MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS · PDF fileGobierno del Estado de Veracruz de Ignacio...

Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

El Colegio de Veracruz

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Xalapa-Enríquez, Veracruz abril de 2004

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz

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Fecha: Elaboró: Dirección General Subdirección de Planeación

Autorizó: Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004

Elaboración Autorización

ÍNDICE

Presentación .............................................................................4

Estructura Orgánica ..................................................................6

Simbología ................................................................................7

Descripción de Procedimientos...............................................10

Subdirección Académica...................................................11

Departamento de Servicios Escolares ................................11 Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.............11 Elaboración de boletas de calificaciones ............................16 Control de asistencia del profesorado................................20

Departamento de Docencia ..............................................23 Contratación de personal académico.................................23 Evaluación académica......................................................28

Subdirección de Investigación..........................................31 Reunión de Consejo Técnico ............................................31 Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades. ..................34

Departamento de Biblioteca .............................................39 Adquisición, control y préstamo de libros...........................39

Subdirección de Vinculación .............................................43 Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico................................................43

Subdirección de Planeación..............................................47

Departamento de Programación y Evaluación ....................47 Elaboración y avance del Programa Operativo Anual .............................................................................47

Departamento de Cómputo ..............................................52 Asignación de direcciones de red ......................................52 Solicitud de soporte técnico..............................................55


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Subdirección de Administración .......................................58

Departamento de Recursos Financieros y Humanos............58 Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto....................................................................58 Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos. ......................................................................61 Elaboración de la nómina.................................................64

Departamento de Recursos Materiales y de Servicios..........67 Solicitud y control de bienes de consumo ..........................67 Adquisición de bienes muebles y de consumo....................71 Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo. ........................................................................75

Departamento de Contabilidad .........................................78 Registro Contable de las Operaciones Financieras y Elaboración de los Estados Financieros..............................78 Elaboración de conciliaciones bancarias.............................83

Directorio ................................................................................86

Firmas de Autorización ...........................................................88

Créditos...................................................................................89


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PRESENTACIÓN

El Colegio de Veracruz, como toda entidad pública, requiere contar con una

estructura de organización adecuada y realizar sus operaciones apegadas a

la normatividad vigente, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y

metas propuestas. Para ello es necesario tener dentro de los documentos

normativos que rigen las actividades internas de la Institución, los manuales

administrativos respectivos, los cuales tienen como propósito fundamental el

apoyar el funcionamiento institucional, coadyuvando a la correcta ejecución

de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el

desempeño del trabajo.

Es por eso que se desarrolló para este fin el documento denominado

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS”, siendo de suma

importancia para El Colegio de Veracruz en virtud que propiciará la

optimización de las tareas de la administración pública en general, teniendo

como propósitos específicos los siguientes:

Presentar ordenada y detalladamente las operaciones que se realizan

en cada área y los puestos que intervienen en ellas.

Puntualizar las responsabilidades operativas en la ejecución, control y

evaluación de las actividades.

Establecer normas, métodos y técnicas formales de trabajo.

Contar con un soporte documental que permita el análisis y la

detección de duplicidades y omisiones, y que constituya la base para

la implementación de acciones modernizadoras y de simplificación.


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La integración de este documento, parte de los cuestionarios aplicados

durante el proceso de elaboración del Proyecto de Manual de Organización y

de la recopilación de información adicional directamente con las áreas

involucradas a través de entrevistas y observaciones; los diagramas y

descripciones de procedimientos resultantes fueron validados por el personal

responsable de efectuarlos.

Es importante destacar que para la elaboración tanto de este manual como

el de organización, se contó con la ayuda incondicional de la Dirección

General de Desarrollo Administrativo, adscrita a la Contraloría General.

El documento se conforma de ocho apartados: Presentación, Estructura

Orgánica, Simbología, Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo,

Directorio, Firmas de Autorización y Créditos.

Cabe señalar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente

manual, tomando en cuenta que la administración es por naturaleza

dinámica, es conveniente revisar periódicamente las actividades que

requiere la operación institucional para adecuarlas a los nuevos enfoques

administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a

cabo las actualizaciones necesarias en el presente manual.


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ESTRUCTURA ORGÁNICA

Director General

Subdirector de Planeación

Subdirector Académico

Subdirector de Administración

Jefe del Departamento de Programación y Evaluación

Jefe del Departamento de Publicaciones y Difusión

Jefe del Departamento de Cómputo

Jefe del Departamento

de Contabilidad

Jefe del Departamento de Recursos Financieros y

Humanos

Jefe del Departamento deRecursos Materiales y

de Servicios

Jefe del Departamento de Registro y Certificaciones

Jefe del Departamento de Servicios Escolares

Jefe del Departamento de Docencia

Subdirector de Vinculación

Área de Apoyo del C. Director General

Subdirector de Investigación

Jefe del Departamento de

Biblioteca

Junta de Gobierno


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SIMBOLOGÍA


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Terminal

Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación

Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

Archivo definitivo

Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo "Documento" y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones:

A = Alfabético

N = Numérico

C = Cronológico

Archivo Provisional

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.


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Conector de página

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o Líneas de unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Preparación

Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Sistema Informático

Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o Cheque

Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento

Aclaración

Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Disquete

Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.


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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS


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SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA

Departamento de Servicios Escolares

PROCEDIMIENTO

Nombre: Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.

Objetivo: Integrar y controlar la base de datos de los aspirantes a ingresar

a El Colegio.

Frecuencia: Anual.

NORMAS

La convocatoria de aspirantes a nuevo ingreso se publicará en los medios de comunicación impresos y se subirá a la página de internet de El Colegio.

El Colegio integrará un Comité de Evaluación con personal académico y de la plantilla de investigadores, de preferencia con grado de Doctor, el cual evaluará a los aspirantes a nuevo ingreso, debiendo emitir fallo en el tiempo establecido el cual será inapelable.

La Subdirección Académica verificará que la documentación presentada por los aspirantes a ingresar a El Colegio cumpla invariablemente los requisitos establecidos en la convocatoria.

La Subdirección Académica remitirá al Comité de Evaluación los expedientes y fichas técnicas de los aspirantes, dentro de los siguientes cinco días hábiles posteriores a la conclusión del periodo de entrega de solicitudes.

La Subdirección Académica, una vez entrevistados los aspirantes por el Comité de Evaluación, notificará los resultados a los aspirantes admitidos y aspirantes rechazados.


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DESCRIPCION NARRATIVA

ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Servicios Escolares.

1 2

2A

2A.1 3 4 5

5A

Elabora en un tanto, el proyecto de convocatoria a nuevo ingreso y la presenta a la autorización del Director General. Pasa el tiempo. Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria de Nuevo Ingreso y revisa si indicó modificaciones a la misma. ¿Indica modificaciones? En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de convocatoria para entrega de solicitudes a nuevo ingreso en un tanto y desecha el documento incorrecto. Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria a nuevo ingreso para la autorización respectiva. Pasa el tiempo. Continúa la actividad número 3. En caso de no haber modificaciones: Elabora a original y dos copias el oficio dirigido a la Coordinación General de Comunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General. Envía a la Coordinación General de Comunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. Una vez publicada la convocatoria e iniciado el periodo establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes la documentación curricular solicitada y verifica que este correcta y completa. ¿Esta correcta y completa? En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular. Fin.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 6 7

8

9

9A

10

11

12

En caso de estar correcta y completa: Elabora la ficha técnica en original con los datos del aspirante. Turna ficha técnica y documentación curricular al Comité de Evaluación para su valoración y selección, realizándolo a través de entrevistas, exámenes y ensayos, así como considerando los antecedentes escolares de los aspirantes.

Pasa el tiempo.

Recibe del Comité de Evaluación las fichas técnicas de los aspirantes y la documentación curricular de cada aspirante y los archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo.

Una vez realizada la valoración de los aspirantes a nuevo ingreso por parte del Comité de Evaluación, recibe del propio Comité la relación de los aceptados y rechazados.

