Manual de Procedimiento de Almacen

8/3/2019 Manual de Procedimiento de Almacen

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Manual de Procedimientos para el Control del Almacnde Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave:VST DFP-PR-OOS No. Revisin: 02

f-=E-m:--Cis i'-;-n-o---"'ri---:-gn-a-:-I:=2 :-::-0""'--4-=20C::C03:-+--=R:-ev""'--is ~ -n---:-1-::-3-0=6-=-=00C=-S------j Lieonsa

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARAEL CONTROL DEL ALMACN DEHERRAMIENTAS, REFACCIONES YACCESORIOS.

FECHA: Junio 20PGINA 1 DEDireccin de Finanzas y Planeaci


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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosI~ t ~ t ! ~ l I - : C = - I _ a . , . . . v e " 7 : . . , . . V _ S _ T - , - : - D . . , . . F _ P - ; - _ P . , . . . R = - - 0 - = 0 - ; 5 - - = - = - = - = - + N = - O _ . - ; R _ e ; - ; v , - - - i s _ i - ; - ; : n - : : : :-:::0,-2=-=-:-=----1Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

NDICE GENERAL Pgina Introduccin --------------------------------------- ------------__________ 3 Normas Generales -------------------------------------------------------------------- 4 Glosario ---------------------------------------------------------------------------------- 6 ~ a r c o L.egal ------------------------------------------------------------------------_____ l ' Alcance ----------------------------------------------------------------------------------- 8 Procedimiento para Recepcin de ~ a t e r i a l ----------------------------------- 9 Procedimiento para Devolucin Interna ----------------------------------------- 21 Procedimiento para Devolucin al proveedor---------------------------------- 28 Procedimiento para Entrega o Salida de ~ a t e r i a l e s ------------------------- 35 Organizacin del Almacn ---------------------------------------------------------- 43 Distribucin Fsica del Almacn --------------------------------------------------- 56 AneJ


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Manual de Procedimientos para el Control del Almacnde Herramientas, Refacciones y Accesorios~ . . : ~ I~ t ~ t ~ ~ l f-:C:;-I-,av:-e,...,: ,...V_S_T.,...-D-,-F_P..,.--,P:-.:R-:-O:;-5:-=-::-=::.,...-r.N:;-o_"-,-R..,.e-,-v_is-,c::n-:::-.:0-,2:-=::-=----1 Ll'coosaEmisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

INTRODUCCiNUno de los objetivos de L1CONSA es asegurar la adecuada distribucin, comercializaciny abastecimiento de nuestros productos a la poblacin de escasos recursos, por ello eindispensable financieramente, mantener la mxima rentabilidad de las inversionesestableciendo las normas y procedimientos, para el adecuado control en las operacionedel Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios.Necesariamente, todas las personas que intervienen en la recepcin, despacho y controde las existencias del almacn de herramientas, refacciones y accesorios deben estaadiestradas y conscientes de la importancia que representa mantener el nivel mximo deeficiencia en el manejo de dichos inventarios y en el flujo de la informacin hacia a lareas involucradas; para su correcta aplicacin y registro, de tal forma que los estadofinancieros reflejen cifras razonables y representativas del volumen de artculoalmacenados.La adecuada aplicacin del presente documento sirve de base, para cumplir con loordenamientos del gobierno federal en materia de administracin, abasto social y dresponsabilidad de los servidores pblicos; as como acatar las disposiciones emitidas polos rganos de Control Interno.

FECHA: Junio 20PGINA: 3 DEDireccin de Finanzas y PlaneacJ


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Manual de Procedimientos para el Control del Almacnde Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave: VST-DFP-PR-05 No. Revisin: 02

r.E=-m-i:-s-=-i:-n-o-r-;-ig---=i-n-a,:-:-;::2-::08_-:00-:4--=_O::0C::O::o3-+'R:-e-v-;-is--;i-;--n-:17":3:-_:O-06=-_-:=2:O-00::-5=-----1 Lieonsa

NORMAS GENERALES1. Los titulares de las reas involucradas son responsables de cumplir y hacer cumplieste procedimiento.2. Las actividades y organizacin del personal, derivadas de las operaciones dealmacn, se debern determinar de acuerdo a las polticas establecidas en estmanual de procedimientos, sin contravenir la normatividad establecida por otras reaspero siempre vigilando el buen desempeo de los empleados y protegiendo lointereses de la empresa.3. Las actividades mencionadas y/o enumeradas en este Manual de Procedimientosdebern realizarse de acuerdo al puesto, cargo o plaza, que ocupa el empleado, ecaso de no existir dicho puesto, cargo o plaza, las actividades sern efectuadas por eempleado responsable o encargado, que haya sido designado.4. Establecer en los Centros de trabajo de LlCONSA, segn se requiera, un almacn dHerramientas, Refacciones y Accesorios, para favorecer las necesidades de lousuarios y cuidado de los productos.5. En el almacn, el control de las existencias de productos, por concepto de entradassalidas, as como el saldo que permanece; se realiza con base en un sistema d

kardex, puede ser en forma manual o mediante un sistema de cmputo, actualmenten Liconsa opera el "SISREFAC" Sistema de Control de Inventarios del Almacn dRefacciones, debern registrar los datos contenidos en los documentos soporte de laoperaciones, posteriormente, dichos documentos son turnados a las reainvolucradas, asi como a las responsables del control del almacn y a contabilidapara su registro y valuacin en la cuenta de mayor 148, Almacn de HerramientaRefacciones y Accesorios; al cierre de operaciones mensual, dichas reas conciliarcifras.6. El almacn es un rea de servicio, bajo el control y a cargo del jefe de almacenesresponsable de esta actividad, laborando las 24 horas del da los 7 dias de la semanasegn se requiera; para la realizacin de las actividades contar con personasindicalizado y de confianza, mismos que reportarn a la Jefatura de Almacenesrea equivalente y sta a su vez, a la Subgerencia de Administracin y Finanzas elos Centros de Trabajo, en el corporativo a la Subdireccin de Recursos MaterialesS,,,,,,,, 800'''''' ~

: FECHA. JlII110 2/ PGINA: 4 DE_.." . " , . . , ~ ...


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el\. J ~ T t . \ r . ~ ' ) ' l 0OC!h:,Manual de Procedimientos para el Control del Almacnde Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave: VST-DFP-PR-OS No. Revisin: 02

f-oE=-m-'--i-'-i0"--'n-or-cig---cc-n-a"--I--'-2-=-8---'-0c-4-_2CCO-OO=-3-+R=-e-vcs---ci-c-n-:---C13,-----,-06.,--_-c2-,-0.,--0S,-----1 Lieonsa

7. Para una adecuada administracin, se divide el almacn en dos reas: Administrativay Operativa.a. El rea administrativa manejar todo lo referente a la elaboracin,procesamiento y distribucin de la informacin y documentacin.b. El rea operativa se dedicar a la recepcin, entrega, almacenamiento yconservacin de los productos y materiales. Cada turno estar vigilado por un supervisor de almacn o encargadode esta actividad, que laborar de acuerdo a los horariosestablecidos. En el almacn, los supervisores o encargados de esta actividad

recibirn instrucciones del coordinador o responsable de esta labor yste, reportar a la jefatura de almacenes o a quien se le hayadelegado esta funcin.8. Los usuarios de todas las reas de los Centros de Trabajo debern solicitar y utilizalos materiales y articulas atendiendo a las polticas de austeridad y racionalidad degasto:

a. Al solicitar algn material o articulo a travs de requisicin de compras, lousuarios debern recavar la firma del responsable del almacn, certificando l"no existencia" del bien solicitado y justificar por escrito su adquisicincompra.b. Solicitar nicamente al almacn los productos a consumir en un perioddeterminado.c. Evitar la acumulacin de articulas y productos en las reas de trabajo.d. Los subalmacenes, que no estn bajo el control y responsabilidad del Almacde Herramientas, Refacciones y Accesorios, debern ser eliminadosreubicando a dicho almacn las existencias acumuladas.

El rea de contabilidad, efectuar los registros contables necesarios, para qulas existencias reubicadas queden con cargo al almacn.

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Manual de Procedimientos para el Control del Almacnde Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave: V8T-DFP-PR-05 No. Revisin: 02f-::E=-m--:i--'si'-;;-n-o--:ri-gi;-n--'al;-:-=28=---=04"'---=20=-=0=-=3"---+-;R=-e-v"'-is""'o=-'n-:--;-1-=-3--=-0-=-6--=-2-=-00=-=5'---1Liconsa

GLOSARIOEl rubro de inventarios lo constituyen, los bienes propiedad de la empresa tales como:Herramientas, refacciones y accesorios, as como: el suministro de diversos artculos delaboratorio, oficina y equipo de seguridad, destinados al mantenimiento y conservacin dela planta productiva, instalaciones y equipo transporte;

Herramientas, Refaccionesy Accesorios

Las utilizadas para mantenimiento de la planta productiva,edificios, oficinas y parque vehicular. En este rubro semanejan aproximadamente 5,000 diferentes artculos.

hFECHA Joolo200GINA 6 DE 8

Direccin de Finanzas y PJaneacf6


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CjManual de Procedimientos para el Control del Almacnde Herramientas, Refacciones y Accesorios

' = = I ~ [ ~ ( ~ ~ l ,-=C:-Ia..,....ve..,...,:,-VS_T...,...-O...,...F_P".--P-=-:R:--0:-5 --::-::-::-::-t=No_"..,....R..,...,ev,-is,-i-::-n-::-:0:=-2==---I tl'consaEmisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

MARCO LEGAL Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ley del Impuesto sobre la Renta y su Reglamento Ley del Impuesto al Valor Agregado y su reglamento Ley del Impuesto al Activo de las Empresas Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Ley Federal de Entidades Paraestatales y su reglamento Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal y su reglamento Ley Federal de .Responsabilidades de los Servidores Pblicos Cdigo Fiscal de la Federacin Circular Tcnica de Normas de Informacin Financiera (NIF-06 bis) Boletines C-4 y B-10 de la Comisin de Principios de Contabilidad del InstitutoMexicano de Contadores Pblicos Manual de Organizacin General de L1CON8A

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()Manual de Procedimientos para el Control del Almacnde Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave: VST-DFP-PR-OS No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

