MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS...Manual de políticas y procedimientos de la CGAF....

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Manual de políticas y procedimientos de la CGAF.

COORDINACIÓN GENERAL ADMINSTRATIVA Y FINANCIERA

TESORERÍA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL DIRECCIÓN DE CONTADURÍA DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECÍFICOS DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS DIRECCIÓN DE PATRIMONIO UNIVERSITARIO

Septiembre de 2019


DIRECTORIO

José Eduardo Hernández Nava

Rector

Christian Jorge Torres Ortiz Zermeño

Secretario General

Juan Carlos Vargas Lepe

Coordinador General Administrativo y Financiero

Javier Jiménez Vaca

Tesorero

Celso Armando Avalos Amador

Director General de Recursos Humanos

Luz María Urzúa Escamilla

Directora General de Recursos Materiales

Ana Lilia Moreno Oseguera

Directora de Servicios Universitarios

Jesús Rafael Martínez Márquez

Director de Control Presupuestal

María de Lourdes González Virgen

Directora de Contaduría

María Guadalupe Corona Gaytán

Directora de Proyectos Especiales

Jorge Osvaldo Villegas Gutiérrez

Director de Proveeduría y Servicios


CONTENIDO

PRESENTACIÓN

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

PROCEDIMIENTOS POR DEPENDENCIA


PRESENTACIÓN

Como se marca en el Plan Institucional de Desarrollo 2018-2021 uno de los

principales ejes para el aseguramiento de la Gestión Institucional lo constituyen las

funciones de gobierno y la legislación universitaria, mismas que requieren la

vigencia de los órganos de gobierno de la Universidad de Colima y la realización de

las funciones que les confiere la Ley Orgánica y su reglamento respectivo, para la

constante actualización de la normativa.

Los sistemas de información y gestión integral de la calidad de la Universidad de

Colima, son herramientas estratégicas para la gestión institucional, que garantizan

la realización de procesos académicos y administrativos de calidad basados en la

mejora continua, la rendición de cuentas y la transparencia; atendiendo lo anterior

y con la finalidad de contribuir a la realización y mejora de las funciones de las áreas

sustantivas universitarias, la Coordinación General Administrativa y Financiera de

la Universidad de Colima, presenta el Manual de Políticas y Procedimientos para el

área de la gestión administrativa y financiera.

Para la elaboración de este documento fueron revisados los antecedentes respecto

a las actividades y funciones de las diferentes dependencias adscritas a esta

Coordinación y su normativa; así como el avance del Manual General de Políticas y

Procedimientos que elaboró y presentó la Coordinación General Administrativa y

Financiera en el año 2000.

Este manual contiene 67 procedimientos con los diagramas de flujo

correspondientes, que facilitan las actividades rutinarias y la toma de decisiones

para la realización de los procesos con calidad en el cumplimiento de los objetivos

estratégicos.


OBJETIVO GENERAL

Contar con un instrumento de apoyo a la gestión y administración de los recursos

financieros, humanos y materiales, que permita desempeñar las funciones y

responsabilidades de manera eficiente y eficaz al personal asignado en cada uno

de los puestos, en los diferentes centros de trabajo adscritos a la Coordinación

General Administrativa y Financiera de la Universidad de Colima.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Transparentar las funciones de la Coordinación General Administrativa y

Financiera y dependencias que la integran.

Sistematizar los procesos que se llevan a cabo en la Coordinación General

Administrativa y Financiera y sus Direcciones, con el fin de optimizar su

operatividad.

Determinar y facilitar las actividades relacionadas con las operaciones

administrativas financieras que se realizan en la institución.

Propiciar el aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y

tecnológicos.

Evitar la duplicidad de funciones.

Aumentar la eficiencia de los trabajadores, indicándoles lo que deben hacer

y cómo deben hacerlo.

Facilitar la interoperabilidad de los sistemas y el mejoramiento de los mismos

https://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml


PROCEDIMIENTOS POR DEPENDENCIA

1. COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

a. Procedimiento de solicitud, autorización y ejercicio de recursos

financieros

b. Procedimiento para la solicitud de servicios estudiantiles

c. Procedimiento para la solicitud de recursos financieros para el

pago de sinodales.

d. Procedimiento para la solicitud de presupuesto extraordinario

e. Procedimiento de solicitud de recursos financieros de posgrado

f. Procedimiento para la solicitud y manejo del fondo fijo de caja

g. Procedimiento de solicitud, ejercicio y comprobación de recursos

financieros por el arancel de servicio social universitario

h. Procedimiento de solicitud de otros ingresos para el pago

complementario de bienes

i. Procedimiento de pago mediante transferencia electrónica

j. Procedimiento de reintegro parcial de recursos financieros

k. Procedimiento de reintegro total, de recursos financieros

l. Procedimiento para la entrega de información financiera a las

delegaciones por parte de las unidades responsables.

m. Procedimiento para resguardar documentos financieros digitales

en las U.R

n. Procedimiento de solicitud de cambio de firmas, apertura y

cancelación de cuenta bancaria

o. Procedimiento para el control y registro contable de las cuotas de

recuperación con pago a través de ficha referenciada.

p. Procedimiento para el control y registro contable de las cuotas de

recuperación con pago en efectivo.

q. Procedimiento de sustitución de CFDI en FOABUC finalizado

r. Procedimiento de solicitud de recursos para compras

consolidadas


2. TESORERÍA

a. Procedimiento de dotación de formas valoradas a Delegaciones

b. Procedimiento de entero de contribuciones por retenciones de

ISR e IVA

3. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

a. Procedimiento de administración del expediente escolar en las

Delegaciones (Instructivo de trabajo)

b. Procedimiento de cambios de escuela

c. Procedimiento para la credencial universitaria (Trámite

complementario)

d. Procedimiento para la digitalización del expediente escolar en

delegación (Instructivo de trabajo)

e. Procedimiento para la emisión de boleta de calificaciones

f. Procedimiento para la emisión de certificado de estudios

g. Procedimiento para la evaluación extraordinaria

h. Procedimiento para las evaluaciones ordinarias

i. Procedimiento para las evaluaciones de regularización

j. Procedimiento para las evaluaciones parciales

k. Procedimiento para las inscripciones de reingreso a los niveles

educativos medio superior, superior y posgrado

l. Procedimiento para las inscripciones de primer ingreso a los

niveles educativos medio superior, superior y posgrado.

4. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

5. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES

a. Procedimiento de planeación, ejecución, entrega recepción de

infraestructura física

b. Procedimiento de mantenimiento correctivo (jurisdicción de la

DGRM y ocupa comprar material)

c. Procedimiento para mantenimiento Correctivo (jurisdicción de la

DGRM y ocupa material existente)


d. Procedimiento para mantenimiento Correctivo (sin jurisdicción de

la DGRM y ocupa comprar material)

e. Procedimiento para mantenimiento correctivo (solo mano de

obra)

f. Procedimiento para mantenimiento preventivo (no ocupa comprar

material)

g. Procedimiento para mantenimiento preventivo (ocupa comprar

material)

6. DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS

a. Procedimiento para el control de ingresos por concepto de

fuentes diversas de financiamiento administradas por la DIGESU.

b. Procedimiento de gestión de recursos financieros en

contribución al programa institucional de becas.

c. Procedimiento para el desarrollo de proyectos sostenibles que

permitan generar recursos financieros en áreas de oportunidad

administradas por la DIGESU

d. Procedimiento para el uso y observancia de las marcas

comerciales de la universidad de colima registradas ante el IMPI

e. Procedimiento para la administración de instalaciones

relacionadas con la DIGESU

f. Procedimiento para la gestión de convenios con proveedores

relacionados con la DIGESU

g. Procedimiento para la promoción y difusión de productos y

servicios administrados por la DIGESU.

h. Procedimiento para el control de ingresos por concepto de

fuentes diversas de financiamiento.

7. DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL

a. Procedimiento de registro contable y presupuestal de nómina

8. DIRECCIÓN DE CONTADURIA

a. Procedimiento de generación de estados financieros contables y

presupuestales institucionales.


b. Procedimiento de cancelación de (los) CFDI de proveedores en el

Buzón Tributario.

9. DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECÍFICOS

a. Procedimiento de comprobación financiera de recursos federales

sujetos a reglas de operación

10. DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS

a. Procedimiento para el proceso de adquisición

b. Procedimiento de registro de proveedores

11. DIRECCIÓN DE PATRIMONIO UNIVERSITARIO

a. Procedimiento de registro de bienes muebles

b. Procedimiento de baja de bienes muebles por robo o extravío

c. Procedimiento de baja de bienes muebles por destrucción

d. Procedimiento de baja de bienes muebles por inutilización

e. Procedimiento de baja de bienes muebles por renovación

f. Procedimiento de baja de bienes muebles por donación

g. Procedimiento de baja de bienes muebles por desincorporación

h. Procedimiento de entrega-recepción de bienes muebles por

cambio de titular

i. Procedimiento de entrega-recepción de bienes muebles por

cambio de RFC

j. Procedimiento toma física de inventarios

k. Procedimiento de transferencia de bienes muebles

l. Procedimiento de baja de bienes controlables

m. Procedimiento de registro de bienes controlables

n. Procedimiento de transferencia de bienes controlables

Manual de políticas y procedimientos de la CGAF. 11

1. COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Nombre del procedimiento

Fecha de

implementación Edición Clave Fecha de revisión

Procedimiento de solicitud, autorización y

ejercicio de recursos financieros. Marzo 2017 02 CGAF-0001 Agosto 2019


a. Procedimiento de solicitud, autorización y ejercicio de recursos financieros

6.- Desarrollo del procedimiento

6.1 Desarrollo

No. Responsable Actividad

6.1.1

Unidad responsable/ Secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables

Verificar que el proyecto de gastos esté debidamente incorporado al SGRF, con los ejes, objetivos, estrategias, líneas de acción, metas, acciones y conceptos programados y clasificados en los COG programados

En caso de encontrar inconsistencias comunicar vía correo electrónico a la DCP

Soporte documental: POA

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer los procedimientos y lineamientos para las solicitudes recursos financieros

de los presupuestos autorizados.

2 ALCANCE: Aplicable a todas las UR con presupuestos autorizados

3

DEFINICIONES: CGAF. Coordinación General Administrativa Y Financiera

DCP. Dirección de Control Presupuestal

SCA. Subcomité Central de adquisiciones

DSA. Direcciones de Servicios Administrativos

UR. Unidades responsables

SA. Secretarios administrativos, encargados o responsables de las funciones contables

SGRF. Sistema de gestión de recursos financieros

CRI. Clasificador por rubro de ingresos COG. Clasificador por objeto del gasto CFDI. Comprobante fiscal digital por internet FOABUC: Formato de adquisiciones, bienes de la universidad de Colima UMA: Unidad de medida y actualización DPS: Dirección de proveeduría y servicios

4 REFERENCIAS: Normativa Institucional Vigente

5

RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa Y Financiera Dirección de Control Presupuestal Tesorería Direcciones de Servicios Administrativos Subcomité Central de Adquisiciones Unidades responsables/ Secretarios administrativos encargados o responsables de las funciones contables


Fecha de





Proyecto de gastos Convenios

6.1.2 Dirección de Control Presupuestal

Atender el correo enviado por las UR, en el supuesto de existir inconsistencias y corregirlas Soporte documental: Correo electrónico Proyecto de gastos

6.1.3


Realizar en el SGRF la solicitud FOABUC de los recursos autorizados en el proyecto de gasto, eligiendo el “TIPO DE SOLICITUD” debidamente requisitada (ver anexo 5) Soporte documental:

Solicitud FOABUC CFDI Cotizaciones

6.1.4

Dirección de Control Presupuestal

Revisar y autorizar en el SGRF la solicitud FOABUC que cumpla con los requisitos. (ver anexo 5) En caso de no cumplir con los requisitos, rechaza la solicitud y hacer la observación respectiva Soporte documental: Solicitud FOABUC

6.1.5


Dar seguimiento a la solicitud FOABUC en el SGRF y si fue rechazada volver a realizar la solicitud solventando las observaciones Soporte documental: Solicitud FOABUC

6.1.6 Subcomité Delegacional de Adquisiciones

Revisar y autorizar en el SGRF la solicitud FOABUC que cumpla con los requisitos. (ver anexo 5) Rechazar la solicitud FOABUC señalando las causas de su improcedencia Soporte documental: Solicitud FOABUC

6.1.7 Subcomité Central de Adquisiciones

Elaborar dictamen y contrato de las solicitudes FOABUC cuando proceda (ver anexo 5) Enviar correo electrónico a la UR el contrato para que lo imprima y recabe la firma del titular y del proveedor Soporte documental: Contrato Dictamen


Fecha de





6.1.8

Coordinación General Administrativa y Financiera

Elaborar la orden de pago y realizar la transferencia del recurso a la Tesorería

Soporte documental:

Orden de pago Comprobante de la transferencia

6.1.9 Tesorería

Verificar la recepción de la transferencia y distribuir el recurso financiero a la UR Soporte documental:

Orden de Pago

Estado de cuenta bancario de la Tesorería en donde aparece el cargo por la transferencia de recursos

6.10

Subcomité Central de Adquisiciones

Elaborar dictamen y contrato cuando proceda y ponerlo a disposición de la UR en el SGRF Enviar correo electrónico a la UR el contrato para que lo imprima y recabe la firma del titular y del proveedor Soporte documental: Contrato Dictamen

6.11

Unidad Responsable (UR) /

Secretario Administrativo o

Encargado de las Funciones Contables

Imprimir el contrato en tres tantos a doble cara, recabar firma del titular de la UR y del proveedor y enviar por oficio a la Dirección de proveeduría y servicios para recabar las firmas Soporte documental: Contrato

6.12 Subcomité Central de Adquisiciones

(SCA)

Firmar el contrato y enviar a la UR Anexar en el SGRF dictamen y contrato firmados asociado al FOABUC Soporte documental: Contrato Dictamen

6.13

Unidad Responsable (UR) /

Secretario Administrativo o


Ejercer el recurso y comprobar en el SGRF la solicitud FOABUC, en caso de reintegro consultar el “Procedimiento de reintegros” Soporte documental:

CFDI

FOABUC

Dictamen

Contrato

Pólizas Copia de cheque o comprobante de transferencia electrónica


Fecha de





7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Los tipos de solicitud para la realización de FOABUC son las siguientes:

Directa: solicitud para el pago exclusivamente a nombre del proveedor. Deberá

contarse con el monto exacto de la adquisición, verificando previamente que el proveedor seleccionado se encuentre dado de alta en el SGRF. Afecta contablemente a un proveedor –persona física o moral. Este tipo de solicitud solo acepta reintegros totales

Procedimiento directo extranjeros: solicitud para el pago exclusivamente a nombre de un proveedor extranjero que será comprobado con un documento extranjero (invoice)

Reposición de gastos: se utiliza para reponer el recurso a determinada persona

(trabajador o estudiante) que ejerció el gasto previamente autorizado por el Director de la UR y que ya cuenta con CFDI. Para este tipo de solicitud no es posible efectuar reintegros parciales. Afecta contablemente a acreedor. Este tipo de solicitud no es autorizada cuando se solicite de un recurso federal

Gastos a comprobar: se utiliza cuando al responsable de la actividad se le da el recurso por anticipado para ejercer el gasto, ejemplo: comisión para asistir a la presentación de una ponencia. Para este tipo de solicitud deberá ser comprobada en los tres días posteriores al término de la comisión. Este es el único tipo de solicitud que acepta reintegros parciales. Afecta contablemente a un deudor y deberá anexar los formatos de gasto a comprobar

Caja chica: tipo de solicitud para generar el fondo de caja chica de la UR. Se apertura al inicio del ejercicio fiscal y se finaliza al término del mismo. Afecta contablemente a un deudor

Sinodalías: tipo de solicitud para el pago de nóminas de exámenes extraordinarios, regularización y recepcionales, asesoría complementaria que se cubren a los catedráticos por horas cada semestre. El cheque es expedido a nombre del Secretario Administrativo o Responsable de las Funciones Contables. Este tipo de solicitud solo aplica para planteles

Anticipo a proveedores: se usa para dar un anticipo cuando el proveedor así lo

requiera (40% máximo) según lo establece el Reglamento de adquisiciones de Bienes, Servicios y Arrendamiento de la Universidad de Colima. Afecta contablemente a un proveedor - persona física o moral

Finiquito de anticipo a proveedores: esta solicitud es para liquidar el restante que

se adeudaba y que comenzó como anticipo a proveedores. Afecta contablemente a un proveedor - persona física o moral

Honorarios servicios profesionales: se utiliza para el pago de servicios

profesionales amparados con recibo de honorarios, que implican retenciones de impuestos. Afecta contablemente a un proveedor - persona física o moral

Honorarios médicos y autores de artículos: se utiliza para el pago de servicios médicos o autores de artículos amparados con recibo de honorarios, que implican retenciones de impuestos. Afecta contablemente a un proveedor - persona física o moral


Fecha de





Honorarios extranjeros: se utiliza para el pago de servicios profesionales por honorarios pagados a extranjeros y que expiden un invoice, el secretario administrativo o encargado de las funciones contables deberá solicitar a la contaduría con el formato “RECIBO DE HONORARIOS PAGADOS A EXTRANJEROS” un recibo fiscal para la comprobación del pago, este tipo de pago genera una retención de ISR del 25%

Becas: solicitud para el pago de apoyos a becarios. Se deben relacionar los nombres

de los beneficiarios en la solicitud FOABUC y el pago deberá ser exclusivamente a nombre del beneficiario

Viáticos: se utiliza para el pago exclusivo de agencias de viajes por concepto de

viáticos (boleto aéreo, comisiones, hospedaje) con el fin de que permita la captura de proveedores distintos al seleccionado. Afecta contablemente a un proveedor - persona física o moral

Arrendamiento de bienes muebles: utilizado para el pago del uso de un bien

mueble en el que se entrega a cambio un recibo de arrendamiento. Afecta contablemente a un proveedor - persona física o moral

Autotransporte terrestre de carga: Asignaciones destinadas al pago de autotransporte tanto de mercancías que no requieren de equipo especializado y que normalmente se transportan en camiones de caja o en contenedores, como de aquellos productos que por sus características (líquidos, gases, etc.) requieren ser transportados en camiones con equipo especializado

7.1.2

Deberán especificar en las observaciones la justificación del gasto, mencionar nombre de quien lo ejerce, nombre del proveedor, fechas, lugares, periodos que abarca el gasto, motivos, unidades, tratándose de solicitudes tipo “REPOSICION DE GASTO” anexar los CFDI

7.1.3

Llenar los formatos de: Solicitud, recibo y comprobación de gastos a comprobar, tratándose de solicitud de “GASTOS A COMPROBAR” (ver anexo) En la solicitud FOABUC deberá adjuntar como evidencia el formato “Solicitud de gastos a comprobar” (Ver anexo)

7.1.4

El subcomité central de adquisiciones realiza dictamen cuando el monto de la solicitud FOABUC se encuentre en supuestos de conformidad con el Reglamento de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios y Arrendamientos de la Universidad de Colima, artículo 21 Fracción I, II y III

7.1.5

En las solicitudes iguales o mayores a 300 unidad de medida y actualización (UMA) más IVA conforme artículo 55 del Reglamento de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios y Arrendamientos de la Universidad de Colima, se debe elaborar contrato y deberán solicitarlo a la Dirección de Proveeduría y Servicios

7.1.6

Requisitos de las cotizaciones: las cotizaciones deberán ser en hoja membretada del proveedor y contener los requisitos siguientes:

Fecha

Cliente

Datos del proveedor: Nombre, denominación o razón social RFC Domicilio Número de teléfono

No. de cotización


Fecha de





Vigencia de la cotización

Correo electrónico

Nombre y firma del vendedor

Días de entrega del pedido después de ser aceptado

Condiciones de pago

Plazo y condiciones de la garantía

Descripción del bien o servicio a cotizar Precio unitario, IVA y total

7.1.7 Los proveedores deberán presentar FIANZA por los anticipos recibidos en caso que lo requieran y dicho anticipo no deberá ser superior al 40% del importe total del contrato.

7.1.8 La solicitud de adquisición de bienes muebles deberá ser directa y anexar cotización

7.1.9 La UR deberá verificar que el proveedor se encuentre registrado ante la DPS en solicitudes mayores a 300 UMA más IVA

7.1.10 El ejercicio de los recursos en las solicitudes directas deberá ser mediante transferencia bancaria, verificar el procedimiento de “Pago mediante transferencia electrónica”


Fecha de





8.- Anexos


Fecha de






Fecha de





9.- Diagrama de Flujo

Elaboró Revisó Aprobó Páginas

DSA Secretaria Técnica de la Coordinación General Administrativa y Financiera


10 de 10


Fecha de


Procedimiento para la solicitud de servicios

estudiantiles. Febrero 2013 02 CGAF-0002 Agosto 2019


b. Procedimiento para la solicitud de servicios estudiantiles


6.1 Desarrollo


6.1.1


Solicitar mediante oficio a la Secretaría Privada de Rectoría, el recurso financiero, anexándole el presupuesto correspondiente y las cotizaciones inherentes al caso. Soporte documental: POA Cotizaciones

6.1.2 Secretaría Privada de Rectoría

Acordar con el Rector, enviar a la CGAF y comunicar a la UR la solicitud autorizada

6.1.3

Unidad responsable/ Secretario administrativo, encargado o

Solicitar ampliación presupuestal en el SGRF del recurso autorizado por Rectoría, en la acción que corresponda especificando el número folio de autorización y fecha en que fue enviado a la Secretaría Privada de Rectoría, la solicitud de recursos Soporte documental:

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer los procedimientos y lineamientos para las solicitudes de servicios

estudiantiles


3




SA. Secretarios administrativos, encargados o responsables de las funciones contables


COG. Clasificador por objeto del gasto FOABUC: Formato de adquisiciones, bienes de la universidad de Colima POA: Programa operativo anual


5

RESPONSABLES: Secretaría Privada Coordinación General Administrativa Y Financiera Dirección de Control Presupuestal Unidades responsables/ Secretarios administrativos encargados o responsables de las funciones contables


Fecha de





responsable de las funciones contables

Ampliación presupuestal

6.1.4 Dirección de control presupuestal

Autorizar y verifica el COG en el SGRF de la solicitud de ampliación y En caso de ser rechazada la solicitud de recursos financieros, señalará la razón Soporte documental: Ampliación presupuestal

6.1.5


Autorizar en el SGRF la solicitud de ampliación En caso de ser rechazada la solicitud de recursos financieros, señalará la razón Soporte documental: Ampliación presupuestal

6.1.6


Solicitar el recurso mediante el SGRF conforme al “Procedimiento de solicitud de recursos financieros” Soporte documental: Solicitud FOABUC

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 La solicitud de ampliación será tipo “Servicios estudiantiles”


Fecha de





8.- Anexos





3 de 3


Fecha de






Fecha de


Procedimiento para la solicitud de recursos

financieros para el pago de sinodales. Febrero 2013 02 CGAF-0003 Agosto 2019


c. Procedimiento para la solicitud de recursos financieros para el pago de sinodales.

No. Descripción

1 OBJETIVO: Solicitar los recursos correspondientes para el pago de sinodales del semestre inmediato anterior a través del SGRF.

2 ALCANCE: Unidades responsables

3 DEFINICIONES: CGAF: Coordinación General Administrativa Y Financiera DCP: Dirección de Control Presupuestal DSA: Direcciones de Servicios Administrativos UR: Unidad Responsable SA: Secretarios Administrativos o Encargado de las Funciones Contables SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros CCT: Contrato Colectivo de Trabajo FOABUC: Formato de adquisiciones, bienes de la universidad de Colima POA: Programa operativo anual

4 REFERENCIAS: Normativa institucional aplicable.

5 RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa y Financiera Unidad responsable/ secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables Dirección de Control Presupuestal Subcomité Central de Adquisiciones Tesorería


6.1 Desarrollo


6.1.1

Unidad responsable/ secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables

Solicitar mediante el Sistema de Gestión de Recursos Financieros (SGRF), la ampliación presupuestal tipo “Sinodalías” del recurso correspondiente al semestre inmediato anterior.

Soporte documental:

Solicitud de la ampliación en el SGRF.


Fecha de






6.1.2

Coordinación General

Administrativa y Financiera

Verificar en el SGRF que el monto solicitado en la ampliación,

no exceda el disponible de la UR para este concepto.

Si procede autoriza la ampliación apareciendo el “concepto

nuevo” dentro de su POA.

En caso de rechazarla señalará en las observaciones las causas

de su improcedencia.

Soporte documental:

Concentrado de Ingresos Académicos de la CGAF.

Solicitud de la ampliación en el SGRF.

6.1.3

Unidad responsable/

secretario administrativo,

encargado o responsable de

las funciones contables

Solicitar en el SGRF, mediante FOABUC el recurso financiero como

tipo “Sinodalías”, anexando la nómina en el formato establecido para

tal fin, así como acta de consejo técnico.

Soporte documental:

Solicitud FOABUC en el SGRF.

Nómina de pago a sinodales firmada por el Titular de la UR y el

Secretario Administrativo y/o Encargado de las Funciones

Contables.

Acta de Consejo Técnico.

6.1.4

Dirección de Control

Presupuestal

Analizar en el SGRF la solicitud del FOABUC.

En caso d e s e r rechazada, señalar en las observaciones, las

causas de su improcedencia.

Soporte documental:


Nómina de pago a sinodales firmada por el Titular de la UR y el

Secretario Administrativo o Encargado de las Funciones Contables.

Acta de Consejo Técnico

En caso de ser rechazada, señalará en el apartado de observaciones

las causas de su improcedencia.


Fecha de






6.1.5

Subcomité Central de

Adquisiciones

Verificar la solicitud FOABUC.

En caso de ser rechazada, señalar en las observaciones el motivo

de improcedencia.

Soporte documental:


Nómina de pago a sinodales firmada por el titular de la UR y el

secretario administrativo/ encargado de las funciones contables.

6.1.6



Elaborar la orden de pago y realizar la transferencia del recurso

a la Tesorería

Soporte documental:

Orden de pago

Comprobante de la transferencia.

6.1.7

Tesorería

Verificar la recepción de la transferencia y distribuir el recurso

financiero a la UR. Asigna recurso a la UR

Soporte documental:

Orden de pago

Estado de cuenta bancario de la Tesorería General donde aparece

el cargo por la transferencia de recursos

6.1.8 Unidad responsable/




Verificar la transferencia electrónica de los recursos financieros a la

UR, y elaborar el cheque nominativo a nombre del secretario

administrativo, encargado o responsable de las funciones

contables, por el importe del FOABUC.

Soporte documental:

Estado de cuenta bancario de la UR, donde se muestra el depósito

efectuado.

Solicitud FOABUC.

Cheque nominativo

Nómina de pago a sinodales firmada por el Titular de la UR y el secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables

Acta de Consejo Técnico.


Fecha de










Efectuar el cobro del cheque y entregar a cada uno de los sinodales el importe correspondiente, recabando su firma en la nómina, así como fotocopia de su credencial de elector.

Soporte documental:

Nómina de pago a sinodales firmada por el Titular de la UR y el secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables y por los sinodales beneficiarios.

Fotocopia de la credencial de elector de los sinodales

beneficiarios.

Acta de Consejo Técnico

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Se considera el pago de s inoda les a los profesores que aplican exámenes extraordinarios, regularización, recepcionales y asesorías complementarias.

7.1.2

El pago a los profesores que rebasen el índice de reprobación (cláusula 66) del Contrato Colectivo de Trabajo (CCT), se hará previa autorización del Consejo Técnico.

7.1.3

De conformidad con el Contrato Colectivo de Trabajo (CCT) se pagará solo a los profesores por horas.

7.1.4

Para la elaboración de la nómina de pago a sinodales, la Unidad Responsable (UR) / Secretario Administrativo y/o Encargado de las Funciones Contables se sujetará a lo siguiente:

7.4.1 Utilizar el formato autorizado para la elaboración de la nómina de pago a sinodales. 7.4.2 Calcular el pago por catedrático de acuerdo a los aranceles emitidos por la

Coordinación General Administrativa y Financiera (CGAF) y las cláusulas correspondientes del Contrato Colectivo de Trabajo, vigentes en la Institución.

7.4.3 El pago de exámenes extraordinarios, regularización y a s e s o r í a s

c o m p l e m e n t a r i a s , se realizará de acuerdo al total de alumnos que pagaron y presentaron el examen correspondiente; tomando como referencia los reportes de evaluaciones finales firmados y sellados que fueron emitidos por la Dirección de Administración Escolar de cada Delegación y el anexo de calificaciones finales. Para los exámenes recepcionales, el pago será por alumno titulado de acuerdo al acta de examen.

7.4.4 No se deberán incluir los exámenes no presentados.

7.4.5 La nómina deberá ser firmada por el Titular y Secretario Administrativo o


Fecha de





No. Descripción

Encargado de las Funciones Contables con el sello del plantel. 7.4.6 Anexar como soporte documental: nómina firmada y sellada por el Titular,

Secretario Administrativo o Encargado de las Funciones Contables del plantel y por cada profesor que recibe el pago, copia de la credencial de elector por cada beneficiario, así como copia del Acta de Consejo Técnico.

7.1.5

Los plazos para la solicitud de pago a sinodales estarán sujetos a:

7.5.1.1 Exámenes extraordinarios y de regularización: Durante el mes inmediato

posterior (30 días naturales) a la fecha de entrega del reporte de evaluaciones finales, firmado y sellado por parte de la UR a la Delegación correspondiente, de acuerdo al calendario de actividades del SICEUC establecido por la Dirección General de Administración Escolar.


Fecha de





8.- Anexos

8.1


Fecha de









7 de 7


Fecha de


Procedimiento para la solicitud de presupuesto

extraordinario Febrero 2013 02 CGAF-0004 Septiembre 2017


d. Procedimiento para la solicitud de presupuesto extraordinario

No. Descripción

1 OBJETIVO: Estandarizar la forma de solicitar el presupuesto extraordinario en todas las UR de la Universidad de Colima.

2 ALCANCE: UR de la Universidad de Colima

3 DEFINICIONES: CGAF: Coordinación General Administrativa Y Financiera DCP: Dirección de Control Presupuestal DSA: Direcciones de Servicios Administrativos UR: Unidad Responsable SA: Secretarios Administrativos o Encargado de las Funciones Contables SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros CRI: Clasificador por Rubro de Ingresos POA: Programa Operativo Anual FOABUC: Formato de adquisiciones, bienes de la universidad de Colima

4 REFERENCIAS: Normativa institucional aplicable.

5 RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa y Financiera Tesorería Delegación correspondiente Dirección de Control Presupuestal Unidad responsable/ secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables Subcomité Central de Adquisiciones

6.-Desarrollo del procedimiento

6.1 Desarrollo


6.1.1

Unidad responsable/ secretario

administrativo, encargado o

responsable de las funciones

contables

Enviar oficio de solicitud de presupuesto extraordinario a Rectoría, con copia a la CGAF y a la Delegación correspondiente, detallando el monto, tipo de gasto y su justificación. Soporte documental: Oficio a Rectoría.


Fecha de






6.1.2




contables

Solicitar en el SGRF, mediante “Ampliación presupuestal de tipo extraordinario, detallar en las observaciones, la justificación del gasto, el número de oficio y fecha en que fue enviada la solicitud a Rectoría.

Soporte documental:

Ampliación presupuestal en el SGRF.


Revisar en el SGRF las ampliaciones presupuestales

solicitadas por la UR.

En caso de ser rechazado se hará la observación respectiva.

Soporte documental:

Ampliaciones en el SGRF.

6.1.4



Acordar con el Rector la viabilidad de la solicitud y si es

procedente autorizar la “Ampliación presupuestal de tipo

extraordinario”, en caso de que no proceda señalar la razón de

la improcedencia.

6.1.5




contables

Solicitar, ejercer y comprobar en el SGRF la(s) solicitud(es)

FOABUC de los recursos autorizados, anexando en su caso

las cotizaciones respectivas; conforme al procedimiento

administrativo de “Solicitud, autorización, asignación y

ejercicio de recursos financieros.

Soporte documental:

Solicitud FOABUC

Pólizas

Contrato

Dictamen

Comprobantes fiscales

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Actividad

7.1.1

Se consideran recursos extraordinarios (ampliaciones presupuestales); todos aquéllos gastos no previstos en el proyecto de las Unidades Responsables, por razones emergentes y estrictamente indispensables para el funcionamiento de la UR. La autorización de esta ampliación se sujetará a la aprobación por parte de Rectoría y a la disponibilidad de recursos financieros institucionales


Fecha de





7.1.2 Aun y cuando presupuestalmente el recurso sea autorizado, estará sujeto a la disponibilidad de recursos financieros en la Institución

7.1.3

Los compromisos con proveedores y/o prestadores de servicios, que correspondan a este tipo de recursos, deberán efectuarse una vez, que se cuente con la transferencia efectuada por la Tesorería.

7.1.4 Una vez autorizada la ampliación, no se podrá realizar modificaciones al concepto.

8.- Anexos





3 de 3


Fecha de


Procedimiento de solicitud de recursos

financieros de posgrado Febrero 2013 02 CGAF-0005 Agosto 2019


e. Procedimiento de solicitud de recursos financieros de posgrado

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la solicitud de recursos financieros de

posgrado.

2

ALCANCE: Planteles de educación superior que ofrezcan posgrados.

3

DEFINICIONES:

COG: Clasificador por Objeto del Gasto.

CGAF: Coordinación General Administrativa y Financiera

DGES: Dirección General de Educación Superior.

DGRH: Dirección General de Recursos Humanos.

POA: Programa Operativo Anual.

PTC: Profesores de Tiempo Completo.

UR: Unidad responsable

FOABUC: Formato de adquisiciones, bienes de la universidad de Colima

4 REFERENCIAS:

Normativa institucional aplicable.

5 RESPONSABLES:


Unidad responsable/ secretario administrativo, encargado o responsable de las

funciones contable.

Dirección General de Recursos Humanos

Dirección General de Educación Superior



6.1 Desarrollo


6.1.1 Unidad Responsable/ Titular Elaborar la propuesta de la planta docente del nivel posgrado

de acuerdo a los formatos especificados por la DGRH, donde

se detalla el presupuesto para el semestre de honorarios,

viáticos y combustible.

6.1.2 Unidad Responsable/ Titular Enviar a la DGES la planta docente y presupuesto para su

revisión y visto bueno.

6.1.3 Dirección General de Educación

Superior

Revisar la planta docente y verificar que el presupuesto solicitado sea congruente, si existen observaciones informar a la UR correspondiente.

6.1.4 Unidad Responsable/ Titular Atender las observaciones señaladas por la DGES y enviar

nuevamente.


Fecha de







Superior

Enviar original de la planta docente y presupuesto a la DGRH

aprobada, firmada y sellada por la DGES. Dejando una copia

para su resguardo.

6.1.6 Dirección General de Recursos

Humanos

Revisar y determinar los importes a pagar a los profesores por

hora de la institución vía nómina, al finalizar el semestre previa

notificación de la UR.

6.1.7 Dirección General de Recursos

Humanos

Enviar a la CGAF y a la DGES, el oficio especificando el

presupuesto autorizado para la UR, detallando el monto

correspondiente a honorarios a profesores externos, viáticos y

combustible.


Superior

Regresar copia a la UR de la planta docente y presupuesto

aprobada, firmada y sellada por la DGES.

6.1.9 Coordinación General


Comunicar al titular de la UR vía telefónica o correo

electrónico, el presupuesto autorizado correspondiente a los

conceptos de: honorarios a profesores externos, viáticos y

combustible para que lo solicite mediante ampliación

presupuestal en el SGRF.

6.1.10 Unidad responsable/ secretario



contable.

Solicitar en el SGRF, la ampliación presupuestal en la acción

que corresponda; seleccionando el tipo de ampliación

“Posgrado” detallando en las observaciones el semestre al

que corresponde.



Validar la ampliación presupuestal de la UR, de acuerdo a los

montos y conceptos de gastos autorizados según oficio

enviado por la DGRH.



Autorizar en el SGRF la solicitud que proceda, apareciendo el

“concepto nuevo”. En caso de ser rechazada, señalará en las

observaciones las causas de improcedencia.


Fecha de









contable.


FOABUC de los recursos autorizados, anexando en su caso

las cotizaciones respectivas; conforme al procedimiento

administrativo de “Solicitud, autorización, asignación y

ejercicio de recursos financieros”.

Soporte documental:

Solicitud FOABUC

Pólizas

Contrato

Dictamen


7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

En razón de que los programas de posgrado deben ser autofinanciables, el presupuesto que se realice no deberá exceder el importe que se planea obtener por los mismos.

7.1.2

Por la naturaleza de sus funciones los PTC, quedan excluidos del pago de honorarios por la impartición de materias de posgrado.

7.1.3 En la elaboración de la planta docente y presupuesto de la UR, deberán participar: el Titular, Coordinador (es) de Posgrado y el Secretario Administrativo o Encargado de las Funciones Contables

7.1.4 Los recursos de posgrado deben utilizarse únicamente en los conceptos de: honorarios, viáticos (hospedaje, alimentación y pasajes) y combustible, considerando el COG.

7.1.5 Del concepto de viáticos quedan excluidos los siguientes conceptos: gastos personales, bebidas alcohólicas, cigarros, tarjetas telefónicas pre pagadas, propinas, llamadas telefónicas y otros gastos como obsequios, pago de visas, exceso de equipaje, servicios médicos y medicamentos, así como todos aquellos gastos que no estén considerados en dicho concepto

7.1.6 Dentro del presupuesto deberán considerarse para el pago de honorarios nacionales o extranjeros, los impuestos correspondientes

7.1.7 Una vez que el profesor haya concluido la materia impartida, el titular de la UR deberá notificarlo mediante oficio a la DGRH

7.1.8 La solicitud de recursos para el pago de honorarios, procederá una vez que el profesor haya concluido la materia

7.1.9 Cuando se considere transporte aéreo se deberá pagar sólo la clase turista o económica. Los gastos de traslado deberán ser únicamente para el profesor, sin acompañantes

7.1.10 En caso de honorarios para extranjeros la UR solicita a la Dirección de Contaduría la expedición del comprobante fiscal, mediante el formato recibo de honorarios pagados a extranjeros


Fecha de





8.- Anexos





4 de 4


Fecha de


Procedimiento para la solicitud y manejo de

fondo fijo de caja Febrero 2013 02 CGAF-0006 Agosto 2019


f. Procedimiento para la solicitud y manejo del fondo fijo de caja

No. Descripción

1 OBJETIVO: Establecer los procedimientos y lineamientos para la solicitud y manejo del Fondo

Fijo de Caja


3

DEFINICIONES: CGAF. Coordinación General Administrativa Y Financiera DSA. Direcciones de Servicios Administrativos UR. Unidades Responsables FOABUC: Formato de adquisiciones de bienes de la Universidad de Colima CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet POA: Programa Operativo Anual SGRF: Sistema de gestión de recursos financieros COG: Clasificador por objeto de gasto


5

RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa Y Financiera Direcciones de Servicios Administrativos Unidades Responsables/Secretarios Administrativos Encargados o Responsables de las Funciones Contables


6.1 Desarrollo


6.1.1


Solicitar en el SGRF el importe autorizado por concepto de Fondo Fijo de Caja conforme al procedimiento “Solicitud, autorización, asignación y ejercicio de los recursos financieros”

6.1.2


Expedir el cheque por el importe de la solicitud FOABUC a nombre del Titular o del Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables Elaborar “Carta Responsiva del Fondo Fijo de Caja” a nombre del responsable del manejo de Fondo Fijo de Caja Soporte documental: Cheque


Fecha de






Carta Responsiva del Fondo Fijo de Caja

6.1.3

Unidad Responsable/ Titular o Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables

Cobrar cheque y firmar la “Carta Responsiva del Fondo Fijo de Caja” Soporte documental: Carta Responsiva del Fondo Fijo de Caja

6.1.4


Administrar y solicitar en el SGRF el rembolso del recurso durante el ejercicio Soporte documental:

FOABUC de reposición

6.1.5


Comprobar al cierre del ejercicio en el SGRF con los CFDI el importe del monto de Fondo fijo de caja. En caso de reintegro realizar conforme al “Procedimiento de reintegro parcial de recursos financieros” Soporte documental: CFDI

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

El concepto de fondo fijo de caja deberá estar considerado en la elaboración del Programa Operativo Anual con cargo al techo presupuestal de la UR solicitando el FOABUC en el COG 38000 Gastos de orden ceremonial y social

7.1.2 De no haberse considerado en el POA se deberá realizar la creación del concepto y adecuación interna

7.1.3 El tipo de solicitud deberá ser “ Caja Chica” y nombre del Titular o Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables

7.1.4

Al momento de recibir el cheque de Fondo Fijo de Caja, el responsable debe firmar el formato “Carta Responsiva del Fondo Fijo de Caja” anexado a la póliza de cheque, en el que se obliga y compromete hacer uso del fondo de acuerdo a los criterios señalados para tal fin

7.1.5

El Fondo Fijo de Caja representa el monto asignado a la UR en dinero, durante el ejercicio

fiscal que corresponda, para cubrir gastos imprevistos y no programados.


