MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO...

Dirección de Contabilidad y Presupuesto MNO80000304

Vigente a partir de: 30/06/2017

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

DEL PROCESO CONTABLE

Dirección de Contabilidad y Presupuesto MNO80000304

Vigente a partir de: 30/06/2017

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

Av. Javier Barros Sierra No. 515

Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón

Ciudad de México, C.P. 01219

Tel. 52-70-12-00

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Elaboró: SGRM/EOL/JCVV Dirección de Contabilidad y

Presupuesto - - - - Día Mes Año

Revisó: MAGB/SOO

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Hoja de Autorización

Elaboró Elaboró Elaboró

Sandra Georgina Romero Martínez Subgerente de Normatividad

Contable

Rúbrica Esmeralda Ortega Lagos

Subgerente de Información Contable

Rúbrica José Carlos Vergara Vázquez

Subgerente de Registro Contable

Rúbrica

Revisó

María de los Angeles García Benítez

Gerente de Contabilidad

Rúbrica

Revisó

Saúl Olivares Ortega Director de Contraloría

Interna

Rúbrica

Autorizó

Roberto Inda González Director de Contabilidad y Presupuesto


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Elaboró: SGRM/EOL/JCVV

Dirección de Contabilidad y

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Sección de Control de Cambios Revisión

Página (s) Modificada (s)

Descripción del Cambio Fecha de Emisión

01 Todo el Documento

Cambio en: Imagen Institucional. Nomenclatura de la Estructura Organizacional. Eliminación de las secciones Gestión del Registro Actualización de los procedimientos internos. Fiscal y Gestión de la Rentabilidad Programada y Ejercida.

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Contenido Sección I. Visión General ___________________________________________ 4

I.1.Objetivos _______________________________________________________________ 4

I.2. Alcance ________________________________________________________________ 4

I.3. Responsabilidades _______________________________________________________ 5

I.4. Marco Jurídico y Normativo________________________________________________ 6

I.5. Instancias de Autorización _________________________________________________ 6

Sección II. Aspectos Generales ______________________________________ 7

II.1. Proceso Contable de Banobras _____________________________________________ 7

II.2. Terminos y Definiciones (Ver Anexo 1) _______________________________________ 8

Sección III. Políticas Generales ______________________________________ 9

III.1. Observancia de la Confidencialidad: ________________________________________ 9

III.2. Vigilancia del Cumplimiento: ______________________________________________ 9

III.3. Contingencias: _________________________________________________________ 9

III.4. Canales de Comunicación: ________________________________________________ 9

III.5. Control y Seguimiento: __________________________________________________ 9

Sección IV. Gestión del Proceso Contable _____________________________ 10

IV.1. Ficha del Proceso ______________________________________________________ 10

IV.2. Descripción ___________________________________________________________ 11

IV.3. Políticas en relación con el Proceso Gestión de la Información Contable _________ 14

IV.4. Ficha del subproceso de Normatividad Contable _____________________________ 26

IV.5. Procedimientos – Normatividad Contable __________________________________ 27

IV.6. Ficha del subproceso de Registro Contable _________________________________ 34

IV.7. Procedimientos ‐ Registro Contable _______________________________________ 35

IV.8. Ficha del subproceso de Información Contable ______________________________ 52

IV.9. Procedimientos – Información Contable ____________________________________ 53

Sección V. Anexos _______________________________________________ 74


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Sección I. Visión General

I.1.Objetivos El presente Manual tiene como finalidad establecer, bajo un enfoque de procesos, las políticas y procedimientos que deben observar las distintas áreas de Banobras respecto al proceso contable, a fin de:

Aplicar el marco legal y las disposiciones en materia contable emitidas por las autoridades competentes, bajo esquemas de control interno.

Considerar los objetivos y estrategias institucionales, así como los lineamientos y directrices aprobados por el Consejo Directivo y la Dirección General.

Generar información contable veraz, suficiente y oportuna para una adecuada toma de decisiones.

Describir las funciones y responsabilidades de las distintas áreas involucradas en el proceso contable.

I.2. Alcance El presente manual es de aplicación obligatoria para los funcionarios y empleados involucrados en la gestión del proceso contable de Banobras.


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I.3. Responsabilidades Responsable Responsabilidad

Director de Contabilidad y Presupuesto

Autorizar el presente Manual.

Proponer mejoras.

Gerente de Contabilidad

Revisar la elaboración de este Manual

Coordinar la actualización del presente documento cuando se requiera o derivada de:

Modificaciones al marco jurídico y normativo aplicable; Observaciones y/o recomendaciones por parte de las instancias de

supervisión y fiscalización, así como de las autoridades competentes; Cambios en la estructura organizacional de Banobras; y, mejora del

proceso de calidad regulatoria. Gestionar la publicación de este documento en la Normateca.

Rubricar todas las hojas.

Enviar a guarda y custodia el documento.

Subgerentes adscritos a la Gerencia de Contabilidad

Actualizar el presente Manual. Presentar las propuestas de modificaciones y mejoras al presente Manual. Vigilar que se incorporen los cambios derivados de las observaciones y

recomendaciones efectuadas por las distintas instancias de supervisión y fiscalización.

Expertos y Especialistas Técnicos adscritos a las Subgerencias de Normatividad, Registro e Información Contable

Elaborar propuestas de modificaciones y de mejora al presente Manual con motivo de la incorporación de productos, servicios o procesos, de modificaciones a la estructura orgánica y del marco legal y normativo aplicable.

Efectuar la actualización de sus procesos en el presente Manual de acuerdo a la normatividad vigente.

Director de Contraloría Interna

Revisar el Manual en apego a los Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno.


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I.4. Marco Jurídico y Normativo General

Ley de Instituciones de Crédito. Manual de Organización. Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno de Banobras. Guía para la emisión de Documentos Normativos. Código de conducta de Banobras.

Sección IV Proceso Contable de Banobras Normatividad Contable Normas de Información Financiera emitidas por el Consejo Mexicano de Normas de Información

Financiera, A.C. (CINIF). Disposiciones, Circulares, Oficios y Oficios-Circulares, emitidos por la SHCP, CNBV y BANXICO.

Registro Contable Normas de Información Financiera emitidas por el Consejo Mexicano de Normas de Información

Financiera, A.C. (CINIF). Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito emitidas por la CNBV. Lineamientos sobre la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental,

emitidos por la SHCP. Lineamientos para la conservación, destrucción y microfilmación de documentación, emitidos por la CNBV. Información Contable Normas de Información Financiera emitidas por el Consejo Mexicano de Normas de Información

Financiera, A.C. (CINIF). Disposiciones, Circulares, Oficios y Oficios-Circulares, emitidos por la SHCP, CNBV, y BANXICO.

I.5. Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el Director de Contabilidad y Presupuesto de conformidad con lo establecido en la Guía para la Emisión de Documentos Normativos.


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Sección II. Aspectos Generales

II.1. Proceso Contable de Banobras El proceso contable permite incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de Banobras; esto es, cualquier hecho de carácter interno o externo, medible en unidades monetarias, que afecta o modifica la situación financiera o económica del Banco.

El proceso contable inicia cuando algunas áreas operativas o de negocios, clientes o partes interesadas llevan a cabo alguna transacción, transformación interna o evento que afecta económicamente a Banobras. La Gestión del Proceso Contable se conforma de los siguientes subprocesos:

Gestión del Proc esoContable

Normativ idad Contab le

Informac ión Contab le

Registro Contable


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Los subprocesos contables atienden los siguientes procedimientos:

II.2. Términos y Definiciones (Ver Anexo 1)

Gerenc ia de Contabilidad

Ac tualizac ión y emisiónde normativ idad c ontable

Asesorí a para e l regist roc ontable

Atenc ión derequerimientos de

organismos internos yexternos de superv isión y

v igilanc ia

Gest ión del reg istroc ontable

Gestión del arc hiv oc ontable


c onf irmac ión de noadeudos de otras áreas

Elaborac ión y/ o rev isiónde c onc iliac iones

c ontables de las c ifrasoperat iv as c ontables

Generac ión, env í o ,difusión y public ac ión dela informac ión c ontab le

Ac tualizac ión yseguimiento del c ontrol

in terno c ontable

Atenc ión de solic itudesde informac ión

Superv isión yc ert if ic ac ión de estados

de c uenta deoperac iones c red it ic ias

Admin istrac ión func ionalde l sistema c ontab le

inst ituc ional



v igilanc ia



v igilanc ia


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Sección III. Políticas Generales

III.1. Observancia de la Confidencialidad: El personal involucrado en el proceso contable debe guardar estricta confidencialidad respecto a toda información relacionada con la operación realizada por Banobras, así como prevenir el uso indebido de la misma, abstenerse de proporcionarla a terceros no autorizados y utilizarla única y exclusivamente para los fines propios de la operación y el desarrollo de sus funciones.

III.2. Vigilancia del Cumplimiento: Los titulares de las áreas, en todo momento y en el ámbito de su competencia, deben vigilar que las operaciones a que se refiere el presente Manual se realicen con apego al marco legal y normativo aplicable, a lo dispuesto en el presente Manual y a las indicaciones y a las directrices emanadas de la Dirección General.

III.3. Contingencias: Todo el personal del Banco debe conocer el Plan de Continuidad de Operaciones para que se garantice la continuidad de la operación contable ante eventos inesperados, así como para que se minimicen las pérdidas por errores en la aplicación de la Normatividad y en la programación de los sistemas de tecnologías de información, alteraciones importantes en los factores de riesgo, eventos catastróficos y de factor humano, a efecto de mantener los mismos niveles de eficiencia y control de la operación.

III.4. Canales de Comunicación: Los Directores y los Gerentes de la Institución deben asegurar que se puntualice el flujo de información y los canales de comunicación, al revisar que quede un soporte documental de cómo sus áreas envían la información de entrada a la contabilidad, a través de qué medios se envía, cuáles son los tiempos y con qué periodicidad, así como la que arroja el proceso, los medios por los que se comunica, envía o transmite; a quién se dirige, en cuento tiempo y con qué periodicidad.

III.5. Control y Seguimiento: Todas las operaciones deben estar debidamente registradas y documentadas en apego a la normatividad contable vigente, observando el sistema de control interno de Banobras y se debe dar seguimiento a los indicadores para cumplir con los Objetivos Estratégicos. Asimismo, los sistemas o aplicativos deben considerar claves de acceso personalizadas, un acceso de los usuarios limitado a los módulos relacionados con su perfil.


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Sección IV. Gestión del Proceso Contable

IV.1. Ficha del Proceso PROCESO: Gestión del Proceso Contable Dueño del proceso: Director de Contabilidad y Presupuesto Entradas Productos

1. Normas de Información Financiera emitidas por el CINIF; 2. Disposiciones, Circulares, Oficios y Oficios-Circulares,

emitidos por la SHCP, CNBV y BANXICO; 3. Lineamientos sobre la guarda, custodia y plazo de

conservación del Archivo Contable Gubernamental, emitidos por la SHCP;

4. Lineamientos para la conservación, destrucción y microfilmación de documentación, emitidos por la CNBV;

5. Registro contable de las áreas operativas y de la Dirección de Contabilidad y presupuesto;

6. Saldos contables y operativos, y 7. Solicitudes de información, certificación y confirmación

de no adeudos de diversas áreas institucionales.

1. Guías contables y asesorías; 2. Pólizas contables; 3. Información contable (estados financieros,

difusión trimestral y reportes regulatorios); 4. Dictamen financiero (estados financieros y

sus notas); 5. Conciliaciones operativas – contables; 6. Matriz de control interno contable; 7. Respuestas a los requerimientos de

auditores internos, organismos reguladores externos de supervisión y vigilancia;

8. Estados de cuenta certificados y escritos de respuesta de no adeudos, y

9. Archivo contable (guarda, conservación, custodia y microfilmación).

Proveedores Clientes

1. CINIF; 2. CNBV; 3. BANXICO; 4. SHCP; 5. Áreas que generan registro contable y otras áreas

institucionales, y 6. Sistemas operativos y contables.

1. Consejo Directivo; 2. Organismos internos y externos de

supervisión y vigilancia; 3. Áreas institucionales, y 4. Público en general.

Normat iv idad Contab le Registro Contable Informac ión Contab le

Subproceso 1 Subproceso 2 Subproceso 3


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IV.2. Descripción

A continuación se muestra una breve descripción de los subprocesos del proceso contable y sus participantes.

Subproceso Procedimiento Descripción

1. Normatividad Contable

1. Actualización y emisión de normatividad contable

Actualizan y emiten la normatividad contable aplicable a las operaciones de Banobras con base en las disposiciones vigentes. Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Normatividad Contable.

2. Asesoría para el registro contable

Asesoran a las diversas áreas operativas y administrativas responsables de los registros contables, que así lo requieran, para la correcta aplicación de la normatividad contable. Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Normatividad Contable.

3. Atención de requerimientos de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia

Atienden los requerimientos a cargo de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, en materia de Normatividad Contable, generados por los organismos internos y externos de supervisión y vigilancia. Director General Adjunto de Finanzas, Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Normatividad Contable.