ALCANCEEn Oficina Central:Direccin de produccin

Subdireccin de aseguramiento de la calidadSubdireccin de produccin

Direccin de administracinSubdireccin de recursos materiales y servicios generalesDireccin de finanzas

Subdireccin de contabilidad generalEn Centros de Trabajo:Gerencias de los centros de trabajo

Subgerencias de administracin y finanzasJefe del Departamento de Almaceneso Responsable de la funcinSubgerencias de produccin y mantenimientoSubgerencias de distribucin de lecheSubgerencias de padrn de beneficiarios

FECHA: Junio 20PGINA: 8 DEOlrsecinde Finanzas y Planeacl


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesoriosf=_p-,r;-;o:::-;ce:=-d-=i-=m=ie--=n:-;;t0:--:;cp::-ar_a_R_e_c_e..,-;-ci_--=n;-d_e;-M-;ca,-te_r-::-ia::-le_s_-----1LiconsaClave:VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

FIRMAS DEAU IZACIN

leSubdirector de ContabilidadGeneral

Fecha de documentacin:Revisin nmero:Copia nmero:Co ia as nada a:

~ - - ,-- ~ . - --


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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosProcedimiento para Recepcin de Material Liconsa

Clave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

NDICE DE PROCEDIMIENTO Pgina ()t>jEltivCl----------------------------------------------------------------------------------- DElscripcin del Actividades --------------------------------------------------------- Diagrama de FlujCl ------------------------------------------------------------------- Relacin del AnElXClS ------------------------------------------------------------------ HistClrial de Camt>iCls------------------------------------------------------------------

1112161920

FECHA: Junio 20PGINA: 10 DEDIreccIn de Finanzas y Planeacf

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FECHA: Junio 20PGINA: 11 DE

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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesoriosf-=__p...,..r.,.,o:-=ce,..,d=-i=m=-ie-::n:-=t:-o-=-p=-a_ra_R_e_crce-=-pc_i-:::-n_d-=-e...,..M-=-a_t--:e--:ri_al_----j LiconsaClave: VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

OBJETIVO Control fsico y documental de las recepciones de los productos adquiridos aproveedores. Revisin detallada de los productos conforme a los documentos que losamparan, asegurando que se trata del bien solicitado en la orden de entrega opedido. Vigilar y controlar el volumen de existencias para evitar carencias. Informar veras y oportunamente las recepciones de productos a las reaencargadas del control del almacn... Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del almacn. Evitar las inversiones ociosas y maximizar la rentabilidad de las inversiones eninventarios.

Direccin de Finanzas y Pfaneacl6


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()Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

f=__-,-ro,-;;c:::;:e;-;:d:-:im::=-ie=n=to-:;:p::::a_r_a_R_e_cr:e,..,.p_Ci--;;;,---n_d,---e-;cM,-a_te::::r::-ia_I_--I LieoosaClave: VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200SDESCRIPCiN DE ACTIVIDADES

Paso ResponsableNm. ActividadNombre yclave deldocumento detrabaio

8Area deRecepcin deMateriales delAlmacn

Firma y sella de recibido la documentacin delproveedor y se queda con copias de la remisin ofactura.9

Area deRecepcin deMateriales delAlmacnSolicita a control de calidad la inspeccin, si elmaterial as lo requiere.

10Area deRecepcin deMateriales delAlmacn

Verifica documentacin y elabora informe derecepcin asignndole nmero consecutivo, anota lafecha, cantidad recibida, nmero de remisin ofactura, sella v firma de recibido.

11rea de

Recepcin deMateriales delAlmacn

Elabora "Reporte de Material Recibido deProveedores" o imprime del SISREFAC el "Listado deEntradas y Salidas" en original y cuatro copias,distribuye: el original para contabilidad; 1 copia parapagos, 2" adquisiciones, 3" usuario, cuando proceda y4" almacn, identifica material recibido y lo coloca enel rea signada del almacn.

Reporte deMaterialRecibido deProveedores oReporte deEntradas ySalidas delSISREFAC

12rea deRecepcin deMateriales delAlmacn

Prepara copias de: orden de entrega o pedido,remisin de factura, certificado de peso, para informede recepcin y las turna al administrativo delalmacn.

Orden deEntrega.Remisin deFacturaCertificado dePesoCarta Porte

Direccin de Finanzas y Planeacl

AreaAdministrativadel Almacn3Anexa la documentacin soporte al informe derecepcin y prepara varios juegos para distribuirlos alas reas involucradas, entrega documentos alsupervisor del almacn.' - - - - - - ' - - - - - - ' - - - - - - - ~ ~ "

/f/J 1 < ] . " " ; O 11 / P A ~ I % ~ : ~ 3 DE/


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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios" : 1 : m ~ f ~ u t 1 - = , - - - - _ p - - ; r c ; o ; : c c : ; ; e - ; : d : : - ; : i m : : ; : ; - i e - ; : ; n - ; : ; t o : - - ; : - : p : - a _ r a _ R _ e _ c r ; e c ; p _ c - - ; i ~ n - d _ _ ; e _ _ ; _ ; M ~ a _ t e - ; : : r : : : i a _ I _ - - LieoosaClave: VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

PasoNm Responsable

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADESActividad

Nombre yclave deldocumentode trabajo

14Responsabledel reaAdministrativadel Almacn

Elabora relacin de Ordenes de entrega o pedido,para turnar los informes de recepcin de kardex y unacopia al rea de recibo de materiales.Informe derecepcin dekardex

15 Responsabledel reaAdministrativadel AlmacnElabora relacin de entradas de almacn, entrega unacopia a compras y otra al rea de recibo demateriales.

16Responsabledel reaAdministrativadel Almacn

Distribuye los juegos del informe de recepcin:Original a contabilidad, 1 copia a compras; 2 copiacuentas por pagar y 3 copia para el almacn.17

Responsabledel reaAdministrativadel AlmacnElabora comunicacin al usuario, para que retire sumaterial

18 Supervisor delAlmacnArchiva las rdenes de entrega en pendientes osurtidas, segn el caso, as como la documentacin yreportes generados, sellados y firmados de recibidoloor las reas involucradas.

19 Supervisor delAlmacnVerifica informe de recepcin contra el materialfsicamente y anota el sitio de su localizacin en elreoorte de material recibido

20 Supervisor del Acomoda el material en rea de almacenamientoAlmacn

Verifica la relacin de rdenes de entrega contra losdocumentos y firma de recibido.

Devuelve informe de recepcin al rea administrativadel almacn y archiva su copia del reporte de materialrecibido.

Encargado delKardex

Supervisor delAlmacn1

22 ""'dn"rdenes deentrega~ - - - - - L -__ -,,---------L-----,I/J./7 t ~ H " J " " ; 0 2 0 ~/ ~ , ~ X ~ % A : 14 DE 8 / Direccin de Fnsnzss'y PIsnesci6


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~ : : = I ~ [ ~ ~ ~ [ Procedimiento para Recepcin de Material LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADESPas Nombre yo Responsable Actividad clave delNm documentode trabaioEncargado del Captura los datos del informe de recepcin a la tarjeta

23 Kardex correspondiente al producto, sella y firma de operado Tarjeta delen kardex y archiva los documentos, para consultas productoIposteriores.FIN DE PROCEDIMIENTO

~ C H A ' Joo;02ooPGINA: 15 DE 8- ........ - " - - - - - ; : D : : : : ' ' ' ' : : : c c : : : : J n ~ d : : : : e ~ F ' n : : : a n : : : z a : : : s y-;:p:::'an=


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(;Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

t-=__p7ro;;:;c::;:e:-;do-;im=-ie""n"'"to--;;p:=a_r_a_R_e_cr;e7P_ci-;;,-n_d,-e-;cM,-a_te-;;:r-:;-ia_I_-----i LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 01Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio delProcedimientoRecibe del rea de compras, copiade la orden de entrega con surespectiva requisicin viajera yflnna de recibido en el control deordenes de entrega de compras.

Revisa requisiciones contrardenes de entrega, turnarequisiciones a kardex.Asientadatos de la orden de entrega enel control de rdenes deentrega del almacn.

A la llegada del material,localiza en su archivo la ordende entrega correspondiente;verificando la remisin o facturacntra la orden de entrega

No

Verifica ffsicamente que elmaterial seay cumpla con lasespecificaciones indicadas en laorden de entrega.

El materialcumple con lasespecificacionesindicadas?s;

FECHA: Junio 20PGINA 16 DE

( ,Direccin de Finanzas y Plansacf

Solicita a control de calidadla inspeccin, si el materialas lo requiere.

Firma ysella de recibido ladocumentacin delproveedor y se queda concopias de la remisin ofactura.

6evuelve el material y ladocumentacin alproveedor,


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( jManual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

1 : : : : I ~ ~ n l ~ l l i Procedimiento para Recepcin de Material L"lconsalOal! utU,0Ut f - : : - o - - - ' - = = = = C - = = ~ - - - - T - : - : - C - = ' - - ' - 7 - : - - - - = - - , - - - - - - - iClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 01Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

DIAGRAMA DE FLUJOElabora "Reporte de Mater ialRecibido de Proveedores" enorigina l y dos copias, envfa:original a supervisin; copiajefatura y copia rea dedespacho, elabora tar jeta deidentificacin y la coloca en elmaterial recibido.10

Envfa coplas de orden deentrega, remisin de factura,certificado de peso y carta porteal administrativo del almacn.11

12

Elabora Informe de Recepcinasignndole nmeroconsecutivo, anota la fecha,cantidad recibida, nmero deremisin o factura, sella y firmade recibido.Informe derecepcin

FECHA: Junio 200PGINA17DE 8

/ I ( \Direccin de Finanzas y Planeacl

Relacin deEntradas deAlmacn

Relacin deOrdenes deEntrega

B

Anexa documentacin soporteal informe de recepcin ydistribuye a las reasinvolucradas, entregadocumentos al supervisor delalmacn.

13

Elabora relacin de rdenes deEntrega, para turnar losinformes de recepcin dekardex y una copia al rea derecibo de materiales.

Elabora relacin de entradas dealmacn, entrega una copia acompras y otra al rea derecibo de materiales.

Distribuye informe derecepcin: Original acontabilidad, copia a compras;copla cuentas por pagar y copiapara el almacn.