Fecha de





No. Descripción

Gastos no permitidos: honorarios, becas, remuneraciones al personal (ordinarias y/o extraordinarias), bienes muebles, así como gastos que deben ser cubiertos con otros recursos sujetos a reglas de operación

7.1.6

Cuando se realice cambio de Titular o Secretario Administrativo, Encargado o Responsable

de las Funciones Contables, se deberá renovar la “Carta Responsiva del Fondo Fijo de

Caja”

7.1.7

El Fondo Fijo de Caja podrá ser cancelado por las siguientes situaciones:

• Al cierre del ejercicio fiscal. • Cambio o baja definitiva del responsable del manejo del fondo (en el

proceso de entrega – recepción). Existiendo la posibilidad de cambiar el

responsable a través de la actualización de la “Carta Responsiva del

Fondo Fijo de Caja”

• Uso indebido del recurso. • A petición del titular de la UR.

7.1.8 La Contraloría General podrá efectuar un arqueo de caja de dicho fondo. En caso de haber faltantes de dinero o comprobantes improcedentes se aplicará lo estipulado en el formato “Carta Responsiva del Fondo Fijo de Caja.


Fecha de





8.- Anexos


Fecha de









5 de 5


Fecha de


Procedimiento de solicitud, ejercicio y

comprobación de recursos financieros por el

arancel de servicio social universitario

Marzo 2017 02 CGAF-0007 Agosto 2019


g. Procedimiento de solicitud, ejercicio y comprobación de recursos financieros por el arancel de servicio social universitario

No. Descripción

1 OBJETIVO: Solicitar, ejercer y comprobar recursos derivados del arancel de servicio

social universitario.

2 ALCANCE: Es aplicable para todas las UR que realicen cobros del arancel de servicio social y dependencias beneficiadas con dicho recurso.

3 DEFINICIONES: CGAF: Coordinación General Administrativa Y Financiera

● DGSSYPP: Dirección General de Servicio Social y Práctica Profesional ● DCP: Dirección de Control Presupuestal ● DGEMS: Dirección General de Educación Media ● DGES: Dirección General de Educación Superior ● TG: Tesorería

DSA: Dirección de Servicios Administrativos UR: Unidad Responsable SA: Secretarios Administrativos o Encargado de las Funciones Contables SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros CRI: Clasificador por Rubro de Ingresos POA: Programa Operativo Anual FOABUC: Formato de adquisiciones, bienes de la universidad de Colima

4 REFERENCIAS: Proyecto del gasto de servicio social por UR Oficio de autorización de recurso por la DGSSYPP

5 RESPONSABLES: Dirección de Control Presupuestal Dirección General de Educación Media y Superior Dirección General de Educación Superior Tesorería Direcciones de Servicios Administrativos Dirección General de Servicio Social y Práctica Profesional

Unidad responsable/ titular/ secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contable


6.1 Desarrollo


6.1.1 Dirección General de

Servicio Social y Prácticas Profesionales

Informar vía correo electrónico a la UR el saldo autorizado por el arancel de servicio social universitario. Soporte documental: Correo electrónico


Fecha de








6.1.2

Unidad responsable/ secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contable.

Elaborar y enviar el proyecto de gasto en el formato establecido y de acuerdo al monto autorizado por la DGSSYPP, distribuido en una o más partidas de gasto y recabar en dicho formato la firma del Titular y del SA, al correo [email protected]. Soporte documental: Proyecto del gasto


Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Imprimir el proyecto de gasto de la UR y autorizar, recabando la firma del titular de la DGSSYPP y del titular de la dirección del nivel (DGEMS o DGES). En caso de no ser autorizado, notificar vía correo electrónico a la UR para que realice las correcciones respectivas y repita el paso 6.1.2. Soporte documental: Proyecto del gasto


Servicio Social y Prácticas Profesionales

Enviar al correo [email protected], [email protected] y a la UR correspondiente, notificación de la autorización anexando el proyecto de gasto. Soporte documental: Proyecto del gasto

6.1.5


Solicitar en el SGRF las ampliaciones presupuestales con el tipo “servicio social” de acuerdo al proyecto de gasto autorizado. Soporte documental: Ampliaciones en el SGRF

6.1.6


Revisar en el SGRF las ampliaciones presupuestales solicitadas por la UR de acuerdo al proyecto de gasto autorizado. En caso de ser rechazado se hará la observación respectiva. Soporte documental: Ampliaciones en el SGRF



Autorizar en el SGRF las ampliaciones presupuestales solicitadas por la UR de acuerdo al proyecto de gasto autorizado. En caso de ser rechazado se hará la observación respectiva. Soporte documental: Ampliaciones en el SGRF

6.1.8

Unidad responsable/ secretario administrativo,

Solicitar, ejercer y comprobar en el SGRF la(s) solicitud(es) FOABUC de los recursos autorizados en el proyecto de gasto, anexando en su caso las cotizaciones respectivas; conforme al

mailto:[email protected]




Fecha de








encargado o responsable de las funciones contables.

procedimiento administrativo de “solicitud, autorización, asignación y ejercicio de recursos financieros”. Soporte documental:

Solicitud FOABUC

Pólizas

Contratos

Dictamen


6.1.10

Titular de la UR

Realizar reunión con el Secretario Administrativo o Encargado de las Funciones Contables y jefes de grupo del plantel, para presentar “Reporte de compras por donaciones voluntarias de servicio social universitario” asignados a la UR y elaborar “ACTA INFORMATIVA POR LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CON RECURSOS DE SERVICIO SOCIAL” que deberá ser firmada por todos los participantes Soporte documental:

Acta informativa firmada “Reporte de compras por donaciones voluntarias de servicio social universitario”

6.1.11


Enviar al correo electrónico [email protected]. para la comprobación del recurso lo siguiente:

Acta informativa por la adquisición de bienes y servicios con recursos de servicio social

Reporte de compras por donaciones voluntarias de servicio social universitario

Comprobantes fiscales. Soporte documental:

Acta informativa



6.1.12

Dirección General de Servicio Social y Prácticas

Profesionales

Revisar la comprobación de los recursos de servicio social autorizados a la UR. En caso de tener alguna inconsistencia, solicitar vía correo electrónico a la UR el cumplimiento respectivo. Soporte documental:



Fecha de








Acta informativa



7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Actividad

7.1.1 Los recursos de servicio social deberán ser destinados para la adquisición de bienes o servicios que se relacionen directamente con el beneficio de los estudiantes.

7.1.2

Los bienes muebles adquiridos con estos recursos deberán tener la leyenda “adquirido con recursos de servicio social”.


Fecha de







8.- Anexos

8.1


Fecha de







8.2


Fecha de







UNIVERSIDAD DE COLIMA

DIRECCION GENERAL DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICA PROFESIONAL REPORTE DE COMPRAS POR DONACIONES VOLUNTARIAS DE SERVICIO SOCIAL

UNIVERSITARIO

PLANTEL: SEMESTRE

NOMBRE DEL COORDINADOR:

ACTIVIDAD O CONCEPTO IMPORTE

NO. DE FACTURA

NOMBRE DEL PROVEEDOR

UBICACIÓN FISICA DEL BIEN ADQUIRIDO

TOTAL EJERCIDO $ -


Fecha de











8 de 8


Fecha de


Procedimiento de solicitud de otros ingresos

para el pago complementario de bienes Noviembre 2018 02 CGAF-0008 Agosto 2019


h. Procedimiento de solicitud de otros ingresos para el pago complementario de bienes

No. Descripción

1 OBJETIVO: Solicitar recursos derivados de otros ingresos para complementar el pago de bienes, cuando el importe autorizado no sea suficiente para la compra

2 ALCANCE: Es aplicable para todas las UR que reciban este tipo de recursos

3







5

RESPONSABLES Coordinación General Administrativa y Financiera

● Dirección de Control Presupuestal Unidades Responsables / Secretarios administrativos, encargado o responsable de las funciones contables Trabajador


6.1 Desarrollo


6.1.1


Acordar con el trabajador, responsable de la adquisición del bien la diferencia de recurso que tendrá que cubrir para que realice el depósito a la cuenta bancaria correspondiente

6.1.2 Trabajador

Depositar o transferir a la cuenta 65-501549825 “Universidad de Colima Tesorería”, el importe del complemento para el pago del bien y entregar el comprobante del depósito a la UR Soporte documental: Recibo bancario o de transferencia

6.1.3

Unidad responsable/ Secretario administrativo,

Notificar por correo electrónico a la Tesorería el depósito del recurso, anexando copia del recibo bancario para su conocimiento y disposición del recurso


Fecha de





encargado o responsable de las funciones contables

Soporte documental: Recibo bancario o de transferencia

6.1.4


Elaborar el proyecto de gasto “Otros Ingresos” y enviar al correo electrónico “[email protected] a la Dirección de Control Presupuestal para su alta en el SGRF En caso de ser rechazado se hará la observación respectiva Soporte documental: Proyecto electrónico


Realizar el alta en el SGRF el proyecto del gasto Soporte documental: Proyecto en el SGRF

6.1.6


Realizar en el SGRF la solicitud de los recursos de conformidad con el “Procedimiento de solicitud, autorización, asignación y ejercicio de los recursos financieros” Soporte documental: Solicitud FOABUC

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Este procedimiento será utilizado cuando los recursos para adquirir un bien no son suficiente y el trabajador, responsable de la adquisición y que será beneficiada con el uso del bien desea aportar la diferencia para adquirir el bien

7.1.2 El registro de bienes está sujeto a los procedimientos institucionales de la Dirección de Patrimonio Universitario

7.1.3 Solicitar los FOABUC de manera simultánea para el pago total de los bienes

7.1.4 En la solicitud FOABUC complemento se debe señalar que es un bien inventariable


Fecha de





8.- Anexos





3 de 3


Fecha de


Procedimiento para el pago mediante

transferencia electrónica Marzo 2017 02 CGAF-0009 Agosto 2019


i. Procedimiento de pago mediante transferencia electrónica

No. Descripción

1 OBJETIVO: Mostrar el procedimiento para pago mediante transferencia electrónica

2 ALCANCE: Es aplicable para todas las Unidades Responsables (UR) de la Universidad de Colima

3

DEFINICIONES: CGAF: Coordinación General Administrativa Y Financiera DCP: Dirección de Control Presupuestal DSA: Direcciones de Servicios Administrativos UR: Unidad Responsable SA: Secretarios Administrativos o Encargado de las Funciones Contables SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros FOABUC: Formato de adquisiciones, bienes de la universidad de Colima

CFDI. Comprobante fiscal digital por internet

4 REFERENCIAS: Normativa institucional aplicable

5

RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa y Financiera Unidad Responsable/Titular/Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables


6.1 Desarrollo


6.1.1


Verificar que el recurso de la solicitud FOABUC se encuentre depositado en la cuenta bancaria de la UR. Soporte documental: Estado de cuenta bancario

6.1.2


Elaborar el formato “AUTORIZACION PARA PAGO MEDIANTE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA” y entregar al titular de la UR para su autorización. Soporte documental: formato “AUTORIZACION PARA PAGO MEDIANTE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA


Fecha de





6.1.3 Unidad Responsable / Titular.

Autorizar el formato de transferencia bancaria para que el Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables realice el pago al proveedor Soporte documental: formato “AUTORIZACION PARA PAGO MEDIANTE TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA

6.1.4


Elaborar transferencia bancaria del pago al beneficiario, imprimiendo el recibo de transferencia emitido por la institución bancaria Soporte documental: recibo de transferencia

6.1.5


Ingresar al SGRF y genera la póliza de egreso del FOABUC registrando el folio de operación de la transferencia Soporte documental: Póliza de egreso

6.1.6


Finalizar en el SGRF el FOABUC con los CFDI respectivos Soporte documental: CFDI

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

El formato “AUTORIZACION PARA PAGO MEDIANTE TRANSFERENCIA BANCARIA” deberá ser previamente autorizado por el titular para realizar la transferencia

7.1.2

El acuse de transferencia emitido por la institución bancaria debe ser firmado por el titular y el Secretario Administrativo o Encargado de las Funciones Contables

7.1.3

El formato “AUTORIZACION PARA PAGO MEDIANTE TRANSFERENCIA BANCARIA podrá ser elaborado por asignación de Tesorería o por el día en que se realizará la transferencia(s).

7.1.4

Solo aplicará para transferencias electrónicas nacionales


Fecha de





8.- Anexos


Fecha de









4 de 4


Fecha de


Procedimiento de reintegro parcial de recursos

financieros Febrero 2013 02 CGAF-0010 Agosto 2019


j. Procedimiento de reintegro parcial de recursos financieros

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer los procedimientos y lineamientos para los reintegros parciales de recursos financieros


3

DEFINICIONES: CGAF: Coordinación General Administrativa Y Financiera UR: Unidades Responsables SA: Secretarios Administrativos, Encargados o Responsables de las Funciones Contables FOABUC: Formato de adquisiciones de bienes de la Universidad de Colima CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet

SGRF: Sistema de gestión de recursos financieros


5

RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa Y Financiera Tesorería Unidades Responsables/ Secretarios Administrativos Encargados o Responsables de las Funciones Contables


6.1 Desarrollo


6.1.1

Estudiante /

trabajador / persona externa física

Entregar al Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables los CFDI por la comprobación parcial de los recursos recibidos para su comisión Soporte documental: CFDI

6.1.2




Recibir y verificar los CFDI entregados por el estudiante / trabajador persona externa física e informar el importe a depositar en la cuenta de la UR, por el recurso no comprobado Soporte documental: CFDI

6.1.3

Estudiante / trabajador / persona

externa física

Depositar en la cuenta de la UR el importe del recurso no comprobado y entregar ficha de depósito al Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables Soporte documental: CFDI Ficha de depósito bancaria


Fecha de






6.1.4




Elaborar cheque o realizar transferencia electrónica según corresponda, por el importe del recurso a reintegrar Soporte documental: Cheque Recibo de transferencia

6.1.5




Finalizar con los CFDI en el SGRF la solicitud FOABUC y generar el reintegro parcial registrando el número de cheque o transferencia electrónica por el recurso no comprobado Soporte documental: FOABUC de reintegro

6.1.6




Enviar mediante oficio con el formato establecido de reintegro parcial, anexando el cheque o recibo de la transferencia y el FOABUC de reintegro Soporte documental: Oficio FOABUC de reintegro Cheque Recibo de Transferencia

6.1.7


Administrativa y Financiera/Tesorería

Recibir oficio con sus anexos y finalizar en el SGRF el FOABUC de reintegro. En caso de inconsistencia se hace la observación respectiva a la U.R Soporte documental: Oficio FOABUC de reintegro Cheque Recibo de Transferencia

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Reintegros parciales de recursos del Programa Operativo Anual:

Los reintegros parciales se realizarán mediante transferencia electrónica a la CGAF en la cuenta 65-50413946-0 UNIVERSIDAD DE COLIMA RECTORIA CGAF

El oficio de reintegros deberá ser enviado a la CGAF en el formato establecido, adjuntando el FOABUC y el acuse de transferencia

7.1.2 Reintegros parciales de recursos de programas federales con reglas de operación:


Fecha de





No. Descripción

Los reintegros parciales se realizarán a la Tesorería mediante cheque expedido a nombre de BANCO SANTANDER MEXICO SA D FID CONCENTRADORA

El oficio de reintegros parciales deberá ser enviado a la Tesorería en el formato establecido adjuntando el cheque

Los cheques no deberán ser depositados por las U.R

7.1.3 El reintegro parcial procederá solo en FOABUC de gastos a comprobar y Caja Chica cuando no se realice la comprobación total

7.1.4

El reintegro parcial NO aplica para otros tipos de solicitud


Fecha de





8.- Anexos


Fecha de






Fecha de









7 de 7


Fecha de


Procedimiento de reintegro total, de recursos

financieros. Febrero 2013 02 CGAF-0011 Agosto 2019


k. Procedimiento de reintegro total, de recursos financieros

No. Descripción

1 OBJETIVO: Establecer los procedimientos y lineamientos para los reintegros totales de recursos financieros


3

DEFINICIONES: CGAF. Coordinación General Administrativa Y Financiera DSA. Direcciones de Servicios Administrativos UR. Unidades Responsables SA. Secretarios Administrativos, Encargados o Responsables de las Funciones Contables FOABUC: Formato de adquisiciones de bienes de la Universidad de Colima CFDI: Comprobante Fiscal Digital por Internet SGRF: Sistema de gestión de recursos financieros


5

RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa Y Financiera Tesorería Unidad Responsable /Secretarios Administrativos, Encargados o Responsables de las Funciones Contables


6.1 Desarrollo


6.1.1


Verificar que el recurso de la solicitud FOABUC se encuentre depositado en la cuenta bancaria de la UR

6.1.2


Elaborar cheque o realizar trasferencia electrónica según corresponda, por el total del recurso a reintegrar Soporte documental: Cheque Recibo de Transferencia

6.1.3

Unidad responsable/ secretario administrativo, encargado o

Realizar en el SGRF el reintegro total registrando el número de cheque o trasferencia electrónica Soporte documental:


Fecha de







Oficio FOABUC de reintegro

6.1.4


Enviar por oficio con el formato establecido de reintegro total, anexando el cheque o recibo de la transferencia y el FOABUC de reintegro Soporte documental: Oficio FOABUC de reintegro Cheque Recibo de Transferencia

6.1.5

Coordinación General Administrativa y Financiera/Tesorería

Recibir oficio con sus anexos, y finalizar en el SGRF el FOABUC de reintegro En caso de inconsistencia se hace la observación respectiva a la U.R Soporte documental: Oficio FOABUC de reintegro Cheque Recibo de Transferencia

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Reintegros totales de recursos del Programa Operativo Anual:

Los reintegros totales se realizarán mediante transferencia electrónica a la CGAF en la cuenta 65-50413946-0 UNIVERSIDAD DE COLIMA RECTORIA CGAF

El oficio de reintegros deberá ser enviado a la CGAF en el formato establecido, adjuntando el FOABUC y el acuse de transferencia

7.1.2

Reintegros totales de recursos de programas federales con reglas de operación:

Los reintegros totales se realizarán a la Tesorería mediante cheque expedido a nombre de BANCO SANTANDER MEXICO SA D FID CONCENTRADORA

El oficio de reintegros totales deberá ser enviado a la Tesorería en el formato establecido adjuntando el cheque

Los cheques no deberán ser depositados por las U.R

7.1.3

El reintegro total procederá en los siguientes casos:

FOABUC duplicado

FOABUC con error en importes


Fecha de





No. Descripción

FOABUC no comprobado en su totalidad

FOABUC con cambio de proveedor FOABUC por cancelación de compra

7.1.4

El reintegro total aplica en todos los tipos de solicitud


Fecha de





8.- Anexos


Fecha de






Fecha de









6 de 6


Fecha de


Procedimiento para la entrega de información

financiera a las delegaciones por parte de las

unidades responsables.



l. Procedimiento para la entrega de información financiera a las delegaciones por parte de las unidades responsables.

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la generación y entrega de la información financiera a las delegaciones por parte de las unidades responsables

2

ALCANCE: Es aplicable para todas las unidades responsables de la institución

3




SA. Secretarios administrativos, encargados o responsables de las funciones

contables


CRI. Clasificador por rubro de ingresos


4 REFERENCIAS: Normativa institucional vigente

5 RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa Y Financiera Direcciones de Servicios Administrativos Unidades responsables/ Secretarios administrativos encargados o responsables de las funciones contables


6.1 Desarrollo


6.1.1

Unidad

responsable/ Secretario



Imprimir, firmar y sellar la información del mes que será entregada a su Delegación (titular y secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables):

Balanza de comprobación general.

Conciliación (es) bancaria (s).

Anexo (s) a la conciliación bancaria Estado (s) de cuenta (s) bancaria (s)

6.1.2

Unidad

Responsable/ Secretario

Entregar la información financiera a la Delegación correspondiente, dentro de los tres días hábiles posteriores al mes inmediato anterior:


Fecha de











Conciliación (es) bancaria (s).

Anexo (s) a la conciliación bancaria

Estado (s) de cuenta (s) bancaria (s)

6.1.3 Direcciones de

Servicios Administrativos

Recibir y revisar que la información financiera cumpla con las políticas establecidas

En caso de detectar errores o discrepancia en la información financiera, solicitar a la UR las correcciones

6.1.4

Direcciones de Servicios

Administrativos

Escanear y guardar la información financiera en archivo digital. Concluido el proceso anterior, se deberán devolver a la UR, los documentos originales

6.2 Información por cierre del ejercicio

6.2.1

Direcciones de

Servicios Administrativos

Generar en el SGRF los procedimientos de cierre del ejercicio

6.2.2

Unidad




Generar en el SGRF los reportes contables por cierre:

Estado de situación financiera

Estado de actividades


Balanza de comprobación por clasificador por

rubro de Ingresos.

Reportes que se incorporen en fechas posteriores.

6.2.3

Unidad responsable/

Secretario administrativo, encargado o


Imprimir, firmar y sellar la información de cierre que será entregada a su Delegación (titular y secretario administrativo, encargado y/o responsable de las funciones contables):


Balanza de comprobación por Clasificador por

Rubro de Ingresos.



Reportes que se incorporen en fechas posteriores

6.2.4

Unidad


Entregar la información financiera a la Delegación correspondiente, dentro de la fecha indicada por su DSA.



Fecha de












Balanza de comprobación por clasificador por

rubro de Ingresos.

Reportes que se incorporen en fechas posteriores

6.2.5

Direcciones de Servicios

Administrativos

Realizar los pasos 6.1.3 y 6.1.4.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

El titular de la UR, deberá verificar que la información financiera se genere, imprima y entregue dentro del plazo establecido

7.1.2 La información referida deberá generarse a ultimo nivel

7.1.3

La información financiera mensual, deberá entregarse a la Delegación, dentro de los primeros tres días hábiles del mes inmediato siguiente al que corresponda

7.1.4

El cumplimiento en la entrega de información, implica la finalización de los FOABUC en tiempo y forma y la captura de bienes inventaríales; así como la reposición o sustitución de reportes, en caso de ser requerido por el DSA

7.1.5

Es responsabilidad del secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables, revisar que la información generada sea correcta y en caso de requerirlo, solicitar apoyo al DSA correspondiente para efectuar alguna corrección, aclaración o resolver dudas respecto a la misma

7.1.6

El secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables deberá verificar lo siguiente:

Comprobar que los saldos iniciales de la Balanza General del mes, coincidan

con los finales del mes inmediato anterior; en caso de no coincidir, será necesario revisar las balanzas por

CRI para detectar las diferencias

Verificar que las sumas iguales (de los cargos y abonos), de cada balanza

general y por CRI coincidan

Constatar que la suma de las cuentas de último nivel, coincidan con la del nivel

inmediato superior

Revisar que el saldo en bancos de la(s) conciliación(es) bancaria(s) de la(s)

cuenta(s), coincida con el de la Balanza General y sus Auxiliares Generales

Comprobar que el saldo total de los Reportes de Auxiliares de Deudores;

Anticipo a Proveedores y Acreedores, concuerde con el de la Balanza General

Verificar que las sumas de los saldos deudores y acreedores de las Balanzas

por CRI, sea igual al saldo deudor y acreedor de la Balanza General

Revisar que los saldos de las cuentas puente (Cuentas por Cobrar por Transferencias Internas y Deudas por Adquisición de Bienes y Contratación de


Fecha de







No. Descripción

Servicios), queden saldados

Así mismo, deberá verificar que los saldos finales del ejercicio sean correctos y coincidan con los saldos iniciales del ejercicio inmediato posterior

7.1.7

El secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables, deberá guardar la información conforme al “Procedimiento para resguardar documentos financieros digitales en las UR” y conforme a las leyes vigentes de la materia


Fecha de







8.- Anexos





5 de 5


Fecha de


Procedimiento para resguardar documentos

financieros digitales en las U.R. Marzo 2016 02 CGAF-0013 Agosto 2019


m. Procedimiento para resguardar documentos financieros digitales en las U.R

No. Descripción

1

OBJETIVO: Resguardar documentos financieros electrónicos en las UR

2

ALCANCE: Es aplicable para todas las UR de la institución

3

DEFINICIONES:

CGAF. Coordinación General Administrativa Y Financiera


UR. Unidades Responsables

SA. Secretarios Administrativos Encargados y/o Responsables de las Funciones

Contables


4 REFERENCIAS:

Normativa Institucional Vigente

5 RESPONSABLES:

Coordinación General Administrativa Y Financiera

Direcciones de Servicios Administrativos

Unidad responsable/ secretario administrativo, encargado o responsable de las

funciones contable


Fecha de






6.1 Desarrollo


6.1.1 Unidad Responsable/ Secretario

Administrativo o Responsable de las Funciones Contables.

Crear en su equipo de cómputo lo siguiente:

1. Una carpeta general con el nombre de su unidad Responsable (UR.) y año.

2. Una subcarpeta con el número y nombre de cada uno de los meses del año.

3. En la subcarpeta de cada mes del año creará subcarpetas con los nombres de cada tipo de documentos digitales a respaldar que son los siguientes:

FOABUC

ESTADOS FINANCIEROS

ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

Soporte documental:

Carpetas electrónicas en el equipo de cómputo u otra unidad de

almacenamiento segura.

6.1.2

Unidad Responsable/ Secretario Administrativo o Responsable de las Funciones Contables.

Ingresar al Sistema de Gestión de Recursos Financieros

(SGRF), en la opción “Descarga de archivos”, seleccionar :

CRI: Todos,

FECHA: (Mes a descargar)

FILTRAR POR: Fecha documento

BUSCAR

DESCARGAR: Todos

Soporte documental:

Archivos digitales


Fecha de







Administrativo o Responsable de

las Funciones Contables.

Copiar los archivos descargados a la carpeta FOABUC

previamente creada.

Soporte documental:

Carpetas electrónicas


Administrativo o Responsable de

las Funciones Contables

Generar y respaldará en la carpeta nombrada Estados

Financieros los reportes contables y presupuestales a que hace

referencia el “Procedimiento de entrega de información

financiera a las Delegaciones por parte de las unidades

responsables” como son:



Balanza de comprobación general

Balanza de comprobación por Clasificador por Rubro de

Ingresos

Auxiliares generales

Estado del ejercicio del presupuesto de egresos

En caso de existir movimientos en el mes: Auxiliares de

deudores, acreedores, anticipo a proveedores

Conciliación (es) bancaria (s)

Estado (s) de cuenta (s) bancaria (s)n

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 El secretario administrativo, encargado o responsable de las Funciones Contables respaldará en

la carpeta nombrada Estados Financieros los archivos digitales que las Delegaciones entreguen

escaneados

a que hace referencia el “Procedimiento de entrega de información financiera a las Delegaciones


Fecha de





No. Descripción

por parte de las unidades responsables”.

7.1.2 El secretario administrativo, encargado o responsable de las Funciones Contables respaldara los primeros tres días hábiles de cada mes los documentos electrónicos del mes inmediato anterior con la finalidad de tener resguardo en la Unidad Responsable (UR).

7.1.3 El secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables, deberá conservar los respaldos de todos los archivos digitales mensuales y anuales, correspondientes a su UR hasta el momento de ser reemplazado de su puesto, los cuales deberán ser proporcionados en el acta entrega- recepción.

8.- Anexos


Fecha de









5 de 5


Fecha de


Procedimiento de solicitud de cambio de

firmas, apertura y cancelación de cuenta

bancaria

Diciembre 2015 02 CGAF-0014 Agosto 2019


n. Procedimiento de solicitud de cambio de firmas, apertura y cancelación de cuenta bancaria

No. Descripción

1

OBJETIVO: Mostrar el procedimiento para solicitud de cambio de firmas, apertura y cancelación de cuenta bancaria

2 ALCANCE: Es aplicable para todas las Unidades Responsables (UR) de la Universidad de Colima.

3

DEFINICIONES: ●

CGAF: Coordinación General Administrativa Y Financiera UR: Unidad Responsable SA: Secretarios Administrativos o Encargado de las Funciones Contables

4 REFERENCIAS: Normativa institucional aplicable

5

RESPONSABLES: Rectoría Coordinación General Administrativa y Financiera Unidad Responsable/Titular/Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables


6.1 Desarrollo


6.1.1


Identificar el tipo de trámite que es necesario efectuar ante la institución bancaria:

1. Cambio de firmas autorizadas en la cuenta bancaria de la UR: procede en caso de cambio o nuevo nombramiento de Titular o Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables

2. Apertura de cuenta bancaria: se solicita para la

administración de recursos financieros previa instrucción de la CGAF o Tesorería


Fecha de




bancaria




Cancelación de cuenta bancaria: el trámite se efectúa cuando se concluye con la comprobación de los recursos administrados en la cuenta o por instrucciones de la CGAF o la Tesorería

6.1.2


Elaborar y enviar a la CGAF el oficio que corresponda según el trámite a efectuar, utilizando los formatos establecidos para tal fin

Soporte documental: • Oficio. • Copia de nombramiento expedido a la persona a la cual

se autorizará la firma • Copia de la credencial de elector de la persona a la cual

se autorizará la firma

6.1.3


Recibe el oficio de la Unidad Responsable y lo dirige a la Rectoría para su autorización

Soporte documental: • Oficio • Copia de nombramiento expedido a la persona a Ia cual se

autorizará la firma

Copia de la credencial de elector de la persona a la cual se autorizará la firma

6.1.4 Rectoría

Autorizar el trámite solicitado, a través de oficio firmado por el Rector y el Tesorero dirigido a la institución bancaria y enviar el oficio a la CGAF para que a través de esta dependencia se efectúe el trámite ante la institución bancaria.

• Soporte documental:

Oficio.

6..1.5



Enviar el oficio a la institución bancaria correspondiente.

Soporte documental:

• Oficio. • Copia de nombramiento expedido a la persona a la cual

se autorizará la firma. Copia de la credencial de elector de la persona a la cual se autorizará la firma.

6.1.6


Efectuar el trámite solicitado y comunicar a la Unidad Responsable la fecha en que deberá acudir a la Institución Bancaria para la conclusión del mismo

Soporte documental: Correo electrónico.


Fecha de




bancaria




6.1.7


Atender indicaciones de la institución bancaria y finalizar el trámite. En caso de apertura y cancelación de cuenta comunicar mediante correo a la Dirección de Contaduría para la actualización de la base de datos en el Sistema de Gestión de Recursos Financieros.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción


Fecha de




bancaria



8.- Anexos


Fecha de




bancaria




Fecha de




bancaria







7 de 7


Fecha de


Procedimiento para el control y registro

contable de las cuotas de recuperación con

pago a través de ficha referenciada

Febrero 2013 02 CGAF-0015 Agosto 2019


o. Procedimiento para el control y registro contable de las cuotas de recuperación con pago a través de ficha referenciada.

No. Descripción

1 OBJETIVO: Estandarizar el control de las cuotas de recuperación pagadas a través de ficha referenciada.

2 ALCANCE: Estudiante / trabajador / persona externa física o moral.

3 DEFINICIONES: DCP: Dirección de Control Presupuestal DC: Dirección de Contaduría DSA: Direcciones de Servicios Administrativos FOABUC: Formato para la adquisición de bienes de la Universidad de Colima SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros UR: Unidad Responsable COG: Clasificador por objeto del gasto CRI: Clasificador por rubro de ingreso FOABUC: Formato de adquisiciones, bienes de la universidad de Colima POA: Programa operativo anual

4 REFERENCIAS: Normativa vigente institucional

5 RESPONSABLES: Dirección de Control Presupuestal Dirección de Contaduría Dirección de Servicios Administrativos Estudiante / trabajador / persona externa física o moral Unidad responsable/ secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables


6.1 Desarrollo


6.1.1

Estudiante / trabajador / persona externa física o moral.

Solicitar al Secretario Administrativo o encargado de las Funciones

Contables de la UR, la ficha referenciada para realizar el pago

correspondiente.


Fecha de








6.1.2

Unidad responsable/




Emitir a través del SGRF, la ficha referenciada.

Soporte Documental:

Ficha referenciada emitida en el SGRF, que detalla: Nombre y/o razón social, de quien realiza el pago.

Tipo de cuota de recuperación. Cantidad.

Monto unitario.

Monto total

6.1.3

Estudiante / trabajador /

persona externa física o

moral

Realizar el pago en la institución bancaria

Soporte Documental:

Ficha bancaria.

6.1.4

Unidad responsable/




Solicitar mediante ampliación presupuestal en el SGRF del 90%, del recurso financiero previamente concentrado, señalando el destino de los recursos, fecha y monto a ejercer.

Soporte Documental:

Solicitud en el SGRF de ampliación presupuestal que señala:

6.1.5


Revisar en el SGRF las ampliaciones presupuestales solicitadas

por la UR.

En caso de ser rechazado se hará la observación respectiva.

Soporte documental:

Ampliaciones en el SGRF



Autorizar la solicitud de ampliación presupuestal en el SGRF. En

caso de no ser autorizada explicar motivo.


Fecha de













FOABUC de los recursos autorizados, anexando en su caso las

cotizaciones respectivas; conforme al procedimiento

administrativo de “Solicitud, autorización, asignación y ejercicio de

recursos financieros”.

Soporte documental:

Solicitud FOABUC

Pólizas

Contratos

Dictamen


7.- Criterios

7.1.- Políticas

No. Actividad

7.1.1

Todas las cuotas de recuperación que generen las UR, deberán ser recaudadas a través de fichas referenciadas emitidas en el SGRF, a nombre del alumno, trabajador, persona física o moral que efectúe el pago correspondiente.

8.- Anexos


Fecha de











4 de 4


Fecha de




pago en efectivo.



p. Procedimiento para el control y registro contable de las cuotas de recuperación con pago en efectivo.

No. Descripción

1 OBJETIVO: Estandarizar el control de las cuotas de recuperación pagadas en efectivo

2 ALCANCE: Estudiante / trabajador / persona externa física o moral

3 DEFINICIONES: CGAF: Coordinación General Administrativa Y Financiera DCP: Dirección de Control Presupuestal DSA: Direcciones de Servicios Administrativos UR: Unidad Responsable SA: Secretarios Administrativos o Encargado de las Funciones Contables SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros FOABUC: Formato de adquisiciones, bienes de la universidad de Colima

4 REFERENCIAS: Normativa vigente institucional

5 RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa y Financiera Unidad responsable/ secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables Estudiante / trabajador / persona externa física o moral


6.1 Desarrollo


6.1.1

Estudiante / trabajador / persona externa física o moral

Realizar el pago, por la entrada al evento o por el servicio prestado

por la Unidad Responsable

6.1.2

Unidad responsable/




Entregar en el momento de pago al Estudiante / trabajador / persona externa física o moral el recibo de pago o boleto correspondiente

Soporte Documental:

Recibo de pago con los requisitos descritos en el numeral 2 de criterios.


Fecha de




pago en efectivo.




6.1.3

Unidad responsable/




Recabar la parte del recibo o boleto, que corresponda a la UR y determinar el monto total a depositar en la cuenta bancaria concentradora, por evento o día, detallando esta información en un archivo electrónico de Excel.

Soporte Documental:

Archivo electrónico de Excel detallando:

Encabezado (U. de C., Unidad Responsable, evento o servicio prestado). Folio de cada recibo, monto y fecha. Monto total recabado (que debe coincidir con la suma del total de recibos). Firma del director y secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables Sello de la UR.

En caso de existir cortesías o descuentos (INSEN, estudiantes) y de los cuales se hubiera entregado un recibo foliado, éstos se deberán anexar a la relación, señalando el nombre de la persona o dependencia a la que fue asignado e identificando los tipos de descuentos aplicados.

Se deberán anexar en hojas tamaño carta, los recibos y/o boletos

pegados en orden consecutivo, sin que falte ninguno de los folios.

6.1.4

Unidad responsable/




Generar ficha referenciada en el Sistema de Gestión de Recursos Financieros, a nombre de la UR y depositar el monto total

Soporte Documental:

Ficha referenciada.

Ficha referenciada emitida en el SGRF, que detalla:

Nombre y/o razón social, de quien realiza el pago. Tipo de cuota de recuperación. Cantidad Monto unitario Monto total Ficha bancaria

6.1.5

Unidad responsable/




Enviar mediante correo electrónico el corte de los boletos vendidos, indicando ingresos recabados y boletos de cortesía y de descuento a la delegación correspondiente; así como la ficha de depósito de los ingresos escaneada.


Fecha de




pago en efectivo.








Elaborar proyecto señalando objetivo, meta y acción a la cual será aplicado el recurso financiero y solicitar mediante correo a control presupuestal alta del mismo.

Soporte documental:

Proyecto en formato electrónico.


secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables

Solicitar mediante ampliación presupuestal en el SGRF el 90 % del recurso depositado, indicando el o los conceptos del gasto en el que se ejercerá dicho recurso.



Autorizar la solicitud de ampliación presupuestal en el SGRF.

En caso de no ser autorizada explicar motivo.






FOABUC de los recursos autorizados, anexando en su caso las

cotizaciones respectivas; conforme al procedimiento administrativo

de “Solicitud, autorización, asignación y ejercicio de recursos

financieros”.

Soporte documental:

Solicitud FOABUC

Pólizas

Contratos

Dictamen


7.- Criterios

7.1.- Políticas

No. Actividad

7.1.1 Todas las cuotas de recuperación que generen las UR por pagos en efectivo, deberán ser deberán ser depositadas a la cuenta concentradora a través de fichas referenciadas emitidas en el SGRF, a nombre de la UR, persona física o moral.

7.1.2

En caso de que exista la necesidad de efectuar cobros en efectivo por concepto de entradas a eventos culturales, académicos u otros servicios, se deberá entregar a la persona que efectúa el pago, un recibo impreso integrado en dos partes, una desprendible para su entrega y otra para el control interno de la UR, con los siguientes requisitos:

Encabezado: Universidad de Colima. Logotipo de la institución.


Fecha de




pago en efectivo.



