MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - IZAI · JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO DR. JAIME...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PÁGINA FECHA DE ELABORACIÓN: / MARZO / 2007 2


ÍNDICE

CONTENIDO CÁPITULO PÁGINA

Autorización

I 3

Presentación

II 4

Marco Jurídico III 5

Organigrama IV 6

Misión y Visión

V 7

Simbología

VI 8

Procedimientos

VII

Recursos Financieros VIII 10 Recursos Humanos IX Recursos Materiales X Glosario de términos XI 30



I.- AUTORIZACIÓN

Con fundamento en el Artículo 41 Fracción X de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, así como el Artículo 10 Fracciones VI, VIII, XII y XV del Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas, expedimos el presente Manual de Procedimientos Administrativos de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública, con el propósito de precisar los métodos, procedimientos y trámites que deberán de cumplirse en las actividades de carácter administrativo, contable y presupuestal al interior de la misma con el fin de mejorar los procesos actuales y alcanzar estándares de calidad adecuados y apegados estrictamente a la normatividad especifica.

COMISIONADA PRESIDENTA

Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN

EL COMISIONADO EL COMISIONADO MTO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN



II.- PRESENTACIÓN

El presente Manual tiene por objeto establecer los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del proceso administrativo, para eficientar el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos. En la elaboración de este manual, se identificaron las principales actividades administrativas para actuar con mayor certeza en la ejecución y supervisión de los trabajos de naturaleza administrativa Este manual es de utilización y aplicación obligatoria en todas las actividades administrativas que se realicen en la Comisión Estatal de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas. Dentro de éste contexto se consideró necesario que la dependencia, cuente con éste documento base, que permite tener las tareas y procedimientos definidos y autorizados, los cuales podrán ser flexibilizados y/o modificados cuando las necesidades operativas así lo justifiquen, realizando la propuesta correspondiente el Departamento Administrativo debidamente fundamentada ante el Titular de la Comisión.



III.- MARCO JURÍDICO

CONSTITUCIONES:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas

LEYES:

Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas Ley de Administración y Finanzas Públicas del Estado de Zacatecas Ley de Fiscalización Superior del Estado de Zacatecas Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios relacionados con Bienes

Muebles del Estado de Zacatecas Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Zacatecas Ley de Patrimonio del Estado de Zacatecas

OTRO:

Estatuto Orgánico de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas



IV.- ORGANIGRAMA

PLENO


COMISIONADO COMISIONADO

SECRETARIO EJECUTIVO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN



V.- MISIÓN Y VISIÓN

DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

MISIÓN:

PROMOVER Y DIFUNDIR EL EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN, RESOLVER SOBRE LA NEGATIVA A LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTEGER LOS DATOS PERSONALES EN PODER DE LOS SUJETOS OBLIGADOS

VISIÓN:

EN EL 2009 LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ES RECONOCIDA POR LA SOCIEDAD ZACATECANA COMO UN ORGANISMO IMPULSOR DEL DERECHO A LA INFORMACIÓN, QUE CONTRIBUYE AL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LAS PERSONAS, ASÍ COMO A LA CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA DE CONVIVIENCIA DEMOCRÁTICA.

DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CEAIP

MISIÓN:

GESTIONAR, RESGUARDAR Y ADMINISTRAR LOS SERVICIOS DE DOTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, DIVERSOS E INFORMATICOS, CON EFICIENCIA, CALIDAD, OPORTUNIDAD Y TRATO AMABLE, APEGADOS A LA NORMATIVIDAD, PARA QUE LAS AREAS DIRECTIVAS Y OPERATIVAS DE LA COMISIÓN ESTATAL PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE ZACATECAS CUMPLA CON SUS OBJETIVOS Y METAS.

VISIÓN:

SER UN APOYO REAL PARA LA OPERACIÓN DE TODAS LAS INSTANCIAS DE LA DEPENDENCIA, MEJORANDO NUESTROS PROCESOS Y ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS, MEDIANTE LA SUPERACIÓN Y EL CONOCIMIENTO A FONDO DE CADA ACTIVIDAD.



VI.- SIMBOLOGÍA

INICIO/TERMINAL

OPERACIÓN

DECISIÓN O ALTERNATIVA

CONECTOR DENTRO DE PÁGINA

DIRECCIÓN DE FLUJO


DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO


DIAGRAMA DE FLUJO

Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal.

INICIO

1

¿Es Correcta?

3

2 Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP

Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos

SI

Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)

NO

Captura la información obtenida

4


INTEGRACIÓN DEL ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Revisa la información capturada

7

5

Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno.

Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que

SI ¿Es Correcta?

Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3)

NO

6


PROCEDIMIENTO: Integración del anteproyecto de Presupuesto AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo

RESPONSABLE ACTIVIDAD NÚMERO

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

FORMA O DOCUMENTO

1

Recibe instrucción del Comisionado Presidente, de elaborar el anteproyecto de Presupuesto del siguiente ejercicio fiscal.

2

Solicita y recibe información de los programas de trabajo de los Comisionados y demás departamentos de la CEAIP


3

Integra y analiza la documentación recibida de los Comisionados y Departamentos

¿Es correcta? No: Realiza observaciones y remite a las áreas para su regularización

4

Si: Captura la información obtenida


5

Revisa la información capturada

¿Es correcta?

6

No: Realiza correcciones para su regularización. (regresa a la operación 3) Si: Integra información y turna al Secretario Ejecutivo para recabar firmas de los Comisionados y Jefes de Departamento que intervinieron y del Comisionado Presidente.


7

Recibe Anteproyecto de Presupuesto con las firmas de los Comisionados, Jefes de Departamento y Comisionado Presidente y prepara Oficio y paquete para su envío a la Secretaría de Finanzas para que lo integre al presupuesto de egresos del Gobierno del Estado (Art. 41 fracc. XII de la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Zacatecas)

FIN DEL PROCEDIMIENTO


DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS

DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1

Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)intervinieron y del Comisionado Presidente.

SI

¿Está completa?

