MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES - Presidencia · financiero propuesto por las Normas Internacionales...

MANUAL DE POLÍTICAS

CONTABLES

BOGOTÁ D.C. NOVIEMBRE DE 2019

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES

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CONTENIDO INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 5

1. OBJETIVOS ............................................................................................................ 6

1.1. OBJETIVO GENERAL .............................................................................................. 6

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................ 6

2. ALCANCE .............................................................................................................. 6

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................... 7

4. DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES FRENTE AL PROCESO CONTABLE ............ 10

4.1 RESPONSABILIDADES DE LOS FONDOS ................................................................ 12

4.1.1 Fondo de Programas Especiales para la Paz ......................................................... 12

4.1.2 Fondo Colombia en Paz – FCP ............................................................................. 13

4.1.3 Fondo de Víctimass ............................................................................................. 14

4.1.4 Fondo Bicentenario ............................................................................................ 14

4.2 RESPONSABILIDAD FRENTE A LOS APLICATIVOS INTERNOS Y EXTERNOS .............. 15

5. POLITICAS CONTABLES GENERALES ..................................................................... 15

5.1 APLICACIÓN DE LAS DISPOSICIONES Y CONCEPTOS NORMATIVOS ....................... 15

5.2 POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO CONTABLE 15

5.3 DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRESUPUESTALES,

FINANCIERAS Y CONTABLES ................................................................................ 15

5.4 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL ............................................... 16

5.5 PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE ....................................................... 19

5.6 CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS ............................................................. 19

5.7 SOSTENIBILIDAD CONTABLE ................................................................................ 19

5.8 POLÍTICAS PARA LA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DEL PROCESO

CONTABLE A TRAVÉS DE INDICADORES FINANCIEROS ......................................... 20

5.9 RECONOCIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS .............. 20

5.9.1 Activos ............................................................................................................... 20

5.9.2 Pasivos ............................................................................................................... 21

5.9.3 Patrimonio ......................................................................................................... 23


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5.9.4 Ingresos .............................................................................................................. 23

5.9.5 Gastos ................................................................................................................ 23

6. MEDICIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ........................... 24

6.1 MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS ................................................................................ 25

6.2 MEDICIÓN DE LOS PASIVOS ................................................................................ 26

6.3 REVELACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ....................... 27

6.4 RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS

ECONÓMICOS ..................................................................................................... 28

6.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN .............................................................................. 28

6.6 DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD ........................................................ 29

7. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS ACTIVOS ........................... 30

7.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO ............................................................ 31

7.1.1 Definiciones de términos: ................................................................................... 31

7.1.2 Cajas Menores .................................................................................................... 31

7.1.3 Depósitos en Instituciones Financieras ................................................................ 32

7.1.4 Equivalentes al efectivo ...................................................................................... 32

7.1.5 Efectivo de uso restringido .................................................................................. 32

7.1.6 Medición ............................................................................................................ 33

7.1.7 Tratamiento de las partidas conciliatorias ........................................................... 33

7.1.8 Revelaciones ...................................................................................................... 33

7.2 CUENTAS POR COBRAR ....................................................................................... 34

7.2.1 Medición Inicial .................................................................................................. 36

7.2.2 Medición Posterior ............................................................................................. 36

7.2.3 Deterioro del Valor de las Cuentas por Cobrar ..................................................... 36

7.2.4 Baja en Cuentas .................................................................................................. 37

7.2.5 Revelaciones ...................................................................................................... 37

7.3 INVENTARIOS ..................................................................................................... 37



7.3.3 Reconocimiento en el Resultado ......................................................................... 38


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7.3.4 Baja en Cuentas .................................................................................................. 39

7.3.5 Revelaciones ...................................................................................................... 39

7.4 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO .......................................................................... 39



7.4.3 Adiciones y Mejoras............................................................................................ 42

7.4.4 Reparaciones y Mantenimiento .......................................................................... 42

7.4.5 Bienes De Arte y Cultura ..................................................................................... 42

7.4.6 Depreciación ...................................................................................................... 43

7.4.7 Deterioro de los activos no generadores de efectivo: propiedades, planta y equipo,

activos intangibles e inventarios ......................................................................... 44

7.5 OTROS ACTIVOS.................................................................................................. 50

7.6 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN .................................................. 50

7.7 ACTIVOS INTANGIBLES ........................................................................................ 51

7.7.1 Activos intangibles generados internamente: ...................................................... 52

7.7.2 Amortización ...................................................................................................... 52

8. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS PASIVOS ........................... 53

8.1 CUENTAS POR PAGAR ......................................................................................... 53

8.1.1 Medición inicial .................................................................................................. 53

8.1.2 Baja en cuentas .................................................................................................. 53

8.1.3 Revelaciones ...................................................................................................... 53

8.2 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS ........................................................................... 54

8.2.1 Beneficios a los empleados a corto plazo ............................................................ 54

8.2.2 Beneficios a empleados por terminación del vínculo laboral ................................ 55


8.2.4 Otros Beneficios a los Empleados ........................................................................ 55

8.2.5 Comisiones de Servicio Interinstitucional ............................................................ 56

8.3 PROVISIONES ...................................................................................................... 57

9. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS ........................ 57

9.1 TRANSFERENCIAS Y SUBVENCIONES .................................................................... 57


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9.2 OTROS INGRESOS ............................................................................................... 57

10. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LAS CUENTAS DE ORDEN ......... 58

10.1 ACTIVOS CONTINGENTES .................................................................................... 58

10.2 DEUDORAS DE CONTROL .................................................................................... 58

10.3 PASIVOS CONTINGENTES .................................................................................... 59

12. PLAZOS ............................................................................................................... 60

13. MARCO LEGAL .................................................................................................... 63

a) Normas de aplicación contable: .......................................................................... 63

b) Normas de aplicación general: ............................................................................ 66

14. REQUISITOS TÉCNICOS ........................................................................................ 66

15. DOCUMENTOS ASOCIADOS ................................................................................. 67

16. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ........................................................................ 67


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INTRODUCCIÓN El presente MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES se establece, por parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE, en cumplimiento del marco normativo para Entidades de Gobierno definido por la Contaduría General de la Nación bajo Estándares Internacionales de Contabilidad y de Información Financiera. Este documento permitirá definir los lineamientos que deben aplicar los usuarios de los procesos operativos y financieros para la operación, preparación y presentación de la información financiera de la Entidad, la cual será útil, relevante y necesaria para la toma de decisiones.

Estas políticas contables se implementarán bajo la teoría de procesos definida en el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE, Sistema que se constituye en una herramienta gerencial de importancia vital toda vez que permite, de una forma metodológica, documentar, estandarizar y controlar los procesos y servicios del DAPRE. Éste manual de políticas Contable se estructurará de lo general a lo particular partiendo, en primera instancia, de los objetivos, alcance, marco normativo, conceptos y generalidades hasta la descripción relevante de cada cuenta de los estados financieros. En el mismo orden de ideas, se definirán las políticas particulares aplicables al DAPRE debido al carácter, objeto y naturaleza especial que la normatividad colombiana le ha otorgado.


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1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL Establecer las políticas contables, definidas como “(…) los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos para la elaboración y presentación de los estados financieros (…)”1, del DAPRE que se desprenden de la aplicación del Marco Conceptual y Normativo para las Entidades de Gobierno; las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos; los procedimientos contables; las guías de aplicación; el catálogo general de cuentas y la doctrina contable expedido por la Contaduría General de la Nación para garantizar la convergencia al nuevo esquema financiero propuesto por las Normas Internacionales de Información Financiera – NICSP.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS a) Prescribir las políticas para el tratamiento contable, administrativo y financiero de

cada una de las cuentas que integran los Estados Financieros de Propósito General del DAPRE.

b) Articular y referenciar las políticas definidas en el SIGEPRE y que hacen parte directa, o indirectamente, para la preparación y presentación de los Estados Financieros de la Entidad.

c) Lograr la unificación del criterio de medición a valor de mercado o a valor razonable

de los Activos, Pasivos, Ingresos y Gastos de la Entidad, obteniendo información actualizada y que permita conocer, en forma clara y concisa, el valor exacto del Patrimonio Institucional.

d) Mantener el Patrimonio Público de la Entidad a valor razonable en cumplimiento del

principio de Mantenimiento del Capital físico y Capital económico del DAPRE. 2. ALCANCE El presente Manual de Políticas Contables aplica para todos los servidores públicos que presten sus servicios en los diferentes Despachos, Secretarías, Consejerías Presidenciales, Áreas, Oficinas y demás dependencias de la Presidencia de la República, y que contribuyen a la preparación y presentación de la información financiera de la Entidad.

1 CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Resolución No. 193 del 05 de mayo de 2016 “Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen

de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable”. Bogotá D.C.: Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la

Nación. 2016. p. 17.


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Este documento aplica, en su totalidad, el Marco Conceptual y la Doctrina Contable Pública para Entidades de Gobierno; en caso de hechos económicos que no estén regulados en este, se solicitará a la Contaduría General de la Nación concepto de cómo los mismos deben reconocerse. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Activo: Recursos controlados por la entidad, producto de sucesos pasados, de los cuales se espera obtener un potencial de servicios o la obtención de beneficios económicos futuros. La entidad controla un recurso si puede decidir el propósito para el cual se destina un activo; obtiene sustancialmente el potencial de servicio o los beneficios económicos que se espera fluyan del activo; puede prohibir a terceras personas, el acceso al activo; y asume sustancialmente los riesgos asociados con el activo. En algunas circunstancias el control del activo es concomitante con la titularidad jurídica del activo, no obstante, esta última no es esencial ni suficiente a efecto de determinar la existencia de control sobre el activo. Adiciones y mejoras: Las adiciones y mejoras, son erogaciones en las que incurre la entidad para aumentar la vida útil del activo, ampliar su eficiencia operativa, mejorar la calidad de los servicios o reducir significativamente los costos. Aplicativos Complementarios: Son aplicativos internos en los que se maneja información detallada que no es posible manejarla en el SIIF Nación. Para el caso particular del DAPRE, se cuenta con los aplicativos “Aladino” y “Kactus”. Características cualitativas de la información financiera: Las características cualitativas de la información financiera son los atributos que esta debe tener para que sea útil a los usuarios; es decir, para que contribuya con la rendición de cuentas, la toma de decisiones y el control. Estas se dividen en características fundamentales y de mejora. Características fundamentales: Las características fundamentales son aquellas que la información financiera debe cumplir necesariamente para que sea útil a sus usuarios. Se consideran características fundamentales de la información financiera las de relevancia y representación fiel. Características de mejora: Las características de mejora son aquellas que, sin ser indispensables para que la información financiera sea útil, incrementan la utilidad de dicha información. Se consideran características de mejora de la información financiera, la verificabilidad, oportunidad, comprensibilidad y comparabilidad. Costo de Reposición: Costo en el que la entidad incurriría en una fecha determinada para reponer la capacidad operativa del activo existente. Consolidado de Hacienda e Información Pública (CHIP): es un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa FOSIT,


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para que, con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica, social y ambiental de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación. Entidad contable pública ECP: La entidad contable pública es la unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos. Estimación contable: Una estimación contable es un mecanismo utilizado por la entidad para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión, sino que solamente puede estimarse. Ello implica la utilización de juicios basados en la información fiable disponible y en técnicas o metodologías apropiadas. Información Exógena: Conjunto de datos que las personas jurídicas y naturales deben presentar periódicamente a la DIAN sobre las operaciones con sus clientes y proveedores. Mantenimiento: El mantenimiento corresponde a erogaciones en que incurre la entidad con el fin de mantener la capacidad normal del activo. Operaciones reciprocas: Transacciones económicas entre Entidades Públicas. Estas operaciones son reciprocas puesto que lo que una Entidad recibe, lógicamente es lo que la otra ha entregado ya sea recursos monetarios y no monetarios. PAC: El Programa Anual Mensualizado de Caja es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles de la entidad contable pública y el monto máximo mensual de pagos con el fin de cumplir sus compromisos. Pasivos: un pasivo es una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya cancelación, una vez vencida, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio. Patrimonio: el patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos) deducidas las obligaciones, que tiene la entidad para cumplir las funciones de cometido estatal. Período contable: Corresponde al tiempo máximo en que la entidad mide los resultados de sus hechos económicos y el patrimonio bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El periodo contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre.


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Políticas contables: son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la entidad para la elaboración y presentación de los estados financieros, considerando lo definido en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Proceso financiero: Proceso transversal cuyo objetivo consiste en ejecutar todas las actuaciones relacionadas con la apropiación de las partidas presupuestales anuales y su ejecución de acuerdo a la normatividad legal aplicable, incluyendo la relacionada con las diferentes fuentes de financiación. Es liderado por el jefe del Área Financiera, no obstante que es responsabilidad de todos los servidores del DAPRE. Reparaciones: Las reparaciones son erogaciones en las que incurre la entidad para recuperar la capacidad normal del uso del activo. Revelaciones: Son los comentarios y explicaciones a los Estados Financieros, explican el significado de los datos y cifras que se presentan en dichos estados, ampliando la información a los usuarios de la información. Relevancia: Es la característica de la información financiera de poseer una utilidad notoria, potencial o real, para los fines perseguidos por los diferentes destinatarios de la información financiera. Una información es, por tanto, relevante, cuando es susceptible de influir en la toma de decisiones de los usuarios. Recursos monetarios: Conjunto de partidas cuyo valor está establecido por una cantidad fija de dinero, independientemente de los cambios en los niveles generales de precios. Representan, por lo tanto, derechos sobre cantidades nominales de dinero que se mantienen fijas en el tiempo. Recursos no monetarios: Activos que, por mantener su valor económico, son susceptibles de adquirir un mayor valor nominal como consecuencia de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda. SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera, este permite a la Nación consolidar la información financiera de las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brindar información oportuna y confiable. Este aplicativo externo es de obligatorio cumplimiento para las entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación. Subvenciones: Entrega de dinero o bienes y servicios realizada por una administración pública o privada a un particular, persona física o jurídica, sin que exista la obligación de


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reembolsarlo. Suelen utilizarse en actividades consideradas de interés público, o en circunstancias de interés social. Como técnica de intervención.

Valor de Mercado: El valor de mercado es aquel importe que se le asigna a un bien o producto determinado entendiendo como tal aquella suma de dinero que un vendedor podría obtener por el mismo en condiciones estándares de un mercado entre partes relacionadas y que las dos estén de acuerdo. Valor residual: es el valor estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil. Vida útil: periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o el número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de una entidad. 4. DISTRIBUCIÓN DE RESPONSABILIDADES FRENTE AL PROCESO CONTABLE

Teniendo en cuenta la estructura orgánica del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se establecen las siguientes responsabilidades:

a) Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República – DAPRE: Representante legal de la Entidad y responsable de la orientación estratégica hacia una administración eficiente, eficaz y transparente. Bajo esta premisa debe promover una cultura contable que permita claramente, generar conciencia en los funcionarios sobre la importancia de garantizar la memoria institucional contable (es decir toda la documentación que se genere) y su incidencia e impacto para la toma de decisiones a nivel financiero.

b) Subdirector General: Encargado de firmar los Estados Financieros de la Entidad, de acuerdo con la delegación entregada por el Director del DAPRE mediante Resolución 0093 del 11 de febrero de 2019.

Para esto deberá aplicar los controles necesarios que garanticen la razonabilidad de las cifras reveladas en dichos estados financieros.

c) Consejeros Presidenciales; Alto Comisionado; Consejero Presidencial Ejecutivo, Secretarios; Jefe Casa Militar, Director Administrativo y Financiero, Jefes de Área; Jefes de Oficina; y, en general, todos los servidores del DAPRE: responsables y


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garantes de la calidad, confiabilidad y oportunidad de la información contable que se genere en cada una de sus áreas. Teniendo en cuenta lo anterior, deben remitir dicha información, de manera veraz y dentro de los plazos establecidos, al Grupo de Contabilidad para su revisión, registro y análisis.

d) Funcionarios encargados de administrar recursos: aquellos supervisores de contratos; convenios; encargos fiduciarios u otras actividades similares, a los cuales la Entidad entregue recursos en administración, anticipos u otro tipo de medios, tienen la responsabilidad de gestionar, controlar y presentar la información que se requiera por el Grupo de Contabilidad y en los tiempos establecidos para la preparación y presentación de los Estados Financieros.