¿Aprueba la evaluación? En caso de no aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su descalificación en el proceso de evaluación, elaborando oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante anexando la documentación curricular, la cual toma del archivo cronológico temporal, la primera copia al Director General y la segunda copia al Subdirector Académico.

Fin. En caso de aprobar la evaluación: Notifica al aspirante su aprobación y derecho a inscribirse a El Colegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. Realiza la inscripción de los alumnos a nuevo ingreso de El Colegio, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal. Registra en el formato Kardex los datos de los alumnos inscritos y archiva la documentación curricular de manera cronológica permanente en los expedientes de cada alumno. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable: Departamento de Servicios Escolares.

Nombre del procedimiento: Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.

INICIO

Elabora

Proyecto de convocatoria

Recibe y revisa

Recibe y verifica

Proyecto de convocatoria

Director General

Director General

¿Indica modificaciones?

Elabora y recaba firma

Elabora y desecha

No

Si

Envía

− Coordinación General de Comunicación Social

− Director General − Subdirector Académico

Documentación curricular

1

Presenta

Director General

Proyecto incorrecto

Proyecto

Proyecto convocatoria

Devuelve


¿Esta correcta y completa? No

Si Aspirante

Oficio O-2

Convocatoria

Director General

1

1

Oficio O-2

Aspirantes

FIN


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− Aspirante − Director General − Subdirector Académico

Recibe

Relación

Comité de Evaluación

Notifica y entrega

Oficio O-2 documentación

curricular

¿Aprueba evaluación?

No

Notifica

Si

− Aspirante − Director General − Subdirector

Académico

C

Oficio O-2

1

Realiza


Registra

C

C

FIN


Recibe

Turna

Ficha técnica y Documentación

curricular

C

Ficha técnica y Documentación

curricular


C

Elabora

C

Ficha técnica Documentación

curricular

FIN

Kardex



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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de boletas de calificaciones.

Objetivo: Registrar en un documento oficial las calificaciones de los

alumnos obtenidas de las evaluaciones semestrales realizadas

por los profesores de asignatura.

Frecuencia: Semestral.

NORMAS

Los registros de las evaluaciones se realizarán invariablemente en los

formatos establecidos por la Subdirección Académica.

Los profesores de asignatura entregarán las calificaciones a la

Subdirección Académica a más tardar tres días hábiles posteriores a la

Evaluación correspondiente.

Los alumnos se sujetarán a las formas de evaluación que al inicio del

semestre, instruyan los profesores de cada asignatura.

Las calificaciones serán proporcionadas a los alumnos por la

Subdirección Académica, a través del Departamento de Servicios

Escolares.


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ÁREA ACT DESCRIPCIÓN Departamento de Servicios Escolares.

1 2 3

3A 4 5 6

Entrega al inicio del semestre a los profesores de asignatura el formato identificado como “concentrado semestral de calificaciones” en un tanto, el cual deberá ser llenado conforme a la norma establecidas. Pasa el tiempo. En el periodo de evaluaciones, recaba los formatos “concentrado semestral de calificaciones” debidamente requisitados de los profesores de asignatura en original y copia en los cuales están asentadas las calificaciones de los alumnos. Revisa el correcto llenado de los formatos, atendiendo las instrucciones de llenado y las normas establecidas. ¿Está correcto? En caso de no estar correcto: Devuelve al profesor responsable el concentrado semestral de calificaciones en original y copia para su correcto llenado. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 2. En caso de estar correcto: Sella de recibido la copia del concentrado semestral de calificaciones y la entrega al profesor de asignatura. Obtiene del archivo cronológico permanente el kardex de cada alumno y registra las calificaciones de los alumnos de acuerdo con el concentrado semestral de calificaciones original. Elabora la boleta de calificaciones por cada alumno en original y copia y recaba la firma de validación del Subdirector Académico en las boletas y el sello correspondiente de El Colegio, archiva de manera cronológica permanente con el kardex y el concentrado semestral de calificaciones y la boleta de calificaciones original y copia. Pasa el tiempo.


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ÁREA ACT DESCRIPCIÓN 7 8

Entrega a los estudiantes en el momento que lo soliciten la boleta de calificaciones correspondiente que obtiene previamente del archivo cronológico temporal y recaba la firma en la copia de la boleta de calificaciones por parte del alumno. Archiva la copia de la boleta de calificaciones de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMAS DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Servicios Escolares.

Nombre del procedimiento: Elaboración de boletas de calificaciones.

INICIO

Entrega

Recaba

Sella de recibido y entrega

Devuelve

¿Está correcto?

Concentrado semestral de calificaciones

O-1

Revisa

No

Si

Entrega

FIN

Boleta de calificaciones

O

C

Obtiene y registra

C Elabora

C


Estudiantes


O-1

1

1


O-1

Profesor de Asignatura


O-1

Boleta de calificaciones

Concentrado

semestral de calificaciones

Boleta calificaciones O-1

Archiva

Copia boleta de calificaciones

C

Kardex


O-1

Profesor de Asignatura


O-1


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Control de asistencia del profesorado.

Objetivo: Verificar que se cumpla con las horas de enseñanza-aprendizaje

establecidas en el programa de estudios correspondiente, dando

seguimiento al desarrollo de todas y cada una de las

asignaturas, a través de un registro y control de la asistencia del

cuerpo docente a sus clases.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

El registro de asistencia de los profesores de asignatura se realizará en

los formatos establecidos por la Subdirección de Administración.

El control de asistencia se realizará en forma diaria y puntual,

debiéndose presentar a los Subdirectores Académico y de

Administración, un reporte mensual por las incidencias.

Los profesores de asignatura se sujetarán a los lineamientos

establecidos para la asistencia a las cátedras impartidas.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Subdirector de Administración. Profesores de asignatura. Departamento de Servicios Escolares.

1 2 3 4

Elabora las tarjetas de control de asistencia de los profesores de asignatura y las coloca en el reloj checador. Registran su asistencia cada vez que asistan a El Colegio a impartir su cátedra. Pasa el tiempo. Cada mes concluido, registra las incidencias en el reporte de control de asistencia, elaborando oficio en original y tres copias. Turna el reporte de control de asistencia, a través del oficio original, a la Subdirección de Administración y distribuye la primera copia al Director General, la segunda copia al Subdirector Académico y archiva la tercera copia de manera cronológica permanente en el expediente de control de asistencia. Fin de procedimiento. (Conecta con el procedimiento “elaboración de la nómina”).


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Servicios Escolares.

Nombre del procedimiento: Control de asistencia del profesorado.

INICIO

Elabora y coloca

Registran

FIN

Tarjeta de asistencia


C

Registra y elabora

Turna

− Director General − Subdirector de

Administración − Subdirector Académico

Oficio

Reporte

Control de asistencia

Oficio O-3

Conecta con el procedimiento “Elaboración de Nómina”


Profesor de Asignatura Departamento de Servicios Escolares


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Departamento de Docencia

PROCEDIMIENTO

Nombre: Contratación de personal académico.

Objetivo: Contratar nuevos catedráticos en sus tres niveles o en su caso

recontratarlos para futuros semestres, tomando en cuenta su

profesionalidad y responsabilidad.


NORMAS

La Subdirección Académica publicará una convocatoria en los medios

impresos y se subirá en la página de internet para invitar a los

aspirantes y elegir los que tengan mejor perfil académico.

La Subdirección Académica será la responsable de evaluar la posibilidad

de contratación de profesores de asignatura, cumpliendo siempre con

los perfiles académicos requeridos.

La contratación de profesores de asignatura se sujetará a los

lineamientos establecidos en las leyes laborales, estatutos internos y el

contrato individual de trabajo.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Docencia.

