Manual de Procedimiento Abastecimiento 2.0

8/19/2019 Manual de Procedimiento Abastecimiento 2.0

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MANUAL DEPROCEDIMIENTOSDEL CENTRO DE

RESPONSABILIDAD

ABASTECIMIENTO DELHOSPITAL DR. JUAN NOE C.


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CENTRO DE RESPONSABILIDADABASTECIMIENTO

DEL HOSPITAL DR. JUAN NOE C.

1. INTRODUCCIONEl Hospital Dr. Juan Noe C., requiere para su funcionamiento de unavariada gama de productos o servicios, que deben ser adquiridos, en granparte a proveedores particulares, nacionales o extranjeros a través delortal C!ile compra.

Dada la alta especiali"aci#n $ diversificaci#n de actividades delHospital Dr. Juan Noe C., se requiere adquirir gran volumen $ diversidad demedicamentos, insumos medico%quir&rgico, reactivos, pr#tesis, los que sonagrupados en 'odegas de (armacia. aralelo a lo anterior, existe otro)mbito de adquisiciones que si bien no va en directo uso a los pacientes,son indispensables para el desarrollo de la actividad !ospitalaria, como soninsumos de aseo, escritorio, computacionales, repuestos, alimentos,formulario $ equipamiento, los que son agrupados en las 'odegadenominadas Escritorio, aseo $ economato.

*o anteriormente se+alado se debe agregar todas las solicitudes decompra de servicios, en todas las )reas que la nstituci#n pueda requerir.

*a complejidad del sistema de abastecimiento, en el marco $aenunciado, no es un tema menor, por tanto requiere de normas $procedimientos que regulen $ cautelen las diferentes transacciones uoperaciones que deban ejecutarse, de tal manera que, a aparte depropender a la eficiencia en el uso de los recursos financieros, se evite ominimice !ec!os re+idos con la legislaci#n vigente.

En el presente documento se indican, en forma sistemati"ada, losprincipales procedimientos relacionados con el Centro de -esponsabilidadde bastecimiento, as/ como las normas que rigen las materias.

2. OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL

Estandari"ar $ plasmar los procedimientos de bastecimiento de acuerdo ala legislaci#n vigente, de tal manera que se facilite el eficiente uso de losrecursos !umano, financieros, optimi"ando los procedimientos de compras,almacenamiento $ distribuci#n de los art/culos o servicios, permitiendo unadecuado control $ la debida observaci#n de las normas legales $ deprobidad vigentes.


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3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• roporcionar normas, reglamentos e instrucciones referentes a los

diferentes procesos de compras que se reali"an en el Hospital Dr.Juan Noe C.

• 0e+alar procedimientos generales para la recepci#n,

almacenamiento $ distribuci#n de los art/culos adquiridos.

• 0ervir como un documento de apo$o para la ejecuci#n de las

actividades propias del Centro de -esponsabilidad de bastecimiento.

4. NIVEL DE APLICACIÓN DEL MANUAL

0e aplicar) a todos las 1nidades del Centro de -esponsabilidad de bastecimiento del Hospital Dr. Juan Noe C.

5. EVALUACIÓN Y CONTROL

El cumplimiento del presente manual se verificar) a través del Depto. De uditoria del 0ervicio de 0alud o el que estime la autoridad, supervisionesque se realicen por (inan"as del Hospital Dr. Juan Noe C. *os resultadosde estas visitas servir)n para evaluar la aplicaci#n pr)ctica de losprocedimientos indicados en cada caso.

6. PRINCIPALES LEYES REGLAMENTOS Y NORMAS SOBRE COMPRASO AD!UISICIONES

El Hospital Dr. Juan Noe C, se rige por las siguientes le$es, reglamentos onormas en materias de compras o adquisiciones.

• *e$ 23.456, de robidad dministrativa principio que consiste en

observar una conducta funcionaria intac!able $ un desempe+o!onesto $ leal de la funci#n o cargo, con preeminencia del interésgeneral sobre el particular.