No. Actividad

Nombre de la Unidad Responsable. Nombre del evento o servicio.

Número de Folio.

Fecha.

Monto cobrado con número.

Monto cobrado con letra

7.1.3 Los recibos mencionados en el punto 2, deben estar autorizados por la Delegación Regional de su adscripción, conformo a lo siguiente: 1. Enviar mediante oficio el total de boletaje, por lo menos con 5 días hábiles de

anticipación al evento o prestación de servicios

2. La Delegación a través de la Dirección de Servicios Administrativos, validará dichos documentos colocando un sello en cada uno de ellos

3. La Delegación regresará los boletos a la UR en un plazo máximo de 2 días hábiles

7.1.4

Una vez transcurrido el evento o servicio prestado, el recurso recabado en efectivo deberá depositarse a la cuenta de la UR y posteriormente concentrarlo a través de ficha referenciada, en un plazo de 5 (cinco) días hábiles posterior al evento

7.1.5 Toda la información generada será sujeta a revisión, por parte de las instancias correspondientes en posteriores auditorías, inspecciones físicas durante los eventos o durante la prestación de los servicios


Fecha de




pago en efectivo.



8.- Anexos





5 de 5


Fecha de


Procedimiento de sustitución de CFDI en

FOABUC finalizado. Marzo 2019 01 CGAF-0017


q. Procedimiento de sustitución de CFDI en FOABUC finalizado

No. Descripción

1 OBJETIVO: Establecer los procedimientos para la sustitución de CFDI en FOABUC finalizados


3 DEFINICIONES: CFDI: Comprobante Fiscal Digital Impreso RFC: Registro Federal del Contribuyente UR: Unidades Responsables FOABUC: Formato de Adquisición de Bienes de la Universidad de Colima

DSA: Director de Servicios Administrativos

4 REFERENCIAS:

5 RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa y Financiera Directores de Servicios Administrativos Unidad Responsable /Titular/ Secretarios Administrativos, Encargados o Responsables de las Funciones Contables


6.1 Desarrollo


6.1.1


Aplicar proceso de comprobación de vigencia de los CFDI asociados al FOABUC y se envía reporte a los DSA el primer día hábil de cada mes.

6.1.2

Directores de Servicios Administrativos

Enviar a los Secretario Administrativo o Encargado de las Funciones Contables la relación de CFDI cancelados.

6.1.3


Solicitar al proveedor la sustitución del CFDI cancelado.


Solicitar al DSA la sustitución en el SGRF por el nuevo CFDI mediante correo electrónico.


Fecha de


Procedimiento de sustitución de CFDI en

FOABUC finalizado. Marzo 2019 01 CGAF-0017



administrativo, encargado o responsable de las funciones contables

6.1.5 Directores de Servicios Administrativos

Sustituir en el SGRF el CFDI y asociar al FOABUC e informar a la UR una vez concluido el proceso

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

8.- Anexos





2 de 2


Fecha de


Procedimiento de solicitud de recursos para

compras consolidadas. Marzo 2019 01 CGAF-0018


r. Procedimiento de solicitud de recursos para compras consolidadas

No. Descripción

1 OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la solicitud de recursos para compras consolidadas.

2 ALCANCE: Aplicable a todas las UR que particen en adquisiciones por compra consolidada

3 DEFINICIONES: FOABUC: Formato de Solicitud de Adquisicion de Bienes y Servicios de la Universidad de Colima COG: Clasificador por Objeto del Gasto SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros CFDI : Comprobante Fiscal Digital por Internet DPDI: DireccIón de Planeación y Desarrollo Institucional DPE: Dirección de Proyectos Específicos DCP: Dirección de Control Presupuestal DPS: Dirección de Proveeduría y Servicios DPU: Dirección de Patrimonio Universitario

UR: Unidad Responsable/secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables

4 REFERENCIAS: Normativa aplicable.

5 RESPONSABLES: Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional Dirección de Proyectos Específicos Dirección de Control Presupuestal Dirección de Proveeduría y Servicios Tesorería Dirección de Patrimonio Universitario Unidad Responsable/secretario administrativo, encargado o responsable de las funciones contables


Fecha de






6.1 Desarrollo


6.1.1

Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional

Enviar anexo de ejecución a la DPS Soporte documental: Anexo de ejecución del proyecto

6.1.2

Dirección de Proveeduría y Servicios

Clasificar por rubro los conceptos de gasto y de acuerdo a los montos aplicar el procedimiento correspondiente. Soporte documental: Fallo del procedimiento de adquisición.

6.1.3

Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional

Solicitar FOABUC en el SGRF a nombre de la UR con cargo a su proyecto.

Soporte documental: Solicitud FOABUC Fallo del procedimiento de adquisición

6.1.4


Verificar que la solicitud FOABUC corresponda al COG y concepto de gasto y autorizar en el SGRF En caso de ser rechazado especificar la causa. Soporte documental: Solicitud FOABUC

6.1.5 Dirección de Proveeduría y Servicios

Elaborar y adjuntar el acta de fallo de la(s) solicitud(es) FOABUC. Soporte documental:

Solicitud FOABUC Acta de fallo.

6.1.6 Unidad

responsable

/secretario,

administrativo,

encargado o

responsable de

las funciones

contables

Revisar la solicitud FOABUC, recibir el bien o servicio y CFDI; notificar mediante el SGRF a Tesorería para la asignación del recurso. Soporte documental: Solicitud FOABUC Formato de recepción de bienes/servicios CFDI

6.1.7 Tesorería Asignar el recurso a la UR para el pago del bien/servicio. Soporte documental:


Fecha de






Recibo de transferencia.

6.1.8 Unidad

responsable

/secretario,

administrativo,

encargado o

responsable de

las funciones

contables

Pagar al proveedor los bienes /servicios mediante transferencia electrónica. Soporte documental:

Solicitud FOABUC Recibo de transferencia

6.1.9 Unidad

responsable

/secretario,

administrativo,

encargado o

responsable de

las funciones

contables

Capturar el CFDI correspondiente a la Solicitud FOABUC y bienes en el SGRF cuando corresponda. Soporte documental: Pólizas generadas Registro de bienes en el SGRF

6.1.10 Dirección de

Patrimonio

Universitario.

Revisar y autorizar el registro de bienes en el SGRF, asignar número de inventario y elaborar resguardos. En caso de inconsistencias avisar a la UR Soporte documental: Resguardos

6.1.11 Unidad

responsable

/secretario,

administrativo,

encargado o

responsable de

las funciones

contables

Generar e imprimir cédula de comprobación en el SGRF y enviar a la DPE con los comprobantes respectivos. Soporte documental: Cédula de comprobación Documentación comprobatoria

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 La Dirección de Proveeduría y Servicios realizará el procedimiento de compras consolidadas.

7.1.2 La Dirección de Proveeduría y Servicios informará a la Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional los proveedores autorizados.


Fecha de





No. Descripción

7.1.3 La Dirección de Proyectos Específicos informará a la UR la autorización de la cédula.

7.1.4 Unidad Responsable/ Secretario Administrativo, Encargado o Responsable de las Funciones Contables deberá revisar que la cédula este autorizada en el SGRF; así como que el dictamen y contrato estén anexados al mismo.

8.- Anexos





4 de 4


2. TESORERÍA


Fecha de


Procedimiento de dotación de formas

valoradas a Delegaciones Octubre 2018 01 T-0001


a. Procedimiento de dotación de formas valoradas a Delegaciones

No. Descripción

1

OBJETIVO: Dotar de Formas valoradas a las Delegaciones

2

ALCANCE: Delegación Manzanillo, Delegación Tecomán, Delegación Colima, Delegación Coquimatlán, Delegación Villa de Álvarez

3

DEFINICIONES: Forma Valorada. Documento oficial foliado con medidas de seguridad por el cual se cobra un arancel.

4 REFERENCIAS: Normativa Institucional de la Universidad de Colima

5 RESPONSABLES: Tesorería y Delegaciones.


6.1 Desarrollo


1 Delegación

Solicitar mediante oficio a la Tesorería la cantidad de formas valoradas requeridas.

2 Tesorería Elaborar y requisitar remisión de forma valorada.

3 Tesorería

Entregar al personal autorizado de la Delegación, la dotación de la forma valorada y copia de la remisión.

4 Delegación

Verificar que la cantidad y numeración de folios indicados en la remisión coincidan con las formas que recibe y de ser así firmar de conformidad.

7.- Criterios


Fecha de





8.- Anexos

ENTRÉGUESE A: Nombre de la Delegación NÚMERO número de control interno

LO SIGUIENTE:

DESCRIPCIÓN

NUMERO LETRA DEL AL

cantidad en número cantidad en letra tipo de forma valorada folio inicial folio final

XXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX







UNIVERSIDAD DE COLIMATESORERIA

REMISION DE FORMAS VALORADAS

CANTIDAD FOLIOS

EL TITULAR DE LA DEPENDENCIA QUE RECIBE LAS FORMAS ARRIBA DESCRITAS. QUEDA ENTERADO, DE QUE DESDE ESTE MOMENTO SE HACE RESPONSABLE DE SU

CONTROL, CUSTODIA, MANEJO Y COMPROBACIÓN, EN LOS TERMINOS DE LAS DISPOSICIONES CONTENIDAS EN LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS DE LA

UNIVERSIDAD DE COLIMA.

COLIMA, COL., A fecha en que entrega forma valorada

FIRMA :

NOMBRE : Nombre del titular de la Tesorería

LUGAR Y FECHA

AUTORIZO : TESORERO

FIRMA:

NOMBRE: nombre de quien entrego

ENTREGO

FIRMA :

NOMBRE : nombre de quien recibe

PUESTO: puesto de quien recibe

RECIBÍ: TITULAR DE LA DEPENDENCIA


Fecha de







Tesorería Secretaria Técnica de la Coordinación General Administrativa y Financiera


3 de 3


Fecha de


Procedimiento de entero de contribuciones

por retenciones de ISR e IVA Octubre 2018 01 T-0002


b. Procedimiento de entero de contribuciones por retenciones de ISR e IVA

No. Descripción

1

OBJETIVO: Efectuar el pago oportuno de impuestos federales IVA e ISR

2

ALCANCE: Coordinación General Administrativa y Financiera, Dirección de Contaduría y Tesorería.

3

DEFINICIONES: CGAF: Coordinación General Administrativa y Financiera SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros IVA: Impuesto al valor agregado ISR: Impuesto Sobre la Renta

4 REFERENCIAS: Código Fiscal de la Federación Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley de Impuesto al Valor Agregado

5 RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa y Financiera, Dirección de Contaduría y Tesorería, Planteles y Dependencias.


6.1 Desarrollo


6.1.1 Plantel o

Dependencia Transferir a Tesorería la retención de IVA e ISR efectuada a los prestadores de servicios.

6.1.2 Plantel o

Dependencia

Enviar oficio a Tesorería por las transferencias de retenciones de IVA e ISR, así como comprobante fiscal, comprobante bancario. Envía copia a la Dirección de Contaduría.

6.1.3 Tesorería Elaborar concentrado mensual por las retenciones recibidas.

6.1.4 Dirección de Contaduría

Conciliar mensualmente los importes de retenciones de IVA e ISR transferidos a Tesorería.


Solicitar a la CGAF orden de pago y anexar acuse de recibo - declaración provisional o definitiva de impuestos federales, con línea de captura.

6.1.6



Elaborar y entregar orden de pago a la Tesorería.

6.1.7 Tesorería Pagar línea de captura.

6.1.8 Tesorería Enviar a la Dirección de Contaduría comprobante de pago de línea de captura.


Fecha de





7.- Criterios

8.- Anexos

8.1 Hoja membretada del plantel o dependencia


Fecha de







Tesorería Secretaria Técnica de la Coordinación General Administrativa y Financiera


3 de 3


3. DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR


Fecha de


Procedimiento de administración del

expediente escolar en las Delegaciones

(Instructivo de trabajo)

Septiembre de 2005 07 DGAE-0001 01/Junio/2016


a. Procedimiento de administración del expediente escolar en las Delegaciones (Instructivo de trabajo)

No. Descripción

1

Objetivo

Integrar y custodiar los expedientes escolares de los alumnos, conservándolos actualizados y

debidamente archivados los documentos que acreditan su trayectoria académica y personal

durante su formación profesional.

2

Alcance

Es aplicable para las Delegaciones de Manzanillo, Tecomán, Colima, Coquimatlán y Villa de

Álvarez, de la Universidad de Colima.

3

Definiciones

Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano

y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

Archivo de concentración: área encargada de la administración de documentos que se

encuentran en la fase semiactiva o histórica

4

Referencias

Ley Orgánica de la Universidad de Colima.

Reglamento de Educación de la Universidad de Colima

Reglamento Escolar de la Universidad de Colima.

Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Media Superior - Trayectoria Escolar de Bachillerato

Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior- Titulación en Licenciatura

Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior- Titulación en Posgrado

Reglamento de las funciones de las Delegaciones de la Universidad de Colima

Calendario Escolar de SICEUC.

Reglamento de Escuelas y Facultades.

5

Responsables

Rectoría,

Secretaría General,

Coordinación General de Docencia,

Coordinación General Administrativa y Financiera,

Dirección General de Administración Escolar,

Delegaciones (Direcciones de Administración Escolar)

Escuelas y Facultades (planteles)


Fecha de








6.1 Desarrollo


6.1.1

Delegación

Turnar al personal de archivo, los documentos escolares recibidos de los planteles, para la elaboración o actualización del expediente escolar de los alumnos.

6.1.2

Personal de archivo

Para alumnos de reingreso: Elaborar expediente anotando en la pestaña de un fólder tamaño oficio, color beige, el número de cuenta y nombre de cada alumno (apellido paterno, materno y nombre(s)), esto en caso de que el alumno no cuente con expediente escolar. Para alumnos de primer ingreso con base a política 7.1.1 de este procedimiento.

6.1.3

Personal de Archivo

Integrar los documentos escolares a los expedientes de los alumnos creados y actualizar los existentes; con base en las políticas de este procedimiento.

6.1.4

Personal de Archivo Integrar los expedientes escolares al archivero correspondiente, con base en las políticas de este procedimiento.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 A partir de Agosto de 2018 en Delegación todos los alumnos de primer ingreso contarán únicamente con expediente electrónico, el cual puede contener los documentos mencionados en la política 7.1.7 de este procedimiento.

7.1.2 Los documentos estarán sujetos al folder con un broche para archivo.

7.1.3 Los expedientes escolares estarán resguardados en archiveros.

7.1.4 La organización en la Delegación del archivo escolar se realizará por número de cuenta consecutivo, mezclando el archivo de trámite y el de concentración.


Fecha de







No. Descripción

7.1.5

La constancia de documentos para primer ingreso o reingreso, que ampara los documentos originales entregados por el alumno, fue sustituida en Delegación, por el expediente electrónico a partir del primer ingreso de Agosto 2013; quedando sólo en expediente del plantel el acuse de recibo de documentos entregados.

7.1.6

A partir del primer ingreso de agosto de 2013, el “Acuse de recibo de documentos entregados”, es un registro que viene a suplir la existencia, de la constancia de documentos para primer ingreso o reingreso, que ampara los documentos originales entregados por el alumno, por lo que no necesariamente el expediente escolar debe contener copias de dichos documentos.

7.1.7

Los documentos que deben de integrarse al expediente escolar son:

Copia de la CURP.

Ficha de inscripción de primer ingreso y de reingreso según semestres cursados, así como recibos de pago correspondientes.

Boleta de calificaciones de todos los semestres cursados

Recibos de pago de evaluaciones extraordinarias y regularización (Si aplica).

El expediente escolar puede contener, según el caso:

Constancia de documentos para primer ingreso o reingreso

Documentos relativos a la inscripción requeridos en el nivel posgrado

Solicitud de cambio de plantel. u oficio de autorización de cambio.

Dictámenes de convalidación, equivalencia o revalidación.

Solicitud del trámite de convalidación, equivalencia o revalidación

Anexos de calificaciones.

Constancia de servicio social constitucional.

Constancia de práctica profesional

Copia de certificado de estudios total o parcial.

Copia de constancias de estudio

Copia de Carta de pasante.

Copia de certificación de acta de examen profesional o de grado

Recibos de pago por otros servicios.

Otros (documentos relacionados con la trayectoria escolar del alumno)

8.- Anexos


Fecha de









Dirección General de Administración Escolar

Secretaria Técnica de la Coordinación General Administrativa

y Financiera


4 de 4


Fecha de


Procedimiento de cambios de escuela Agosto 2016 02 DGAE-0002 01/Junio/2016


b. Procedimiento de cambios de escuela

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer las actividades y criterios que deben cumplir los alumnos, planteles y dependencias para el trámite de cambio de escuela solicitados por los alumnos que al menos hayan concluido un ciclo escolar en el programa educativo en que esté inscrito, en cualquiera de las escuelas o facultades de la Universidad de Colima, así como cubrir la totalidad de los requisitos establecidos en la normativa escolar vigente.

2 ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a todos los alumnos y al personal involucrado de los Planteles y Dependencias de la Institución.

3

DEFINICIONES: Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Inscripción de reingreso: Es la inscripción realizada después de haber cursado y aprobado al menos un ciclo escolar (cuatrimestre, semestre o anualidad) en el programa educativo y las resultantes de los trámites de convalidación o cambio de escuela. Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima

Arancel: Costo oficial establecido para el pago de servicios.

Formato de Pago Referenciado: Formato electrónico utilizado por el alumno para realizar el pago bancario de los aranceles correspondientes a la inscripción. Calendario de Actividades SICEUC: Programación semestral de actividades importantes que tienen que realizar planteles y dependencias de la Universidad de Colima, para atender los servicios de primer ingreso, permanencia y egreso solicitados por los alumnos.

4

REFERENCIAS:



Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior- Trayectoria Escolar de Licenciatura

Circular de Aranceles.

Oficios complementarios emitidos por las autoridades correspondientes

Calendario escolar

Calendario de actividades SICEUC.


Fecha de




No. Descripción

5

RESPONSABLES:

Rectoría Secretaría General


Coordinación General de Docencia

Dirección General de Administración Escolar Dirección General de Educación Superior Dirección General de Educación Media Superior

Delegaciones Planteles Alumnos


6.1 Desarrollo


6.1.1 Director plantel receptor

Ingresar a la plataforma de SICEUC WEB y en el menú de

Inscripciones, opción Cambios de plantel, deberá registrar por

carrera y semestre, la cantidad de alumnos que aceptará por

el proceso de cambio de escuela.

Nota: Si el plantel no registró la disponibilidad de espacios,

no podrá aceptar alumnos por el proceso de cambio de

escuela.

6.1.2 Alumno Solicitar en su plantel información sobre el proceso de cambio

de escuela.

6.1.3 Plantel

Informar al solicitante requisitos sobre el trámite, así como los

criterios para la asignación los espacios disponibles en cada

plantel.

Notas:

a. Sólo se activará la solicitud de cambio de escuela para alumnos regulares

b. Si se solicitó cambio de escuela, el alumno no podrá realizar el proceso de reinscripción, éste será inhabilitado hasta que termine el proceso de autorización de cambios de escuela.

c. Para alumnos que solicitan cambio de escuela, tienen estudios discontinuos, el plantel deberá solicitar por escrito su incorporación a la Dirección de Administración Escolar para que el alumno pueda llenar su solicitud de cambio de escuela en línea.


Fecha de





6.1.4 Alumno

Ingresar a la página http://siceuc.ucol.mx/, con su número de

cuenta (usuario) y contraseña y llenar la solicitud de cambio

de escuela en forma electrónica.

6.1.5 Director plantel receptor

Ingresar a la plataforma de SICEUC WEB l término de la fecha

de solicitud de cambios de escuela, en la opción cambios de

plantel del menú de Inscripciones, ingresar a la lista de

solicitudes de cambio y seleccionar a los estudiantes

autorizados marcando con un click en la columna “autorizado”

así como asignar el grupo correspondiente.

Nota: Los alumnos se seleccionan con base a lo establecido

en la política 7.1.4 del presente procedimiento.

6.1.6 DGAE

Habilitar a los alumnos no aceptados dejándolos en el plantel

de procedencia para que realicen el proceso de reinscripción

de acuerdo a procedimiento establecido.


6.1.7 Alumno con cambio

autorizado

Ingresar a la página http://siceuc.ucol.mx/, con su número de cuenta

(usuario) y contraseña e imprimir formato de pago referenciado por

concepto de cambio de escuela emitido con información del plantel

emisor.


autorizado

Depositar en la cuenta bancaria el importe del arancel correspondiente.

6.1.9 Director plantel

receptor

Ingresar a la plataforma de SICEUC WEB, en la opción Cambios de

plantel del menú de Inscripciones, a la lista de solitudes de cambio,

seleccionar a cada estudiante autorizado para generar el oficio de

autorización de cambio, reunir requisitos y enviarlo a quién

corresponda.

Nota: El oficio de autorización del cambio será la evidencia del proceso

y deberá ser integrado al expediente escolar del alumno

correspondiente.


autorizado

Ingresar a la página http://siceuc.ucol.mx/, con su número de cuenta

(usuario) y contraseña, para realizar el proceso de reinscripción de

acuerdo al procedimiento correspondiente, en dicha plataforma deberá

mostrarse información para la reinscripción correspondiente al plantel

receptor.

http://siceuc.ucol.mx/




Fecha de




6.1.11

Envió de expedientes de alumnos de cambio

Delegación

receptora

Validar que el alumno esté inscrito en su delegación.

Nota: Esta actividad se llevará a cabo de acuerdo a lo establecido en el

calendario de actividades SICEUC.

Delegación

receptora

Verificar en la plataforma de SICEUC WEB en el menú de

Inscripciones opción alumnos de cambios de escuela, los alumnos con

cambios autorizados de cada Delegación y solicitar mediante oficio a

la Delegación emisora correspondiente, el(los) expediente(s)

escolar(es).

Nota: Aplica para el Nivel Medio Superior y Superior

Delegación emisora Solicitar por oficio el(los) expediente(s) escolar(es) requerido(s) al

plantel correspondiente

Plantel Revisar que el(los) expediente(s) escolar(es) solicitado(s), estén

completos para su envío por oficio a la Delegación emisora

Delegación emisora

Recibir el(los) expediente(s) escolar(es), revisa que estén completos

(incluyendo boleta de calificaciones del semestre inmediato anterior

cursado)

Nota: Para el nivel superior el expediente debe incluir solicitud de

cambio debidamente requisitada.

Delegación emisora Enviar por oficio el(los) expediente(s) escolar(es) por el proceso cambio

de escuela a la Delegación receptora correspondiente.

Delegación

receptora

Revisar el(los) expediente(s) escolar(es) si procede recibe y realiza las

acciones establecidas en los procedimientos correspondientes.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Las actividades del presente procedimiento deben apegarse al Calendario Escolar de la

Institución y al Calendario de Actividades SICEUC que es elaborado por el Comité de

Administración Escolar con el fin de hacer homogéneas las actividades de primer ingreso,

permanencia o egreso

7.1.2 Los estudiantes tendrán la posibilidad de realizar cambio de plantel o programa educativo

por única ocasión en el nivel educativo que cursa.

7.1.3 Requisitos


Fecha de




No. Descripción

I. Haber concluido por lo menos un ciclo escolar en el programa educativo en que esté inscrito.

II. Ser alumno regular en los ciclos escolares previos a la solicitud de cambio. III. No tener adeudos financieros, materiales o de equipo en su plantel o programa de

origen. IV. Que exista disponibilidad de espacios en el programa del plantel receptor. V. Realizar el trámite de cambio de acuerdo con el procedimiento establecido

7.1.4 El cambio estará sujeto a la disponibilidad de espacios en el plantel al que se solicite la

transferencia.

7.1.5

Cuando el número de solicitantes sea mayor a la cantidad de espacios disponibles en el

programa educativo, se elegirá al mejor candidato, tomando como base el promedio de

calificaciones obtenido en las materias cursadas en el ciclo escolar inmediato anterior.

7.1.6 El alumno autorizado para el cambio de escuela deberá inscribirse en el periodo de

inscripciones de reingreso que marca el calendario escolar, de no hacerlo perderán su lugar.

7.1.7

Los alumnos que al cambiarse de escuela que implique cambio de programa educativo,

deberán iniciar trámite de convalidación y no de cambio de escuela, por lo que los trámites

deberá realizarlos en el plantel que solicita.

7.1.8

Tanto el plantel emisor como el receptor, tendrán disponible para su control y seguimiento,

la información de los alumnos que solicitan cambio de escuela a través de la plataforma de

SICEUC WEB.

7.2 Documentos utilizados en el proceso cambio de escuela

8.- Anexos

Clave. Nombre

DGAE-SG-02 Formato de pago referenciado

DGAE-SG-06 Oficio de autorización de cambio de escuela

FOAIUC-0012 Recibo de pago


Fecha de








y Financiera


6 de 6


Fecha de


Procedimiento para la credencial universitaria

(Trámite complementario) Sept 2008 02 DGAE-0003 01/Junio/2016


c. Procedimiento para la credencial universitaria (Trámite complementario)

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer las actividades y criterios que deben cumplir los planteles y dependencias para asegurar que los alumnos de primer ingreso en las escuelas o facultades de la Universidad de Colima realicen el trámite para la obtención de la credencial universitaria, una vez cubiertos lo establecido en la normativa vigente.


3

DEFINICIONES:

Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima

FTP: File transfer program. Es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre

equipos remotos, basado en la arquitectura cliente-servidor Credencial Universitaria: credencial que identifica a un alumno de la universidad de colima por el tiempo que aplica el holograma (colocado adicionalmente a cada credencial). Adicionalmente y bajo responsabilidad del alumno puede convertirla en tarjeta de débito, para lo cual tiene que hacer las acciones pertinentes ante la institución bancaria. Holograma: Estampilla adherida al reverso, misma que establece la vigencia de la credencial para hacer trámites en la institución.


Formato de Pago Referenciado: Formato electrónico utilizado por el alumno para realizar el pago bancario de los aranceles correspondientes a la inscripción. Calendario de Actividades SICEUC: Programación semestral de actividades importantes que tienen que realizar planteles y dependencias de la Universidad de Colima, para atender los servicios de primer ingreso, permanencia y egreso solicitados por los alumnos

4

REFERENCIAS:




Lineamientos para el reconocimiento de estudios Reglamento escolar de la Universidad de Colima



Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior- Trayectoria Escolar de Posgrado


Oficios complementarios emitidos por la autoridades correspondientes

Administración del expediente escolar en Delegación (Instructivo e trabajo)

Digitalización del expediente escolar en Delegación (Instructivo e trabajo)

Calendario escolar



Fecha de






6.1 Desarrollo


6.1.1 DGAE

Establecer calendario en coordinación con las Delegaciones y personal de Santander Universidades, para el proceso de foto credencialización de los alumnos de primer ingreso y entrega masiva de credenciales.

6.1.2 Delegación

Notificar al plantel (vía electrónica o por oficio) información sobre el proceso de toma de fotografías para el alumno, acordar fechas visita para la de verificación del adecuado funcionamiento del software y equipo, así como la fecha límite de envió del primer paquete de fotografías. Nota: Esta actividad se realiza antes de iniciar el proceso de inscripción de primer ingreso, programado en el calendario escolar.

6.1.3 Delegación Acudir al plantel y realizar las pruebas correspondientes.

6.1.4 Plantel

Solicitar al alumno acuda a tomarse la fotografía para la credencial universitaria, indicándole lugar y horarios, una vez que haya generado su recibo de pago de inscripción.

6.1.5 Plantel

Realizar la toma de la fotografía, previa validación, de acuerdo a los requisitos establecidos en las políticas para esta actividad.

No. Descripción

5

RESPONSABLES:




Dirección General de Administración Escolar Dirección General de Educación Superior Dirección General de Educación Media Superior Dirección General de Relaciones Internacionales y Cooperación Académica

Delegaciones Escuelas y Facultades (Planteles) Alumnos


Fecha de






6.1.6 Plantel Enviar las fotografías al servidor FTP de la delegación mediante el sistema Foto credencialización

6.1.7 Delegación Revisar que las fotografías estén bien tomadas.

6.1.8 Delegación

Enviar las fotografías correctas a través del sistema de foto credencialización al servidor de la Dirección General de Administración Escolar, las incorrectas son rechazadas para que el plantel las tome nuevamente. Nota: El plantel podrá consultar en el Sistema Foto credencialización, el informe de las fotografías rechazadas.

6.1.9 DGAE

Generar archivo con la información requerida, enviada por las Delegaciones, para realizar el trámite de emisión de la credencial universitaria. Nota: La DGAE procesa cada día lunes la información recibida de las delegaciones por el trámite de credenciales universitarias de nuevo ingreso o por el pago de duplicados.

6.1.10 DGAE

Procesar la solicitud ante Santander-Universidades, notificando por correo electrónico la información procesada por cada Delegación.

6.1.11

Santander Universidades

Elaborar credenciales y reportar a DGAE vía correo electrónico, la cantidad de credenciales emitidas.

6.1.12 DGAE Publicar en la página de SICEUC del alumno el día, hora y lugar de entrega de su credencial de estudiante, para que pase a recibirla.

6.1.13

Santander Universidades

Realizar la entrega masiva por delegación en el día, hora y lugar establecido.

6.1.14 Santander Universidades

Entregar a la Delegación, reporte de las credenciales entregadas, así como el de las pendientes de entregar.

6.1.15 Delegación Recibir las credenciales y verificar que correspondan a las del reporte de pendientes de entregar.

6.1.16 Delegación Clasificar credenciales por plantel, recibirlas en el sistema de recepción de credenciales para posteriormente enviarlas mediante oficio al plantel correspondiente.


Fecha de





7.-Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Las actividades del presente procedimiento deben apegarse al Calendario Escolar de la Institución y al Calendario de Actividades SICEUC que es elaborado por el Comité de Administración Escolar con el fin de hacer homogéneas las actividades de primer ingreso, permanencia o egreso

7.1.2

Para tener derecho a la credencial universitaria deberás ser alumno de la Universidad de Colima.

7.1.3 Todos los alumnos de primer ingreso de todos los niveles, estarán obligados a tomarse la fotografía para la credencial universitaria.

7.1.4

Los datos del alumno que se mostrarán en la credencial universitaria, son: 1. Fotografía 2. Nombre (Abreviado en su caso de acuerdo a las reglas del banco) 3. Número de cuenta 4. Bachiller o programa educativo 5. Lugar de la delegación que corresponde 6. Número de afiliación al IMSS (si se cuenta con el)

7.1.5

Las Delegaciones en forma coordinada con los planteles de su jurisdicción serán responsables del seguimiento del proceso de toma de fotografía, emisión y entrega de las credenciales.

7.1.6 Será obligación de las Delegaciones, registrar las credenciales universitarias emitidas en la aplicación correspondiente, para su control y seguimiento.

7.1.7 El alumno deberá portar la credencial vigente cuando se encuentre dentro de las instalaciones Universitarias.

7.1.8 La vigencia de la credencial para fines de identificación oficial es de un año, independientemente de que la credencial tenga una vigencia cuando esta sea activada como tarjeta de débito.

7.1.9 Para refrendar la vigencia, se colocará a cada credencial un holograma en forma anual.

7.1.10 La Dirección General de Administración Escolar distribuirá por oficio a las delegaciones los hologramas de vigencia para las credenciales universitarias.

7.1.11 Las Delegaciones enviarán por oficio a los planteles de su jurisdicción los hologramas que serán colocados a las credenciales de los alumnos.

7.1.12 El plantel será el responsable de colocar el holograma en la credencial universitaria de los alumnos de su plantel, así como el de llevar un control para su seguimiento.

7.1.13

Si el holograma es desprendido de la credencial, ésta perderá su vigencia y no será válida, para realizar trámites y recibir los servicios universitarios ante las diferentes instancias de la Universidad de Colima.

7.1.14


Fecha de





No. Descripción

El banco cubrirá el 100% más el impuesto correspondiente al Valor Agregado en los siguientes conceptos:

a. Por cada credencial emitida por primera vez durante la vigencia del convenio con la Universidad.

b. Por la credencialización masiva de los alumnos de nuevo ingreso. El costo de reposición de cualquier credencial deberá ser asumido por la UNIVERSIDAD en un 100% más el Impuesto al Valor Agregado, en su caso, en el entendido de que LA UNIVERSIDAD hará del conocimiento de los titulares tal obligación, para que realicen el pago.

7.1.15 La credencialización masiva se realizará una vez al año, en el mes de septiembre, y aplicará para los tres niveles educativos

7.1.16 El plantel será el responsable de vigilar que el software y el equipo estén funcionando correctamente, así como de notificar su instalación o asesoría en caso de requerirlo

7.1.17

Las Delegaciones a través del Administrador de informática brindarán a los planteles apoyo de asesoría e instalación del software y equipo para la toma de fotografía, en caso de requerirse.

7.1.18

El responsable del módulo deberá de validar en presencia del alumno los siguientes datos: a. Nombre completo del alumno, b. Para nivel superior y posgrado, el programa de estudios c. Que el número de cuenta proporcionado por el alumno corresponda a la fotografía

que se va a tomar. Si se detecta algún error, no se tomará la fotografía; primero el alumno deberá notificarlo al plantel, para su atención. Una vez atendida la observación se procederá a la toma de la fotografía.

7.1.19

Tomar la foto siguiendo las siguientes recomendaciones:

Tener un fondo blanco

Contar con buena iluminación

Considerar una distancia adecuada del alumno de tal manera que la fotografía abarque desde la altura de los hombros hasta aproximadamente un puño por arriba de la cabeza del alumno.

Centrar al alumno en la foto.

Asegurarse de guardarla

Se podrán tomar varias fotografías al alumno, sólo debe asegurarse de seleccionar la

correcta al momento de guardarla.

7.1.20

Al guardar la fotografía en la aplicación del plantel, se realizan las acciones siguientes: a. En forma local, se guarda en el directorio correspondiente la fotografía

identificada con el número de cuenta del alumno. Dicha fotografía es la que se envía posteriormente a través de la aplicación al servidor FTP de la Delegación correspondiente, para la emisión de la credencial universitaria.


Fecha de





No. Descripción

b. En forma remota, se guarda la fotografía en servidor de la DGAE con las características necesarias para ser mostrada en SICEUC de escritorio y en la página de SICEUC del alumno.

7.1.21 La emisión de la credencial universitaria por reposición, se llevará a cabo a solicitud

expresa del alumno, previo pago del arancel correspondiente.

7.1.22

El duplicado de credencial universitaria se lleva a cabo a través del plantel y a solicitud del alumno, el cual deberá: a. Tomarse nuevamente la fotografía, y b. Realizar el pago del arancel correspondiente

7.1.23

Para que el plantel pueda generar ficha referenciada de pago por duplicado de credencial, habrá de enviar la fotografía del alumno actualizada, vía aplicación o correo electrónico a la Delegación correspondiente; para su validación en Delegación y envío a la DGAE.

8.- Anexos


Fecha de









y Financiera


7 de 7


Fecha de


Procedimiento para la digitalización del

expediente escolar en delegación (Instructivo

de trabajo)



d. Procedimiento para la digitalización del expediente escolar en delegación (Instructivo de trabajo)

No. Descripción

1

Objetivo

Establecer las actividades y criterios que deben cumplir las Delegaciones de la Universidad de

Colima para la digitalización de los documentos físicos requisitos de inscripción para los alumnos

de nuevo ingreso, así como los documentos escolares generados por los alumnos, durante su

permanencia y egreso en la Institución; como respaldo de los trámites administrativos.

2

Alcance

Es aplicable para las Delegaciones de Manzanillo, Tecomán, Colima, Coquimatlán y Villa de

Álvarez, de la Universidad de Colima, con respecto a los alumnos de nuevo ingreso a la

Universidad de Colima, a partir de agosto de 2013.

3

Definiciones

Disponibilidad: Asegurar que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y activos

asociados cuando sea requerido.

Digitalización de documentos: Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de

del escáner, convertir la imagen contenida en un documento físico en una imagen digital.

Medios de Digitalización: Escáner

Escáner: Periférico que permite convertir un texto o una imagen en un conjunto de datos en

formato electrónico.

Documento Físico: Papel.

4

Referencias




Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Media Superior - Trayectoria

Escolar de Bachillerato

Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior- Titulación en

Licenciatura

Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior- Titulación en Posgrado


Calendario Escolar de SICEUC.


Fecha de




de trabajo)



5

Responsables

Dirección General de Administración Escolar.

Delegaciones de Manzanillo, Tecomán, Colima, Coquimatlán y Villa de Álvarez (Direcciones de

Administración Escolar).


6.1 Desarrollo


6.1.1

Delegación

Turnar una vez recibidas las inscripciones y validadas por el Director de Administración Escolar (DAE), los documentos al personal designado para la digitalización de documentos escolares. La información entregada está organizada de la misma forma en cómo se recibe cada uno de los paquetes de los planteles.

6.1.2

Personal de Digitalización

Recibir los documentos escolares, organizados por paquetes conforme lo entregó el plantel, adjuntando el reporte de alumnos inscritos

6.1.3


Verificar que cada alumno enlistado venga con su respectiva documentación y que esté en condiciones para digitalizar, retirando grapas o clips.

6.1.4

6.5



Realizar la digitalización que puede ser de manera individual o por lote. Individual: alumno por alumno. Por lote: puede digitalizar dos o más alumnos a la vez. Para la organización y clasificación de los documentos digitalizados se utiliza el software “Digitalización UdeC”, desarrollado por personal de la DGAE.

6.1.5 Personal de Digitalización

Cargar en el software las imágenes digitalizadas; se elige plantel, semestre y grupo, se selecciona el alumno y se integran las imágenes en el documento que corresponda.


Validar en el módulo de consulta del software por número de cuenta del alumno o por plantel, semestre y grupo, que los documentos digitalizados correspondan a los documentos originales. Al seleccionar el alumno el sistema habilita los documentos que contiene el expediente digital y al seleccionar cada documento se visualizan para su validación.

6.1.7


Generar reporte de los documentos digitalizados, por plantel, semestre y grupo.


Regresar los documentos originales al DAE, en el mismo orden que fueron recibidos, adjuntando el reporte de los documentos digitalizados.

6.1.9 Delegación

Verificar que cada alumno enlistado venga con su respectiva documentación, para su envío a planteles, con la finalidad que sean reintegrados al alumno.


Fecha de




de trabajo)



7.-Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 Todos los documentos antes de su digitalización, fueron revisados por el Director de Administración Escolar

7.1.2

El Director de Administración Escolar correspondiente a cada delegación, será el responsable de aplicar la lista de verificación de evaluación de habilidades básicas de personal asignado a la Digitalización de documentos, así como de llevar a cabo las acciones correspondientes para asegurar que el personal designado para llevar a cabo la actividad, cuente con los conocimientos requeridos para su realización.

Dicha aplicación se llevará a cabo en caso de cambio de personal o actualización del procedimiento o software correspondiente.

7.1.3 Para la organización, clasificación e integración de los documentos digitalizados en el expediente digital de los alumnos, a partir de Agosto 2013, se utiliza el software “Digitalización UdeC”, desarrollado la Dirección General de Administración Escolar.

7.1.4

A partir de agosto 2018, el expediente de la delegación para todos los alumnos de primer ingreso será únicamente electrónico. Dicho expediente será integrado a través de la aplicación de expediente electrónico desarrollado por la Dirección General de Administración Escolar.

7.1.5 El Director de Administración Escolar de cada delegación, será el responsable de integrar al expediente electrónico, los documentos escolares generados por inscripciones o pago de servicios de los estudiantes, previa validación.