Igualmente, deberán dar estricto cumplimiento respecto de:

Las cláusulas contractuales y las políticas definidas en el presente documento, así como en los instructivos que expida la Subdirección General, la Dirección Administrativa y Financiera y el Área Financiera sobre la legalización contable de los recursos girados en desarrollo de los mismos; lo cual, incluye los reintegros por concepto de recursos no comprometidos de vigencia actual y anteriores; la consignación de rendimientos financieros y el diferencial cambiario a favor, si a ello hubiere lugar; y en general, de toda aquella información que permita al Área Financiera – Grupo de Contabilidad reflejar, de manera razonable y oportuna en sus Estados Financieros, los hechos económicos de la Entidad.

La normatividad vigente sobre información exógena que deban remitir, mensualmente, al Área Financiera – Grupo de Pagaduría para su diligenciamiento y transmisión a la Dirección de Impuestos Nacionales – DIAN, cuando se trate de convenios y/o contratos suscritos con organismos internacionales.

La verificación constante para que los proveedores radiquen en el DAPRE las facturas o documentos equivalentes, la certificación de bienes y/o servicios recibidos a satisfacción. Estos documentos, así como los documentos exigibles para pago, deberán radicarse en el Área Financiera previa solicitud del PAC. El giro y/o desembolso de los recursos deberá corresponder a la necesidad real del convenio, y/o contrato, para evitar de esta manera que se soliciten recursos a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional que no serán utilizados de forma inmediata.

Las cuentas para trámite de pago deben radicarse en el Área Financiera – Grupo de Central de Cuentas en el horario de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:45 p.m. jornada continua, de conformidad con el horario de trabajo establecido mediante Resolución 1411 de 2002. Una vez radicada el Área Financiera cuenta con seis días hábiles siguientes a la radicación completa y conforme de los documentos exigibles para generar el pago.


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Los recursos del DAPRE que se ejecuten a través de terceros, deberán ser manejados en una cuenta bancaria exclusiva, si ésta genera rendimientos financieros deben ser reintegrados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, para facilitar el seguimiento de su ejecución y legalización.

e) Coordinador del Grupo de Contabilidad y servidores públicos del Grupo de Contabilidad: Responsables de preparar, revisar y registrar la información para la elaboración de los Estados Financieros, de conformidad con las funciones establecidas en la resolución vigente de creación de grupos del DAPRE.

f) Jefe del Área Financiera: Encargado de coordinar, verificar, controlar y efectuar el

seguimiento al proceso contable y financiero de la Entidad, de acuerdo con las funciones del Área Financiera establecidas en el Articulo 35 del Decreto 179 de 2019.

4.1 RESPONSABILIDADES DE LOS FONDOS

El DAPRE tiene, dentro de su composición interna, los siguientes Fondos: 4.1.1 Fondo de Programas Especiales para la Paz

El Fondo de Programas Especiales para la Paz es un Fondo Cuenta creado, en virtud de la Ley 368 del 5 de mayo de 1997, específicamente en lo relacionado con sus artículos 10, 11, 12 y 13; en estos numerales se señalan su objeto, funciones, recursos y ordenador del gasto. Igualmente, fue reglamentado bajo lo estipulado en el Decreto 2429 de 1997 compilado, igualmente, en el Decreto 1081 de mayo de 2015. En el mismo orden de ideas, en el Artículo 9° de la Ley 368 de 1997, se determinó la “Creación y naturaleza jurídica. Créase el Fondo de Programas Especiales para la Paz, como una cuenta especial del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, sin personería jurídica, administrada como un sistema separado de cuentas. Igualmente, de acuerdo con lo inscrito en el Artículo 10 de la ley mencionada, se establece que el Objeto de este Fondo es la financiación de programas de paz encaminadas a fomentar la reincorporación a la vida civil de grupos alzados en armas, que demuestren su voluntad de incorporarse a la vida civil mediante su desmovilización y la dejación de armas. Los servidores públicos que estén vinculados a Fondo Paz, y ejecuten labores financieras y contables, tiene la obligación de cumplir con las políticas establecidas en este manual y las asignadas por la normatividad aplicable en la materia. El Fondo de Programas Especiales para la Paz cuenta con un Contador Público que genera, controla y responde por la información reportada a través de Unidades Ejecutoras en la Posición de Catalogo Institucional – PCI en el SIIF Nación. (PCI 005). Los Estados


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Financieros que prepara Fondo Paz deben ser suscritos por el director del Fondo y el contador, éstos se consolidan en línea a través del SIIF Nación. Fondo Paz registrara como gasto público social las erogaciones asociadas a la generación de condiciones para el logro y mantenimiento de la Paz en Colombia, de acuerdo a las directrices impartidas por el Presidente de la República a la Oficina del Alto Comisionado para la Paz, las cuales están encaminadas a lograr que en las zonas de conflicto y violencia las comunidades recuperen la convivencia, confianza y credibilidad en el Estado, la recuperación económica, social y la prosperidad social.

4.1.2 Fondo Colombia en Paz – FCP

Creado por el Decreto 691 del 27 de abril de 2017 “ Por el cual se sustituye el Fondo para la Sostenibilidad Ambiental y Desarrollo Rural Sostenible en Zonas Afectadas por el Conflicto, creado por el artículo 116 de la Ley 1769 de 2015 y modificado por el artículo 130 de la Ley 1815 de 2016, por el "Fondo Colombia en Paz (FCP)”, como un patrimonio autónomo del Departamento Administrativo de Presidencia de la República, sin estructura administrativa propia, administrado por una o varias sociedades fiduciarias públicas. El Fondo Colombia en Paz tendrá una duración de 10 años de conformidad con el Plan Marco para la implementación de los Acuerdos previsto en el numeral 6.1.1 del Acuerdo Final, el cual será aprobado por el Consejo Nacional de Política Económica y Social. La ordenación del gasto del FCP y sus subcuentas, estará a cargo del Consejero Presidencial para la Estabilización y la Consolidación, en desarrollo de lo establecido en el artículo 8 de la Resolución 0093 de 2019. El manejo y presentación de la información financiera se sujetará a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública Nacional, sin perjuicio de la contabilidad y rendición de cuentas que deba haber de los recursos administrados por sociedades fiduciarias. La cual se hará con la normatividad aplicable para esos recursos. Para efectos fiscales, el Fondo Colombia en Paz se contabilizará como un subsector dentro del sector Gobierno Nacional Central y, como tal se le asignará un espacio de gasto fiscal. De acuerdo con lo ordenado en el Decreto 691 de 2017 el DAPRE suscribió contrato de Fiducia Mercantil, dentro del cual estableció como obligación del patrimonio autónomo transmitir a la Contaduría General de la Nación – CGN la información Contable a través del aplicativo CHIP, en los plazos y formatos establecidos por ésta; éste cuenta con el Código de Consolidación 923272869 para reportar la información Contable a la CGN. Los Estados Financieros preparados por el Fondo deben ser suscritos por el representante legal del Patrimonio autónomo o quien este delegue y por el contador que los prepara, de acuerdo con lo establecido en el Manual


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Operativo del Fondo Colombia en Paz. Éstos deben ser publicados mensualmente en la página web del Fondo Colombia en Paz.

4.1.3 Fondo de Víctimass Con Decreto Ley 903 de 2017 se creó un patrimonio autónomo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que servirá de receptor de todos los bienes y recursos patrimoniales monetizados y no monetizados inventariados. Éste Fondo será gobernado por un Consejo Fiduciario. El Fondo tiene como finalidad la reparación material de las víctimas del conflicto, en el marco de las medidas de reparación integral y la implementación de programas contemplados en el punto 3.2.2. Del Acuerdo Final. El Patrimonio Autónomo será administrado por la Sociedad de Activos Especiales S.A.E de acuerdo con lo ordena en el artículo 1 del Decreto 1407 de 2017. De acuerdo con concepto Nro. CGN 20172000105601 de 2017 expedido por la Contaduría General de la Nación, los inventarios de la FARC- EP, recibidos a través de la ONU por el Gobierno Nacional, deberán ser reconocidos en la contabilidad independiente del Patrimonio Autónomo creado para tal fin. Este Patrimonio Autónomo preparará y reportará directamente la información contable relacionada con los hechos económicos derivados de la administración de los bienes recibidos, a la Contaduría General de la Nación a través del código institucional dado por la CGN para tal fin.

4.1.4 Fondo Bicentenario El artículo 143 de la Ley 1955 de 2019, por la cual se expide el Plan Nacional de

Desarrollo 2018-2022. Crea un Fondo Cuenta sin personería jurídica denominado

Fondo Bicentenario, el cual está adscrito al Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República – Vicepresidencia de la República.

Igualmente, la Ley establece que los recursos de este Fondo podrán manejarse en un patrimonio autónomo.

El Fondo tendrá vigencia hasta el 31 de diciembre de 2022.

Los servidores públicos que estén vinculados al Fondo Bicentenario, y ejecuten

labores financieras y contables, tiene la obligación de cumplir con las políticas

establecidas en este manual y las asignadas por la normatividad aplicable en la

materia.


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4.2 RESPONSABILIDAD FRENTE A LOS APLICATIVOS INTERNOS Y EXTERNOS

Los servidores y demás usuarios de los aplicativos internos y externos, deberán registrar la información financiera y contable que se requiera, en los términos que señale la normatividad y los estipulados en los documentos generados y aprobados por el Sistema SIGEPRE, y especialmente en lo que tienen que ver con el proceso Financiero del DAPRE. 5. POLITICAS CONTABLES GENERALES

5.1 APLICACIÓN DE LAS DISPOSICIONES Y CONCEPTOS NORMATIVOS

El DAPRE, en concordancia con el Numeral 4 (Marco Normativo) de este documento, aplicará los principios, bases, reglas, normograma y procedimientos aprobados por el SIGEPRE y que, además, se encuentran directamente articulados con la ejecución operativa, administrativa y financiera para la preparación y presentación de los Estados Financieros de la Entidad. 5.2 POLÍTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO CONTABLE

El DAPRE, en el marco de lo estipulado en el SIGEPRE, estableció los lineamientos para la administración, identificación, análisis, valoración, seguimiento y monitoreo de los riesgos para cada uno de procesos que se manejan en la Entidad. Con el fin de garantizar un adecuado sistema de control interno contable todos los servidores que están vinculados al proceso financiero del DAPRE, deberán acoger y aplicar lo definido en el Mapa de Riesgo del proceso de Gestión Financiera y los asociados en la interacción con los demás procesos. De igual forma, se tendrán en cuenta los factores de riesgos y los controles que se establezcan en las disposiciones y procedimientos del sistema de control Interno contable establecido por la Contaduría General de la Nación. 5.3 DELEGACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRESUPUESTALES, FINANCIERAS Y

CONTABLES

Basado en el artículo 9° de la ley 489 de 1998, el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, con Resolución 0093 de 2019, ha delegado:

Ordenadores de Gastos: Subdirector General, Director de Fondo Paz, Jefe Área Administrativa y Financiera y Jefe del Área de Talento Humano.


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Ordenador del Pago: Jefe del Área Financiera, Jefe de Talento Humano, Director de Fondo Paz y Asesor 07 de Fondo Paz.

Responsables de Firmas los Estados Financieros: Subdirector General, Jefe Área Financiera y el Contador que los prepara.

Defensa Jurídica de la Entidad: Secretaría Jurídica.

La constitución de las Cajas Menores: Subdirector General, para las Cajas Menores del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y el Director del Fondo de Programas Especiales para la Paz, para las que se ejecuten con cargo a los recursos del Fondo de Programas Especiales Para la Paz.

Ordenación del gasto de las cajas menores: Jefe del Área Administrativa, las que sean constituidas para el despacho del Presidente de la República y la del Área Administrativa. La caja menor de viáticos y gastos de viaje al interior y al exterior del país, el Jefe del Área Talento Humano. La ordenación del gasto y del pago, para las cajas menores que sean constituidas con cargo a los recursos del Fondo de Programas Especiales para la Paz, se delegó en el Director del Fondo de Programas Especiales para la Paz.

Ordenación del pago de las cajas menores: Responsable de la caja menor, según se disponga en el acto administrativo de constitución de la caja menor.

Firma y presentación de las declaraciones tributarias ante la DIAN y la Secretaría de Hacienda Distrital: Coordinador Grupo de Pagaduría.

Expedición de Certificados de Retención: Coordinador Grupo de Pagaduría.

Desagregar el Presupuesto de Gastos de Funcionamiento y Gastos de Inversión y sus modificaciones; Aprobar el Anteproyecto de Presupuesto y el Proyecto del Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC: Subdirector General.

Expedir el acto administrativo por el cual se da de baja los bienes inmuebles: Subdirectora General.

Expedir el acto administrativo por el cual se da de baja los bienes muebles: Jefe Área Administrativa.

Dar de baja los bienes muebles e inmuebles administrados por el Fondo de Programas Especiales para la Paz —: Director Fondo Paz.

5.4 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL La aplicación de esta política contable dará lugar a la emisión de información financiera útil, relevante y fiable en los siguientes términos: a) Útil para la toma de decisiones en materia económica y financiera por parte de la Alta

Dirección de la Entidad y también para la rendición de cuentas dirigidas a la ciudadanía.


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b) Relevante para garantizar la memoria institucional frente a los hechos económicos y financieros institucionales. La información financiera es relevante si es capaz de influir en las decisiones que han de tomar sus usuarios. La información financiera influye en los usuarios si es material y si tiene valor predictivo, valor confirmatorio, o ambos.

La información es material si su omisión o expresión inadecuada puede influir en las decisiones de los usuarios. La materialidad o importancia relativa es un aspecto de la relevancia específico del DAPRE que está basado en la naturaleza o magnitud (o ambas) de las partidas a las que se refiere la información en el contexto del informe financiero del DAPRE. Para el DAPRE una omisión o expresión es material si supera el 5% sobre la base del total de los activos del año inmediatamente anterior. La información financiera tiene valor predictivo si puede utilizarse como una variable de entrada en los procesos empleados por los usuarios para pronosticar resultados futuros. La información financiera tiene valor confirmatorio si ratifica o cambia evaluaciones anteriores. Los valores predictivos y confirmatorios de la información generalmente están interrelacionados; así, la información que tiene valor predictivo habitualmente tiene también valor confirmatorio.

c) Fiable basada en el sentido de que los Estados Financieros deben:

Representar fielmente la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo del DAPRE.

Reflejar la esencia económica de las transacciones, otros sucesos y condiciones que se presenten en la Entidad y no, simplemente, la forma legal en que son presentados.

Ser neutrales; es decir, libres de sesgos o de cualquier otra condición que los desvirtué.

Estar diligenciados en su totalidad y en todos sus extremos significativos.

“Los Estados Financieros representan los efectos de las transacciones y otros sucesos agrupados en categorías que comparten características económicas comunes y que corresponden a los elementos de los Estados Financieros.”2 Teniendo en cuenta lo anterior, el DAPRE, preparará y presentará los siguientes Estados Financieros de propósito general:

2 CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera de las entidades en liquidación [en línea].

[Colombia, Bogotá D.C.]: Presidencia de la República; Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Contaduría General de la Nación. s.f. [citado el 28 de septiembre de

2017]. Disponible en Internet: <URL: http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/644ec2e0-fa34-49f4-8c54-

60adfd807333/Proyecto+Marco+Conceptual+%28Ago+8-17%29.pdf?MOD=AJPERES&CONVERT_TO=url&CACHEID=644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333>. p.

7.

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333/Proyecto+Marco+Conceptual+%28Ago+8-17%29.pdf?MOD=AJPERES&CONVERT_TO=url&CACHEID=644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333

http://www.contaduria.gov.co/wps/wcm/connect/644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333/Proyecto+Marco+Conceptual+%28Ago+8-17%29.pdf?MOD=AJPERES&CONVERT_TO=url&CACHEID=644ec2e0-fa34-49f4-8c54-60adfd807333


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1. Estado de Situación Financiera: documento en el que se presenta la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio a una fecha determinada.