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2. Registro Contable

1. Gestión del Registro Contable

Realizan el registro contable de las transacciones, que no cuentan con un sistema operativo y las que instruyen otras áreas del Banco, así como su correspondiente depuración. Director General Adjunto de Finanzas, Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Registro Contable.

2. Gestión del Archivo Contable

Realizan la guarda, conservación y custodia de los archivos contables (pólizas); así como de los cartuchos de respaldo de información de la operación bancaria y fiduciaria y la microfilmación de las pólizas contables. Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Registro Contable.

3. Atención de los requerimientos de confirmación de no adeudos de otras áreas

Atienden las solicitudes de confirmación de no adeudos y de antecedentes de saldos y registros en cuentas contables solicitados por las Direcciones de Operaciones y Jurídica, respectivamente.

Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Registro Contable.

4. Elaboración y/o revisión de conciliaciones de las cifras operativas - contables

Elaboran y/o revisan las conciliaciones de las cifras operativas – contables, de las operaciones cuyo registro se efectúa en la Subgerencia de Registro Contable y otras áreas del Banco.

Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Registro Contable.


Atienden los requerimientos a cargo de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, en materia de Registro Contable, generados por los organismos internos y externos de supervisión y vigilancia. Director General Adjunto de Finanzas, Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Registro Contable.


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3. Información contable

1. Generación, envío, difusión y publicación de la información contable

Generan, envían, difunden y publican información contable de la Institución a cierta fecha o por un periodo contable determinado (estados sobre la situación financiera, resultados de las operaciones, variaciones en el capital contable y flujos de efectivo; notas a los estados financieros y diversos reportes regulatorios). Director General Adjunto de Finanzas, Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Información Contable.

2. Actualización y seguimiento del control interno contable

Actualizan y dan seguimiento al control interno contable que garantiza la emisión de información contable de manera oportuna. Lo anterior, con base en una matriz de riesgos y controles, así como con la elaboración de conciliaciones de cifras operativas - contables. Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad, Subgerente de Información Contable.

3. Atención de solicitudes de información

Revisan y efectúan confirmaciones de saldos de clientes solicitados para efectos de los despachos de auditoría externa y por organismos de fiscalización y atienden requerimientos de información a solicitud de diversas áreas institucionales.

Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad, Subgerente de Información Contable.

4. Supervisión y certificación de estados de cuenta de operaciones crediticias

Supervisan y certifican que los saldos de los estados de cuenta de las operaciones crediticias coincidan con los saldos de la contabilidad institucional. Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad, Subgerente de Información Contable, Expertos Técnicos y Contadores Facultados.

5. Administración funcional del sistema contable institucional

Administran el sistema contable institucional en su aspecto funcional.

Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Información Contable.


Atienden los requerimientos a cargo de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, en materia de Información Contable, generados por los organismos internos y externos de supervisión y vigilancia. Director General Adjunto de Finanzas, Director de Contabilidad y Presupuesto, Gerente de Contabilidad y Subgerente de Información Contable.


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IV.3. Políticas en relación con el Proceso Gestión de la Información Contable IV.3.1. Normatividad Contable IV.3.1.1. De la actualización y emisión de la normatividad contable

1. El Director de Contabilidad y Presupuesto debe:

a. Autorizar la normatividad contable institucional a emitir aplicable a las operaciones que realiza la Institución.

2. El Gerente de Contabilidad debe:

a. Revisar la normatividad contable institucional a emitir aplicable a las operaciones que

realiza la Institución. b. Supervisar la actualización y difusión de la normatividad contable aplicable a las

operaciones que realiza la Institución. 3. El Subgerente de Normatividad Contable debe:

a. Identificar y analizar las disposiciones contables vigentes en el Diario Oficial de la Federación (DOF), circulares emitidas por Banco de México y/o Normas de Información Financiera publicadas por el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera A.C. aplicables a las áreas de Banobras a través de:

i. Correo Institucional (Intranet – DOF). ii. Circulares BANXICO. iii. Página electrónica del CINIF.

b. Instruir al Experto Técnico la elaboración de las guías contables aplicables a las operaciones de Banobras con base en la normatividad vigente y los antecedentes proporcionados por las áreas operativas.

c. Revisar y corregir las guías contables con el Experto Técnico.

d. Entregar las guías contables a la Gerencia de Contabilidad y a la Dirección de Contabilidad y Presupuesto para revisión y autorización, respectivamente.

e. Difundir las guías contables aprobadas.

f. Instruir la actualización de la carpeta de normatividad contable junto con los acuses de recibo de las áreas operativas.

g. Coordinar y realizar junto con el Experto Técnico la reunión de trabajo con las áreas operativas que generan el registro contable con el objetivo de dar a conocer la normatividad contable aprobada.

h. Definir la agrupación de las nuevas cuentas contables en los diferentes renglones de los Estados Financieros Institucionales.

i. Administrar y dar mantenimiento al catálogo de cuentas contables institucional, previa autorización del Gerente de Contabilidad.


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IV.3.1.2. De la asesoría para el registro contable

1. El Director de Contabilidad y Presupuesto debe: a. Autorizar la asesoría contable solicitada, en su caso, por las áreas institucionales.


a. Recibir la solicitud de asesoría contable mediante escrito o correo electrónico y la turna al

Subgerente de Normatividad Contable. b. Revisar y coordinar la emisión de la asesoría que en aspectos contables requieran las

áreas institucionales respecto al registro de las operaciones contables que afecten a la Institución.

3. El Subgerente de Normatividad Contable debe:

a. Analizar la solicitud de asesoría con base en la información recibida de las áreas

operativas responsables del registro contable. b. Elaborar o en su caso, instruir al Experto Técnico el análisis y desarrollo de la respuesta

de la solicitud de asesoría así como la modificación al catálogo de cuentas cuando sea necesario.

c. Revisar la respuesta y la modificación al catálogo de cuentas, cuando se requiera, en función a la normatividad contable aplicable a dicha solicitud.

d. Obtener la revisión y autorización del Gerente de Contabilidad y del Director de Contabilidad y Presupuesto, para enviar la respuesta de la solicitud de asesoría.

e. Instruir al Experto Técnico que entregue el escrito de respuesta al área solicitante y obtener el acuse de recibido o, en su caso, acuse de envío del correo electrónico.

f. Instruir al Experto Técnico que archive los acuses de recibo en el expediente.

IV.3.1.3. De la atención de requerimientos de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia

1. El Director General Adjunto de Finanzas debe: a. Recibir, revisar, aprobar y firmar la respuesta del requerimiento generado por los organismos

internos y externos de supervisión y vigilancia cuando así se requiera.

2. El Director de Contabilidad y Presupuesto debe: a. Recibir el requerimiento generado por los organismos internos y externos de supervisión

y vigilancia y lo turna para su atención a la Gerencia de Contabilidad. b. Revisar, aprobar y firmar o rubricar la respuesta procedente.


a. Coordinar e instruir al Subgerente de Normatividad Contable el análisis y la respuesta

procedente. b. Revisar y turnar para autorización o en su caso, firma la respuesta de la solicitud del

requerimiento generado.


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c. Asegurar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones de los auditores internos y externos.

4. El Subgerente de Normatividad Contable debe:

a. Analizar y atender los requerimientos a cargo de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto,

instruidos por la Gerencia de Contabilidad en materia de normatividad contable, generados por los organismos internos y externos de supervisión y vigilancia.

b. Instruir al Experto Técnico para la recopilación de la información necesaria para el análisis del requerimiento.

c. Verificar la información proporcionada por las áreas institucionales y, en caso, de ser necesario solicitar información adicional.

d. Analizar y en su caso elaborar la respuesta para firma del Gerente y/o Director de Contabilidad y Presupuesto.

e. Solicitar al Experto Técnico que entregue la respuesta del requerimiento y de seguimiento a la recepción del acuse de recibo para su archivo.

f. Dar seguimiento al cumplimiento de las observaciones y recomendaciones de los auditores internos y externos.

5. El personal de la Subgerencia de Normatividad Contable debe:

a. Apoyar en la recopilación de la información para atender el requerimiento. b. Elaborar la respuesta para revisión del Subgerente. c. Gestionar la entrega del requerimiento en las oficinas correspondientes.

IV.3.2. Registro Contable IV.3.2.1. De la gestión del registro contable

1. El Director de Contabilidad y Presupuesto debe: a. Autorizar los registros contables aplicables a las nuevas operaciones de Banobras.


a. Supervisar que el registro contable asignado a la Gerencia se apegue a la normatividad aplicable.

3. El Subgerente de Registro Contable debe:

a. Supervisar la correcta aplicación de los registros contables y las pólizas que elabora el personal

de la Subgerencia de Registro Contable. b. Firmar las pólizas contables que supervisa. c. Coordinar y supervisar las acciones tendentes a la depuración de los rubros de los estados

financieros correspondientes a los registros contables realizados por la Subgerencia. d. Promover cambios que permitan optimizar el proceso contable. e. Supervisar que el personal envíe los saldos contables en forma mensual a las diversas áreas

que emiten instrucciones de registro contable a la Subgerencia.


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4. El Personal de la Subgerencia de Registro Contable debe:

a. Elaborar los registros contables, en el ámbito de su competencia, con la debida oportunidad conforme a las normas contables vigentes.

b. Foliar la documentación comprobatoria de los registros contables que elabora. c. Firmar las pólizas contables que elabora y/o revisa. d. Revisar que la documentación soporte de las pólizas contables cumpla con los requisitos de

autorización, suficiencia, fiscales y aritméticos; en caso contrario gestionar el rechazo correspondiente.

e. Enviar los saldos contables en forma mensual a las diversas áreas que emiten instrucciones de registro contable a la Subgerencia.

f. Realizar la depuración de los rubros de los estados financieros correspondientes a los registros contables realizados por la Subgerencia.

g. Proponer cambios que permitan optimizar el proceso contable. IV.3.2.2. De la gestión del archivo contable

1. El Gerente de Contabilidad debe: a. Autorizar la consulta y en su caso poner a disposición de los organismos internos y externos

de supervisión y vigilancia, las pólizas contables. b. Autorizar el envío al archivo general de las pólizas contables cartuchos y documentación que

se genera en la Gerencia. c. Solicitar a la Gerencia de Recursos Materiales la microfilmación de las pólizas contables. d. Recibir solicitud de guarda y custodia de los cartuchos contables de la contabilidad fiduciaria y

de las pólizas que indique la Gerencia de Operación Financiera.


a. Supervisar que se ponga a disposición de las organismos internos y externos de supervisión y vigilancia, las pólizas contables, una vez que la Gerencia de Contabilidad emita la autorización.

b. Dar seguimiento del envío al archivo general de las pólizas contables y documentación que se genera en la Gerencia de Contabilidad y los cartuchos de microfilmación.

c. Supervisar que el proceso de la microfilmación de las pólizas contables ocurra de manera oportuna.

d. Verificar la adecuada guarda y custodia de los cartuchos contables de la contabilidad y de contabilidad fiduciaria así como de las pólizas que indique la Gerencia de Operación Financiera.

3. El Personal de la Subgerencia de Registro Contable debe:

a. Entregar todas los pólizas contables, revisadas y firmadas por el Subgerente de Registro Contable, al personal del archivo contable mediante una relación extraída de SICOFIN, la cual servirá de acuse de recibo para controlar el número de pólizas y documentos anexos a las mismas.

b. Las pólizas contables que cuenten con documentación soporte deben indicar el número de documentos anexos y foliados, en caso de no contar con documentación soporte deberá indicar la leyenda “Sin Documentos o S/D” y firmadas por la persona que las elaboro, revisó y autorizó.


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4. El Encargado del Archivo Contable debe:

a. Conocer los procesos que se realizan en el archivo contable. b. Poner a disposición de los usuarios del archivo contable y de los organismos internos y externos de

supervisión y vigilancia, las pólizas contables, una vez que la Gerencia de Contabilidad emita la autorización y controlar el préstamo de la documentación a través de vales.

c. Revisar, clasificar, relacionar y enviar al archivo general la documentación que haya cumplido su término de vigencia en el archivo contable y que cuente con la instrucción del Subgerente de Registro Contable.

d. Revisar los cartuchos y las cajas de los volantes que se microfilman e informar al Subgerente, mediante escrito, las observaciones que correspondan.

e. Enviar al archivo general las pólizas contables, cartuchos de microfilmación y documentación que se genera en la Gerencia.

f. Clasificar, colocar y resguardar las pólizas contables y los cartuchos de microfilmación.

IV.3.2.3. De la atención de requerimientos de confirmación de no adeudos de otras áreas 1. El Director de Contabilidad y Presupuesto debe:

a. Autorizar y firmar las respuestas a las solicitudes de las áreas.


a. Coordinar e instruir al Subgerente de Registro Contable el análisis y respuesta para el área operativa que efectuó la solicitud.

b. Revisar el escrito y su documentación soporte, rubrica o, en su caso firma, la respuesta.


a. Instruir al Experto o Especialista Técnico que investigue, documente y elabore el escrito de respuesta.

b. Revisar la respuesta, documentación soporte y rubricar la misma para gestionar la firma de la Gerencia de Contabilidad, o en su caso firmar, el escrito.

c. Entregar al Experto o Especialista Técnico el escrito de respuesta para su trámite correspondiente.

