorno.
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HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, trabajo bajo presión y
resolución de conflictos, además de
demostrar constantemente actitudes de
servicio, cooperación y apoyo.
EXPERIENCIA
Experiencia general mínima de 6 meses,
relacionada de 8 meses y especifica de 1
año..
HOMOLOGACIÓN Cargo homologable por Certificado de 4 años
de estudio de educación secundaria, 1 año de
experiencia específica o 2 años de
experiencia relacionada.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Contribuir con la recepción de mercancía solicitada para el mantenimiento del stock de la empresa.
Alistar material para la entrega.
Control del material por medio de inventarios periódicos.
Mantener registros pertinentes para dar conformidad de su proceso ante el sistema de gestión de calidad.
Responsabilidades:
Mantener la bodega debidamente organizada y aseada para un mejor funcionamiento y rapidez a la hora de los despachos.
Estar pendiente de los despachos de las Mercancías.
Revisar el material que está en Stock para poderlo sacar.
Realizar la requisición de Productos Faltantes para tener un continuo movimiento de stock.
Aportar para el óptimo desarrollo del sistema de gestión de calidad.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Colaboración 3
Disciplina 3
Relaciones interpersonales 3
81
9.5.6.4 Conductor de despachos.
IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO Conductor de despachos.
NIVEL Operativo.
JEFE INMEDIATO Jefe de operaciones y ventas.
TIPO DE CONTRATO Término Indefinido.
PROCESOS INHERENTES AL
CARGO
Vinculación específica con los procesos
de gestión logística, gestión comercial y
gestión compras.
PERSONAL A CARGO No aplica.
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar la entrega de cada uno de los despachos a nivel local y nacional en las
rutas establecidas por la empresa y según la ubicación de los compradores.
PERFIL DEL CARGO
EDUCACIÓN Título de Bachiller académico.
FORMACIÓN
Interés por desarrollarse académicamente e ir
más allá en la busca de nuevos
conocimientos y hacer máximo provecho de
las posibilidades que tenga de educarse por
medio de capacitaciones, charlas y demás
beneficios que puedan presentarse dentro de
la empresa o en su entorno.
HABILIDADES
Indispensable tener aptitudes de análisis,
fluidez verbal y escrita, trabajo bajo presión y
resolución de conflictos, además de
demostrar constantemente actitudes de,
servicio, cooperación, apoyo y cordialidad.
EXPERIENCIA Experiencia general mínima de 6 meses,
82
relacionada de 8 meses y especifica de 1 año.
HOMOLOGACIÓN Cargo homologable por Certificado de 4 años
de estudio de educación secundaria,1 año de
experiencia específica o 2 años de
experiencia relacionada
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Funciones:
Recibo y entrega de material a los diferentes Clientes y/o Proveedores.
Ejecutar labores de carga y descarga de paquetes y todo lo inherente a lo trasladado en el vehículo.
Responsabilidades:
Mantener el vehículo a su cargo en perfecto estado de aseo, presentación, funcionamiento y conservación
Informar al jefe inmediato de las diferentes reparaciones que sean necesarias para el buen funcionamiento del vehículo.
Tener al día la documentación tanto del vehículo, como la documentación personal para poder desempeñar sus funciones de recibo y entrega de material.
COMPETENCIAS
TIPO DE COMPETENCIA NIVEL DE COMPETENCIA
Colaboración 4
Disciplina 4
Relaciones interpersonales 3
83
10. CONCLUSIONES
Con el desarrollo del documento se consiguió realizar la descripción y análisis de los perfiles, responsabilidades y funciones de todos los cargos pertenecientes a Electro Marcas Ltda.
Gracias al desarrollo del proyecto se obtuvo la actualización del organigrama funcional de la empresa en el cual se definieron de manera ideal, clara y en común acuerdo los nombres de los cargos y la ubicación de los mismos de acuerdo al nivel jerárquico que se le asignó.
Por medio de la realización del proyecto se pudo establecer los perfiles de cargos de acuerdo a los requisitos que se describen en la NTC ISO 9001:2008 en su numeral 6.2.2.
La ausencia del manual de perfiles y responsabilidades permitió que el personal no tuviese claras sus funciones y las diferentes atribuciones pertenecientes a su cargo, dentro de los cuales se resalta las características del perfil que debía cumplir. Este aspecto fué el causante de que la empresa no cumpliera requisitos básicos para la conformidad del numeral expuesto 6.2 expuesto en la NTC ISO 9001:2008.