2. Estado de Resultado: elemento que constituye la relación entre los ingresos y los gastos de un periodo y el efecto en la medición a valor razonable de sus Activos y Pasivos.

3. Estado de Cambios en el Patrimonio: evidencia de los cambios que se presentan en el

Patrimonio del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. 4. Estado de Flujos de Efectivo: aquellos originados en la recepción y aplicación de los

fines presupuestales, de acuerdo con la actividad misional del DAPRE. 5. Notas a los Estados Financieros:

En consecuencia, la información financiera preparada y presentada por el DAPRE debe mostrar los resultados de las actividades realizadas por la Administración, con los recursos asignados en el Presupuesto General de la Nación y demás fuentes de financiación que pueda recibir. Igualmente, los Estados Financieros del DAPRE deben estar constituidos por características tanto cualitativas como cuantitativas, en concordancia con lo expresado en el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera de las Entidades de Gobierno.

Los Estados Financieros de la Entidad, se elaborarán en pesos colombianos manteniendo la normatividad nacional, adicionalmente deben ser suscritos y debidamente firmados por el Director de la Entidad, el Coordinador del Grupo de Contabilidad y el Jefe del Área Financiera. Para el caso del DAPRE el Director del Departamento delegó esta función en la Subdirección General, con Resolución 0093 del 11 de febrero de 2019. Por otra parte, y de acuerdo con lo establecido en la Resolución 693 de 2016, a partir del 01 de enero de 2018 la contabilidad se llevará rigiéndose bajo el Nuevo Marco Normativo para Entidades de Gobierno establecido por la Contaduría General de la Nación. En consecuencia, los primeros Estados Financieros para convergencia a Estándares Internacionales de Contabilidad e Información Financiera, correspondientes al 31 de diciembre de 2018, no se compararon con el periodo anterior. Los Estados Financieros previos a la adopción de esta normatividad, fueron preparados de acuerdo con lo ordenado por el Régimen de Contabilidad Pública precedente y vigente en Colombia hasta el 31 de diciembre de 2017, así como las demás normas concordantes que los modifican y/o los amplían.


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Adicionalmente, el DAPRE elabora los formatos establecidos por la Contaduría General de la Nación para transmitir la información a través del aplicativo CHIP, estos son: CGN2015-001 Saldos y Movimientos. CGN2015-002 Operaciones Reciprocas. CGN2016C01 Variaciones Significativas. Para el DAPRE una variación es significativa si supera el 0.5% del valor total de los activos del año inmediatamente anterior.

5.5 PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE Los Estados Financieros, con propósito de información general, serán los elaborados al cierre de cada vigencia fiscal; para los otros cortes se producirá el Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados con las notas más representativas; estos se deberán publicar mensualmente en la Página Web del DAPRE en cumplimiento del Literal 37, Artículo 38 de la Ley 1952 de 2019, la Ley 1712 de 2011 y la Resolución 182 de 2017 expedida por la Contaduría General de la Nación. Teniendo en cuenta lo anterior, los Estados Financieros del DAPRE serán publicados en la página web, dentro de los 9 días hábiles siguientes al cierre contable efectuado en el aplicativo SIIF Nación, para cada periodo. Igualmente, estos deben ser enviados anualmente a la Oficina de Planeación para que sean presentados en la audiencia pública de rendición de cuentas. 5.6 CONTROL Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS Los responsables de procesar la información financiera y contable en el DAPRE tienen el deber de clasificar, ordenar, foliar y archivar los documentos, libros principales, comprobantes, soportes, relaciones e informes contables, financieros y de supervisión que, en relación a su cargo, le hayan sido asignados, de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y, también, con las Tablas de Retención Documental aprobadas por el Archivo General de la Nación, tal como se encuentra estipulado en el SIGEPRE. Las mencionadas Tablas son el instrumento archivístico esencial que permite de forma adecuada, la normalización de la gestión documental; la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico. Finalmente, la tarea de archivar los documentos contables estará a cargo del Grupo de Contabilidad y del Área Administrativa – Gestión Documental del DAPRE. 5.7 SOSTENIBILIDAD CONTABLE


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Con el fin de garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna para ser transmitida tanto a la comunidad como a los organismos de control que lo soliciten, el DAPRE cuenta con el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, creado mediante Resolución 0093 de 2019, el cual se encargará de aprobar las depuraciones contables. El proceso de depuración contable se aplicará a la totalidad de las cuentas contables del balance de la Entidad, incluidas las cuentas de orden deudoras y acreedoras. El responsable del Grupo de Contabilidad y el Jefe del Área Financiera deberán analizar las cifras de los estados financieros y cuando sea necesario, coordinar con los responsables de las áreas generadoras de los hechos económicos, que afecten la información contable, para establecer las acciones administrativas y contables tendientes a garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información y de ser necesario presentar dichas cifras al comité para que se analice la pertinencia de su depuración. 5.8 POLÍTICAS PARA LA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DEL PROCESO CONTABLE A

TRAVÉS DE INDICADORES FINANCIEROS

De acuerdo con la naturaleza especial y el objeto misional del DAPRE, los indicadores financieros (Índices financieros) establecidos internacionalmente no aplican para ésta Entidad, la cual es netamente de gastos y no genera ingresos propios. En consecuencia y en armonía con el Sistema Integrado de Gestión se aplican las políticas, lineamientos, instructivos, herramientas, procedimientos y formatos definidos y aprobados en el SIGEPRE, en especial los que tiene establecido el Proceso de Gestión Financiera del DAPRE. Por tanto, para medir el cumplimiento y la gestión realizada en el Proceso Contable se han establecido, los siguientes indicadores:

Eficacia en los registros contables: Este indicador mide del número total de cuentas que conforman mensualmente el balance general cuantas fueron conciliadas y están correctas.

Ejecución de recursos entregados en administración y/o patrimonios autónomos: Es un indicador de eficacia, que mide el resultado de la ejecución real de los recursos entregados en administración a terceros y/o a patrimonios autónomos.

Control Financiero DAPRE: Este indicador es de efectividad y mide el impacto generado por el resultado presentado en los informes de las auditorías financieras realizadas al DAPRE, por la Contraloría General de la República, a los Estados Financieros y a la Información Presupuestal de la Entidad.

5.9 RECONOCIMIENTO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 5.9.1 Activos


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En concordancia con la definición establecida en el numeral 6.1.1. del Marco Conceptual para la preparación y presentación de Información Financiera de las Entidades de Gobierno, el DAPRE reconocerá sus activos bajo los siguientes criterios:

1. Un Activo es un recurso controlado por la Entidad que resulta de eventos pasados y, de los cuales, se espera obtener un potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros que puedan ser medidos con alto grado de fiabilidad.

2. El control implica la capacidad de la Entidad para usar un recurso o definir el uso que un tercero debe darle, para obtener el potencial de servicios o, también, para generar beneficios económicos futuros.

3. El potencial de servicio es la capacidad que tiene un recurso para prestar servicios

que contribuyan a la consecución de los objetivos de la Entidad sin generar, necesariamente, flujos de efectivo.

4. El origen de un recurso puede ser producto de diferentes sucesos, tales como: una

transacción de intercambio; el desarrollo interno; o, también, ser producto de transacciones sin contraprestación.

5. La fiabilidad en la medición hace referencia a la determinación de su valor de

mercado o su valor de disposición y en sí a su valor razonable, en el entendido de, que el valor razonable es el valor actual del bien medido en el mercado activo o medido financieramente o medido a su valor de mercado actual.

5.9.2 Pasivos

Siguiendo con lo estipulado en el citado Marco Conceptual, se entenderán como pasivos aquellos que cumplan con la siguiente definición:

1. Un pasivo es una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya

cancelación, una vez vencida, la Entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio.

2. Los pasivos proceden de transacciones u otros sucesos pasados. Así, por ejemplo, la adquisición de bienes y servicios da lugar a cuentas por pagar (a menos que el pago se haya anticipado o se haya hecho al contado) y la recepción de un préstamo bancario da lugar a la obligación de reembolsar la cantidad prestada. Sin embargo, los pasivos también pueden originarse en obligaciones sobre las cuales existe incertidumbre en relación con su cuantía y/o fecha de vencimiento.


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3. Al evaluar si existe o no una obligación presente, la Entidad se basará en la información disponible al cierre del periodo para establecer si existe, o no, la probabilidad de tener la obligación; si es mayor la probabilidad de no tenerla, no hay lugar al reconocimiento de un pasivo. Se considera que existe una obligación presente cuando la entidad evalúa que tiene poca o ninguna alternativa de evitar la salida de recursos.

4. Las obligaciones pueden ser exigibles legalmente como consecuencia de la ejecución

de un contrato o de un mandato contenido en una norma legal; también, pueden ser producto de acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa válida de que la Entidad está dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frente a terceros.

5. La cancelación de una obligación presente implica, igualmente, que la Entidad

entrega unos recursos que llevan incorporados beneficios económicos o un potencial de servicio. La extinción de una obligación presente puede llevarse a cabo de varias maneras algunas de las cuales son: pago en efectivo; transferencia o traslado de otros activos; prestación de servicios; sustitución de una obligación por otra; y, también, la prescripción de la obligación de acuerdo con la normatividad sobre la materia.

6. Para el registro de las cuentas por pagar se aplicará, el principio de devengo, el cual

establece que los hechos económicos deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que éstos ocurran; es decir, en el periodo en que se reciba el bien por lo que, naturalmente, la afectación contable se efectúa conforme al procedimiento.

7. El DAPRE evaluará si, con la información disponible, puede establecer si existe la

probabilidad de tener una obligación o no; asimismo, deberá revisar factores como el recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios y el ingreso almacén, entre otras; todo lo anterior con independencia de la cadena presupuestal.

8. Para que los pasivos pueden ser reconocidos deben medirse con un alto grado de

fiabilidad.

9. Existirá en realidad un Pasivo cuando se considere que exista una obligación cierta derivada de hechos contractuales o legales y que tenga, además, poca o ninguna alternativa de evitar la salida de recursos.


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5.9.3 Patrimonio

El Patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos) deducidas las obligaciones, que tiene el DAPRE para cumplir las funciones de cometido estatal. 5.9.4 Ingresos

Los ingresos son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable, bien como entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salida o decrementos de los pasivos, que dan como resultado aumentos en el patrimonio. Para que un ingreso pueda ser reconocido, el mismo debe medirse con alto grado de fiabilidad. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, es una Entidad Pública, que dentro de sus funciones no está la de generar ingresos, ya que su objeto social es asesorar al Presidente de la República, en su calidad Jefe de estado, Jefe supremo y máxima autoridad administrativa, y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin. En este sentido, los ingresos del DAPRE están constituido por recursos del Presupuesto General de la Nación, asignados mediante la Ley Anual del Presupuesto y el Decreto de Liquidación. Estos recursos de gastos son transferidos a la Entidad de acuerdo con las disposiciones de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF. Sin embargo, la Entidad genera unos ingresos por la venta de bienes inservibles, los cuales son reintegrados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. La aplicación del Principio de Devengo3 es coherente con la condición de que el ingreso se reconoce si ha surgido un incremento en el potencial de servicio de un activo o en los beneficios económicos de la Entidad ya que, en esencia, las partidas que deben ser reconocidas pueden y deben medirse con fiabilidad y un alto grado de certidumbre. 5.9.5 Gastos

3 “El principio de Devengo es una norma contable que establece que las transacciones o hechos económicos se registrarán en el momento en

que ocurren, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.” ECONOMIPEDIA. Principio de Devengo [en línea]. [Colombia, Bogotá

D.C.]: ECONOMIPEDIA, haciendo fácil la economía. s.f. [citado el 29 de septiembre de 2017]. Disponible en Internet: <URL:

http://economipedia.com/definiciones/principio-de-devengo.html>. párr. 1.

http://economipedia.com/definiciones/principio-de-devengo.html


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Los gastos son decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicios producidos a lo largo del periodo contable, bien en forma de salidas o disminución de activos, o bien, por la generación o aumento de pasivos que dan como resultado un decremento en el patrimonio y no están asociados con la adquisición y producción de bienes y la prestación de servicios vendidos. Los gastos que se generen en el DAPRE se reconocerán como decrementos en los beneficios económicos, o con el potencial de servicios relacionados, o con la salida o la disminución del valor de los activos o, también, con el incremento de pasivos cuando el gasto pueda medirse con fiabilidad. En caso de que el DAPRE distribuya bienes y servicios, en forma gratuita, los gastos se reconocerán cuando se entreguen los bienes o se presten los servicios a los beneficiarios. Si el potencial de servicio de un activo, o los beneficios económicos que provienen del mismo, cubren más de un periodo contable los gastos se reconocerán utilizando procedimientos sistemáticos y racionales de distribución en cada periodo. 6. MEDICIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La medición es un proceso mediante el cual se asigna un valor monetario al elemento lo que permite, a su vez, reconocerlo e incorporarlo al cuerpo patrimonial de los Estados Financieros de la Entidad. Este proceso se lleva a cabo en dos momentos diferentes, a saber: en el reconocimiento inicial y en la medición posterior. En la fase de reconocimiento inicial, la medición de un elemento permite su incorporación a los estados financieros de la entidad con el propósito de reflejar una representación fiel de los movimientos económicos que en ella se han realizado. En la medición posterior, por su parte, el valor de un elemento puede ser objeto de ajuste según un criterio de medición diferente al utilizado en el reconocimiento. Para el reconocimiento de los elementos de los estados financieros, esto es: activos, pasivos, ingresos costos y gastos, los criterios de medición que deberán observarse son los siguientes:

a) Valores de Entrada o de Salida:


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Los Valores de Entrada: Reflejan los costos en los que se incurre o en los que se pudiera incurrir (valor de la transacción), para adquirir o reponer un activo. Los Valores de Salida: Reflejan el potencial de servicio o los beneficios económicos derivados del uso continuo y discontinuo de un activo o de su venta.

b) Mediciones Observables y no Observables Algunas mediciones pueden clasificarse dependiendo de si son o no observables en un mercado abierto, activo y ordenado. Las mediciones que sean observables en un mercado, cuando se utilizan con más frecuencia, son probables, comprensibles y verificables y permitirán, así, medir con fiabilidad los activos o pasivos del DAPRE. Por su parte, aquellas que no son observables, se utilizarán para medir el valor razonable en la medida en que las variables observables relevantes no estén disponibles o existan pocas de ellas. Las variables no observables reflejarán los supuestos que los participantes de mercado utilizarían al fijar el precio del activo o pasivo incluyendo supuestos sobre el riesgo.

c) Medición Específica y no Específica

Las mediciones específicas para la Entidad reflejaran las limitaciones económicas y las condiciones actuales que afectan posibles usos de un activo y la liquidación de un pasivo por parte del DAPRE.

Las mediciones no específicas reflejaran oportunidades de riesgos del mercado general.

6.1 MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República medirá sus activos de la siguiente manera:

a) Al Costo: que corresponderá al valor del efectivo o equivalente al efectivo pagado, o bien al valor de la contraprestación entregada para adquirir un Activo. El costo será el valor de Entrada observable y específico para la DAPRE. Los Bienes recibidos sin contraprestación y los recibidos en donación serán medidos por el valor indicado por el propietario, de acuerdo con lo establecido en el documento M-BS-01 (Manual de Contratación).


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b) Al Costo Reexpresado: actualización del costo de los activos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. Lo anterior es aplicable para la adquisición de bienes en moneda extranjera, con pactos de ajuste; la unidad de valor real o cualquier otra modalidad admitida formalmente.

c) Al Costo Amortizado: que corresponderá al valor del activo inicialmente reconocido, más el rendimiento efectivo, menos los pagos de capital e intereses, menos cualquier disminución por deterioro del valor. El Costo Amortizado será un valor de entrada observable y específico en el DAPRE.

d) Al Costo de Reposición: corresponde a la contraprestación más baja requerida para reemplazar el potencial de servicio restante de un activo o los beneficios económicos incorporados a este. El Costo de Reposición será un valor de entrada observable y específico para el DAPRE.

e) Al Valor de Mercado: es el valor por el cual puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtenga en un mercado abierto, activo y ordenado, el Valor de Mercado podrá ser un valor de Entrada o de Salida observable y un valor No Especifico para el DAPRE.

f) Al Valor de Uso: equivalente al valor presente de los beneficios económicos que se espera genere un Activo, incluido el flujo que recibirá el DAPRE por su disposición al final de la Vida Útil (Valor Residual) del mismo. El Valor de Uso será un valor de salida no observable y específico para el DAPRE.