4. El Experto o Especialista Técnico debe:

a. Consultar e investigar en el Sistema de Contabilidad si existe algún registro o saldos respecto de la operación o persona solicitada.

b. Elaborar, documentar y rubricar el escrito de respuesta. c. Entregar el escrito de respuesta al Subgerente para revisión, rúbrica y obtención de firmas. d. Recibir del Subgerente el escrito firmado para entregarlo al área correspondiente y obtiene

el acuse de recibo.


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e. Entregar El acuse original a la Dirección de Contabilidad y Presupuesto y archiva una copia fotostática y los antecedentes en el expediente de la Subgerencia de Registro Contable.

IV.3.2.4. De la elaboración y/o revisión de conciliaciones contables de las cifras operativas

contables


a. Autorizar y firmar las conciliaciones de cifras operativas – contables, emitidas en la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, cuando el registro contable es responsabilidad de otras Direcciones de la Institución.


a. Revisar y firmar las conciliaciones de cifras operativas – contables, emitidas en la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, elaboradas o revisadas por la Subgerencia de registro contable.


a. Revisar y rubricar las conciliaciones de cifras operativas - contables y gestionar la firma del Gerente de Contabilidad.

b. Entregar al experto técnico la conciliación firmada para su trámite correspondiente. 4. El Experto o Especialista Técnico debe:

a. Elaborar y documentar la conciliación de cifras operativas – contables o, en su caso, enviar los saldos contables al área operativa para la elaboración de las conciliaciones en el ámbito de su competencia.

b. Revisar documentar y firmar las conciliaciones que envíen las áreas operativas con su respectiva documentación soporte, rúbrica la documentación soporte de contabilidad y tramita la firma del Subgerente.

c. Entregar las conciliaciones debidamente suscritas a las áreas que correspondan. d. Archiva en su expediente la conciliación original y entrega una copia fotostática de la misma a

la Subgerencia de Información Contable y al área operativa correspondiente.

IV.3.2.5. De la atención de requerimientos de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia.

1. El Director General Adjunto de Finanzas debe: a. Recibir, revisar, aprobar y firmar la respuesta del requerimiento generado por los organismos

internos y externos de supervisión y vigilancia cuando así se requiera.


a. Recibir el requerimiento generado por los organismos internos y externos de supervisión y vigilancia y lo turna para su atención a la Gerencia de Contabilidad.

b. Revisar, aprobar y firmar o rubricar la respuesta procedente.


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30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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a. Coordinar e instruir al Subgerente de Registro Contable el análisis y la respuesta procedente. b. Revisar y turnar para autorización o en su caso, firma la respuesta de la solicitud del

requerimiento generado. c. Asegurar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones de los auditores internos y

externos


a. Analizar y atender los requerimientos a cargo de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, instruidos por la Gerencia de Contabilidad en materia de registro contable, generados por los organismos internos y externos de supervisión y vigilancia.



d. Analizar y en su caso elaborar la respuesta para firma del Gerente y/o Director de Contabilidad y Presupuesto.

e. Solicitar al Experto o Especialista Técnico que entregue la respuesta del requerimiento y de seguimiento a la recepción del acuse de recibo para su archivo.

f. Dar seguimiento al cumplimiento de las observaciones y recomendaciones de los auditores internos y externos

5. El personal de la Subgerencia de Registro Contable debe:


IV.3.3. Información contable IV.3.3.1. De la generación, envío, difusión y publicación de la información contable


a. Coordinar la emisión de los estados financieros institucionales y de la información complementaria. b. Supervisar la entrega, en tiempo y forma, de los estados financieros institucionales y de la

información complementaria a las distintas instancias de supervisión y vigilancia. c. Firmar los estados financieros y la información complementaria. d. Gestionar la firma de los estados financieros institucionales y de la información complementaria. e. Gestionar la aprobación o toma de conocimiento de los estados financieros y de la información

complementaria.


a. Coordinar las actividades de los cierres contables diarios, mensuales y anuales. b. Supervisar la generación de los estados financieros y de la información complementaria.


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c. Revisar la entrega, en tiempo y forma, de los estados financieros institucionales y de la información complementaria a las distintas instancias de supervisión y vigilancia.

d. Supervisar la distribución interna de la información contable.

3. El Subgerente de Información Contable debe:

a. Apoyar en coordinar las actividades de los cierres contables diarios, mensuales y anuales. b. Revisar los estados financieros y la información complementaria. c. Enviar los requerimientos de información contable a otras áreas del Banco. d. Revisar, la entrega, difusión y publicación de la información contable e información

complementaria, en tiempo y forma a las áreas institucionales, a los organismos internos y externos de vigilancia y supervisión y al público en general.

e. Coordinar la distribución interna de la información contable.

4. El personal de la Subgerencia de Información Contable debe: a. Realizar las actividades de los cierres contables diarios, mensuales y anuales. b. Elaborar los estados financieros y la información complementaria. c. Elaborar los requerimientos de información contable a otras áreas del Banco. d. Revisar la información recibida de otras áreas para efectos de la integración de la información

contable. e. Enviar, difundir y publicar la información contable, a las áreas institucionales, a los organismos

internos y externos de vigilancia y supervisión y al público en general.

IV.3.3.2. De la actualización y seguimiento del control interno contable


a. Autorizar y supervisar el control interno contable. b. Firmar el escrito de envío de las conciliaciones bancarias, solicitar el estatus, apertura o

cancelación de las cuentas bancarias y, en su caso, pedir la aclaración de las partidas de excepción.

c. Autorizar las conciliaciones de cifras operativas – contables, emitidas en la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, cuando el registro contable es responsabilidad de la Dirección de Operaciones.

2. La Dirección de Operaciones debe:

a. Informar el estatus, apertura o cancelación de las cuentas bancarias. b. Aclarar las partidas de excepción de las conciliaciones bancarias. c. Enviar, en su caso, los estados de cuenta de los diversos bancos del país y del extranjero de

la Institución. d. Proporciona la información operativa de la Gerencia de Operación Financiera y la conciliación

de las cifras operativas – contables de la cartera crediticia. e. Autorizar las conciliaciones, emitidas en la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, de las

cifras operativas – contables de los rubros de los estados financieros cuyo registro contable se encuentre en el ámbito de sus responsabilidades.


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3. El Gerente de Contabilidad debe: a. Revisar, o en su caso, firmar el escrito para enviar las conciliaciones bancarias, solicitar el

estatus, apertura o cancelación de las cuentas bancarias y, en su caso, aclaración de las partidas de excepción.

b. Supervisar y firmar las conciliaciones, emitidas en la Dirección de Contabilidad y Presupuesto, de las cifras operativas – contables, cuando el registro contable es responsabilidad de la Dirección de Operaciones.

c. Supervisar la actualización de la Matriz de Control Interno Contable.

4. El Subgerente de Información Contable debe: a. Autorizar las conciliaciones bancarias. b. Rubricar escrito para enviar las conciliaciones bancarias, solicitar el estatus, apertura o

cancelación de las cuentas bancarias y, en su caso, aclaración de las partidas de excepción. c. Revisar las conciliaciones de cifras operativas – contables, emitidas en la Dirección de

Contabilidad y Presupuesto, cuando el registro contable es responsabilidad de la Dirección de Operaciones.

d. Solicitar las conciliaciones operativas – contables que elabora la Subgerencia de Registro Contable para sustentar el control interno contable.

e. Revisar la actualización de la Matriz de Control Interno Contable.

5. El personal de la Subgerencia de Información Contable debe: a. Elaborar y revisar las conciliaciones bancarias. b. Solicitar a la Dirección de Operaciones, o en su caso, descargar los estados de cuenta en las

páginas de internet de los diversos bancos del país y del extranjero. c. Enviar las conciliaciones bancarias a la Dirección de Operaciones. d. Elaborar escrito para la Dirección de Operaciones para solicitar el estatus, apertura o

cancelación de las cuentas bancarias y, en su caso, aclaren las partidas de excepción. e. Elaborar las conciliaciones de las cifras operativas – contables, con base en la información

proporcionada por la Dirección de Operaciones. f. Concentrar las conciliaciones operativas – contables que elabora la Subgerencia de Registro

Contable. g. Actualizar la Matriz de Control Interno Contable.

IV.3.3.3. De la atención de solicitudes de información


a. Supervisar la atención de las solicitudes de información. b. Autorizar y firmar, en su caso, la respuesta de las solicitudes.


a. Coordinar y supervisar la atención de las solicitudes de información.


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b. Revisar o, en su caso, firmar las respuestas de las solicitudes.


a. Revisar los escritos de respuesta mediante los cuales se envía la información solicitada. b. Revisar los escritos de respuesta para confirmar los saldos a los despachos de auditoría

externa. c. Firmar, en su caso, los escritos de respuesta.

4. El personal de la Subgerencia de Información Contable debe:

a. Investigar las cuentas de valores, ahorros y cheques en los registros que obran en poder de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto.

b. Revisar la información a enviar a los despachos de auditoria externa. c. Elaborar los escritos de respuesta mediante los cuales se envía la información solicitada por

las áreas institucionales. d. Elaborar los escritos de respuesta para confirmar los saldos a los despachos de auditoría

externa. e. Enviar las respuestas relativas al Sistema Interinstitucional de Transferencia de Información

(SITI-AA).

IV.3.3.4. De la supervisión y certificación de estados de cuenta de operaciones crediticias

1. El Director de Contabilidad y Presupuesto debe: a. Recibir las solicitudes para certificar los estados de cuentas de operaciones crediticias. b. Firmar el escrito para enviar los estados de cuenta debidamente certificados o, en su caso, con

las observaciones correspondientes.

2. El Gerente de Contabilidad debe: a. Revisar que los saldos presentados en los estados de cuenta elaborados por la Gerencia de

Operación Crediticia coincidan con la documentación contable para la certificación de saldos, así mismo revisar y/o, en su caso, firmar el escrito para enviar los estados de cuenta debidamente certificados.


a. Revisar que los saldos presentados en los estados de cuenta elaborados por la Gerencia de Operación Crediticia, adscrita a la Dirección de Operaciones, coincidan con los saldos contables de los reportes emitidos por el sistema contable institucional.

b. Supervisar que los estados de cuenta emitidos para efectos del artículo 68 de la Ley de Instituciones de Crédito cumplan con lo establecido en dicho artículo.

c. Firmar (certificar) los estados de cuenta asignados. d. Revisar o, en su caso firmar el escrito para enviar los estados de cuenta debidamente

certificados o enviar el correo electrónico con las observaciones correspondientes.

4. El personal de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto debe:


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a. Revisar que los saldos presentados en los estados de cuenta elaborados por la Gerencia de Operación Crediticia, adscrita a la Dirección de Operaciones, coincidan con los saldos contables del sistema contable institucional.

b. Revisar que los estados de cuenta emitidos para efectos del artículo 68 de la Ley de Instituciones de Crédito cumplan con lo establecido en dicho artículo.

c. Firmar (certificar) los estados de cuenta referidos en el punto anterior, cuando el Consejo Directivo haya facultado para ello.

IV.3.3.5. De la administración funcional del sistema contable institucional

1. El Director de Contabilidad y Presupuesto debe: a. Administrar, en el aspecto funcional, el sistema contable institucional. b. Gestionar los cambios, modificaciones, adecuaciones o mejoras al sistema contable

institucional.

2. El Gerente de Contabilidad debe: a. Autorizar las siguientes modificaciones en el sistema contable institucional: la actualización de

pólizas, modificación al catálogo de cuentas, carga de tipos de cambio (valorización BANXICO) y cambio de fecha en el calendario.

b. Participar en la implementación de nuevos proyectos tecnológicos en materia contable.

3. El Subgerente de Información Contable debe: a. Revisar que se atiendan las modificaciones en el sistema contable institucional relativas a la

actualización de pólizas, modificación del catálogo de cuentas, carga de tipos de cambio (valorización BANXICO) y cambio de fecha en el calendario.

b. Participar en la implementación de nuevos proyectos tecnológicos en materia contable.

4. El personal de la Subgerencia de Información Contable debe: a. Atender o apoyar en las actividades relativas al sistema contable institucional, tales como:

actualización de pólizas, modificación del catálogo de cuentas, carga de tipos de cambio (valorización BANXICO) y cambio de fecha en el calendario.

b. Apoyar la implementación de nuevos proyectos tecnológicos en materia contable.

IV.3.3.6. De la atención de requerimientos de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia

1. El Director General Adjunto de Finanzas debe: a. Recibir, revisar, aprobar y firmar la respuesta del requerimiento generado por los organismos internos y externos de supervisión y vigilancia cuando así se requiera.