• *e$ 23.774 de Contratos dministrativos de 0uministros $ restaci#n

de 0ervicios 89*e$ de compras &blicas:;

• *e$ 27.7


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7. PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DE LOS DIFERENTES PROCESOSDEL CENTRO DE RESPONSABILIDAD DE ABASTECIMIENTO.

".1 AD!UISICIONES O LICITACIONES

0eg&n *e$ 23.774 de fec!a =3 de agosto del =


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4A reguntas $ respuestas a consultas o aclaraciones se !ar)n solo a travésdel portal .c!ilecompra.cl en la licitaci#n correspondiente, en los tiemposque las bases administrativas as/ lo indiquen.

A *as Ffertas econ#micas deber)n ser solo ingresadas por el sistema de

.c!ilecompra.cl.

7A -eali"ar el cto formal de apertura. *evantar acta en la que se consignar) lapresencia de los posibles oferentes que estén presentes en la apertura, as/como de las posibles observaciones. Enviar a custodia las boletas de garant/a,si procede.

3A *a evaluaci#n se efectuara por el Comité de bastecimiento del Hospital Dr.Juan Noe C.

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P'$)/#0#)(%'*2. reparar documento, dirigido a la autoridad que tenga las facultades

delegadas, solicitando se autorice *icitaci#n privada, explicando,detalladamente las ra"ones que fundamentan tal petici#n.

=. Dictar resoluci#n autori"ando la *icitaci#n rivada.

6. Elaborar 'ases dministrativas.B. Elaborar especificaciones ?écnicas 8pueden estar incluidas dentro de unpunto de las bases administrativas o ser un documento separado;

5. probar las 'ases $ Especificaciones técnicas por medio de una-esoluci#n Exenta suscrita o el Director del 0ervicio o por la autoridad aquien se le !a$a delegado esta facultad.

4. ngresar *icitaci#n al sistema .c!ilecompra.cl e invitar a los oferentesque se !a$a determinado previamente, envi)ndoles las 'ases. la"om/nimo para cerrar la recepci#n de las Ffertas> Doce d/as corridos,contados desde la publicaci#n.

. reguntas $ respuestas a consultas o aclaraciones se !ar)n solo a travésdel portal .c!ilecompra.cl en la licitaci#n correspondiente, en lostiempos que las bases administrativas as/ lo indiquen.

7. -eali"ar el cto formal de apertura. *evantar acta en la que se consignar)la presencia de los posibles oferentes que estén presentes en la apertura,as/ como de las posibles observaciones. Enviar a custodia las boletas degarant/a, si procede.

3. *a evaluaci#n se efectuara por el Comité de dquisiciones del Hospital.2


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".1.3 TRATO O CONTRATACIÓN DIRECTA

Es el procedimiento de contrataci#n que, por la naturale"a de la negociaci#n queconlleva, deba efectuarse sin la concurrencia de los requisitos se+alados para la*icitaci#n o ropuesta &blica como para la *icitaci#n o ropuesta rivada. ?al

circunstancia deber), en todo caso, ser acreditada seg&n lo determine el-eglamento.P'$)/#0#)(%'*

2. reparar $ completar el formulario de adquisici#n, con antecedentesb)sicos 8?D-; que sirvan como referencia al roveedor. Es una versi#nsimplificada de las 'ases.

=. ngresar adquisici#n al sistema .c!ilecompra.cl $ publicarla. la"om/nimo para cerrar la recepci#n de ofertas> B7 !oras, que no debe tener cierre s)bado, domingo ni festivos, ni *unes antes de las 2=>


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g. 0iempre que se contrate por trato directo, se requerir) un m/nimo detres coti"aciones, salvo que concurran las causales de las letras c;, d;, $ f;,precedentes.

".1.5. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS A CONSIDERAR EN LAS

AD!UISICIONES".1.5.1 PROGRAMAS DE COMPRAS

Con el fin de establecer criterios comunes de bastecimiento, tanto deelementos técnicos como administrativos $ financieros, se deber) propender aestablecer rogramas de Compras, sean centrali"adas o descentrali"adas.ara este efecto, se conformar)n comisiones o Comités que ser)n lasentidades responsables de definir las necesidades, estimar las cantidades,autori"ar la incorporaci#n o eliminaci#n de art/culos, !acer valori"aci#npreliminar $ presentar la propuesta a la Direcci#n para su aprobaci#n $financiamiento.

ara un estudio m)s minucioso, podr)n apo$arse en diferentes estad/sticaso consultas a bodega que le permitan !acer pro$ecciones de necesidades lom)s ajustada a la realidad.