7.1.6

Los documentos a digitalizar considerados como requisito de inscripción en el procedimiento de inscripción de primer ingreso a todos los niveles educativos, son: Para todos los niveles:

1. Original del acta de Nacimiento. 2. Original del certificado Total de Estudios del nivel educativo previo.

Nota: Si cursó los estudios en el extranjero debe presentar Revalidación de Estudios del antecedente académico emitida por la Secretaría de Educación Pública, o por la Universidad de Colima dictamen de reconocimiento de estudios parcial, ya sea por ciclos completos o por créditos o asignaturas, así como estudios totales.

3. Copia de la CURP 4. Ficha de inscripción de primer ingreso. Formato Electrónico. 5. Recibo de pago de Inscripción.

Para Nivel Posgrado: 6. Original de la constancia oficial del grado de dominio del idioma inglés, para los

estudiantes procedentes de países no angloparlantes 7. Copia del antecedente académico, certificada por el secretario(a)

administrativo(a) del plantel, en el orden de precedencia siguiente: a. Cédula Profesional o de grado. b. Título o grado académico según corresponda. c. Acta de Examen Profesional o de Grado.

Nota: En caso de que el estudiante pretenda titularse de la licenciatura por créditos de posgrado, deberá presentar una constancia oficial de la


Fecha de




de trabajo)



No. Descripción

institución de procedencia en la que se indique que ésta es una opción de titulación reconocida.

Para el caso de alumnos extranjeros: 1. Documentación probatoria de su estancia legal como estudiante en México,

certificada por el secretario(a) administrativo(a) del plante

Constancia de dominio del español como lengua extranjera nivel B2 en el examen DELE, cuando se trate de estudiantes procedentes de países no hispanohablantes

7.1.7

Los documentos serán digitalizados con las características siguientes:

La resolución de la imagen deberá ser de 100 a 150 dpi A color o escala de grises

7.1.8

El expediente digital, clasifica los documentos en dos tipos: a. Académicos:

Certificado, Boleta, Dictamen convalidación, Dictamen revalidación, Dictamen equivalencia, Constancia de Servicio Social Constitucional, Constancia Práctica Profesional, Formato inscripción/reinscripción, Recibo de pago, Anexo calificaciones, Certificación de acta de Examen profesional o de grado, Oficios complementarios

b. Personales: Acta de nacimiento, Permiso migratorio, Acta de inscripción, Acta de naturalización, Cédula

profesional, Constancia de idioma, Título, CURP.

7.1.9 El expediente digital, tiene como llave el número de cuenta del alumno, de donde se

desprenden las imágenes de los documentos almacenados, permitiendo en etapas posteriores seguir incrementando el expediente digital hasta que se encuentre completo.

7.1.10 En caso de que un documento se dañe al momento de digitalizarse, se debe reponer con

costo para la Institución.

7.1.11 Cuando el alumno tiene carta compromiso de su antecedente académico, se debe digitalizar

junto con la original de la constancia de terminación de estudios y cuando el alumno entregue el original del certificado oficial correspondiente, debe ser digitalizado.

7.1.12 Solo personal autorizado por el Director de Administración Escolar puede ingresar al sistema

del expediente digital.

7.1.13 Cuando se considere que el documento puede llegar a dañarse, se debe sacar una fotocopia, misma que debe ser certificada por el Director de Administración Escolar, para su posterior digitalización.

7.1.14

Los casos de alumnos que soliciten su baja verbal o por escrito, previo a la entrega de inscripciones a delegación, el(la) secretario(a) administrativo(a) del plantel correspondiente, debe sacar una fotocopia de los documentos, certificarlos para luego enviarlos a delegación correspondiente para su digitalización.

7.1.15 El tiempo establecido para realizar el proceso de digitalización es de cuatro meses a partir

de que el alumno entregue los documentos al plantel.

7.1.16 En caso de convenios de la Universidad de Colima con otras instituciones, los documentos

considerados a digitalizar, serán los marcados en el mismo.


Fecha de




de trabajo)



7.2 Políticas de respaldo de información

No. Descripción

7.2.1 El administrador del área de informática correspondiente a cada delegación, será el responsable de realizar los respaldos de información, en los tiempos establecidos, así como la revisión de los mismos.

7.2.2 Personal de la Dirección General de Administración Escolar, será el responsable de administrar el dispositivo de respaldo ubicado en el SITE principal de la Universidad de Colima.

7.2.3 El equipo en donde se conserva la información deberá estar protegido con contraseña, de acuerdo a las características de la política de buenas prácticas de usuarios.

7.2.4 Las características del respaldo inicial será: Completo

7.2.5

La frecuencia, será: Diario: en las fechas que se tenga trabajo de digitalización, enviar respaldo a unidad de almacenamiento externo de cada delegación, como respaldo interno. Semanal: deberá enviarse el respaldo al servidor destinado para tal fin, mismo que se encuentra en el SITE principal de la Universidad de Colima, como respaldo externo a la dependencia.

8.- Anexo

8.1 Línea de tiempo del proceso de digitalización

Línea del tiempo del proceso de digitalización

Año Descripción

2005 Todo el archivo escolar, se inició el compromiso de digitalizar:


Fecha de




de trabajo)



a. certificado de estudios, constancia de servicio social constitucional y práctica profesional,

b. en caso de no contar con certificado de estudios y tener estudios inconclusos, digitalizar: boletas, kardex o documento probatorio en expediente de calificaciones, si hubiera constancias de constancia de servicio social constitucional y práctica profesional, también digitalizar.

Agosto 2010 Adicional a lo anterior se agregó digitalizar Constancia de documentos para primer ingreso o reingreso FOAIUC-0013, una vez esté debidamente requisitada. Aplicó a todos los niveles

Agosto 2012 Adicional a lo anterior, se agregó la digitalización de documentos originales probatorios requisitos de inscripción, de acuerdo al nivel de estudios.

a) Nivel medio superior: - Acta de nacimiento y - Certificado de estudios secundaria

b) Nivel superior: - Acta de nacimiento y - Certificado de estudios de bachillerato

c) Nivel posgrado: - Acta de nacimiento - Cédula profesional, título, acta de examen o certificado de estudios del nivel

anterior d) Constancia de comprensión de lectura de idioma (inglés/ español), cuando aplique.

Se observa que adicional a estos documentos pueden estar dictámenes de revalidación de estudios, o documentos probatorios de alumnos extranjeros.

Agosto 2013 Se implementó un nuevo sistema de digitalización, 1. Se dejó de digitalizar la Constancia de documentos para primer ingreso o

reingreso FOAIUC-0013 2. Se digitalizaron documento requisitos de inscripción correspondientes a cada

nivel de estudios, como son: - Acta de nacimiento - FM3 - Acta de inscripción - Certificado de estudios - Dictamen de convalidación - Acta de naturalización - Cédula profesional - Constancia de idioma - Dictamen de revalidación - Dictamen de equivalencia - Acta de examen de titulación - Título

3. En el sistema anterior de digitalización se continuó integrando al sistema:


Fecha de




de trabajo)



a. Al terminar los estudios, certificado de estudios, constancia de servicio social constitucional y práctica profesional

b. En caso de no contar con certificado de estudios y tener estudios inconclusos, digitalizar: boletas, kardex o documento probatorio en expediente de calificaciones, si hubiera constancias de constancia de servicio social constitucional y práctica profesional, también digitalizar.

Agosto 2014 Adicional a los documentos requisitos de inscripción, se digitalizan todos los documentos generados por los servicios solicitados por los alumnos; de tal forma que se cuenta con expediente digital completo.

Agosto 2018 Se transitó de expediente físico en Delegación a expediente electrónico. Se conservó el expediente físico en plantel. La Dirección General de Administración Escolar, desarrolló aplicación para la formación del expediente digital

8.2 Lista de verificación de evaluación


Fecha de




de trabajo)







y Financiera


8 de 8


Fecha de


Procedimiento para la emisión de boleta de

calificaciones Septiembre de 2005 05 DGAE-0005 01/Junio/2016


e. Procedimiento para la emisión de boleta de calificaciones

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades y criterios que deberán cumplir los planteles y Delegaciones para emitir e integrar al expediente escolar, las boletas de calificaciones de los alumnos inscritos en el semestre inmediato anterior.

2 ALCANCE: Este procedimiento es aplicable directivos y personal de apoyo en Planteles y

Dependencias todos los niveles, involucradas en este procedimiento.

3

DEFINICIONES: SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Sistema de captura de calificaciones: Plataforma institucional para el registro semestral/cuatrimestral/anual de resultados de las evaluaciones parciales, de ordinario, extraordinario y regularización por los profesores de todos los niveles educativos de la institución. Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. Boleta de calificaciones: Documento elaborado en el formato oficial autorizado emitido por las Delegaciones, que permite acreditar la formación adquirida por el estudiante en la Universidad de Colima


Formato de Pago Referenciado: Formato electrónico utilizado por el alumno para realizar el pago bancario de los aranceles correspondientes a la inscripción. Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima.

Calendario de Actividades SICEUC: Programación semestral de actividades importantes que tienen que realizar planteles y dependencias de la Universidad de Colima, para atender los servicios de primer ingreso, permanencia y egreso solicitados por los alumnos.


Fecha de





No. Descripción

4

REFERENCIAS

Ley Orgánica de la Universidad de Colima. Reglamento de Educación de la Universidad de Colima


Lineamientos para el reconocimiento de estudios Reglamento escolar de la Universidad de Colima Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Media Superior -

Trayectoria Escolar de Bachillerato Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Medio Superior Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior- Trayectoria

Escolar de Licenciatura Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Superior

Lineamientos para la realización de la Práctica Profesional Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior- Trayectoria

Escolar de Posgrado Dictamen de reconocimiento de estudios en la modalidad de convalidación, revalidación o

equivalencia, así como el reconocimiento y transferencia de créditos de movilidad. Reglamento de las funciones de las Delegaciones Regionales de la Universidad de Colima Oficios complementarios emitidos por las autoridades correspondientes Calendario escolar


5

RESPONSABLES:

Rectoría

Secretaría General



Delegaciones

Secretaría Académica

Dirección General de Educación Media S upe r i o r


Dirección General de Cultura Física y Deportes Dirección General de Difusión Cultural

Planteles

Profesores

Alumnos


Fecha de






6.1 Desarrollo


6.1.1 Delegación

Actualizar en SICEUC las calificaciones del semestre, correspondientes a las evaluaciones, parciales, ordinarias, extraordinarias y de regularización.

Boleta de calificaciones solicitada por el alumno

6.1.2 Alumno

Imprimir Boleta de Calificaciones (FOAIUC-0022) del ciclo escolar anterior, en cualquier kiosco de Servicios Escolares con su credencial de estudiante; o en el caso de planteles foráneos solicitar en su página de SICEUC, en el enlace.

6.1.3 Delegación Imprimir la Boleta de Calificaciones que fue solicitada vía internet por el alumno y enviar mediante oficio al plantel correspondiente.

6.1.4 Plantel

Recibir la Boleta de Calificaciones, fotocopiarla para recabar la firma y fecha de recibido por el alumno, entregarle la original e integrar la fotocopia al expediente escolar del alumno. (a Delegación envían copia de la boleta con firma de recibido del alumno)

Reporte de evaluaciones parciales y finales

6.1.5 Delegación Imprimir de cada uno de los planteles de su jurisdicción, los Reportes de Evaluaciones Parciales y Finales (FOAIUC-0020) en dos tantos y enviar mediante oficio al plantel correspondiente.

6.1.6

Plantel

Recibir el Reporte de Evaluaciones Parciales y Finales, verificar que estén completos para posteriormente solicitar al profesor su revisión y firma.

6.1.7 Profesor

Revisar que el Reporte de Evaluaciones Parciales y Finales: a. Corresponda(n) a la(s) materia(s), semestre(s) y grupo(s) que

impartió, b. Los alumnos cuenten con el registro de todos los resultados de las

evaluaciones, Una vez realizado lo anterior, procede a su firma y entrega al plantel. 6.1.8 Plantel Recibir el reporte y recabar firma del Director(a), Secretario(a) Administrativo(a) y sello del plantel. .

6.1.9 Plantel

Resguardar un tanto del Reporte de Evaluaciones Parciales y Finales y remitir el otro tanto mediante oficio a la Delegación correspondiente, anexando los recibos de pago correspondientes a los exámenes de evaluación extraordinaria y de regularización. Nota: el Reporte de Evaluaciones Parciales y Finales, para su resguardo se les deberá colocar cubiertas, identificar y sujetar con broches para archivo, siendo el responsable del resguardo el Secretario(a) Administrativo(a) del plantel.


Fecha de





7.- Criterios

7.1 Políticas


6.1.10 Delegación

Recibir el Reporte de Evaluaciones Parciales y Finales, verificar que esté debidamente requisitado (Firmas y sellos). Nota: En delegación al momento de la entrega, se verificará que los recibos de exámenes de evaluación extraordinario o de regularización anexos, correspondan a los plasmados en los reportes correspondientes.

Boleta de calificaciones para plantel y delegación

6.1.11 Delegación

Imprimir en SICEUC la Boleta de Calificaciones (FOAIUC- 0022) para los expedientes del alumno en plantel y delegación. Nota: Las boletas de calificaciones se imprimen con firma y sello digitalizados, además de tener marca de agua de: “Copia para la Delegación” y “Copia para el Plantel”, para su identificación 6.1.12 Delegación Verificar que las boletas emitidas correspondan a la totalidad de los alumnos inscritos en el semestre inmediato anterior en cada plantel

6.1.13 Delegación Digitalizar las boletas de calificaciones conforme a la instrucción de trabajo “Digitalización del expediente escolar en Delegación”

6.1.14 Delegación

Integrar boleta de calificaciones al expediente escolar del alumno, según instrucción de trabajo “Administración del expediente escolar en las Delegaciones”

6.1.15 Delegación Enviar al plantel correspondiente, mediante oficio las Boleta de Calificaciones marcadas con “Copia para el Plantel “.

6.1.16 Plantel

Recibir boletas, verificar que estén completas e integrar la Boleta de Calificaciones en el expediente del alumno, de acuerdo a instrucción de trabajo “Administración del expediente escolar en Escuelas y Facultades”


Fecha de





8.- Anexos

No. Descripción

7.1.1

Las actividades del presente procedimiento deben apegarse a la Reglamentación vigente, así como al Calendario Escolar de la Institución y al Calendario de Actividades SICEUC que es elaborado por el Comité de Administración Escolar con el fin de hacer homogéneas las actividades de primer ingreso, permanencia o egreso. .

7.1.2

En caso de revalidaciones, convalidaciones, equivalencias, evaluaciones de regularización en fechas extraordinarias y movilidad; los resultados de las calificaciones son registradas en SICEUC, por la Delegación correspondiente tomando como base el dictamen de reconocimiento de estudios emitidos por la Dirección General de Educación, del nivel correspondiente, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa escolar vigente. Posterior al registro en SICEUC del dictamen de reconocimiento de estudios correspondiente, la Delegación elaborará las boletas de calificaciones correspondientes a los semestres reconocidos para expediente del plantel y delegación. 6 de 21

7.1.3

Es responsabilidad de los profesores revisar su (s) Reporte (s) de Evaluaciones y Parciales y Finales para su validación, para lo cual, podrán apoyarse en los reportes emitidos o Actas de calificaciones necesarios para su cotejo; los cuales si requiere puede solicitarlos al plantel correspondiente.

7.1.4

Para solicitar la boleta de calificaciones en los Kioscos de servicios escolares los alumnos requerirán su credencial de estudiante vigente y su contraseña de correo electrónico de la Universidad de Colima; se puede imprimir en forma inmediata al término de la evaluación ordinaria del semestre anterior cursado.

7.1.5 El alumno tiene derecho a imprimir sin costo una boleta de calificaciones del semestre inmediato anterior, los duplicados de boletas de calificaciones tendrán costo, el cual está establecido en la circular de aranceles de la institución.

7.1.6 Los alumnos de planteles foráneos que tengan dificultad para acudir a los Kioscos de servicios escolares podrán solicitar su boleta a través de la página del SICEUC

7.1.7 Adicionalmente el kiosco permite imprimir boleta de calificaciones de cualquier semestre cursado cuando el alumno está vigente previo haber realizado el cargo a monedero electrónico.

7.1.8

En caso de corrección de resultados de calificaciones posterior a la impresión de boletas de calificaciones del semestre inmediato anterior, se llevará a cabo de la forma siguiente: 1. El profesor solicita por escrito al Director(a) del plantel, la corrección del resultado de la

calificación, indicando las causas. 2. Si procede, el plantel envía por oficio a la Delegación correspondiente la solicitud del

profesor. 3. Delegación recibe solicitud, y procesa en SICEUC previa validación. 4. Elabora boleta de calificaciones para expediente del alumno en plantel y delegación. 5. Envía al plantel mediante oficio boleta de calificaciones para su integración en el

expediente del alumno correspondiente 6. Delegación integra la boleta de calificaciones en expediente físico y digital que

corresponda. Tanto plantel como la delegación deberán integrar la evidencia en el archivo correspondiente.


Fecha de





8.1 Documentos utilizados en el proceso de evolución de regularización

Clave Nombre



FOAIUC-0020 Reporte de evaluaciones parciales y finales

FOAIUC-0022 Boleta de calificaciones

FOAIUC-0029 Anexo de calificaciones finales


9.1 Impresión boletas de calificaciones solicitada por alumno


Fecha de





9.2 Impresión de reportes de evaluaciones parciales y finales:


Fecha de





9.3 Impresión de boletas de calificaciones expediente plantel y delegación:




y Financiera


8 de 8


Fecha de


Procedimiento para la emisión de certificado de

estudios Septiembre de 2005 05 DGAE-0006 01/Junio/2016


f. Procedimiento para la emisión de certificado de estudios

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer las actividades y criterios que deberán cumplir los planteles para solicitar a las Delegaciones la emisión de los certificados de estudios, que acrediten las calificaciones obtenidas por el alumno de los estudios realizados en la Universidad de Colima, con base en la normatividad vigente.

2

ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a los alumnos y al personal involucrado en el proceso de los Planteles y Dependencias de la Institución

3

DEFINICIONES

Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. Certificado de estudios: Documento en forma oficial autorizada, que expide la Universidad de Colima, por medio de la Delegaciones para acreditar la formación adquirida por el estudiante durante sus estudios parciales o totales cursados en la institución. SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Arancel: Costo oficial establecido para el pago de servicios. Formato de Pago Referenciado: Formato electrónico utilizado por el alumno para realizar el pago bancario de los aranceles correspondientes a la inscripción. Expediente Escolar: Carpeta identificada con el número de cuenta y nombre del alumno que integra los documentos escolares generados durante su ingreso, permanencia y egreso: el cual permite conocer la trazabilidad de sus estudios. Calendario de Actividades SICEUC: Programación semestral de actividades importantes que tienen que realizar planteles y dependencias de la Universidad de Colima, para atender los servicios de primer ingreso, permanencia y egreso solicitados por los alumnos. Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima Estudiante o alumno: Aspirante o interesado que ha sido aceptado por la Institución y se encuentra formalmente inscrito en la Universidad de Colima

4

REFERENCIAS







Fecha de





No. Descripción



Manual General de Políticas y Procedimientos.

Dictamen de reconocimiento de estudios por: convalidación, revalidación, equivalencia, acreditación de conocimientos.





Calendario escolar


5

RESPONSABLES

Rectoría

Secretaría General





Dirección General de Educación Media Superior

Dirección General de Cultura Física y Deportes Dirección General de Difusión Cultural

Dirección General de Relaciones Internacionales y Cooperación Académica

Delegaciones

Planteles

Alumnos


6.1 Desarrollo


6.1.1

Interesado

Solicitar al plantel de egreso información sobre el trámite y requisitos para la emisión del Certificado de estudios

6.1.2

Plantel

Revisar el expediente escolar del interesado una vez que acuda al plantel y notifica al interesado la procedencia del trámite, así como los requisitos, costo del arancel y fecha estimada para la entrega del certificado de estudios. Nota: la revisión del expediente escolar se realiza con base a política 7.1.2 del este procedimiento.


Fecha de






6.1.3 Interesado Acudir al plantel para entregar los documentos requisito del trámite e iniciar el proceso de emisión de certificado de estudios

6.1.4

Plantel

Recibir y validar documentos, si procede llena el formato de Requisitos para solicitud de Certificado de estudios (DGAE-SG-04) completando con la fecha y firma de recepción de los documentos. Finalmente entregar la parte que le corresponde al interesado junto con el formato de pago referenciado que genera en SICEUC por el arancel correspondiente.

6.1.5

Interesado

Recibir comprobante y formato de pago referenciado (DGAE-SG-02) para realizar el depósito a la cuenta concentradora.

6.1.6

Plantel

Generar en el SICEUC Recibo de pago (FOAIUC-0012), separando las copias para el expediente plantel y de la delegación; elaborar el formato para la Solicitud de trámite de certificado de estudios y enviar mediante oficio a la Delegación la solicitud anexando el Recibo de pago, constancias de no adeudo de talleres y laboratorios y de biblioteca.

6.1.7

Delegación

Recibir la solicitud de certificado de estudios (DGEA-SG-05), revisar el expediente escolar del interesado y emitir el certificado de estudios (FOAIUC- 0024) y envía mediante oficio al plantel.

6.1.8

Plantel

Recibir el certificado de estudios, cotejar, fotocopiar y reunir requisitos del certificado (firmas y sellos) en original en ambos documentos

6.1.9

Plantel

Enviar mediante oficio a la Delegación los certificados de estudio (original y fotocopia con requisitos en original) para el trámite correspondiente.

6.1.10 Delegación

Recibir los certificados de estudio (original y fotocopia con requisitos en original), coteja y certificar los documentos mediante firma, sello pre-entintado y sello de troquel en fotografía y enviarlos al plantel mediante oficio.

6.1.11 Plantel

Recibir certificado de estudios junto con “la fotocopia con requisitos en original”, genera una fotocopia del original para integrar tres tantos del certificado, distribuyendo:

a. Original para el interesado. b. Fotocopia con requisitos en original para expediente del alumno

en Delegación c. Fotocopia simple para expediente del alumno en plantel.

6.1.12 Plantel

Entregar al interesado el original del certificado de estudios y recabar firma y fecha de recibido, en las dos fotocopias del certificado de estudios. Nota: Verificar política 7.1.2 del presente procedimiento en caso de que el certificado no sea recibido por el interesado.


Fecha de






6.1.13 Plantel Recibir el original del Certificado de Estudios y anotar lo solicitado en las dos fotocopias del certificado.

6.1.14 Plantel

Integrar al expediente escolar correspondiente la fotocopia simple, así como los documentos generados en el proceso y por la entrega del documento de acuerdo con la política 7.1.7 del presente procedimiento. Nota: esta actividad se lleva a cabo con instrucción de trabajo de Administración del expediente escolar en escuelas y facultades

6.1.15 Plantel

Enviar por oficio a la Delegación la fotocopia del certificado de estudios con requisitos en original, con fecha y firma de recepción del interesado, adjuntando si aplica los documentos entregados por el interesado en la entrega del documento.

6.1.16

Delegación

Recibir documentos, revisar y llevar a cabo lo siguiente:

a. Digitalizar documentos según se indica en la instrucción de trabajo de Digitalización del expediente escolar en Delegación.

b. Integrar al expediente escolar del alumno los documentos de acuerdo con la instrucción de trabajo de Administración del expediente escolar en delegaciones.

7.-Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

La expedición de certificados se hará a petición del estudiante siempre y cuando cubra los requisitos y aranceles correspondientes, considerando que:

I. El certificado parcial podrá expedirse cuando el interesado haya cursado y aprobado uno o más semestres de una carrera.

II. El certificado total podrá expedirse una vez que el interesado haya concluido satisfactoriamente la totalidad de los créditos establecidos en el plan de estudio cursado.

7.1.2

Revisión de expediente Un expediente escolar completo, debe contener la siguiente documentación:

o Constancia de documentos para primer ingreso o reingreso o acuse de recibo de documentos

entregados, con las firmas correspondientes.


Fecha de





No. Descripción o Recibos de pago correspondientes a inscripciones y cuando aplique el de exámenes de

extraordinario, regularización o de otros servicios que requieran el cobro de un arancel. o Comprobante (s) de calificaciones (boletas de calificaciones, kárdex, etc). o Constancia de servicio social constitucional para certificado total o parcial (Si aplica).

o Constancia de práctica profesional para certificado total (Si aplica).

Para posgrado, adicionalmente se verifica que cuente con:

Recibos de pago de colegiaturas y cuota complementarias,

Constancia oficial del grado de dominio del idioma inglés (TOEFL-ITP), para los estudiantes procedentes de países no angloparlantes o para los extranjeros, constancia de dominio del español como lengua extranjera nivel B2 en el examen DELE, cuando se trate de estudiantes procedentes de países no hispanohablantes

Comprobante de titulación de nivel inmediato anterior.

7.1.3

Autorización de solicitud de emisión de certificado

El plantel y delegación deberán asegurar que el interesado:

Cuente con el expediente escolar completo, Cubra los requisitos del trámite

Requisitos

2 fotografías tamaño credencial ovaladas blanco y negro (no instantáneas y presentable)

Constancia de no adeudo con la institución, de:

Talleres y laboratorios (Si aplica)

Biblioteca del campus correspondiente

7.1.4

Para firmar y sellar el certificado de estudios en plantel y delegación, se deberá considerar lo siguiente:

a. Plantel: El sello deberá ir entre la firma del (la) Director(a) y del (la) Secretario (a) Administrativo (a).

b. Delegación:

El sello deberá ir al lado Izquierdo de la firma del (la) Director(a) Regional de Administración Escolar

El sello troquelado, deberá cancelar la fotografía en su parte inferior.

7.1.5

En caso de la ausencia del Director Regional de Administración Escolar el Delegado Regional cuenta con el reconocimiento legal ante las instancias oficiales para validar los certificados de estudio.

7.1.6 El (la) Director(a) Regional de Administración Escolar, será el responsable del resguardo del sello troquelado, por el nivel de autoridad que le confiere su nombramiento como director.

No. Descripción

7.1.7

Solicitud y entrega del certificado de estudios

Los trámites de solicitud y recepción de certificado de estudios podrán ser realizados por el interesado, por algún pariente cercano (padres, hijos o hermanos), tutor o apoderado legal, debidamente acreditado, en la forma y términos establecidos a continuación; El interesado deberá presentar identificación oficial con fotografía. (Credencial Universitaria,

IFE, pasaporte)


Fecha de





No. Descripción Si el trámite lo realiza un pariente cercano deberá presentar y entregar al plantel carta poder

simple en original y copia, la cual debe cumplir con los siguientes requisitos para su validación:

Fecha y lugar donde se expide la carta poder.

Dirigida al plantel de la Universidad de Colima

Concepto claro por el cual se otorga la Carta Poder.

Llenar el apartado de firmas, con base en lo siguiente:

7.1.8

Para otorgante y quién acepta el poder Testigos

Nombre Firma (igual a la identificación presentada)

Nombre Domicilio Firma

7.1.9

Si el trámite lo efectúa el tutor presentar original y copia del documento oficial que lo acredite, así como copia fotostática de la identificación oficial de ambos.

Después de su validación, el plantel se quedará con los documentos copias, para su integración en el expediente escolar correspondiente a plantel y delegación.

7.1.10

Si la recepción del certificado de estudios se efectúa por el apoderado legal, deberá presentarse con original de la carta poder certificada ante Notario Público y copia fotostática de la identificación de ambos; debiendo entregar original de la carta poder y las copias fotostáticas de las identificaciones para la integración en el expediente escolar del plantel.

7.1.11

Si el alumno o egresado vive en el extranjero y realiza el trámite a través de otra persona, deberá presentar:

Carta poder certificada ante Notario Público específica para el servicio que se va a realizar y dirigida a la institución.

Si la carta poder es expedida en el extranjero debe contar con el sello del notario además estar legalizada por el cónsul de México en el lugar de expedición.

Una vez otorgado el servicio la institución se queda con el documento original para su integración en el expediente escolar.

7.1.12

Resguardo del certificado de estudios

a. En plantel. Estará a disposición del interesado por un período máximo de 2 meses a partir de que se completó el trámite. Posterior a este período, deberá enviarlo por oficio a la Delegación correspondiente, adjuntando original, copia con requisitos en original y copia fotostática.

b. La Delegación mantendrá el documento, bajo su resguardo para ser entregado cuando lo requiera el interesado. La entrega habrá de realizarse tomando en cuenta la política 7.1.7 del presente procedimiento, y una vez entregado, deberá enviar por oficio al plantel la copia fotostática con firma y fecha de recibido, para la integración en el expediente correspondiente.

2


Fecha de





7.2 Documentos utilizados en el proceso emisión de certificado de estudios

Clave Nombre DGAE-SG-02 Formato de pago referenciado DGAE-SG-04 Requisitos para solicitud de certificado de estudios

DGAE-SG-05 Solicitud de trámite de certificado de estudios


FOAIUC-0024 Certificado de estudios

8.- Anexo



Fecha de








y Financiera


8 de 8


Fecha de


Procedimiento para la evaluación extraordinaria Septiembre de 2005 05 DGAE-0007 01/Junio/2016


g. Procedimiento para la evaluación extraordinaria

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades y criterios para que el profesor registre de la(s) materia(s) asignada(s), el resultado de la evaluación extraordinaria en el Sistema de Captura de Calificaciones para ser actualizadas en el Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima (SICEUC), con base en la normativa vigente.

2

ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a los alumnos, profesores, directivos y personal

de apoyo en Planteles y Dependencias de todos los niveles educativos de la Institución,

involucradas en este procedimiento.

3

DEFINICIONES: SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Sistema de captura de calificaciones: Plataforma institucional para el registro semestral/cuatrimestral/anual de resultados de las evaluaciones parciales, de ordinario, extraordinario y regularización por los profesores de todos los niveles educativos de la institución. Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. Evaluación extraordinaria: Representa para:

a. El nivel medio superior y superior, una oportunidad para acreditar la materia o materias establecidas en el plan de estudio que, por cualquier razón o circunstancia, no hayan sido aprobadas en evaluación ordinaria. Su presentación deberá permitir verificar que el estudiante logra los objetivos y el nivel de dominio de las competencias establecidas para la materia correspondiente, y es aplicable a los estudiantes que se encuentren en alguna de las situaciones siguientes:

I. El resultado de la evaluación ordinaria sea reprobatorio o No acreditado.

II. Que haya acreditado de la totalidad de las asignaturas establecidas en el plan de estudio correspondiente, en las que se encuentre formalmente inscrito, al menos el porcentaje siguiente:

a. Nivel medio superior: 50% b. Nivel superior: 40%

III. No cuenten con calificaciones en ninguna de las evaluaciones parciales, es decir, cuyo registro escolar reporte únicamente resultados de NP o SD.

b. El nivel de posgrado, la última oportunidad para acreditar una materia del plan de estudio que, por cualquier razón o circunstancia y es aplicable a los estudiantes que en la evaluación ordinaria hayan obtenido una calificación menor a 7.0 o “no acreditado”, no pudiendo presentarse más de una evaluación extraordinaria en el mismo semestre o periodo académico. En caso reprobarse, el alumno causará baja definitiva del programa de posgrado

Profesor: Personal académico por horas o de tiempo completo


Fecha de




No. Descripción


Formato de Pago Referenciado: Formato electrónico utilizado por el alumno para realizar el pago bancario de los aranceles correspondientes a la inscripción. Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima.


4

REFERENCIAS


Reglamento de Educación de la Universidad de Colima Reglamento Escolar de la Universidad de Colima. Lineamientos para el reconocimiento de estudios Reglamento escolar de la

Universidad de Colima Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Media Superior -

Trayectoria Escolar de Bachillerato Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Medio Superior


Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Superior Lineamientos para la realización de la Práctica Profesional Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior- Trayectoria

Escolar de Posgrado Dictamen de reconocimiento de estudios en la modalidad de convalidación,

revalidación o equivalencia, así como el reconocimiento y transferencia de créditos de movilidad.

Reglamento de las funciones de las Delegaciones de la Universidad de Colima Oficios complementarios emitidos por las autoridades correspondientes

Calendario escolar Calendario de actividades SICEUC.

5

RESPONSABLES:





Dirección General de Cultura Física y Deportes Dirección General de Difusión Cultural Dirección General de Relaciones Internacionales y Cooperación Académica



Fecha de




No. Descripción


6.1 Desarrollo


6.1.1 Delegación Verificar que el costo del arancel correspondiente este conforme a la circular de aranceles de la CGAF.

6.1.2 Plantel Programar en SICEUC WEB la fecha de aplicación de los exámenes de la evaluación extraordinaria, con la finalidad de que los alumnos conozcan la fecha y hora de aplicación de los mismos a través de su página de SICEUC.

6.1.3

Alumno En su página de SICEUC, consulta, selecciona la(s) materia(s) a presentar e imprime el formato de pago referenciado.

6.1.4

Alumno Depositar en la cuenta bancaria concentradora el importe correspondiente

6.1.5 Plantel Emitir Recibo de pago (FOAIUC-0012) por las materias pagadas, distribuyéndolo según se indica en el mismo.

6.1.6

Profesor Aplicar evaluación y realizar la captura de resultados en el Sistema de Captura de Calificaciones en tiempo y forma.

6.1.7

Plantel Vigilar que la aplicación y registro de los resultados de la evaluación de la(s) materia(s) se realice en las fechas establecidas.

6.1.8

Delegación Emitir reporte de alumnos pendientes de registro de resultados en SICEUC WEB, y solicitar al plantel vía oficio o por correo electrónico, seguimiento para su atención.

6.1.9

Plantel Atender solicitud, notificando a los profesores con incumplimiento para su inmediata atención.

6.1.10

Profesor Imprimir acta(s) de evaluación extraordinaria (FOAIUC-0019), requisita y entrega al plantel

6.1.11

Plantel

Recibir acta(s) de evaluación extraordinaria (FOAIUC-0019), verifica que se encuentre debidamente requisitado; completa acta(s) con firma(s) del Director(a) y Secretario(a) Administrativo(a) del plantel para el resguardo en archivo correspondiente. Nota: Del reporte se debe verificar:

Todos los alumnos relacionados deben tener calificación (de 0 a 10, NP o SD)

Firma del profesor Reporte con folio impreso, en la parte inferior.

6.1.12 Delegación Realizar en SICEUC el proceso de actualización de calificaciones de evaluación extraordinaria del semestre correspondiente

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Las actividades del presente procedimiento deben apegarse a la Reglamentación vigente, así como al Calendario Escolar de la Institución y al Calendario de Actividades SICEUC que es elaborado por el Comité de Administración Escolar con el fin de hacer homogéneas las actividades de primer ingreso, permanencia o egreso.


Fecha de




No. Descripción

7.1.3

En caso de que al término del semestre el alumno no cuente con sus calificaciones registradas en SICEUC el plantel deberá enviar por oficio informando la razón, el(los) resultado(s) en el (los) formato(s) de “Anexo de calificaciones finales (FOAIUC-0029)”, a la Delegación correspondiente para su registro.

7.1.5

El alumno podrá consultar los resultados publicados electrónicamente y en caso de error en el registro del resultado de las evaluaciones, se procederá a la rectificación de la calificación a solicitud del interesado, presentada por escrito y dirigida al Director del plantel, en los plazos establecidos y en consonancia con los Lineamientos para la Evaluación del Aprendizaje, aplicables para el nivel educativo que corresponda

7.1.6 En el caso de las asignaturas de: actividades culturales y deportivas, servicio social universitario, o electivas, la acreditación se ajustará a la reglamentación institucional vigente.

7.1.7

La actualización de calificaciones por el profesor, será por incumplimiento de captura o corrección de resultados y se lleva de la forma siguiente:

1. En el Sistema de Captura de Calificaciones, solicita en línea corrección o actualización de la(s) calificación(es) del(los) alumno(s) seleccionado(s) y envía al plantel en forma electrónica para su autorización.

2. El plantel en SICEUC WEB, autoriza si procede la solicitud y envía en forma electrónica a la Delegación correspondiente.

3. La Delegación valida las solicitudes y autoriza si procede. 4. En caso de corrección de resultados, al autorizar la Delegación, se actualizan

automáticamente lo solicitado, y en el caso de solicitud de captura se apertura la asignatura para que se registren los resultados de las evaluaciones.

7.1.8

En caso de que en plantel se presente una solicitud de corrección de resultado de evaluación ordinaria, posterior a la impresión del “Reporte de evaluaciones parciales y finales” (FOAIUC-0020), el plantel deberá enviar por oficio dicha solicitud a la delegación correspondiente para su atención y tanto plantel como delegación, deberán integrar la evidencia en el archivo correspondiente.

7.2 Documentos utilizados en el proceso evaluación extraordinaria

Clave Nombre



FOAIUC-0019 Actas de evaluación extraordinaria



8.- Anexo


Fecha de








y Financiera


5 de 5


Fecha de


Procedimiento para las evaluaciones de

regularización Septiembre de 2005 05 DGAE-0009 01/Junio/2016


h. Procedimiento para las evaluaciones ordinarias

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades y criterios para que el profesor registre de la(s) materia(s) asignada(s), el resultado de la evaluación ordinaria en el Sistema de Captura de Calificaciones para ser actualizadas en el Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima (SICEUC), con base en la normativa vigente.

2

ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a los alumnos, profesores, personal

directivo y de apoyo en Planteles y Dependencias de todos los niveles educativos de la Institución, involucradas en este procedimiento.

3

DEFINICIONES: SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Sistema de captura de calificaciones: Plataforma institucional para el registro semestral/cuatrimestral/anual de resultados de las evaluaciones parciales, de ordinario, extraordinario y regularización por los profesores de todos los niveles educativos de la institución. Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. Evaluación ordinaria: es aquélla que se realiza al finalizar el curso y permite verificar si el estudiante alcanzó los objetivos del programa y/o el nivel de dominio requerido por las competencias establecidas y se deberá presentar la evaluación ordinaria cuando el estudiante haya obtenido un promedio de las evaluaciones parciales menor a 8.0 o que habiendo exentado renuncia al resultado de las evaluaciones parciales manifestándolo a través de un escrito dirigido a la dirección del plantel, antes de la presentación de la evaluación ordinaria. Profesor: Personal académico por horas o de tiempo completo Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima. Calendario de Actividades SICEUC: Programación semestral de actividades importantes que tienen que realizar planteles y dependencias de la Universidad de Colima, para atender los servicios de primer ingreso, permanencia y egreso solicitados

por los alumnos.

4

REFERENCIAS





Fecha de





No. Descripción



Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Medio Superior


Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Superior

Lineamientos para la realización de la Práctica Profesional


Dictamen de reconocimiento de estudios en la modalidad de convalidación, revalidación o equivalencia, así como el reconocimiento y transferencia de créditos de movilidad.

Reglamento de las funciones de las Delegaciones de la Universidad de Colima.

Oficios complementarios emitidos por las autoridades correspondientes.

Calendario escolar


5

RESPONSABLES:





Dirección General de Cultura Física y Deportes Dirección General de Difusión Cultural Dirección General de Relaciones Internacionales y Cooperación

Académica



6.1 Desarrollo


6.1.1 Plantel Programar en SICEUC WEB la fecha de aplicación de los exámenes de la evaluación ordinaria, con la finalidad de que los alumnos conozcan la fecha y hora de aplicación de los mismos a través de su página de SICEUC.


Fecha de






6.1.2 Profesor Imprimir Reporte de evaluaciones ordinarias para identificar a los alumnos que deben presentar la evaluación (FOAIUC-0018).