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2. El Director de Contabilidad y Presupuesto debe: a. Recibir el requerimiento generado por los organismos internos y externos de supervisión y

vigilancia y lo turna para su atención a la Gerencia de Contabilidad. b. Revisar, aprobar y firmar o rubricar la respuesta procedente.


a. Coordinar e instruir al Subgerente de Información Contable el análisis y la respuesta procedente.

b. Revisar y turnar para autorización o en su caso, firma la respuesta de la solicitud del requerimiento generado.

c. Asegurar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones de los auditores internos y externos.


a. Analizar y atender los requerimientos a cargo de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto,

instruidos por la Gerencia de Contabilidad en materia de información contable, generados por los organismos internos y externos de supervisión y vigilancia.



d. Analizar y, en su caso, elaborar la respuesta para firma del Gerente y/o Director de Contabilidad y Presupuesto.

e. Solicitar al Experto Técnico o Especialista que entregue la respuesta del requerimiento y de seguimiento a la recepción del acuse de recibo para su archivo.

f. Dar seguimiento al cumplimiento de las observaciones y recomendaciones de los auditores internos y externos.

5. El personal de la Subgerencia de Información Contable debe:



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IV.4. Ficha del subproceso de Normatividad Contable

Subproceso 1: Normatividad Contable Dueño del proceso: Director de Contabilidad y Presupuesto Entradas Productos

1. Disposiciones de CNBV-DOF; 2. Circulares – Oficio de BANXICO; 3. Normas de Información Financiera emitidas

por CINIF, y 4. Solicitud del área operativa.

1. Normatividad Contable aprobada; 2. Respuesta a la solicitud autorizada, y 3. Respuesta autorizada al requerimiento.


1. CNBV; 2. BANXICO; 3. CINIF; 4. Comité Contable de la Asociación de Bancos

de México y de la Banca de Desarrollo; 5. Documentación soporte áreas de registro

contable, y 6. Organismos internos y externos de

supervisión y vigilancia.

1. Áreas que realizan o emiten registros contables, y 2. Organismos internos y externos de supervisión y

vigilancia.

Ac tualizac ión y emisiónde normativ idad c ontable

Asesorí a para e l registroc ontable



v igilanc ia

Subproceso 1 Normatividad Contable3 Procedimientos


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IV.5. Procedimientos – Normatividad Contable

IV.5.1.1. Diagrama de flujo para la actualización y emisión de normatividad contable

1.1 identifica y analiza las disposiciones en materia de normatividad contable

Subgerente

1.2 Definen la agrupación de nuevas cuentas contables en los Estados Financieros.

Subgerente/Experto Técnico

1.3 Elabora el borrador de la Normatividad contable, y revisa con el subgerente/Gerente

Gerente/ Subgerente/Experto Técnico

1.4 Aprueba la actualización del catálogo de cuentas contables institucionales y emite la Normatividad contable

Gerente/ Subgerente

1.7 Difunde y actualiza carpeta de Normatividad Contable.


1.8 Coordinan reunión de trabajo con áreas operativas que generan el registro contable para dar a conocer la Normatividad Contable a aplicar.


1.5 Emiten comunicado para difusión de la Normatividad contable

Gerente/ Subgerente

1.6 Revisa, aprueba y autoriza, la Normatividad Contable, para su tramitación.

Director

A

A

Inicio

Fin


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IV.5.1.2. Tabla de actividades para la actualización y emisión de normatividad contable.

PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 1. Actualización y emisión de normatividad contable 1.0 Determina la actualización y emisión de la normatividad contable

CNBV, BANXICO CINIF Comité Contable Áreas de registro contable

DOF- Normatividad Bancaria. Documentación soporte área de registro

1.1 Subgerente identifica y analiza las disposiciones en materia de normatividad contable, y en su caso, instruye al Experto Técnico (ET) de la forma en que se actualizarán los registros contables aplicables a la Institución.

Análisis de la información Documentación soporte área de registro

Subgerencia de Normatividad Contable


Análisis de la información Documentación soporte área de registro

1.2 Subgerente y/o ET definen agrupación de nuevas cuentas contables en los Estados Financieros, verifican su correcta aplicación y apego a las normas de información financiera.

Solicitud de modificación de cuentas contables Documentación soporte área de registro



Documentación soporte área de registro

1.3 ET elabora el borrador de la Normatividad contable conforme a los antecedentes proporcionados y revisa con el Subgerente /Gerente

Solicitud de modificación de cuentas contables revisada y Borrador de la Normatividad contable revisado



Solicitud de modificación de cuentas contables revisada y Borrador de la Normatividad contable revisado

1.4 Subgerente /Gerente aprueba la actualización del catálogo de cuentas contables institucionales y emite la Normatividad contable aplicable a la Institución.

Actualización catálogo de cuentas Normatividad Contable aprobada y emitida



1.5 Subgerente y Gerente emiten comunicado para difusión de la Normatividad contable aplicable a la Institución.

Escrito o correo electrónico para difusión



Escrito para difusión

1.6 Director revisa, aprueba y autoriza la normatividad contable institucional a emitir, escrito de difusión y lo entrega para su tramitación

Normatividad contable institucional a emitir Escrito a emitir



Normatividad contable

1.7 Subgerente /ET difunde y actualiza carpeta de Normatividad contable con acuse

Normatividad contable

Áreas que realizan o


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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO institucional a emitir Escrito a emitir

de recibo o prueba de envío de correo.

institucional emitida Escrito emitido

emiten registros contables


Convocatoria 1.8 Subgerente y ET coordinan reunión de trabajo con áreas operativas que generan el registro contable para dar a conocer la Normatividad contable a aplicar, generando evidencia de haberla realizado y que se aclararon todas las dudas.

Dudas aclaradas Expediente

Áreas convocadas Subgerencia de Normatividad Contable

Fin del procedimiento


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IV.5.2.1. Diagrama de flujo Asesoría para el Registro Contable

2.1 Analiza problemática en función de información proporcionada.

Subgerente

2.2 Elaboran borrador de la respuesta, y en caso de ser aprobada envía al catalogo de cuentas


2.3 Revisa y aprueba la respuesta a la solicitud y a la modificación, e informa al Gerente para su aprobación

Gerente/ Subgerente

2.4 Revisa, autoriza, y coordina el trámite de la respuesta a la solicitud.

Gerente

2.5 Emite respuesta al área solicitante.

Subgerente

2.6 Actualiza Expediente de Acuse


A

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Inicio

Fin


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IV.5.2.2. Tabla de actividades para Asesoría para el Registro Contable.

Nota: El mecanismo de recepción es por medio del Sistema de Control de Gestión, indicando remitente, área, asunto e instrucciones para atención del Subgerente de Normatividad Contable.


PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 2. Asesoría contable 2.0 Solicita asesoría para el registro de operaciones contables Área operativa Solicitud 2.1 Subgerente recibe la

solicitud y analiza problemática en función de información proporcionada, solicitando de ser necesario, más información vía correo electrónico al área operativa.

Análisis para respuesta



Análisis para respuesta

2.2 Subgerente y/o ET elaboran borrador de la respuesta y, en caso de proceder, la propuesta de modificación al catálogo de cuentas.

Borrador de respuesta y modificación al catálogo de cuentas



Borrador de respuesta y modificación al catálogo de cuentas

2.3 Subgerente revisa y aprueba la respuesta a la solicitud y a la modificación al catálogo de cuentas, e informa al Gerente para su autorización.

Respuesta a la solicitud y modificación al catálogo de cuentas autorizados




2.4 Gerente revisa y autoriza la respuesta a la solicitud y coordina su tramitación.





2.5 Subgerente emite escrito o correo electrónico con respuesta al área solicitante

Escrito o correo electrónico

Áreas que realizan o emiten registros contables


Recibos de acuse

2.6 Subgerente y/o ET, actualiza expediente de recibos de acuse.

Expediente



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IV.5.3.1. Diagrama de flujo para la atención de requerimientos de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia.

3.1 Reciben el requerimiento y turnan para su atención.

Director/Gerente

3.2 Analiza los requerimientos y solicita al Experto/Especialista Técnico (E.T.) la documentación.

Subgerente

3.3 Desarrolla la respuesta con base en la documentación.

3.4 Revisa respuesta y turna para autorización o en su caso firma.

Gerente

3.5 Autoriza y firma la respuesta.

Director

3.6 Entrega respuesta autorizada o en su caso turna al subgerente.

Gerente

3.7 Solicita al E.T. gestionar la entrega de respuesta.

Subgerente

3.8 Entrega acuse original a Dirección y guarda copia en expediente.

Experto/Especialista Técnico

A

A

Inicio

Fin


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IV.5.3.2. Tabla de actividades para la atención de requerimientos de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia.

PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 3. Atención de requerimientos de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia

3.0 Recibe solicitud de atención de requerimientoOrganismos internos y externos de supervisión y vigilancia, a través del área de contraloría interna

Oficio de requerimiento de información

3.1 Director/Gerente reciben el requerimiento y turnan al Subgerente para su atención.





3.2 Subgerente analiza los requerimientos y solicita al Experto/Especialista Técnico (ET) la recopilación de la documentación requerida.

Oficio de requerimiento de información y documentación soporte



Documentación soporte

3.3 Subgerente desarrolla la respuesta con base en la documentación requerida y envía para revisión al Gerente.

Proyecto de respuesta

Gerencia de Contabilidad



3.4 Gerente revisa respuesta y turna para autorización, o en su caso firma.


Dirección de Contabilidad y Presupuesto



3.5 Director autoriza y firma la respuesta.

Respuesta autorizada




3.6 Gerente entrega respuesta autorizada o en su caso turna al Subgerente para que gestione su entrega.





3.7 Subgerente solicita al ET que gestione la entrega de la respuesta.

Instrucción y Respuesta autorizada

Organismos internos y externos de supervisión y vigilancia, a través del área de contraloría interna


Acuse de recibo

3.8 ET entrega acuse original a la Dirección y guarda una copia en el expediente de la Subgerencia.

Acuse de recibo




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IV.6. Ficha del subproceso de Registro Contable Subproceso 2: Registro Contable Dueño del proceso: Director de Contabilidad y Presupuesto Entradas Productos

1. Instrucción de registro contable, información operativa y documentación soporte;

2. Pólizas contables, cartuchos y documentación contable;

3. Solicitudes de confirmación de no adeudos y de antecedentes de saldos y registros en cuentas contables;

4. Información operativa – contable mensual, y5. Requerimientos en materia de registro

contable de organismos reguladores internos y externos de supervisión y vigilancia.

1. Pólizas contables; 2. Archivo contable y documentación controlada para

consulta; 3. Escritos de respuesta; 4. Conciliaciones de cifras operativas – contables, y 5. Escritos de respuesta a los organismos reguladores

internos y externos de supervisión y vigilancia.

Subproceso 2 Registro Contable

5 Procedimientos


1. Áreas operativas que instruyen registro contable;

2. Sistemas operativos, y 3. Subgerencia de Normatividad Contable.

1. Subgerencia de Información Contable; 2. Organismos internos y externos de supervisión y

vigilancia, y 3. Áreas institucionales.

Gest ión del reg istroc ontable

Gestión del arc hiv oc ontable


c onfirmac ión de noadeudos de otras áreas

Elaborac ión y/ o rev isiónde c onc iliac iones

c ontables de las c ifrasoperat iv as c ontab les



v igilanc ia


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IV.7. Procedimientos - Registro Contable IV.7.1.1. Diagrama de Flujo para la Gestión del Registro Contable

Director/Gerente

1.1 Reciben escrito o correo electrónico de solicitud y documentación de soporte de las áreas operativas, para registro contable

Subgerente

1.2 Analiza información y da instrucciones al Experto o Especialista Técnico (E.T.)

2

Experto/ Especialista Técnico

2.1 Identifica el tipo de operación y analiza que la solicitud cumpla con la normatividad correspondiente

¿Cumple con la normatividad establecida?

2.2 Identifica y cuantifica las operaciones que no requieren de solicitud

4.1 Realiza registro contable. (SICOFIN)

4.2 Documenta las pólizas con los comprobantes originales respectivos, indica número de documentos, los folia y firma las pólizas

Subgerente

4.3 Revisa las pólizas

contables y en su caso emite correcciones

4.4 Firma la póliza

Expertos/Especialista Técnico/Subgerente

4.5 Corrige póliza, repite proceso

Si

No

3.1 Elabora documento o correo electrónico de rechazo.

3.2 Recaba la firma del documento de rechazo

3.3 En caso de rechazo vía correo electrónico es enviado por el E.T. o en su caso por el Subgerente o Gerente

5

Subgerente

5.1 Entrega las pólizas al ET para su entrega al archivo contable para guarda y custodia


5.2 Entrega póliza y documentación al archivo para su guarda y custodia, obtiene acuse de recibo

Subgerente/ Experto/ Especialista Técnico

6.1 Envía saldos e informa.

Fin

5.3 Elabora formato de solicitud de microfilmación y entrega al Subgerente para obtener firma del Gerente

Subgerente

5.4 Entrega formatos al Gerente para su firma

Gerente

5.5 Firma formatos y solicita microfilmación

Inicio

2

5

2

Encargado del archivo contable


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IV.7.1.2. Tabla de actividades para la gestión del registro contable. PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 1.0 Gestión del registro contable 1.1 Recibe y entrega solicitud Áreas operativas que instruyen registro contable

Instrucción de registro contable, información operativa y documentación soporte

1.1 Director / Gerente reciben escrito o correo electrónico de solicitud y documentación soporte de parte de las áreas operativas para su registro contable.