Existen disposiciones especiales sobre la constituci#n $ funcionamiento delComité de bastecimiento $ Comité de (armacia que deben continuar aplic)ndose.

".1.5.2. BASES ADMINISTRATIVAS0on el documento oficial por el cual se regir) todo el proceso de compra, por tanto, debe considerar todas aquellas materias, condiciones o exigencias quedebe cumplir tanto el proveedor como el demandante. Dependiendo de lacompra, es posible incluir en las bases administrativas, las especificacionestécnicas o bien, se puede preparar un documento especial, para este efecto, loque quedar) consignado en las se+aladas bases administrativas.ndependiente del modelo que se utilice para confeccionar las bases, esimprescindible que se consideren los siguientes puntos, a menos, teniendopresente que las exigencias $ condiciones que se especifiquen ser)n las queregir)n el proceso>

N&mero e identificaci#n de la *icitaci#n o ropuesta ej. *icitaci#n NA


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De las bases> explicar que la ropuesta se regir) por las presentes bases.

@ateria de la propuesta> en este ac)pite se especificar) lo que se deseacomprar $ es posible incluir, con detalle, las especificaciones técnicas. ndicar que las cantidades se entienden como referenciales, por tanto, pueden variar

por necesidades de la instituci#n.

De los participantes> indicar quienes pueden participar en la licitaci#n.

De los pla"os de la *icitaci#n> referirse a los diferentes pla"os que tendr) lalicitaci#n.

De los precios> indicar en qué moneda se desean las ofertas 8pesos c!ilenos,d#lar, 1(, otro;

De la presentaci#n de las ofertas> indicar las formalidades que debe reunir.uede ser importante exigir n#mina de clientes, lugares donde !a$ equipos oart/culos como el coti"ado, cat)logos, etc.

De las garant/as> Especificar que tipo de garant/a se exigir). *as cauciones $exigencias en general no deben ser tan estrictas como para desincentivar laparticipaci#n de los roveedores. *as garant/as m)s comunes son por seriedad de la oferta $ por buen cumplimiento de contrato. 0#lo se aceptar)n'oleras de arant/a $ que sean emitidas por un 'anco con sucursal en la K-egi#n. *as fec!as de vencimiento tendr)n que asegurar el adecuadocumplimiento de lo convenido.

De la evaluaci#n $ adjudicaci#n> explicar c#mo se evaluar)n las ofertas8se+alar criterios o factores, por ejemplo, precio, calidad, garant/a técnica, otrosequipos similares en funciones, etc.; Es importante dejar establecido que sepueden rec!a"ar todas las ofertas por ra"ones fundadas $ que ser) factibleadjudicar los art/culos a un roveedor o a varios proveedores.

De la recepci#n> mu$ importante aclarar este concepto, en especial, si serecibir) el art/culo o equipo como bulto para que luego el proveedor lo instale.

Del pago> indicar las condiciones de este. qu/ !a$ que tener cuidado, si secursar)n pago anticipados o parciales, porque !abr) que considerar lascauciones o requisitos correspondientes.

*iberaci#n de responsabilidad> es conveniente incluir este p)rrafo para evitar eventuales conflictos con terceros por uso de marcas o similares.

?ambién se pueden incluir normas sobre -ec!a"o de los art/culos, ?érmino decontrato por incumplimiento, @ultas por atrasos, etc.


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Nota final> se debe agregar al final de las 'ases, lo siguiente> entiéndaseincorporadas en las presentes 'ases, todas las normas sobre robidad

dministrativa establecidas en las *e$es 27.55, 27.76B, 23456 $ la siguientedisposici#n expresa dispuesta por el @inisterio de 0alud> 9Est) pro!ibidoaceptar, en beneficio del 0ervicio, cualquier donaci#n que, por sus

caracter/sticas de monto, tiempo, lugar o cualquier otro indicio pueden estar asociadas a alguna negociaci#n con el donante:.