6.2 MEDICIÓN DE LOS PASIVOS El DAPRE medirá sus Pasivos de la siguiente manera:

a) Al costo: que es el valor de la contraprestación recibida a cambio de la obligación asumida; esto es, el efectivo o su equivalente al efectivo pagado, o el valor de la contraprestación recibida en el momento de incurrir en el pasivo. El costo es un valor de entrada observable y específico para el DAPRE.

b) Al Costo Reexpresado: que corresponde a la actualización del costo de los pasivos con el fin de reconocer cambios de valor ocasionados por la exposición a fenómenos económicos exógenos. En este caso el DAPRE deberá utilizar la Tasa de Cambio; la Unidad de Valor Real o cualquier otro índice de ajuste que permita actualizar su valor.

c) Al Costo Amortizado: correspondiente al valor del pasivo inicialmente reconocido, más el costo efectivo, menos los pagos de capital e intereses. El Costo Amortizado será un valor de entrada observable y específico para el DAPRE.

d) Al Costo de Cumplimiento: que representa la mejor estimación de los costos en los que el DAPRE incurriría para cumplir las obligaciones representadas por un pasivo.


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En este caso, el Costo de Cumplimiento, será un valor de salida no observable y específico para el Departamento.

e) Al Valor de Mercado: es el valor por el cual la obligación puede ser liquidada o transferida entre partes interesadas, y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua. Cuando el valor se obtenga en un mercado abierto, activo y ordenado, el Valor de Mercado podrá ser un valor de entrada o de salida observable y un valor no específico para el Departamento.

6.3 REVELACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La información financiera se revelará en la estructura de los estados financieros del DAPRE, así como en sus notas de revelación. Las mencionadas revelaciones harán referencia a la selección, ubicación y organización de la información financiera del DAPRE.

La selección de la información obedecerá, en esencia, a la necesidad de exponer los mensajes claves a cerca de la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de efectivo en el DAPRE. La información seleccionada, con el propósito de revelación, en las notas a los estados financieros se definirá de acuerdo con su utilidad y su capacidad de proporcionar detalles que ayudarán a los usuarios de la información a comprenderlos y a entenderlos. La información a revelar, por parte del DAPRE, deberá incluir: Políticas contables aplicables o metodologías utilizadas para reconocer y medir información expuesta; desagregaciones de la información expuesta; información sobre partidas que cumplen algunas características de la definición de un elemento; y, también, información sobre partidas que cumplen la definición de un elemento, pero no el criterio de reconocimientos.

La información revelada en las notas a los estados financieros tendrá las siguientes características:

Claridad para que los usuarios comprendan los estados financieros que están observando.

Contextualización de la información que presenta los estados financieros y según el entorno en que opera el DAPRE.

Relación demostrable con la información expuesta en el cuerpo de los estados financieros a los que pertenece.

En el mismo orden de ideas, la ubicación de la información tiene un impacto en la contribución que ésta pueda realizar al logro de los objetivos de la información financiera; esta ubicación puede afectar la comparabilidad de la información y la manera en que los


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usuarios la interpreten. Así las cosas, la ubicación de la información financiera del DAPRE deberá:

Transmitir la importancia relativa de la información y su conexión con otros elementos de la información.

Divulgar la naturaleza de la información que se ha generado. Vincular elementos diferentes de información que se combinan para cumplir una

necesidad concreta del usuario. Diferenciar los temas entre la información seleccionada para, así, hacerla más clara

a los lectores.

La organización de la información se relaciona con la clasificación y agrupación de los datos que deben estar presentes en los Estados Financieros puesto que, en la mayoría de los casos, la manera como se organiza la información puede afectar su interpretación por parte de los usuarios. Esta organización de la información permitirá garantizar que los mensajes claves sean comprensibles; identificará claramente las relaciones importantes; destacará apropiadamente la información que comunican los mensajes claves; y, también, facilitará comparaciones cuando sea necesario realizarlas.

La organización de la información en los Estados Financieros del DAPRE incluirá decisiones en lo relacionado con la:

Desagregación de los totales de las cuentas en categorías con características comunes.

Ordenación y agrupación de partidas expuestas dentro de cada estado financiero, en forma secuencial.

Identificación de agregados por grupo y cuenta

Identificación de otra información a introducir en el cuerpo de los Estado Financieros de la Entidad, como riesgos, contingencias activas, valoración aplicada.

6.4 RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS

ECONÓMICOS El DAPRE aplicará las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno y, también, el Catalogo General de Cuentas expedido por la Contaduría General de la Nación. 6.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Para el procesamiento de los registros, elaboración y presentación de la información contable el DAPRE utiliza el SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA – SIIF


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Nación, aplicativo administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El cual es de uso obligatorio de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1068 de 2015.

El DAPRE cuenta con un funcionario Coordinador del SIIF Nación, el cual se encarga de administrar, coordinar y divulgar las directrices y políticas de uso y seguridad de la información a todos los usuarios de este Aplicativo. La normatividad expedida para el manejo y operación el SIIF Nación, se podrá consultar en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las cuales deben cumplir todos los usuarios del SIIF, sea cual fuere el nivel jerárquico y su situación de vinculación con la Entidad, para garantizar el adecuado uso y registro de la información procesada en este aplicativo. El DAPRE cuenta, además, con aplicativos complementarios de información que hacen las veces de auxiliares de la contabilidad registrada en el SIIF Nación; lo anterior aplica para el manejo de la Propiedad Planta y Equipo, la liquidación de la nómina y prestaciones sociales de los funcionarios, las Sentencias y Conciliaciones a favor y en contra de la Entidad, entre otros. El detalle de esta información permanecerá en las diferentes áreas de origen sin perjuicio de que, la misma, se encuentre registrada en la contabilidad de la Entidad. La administración general de los sistemas y de los roles en el DAPRE está a cargo de la Dirección Administrativa y Financiera y de las Áreas: Financiera, Administrativa, Talento Humano y Tecnologías y Sistemas de Información del DAPRE. 6.6 DOCUMENTOS Y LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros de contabilidad principales que se manejarán en el DAPRE son el Libro Diario y el Libro Mayor. Estos libros fueron registrados mediante la elaboración de un Acta de Apertura suscrita por el Representante Legal, o a quien este delegue de acuerdo con la normatividad vigente y el Subdirector General. Este requisito será indispensable para iniciar, válidamente, el proceso de contabilización de las operaciones. Por otra parte, a más tardar el quinto (5°) día hábil siguiente a haberse efectuado el cierre contable, por parte del Administrador del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación, los libros principales deben generarse; numerarse en forma sucesiva, continua y sistematizada; firmarse; y, finalmente empastarse para su conservación. Los libros auxiliares no serán impresos. Su consulta será realizada directamente desde el Aplicativo SIIF Nación y desde los aplicativos complementarios. Estos libros contendrán los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y


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operaciones de la Entidad y, además, se encontrarán basados en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte definidos por el DAPRE en sus procedimientos. Las cuentas de pago y los documentos soportes para trámite de pago deberán ser debidamente archivados por el Grupo de Pagaduría de acuerdo con los procedimientos de la Entidad y las Tablas de Retención Documental. Una vez transferidos al Archivo General su conservación y custodia será responsabilidad del Grupo de Gestión Documental. Los comprobantes de contabilidad originados en registros manuales y documentos soportes deberán ser debidamente archivados, de acuerdo con los procedimientos del DAPRE y las Tablas de Retención Documental, por los funcionarios del Grupo de Contabilidad. Una vez transferidos al Archivo General, su conservación y custodia será responsabilidad del Grupo de Gestión Documental, el concepto de estos comprobantes debe ser claro, suficiente y pertinente. Los movimientos contables generados de manera automática por el aplicativo SIIF, no requerirán impresión del comprobante contable, por lo que pueden ser consultados directamente en el aplicativo o en el Libro Diario de la Entidad. En caso de pérdida o destrucción de alguno de los anteriores documentos debe ordenarse, de inmediato, la reconstrucción de toda la información desaparecida en un período que no puede exceder los seis (6) meses. Para esta reconstrucción se tomarán como base los comprobantes de contabilidad; los estados contables; los informes de terceros; las copias grabadas en medios magnéticos; las bases de datos de las áreas de gestión y demás instrumentos que se consideren pertinentes. El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de veinte (20) años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual corresponda. Esta disposición se aplicará de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Retención Documental y a las políticas del DAPRE para el manejo de archivos, sin perjuicio de las disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación para el manejo y conservación de los documentos. Sin excepción, la totalidad de las operaciones realizadas por el DAPRE deberán estar respaldadas en documentos idóneos, legibles, pertinentes y libres de enmendaduras de manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación; por lo tanto, no pueden registrarse contablemente los hechos económicos que no se encuentren debidamente soportados. El Área Financiera del DAPRE devolverá, sin trámite alguno, los documentos que no cumplan con los requisitos exigidos para su registro contable. 7. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS ACTIVOS


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7.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 7.1.1 Definiciones de términos:

Efectivo y Equivalente al efectivo Comprende las cuentas que representan los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, cuentas de ahorro y fondos que están disponibles para el desarrollo de las actividades del DAPRE.

Efectivo de uso restringido: Constituyen el valor de los fondos en efectivo, y equivalentes al efectivo que, por disposiciones legales, no están disponibles para su uso inmediato por parte de la Entidad.

En el DAPRE el efectivo lo componen los siguientes conceptos:

Cajas menores.

Depósitos en Instituciones Financieras.

Recursos Entregados en Administración para cumplir con compromisos de pago a corto plazo.

7.1.2 Cajas Menores Para la constitución, administración y funcionamiento de las cajas menores, los responsables y usuarios del DAPRE deberán aplicar las disposiciones del Decreto 1068 de 2015 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Resolución 0093 de 2019 y lo establecido en el documento L-GF-02 Lineamiento para el Manejo de las Cajas Menores publicado en el SIGEPRE.

La constitución de las cajas menores en el DAPRE se efectuará para cada vigencia fiscal mediante la expedición de un acto administrativo suscrito por el Subdirector General.

Los reembolsos se efectuarán mensualmente o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%) del monto asignado a la respectiva caja menor de algunos, o todos, los valores de los rubros presupuestales afectados siguiendo, como se mencionó anteriormente los lineamientos mencionados. Los responsables del manejo de las cajas menores deben entregar en el Área Financiera la legalización de enero a noviembre de cada vigencia dentro de los 10 días hábiles del mes siguiente en el que se realicen los gastos, en consecuencia, estos gastos se verán reflejados en la información contable del mes en el cual se realice dicha legalización.


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Para las legalizaciones definitivas de las cajas menores, el Jefe del Área Financiera del DAPRE hará pública la Circular Externa del Cierre de Vigencia, expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y el SIIF Nación con los plazos para radicar los soportes de los gastos al Área Financiera. Las cajas menores serán manejadas a través del Módulo de Cajas Menores del Aplicativo SIIF Nación, razón por la cual el responsable de éste debe tener completo conocimiento acerca de su funcionamiento y realizar las transacciones en tiempo real.

Los responsables de las cajas menores en el DAPRE deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de los arqueos que realice el Área Financiera y auditorias que realice la Oficina de Control Interno de Gestión de la Entidad. 7.1.3 Depósitos en Instituciones Financieras

La administración de los depósitos financieros del DAPRE se ejecutará bajo los parámetros y las directrices impartidas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. 7.1.4 Equivalentes al efectivo De acuerdo con lo establecido en el numeral 3 de la Resolución 386 de 2018, los recursos en efectivo entregados en administración a través de convenios interadministrativos, gerencia integral de proyectos, convenios de asociación, encargos fiduciarios, entre otros, a entidades públicas, se registrarán como recursos entregados en administración, con independencia de que sean o no equivalentes al efectivo. 7.1.5 Efectivo de uso restringido El DAPRE valida si posee restricciones de carácter legal sobre los fondos de efectivo y equivalentes al efectivo, para esto el DAPRE debe identificar las partidas que, atendiendo a los respectivos soportes documentales, contractuales y/o legales, tienen limitaciones para su disponibilidad, y por tanto son objeto de reclasificación a las subcuentas que conforman este grupo. En caso de que alguna de las cuentas bancarias del DAPRE sea embargada, el Grupo de Pagaduría, debe informar de manera inmediata a la Subdirección General sobre los recursos que son embargados o que presenten alguna restricción de tipo legal para su uso. También debe remite al Grupo Contabilidad comunicación con los soportes del oficio de embargo o restricción para que realice el registro contable pertinente. Una vez levantada


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la medida de embargo o restricción legal informa mediante comunicación al Grupo de Contabilidad con los soportes pertinentes para que se realicen los registros contables a que haya lugar.

7.1.6 Medición

Tanto en el reconocimiento y medición inicial como la medición posterior, el valor asignado para las cuentas de efectivo y sus equivalentes constituyen el valor nominal del derecho en efectivo, representado en la moneda funcional, que corresponde al peso colombiano. 7.1.7 Tratamiento de las partidas conciliatorias Al cierre contable mensual, el Grupo de Contabilidad elaborará mensualmente las conciliaciones, que corresponden a las partidas resultantes de comparar los saldos contables de los libros de pagaduría con los saldos de los extractos bancarios, estas serán remitidas al Grupo de Pagaduría; las partidas conciliatorias identificadas tendrán el siguiente tratamiento:

Se reconocerá una cuenta por pagar por el valor del efectivo correspondiente a los cheques girados y no entregados a terceros, que quedan en custodia del DAPRE, que no hayan sido reclamados pasado un (1) mes de girados.

Para las consignaciones no identificadas o que no corresponden a operaciones propias de la Entidad, el Grupo de Pagaduría solicitara al Banco correspondiente el soporte de estas con el fin de registrar si aplica, dichas transacciones.

Las conciliaciones se deben realizar dentro de los 10 días hábiles del mes siguiente al periodo de las operaciones. 7.1.8 Revelaciones El DAPRE revelará la siguiente información:

a) Los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo; b) una conciliación de los saldos del estado de flujos de efectivo con las partidas

equivalentes en el estado de situación financiera; sin embargo, no se requerirá que el DAPRE presente esta conciliación si el importe del efectivo y equivalentes al efectivo presentado en el estado de flujos de efectivo es idéntico al importe descrito en el estado de situación financiera;

c) cualquier importe significativo de sus saldos de efectivo y equivalentes al efectivo que no esté disponible para ser utilizado; y

d) un informe en el cual se desagregue, por un lado, la información correspondiente a cada uno de los componentes del efectivo y equivalentes al efectivo y, por el otro,


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la información correspondiente a recursos de uso restringido en forma comparativa con el periodo anterior, si aplica.

7.2 CUENTAS POR COBRAR

Se reconocerán como cuentas por cobrar: los derechos adquiridos por el DAPRE, en desarrollo de sus actividades, de los cuales se espere a futuro la entrada de un flujo financiero fijo o determinable, a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento financiero. Estas partidas incluirán los derechos originados en transacciones con y sin contraprestación.