Recibe del Comisionado Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo

NO

INICIO

Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (Regresa a la operación 2)

Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo

2

3

Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque

4

Póliza, cheque


DIAGRAMA DE FLUJO RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS

DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Cheque, póliza y documentación


SI

¿Está en las Inst. el Comisionado Presiden C

NO

Turna cheque, póliza, y documentación a los dos Comisionados para autorización y firma.

Turna cheque, póliza, y documentación al Comisionado Presidente para su autorización y firma, posteriormente firma cheque cualquiera de los Comisionados.

6 5

7


Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración


DIAGRAMA DE FLUJO

RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA PAGO A PROVEEDORES Y/O PREST. DE SERVICIOS DEP. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO


Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración

8

Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva.

9


PROCEDIMIENTO: Recepción de facturas para pago a

proveedores y/o prestadores de servicios AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES FORMA O DOCUMENTO

1

Recibe del Consejero Presidente y de los Comisionados, instrucción y/o solicitud de pago de facturas de proveedores y prestadores de servicios, para su pago respectivo


(Aux. de Administración)

2

Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)

¿Esta completa?



3

No: Realiza las observaciones y regresa documentación al proveedor o prestador de servicios. (regresa a la operación 2) Si: Codifica y elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento Administrativo


4

Revisa la póliza y la documentación; firma la póliza y elabora cheque.

Póliza, Cheque

Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?


5

Si


Cheque Póliza y

documentación


6

No.


Cheque Póliza y

documentación

Recibe documentación; cheque y Cheque



7

póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración

Póliza y documentación


8

Recibe pólizas firmadas, elabora listado y turna al Auxiliar de Administración.


(Auxiliar de Administración)

9

Recibe listado de pólizas y las pólizas cheque relacionadas, entrega a beneficiarios y captura al sistema de contabilidad diariamente y archiva.



DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE CHEQUES

DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) ÁREA SOLICITANTE

SI

INICIO

1

Solicitud de Material

Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra

¿HAY EXISTENCIAS?

3

Nota de

Solicitud de

Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud” y de la “Nota de Salida del Almacén”. Se remite al fin del Procedimiento.

2

Nota de


Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.



DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO ADMINISTRATIVO

4

NO

SI

5

6El monto es menor de $1,500.00 se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente

7

Póliza

Elabora la póliza

contable y turna al

8

Cheque

Póliza


No hay existencias El monto solicitado es mayor de $1 500 00 ?

el monto solicitado es mayor de $1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque.



DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE

NO

SI

Documentación

9

Póliza

Cheque


¿Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?

Documentación

10

Póliza

Cheque


Documentación

11

Póliza

Cheque

Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración.



DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUXILIAR) DEPTO. ADMINISTRATIVO

Documentación

12

Póliza

Cheque

Recibe documentación;

13

Factura

Cheque

Realiza sus operaciones para el pago de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales;

14


Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento

15

Solicitud de

Recibe copia de la solicitud y archiva.



DEPTO. ADMINISTRATIVO COMISIONADO PRESIDENTE

17 Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Dpto. Admvo.

16

Informe

Elabora reporte diario de la cuenta de cheques y turna de al Comisionado Presidente Para verificar la actividad. Archiva copia


PROCEDIMIENTO: Control de cheques AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración

1

Atiende la solicitud de pago del Área solicitante; elabora orden de compra


¿Hay existencias? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración

2

Si Atiende “Solicitud de Material”, elabora la “Nota de Salida del Almacén”, recaba firma de acuse de recibo en “Nota” , entrega los bienes junto con copia de la “Solicitud” y de la “Nota”, archiva documentos.

Solicitud de Material, Nota de Salida de Almacén

ÁREA SOLICITANTE

3


Solicitud de Material Nota de Salida de Almacén

4 No hay existencias y

el monto solicitado es mayor de $1,500.00 ?


5

Si el moto solicitado es mayor de $1,500.00 (mil quinientos pesos) el pago se realizará con cheque;

Cheque

6

No El monto es menor de $1,500.00 se remite al procedimiento Operación y control del fondo fijo revolvente


7

Elabora la póliza contable y turna al Jefe del departamento Administrativo

Póliza


8


Póliza, Cheque

Se encuentra en las Instalaciones el Comisionado Presidente?



9

Si


cheque, póliza, y documentación


10

No.




11

Recibe documentación; cheque y póliza firmadas. Elabora listado y turna al Auxiliar de Administración.



12

Recibe documentación; cheque y póliza firmadas;



13

Realiza sus operaciones para el pago de cheque; obtiene el bien solicitado, las facturas, notas o comprobantes respectivos con los requisitos fiscales;

Cheque, Factura


14

Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar. Copia al Jefe del Departamento Administrativo.



15

Recibe copia de la solicitud y archiva.



16

Elabora reporte de saldos de la cuenta bancaria diario de la página de Internet contra el reporte de cheques emitidos, se determinará el saldo disponible de bancos y turna al Comisionado Presidente cuando menos una vez a la semana. Archiva copia

Reporte de saldos de la cuenta bancaria

COMISIONADO PRESIDENTE

17 Verifica la actividad de la cuenta; y la remite al Departamento Administrativo



DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Verifica el registro de la contabilidad, que este

completo

¿Se encuentran todos los registros?

Identifica los movimientos no

considerados y los Imprime reportes presupuéstales y

analíticos contables

Concilia saldos contables y

presupuestales

INICIO

1

4

2 3

¿Existen diferencias

5 Concilia cifras contables

y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del

Departamento

No Sí

6

Sí Sí


DIAGRAMA DE FLUJO

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Emite Estados Financieros y sus

análisis presupuestales y contables

Revisa la información y recaba firma del

Comisionado Presidente

Se entrega la información al

Comisionado Presidente y se archiva.

9

8

7


PROCEDIMIENTO: Elaboración de Estados Financieros y

presupuéstales AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo





1

Verifica que se encuentre registrada toda la información en el Programa de Contabilidad

¿Se encuentran todos los registros?