".1.5.3 COMPRAS DE SERVICIOS

*o atingente a compras de servicio 8aseo, reparaciones de equipos, asesor/as,casinos, guardias de seguridad, etc.; se encuentra regulado por la *e$ 27.7

• 0e requerir) la participaci#n de tres entidades, a lo menos, de derec!o

privado, como proponentes. De no existir este m/nimo se deber)declarar desierta la licitaci#n.

• Cuando los convenios involucren la prestaci#n de servicios personales

de socios o de sus trabajadores, el proveedor no podr) tener entre sussocios a una o m)s personas que presten servicios al Estado comotrabajadores dependientes, cu$a participaci#n sea igual o superior al5


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".1.5.4 LA SOLICITUD DE AD!UISICION

ara todos los casos en que se autorice trato directo $ se requiere adquirir,se deber) efectuar un Frdinario fundado, por el jefe de 0ervicio usuario, laque se respaldar) con una resoluci#n fundada.

".1.5.6. COMPRAS CON FONDO FIJO

0i existe un (ondo (ijo asignado a bastecimiento, es posible !acer compras con ese dinero, siempre $ cuando se trate de emergencia. Elmonto total de dic!a compra no podr) superar el valor de dos 1?@8mensual;. Esto, porque la ra"#n de existir de este fondo fijo, es para cubrir los gastos de urgencia $ no para compras !abituales.

*a rendici#n del (ondo (ijo es conveniente efectuarla cuando el saldo seael 5


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'EN, es decir, !acer realidad uno de los objetivos de bastecimiento quees minimi"ar el gasto en bienes $ servicios requeridos por la instituci#n parael cumplimiento de su @isi#n.

7.1.5.7.

PREPARACIÓN DE CARPETA CON ANTECEDENTES DELICITACIÓN O AD!UISICION.

or cada licitaci#n, sea p&blica o privada, es obligatorio preparar unacarpeta arc!ivador que contenga toda la documentaci#n soportante delrespectivo proceso, partiendo desde la -esoluci#n que aprueba las bases,exime de licitaci#n p&blica, si corresponde, !asta el informe de evaluaci#n8publicaci#n, bases administrativas $ técnicas, ofertas, acta de apertura,cuadro comparativo de precios, etc.;

Esta documentaci#n se deber) guardar durante cinco a+os, como m/nimo $servir), entre otras cosas, para ser revisada por uditoria del 0ervicio de0alud rica, por la Contralor/a eneral de la -ep&blica o por otroFrganismo fiscali"ador.

".1.5.=. CATASTRO O ARCHIVO DE PROVEEDORES

El catastro de proveedores existe en el sistema computacional interno '.Esto permitir) agili"ar el env/o eventual, de coti"aciones $ también obtener informaci#n sobre art/culos o productos que se desea adquirir.

".1.5.>. ESPEIFICACIÓN DE LOS RE!UERIMIENTOS DECOMPRAS

0ea cual sea el art/culo a comprar, el usuario tiene la obligaci#n de !acer una completa descripci#n de éste e incluir las especificaciones técnicasgenerales.

0e debe evitar citar marca &nica, salvo que no !a$a otra alternativa en cu$ocaso lo tendr) que se+alar en el respectivo informe.

".2 RECEPCIÓN DE ARTÍCULOS

*uego de materiali"ada la adquisici#n, sea a través de una -esoluci#n deadjudicaci#n o de una -esoluci#n de compra, el proceso sigue con larecepci#n del art/culo o servicio comprado.Esta etapa no es un tr)mite menor, toda ve" que da como resultado final elpago de la factura o boleta de Honorarios.


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PROCEDIMIENTOS

2. -ecepcionar toda la mercader/a que ingresa a 'odega verificandolos siguientes datos>

• u/a despac!o o (actura del proveedor.

•(ec!a.

• Nombre $ detalle de art/culos.