Las operaciones que se derivan en cuentas por cobrar, son:

El Reintegro por parte de las Empresas Prestadoras de Salud y la ARL de las

incapacidades médicas; las licencias de maternidad y las de paternidad, reconocidas por el DAPRE a través de resolución, de acuerdo con lo estipulado en el documento L-TH-05 Lineamientos para el trámite de incapacidades en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. La diferencia entre el valor pagado al funcionario y el valor a cargo de la EPS de acuerdo con la liquidación efectuada por el Área de Talento Humano se llevará como un mayor o menor valor del gasto por incapacidades médicas o como un ingreso según corresponda. El Área de Talento Humano mantiene una base de datos consolidada por terceros la cual es conciliada mensualmente con el Grupo de Contabilidad. El Área de Talento Humano verifica que el valor de las incapacidades pendientes de pago por estas entidades sea igual al valor reportado por el Grupo de Contabilidad. En caso de existir diferencia entre dichos valores las identifica y las informa al Área Financiera mediante memorando suscrito por el jefe de Talento Humano para los ajustes contables respectivos. El Área de Talento Humano efectúa permanentemente la gestión de cobro a las EPS y ARL y debe informar a los funcionarios del Área Financiera encargados de registrar los reintegros en el SIIF Nación, a través de correo electrónico en el que informe: nombre de la Entidad, nombre del (los) funcionario(s), numero de resolución, periodo al cual corresponde la incapacidad, valor a aplicar, saldo pendiente por pagar, valor a aplicar como ingreso y valor a aplicar como gasto de cada periodo.

Para las incapacidades médicas que se reciban después de la generación de la nómina del mes de diciembre de cada año, el Área de Talento Humano deberá informar al Grupo de Contabilidad, para que se contabilicen las cuentas por cobrar correspondientes; igualmente, Talento Humano debe descontar el mayor valor pagado a los funcionarios en el mes de enero del año siguiente, e informara al Grupo


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de Pagaduría para que este reintegro sea aplicado como un reintegro de vigencias anteriores.

El consumo adicional de telefonía celular por los servidores públicos que tienen

asignado teléfono celular de acuerdo con lo establecido en la Resolución 0093 de 2019 y el Decreto 1598 de 2011. Lo cual será informado por el Grupo de Telecomunicaciones.

Los recursos de Acreedores Varios reintegrados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional - DGCPTN, el Grupo de Pagaduría constituye ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público los acreedores varios correspondientes a aquellos saldos que el DAPRE tenga pendientes de pago y que superen los seis (6) meses de registro contados desde la fecha en que se originó la transacción. La Pagaduría de manera conjunta con la dependencia responsable del acreedor, realiza todas las gestiones necesarias para evitar en lo posible constituir estos acreedores varios. Efectuada la constitución, continúan realizando las gestiones para ubicar el acreedor y realizar el pago respectivo mediante la solicitud de recursos al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Si pasados dos (2) años desde la fecha de la constitución de los acreedores varios ante el Ministerio, no logra ubicarse al acreedor para el pago, el Grupo de Pagaduría procede a efectuar la devolución definitiva de los recursos ante la DGCPTN e informa de manera inmediata al Grupo Contabilidad para los registros contables pertinentes.

En relación con los Acreedores Varios sujetos a devolución constituidos desde el año 2009 por Fondo Paz, correspondiente a los pagos no cobrados por concepto de ayudas humanitarias a las cuales tienen derecho los desmovilizados colectivos (según Decreto 3360 de 2003), y de acuerdo al concepto remitido en OFI11-00028861 de 2011 por la Oficina Jurídica del DAPRE donde concluyó que estos recursos no prescriben ya que los acuerdos de paz mantienen vigencia en el tiempo porque son el punto de partida para una persona desmovilizarse y en virtud de esta condición obtener el beneficio del derecho de pago de la ayuda humanitaria y apoyados en la respuesta dada según radicado EXT10-99016 –del 02 noviembre de 2010, por la subdirección de Operaciones de la Dirección General de Crédito Publico y Tesoro Nacional en la cual comunican que la cuenta por pagar constituida a favor del DAPRE por concepto de ayuda humanitaria quedará abierta hasta tanto el Órgano ejecutor (Fondo Paz) no indique lo contrario, por tanto la cuenta de Acreedores Varios Sujetos a Devolución permanecerán en el cuerpo del balance hasta que se logre depurar hasta el último el pago.

Otros cobros que efectúe la Entidad que puedan controlar y medirse con fiabilidad.


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7.2.1 Medición Inicial Las cuentas por cobrar se medirán por el valor de la transacción. 7.2.2 Medición Posterior Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por cobrar se mantendrán por el valor de la transacción. 7.2.3 Deterioro del Valor de las Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar en el DAPRE serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o, también, por el desmejoramiento de sus condiciones crediticias (se declara insolvente, en liquidación, etc.), cuando existan indicios de deterioro el Área de Talento Humano deberá remitir estos cobros a la Secretaría Jurídica y a Contabilidad. Una vez, se traslade a la Secretaría Jurídica una cuenta por cobrar y está inicie el cobro coactivo se entenderá este como un indicio de deterioro y se procederá a su medición, para esto se tendrán en cuenta los siguientes factores: 1. Si se tienen cuentas por cobrar con entidades que entren en proceso de liquidación o

insolvencia, se deteriorarán en un 100% y se reclasificarán a cuentas de difícil cobro.

2. Para las demás cuentas por cobrar el cálculo del deterioro se realizará teniendo en cuenta las siguientes variables:

Valor Actual = Valor Futuro / (1+i)^n =

Valor futuro: Valor adeudado por la EPS i: Tasa de interés anual (TES en pesos), emitida por el Banco de la República n: fecha estimada de pago de la cuenta por cobrar. La Secretaria Jurídica deberá informar el plazo en que se espera recuperar las cuentas por cobrar de difícil recaudo.

Con estas variables se realizará el cálculo, como mínimo una vez al finalizar el cierre contable.


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El deterioro corresponderá al exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar con respecto al valor presente de los flujos de efectivo futuros recuperables estimados descontados. Para ese efecto. Por su parte, el Grupo de Contabilidad registrara el valor calculado del deterioro, en forma separada, como un menor valor de la cuenta por cobrar, afectando el gasto del periodo. La Secretaria Jurídica informara al Grupo de Contabilidad las gestiones realizadas, así como cualquier cambio en el estado de las cuentas por cobrar. 7.2.4 Baja en Cuentas En el DAPRE se dejará de reconocer una cuenta por cobrar cuando los derechos expiren; se renuncie a ellos; o, también, cuando los riesgos y las ventajas inherentes a la cuenta por cobrar se transfieran. En caso de que se retengan sustancialmente los riesgos y las ventajas inherentes a la propiedad de las cuentas por cobrar, esta no se dará de baja y se reconocerá su deterioro hasta el valor de la cuenta por cobrar.

Cuando, como resultado de la revisión del deterioro por parte de los técnicos sea necesario castigar las cuentas por cobrar, estas deberán ser presentadas al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable para su estudio y aprobación.

7.2.5 Revelaciones El DAPRE, continuando con su política de transparencia, revelará:

El valor en libros de las cuentas por cobrar y sus condiciones. El valor de las pérdidas por deterioro del valor, o su reversión, que se

reconocieron en cada periodo contable, así como el deterioro acumulado. El análisis de la antigüedad de las cuentas por cobrar que estén en mora y no

deterioradas. El análisis de las cuentas por cobrar que se hayan determinado individualmente

como deterioradas al final del periodo, incluyendo los factores considerados para su deterioro.

Si se han vendido a la Central de Inversiones S.A. – CISA. 7.3 INVENTARIOS De acuerdo con la normatividad establecida por la Contaduría General de la Nación, se reconocerán como inventarios, los activos adquiridos o recibidos en calidad de donación por parte de donantes públicos o privados, nacionales o extranjeros, las obras de infraestructura que se encuentren en proceso de construcción y/o terminadas, que se


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tengan con la intención de distribuirse o entregarse de forma gratuita entre la población beneficiaria de los programas del DAPRE. Igualmente, se reconocen como inventarios los bienes adquiridos para ser consumidos en la prestación de servicios de algún tipo y que beneficien a la comunidad. De acuerdo con la naturaleza y misión del DAPRE las operaciones que la Entidad registrará como inventario son las siguientes:

Construcciones que esté financiando el DAPRE para ser distribuidas en forma

gratuita o a precios de no mercado, para el beneficio de terceros (municipios, departamentos, etc.).

Todos los bienes adquiridos por el DAPRE para ser distribuidos en forma gratuita o

a precios de no mercado a la población beneficiaria o a entidades Públicas

7.3.1 Medición Inicial Los inventarios del DAPRE se medirán por el costo de adquisición o construcción.

El costo de adquisición de los inventarios incluirá el precio de compra; los aranceles y otros impuestos no recuperables; el transporte y otras erogaciones necesarias para colocar los inventarios en condiciones de uso. 7.3.2 Medición Posterior Con posterioridad al reconocimiento inicial, los inventarios que se mantengan para ser distribuidos en forma gratuita, o a precios de no mercado, así como los que se tengan para consumir en la producción de bienes o prestación de servicios que van a ser distribuidos en forma gratuita o a precios de no mercado, se medirán al menor valor entre el costo y el costo de reposición.

El valor neto de realización y el costo de reposición se determinarán conforme a lo definido en el marco conceptual para estas bases de medición. Si el valor neto de realización o el costo de reposición, según corresponda es inferior al costo del inventario, la diferencia corresponderá al deterioro de este inventario. El reconocimiento inicial del deterioro del inventario, así como cualquier aumento de este, afectará el gasto en el resultado del periodo. 7.3.3 Reconocimiento en el Resultado

Los inventarios que se distribuyan gratuitamente, se reconocerán como gasto en el


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resultado del periodo, cuando se distribuya el bien. 7.3.4 Baja en Cuentas

Las normas, sustracciones o vencimiento de los inventarios del DAPRE implicarán el retiro de estos y su reconocimiento como gastos en el resultado del periodo. 7.3.5 Revelaciones El DAPRE revelará los principales conceptos que hacen parte del costo de adquisición o construcción y, además, las erogaciones significativas necesarias para colocar los inventarios en condiciones de uso o transferencia, también revelará:

El valor de los materiales y suministros y mercancías en tránsito y en poder de terceros.

Las pérdidas por deterioro del valor de los inventarios reconocidas y revertidas.

Las circunstancias que hayan originado la reversión del deterioro.

El valor de los inventarios que se lleven al menor valor entre el costo y el valor de reposición.

El valor de los inventarios recibidos y distribuidos en forma gratuita o a precios de no mercado.

7.4 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

El Marco Normativo no define montos a partir de los cuales se deben reconocer los activos y específicamente las propiedades, planta y equipo, sencillamente señala las características de ellos, su utilización, y lo que se espera de los mismos en el futuro: un potencial de servicios o beneficios económicos, pero teniendo en cuenta la operatividad y función administrativa del DAPRE, se hace necesario establecer como política el monto a partir del cual se reconoce un bien, como propiedad, planta y equipo, con el propósito de reducir la carga administrativa que implica la gestión de este tipo de activos. En la gestión diaria el DAPRE adquiere bienes que cumplen con la condición de ser tangibles, su vida útil o su potencial de servicio eficiente, está entre 1 y 3 años y su costo es menor a un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente – SMMLV, en consecuencia dada la operatividad que genera la administración de estos bienes y lo que implica la gestión contable de los mismos, como la determinación de vidas útiles, valores residuales, deterioro, etc., no ameritan ser reconocidos como activos (propiedades, planta y equipo), sino que se deben registrar directamente al gasto

Lo anterior no quiere decir que el DAPRE pierde el control de los bienes reconocidos


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directamente en los resultados, porque la entidad mantendrá los controles internos necesarios para garantizar la custodia y utilización de estos bienes, como lo establece el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del DAPRE.

En consecuencia, el DAPRE reconocerá como propiedades, planta y equipos, los activos que cumplan los siguientes requisitos:

Los activos tangibles empleados para la prestación de servicios y para propósitos administrativos.

Los bienes inmuebles con uso futuro indeterminado.

Los bienes históricos y culturales, de uso administrativo, que cumplan con la definición de propiedades, planta y equipo.

Los terrenos sobre los que se construyan las propiedades, planta y equipo se reconocerán por separado.

Los bienes de uso permanente sin contraprestación.

Los activos que su valor individual de adquisición sea igual o superior a 1 Salario Mínimo Mensual Legal Vigente - SMMLV, a excepción de los siguientes bienes considerados unidad de activo por su condición de servicio, dado que, para el adecuado funcionamiento requieren complementarse o integrarse con otros bienes, aunque puedan también funcionar de forma independiente, tales como: Los equipos de buceo; los equipos de cómputo; central telefónica y conmutadores con sus accesorios como: audífonos, coronas, tarjetas, botoneras, lector de tarjeta; Las cámaras fotográficas incluidos lentes, flash, kit de luces y luz led, Amplificador con bafles, parlantes y consolas de sonido. También ingresan dentro de este grupo: Los televisores y los equipos de gimnasio. En lo que respecta al Equipo de comedor, cocina y restaurante, dado su exclusivo USO, para los eventos de protocolo realizados por la Entidad, los utensilios de plata y de cristal, seguirán registrándose como propiedad, planta y equipo. Todos los anteriores bienes independientes de su valor se consideran activo.

Los Terrenos y edificaciones sin importar su valor se activan.

Los bienes que no cumplan estos requisitos o no superen los montos anteriores se reconocerán como gasto; pero serán registrados en el aplicativo Aladino para su control.

Todos los bienes clasificados como propiedad, planta y equipo, adquiridos por el DAPRE, deberán ser ingresados al Almacén y registrados en la cuenta correspondiente, mientras son puestos en servicio, caso en el cual se deberá realizar la salida del Almacén, debitando la Cuenta del Grupo 16 respectiva y acreditando la Cuenta 1635 o 1637 según corresponda. La contabilización de los inmuebles se efectúa basados en la escritura pública, acto


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administrativo debidamente registrado en la Oficina de Registro e Instrumentos Públicos de la jurisdicción respectiva, contrato de comodato o, también, cualquier otra modalidad de entrega, siempre y cuando el DAPRE tenga el uso y control de los bienes y asuma los riesgos asociados a estos bienes. Cuando un bien sea retirado para realizar mantenimiento o se retire de las instalaciones del DAPRE, los técnicos deberán informar oportunamente a los Grupos de Recursos Físicos y Contabilidad, para que se realicen los registros contables correspondientes, en relación a los bienes clasificados en la cuenta 1681 Bienes de Arte y Cultura se mantendrán en esta cuenta de acuerdo con el concepto Nro. 20182000064951, expedido por la CGN El control, manejo y custodia de la propiedad, planta y equipo es responsabilidad del Área Administrativa; lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - M-GA-03.

En los Estados Financieros del DAPRE las compras de bienes, clasificadas como consumo y consumo controlado, se llevarán directamente al gasto. Lo anterior con independencia de los controles administrativos establecidos por el DAPRE en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. 7.4.1 Medición Inicial Las propiedades, planta y equipo se medirán por el costo el cual comprende, entre otros, lo siguiente:

El precio de adquisición. Los aranceles de importación. Los impuestos directos e indirectos que recaigan sobre la adquisición del bien. Los costos de preparación del lugar para su ubicación física. Los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior. Los costos de instalación y montaje. Los costos de comprobación del adecuado funcionamiento del activo. Los honorarios profesionales. Los costos de puesta en marcha. Los costos de desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar sobre el que se

asiente el elemento de propiedad planta y equipo; lo anterior se medirá por el valor presente de los costos estimados en los que incurrirá el DAPRE para llevar a cabo el desmantelamiento y retiro del elemento al final de su vida útil o la rehabilitación del lugar.


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Los costos de financiación asociados con la adquisición o construcción de una propiedad, planta o equipo que, cumpla con los requisitos establecidos para calificarse como un activo apto.

Los demás costos atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la Administración del DAPRE.

Los bienes recibidos sin contraprestación se medirán por el valor indicado por el propietario de los bienes, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación M-BS-01.

Cuando se reciban donaciones la medición se realizará de acuerdo con lo establecido en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los bienes de Propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República M-GA-03.

Se deducirá del costo de adquisición cualquier descuento o rebaja del precio y esto, naturalmente, afectará la base de depreciación.