2

No: Identifica los movimientos no considerados y los captura para completar la Contabilidad. (regresa a la operación 1)



3

Si: Imprime reportes presupuéstales y analíticos de saldos del sistema de contabilidad



4

Concilia saldos contables y presupuéstales

¿Existen diferencias?



5

Si: Determina diferencias y realiza correcciones



6

No: Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con la Jefe de Departamento..

7

Emite Estados Financieros y sus análisis presupuestales y contables.

8

Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)

9

Se entrega la información a cada uno de los Comisionados y archiva la información original en la Contabilidad de la CEIAP

TERMINA EL PROCEDIMIENTO


DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL

AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas.

¿Está todo registrado y no ex.

diferencia?

Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1)

Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos.

Concilia saldos contables y

presupuestales

INICIO

1

4

2 3

¿Existen diferencias

5Determina diferencias y realiza correcciones y

aclaraciones

Concilia cifras contables y financieras de cuentas bancarias con el Jefe del

Departamento

No Sí

6

Sí No


DIAGRAMA DE FLUJO ELABORACIÓN DE CIERRE ANUAL


Emite Estados Financieros y sus

análisis presupuéstales y contables

Revisa la información y recaba firma del

Comisionado Presidente

Prepara documentación para envío a la H.

Legislatura del Estado. Archiva

9

8

7


PROCEDIMIENTO: Elaboración del Cierre Anual AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo





1

Verifica que se encuentre registrada toda la información anual y que no existan diferencias en Ingresos por ministraciones con la Sría. De Finanzas.

¿Esta todo registrado y/o no existen diferencias?



2

No: Localiza los movimientos no considerados y/o las diferencias, los captura y concilia con la Sría. De Finanzas y registra los ajustes necesarios (regresa a la operación 1)



3

Si: Emite reportes financieros y realiza análisis de saldos.



4

Concilia saldos contables y presupuéstales

¿Existen diferencias?



5

Si: Determina diferencias y realiza correcciones y aclaraciones



6

No: Concilia cifras contables y financieras con la Jefe de Departamento.


7

Emite Estados Financieros y sus análisis presupuéstales y contables.


8

Revisa la información y recaba firmas del Jefe del Departamento Administrativo, del Secretario Ejecutivo y del Comisionado Presidente.


9

Prepara documento para envío a la H. Legislatura del Estado y archiva la información original en la Contabilidad de la CEAIP



DIAGRAMA DE FLUJO

GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ANTE LA SRIA. DE FINANZAS DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

INICIO

Recibe Presupuesto autorizado y calendarizado por la Sría. De Finanzas y por la H. Legislatura del Estado

1

Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos financieros asignados y turna al Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente tránsito que tengas más de tres meses y el monto será reintegrado a la cuenta de la Comisión Estatal para el Acceso a la Información Pública.

Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos.

Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica de la Sría. De Finanzas con el presupuesto autorizado.

4

3

2


PROCEDIMIENTO: Gestión de recursos financieros ante la Secretaría de Finanzas

AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo


DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

FORMA O DOCUMENTO

1

Recibe Presupuesto detallado y autorizado por la Sría. De Finanzas y la H. Legislatura del Estado, para su ejercicio.

Presupuesto autorizado

2

Elabora calendario anual para la gestión quincenal de los recursos financieros asignados y turna al Srio. Ejecutivo y al Comisionado Presidente.

Calendario anual


3

Recibe calendario autorizado y presenta ante la Sría. De Finanzas para posteriormente presentar quincenalmente recibo y monto establecido para la gestión de recursos.

Calendario anual

4

Verifica quincenalmente la cantidad recibida vía electrónica de la Sría. De Finanzas con el presupuesto autorizado.



DIAGRAMA DE FLUJO

CONCILIACIÓN BANCARIA DEPTO.

ADMINISTRATIVO DEPTO.

ADMINISTRATIVO (AUX) COMISIONADO PRESIDENTE

INICIO

2

Conciliación

Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal

1

Estado de Cuenta

Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Auxiliar Administrativo para su conciliación.

¿Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros?


NO

SI

DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN BANCARIA

DEPTO. ADMINISTRATIVO

DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)


Reporte de saldos de la cuenta Bancaria

3

Oficio

En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta bancario y en su caso de la documentación que respalde los movimientos no correspondidos. Se remite a Actividad No. 6

Conciliación

4

Estado de Cuenta

Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación.

Respalda los cheques en tránsito con Reporte de saldos de la cuenta Cancelará los cheques en tránsito que tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos.

5


DIAGRAMA DE FLUJO




7

Oficio y/o documentación anexa

Recibe y revisa el oficio y

Estado de Cuenta

6

Oficio y/o

Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa.

SI

NO

8


En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección.

9


Lo turna al Comisionado Presidente junto con documentación anexa para su firma.

Es correcto el oficio?

10


Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento


DIAGRAMA DE FLUJO




11


Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio


PROCEDIMIENTO: Conciliación Bancaria AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



ADMINISTRATIVO

1

Recibe de la institución bancaria que opera la cuenta de cheques, el Estado de Cuenta Bancario y lo turna al Auxiliar Administrativo para su conciliación.

Estado de Cuenta Bancario


2

Coteja los movimientos e importes presentados en el estado de cuenta bancario contra los registrados en el sistema contable presupuestal de la dependencia.

Conciliación Bancaria

Existen diferencias entre movimientos realizados o importes que no correspondan en ambos registros?


3

Si En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores u omisiones de registro, efectúa los ajustes correspondientes; o Elabora en original y copia oficio dirigido a la institución bancaria en donde especifica diferencias y solicita su aclaración, le anexa copia del estado de cuenta bancario y en su caso de la documentación que respalde los movimientos no correspondidos. Se remite a Actividad No. 6

Oficio Estado de Cuenta

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)

4

No. Si no existen diferencias turna el estado de cuenta y la conciliación bancaria al Departamento Administrativo para su revisión; y al Comisionado Presidente para su autorización. Archiva el Estado de cuenta y registra en control interno la fecha de conciliación.