Instrucción verbal o por Correo solicitando la atención al escrito.

Subgerencia de Registro Contable


Instrucción verbal o por Correo de solicitando la atención al escrito.

1.2 Subgerente analiza la información y gira instrucciones al Experto o Especialista Técnico (ET) para el registro contable correspondiente.

Instrucción verbal o por Correo de solicitando la atención al escrito.


2.0 Identifica el tipo de operación y verifica apego a la NormatividadSubgerencia de Registro Contable

Instrucción verbal o por Correo de solicitando la atención al escrito

2.1 ET reciben información del Subgerente:

1. Identifica el tipo de operación que debe registrar

2. analiza que la solicitud cumpla con la normatividad correspondiente al tipo de operación de acuerdo a:

Requisitos fiscales. Autorizaciones Cálculos Suficiencia presupuestal Circular única de la CNBV Aplicación de características

financieras contractuales.

Si la solicitud cumple con la normatividad establecida efectúa el registro contable paso 4, si no continúa con el paso 3.

Póliza contable Subgerencia de Registro Contable


Información de la operación contable

2.2 ET identifica y cuantifica las operaciones, que no requieren de solicitud, tales como: amortización de gastos, provisiones de intereses, comisiones e impuestos, etc.

Archivos y cédulas de trabajo


3.0 Elabora documento de rechazo y entrega al área solicitante


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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Subgerencia de Registro Contable

Documento de rechazo

3.1 ET Elabora documento o correo electrónico de rechazo,

Documento de rechazo o correo electrónico




3.2 ET recaba la firma del documento de rechazo.





3.3 ET envía el rechazo por correo electrónico. En aquellos casos considerando la importancia de la operación el correo electrónico es enviado por el Subgerente o Gerente.

Correo electrónico

Áreas operativas que instruyen registro contable

4.0 Elabora los registros contables Subgerencia de Registro Contable

Solicitudes aprobadas y cedulas de trabajo

4.1 ET realiza el registro contable en el Sistema de Contabilidad Financiera (SICOFIN).

Póliza contable Subgerencia de Registro Contable


Póliza contable 4.2 ET documenta las pólizas con los comprobantes originales respectivos foliando cada uno con el número de póliza a la que pertenece y se indica en la relación de pólizas el número de documentos anexos y foliados, en caso de no contar con documentación soporte deberá llevar la leyenda “Sin Documentos o S/D”. Firma las pólizas y relaciona en su acuse para entregarlas para su revisión y firma del subgerente.

Póliza contable documentada y relación de pólizas



Póliza contable documentada

4.3 Subgerente revisa las pólizas contables y, en su caso, emite las correcciones procedentes.

Póliza contable documenta aprobada o con comentarios.



Póliza contable documenta aprobada.

4.4 Subgerente firma la póliza el Póliza contable documentada y aprobada



Póliza contable con comentarios.

4.5 ET corrige la póliza y se repiten los pasos del numeral 4.

Póliza Contable Subgerencia de Registro Contable

5.0 Entrega al archivo contable y microfilmación Subgerencia de Registro Contable

Póliza contable documentada y aprobada

5.1 Subgerente entrega al ET las pólizas para su entrega al archivo contable, con la documentación soporte para guarda y custodia.

Póliza contable documentada y aprobada



Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

- - -




Pólizas contables documentadas y aprobadas.

5.2 ET entrega las pólizas con su documentación soporte al arhivo contable y obtiene acuse de recibo

Acuse de recepción de pólizas



Póliza contable y documentación soporte

5.3 El encargado del archivo elabora formato de solicitud de microfilmación y entrega al Subgerente para revisión y rubrica

Formatos revisados y rubricados


Subgerencia de Registro Contabilidad

Formatos revisados y rubricados

5.4 El Subgerente entrega al Gerente para su firma los formatos de solicitud de microfilmación.

Formatos firmados

Gerencia de Contabilidad /Subgerencia de Registro Contable.

Gerencia de Contabilidad /Subgerencia de Registro Contable

Formatos y Cajas con Póliza contable y documentación soporte

5.5 Gerente firma los formatos y solicita la microfilmación de las pólizas contables y su documentación soporte.

Escrito/correo electrónico

Gerencia de Servicios Generales

6.0 Reporta a las áreas operativas los saldos mensuales contables Subgerencia de Registro Contable

Saldos contables mensuales

6.1 Subgerente y/o ET envían saldos contables e informa que el cierre contable ha concluido.

Correo electrónico y saldos contables mensuales

Áreas operativas



Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.7.2.1. Diagrama de flujo para la gestión del archivo contable.

Encargado de Archivo

1.1 Imprime el reporte de actualización de pólizas

2.1 Recibe de las áreas las pólizas, verifica y registra en su control

3.1 Reporta al área responsable, de las pólizas faltantes para solicitarlas.

4.1 Recibe pólizas del área responsable, y actualiza el reporte de entregas.

5.1 Elabora escrito y formato para la microfilmación de pólizas

Usuario de Servicio

1.1 Envía correo al Gerente o Subgerente de solicitud de consulta de pólizas contables o de obtención de copias.

Gerente/Subgerente

2.1 Autorizan la consulta en el archivo contable y entrega de documentación o cartucho de microfilm para su revisión.


3.1 Guarda la documentación o cartucho de microfilm

1.1 Envía correo electrónico al Gerente de Contabilidad/Subgerente de Registro Contable para solicitar información y elabora vale (correo electrónico) para consulta de documentos y retirarlos fuera del Archivo.

Usuario de Servicio


2.1 Revisa datos del solicitante con previas autorizaciones para la salida de documentación

Área Usuaría

3.1 Devuelve documentación solicitada al encargado de archivo.

3.2 Si hay incumplimiento a la fecha establecida, elabora escrito o correo electrónico para recordar al área solicitante el incumplimiento

3.3 Devuelve documentación solicitada al encargado del archivo

5.2 Entrega al subgerente para obtener la firma del Gerente

5.3 Revisa, rubrica y entrega formatos para firma del Gerente

Subgerente

5.4 Firma formatos y solicita microfilmación de pólizas

Gerente

Inicio


Área Usuaría

Fin

Inicio

Fin

Fin

Inicio


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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Encargado del archivo

1.1 Identifica la vigencia de la documentación contable

1.2 Elabora formato relación de documentación y cartuchos microfilmados para envío al Archivo de Concentración, con su debida autorización de la Gerencia o Subgerencia

1.3 Envía a la Gerencia de Servicios Generales la documentación y cartuchos microfilmados relacionados y solicita acuse

Subgerente

1.1 Envía escrito o correo electrónico a la Gerencia de Servicios Generales, para revisión de puntos de seguridad

Coordinador de Seguridad

1.2 Lleva a cabo la revisión de puntos de seguridad

Encargado de archivo

1.3 Anota el resultado de la revisión y recaba firma del encargado de realizarla

Coordinación de Seguridad

2.1 Corrige las anomalías detectadas e informa al Encargado del Archivo para su registro en bitácora

Fin

Fin

InicioInicio


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.7.2.2. Tabla de actividades para la gestión del archivo contable. PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 2.0 Gestión del archivo contable A. Recepción de Documentación 1.0 Determina el número de pólizas generadas durante el mesSubgerencia de Registro Contable

Pólizas contables

1.1 Encargado del Archivo imprime el reporte de actualización de pólizas generadas durante el mes.

Reporte de pólizas


2.0 Recibe de las áreas la documentación soporte de la operación Subgerencia de Registro Contable/otras áreas que registran

Pólizas contables

2.1 Encargado del Archivo recibe de las áreas las pólizas y verifica que tengan las firmas correspondientes, número de folios de documentación soporte y/o leyenda de “Sin documentos” y registra en su control. Elabora en su caso reporte de pólizas faltantes.

Reportes de pólizas entregadas y de pólizas faltantes


Notas: De conformidad con el escrito

número 172000/SC/4933/2002 del 1 de agosto de 2002, a partir del mes de agosto de 2002 las pólizas y su correspondiente documentación soporte generadas por la Dirección de Operaciones (antes Gerencia de Administración Crediticia de Estados y Municipios, adscrita a la Dirección de Crédito), quedan bajo su custodia y responsabilidad.

De conformidad con el escrito número GC/172100/806/2006 del 27 de junio de 2003, a partir del 16 de junio de 2003 las pólizas y su correspondiente documentación soporte generadas por la Gerencia de Operación Financiera, quedan bajo su custodia y responsabilidad.

3.0 Elabora correo electrónico de solicitud de pólizas faltantesSubgerencia de Registro Contable

Reporte de pólizas

3.1 Encargado del archivo de acuerdo con el reporte de pólizas faltantes, elabora correo

Correo electrónico

Subgerencia de Registro Contable/otras


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30 06 2017





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Revisó: MAGB/SOO

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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO electrónico al área responsable solicitándolas.

áreas que registran

4.0 Recibe respuesta a solicitud de pólizas faltantes Subgerencia de Registro Contable/otras áreas que registran

Respuesta 4.1 Encargado del archivo recibe las pólizas en la respuesta del área responsable, las archiva y actualiza el reporte de pólizas entregadas.

Expediente Subgerencia de Registro Contable

5.0 Microfilmación de las pólizas generadas en el mesGerencia de Contabilidad/Subgerencia de Registro Contable

Documentación

5.1 Experto o Especialista Técnico (ET) elabora escrito y formatos para solicitar la microfilmación de pólizas.

Escrito de solicitud y formatos


Gerencia de Contabilidad/Subgerencia de Registro Contable

Documentación

5.2 ET entrega al Subgerente para obtener firma del Gerente.




Escrito y solicitud de formatos

5.3 El Subgerente revisa y rubrica escrito y formatos de solicitud de microfilmación, y entrega para firma del Gerente



Gerencia de Contabilidad/Subgerencia de Registro Contable


5.4 Gerente revisa y firma escrito y formatos y solicita microfilmación



B. Consulta de documentación en archivo contable 1.0 Solicita documentación al Archivo Contable Área usuaria del servicio

Solicitud 1.1Usuario envía correo al Gerente o Subgerente de solicitud de consulta de pólizas contables o de obtención de copias.

Correo electrónico de solicitud y autorización de consulta


2.0 Atiende Solicitud Área usuaria del servicio

Correo electrónico de autorización

2.1 El Gerente o Subgerente autorizan al Encargado del Archivo se efectúe la consulta en el archivo contable y entrega documentación o cartucho de microfilm al solicitante para que revise la documentación o rollo de microfilm en las máquinas lectoras.

Consulta de pólizas o copias

Área usuaria del servicio

3.0 Fin de consulta


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

- - -




Documentación 3.1 Encargado del Archivo guarda la documentación o cartucho de microfilm en el lugar asignado.

Archivo Subgerencia de Registro Contable

C. Retiro de documentación del archivo contable 1.0 Retiro de documentación del archivo contable Área usuaria del servicio

Solicitud 1.1 Usuario envía correo electrónico al Gerente de Contabilidad/Subgerente de Registro Contable para solicitar información y elabora vale (correo electrónico) para consulta de documentos y retirarlos fuera del Archivo.

Correo electrónico de solicitud y autorización y vale (correo electrónico) firmado.


2.0 Atiende solicitud Subgerencia de Registro Contable

Correo electrónico de autorización y vale firmado.

2.1 Encargado del archivo previa autorización del Gerente o Subgerente revisa que el vale (correo electrónico) contenga todos los datos del solicitante y fecha de devolución, y autoriza la salida de la documentación y firma de acuse.

Documentación y archivo del vale (correo electrónico) autorizado y firmado


3.0 Devolución de documentación Área usuaria del servicio

Documentación y archivo del vale autorizado

3.1 Área usuaria devuelve documentación solicitada al Encargado del Archivo.

Vale cancelado Subgerencia de Registro Contable


Vale de documentación

3.2 En caso de que la documentación no se devuelva en la fecha establecida, el encargado del archivo elabora escrito o correo electrónico para recordar al área solicitante el incumplimiento, marcando copia del correo al Subgerente.

Escrito/Correo electrónico



Documentación solicitada

3.3 Area usuaria devuelve documentación solicitada al Encargado del Archivo y este la archiva en el lugar asignado.

Vale cancelado Subgerencia de Registro Contable

D. Envío de documentación al archivo de concentración 1.0 Identifica que la documentación cumple con la vigencia Subgerencia de Registro Contable

Documentación contable

1.1 Encargado de Archivo identifica la documentación contable que llegó al término de su vigencia de dos años.





1.2 Encargado de Archivo elabora formato con la relación de documentación y cartuchos

Formatos y Relación de cajas



Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO microfilmados para envío al Archivo de Concentración indicando el periodo de vigencia de conservación, con la debida autorización de la Gerencia/Subgerencia


Formatos y relación de cajas

1.3 Encargado de Archivo envía a la Gerencia de Servicios Generales en cajas, la documentación relacionada y cartuchos microfilmados y solicita acuse de recibo. Nota.- El archivo de concentración conserva la documentación hasta el término de la vigencia indicada en el acuse de recibo.