1 2

2A

2A.1 3 4 5

Elabora en un tanto, el proyecto de Convocatoria para Contratación de Profesores de asignatura y la presenta a la autorización del Director General. Pasa el tiempo. Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria de Contratación de Profesores de asignatura y revisa si indicó modificaciones a la misma. ¿Indica modificaciones? En caso de haber indicado modificaciones: Elabora el Proyecto de Convocatoria para Contratación de Profesores en un tanto y desecha el documento incorrecto. Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria para contratación de profesores para la autorización respectiva. Pasa el tiempo. Continúa la actividad número 3. En caso de no haber modificaciones: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la Coordinación General de Comunicación Social para la publicación de la convocatoria y recaba en éste la firma del Director General. Envía a la Coordinación General de Comunicación Social la convocatoria original para su publicación a través del oficio origina y distribuye la primera copia al Director General, la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. Una vez publicada la convocatoria e iniciado el procedimiento establecido para la recepción de solicitudes, recibe de los aspirantes a profesores de asignatura la documentación curricular solicitada y verifica que esta completa y correcta.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN

5A 6 7 8 9

10

11

¿Esta correcta y completa? En caso de no estar correcta y completa: Devuelve al aspirante la documentación curricular. Pasa el tiempo. Fin. En caso de estar correcta y completa: Realiza las entrevistas a los aspirantes a profesores de asignatura y archiva de manera cronológica temporal la documentación curricular de cada aspirante. Pasa el tiempo. Elabora y turna reporte al Subdirector Académico, informando de los aspirantes que cumplen el perfil académico requerido, el cual autoriza la contratación de los profesores de asignatura una vez analizada la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal. Devuelve a los aspirantes no aceptados la documentación curricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal. Notifica a los aspirantes a profesores de asignatura su aceptación a El Colegio, a través de oficio en original y dos copias, entregando el original al aspirante, la primera copia al Director General y la segunda al Subdirector Académico. Pasa el tiempo. Elabora los contratos laborales a los profesores de asignatura, tomando la documentación curricular del archivo cronológico temporal. Realiza la contratación de los profesores de asignatura, archivando conjuntamente con la documentación curricular de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Docencia.

Nombre del procedimiento: Contratación de personal académico.

INICIO

Elabora

Recibe

Proyecto de Convocatoria

Envía


Director General

Director General

¿Indicó modificaciones?

Elabora y desecha


Oficio O-2

Oficio O-2 y convocatoria

− Coordinación General de Comunicación Social

− Director General − Subdirector Académico

No

Si 1

Documentación

Incorrecta


Presenta


Recibe y verifica


Director General

1

1

Aspirantes


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1

Notifica

Oficio O-2

Elabora

− Aspirante − Director General − Subdirector Académico

Realiza

Contratos y Documentación

curricular

C

C

FIN

Realiza entrevista


C

Si

¿Está completa y correcta?

No Devuelve


Elabora y turna


Reporte

Devuelve Aspirantes


C

Aspirantes

FIN


Contratos


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Evaluación académica.

Objetivo: Realizar evaluaciones a la plantilla de profesores de asignatura,

incluyendo a los profesores investigadores a fin de mejorar la

calidad académica de la institución.

Frecuencia: Mensual.

NORMAS

La evaluación a la plantilla de profesores de asignatura la realizará la

Subdirección Académica.

Se aplicará de manera general a los profesores de asignatura

incluyendo a los profesores-investigadores.

Las respuestas deberán ser con veracidad y certeza por parte de los

profesores, a fin de contar con elementos de análisis para una auto-

evaluación.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Docencia.

1 2 3 4 5 6

Al final de cada semestre, aplica cuestionario a los catedráticos utilizando el formato elaborado para tal fin, el cual contiene preguntas relativas a la cátedra impartida, índice temático, horario asignado, entre otras cosas. Registra las respuestas formuladas por los profesores, anotando tácitamente en el cuestionario, el cual es aplicado de manera individual en el Departamento de Docencia. Evalúa y analiza la información asentada en los cuestionarios y determina las fallas que pudieran presentarse en la impartición de la docencia. Elabora reporte global original para presentarlo al Subdirector Académico, realizando las sugerencias de mejoras que se consideren pertinentes. Recibe instrucciones del Subdirector Académico, a fin de realizar actividades de mejora a la impartición de la docencia. Archiva el reporte de manera cronológica permanente en el expediente de evaluaciones académicas, conjuntamente con los cuestionarios aplicados. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Docencia.

Nombre del procedimiento: Evaluación académica.

INICIO

Aplica

Registra

Elabora

Archiva

FIN

Cuestionarios

Cuestionarios

Evalúa y analiza

Cuestionarios

Reporte O

Subdirección Académica Profesores de

Asignatura

Al final del semestre

Recibe instrucciones

Subdirección Académica

C

Reporte O

Expediente Evaluaciones Académicas


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SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN

PROCEDIMIENTO

Nombre: Reunión de Consejo Técnico.

Objetivo: Reunir a los integrantes del Consejo Técnico a fin de tratar

asuntos académicos y de investigación de El Colegio.


NORMAS

El Director General convocará mediante oficio a reunión a cada uno de

los integrantes del Consejo Técnico, con una anticipación de por lo

menos tres días a la celebración de la misma.

El Secretario del Consejo levantará el acta correspondiente con las

incidencias y acuerdos que sean tomados.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Dirección General. Subdirección de investigación.

1 2 3 4 5

Convoca a reunión a los miembros del Consejo Técnico, solicitando al Subdirector de Investigación, quien funge como Secretario, elabore oficio de convocatoria. Elabora oficio para convocar a reunión, señalando fecha, hora y orden del día y anexando al mismo los documentos de los asuntos a tratar para cada miembro del Consejo. Pasa el tiempo. Una vez celebrada la reunión del Consejo Técnico, se formula el acta en un tanto con las incidencias, acuerdos y recaba las firmas correspondientes en cada hoja del acta respectiva, presentándola al Director General para su conocimiento y archiva el acta de manera cronológica permanente en el expediente de reuniones de Consejo Técnico. Consulta el acta y da seguimiento a los acuerdos tomados, solicitando a los miembros del Consejo, informen de los avances de los asuntos tratados para presentarlos en la próxima reunión. Pasa el tiempo. Informa al Director General y a los miembros del Consejo Técnico en la siguiente reunión del seguimiento realizado a los acuerdos. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Subdirección de Investigación.

Nombre del procedimiento: Reunión de Consejo Técnico.

INICIO

Convoca y solicita

Elabora

Informa

FIN

Dirección General

Oficio O

Formula, recaba firmas y

presenta

Subdirección de Investigación

Consejo Técnico

Consulta y da seguimiento a

asuntos

Subdirector de Investigación

Consejo Técnico

Dirección General

C

Acta O

Acta

C


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades.

Objetivo: Presentar ante el Consejo Técnico los proyectos de investigación

de los investigadores contratados por El Colegio, a fin de que

sean autorizados para su realización; así como llevar un

seguimiento de los mismos.

Frecuencia: Bimestral.

NORMAS

Los investigadores presentarán los proyectos de investigación para

someterlos ante el Consejo Técnico para su revisión y aprobación, así

como el reporte de avance bimestral para conocimiento detallando

además las actividades realizadas.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Subdirección de Investigación.

1 2 3

3A 4

4A 5

Elabora en original y copia oficio de solicitud de proyectos de investigación, dirigido a los investigadores. Turna oficio original a cada uno de los investigadores solicitando sus proyectos de investigación y entrega copia al Director General, estipulando fecha de recepción de los mismos. Pasa el tiempo. Recibe de los investigadores los proyectos de investigación en un tanto y analiza que cumpla las líneas establecidas. ¿Cumple líneas de investigación? En caso de no cumplir : Presenta el Proyecto de Investigación al Consejo Técnico para su autorización respectiva, por caso de excepción, considerando la importancia del trabajo a desarrollar por el investigador. Continúa actividad número 4. En caso de cumplir: Presenta al Consejo Técnico para su análisis y aprobación en la reunión convocada para tal fin, el cual somete a la consideración de los integrantes la aprobación del proyecto. ¿Aprueba el proyecto? En caso de no aprobar: Turna el proyecto al investigador para su corrección y posterior presentación. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 3. En caso de aprobar: Notifica al investigador para que inicie el desarrollo del trabajo en base al proyecto de investigación autorizado y archiva el proyecto de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 6

7

7A

8

8A

9

10

Presenta bimestralmente al Consejo Técnico los reportes de seguimiento de los investigadores, elaborando el formato denominando “Reporte Bimestral” y archiva los mismos de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe de los investigadores el documento final y lo presenta al Consejo Técnico para su revisión, en el cual plasma el trabajo de investigación desarrollado, analizando los integrantes el contenido y realizando la aprobación respectiva.