• (ec!a de vencimiento.

=. 0olicitar al encargado de adquisiciones respectivo, la Frden deCompra por proveedor, para adjuntar éstos a original de u/a o (actura $pasar al encargado de bodega.6. *a mercader/a debe entregarse con los originales de la u/a o(actura del proveedor al responsable de la secci#n relacionada con elart/culo a ingresar.B. Entregar, ordenados en forma correlativa los despac!os a control de

existencias.5. Hacer correo electr#nico en forma inmediata de reclamo cuandoexista faltante de mercader/a, sobrante o que no corresponda a losolicitado, lo que deber) informar al encargado de adquisiciones $ jefatura,con copia al bodeguero.4. ?oda la mercader/a que se reciba debe revisarse dentro del d/a $ sias/ no fuere por causa ma$or, cerciorarse que no !a$ productosrefrigerados en espera de revisi#n, $a que estos deben ingresarse en formainmediata a los refrigeradores respectivos, previa validaci#n de que elproveedor $ transportista mantuvieron dic!a cadena, en cuanto a tiempo $refrigerantes para no perder su cadena de fr/o.

. ara 'odega de (armacia, cuando se trate de productos controlados,debe cotejar solo bultos e informar a M. (. Jefe de (armacia, para que ella oa quien designe abra $ revise los productos con la documentaci#nrespectiva.7. Nunca se deber) entregar a los 0ervicios usuarios el documentooriginal, $a sea (actura, u/as de Despac!o, Notas de Crédito o Debito,como recepci#n de un producto u otro.3. 0i los art/culos adquiridos pasar)n a formar parte del stoc de'odega general, por ejemplo, se proceder) a ingresarlos de acuerdo aprocedimiento del manual de funciones.2


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".2.1 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS A CONSIDERAR EN LARECEPCIÓN DE ARTÍCULOS

".2.1.1. or ning&n motivo, el funcionario que est) recepcionando unart/culo podr) ser el mismo que lo compr#. ?iene que existir

oposici#n de funciones, especialmente, para que se asegure unaadecuada revisi#n o verificaci#n de lo adquirido.

".2.1.2 ara el caso de las compras de entrega inmediata, la recepci#n delart/culo la !ar) quien lo recibe, sea en alg&n formulario, acta deentrega o suscribiendo la factura o boleta e indicando 9recibidoconforme:. En este caso, se adjuntar) la -ecepci#n 9tradicional:copia de esa acta, boleta o factura con la citada recepci#n por elusuario.

".2.1.3 Es posible !acer recepciones parciales respecto a todo loconsignado en la -esoluci#n de Compra. En este caso, se enviar)a Contabilidad la factura correspondiente destacando en dic!a-esoluci#n, los art/culos recibidos, a parte, de la -ecepci#n queproceda.

".2.1.4 En la recepci#n se debe distinguir, al menos, dos situaciones>• rt/culos cu$os empaques o presentaciones deben ser objetos

para contabili"arlos. En este caso es relevante dar cuenta a laJefatura de bastecimiento, de inmediato, si se detecta algunaanomal/a, sea en la cantidad, calidad, presentaci#n deteriorada,etc.

•

rt/culos que se reciben como 9bultos:.

".2.1.5 ara el caso de los art/culos bienes durables, que deben ser inventariados, se enviar)n los antecedentes respectivos a la Fficinade nventario 8recepci#n detallada $ copia de factura, si serequiere;. *o #ptimo es que el art/culo se entregue al destinatariocon el tr)mite de inventario $a reali"ado, lo que inclu$e la placa deidentificaci#n $ n&mero de registro.

".3 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE ARTÍCULOS

1na ve" cumplida la etapa de recepci#n, el proceso contin&a con elalmacenamiento de los art/culos en 'odega $ su posterior despac!o a los0ervicios usuarios.

Especial importancia tiene esta funci#n, porque es en 'odega dondefinalmente, se refleja en forma material, tangible, las compras reali"adas $,por tanto, representa los recursos financieros invertidos, o sea el dinero quese gast#.