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesoriosi-=__p . , . . . r o ~ c = e c : : d = - = i m = = i c - c e = c n t = - o - - = - p = a _ r a _ R _ e _ c r = e . , . . . p c _ i - = c - c n - , d c - c e . , . . . M c - c a _ t e . . , . . r . , . . . i a _ I _ - - - - I ieoosaClave: VST DFP-PR-OS No. Revisin: 01Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

Elabora comunicacin alusuario, para que retire sumaterial. Comunicadoa Usuario

Archiva las ordenes de entregaen pendientes o surtidos" ascomo la documentacin yreportes generados, sellados yfirmados de recibido por lasreas involucradas.

Relacin deOrdenes deEntrega

Verifica informe de recepcincontra el material ffsicamente yanota el sitio d e s u localizacinen el reporte de materialrecibido ..

Acomoda el material en rea dealmacenamiento.

Devuelve informe de recepcinal rea administrativa delalmacn y archiva su copia delreporte de material recibido.

Fin delProcedimientoFECHA: Junio 200PGINA 18 DE 8

Dlreccl6n de Finanzas y Planeacl

Verifica la relacin de rdenesde entrega contra losdocumentos y firma de recibido

Descarga datos del informe derecepcin a la tarjeta, selia yfirma de operado en kardex yarchiva los documentos.


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FECHA: Junio 200PGINA 19 DE 8Direccin de Finanzas y Planeacl

ANEXOS

Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

1-=__-;-ro;;:;c::;:e:-;d:;-;:im::;:;-ie""n;:;-to--;;p-;;a_r_a_R_e_cr:e-;-pC_i-;;,-n_d,-e-;-M;-a_te-;;:r-:;-ia_I_-----j LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 01

Nm. Nombre del documento Clave1 Orden de Entrega2 Requisicin viajera3 Reporte de Material recibido de Proveedores4 Remisin de factura5 Certificado de Peso6 Carta porte7 Informe de Recepcin8 Relacin de rdenes de Entreoa Enviadas al Almacn9 Control de rdenes de Entreoa10 Tarieta de Inspeccin de Material11 Reporte de Material Recibidos de Proveedores12 Tarieta de Identificacin de Materiales13 Tarjeta de Inspeccin de Materiales14 Relacin de Entradas, Control de Pedidos a Contabilidad yCompras15 Tarjeta de Control de Pedidos16 Control de Reauisicin Viajera17 Seouimiento de Reauisicin18 Reporte Diario de Cil indros Vacos de Gases19 Informe Semanal de Asistencia20 Reporte Diario de Bscula21 Tarjeta de Control de existencia22 Reporte Diario de Consumo Intenso

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()Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

f=__-,-ro;-;::c:=e:-:d;:-:im=-ie=cn=-to-=p-=-a_r_a_R_e_cr:e-,-pc_i-;;;:-n_d:-e.,..,M;-a_te-=-r-,-ia_I_--1 LiconsaClave: VST DFP-PR-OS No. Revisin: 01Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

HISTORIAL DE CAMBIOSRevisin Fecha de Descripcin del cambio Motivo(s)nm. aprobacin

01 28/04/200302 13/06/200S Actualizacin del Homologacin conforme a laprocedimiento Gua Tcnica para la

Elaboracin de DocumentosNormativos VST-DA-GS-002del 3 de febrero del 200S

FECHA: Junio 20PGINA 20 DEDireccin de Finanzas y Planeac


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nManual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

I-=:-----;--;:p;:-:ro;:-c=:-e=d=:-im--;:i:-:;e:::-n-::-to=-p_a_r_a_D_e"v:-:-o_1--;:c:::-io_'n--;-:-In-::-te_r-,n:-:;a:--_--1 LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005FIRMAS DE AUTORIZACiN

FECHA: Junio 200PGINA 21 DE 8Direccin de FInanzas y PlansacJ

C. P: CTlm,-Hel'nndezGernimoJefe del Departamento deCostos e Inventarios

rt el CastilloToledoSubdirector de ContabilidadGeneral

r - :F-e-c-;"h-a-d7"e-d-;"o-c-u-m-e-n-;"ta-c"""7io'-'n-:---r--,.,13=-.-=O-=6.--=2:-:0c::O-=S -- - - - - - -- - - - - - - - 'Revisin nmero: 02Copia nmero: OriginalCo ia asi nada a:


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios~ ~ : 1 3 t ~ t ' ! ~ l l - = : , - - - - - - - - ; - - ; : p ; o ; r o = - c - = e : - : : d = = i : - m = - i e = n - - - : t : - : o : - p _ a _ r _ a _ D _ e r : v . . , . o _ l u - - : c : : - i O _ '...,.--;ln:-;t_e_rn-=-a=-_-----1 LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

NDICE DE PROCEDIMIENTOPgina

()tljEltivCl----------------------------------------------------------------------------------- 23 DElscripcin del ActividadEls --------------------------------------------------------- 24 Diagrama del FlujCl ------------------------------------------------------------------- 25 REllacin del AnElXClS ------------------------------------------------------------------ 26 HistClrial del Cam tliClS------------------------------------------------------------------ 27

D/receJn de Finanzas y PlaneaclFECHA: Junio 200PGINA 22 DE 8


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios1 - = _ - - - - - - ; - c p ; - ; : : ; r - : ; : o - - ; : c e o - ; d : ; : i m : - = i e : : ; - n - o : : t o : : : - - p a _ r _ a _ D _ e r . v - ; - o _ I U - = c : - i . . . . . , n : - l ~ n t ; - e _ r n - ; o - a ; O - - _ - - - - - 1 LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

OBJETIVO: Optimizar el tiempo de devolucin de los productos y establecer las normas yprocedimientos para el adecuado control en las operaciones del Almacn deHerramientas, Refacciones y Accesorios. Revisin detallada de los productos conforme a los documentos que los amparan,asegurando que se trata del bien devuelto por el usuario. Vigilar y controlar el volumen de existencias para evitar carencias. Informar veras y oportunamente, las devoluciones de productos a las reasencargadas del control del almacn. Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del almacn.

........... ~ / ~ / ~ ~ ~ FECHA: Junio 200PGINA23 DE 8Direccin de Finanzas y PlanescJ6


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n\ JManual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

i-=_--,-p-;-:r:=o,,",c=-e=d=-im-::i:=e:--nt=-o::-p_a_r_a_D_er::v-;-o_lu-::c:--i_n:-1-,-n-;-te_r...,n:=a,-_-I LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

DESCRiPCiN DE ACTIVIDADES Nombre yPaso Responsable actividad clave delNm. documento detrabaioElabora formato de "Devolucin Interna "en original y1 Usuario dos copias, que entrega al almacn junto con el Devolucinmaterial; distribucin del documento: original para InternaContabilidad, 1 copia almacn v 2 copia usuario.2 Responsable Revisa el documento, as como el material y firma dedel Almacn recibido.Respo,nsable Identifica y acomoda el material en su lugar3 del Area de correspondientedespacho delalmacnRespo.nsable Entrega el juego de documento al rea de kardex4 del Area dedespacho delalmacn5 Encargado del Recibe el juego de documentos para asignar nmeroKardex de folio.6 Encargado del Registra el movimiento en kardex correspondiente,Kardex sella v firma.

Encargado del Elabora cartula para entrega de documentos y7 Kardex distribuye: original contabilidad, y copia para kardex yusuario8 Encargado del Archiva documento para consultas posterioresKardex

Fin de procedimiento

~ ' l ~ 7 ~ ~ ~ ~ " ---'-1


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( \\ )

Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesoriosf-=:--------;--;-;P:;-:ro;:-c=:-e=d=:-im--=i:;-:e;:-n:;-to::-p_a_r_a_D_e .:-;-o_i --=C;:-iO_'n-;-:-In-;-te_r-;n:-:a,..-_-1 LieonsaClave: VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

DIAGRAMA DE FLUJOInicio delProcedimiento

Elabora Devolucin Interna enoriginal y dos copias y entrega alalmacn junto con el material.

Revisa el documento, as como elmaterial y firma de recibido

Identifica y acomoda el material ensu lugar correspondiente

Entrega juego del documento akardex

Recibe el juego de documentospara asignar nmero de folio

Registra el movimiento en kardexcorrespondiente, sella y firma

FECHA: Junio 200PGINA 25 DE 8Direccin de F/nanzssy Planeacl6

Fin delProcedimiento

Archiva documento para consultasposteriores

Elabora cartula para entrega dedocumentos y distribuye original aContabilidad, copia para Kardexy7 usuario

~ - - - - - ~ . = - - - ~ '


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios1-=_---,-p::=r:=o:-::ce::-::d::::i,-m:=-ie:=-n-::to-::-p_ar_a_D_er:v,.,.o_1 -;:C,-i_n,-l-;cnt;-e_rn-::-a-::-_-----1 LieonsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

ANEXOSNm. Nombre del documento Clave1 Devolucin Interna2 Relacin de Devolucin Interna3 Tarjeta de Control de Existencias

FECHA: Junio 200PGINA26 DE 8


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C)Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

1-=_----:-P7:r:-=o:--,c=-e=d=-im-::i:-=e:-nt=-o=-p_a_r_a_D_er :v.,..o_IU-::c:-i_n.,-1-;-n.,-te_r--::n:-::a,-----_----1 LiconsaClave: VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S


01 28/04/200302 13/06/200S Actualizacin del Homologacin conforme a la

procedimiento Gua Tcnica para laElaboracin de DocumentosNormativos VST-DA-GS-002del 3 de febrero del 200S

FECHA: Junio 200PGINA 27 DE 8Direccin de Finanzas y Planeac!