Se establecieron criterios de homologación de la experiencia por la educación y formación, ya que en la empresa diversos trabajadores no cumplen con estos requisitos, pero si poseen la experiencia necesaria para cumplir con el perfil.
Gracias a la documentación del presente manual, el proceso de recursos humanos puede realizar de una forma más ágil la selección del personal por medio del establecimiento de funciones y en general perfil que debe cumplir la persona a contratar.
84
11. RECOMENDACIONES
Ya que la empresa se encuentra certificada en la NTC ISO 9001:2008, se hacen
las siguientes recomendaciones para cumplir con el numeral que hace referencia a
los Recursos Humanos y de esta manera se eviten las No conformidades para su
sistema de gestión de calidad:
Una vez la empresa tenga la versión final del manual, el encargado del proceso de Recursos Humanos deberá realizar el proceso de sensibilización del documento.
Se recomienda que los documentos citados en el punto 7 del proyecto, sean recolectados de la manera más efectiva posible, ya que estos servirán de evidencia para dar conformidad al manual y cumplir con el requisito expuesto en el numeral de la norma.
Los certificados de Educación y formación son de vital importancia para el cumplimiento del numeral 6.2 de la norma, por tal razón se debe conservar evidencia de los mismos.
La empresa debe mostrar interés por tener un talento humano formado y capacitado, de esta manera cuando la empresa tenga la oportunidad de brindarle formación al empleado, debe hacerlo y dejar evidencia modificando el perfil de cargo de acuerdo a la formación que se le brindó al empleado.
Se recomienda hacer una evaluación con una periodicidad anual, haciendo un chequeo total del manual evaluando los aspectos que pueden cambiar en los perfiles de cada cargo y en el manual en general.
Cada vez que se realice un cambio a la estructura del manual, se recomienda que se conserve la versión anterior, con una permanencia mínima de un año.
En el caso de que algún registro de formación no sea encontrado y la empresa lo considere necesario, este se podrá suplir por medio del desarrollo de una evaluación sobre el tema, diseñado por la misma empresa.
85
12. ACLARACIONES
Cada uno de los aspectos plasmados en el presente proyecto fueron desarrollados
con base en las directrices generadas por la Dirección General de la empresa
ELECTRO MARCAS LTDA, de tal manera se respeta cada una de las opiniones y
pensamientos presentados por los mismos.
De igual manera como responsables del proyecto, preservamos el derecho de
confidencialidad de la información, sin que la empresa nos haya impuesto algún
tipo de cláusula, sino como una forma de respeto y gratitud con la misma, de esta
manera el presente manual será utilizado con el único fin de contribuir con la
culminación del ciclo de educación Tecnológica para beneficio de los que
desarrollamos el presente documento, con todas las implicaciones que esto
conlleve.
86
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87
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88
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89
ANEXOS
Anexo A tabla de criticidad de los niveles de competencia
NIVELES DE COMPETENCIA
NIVEL 1
Nivel de competencia en el cual se realizan un pequeño
grupo de actividades, que en su mayoría son tendientes a
ser rutinaria y predecibles.
NIVEL 2
Nivel de competencia en el cual se realizan un significativo
conjunto de actividades, que se desenvuelven en diferentes
contextos. En general son complejas y no rutinarias. Por su
naturaleza, poseen un bajo grado de autonomía y
responsabilidad individual.
NIVEL 3
Nivel de competencia en el cual se realizan una amplia
variedad de actividades, en una gran variedad de contextos,
que por su naturaleza son bastante complejos y no
rutinarios. Existe un nivel de responsabilidad considerable ya
que se requieren actividades de control, supervisión y
orientación a otras personas.
NIVEL 4
Nivel de competencia que implica la aplicación de
importantes principios fundamentales y técnicas complejas
en una amplia e impredecible variedad de contextos. Es de
gran importancia la autonomía y gran responsabilidad
personal ya que implica aspectos de análisis, diagnósticos,
diseño, planificación, ejecución y evaluación.
Nota: Se le asignan diferentes colores con el fin de tener una representación
visual del tipo de criticidad, con el fin de asociarlo a cada perfil de cargo.