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dem)s, es una de las principales fuentes de donde se originar)n nuevascompras, es decir, da inicio nuevamente al proceso de adquisiciones.

".3.1. PROCEDIMIENTOS PARA ALMACENAR

2. Hec!a la recepci#n $ comprobada la conformidad de lo adquirido sedebe ingresar el art/culo al inventario de 'odega, lo que quedaregistrado en el sistema computacional. Cualquier modificaci#n ocorrecci#n en el registro, tendr) que estar respaldada por el documentodel caso.

=. El registro debe !acerse de acuerdo al c#digo del art/culo 8o nombre; eindicar unidad de compra, precio unitario, roveedor, fec!a $ NA dedocumento que ocasiona el ingreso 8recepci#n, factura, oficio, etc.;.

dem)s, consignar todos los datos que solicite la aplicaci#ncomputacional en uso, por ejemplo, fec!a de vencimiento $ lote deproducci#n.

6. *a cantidad recibida $ anotada se sumar) al saldo anterior, si lo !ubiera,$ se determinar) el nuevo saldo !ec!o que lo !ace autom)ticamente elsistema computacional.

B. lmacenar el art/culo en el lugar determinado, aplicando la técnica((F 8first in, first out; 8primero entra, primero sale;. Es decir, losproductos que recién ingresan quedan al final para que as/, seentreguen primero los que $a estaban almacenados $ con esto se evitatener productos vencidos $ obsoletos por problemas de despac!oinadecuado.

5. Frdenar los art/culos o productos por tipo o familia $ por c#digo, lo quefacilitar) su ubicaci#n para el despac!o o distribuci#n.

4. En todo momento, el recinto destinado a 'odega debe encontrarselimpio, ordenado $ libre de cualquier elemento que pueda ocasionar accidentes a los funcionarios o facilitar la existencia de roedores einsectos o servir como combustible que puedan provocar un incendio.

. *os art/culos que estén con la fec!a de vencimiento cumplida o que!a$an quedado obsoletos, es conveniente tenerlos, claramente,identificados $ en un lugar especial, mientras se tramita la baja oeliminaci#n.

7. *a eliminaci#n de art/culos o productos deber) !acerse previa actasuscrita por la Comisi#n que se nombre para el efecto. En el caso delos productos farmacéuticos en general, necesariamente, deber)determinar la eliminaci#n, el Mu/mico (armacéutico, Jefe de (armacia orofesional que la Direcci#n del Establecimiento determine.


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3. El acta de eliminaci#n o de decomiso tendr) que se+alar, al menos losiguiente>

- Nombre del art/culo-

Cantidad- recio de referencia- @otivo de la eliminaci#n- (ec!a

*a formali"aci#n de esta acta podr) !acerse por una -esoluci#n Exenta.

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5. Cada pedido se preparar) de acuerdo a lo solicitado por el serviciousuario en solicitud de compra computacional $ se distribuir) seg&n elcalendario fijado. *os art/culos se entregar)n a quien designe el 0erviciousuario para su retiro

4. l momento de la entrega, se verificar) art/culo por art/culo que todocorresponda a lo consignado en el formulario de edido%Entrega. Esto,para quien firme 9-ecibido Conforme: no tenga dudas $ pueda asumir,su responsabilidad en el acto administrativo.

. *uego de despac!ados los pedidos, o en el mismo instante en que seest)n preparando, se deben rebajar las cantidades entregadas,!aciendo la anotaci#n en la respectiva aplicaci#n computacional.

7. 0i alg&n art/culo resultare con fallas o defectuoso al momento de ser utili"ado por el 0ervicio usuario, el Jefe lo devolver) a 'odega con unanota fundada para que le sea reempla"ado, por lo cual si no !ubiere seproceder) !a !acer el rec!a"o computacional al 0ervicio usuariorespectivo, quedando en 'odega para su tramitaci#n que corresponda.

3. El registro de las existencias o stoc, deber) mantenerse actuali"adomensualmente, entre lo computacional $ f/sico, de tal manera que, antesde empe"ar a preparar los pedidos del mes siguiente, se cono"ca conexactitud, los diferentes saldos reales.

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