Estado de Cuenta y Conciliación Bancaria



5

Respalda los cheques en tránsito con Reporte de saldos de la cuenta Cancelará los cheques en tránsito que tengas más de tres meses. Se emite oficio de la solicitud de cancelación a la Institución bancaria correspondiente y se registran los ajustes contables respectivos.

Reporte de saldos de la cuenta


6

Turna el oficio al Jefe Administrativo para su revisión, estado de cuenta y en su caso documentación anexa.

Oficio y/o documentación anexa, estado de cuenta


7

Recibe y revisa el oficio y documentación anexa


Es correcto el oficio?


8

No. En caso de errores en el oficio, lo indica al Auxiliar Administrativo y lo devuelve para corrección.



9

Si. Lo turna al Comisionado Presidente junto con documentación anexa para su firma.



10

Firma oficio y documentación anexa y la envía al Departamento Administrativo.



11

Recibe oficio y documentación anexa y acude a la institución bancaria correspondiente. Archiva copia del oficio.




DIAGRAMA DE FLUJO

CREACIÓN DE PASIVOS POR CIERRE MENSUAL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ÁREA DE CONTABILIDAD

Recibe de proveedores y/o de prestadores de servicios facturas

debidamente requisitazas y se le expide contra-recibo con fecha programada de pago para después del cierre mensual

Revisa facturas y documentación

Realiza observaciones y

regresa documentación a

proveedores para su corrección.

Codifica el gasto y elabora póliza de

cuentas por pagar con copias de la

documentación.

Registra la póliza y turna al Jefe del

Depto. Administrativo para firma y autorización.

Recibe, analiza, autoriza y firma póliza de cuentas por pagar y turna para archivo

temporal.

Recibe póliza autorizada, captura y

archiva con documentos originales en cuentas por pagar.

INICIO

1

¿Están correctas?

Si No

2

3

4

6

5

7


PROCEDIMIENTO: Creación de pasivos por cierres mensuales AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



1

Recibe de proveedores y/o prestadores de servicios facturas debidamente requisitazas y se expide contra recibo con fecha programa de pago para después del cierre de mes..



2

Revisa facturas y documentación soporte (facturas, orden de compra, vales de entrada y salida del almacén, etc.)

¿Esta completa?



3

Realiza observaciones y regresa documentación a proveedores y/o prestadores de servicios para su corrección. (regresa a la operación 1)



4

Codifica el gasto y elabora póliza de cuentas por pagar con copias de la documentación.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Aux. de Administración)

5

Registra la póliza y turna al Jefe del Departamento Administrativo para su firma y autorización.


6

Recibe, analiza y firma póliza y turna al Auxiliar de Administración


7

Recibe póliza autorizada, captura y activa póliza, las facturas originales están en cuentas por pagar, para realizar trámite de pago.



DIAGRAMA DE FLUJO REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE


4

3

2

65

1Solicita al Jefe del Departamento Administrativo reembolso del fondo fijo revolvente, estableciendo la cantidad de $10,000.00

Revisa facturas y documentación soporte que

reúna requisitos

INICIO

Recibe del encargado del Fondo Fijo revolvente la

documentación para reembolso

Realiza el reembolso del fondo fijo cuando su ejercicio sea más del 80% o del día ultimo del mes correspondiente, mediante el formato “Reposición del Fondo Fijo Revolvente”

¿Cumple con los requisitos?

Clasifica y codifica el gasto para realizar la

afectación presupuestal

Turna al auxiliar de administración para su

regularización

Si No


DIAGRAMA DE FLUJO

REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO REVOLVENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

7

9

8

11

10

Recibe póliza contable y elabora cheque a nombre del responsable del Fondo

Fijo Revolvente, con las firmas autorizadas

Recibe relación con cheque, lo canjea en

institución bancaria para reponer el Fondo Fijo revolvente a la caja

Recibe póliza contable y con firma del cheque de

recibido por parte del encargado del Fondo Fijo, captura en contabilidad y

archiva

Elabora cédula de gastos y anexa la documentación de

soporte

Elabora póliza contable y turna al Jede del Departamento Administrativo


PROCEDIMIENTO: Reposición del Fondo Fijo Revolvente AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



1

Solicita al Jefe del Departamento Administrativo reembolso del fondo fijo revolvente, estableciendo la cantidad de $10,000.00

2

Realiza el reembolso del fondo fijo cuando su ejercicio sea más del 80% o el día último del mes correspondiente, mediante el formato de “Reposición de Fondo Fijo Revolvente”.

Reposición de Fondo Fijo Revolvente

3

Recibe del encargado del Fondo Fijo Revolvente la documentación comprobatoria que se integrará en reembolso.




4

Revisa facturas y documentación soporte reúna los requisitos fiscales y firma de autorización del Comisionado Presidente o de los Comisionados.



5

6

No: Turna al Auxiliar administrativo para su regularización. (regresa a la operación 1) Si: Clasifica y codifica el gasto para realizar afectación presupuestal.


7

Elabora cédula de gastos y anexa la documentación soporte de dicha cédula.


8

Elabora póliza contable y turna al Jefe del Departamento administrativo.


9

Recibe póliza contable y elabora cheque a nombre del responsable del fondo y turna para firma y autorización.




10

Recibe relación con el cheque, lo canjea en Institución Financiera para reponer el fondo fijo en caja y turna póliza para contabilizarse.



11

Recibe póliza con firma de cheque recibido por parte del encargado del Fondo fijo, captura en contabilidad y archiva.



DIAGRAMA DE FLUJO OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SI

4

Nota de

Solicitud de


3

Nota de

Solicitud de


INICIO

1


Solicita los requerimientos en lo que se refiere a compras no excedentes a $ 1,500 mediante el formato “Solicitud de Material”

2

Solicitud de

Recibe original y copia de la

“Solicitud del Material”

¿HAY EXISTENCIAS?



NO

7

Materiales

Factura

Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones pactadas en precio y calidad.

Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas?

5

Orden de Compra

Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.

Orden de Compra

6Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado.


DIAGRAMA DE FLUJO

OPERACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO REVOLVENTE ÁREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

NO

8

Factura

Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7

SI

9Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios

10

Nota de Salida


Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.