7.4.2 Medición Posterior

El DAPRE, anualmente, revisará el valor del deterioro de sus bienes y de ser necesario actualizará el valor en los libros. 7.4.3 Adiciones y Mejoras Son erogaciones en que incurre el DAPRE para aumentar la vida útil de la propiedad planta y equipo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos o servicios, o permitir una reducción significativa de los costos. Las adiciones y mejoras efectuadas a una propiedad, planta y equipo se reconocerán como mayor valor de esta y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la depreciación. 7.4.4 Reparaciones y Mantenimiento Las reparaciones son las erogaciones en las que incurrirá el DAPRE con el fin de recuperar la capacidad normal de uso del activo. El mantenimiento, por su parte, corresponderá a las erogaciones en que incurrirá el DAPRE a fin de conservar la capacidad normal de uso del activo. Las reparaciones y el mantenimiento de la propiedad, planta y equipo se reconocerán como gasto en el resultado del periodo contable de la Entidad. 7.4.5 Bienes De Arte y Cultura Algunos de los bienes históricos y culturales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, cuentan con el acto administrativo que los declara como tal, porque se les atribuye, entre otros, valores colectivos, históricos, estéticos y simbólicos, y que, por tanto, la colectividad los reconoce como parte de su memoria e identidad, de


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acuerdo con su uso, estos bienes se registran como propiedad planta y equipo, lo anterior teniendo en cuenta con el concepto Nro. 20162000026061 expedido por la Contaduría General de la Nación. La Hacienda Hato Grande y la Sede de la Vicepresidencia de la República fueron declaradas como Bien de Interés Cultural – BIC, y son empleadas para uso administrativo, en consecuencia, se registrarán en la cuenta de propiedad planta y equipo, por tanto, serán objeto de depreciación. Los bienes muebles de arte y cultura con y sin declaratoria de Bienes de Interés Cultural, que son empleados para uso decorativo se registran en la cuenta de propiedad planta y equipo, 1681; como estos bienes incrementan su valor con el paso del tiempo, el valor de la depreciación se establece en cero pesos, por tanto, no serán objeto de depreciación, ni de deterioro. Las restauraciones periódicas de un bien histórico y cultural se reconocerán como mayor valor de este. Por su parte, el mantenimiento y la conservación de los bienes históricos y culturales se reconocerán como gasto en el resultado del periodo. 7.4.6 Depreciación La depreciación es la distribución sistemática del valor depreciable del activo a lo largo de su vida útil en función del consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial de servicio. El método que aplicará el DAPRE para depreciar los bienes será el de línea recta; para este fin la vida útil empleada será la establecida en el documento M-GA-03 Manual para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Esta se medirá por grupos homogéneos que correspondan a elementos similares y que presten servicios de naturaleza similar al DAPRE. La depreciación no cesará cuando el activo no se encuentra en uso. La depreciación de un activo cesará cuando se produzca la baja en cuentas o cuando el valor residual del activo supere su valor en libros. Para efectuar el cálculo de la depreciación se restará el valor del deterioro de cada bien, el cargo por depreciación de un periodo se reconocerá como gasto en el resultado del ejercicio. Las áreas técnicas revisaran la vida útil y el método de depreciación de los bienes, al término del mes de octubre de cada año y si existe un cambio significativo en estas variables, deberá


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informar al Grupo de Recursos Físicos. De ser necesario podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las Notas a los Estados Financieros. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable. 7.4.6.1. Depreciación por Componentes: Teniendo en cuenta que un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí que funciona como un todo, las edificaciones del DAPRE serán depreciadas por componentes, dada la materialidad y las vidas útiles diferentes de los bienes que las componen. Como son: 1 Sistemas de bombeo y aires acondicionados: Este tipo de bienes hacen parte de los

inmuebles por destinación, y tienen una vida útil diferente a la de los inmuebles, por tanto, se manejarán como un componente de las edificaciones. La vida útil de estos es determinada por los técnicos del DAPRE y está documentada en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del DAPRE.

2 Los ascensores: manejara la misma vida útil del inmueble. 3 Los helipuertos: configuran un componente, de tal manera que su depreciación se

registrará por separado. 4 Tanques de Almacenamiento: configuran un componente, de tal manera que su

depreciación se registrará por separado. 7.4.7 Deterioro de los activos no generadores de efectivo: propiedades, planta y equipo,

activos intangibles e inventarios

El DAPRE, adicional a los conceptos de depreciación que aplica para los activos tangibles y de amortización para los activos intangibles, identificara y calculara el deterioro que corresponde a la pérdida en el potencial de servicio del activo tangible o intangible.

Los activos no generadores de efectivo son aquellos que la Entidad mantiene con el propósito fundamental de prestar servicio a la Entidad o para distribuir de forma gratuita a la población beneficiaria, es decir, que el DAPRE no pretende a través del uso del activo generar rendimientos en condiciones de mercado. Teniendo en cuenta que el marco normativo para Entidades de Gobierno, exige dos cosas importantes para la aplicación de la norma de deterioro: a) que aplica solo a aquellos activos (propiedades, planta y equipo) que la entidad considere materiales, y b) que se definan los criterios empleados por la entidad para identificar estos activos dada su materialidad. Igualmente, en el concepto 20182000017261 de marzo de 2018 de la Contaduría General de la Nación en una de sus conclusiones indica: “que, de acuerdo con el Marco Conceptual, la materialidad es un aspecto específico de la entidad basado en la naturaleza o magnitud de las partidas, por lo cual es un criterio que se deberá determinar partiendo de las condiciones económicas y financieras de esta”.


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En consecuencia, el DAPRE considera que la materialidad de las propiedades, planta y equipo se tomará a partir de los siguientes criterios:

Por la naturaleza de los activos Para establecer cuáles activos son materiales dentro de las propiedades, planta y equipo que posee el DAPRE, se tomó una clasificación por la naturaleza de los activos y su participación dentro del total de las mismas al 1º de enero de 2018. En este orden de ideas, se obtiene que son materiales las clases de activos de propiedades, planta y equipo que representen más del 4% del valor neto de ellas. (Costo histórico menos depreciación acumulada), estas son:

1. Las Edificaciones ($241.Miles de millones) valor neto representan el 67% del total de las propiedades, planta y equipo ($359,3 miles de millones)

2. Terrenos ($44,1 MM) representan el 12,3% 3. Bienes de arte y cultura ($21,7 MM) el 6,0% 4. Equipo de transporte, tracción y elevación ($15,9 MM) representan el 4,4% 5. Equipos de comunicación y computación ($14,7 MM) representan el 4,1%

Las demás clases de activos de propiedades, planta y equipo representan porcentajes entre el 0,1% y el 1,8%, del total de este grupo, por tanto, no se consideran materiales.

Por la magnitud de las partidas Una vez seleccionados los activos por clase (Edificaciones, Terrenos, Equipos de transporte, tracción y elevación y Equipos de comunicación y computación), se procede a analizar y a seleccionar a aquellos que por su monto individual se consideran materiales al interior de cada clase seleccionada, para realizar esta selección se revisaron las condiciones de uso y ubicación de los bienes, igualmente, se pudo evidenciar que el DAPRE cumple con las recomendaciones dadas por los fabricantes en cuanto al cuidado y mantenimiento de los bienes. Para los bienes muebles que se encuentran en las clases de equipos de transporte, tracción y elevación y Equipos de comunicación y computación, se sugiere establecer un monto que se considere razonable y significativo para aquellos activos que ameritan un tratamiento diferencial, descartando a través de este monto activos que su inclusión generaría una carga administrativa y un costo operativo importante, y sin un evidente beneficio. Un activo de propiedad, planta y equipo individual, cuyo monto supere los 35 SMMLV, se considera material.


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Con lo anterior, se cumple con las premisas fundamentales que subyacen en la norma: que se aplique a activos materiales para la Entidad, dado que el reconocimiento del deterioro exige una gran carga operativa y administrativa que no justifica para activos que no sean representativos. De igual manera, que correspondan a activos en los cuales se pueda contrastar su valor en libros con valores de mercados, lo cual exige la existencia de un mercado activo de los mismos, y como se sabe, en el país no existen mercados para muchos activos usados. Por ello, los que se seleccionan (edificios, terrenos, vehículos, equipos de tecnología para comunicación y computación) son los más indicados para ello. Ahora bien, con independencia de los factores mencionados se evaluarán por deterioro todos los activos que correspondan a bienes inmuebles reconocidos con independencia de su valor. 7.4.7.1 Materialidad para determinar el deterioro

Para el DAPRE se consideran materiales para aplicar la norma de deterioro los siguientes activos no generadores de efectivo:

Todos los bienes inmuebles, con independencia de su valor.

Los bienes muebles seleccionados por su naturaleza y representatividad, cuyo costo individual de adquisición o transformación sea igual o superior a 35 Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) en el momento del reconocimiento inicial y que no estén ubicados en zonas de alto riesgo.

7.4.7.2 Periodicidad en la comprobación del deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo

La comprobación del deterioro se efectuará a todos los bienes de conformidad con el párrafo anterior, como mínimo una vez al año a más tardar el 31 de octubre. El Área Administrativa, el Área de Tecnología y Sistemas de Información, la Secretaría de Prensa, la Casa Militar y las dependencias misionales que manejen bienes para ser entregados a título gratuito a otras entidades públicas o a la población beneficiaria, responsables de los bienes según corresponda, estimarán el valor recuperable del activo para comprobar si efectivamente se encuentra deteriorado.

7.4.7.3 Indicio de deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo Para realizar la evaluación de los indicios de deterioro del valor de un activo no generador de efectivo, las dependencias responsables recurrirán, entre otras, a las siguientes fuentes externas e internas de información:


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Fuentes externas de información: a) Durante el periodo, han tenido lugar, o van a tener lugar en un futuro inmediato,

cambios significativos con una incidencia adversa sobre la Entidad, los cuales están relacionados con el entorno legal, tecnológico o de política gubernamental, en los que opera el DAPRE, como restricciones ambientales, renovaciones tecnológicas.

b) Durante el periodo, el valor de mercado del activo ha disminuido significativamente más que lo que se esperaría como consecuencia del paso del tiempo o de su uso normal, como cambios en la normatividad del uso del suelo, planes de ordenamiento territorial.

Fuentes internas de información: a) Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o deterioro físico del activo.

b) Durante el periodo, han tenido lugar, o se espera que tengan lugar en un futuro

inmediato, cambios significativos en el grado de utilización o la manera como se usa o se espera usar el activo, los cuales afectarán desfavorablemente al DAPRE. Estos cambios incluyen el hecho de que el activo esté ocioso, los planes de descontinuación o reestructuración de la operación a la que pertenece el activo, los planes para disponer el activo antes de la fecha prevista y el cambio de la vida útil de un activo de indefinida a finita.

c) Se decide detener la construcción del activo antes de su finalización o de su puesta en condiciones de funcionamiento. salvo que exista evidencia objetiva de que se reanudará la construcción en el transcurso del año.

d) Se dispone de evidencia procedente de informes internos que indican que la capacidad del activo para suministrar bienes o servicios, ha disminuido o va a ser inferior a la esperada.

e) Se han incrementado significativamente los costos de funcionamiento y mantenimiento del activo en comparación con los inicialmente presupuestados.

Son indicios de deterioro físico de los bienes dependiendo del activo, entre otros: invasión, desprendimientos, derrumbamientos, grietas, fisuras, erosión, corrosión, humedad, averías, fallas técnicas, disminución del rendimiento, mayor consumo de energía, elementos defectuosos, malas condiciones ambientales, daño físico, constantes fallas mecánicas, exceso de utilización, aumento gastos de reparación, aumento consumo de gasolina, aceite, etc.


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Para el efecto, los técnicos deben diligenciar los formatos F-GF-29 Cuestionario de Evaluación de Indicios de Deterioro - Activos Intangibles (Software); F-GF-30 Cuestionario de Evaluación de Indicios de Deterioro - Activos Intangibles (Licencias); F-GF-31 Cuestionario de Evaluación de Indicios de Deterioro – Propiedad Planta y Equipo, según corresponda para cada tipo de bien. Si existe algún indicio de deterioro, se estimará el valor recuperable del activo para comprobar si efectivamente se encuentra deteriorado; en caso contrario, el DAPRE no está obligado a realizar una estimación formal del valor del servicio recuperable, aspectos que deben quedar debidamente documentados como se indica en el Manual para el Manejo y Control Administrativo de los bienes de Propiedad del DAPRE. En algunos casos podrá ser necesario que se revisen y ajusten la vida útil restante, el método de depreciación o de amortización, o el valor residual del activo. Para estimar el valor recuperable, cuando el deterioro es de tipo económico, los técnicos, pueden determinar el valor recuperable mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados.

7.4.7.4 Reconocimiento y medición del deterioro del valor de los activos no generadores de efectivo

El DAPRE reconocerá una pérdida por deterioro del valor de las propiedades, planta y equipo o de los activos intangibles, cuando su valor en libros supere el valor del servicio recuperable. El valor del servicio recuperable es el mayor entre: a) el valor de mercado, si existiere, menos los costos de disposición y b) el costo de reposición

La pérdida por deterioro se reconocerá como una disminución del valor en libros del activo y un gasto en el resultado del periodo. El Grupo de Recursos Físicos deberá informar esta situación al Grupo de Contabilidad, con el fin de efectuar el registro oportuno de los mismos, en el formato F-GF-33 Cálculo del Deterioro de Activos no Generadores de Efectivo, para los activos intangibles este formato debe ser diligenciado por el Área de Tecnología y Sistemas de Información

Después del reconocimiento de la pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación o amortización del activo se ajustarán en los periodos futuros, de acuerdo con el valor en libros ajustado por la pérdida por deterioro, de forma sistemática a lo largo de su vida útil restante.


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7.4.7.5 Reversión de la perdida por deterioro

El DAPRE al final de cada periodo contable evaluará si existe algún indicio de que la pérdida por deterioro del valor reconocida en periodos anterior:

a. Ya no existe o podría a ver disminuido o, b. Si existe, debe estimarse nuevamente el valor recuperable del activo.

Para realizar esta evaluación los técnicos diligenciaran el formato F-GF-32 Cálculo Deterioro Activos No Generadores de Efectivo. 7.4.7.6 Reconocimiento y medición de la reversión del deterioro

De acuerdo con lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Entidad revertirá una pérdida por deterioro del valor de un activo no generador de efectivo cuando su valor en libros sea inferior al valor del servicio recuperable. El valor del servicio recuperable corresponde al mayor valor entre a) el valor de mercado, si existiere, menos los costos de disposición y b) el costo de reposición. Para el cálculo del costo de reposición, la entidad empleará el mismo enfoque utilizado en la determinación del deterioro originalmente reconocido. La reversión de la pérdida por deterioro se reconocerá como un incremento del valor en libros del activo, afectando el resultado del periodo. En todo caso, el valor en libros del activo, después de la reversión de una pérdida por deterioro del valor, no excederá al valor en libros que tendría el activo si no se hubiera reconocido una pérdida por deterioro del valor en periodos anteriores. Después de reconocer una reversión de la pérdida por deterioro del valor, los cargos por depreciación o amortización del activo se ajustarán para los periodos futuros con el fin de distribuir el valor en libros revisado del activo menos su valor residual, si existiere, de una forma sistemática a lo largo de su vida útil restante. 7.4.8 Activos no generadores de efectivo, que se excluyen de la aplicación de la norma de

deterioro del valor

Quedan excluidos de aplicar la norma de deterioro de valor los siguientes activos:

a. Los que no cumplen la condición de materialidad definida. b. Los que una vez evaluados con indicios de deterioro, no es posible establecer para

ellos un valor de mercado, ni un costo de reposición. Es este caso, se dejará


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constancia de ello y se excluirán del inventario inicialmente establecido de acuerdo con la materialidad.

c. Los bienes ubicados en zonas de alto riesgo.

7.5 OTROS ACTIVOS Dentro de este grupo se clasifican los bienes y servicios pagados por anticipado, anticipos entregados, recursos entregados en administración, activos intangibles, los cuales se difieren bajo los siguientes parámetros:

Seguros se difieren durante el tiempo de vigencia de las pólizas.

Las suscripciones y afiliaciones se difieren por el tiempo de duración de las mismas.

Los anticipos por convenios, acuerdos, adquisición de bienes y servicios se amortizan de acuerdo con lo estipulado en los contratos. Los supervisores deberán informar la legalización de estos recursos en las certificaciones de recibo a satisfacción, en el formato F-BS-33 Certificación de Ejecución del Contrato.