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i-=,--_p...,ro..,.,c::::e::-d=im=i=e-:;n::::to;:-P7a::-r_a_D_e_v_or;lu:-;-c_io-:;'n;:-a_l..,..p...,r..,..o_ve-;e:-:d:-o_r_---1 LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005FIRMAS DE AUT. . RIZACION

I oSubdirector de ContabilidadGeneral

Fecha de documentacin:Revisin nmero:Copia nmero:Co ia asi nada a:

- -.--"

13-06-200502Original

FECHA: Junio 20PGINA28 DEDireccin de Finanzas y Planeacl


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(j

Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios' i " ~ I ~ t ~ t ~ U l ~ , - - - - - p _ r - , 0 - o c c = e = - d i = m = i = e n - - = t = 0 o - p - , - a = - r a _ D _ e _ v _ o , . . , I U - , - c _ i o - - = '=--a..,..1p-,r-=-o_V-,e:-:ed,-o_r_-1 LieoosaClave: VST DFPPR05 No. Revisin: 02Emisin original: 28042003 Revisin: 13062005

NDICE DE PROCEDIMIENTO Pgina ()tljEltiIlCl-.--............................................................................ 30 DElscripcin dEl ActillidadEls ....... 31 Diagrama dEl FlujCl --... 32 REllacin dEl AnElXClS 33 HistClrial dEl CamtliCls 34

FECHA: JunIo 200PGINA29 DE 8Dlrecctn de Ffnanzas y Planeacl


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(jManual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

l-=_p_r",",oc;;:;e::;:d--;:im:-=ie;-cn""to;:;-p-;;:a-;:-r_a_D_e_v_or;IU-;-C_iO-;;' ;---a-,I;---p-;-;r;-ov_e-;;-e;::-d_o_r_ -1 LieoosaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

OBJETIVO

Optimizacin del tiempo de devolucin de los productos al proveedor, por no cumplircon las especificaciones requeridas por el usuario y/o de Control de Calidad,establecer las normas y procedimientos para el adecuado control en las operacionesdel Almacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios. Revisin detallada de los productos conforme a los documentos que los amparan,asegurando que se trata del bien devuelto al proveedor. Vigilar y controlar el volumen de existencias para evitar carencias. Informar veras y oportunamente a las reas encargadas del control del almacn, lasdevoluciones de productos a los proveedores. Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del almacn.

2005GINA30 DE 8 - - - ' - \


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(JManual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

f = _ p _ r - - ; - o - ; ; ; c e " , d ~ i = - m = i e = - n - ; : t ; ; : o ; - p ; : - : a = - r a _ D _ e _ v _ 0 r . 1-;-C_i0-;:'n;--al;-p-;-r-;-o_v...,ee;;:d:-o_r_---I LieOosaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES

/

Nombre yPaso Responsable Actividad clave delNm. documentode trabajoResponsable Elabora formato de "Devolucin al Proveedor" en1 del Area de original y cinco copias. Distribucin: original paraRecibo del contabilidad; 1", Cuentas por pagar; 2", Almacn; 3,

Almacn Compras v 4, Proveedor.Responsable2 del Area de Registra la devolucin en la orden de entrega oRecibo del pedido y archiva en el consecutivo.AlmacnResponsable3 del Area de Recibe documento, elabora pliza y archiva.ContabilidadEncargado de Recibe documento para su registro o captura enKardex o4 responsable de 818REFAC o en tarjeta de kardex correspondiente,la actividad sella, firma y archiva en consecutivo.

Responsable Recibe documento lo archiva en el expediente del5 de Cuentas porPaQar proveedor, para el descuento correspondienteResponsable6 del Area de Recibe documento y avisa al proveedorCompras7 Proveedor Recibe documento y procede a retirar el material delalmacn Fin de Procedimiento f \

,

r ~ PAGINA 31 DE 82DIreccIn de Flnanzs.s y PJaneac!n

c


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(")Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

f-=_p_r-,-o-:;c",ed;:--,i=-m=ie=-n-;:t",o,....p:;:ca::-ra_D_e _v_or:1U-;-C_iO-;:'n:--al-;-p-,-r-;-o_v--:ee:-::d,---o_r_-I LieoosaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Em isin original: 28-0=-47"_:::-20=-0=-=3=-+=R'---ev--;i=-s'""'""'n-:--;1:::-3---:0:-::6--:-2::-::0:-::0-;::5--1

DIAGRAMA DE FLUJOInicio delProcedimiento

Elabora Devolucin al Proveedordebidamente requistada: Originalpara contabilidad y copia para:Kardex, Cuentas por Pagar,almacn J Compras y Proveedor.

Devolucinal ProveedorOriginal y 5copia ---

Registra la devolucin en la ordende entrega y archiva en elconsecutivo

Recibe documento, elabora plizay archiva

Recibe documento para su registroen tarjeta correspondiente, sellafirma y lo archiva

IJJUn;02005.. PGINA32 DE 8

Recibe documento y avisa alproveedor


Recibe documento y procede aretirar el material del almacn

Recibe documento lo archiva en elexpediente del proveedor, para eldescuento correspondiente


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r - ,\ j

Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesoriosf-=-:_p_r-,-o-::co;:ed;:-i:=-m=i:=-en--=to;:0;:-p::ca;:-ra_D_e_v_0 r-:lu-:-c_io--='n;:--a-,--Ip-,-r-,--o_If...,ee:-::dc-0_r_-1 LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

ANEXOSNm. Nombre del documento Clave1 Devolucin a Proveedor.2 Tarjeta de Control de Existencias

FECHA: Junio 200PGINA 33 DE 8Direccin d. Finanzaa y Plan.acl


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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesoriosf-=_p_r...,.o.,.,ce",d,..,i:=-m=ie:=-n-=t",o,-p=-a=-ra_D_e_v_o.-=IU=-C_io-='n,---lc-p...,.r"..o_v-,eec=d_o_r_---1 LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005


01 28/04/200302 13/06/2005 Actualizacin del Homologacin conforme a la

procedimiento Gua Tcnica para laElaboracin de DocumentosNormativos VST-DA-GS-002del 3 de febrero del 2005

fJ- ..--- 47 FECHA,J,,;o200."n.___O . " ' ", " --- PAGINA 34 DE 8~ /

"'" / -_./// . ' - - ~ - - - - - - _ . /


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Manual de Procedimientos para el Control de Almacnde Herramientas, Refacciones y Accesorios~ I ~ t ~ l ~ ~ t I-;;;:;,---p_ro_c-,e-;d:c:m;:-;:::ie-;;:n-;;:to-=pa;o-r-:;:-a;:-E_n_t_re_g_a..-;-o_s--;;a;o-Ii_d-;-a-,d-,-e_M---;a;:-::t;-er_ia_l_e_s-l LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02

Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

FIRMAS DE AUTORIZACiN

C. P. Carlos,J,iernndezGernimoJefe del Departamento eCostos e Inventarios

. a n Del as' loToledoSubdirector deContabilidad General

Direcci6n de Finanzas y Planeac!n

13-06-200502Original

C. P.

Fecha de documentacin:Revisin nmero:Copia nmero:Co ia asi nada a:

----------------/ ' )""


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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosProcedimiento para Entrega o Salida de Materiales Liconsa

Clave: VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

NDICE DE PROCEDIMIENTO Pgina Objetivos ---------------------------------------------------------------------------.-.... 37 Descripcin de Actividades -----------.--.----.----------------------------------- 38 Diagrama de Flujo -------------------------------------.---------------------- 40 Relacin de Anexos ------------------------------------------------------------------ 41 Historial de Cambios------------------------------------------------------------------ 42

~ / )( ~ - - - - - - - ~

/FECHA: Junio 2 ~ OPGINA36 DE 8

Direccin de Finanzas y Pfanesci


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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosProcedimiento para Entrega o Salida de Materiales Liconsa


OBJETIVOS

o Control fsico y documental de los productos y materiales suministrados a losusuarios. La localizacin y entrega rpida y eficiente de los productos a los usuarios, Almacenamiento, cuidado y conservacin adecuada de las existencias... Revisin detallada de los productos entregados a los usuarios, conforme adocumento, que ampara el bien solicitado. Verificar que los documentos con los cuales los usuarios solicitan los productos,estn debidamente requisitados y autorizados. Vigilar y controlar el volumen de existencias para evitar carencias. Informar veras y oportunamente las entregas de productos a las reasencargadas del control del almacn. Tener actualizados y conciliados los registros de contabilidad y del almacn. Evitar las inversiones ociosas y maximizar la rentabilidad de las inversiones eninventarios.

( ~ i . ~ FECHA: Junio2 0PGINA37 DE 8

Direccin de Finanzas y PlanS8cf


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o\ )Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Procedimiento para Entrega o Salida de Materiales LiconsaClave: VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADES Nombre yPaso Responsable Actividad clave delNm. documentode trabajoElabora el vale de salida en original para contabilidad, 1"1 Usuario copia, almacn y 2" copia, usuario; debidamenterequicitado y autorizado y lo entrega en el almacn, para elsurtimientoArea de Revisa que el documento este correctamente elaborado y2 Recepcin del autorizado.Almacn.Area de Se pregunta si el vale est correcto3 Recepcin del Si, ir al paso No. 5Almacn. No, ir al caso No. 4Area de Devuelve el vale al usuario y el material no debe surtirse.4 Recepcin del Fin de procedimiento.Almacn.Area de Se pregunta si hay material.5 Recepcin del Si , ir al paso No. 6.Almacn. No, ir ai oaso No. 11.Area de Surte ei material, firman de recibido y entregado y lo turna6 Recepcin del al encargado de registro en kardex o en sistema deAlmacn. cmouto, SISREFAC.7 Area de Kardex Ordena los vales por lnea y asigna nmero de foliodei Almacn.8 Area de Kardex Registra el movimiento en kardex correspondiente odel Almacn. sistema de cmouto, SISREFAC, sella v firma

rea de Kardex Elabora cartula para la distribucin del documento y/o9 imprime reporte de entradas y salidas del SISREFAC:del Almacn. original para Contabilidad; y copia para el usuario y elaimacn.rea de Kardex Archiva copia del almacn para consulta.10 del Almacn. FIN DE PROCEDIMIENTOArea de Consulta SISREFAC y/o kardex1 Recepcin delAlmacn.rea de Verifica la existencia actual, anota datos de activacin de12 Recepcin del viajera y fecha de envo de reposicin de bienes aAlmacn. adquisiciones; si es el caso asiQna nmero de folio. I ~ ~ ; 40~ ~ - - F,CHA' J""io 200----- PAGINA 38 DE 8


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Manual de Procedimientos para el C on tr ol d elA lm ac n d e Herramientas, Refacciones y Accesorios

Procedimiento par a E nt reg a o Salida de Materiales LiconsaClave: VS T DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Paso ResponsableNm.rea de13 Recepcin delAlmacn.