6.1.1 Plantel Programar en SICEUC WEB la fecha de aplicación de los exámenes de la evaluación ordinaria, con la finalidad de que los alumnos conozcan la fecha y hora de aplicación de los mismos a través de su página de SICEUC.

6.1.2 Profesor Imprimir Reporte de evaluaciones ordinarias para identificar a los alumnos que deben presentar la evaluación (FOAIUC-0018).

6.1.3 Profesor Aplicar evaluación y realizar la captura de resultados en el Sistema de Captura de Calificaciones en tiempo y forma.

6.1.4 Plantel

Vigilar que la aplicación y registro de los resultados de la evaluación de la(s) materia(s) se realice en las fechas establecidas.

6.1.5 Delegación

Emitir reporte de alumnos pendientes de registro de resultados en SICEUC WEB, y solicitar al plantel vía oficio o por correo electrónico, seguimiento para su atención.

6.1.6 Plantel Atender solicitud, notificando a los profesores con incumplimiento para su inmediata atención.

6.1.7 Profesor Imprimir el reporte de evaluación ordinaria, requisita y entrega al plantel

6.1.8 Plantel

Recibir el reporte de Evaluación ordinaria (FOAIUC- 0018), para los niveles medio superior y superior) y Reporte de evaluación final en posgrado (FOAIUC-0030), verifica que se encuentre debidamente requisitado y resguarda en archivo correspondiente. Nota: Del reporte se debe verificar:


Firma del profesor

Reporte con folio impreso, en la parte inferior

6.1.9 Delegación Realizar en SICEUC el proceso de actualización de calificaciones de evaluación ordinaria del semestre correspondiente

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Las actividades del presente procedimiento deben apegarse a la Reglamentación vigente así como al Calendario Escolar de la Institución y al Calendario de Actividades SICEUC que es elaborado por el Comité de Administración Escolar con el fin de hacer homogéneas las actividades de primer ingreso, permanencia o egreso.

7.1.2

En los casos de renuncia al resultado de evaluaciones parciales, deberá enviarse a la Delegación correspondiente el formato de renuncia (FOAIUC-0023). El resultado final obtenido, deberá reportarse en el formato Anexo de calificaciones finales (FOAIUC-0029), a la Delegación correspondiente.

7.1.3


7.1.4 El alumno podrá consultar los resultados publicados electrónicamente y en caso de error en el registro del resultado de las evaluaciones, se procederá a la rectificación de la calificación a solicitud


Fecha de





No. Descripción

del interesado, presentada por escrito y dirigida al Director del plantel, en los plazos establecidos y en consonancia con los Lineamientos para la Evaluación del Aprendizaje, aplicables para el nivel educativo que corresponda


7.1.6




3. La Delegación valida las solicitudes y autoriza si procede. En caso de corrección de resultados, al autorizar la Delegación, se actualizan automáticamente lo solicitado, y en el caso de solicitud de captura se apertura la asignatura para que se registren los resultados de las evaluaciones.

7.1.7

En caso de que en plantel se presente una solicitud de corrección de resultado de evaluación ordinaria, posterior a la impresión del “Reporte de evaluaciones parciales y finales” (FOAIUC-0020), el plantel deberá enviar por oficio dicha solicitud a la delegación correspondiente para su atención y tanto plantel como delegación, deberán integrar la evidencia en el archivo correspondiente.

7.2 Documentos utilizados en el proceso evaluación ordinaria

Clave Nombre

FOAIUC-0018 Reporte de evaluaciones ordinarias


FOAIUC-0023 Formato de renuncia


FOAIUC-0030 Reporte de evaluación final en posgrado

8.- Anexos


Fecha de









y Financiera


5 de 5


Fecha de





i. Procedimiento para las evaluaciones de regularización

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades y criterios para que el profesor registre de la(s) materia(s) asignada(s), el resultado de la evaluación de regularización en el Sistema de Captura de Calificaciones para ser actualizadas en el Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima (SICEUC), con base en la normativa vigente.

2

ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a los alumnos, profesores, directivos y

personal de apoyo en Planteles y Dependencias del nivel medio superior y superior de la Institución, involucradas en este procedimiento.

3

DEFINICIONES: SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Sistema de captura de calificaciones: Plataforma institucional para el registro semestral/cuatrimestral/anual de resultados de las evaluaciones parciales, de ordinario, extraordinario y regularización por los profesores de todos los niveles educativos de la institución. Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. Evaluación de regularización: constituye la última oportunidad de acreditar la materia o materias establecidas en el plan de estudio; en caso de no aprobarse, el estudiante deberá cursar o cursarlas una vez más y, si reprueba nuevamente, será dado de baja del programa educativo. Podrán presentar evaluación de regularización los estudiantes que se encuentran en alguna de las siguientes situaciones:

I. No presentaron la evaluación extraordinaria. II. Presentaron la evaluación extraordinaria y obtuvieron calificación reprobatoria. III. Hayan acreditado de la totalidad de las asignaturas establecidas en el plan de

estudio correspondiente, en las que se encuentre formalmente inscrito al menos el porcentaje siguiente:

1. Nivel medio superior: 50% 2. Nivel superior: 60%

Adicionalmente El estudiante de primer semestre que presente evaluaciones de regularización, deberá aprobar la totalidad de las mismas; en caso contrario, será dado de baja de manera definitiva del programa. Profesor: Personal académico por horas o de tiempo completo


Formato de Pago Referenciado: Formato electrónico utilizado por el alumno para realizar el pago bancario de los aranceles correspondientes a la inscripción.


Fecha de





No. Descripción

Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima


4

REFERENCIAS


Reglamento de Educación de la Universidad de Colima Reglamento Escolar de la Universidad de Colima. Lineamientos para el reconocimiento de estudios Reglamento escolar de la

Universidad de Colima Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Media

Superior - Trayectoria Escolar de Bachillerato Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Medio Superior Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior-

Trayectoria Escolar de Licenciatura Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Superior Lineamientos para la realización de la Práctica Profesional Lineamientos para la evaluación del aprendizaje en Educación Superior-

Trayectoria Escolar de Posgrado Dictamen de reconocimiento de estudios en la modalidad de convalidación,

revalidación o equivalencia, así como el reconocimiento y transferencia de créditos de movilidad.

Reglamento de las funciones de las Delegaciones de la Universidad de Colima Oficios complementarios emitidos por las autoridades correspondientes Calendario escolar


5

RESPONSABLES:








Fecha de






6.1 Desarrollo


6.1.1 Delegación Verificar que el costo del arancel correspondiente este conforme a la circular de aranceles de la CGAF.

6.1.2 Plantel

Programar en SICEUC WEB la fecha de aplicación de los exámenes de la evaluación de regularización, con la finalidad de que los alumnos conozcan la fecha y hora de aplicación de los mismos a través de su página de SICEUC.

6.1.3

Alumno En su página de SICEUC, consulta, selecciona la(s) materia(s) a presentar e imprime el formato de pago referenciado.

6.1.4

Alum Depositar en la cuenta bancaria concentradora el importe correspondiente.

6.1.5 Plantel Emitir Recibo de pago (FOAIUC-0012) por las materias pagadas, distribuyéndolo según se indica en el mismo.

6.1.6

Profesor Aplicar evaluación y realizar la captura de resultados en el Sistema de Captura de Calificaciones en tiempo y forma.

6.1.7

Plantel Vigilar que la aplicación y registro de los resultados de la evaluación de la(s) materia(s) se realice en las fechas establecidas.

6.1.8

Delegación Emitir reporte de alumnos pendientes de registro de resultados en SICEUC WEB, y solicitar al plantel vía oficio o por correo electrónico, seguimiento para su atención.

6.1.9

Plantel Atender solicitud, notificando a los profesores con incumplimiento para su inmediata atención.

6.1.10

Profesor Imprimir acta(s) de Evaluación de regularización (FOAIUC-0021), requisita y entrega al plantel.

6.1.11

Plantel

Recibir acta(s) de Evaluación de regularización (FOAIUC-0021), verifica que se encuentre debidamente requisitado; completa acta(s) con firma(s) del Director(a) y Secretario(a) Administrativo(a) del plantel para el resguardo en archivo correspondiente. Nota: Del reporte se debe verificar:


Firma del profesor Reporte con folio impreso, en la parte inferior.

6.1.12 Delegación Realizar en SICEUC el proceso de actualización de calificaciones de la evaluación de regularización del semestre correspondiente.


Fecha de





7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1


7.1.3


7.1.5



7.1.7




3. La Delegación valida las solicitudes y autoriza si procede. En caso de corrección de resultados, al autorizar la Delegación, se actualizan automáticamente lo solicitado, y en el caso de solicitud de captura se apertura la asignatura para que se registren los resultados de las evaluaciones.

7.1.8

En caso de que en plantel se presente una solicitud de corrección de resultado de la evaluación de regularización, posterior a la impresión del “Reporte de evaluaciones parciales y finales” (FOAIUC-0020), el plantel deberá enviar por oficio dicha solicitud a la delegación correspondiente para su atención y tanto plantel como delegación, deberán integrar la evidencia en el archivo correspondiente.

7.1.9

Los resultados de exámenes de regularización en fecha extraordinaria presentados por los alumnos; podrán realizarse, previa autorización de la Dirección del nivel correspondiente, y el plantel reportará mediante oficio a la Delegación correspondiente para su registro los resultados obtenidos, adjuntando lo siguiente:

a. Copia del oficio de autorización del nivel correspondiente, b. Anexo calificaciones finales (FOAIUC-0029) y c. Recibo de pago por los aranceles correspondientes

Tanto plantel como delegación, deberán integrar la evidencia en el expediente del alumno.


Fecha de





7.1 Documentos utilizados en el proceso evaluación de regularización

Clave Nombre




FOAIUC-0021 Actas de evaluaciones de regularización


8.- Anexos


Fecha de









y Financiera


6 de 6


Fecha de


Procedimiento para las evaluaciones parciales Septiembre de 2005 05 DGAE-0010 01/Junio/2016


j. Procedimiento para las evaluaciones parciales

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades y criterios para que el profesor registre de la(s) materia(s) asignada(s), el resultado de las evaluaciones parciales en el Sistema de Captura de Calificaciones para ser actualizadas en el Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima (SICEUC), con base en la normativa vigente.

2

ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a los alumnos profesores, personal directivo y

de apoyo en Planteles y Dependencias de todos los niveles educativos de la Institución, involucradas en este procedimiento.

3

DEFINICIONES:

SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Sistema de captura de calificaciones: Plataforma institucional para el registro semestral/cuatrimestral/anual de resultados de las evaluaciones parciales, de ordinario, extraordinario y regularización por los profesores de todos los niveles educativos de la institución. Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. Evaluación parcial: La evaluación parcial es la recolección, análisis e interpretación de las evidencias de aprendizaje que el estudiante demuestra en relación con una fracción del contenido referente al programa del curso correspondiente y el nivel de dominio de las competencias requeridas. Profesor: personal académico por horas o de tiempo completo Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima. Calendario de Actividades SICEUC: Programación semestral de actividades importantes que tienen que realizar planteles y dependencias de la Universidad de Colima, para atender los servicios de primer ingreso, permanencia y egreso solicitados por los alumnos.

4

REFERENCIAS






Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Medio Superior


Lineamientos para el Servicio Social Constitucional en el Nivel Superior


Fecha de




No. Descripción

Lineamientos para la realización de la Práctica Profesional


Dictamen de reconocimiento de estudios en la modalidad de convalidación, revalidación o equivalencia, así como el reconocimiento y transferencia de créditos de movilidad.



Calendario escolar


5

RESPONSABLES:

Rectoría

Secretaría General





Delegaciones Planteles

Alumnos


6.1 Desarrollo


6.1.1 Delegación Generar materias y plantilla en el SICEUC, correspondientes a los planes de estudio de los alumnos inscritos en el semestre, con base en el calendario de actividades SICEUC.

6.1.2 Plantel Actualizar, si se requiere en el SICEUC el catálogo de profesores, y asignar a cada uno la(s) materia(s) a impartir.

6.1.3

Plantel

Revisar que los a lumnos i n s c r i t o s en e l SICEUC como repetidores parciales, cambios de escuela, convalidaciones y equivalencias, tengan asignadas las materias a cursar.

6.1.4

Plantel

Registrar el número de evaluaciones parciales y fechas de aplicación de las mismas en el Módulo para calendarizar las evaluaciones parciales en el nivel superior y posgrado en la plataforma de SICEUC WEB partir de la información otorgada por cada profesor. Nota: Sólo aplica para el nivel Superior y posgrado en donde se podrán aplicar un mínimo de dos y un máximo de cinco, en el semestre. En el caso de


Fecha de





programas educativos estructurados por módulos, se justifica la existencia de una evaluación por unidad. En el nivel medio superior se aplicarán 3 (Tres) evaluaciones parciales y las fechas de aplicación se encuentran en el Calendario Escolar de la Institución.

6.1.5 Profesor Aplicar la evaluación y realizar la captura de resultados en el Sistema de Captura de Calificaciones en tiempo y forma

6.1.6 Plantel Vigilar que la aplicación y registro de los resultados de la evaluación de la(s) materia(s) se realice en las fechas establecidas.

6.1.7 Delegación Emitir reporte de los alumnos pendientes de registro de resultados en SICEUC WEB y solicitar al plantel vía oficio o por correo electrónico, el seguimiento para su atención.

6.1.8 Plantel Atender solicitud, notificando a los profesores con incumplimiento para su atención inmediata.

6.1.9 Profesor Imprimir el reporte de evaluaciones parciales en la última evaluación parcial y requisita y entrega al plantel

6.1.10 Plantel

Recibir el reporte de Evaluaciones parciales (FOAIUC- 0017), verifica que se encuentre debidamente requisitado y resguarda en archivo correspondiente. Nota: Del reporte se debe verificar:


Firma del profesor

Reporte con folio impreso, en la parte inferior

6.1.11 Delegación Realizar en SICEUC el proceso de actualización de calificaciones de evaluación parciales del semestre correspondiente

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1


7.1.2 Las actividades de la 6.1.1 a la 6.1.4, se realizan al inicio del semestre, sin embargo pueden repetirse en caso necesario.

7.1.3

El plantel al inicio del semestre, será el responsable de realizar la creación de: Grupos de inglés con nivel y módulo, y Grupos para las materias optativas En ambos casos debe asignar los alumnos correspondientes a la materia, así como al profesor que impartirá la asignatura.

7.1.4 En caso de que al término del semestre el alumno no cuente con sus calificaciones registradas en SICEUC el plantel deberá enviar por oficio informando la razón, los resultados en el (los) formato(s)


Fecha de




No. Descripción

“Anexo de calificaciones parciales (FOAIUC-0028)”, a la Delegación correspondiente para su registro.


7.1.6


7.1.7

La actualización de calificaciones por el profesor, será por incumplimiento de captura o corrección de resultados y se lleva de la forma siguiente: 1. En el Sistema de Captura de Calificaciones, solicita en línea corrección o actualización de la(s)

calificación(es) del(los) alumno(s) seleccionado(s) y envía al plantel en forma electrónica para su autorización.


3. La Delegación valida las solicitudes y autoriza si procede. 4. En caso de corrección de resultados, al autorizar la Delegación, se actualizan automáticamente

lo solicitado, y en el caso de solicitud de captura se apertura la asignatura para que se registren los resultados de las evaluaciones.

7.2 Documentos utilizados en el proceso evaluaciones parciales

Clave Nombre

FOAIUC-0017 Reporte de evaluaciones parciales

FOAIUC-0028 Anexo de Calificaciones Parciales

8.- Anexos


Fecha de








y Financiera


5 de 5


Fecha de


Procedimiento para las inscripciones de

Reingreso a los niveles educativos medio

superior, superior y posgrado.



k. Procedimiento para las inscripciones de reingreso a los niveles educativos medio superior, superior y posgrado

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer las actividades y criterios que deben cumplir los planteles y dependencias para las inscripciones de quienes que han sido alumnos cuando menos un ciclo escolar en cualquiera de las escuelas o facultades de la Universidad de Colima en sus diferentes niveles educativos con base en la normativa vigente.


3

DEFINICIONES:

Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Inscripción de reingreso: Es la inscripción realizada después de haber cursado y aprobado al menos un ciclo escolar (cuatrimestre, semestre o anualidad) en el programa educativo y las resultantes de los trámites de convalidación o cambio de escuela. Convalidación: Validez que otorga la U. de C. a los estudios realizados en algún plantel de la propia Universidad para el ingreso a otro programa educativo en la misma o derivado de la actualización o reestructuración del plan de estudio originalmente cursado.

Reconocimiento y transferencia de créditos por movilidad: Es la aceptación por parte de la universidad de Colima de los créditos cursados y aprobados en otra institución de educación superior,

nacional o del extranjero, derivados de una estancia académica con valor curricular, que sean validados mediante un documento académico oficial emitido por la institución receptora Cambio de plantel. Los estudiantes que solicitan cambios de plantel o programa educativo, previo al cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente. Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima.


Ficha de Inscripción de primer ingreso: Cédula en la que se recopilan os datos necesarios para llevar a cabo la inscripción del alumno. Formato de Pago Referenciado: Formato electrónico utilizado por el alumno para realizar el pago bancario de los aranceles correspondientes a la inscripción. Expediente Escolar: Carpeta identificada con el número de cuenta y nombre del alumno que integra los documentos escolares generados durante su ingreso, permanencia y egreso: el cual permite conocer la trazabilidad de sus estudios. Calendario de Actividades SICEUC: Programación semestral de actividades importantes que tienen que realizar planteles y dependencias de la Universidad de Colima, para atender los servicios de primer ingreso, permanencia y egreso solicitados por los alumnos. Dictamen de reconocimiento de estudios: Documento que expresa la resolución definitiva del reconocimiento de estudios parciales o totales en las modalidades de


Fecha de







No. Descripción

revalidación, equivalencia, convalidación, reconocimiento y transferencia de créditos por movilidad que otorgan las direcciones generales de Educación Media Superior y Educación Superior.

4

REFERENCIAS:









Dictamen de reconocimiento de estudios en la modalidad de convalidación, así como el reconocimiento y transferencia de créditos de movilidad.



Administración del expediente escolar en Delegación (Instructivo de trabajo)

Digitalización del expediente escolar en Delegación (Instructivo de trabajo)

Calendario escolar


5

RESPONSABLES:





Dirección General de Deportes y Actividades R e c r e a t i v a s Dirección General de Relaciones Internacionales y Cooperación Académica



Fecha de








6.1 Desarrollo


6.1.1 Alumno Ingresar a http://www.siceuc.ucol.mx y si tiene derecho a reinscribirse, generar el formato de pago referenciado (DGAE-SG-02)

6.1.2 Alumno Depositar en la cuenta bancaria correspondiente el importe de los aranceles de inscripción

6.1.3 Plantel

Generar al siguiente día hábil, el recibo de pago (FOAIUC-0012) de la siguiente manera:

a. Ingresar a SICEUC y verificar los pagos realizados en el módulo “Impresión de recibos” opción reinscripciones y sin generar recibo.

b. Seleccionar alumno e imprimir el recibo de pago

c. Firmar, sellar y separar recibo para plantel y delegación. A partir de este momento el alumno está formalmente inscrito en el plantel

6.1.4 Alumno

Ingresar a http://www.siceuc.ucol.mx y actualizar y/o imprimir dos tantos de la ficha de inscripción de reingreso:

a. Nivel Medio Superior y Superior (FOAIUC-0014). Nivel Posgrado (FOAIUC-0026) (debe registrar las asignaturas a cursar durante el semestre).

6.1.5 Alumno

Entregar al plantel al inicio del semestre un tanto de la ficha de inscripción de reingreso debidamente firmada Nota: No aplica para los alumnos con ingreso a partir de agosto 2018.

6.1.6 Plantel

Recibir y verificar las fichas(s) de inscripción de reingreso que se encuentren debidamente requisitadas. Nota: Para extranjero, documentación probatoria de su estancia legal como estudiante en México, certificada por el secretario(a) administrativo(a) del plantel

6.1.7 Plantel

Integrar al expediente escolar del alumno los documentos siguientes:

1. Ficha de inscripción de reingreso 2. Recibo(s) de pago(s)

Nota: Este proceso se realiza en fechas posteriores al proceso de inscripción, con instrucción de trabajo de Administración del expediente escolar en escuelas y facultades

6.1.8 Plantel

Generar el listado de control de inscripciones (FOAIUC-0033) y enviarlo mediante oficio a la Delegación, anexando por alumno relacionado: (aplica para alumnos con ingreso anterior a agosto 2018)

1. Un tanto de la ficha de Inscripción de reingreso 2. Recibo(s) de pago(s) correspondiente(s)

http://www.siceuc.ucol.mx/

http://www.siceuc.ucol.mx/


Fecha de








Notas: La integración de documentos se debe de realizar como se indica en política 7.1

6.1.9 Delegación Recibir y verificar la documentación. Si procede recibir en SICEUC y firmar de recibido

6.1.10 Delegación Digitalizar los documentos recibidos conforme a la instrucción de trabajo “Digitalización del expediente escolar en Delegación”

6.1.11 Delegación Crear o integrar según corresponda el expediente escolar del alumno, según instrucción de trabajo “Administración del expediente escolar en las Delegaciones”

7.- Criterio

7.1 Políticas

No Descripción

7.1.1


7.1.2 Los alumnos con ingreso 2018, sólo en plantel contarán con expediente físico. En delegación su expediente será electrónico, y la delegación será responsable de integrarlo previa validación de los procesos escolares solicitados por el estudiante.

7.1.3 Trámites a realizar para reinscripción de alumno irregular o de estudios discontinuos

Una vez autorizada la solicitud por la Delegación el alumno deberá ajustarse a realizar las actividades marcadas desde la actividad 6.1.1 del presente procedimiento

Responsable Actividad

Alumno Acudir al plantel y solicitar autorización de Inscripción de reingreso al semestre correspondiente

Plantel Revisar el expediente escolar y verificar si procede la inscripción de reingreso solicitada

Plantel Si no procede, notifica al alumno

Plantel Si procede solicita autorización a través de SICEUC la Inscripción de reingreso a la Delegación correspondiente e informa al alumno pasos a seguir

Delegación Revisar expediente escolar para validar la procedencia de la solicitud

Delegación Si procede, autoriza, caso contrario notifica por oficio al plantel

7.1.4

Trámite adicional del plantel para aspirantes extranjeros

El Director del Plantel donde fue aceptado debe obtener el Oficio de Autorización para su estancia en el país a través de la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación


Fecha de







No Descripción

Académica de la Universidad de Colima. Cumpliendo con los trámites requeridos. Este oficio debe tramitarse cada año mientras el alumno extranjero permanezca estudiando en la institución.

7.1.5

Revisión de documentos en plantel/delegación

1. Sean los requeridos

2. El nombre del alumno, coincida con el nombre exhibido en los documentos 3. No cuenten con tachaduras ni enmendaduras, ni manchados

4. Firma en fichas de reinscripción en original. Si es menor de edad firma del padre o

tutor

7.1.6

Proceso administrativo plantel – Delegación

Conservación y traslado de documentos

Todos los documentos para su entrega deben trasladarse del plantel a delegación

dentro de caja(s) de archivo muerto, debidamente protegidos y organizados.

Entrega de inscripciones a Delegación

El plantel deberá generar el(los) paquete(s) de reinscripciones con base a las indicaciones de la Delegación correspondiente e imprimir el Listado de control de reinscripciones FOAIUC-0033, en el cual anexará de cada alumno relacionado, Ficha de Inscripción de reingreso Formato electrónico, recibo(s) de pago(s), así como la documentación complementaria al trámite, en caso de que aplique. Nota: No aplica para alumnos con ingreso a partir de agosto 2018

7.1.7

Reconocimientos de estudio

Serán enviadas a la Delegación, hasta que se cuente con el Dictamen de reconocimiento de estudios correspondiente emitido por la Dirección del Nivel correspondiente y esta será la responsable de validar el cumplimiento de los requisitos, para el registro de la inscripción en el SICEUC.

7.1.8

Aranceles

Todo alumno de nacionalidad Mexicana por nacimiento o por naturalización cubrirá los aranceles correspondientes en moneda nacional, caso contrario debe de pagar en dólares conforme a la lista de aranceles oficiales.

Los alumnos beneficiados por la Beca de Inscripción relativa al Contrato Colectivo de Trabajo vigente en la Universidad de Colima (trabajadores, sus hijos o cónyuge) no realizan el depósito bancario ya que previo cumplimiento de los requisitos de inscripción, el plantel imprime el recibo de pago, exento del 100% de los aranceles correspondientes a los aranceles de inscripción, quedando así el alumno inscrito en el plantel.

Si el alumno lo solicita, se le podrá entregar una copia del Recibo de pago en el plantel.

7.2 Documentos utilizados en el proceso de inscripción de reingreso

Clave Nombre



FOAIUC-0014 Ficha de inscripción de reingreso Formato electrónico

FOAIUC-0026 Ficha de inscripción de reingreso Nivel posgrado Formato electrónico

FOAIUC-0033 Listado de control de reinscripciones


Fecha de







8.- Anexos





y Financiera


6 de 6


Fecha de



primer ingreso a los niveles educativos medio

superior, superior y posgrado

Agosto 2016 01 DGAE-0012


l. Procedimiento para las inscripciones de primer ingreso a los niveles educativos medio superior, superior y posgrado.

No. Descripción

1 OBJETIVO: Describir las actividades y criterios que deben cumplir los Planteles y Dependencias de la Institución para efectuar la inscripción de los aspirantes aceptados del proceso de admisión en cualquiera de los niveles educativos ofertados por la Universidad de Colima, con base en la normatividad vigente.

2

ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a todos los aspirantes aceptados del proceso de admisión y al personal involucrado en el proceso de inscripciones de primer ingreso de los Planteles y Dependencias de la Institución.

3

DEFINICIONES: Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos. SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Inscripción de primer ingreso: Ser aspirante aceptado en el proceso de admisión convocado por la Universidad, o bien mediante los procesos de revalidación, equivalencia o acreditación de conocimientos adquiridos de forma autodidacta y a través de experiencia laboral, según sea el caso. Esta disposición aplica siempre y cuando no haya causado baja del plantel al que desea ingresar o bien, baja en dos programas del mismo nivel educativo. Equivalencia: Validez que hace la U. de C. de los estudios realizados en otra institución integrante del Sistema Educativo Nacional, la cual podrá otorgarse por nivel educativo, ciclo escolar, asignaturas o cualquier otra unidad de aprendizaje existente en el sistema referido. En este proceso se incluye el esquema de portabilidad de créditos para los estudiantes de los subsistemas y planteles incorporados al Sistema Nacional de Bachillerato. Revalidación: Declaración de validez oficial de los estudios efectuados en el extranjero, que sean equiparables con estudios de tipo medio superior o superior realizados dentro del sistema educativo nacional, la cual deberá ser emitida por la Secretaría de Educación Pública. En este rubro, la Universidad de Colima podrá emitir dictamen de reconocimiento de estudios cursados en el extranjero, exclusivamente con fines académicos, siempre y cuando éstos se consideren como antecedente académico del programa educativo al que desea ingresar. En este último caso, cuando el interesado pretenda ejercer profesionalmente en México, deberá obtener la revalidación de los antecedentes académicos y cumplir con las disposiciones legales aplicables. Acreditación de conocimientos: Declaración de validez de los conocimientos o competencias correspondientes a niveles educativos o grados escolares adquiridos de forma autodidacta o a través de experiencia laboral, según sea el caso.



Fecha de







No. Descripción

Ficha de Inscripción de primer ingreso: Cédula en la que se recopilan os datos necesarios para llevar a cabo la inscripción del alumno. Formato de Pago Referenciado: Formato electrónico utilizado por el alumno para realizar el pago bancario de los aranceles correspondientes a la inscripción. Expediente Escolar: Carpeta identificada con el número de cuenta y nombre del alumno que integra los documentos escolares generados durante su ingreso, permanencia y egreso: el cual permite conocer la trazabilidad de sus estudios. Calendario de Actividades SICEUC: Programación semestral de actividades importantes que tienen que realizar planteles y dependencias de la Universidad de Colima, para atender los servicios de primer ingreso, permanencia y egreso solicitados por los alumnos. DELE: Diploma de Español como Lengua Extranjera TOEFL: Test Of English as a Foreing Languaje Calendario Escolar: Programación de las actividades académicas correspondientes al ciclo escolar en la Universidad de Colima Estudiante o alumno: Aspirante o interesado que ha sido aceptado por la Institución y se encuentra formalmente inscrito en la Universidad de Colima Aspirante: Interesado que decide participar formalmente en el proceso de admisión y cumple con los requisitos señalados en la convocatoria correspondiente o en los lineamientos de reconocimiento de estudios establecidos por la U. de C. Número de Cuenta: Código numérico conformado por ocho dígitos, el cual es asignado al alumno de nuevo ingreso a la institución para su identificación y control. Forma Migratoria: Documento con el que el extranjero acredita la calidad y característica migratoria con que se interna y permanece en el país. La forma migratoria es evidencia del estatus migratorio de un extranjero. Certificación de Inscripción de Nacimiento: Trámite para inscribir en el país el registro de los actos del estado civil de las personas ocurridos en el extranjero Carta de Naturalización: Documento que se expide a los extranjeros que acrediten una residencia en territorio nacional con la tarjeta expedida por la Secretaría de Gobernación que acredite la condición de estancia de residente temporal, o con la tarjeta que acredite la condición de estancia de residente permanente, cuando menos durante los

últimos cinco años inmediatos anteriores a la fecha de su solicitud, de conformidad

con lo dispuesto por los artículos 20 de la Ley de Nacionalidad y 14 de su Reglamento. (dato tomado de: http://sre.gob.mx/carta-de-naturalizacion-por-residencia) Acta de Reconocimiento de Hijos: Documento que se expide por el registro civil, cuando se reconoce al menor o adulto registrado anteriormente. Dictamen de reconocimiento de estudios: Documento que expresa la resolución definitiva del reconocimiento de estudios parciales o totales en las modalidades de revalidación, equivalencia, convalidación, reconocimiento y transferencia de créditos por movilidad que otorgan las direcciones generales de Educación Media Superior y Educación Superior.

4

REFERENCIAS:





Fecha de







No. Descripción






Manual General de Políticas y Procedimientos.

Dictamen de reconocimiento de estudios parciales o totales en las modalidades de revalidación, equivalencia, así como el reconocimiento y transferencia de créditos de movilidad.





Calendario escolar Calendario de actividades SICEUC.

5

RESPONSABLES:

Rectoría.

Secretaría General



Dirección General de Administración Escolar Direcciones Generales de los niveles académicos Dirección General de Relaciones Internacionales y Cooperación Académica

Delegaciones Planteles Estudiantes o alumnos


6.1 Desarrollo


6.1.1 Aspirante aceptado

Consultar los resultados del proceso de admisión en el periódico “El Comentario” o en el sitio web oficial de la Universidad “http://www.ucol.mx” y realizar lo siguiente:

1. Seleccionar la carrera elegida. 2. Identificar su nombre y seleccionarlo. 3. Ingresar su folio asignado en el proceso de admisión.

Registro de información, pago de aranceles y entrega de documentos requisitos de inscripción

http://www.ucol.mx/


Fecha de









Registrar información solicitada de los documentos originales en el “Acuse de recibo de documentos entregados“(DGAE-SG-01) e Imprimir los siguientes documentos requeridos para su inscripción según se indica:

1. Acuse de recibo de documentos entregados. 2. Ficha de inscripción de primer ingreso:

a. Niveles medio superior y superior (FOAIUC-0011) un tanto.

b. Nivel posgrado (FOAIUC-0025) dos tantos. (debe registrar las asignaturas a cursar durante el semestre)

3. Formato de pago referenciado (DGAE-SG-02)

Nota: El aspirante aceptado deberá presentar al plantel

constancia de asignación de Número de Seguridad Social,

para la afiliación posterior al Seguro Facultativo de

Estudiantes, para su atención médica en el IMSS.

6.1.3 Aspirante aceptado Realizar el pago correspondiente el importe de los aranceles de inscripción.


Acudir al plantel y entregar: 1. Ficha de Inscripción de primer Ingreso,

debidamente requisitada. 2. Documentos oficiales requeridos según el nivel de

estudios correspondiente 3. Acuse de recibo de documentos entregados

Validación de documentos en plantel e inscripción

6.1.5 Plantel

Recibir y verificar los documentos del aspirante aceptado (ver políticas 7.1.3 y 7.1.4), y en su caso:

1. Firmar y sellar el Acuse de recibo de documentos entregados, correspondiente al plantel y alumno

2. Entregar al aspirante el acuse correspondiente Notas: En caso necesario elaborar carta compromiso por adeudo de documentos; ver políticas 7.1.7

6.1.6 Plantel

Verificar y actualizar en SICEUC los datos del aspirante aceptado para después:

1. Asignar el grupo (carrera y plan de estudios) 2. Emitir Recibo de pago (FOAIUC-0012) por

concepto de Inscripción (firmar, sellar y separar para plantel y delegación)

3. A partir de este momento el aspirante está formalmente inscrito y debe realizar los trámites complementarios:

a. Toma de fotografía para la credencial

universitaria del alumno. Se realiza con

instrucción de trabajo Trámite de credencial

Universitaria.

b. Obtención de su correo universitario (llave de


Fecha de








ingreso a los servicios escolares)

c. Obtención de la constancia de asignación de

Número de Seguridad Social, para la afiliación

posterior al Seguro Facultativo de Estudiantes

ante el IMSS. (trámite que hace la institución

ante IMSS). Nota: las actividades complementarias, se realizan conforme lo programa el plantel.

Integración del expediente escolar en plantel

6.1.7 Plantel

Crear o actualizar el expediente escolar del alumno e integrar los siguientes documentos:

1. Ficha de inscripción de primer ingreso al nivel correspondiente

2. Recibo(s) de pago(s) 3. Copia de los documentos oficiales requeridos

(política 7.1.4). 4. Acuse de recibo de documentos entregados, mismo

que debe ser firmado al momento de entregarse los documentos originales al alumno.

Nota: Este proceso se realiza en fechas posteriores al proceso de inscripción, con instrucción de trabajo de Administración del expediente escolar plantel.

Validación de documentos en delegación

6.1.8 Plantel Capturar en SICEUC, a los alumnos de primer ingreso, para conformar el paquete de entrega a Delegación.

6.1.9 Plantel

Generar el listado de control de inscripciones (FOAIUC-0033) y enviarlo mediante oficio a la Delegación, anexando por alumno relacionado:

1. Fotocopia legible de la CURP 2. Documentos requisito de inscripción. 3. Si aplica, original de la Carta compromiso por

adeudo de documentos, adjuntando evidencia correspondiente.

Nota: La integración de documentos se debe de realizar como se indica en política 7.1.9.

6.1.10 Delegación Recibir y verificar la documentación. Si procede recibir en SICEUC y firmar de recibido.

Digitalización de documentos e integración de expediente escolar en delegación

6.1.11 Delegación Digitalizar los documentos recibidos conforme a la instrucción de trabajo “Digitalización del expediente escolar en Delegación”.

6.1.12 Delegación

Crear o integrar según corresponda el expediente escolar del alumno, según instrucción de trabajo “Administración del expediente escolar en las Delegaciones”.

Entrega de documentos originales al plantel

6.1.13 Delegación Remitir al plantel mediante oficio, debidamente


Fecha de








relacionados los documentos propiedad del alumno para que le sean entregados.

6.1.14 Plantel Entregar al alumno los documentos oficiales y recabar firma de recibido en el “Acuse de recibo de documentos entregados” (DGAE-SG-01)

Entrega de documentos originales al alumno

6.1.15 Alumno Recibe documentos y firma el Acuse de recibo de documentos entregados (DGAE-SG-01)

6.1.16 Plantel Integra el Acuse de recibo de documentos entregados (DGAE-SG-01), al expediente del alumno correspondiente.

7.- Criterios

No. Descripción

7.1.1


7.1.2 Los alumnos con ingreso 2018, sólo en plantel contarán con expediente físico. En delegación su expediente será electrónico, y la delegación será responsable de integrarlo previa validación de los procesos escolares solicitados por el estudiante.

7.1.3 Los documentos oficiales que son requisito para la inscripción, deben presentarse sin tachaduras ni enmendaduras y en el caso de estar manchados la información debe ser legible.

7.1.4

Documentos requisitos de inscripción

Para todos los niveles:

Original y copia de: 1. Acta de nacimiento, o algunos de los siguientes documentos:

o Certificación de Inscripción de Nacimiento, o Carta de Naturalización o Acta de Reconocimiento de Hijos

Nota: En caso de los extranjeros, acta de nacimiento debe estar legalizada y apostillada por el Consulado de México en el país de origen del aspirante.

2. Certificado total de estudios antecedentes Notas: a. Si no cuenta con certificado de estudios del nivel antecedente, deberá

presentar constancia oficial de estudios del nivel previo o cualquier otro documento provisional y dispondrá de un plazo máximo de seis meses, contados a partir del inicio oficial de cursos del ciclo respectivo, para entregar los certificados originales correspondientes; en caso contrario, serán dados de baja del programa educativo. Si posteriormente desea ingresar a la U. de C., deberá participar nuevamente en el proceso de admisión, en los términos que señale la normativa vigente.

b. Para el nivel superior y posgrado, el certificado de estudios


Fecha de







No. Descripción

antecedentes debe estar legalizado por el Gobierno del Estado de procedencia; si no fueron emitidos por alguna de las siguientes instituciones:

Sistema Educativo Nacional.

Instituto Politécnico Nacional (IPN).

Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM)

Universidad de Colima. c. Si cursó los estudios en el extranjero debe presentar Revalidación de

Estudios del antecedente académico emitida por la Secretaría de Educación Pública, o por la Universidad de Colima dictamen de reconocimiento de estudios parcial, ya sea por ciclos completos o por créditos o asignaturas, así como estudios totales.

3. Copia legible en tamaño carta de la CURP 4. Fotografías tamaño infantil blanco y negro (1 nivel medio superior y superior, 2

nivel posgrado) 5. Para extranjero, documentación probatoria de su estancia legal como estudiante

en México, certificada por el secretario(a) administrativo(a) del plantel 6. Acuse de recibo de documento entregados 7. Ficha de inscripción de primer ingreso correspondiente 8. Original de la constancia oficial del grado de dominio del idioma inglés (TOEFL-

ITP), para los estudiantes procedentes de países no angloparlantes Nota: Para los extranjeros, constancia de dominio del español como lengua extranjera nivel B2 en el examen DELE, cuando se trate de estudiantes procedentes de países no hispanohablantes

9. Una copia legible del antecedente académico de: a. Cédula Profesional o de grado b. Título o grado académico según corresponda c. Acta de Examen Profesional o de Grado Notas:

o Debido a la importancia del Título o grado académico, Cédula Profesional o de grado y Acta de Examen Profesional, el aspirante sólo debe presentarlos para la certificación de la fotocopia por el Secretario(a) Administrativo(a) del Plantel.

o En caso de que el estudiante pretenda titularse de la licenciatura por créditos de posgrado, deberá presentar una constancia oficial de la institución de procedencia en la que se indique que ésta es una opción de titulación reconocida.

7.1.5

Trámite adicional del plantel para aspirantes extranjeros

El Director del Plantel donde fue aceptado debe obtener el Oficio de Autorización para su estancia en el país a través de la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Académica de la Universidad de Colima. Cumpliendo con los trámites requeridos. Este oficio debe tramitarse cada año mientras el alumno extranjero permanezca estudiando en la institución.