¿Aprueba el Consejo Técnico la investigación?

En caso de no aprobar el Consejo Técnico la investigación: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación.

Continúa con la actividad número 8.

En caso de aprobar el Consejo Técnico la investigación : Envía a la Comisión Dictaminadora el documento final del trabajo de investigación desarrollado, a fin de obtener el dictamen de autorización para la publicación del libro respectivo.

¿Autoriza la Comisión Dictaminadora?

En caso de no autorizar la Comisión Dictaminadora: Turna el trabajo de investigación al investigador para su corrección y posterior presentación.

Pasa el tiempo.

Continúa actividad número 8.

En caso de autorizar la Comisión Dictaminadora: Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la editorial para la impresión y publicación del libro y recaba en este la firma del Director General.

Envía a la editorial el documento final del trabajo de investigación desarrollado para llevar a cabo la impresión del libro correspondiente, a través del oficio original y distribuye la primera copia al Director General y la segunda copia al Investigador.

Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Subdirección de Investigación.

Nombre del procedimiento: Presentación, control y seguimiento de los proyectos de investigación y otras actividades.

Investigador

INICIO

Elabora

Turna

1

Recibe y analiza

Oficio O-1

Proyectos Investigadores

¿Cumple líneas de

investigación?

Presenta Bimestralmente

Reporte de seguimiento

No

Si


Oficio O-1

− Investigadores − Dirección General

Presenta autorización por

excepción

¿Aprueba el proyecto?

No

Si

Consejo Técnico

C

Consejo Técnico

Autorización

Notifica

Presenta y somete

Investigadores

2


Investigadores

2


1

1

Turna para corrección

C



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Recibe y Presenta

Documento final

No

1

¿Aprueba El Consejo Técnico

investigación?


Trabajo de investigación

Investigador

Si

Envía

Comisión Dictaminadora

¿Autoriza dictamen?

Si

Elabora

Envía

Investigador


No

Oficio O-2

− Editorial − Director General − Investigador

FIN

Investigador

2

Consejo Técnico

2

Documento final

3

3

Documento final

Documento final


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Departamento de Biblioteca

PROCEDIMIENTO

Nombre: Adquisición, control y préstamo de libros.

Objetivo: Establecer un control adecuado del material bibliográfico

propiedad de El Colegio, realizando un registro de los libros

adquiridos y prestados a los alumnos y público en general.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

El Departamento de Biblioteca será responsable del uso del material

bibliográfico, solicitando invariablemente identificación oficial del

alumno para el préstamo de los libros.

El préstamo del material bibliográfico se sujetará a la disponibilidad de

ejemplares.

El tiempo para consulta fuera de la biblioteca será de acuerdo a la

demanda que exista de los ejemplares por parte de los alumnos de El

Colegio.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Biblioteca.

1 2 3 4 5 6 7

7A

Realiza inventario de existencias de material bibliográfico en la biblioteca de El Colegio y clasifica los libros por temas, materias y autores en los anaqueles o libreros. Analiza el inventario de existencias y detecta la inexistencia de libros a través de la demanda por parte de los estudiantes y profesores de asignatura, cuando realizan la visita a la biblioteca para consulta del material que sea de su interés y archiva el inventario de manera cronológica permanente. Elabora requisición en original y una copia para enviarla al Subdirector de Administración para la adquisición de libros, recabando en esta la firma del Subdirector de Investigación. Turna a la Subdirección de Administración la requisición original para su adquisición y distribuye la copia al Director General para su conocimiento. Pasa el tiempo. Recibe de la Subdirección de Administración la adquisición de los libros solicitados, ya sea por el presupuesto autorizado para tal fin o por medio de donaciones de casas editoriales, por el sector público o privado o por particulares. Ordena y clasifica la adquisición de los libros para consulta en los libreros respectivos. Pasa el tiempo. Los usuarios de la biblioteca solicitan los libros de su interés y verifica que existan en el acervo bibliográfico. ¿Existen libros? En caso de no existir : Informa al usuario que se carece del libro solicitado. Fin.


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10

En caso de existir : Entrega el libro solicitado al usuario y elabora vale de préstamo, recaba la firma de este en el vale de préstamo y archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Devuelve el usuario el libro solicitado, cancela el vale de préstamo, el cual toma del archivo cronológico temporal y ordena el libro en el casillero correspondiente. Archiva el vale de préstamo de libro de manera cronológica permanente, el cual servirá para tener un antecedente del uso del acervo bibliográfico. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Biblioteca.

Nombre del procedimiento: Adquisición, control y préstamo de libros.

INICIO

Realiza y clasifica

Analiza y Detecta

inexistencia

Inventario de existencias


Requisición O-1

Turna

Requisición O-1

− Subdirección de Administración

− Director General

Recibe

Libros

Subdirección de Administración

Ordena y clasifica

Libros

Inventario de existencias

C

Subdirección de Investigación

Solicitan y verifica

¿Existen libros?

Libros

Usuarios

Informa

No

Si

Usuarios

FIN

Entrega libro y recaba firma

Vale de préstamo

Devuelve libro, cancela y ordena

Vale de préstamo

Archiva

Vale de préstamo

C

C

C

FIN Usuarios

Usuarios


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SUBDIRECCIÓN DE VINCULACIÓN

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico.

Objetivo: Celebrar convenios de intercambio con Instituciones de

educación superior para vincular a El Colegio, en materia de

docencia, investigación, y demás actividades afines a las líneas

de la institución.

Frecuencia: Esporádica.

NORMAS

El Director General será la persona facultada para la firma de contratos

y convenios, de acuerdo con las atribuciones que le confiere el Decreto

de Creación de El Colegio.

La Subdirección de Vinculación verificará que las instituciones de

educación superior con las cuales promueve convenios, sean de amplia

solvencia académica.

La Subdirección de Vinculación dará seguimiento al desarrollo de los

convenios firmados con dichas instituciones.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Subdirector de Vinculación.

1 2 3 4

4A 5 6

6A

Realiza la vinculación con las instituciones de educación superior, a través de la investigación y consulta en los directorios de universidades de las escuelas afines a las actividades de El Colegio, las cuales podrán ser nacionales o extranjeras, efectuando la difusión de las actividades que realiza la Institución. Elabora borrador de convenio para presentarlo al Director General y a la Institución con que se vincula, a fin de dar a conocer las cláusulas de derechos y obligaciones. Turna al Director el borrador de convenio o contrato para su conocimiento y aprobación respectiva. Pasa el tiempo. Recibe del Director General el borrador de convenio y verifica si lo aprobó. ¿Aprueba el Director General el borrador de convenio? En caso de no aprobar el Director General el borrador de convenio : Realiza las correcciones al borrador de convenio y turna nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto. Continúa con actividad número 5. En caso de aprobar el Director General el borrador de convenio : Envía borrador de convenio o contrato a la institución con quien se vincula, a fin de recibir su aprobación respectiva. Recibe de la institución el borrador de convenio y verifica si lo aprobó. Pasa el tiempo. ¿Aprueba la institución borrador de convenio? En caso de no aprobar la institución el borrador de convenio : Realiza las correcciones correspondientes, envía nuevamente el documento corregido y desecha el documento incorrecto.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 7 8 9

Continúa con actividad número 7. En caso de aprobar la institución el borrador de convenio : Concerta a través de llamada telefónica fecha de firma de convenio entre El Colegio y la institución vinculada, a fin de preparar el acto protocolario, el cual se desarrollara en el lugar que hayan convenido las partes involucradas. Pasa el tiempo. En pleno del acto protocolario recaba la firma del Director General y el representante de las instituciones académicas, comprometiéndose a llevar a cabo actividades para el mejoramiento recíproco y archiva de manera cronológica permanente en el expediente de convenios celebrados. Pasa el tiempo. Da seguimiento al convenio a través de solicitar a las áreas de El Colegio, vía económica, las actividades desarrolladas en el ámbito de los acuerdos celebrados e informa al director General mediante tarjeta informativa del desarrollo del convenio. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable :

Subdirección de Vinculación.