El pago de las matrículas de los funcionarios a las instituciones educativas, realizados por El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX con cargo a los recursos del convenio suscrito para tal fin, previa aprobación del Comité de Créditos Educativos del DAPRE; durante el periodo en el cual se cumplan las condiciones establecidas en el reglamento operativo del fondo para condonar dichos créditos, lo anterior de acuerdo con lo establecido en el Concepto N° 20172000000201 expedido por la Contaduría General de la Nación.

En relación con los recursos entregados en administración estos se disminuyen con la legalización reportada por los supervisores de los contratos o convenios en el formato F-GF-22 Relación Órdenes de Desembolso.

7.6 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN Los recursos entregados en administración son aquellos, bajo el control de la Entidad, que se entregan a una sociedad fiduciaria o a otra entidad, con el propósito de que esta cumpla una finalidad específica. Los recursos bajo el control de la Entidad son aquellos sobre los cuales el DAPRE, tiene la capacidad de definir su uso para obtener un potencial de servicio, a través de la aplicación de los recursos administrados a la finalidad establecida, o para generar beneficios económicos futuros, el control del activo está ligado con la titularidad jurídica del recurso, no obstante, esta última no es esencial a efecto de determinar la existencia del activo y el control sobre este. Para el registro de los hechos económicos derivados de la entrega de recursos a terceros


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para su administración, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, aplicara lo establecido en la Resolución 386 de 3 de octubre de 2018. El DAPRE puede entregar recursos en administración a una sociedad fiduciaria, a través de encargos fiduciarios, fiducia pública o fiducia mercantil. Durante los meses de enero a noviembre de cada vigencia, la ejecución de los recursos entregados en administración, será registrada en el mes siguiente a su ejecución, lo anterior, teniendo en cuenta los plazos y lineamientos legales y operativos que tienen las entidades fiduciarias y las administradores de recursos para el registro de la información financiera y su posterior remisión al DAPRE, los correspondientes al mes de diciembre deben registrarse en el mismo mes, teniendo en cuenta las fechas establecidas para el cierre de cada vigencia. 7.7 ACTIVOS INTANGIBLES El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, reconocerá como activos intangibles, los recursos identificables, de carácter no monetario y sin apariencia física, sobre los cuales tiene el control, espera obtener beneficios económicos futuros o potencial de servicio, y puede realizar mediciones fiables. Estos activos se caracterizan porque no se espera venderlos en el curso de las actividades de la entidad y se espera usarlos durante más de un año. Un activo intangible es identificable cuando es susceptible de separarse de la Entidad y, en consecuencia, venderse, transferirse, entregarse en explotación, arrendarse o intercambiarse, ya sea individualmente, o junto con otros activos identificables o pasivos con los que guarde relación, independientemente de que la entidad tenga o no la intención de llevar a cabo la separación. Un activo intangible también es identificable cuando surge de acuerdos vinculantes incluyendo derechos contractuales u otros derechos legales

El DAPRE controla un activo intangible cuando puede obtener los beneficios económicos futuros o el potencial de servicio de los recursos derivados de este y puede restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios o a dicho potencial de servicio.

Un activo intangible produce beneficios económicos futuros o potencial de servicio cuando a) puede generar ingresos procedentes de la venta de bienes o servicios en los cuales se usa el activo intangible, b) puede generar rendimientos diferentes de los derivados del uso del activo por parte de la entidad, c) le permite, a la entidad, disminuir sus costos o gastos de producción o de prestación de servicios, o d) le permite, a la entidad, mejorar la prestación de los servicios.


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Cuando un activo esté conformado por elementos tangibles e intangibles, el Área responsable determinará cuál de los dos elementos tiene un peso más significativo con respecto al valor total del activo, con el fin de tratarlo como propiedades, planta y equipo o como activo intangible, según corresponda.

Las adiciones y mejoras efectuadas a un activo intangible se reconocerán como mayor valor de este y, en consecuencia, afectarán el cálculo futuro de la amortización. El costo de un activo intangible que se adquiere en forma separada estará conformado por el precio de adquisición, los aranceles de importación e impuestos no recuperables que recaigan sobre la adquisición y cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para su uso previsto. Cualquier descuento o rebaja del precio se reconocerá como un menor valor del activo intangible y afectará la base de amortización.

7.7.1 Activos intangibles generados internamente:

Los desembolsos que se realicen en la fase de investigación se separarán de aquellos que se realicen en la fase de desarrollo. Los primeros se reconocerán como gastos en el resultado del periodo en el momento en que se produzcan y los segundos formarán parte de los componentes del costo de los activos intangibles desarrollados internamente siempre y cuando cumplan con los criterios de reconocimiento para la fase de desarrollo. Si no es posible separar los desembolsos en las fases de investigación y desarrollo, estos se tratarán como si se hubieran realizado en la fase de investigación. El costo de un activo intangible que surja en la fase de desarrollo estará conformado por todos los desembolsos realizados que sean directamente atribuibles y necesarios en la creación, producción y preparación del activo para que pueda operar de la forma prevista por el DAPRE. La contabilización de las licencias y del software adquirido o desarrollado por el DAPRE, se realizará de acuerdo con la información suministrada por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información en el formato F-BS-33 Certificación de Ejecución del Contrato para Proveedores, teniendo en cuenta sus características técnicas, funcionales, de operación, tiempo de uso, entre otras, igualmente se informará si el servicio corresponde a un mantenimiento o actualización. De acuerdo con los lineamientos de la Contaduría General de la Nación, el tiempo de uso, duración o vigencia estimada del software y las licencias es un factor determinante para su clasificación y registro; estableciendo que cuando la duración o vida útil del software es inferior a un año se registra como un gasto y para el caso en que su vigencia sea igual o superior a un año se debe registrar como un activo intangible y se amortiza durante el periodo de uso. 7.7.2 Amortización


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La vida útil empleada para amortizar el software y las licencias que adquiera el DAPRE será la definida por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información, en concepto técnico en función del tiempo durante el cual se espera utilizarlo, esta información será entregada al Grupo de Contabilidad cuando se adquiera el software o las licencias en el formato F-BS-33. Cuando corresponda a una renovación la amortización iniciara cuanto los bienes entren en uso. La amortización de estos bienes se manejará de acuerdo con lo establecido en manual M-GA-03 Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del DAPRE y es responsabilidad del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. 8. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS PASIVOS

8.1 CUENTAS POR PAGAR Representan el valor de las obligaciones autorizadas por vía general, contraídas por la Entidad por concepto de adquisición de bienes o servicios de proveedores nacionales e internacionales. Se reconocerán como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas por el DAPRE, con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades. Las cuentas por pagar se clasificarán en la categoría de costo. 8.1.1 Medición inicial

Las cuentas por pagar se medirán por el valor de la transacción.

8.1.2 Baja en cuentas

Se dejará de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se pague, expire, el acreedor renuncie a ella o se transfiera a un tercero. 8.1.3 Revelaciones

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, revelarán información relativa al valor en libros y a las condiciones de la cuenta por pagar, tales como: plazo, tasa de interés si las hay, vencimiento y restricciones que estas le impongan al DAPRE, en caso de existir.


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Así mismo, revelará el valor de las cuentas por pagar que se hayan dado de baja por causas distintas a su pago, previa presentación y aprobación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. La Entidad realiza sus pagos con abono en cuenta a beneficiario final mediante giro directo a través del aplicativo SIIF Nación, a excepción de los compromisos y pagos para los cuales no aplica el pago a beneficiario final, de acuerdo con lo establecido en la Circular Nro. 2 de 2016, expedida por el SIIF Nación. 8.2 BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS De acuerdo con la normatividad establecida por la Contaduría General de la Nación, los beneficios a los empleados comprenden todas las retribuciones que la Entidad, proporciona a sus trabajadores a cambio de sus servicios, incluyendo, cuando haya lugar, beneficios por terminación del vínculo laboral o contractual. Estos beneficios abarcan tanto los suministrados directamente a los empleados, como los que se proporcionan a sus sobrevivientes, beneficiarios y/o sustitutos, según lo establecido en la normatividad vigente, en los acuerdos contractuales o las obligaciones implícitas que dan origen al beneficio. Las retribuciones suministradas a los empleados podrán originarse por lo siguiente: a) acuerdos formales, legalmente exigibles, celebrados entre la Entidad y sus empleados. b) requerimientos legales en virtud de los cuales la Entidad se obliga a efectuar aportes o asumir obligaciones; o c) obligaciones implícitas asumidas por la Entidad, de manera excepcional, producto de acuerdos formales que, aunque no son exigibles legalmente, crean una expectativa valida de que la entidad está dispuesta a asumir ciertas responsabilidades frete a terceros. 8.2.1 Beneficios a los empleados a corto plazo

Se reconocerán como beneficios a los empleados a corto plazo, aquellos otorgados a los empleados que hayan prestado sus servicios a la entidad durante el periodo contable y cuya obligación de pago venza dentro de los 12 meses siguientes al cierre de dicho periodo. Los beneficios a los empleados establecidos en el DAPRE son a corto plazo

De acuerdo con las normas vigentes, los beneficios a los empleados a corto plazo que no se paguen mensualmente se reconocerán en cada mes por el valor de la alícuota correspondiente al porcentaje del servicio prestado durante el mes. Esto implica que con independencia del disfrute o del momento del pago, cada concepto debe causarse como pasivo y gasto en la medida que el empleado lo va devengando.


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El Área de Talento Humano informará al Área Financiera el valor de la alícuota correspondiente al porcentaje del servicio prestado durante el mes como se establece en el procedimiento P-TH-02 Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales de Funcionarios y Exfuncionarios. Al cierre de cada año el Área de Talento Humano debe efectuar la conciliación entre los saldos consignados mensualmente al Fondo Nacional de Ahorro y el valor real causado por concepto de cesantías a cada funcionario, si de ésta conciliación surgen saldos a favor o en contra del DAPRE, debe informar al Grupo de Contabilidad, para que se reconozca el gasto real y la cuenta por pagar o por cobrar al Fondo. El Área de Talento Humano garantizará que las cifras reportadas por ellos al Grupo de Contabilidad se ajusten a los valores que efectivamente deban cancelarse a los empleados. 8.2.2 Beneficios a empleados por terminación del vínculo laboral

Son las obligaciones a cargo de la Entidad por la terminación anticipada del vínculo laboral o que correspondan a un plan de retiro con aceptación por parte del trabajador. El DAPRE no tiene beneficios a empleados por terminación del vínculo laboral, por lo que en ningún caso se debe afectar esta cuenta. Salvo que en algún momento se implementé una reestructuración que impliqué desvinculación de personal e indemnizaciones. 8.2.3 Medición Inicial

El pasivo por beneficios a los empleados a corto plazo se medirá por el valor de la obligación derivada de los beneficios definidos al final del periodo contable, después de deducir cualquier pago anticipado si lo hubiera. 8.2.4 Otros Beneficios a los Empleados Los bienes y servicios que recibe la Entidad de la Caja de Compensación Familiar no cumplen con la definición de ingreso, porque no incrementan el patrimonio del DAPRE al estar destinados al bienestar de los funcionarios y sus familias. Por lo anterior, no son objeto de reconocimiento. Compensatorios: los días de descanso compensatorio que se confieran a los empleados públicos cuándo su trabajo extra o suplementario supera los límites establecidos en el literal d) del artículo 36 del Decreto No. 1042 de 1978 y en el artículo 20 del Decreto No. 218 de 2016, se reconocerán contablemente a razón de un día hábil por cada ocho horas extras de trabajo y por lo tanto su medición monetaria dependerá del valor de la hora ordinaria. No obstante, el DAPRE debe considerar los siguientes aspectos al momento de su reconocimiento:


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a. Si el disfrute de los días de descanso compensatorio se aplaza para periodos futuros al no hacer uso de los mismos en el periodo corriente, se reconocerá el pasivo por el valor de las horas ordinarias de los días de descanso compensatorio que se le adeuden al empleado, incluso si este no tiene derecho a una compensación en efectivo por los días no disfrutados al momento de abandonar la Entidad, en cuyo caso sólo afectará la medición de la obligación.

b. Si el disfrute de los días de descanso compensatorio no puede ser aplazado para

periodo futuros y en consecuencia caducan si no son utilizados en el periodo corriente; adicionalmente, los empleados no tienen derecho a recibir una compensación en efectivo por los días no disfrutados al momento de abandonar la Entidad, el pasivo y el gasto solo se reconocerá cuando el empleado haga uso del día de descanso compensatorio.

c. Aunque legalmente se entienda que la remuneración por el día de descanso

compensatorio se encuentra incluida en la asignación mensual, su reconocimiento debe efectuarse de manera separada al sueldo del mes, pues durante el día de descanso compensatorio el empleado no espera prestar sus servicios a la Entidad, razón por la cual las obligaciones señaladas anteriormente en los literales a) y b) deben ser reconocidas de forma coherente con la esencia económica que las originó, debitando la subcuenta 510890 – otros gastos de personal diversos de la cuenta 5108 –Gastos de personal diversos y acreditando la subcuenta 251190 – Otros beneficios a los empleados a corto plazo de la cuenta 2511- BENEFICIOS .

Incapacidades médicas: De acuerdo con lo establecido en el L-TH-05 Lineamientos para el trámite de Incapacidades en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, cuando un funcionario del DAPRE lleve menos de cuatro semanas vinculado al DAPRE y esté presente una incapacidad médica, esta será reconocida por la Entidad, en consecuencia, este valor será reconocido como un gasto para el DAPRE. El mismo manejo se dará a las licencias de maternidad y paternidad.

8.2.5 Comisiones de Servicio Interinstitucional Los servicios prestados por el personal que labora en el DAPRE a través de Comisiones de Servicio Interinstitucional, considerando que los pagos salariales son efectuados por la entidad de donde proviene el personal, se reconocerán como ingresos y gastos simultáneamente, siempre que puedan medirse con fiabilidad, debitando la subcuenta correspondiente de la cuenta 5101- SUELDOS Y SALARIOS, y acreditando la cuenta 442890 – Otras transferencias, de la cuenta 4428 - OTRAS TRANSFERENCIAS.


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El Área de Talento Humano, mensualmente reportará a contabilidad el personal que se encuentre en comisión en el DAPRE, con lo cual se procederá a solicitar el valor pagado mensualmente por cada una de las Entidades a las cuales pertenece el personal en comisión, con el fin de proceder a reconocer el gasto y el ingreso correspondiente.