90
Anexo B matriz de competencias
NIVEL DIRECTIVO.
COMPETENCIA DESCRIPCIÓN DE LA COMPETENCIA
Planeación
Determinar eficazmente las diferentes
metas y prioridades de la empresa, en
donde se deben tener en cuenta las
acciones a realizar, los responsables,
los plazos y los diferentes recursos que
se necesitan para alcanzarlos
Liderazgo
Guiar y dirigir diferentes grupos con el
fin de que se establezcan los lazos
necesarios para alcanzar los objetivos
organizacionales.
Toma de decisiones
Optar entre una o diversas alternativas
con las cuales se pueda solucionar un
problema o situación, que conlleven a
respuestas y acciones concretas que
sean consecuentes con la decisión,
Dirección y desarrollo del personal
Contribuir al continuo aprendizaje y
desarrollo de los empleados y
colaboradores, con el fin de que se
aumente la calidad de las contribuciones
de los mismos, para que se cumplas los
objetivos y metas organizacionales.
Conocimiento del entorno Conocer las diferentes circunstancias y
relaciones de poder que influyen en el
desarrollo del entorno organizacional.
NIVEL ASESORES EXTERNOS
COMPETENCIA DESCRIPCIÓN DE LA COMPETENCIA
Experiencia profesional
Aplicar los conocimientos adquiridos a
nivel profesional , con el fin de dar
solución a los problemas presentes en
91
el entorno laboral.
Creatividad e innovación
Generar y desarrollar nuevas ideas,
involucrar nuevos conceptos, métodos y
soluciones para las diferentes
problemáticas presentadas.
Toma de decisiones
Optar entre una o diversas alternativas
con las cuales se pueda solucionar un
problema o situación, que conlleven a
respuestas y acciones concretas que
sean consecuentes con la decisión.
NIVEL TÁCTICO
COMPETENCIA DESCRIPCIÓN DE LA COMPETENCIA
Aprendizaje continuo
Adquirir y desarrollar permanentemente
conocimientos, destrezas y habilidades,
con el fin de contribuir con los altos
estándares que contribuyan a obtener
una alta eficacia organizacional
Experiencia profesional.
Aplicar los diferentes conocimientos
adquiridos en la resolución de los
problemas, con el fin de transferirlos al
entorno laboral.
Trabajo en equipo y colaboración Trabajar con sus compañeros de forma
conjunta y de manera participativa,
integrando esfuerzos para la buena
consecución de metas organizacionales
comunes.
Creatividad e innovación
Generar y desarrollar nuevas ideas,
involucrar nuevos conceptos, métodos y
soluciones para las diferentes
problemáticas presentadas.
NIVEL TÉCNICO
COMPETENCIA DESCRIPCIÓN DE LA COMPETENCIA
92
Experiencia técnica Aplicar los diferentes conocimientos
técnicos del área que está
desempeñando.
Aprendizaje continuo Mantener actualizados dichos
conocimientos técnicos para
desarrollaros en la organización.
Trabajo en equipo y colaboración Trabajar con otros para conseguir las
diferentes metas organizacionales.
Creatividad e innovación Generar diferentes acciones, con el fin
de mejorar el desarrollo de sus labores.
NIVEL COMERCIAL
COMPETENCIA DESCRIPCIÓN DE LA COMPETENCIA
Experiencia adquirida.
Aplicar los diferentes conocimientos
adquiridos con base a la educación
impartida, y en la experiencia adquirida
en otros entornos laborales.
Manejo de la información Realizar un debido manejo de las
informaciones personales y
empresariales que dispone para el
desarrollo de sus labores
Adaptación al cambio Enfrentar con versatilidad las diferentes
situaciones y aceptar los cambios
positiva y constructivamente.
Disciplina Aceptar y adaptarse a las diferentes
políticas organizacionales, y aplicarlas
de la mejor manera posible.
Relaciones interpersonales Mantener relaciones de trabajo
positivas, utilizando canales de
comunicación abiertos y fluidos
NIVEL OPERATIVO
COMPETENCIA DESCRIPCIÓN DE LA COMPETENCIA
93
Colaboración Colaborar con los demás con el fin de
alcanzar los objetivos organizacionales
propuestos
Disciplina Aceptar y adaptarse a las diferentes
políticas organizacionales, y aplicarlas
de la mejor manera posible
Relaciones interpersonales Mantener relaciones de trabajo
positivas, utilizando canales de
comunicación abiertos y fluidos
Anexo C Formato de entrevista al ocupante del puesto
formato de entrevista al ocupante del puesto
nombre: cargo:
1 ¿Qué cargo ocupa usted en la empresa?