7.16

Acuse de recibo de documentos entregados

Se genera con datos diferentes dependiendo el nivel de estudios y la nacionalidad, quedando de la forma siguiente:


Fecha de







No. Descripción

a. Para Nivel medio superior y nivel superior

b. Para el nivel de posgrado c. Para extranjeros

7.1.7

Carta compromiso

Todos los niveles

Responsable: El secretario(a) administrativo(o) del plantel, será el responsable de emitir las cartas compromiso, así como el de vigilar su cumplimiento.

Documento(s) por los que se puede elaborar

Nivel medio superior y superior Posgrado

Certificado de estudios antecedentes

Nota: El aspirante deberá entregar original de la constancia de término de estudios emitida por la institución de

egreso

a. Certificado de estudios antecedentes

Nota: El aspirante deberá entregar original de la constancia de término de estudios emitida por la institución de egreso.

b. Cédula profesional o de grado y/o Título o grado académico

d. Nota: El aspirante deberá entregar original de acta de examen Profesional o grado

7.1.8

Revisión de documentos en plantel/delegación

1. Sean los requeridos

2. No cuenten con tachaduras ni enmendaduras y en el caso de estar manchados la información debe ser legible.

3. El nombre del aspirante/alumno registrado en el acta de nacimiento o documento similar presentado, coincida con el nombre exhibido en los documentos

4. Certificados de estudios legalizados, si aplica.

5. En certificados de estudios, cédula profesional o de grado y títulos o grados

académicos:

o Sello de la Institución.

o Firma de Autoridades.

En caso de comprobarse la falsedad de un documento con el que un aspirante pretenda acreditar su identidad o su trayectoria académica, se anulará la inscripción respectiva, así como todos los actos derivados de la misma y los estudios que hubiera cursado en la Universidad de Colima amparados en dicho documento. Será, además, causa de expulsión de la institución. La U. de C., se reserva su derecho a proceder legalmente en los casos en que dichos actos atenten en su contra.

Todo documento presentado por el plantel, que no cumpla con los requisitos establecidos, no será recibido en la Delegación, por lo que le será devuelto por oficio para su atención y seguimiento.

7.1.9

Proceso administrativo plantel – Delegación

Conservación y traslado de documentos

Todos los documentos originales, son propiedad del estudiante por lo que deben trasladarse del plantel a delegación y viceversa en dentro de caja(s) de archivo muerto,


Fecha de







No. Descripción

debidamente protegidos y organizados.

Entrega de inscripciones a Delegación

El plantel debe generar Listado de control de inscripciones FOAIUC-0033 y acompañarlo de los documentos relativos a la inscripción de los alumnos de primer ingreso, separándolos en dos bloques: Primer bloque: Documentos originales y copia de la CURP. Segundo bloque: Fichas de Inscripción y recibos de pago Nota: A partir de agosto 2018, sólo se enviará el primer bloque. El expediente en delegación es electrónico.

Reintegro de documentos originales a Plantel

Una vez validados y si procede digitalizados, la delegación reintegra por oficio los documentos originales entregados por el plantel, con las observaciones pertinentes para su atención.

7.1.10

Tiempo de conservación de documentos originales en plantel

El plantel resguardará los documentos originales requisitos de inscripción, entregados por los alumnos por un lapso de cinco meses a partir de que son entregados por la delegación para la entrega al alumno Posteriormente deberán ser enviados por oficio a la Delegación correspondiente , para su resguardo los cuales estarán disponibles para el interesado en el momento que los solicite

7.1.11

Reconocimientos de estudio

Equivalencias, Revalidaciones, Acreditación de conocimientos

Serán enviadas a la Delegación, hasta que se cuente con el Dictamen de autorización emitido por la Dirección del Nivel correspondiente y esta será la responsable de validar el cumplimiento de los requisitos, para el registro de la inscripción en el SICEUC.

7.1.12

Aranceles

Todo aspirante aceptado de nacionalidad Mexicana por nacimiento o por naturalización cubrirá los aranceles correspondientes en moneda nacional, caso contrario debe de pagar en dólares conforme a la lista de aranceles oficiales.

Los aspirantes beneficiados por la Beca de Inscripción relativa al Contrato Colectivo de Trabajo vigente en la Universidad de Colima (trabajadores, sus hijos o cónyuge) no realizan el depósito bancario; previo cumplimiento de los requisitos de inscripción, el plantel imprime el recibo de pago, exento del 100% de los aranceles correspondientes, quedando así el alumno inscrito en el plantel.

7.1.13 La Constancia de Comprensión de Lectura del Idioma Inglés que no haya sido emitida por la Universidad de Colima de requerirse, debe ampararse con una validación de la misma emitida por la Facultad de Lenguas Extranjeras de la Institución.

7.2 Documentos utilizados en el proceso de inscripción de primer ingreso

Clave Nombre

DGAE-SG-01 Acuse de recibo de documentos entregados



FOAIUC-0011 Ficha de inscripción de primer ingreso Formato electrónico

FOAIUC-0025 Ficha de inscripción de primer ingreso Nivel posgrado Formato electrónico


Fecha de







FOAIUC-0033 Listado de control de inscripciones

DGAE-SG-03 Carta compromiso por adeudo de documentos





y Financiera


10 de 10


4. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS


5. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES


Fecha de


Procedimiento de planeación, ejecución,

entrega recepción de infraestructura física 23 mayo 2013 02

DGRM-RG-

04 6 junio 2014


a. Procedimiento de planeación, ejecución, entrega recepción de infraestructura física

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades y criterios que se llevan a cabo en el proceso de ampliación, adecuación y creación de nueva infraestructura, desde la necesidad y/o solicitud de alguna dependencia hasta su entrega-recepción y uso de algún espacio o edificación intervenida.

2

ALCANCE: Este procedimiento es interno, y es en apoyo a los Planteles y Dependencias de la Institución que tienen necesidades de algún tipo de infraestructura; teniendo un alcance al exterior con dependencias municipales, estatales y federales con fines de regulación y transparencia

3

DEFINICIONES: DGRM: Dirección General de Recursos Materiales INCOIFED: Instituto Colimense de la Infraestructura Física Educativa SEP: Secretaria de Educación Pública. FAM: Fondo de aportaciones múltiples PEF: Presupuestos de egresos de la federación Ampliación de Infraestructura: Cuando una edificación es modificada y crece para dar cabida a más espacios o uso de este. Adecuación de Infraestructura: Cuando una edificación se modifica su/s espacio/s existentes para remodelarlos, o darles mantenimiento mayor. Formato de Solicitud de Infraestructura: Documento para que las Dependencias Institucionales plasmen sus necesidades de adecuación/ampliación o construcción. Anteproyecto Arquitectónico: Conjunto de planos que sirven para plasmar las necesidades de espacios, dimensiones, usuarios, flujos, ubicación y circulaciones de las edificaciones a intervenir. Proyecto Ejecutivo: Conjunto de planos necesarios para llevar a cabo la construcción de una ampliación/adecuación/o nueva edificación, con todas las especificaciones arquitectónicas, estructurales y técnicas de instalaciones necesarias para en una primera instancia se pueda licitar y como necesidad principal su construcción. Licitación: Proceso reglado mediante el cual la Universidad de Colima da a conocer públicamente una necesidad, solicita ofertas que la satisfagan, evalúa estas ofertas y selecciona una de ellas, todo estos a través del INCOIFED. Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima. Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos.

4 REFERENCIAS: Ley Orgánica de la Universidad de Colima.

Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con las mismas

Ley de Obra Pública del Estado de Colima

Reglamento de Construcción para el Municipio de Colima

Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las


Fecha de




DGRM-RG-

04 6 junio 2014


No. Descripción

Mismas.

Norma Mexicana NMX-R-021 Calidad de la Infraestructura Física Educativa

Norma Mexicana NMX-R-024 Supervisión de la Obra de la Infraestructura Física Educativa

Norma Mexicana NMX-R-003 Selección del Terreno para Construcción

Reglamento de Adquisición de Bienes, Servicios y Arrendamiento de la Universidad de Colima

5 RESPONSABLES: Rectoría Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional


Dirección General de Recursos Materiales Área de Proyectos de la DGRM Área de Construcción de la DGRM Planteles

6 Desarrollo del procedimiento

6.1 Desarrollo


6.1.1 Dirección General de Recursos Materiales

Remitir a todas las dependencias susceptibles de recibir apoyos cuando se da a conocer por la SEP, Rectoría o alguna institución externa de programas con fondos financieros para apoyar la construcción, ampliación, remodelación, rehabilitación o mantenimiento mayor de la infraestructura física universitaria, para que hagan llegar su solicitud mediante oficio y en algunos casos con el formato correspondiente que aplique para el programa o fondo a ejercer.

6.1.2 Dependencias Recibir el oficio y el formato para que hagan sus solicitudes de necesidades de infraestructura y contestan vía oficio a la DGRM y en algunos casos con el formato correspondiente que aplique para el programa o fondo a ejercer. En algunos casos, sin solicitud previa de la DGRM, manifiesta sus necesidades de atención en infraestructura física.


Recibir el oficio donde se indican las necesidades de infraestructura y en muchos de los casos con el formato lleno siempre y cuando aplique para el programa o fondo a ejercer. Se analiza la solicitud, si la información del formato de solicitud de infraestructura está completa y entendible se considera como viable, por lo que se instruye al departamento de proyectos para que se empiece la elaboración del anteproyecto arquitectónico.


Fecha de




DGRM-RG-

04 6 junio 2014




Visitar a la dependencia para corroborar las necesidades o resolver dudas de su listado, si aun así, resulta no ser viable, se contesta a la dependencia y con ello se da por concluida esta parte.

6.1.5 Dirección General de Recursos Materiales.-

Área de proyectos

Presentar el proyecto arquitectónico a la dependencia para su consideración, de tener observaciones o ajustes, se regresa y se vuelve a trabajar la propuesta arquitectónica, hasta que se hayan plasmado todas las necesidades.

6.1.6 Dependencias

Validar con firma del director y sello los planos correspondientes y el listado de mobiliario, una vez que ya se han plasmado la totalidad de las necesidades en el anteproyecto arquitectónico.

6.1.7 Área de Proyectos/Dirección General de Recursos

Materiales

Armar el paquete de solicitud de recursos con proyecto arquitectónico autorizado, para enviarlos a Rectoría y estos sean gestionados vía Dirección de Planeación a las instancias federales correspondientes.

6.1.8 Rectoría/Planeación

Integrar la correspondiente solicitud de recursos en los diferentes fondos o programas (FAM, PEF, recursos propios, etc.), esta solicitud de recursos se hace ante la Secretaría de Educación Pública,

6.1.9 Secretaria de Educación Pública Federal

Evaluar y en su defecto autorizar la infraestructura y los montos a ejercer. Una vez que la SEP entrega a Rectoría la autorización a través de oficio, se está en posibilidad de iniciar la elaboración de proyectos ejecutivos autorizados. Si Rectoría no tuvo recursos para iniciar los proyectos anticipados, a partir de aquí ya se pueden elaborar.

6.1.10 Rectoría

Recibir a través de oficio de la Secretaría de Educación Pública la autorización de la infraestructura y los montos a ejercer, y a su vez, rectoría a través de oficio informa y turna a la D.G.R.M. para la aplicación de los mismos.


Recibir oficio de autorización de infraestructura y fondos a ejercer e instruye al área de proyectos para elaborar el proyecto ejecutivo.

6.1.12 Área de Proyectos

Desarrollar y concluir proyecto ejecutivo en colaboración con la dependencia para acordar aplicaciones técnicas, de espacio y particularidades especiales. Simultáneamente y durante el transcurso de la elaboración del proyecto, se registran los avances del mismo y las actividades diarias en sus respectivos formatos, y día a día se le va dando forma al expediente técnico con la información que se va terminando.

6.1.13 Dependencias

Firmar los planos que atiendan todos los requerimientos, las veces que sea necesario a satisfacción de la dependencia. Por lo que los planos deben estar firmados por el director de la dependencia y en casos particulares también por el responsable del edificio o espacio, y una vez concluido el proyecto ejecutivo que incluye planos, generadores, memorias técnicas, catálogo, análisis de precios, presupuesto, bitácora, entre otros, la dependencia contesta encuesta de satisfacción.


Fecha de




DGRM-RG-

04 6 junio 2014



6.1.14 Área de Proyectos

Complementar el paquete de licitación, además del proyecto ejecutivo, se integran oficios, escrituras, mecánica de suelos, documentos técnicos en general así como la encuesta de satisfacción, para enviar a la instancia correspondiente para su revisión y en su defecto su licitación.

6.1.15 INCOIFED

Recibir el paquete de licitación a través de oficio y entregar planos y catálogo de obra.

6.1.16 INCOIFED

Realizar la licitación y adjudicación de la obra.

6.1.17 INCOIFED

Emitir el fallo de la empresa ganadora en presencia de la institución representada por la DGRM.


Elaborar contrato de obra para firma de las partes involucradas y entregar anticipo siempre y cuando haya el recurso.

6.1.19 Constructora

Solicitar prorroga a través de oficio por la misma cantidad de días que le sea diferido el pago si no hay recurso para la entrega del anticipo.

6.1.20 Área de Construcción

Elaborar y firmar convenio con la empresa por el diferimiento en el tiempo de entrega de la obra, resultado del desfase en tiempo de la entrega del anticipo para inicio de la obra.

6.1.21 Constructora

Reprogramar ejecución de obra como producto de la firma del convenio.


Entregar el anticipo a la empresa que debe de iniciar la obra y realizar la supervisión, ejecución, control y seguimiento de la obra, tomando como base lo dispuesto en la ley de obras públicas y servicios relacionados con la misma y/o su reglamento y/o ley estatal de obras y/o reglamento de adquisiciones de bienes y contratación de servicios y arrendamientos de la universidad de colima, según sea el caso, así como el proyecto ejecutivo y lo establecido en el contrato.


Recibir las estimaciones de obra para los pagos de los trabajos ejecutados. Con la estimación, simultáneamente corrobora el avance físico de la obra contra el programado.


Aplicar una retención si al presentar la estimación se verifica que lleva un atraso la obra respecto a lo programado, la penalización aplica sólo hasta el final de la ejecución de la obra, si esta se retrasó respecto a la fecha de terminación.

6.1.25 Área de Construcción Recibir, revisar y autorizar las estimaciones para su correspondiente pago y enviar al INCOIFED y a Contraloría del Gobierno del Estado.

6.1.26 INCOIFED/Contraloría del Gob. del Estado

Tramitar y autorizar el pago ya que están revisadas las estimaciones por estas dependencias.


Realizar el pago de estimaciones a la empresa constructora

6.1.28 Dependencias Dar por concluida la obra y entregar a la dependencia a través del acta de entrega-recepción de obra, y la dependencia, a su vez recibir y evaluar el servicio otorgado por medio de la encuesta de satisfacción; de no existir al final de la obra importes adicionales al contrato original.


Fecha de




DGRM-RG-

04 6 junio 2014



6.1.29 Área de Construcción /Constructora

Elaborar un convenio modificatorio en tiempo y monto si al final de la obra existieran importes adicionales al contrato original, , para solventar estos pagos adicionales. Una vez cubierto estos montos por trabajos ejecutados extraordinarios a la empresa, a través de la revisión y autorización de las respectivas estimaciones, se está en posibilidad de cerrar administrativamente y entregar la obra.

6.1.30 Área de Construcción Recibir el acta de entrega recepción de obra firmada por el director de la dependencia, así como la encuesta de satisfacción contestada y firmada

6.1.31 Área de Construcción / Constructora

Elaborar el finiquito de obra y firmar a satisfacción de las partes involucradas, si no hay absolutamente nada por cobrar o estimar, la supervisión de obra,.

6.1.32 Área de Construcción Liberar la fianza de vicios ocultos después de 12 meses de la entrega de la obra.

7.- Criterios

8.- Anexos


Fecha de




DGRM-RG-

04 6 junio 2014




Fecha de




DGRM-RG-

04 6 junio 2014



Dirección General de Recursos Materiales


y Financiera


7 de 7


Fecha de


Procedimiento de mantenimiento Correctivo

(jurisdicción de la DGRM y ocupa comprar

material)

11 mayo 2011 01 DGRM-RG-

12 6 junio 2014


b. Procedimiento de mantenimiento correctivo (jurisdicción de la DGRM y ocupa comprar material)

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades que se llevan a cabo en el proceso del mantenimiento correctivo cuando es un edificio jurisdicción de la DGRM y existe la necesidad de comprar material para resolver la problemática.

2

ALCANCE: Esta destinado para cualquier Dependencia o Plantel de la Institución e inicia desde la solicitud hasta la reparación del desperfecto

3

DEFINICIONES: DGRM: Dirección General de Recursos Materiales Formato de Solicitud de Servicio: Documento para que las Dependencias Institucionales plasmen sus necesidades de algún mantenimiento que requieran Encuesta de Satisfacción: Formato que viene al reverso de la solicitud de servicio y que debe ser llenada por la persona que haya solicitado el mantenimiento Plantel: Cada uno de los bachilleratos, escuelas técnicas, escuelas de nivel superior, facultades o institutos que forman parte del sistema educativo de la Universidad de Colima.

Dependencia: Órganos técnicos o administrativos facultados para proponer la regulación universitaria o la prestación de servicios específicos.

4 REFERENCIAS:


5 RESPONSABLES:



6.1 Desarrollo


6.1.1 Dependencia

Requerir a la D.G.R.M. vía telefónica o mediante oficio, el servicio de mantenimiento (refrigeración / aire acondicionado / electricidad / herrería / fontanería).

6.1.2. Dirección General de Recursos Materiales

Recibir la solicitud de servicio, ya sea vía telefónica o mediante oficio.


Requisitar vía sistema el formato denominado “Solicitud de Servicio”. ( Formato DGRM-RG-09)


Fecha de




material)


12 6 junio 2014




Imprimir en dos tantos la “Solicitud de Servicio” con clave DGRM-RG-09 y “Encuesta de Satisfacción” con clave DGRM-RG-10 (primer tanto para el jefe del Departamento de Mantenimiento y segundo tanto para acuse de recibido).


Entregar un tanto de la solicitud de servicio y encuesta de satisfacción al Jefe del Departamento de Mantenimiento y recaba acuse de recibo en el segundo tanto.

6.1.6 Responsable de Mantenimiento

Recibir la solicitud de servicio y la registra en su control electrónico de “solicitudes de servicio”


Analizar el tipo de servicio requerido y designa al personal especializado para que realice el trabajo.


Avisar y entregar al personal designado, la solicitud de servicio y encuesta de satisfacción para que se presente al área solicitante.

6.1.9 Personal de servicio

Recibir la solicitud de servicio.


Acudir al área solicitante para revisar y evaluar los trabajos a realizar.


Realizar la revisión y evaluación, anotar en la casilla “MATERIAL REQUERIDO” de la “Solicitud de Servicio” (formato DGRM-RG-09) la relación de los artículos y/o materiales necesarios para cubrir el servicio.


Informar y entregar por escrito al Jefe de Mantenimiento, la relación de artículos y/o materiales que son necesarios para llevar a cabo la solicitud de servicio.


Recibir la “Solicitud de Servicio” o Formato DGRM-RG-09. Surtir los artículos y/o materiales necesarios de los almacenes del Departamento de Mantenimiento.(Aplica cuando hay material en existencia, caso contrario es otro procedimiento)

6.1.14 Proveedor

Recibir solicitud de cotización y relación de artículos y/o materiales.

6.1.15 Proveedor

Preparar y entregar cotización al Departamento de Mantenimiento.


Recibir cotización.


Analizar cotización y determinar cuál es la que ofrece mejor precio y condiciones.


Informar al Director General de Obras Materiales el resultado del análisis y solicita su autorización para realizar compra.


Fecha de




material)


12 6 junio 2014




Autorizar la adquisición de los artículos y/o materiales al proveedor designado.


Realizar la adquisición de los artículos y/o materiales solicitados por el Departamento de Mantenimiento


Avisar al Depto. de Mantenimiento que los artículos y/o materiales solicitados ya fueron adquiridos.


Recibir aviso y se presenta a realizar el servicio solicitado.


Realizar el servicio solicitado


Entregar al área solicitante el formato de solicitud de servicio y encuesta de satisfacción, para recabar la firma de conformidad correspondiente, así como, para requesitar la encuesta.

6.1.25 Dependencia

Recibir formato de solicitud de servicio.

6.1.26 Dependencia

Plasmar en el reverso de dicho documento el nombre, firma y sello del área solicitante, y requisita la encuesta de satisfacción del servicio, incluida en dicho formato, y entrega al personal de servicio.


Recibir y entrega al Titular del Departamento de Mantenimiento el formato de la solicitud de servicio y encuesta de satisfacción.


Recibir el formato de solicitud de servicio y encuesta de satisfacción y la registra como atendida en el control de “solicitudes de servicio”.


Entregar a la DGRM la “Solicitud de Servicio” y “Encuesta de Satisfacción”.


Recibir la “Solicitud de Servicio” y “Encuesta de Satisfacción”, captura, cuantifica electrónicamente y archiva las “solicitudes de servicio” en planilla de porcentajes y numeralia.


Fecha de




material)


12 6 junio 2014


7.- Criterios

8.- Anexos





y Financiera


4 de 4


Fecha de


Procedimiento para mantenimiento correctivo

(jurisdicción de la DGRM y ocupa material

existente)


12 6 junio 2014


c. Procedimiento para mantenimiento Correctivo (jurisdicción de la DGRM y ocupa material existente)

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades que se llevan a cabo en el proceso del mantenimiento correctivo cuando la necesidad se resuelve con material existente en almacén de la DGRM

2


3



4 REFERENCIAS:

Reglamento de Adquisición de Bienes, Servicios y Arrendamientos de la Universidad de Colima

5 RESPONSABLES:



6.1 Desarrollo


6.1.1 Dependencia

Requerir a la D.G.R.M. vía telefónica o mediante oficio, el servicio de mantenimiento (refrigeración / aire acondicionado / electricidad / herrería / fontanería).






Fecha de




existente)


12 6 junio 2014












Avisar y entrega al personal designado, la solicitud de servicio y encuesta de satisfacción para que se presente al área solicitante.






Realizar la revisión y evaluación, anota en la casilla “MATERIAL REQUERIDO” de la “Solicitud de Servicio” (formato DGRM-RG-09) la relación de los artículos y/o materiales necesarios para cubrir el servicio.




Recibir la “Solicitud de Servicio” o Formato DGRM-RG-09. Surte los artículos y/o materiales necesarios de los almacenes del Departamento de Mantenimiento.(Aplica cuando hay material en existencia, caso contrario es otro procedimiento)


Recibir los artículos y/o materiales requeridos para el servicio.





6.1.17 Dependencia


6.1.18 Dependencia

Plasmar en el reverso de dicho documento el nombre, firma y sello del área solicitante, y requisita la encuesta de satisfacción del


Fecha de




existente)


12 6 junio 2014



servicio, incluida en dicho formato, y entrega al personal de servicio.


Recibir y entregar al Titular del Departamento de Mantenimiento el formato de la solicitud de servicio y encuesta de satisfacción.






Recibir la “Solicitud de Servicio” y “Encuesta de Satisfacción”, captura, cuantifica electrónicamente y archiva las “solicitudes de servicio” en planilla de porcentajes y numeralia


Fecha de




existente)


12 6 junio 2014


7.- Criterios

8.- Anexos





y Financiera


4 de 4


Fecha de



(sin jurisdicción de la DGRM y ocupa comprar

material)


15 6 junio 2014


d. Procedimiento para mantenimiento Correctivo (sin jurisdicción de la DGRM y ocupa comprar material)

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades que se llevan a cabo en el proceso del mantenimiento correctivo cuando es un edificio sin jurisdicción de la DGRM y existe la necesidad de comprar material para resolver la problemática.

2


3



4 REFERENCIAS: Reglamento de Adquisición de Bienes, Servicios y Arrendamiento de la Universidad de Colima

5 RESPONSABLES:



6.1 Desarrollo


6.1.1 Dependencia

Requerir a la DGRM vía telefónica o mediante oficio, el servicio de mantenimiento (refrigeración / aire acondicionado / electricidad / herrería / fontanería).






Imprimir en dos tantos la “Solicitud de Servicio” con clave DGRM-RG-09 y “Encuesta de Satisfacción” con clave DGRM-RG-10 (primer


Fecha de




material)


15 6 junio 2014



tanto para el jefe del Departamento de Mantenimiento y segundo tanto para acuse de recibido).








Avisar y entrega al personal designado, la solicitud de servicio y encuesta de satisfacción para que se presente al área solicitante.






Realizar la revisión y evaluación y anotar en la casilla “MATERIAL REQUERIDO” de la “Solicitud de Servicio” (formato DGRM-RG-09) la relación de los artículos y/o materiales necesarios para cubrir el servicio.


Informar y entrega por escrito al Jefe de Mantenimiento, la relación de artículos y/o materiales que son necesarios para llevar a cabo la solicitud de servicio.

6.1.13 Dependencia

Recibir la relación de artículos y/o materiales necesarios para atender la solicitud de servicio.

6.1.14 Responsable de Mantenimiento /

Dependencia

Realiza la adquisición de los artículos y/o materiales solicitados por el Departamento de Mantenimiento.

6.1.15 Dependencia

Avisar al Departamento de Mantenimiento que los artículos y/o materiales solicitados ya fueron adquiridos.


Recibir aviso y envía al personal asignado a realizar el servicio.


Avisar al personal designado que los artículos y/o materiales ya se encuentran en el área solicitante.






Fecha de




material)


15 6 junio 2014





6.1.21 Dependencia


6.1.22 Dependencia



Recibir y entrega al Titular del Departamento de Mantenimiento el formato de la solicitud de servicio y encuesta de satisfacción.








Fecha de




material)


15 6 junio 2014


7.- Criterios

8.- Anexos





y Financiera


4 de 4


e. Procedimiento para mantenimiento correctivo (solo mano de obra)

No. Descripción

1

OBJETIVO: Describir las actividades que se llevan a cabo en el proceso del mantenimiento correctivo cuando la necesidad se resuelve solo con la mano de obra de algún técnico especializado.

2


3



4 REFERENCIAS:


5 RESPONSABLES:



6.1 Desarrollo


6.1.1 Dependencia

Requerir a la DGRM vía telefónica o mediante oficio, el servicio de mantenimiento (refrigeración / aire acondicionado / electricidad / herrería / fontanería).
























Entregar al área solicitante el formato de solicitud de servicio y encuesta de satisfacción, para recabar la firma de conformidad correspondiente, así como, para requisitar la encuesta.

6.1.13 Dependencia


6.1.14 Dependencia









Recibir la “Solicitud de Servicio” y “Encuesta de Satisfacción”, captura, cuantifica electrónicamente y archiva las “solicitudes de servicio” en planilla de porcentajes y numeralia.


7.- Criterios

8.- Anexos





y Financiera


3 de 3

f. Procedimiento para mantenimiento preventivo (no ocupa comprar material)

No. Descripción


1

OBJETIVO: Describir las actividades que se llevan a cabo en el proceso del mantenimiento preventivo cuando es un edificio jurisdicción de la DGRM y no hay la necesidad de comprar material para resolver la problemática.

2


3



4 REFERENCIAS:

Reglamento de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Arrendamiento de la Universidad de Colima

5 RESPONSABLES:



6.1 Desarrollo



Revisar programa anual de mantenimiento preventivo. Analiza fechas y áreas.

6.1.2. Responsable de Mantenimiento

Requerir a la DGRM vía telefónica el servicio de mantenimiento preventivo.


Recibir la solicitud de servicio, ya sea vía telefónica o físicamente.


Requisitar vía sistema el formato denominado “Solicitud de Servicio”. ( Formato DGRM PRO-RG-03)


Imprimir en dos tantos la “Solicitud de Servicio” con clave DGRM PRO-RG-03 y “Encuesta de Satisfacción” con clave DGRM PRO-RG-04 (primer tanto para el jefe del Departamento de Mantenimiento y segundo tanto para acuse de recibido).



















6.1.14 Dependencia


6.1.15 Dependencia











7.- Criterios

8.- Anexos





y Financiera


3 de 3

g. Procedimiento para mantenimiento preventivo (ocupa comprar material)

No. Descripción


1

OBJETIVO: Describir las actividades que se llevan a cabo en el proceso del mantenimiento preventivo cuando es un edificio jurisdicción de la DGRM y existe la necesidad de comprar material para resolver la problemática.

2


3



4 REFERENCIAS:

Reglamento de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Arrendamiento de la Universidad de Colima

5 RESPONSABLES:



6.1 Desarrollo



Revisar programa anual de mantenimiento preventivo. Analiza fechas y áreas.

6.1.2. Responsable de Mantenimiento

Requerir a la DGRM vía telefónica o mediante oficio, el servicio de mantenimiento preventivo (refrigeración / aire acondicionado / electricidad / herrería / fontanería).


















Recibir la solicitud de servicio




Realizar la revisión y evaluación y, anotar en la casilla “MATERIAL REQUERIDO” de la “Solicitud de Servicio” (formato DGRM-RG-09) la relación de los artículos y/o materiales necesarios para cubrir el servicio.




Solicitar por escrito a proveedores coticen los artículos y/o materiales faltantes.

6.1.15 Proveedor

Recibir solicitud de cotización y relación de artículos y/o materiales

6.1.16 Proveedor

Preparar y entregar cotización al Departamento de Mantenimiento.


Recibir cotización


Analizar cotización y determinar cuál es la que ofrece mejor precio y condiciones.


Informar al Director General de Recursos Materiales el resultado del análisis y solicita su autorización para realizar compra.


Autorizar la adquisición de los artículos y/o materiales al proveedor designado.


Realizar la adquisición de los artículos y/o materiales solicitados por el Departamento de Mantenimiento.


Avisar al Personal de servicio que los artículos y/o materiales solicitados ya fueron adquiridos






Realiza el servicio solicitado



6.1.26 Dependencia


6.1.27 Dependencia











7.- Criterios

8.- Anexos





y Financiera


4 de 4


6. DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS


Fecha de


Procedimiento para el control de ingresos por

concepto de fuentes diversas de financiamiento

administradas por la DIGESU.

Agosto de 2016 02 DIGESU-

0001 Junio 2019


a. Procedimiento para el control de ingresos por concepto de fuentes diversas de financiamiento administradas por la DIGESU.

No. Descripción

1

OBJETIVO: Transparentar la administración de los ingresos por concepto de fuentes diversas de financiamiento administradas por la DIGESU.

2

ALCANCE: Personas externas e instituciones.

3

DEFINICIONES.

CGAF: Coordinación General Administrativa y Financiera de la Universidad

de Colima.

Dirección General de Servicios Universitarios: Responsable de plantear a

las autoridades universitarias los esquemas, programas o servicios que

aseguren fuentes diversas de recursos financieros, con apego a la normativa

institucional. Art. 5º, Fracción III, Acuerdo 33 de 2014 de la Universidad de

Colima.

DIGESU: Dirección General de Servicios Universitarios de la Universidad de

Colima.

Fuente diversas de Financiamiento: Es la manera en como una entidad

puede allegarse de fondos o recursos financieros para llevar a cabo sus metas de crecimiento y progreso.

4

REFERENCIAS.

Ley orgánica de la Universidad de Colima.

Acuerdo de creación No.33 de 2014 que reforma diversos artículos del

Acuerdo 21 de 2002 que creó la Dirección General de Servicios Universitarios.

5

RESPONSABLES.


Oficina del Abogado General.

Dirección General de Servicios Universitarios.

Dirección de Contaduría.


6.1 Desarrollo


6.1.1 Dirección General de Servicios

Universitarios Proponer proyecto de fuente diversa de financiamiento a la CGAF.



Aprobar proyecto de fuente diversa de financiamiento.


Fecha de






0001 Junio 2019




Universitarios

Enviar información referente al proyecto a la oficina del Abogado General para la elaboración del convenio.

6.1.4 Oficina del Abogado General

Emitir borrador de convenio para su aceptación final.


Universitarios

Dar seguimiento al convenio emitido por la oficina del abogado general para concretar la firma del mismo.


Universitarios Dar seguimiento a lo estipulado en el convenio firmado.

6.1.7 Persona externa /

Institución

Depositar los recursos derivados del proyecto de fuentes diversas de financiamiento a la cuenta convenida.


Universitarios

Solicitar a la persona externa o institución el comprobante de depósito y acuerdan ambas partes el tipo de comprobante requerido.


Universitarios

Notificar a la CGAF la procedencia y monto del recurso que ingresó a la cuenta y tipo de comprobante solicitado.


Universitarios

Enviar solicitud de comprobante fiscal o recibo oficial a la Dirección de Contaduría.


Emitir el comprobante.


Universitarios

Enviar el comprobante al interesado.

6.1.13

Dirección General de Servicios

Universitarios

Reportar semestralmente al titular de la CGAF, los ingresos obtenidos por estos conceptos.

7.- Criterios

8.- Anexos


Fecha de






0001 Junio 2019



Elaboró Revisó Aprobó Páginas Dirección General de

Servicios Universitarios


y Financiera


3 de 3

Nombre del procedimiento Fecha de implementación Edición Clave Fecha de revisión

Procedimiento para el uso y observancia de las

marcas comerciales de la universidad de colima

registradas ante el IMPI.

Agosto de 2016 02 DIGESU-0004 Junio 2019


b. Procedimiento de gestión de recursos financieros en contribución al programa institucional de becas.

No. Descripción

1

OBJETIVO: Gestionar recursos financieros dirigidos al programa institucional de becas.

2

ALCANCE: Planteles.

3

DEFINICIONES:

CGAF: Coordinación General Administrativa y Financiera de la Universidad

de Colima.

Dirección General de Servicios Universitarios: Dependencia responsable de plantear a las autoridades universitarias los esquemas, programas o servicios que aseguren recursos financieros con apego a la normativa institucional. Según el acuerdo de creación Art. V Fracción III, A33-2014.

Recurso Financiero: Un recurso es un medio económico que permite obtener algo que se desea o se necesita.

Gestión: Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una necesidad.

4 REFERENCIAS:


Acuerdo de creación No.33 de 2014 que reforma diversos artículos del Acuerdo 21 de 2002 que creó la Dirección General de Servicios Universitarios.

5 RESPONSABLES:

Coordinación General Administrativa y Financiera.



Programa Institucional de Becas.


6.1 Desarrollo



Universitarios

Identificar posibles personas e instituciones que tengan la disposición de realizar alguna aportación para el programa institucional de becas.


Universitarios

Plantear al Rector y al titular de la CGAF Proyecto que beneficie a la Institución en contribución al otorgamiento de becas: económicas, de alimentos, transporte y movilidad.


Universitarios

Concluye el proyecto y presentar al Abogado General propuesta para la celebración formal del convenio en caso necesario.


Elaborar el convenio a celebrarse.








Persona o institución

Revisar el convenio.


Universitarios

Enviar convenio a la oficina del Abogado General para generar el documento final y celebrar la firma del mismo.


Turnar copia del convenio celebrado a la DIGESU para dar seguimiento del mismo.

6.1.9 Persona o institución

Depositar recursos derivados del convenio a la cuenta concentradora.


Emitir recibo por ingresos recibidos.


Administrativa y Financiera y

Rectoría

Transferir el recurso al Programa Institucional de Becas.


Universitarios

Informar semestralmente a la Rectoría, al titular de la CGAF y al Abogado General el informe del seguimiento del convenio.


Universitarios

Dar seguimiento a los convenios para analizar la conveniencia de proponer modificaciones, actualizaciones o la conclusión de los mismos.


Universitarios

Notificar a la CGAF el estatus de los convenios vigentes y en su caso presentar las propuestas para su ampliación, renovación, actualización o término de los mismos.

7.- Criterios

8.- Anexos







9.- Diagrama de flujo










y Financiera


4 de 4







c. Procedimiento para el desarrollo de proyectos sostenibles que permitan generar recursos financieros en áreas de oportunidad administradas por la DIGESU

No. Descripción

1

OBJETIVO. Desarrollar proyectos idóneos que permitan generar recursos financieros en áreas de oportunidad administradas por la DIGESU.

2

ALCANCE. Planteles, Institutos, Centros y Dependencias de la Universidad de Colima.

3

DEFINICIONES.

CGAF: siglas de la Coordinación General Administrativa y Financiera de la Universidad de Colima.

Dirección General de Servicios Universitarios: es la responsable de plantear a las autoridades universitarias los esquemas, programas o servicios que aseguren fuentes diversas de recursos financieros, con apego a la normativa institucional. Art. 5º, Fracción III, Acuerdo 33 de 2014 de la Universidad de Colima.

DIGESU: Siglas de Dirección General de Servicios Universitarios de la Universidad de Colima.

Dependencia: Se le llamará así a Planteles, Institutos, Centros, Dependencias de la Universidad de Colima.

Estatus: Estado en el que se encuentra la “Propuesta de proyecto de Fuente

de financiamiento alterno”.

FAF: Siglas de Fuente Alterna de Financiamiento.

Fuente Alterna de Financiamiento: Es la manera en como una entidad puede allegarse de fondos o recursos financieros para llevar a cabo sus metas de crecimiento y progreso.

4

REFERENCIAS.



5

RESPONSABLES:



Depto. De Fuentes de Financiamiento y Gestión Comercial de la DIGESU








6.1 Desarrollo


6.1.1 Dirección General

de Servicios Universitarios

Presentar al titular de la CGAF la propuesta de proyecto, para la obtención de recursos financieros diversos en áreas específicas de oportunidad de la Universidad de Colima.

6.1.2



Emitir comentarios y visto bueno del proyecto.

6.1.3

Dirección General de Servicios

Universitarios

Proponer ante el Comité de Fuentes Alternas de Financiamiento (Rector, CGAF, Abogado General, DGRH, ASESORA FISCAL y DIGESU) los proyectos susceptibles de implementarse en la Institución que permitan genera recursos financieros diversos.

6.1.4 COMITE Dictaminar los proyectos propuestos.


Universitarios

Corregir las observaciones del comité y finalizar documento del proyecto.

6.1.6



Dar a conocer a nivel Institucional la implementación del proyecto de fuentes diversas de financiamiento a las áreas que competa su interrelación.

6.17 Dirección General de Servicios

Universitarios Implementar el proyecto aprobado y dar seguimiento del mismo.


Universitarios

Emitir mensualmente documento informativo a la CGAF de avances y seguimiento del proyecto.



Enviar a la rectoría informe mensual del estado del proyecto.


Universitarios

Al finalizar el proyecto, elaborar instrumento de medición que permita obtener indicadores de impacto.


Universitarios

Presentar los resultados finales y el impacto del proyecto ante el titular de la CGAF.



Enviar al Rector los resultados finales y el impacto del proyecto concluido.

6.1.13 Dirección General

de Servicios Universitarios

Presentar anualmente ante el Comité de Fuentes Alternas de Financiamiento los resultados de los proyectos implementados: impacto generado, ciclo de vida, reprogramación o conclusión del mismo.







3. Criterios

4. Anexos











y Financiera


4 de 4







d. Procedimiento para el uso y observancia de las marcas comerciales de la universidad de colima registradas ante el IMPI

No. Descripción

1

OBJETIVO: Normar y vigilar el uso correcto de las marcas comerciales de la Universidad de Colima.

2

ALCANCE: Escuelas, Facultades, Centros, Institutos y Dependencias de la Universidad de Colima.