8.3 PROVISIONES Se reconocerán como provisiones, los pasivos a cargo tanto del DAPRE, que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento. Son objeto de reconocimiento como provisiones, los litigios y demandas en contra del DAPRE o su Fondo Cuenta, los cuales se provisionarán de acuerdo con lo establecido en el Manual de Trámite Administrativo para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos Judiciales M-GJ-01 y el Procedimiento para la Atención de Procesos y Acciones Judiciales P-GJ-02. El DAPRE reconocerá una provisión cuando se cumplan todas y cada una de las siguientes condiciones: a) tiene una obligación presente, ya sea legal o implícita, como resultado de un suceso pasado; b) probablemente, debe desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos o potencial de servicio para cancelar la obligación y c) puede hacerse una estimación fiable del valor de la obligación. 9. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LOS INGRESOS

9.1 TRANSFERENCIAS Y SUBVENCIONES El tratamiento contable para los recursos no reembolsables que provienen de cooperación internacional en cumplimiento de los convenios, acuerdos, memorandos de entendimiento, notas verbales, entre otros, que no se incorporan al Presupuesto General de la Nación y son ejecutados por el cooperante o por la organización que éste determine, aunque no los recibe directamente el DAPRE serán registrados en el momento en el cual se efectúa el giro por el valor del efectivo; siempre y cuando estos recursos no sean ejecutados por otra entidad pública que tenga la obligación de contabilizarlos. La ejecución de estos convenios de cooperación debe ser reportada mensualmente al Grupo de Contabilidad en el formato F-GF-22 Relación Órdenes de Desembolso, de acuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento para la Gestión de Recursos de Cooperación Internacional No Reembolsable P-DE-11. 9.2 OTROS INGRESOS


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En este grupo se registrarán entre otros los rendimientos financieros, el ajuste por diferencial cambiario y los ingresos diversos dentro de los cuales el DAPRE, maneja los siguientes conceptos:

Subasta de los bienes dados de baja

Indemnización compañías de seguros

Multas y sanciones

Intereses por mora en el pago de los créditos educativos. Los ingresos son consignados directamente en las cuentas de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. También, el DAPRE registra ingresos por recuperación, en la subcuenta 480826, correspondiente al ajuste que realiza cuanto se revisa el valor provisionado en los procesos judiciales y está por encima del valor de la posible condena, siempre y cuando ese sea de un periodo anterior; igualmente, cuando el valor liquidado en los fallos proferidos en contra del DAPRE es menor al pasivo estimado, y este corresponde a un periodo anterior, en cumplimiento de los establecido en la Resolución 116 de 2017, la cual establece el procedimiento contable para el registro de los procesos judiciales y conciliaciones extrajudiciales. 10. POLITICAS DE OPERACIÓN PARA EL REGISTRO DE LAS CUENTAS DE ORDEN

10.1 ACTIVOS CONTINGENTES

La Secretaria Jurídica debe informar mensualmente al Área Financiera – Grupo de Contabilidad sobre las nuevas demandas y conciliaciones interpuesta por el DAPRE, diligenciando los formatos F-GJ-02 Nuevas Demandas en Contra de la Contra de la Presidencia de la República, F-GJ-03 Nuevas Conciliaciones Prejudiciales en Contra de la Presidencia de la República, F-GJ-04, Nuevas Demandas y Conciliaciones Interpuestas por la Presidencia de la República, lo anterior de acuerdo con lo establecido en el Manual de Trámite Administrativo para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos Judiciales M-GJ-01. 10.2 DEUDORAS DE CONTROL La Oficina de Control Interno Disciplinario debe remitir al Grupo de Contabilidad copia de los autos definitivos y los traslados de procesos por competencia, para su registro. El Grupo de Contabilidad remite trimestralmente a la Oficina de Control Interno Disciplinario la relación por terceros, con la descripción de los bienes y el valor, con el fin de


Proceso

asociado

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conciliar estas cifras y conocer su estado y las gestiones administrativas adelantadas. La Oficina de Control Interno Disciplinario verifica que los procesos registrados sean iguales a los reportados por Contabilidad, en caso de existir diferencia las identifica y las informa mediante memorando suscrito por el jefe de la Oficina de Control Interno Disciplinario para los ajustes contables respectivos. 10.3 PASIVOS CONTINGENTES EL DAPRE reconocerá las demandas y conciliaciones de acuerdo con lo definido en el procedimiento Atención de Procesos y Acciones Judiciales P-GJ-02. La Secretaria Jurídica debe informar mensualmente al Área Financiera – Grupo de Contabilidad sobre las nuevas demandas y conciliaciones en contra del DAPRE, diligenciando los formatos F-GJ-02 Nuevas Demandas en contra de la Presidencia de la República, F-GJ-03 Nuevas Conciliaciones en contra de la Presidencia de la República e informar los fallos a favor y en contra de la Entidad diligenciando los formatos F-GJ-05 Fallos por Procesos en contra de la Presidencia de la República y F-GJ-13 Depuración de Conciliaciones Prejudiciales; también, remite el formato F-GJ-14 Modificación Datos de Conciliaciones Prejudiciales y Procesos Judiciales, en el cual se registran los cambios en el número del expediente, cuantías, entre otros. El nivel de riesgo de los procesos y conciliaciones se mide de acuerdo con la metodología adoptada por el DAPRE en el Manual de Trámite Administrativo para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos Judiciales - M-GJ-01. 11. CONCILIACIÓN DE LOS SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS La conciliación de las operaciones reciprocas se realiza en forma permanente y como mínimo trimestralmente para lo cual, los funcionarios del Grupo de Contabilidad remiten a los responsables en las otras entidades, correos electrónicos con la información de los desembolsos realizados y las cuentas contables en las que el DAPRE efectuó el registro contable. La conciliación de las operaciones reciprocas quedan evidenciadas con los documentos recibidos de acuerdo con las gestiones realizadas con las diferentes entidades, los cuales se constituyen en el soporte para la realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones contables, cuando haya lugar, estas se efectúan máximo dentro del mes siguiente al recibo de la información El Grupo de Contabilidad envía trimestralmente la circularización con el reporte de


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operaciones reciprocas provisional generado por el SIIF Nación, con por lo menos con tres (3) días de anterioridad al cierre contable, informando a las entidades públicas los saldos con dichas entidades del orden nacional y territorial. Posteriormente, una vez realizado el cierre contable trimestral, el DAPRE publica la información de saldos recíprocos en la página web. 12. PLAZOS

Las dependencias responsables de remitir información al Grupo de Contabilidad, para la

elaboración de los estados financieros, deberán remitirla dentro de las siguientes fechas:

DEPENDENCIA INFORME FECHA LIMITE

Secretaria Jurídica

Demandas a favor y en contra de la Presidencia de la

República, fallos y conciliaciones o sentencias

debidamente ejecutoriadas, en los formatos F-GJ-02

Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la

República, F-GJ-03 Nuevas conciliaciones en contra de

la Presidencia de la Republica, F-GJ-04 Nuevas

demandas y conciliaciones interpuestas por la

Presidencia de la República, F-GJ-05 Fallos por

procesos en contra y a favor de la Presidencia de la

República y F-GJ-06 Fallos por Procesos Interpuestos

por la Presidencia de la República.

Dentro de los

primeros 5 días

calendario de cada

mes

Consejerías

Presidenciales,

y demás

dependencias que

ejecuten recursos

del Presupuesto

General de la Nación

o de Cooperación, a

través de terceros

Informe de ejecución de convenios, en el formato F-

GF-22 Relación Ordenes de Desembolso

Dentro de los

primeros 20 días

calendario de cada

mes

Control Interno

Disciplinario

Autos de archivo y Autos Sancionatorios de procesos

disciplinarios.

El traslado por competencia a otras entidades

Una vez quede

debidamente

ejecutoriado el fallo


Proceso

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Grupo de

Telecomunicaciones Cuentas de cobro por uso adicional de telefonía celular Cuando se presente

Grupo de Archivo

General Certificación Franquicia Postal

Dentro de los

primeros 10 días

calendarios de cada

mes

Área de Tecnologías

y Sistemas de

Información

Relación del software adquirido mensualmente y el

comprobante de amortización

Dentro de los

primeros 5 días

calendarios de cada

mes

Área de Contratos Convenios de Cooperación, Contratos de Comodato y

sus Modificatorios Una vez se legalicen

Área de Talento

Humano

Beneficio a los empleados por prestaciones sociales.

Dentro de los

primeros 5 días

calendario de cada

mes

Notas créditos generadas en los contrato de tiquetes

aéreos al cierre de cada vigencia fiscal.

Máximo el 5 de

febrero del año

siguiente

Actualizar la carpeta compartida “Resoluciones

Viáticos Área Talento Humano” en la cual se incluyen

los Actos administrativos de reconocimiento de

incapacidades médicas, licencias de maternidad y

paternidad y sus modificaciones.

Una vez se expidan

las resoluciones

Actualizar la carpeta compartida de Incapacidades

médicas, con los archivos F-TH-74 Control Cobro

Recaudo y Saldos de Incapacidades.

Una vez se termine

el mes

Formato F-TH-13 Control auxilio pagados por nómina

Dentro de 5 días

hábiles siguientes,

después del pago

mensual de la

nómina


Proceso

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Conciliación del informe consolidado de Cesantías con

el Fondo Nacional de Ahorro

Máximo el 5 de

febrero del año

siguiente

Incapacidades médicas generadas después del cierre

de la nómina del mes de diciembre

Máximo el 5 de

febrero del año

siguiente

Cuando se efectúen mayores pagos por salarios y/o

prestaciones sociales.

Cobros recibidos de Entidades prestadores de servicios

de seguridad social

Una vez se conozcan

Copia de los memorandos enviados a la Secretaria

Jurídica de las Incapacidades que ingresan a Cobro

Coactivo y la información del estado de las mismas

Cada vez que se

remitan a la

Secretaria Jurídica

Grupo de Recursos

Físicos

Informe de inventario en préstamo por artículo,

Relación de Ingresos y Egresos Elementos en custodia,

Comodatos; Relación de ingresos y egresos inservibles

(dar de baja); Relación de Responsabilidades en

Proceso, Relación de ingresos y egresos almacén

central y documentos especiales, consignaciones de

baja de bienes. Comprobante de depreciación.

Informe de Semovientes.

Dentro de los

primeros 5 días

calendario de cada

mes.

Grupo de Recursos

Físicos

Devolución de prima por exclusión de bienes,

bonificación por buena experiencia en siniestros,

revocación de pólizas, disminución de tiempo de

cobertura en las pólizas

Cuando se

presenten o una vez

se expidan las

pólizas

Grupo de

Mantenimiento y

Conservación de

Bienes Muebles e

Inmuebles

Información de los bienes adquiridos, que son

adheridos o destinados a las Edificaciones

Una vez se recibe la

factura

Grupo de Pagaduría

Libro Auxiliar de Bancos, oficios, consignaciones,

reporte retenciones practicadas y pagadas, saldos por

pagar por conceptos de seguridad social.

Dentro de los

primeros 5 días


Proceso

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calendarios de cada

mes

Todas las Áreas El retiro del servicio bienes muebles e inmuebles por

mantenimiento, reparaciones, etc. Una vez se realicen

13. MARCO LEGAL En el marco de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera, la Contaduría General de la Nación realizó una adopción indirecta de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público – NICSP emitidas por la Federación Internacional de Contadores – IFAC (por sus siglas en inglés), a través del Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público – IPSASB (por sus siglas en inglés), para las entidades de gobierno con el propósito de avanzar, en materia de rendición de cuentas, transparencia y comparabilidad, fijando criterios comunes y uniformes a escala nacional.

Teniendo en cuenta lo anterior, el DAPRE, como Entidad de Gobierno, deberá cumplir con la siguiente normatividad:

a) Normas de aplicación contable:

NORMA NÚMERO Y FECHA DE

EXPEDICIÓN IDENTIFICACIÓN

Ley 1314 del 13 de julio de

2009

Regulación de los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia.

Ley 1450 del 16 de junio de

2011

En desarrollo de los principios de transparencia, eficiencia, eficacia, participación, publicidad, seguridad jurídica e igualdad, el Gobierno Nacional establecerá un sistema de coordinación institucional que persiga el logro de los objetivos de la Ley 1314 de 2009 con el fin de expedir normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información que conformen un sistema único y homogéneo de alta calidad dirigido hacia la convergencia con estándares internacionales de aceptación mundial.

Resolución 533 del 8 de octubre de

2015

Incorpora, al Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de información financiera; las normas para el reconocimiento medición, revelación y presentación de


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los hechos económicos; los procedimientos contables; las guías de aplicación; el catálogo general de cuentas y la doctrina contable.

Resolución 620 del 26 de noviembre

de 2015 Incorporación del Catálogo General de Cuentas al Marco Normativo para entidades de gobierno.

Resolución 628 del 26 de noviembre

de 2015

Por la cual se incorpora el Régimen de Contabilidad Pública, referente teórico y metodológico de la regulación contable pública, el cual define el alcance del Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera.

Resolución 015 de enero 24 de 2017

Por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas y el Procedimiento contable para el registro de las operaciones interinstitucionales del Manual de Procedimientos, adoptado mediante Resolución 356 de 2007, del Régimen de Contabilidad Publica

Resolución 113 del 01 de abril de

2016 Incorporación de la norma de impuesto a las ganancias para entidades de gobierno.

Resolución 192 y 193 del 5 de mayo

de 2016

Incorporación de los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública y el procedimiento para la evaluación del control interno contable.

Resolución 468 del 19 de agosto de

2016 Modificaciones al catálogo de cuentas de las entidades de gobierno.

Resolución 693 del 6 de diciembre de

2016

Por la cual se modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 533 de 2015, y la regulación emitida en concordancia con el cronograma de aplicación de dicho Marco Normativo.

Resolución 706 del 16 de diciembre

de 2016

Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación

Resolución 043 del 15 de marzo de

2017 Por la cual se modifica la Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016

Resolución 097 del 15 de marzo de

2017

Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007 y la Resolución 706 del 16 de diciembre de 2016.

Resolución 116 del 6 de abril de 2017

Por la cual se incorpora, al Marco Normativo para Entidades Gobierno, el procedimiento contable para el registro de los procesos judiciales, arbitrajes, conciliaciones extrajudiciales y embargos sobre cuentas


Proceso

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bancarias y, también, se modifica el Catálogo General de Cuentas de dicho Marco Normativo.

Resolución 182 del 19 de mayo de

2017

Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Resolución 239 de Junio 23 de 2017

Por la cual se corrige el artículo 1º de la Resolución No. 182 del 19 de mayo de 2017, que incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y contables mensuales, que deban publicarse de conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002

Resolución 484 de Octubre 17 de

2017

Por la cual se modifican las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.


2017 Por la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

Resolución 037 de febrero 5 de 2018

Por medio de la cual se fijan los parámetros para el envío de información a la UAE Contaduría General de la Nación relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME

Resolución 386 de octubre 3 de 2018 La cual incorpora en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno el procedimiento contable para el registro de los Recursos Entregados en Administración.


2018 Modificaciones al catálogo de cuentas de entidades de gobierno.

Resolución 159 del 10 de junio de 2019

Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la Categoría información contable pública - Convergencia, a la Contaduría General de la Nación, a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

Resolución 252 del 2 de agosto de

2019

Por medio de la cual se incorpora, en el Marco Normativo para Entidades de Gobierno, el Procedimiento contable para el registro de los hechos económicos relacionados con las garantías financieras otorgadas y se modifica el Catálogo General de Cuentas de dicho Marco Normativo"


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Instructivo No 002 de 9 de diciembre

de 2015 Instrucciones para la transición al Marco normativo para entidades de Gobierno.

Instructivo No 003 del 1 de

diciembre de 2017

Instrucciones relacionadas con el cambio del periodo contable 2017-2018, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable.

b) Normas de aplicación general:

14. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO- 9001, Sistema de Gestión de la Calidad.

Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF.

Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público – NICSP.



Ley 489 de 1998

Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional; se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones.

Ley 152 de 1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

Ley 594 de julio 14 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 42 de enero 26 de 1993 Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y de los organismos que lo ejercen.

Ley 55 de 1990 Por la cual se Organiza el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Ley 1952 de enero 28 de

2019 Código General Disciplinario.

Decreto Ley 111 de enero 15 de

1996

Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989; la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

Decreto 1784 del 4 de octubre

de 2019 Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Resolución 0093 del 11 de febrero

de 2019 Por la cual se delegan unas funciones, se conforman unos comités y se dictan otras disposiciones

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#189.16

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=14811#0




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15. DOCUMENTOS ASOCIADOS

F-GJ-02 Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la República.

F-GJ-03 Nuevas conciliaciones en contra de la Presidencia de la República.

F-GJ-04 Nuevas Demandas y Conciliaciones interpuestas por la Presidencia de la República.

F-GJ-05 Fallos por procesos en contra de la Presidencia de la República.

F-GJ-06 Fallos por procesos interpuestos por la Presidencia de la República.

F-GJ-13 Depuración de Conciliaciones Prejudiciales.

F-GJ-14 Modificación de datos de las Conciliaciones Prejudiciales y procesos judiciales.

F-GF-22 Relación Órdenes de Desembolso.

F-BS-33, Certificación de Ejecución de Contrato para Proveedores.

F-TH-73 Control Auxilios Pagados por Nómina

L-TH-05 Lineamientos para el trámite de incapacidades.

L-GF-02 Lineamiento para el Manejo de las Cajas Menores.

M-GA-03 Manual para el Manejo y Control Administrativo de los Bienes de Propiedad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

M-GJ-01 Manual de Trámite Administrativo para Conciliaciones Prejudiciales y Procesos Judiciales.

P-GJ-02 Atención de Procesos y Acciones Judiciales.

P-TH-02 Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales de Funcionarios y Exfuncionarios.

16. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO Jefe Área Financiera.

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