Documentación contable y cartuchos microfilmados


E. Revisión de puntos de seguridad 1.0 Solicitud de revisión de puntos de seguridad Subgerencia de Registro Contable

Cada trimestre 1.1 Subgerente envía escrito o correo electrónico a la Gerencia de Servicios Generales solicitando que la Coordinación de Seguridad y Vigilancia lleve a cabo la revisión de los puntos de seguridad.

Escrito/ correo electrónico



Puntos de seguridad

1.2 Coordinación de Seguridad Lleva a cabo la revisión de puntos de seguridad tales como: extintores, detectores de humo, contactos eléctricos, etc. y, en su caso, informa de anomalías detectadas. (Pasa al punto1.3)

Detalle de anomalías



Puntos de seguridad

1.3 Encargado de archivo anota en la bitácora el resultado de la revisión y recaba firma del encargado de realizarla

Bitácora Subgerencia de Registro Contable

2.0 Corrección de anomalías Coordinación de Seguridad

Bitácora 2.1 Corrige las anomalías detectadas e informa al Encargado del Archivo para su registro en bitácora.

Informe Subgerencia de Registro Contable



Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.7.3.1. Diagrama de flujo para la atención de requerimientos de confirmación de no adeudos de otras áreas.

3.1 Reciben solicitudes de confirmación de no adeudos o existencia de movimientos

3.2 Instruyen la solicitud al Subgerente para su atención

Subgerente

3.3 Instruye al Experto o Especialista Técnico, para la obtención de la documentación de soporte de la solicitud


3.4 Efectúa las investigaciones correspondientes y prepara respuesta

Subgerente

3.5 Revisa respuesta, y turna a gerente para su firma

Gerente

3.6 Revisa y firma el escrito de respuesta, y turna a subgerente para su trámite

Director/Gerente

Subgerente

3.7 Da instrucción al ET de tramitar el escrito


3.8 Entregan respuesta al área solicitante.

3.9 Entrega acuse original a la Dirección

Fin

3.10 Guarda una copia fotostática con antecedentes en el expediente de la Subgerencia

Inicio

IV.7.3.2. Tabla de actividades para la atención de requerimientos de confirmación de no adeudos de otras áreas.


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.7.4.1. Diagrama de flujo para la elaboración y/o revisión de las conciliaciones contables de las cifras operativas- contables.

PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 3.0 Atención de requerimientos de confirmación de no adeudos de otras áreas

Direcciones de Operaciones y Jurídica

Solicitud

3.1 El Director o Gerente reciben las solicitudes de confirmación de no adeudos o de existencia de movimientos o saldos.

Solicitud Dirección de Contabilidad y Presupuesto y Gerencia de Contabilidad

Dirección de Contabilidad y Presupuesto y Gerencia de Contabilidad

Solicitud

3.2 El Director o Gerente instruyen la atención de la solicitud al Subgerente.

Instrucción Subgerencia de Registro Contable


Instrucción 3.3 El Subgerente instruye al Experto o Especialista Técnico (ET) la obtención de la documentación soporte para atender la solicitud.

Instrucción Experto o Especialista Técnico

Experto o Especialista Técnico (ET)

Instrucción 3.4 El ET efectúa las investigaciones correspondientes, documenta y prepara la respuesta.

Proyecto de respuesta y documentación soporte




3.5 El Subgerente revisa el escrito de respuesta a la solicitud y turna para su firma del Gerente.





3.6 El Gerente revisa y firma el escrito de respuesta y turna al Subgerente para su trámite.

Respuesta y documentación soporte




3.7 El Subgerente da instrucción al ET de tramitar el escrito correspondiente.




Respuesta 3.8 El ET entregan la respuesta a las áreas solicitantes.

Respuesta Direcciones de Operaciones y Jurídica



3.9 ET entrega acuse original a la Dirección.

Acuse de recibo Dirección de Contabilidad y Presupuesto


Copia y documentación soporte

3.10 ET guarda una copia fotostática con los antecedentes en el expediente de la Subgerencia.

Expediente Subgerencia de Registro Contable

Fin del proceso


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30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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4.1 Envían las cifras operativas para su integración a la cédula de conciliación o remiten cédula con cifras operativas contables

Subgerente

4.2 Instruye al Experto o Especialista técnico la revisión o elaboración de las cédulas de conciliación


4.3 Revisa y/o elabora la conciliación con base en los documentos operativos y saldos contables

Áreas Operativas

¿Hay observaciones?

4.3 Firma y la entrega al Subgerente para su revisión y firma

Subgerente

4.4 Revisa y firma la conciliación y la entrega al Gerente y Director para su autorización

Director/Gerente

4.5 Revisan y firman la conciliación y la turnan al Subgerente

Subgerente

4.6 Entrega al E.T. la conciliación correspondiente para su trámite final


4.7 Archiva la cédula original

4.3 Se informan a las áreas correspondiente para su reproceso

No

Si

Fin

4.8 Entrega copias

Inicio


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.7.4.2. Tabla de actividades para la elaboración y/o revisión de las conciliaciones contables de las cifras operativas- contables. PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 4.0 Elaboración y/o revisión de las conciliaciones contables de las cifras operativas- contables

Áreas operativas

Saldos operativos o cedulas de conciliación

4.1 Las áreas operativas envían sus cifras para su integración a la cédula de conciliación que se elaboran en la Dirección o, en su caso, remiten las cédulas de conciliación de cifras operativas - contables.

Saldos operativos o cédulas de conciliación



Saldos operativos o cedulas de conciliación

4.2 El Subgerente instruye al Experto o Especialista Técnico (ET) la revisión o elaboración de las cédulas de conciliación.

Instrucción

Experto o Especialista Técnico

Experto o Especialista Técnico (ET)

Instrucción

4.3 El ET revisa y/o elabora la conciliación con base en los documentos operativos y saldos contables. Si hay observaciones se informan a las áreas correspondientes para su reproceso, si no hay observaciones la firma y la entrega al Subgerente para su revisión y firma.

La conciliación con sus documentos soportes




4.4 El Subgerente revisa y firma la conciliación y la entrega al Gerente y en su caso al Director para su firma.


Dirección de Contabilidad y Presupuesto/ Gerencia de Contabilidad

Dirección de Contabilidad y Presupuesto/ Gerencia de Contabilidad


4.5 El Director/Gerente revisan y firman la conciliación y la turnan al Subgerente para el trámite correspondiente.

Conciliación firmada




4.6 El Subgerente entrega al ET para el trámite final.





4.7 El ET archiva la conciliación original en su expediente.

Expediente Subgerencia de Registro Contable.


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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copias 4.8 El ET entrega copias al área operativa que corresponda y a la Subgerencia de Información Contable recabando el acuse correspondiente.

copias Áreas operativas y Subgerencia de Información Contable

Fin del proceso


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.7.5.1. Diagrama de flujo para la atención de requerimientos de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia.

5.1 Reciben el requerimiento turnan para su atención

Subgerente

5.2 Analiza los requerimientos y solicita al Experto o Especialista Técnico (E.T) la documentación

5.3 Desarrolla la respuesta con base en la documentación

Gerente

5.4 Revisa respuesta y turna para autorización o en su caso firma

Director

5.5 Autoriza y firma, la respuesta.

Gerente

5.6 Entrega respuesta autorizada o en su caso turna al subgerente

Director/Gerente

Subgerente

5.7 Solicita al E.T. gestionar la entrega de respuesta.


5.8 Entrega acuse original a la Dirección, y guarda una copia

Fin

Inicio

A

A


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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5.2 Subgerente analiza los requerimientos y solicita al Experto/ Especialista Técnico (ET) la recopilación de la documentación requerida.





























Acuse de recibo


Acuse de recibo


Fin del proceso


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.8. Ficha del subproceso de Información Contable

Subproceso 3: Información Contable

Dueño del proceso: Director de Contabilidad y Presupuesto Entradas Productos

1. Normas de Información Financiera emitidas por el CINIF;

2. Disposiciones, Circulares, Oficios y Oficios-Circulares, emitidos por la SHCP, CNBV y BANXICO;

3. Balanza de comprobación, y 4. Solicitudes de áreas institucionales y de

organismos internos y externos de supervisión y vigilancia.

1. Estados financieros; 2. Publicación en un periódico de amplia

circulación; 3. Difusión de información en Internet; 4. Notas a los estados financieros dictaminados; 5. Conciliaciones bancarias; 6. Conciliaciones de cifras operativas – contables; 7. Escritos o correos electrónicos de respuestas, y 8. Estados de cuenta de operaciones crediticias

certificados.

Subproceso 3 Información contable

6 procedimientos


1. CINIF, CNBV, BANXICO y SHCP; 2. Áreas que generan registro contable, y 3. Otras áreas institucionales.

1. Consejo Directivo; 2. Organismos internos y externos de

supervisión y vigilancia (CNBV, BANXICO y SHCP);

3. Áreas institucionales, y 4. Público en general.

Generac ión, env í o ,difusión y public ac ión dela informac ión c ontab le

Ac tualizac ión yseguimiento del c ontrol

in terno c ontable

Atenc ión de solic itudesde informac ión

Superv isión yc ert if ic ac ión de estados

de c uenta deoperac iones c red it ic ias

Admin istrac ión func ionalde l sistema c ontab le

inst ituc ional



v igilanc ia


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30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9. Procedimientos – Información Contable

IV.9.1. Diagrama de flujo para la generación, envío, difusión y publicación de la información contable.

1.1 Elabora calendario de cierre de acuerdo a los plazos establecidos.

Caso A) respecto del mes.

Caso B) respecto del Trimestre.


2.1 Revisa el estatus de cartera y procede a cierre de sistema

2.2 Actualiza las pólizas de acuerdo al calendario de cierre.

2.3 Actualiza las pólizas con base en la autorización.

Gerente/Subgerente

2.4 Reciben información contable para consolidación.


2.5 Genera procesos de Elaboración y entrega para revisión de los Estados Financieros y reportes regulatorios.

Subgerente/Experto/o Especialista Técnico

3.1 Reciben información para efectos de la difusión en internet.

3.2 Integran, revisan y consolidan la información.

Director/Gerente

3.3 Revisan la información a publicar.

Director

3.4 Firma el documento relativo al artículo 180, Fracción I.


3.5 Prepara archivo para difusión en internet.

Consejo Directivo

3.6 Aprueba la difusión de la información en el portal.

Caso C) respecto del cierre del ejercicio.

Gerente/Subgerente

4.1 Reciben información para integrar notas a los estados financieros.


4.2 Elabora las notas a los estados financieros consolidados

Gerente/Subgerente

4.3 Revisan las notas, y en su caso emiten correcciones

Director

4.4 Autoriza el envío de los estados financieros y sus notas a los auditores externos.


A

A

4.5 Recibe el dictamen e instruye se envíe al organismo regulador.

Subgerente/Experto o Especialista Técnico

4.6 Envían la información al organismo regulador.

5

Inicio


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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Gerente

2.6 Revisa y en su caso, emite correcciones.

Director

2.7 Revisa información contable y autoriza distribución.


2.8 Distribuye información.

2.9 Envía reportes a los Organismos Reguladores, conforme los plazos establecidos

2.10 Imprime y entrega los estados financieros para firma.

Gerente/Subgerente

2.11 Revisan y en su caso corrigen los Estados Financieros.

Director

2.12 Firma estados financieros y obtiene las firmas de conformidad


2.13 Prepara escritos, Gerente y Subgerente rubrican o, firman los escritos para enviar

Director

2.14 Firma los escritos y autoriza el envío.


2.15 Envía escritos y estados financieros firmados y actualiza control de entrega de información.

Consejo Directivo

2.16 Aprueba o toma conocimiento de los estados financieros.


2.17 Prepara escritos Gerente y Subgerente revisan o, firman los escritos para enviar, o que se tomo conocimiento.

Director

2.18 Firma escrito y autoriza envío.


2.19 Envía información y actualiza control de envío

2.20 Solicita autorización a los Organismos Reguladores, para reenvió de información definitiva


3.7 Incorpora la información en el portal.

Consejo Directivo

3.8 Aprueba la publicación de la información en un periódico de amplia circulación

Subgerente

3.9 Informan fecha de publicación


3.10 Prepara escrito, e información que se publicará el periódico de amplia circulación.

Director/Gerente/Subgerente

3.11 Revisan documento a públicar.

Subgerente

3.12 Envía material y documentación para publicación

5

5

5.1 Se reciben observaciones y/o solicitudes de reenvío de información.

Gerente/Subgerente

5.2 Analizan el motivo de la solicitud e instruyen la corrección o aclaración.


5.3 Reenvía en su caso información con las correcciones solicitadas.

Fin

5

A

A

Director/Gerente


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30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.2. Tabla de actividades para la generación, envío, difusión y publicación de la información contable. PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO

1. Generación, envío, difusión y publicación de la información contable 1.0 Programación

CNBV, BANXICO y SHCP

Disposiciones publicadas en DOF, Circulares y Oficios

1.1 Elabora el calendario de cierre contable y solicita la información de acuerdo con los plazos establecidos para entrega de información a los organismos reguladores:

Calendario de cierre y comunicados

Áreas que generan registro contable o que proporcionan información

Caso a) Respecto del mes: Durante la última semana del mes que se cierra, para efectos de emitir los estados financieros y los reportes regulatorios: se emite el calendario de

actividades de cierre contable con los plazos de entrega de información y conclusión del registro contable y

se emiten los comunicados correspondientes.