Factura



SI

NO

Nota de Salida

Solicitud de

11 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.

12

Utiliza el material para el fin requerido.

13 Devuelve el material al

14 Se remite a la actividad No. 8


PROCEDIMIENTO: Operación y control del fondo fijo Revolvente AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



ÁREA SOLICITANTE

1

Cuando los Responsables de Área requieren bienes

Solicita los requerimientos en lo que se refiere a compras no excedentes a $ 1,500 mediante el formato “Solicitud de Material”



2

Recibe original y copia de la “Solicitud del Material” debidamente requisitada: verifica existencia y determina: ¿ Hay existencias ?



3



ÁREA SOLICITANTE

4




5

No Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.

Orden de Compra



6

Efectúa la adquisición de los Bienes, entregando “Orden de Compra” a Proveedor seleccionado.

Orden de compra


7

Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra”

Factura, Orden de Compra”

Cumplen los bienes o servicios con las características

requeridas?


8

No Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7

Factura


9

Si Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición.

Factura



10


Solicitud de Material Nota de Salida

Recibe bienes solicitados junto


ÁREA SOLICITANTE 11

con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida” y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.


ÁREA SOLICITANTE

12

Si. Utiliza el material para el fin requerido.

ÁREA SOLICITANTE

13

No. Devuelve el material al departamento Administrativo.



14 Se remite a la actividad No. 8



DIAGRAMA DE FLUJO ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE

COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO

DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO INICIO

1 Realiza arqueo de manera sorpresiva y aleatoria (una vez al mes), verificando que el importe total del fondo asignado sea igual al importe del efectivo y comprobantes expedidos

2 Pasa a Actividad No. 11

SI NO 3

Anota en la cédula de observaciones. Nota: Dependiendo de la gravedad de la situación se levanta acta administrativa..

¿Está correcto?

4 Presenta las situaciones determinadas en la revisión al Auxiliar Administrativo.


ARQUEO AL FONDO REVOLVENTE COMISIONADO (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO

6

Da seguimiento a las justificaciones y aclaraciones para su debida solventación

5Comienza a solventar la cédula de observaciones, indicando como plazo máximo 5 días.

8Firman de conformidad el Formato de Reposición de Fondo Revolvente. Se turna al Jefe del Departamento Administrativo y se archiva para el expediente.

SI NO 7

Pasa a Actividad No. 4

¿Solventa las observaciones?


PROCEDIMIENTO: Arqueos al Fondo fijo Revolvente AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



COMISIONADO (A)

1

Realiza arqueo de manera sorpresiva y aleatoria (una vez al mes), verificando que el importe total del fondo asignado sea igual al importe del efectivo y comprobantes expedidos.

Arqueo de Fondo Revolvente

¿ Esta correcto ? COMISIONADO (A)

2

Si. Pasa a Actividad No. 11

COMISIONADO (A)

3

No. Anota en la cédula de observaciones establecida en el formato del Arqueo los hallazgos detectados. Nota: Dependiendo de la gravedad de la situación se levanta acta administrativa.

Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de

Observaciones) y

Acta Administrativa

COMISIONADO (A)

4

Presenta cédula de observaciones al Auxiliar Administrativo para su aclaración y justificación.

Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones)


5

Comienza a solventar cédula de observaciones, indicando como plazo máximo 5 días.

Arqueo de Fondo Revolvente (cédula de Observaciones)

COMISIONADO (A)

6

Da seguimiento a las justificaciones y las aclaraciones para su debida solventación.

¿Solventa las observaciones? 7 No. Se remite a la actividad no. 4 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración COMISIONADO (A)

8

Si. Firman de conformidad el Formato de Reposición de Fondo Revolvente. Se turna al Jefe del Departamento Administrativo y se archiva para el expediente.

Arqueo de Fondo Revolvente



Oficio

1

Oficio

2

3

Oficio

Expediente

4

DIAGRAMA DE FLUJO

ANTICIPO DE SUELDO TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN

INICIO

Solicita por escrito al Pleno de la Comisión anticipo de salario, indicando su nombre, número de empleado según nómina, cantidad solicitada, motivo para solicitar el anticipo, y firma.

Recibe la solicitud firmada

Verifica que la solicitud del anticipo de sueldo se cumpla con todos los requisitos establecidos en el Manual de Normas y Políticas para ejercer el Gasto.

Solicita expediente del empleado al Jefe del departamento Administrativo para su revisión


5

Oficio

Estado de Cuentas de Banco

6

Acuerdo

7

8

Acuerdo

NO

SI

DIAGRAMA DE FLUJO

ANTICIPO DE SUELDOS TRABAJADOR SOLICITANTE PLENO DE LA COMISIÓN

¿La solicitud es autorizada por el Pleno

Si su solicitud es rechazada, recibe Copia del Acuerdo de la Sesión de Pleno, en un plazo no mayor de cinco días hábiles

Consulta al Jefe del Departamento Administrativo para conocer el saldo disponible en la Cuenta de Bancos y el monto máximo que pudiera otorgarse.

Determinan monto a dar de anticipo y emiten acuerdo

Reciben copia del acuerdo


9

Pagaré

10

Pagaré 11

12

Pagaré

Pagaré

13

DIAGRAMA DE FLUJO

ANTICIPO DE SUELDOS DPTO ADMINISTRATIVO ÁREA SOLICITANTE TRABAJADOR SOLICITANTE

Emite Cheque y Pagaré

Cheque

Firma pagaré (por la cantidad recibida) con un su aval que deberá ser trabajador de la Comisión y recibe su cheque de sueldo con los descuentos propios en nómina del Anticipo hasta que se liquide totalmente su adeudo

Catorcenalmente elabora un cálculo de anticipos de sueldo donde se indican las personas que han recibido anticipos, con todos sus datos, y el saldo actual.