Nombre del procedimiento:

Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambio académico.

INICIO

Elabora

Realiza y consulta

Borrador convenio

Instituciones de educación superior

nacionales y extranjeras

Turna

Dirección General

Dirección General

Borrador convenio

¿Aprueba el Director General

borrador?

Realiza, envía y desecha

No

Envía

Institución Educación Superior

Si

Recaba firmas

FIN

Concerta

¿Aprueba la institución borrador?

Realiza, envía y desecha

Borrador convenio

Da seguimiento

No

Si

Recibe

Borrador convenio

Dirección General

Dirección General

1

Borrador corregido

Borrador convenio

1

Recibe

Borrador convenio

2

− Dirección General − Institución de Educación

Superior

2

Dirección General

Institución de Educación

Superior

C

Convenio

Actividades de las áreas

Borrador convenio

Institución Educación Superior


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SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

Departamento de Programación y Evaluación

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.

Objetivo: Integrar de manera calendarizada las actividades a realizar por

las áreas de El Colegio, a fin de presentarlo a la Junta de

Gobierno para su autorización respectiva.

Frecuencia: Anual.

NORMAS

El Departamento de Programación y Evaluación recabará las

actividades programadas por las áreas al momento de elaborar el

proyecto de presupuesto del ejercicio siguiente.

La elaboración del Programa Operativo Anual se apegará a los

lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y

la Contraloría General en materia de elaboración del Presupuesto de

Egresos.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Programación y Evaluación.

1 2

2A 3 4 5

5A

Solicita a las áreas a través de oficio en original y dos copias las actividades programadas para el ejercicio siguiente, considerando los criterios emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Controlaría General, distribuyendo el oficio original al área respectiva, la primera copia al Director General y la segunda copia al Subdirector de Planeación. Recibe de las diversas áreas la información programática, la analiza y concentra y verifica que las metas planteadas sean correctas y congruentes con el presupuesto programado. ¿Es congruente? En caso de no ser Congruente : Devuelve la información programática al área respectiva para su corrección correspondiente. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 2. En caso de ser congruente : Elabora el Programa Operativo Anual en original con base en la información programática, determina las metas anuales y los porcentajes mensuales por cada actividad y presenta al Subdirector de Planeación para su conocimiento. Turna al Director General para someterlo a la autorización de la Junta de Gobierno. Pasa el tiempo. Recibe del Director General el Programa Operativo Anual y verifica si fue autorizado por la Junta de Gobierno. ¿Autoriza la Junta de Gobierno? En caso de no haber autorizado la Junta de Gobierno : Recibe para las modificaciones correspondientes, desecha el documento incorrecto y posterior presentación. Continúa con la actividad número 6.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN 6 7 8 9

9A

10

En caso de haber autorizado la Junta de Gobierno : Turna al Subdirector de Administración para integrarlo al proyecto de Presupuesto de Egresos del año correspondiente. Pasa el tiempo. Realiza en hoja de cálculo de excel, de manera mensual, el análisis de las metas programadas contra las actividades efectivamente realizadas por El Colegio. Elabora el reporte de avance mensual en un tanto y presenta al Subdirector de Planeación para su conocimiento y aprobación. Recibe del Subdirector de Planeación el reporte de avance mensual y verifica si lo aprobó. ¿Aprueba el reporte de avance mensual? En caso de no aprobar : Realiza correcciones del reporte de avance mensual del Programa Operativo Anual y desecha el documento incorrecto. Continúa con la actividad número 9. En caso de aprobar : Turna el reporte de avance mensual al Subdirector de Administración vía económica, para anexarlo al reporte del ejercicio de presupuesto, el cual será presentado a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Programación y Evaluación.

Nombre del procedimiento: Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.

INICIO

Recibe, analiza, concentra y

verifica

Información programática

Elabora, determina y

presenta

Turna

Solicita información

− Director General − Subdirector de

Planeación − Áreas diversas

Oficio O-2

¿Es congruente?

Información programática

No

Si


Programa Operativo Anual

O

− Director General − Junta de

Gobierno

¿Autoriza?

No

Si Modifica y desecha

Turna

Subdirector Administrativo

Realiza

Devuelve

1

1

Área

2 Programa Operativo Anual

O

Documento Incorrecto


O2


O

Elabora y presenta

Reporte de avance

Hoja de cálculo

3


1


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FIN

¿Aprueba?

No

Si

Realiza correcciones y

desecha

Turna


Reporte de avance

Recibe y verifica

Reporte de avance


1

3 Reporte incorrecto

Reporte de avance


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Departamento de Cómputo

PROCEDIMIENTO

Nombre: Asignación de direcciones de red.

Objetivo: Verificar la asignación y detección del funcionamiento de la red

inalámbrica local.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

Se hará el cambio de posición del ordenador o direcciones de red, a

menos que en realidad no funcionen los equipos de cómputo dentro de

la Red.

Se deberá solicitar al Departamento de Informática el chequeo del mal

funcionamiento de los equipos de cómputo, para la reasignación de las

direcciones en su debido caso.

La actividad únicamente lo podrá hacer el área de informática.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Cómputo.

1 2

2A

2A.1 3

Recibe del área solicitante la tarjeta de notificación y el formato de soporte técnico original y le asigna turno de reparación. Pasa el tiempo. Verifica el funcionamiento de la dirección de la red en el equipo. ¿Funciona la dirección? En caso de no funcionar: Reasigna la dirección de red, en el debido caso de que esta no cumpla con los estándares de operación. Elabora reporte en original y copia, turna a la Subdirección de Planeación el original para conocimiento, y archiva copia de manera cronológica permanente en el expediente de apoyo técnico. Fin. En caso de funcionar: No se realiza cambio en la dirección de red. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Cómputo.

Nombre del procedimiento: Asignación de direcciones de red.

INICIO

Verifica funcionamiento

Direcciones de red

Recibe y asigna turno

Elabora

Reasigna

¿Funciona dirección de red?

No se realizan cambios

FIN

Reporte

C

Subdirección de Planeación

Si

No

Áreas solicitantes

Formato

Tarjeta de notificación

O

Direcciones de red

FIN

Direcciones de red


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Solicitud de soporte técnico.

Objetivo: Organizar y/o reparar los equipos o señales de red, a fin de

mantenerlos en óptimas condiciones de uso.

Frecuencia: Eventual.

NORMAS

El solicitante deberá llenar un formato de solicitud del mismo, el cual

deberá ser llenado lo más específicamente posible.

Este proceso deberá llevarse a cabo cada vez que ocurra un

desperfecto en su equipo de cómputo.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Cómputo.

1 2

2A

2A.1 3 4 5

Recibe del área solicitante de El Colegio, el reporte de reparación en un tanto, donde solicita la reparación y/o mantenimiento de su equipo de cómputo, el cual es ordenado de manera cronológica temporal para su posterior reparación. Pasa el tiempo. Analiza el reporte de reparación, que obtuvo del archivo cronológico temporal y determina el tipo de reparación ya sea de software o hardware, así como si es de su competencia. ¿Es de su competencia? En caso que no sea de su competencia : Envía equipo de cómputo al proveedor, especificando el tipo de falla para su reparación y archiva el reporte de reparación en un tanto de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Recibe del proveedor el equipo de cómputo reparado para su posterior entrega al usuario. Continúa con la actividad número 4. En caso que sea de su competencia : Realiza la reparación del equipo de cómputo, ya sea en el software y/o hardware, verificando el uso adecuado del mismo. Entrega el equipo de cómputo al área solicitante, recaba la firma de recepción en el reporte de reparación y archiva manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico. Elabora reporte de servicio en original y copia, informando al Subdirector de Planeación de las incidencias detectadas para su conocimiento, archiva la copia del reporte de servicio de manera cronológica permanente en el expediente de soporte técnico. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Cómputo.