14 Supervisin oResponsable15 Supervisin oResponsable

DESCRIPCiN DE ACTIVIDADESActividad

Sella el vale con la leyenda " No existencia " y lodevuelve al usuario quedndose con copia del mismo.Con copia del vale elabora memorando de solicitud dereposicin uraente de bienes a adauisiciones.Distribuye memorando: original, para compras; 1copia, Gerencia y 2 copia, Jefatura responsables delalmacn.FIN DE PROCEDIMIENTO

Nombre yclave deldocumentode trabaio

FECHA: Junio 200PGINA 39 DE 8Direccin de Finanzas y Planeacl


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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosI-::-p_r_oc_e",",d;-:=im=-::ie:-::n:=t0c-;p::ca=:-r-:::a-::-E_n_t_re_g_a. .-;-s_a-::I,-id-,a,-d:-e;-M_a-::-te=:-r_ia_le_s-j LiconsaClave: VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

DIAGRAMA DE FLUJOIniciodelProcedimiento

Elabora el vale desalida enoriginal para contabilidad y copiapara almacn y el usuario ydebidamente autorizado lo entregaen el almacn para el surtimiento

Revisa que el documento esteelaborado y autorizadocorrectamente .

FECHA: Junio 20pAGINA4Q DEDireccin de FInanzas y Planeacf


Elabora cartula para ladistribucin del documento: originalpara Contabilidad; y copia para el9 usuario y el almacn

s;

Ordena los vales por lnea y asignanmero da folio.

Registra el movimiento en la tarjetacorrespondiente, sella y firma.

Haymaterial?No3

FjndelProcedimiento

Con el original y copia del valeelabora memorando de activacina compras

Indica la existencia actual, anotadatos de activacin de viajera,fecha y folio, devuelve el vale al12 rea de despacho

s;El vale estcorrecto?

Sella el vale con la leyenda" Nohay existencia" anotando losdatosproporcionados por el kardex y13 entrega copia al usuario

No


Devuelve el vale al usuario y elmaterial no debe surtirse.


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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosProcedimiento para Entrega o Salida de Materiales Lieoosa


ANEXOSNm. Nombre del documento Clave1 Reporte Diario de Materiales de Consumo Intenso.2 Control de Requisiciones3 Seguimiento de Requisiciones4 Reporte Diario de Cilindros Vacos de Gases5 Informe Semanal de Asistencia6 Autorizacin de Salida de Planta7 Entrega de Material al Almacn de Recuperacin8 Tarjeta de Control de Existencias9 Vale de Salida

~ {L .FECHA JunIo 2boPGINA41 DE 8

Direccin de Finanzas y Planeacl


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Manual de Procedimientos para el Control delAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosProcedimiento para Entrega o Salida de Materiales Lieoosa



01 28/04/200302 13/06/2005 Actualizacin del Homologacin conforme a la

procedimiento Gua Tcnica para laElaboracin de DocumentosNormativos VST-DA-GS-002del 3 de febrero del 2005

1/ L.----'Jh te, F ~ C H A : Junio ~ O - ~ - - - - - , PAGINA 42 DE

Dfrecein de Finanzas y P/aneacf


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave:VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02

f-:E-m-'i:-s""'i:-n-o-r-=-ig in-a1-'2=-=a:--0=-4:--2=-0=-=0C:::3-+-:R-e-v7is o-o-,n-:-'1C:::3--:-O-=6---:-2=-=0C:::0=-5- - - i Liconsa

ORGANIZACiN DEL ALMACN La organizacin interna de un almacn tiene mucho que ver con el xito de sufuncionamiento. A continuacin se mencionan algunos puntos de organizacin que

se aplican a los puestos administrativos y operativos del almacn. La autoridad y la responsabilidad debe alinearse, para evitar que exista una sin laotra Los puestos administrativos y de oficina se establecen de acuerdo con lasfunciones, tales como programacin, archivo y toma de orden de entrega o pedidoy no por lnea de productos, o sea el manejo de todo el trabajo relacionado con unproducto "x". Mediante un continuo programa de adiestramiento los supervisores del almacn oresponsables de esta actividad, deben cerciorarse de que ms de una personaconozca los deberes de cada puesto, de modo que el almacn pueda seguirfuncionando en caso de que ocurra una ausencia inesperada. Los deberes administrativos y de oficina, deben ser especficos en forma deinstrucciones de tareas. Establecer los procedimientos apropiados para asegurar una eficazresponsabilidad fsica de los inventarios. Es muy importante que los empleados del almacn reciban un trato firme yequitativo.

FECHA: Junio 200PGINA: 43DE 8Direccin de Finanzas y Planeaci


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios\ = = I ~ t ~ ( ~ ~ l I - : C = - I _ a . , - v e - - : - 7 : V _ S _ T - ; - D - = F _ P _ - ; : - P - : R : - : - O , . . . 5 = - : - - : : - : : = - - + . N = - O _ . - - : R , . . . e . , - v ; : - i _ s _ i o : - : ';:-:::-0::-2-::-::-:-::--IEmisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Funciones y ResponsabilidadesA continuacin se describen las funciones y responsabilidades del personal del AlmacnGeneral, cabe mencionar que dichas funciones son enunciativas y no limitativas, enconsecuencia no debern frenar las operaciones y buen funcionamiento del almacn.

Responsable de la jefatura del almacna) Es responsable del buen funcionamiento de todo el almacn, de acuerdo conlos objetivos establecidos.b) Debe cerciorarse de que estn cubiertos todos los puestos, deberes yfunciones.c) Apoya zonas dbiles, hasta que puedan reforzarse.d) Ocupa los puestos de los supervisores en caso de ausencia.e) Da especial atencin a la seguridad personal y adiestramiento de los empleadosa su cargo.f) Proporciona la informacin relativa a las operaciones del almacn a las reasinvolucradas en el manejo y control del mismo.g) Planea el futuro y constante mejoramiento de las operaciones del almacn.

FECHA: Junio 20PGINA: 44 DE 8

Dlrecci6n de Finanzas y Pfaneaci6

Secretaria o personal designado para esta labora) Desempea el trabajo de secretaria del Jefe o encargado y Supervisores deAlmacn.b) Es encargada de los archivos y registros confidenciales de su Jefe.c) Colabora en la preparacin y distribucin de los informes y correspondencia dealmacn.d) Desempea los trabajos de rutina de la oficina, para que el jefe o encargado,este en libertad de tomar decisiones importantes y se encargue de la planeaciny buen funcionamiento del almacn.e) Conoce los deberes del personal administrativo y les ayudar a desempearlosdurante los perodos de exceso de trabajo y durante las ausencias.


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave:VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Supervisor o responsable de esta funcin.a) Coordina las actividades del personal y la planeacin del trabajo del almacn.b) Programa anticipadamente las actividades, para aprovechar adecuadamente lamano de obra y equipo.c) Elabora y mantiene actualizado el plano del almacn, designando zonas dealmacenaje para los materiales.d) Encargado de que se realice el mantenimiento adecuado del equipo y edificio.e) Ocupa el puesto del Jefe o encargado del almacn durante su ausencia.f) Conoce el trabajo de sus colaboradores, para apoyarlos cuando sea necesario.g) Supervisa el trabajo de las reas de kardex, entrega y recepcin de productos.h) Responsable de controlar las ordenes de entrega y/o pedidos de las compras,llevando cuenta y control de las recepciones de materiales.i) Ordena el trmite para la reposicin de existencias.j) Proporciona informacin a las reas involucradas en el control del almacn.k) Consolida la operacin con las reas de Informtica y Contabilidad.1) Supervisa el trabajo de los almacenistas y del operador de la bscula.m) .Responsable del abastecimiento, almacenamiento y conservacin de lasexistencias del almacn.n) Mantiene en orden y limpio el almacn.o) Cuida de la seguridad del personal y proteger los inventarios y equipos, contradaos y prdidas.p) Protege las existencias contra posibles diferencias de inventarios, previniendo laomisin, duplicidad u otro tipo de errores de registro, de los movimientos deentradas o salidas de los productos

I/ ! FECHA, J " " ; . o PGINA: 4DE 82

Dlrecci6n de Finanzasy PI\neSCI6

Encargado del Kardex o responsable de esta funcin.a) Responsable del registro veraz y oportuno de todas las entradas y salidas demateriales, ya sea en forma manual o en sistema de cmputo.b) Activa los ordenamientos, para la reposicin de las existencias.c) Controla y archiva los documentos fuente.d) Auxilia a las diferentes reas del almacn cuando se requiera.

./ /


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f - : E = - m - = i : - s ~ i " " ' n - o - r : : - i g 7 i n-a71-=2:-::a:--0::-4:--2=-=0:-::0""'3---t-:R-e-v""is""'io"'"n-:--:1""'3--::-0:-::6-=-2:-::0""'0-=-5---1 Liconsa

Recepcionista de Materiales o responsable de esta labor.a) Responsable de verificar que los materiales comprados renan lasespecificaciones indicadas en las rdenes de entrega o pedidos y genera ladocumentacin necesaria para su registro control y pago correspondiente.b) Se encarga de llevar un adecuado control de la documentacin e informacinpor recepciones, permitiendo un flujo rpido y continuo.c) Auxilia a las diferentes reas del almacn cuando se requiera.Operador de la Bscula o responsable de esta labor.a) Responsable de informar el peso de los vehculos de carga que entran y salendel Centro de Trabajo, a travs un certificado o en la documentacin presentadapor los operadores.b) Archiva los informes y/o certificados por mes y nmero consecutivo.c) Auxilia a las diferentes reas del almacn cuando se requiera.Personal Sindicalizadoa) Queda sujeto a las actividades que los supervisores les asignen, para que deacuerdo a las necesidades del almacn, no se limite la fuerza de trabajo depersonal.