Cuando se trata del último descuento para liquidar la totalidad del anticipo de algún empleado, prepara la devolución del pagaré original que firma el empleado cuando recibe el anticipo

Cuando liquida totalmente su adeudo, recibe el pagaré original que firmó al recibir el anticipo con el sello de pagado


PROCEDIMIENTO: Anticipo de Sueldo AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo



TRABAJADOR SOLICITANTE

1

Solicita por escrito al Pleno de la Comisión anticipo de salario, indicando su nombre, número de empleado según nómina, cantidad solicitada, motivo para solicitar el anticipo, y firma.

Oficio.

PLENO DE LA COMISIÓN

2

Recibe la solicitud firmada

Oficio


3

Verifica que la solicitud del anticipo de sueldo se cumpla con todos los requisitos establecidos en el Manual de Normas y Políticas para ejercer el Gasto.

Oficio


4

Solicita expediente del empleado al Jefe del departamento Administrativo para su revisión.

Expediente

¿La solicitud es autorizada por el Pleno de la Comisión?


5

No Si su solicitud es rechazada, recibe Copia del Acuerdo de la Sesión de Pleno, en un plazo no mayor de cinco días hábiles.

Oficio


6

Si Consulta al Jefe del Departamento Administrativo para conocer el saldo disponible en la Cuenta de Bancos y el monto máximo que pudiera otorgarse.

Estado de Cuenta de Bancos.


7

Determinan monto a dar de anticipo y emiten acuerdo.

Acuerdo

TRABAJADOR SOLICITANTE, JEFE DEL DPTO. ADMINISTRATIVO

8

Reciben copia del acuerdo.

Acuerdo


9 Emite cheque y pagaré Cheque Pagarè

Firma pagaré (por la cantidad


ÁREA SOLICITANTE 10 recibida) con un su aval que deberá ser trabajador de la Comisión y recibe su cheque de sueldo con los descuentos propios en nómina del Anticipo hasta que se liquide totalmente su adeudo.

Pagaré


11

Catorcenalmente elabora un cálculo de anticipos de sueldo donde se indican las personas que han recibido anticipos, con todos sus datos, y el saldo actual.


12

Cuando se trata del último descuento para liquidar la totalidad del anticipo de algún empleado, prepara la devolución del pagaré original que firma el empleado cuando recibe el anticipo.

Pagaré

TRABAJADOR SOLICITANTE

13

Cuando liquida totalmente su adeudo, recibe el pagaré original que firmó al recibir el anticipo con el sello de pagado.

Pagaré



Factura

Factura

Resguardo del Área correspondiente

1

2

3

4

5

6

DIAGRAMA DE FLUJO Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.

DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE

INICIO

Entrega los bienes que la Comisión ha adquirido a través del procedimiento de adjudicación correspondiente

Entrega Factura.

Recibe los bienes y los coteja, de acuerdo a la factura

Verifica el número de inventario que les corresponde, para efectuar la etiqueta con número de identificación, por cada bien mueble.

Da de alta dicho bien en el Inventario de bienes muebles

Elabora resguardos de acuerdo a la asignación correspondiente


Resguardo

Resguardo

7

8

9

DIAGRAMA DE FLUJO Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.

DPTO ADMINISTRATIVO PROVEEDOR AREA SOLICITANTE

Procede a la entrega de los bienes al personal asignado.

Firma el resguardo correspondiente.

Recibe los resguardos y archiva


PROCEDIMIENTO: Recepción y Registro del Inventario de Bienes Muebles.




PROVEEDOR

1

Entrega los bienes que la Comisión ha adquirido a través del procedimiento de adjudicación correspondiente.

PROVEEDOR

2 Entrega Factura. Factura


3

Recibe los bienes y los coteja, de acuerdo a la factura.

Factura


4

Verifica el número de inventario que les corresponde, para efectuar la etiqueta con número de identificación, por cada bien mueble. Nota: Anexo formato de Registro de Bienes Muebles, el cuál especifica el número de Inventario, características, área de adscripción, etc.

FORMATO Registro de Bienes Muebles.


5

Da de alta dicho bien en el Inventario de bienes muebles.


6

Elabora resguardos de acuerdo a la asignación correspondiente.

Resguardo del Área correspondiente.


7 Procede a la entrega de los bienes al personal asignado.

ÀREA USUARIA 8 Firma el resguardo correspondiente.

Resguardo


9 Recibe los resguardos y archiva.

Resguardo



1




Cotizaciones

2

3

4

SI

NO

DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA

ÁREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO

Cuando la Adjudicación sea mayor $10,000.00 y hasta el máximo establecido en la normatividad aplicable Elabora “Solicitud de Material” para la solicitud de bienes y servicios, anexa cuando menos 3 cotizaciones que ampara los bienes o servicios solicitados y lo envía al Departamento Administrativo.


Devuelve la documentación a la Área Solicitante

Firma y sella de recibido copia de la requisición, y entrega acuse al Área Solicitante y separa una copia para archivo

Analiza las cotizaciones


Orden de Compra

Orden de Compra

Orden de Compra

5

6

7

8

Factura y/o Bien

NO

SI

DIAGRAMA DE FLUJO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BAJO LA MODALIDAD DE ADJUDICACIÓN DIRECTA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO OFERENTE (PROVEEDOR)

Selecciona y adjudica al oferente con las mejores condiciones de precio, calidad, pago, garantía y tiempo de entrega

Elabora la “Orden de Compra

Comunica telefónicamente al proveedor que pase con Auxiliar del Departamento de Administrativo a recoger la Orden de Compra o en su caso envía pedido vía fax tratándose de proveedores foráneos.

Recibe la Orden de Compra (pedido), elabora factura y procede a surtir los artículos, en el domicilio de la dependencia o entidad solicitante

Cumplen los bienes o servicios con las

características requeridas?

Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 8

Se remite al Procedimiento Recepción de Facturas para Pago a Proveedores y/o Prestadores de Servicios.


PROCEDIMIENTO: Adquisición de Bienes y Servicios bajo la modalidad de Adjudicación Directa.




ÁREA SOLICITANTE

1

Cuando la Adjudicación sea mayor $10,000.00 y hasta el máximo establecido en la normatividad aplicable Elabora “Solicitud de Material” para la solicitud de bienes y servicios, anexa cuando menos 3 cotizaciones que ampara los bienes o servicios solicitados y lo envía al Departamento Administrativo.