2 ¿Cuál es su nivel jerárquico de a cuerdo al organigrama de la empresa?
3 ¿Qué cargo ocupa su jefe inmediato?
4 ¿A qué tipo de contrato se encuentra vinculado a la empresa?
5 ¿Cuánto tiempo en años, es su experiencia en el cargo que ejerce actualmente?
6 ¿Usted considera este tiempo el adecuado para aplicar a su cargo?
7
¿Cuánto tiempo de experiencia mínimo, debe tener una persona para aplicar a este
cargo?
8 Su puesto actual ¿se relaciona con lo que usted estudio?
realizar preguntas 9-11 si el cargo aplica
9 Según su criterio, ¿Qué debe estudiar una persona para aspirar a este puesto?
10 ¿Por qué considera importante tener fundamentos académicos para ejercer este puesto?
11 ¿Cuál es el objetivo de su puesto de trabajo?
12 ¿Cuál es su importancia dentro de la organización?
94
13 Si usted se ausenta, ¿Quién puede reemplazarlo?
14 ¿Qué habilidades tiene usted como (cargo en cuestión)?
15 ¿Cuáles son sus funciones como (cargo en cuestión)?
16 ¿Qué responsabilidades tiene usted como (cargo en cuestión)?
17 ¿De qué actividades es responsable usted?
Anexo D Formato de entrevista al jefe inmediato
formato de entrevista al jefe inmediato
nombre: cargo:
1 ¿De qué cargo usted es responsable?
2 ¿Qué expectativas tiene de la persona que le responde a usted?
3 ¿Qué características debe tener una persona que ocupe este cargo?
4 ¿Qué habilidades debe tener esta persona a su cargo?
5 ¿Qué actitudes debe tener esta persona a su cargo?
6 ¿Qué funciones tiene este cargo?
7 ¿Cuál es el objetivo de este cargo?
8 ¿De qué tareas se ocupa este cargo?
9
¿Qué nivel de educación considera usted, que debe tener una persona para ocupar este
cargo?
10 ¿Qué responsabilidades tiene este cargo?
95
Anexo E Formato de entrevista a la junta directiva
formato de entrevista a la junta directiva
1 ¿Cada empleado conoce las labores que debe desempeñar?
2 ¿Qué funciones son las que actualmente desempeña el gerente general?
3 ¿Qué funciones desempeña el sub gerente?
4 ¿Qué funciones cumplen los cargos en el nivel asesor?
5 ¿Qué funciones desempeñan aquellos en el nivel táctico?
6 ¿De qué funciones son responsables los cargos en el nivel técnico?
7 ¿Qué funciones cumple el asesor de ventas?
8
¿Qué funciones desempeñan el almacenista, mensajero, auxiliar de bodega y el conductor
de despachos?
96
Anexo F cuadro de selección de competencias
cuadro de competencias
Seleccione las competencias más relevantes para el cargo, e indique de 1 a 4 su nivel de criticidad,
donde 1 es el de menos importancia y 4 el más importante. Entiéndase por criticidad, su nivel de
relevancia para el desempeño del cargo.
organización habilidad comercial negociación
toma de decisiones experiencia adquirida liderazgo de grupos
dirección y desarrollo del
personal pensamiento estratégico creatividad e innovación
manejo de la información sociabilidad adaptación al cambio
capacidad comercial y asesoría competencia técnica comunicación
experiencia técnica capacidad para enseñar conocimiento del entorno
experiencia profesional tolerancia a presiones atención al detalle
análisis de problemas control y seguimiento habilidades administrativas
planeación relaciones interpersonales seguimiento de normas y
procedimientos
iniciativa liderazgo conocimiento del negocio
orientación al resultado aprendizaje continuo escucha
manejo de conflictos capacidad de aprendizaje servicio al cliente
trabajo en equipo y
colaboración energía (fuerza) disciplina
análisis y manejo de
información colaboración manejo de herramientas