FEC"Ao Jooio1GINA: 46 D ~ _ ~

DI",ccln de Flnenzas y Plsneacl


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Clave:VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02I-:E=-m--:i:-s'"""'i"-n-o-r=-ig-=-in-a-=-I--:2=-=S:--0=-4:--2:::-:0::-::0""::"3-f-:R-e-v-=-is""'io7"-:--:1""::"3-:-0::-::6-:-2=-=0""::"0"="5- - \ Liconsa

Asignacin De Actividades

DiarioDiario

DiarioDiarioDiarioDiario

SemanalSemanalMensualDiarioDiarioDiario

SemanalSemanalSemanal

DiarioSemanalSemanal


FrecuenciaDiarioDiario

Direccin de Finanzas y Pfaneaci

Nm.Prog. Actividad1.- Activacin de requisiciones viajeras a compras.2.- Revisin del reporte del material de consumointenso.3.- Revisin del reporte de cilindros de gases vacos.4.- Revisin del reporte de bscula.5.- Control de salidas de planta.6.- Coordinar operaciones de recibo, sin descuidar,almacenaje y despacho de materiales.7.- Revisin de materiales Recibidos a proveedores.S.- Programar actividades del personal9.- Coordinar con compras las devoluciones aproveedores.10.- Elaboracin de ordenes de trabajo11.- Elaboracin de listas de asistencia del personal

de confianza.12.- Inspeccin del rea de kardex, recibo y despachode materiales y bscula.13.- Elaboracin del reporte mensual de actividades.14.- Programar la rotacin de turnos del personal.15.- Juntas de comunicacin16.- Verificar la asistencia de su personal.17.- Elaboracin del registro de vales de salida1S.- Verificar documentacin para entregar al rea de kardex:Informe de recepcinDevoluciones al proveedorVeles de salidaDevoluciones internas19.- Seleccionar y verificar vales de "no existencia"20.- Entrega de documentacin a las reasinvolucradas.

Encargado oResponsableSupervisin.


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

~ = m ~ ~ ~ t I - C _ I _ a v _ e ~ : V ~ S _ T _ D _ F _ P _ - P _ R _ - 0 _ 5 I - N _ o _ . _ R _ e ~ v i _ s _ i _ n _ :_0_2__ --" Ll'consaEmisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Direccin de Finanzasy Planeac/6

DiarioDiario

DiarioDiarioDiario

Diario

SemanalDiario


FrecuenciaDiario

Nm.Prog. Actividad21.- Coordina la emisin de listados previos deexistencias.22.- Control de Activos fijos, herramientas, materialespropios, para el desempeo de las funciones delalmacn.23.- Coordinar con compras la entrega de pedidos.24.- Revisin de escritorios.25.- Supervisa el rea de kardex, para que laoperacin sea fluida.26.- Supervisa el rea de recepcin de materiales paraque la operacin sea fluida.27.- Reportar a la supervisin de almacn lassituaciones ms relevantes del turno.28.- Planeacin de actividades29.- Inspeccin del rea de kardex:

Control de folios Control de requisiciones.. Control de modificaciones al maestro Archivo de vales de salida Archivo de devoluciones internas Archivo de listados de existencias Archivo de reporte de artculos deconsumo intenso

Encargado oResponsableSupervisin


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DiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiari


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f-:E=-m-;c-s'""'i'-n-o-r=-ig-;-in-a-;-I-;2=-=8-;-0""'4:--2=-=0=-=0":::3+R=-e-v"""is-;-oT,-:-:1":::3-=-0=-=6-=-2=-=0":::0=-5--1 Licoosa

Encargado oResponsable Nm.Prog.44.45.46.47.-48.49.-50.-51.52.53.54.55.-56.57.-

ActividadSolicitar equipo para manejo de materiales.Atencin a usuarios.Inspeccionar el rea de bscula.Mantener ordenadas y limpias las reasasignadas al almacn.Preparar vales de salida para entregar a usuariosVerificacin de cantidades fsicas de cadamaterial contra kardex o SISREFAC.Vigilar que el buen acomodo de existencias seapermanente.Revisar vales de salidaAnalizar documentos no operables (saldos rojos)Cuidado y conservacin de los materiales.Reacomodo de rea de cidos.Elaboracin de lista de asistencia personalsindicalizado.Planeacin del trabajo.Reacomodo del rea de solventes.

FrecuenciaDiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiarioSemanal

SemanalMensual

~ - - - - - - - - -


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DiarioDiario /Diario

Diario

DiarioDiario

Diario

DiarioDiario

FrecuenciaDiario

Actividadrdenes de entrega o pedidos:Recibe ordenes de entrega o pedidos.Revisa requisiciones contra pedidos.Entrega requisiciones al rea de kardex.Asienta rdenes de entrega o pedidos en controlde almacn.Elabora expediente.Archiva rdenes de entrega o pedidos.Requisicin de compra o servicio:Recepcin de materiales:Recibo fsico de materiales.Solicita inspeccin a control de calidad.Elabora reporte de material recibido.Elabora tarjeta o etiqueta de identificacin dematerial.Preparacin de la informacinPrepara copias para elaboracin del 1. R.Trabaja modificaciones de ordenes de entrega opedido.Archivo de documentos:Control de ordenes de entrega o pedido.Control de relaciones de compras.Tarjetas de inspeccin.Liberaciones de control de calidad.Elaboracin de informes de recepcin:Verificar documentos.Elaborar informes de entrada.Preparacin de la informacin:Armar informes de recepcin.Elaborar documentos para entregaFotocopiar informes de recepcin paraconsecutivo de almacn.Recabar firmas en Informe de Recepcin demateriales segn orden de entrega o pedido.10.-

4.-

9.-

7.-

5.-

2.3.-

8.-

6.-

Nm.Prog.1.-

--------

Encargado oResponsableResponsable dela Recepcin demateriales


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( )Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PRcOS No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

Encargado oResponsableResponsable dela Recepcin demateriales

Nm.Prog.11.-

12.13.14.1S.16

ActividadArchivar documentacin. Control de folios Ordenes de entrega o pedidos pendientespor proveedor Ordenes de entrega o pedidos surtidos porconsecutivo Informe de Recepcin con orden deentrega o pedido por consecutivo Informe de Recepcin sin orden de entregao pedido por consecutivo Remisiones de proveedor Requisiciones de compra Devoluciones a proveedoresProporcionar informacin a usuarios.Elaboracin de devoluciones a proveedores.Verificar listados de existencias, previos.Elaboracin de salidas de planta.Depuracin de rdenes de entrega o pedidos yrequisiciones de compra.

FrecuenciaDiario

DiarioDiarioDiarioDiarioDiario

FECHA' JOO'OGINA: 52 oDI",ccldn de Fln.nzas y Planee d


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(lManual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Encargado oResponsableEncargado delKardex y/o.Sistema deCmputo oResponsable deesta Actividad.

Nm.Prog.1.-

2.-

3.-

ActividadVales de salida: Ordenar por genrico, alfabtico, etc. Verifica contra catlogo. Asigna nmero de folio. Registra movimiento en tarjeta. Activa requisiciones. Firma y sella de operado.

e Separa original y copias. Elabora cartula de documentos.e Archivo de vales por consecutivo numrico. Entrega documentos a supervisin.Vales de material de herramienta asignada: Asigna nmero de folio. Registra movimiento en tarjeta o ensistema de cmputo, SISREFAC. Activa requisiciones. Firma y sella de operado. Fotocopia para expediente individual. Archiva fotocopia en expediente del

empleado. Archiva original por consecutivo.Devolucin interna: Ordena por genrico. Asigna nmero de folio.e Registra movimiento en tarjeta o sistemade cmputo, SISREFAC. Firma y sella de operado. Separa original y copias.e Elabora cartula de documentos. Archiva por consecutivo numrico. Entrega documentos a supervisin.

FrecuenciaDiario

Diario

Diario


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"'E=-m-'i-s---n-o-'ri-g-n-al=-:-'-28"---04-'---'-20"-0--'3-1-:R-e-v"-s-'-o"-'n-:--'-1=-3--:"0=-6--:"2=-00=-5c--1 Licoosa

FECHk J " " i O PGINA: 54 DE 8Direccin de Finanzas y Planea n

DiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiario

Diario

Diario

Diario

Diario

Mensual

FrecuenciaDiario

ActividadDevolucin a proveedores: Registra movimiento en tarjeta o sistemade cmputo, SISREFAC. Firma y sella de operado. Archivo por consecutivo numrico.Informe de recepcin con orden de entrega: Registra movimiento en tarjeta o sistemade cmputo, SISREFAC.

Firma y sella de operado. Verifica relacin. Archiva relacin por consecutivo numrico.Listado de computadora:Archiva.Compara cifras del kardex o del Sistema decmputo, SISREFAC, contra registros contablesAclara ylo concilia cifras del kardex o del sistemade cmputo, SISREFAC contra registroscontablesVales de no existencia:Proporciona informacinElabora modificaciones al maestro de artculosAutoriza requisiciones de compra o servicioElaboracin de bitcora para supervisinAutoriza liberaciones del personal dado de bajaElabora reporte de artculos de consumo intensoArchivo de reportes en consecutivoElabora seguimiento de viajeras

7.-

9.-

6.-

10.11.12.13.14.15.16.-

8.-

5.-

Nm.Prog.4.-

Encargado oResponsableEncargado delKardex yloSistema deCmputo oResponsable deesta Actividad.


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( - \, )

Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave:VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02Emisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

Encargado oResponsableEncargado de laBscula oResponsable deesta Actividad.

Nm.Prog.1.-

2.3.-

4.S.6.7.8.-

ActividadSepara certificados de peso, original de lascopiasAseo del rea de bsculaEntrega de documentacin:Certificados de pesoReporte diario de bsculaPesaje de camionesElaboracin de reporte diario de bsculaCorte de turnoArchivo de certificadosArchivo de reporte diario de bscula

FrecuenciaDiario

DiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiarioDiario

: t ,hFECHA, J " " ; O PGINA: 55 D 8

Direccin de Finanzae y Planeai


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DISTRIBUCiN FISICA DEL ALMACNA continuacin se describe la distribucin fsica del almacn de Herramientas, Refacciones yAccesorios, esta distribucin es enunciativa y no limitativa por lo que, en cada Centro deTrabajo se realiza esta actividad conforme a sus necesidades.