3

DEFINICIONES: Dirección General de Servicios Universitarios: Responsable de velar por la observancia de los derechos de marca comercial de la Institución. Art.V, Fracción XIII, acuerdo 33/2014. Marca Comercial: Por marca comercial se entiende todo signo utilizado para distinguir en el mercado, productos, servicios, establecimientos industriales y comerciales. La principal característica de una marca es que ésta debe tener carácter de distintivo, esto es debe ser capaz de distinguirse de otras que existan en el mercado, Identidad Comercial: Es la manifestación física de la marca, hace referencia a los aspectos visuales de la identidad de una organización. Observancia: Cumplimiento riguroso de una obligación o de una norma: Uso: Hace referencia a la acción y efecto de usar. Estatus: frase latina que se traduce como "estado de las cosas"

4 REFERENCIAS: Internas

Ley Orgánica de la Universidad de Colima, 1980.

Acuerdo de Rectoría No. 33 del año 2014, por el que reforman diversos artículos del Acuerdo No. 21 de 2002 que creó la Dirección General de Servicios Universitarios.

Manual de Identidad Universitaria Externas

Ley federal de derechos de autor.

Ley de propiedad industrial, titulo cuarto De las Marcas y de los Avisos y Nombres Comerciales.

5 RESPONSABLES: Coordinación General Administrativa y Financiera Dirección General de Servicios Universitarios Abogado General Programa de Propiedad Intelectual

https://es.wikipedia.org/wiki/Marca_(registro)

https://es.wikipedia.org/wiki/Identidad_federada

https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n








6.1 Desarrollo



Universitarios

Elaborar Plan de Mercadotecnia de las marcas comerciales que la Institución tenga interés en posicionar, difundir, promocionar o comercializar.


Universitarios

Presentar ante el Rector y el titular de la CGAF propuesta de Plan de Mercadotecnia de la marca en cuestión.


Universitarios

Notificar a la oficina del Abogado General y al Programa de Propiedad Intelectual, de la implementación de acciones mercadológicas en pro de la marca en cuestión.

6.1.4 Oficina del Abogado General y

Programa de Propiedad Intelectual

Realizar alguna sugerencia o recomendación si lo hubiera.



Emitir circular para dar a conocer a nivel Institucional las acciones de mercadotecnia que se han de implementar para fortalecimiento de dicho proyecto.


Universitarios

Dar seguimiento y velar por el uso correcto de la marca según lo estipulado en el plan de mercadotecnia.


Universitarios

Atender indicaciones y sugerencias que se emitan de la CGAF, la oficina del Abogado General y/o el programa Institucional de Propiedad Intelectual.


Universitarios

Generar y aplicar instrumento de medición para conocer el impacto del plan de mercadotecnia.


Universitarios

Presentar ante el Rector y el titular de la CGAF resultados del impacto del plan de mercadotecnia correspondiente a la marca comercial en cuestión.

7.- Criterios

8.- Anexo

No. Descripción

MC-01 Formato de solicitud para uso de marcas comerciales

MC-02 Formato de autorización y uso de la marca comercial

MC-03 formato de resultados e impacto del uso de la marca comercial











y Financiera


3 de 3


Procedimiento para la administración de

instalaciones relacionadas con la DIGESU Agosto de 2016 02 DIGESU-0005 Junio 2019


e. Procedimiento para la administración de instalaciones relacionadas con la DIGESU

No. Descripción

1

OBJETIVO: Normar y controlar la correcta utilización de los espacios físicos dentro de la institución que son ocupados por particulares bajo la modalidad de “Préstamo de Instalaciones”.

2

ALCANCE: Personas Físicas o Morales con los que la Institución convenga un “Préstamo de Instalaciones”

3

DEFINICIONES: Dirección General de Servicios Universitarios: Dependencia responsable de administrar los espacios físicos y contralar los contratos de arrendamiento de inmuebles que realizan los planteles, institutos y dependencias universitarias. Según el acuerdo de creación Art. V Fracción X, A33-2014 Instalaciones: se considera un espacio a las áreas localizadas dentro de los predios que forman parte de la infraestructura física de la Universidad de Colima. Particular: Es la persona que adquiere el derecho al uso y goce de un activo a cambio de una obligación. Préstamo: Contrato mediante el cual una de las partes se obliga a transferir temporalmente el uso y goce de un bien inmueble a un particular, quien a su vez adquiere ciertas obligaciones. Contrato: Documento contractual en el que se regula el uso de espacios e instalaciones y en el cual se estipula entre ambas partes, el objeto, la forma y temporalidad del uso del espacio.

4 REFERENCIAS:



Ley de impuesto sobre el valor agregado.

Ley del impuesto sobre la renta.

Ley general de sociedades mercantiles.

Código de comercio.

5 RESPONSABLES:



Dirección General de Servicios Universitarios

Oficina de Asesoría Fiscal.

Dirección de Contaduría.






6.1 Desarrollo



Universitarios

Atender las solicitudes de Personas Físicas o morales vía: electrónica, telefónica y/o presencial interesadas en convenir el préstamo de un espacio universitario.


Universitarios

Solicitar al particular el llenado de formato “Solicitud de Préstamo de Instalaciones”; ya sean solicitudes temporales (DGSU-SP-01) o solicitudes permanentes (DGSU-SP-02), en el cual se solicita la siguiente información:

Datos del solicitante.

Instalación o espacio sobre la cual está interesado.

Fechas y horarios de uso de instalación. Detalles de la actividad programada.


Universitarios

Evaluar y valorar las solicitudes presentadas.


Universitarios

Analizar en un plazo no mayor a 2 días, las solicitudes en base a los requerimientos, para determinar la viabilidad del préstamo de la instalación solicitada En caso de ser: Viable: se continuará con el procedimiento No. 6.1.5 Inviable: se comunicará al particular, indicándole las objeciones.


Universitarios

Contactar al particular para comunicarle el status de su solicitud.


Universitarios

Enviar la solicitud viable, anexando datos generales e información requerida a la oficina del Abogado General para que proceda a la elaboración del convenio de préstamo de instalaciones. El cual establece:

El objeto del préstamo.

La temporalidad de la utilización del espacio.

Duración del contrato.

Costo por préstamo de instalación. Condiciones de operación y uso del espacio o instalación.


Remite a la DIGESU convenios elaborados para la revisión de los acuerdos entre ambas partes.


Universitarios

Revisar con el interesado los acuerdos estipulados en el convenio y en su caso realizar las correcciones pertinentes.


Universitarios

Notificar a la oficina del Abogado General la conclusión de la revisión del convenio.

6.1.10 Abogado General Emisión del convenio.

6.1.11 Abogado General, Dirección General

de Servicios

Firmar convenio






Universitarios y particular.


Universitarios

Otorgar el espacio requerido al solicitante.


Universitarios

Monitorear periódicamente el uso de los espacios que se encuentran bajo la modalidad de “Préstamo de Instalaciones”


Universitarios

Notificar semestralmente a la CGAF de las condiciones de los espacios sujetos a préstamos, mejoras a realizarse o la generación de nuevos espacios.

7.- Criterios

8.- Anexos








y Financiera


5 de 5


Procedimiento para la gestión de convenios con

proveedores relacionados con la DIGESU Agosto de 2016 02 DIGESU-0006 Junio 2019


f. Procedimiento para la gestión de convenios con proveedores relacionados con la DIGESU

No. Descripción

1 OBJETIVO: Gestionar la celebración de convenios de cooperación y coordinación con organismos que nos permitan otorgar beneficios a la comunidad universitaria

2 ALCANCE: Escuelas, Facultades, Centros, Institutos y Dependencias de la Universidad de Colima.

3

DEFINICIONES:

Dirección General de Servicios Universitarios: Responsable de velar por la observancia de los derechos de marca comercial de la Institución. Art.V, Fracción XIII, acuerdo 33/2014. Gestionar: Hacer los trámites o diligencias necesarios para resolver un asunto Convenio: Acuerdo entre dos o más grupos sociales o instituciones por el que ambas partes aceptan una serie de condiciones y derechos Empresa u Organismo: es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los solicitantes.

4

REFERENCIAS:

Ley Orgánica de la Universidad de Colima, 1980.

Acuerdo de Rectoría No. 33 del año 2014, por el que reforman diversos artículos del Acuerdo No. 21 de 2002 que creó la Dirección General de Servicios Universitarios.

5

RESPONSABLES:



Abogado General


6.1 Desarrollo



Universitarios

Se reciben solicitudes CC-01 por parte de la empresa u organismo para realizar convenio


Universitarios

Mediante un análisis y evaluación se determina cual es la empresa u organismo más idóneo para la realización del convenio


Universitarios

Se realiza una reunión con la empresa para verificar los puntos y beneficios que traerá a la comunidad universitaria






6.1.4 Abogado general Se analiza si es conveniente realizar el convenio comercial


Universitarios

Se le notifica a la empresa si su convenio ha sido aprobado

6.1.6 Abogado General Elabora el convenio comercial

6.1.7 Abogado general Notifica que el convenio comercial está listo para firma


Universitarios

Cita a la empresa u organismo para la firma del convenio


Universitarios y abogado general

Se celebra la firma convenio comercial quedando las dos partes de acuerdo


Universitarios

Se entrega copia del convenio comercial a la empresa u organismo.

7.- Criterios

8.- Anexos









y Financiera


3 de 3


Procedimiento para la promoción y difusión de

productos y servicios administrados por la DIGESU. Agosto de 2016 02 DIGESU-0007 Junio 2019


g. Procedimiento para la promoción y difusión de productos y servicios administrados por la DIGESU.

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer los lineamientos y criterios para promover y difundir los productos y servicios administrados por la DIGESU.

2

ALCANCE. Servicios y productos administrados por la DIGESU.

3

DEFINICIONES.

A.) CGAF: Siglas de Coordinación General Administrativa y Financiera. B.) Promoción: Consiste en incentivos de corto plazo, a los consumidores, a los

miembros del canal de distribución o a los equipos de ventas, que buscan incrementar la compra o la venta de un producto o servicio.

C.) Dirección General de Servicios Universitarios: Dependencia de la Universidad de Colima responsable de:

D.) Asegurar los procesos para la planeación, ejecución y evaluación de métodos, técnicas y mecanismos que se utilice en los planteles, centros, Institutos y dependencias universitarias orientados a la generación de diversas fuentes de financiamiento, aquellos que permitan poner al alcance de la sociedad los productos y servicios universitarios, y los requeridos para el desarrollo de programas institucionales encomendados, en consonancia con la normativa institucional y la legislación vigente en la materia. Art1. Acuerdo 33/2014.

DIGESU: Siglas de Dirección General de Servicios Universitarios de la Universidad de Colima.

Fuentes de financiamiento: Es la manera en como una entidad puede

allegarse de fondos o recursos financieros para llevar a cabo sus metas de crecimiento y progreso.

Mercado Universitario: Estudiantes, trabajadores y jubilados de la Universidad que busquen comprar bienes y/o servicios a un precio determinado.

Obligaciones fiscales: Es el vínculo jurídico en virtud del cual el estado denominado sujeto activo, exige a un deudor, denominado sujeto pasivo, el cumplimiento de una prestación pecuniaria excepcionalmente en especie.

Productos universitarios: Es un conjunto de atributos que el consumidor considera que tiene un determinado bien para satisfacer sus necesidades o deseos, elaborados por los universitarios.

Servicios: Actividades identificables, intangibles y perecederas que son el resultado de un esfuerzo de estudiantes y/o personal universitario.

4

REFERENCIAS.







No. Descripción

Ley de impuesto sobre el valor agregado.

Ley del impuesto sobre la renta.

Ley general de sociedades mercantiles.

Código de comercio.

5

RESPONSABLES.




Asesoría Fiscal.


6.1 Desarrollo



Universitarios

Presentar al titular de la CGAF la propuesta de producto o servicio identificado como susceptible de promocionarse y difundirse ya sea en un mercado interno o externo.



Autorización de la propuesta presentada.


Universitarios

Elaborar el plan de mercadotecnia de los productos o servicios a promocionarse y difundirse.

6.1.4 Asesora Fiscal

Definir los lineamientos fiscales de los productos o servicios a promocionarse y difundirse.



Notificar al Rector del proyecto a implementarse en la Institución.


Universitarios

Notificar a la Dirección de Contaduría los lineamientos fiscales acordados y los conceptos para expedición de: recibos oficiales, facturas o recibos de donación según sea el caso.


Universitarios Implementar plan de mercadotecnia.


Universitarios

Presentar al titular de la CGAF, el seguimiento del plan de mercadotecnia de forma: bimestral, trimestral, semestral o anual según sea el acuerdo.





7.- Criterios

8.- Anexos









y Financiera


4 de 4



concepto de fuentes diversas de financiamiento. Agosto de 2016 02 DIGESU-0008 Junio 2019


h. Procedimiento para el control de ingresos por concepto de fuentes diversas de financiamiento.

No. Descripción

1

OBJETIVO: Transparentar la administración de los ingresos por concepto de fuentes diversas de financiamiento.

2

ALCANCE: Personas externas e instituciones.

3

DEFINICIONES.

CGAF: siglas de la Coordinación General Administrativa y Financiera de la

Universidad de Colima.

Dirección General de Servicios Universitarios: Responsable de plantear a

las autoridades universitarias los esquemas, programas o servicios que

aseguren fuentes diversas de recursos financieros, con apego a la normativa

institucional. Art. 5º, Fracción III, Acuerdo 33 de 2014 de la Universidad de

Colima.

DIGESU: Siglas de Dirección General de Servicios Universitarios de la

Universidad de Colima.

Fuente diversas de Financiamiento: Es la manera en como una entidad puede allegarse de fondos o recursos financieros para llevar a cabo sus metas de crecimiento y progreso.

4

REFERENCIAS.



5

RESPONSABLES.




Contaduría General.






6.1 Desarrollo


6.1.1 Dependencia o Plantel. Propone proyecto de fuente diversa de financiamiento a la CGAF.

6.1.2 Coordinación General Administrativa Financiera.

Aprueba proyecto de fuente diversa de financiamiento a implementar.

6.1.3 Dependencia o Plantel.

Se envía copia del proyecto al Abogado General de ser necesario para elaboración del convenio.

6.1.4 Oficina del Abogado General.

Celebrar en caso de ser necesario convenio con las partes involucradas.

6.1.5 Dependencia o Plantel. Implementar y dar seguimiento al proyecto aprobado.

6.1.6 Persona externa o institución.

Depositar los recursos derivados del proyecto de fuentes diversas de financiamiento a la cuenta indicada.

6.1.7 Dependencia o Plantel

Solicitar a la persona externa o institución copia de la ficha de depósito y acordar ambas partes el tipo de comprobante requerido.


Notificar a la CGAF la procedencia, monto del recurso que ingresó a la cuenta y tipo de comprobante solicitado.

6.1.9 Coordinación General Administrativa y Financiera

Solicitar comprobante fiscal a la Dirección de Contaduría.


Emitir comprobante fiscal solicitado por la CGAF derivado del proyecto.


Enviar comprobante fiscal a la Dependencia o Plantel.

6.1.12 Dependencia o Plantel. Entregar comprobante fiscal a la persona externa o Institución.


Reportar semestralmente al titular de la CGAF, los ingresos obtenidos por estos conceptos.





7.- Criterios

8.- Anexos





y Financiera


3 de 3


7. DIRECCIÓN DE CONTROL PRESUPUESTAL


Fecha de


Procedimiento de registro contable y

presupuestal de nómina.


a. Procedimiento de registro contable y presupuestal de nómina

No. Descripción

1

OBJETIVO: Efectuar la apertura presupuestal de la nómina institucional

2

ALCANCE: Coordinación General Administrativa y Financiera, Tesorería, Dirección General de Recursos Humanos y las Direcciones de Control Presupuestal y Contaduría.

3

DEFINICIONES:

CGAF: Coordinación General Administrativa y Financiera.

COG: Clasificador por objeto del gasto.

DC: Dirección de Contaduría.

DCP: Dirección de Control Presupuestal.

DGRH: Dirección General de Recursos Humanos.

SEP: Secretaría de Educación Pública.

SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros. UR: Unidad responsable.

4 REFERENCIAS:

Presupuesto de Egresos de la Federación.

Convenio de Apoyo Financiero de la SEP y Gobierno del Estado de Colima.

Normativa establecida por el CONAC.

5 RESPONSABLES: Direcciones de Control Presupuestal, Contaduría, Tesorería y la Dirección General de Recursos Humanos.


6.1 Desarrollo



Recibir la información del Convenio de Apoyo Financiero autorizado por la SEP.

6.1.2 Dirección General de Recursos Humanos, Dirección de Control

Presupuestal y Dirección de Contaduría.

Elaborar el presupuesto para la nómina institucional de conformidad con el convenio de apoyo financiero.

6.1.3 Dirección General de Recursos Humanos

Registrar la apertura presupuestal anual por UR en el SGRF.

6.1.4 Dirección de Control Presupuestal y Dirección de Contaduría

Verificar y validar importes y conceptos de conformidad con el COG en el SGRF.

6.1.4.1 Dirección de Control Presupuestal y Dirección de Contaduría

Regresar a la DGRH con las observaciones correspondientes, si la información no es válida.

6.1.4.2 Dirección General de Recursos Humanos

Realizar las correcciones correspondientes y regresar al paso 6.1.3


Generar la nómina quincenal.


Enviar a la CGAF los importes nominales.


Fecha de







Incorporar los movimientos de la nómina en el SGRF.

6.1.8 Dirección de Control Presupuestal y

Dirección de Contaduría

Verificar en el SGRF los registros contables y presupuestales de la nómina quincenal con base al resumen que proporciona la DGRH.

6.1.8.1 Dirección de Control Presupuestal y Dirección de Contaduría

Enviar las observaciones a la DGRH, si existen inconsistencias

6.1.8.2 Dirección General de Recursos Humanos

Realizar las reclasificaciones pertinentes en el registro contable y presupuestal en el sistema. Notifica a DCP y DC.


Elaborar orden de pago con base en los importes nominales y la envía a la Tesorería.

6.1.10 Tesorería

Realizar transferencia bancaria a la Delegación de Colima de acuerdo a la orden de pago.

6.1.11 Tesorería

Autorizar a la Institución Bancaria, la dispersión del pago de nómina.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 Verificar que los importes acumulados en nómina no excedan el presupuesto

autorizado anual.

7.2 Documentos y trámites

No Descripción

7.2.1 Convenio de Apoyo Financiero

7.2.2 Órdenes de Pago

7.2.3 Transferencias Bancarias

7.2.4 Resúmenes quincenales

8.- Anexos


Fecha de









y Financiera


3 de 3


8. DIRECCIÓN DE CONTADURIA


Fecha de


Procedimiento de generación de estados

financieros contables y presupuestales

institucionales.

Marzo 2015 01 DC-0001


a. Procedimiento de generación de estados financieros contables y presupuestales institucionales.

No. Descripción

1

OBJETIVO: Generar los estados financieros contables y presupuestales institucionales para la oportuna toma de decisiones.

2

ALCANCE: A todas las UR de la Universidad de Colima

3

DEFINICIONES:

CGAF: Coordinación General Administrativa y Financiera.

CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable.

SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros.

UR: Unidad responsable.

Dependencias responsables: CGAF, Tesorería y Recursos Humanos.

4 REFERENCIAS:

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Lineamientos emitidos por el CONAC.

Reglamento de Contabilidad y Presupuesto de la Universidad de Colima.

5 RESPONSABLES: Dirección de Contaduría y Dirección de Control Presupuestal


6.1 Desarrollo


REGISTRO DE INGRESOS

6.1.1 Tesorería

Registrar los ingresos federales, estatales y otros ingresos en el SGRF.

6.1.2 Dirección de Contaduría y Dirección de Control

Presupuestal

Revisar contable y presupuestalmente los ingresos federales, estatales y otros ingresos.


Presupuestal Informar a la Tesorería en caso de que existan observaciones

6.1.4 Tesorería Realizar las correcciones en el SGRF.


Registrar los ingresos académicos, cuotas de recuperación y otros ingresos en el SGRF.


Presupuestal

Revisar contable y presupuestalmente los ingresos académicos, cuotas de recuperación y otros ingresos.


Presupuestal Informar a la CGAF en caso de que existan observaciones


Realizar las correcciones en el SGRF.


Fecha de




institucionales.

Marzo 2015 01 DC-0001



REGISTRO DE GASTOS

6.3.1 Las UR Registrar el gasto de operación en el SGRF

6.3.2 Direcciones de Servicios

Administrativos

Revisar y validar que la información financiera generada en el SGRF por los Secretarios Administrativos/Encargados de las Funciones Contables de las UR, correspondiente al Gasto de Operación, sea razonablemente correcta.

6.3.3 Direcciones de Servicios

Administrativos

Regresar la información si no es válida, con las observaciones a los Secretarios Administrativos / Encargados de las Funciones Contables, para su revisión y corrección en el SGRF.

6.3.4 Las UR

Realizar las correcciones a la información financiera en el SGRF, de acuerdo a las observaciones. Vuelve al paso 6.3.2

6.3.5 Direcciones de Servicios Administrativos

Consolidar la información financiera por Delegación.


Generar la información de nómina quincenal contable y presupuestal en el SGRF.


Presupuestal Revisar la información contable y presupuestal de nómina


Presupuestal

Informar a la Dirección de Recursos Humanos en caso de que exista observaciones y volver al punto 6.4.1

6.3.9 Tesorería

Registrar los pagos de nómina, pagos de terceros y asignaciones presupuestales en el SGRF.


Presupuestal Revisar la información contable y presupuestal.


Presupuestal

Informar a la Tesorería en caso de que existan observaciones y vuelve al punto 6.5.1


Presupuestal

Generar los estados financieros consolidados institucionales y reportes presupuestales de manera mensual.

7.- Criterios.

7.1 Políticas.


Fecha de




institucionales.

Marzo 2015 01 DC-0001


No. Descripción

7.1.1 La información financiera y presupuestal del mes inmediato anterior debe estar registrada en el SGRF en los primeros 5 días hábiles del mes inmediato posterior.

7.1.2 La información deberá generarse en apego a la normativa del CONAC.

7.1.3 La generación de los estados financieros contables y presupuestales será de acuerdo a la solicitud de información por las diferentes instancias gubernamentales

7.1 Documentos y Trámites

No Descripción

7.2.1 Resúmenes quincenales de nómina

7.2.2 Balanza consolidada Institucional

7.2.3 Reportes presupuestales consolidados institucionales

7.2.4 Auxiliares consolidados institucionales.

8.- Anexos


Generación de estados financieros contables y presupuestales

institucionales.




Generación de estados financieros contables y presupuestales

institucionales.



Dirección de Contaduría Secretaría Técnica de la Coordinación General Administrativa y Financiera

Coordinación General Administrativa y Financiera 5 de 5


Fecha de


Procedimiento de cancelación de (los) de los

CFDI de proveedores en el Buzón Tributario. Junio 2019 01 DC-0002


b. Procedimiento de cancelación de (los) CFDI de proveedores en el Buzón Tributario.

No. Descripción

1 OBJETIVO: Controlar y evitar la cancelación indebida de los comprobantes fiscales que amparan gastos efectuados con recursos federales y propios.


3 DEFINICIONES: CFDI: Comprobante Fiscal Digital Impreso RFC: Registro Federal del Contribuyente UR: Unidades Responsables FOABUC: Formato de Adquisición de Bienes de la Universidad de Colima DSA: Director de Servicios Administrativos

4 REFERENCIAS:

5 RESPONSABLES: Directores de Servicios Administrativos Secretarios administrativos o encargados de las funciones contables (SA) Titular de la Unidad Responsable (T) Unidades responsables (UR)


6.1 Desarrollo


6.1.1

Unidad Responsable / Secretario Administrativo o

Encargado de las Funciones Contables.

Comunicar al proveedor la cancelación y/o sustitución de (los) CFDI.

6.1.2

Unidad Responsable / Secretario Administrativo o

Encargado de las Funciones Contables.

Solicitar por escrito al correo electrónico de [email protected] con copia al Director de Servicios Administrativos, la cancelación de (los) CFDI proporcionando los siguientes datos:

Justificación de la cancelación

Folio fiscal



Fecha de






Fecha del folio

RFC del proveedor

Importe del CFDI

6.1.3

Dirección de Contaduría Autorizar la solicitud de cancelación de (los) CFDI en el buzón tributario, para su respectiva sustitución.

7.- Criterios.

7.1 Políticas.

No. Descripción

7.1.1

Se rechazarán las solicitudes de cancelación recibidas en el buzón tributario que no hubiesen sido notificadas de acuerdo a este procedimiento.

7.1.2

Cuando la cancelación se realice dentro de las 72 horas inmediatas siguientes a la emisión del CFDI no será necesario solicitar la autorización de cancelación así mismo cuando tengan importe menor a $5,000.00.

8.- Anexos


Fecha de







Dirección de Contaduría


y Financiera


3 de 3


9. DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECÍFICOS


Fecha de


Comprobación financiera de recursos

federales sujetos a reglas de operación Agosto 2016 01


a. Procedimiento de comprobación financiera de recursos federales sujetos a reglas de operación

No. Descripción

1

OBJETIVO: Recibir y validar la documentación comprobatoria de los recursos federales para el cumplimiento de metas financieras, programáticas y académicas establecidas en las reglas de operación y lineamientos correspondientes.

2

ALCANCE: Planteles y dependencias beneficiadas con recursos Federales sujetos a reglas de operación.

3

DEFINICIONES:

CFF: Código Fiscal de la Federación.

DGESU: Dirección General de Educación Superior Universitaria.

CONTRALORÍA GENERAL: Órgano de Control Interno Institucional.

DGPDI: Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional.

DPE: Dirección de Proyectos Específicos.

FOABUC: Formato de Adquisición de Bienes o Servicios de la Universidad de Colima.

LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental.

RFC: Registro Federal de Contribuyentes.

RIP: Representante Institucional del Programa.

SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros. TIPO DE GASTO: Los gastos pueden ser materiales, servicios, bienes muebles.

4 REFERENCIAS: Reglas de operación de los programas federales.

Políticas y lineamientos para la Comprobación Financiera a través de los sistemas correspondientes.

Código Fiscal de la Federación.

Convenios de los programas federales sujetos a reglas de operación.

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

5 RESPONSABLES: Dirección de Proyectos Específicos


6.1 Desarrollo


6.1.1 Secretario Administrativo /


Generar con la información requerida según el programa la cédula de comprobación de manera manual o emitida por el SGRF.


Encargado de las

Conformar el expediente con la documentación comprobatoria de acuerdo al tipo de gasto, tomando como referencia el Listado de Validación y Verificación de Soporte Documental de los Egresos


Fecha de






Funciones Contables

Presentados a Comprobación (ANEXO 1), o los documentos requeridos según los Lineamientos de Operación de cada programa.



Enviar el expediente de comprobación a la DPE en original y copia.

6.1.4 Dirección de Proyectos

Específicos

Registrar el expediente de comprobación asignando un número consecutivo.


Específicos

Revisar que el expediente de comprobación, cumpla con lo estipulado en el ANEXO 1 y validar que la documentación corresponda al concepto de gasto autorizado en tiempo, monto y unidades en apego al FOABUC.


Específicos

Regresar el expediente al Secretario Administrativo o encargado de las funciones contables con las observaciones correspondientes, si no cumple con los requerimientos del ANEXO 1 o del FOABUC iniciar en el punto 6.1.1.


Específicos

Sellar de operado la cédula y los documentos comprobatorios originales si cumple con los requerimientos.


Específicos

Enviar al Secretario Administrativo o Encargado de las Funciones Contables de la Unidad Responsable la documentación original, quedando en la DPE copia de los mismos.


Específicos

Registrar en el SGRF y/o en los controles correspondientes la Cédula de Comprobación incorporándola en formato PDF.


Específicos

Capturar los datos de la comprobación en el sistema correspondiente y cargar el archivo en formato PDF elaborado y entregado previamente por el Secretario Administrativo o Encargado de las Funciones Contables de la UR, con base en las políticas para la comprobación financiera a través de los sistemas.


Específicos

Generar trimestralmente, o según lo indiquen los lineamientos de operación, los reportes financieros de acuerdo al programa, apegándose a las fechas y procedimientos según Lineamientos de Operación.


Específicos

Conformar y enviar mediante oficio el expediente con los reportes trimestrales o del periodo que se indique según sea el programa, a la Contraloría General.

6.1.13 Contraloría General Validar la información de los reportes

6.1.14 Contraloría General Regresar el expediente si no cumple con los requerimientos de validación con las observaciones correspondientes a la DPE, para su corrección y actualización en los sistemas.

6.1.14.1 Dirección de Proyectos

Específicos Realizar las correcciones al expediente y vuelve al paso 6.1.10.

6.1.14.2 Contraloría General Enviar a la DPE mediante oficio el expediente validado.


Fecha de







Específicos

Recabar firmas y enviar los informes a las instancias correspondiente de acuerdo a la normativa del programa.


Específicos

Enviar el expediente trimestral al RIP, Tesorería, Contraloría General de acuerdo el programa correspondiente y resguardar copia del mismo.


Específicos

Notificar al RIP correspondiente y a Dirección de Superación Académica de la DGESU vía correo electrónico que la información del reporte trimestral se capturó.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

Para la recepción de los documentos comprobatorios, estos deberán cumplir con las siguientes características:

Sin tachaduras o enmendaduras.

Deben presentarse en original y copia.

Completos (que tengan toda la documentación necesaria).

Las facturas deben reunir los requisitos fiscales según el Artículo 29-A del CFF y resaltar con marca textos: Número de factura, RFC, fecha e importe.

Presentar la documentación comprobatoria en archivo PDF.

La documentación comprobatoria debe ser presentada en el orden que señala el listado de validación y verificación de soporte documental de los egresos presentados a Comprobación (ANEXO 1).

La comprobación de viáticos debe cumplir con las siguientes características señaladas en las reglas de operación del programa:

Los comprobantes deben ser del consumo de una persona (a menos que el FOABUC mencione más). Los tickets deben anexarse a la factura en caso de que los mencione la misma.

Atender el plazo que la empresa señala para la impresión de facturas.

Los boletos de autobús deben facturarse, además de incluir en la

comprobación el pase de abordar o boleto.

Anexar a la factura de transporte aéreo, el boleto en el cual especifica el

itinerario del vuelo y los pases de abordar.

Un voucher de servicio no es un comprobante de gasto válido y no pasará por

ningún motivo.

La comprobación debe ser igual a los conceptos autorizados en el anexo de

ejecución y los montos deben corresponder a los autorizados en la solicitud

FOABUC.

No es posible usar los remanentes de un concepto para “completar” la compra

de otro.


Fecha de





No. Descripción En caso de cambio por: sedes de eventos, nombre del evento, fecha y

nombres de participantes con relación al FOABUC autorizado, deberá anexar

oficio de justificación dirigido a la DPE con copia al RIP.

Los rubros de gasto restringidos en los viáticos según las reglas de operación del programa son los siguientes:

Medicamentos.

Artículos de aseo y/o uso personal.

Tarjetas o recargas telefónicas.

Souvenirs.

Propinas.

Tours, entradas a museos.

Pago de VISA o impuestos por tránsito.

Pago por servicios de internet o llamadas telefónicas.

Consumo de cualquier bebida alcohólica (cerveza, vino, etc.).

Cargos por equipaje extra o por cambio de boleto.

Estacionamiento.

Combustible.

Comprobantes que solo incluyan “antojos y golosinas” por ejemplo: papas

fritas, chicles, chocolates, etc.

Cualquier otro rubro diferente de: alimentación, hospedaje y transporte.

Las políticas de comprobación específicas para cada programa federal, se dará a conocer al Secretario Administrativo o encargado de las funciones contables vía correo electrónico.


Fecha de





8 Anexos

DPE-LVC-02

Plantel y/o Dependencia ___________________________ Programa_________________ Rubro__________________________ No. de Cédula______ Fecha________________

1 Cédula.

2 Póliza de ingreso.

3 Póliza de diario por ingreso.

4Estado de cuenta o avance del estado de

cuenta.

5Dictamen (Requisitado) _______ (No

Requisitado) ______ o con Obs. ________

6

Contrato (Requisitado) _______ (No

Requisitado) ______ C/Fianza______ o con

Obs.________

7

Contrato Pedido (Requisitado) ____ (No

Requisitado)____ C/Fianza______ o con

Obs.________

8 FOABUC

9

FOABUC de reintegro, pólizas del reintegro,

ficha de depósito y copia del oficio a

Tesorería

10*

Póliza de cheque con firma de recibido, ficha

de depósito o comprobante de operación

por transferencia y el formato de autorización

para pago a proveedores.

11**Póliza de diario por aplicación o

comprobación del gasto.

12

Facturas con los requisitos del Art. 29-A del

Código Fiscal de la Federación.

13 Copia de la factura certificada de patrimonio.

14

Factura con sello de la Dirección de

Tecnologías de la Información para la

compra de acervo y bibliografía.

15Pedimento Aduanal (por adquisiciones

realizadas en el extranjero).

16

Comprobante de tipo de cambio por

adquisiciones de bienes y/o servicios

realizados en el extranjero.

17 Evidencia académica.

18

Recibo de gastos no comprobables,

unicamente cuando se trate de gastos en el

extranjero, anexar copia de la credencial del

participante.

19 Comprobantes resaltados con marca textos.

20Cédula en formato digital y archivo PDF a

través de correo electrónico.

Etregó

Marque con una

Si presento el documento o cumple con el requisito

Si no presento el documento o no cumple con el requisito

N/A Para cuando el documento o requisito no aplica al apartado revisado

Notas:

10*

11**

Nombre y firma del secretario administrativo o encargado de las

funciones contables

Acción a Realizar

Listado de Validación y Verificación del Soporte Documental de los Egresos Presentados a Comprobación

Dirección de Proyectos Específicos-CGAF

Requisitos que se revisan en la

comprobación de los egresos: Numeral Marca

.

Observación

A esta póliza cuando se trate de recursos entregados por concepto de gastos a comprobar, deberá anexar el "Recibo de Solicitud de Recursos" y "Recibo de Gastos a Comprobar",

así como el oficio de comisión donde se autorizó.

A esta póliza cuando se trate de comprobaciones de gastos por concepto de gastos a comprobar, deberá anexar el "Recibo de Comprobación de Gastos"

Las adquisiciones efectuadas de conformidad al artículo 57 del Reglamento de Adquisiciones de la Institución, por lo que cuando se otorguen anticipos deberá verificarse como

estipula el contrato que se garantizó el mismo.

Nombre y firma del personal responsable de la revisión de la documentación en la

DPE

Los comprobantes deben estar de presentados a esta Dirección de Proyectos Específicos (DPE) de conformidad a los lineamientos

Revisó


Fecha de







Dirección de Proyectos Específicos


y Financiera


6 de 6


10. DIRECCIÓN DE PROVEEDURÍA Y SERVICIOS


Procedimiento para el proceso de adquisición 3 de Noviembre de 2009 02 DPS-PO-01 8 de Abril de 2016


a. Procedimiento para el proceso de adquisición

No. Descripción

1

OBJETIVO: Llevar a cabo las adquisiciones de bienes y servicios para satisfacer las necesidades de los usuarios y clientes solicitantes, obteniendo las mejores condiciones para la institución en cuanto a calidad, precio y garantía (eficientar recursos), seleccionando y evaluando el desempeño de los proveedores con base en criterios que garanticen la calidad de los servicios prestados.

2 ALCANCE: Desde la solicitud de adquisición por fondo federal dictaminado disponible, hasta el seguimiento de la entrega del bien o la prestación del servicio al Plantel o Dependencia correspondiente.

3

DEFINICIONES:

Adjudicación: Fase del procedimiento, donde se define con que proveedor se realizará la adquisición del bien o la prestación del servicio.

Consolidación: Conjunto de los bienes y servicios de uso generalizado requerido

por los planteles y dependencias, instrumentándose un solo procedimiento de adquisición, obteniendo las mejores condiciones.

Comité: Comité de adquisición de bienes y contratación de servicios y

arrendamientos de la Universidad de Colima.

Convenio: Acuerdo en el que se vinculan las instituciones públicas y la Universidad de Colima, para el ejercicio de recursos federales (PIFI, PEF, PRODEP, etcétera).

Cotización: Precio estipulado por un proveedor de un bien o servicio.

Criterios: Lineamientos establecidos en los convenios y sus anexos de ejecución,

para el ejercicio de los recursos asignados a la Institución.

Dependencia o plantel: Dependencias universitarias y planteles de educación media superior y educación superior.

Dictamen: Documento donde se autoriza la adjudicación de los bienes o la prestación de un servicio.

DGPDI: Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional.

DPS: Dirección de Proveeduría y Servicios.

Fallo: Documento mediante el cual se notifica la resolución de un proceso de Adquisición de bienes y contratación de servicios y arrendamiento.

FOABUC. Formato de Adquisición de Bienes de la Universidad de Colima

Invitación: Proceso en el cual se invita mínimo a tres proveedores, para que presenten sus propuestas técnicas y económicas para la adquisición de un bien o la prestación de un servicio.

Licitación: Proceso en el cual se convoca de manera pública a proveedores, para que presenten sus propuestas técnicas y económicas para la adquisición de un bien o la prestación de un servicio

Monto: El valor del bien o prestación del servicio, más los gastos que impliquen la puesta en operación (IVA, fletes, seguros, instalación, servicios aduanales, etcétera).

Página web: La página web de la DPS; www.ucol.mx/proveeduria

Proveedor: Persona física o moral con quien la Universidad celebra contratos de adquisición de bienes o contratación de servicios y arrendamientos.

Reglamento: Reglamento de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios y Arrendamientos de la Universidad de Colima.

SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros.

Tesorería: Tesorería de la Universidad de Colima.

UdeC: Universidad de Colima

http://www.ucol.mx/proveeduria




No. Descripción

4

REFERENCIAS:

Norma ISO-9001:2008/NMX-CC-9001-INMC-2008, Sistema de Gestión de la Calidad –Requisitos.

Manual de Calidad SG-MC-01.

5

RESPONSABLES: Plantel o Dependencia Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional Dirección de Proveeduría y Servicios Tesorería General Subcomité / Comité


6.1 Desarrollo


6.1 Plantel o Dependencia Solicitar la adquisición del bien o servicio de acuerdo al fondo federal disponible, del cual se genera el FOABUC correspondiente, a través del SGR.

6.2 Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional

Recibir a través del SGRF el FOABUC y lo revisa, con base en los criterios y a la disponibilidad de recursos de acuerdo al convenio lo acepta o rechaza.

6.3 Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional

Revisar el cumplimiento de los criterios y si existen recursos federales disponibles, notificar a la DPS la procedencia de la solicitud para su continuidad. En caso de ser rechazada regresar al Plantel o Dependencia a través del SGRF, especificando el motivo del rechazo.

6.4 Dirección de Proveeduría y Servicios

Recibir la solicitud aprobada, proveniente de la DGPDI y revisar que la información en la cotización corresponda a lo solicitado en el FOABUC


Revisar y aprobar la solicitud de acuerdo a lo establecido en la cotización o cotizaciones correspondientes.


Clasificar por monto el FOABUC, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 21, Fracción I, II, III del Reglamento.

6.6.1 Subcomité Central Autorizar la solicitud de adquisición, elaborando el Dictamen cuando sea una Adjudicación Directa.


Elaborar las bases para el procedimiento de Invitación, envía a los proveedores la Invitación mediante correo electrónico.


Elaborar las bases para el procedimiento y la convocatoria para la Licitación.

6.6.4 Comité Publicar la convocatoria de Licitación.

6.7 Subcomité / Comité Celebrar el procedimiento de invitación o licitación de acuerdo al Reglamento.

6.8 Subcomité / Comité Emitir el fallo.






Notificar el Dictamen a través del SGRF a los planteles y dependencias involucrados para su consulta e impresión, en el caso de la Invitación y Licitación el Fallo se notifica mediante oficio.