Nombre del procedimiento: Solicitud de soporte técnico.

INICIO

Analiza

FIN

Recibe y asigna turno

C

Área solicitante

C

Reporte de reparación

¿Es de su competencia?

Envía equipo

Recibe y obtiene

Repara y verifica uso

Entrega equipo y recaba firma


No

Si

C


C

Elabora informe

Reporte de servicio

O-1

Área solicitante

C


Proveedor

Proveedor

C1

1

Reporte de servicio

O-1


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SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Departamento de Recursos Financieros y Humanos

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.

Objetivo: Determinar la disponibilidad de recursos con que cuenta El

Colegio a una fecha determinada, a fin de ejercer el uso racional

del presupuesto autorizado por la Secretaría de Finanzas y

Planeación.


NORMAS

La determinación del ejercicio del presupuesto se realiza con base en la

Balanza de Comprobación del mes.

Para el ejercicio del presupuesto las áreas considerarán las políticas

emitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría

General.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Financieros y Humanos.

1 2 3 4 5 6 7

Recibe del Departamento de Contabilidad la balanza de comprobación del mes en un tanto, la cual contiene los movimientos y saldos de las cuentas de gasto. Determina el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto en original, entre el presupuesto ejercido y comprometido por capítulo del gasto, reflejando la disponibilidad de recursos por partida y capítulo para ejercer en el mes y por el resto del ejercicio y archiva la balanza de comprobación de manera cronológica permanente. Coteja del reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto la partida 1000 de servicios personales contra la nómina del mes y los honorarios erogados, la cual obtiene del archivo cronológico permanente del expediente mensual de nómina, así como los demás capítulos de gasto corriente observando las políticas para el uso del gasto emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación. Realiza en el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto, las transferencias presupuéstales que sean necesarias, dando la suficiencia presupuestal a las partidas de gasto que se vayan a ejercer en el periodo. Elabora en un tanto el Estado del Ejercicio del Presupuesto presentándolo al Subdirector de Administración para conocimiento y recaba la firma respectiva. Integra al documento que contiene los Estados Financieros, para ser enviados a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Archiva el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto de manera cronológica permanente en el expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Recursos Financieros y Humanos.

Nombre del procedimiento: Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.

INICIO

FIN

Determina

Coteja

Realiza transferencias

Elabora y recaba firmas

Archiva

Integra

Balanza de comprobación

Departamento de contabilidad

Recibe


Secretaría de Finanzas y Planeación

Expediente de Estados

Financieros

C

Nómina

C


C

Reporte del estado del Ejercicio del

presupuesto


presupuesto


presupuesto


presupuesto


presupuesto

Estados Financieros


presupuesto


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos.

Objetivo: Determinar los ingresos y egresos del ejercicio.

Frecuencia: Trimestral.

NORMAS

La determinación del estado se efectúa con base en el Estado

Económico de los Ingresos y Egresos del año anterior, el Estado del

Ejercicio del Presupuesto mensual, la Balanza de Comprobación y el

Estado de Resultados.


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1 2 3 4 5

Realiza el vaciado en el formato de reporte del Estado Económico de los Ingresos y Egresos, tomando como base los ingresos o el presupuesto ejercido en el año anterior, los cuales toma del archivo cronológico permanente del expediente de Estados Financieros. Analiza los ingresos aprobados y egresos ejercidos del documento de presupuesto del año, el cual toma del archivo cronológico permanente. Determina las variaciones de la Ley de ingresos o presupuesto de egresos ejercidos respecto al período anterior y actual y elabora en original el Estado Económico de los Ingresos y Egresos. Turna de manera económica, el Estado Económico de los Ingresos y Egresos original, a la Subdirección de Administración para su conocimiento. Envía, a través de oficio, original del Estado Económico de los Ingresos y Egresos a la Secretaría de Finanzas y Planeación y previo acuse de recibido, archiva una copia de manera cronológica permanente en el expediente de los Estados Financieros. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable: Departamento de Recursos Financieros y Humanos.

Nombre del procedimiento: Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos.

INICIO

Realiza

Analiza

Turna

Envía

FIN


Determina y elabora


C Expediente de Estados

Financieros

Presupuesto del año

C

Reporte del Estado Económico de

Ingresos y Egresos

Estado Económico de Ingresos y Egresos

O

Oficio O

C


O


O


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de la nómina.

Objetivo: Determinar los sueldos mensuales del personal realizando los

cálculos de impuestos y retenciones que por Ley deben ser

efectuados.


NORMAS

La nómina de pago se elaborará de acuerdo a los criterios establecidos

por la Secretaría de Finanzas y Planeación en la ley de Egresos del año

correspondiente y a la normatividad fiscal vigente.


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1 2 3 4 5 6

Analiza la asistencia mensual del personal para lo cual vacía la información en un formato auxiliar de nómina, utilizando para ello las tarjetas del reloj checador, archiva de manera cronológica permanente en el expediente de tarjetas. Determina, en el formato auxiliar de la nómina, los días laborados y en caso de ser necesario, realiza los descuentos por inasistencia no justificada. Realiza, mediante una hoja de cálculo de excel, los cálculos fiscales para determinar el impuesto a retener o en su caso, el subsidio a otorgar. Elabora el reporte de nómina y turna al Subdirector de Administración para su conocimiento. Recibe, de manera telefónica, el aviso del depósito de recurso económico por parte de la Secretaría de Finanzas y Planeación y dispersa la nómina a través del sistema informático contratado con la institución bancaria. Elabora los recibos de nómina y recaba la firma de los empleados y archiva de manera cronológica permanente en el expediente de nómina mensual. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Recursos Financieros y Humanos.

Nombre del procedimiento: Elaboración de la nómina.

INICIO

Realiza cálculos fiscales

Analiza

Elabora y turna

Recibe y dispersa

Elabora y recaba

FIN

Determina los días laborados y descuentos

C

C

Recibos de nómina


Reporte nómina

Formato auxiliar de nómina


Formato auxiliar de nómina

Hoja de cálculo


Sistema Institución Bancaria


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Departamento de Recursos Materiales y de Servicios

PROCEDIMIENTO

Nombre: Solicitud y control de bienes de consumo.

Objetivo: Realizar la entrega a las áreas de El Colegio de los bienes de

consumo para llevar a cabo sus actividades asignadas.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

El Departamento de Recursos Materiales y de Servicios será el

responsable de entregar los bienes de consumo.

El inventario físico de existencias de almacén se realizará de manera

semestral, tal y como lo establece la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo

del Estado y el Código Financiero para el Estado de Veracruz.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.

1 2

2A

2A.1

2A.2 3 4 5 6

Recibe del área, de manera económica, la solicitud de los bienes consumibles de papelería o de cómputo. Verifica de manera física la existencia del artículo solicitado. ¿Existe artículo? En caso de no existir : Solicita vía telefónica al proveedor la mercancía, realizando de esta manera la compra directa del bien o bienes. Recibe del proveedor la mercancía y la factura en original y copia y elabora vale de entrada al almacén de bienes y archiva de manera cronológica permanente el vale de entrada al almacén. Sella de recibido la factura original y copia, devuelve al proveedor la factura original y archiva de manera cronológica permanente la copia de la misma. Continúa con la actividad número 3. En caso de existir : Entrega bien o bienes al área solicitante, elabora vale de salida y recaba firma respectiva de la persona que recibe la mercancía y archiva de manera cronológica permanente el vale de salida. Registra en el kardex individual de artículos la salida del almacén de la mercancía entregada. Pasa el tiempo. Elabora reporte mensual de salidas de almacén, turnando mediante oficio original al Departamento de Contabilidad para la afectación contable respectiva de la cuenta de almacén, previo acuse de recibido archiva copia del mismo de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Realiza inventario físico de existencias de artículos de consumo, cuantifica en cantidad e importe de manera individual y total la mercancía.