1. La colocacin de los principales anaqueles o racks es en forma perpendicular area de despacho, dejando entre ellos un espacio que permita el libre transito depersonal, con el propsito de que la operacin sea gil y eficiente.2. Cada Centro de Trabajo, elabora un catlogo de cdigos para la clasificacin de loartculos de la manera que abajo se indica, dicho catlogo se depura anualmente

con el fin de mantenerlo actualizado. Por Lnea o Familia, que es el nombre genrico del grupo de artculos, ejemplollantas, papelera, equipo de seguridad, elctricos, automotriz, laboratorio. Para sucodificacin en el catlogo, se utilizarn hasta 3 espacios o caracteres. Por Sub-Lnea, que son los nombres de los grupos que integran la lnea, ejemplo

La lnea o familia llantas, se divide en: Sub-lneas de llantas para: montacargasautos, camiones; la de papelera en: lpices, bolgrafos, hojas, formatos; la deequipo de seguridad en: cascos, guantes, botas, zapatos, uniformes; la deelctricos en: focos, apagadores, transformadores. Para su codificacin en ecatlogo, se utilizarn hasta 4 espacios o caracteres. Por cdigo, que es la clave de identificacin de los productos idnticos, que formanuna sub-lnea, ejemplo: la sub-lnea llantas para montacargas se dividir en tantocdigos como sean necesarios, para distinguir las diferentes medidas de llantapara montacargas. La de lpices, para distinguir lpices de punta dura o suave, decolores o bicolor. Para su codificacin en el catlogo, se utilizarn hasta 8 espacioo caracteres.

FECHA: Junio 1 ~______. . . " , . . . . . " . .__ ,..PA-"-'NA-:,..56_DEOireccl6n de Finanzas y Planeacl

3. Los artculos son acomodados o almacenados conforme a su rotacin, de tamanera que, estn ms cerca del rea de despacho las lneas de existencias conmayor rotacin o ms solicitados; respetando siempre la clasificacin anteriormentedescrita.


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave:VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02r.E=-m---;i;-s::-:i;-n-o-r;-ig-=-in-a-:-I---;2=-=8;--0=-4;--2=-=0=-=0'-:=3--+:R=-e-v--=-is-=-io-;-' -:---;1'-:=3---:-0:-::6---:-2=-=0'-:=0-=5 ---1 Lieoosa

4. Por razones de seguridad, los artculos o materiales peligrosos o que requieren unmanejo especial por tener mayor riesgo de siniestro, deben almacenarse alejadosde las reas ms transitadas del almacn o en una rea aislada y segura fuera delalmacn, (cilindros con gas o lquidos qumicos, sosa, cidos, detergentes, pinturasy solventes); as mismo, los artculos voluminosos y ms pesados (tubera, soleras,mallas, aceros) requieren de un lugar especfico y seguro.5. Con el propsito de que el personal administrativo pueda desempearadecuadamente todas sus labores y resguardar los documentos soporte de lasoperaciones, en el almacn debe destinar un rea para oficina.6. Para efectos de tener el control en la rotacin, las existencias se deben clasificar en:a) Movimiento Constante: Son los artculos ms solicitados por los usuarios, este tipode rotacin debe indicarse con el nmero 1 a la izquierda del cdigo del productodespus de un guin, ejemplo 100668-1.b) Resguardos: Son las herramientas asignadas al personal, para el desempeo de sutrabajo, amparadas mediante la forma FA-22, "Resguardo de HerramientaAsignada"; este tipo de rotacin debe indicarse con el nmero 2 a la izquierda decdigo del producto despus de un guin, ejemplo 100668-2.

Si un producto se encuentra en este caso, su baja se realizar a travs dePrograma Anual de Disposicin Final de Bienes Muebles; para evitarlapuede el usuario, por medio de un comunicado y dictamen tcnico, solicitala permanencia en el almacn, como producto de lento movimiento. Despus de verificar que los productos Obsoletos y/o de Nulo Movimiento yano son tiles, para el Centro de Trabajo, debern relacionarlos y dichoslistados sern enviados a los dems Centros de Trabajo, para su revisin ysolicitud de envo de los artculos que pudieran servirles.

c) Lento Movimiento: Son los artculos que en un ao han tenido mnimo 1movimiento, este tipo de rotacin debe indicarse con el nmero 3 a la izquierda decdigo del producto despus de un guin, ejemplo 100668-3.d) Obsoletos vio de Nulo Movimiento: Son los artculos en buen estado, que en un aono han registrado ningn movimiento, este tipo de rotacin debe indicarse con enmero 4 a la izquierda del cdigo del producto despus de un guin, ejemplo100668-4.


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nManual de Procedimientos para ei Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02'"=E=-m---:i---Csi:-:-n-o---:ri-gi=-n---Cal=-:-=-28=--=-04"'--=-20=-0:-:3--+:R=-e-v-=-is-=-io=-n-:-=-1-=-3--=-0-=-6--=-2-=-00::-:5::-----1 Licoosa

e) Inservible: Son los artculos que se consideran daados e irreparables, situacinque deber determinarse previamente con un dictamen tcnico, este tipo derotacin debe indicarse con el nmero 5 a la izquierda del cdigo del productodespus de un guin, ejemplo 100668-5.7. Los artculos que mencionan los incisos "d" y "e" del punto anterior debernincorporarse en el Programa Anual de Disposicin Final de Bienes Muebles.Contablemente procedern a crear la provisin para su baja en la cuenta de mayor198, Provisin para Baja de Inventarios; adems de cumplir con lo establecido enel Procedimiento para el Control, Registro, Disposicin Final y Baja de los BienesMuebles de Liconsa, S. A. de C. V. Clave, VST-DAPR-01.

FECHA: Junio 2005PGINA: 58 D 2I

Dlreccldn de FInanzas y Planea l n


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosClave:VST DFP-PR-05Emisin original: 28-04-2003 No. Revisin: 02Revisin: 13-06-2005

Informe de RecepcinEs un nmero de folio consecutivo asignado, as como los datos requeridos ala derecha de la orden de entrega o pedido (recuadro), fecha, nmero defactura o remisin, cantidad, si la entrega es parcial o total, la firma y sello derecibido, otorgados por el rea de recepcin del almacn.Dicho informe ampara las recepciones de bienes o servicios efectuados porlos proveedores.

I UCONS....S.A. DIiC.V.RICARDO.ORRES No.'!.mACC LOMAS DI! S"11. 5339GNAUCALPAN,!IDo. ol ' f t f t ~ RFC UC950821M84\ M I ~ TEI.5237noq.s:U7910l v:; . o". OGRAFICA,. S.A. DEe.V.b""""=..~ , , , , = ~ o o o o c . , c , - j 1 ~ ~ ~ D A L U P ~ ~ ~ ~ : r : ~ ~ ~ V ~ R OOBREGONC/>STO c.P.OlOza;MBXlCO,D.l'.' - : ' : : : : : : : ; ; : + , : : : : : ~ : : A A : ' : ~ = ; : ; I l n W 5 5 - 9 J . 9 3 0 0 9 / 5 6 - 5 1 . s 1 - 8 0 / 5 6 - S 1 , ( O - O S IAX: 56064-010661...." .....WIOO>II ' ...." " " ~ A AT"N.ING.MA.DaSOCORROGONZALtlZRl'C.'TCR81(1'S.PZ5A.S.l'.!tti HOlA No. 1 DE 2.fEO'" os IUTlll1C.l del l 'I..nle padf


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Relacin de Ordenes de Entrega Enviadas al AlmacnEs el documento mediante el cual, compras soporta la recepcin de las ordenes de entrega opedidos al almacn, la elabora en: Original para el a lmacn que la archiva consecutivamentey la copia para compras que el almacn firma y sella de recibido.Este documento se puede enviar tambin, mediante comunicado al almacn.

RJ:!PORTE DE PEIDIDO$ENVIADCJSPOREL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y AccesoriosCiave:VST DFP-PR-05 No. Revisin: 02f-:E-m---;i;-s:-C;-n-o-ro-ig7in-a1---;2=-=a;--0::-4;--2::-:0=-=0:-=3-+':R=-e-v-;-s7io;-'n - : ~ 1 : - = 3 - : : - 0 : - = 6 - : : - 2 = - = 0 : - = 0 - = - 5 -----1 Lieonsa

Relacin de Ordenes de Entrega Enviadas al AlmacnEs el documento mediante el cual, compras soporta la recepcin de las ordenes de entrega opedidos al almacn, la elabora en: Original para el almacn que la archiva consecutivamentey la copia para compras que el almacn firma y sella de recibido.Este documento se puede enviar tambin, mediante comunicado al almacn.

Liconsa


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Control de Ordenes de Entrega de AlmacnEs el documento mediante el cual, el almacn llevar el control por orden de entrega opedido, para saber cuando se recibi de compras, el nombre del proveedor, nombre delsolicitante, estado que guarda dicha orden de entrega o pedido, si ha sido surtida total oparcialmente.

UCON ....SAO


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios~ . : = 1 ~ ~ ( ~ ~ 1 l f-:C::-Ia-;V,.-e::-;:V_S_T-;D,.-F,....P_-,....P-:::-R -::-o-:::-S-:-;:--::-::-:::-t-:N::-o_"-:-R...,.e-;-Vi_s-,i-;:-n--:::: 0-;:-2--=-=-=-=--1 LI'consaEmisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-200S

Tarjeta de Inspeccin de MaterialEs el documento mediante el cual, el almacn solicita a control de calidad, cuando proceda,examinar el material recibido.El encargado de la recepcin anotar el nombre del producto, nmero de la orden de entregao pedido, nombre del proveedor, cantidad recibida, nmero de folio y fecha de formulacin;saca fotocopia y entrega el original a control de calidad.Analizado el producto, control de calidad avisa de la liberacin o rechazo, mediante unreporte; el almacn proceder en consecuencia y archiva la fotocopia de la tarjeta y elreporte de control de calidad.