Notificar a los proveedores mediante la publicación del Fallo de Invitación o Licitación correspondiente en la página web, en caso de Licitación también se publica en la página de Transparencia de la UdeC.


Enviar a través del SGRF la aprobación a la Tesorería.


Elaborar y enviar el contrato de la adjudicación al Plantel o Dependencia, en caso de ser Invitación o Licitación se envía directamente al proveedor.

6.13 Tesorería Transferir el recurso al Platel o Dependencia.

6.14 Plantel o Dependencia Realizar la compra.

6.15 Plantel o Dependencia Recibir y verificar el bien o la prestación de servicio; recabar la documentación necesaria (Factura, formato de entrega de bienes inventariables y contrato firmado).


Realizar el seguimiento de entrega-recepción del bien adjudicado.


Aplicar la sanción de acuerdo al Reglamento, en caso de existir incumplimiento por parte del proveedor, se

7. Criterios

7.1 Políticas

No Descripción

7.1.1

En caso de alguna contingencia, se deberán notificar a los proveedores, planteles y dependencias sobre la forma de trabajo temporal mediante correo electrónico u oficio con acuse de recibido y/o llamadas telefónicas. Se recibirá toda la documentación y /o requerimientos de los proveedores y de las dependencias y planteles involucrados. Preferentemente no se cambiarán fechas en el procedimiento, por lo que deberá continuar con normalidad.

8.- Anexos




Elaboró Revisó Aprobó Páginas Dirección de

Proveeduría y Servicios


y Financiera


5 de 5


Procedimiento de registro de proveedores 29 de Junio de 2016 01 DPS-PO-02 29 de Junio de 2016


b. Procedimiento de registro de proveedores

No. Descripción

1 OBJETIVO:

2 ALCANCE: Desde el Registro del proveedor en el Sistema de Proveedores hasta la comprobación de la documentación y expedición de credencial acreditadora.

3

DEFINICIONES:

Proveedor: Vendedor o Prestador de Servicios. Representación: Oficinas de la Universidad de Colima en la Ciudad de México, autorizadas para la recepción de documentación de proveedores.

4

REFERENCIAS:

Reglamento de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios y Arrendamientos de la Universidad de Colima.

5 RESPONSABLES: Director de Proveeduría y Servicios. Encargado de Proveedores.


6.1 Desarrollo


6.1.1 Proveedor Ingresar al apartado “PROVEEDORES”, en el portal www.ucol.mx/proveeduria

6.1.2 Proveedor Revisa los requisitos para el registro como proveedor.

6.1.3 Proveedor Escanear documentación comprobatoria de acuerdo al ANEXO 1 a excepción del comprobante de pago.

6.1.4 Proveedor Crear expediente digital en carpeta comprimida (ZIP).

6.1.5 Proveedor Llenar el formulario de registro, obteniendo un número de registro y la confirmación de registro exitoso, adjunta expediente digital al formulario.

6.1.6 Dirección de


Informar al proveedor que debe solicitar la ficha referenciada al correo [email protected], para realizar el pago correspondiente al registro.

6.1.7 Proveedor Solicitar ficha referenciada.

6.1.8 Dirección de


Generar ficha referenciada y la reenvía al proveedor

6.1.9 Proveedor Realizar pago en la institución bancaria especificada en la ficha referenciada.

6.1.10 Proveedor

Entregar expediente físico con la documentación original o copia certificada en la Representación de la Universidad de Colima en la Ciudad de México. Si no puede entregar en la Representación, puede enviar por paquetería el Expediente.

6.1.11 Proveedor Entregar expediente físico con documentación original o copia certificada de acuerdo al ANEXO 1.



Cotejar la documentación del expediente físico con el registro realizado por el Proveedor en el Sistema de Registro.

http://www.ucol.mx/proveeduria








Solicitar corrección si existe incongruencia con algún documento, y/o cambio con el proveedor correspondiente

6.1.13.1 Proveedor Realizar correcciones y/o cambios de documentos. Vuelve al paso 6.1.11.



Digitalizar documentación faltante en expediente digital.



Tomar la foto y firma del proveedor.

6.1.16

Dirección de Proveeduría y

Servicios Generar credencial de proveedor y la entrega al mismo.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 El vencimiento de registro es anual, partiendo de la fecha en que el proveedor culmina su registro. Una vez vencido, deja de aparecer en el padrón de proveedores, hasta que realice la renovación, para ello la DPS realiza lo siguiente:

Se envía un correo al proveedor en donde se le informa que su registro se encuentra vencido, por lo que se le invita a renovarlo.

Se le pide al proveedor, enviar los cambios, si los hubiera dentro de la estructura de su empresa (cambio de domicilio fiscal, cambio de representantes de ventas, cambio de teléfono, de representante legal, etc.) junto con los siguientes documentos: comprobante de domicilio no mayor a 3 meses y cedula fiscal, para corroborar los datos.

Realizar el pago correspondiente

Una vez realizado lo anterior, se activa nuevamente.

7.1.2 Documentación Requerida:

Persona Moral. o Acta constitutiva debidamente inscrita en el registro Público de

la Propiedad y del Comercio.

o Escritura Pública donde se acredite la personalidad del

Representante legal o apoderado (solo en caso de no

encontrarse en el acta constitutiva).

o Identificación oficial del representante legal o apoderado

consistente en: credencial del I.F.E., Pasaporte, Cartilla del

Servicio Militar.

o Inscripción al R.F.C. actualizado con cédula fiscal y guía de

obligaciones

o Comprobante de domicilio fiscal (no mayor 3 meses)

consistente en: Recibo de luz, agua, predial o teléfono

o Comprobante de pago de registro




No. Descripción

o Currículo de la empresa

7.1.3 Persona Física

o Identificación oficial del contribuyente

o En caso de actuar mediante apoderado, esté deberá presentar

la carta en donde el representante le otorga el poder, CURP e

identificación oficial de apoderado.

o Inscripción al R.F.C. actualizado con cédula fiscal, guía de

obligaciones y última declaración anual.

o Comprobante de domicilio fiscal a nombre de la persona física

(no mayor a 3 meses) consistente en: Recibo de luz, agua,

predial o teléfono.

o Comprobante de pago de registro

o Currículo de la empresa

8.- Anexos





Elaboró Revisó Aprobó Páginas Dirección de



y Financiera


4 de 4


11. DIRECCIÓN DE PATRIMONIO UNIVERSITARIO

|Nombre del procedimiento Fecha de implementación Edición Clave Fecha de revisión

Procedimiento de registro de bienes

muebles Octubre de 2019 02 DPU-0001 Julio de 2019


a. Procedimiento de registro de bienes muebles

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer los lineamientos o pasos para el registro de los bienes muebles adquiridos por la institución.

2

ALCANCE: Planteles y Dependencias de la Institución

3

DEFINICIONES: ALTA: Registro como bienes patrimonio de la Universidad. BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. CFDI: Comprobante fiscal digital por internet. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. CRI: Clasificador por registros de ingresos. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros.

4 REFERENCIAS: Reglamento de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad de Colima. -Acuerdo por el que se reforman las Reglas específicas del registro y valoración del patrimonio, emitido por el CONAC. -Circular de bienes inventariables que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año

5 RESPONSABLES: Dirección de Patrimonio Universitario, planteles y dependencias

de la Universidad de Colima.


6.1 Desarrollo


6.1.1 Plantel o Dependencia

Capturar en el módulo de patrimonio del SGRF los bienes muebles adquiridos producto de una adquisición para la Universidad de Colima.

6.1.2 Dirección de Patrimonio

Universitario

Revisar la información registrada en el SGRF contra el CFDI, validando lo siguiente: -Descripción del bien. -Marca. -Modelo. -Número de serie. -Plantel o dependencia destino (en caso de que el bien se haya adquirido para otro centro de trabajo distinto al que efectuó el gasto).


Universitario

-Generar y adjuntar al SGRF el “Resguardo de bienes muebles”. -Generar engomado y entregar de manera física al Responsable de las funciones contables del plantel o dependencia donde se generó el resguardo.







Realizar las siguientes actividades: -Verificar que el bien adquirido corresponda a la información del “Resguardo de bienes muebles” recibido. -Imprimir y recabar las firmas del custodio y del titular del plantel o dependencia, en el “Resguardo de bienes muebles”. -Colocar el engomado y rotular con tinta indeleble el número de inventario en el bien correspondiente y la leyenda “U. de C”. -Integrar al expediente de bienes muebles el resguardo firmado en original y entregar al custodio copia de éste. - Adjuntar al SGRF, el resguardo firmado en original.


Universitario

Archivar la documentación en los expedientes electrónicos respectivos.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 Se consideran como bienes muebles, aquellos cuyo costo unitario de adquisición esté establecido en la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año.

7.1.2 Los comprobantes fiscales digitales por internet CFDI que avalan la adquisición de bienes muebles, deberán ser capturados en el SGRF, dentro de los diez días hábiles siguientes, a la fecha de su expedición o fecha de recepción del bien.

7.1.3 El “Resguardo de Bienes Muebles” debidamente firmado, deberá ser digitalizado y adjuntado al SGRF, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de validación, respetando la nomenclatura del nombre del archivo.

7.1.4 a) Los bienes muebles adquiridos con cualquier CRI asignado a la Institución, son propiedad exclusiva de la Universidad de Colima.

7.1.5 Solo se podrán asignar bienes bajo su custodia a personal que sea trabajador activo de la Institución.

7.1.6 En caso de que la factura o CFDI no contenga los números de serie de los equipos adquiridos, se deberá subir al SGRF un anexo firmado por el proveedor en donde se especifiquen.

7.1.7 Tratándose de aquellos bienes que por su ubicación sean de difícil inspección ocular o verificación física, se deberá llenar el formato “Manifiesto de bienes muebles de difícil inspección ocular o verificación física”, el cual se encuentra disponible en el SGRF, en la sección de documentos, mismo que deberá ser firmado, digitalizado y adjuntado con el “Resguardo de Bienes Muebles”.





8.- Anexo

8.1 Resguardo de bienes muebles






Elaboró Revisó Aprobó Páginas Dirección de Patrimonio

Universitario


y Financiera


4 de 4


Procedimiento de baja de bienes muebles

por robo o extravío Octubre de 2019 02 DPU-0007 Julio de 2019


b. Procedimiento de baja de bienes muebles por robo o extravío

No. Descripción

1

OBJETIVO: Asegurar la baja de los bienes por robo o extravío.

2 ALCANCE: Planteles y dependencias de la Universidad de Colima.

3

DEFINICIONES: BAJA: Se entiende como baja, la cancelación del bien en el inventario patrimonial de la Universidad. BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros

4 REFERENCIAS: -Reglamento de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad de Colima. -Acuerdo por el que se reforman las Reglas específicas del registro y valoración del patrimonio, emitido por el CONAC. -Circular de bienes inventariables que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año.

5 RESPONSABLES: Dirección de Patrimonio Universitario, planteles y dependencias de la Universidad de Colima.


6.1 Desarrollo



Capturar en el módulo de patrimonio del SGRF, la solicitud de baja del bien mueble, adjuntando oficio de notificación del robo o extravío al Abogado General, el “Acta Administrativa” y la denuncia de hechos ante el Ministerio Público correspondiente. Lo anterior una vez transcurridos 3 meses sin que se haya recuperado el bien, contados a partir de la presentación de la denuncia.


Universitario Realizar y adjuntar al SGRF, la “Baja de bienes muebles”.


Integrar al expediente general de bienes patrimoniales la “Baja de bienes muebles” y entregar al custodio copia de ésta.


Universitario

Archivar la documentación en el expediente electrónico correspondiente.





7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 Se procederá a realizar la baja del bien mueble siempre y cuando se adjunten al SGRF, el oficio de solicitud de baja, copias del oficio de notificación al Abogado General, del “Acta Administrativa” y de la denuncia ante el Ministerio Público competente.

7.1.2 La baja de bienes muebles deberá ser enviada a la DPU utilizando el “Oficio de solicitud de baja”, disponible en el SGRF.

7.1.3

Con la realización de la baja, el custodio del bien no quedará eximido de cualquier responsabilidad que con posterioridad determine la autoridad competente.





8.- Anexo

8.1







Universitario


y Financiera


4 de 4



por destrucción Octubre de 2019 02 DPU-0004 Julio de 2019


c. Procedimiento de baja de bienes muebles por destrucción

No. Descripción

1

OBJETIVO: Asegurar la baja de los bienes muebles por destrucción.


3

DEFINICIONES: BAJA: Se entiende como baja, la cancelación del bien en el inventario patrimonial de la Universidad. BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. BIENES NO LOCALIZADOS: Son aquellos que no se encontraron físicamente en el área o espacio donde se encuentran asignados, al momento de realizar la toma física de inventario. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros




6.1 Desarrollo



Capturar en el módulo patrimonio del SGRF, la solicitud de baja del bien mueble adjuntando el “Acta Administrativa de hechos”, donde se narre lo acontecido respecto al bien mueble que sufrió daños irreparables.


Universitario Evaluar la baja del bien mueble.


Universitario

Realizar y Adjuntar al SGRF, la “Baja de bienes muebles” y el “Acta de baja de bienes muebles por destrucción”.


-Recabar las firmas del Titular y del Responsable de las funciones contables en el “Acta de baja de bienes muebles por destrucción”. -Adjuntar al SGRF, el “Acta de baja de bienes muebles por destrucción” debidamente firmada. -Integrar al expediente general de bienes patrimoniales el “Acta de baja de bienes muebles por destrucción”, la “Baja de bienes muebles” y entregar al custodio copia de ésta última.







Universitario Archivar la documentación en el expediente electrónico correspondiente.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

No se procederá a realizar la baja de los bienes muebles cuando: a) Se encuentren en estado de “No localizado”. b) La Dirección de Patrimonio universitario determine que el motivo de la baja del bien

no corresponde al solicitado. c) Las características descritas en la solicitud de baja no coinciden con el bien.

Cuando el bien a dar de baja no pertenezca al plantel o dependencia que la solicita.

7.1.2

Tratándose de dispositivos y unidades de almacenamiento electrónico (cpu’s, discos duros internos o externos, tablets, celulares, etc.), se deberá asegurar (si las condiciones del bien lo permiten), que no contengan información y/o software de carácter institucional antes de solicitar la baja del bien mueble.

7.1.3

En el caso de bienes, que por su uso, estuvieron expuestos a factores o sustancias contaminantes y esto represente un riesgo para la salud, se deberá apegar a las disposiciones vigentes para determinar su destino final.





8.- Anexo

8.1 Baja de bienes muebles por destrucción







Universitario


y Financiera


4 de 4



por inutilización Octubre de 2019 02 DPU-0002 Julio de 2019


d. Procedimiento de baja de bienes muebles por inutilización

No. Descripción

1

OBJETIVO: Asegurar la baja de los bienes muebles por inutilización.


3

DEFINICIONES: BAJA: Se entiende como baja, la cancelación del bien en el inventario patrimonial de la Universidad. BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. BIENES NO LOCALIZADOS: Son aquellos que no se encontraron físicamente en el área o espacio donde se encuentran asignados, al momento de realizar la toma física de inventario. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros




6.1 Desarrollo



Capturar en el módulo de patrimonio del SGRF, la solicitud de baja del bien mueble y tratándose de equipo especializado y de cómputo se deberá adjuntar el dictamen técnico de personal competente de la Universidad, donde describa: -Si por su estado físico no resulta funcional, -Si por su daño no es susceptible de reparación, o -Si la reparación no resulta rentable.


Universitario Evaluar la baja del bien mueble.


Universitario

Realizar y adjuntar al SGRF, la “Baja de bienes muebles” y el “Acta de baja de bienes muebles por inutilización”.


-Recabar las firmas del titular y del encargado de las funciones contables en el “Acta Administrativa”. -Integrar al expediente general de bienes patrimoniales el “Acta Administrativa”, la “Baja de bienes muebles” y entregar al custodio copia de ésta última.






-Adjuntar al SGRF, el “Acta Administrativa” debidamente firmada


Universitario


7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 No se procederá a realizar la baja de los bienes muebles cuando: a) Se encuentren en estado de “No localizado”. b) La Dirección de Patrimonio Universitario determine que el motivo de la baja del

bien no corresponde al solicitado. c) Las características descritas en la solicitud de baja no coinciden con el bien.

Cuando el bien a dar de baja no pertenezca al plantel o dependencia que la solicita.

7.1.2

Tratándose de dispositivos y unidades de almacenamiento electrónico (cpu’s, discos duros internos o externos, tablets, celulares, etc.), se deberá asegurar que no contengan información y/o software de carácter institucional antes de solicitar la baja del bien mueble.

7.1.3 En el caso de bienes, que por su uso, estuvieron expuestos a factores o sustancias contaminantes y esto represente un riesgo para la salud, se deberá apegar a las disposiciones vigentes para determinar su destino final.





8.- Anexo

8.1







Universitario


y Financiera


4 de 4



por renovación Octubre de 2019 02 DPU-0003 Julio de 2019


e. Procedimiento de baja de bienes muebles por renovación

No. Descripción

1

OBJETIVO: Asegurar la baja de los bienes muebles por renovación.


3

DEFINICIONES: BAJA: Se entiende como baja, la cancelación del bien en el inventario patrimonial de la Universidad. BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros.




6.1 Desarrollo


6.1.1. Plantel o Dependencia

Capturar en el módulo patrimonio del SGRF, la solicitud de baja del bien mueble la cual deberá contener lo siguiente: - No. de inventario, descripción, marca, modelo y no. de serie del bien mueble a renovar. -Justificación del porqué el bien a renovar ya no se requiere, considerando la inconveniencia de su utilización u obsolescencia. Adjuntar el documento en donde se especifique: -El valor por el que se tomará a cuenta el bien mueble. -Las características y valor del bien a adquirir.


Universitario Evaluar la solicitud de la baja.


Universitario

Realizar y adjuntar al SGRF, la “Baja del bien mueble por renovación” y el “Acta Administrativa”.


-Recabar las firmas del titular y del responsable de las funciones contables en el “Acta Administrativa”. -Integrar al expediente general de bienes patrimoniales el “Acta Administrativa”, la “Baja del bien mueble por renovación” y entregar al custodio copia de ésta última. -Adjuntar al SGRF, el “Acta Administrativa” debidamente firmada.







Universitario


7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 La Dirección de Patrimonio Universitario procederá a efectuar la baja del bien mueble de ser aprobada la solicitud.





8.- Anexo





9.-Diagrama de Flujo


Universitario


y Financiera


4 de 4



por donación Octubre de 2019 02 DPU-0006 Julio de 2019


f. Procedimiento de baja de bienes muebles por donación

No. Descripción

1

OBJETIVO: Asegurar la baja de los bienes muebles por donación.


3

DEFINICIONES: BAJA: Se entiende como baja, la cancelación del bien en el inventario patrimonial de la Universidad. BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros




6.1 Desarrollo


6.1.1 Rectoría Recibir solicitud de donación de bienes e informa a la Dirección de Patrimonio Universitario.


Universitario Notificar a Rectoría la disponibilidad de bienes.

6.1.3 Rectoría Informar a la Oficina del Abogado General y a la Dirección de Patrimonio Universitario de la autorización de la donación.


Elaborar el acta de entrega de bienes muebles por donación y recabar firmas.


Universitario Entregar los bienes muebles.


Universitario Realizar la baja de los bienes muebles, en caso de ser necesario.


Universitario Integrar al expediente respectivo la documentación correspondiente.





7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 Sólo el Rector podrá hacer donaciones de bienes propiedad de la Institución

7.1.2

La Dirección de Patrimonio Universitario proporcionará a la Oficina del Abogado General la información necesaria para la elaboración del Acta de entrega de bienes muebles por donación.





8.- Anexo







Universitario


y Financiera


4 de 4



por desincorporación Octubre de 2019 02 DPU-0005 Julio de 2019


g. Procedimiento de baja de bienes muebles por desincorporación

No. Descripción

1

OBJETIVO: Asegurar la baja de los bienes muebles por desincorporación.


3

DEFINICIONES: BAJA: Se entiende como baja, la cancelación del bien en el inventario patrimonial de la Universidad. BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. DESINCORPORACIÓN: Es la separación de un bien del patrimonio de la Universidad de Colima. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros




6.1 Desarrollo


6.1.1 Interesado Solicita por oficio a la Dirección de Patrimonio Universitario la desincorporación del bien mueble que es de su interés.


Universitario

Recabar la información suficiente del bien mueble a desincorporar y la somete a consideración del Rector.


Universitario Recibir autorización de Rectoría e informar al interesado.


Universitario Elaborar la ficha referenciada y entregar al interesado.

6.1.5 Interesado Realizar el depósito y entregar el comprobante a la Dirección de Patrimonio Universitario.


Universitario

Realizar y adjuntar al SGRF, la “Baja de bienes muebles”, el recibo de ingresos propios y el Vale de salida correspondientes.

6.1.7 Plantel o dependencia

Recabar las firmas en el Vale de salida, entregar el bien mueble al interesado, turnar copia del Vale de salida a la Dirección de






Patrimonio Universitario, integrar al expediente la “Baja de bienes muebles” y entregar al custodio copia de ésta última.


Universitario

Archivar la documentación en el expediente físico y electrónico correspondientes.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

La desincorporación de un bien mueble solamente podrá efectuarse con autorización del Rector.

7.1.2

Se podrán desincorporar bienes muebles de planteles y dependencias, siempre y cuando la institución pueda prescindir de estos.

7.1.3

El Vale de salida del bien mueble desincorporado deberá ser firmado por la persona que recibe, por la que entrega y el Titular del plantel o dependencia





8.- Anexos







Universitario


y Financiera


5 de 5


Procedimiento de entrega-recepción de

bienes muebles por cambio de titular. Octubre de 2019 02 DPU-0010 Julio de 2019


h. Procedimiento de entrega-recepción de bienes muebles por cambio de titular

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer los lineamientos o pasos para realizar la Entrega-Recepción de bienes muebles cuando hay cambio de titular de un plantel o dependencia.

2 ALCANCE: Planteles y dependencias de la Institución

3

DEFINICIONES: BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. BIENES NO LOCALIZADOS: Son aquellos que no se encontraron físicamente en el área o espacio donde se encuentran asignados, al momento de realizar la toma física de inventario. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros

4 REFERENCIAS: -Reglamento de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad de Colima.



6.1 Desarrollo



Universitario

Acordar con la Contraloría General y los titulares entrante y saliente, la fecha de la entrega-recepción.


Universitario

Elaborar la “Orden de entrega-recepción por cambio de titular” y el “Oficio de comisión para la entrega-recepción por cambio de titular” correspondientes.


Universitario

Enviar los anexos mediante el correo “Notificación de fecha de entrega-recepción por cambio de titular”, al Titular saliente con copia al Responsable de las funciones contables.


Recopilar y proporcionar la información necesaria para la elaboración del acta de entrega-recepción.


Universitario

Elaborar el acta de entrega-recepción de acuerdo a la información proporcionada.


Universitario

Realizar la lectura y firma del acta administrativa de entrega-recepción, distribuyéndose de la siguiente manera: Original DPU, una copia en electrónico para Titular saliente, otra para el entrante y una más para la Contraloría General.


Universitario

Integrar el acta administrativa de entrega-recepción al expediente correspondiente.





7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 Es responsabilidad del Titular saliente del plantel o dependencia entregar la documentación requerida para integrar el acta administrativa de entrega-recepción correspondiente.

7.1.2 La entrega física de los bienes deberá ser realizada previamente a la firma del acta administrativa de entrega-recepción por el Titular saliente, el entrante será responsable de constatar la existencia de los bienes que reciba, así como de verificar la información relativa a los bienes del plantel o dependencia, contenidos en el acta de entrega-recepción y sus anexos.

7.1.3 El Titular que entrega será responsable de efectuar las aclaraciones correspondientes, sobre los bienes bajo su resguardo que se encuentren en estatus de “no localizados” al momento de la entrega-recepción o en su caso será sujeto a las responsabilidades que marca el Reglamento de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad de Colima.

7.1.4 El Titular entrante junto con el Responsable de las funciones contables deberán dar seguimiento a los puntos señalados en el acta y sus anexos.

7.1.5 El acta administrativa de entrega-recepción que elabora la Dirección de Patrimonio Universitario, es parte integrante del acta de entrega-recepción de la Contraloría General.

8.- Anexos







Universitario


y Financiera


3 de 3


Procedimiento entrega-recepción de

bienes muebles por cambio de RFC Octubre de 2019 02 DPU-0011 Julio de 2019


i. Procedimiento de entrega-recepción de bienes muebles por cambio de RFC

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer los lineamientos o pasos para realizar la Entrega-Recepción de bienes muebles cuando hay cambio de Responsable de las funciones contables de un plantel o dependencia.

2 ALCANCE: Planteles y dependencias de la Institución

3

DEFINICIONES: BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. BIENES NO LOCALIZADOS: Son aquellos que no se encontraron físicamente en el área o espacio donde se encuentran asignados, al momento de realizar la toma física de inventario. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros


5 RESPONSABLES: Dirección de Patrimonio Universitario


6.1 Desarrollo



Universitario

Acordar con la Contraloría General y los Responsables de las funciones contables entrante y saliente, la fecha de la entrega-recepción.


Universitario

Elaborar la “Orden de entrega-recepción por cambio de Responsable de las funciones contables” y el “Oficio de comisión para la entrega-recepción por cambio de Responsable de las funciones contables” correspondientes.


Universitario

Enviar los anexos mediante el correo de “Notificación de fecha de entrega-recepción por cambio de Responsable de las funciones contables” al saliente.


Recopilar y proporcionar la información necesaria para la elaboración del acta de entrega-recepción


Universitario

Elaborar el acta de entrega-recepción de acuerdo a la información proporcionada.


Universitario

Realizar la lectura y firma del acta administrativa de entrega-recepción, distribuyéndose de la siguiente manera: Original DPU, un tanto en electrónico para los Responsables de las funciones contables saliente, otro para el entrante y uno más para la Contraloría General.







Universitario

Integrar el acta administrativa de entrega-recepción al expediente correspondiente.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 Es obligación del Responsable de las funciones contables saliente del plantel o dependencia entregar la información y documentación requeridas para integrar el acta administrativa de entrega-recepción correspondiente.

7.1.2 La entrega física de los bienes deberá ser realizada previamente a la firma del acta administrativa de entrega-recepción por el Responsable de las funciones contables saliente, el entrante deberá constatar la existencia de los bienes que reciba, así como de verificar la información relativa a los bienes del plantel o dependencia, contenidos en el acta de entrega-recepción y sus anexos.

7.1.3

El Responsable de las funciones contables saliente deberá efectuar las aclaraciones correspondientes, sobre los bienes bajo su resguardo que se encuentren en estatus de “no localizados” al momento de la entrega-recepción o en su caso, será sujeto a las responsabilidades que marca el Reglamento de Bienes Muebles e Inmuebles de la Universidad de Colima.

7.1.4

El Responsable de las funciones contables entrante deberá dar seguimiento a los puntos señalados en el acta y sus anexos.

7.1.5

El acta administrativa de entrega-recepción que elabora la Dirección de Patrimonio Universitario, es parte integrante del acta de entrega-recepción de la Contraloría General.

8.- Anexos







Universitario


y Financiera


3 de 3


Procedimiento toma física de inventarios Octubre de 2019 02 DPU-0009 Julio de 2019


j. Procedimiento toma física de inventarios

No. Descripción

1

OBJETIVO: Establecer los lineamientos y pasos para realizar la toma física de inventarios de bienes muebles adquiridos por la institución y asignados en los planteles y dependencias.

2 ALCANCE: Planteles y Dependencias de la Institución

DEFINICIONES: BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario.


5 RESPONSABLES: Dirección de Patrimonio Universitario


6.1 Desarrollo



Universitario

Acordar con el Responsable de las funciones contables del plantel o dependencia conforme al programa anual de toma física de inventarios, la fecha para llevar a cabo dicha actividad.


Universitario

Elaborar la “Orden de toma física de inventario” y el “Oficio de comisión” respectivos.


Universitario

Enviar correo “Confirmación de fecha de Toma Física de Inventario” al Responsable de las funciones contables, adjuntando el listado de la totalidad de los bienes asignados al plantel o dependencia que serán objeto de revisión.


Universitario

Entregar al Titular del plantel o dependencia la “Orden de toma física de inventario” explicando el procedimiento a seguir en dicha actividad.


Universitario

Elaborar los anexos con la información recabada en la toma física de inventarios.


Universitario

Enviar los anexos de la toma física de inventarios, mediante el correo “Envío de anexos de Toma Física de Inventarios” al Responsable de las funciones contables.


Revisar y subsanar en su caso, los hallazgos señalados en los anexos.


Universitario Elaborar el acta de toma física de inventarios.


Realizar la lectura y firma del acta administrativa de toma física de inventarios, distribuyéndose de la siguiente manera:





Universitario / Plantel o

Dependencia

Original para la DPU y un tanto en electrónico para el plantel o dependencia para que lo integre a su expediente.


Universitario

Integrar el acta administrativa de toma física de inventarios al expediente correspondiente.

7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 La toma física de inventarios es una labor conjunta entre el personal de Patrimonio Universitario, el Responsable de las funciones contables y el custodio de los bienes, siendo este último el obligado a mostrarlos o en su defecto dar cuenta de su localización.

7.1.2 El plantel o dependencia tendrá un plazo de 10 días hábiles para subsanar los hallazgos señalados en los anexos, antes de la firma del acta correspondiente.

7.1.3 Una vez firmada el acta, los planteles y dependencias tendrán un plazo de 30 días naturales para subsanar los hallazgos documentados en la misma, mediante oficio dirigido a Patrimonio Universitario, antes de ser turnada a la Oficina del Abogado General.




8.- Anexo



Universitario


y Financiera


3 de 3


Procedimiento de transferencia de bienes



k. Procedimiento de transferencia de bienes muebles

No. Descripción

1

OBJETIVO: Registrar los cambios de bienes muebles entre las dependencias y planteles de la Universidad.

2

ALCANCE: Planteles y dependencias de la Universidad de Colima.

3

DEFINICIONES: BIENES MUEBLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. BIENES NO LOCALIZADOS: Son aquellos que no se encontraron físicamente en el área o espacio donde se encuentran asignados, al momento de realizar la toma física de inventario. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. SGRF: Sistema de Gestión de Recursos Financieros TRANSFERENCIA: Se entiende como el cambio de un bien controlable y su registro administrativo entre planteles y dependencias.




6.1 Desarrollo



Capturar en el módulo de patrimonio del SGRF, la solicitud de transferencia del bien mueble, proporcionando los siguientes datos: -No. de inventario -Descripción del bien mueble -Serie -Plantel o dependencia destino


Universitario Evaluar la transferencia del bien mueble.


Universitario Realizar y adjuntar al SGRF, la “Transferencia de bienes muebles”.

Plantel o Dependencia

Realizar las siguientes actividades: -Verificar que la información de la “Transferencia de bienes muebles” corresponda a la solicitud realizada. -Integrar al expediente general de bienes la “Transferencia de bienes muebles” y entregar al custodio copia de ésta.







Universitario

Solicitar al plantel o dependencia destino el custodio del bien transferido.


Universitario Realizar y adjuntar al SGRF el “Resguardo de bienes muebles”.

6.1.6 Plantel o dependencia

destino

Realizar las siguientes actividades: -Verificar que el bien transferido corresponda a la información del “Resguardo de bienes muebles” recibido. -Recabar las firmas del custodio y del titular del plantel o dependencia, en el resguardo. -Integrar al expediente de bienes muebles el resguardo firmado en original y entregar al custodio copia de éste. - Adjuntar al SGRF, el resguardo firmado en original.


Universitario


7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1 No se procederá a realizar la transferencia de los bienes muebles cuando: a) Se encuentren en estado de “No localizado”. b) Las características descritas en la solicitud de transferencia no coinciden con el bien.

Cuando el bien no pertenezca al plantel o dependencia que la solicita.

7.1.2 La trasferencia procederá una vez que el plantel o dependencia destino haya recibido físicamente el bien.

7.1.3 Se deberá verificar que el bien mueble transferido esté debidamente rotulado con su número de inventario, la leyenda “U. de C.” y engomado correspondiente

7.1.4 La transferencia de bienes muebles deberá ser solicitada a través del módulo de patrimonio del SGRF.

7.1.5 El “Resguardo de bienes muebles” debidamente firmado, deberá ser adjuntado al SGRF, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de elaboración por parte de la DPU, respetando la nomenclatura del nombre del archivo.

7.1.6 En caso de no haber plantel o dependencia interesado en el bien mueble a transferir, esta deberá realizarse al centro de acopio de la Dirección de Patrimonio Universitario.





8.- Anexos







Universitario


y Financiera


4 de 4


Procedimiento de baja de bienes

controlables Octubre de 2019 02 DPU-0013 Julio de 2019


l. Procedimiento de baja de bienes controlables

No. Descripción

1

OBJETIVO: Asegurar la baja de los bienes controlables cualquiera que sea el motivo de ésta.


3

DEFINICIONES: BAJA: Se entiende como baja, la cancelación del bien en el inventario patrimonial de la Universidad. BIENES CONTROLABLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. BIENES NO LOCALIZADOS: Son aquellos que no se encontraron físicamente en el área o espacio donde se encuentran asignados, al momento de realizar la toma física de inventario. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable.

DPU: Dirección de Patrimonio Universitario.

4 REFERENCIAS: -Acuerdo por el que se reforman las Reglas específicas del registro y valoración del patrimonio, emitido por el CONAC. -Circular de bienes inventariables que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año.



6.1 Desarrollo



Capturar en el módulo de patrimonio del SGRF, la solicitud de baja del bien mueble


Universitario Evaluar la baja del bien controlable.


Universitario

Realizar y adjuntar al SGRF, el “Listado de bienes controlables” del custodio correspondiente.


-Verificar que el bien dado de baja no aparezca en el “Listado de bienes controlables” recibido. -Recabar las firmas del custodio y del titular del plantel o dependencia, en el listado. -Integrar al expediente de bienes controlables el Listado firmado en original y entregar al custodio copia de éste. -Adjuntar al SGRF, el “Acta Administrativa” debidamente firmada


Universitario






7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

No se procederá a realizar la baja de los bienes controlables cuando estos se encuentren en estado de “No localizados”.

7.1.2

La baja de bienes controlables deberá ser solicitada a través del módulo de patrimonio del SGRF.

7.1.3

El “Listado de bienes controlables” debidamente firmado, deberá ser adjuntado al SGRF, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de elaboración por parte de la DPU, respetando la nomenclatura del nombre del archivo.

8.- Anexos







Universitario


y Financiera


3 de 3





m. Procedimiento de registro de bienes controlables

No. Descripción

1

OBJETIVO: Registrar y resguardar los bienes controlables propiedad de la Universidad de Colima para su uso en las funciones propias a la cual están destinados.


3

DEFINICIONES: ALTA: Registro como bienes patrimonio de la Universidad. BIENES CONTROLABLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. CFDI: Comprobante fiscal digital por internet. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. CRI: Clasificador por registros de ingresos. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario.




6.1 Desarrollo



Capturar en el módulo de patrimonio del SGRF los bienes muebles adquiridos producto de una adquisición para la Universidad de Colima.


Universitario

Revisar la información registrada en el SGRF contra el CFDI, validando lo siguiente: -Descripción del bien. -Marca. -Modelo. -Número de serie. -Plantel o dependencia destino (en caso de que el bien se haya adquirido para otro centro de trabajo distinto al que efectuó el gasto).


Universitario

-Generar y adjuntar al SGRF el “Listado de bienes controlables”. -Generar engomado y entregar de manera física al Responsable de las funciones contables del plantel o dependencia donde se generó el resguardo.


-Verificar que el bien adquirido corresponda a la información del “Listado de bienes controlables” recibido. -Colocar el engomado y con tinta indeleble, rotular el número controlable en el bien correspondiente y la leyenda “U. de C”. -Recabar las firmas del custodio y del titular del plantel o dependencia, en el listado.






-Integrar al expediente de bienes controlables el Listado firmado en original y entregar al custodio copia de éste. - Adjuntar al SGRF, el listado firmado en original.


Universitario


7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

Se consideran como bienes controlables, aquellos cuyo costo unitario de adquisición esté comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año.

7.1.2

El “Listado de bienes controlables” debidamente firmado, deberá ser digitalizado y adjuntado al SGRF, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de validación, respetando la nomenclatura del nombre del archivo.

7.1.3

Los bienes controlables adquiridos con cualquier CRI asignado a la Institución, son propiedad exclusiva de la Universidad de Colima.

7.1.4

Solo se podrán asignar bienes bajo su custodia a personal que sea trabajador activo de la Institución.

7.1.5

En caso de que la factura o CFDI no contenga los números de serie de los equipos adquiridos, se deberá subir al SGRF un anexo firmado por el proveedor en donde se especifiquen.





8.- Anexos







Universitario


y Financiera


4 de 4





n. Procedimiento de transferencia de bienes controlables

No. Descripción

1

OBJETIVO: Registrar los cambios de bienes controlables entre las dependencias y planteles de la Universidad.

2

ALCANCE: Planteles y dependencias de la Universidad de Colima.

3

DEFINICIONES: BIENES CONTROLABLES: son aquellos bienes cuyo costo unitario de adquisición, este comprendido en el intervalo que marca la circular que emite la Coordinación General Administrativa y Financiera cada año y que se registran contablemente como un gasto. BIENES NO LOCALIZADOS: Son aquellos que no se encontraron físicamente en el área o espacio donde se encuentran asignados, al momento de realizar la toma física de inventario. CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable. DPU: Dirección de Patrimonio Universitario. TRANSFERENCIA: Se entiende como el cambio de un bien controlable y su registro administrativo entre planteles y dependencias.




6.1 Desarrollo



Capturar en el módulo de patrimonio del SGRF, la solicitud de transferencia del bien controlable, proporcionando los siguientes datos: -No. de inventario -Descripción del bien mueble -Serie -Plantel o dependencia destino


Universitario Evaluar la transferencia del bien controlable.


Universitario

Realizar y adjuntar al SGRF la transferencia y el “Listado de bienes controlables” de los custodios involucrados en ésta.

6.1.4 Planteles y Dependencias involucradas

Realizar las siguientes actividades: -Verificar que el bien transferido corresponda a la información del “Listado de bienes controlables” recibido. -Recabar las firmas del custodio y del titular del plantel o dependencia, en el listado.






-Integrar al expediente de bienes controlables el listado firmado en original y entregar al custodio copia de éste. - Adjuntar al SGRF, el Listado digitalizado firmado en original.


Universitario


7.- Criterios

7.1 Políticas

No. Descripción

7.1.1

La transferencia de bienes muebles deberá ser solicitada a través del módulo de patrimonio del SGRF.

7.1.2

No se procederá a realizar la transferencia de los bienes controlables cuando éstos se encuentren en estado de “No localizados”.

7.1.3

La trasferencia procederá una vez que el plantel o dependencia destino haya recibido físicamente el bien.

7.1.4

Se deberá verificar que el bien controlable transferido esté debidamente rotulado con su número de inventario, la leyenda “U. de C.” y engomado correspondiente.

7.1.5

El “Listado de bienes controlables” debidamente firmado, deberá ser adjuntado al SGRF, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de elaboración por parte de la DPU, respetando la nomenclatura del nombre del archivo.

7.1.6

En caso de no haber plantel o dependencia interesado en el bien controlable a transferir, esta deberá realizarse al Centro de acopio de la Dirección de Patrimonio Universitario.





8.- Anexos







Universitario


y Financiera


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