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Elabora en original y copia, reporte de existencias o inventario físico de almacén y turna de manera económica reporte original al Subdirector de Administración para su conocimiento. Archiva de manera cronológica permanente copia del reporte de existencias de almacén. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.

Nombre del procedimiento: Solicitud y control de bienes de consumo.

INICIO

Verifica existencia artículo

FIN

Recibe solicitud

C

Área

¿Existe artículo?

Registra

Kardex

No

Recibe y elabora

Solicita

Proveedor

Entrega y recaba firma

Elabora

Reporte

Elabora

Realiza inventario

Reporte O-1

Departamento de Contabilidad


Archiva

Reporte

C

Si

Manera económica

Vía telefónica

Proveedor

Sella y devuelve Proveedor

1

Vale entrada

Factura O-1

1

Factura O

C

Persona que recibe

1

Área

C

Vale de salida

C


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Adquisición de bienes muebles y de consumo.

Objetivo: Realizar la adquisición de materiales y suministros que

requieren las diversas áreas del Colegio para el desarrollo de

sus actividades cotidianas.

Frecuencia: Anual.

NORMAS

La licitación de los bienes o servicios se apegarán al procedimiento

estipulado en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración

y Enajenación de Bienes Muebles de Veracruz.

Los montos a adquirir deberán contar con partida y suficiencia

presupuestal debidamente autorizada por la Secretaría de Finanzas y

Planeación.

Los contratos para la adquisición o prestación de servicios deberán ser

firmadas por el Subdirector de Administración.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Recursos Materiales y de Servicios.

1 2 3 4 5 6 7 8

Determina los requerimientos a licitar con base al Programa Anual de Adquisiciones, que obtiene del archivo cronológico permanente. Elabora el oficio de invitación y las bases de licitación, especificando el número de licitación, la descripción del bien o servicio a adquirir, así como las condiciones de entrega, presentación de propuestas y pago de las adquisiciones, de igual manera el anexo técnico donde se describen las características de los bienes o servicios. Envía el oficio original de invitación acompañado de las bases de licitación y el anexo técnico a cuando menos tres proveedores, a las cámaras de comercio y a la Dirección General de Control y Evaluación de la Contraloría General y archiva copia del oficio previo acuse de recibido de manera cronológica permanente en el expediente de licitaciones. Pasa el tiempo. Elabora la lista de asistencia, una vez recibidas las propuestas técnicas y económicas de los participantes, e inicia el acto de apertura de propuestas y realiza el registro de participantes. Recibe de los proveedores o participantes una propuesta técnica y una propuesta económica por cada uno. Realiza la apertura de propuestas técnicas y económicas, da lectura al contenido de estas, verifica y determina que cumplan con lo solicitado en las bases de licitación y el anexo técnico. Elabora el acta de apertura con el registro técnico y económico de las propuestas, en la cual asienta la descalificación de los participantes que no cumplan con las especificaciones solicitadas así como con los que continúen en el proceso de licitación por cumplir con lo solicitado. Obtiene la firma de los participantes en el acta de apertura de propuestas, fotocopia la misma y proporciona a los participantes un tanto de la misma acta y sus respectivos anexos.


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9

10

11

Pasa el tiempo. Analiza las propuestas técnicas y económicas y elabora el dictamen, con un análisis detallado de las propuestas presentadas, indicando las propuestas solventes que mas convienen a la convocante. Pasa el tiempo. Notifica, ya sea en un acto público o por medio de oficio, al participante que se ha hecho acreedor a la adjudicación del contrato del bien o servicio y archiva copia previo acuse de recibido de manera cronológica permanente en el expediente de licitación. Integra en el expediente de licitación que archiva de manera cronológica permanente los documentos siguientes :

Oficio de invitación en original. Antecedentes (Programa Anual de Adquisiciones) en

copia. Registro de participantes en original. Propuestas técnicas en original. Propuestas económicas en original. Acta de apertura de propuestas en original con sus

respectivos cuadros. Dictamen en original, incluyendo el cuadro comparativo

de análisis. Oficio de notificación en original.

Fin de procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Nombre del procedimiento: Adquisición de bienes muebles y de consumo.

INICIO

Determina

Elabora

Requerimientos

Elabora

Oficio, bases de licitación, anexo

técnico

Envía

− Proveedores − Contraloría

General − Cámaras de

comercio

Elabora e inicia acto

Recibe

Propuestas técnicas y económicas

Acta

Obtiene firma

Acta

Analiza y elabora

Dictamen

Oficio, bases de licitación, anexo

técnico

Notifica y archiva

FIN

C Programa Anual de

Adquisiciones

C

Oficio

Realiza apertura

Integra

C

Expediente

− Oficio de invitación − Antecedentes − Registro participantes − Propuestas técnicas y

económicas − Acta de apertura − Dictamen − Oficio de notificación

Lista de asistencia

Participantes

Participantes


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo.

Objetivo: Realizar verificación física de los bienes propiedad de El Colegio

a fin de elaborar y/o actualizar los resguardos respectivos.


NORMAS

Se realizara el levantamiento de inventario de mobiliario y equipo de El

Colegio de manera semestral, tal y como lo señala la Ley Orgánica del

Poder Ejecutivo del Estado y el Código Financiero para el Estado de

Veracruz.

El levantamiento del inventario se realizará de acuerdo a los resguardos

firmados por los responsables.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento Recursos Materiales y de servicios.

1 2

2A

2A.1 3 4

Realiza inventario físico de los bienes de mobiliario y equipo, llevando a cabo una revisión general a las áreas de El Colegio, así como al almacén general. Coteja la existencia física de los bienes contra los resguardos previamente firmados por los responsables del mobiliario y equipo asignado y determina, en caso de existir, diferencias de lo físico contra los resguardos. ¿Existe diferencia? En caso de existir diferencia : Solicita al responsable del bien, informe vía económica la situación de la diferencia, pudiendo encontrarse sobrantes o faltantes de bienes. Elabora resguardos por los bienes sobrantes y cancela por el mobiliario y equipo enviado a otras áreas de El Colegio y archiva de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad número 3. En caso de no existir diferencia : Elabora en original reporte de la existencia de los bienes, cuantificando en cantidad e importe y turna mediante oficio original al Departamento de Contabilidad para su registro en los Estados Financieros. Archiva copia del oficio previo acuse de recibido de manera cronológica permanente. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Nombre del procedimiento: Control y actualización de resguardos de mobiliario y equipo.

INICIO

Realiza inventario

Coteja estancia física

Elabora y turna

FIN


¿Existe diferencia?

Solicita

Elabora

Resguardos

Si

No

Reporte

Archiva

Oficio

1

1

C

C

Responsable del bien


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Registro Contable de las Operaciones Financieras y Elaboración de los Estados Financieros.

Objetivo: Presentar la posición Financiera de El Colegio a una fecha

determinada.


NORMAS

Los Estados Financieros se integrarán con los siguientes documentos: Balance General, Estado de Resultados, Origen y Aplicación de Recursos, Flujo de Efectivo, Balance General Consolidado, Balanza de Comprobación, Notas a los Estados Financieros y Conciliaciones Bancarias.

La información contable-presupuestal se integrará con los Estados Financieros, Avance del Programa Operativo Anual y el Estado del Ejercicio del Presupuesto.

El registro contable de las operaciones financieras se realizarán en las pólizas de ingresos, egresos, cheques y diario.

El registro de las operaciones de los egresos se apegarán a lo

estipulado en el catálogo clasificador por objeto del gasto emitido por la

Secretaría de Finanzas y Planeación y al Código Financiero para el

Estado de Veracruz.

La emisión de los Estados Financieros se efectuarán dentro de los diez primeros días del mes siguiente del que se registran las operaciones.

El cierre del Ejercicio Fiscal y la emisión de los Estados Financieros correspondientes se llevarán a cabo dentro del primer mes del año siguiente a su conclusión.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN Departamento de Contabilidad.