_.uconsa

L 1 C ON S A S ,A . DE C .V .DIRI$CCIONMETIIOPOLlTANA NORTEIDENTIFICAClbN DE MATI!RIA PRIMA

C ~ V E , PEL REGISTRO:O M N _ 1 - 7 5 ~ . 0 1 _ R 1 0

PRODUCTOFACTURA N o. :No. DE ENVASES:PROVEEDOR:No . DE A N A L I S I 5 '

FDI.10.No. ,.F E C H A :PECIOO No.CANTIDAD RECIBIDA:FECHA DE l.IBERACIN,

RECi'iAZADO'

_.Llconsa

PRODUCTO

LIBERADO'

LlGONSA S.A. DE C.V.DIRECCiN METROPOLITANANORTEIDENTifiCACiN DE MATI!RIA PRIMA

Cl.AVEDEL REGISTRO:D M N - I - 7 5 ~ O ' - R 1 0

FACTURA N o . :No. DE ENVASES:PROVEEDOR:N o . D E A N A L l8 1 8 :

N OLIBERADO

FECHA'PEDIDO No.CANTIDAD RECI9IDA:FECHA DELIBERACIN;LIBERADO:RECHAZADO:

DireccIn de Finanzas y Plan


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios\ ~ ~ : I ~ t ~ ~ ~ l f . , C _ I _ a _ v _ e ~ : V _ S _ T _ D _ F _ P _ - _ P _ R _ - _ 0 5 -+N_O_._ R _ e ~ v _ i s _ i o _ ' n _ : _ 0 _ 2 -lEmisin original: 28-04-2003 Revisin: 13-06-2005

Reporte de Materiales Recibidos de Proveedores o reporte de entradas y salidas delsistema de cmputo, 5I5REFACEs el documento mediante el cual, el almacn conoce e informa: Que se recibi, de queproveedor y la localizacin que se le asign al producto; con la finalidad de dar seguimiento ala orden de entrega o pedido, comunicar a los usuarios la llegada de su material.Lo elabora el rea de recepcin del almacn, anotando adems el nmero de cdigo,descripcin, cantidad y nmero de orden de entrega o pedido.Cuando termina la jornada de recepcin de materiales, el operativo de recibo lo turna aladministrativo del almacn, para que ste anote los nmeros de informes de recepcincorrespondientes. Al finalizar el turno se le entregar al supervisor para su verificacin ydevuelve al operativo, para que distribuya: Copias para el jefe de almacenes, rea dedespacho y usuarios de los productos recibidos, el original lo archiva el supervisor en suconsecutivo.

1

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R.E.PORTl.; DIii t iNTfMDASAL ALMACEN GENfiRAL

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Tarjeta o etiqueta de Identificacin de MaterialEs el documento que se utiliza para identificar los materiales recibidos en almacn, lo elaborael rea de recepcin de materiales, debiendo contener los siguientes datos, cdigo,descripcin, unidad de medida, cantidad recibida, nmero de orden de entrega o pedido,nmero de informe de recepcin, fecha de recibido y nombre del solicitante; se colocar alproducto para conocer su origen y datos de entrada al almacn.Tambin se utilizar para identificar los materiales que devuelven al almacn.

/ DESCRIPCION _SOLICITANTECODIGOINF. No.FECHA

______ PED. ______ CANT. _-- UNIDAD _....,.

D/reccln de Finanzas y Planead


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Relacin de Entradas Control de Pedidos a Contabilidad y Compras o Reporte deentradas y salidas del sistema de cmputo, SISREFAC.Es el documento mediante el cual, se comprueba la entrega de los informes de recepcin alas reas de compras y contabilidad, lo elabora el rea de recibo de materiales en original,para compras y copia, para contabilidad, anotando el nmero de folio, fecha, nmero deinforme de recepcin y orden de entrega o pedido, anexa los documentos soporte, recaba lafirma y fecha de recibido y archiva consecutivamente por fecha.

I U C O N ~ S A O E C VO f R E C CI O N M E T R O P O L I T A N A N O R T E R E S (lM E N D I!! I N 1"O R M 6 DI!! R l ! i C E P C ! O N D E I . . A t . M A C E N G E N E R A LO E H E R R A M I E N T A S , R E F A C C l O N E S y A C C E S O R I O SlConsa "" ,"OUO: D M N - I - 7 5 3 - 0 5 ~ R O e INo,JNP.REC. N o . P O L

ELAeORO

NOMeRE y FIRMA

N o . P E a I D O PR O SD O

AUT


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Devolucin InternaEs el documento que se utiliza para certificar la recepcin de materiales en el almacn, porconcepto de devoluciones internas, en el formato se anotan: la fecha, el cdigo y descripcindel producto, unidad de medida y cantidad, motivo de la devolucin y cuentas de aplicacin.Su distribucin es: Original para contabilidad; la copia, almacn; 2a copia, usuario.Deber contener las firmas de: Autorizado, por un jefe de departamento y las personas queentregan y reciben el producto.Al recibir el artculo, el almacenista verificar el documento y los materiales, firma y sella derecibido y entregar copia al usuario, identificar y colocar el producto en el rea dealmacenamiento y el original y otra copia la entregar al kardista o responsable de estaactividad.El rea de Kardex, verificara la documentacin, le asigna nmero de folio, la sella y firma deprocesado o capturado en kardex o SrSREFAC, archiva su copia en forma consecutiva y envael original a contabilidad.

A: ALMACI!NDE

DEPARTAMEtlTO

OEVOLUCION IIfl'ERNA

REFACCIONES YHERRAMIENTAS 1,


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Devolucin al ProveedorEs el documento que ampara la devolucin de materiales a los proveedores, el almacn loelabora en original y 5 copias, asignar nmero de folio, anotar la fecha; nombre, domicilio,nmero de factura o remisin y fecha en que entreg del proveedor; nmero de la orden deentrega o pedido, nmero y fecha del informe de recepcin; cdigo, descripcin, unidad demedida, nmero de partida de la orden de entrega o pedido, cantidad y precio del producto;motivo de la devolucin y cuentas de aplicacin; anexar copia del dictamen tcnico o decontrol de calidad; lo firmaran de autorizado el Jefe de Almacenes, de entregado elsupervisor del almacn y de recibido el proveedor.La distribucin ser: Original para contabilidad, para que elabore ia pliza correspondiente;copia 1 rea de kardex, firmar y sellar de registrado en kardex; copia 2 cuentas por pagar,para que aplique el descuento en el siguiente pago al proveedor; copia 3 almacn, paraaplicar a la orden de entrega o pedido correspondiente y archivar consecutivamente; copia 4compras, para que avise al proveedor y lleve control de su orden de entrega o pedido; copia5 proveedor, para que pueda recoger su material.

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( jManual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02i-=E=-m-,i,---s'""""'i,---n-o-r=-g7""in-a-,-I:-,2-S,----0=-4,----2=-0'""0-="3--!-::R=-e-v.,.-is-'-o"'" -:--,1-="3---=0"""'6-,-2'""0-="OS=----I Liconsa

Vale de SalidaEs el documento que ampara las entregas de materiales a las reas que as lo requieran, Loelabora y entrega en el almacn el usuario en original y 2 copias, anotando la fecha, cdigo,descripcin, unidad de medida, cantidad y cuentas de aplicacin; deber contener las firmasde: Autorizado por el Jefe de Departamento usuario y por quien entrega y recibe el producto.El almacenista verificar que el documento no este roto, tachado o con enmendaduras y elllenado sea correcto; en caso afirmativo entrega el material, sella, firma, recaba la firma derecibido y turna el documento al kardista o responsable de esta actividad; en caso contrariono surtir el producto y devolver el vale al empleado.El rea de kardex, al terminar el turno de despacho de materiales recibe del supervisor losdocumentos, los ordena por lnea, asigna nmero de folio, sella y firma de registrado enkardex o sistema de cmputo SISREFAC y distribuye el original a contabilidad, paraelaboracin de la pliza correspondiente; 18 copia al almacn para su archivo en formaconsecutiva y 28 copia al usuario para su control.En caso de que no haya existencias del producto solicitado, el almacenista consultar elkardex o sistema de cmputo SISREFAC, para verificar la existencia, el kardista oresponsable de esta actividad, anotar el dato y firmar para constatar que filtr lainformacin, dicho almacenista sellar el vale con la leyenda "no existencia" entregar copiaal usuario y el resto del documento al supervisor del almacn.El supervisor del almacn activar la requisicin viajera a travs de un memorando acompras, anexando copia de los vales no surtidos, archivar temporalmente otra copia enespera de que compras tramite la adquisicin y le avise la llegada del producto.

FECHA: Junio 005PGINA: 69 ODIreccinde Finanzas y Planeal

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o\ !Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios

Clave:VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02I-::E=-m---:i"-si""-n-o-ri=-g-=-i-a-=-I---:2=-=S--:-0=-4--:-2=-=0=-=0-=-3-+=R=-e-v"-is-=-o"-' -:-:1-=-3--=-0-=6--=-2=-=0-=-OS=--1 Liconsa

Certificado de PesoEs el documento que certifica el peso de los camiones de carga que ingresan al centro detrabajo a entregar mercancas, lo elabora el encargado de la bscula en original y 3 copias,deber contener el nombre de la compaa, material transportado, nombre del chofer,nmero de placas.Estando cargado el camin y en posicin para ser pesado, el encargado coloca el certificadoen la bscula y lo pesa, la bscula imprime la hora, fecha y cantidad que pesa el transporte;se repite nuevamente la operacin, pero con el transporte vaco para conocer la tara, elencargado firma el certificado y entrega 2 copias al chofer.Al terminar el turno el encargado de la bscula, ordena los certificados por nmero de folio ylos relaciona en el "Reporte Diario de Bscula.

C ~ F t T l F l C A . D O DE PESO

NO.DEfOllO _

N O " ' B R E D E l ~ ~ " ' ~ " ' ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~OMPAlQ1ADIRECClONCONTENIDO untosRUTA PlACAS GUlA

FECHA: JunIo 5PGINA: 70 82m",ccln d ' Finanzasy Planaa I

OIlSERVACIONES

fIRMA DEL OPERADOIl


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Manual de Procedimientos para el Control deAlmacn de Herramientas, Refacciones y Accesorios1ffiifI1lu"I"rnr l1n' Clave:VST DFP-PR-OS No. Revisin: 02....: ~ [ U [ ~ U l i - , E o c m ~ i s - i o ~ ' n - o - r ~ i g - i - n - a l - : - 2 - 8 - - 0 - 4 - - 2 - 0 - 0 - 3 - - 1 - , R = - e - v ~ i s - i ~ n - : - 1 - 3 - - 0 - 6 - - - 2 - 0 0 - S - - - - j Liconsa

Reporte diario de BsculaAl terminar el turno el encargado de la bscula, ordena los certificados por nmero de folio ylos relaciona en el "Reporte Diario de Bscula" Anotando: el nmero de certificado,procedencia o destino, producto, peso bruto, tara y neto, nmero de gua, nmero de placasy nombre del chofer.El encargado de la bscula distribuye el original del repote al supervisor del almacn yarchiva su copia por orden consecutivo.El supervisor del almacn verifica los pesajes y que los folios

Manual de Procedimiento de Almacen

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