Caso b) Respecto del trimestre: Durante la última semana del mes que se cierra, para efectos de difundir información en Internet: se emiten los comunicados con

la solicitud de información y los plazos establecidos para su entrega.

Caso c) Respecto del cierre del ejercicio: Durante el último mes del año o primer mes del siguiente ejercicio para integrar las notas a los estados financieros: se emiten los comunicados con

la solicitud de información y los


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO plazos establecidos para su entrega.

2.0 Ejecución y Verificación Caso a) Respecto del mes Gerencia de Operación Crediticia

Avisos de cierre.

2.1 Experto/Especialista Técnico (ET) revisa el estatus de los procesos de cierre de cartera de crédito y proceden al cierre de mes en el sistema contable.

Correo electrónico

Gerencia de Contabilidad/ Subgerencia de Información Contable

Áreas que generan registro contable

Pólizas contables

2.2 ET actualiza las pólizas de acuerdo al calendario de cierre establecido para cada área.

Pólizas actualizadas

Áreas que generan registro contable

Gerencia de Contabilidad/ Subgerencia de Normatividad Contable

Correo electrónico con solicitud de actualización de pólizas fecha valor

2.3 ET actualiza las pólizas con base en la autorización de la Gerencia de Contabilidad y/o Subgerencia de Normatividad Contable, una vez concluidos los registros documenta la última póliza del cierre de mes.

Correo electrónico informando la actualización de pólizas y control de pólizas

Gerencia de Contabilidad/ Subgerencia de Normatividad Contable

Entidades sujetas de consolidación

Correos electrónicos y/o escritos con información contable

2.4 Gerente/Subgerente reciben información contable para efectos de consolidación.

Información contable

Subgerencia de Información Contable

Áreas que proporcionan información.

Correos electrónicos y/o escritos con información de otras para el cierre contable

2.5 ET genera los procesos para la integración de la información contable (estados financieros, reportes regulatorios, etc.) y entrega al Subgerente para revisión.

Información contable (estados financieros, reportes regulatorios, etc.)




2.6 Gerente revisa y, en su caso, emite correcciones en la integración de la información.




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Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Dirección de Contabilidad y Presupuesto

Estados financieros

2.7 Director revisa información contable y autoriza distribución interna de la información.


Gerencia de Contabilidad /Subgerencia de Información Contable



2.8 ET distribuye información contable.


Áreas institucionales usuarias de la información


Reportes regulatorios

2.9 ET envía reportes a los organismos reguladores de conformidad con los plazos establecidos, a través del sistema de enlace con la autoridad.




Estados financieros

2.10 ET imprime y entrega los estados financieros para firma.

Estados financieros

Direcciones que suscriben los estados financieros

2.11 Gerente/Subgerente revisan estados financieros y, en su caso, emiten correcciones. 2.12 Director firma estados financieros y obtiene las firmas de conformidad con lo establecido en el artículo 179 de la Circular Única de Bancos.


Estados financieros firmados

2.13 ET prepara escritos, Gerente y Subgerente rubrican o, en su caso, firman los escritos para enviar la información a los organismos reguladores.

Escritos



Escritos 2.14 Director de Contabilidad y Presupuesto firma los escritos y autoriza el envío de los estados financieros.

Escritos firmados Subgerencia de Información Contable


Escritos firmados

2.15 ET envía escritos y estados financieros firmados y actualiza control de entrega de información.

Escritos y estados financieros firmados

CNBV y Consejo Directivo

Dirección General Adjunta de Finanzas

Estados financieros firmados

2.16 El Consejo Directivo aprueba los estados financieros trimestrales y anuales, toma conocimiento de los estados financieros mensuales.

Ficha de Consejo Directivo con la solicitud de aprobación (trimestral y anual) o

Dirección General Adjunta de Finanzas Dirección de Contabilidad y Presupuesto,


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO conocimiento (mensual)

Gerencia de Contabilidad y Subgerencia de Información Contable


Ficha de Consejo Directivo con la solicitud de aprobación (trimestral y anual) o conocimiento (mensual)

2.17 ET prepara escritos y Gerente y Subgerente revisan o, en su caso, firman los escritos para enviar los estados financieros aprobados (trimestral y anual) o que se tomó conocimiento (mensual).

Escritos y estados financieros aprobados (trimestral y anual) o que se tomó conocimiento (mensual)



Escritos y estados financieros aprobados (trimestral y anual) o que se tomó conocimiento (mensual)

2.18 Director firma escrito y autoriza envío de los estados financieros aprobados (trimestral y anual) o que se tomó conocimiento (mensual).

Escritos y estados financieros formalizados



Escritos y estados financieros firmados

2.19 ET envía información aprobada (trimestral y anual) y/o que se tomó conocimiento (mensual) y actualiza control de envío de información.

Información que fue aprobada (trimestral y anual) y/o que se tomó conocimiento (mensual)

CNBV



2.20 ET solicita autorización a los organismos reguladores, en su caso, para reenviar la información definitiva.

Reportes regulatorios definitivos


3.0 Ejecución y verificación

Caso b) Respecto del trimestre

Áreas institucionales

Correos electrónicos/ escritos

3.1 Subgerente/ET reciben información para efectos de la difusión en Internet.

Información trimestral




3.2 Subgerente/ET integran, revisan y consolidan la información a difundir en Internet.





3.3 Director/Gerente revisan la información a publicar en Internet.




Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Subgerencia de Información Contable

Documento del artículo 180 Fracción I

3.4 Director firma el documento relativo al artículo 180 Fracción I y obtiene las firmas adicionales establecidas.

Documento del artículo 180 Fracción I

Direcciones que suscriben el reporte

Dirección de Contabilidad Presupuesto

Documento del artículo 180 Fracción I firmado

3.5 ET prepara archivo para la difusión en Internet.

Documento del artículo 180 Fracción I firmado




3.6 Consejo Directivo aprueba la difusión de la información en el portal de Internet.





3.7 ET incorpora la información en el portal de internet.

Portal de internet

Público en general


Estados financieros e información complementaria

3.8 Consejo Directivo aprueba la publicación de la información contable en un periódico de amplia circulación.





3.9 Subgerente envía correo electrónico con la fecha de publicación establecida por la Dirección de Contabilidad y Presupuesto.

Aviso de fecha de publicación

Gerencia Comunicación Social


Aviso de fecha de publicación

3.10 ET prepara escrito, estados financieros e información complementaria que se publicará.

Escrito y material para publicación




3.11 Director/ Gerente/Subgerente revisan el escrito y el proyecto del documento a publicar.





3.12 Subgerente envía escrito y material para publicación.

Material para publicación de estados financieros

Gerencia de Comunicación Social

4.0 Ejecución y verificación Caso c) Respecto del cierre del ejercicio Áreas institucionales

Información y notas a los estados financieros

4.1 Gerente/Subgerente reciben información para integrar las notas a los estados financieros.





4.2 ET revisa, integra y, en su caso, elabora las notas a los estados financieros.

Notas a los estados financieros



Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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4.3 Gerente/Subgerente revisan las notas a los estados financieros y, en su caso, emiten correcciones.





4.4 Una vez que el Director autoriza la información, el Gerente o Subgerente envían estados financieros y sus notas.

Estados financieros y sus notas

Auditores externos

Auditores externos

Dictamen contable, estados financieros y sus notas

4.5 Director de Contabilidad y Presupuesto recibe dictamen contable e instruye al Gerente o Subgerente el envío al organismo regulador.


Gerencia de Contabilidad/Subgerencia de Información Contable



4.6 Subgerente/ET envía la información al organismo regulador.


CNBV

Nota: Cuando se alude al concepto de estados financieros se entenderá que se trata de estados financieros consolidados cuando la Institución se encuentre sujeta a procesos de consolidación.

5.0 Control y seguimiento Organismo regulador

Escrito y correo electrónico

5.1 Se reciben observaciones y/o solicitudes de reenvío de información.





5.2 Gerente/Subgerente analizan el motivo de la solicitud e instruyen la corrección o aclaración que corresponda.





5.3 ET reenvía, en su caso, información con las correcciones solicitadas.

Información contable

Organismo regulador

Nota: En caso de ser necesario, personal de la Dirección de Contabilidad y Presupuesto coordinan respuesta con la Dirección de Contraloría Interna.



Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.2.1. Diagrama de flujo para la actualización y seguimiento del control interno contable.

a) Por las conciliaciones bancarias

b) Por la conciliación de saldos operativos - contables


1.1 Recibe estados de cuenta

1.2 Genera los reportes de saldos contables y descarga los estados de cuenta.

1.3 Concilia los movimientos de los Estados de Cuenta y determina las partidas de excepción.

1.4 Elabora las cedulas de conciliación bancaría.

Subgerente/ Experto o Especialista Técnico

1.5 Firman las cédulas de conciliación bancaría


1.6 Envía por correo las cédulas de conciliación bancaría firmadas

1.7 Prepara escrito para solicitar la confirmación de las cuentas

Director/Gerente/Subgerente/Experto o Especialista Técnico

1.8 Firman y/o rubrican el escrito.


1.9 Envía escrito firmado


2.1 Recibe información, valida y elabora conciliación.

Gerente/Subgerente

2.2 Revisan y envían la conciliación operativa - contable.

Director/Gerente/Subgerente/Experto o Especialista Técnico

2.3 Firman la conciliación.


2.4 Envía la conciliación a firma.

2.5 Recibe las cédulas de conciliación firmadas.

2.6 Genera archivo en PDF.

3

3

3


3.1 Concentra copia de las conciliaciones de las Subgerencias de Registro e Información Contable.


3.2 Revisan y actualizan Matriz de Control Interno Contable

Fin

Inicio


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.2.2. Tabla de actividades para la actualización y seguimiento del control interno contable. PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO

2.0 Actualización y seguimiento del control interno contable 1.0 Ejecución y verificación a) Por las conciliaciones bancarias Subgerencia de Sistema de Pago

Estados de cuentas bancarios

1.1 Experto/Especialista Técnico (ET) recibe estados de cuenta, en su caso, de los diversos bancos del país y del extranjero de la Institución.

Estados de cuenta bancarios



Portales de Internet y sistema contable

1.2 ET genera los reportes de saldos contables y, en su caso, accede a los portales de Internet de los bancos y descarga los estados de cuenta bancarios.

Estados de cuenta bancarios y reporte de saldos contables



Estados de cuentas bancarios y reporte de saldos contables

1.3 ET concilia los movimientos de los estados de cuenta con los registros contables, determina las partidas de excepción e informa a las áreas correspondientes.

Correo electrónico

Gerencia de Operación Financiera


Estados de cuenta bancarios y reporte de saldos contables.

1.4 ET elabora las cédulas de conciliación bancaria por cada cuenta vigente al cierre de mes.

Cédulas de conciliación bancaria



Cédulas de conciliación bancaria

1.5 Subgerente/ET firman las cédulas de conciliación bancaria.

Cédulas de conciliación bancaria firmadas



Cédulas de conciliación bancaria firmadas

1.6 ET envía correo electrónico con las cédulas de conciliación bancaria firmadas, relación de cuentas vigentes y reporte de partidas de excepción al cierre de mes.

Correo electrónico

Gerencia de Operación Financiera


Correo electrónico

1.7 ET prepara escrito para solicitar la confirmación de las cuentas vigentes, la apertura o cancelación de cuentas y la aclaración de las partidas de excepción al cierre de mes.




Escrito 1.8 Director/Gerente/Subgerente/ET firman y/o rubrican el escrito.

Escrito firmado Subgerencia de Información Contable


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30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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Escrito firmado 1.9 ET envía escrito firmado. Escrito firmado Dirección de Operaciones

2.0 Ejecución y Verificación

b) por la conciliación de saldos operativos - contables Dirección de Operaciones

Conciliación de cifras operativas - contables

2.1 ET recibe información, valida las cifras contables y elabora conciliación o en su caso identifica las variaciones.

Conciliación operativa- contable / reporte de variaciones

Gerencia de contabilidad/Subgerencia de Información Contable

Gerencia de contabilidad/Subgerencia de Información Contable

Conciliación operativa- contable

2.2 Gerente/Subgerente revisan la conciliación operativa – contable, se envía al área correspondiente para su revisión y visto bueno y, en su caso, se solicita la aclaración de las variaciones.