1 2

2A

2A.1 3 4 5

Recibe del Departamentos de Recursos Financieros y Humanos los documentos comprobatorios originales de los ingresos y egresos efectuados en el mes que se realizan. Verifica que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales y normativos que señalan la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría General y asigna el número de cuenta a afectar de acuerdo al catálogo clasificador por objeto del gasto para las operaciones de egresos y al catálogo de cuentas contables para los ingresos. ¿Cumplen requisitos? En caso de no cumplir: Devuelve comprobantes originales de ingresos y egresos al Departamento de Recursos Financieros y Humanos para recabar entre los proveedores y prestadores de servicios. Pasa el tiempo. Recibe del Departamento de Recursos Financieros y Humanos los documentos que cumplan la normatividad y los requisitos fiscales. Continúa con la actividad número 3. En caso de cumplir: Elabora póliza respectiva por las operaciones diarias que se generan en El Colegio y clasifica las pólizas por cheques, ingresos y diario. Registra y captura las pólizas respectivas en el Sistema Informático de Contabilidad Integral, afectando sistemáticamente las partidas contables correspondientes y archiva de manera cronológica permanente en los expedientes correspondientes de pólizas. Genera del Sistema Informático de Contabilidad Integral la balanza de comprobación, colocando en forma ordenada los saldos de las cuentas, obteniendo la sumatoria de las mismas y verifica que la información esté correcta.


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5A 6 7 8

¿Esta correcta? En caso de no estar correcta: Revisa los registros de las pólizas en el Sistema Informático de Contabilidad Integral y realiza las correcciones que sean necesarias. Continúa con la actividad número 6. En caso de estar correcta: Elabora hoja de cálculo de excel y clasifica las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos, tomando los saldos que muestra la balanza de comprobación. Emite de la hoja de cálculo de Excel los Estados Financieros respectivos y recaba firmas del Director General y del Subdirector de Administración. Envía, a través de oficio original, los Estados Financieros a la Secretaría de Finanzas y Planeación previo acuse de recibido, archiva de manera cronológica permanente en el expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Contabilidad.

Nombre del procedimiento: Registro Contable de las Operaciones y Financieras y Elaboración de los Estados Financieros.

INICIO

Recibe

Verifica y asigna número de cta a afectar

Comprobantes de ingresos y egresos

O

Elabora y clasifica

Registra y captura

Archivo de pólizas de ingresos,

cheques y diario

C

Sistema Informático de Contabilidad

Integral

Departamento de Recursos Financieros y

Humanos

¿Cumple requisitos?

Devuelve

Recibe

No

Si

¿Esta correcta?

Elabora y clasifica

Revisa y realiza correcciones

No

Si


Genera y verifica


O


Humanos


O


Humanos


O

1

Pólizas


Integral

Hoja de cálculo excel

1

1

22


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Emite y recaba firmas

FIN

Estados Financieros

Envía


C

1

Director General

Oficio O-1

Estados Financieros


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de conciliaciones bancarias.

Objetivo: Verificar de manera sistemática que los registros contables de

las cuentas bancarias que se tienen aperturadas, coincidan con

los movimientos que se presentan en los estados de cuenta

proporcionados por las diversas instituciones bancarias.


NORMAS

Se determinará la diferencia de los saldos en las cuentas bancarias con

base en el estado de cuenta de la institución bancaria y el auxiliar de

bancos, observando siempre principios de contabilidad generalmente

aceptados.

La conciliación bancaria se realizará al cierre contable del mes

correspondiente.

Las diferencias detectadas se notificarán inmediatamente a la

institución bancaria para su bonificación.


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ÁREA ACT DESCRIPCIÓN Departamento de Contabilidad.

1 2 3

3A

3A.1 4

Recibe de la institución bancaria el estado de cuenta en el cual se encuentra asentados los movimientos bancarios del mes. Genera del Sistema Informático de Contabilidad Integral el reporte auxiliar de la cuenta de bancos. Realiza la conciliación bancaria entre el reporte auxiliar de bancos y el estado de cuenta, verifica que no existan diferencias. ¿Existen diferencias? En caso que existan diferencias : Envía oficio original de notificación a la institución bancaria para la bonificación respectiva, previo acuse de recibido, archiva de manera cronológica permanente copia del mismo. Recibe notificación vía económica del banco de la bonificación del cargo indebido. Continúa con la actividad número 4. En caso que no exista diferencias : Elabora reporte en un tanto de la conciliación bancaria y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de Estados Financieros. Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Contabilidad.

Nombre del procedimiento: Elaboración de conciliaciones bancarias.

INICIO

Recibe

Genera

¿Existen

diferencias?

Envía

Estado de cuenta

FIN

Reporte bancario

Elabora

C

No

Si

Reporte de conciliación

Institución Bancaria

Realiza y verifica

Recibe vía económica

C

Oficio O-1


Integral

Conciliación bancaria

Institución Bancaria

1

Institución bancaria

1

Expediente de Estados Financieros

PROYECTO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz Página 86 de 89




DIRECTORIO

Área Responsable

Junta de Gobierno

Titulares / Suplentes Lic. Juan Maldonado Pereda Mtro. Miguel de la Madrid Hurtado/ Dr. Fernando Serrano Migallón / Dr. Fernando Pérez Correa / Lic. Emilio Gidi Villarreal /

Lic. Luis Arturo Ugalde Álvarez Dr. Carlos Sirvent Gutiérrez Mtra. Beatriz Rodríguez Villafuerte Mtro. Arnaldo Platas Martínez Lic. Luis Espinosa Gorozpe

Consejo Técnico

Dr. Francisco Berlín Valenzuela Lic. Rogelio García González Lic. Héctor Carreón Rojano Lic. Lorenzo Antonio Hernández García Dr. Alejandro de la Fuente Alonso Mtro. Evaristo Ovando Ramírez

Patronato de El Colegio de Veracruz

1.-Dirección General

Dr. Francisco Berlín Valenzuela

Asesor

Mtro. Héctor Amezcua Cardiel

2.-Subdirección Académica

Lic. Rogelio García González

Departamento de Servicios Escolares

L.E. Icaro Juárez Flores

Departamento Docencia

Lic. Javier Delgadillo Cortina

Departamento de Registro y Certificaciones

Lic. Gilberto E. Díaz Castro

3.-Subdirección de Investigación

Lic. Héctor Carreón Rojano

Departamento de Biblioteca

Lic. Heriberto Morales Tirado

4.-Subdirección de Vinculación

Lic. Lorenzo Antonio Hernández García

Departamento de Publicación y Difusión

Lic. Alma Delia Hernández Sánchez






Área Responsable

5.-Subdirección de Planeación

Lic. Raúl Vázquez Montoya

Departamento de Programación y Evaluación Institucional

C.P. Juan Antonio Aparicio Reveles

Departamento de Cómputo

Lic. Donato Adolfo Vázquez Juárez

6.-Subdirección de Administración

C.P. Gastón Álvarez Fernández

Departamento de Recursos Financieros y Humanos

C.P. Carlos Jáuregui Rubalcava

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

C. Rodolfo Ortega Knapp

Departamento de Contabilidad C.P. Osvaldo Meneses Hernández






FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró: Dr. Francisco Berlín Valenzuela _________________

Director General

Lic. Raúl Vázquez Montoya _________________


Autorizó: Junta de Gobierno

Manual autorizado por la Junta de Gobierno en la octava sesión ordinaria, celebrada el día 26 de marzo de 2004.






CRÉDITOS

Coordinación General Dr. Francisco Berlín Valenzuela

Coordinación Operativa Lic. Raúl Vázquez Montoya

Análisis de la Información

C.P. Juan Antonio Aparicio Reveles L.A.E. Miguel Ángel Cortez Alarcón

Captura y Diseño

Lic. Francisco Gener de la Torre

Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave El Colegio de Veracruz

Carrillo Puerto No. 26; Zona Centro; C.P. 91000

Tel. 8-41-51-00 al 02 Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.

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