Conciliación operativa- contable / Reporte de variaciones

Dirección de Operaciones



2.3 El personal involucrados en la elaboración y revisión de las conciliaciones, firman las conciliaciones operativas - contables.





2.4 ET envía la conciliación a firma de las áreas institucionales correspondientes.





2.5 ET recibe las cédulas de conciliación debidamente firmadas.





2.6 ET genera archivo en PDF de las conciliaciones debidamente firmadas y se entregan para efecto de control interno.

Archivo digital Subgerencia de Información Contable

3.0 Control y Seguimiento Subgerencia de Información Contable


3.1 ET concentra copia de las conciliaciones realizadas en la Subgerencia de Registro Contable y original de las conciliaciones elaboradas en la Subgerencia de Información Contable.

Integración mensual de conciliaciones



Matriz de control interno contable

3.2 Subgerente/ET actualizan y revisan la Matriz de control interno contable.

Matriz de control interno contable




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30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.3.1. Diagrama de flujo para la atención de solicitudes de información.

a) Por las confirmaciones de saldos para efectos de

auditorías externas y de fiscalización

b) Por las solicitudes de las áreas institucionales

Director/Gerente

1.1 Reciben solicitud de confirmación de saldos


1.2 Revisa, valida la información y prepara respuesta

Subgerente/ Experto o Especialista Técnico

1.3 Rubrican respuesta.

Director/Gerente

1.4 Firman escrito de respuesta.


1.5 Envía respuesta.

Director/Gerente

2.1 Reciben solicitud de confirmación de saldos.


2.2 Revisa, valida y prepara respuesta


2.3 Rubrican escrito de respuesta.

Director/Gerente

2.4 Firman escrito de respuesta.


2.5 Envía contestación

3


3.1 Archiva y actualiza controles de respuesta.

Fin

3

3

Inicio


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.3.2. Tabla de actividades para la atención de solicitudes de información.

PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 3.0 Atención de solicitudes de información 1.0 Ejecución y verificación a) Por las confirmaciones de saldos para efectos de auditorías externas y de fiscalización. Áreas institucionales

Escrito con estados de cuenta u hojas de detalle de movimientos

1.1 Director/Gerente reciben las solicitudes de confirmación de saldos.





1.2 Experto/Especialista Técnico (ET) Revisa la información y la valida, en su caso, con los registros contables y prepara respuesta.

Escrito de respuesta y/o correo electrónico




1.3 ET rubrica escrito de respuesta y Subgerente rubrica y, en su caso, firma los escritos de respuesta.


Dirección de Contabilidad y Presupuesto/Gerencia de Contabilidad


Escrito de respuesta

1.4 Director/Gerente firman escrito de respuesta.

Escrito de respuesta firmado




1.5 ET envía contestación por correo ordinario y electrónico.

Escrito de respuesta firmado y/o correo electrónico

Despachos de auditoría externa y organismos de fiscalización

2.0 Ejecución y verificación b) Por las solicitudes de las áreas institucionales. Áreas institucionales

Escrito y/o correo electrónico

2.1 Director/Gerente reciben solicitud de confirmación de saldos.





2.2 ET Valida sí la información existe en los registros y expedientes de contabilidad y prepara respuesta.





2.3 ET rubrica escrito de respuesta y Subgerente rubrica y, en su caso, firma los escritos de respuesta.




Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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2.4 Director/Gerente firman escrito de respuesta.





2.5 ET envía contestación, tratándose de solicitudes del Sistema Interinsitucional de Atención a Autoridades (SITI_AA) la respuesta se envía por el Sistema de Gestión de Documentos (SIGEDO).

Escrito de respuesta firmado, correo electrónico y respuesta mediante sistema

Áreas Institucionales

3.0 Control y seguimiento Subgerencia de Información Contable

Acuse de respuesta

3.1 ET archiva acuses de recibo y actualiza los controles de respuestas enviadas.

Expedientes de atención




Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.4.1. Diagrama de flujo para la supervisión y certificación de estados de cuenta de operaciones crediticias.

Director/Gerente

1.1 Reciben Documentación y turnan a los contadores facultados.

Contadores Facultados por el Consejo Directivo

1.2 Revisan que las cifras contables coincidan con el Sistema Integral de Cartera y preparan escrito de respuesta.

Gerente/Subgerente

1.3 Revisan que los saldos coincidan con la documentación contable y rubrican o en su caso firman el escrito.

Director

1.4 Firma el escrito.


1.5 Entrega escrito

Contadores Facultados por el Consejo Directivo

2.1 Elabora correo electrónico para informar las observaciones


2.2 Controla expedientes y documentación.

Fin

Inicio

2

2


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.4.2. Tabla de actividades para la supervisión y certificación de estados de cuenta de operaciones crediticias.

PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 4.0 Supervisión y certificación de estados de cuenta de operaciones crediticias 1.0 Ejecución y verificación Gerencia de Operación Crediticia

Escritos de solicitud y estados de cuenta a certificar

1.1 Director/Gerente reciben documentación y turnan a los contadores facultados, por el Consejo Directivo de la Institución, para su atención.

Escritos de solicitud y estados de cuenta a certificar

Contadores facultados por la Institución para certificar estados de cuenta

Contadores facultados por la Institución para certificar estados de cuenta

Escritos de solicitud y estado de cuenta a certificar

1.2 Los contadores facultados revisan que las cifras coincidan con el registro contable y con el Sistema Integral de Cartera, si los datos son correctos procede con la certificación y Experto/Especialista Técnico (ET) elabora los escritos de respuesta.

Escritos de respuesta y estado de cuenta certificado



Escrito de respuesta y estado de cuenta certificado

1.3 Gerente/Subgerente revisan que los saldos presentados en los estados de cuenta elaborados por la Gerencia de Operación Crediticia coincidan con la documentación contable para la certificación de saldos, así mismo revisan y/o en su caso firman el escrito de respuesta.

Escritos de respuesta con estando de cuenta certificado


Dirección de Contabilidad y Presupuesto/ Gerente de Contabilidad

Escrito de respuesta y estado de cuenta certificado

1.4 Director firma el escrito. Escrito de respuesta con estado de cuenta certificado



Escrito de respuesta firmado y estado de cuenta certificado

1.5 ET entrega el escrito de respuesta con el estado de cuenta certificado

Escrito de respuesta con estado de cuenta certificado

Dirección de Operaciones/ Gerencia de Operación Crediticia/Subgerencia de Registro Contable

2.0 Control y Seguimiento Contadores facultados por la Institución para certificar estados de cuenta

Estado de cuenta con observaciones

2.1 ET elabora correo electrónico para informar las observaciones y, en su caso, se efectúen las aclaraciones y/o correcciones que correspondan.

Correo electrónico con observaciones

Área institucional solicitante


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO Contadores facultados por la Institución para certificar estados de cuenta

Estado de cuenta certificado

2.2 ET controla expediente de estados de cuenta certificados y documentación soporte.

Expediente Dirección de Contabilidad y Presupuesto/Gerencia de Contabilidad



Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.5.1. Diagrama de flujo para la administración funcional del sistema contable institucional.


1.2 Actualizan las pólizas en el sistema.

1.4 Modifica el catálogo de cuentas en el sistema.

1.5 Modifica el calendario en el sistema.

1.6 Carga los tipos de cambio de cierre mensual en el sistema.


2.1 Verifica la Correcta actualización en el sistema.

Fin

Inicio

2

2

Gerente de Contabiliad/Subgerentes

1.1 Instruyen la actualización de las pólizas contables fecha valor.

Gerente de Contabilidad/Subgerente de Normatividad

Contable

1.3 instruyen la modificación del catálogo de cuentas



Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.5.2. Tabla de actividades para la administración funcional del sistema contable institucional.

PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO 5.0 Administración funcional del sistema contable institucional 1.0 Ejecución y verificación Áreas Institucionales

Escritos y/o correo electrónico con la solicitud de actualización de pólizas

1.1 Gerente de Contabilidad o en su caso Subgerentes adscritos a la Gerencia de Contabilidad instruyen la actualización de las pólizas contables fecha valor.

Correo electrónico con la instrucción



Escritos y/o correo electrónico con la solicitud de actualización de pólizas

1.2 Experto/Especialista Técnico (ET) actualiza las pólizas contables en el sistema contable institucional.

Correo electrónico confirmando la actualización de pólizas

Gerencia de Contabilidad/Subgerencia de Normatividad Contable

Áreas Institucionales

Solicitud de modificación de catálogo de cuentas

1.3 Gerente de Contabilidad/Subgerente de Normatividad Contable, instruyen la modificación del catálogo de cuentas en el sistema contable institucional.

Correo electrónico con la solicitud de modificación al catálogo de cuentas



Correo electrónico y formato de modificación de cuentas

1.4 ET modifica el catálogo de cuentas en el sistema contable institucional.

Correo de confirmación de actualización de catálogo de cuentas

Gerencia de Contabilidad/Subgerencia de Normatividad Contable


Proceso diario

1.5 ET modifica el calendario del sistema contable institucional.

Sistema contable institucional actualizado

Áreas institucionales usuarias del sistema contable institucional


Correo electrónico

1.6 ET carga los tipos de cambio de cierre mensual (valorización Banxico) en el sistema contable institucional.

Sistema contable institucional actualizado y correo de confirmación


2.0 Control y Seguimiento Subgerencia de Información Contable

2.1 ET verifica la correcta actualización del sistema.

Sistema contable institucional actualizado




Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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IV.9.6.1. Diagrama de flujo para la atención de requerimientos de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia

6.1 Reciben el requerimiento y turnan para su atención.

Subgerente

6.2 Analiza los requerimientos y solicita al Experto / Especialista Técnico la documentación.

6.3 Desarrolla la respuesta con base en la documentación.

Gerente

6.4 Revisa respuesta y turna para autorización o en su caso firma

Director

6.5 Autoriza y firma, la respuesta.

Gerente

6.6 Entrega respuesta autorizada o en su caso turna al Subgerente

Director/Gerente

Subgerente

6.7 Solicita al ET gestionar la entrega de respuesta.


6.8 Entrega acuse original a la Dirección y guarda una copia en el expediente

Fin

Inicio


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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6.2 Subgerente analiza los requerimientos y solicita al Experto/Especialista Técnico (ET) la recopilación de la documentación requerida.





























Acuse de recibo


Acuse de recibo




Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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Sección V. Anexos

No Nombre Página

1 Términos y Definiciones 76

2 Lista de registros del Manual 77


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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Anexo 1. Términos y Definiciones

Para los efectos del presente manual, se entenderá por:

Termino Definición

BANOBRAS y/o el banco

Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.

BANXICO Banco de México CINIF Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera, A.C. CNBV Comisión Nacional Bancaria y de Valores DOF Diario Oficial de la Federación INEGI Instituto Nacional de Estadística y Geografía SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público

SIC Sistema Integral de Cartera

SICOFIN Sistema de Contabilidad Financiera SITI Sistema Interinstitucional de Transferencia de Información SITI- AA Sistema Interinstitucional de Transferencia de Información Atención a Autoridades


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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Anexo 2. Lista de Registros

No Registro Normatividad Contable

1 Aviso de modificación al catálogo de cuentas contables

2 Expediente de acuse

Registro Contable

1 Póliza Contable

2 Reporte individual de entrega de pólizas actualizadas en el periodo

3 Archivos con saldos mensuales contables

4 Escrito o correo electrónico de rechazo de la operación para registro contable

5 Escrito o correo electrónico de cierre concluido

6 Reporte general de pólizas actualizadas en el periodo

7 Correo electrónico de solicitud de pólizas faltantes

8 Escrito y/o correo electrónico de solicitud de microfilmación de pólizas

9 Formato (“Envío de documentos al archivo”) de solicitud de microfilmación de pólizas

10 Correo electrónico de solicitud de pólizas del archivo contable

11 Correo electrónico de autorización de consulta de pólizas

12 Vale (correo electrónico) firmado de retiro o consulta de documentación fuera del archivo

13 Control de consultas al archivo contable

14 Formato (“Envío de documentos al archivo”) de solicitud de resguardo de información al archivo general

15 Expediente de acuses del archivo contable

16 Bitácora de revisión de puntos de seguridad

17 Solicitud de confirmación de no adeudos

18

Oficios de requerimiento de organismos internos y externos de supervisión y vigilancia

19 Expediente de conciliaciones de cifras operativas - contables

20 Expediente de acuses de la Subgerencia de Registro Contable


Día Mes Año

30 06 2017





Presupuesto


Revisó: MAGB/SOO

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Información Contable

1 Estados financieros

2 Reportes regulatorios

3 Información a difundir en internet

4 Publicación en un periódico de amplia circulación

5 Notas a los estados financieros dictaminados

6 Conciliaciones de cifras operativas - contables

7 Conciliaciones bancarias

8 Estados de cuenta de operaciones crediticias certificados

9 Matriz de control interno contable

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