Cumple con los requisitos?

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Auxiliar Administrativo

2

No

Devuelve la documentación a la Área Solicitante



3

Si Firma y sella de recibido copia de la requisición, y entrega acuse al Área Solicitante y separa una copia para archivo.



4

analiza las cotizaciones.

Cotizaciones


5

Selecciona y adjudica al oferente con las mejores condiciones de precio, calidad, pago, garantía y tiempo de entrega.

6

Elabora la “Orden de Compra” Orden de Compra


Auxiliar Administrativo

7

Comunica telefónicamente al proveedor que pase con Auxiliar del Departamento de Administrativo a recoger la Orden de Compra o en su caso envía pedido vía fax tratándose de proveedores foráneos.

Orden de Compra

OFERENTE (PROVEEDOR)

8

Recibe la Orden de Compra (pedido), elabora factura y procede a surtir los artículos, en el domicilio de la dependencia o entidad solicitante.

Orden de Compra

Cumplen los bienes o servicios con las


características requeridas?


9


Factura y/o Bienes


10

Si Se remite al Procedimiento Recepción de Facturas para Pago a Proveedores y/o Prestadores de Servicios.

NOTA: Tratándose de bienes inventariables, se envía mediante oficio firmado, factura original y póliza de garantía al Jefe del Departamento Administrativo para su registro y control, tramitando el pago con copia fotostática de la factura.



1

Oficio

2

Reporte de Inventario

3


4

DIAGRAMA DE FLUJO

LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES (Activos Fijos)

JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

INICIO

Instruye a Auxiliar Administrativo, para llevar acabo el levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo y conciliar los registros contables contra el control físico de los bienes.

Elabora oficio y recaba firma del Comisionado Presidente, para notificar al Jefe del Departamento Administrativo y a cada uno de los trabajadores, acerca del Calendario para el levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo. Turna oficio

Conforme a las fechas del Calendario, emite y turna el “Reporte de Inventario”, por cada trabajador del área correspondiente, conteniendo en cada caso los bienes de activo fijo bajo su resguardo.

Inicia el levantamiento del Inventario Físico de los Bienes de Activo Fijo, realizando su recorrido por las instalaciones de la Comisión, con el apoyo del personal de la Oficina de existencias con el objeto de identificar y ubicar los bienes descritos en el “Reporte de Inventario”.


5



6

7

NO

SI

DIAGRAMA DE FLUJO


JEFE DEL DPTO ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Verifica que los datos del “Reporte de Inventario” coincidan con los de los bienes encontrados en el área respectiva

¿ Coinciden?

Registra a mano en el “Reporte de Inventario” correspondiente, los cambios y diferencias encontradas tras el recorrido. Esto incluye errores en los datos propios del bien, tales como números de serie o inventario, modelo, características, entre otros. También incluye los bienes faltantes que resulten

Procesa las modificaciones derivadas del paso anterior, y emite las actualizaciones del “Reporte de Inventario” por trabajador.


Relación de bienes de activo fijo faltantes

8

9

10

11

Acta Administrativa Circunstanciada

12 NO

DIAGRAMA DE FLUJO


USUARIO RESGUARDATORIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Una vez concluida la revisión de todos los bienes de activo fijo del área de que se trate, elabora el reporte denominado “Relación de bienes de activo fijo faltantes” para el caso de faltantes.

Solicita por escrito al usuario resguardatario que presente los bienes faltantes en un plazo no mayor de 5 días hábiles

Procede a la búsqueda exhaustiva de los bienes faltantes.

Verifica si son presentados los bienes faltantes por el usuario?

Elabora el formato “Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” y recaba acta administrativa circunstanciada levantada por el usuario y turna ambas al Departamento Jurídico, para que proceda en el ámbito de su competencia.

Aviso de faltantes de bienes patrimoniales


13

14

SI

15

Activo Fijo

Reporte de Auxiliares de las cuentas de Activo Fijo

16

17

DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO JURÍDICO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Procede conforme a la normatividad, determinando si aplica la baja o el bien, el cargo contable a deudores diversos correspondientes al trabajador y el bien no identificado bajo su resguardo

NO

Una vez analizado el contenido, recaba firma de conformidad de los resguardatarios de los bienes de activo fijo en la impresión definitiva de “Reporte de Inventario” .

Elabora o imprime el formato “Inventario de Activo Fijo” (con base en la actualización de datos derivados del inventario de activo fijo llevado a cabo)

Solicita al jefe del Departamento Administrativo, el reporte de auxiliares de las cuentas de activo fijo a la fecha, con la finalidad de hacer una conciliación (confronta documental) entre los registros contables y el resultado del inventario físico de los bienes de activo fijo.

Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de activo fijo, entre el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes de auxiliares del periodo (semestre)


Ajustes previos a la Conciliación

18

19

Conciliación de saldos físico-contable

20

21

DIAGRAMA DE FLUJO

LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

(Activos Fijos) COMISIONADO PRESIDENTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Elabora el documento denominado “Ajustes previos a la conciliación” por cuenta contable, donde se identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y/o movimientos no correspondidos o registrados en el período; turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para que proceda a realizar los ajustes contables correspondientes.

Genera la “Conciliación de saldos físico-contable” y recaba firmas de conformidad en la Conciliación. Turna copia al jefe del Departamento Administrativo para su revisión

Una vez recabada la firma del Jefe del departamento Administrativo turna documentación al Comisionado Presidente para que haga una supervisión y autorice la conciliación respectiva.

Archiva los documentos soporte o trabajo del levantamiento del Inventario Físico del Activo Fijo en los expedientes de control respectivos y turna copia al Jefe del Departamento Administrativo


PROCEDIMIENTO: Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles (Activos Fijos) .

AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD

NÚMERO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD FORMA O

DOCUMENTO JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1

Instruye a Auxiliar Administrativo, para llevar acabo el levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo y conciliar los registros contables contra el control físico de los bienes.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

2

Elabora oficio y recaba firma del Comisionado Presidente, para notificar al Jefe del Departamento Administrativo y a cada uno de los trabajadores, acerca del Calendario para el levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Activo Fijo. Turna oficio

Oficio

JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

3

Conforme a las fechas del Calendario, emite y turna el “Reporte de Inventario”, por cada trabajador del área correspondiente, conteniendo en cada caso los bienes de activo fijo bajo su resguardo.



4

Inicia el levantamiento del Inventario Físico de los Bienes de Activo Fijo, realizando su recorrido por las instalaciones de la Comisión, con el apoyo del personal de la Oficina de existencias con el objeto de identificar y ubicar los bienes descritos en el “Reporte de Inventario”.



5

Verifica que los datos del “Reporte de Inventario” coincidan con los de los bienes encontrados en el área respectiva


Coinciden ?


6

No Registra a mano en el “Reporte de Inventario” correspondiente, los cambios y diferencias encontradas tras el recorrido. Esto incluye errores en los datos propios del bien, tales como


números de serie o inventario, modelo, características, entre otros. También incluye los bienes faltantes que resulten.


7

Procesa las modificaciones derivadas del paso anterior, y emite las actualizaciones del “Reporte de Inventario” por trabajador.



8

Una vez concluida la revisión de todos los bienes de activo fijo del área de que se trate, elabora el reporte denominado “Relación de bienes de activo fijo faltantes” para el caso de faltantes.

“Relación de bienes de activo fijo faltantes”


9

Solicita por escrito al usuario resguardatario que presente los bienes faltantes en un plazo no mayor de 5 días hábiles.

USUARIO RESGUARDATARIO

10 Procede a la búsqueda exhaustiva de los bienes faltantes.


11

Verifica si son presentados los bienes faltantes por el usuario?


12 No Elabora el formato “Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” y recaba acta administrativa circunstanciada levantada por el usuario y turna ambas al Departamento Jurídico, para que proceda en el ámbito de su competencia.

“Aviso de faltantes de bienes patrimoniales” Acta Administrativa Circunstanciada

DEPARTAMENTO JURÍDICO

13

Procede conforme a la normatividad, determinando si aplica la baja o el bien, el cargo contable a deudores diversos correspondientes al trabajador y el bien no identificado bajo su resguardo.


14 Si Una vez analizado el contenido, recaba firma de conformidad de los resguardatarios de los bienes de activo fijo en la impresión definitiva de “Reporte de Inventario” .


AUXILIAR Elabora o imprime el formato “Inventario de


ADMINISTRATIVO 15

“Inventario de Activo Fijo” (con base en la actualización de datos derivados del Inventario de activo fijo llevado a cabo.

Activo Fijo”


16

Solicita al Jefe del Departamento Administrativo, el reporte de auxiliares de las cuentas de activo fijo a la fecha, con la finalidad de hacer una conciliación (confronta documental) entre los registros contables y el resultado del inventario físico de los bienes de activo fijo.

Reporte de Auxiliares de las cuentas de Activo Fijo


17

Verifica que coincidan los importes y clasificación de bienes de activo fijo, entre el “Inventario de Activo Fijo” y los reportes de auxiliares del periodo (semestre):


18 Si

Elabora el documento denominado “Ajustes previos a la conciliación” por cuenta contable, donde se identifican y aclaran las diferencias en la aplicación de cuentas contables y/o movimientos no correspondidos o registrados en el periodo; turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para que proceda a realizar los ajustes contables correspondientes.

“Ajustes previos a la conciliación”


19

Genera la “Conciliación de saldos físico-contable” y recaba firmas de conformidad en la conciliación. Turna copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión.

“Conciliación de saldos físico-contable”


20

Una vez recabada la firma del Jefe del departamento Administrativo turna documentación al Comisionado Presidente para que haga una supervisión y autorice la conciliación respectiva.


21

Archiva los documentos soporte o de trabajo del levantamiento del Inventario Físico de Activo Fijo en los expedientes de control respectivos y turna copia al Jefe del Departamento Administrativo.



Solicitud de Salida de bienes muebles.

Solicitud de salida de bienes muebles



1

2

3

4

5

DIAGRAMA DE FLUJO

REGISTRO DE SALIDA Y ENTRADA DE BIENES MUEBLES PARA SU REPARACIÓN ÁREA SOLICITANTE DPTO ADMINISTRATIVO

INICIO

Solicita la salida de cualquier bien mueble propiedad de la Comisión para su reparación, mencionando el número de Inventario, características principales, así como los componentes que lo integran. El Jefe del Departamento Administrativo tramita lo necesario para su reparación.

Verifica que el bien que sale para su reparación, corresponde a la salida que se informo, firma de conformidad.

Archiva la salida correspondiente junto al resguardo del bien y da el seguimiento necesario hasta su regreso.

Informa al Auxiliar del Departamento Administrativo para que esté pendiente

Informa al Jefe del Departamento Administrativo la llegada del bien después de su reparación.

Verifica físicamente el bien a su entrada, en el área asignada, firmando de conformidad

Archiva la solicitud de salina de bienes de muebles correspondiente.

6

7


PROCEDIMIENTO: Registro de Salida y Entrada de Bienes

Muebles para su reparación.

AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD


DOCUMENTO ÀREA SOLICITANTE

1

solicita la salida de cualquier bien mueble propiedad de la Comisión para su reparación, mencionando el número de Inventario, características principales, así como los componentes que lo integran. El Jefe del Departamento Administrativo tramita lo necesario para su reparación.

Solicitud de salida de bines muebles


2

Verifica que el bien que sale para su reparación, corresponde a la salida que se informo, firma de conformidad.



3

Archiva la salida correspondiente junto al resguardo del bien y da el seguimiento necesario hasta su regreso.



4

Informa al Auxiliar del Departamento Administrativo para que esté pendiente del pago correspondiente.

ÀREA SOLICITANTE 5

Informa al Jefe del Departamento Administrativo la llegada del bien después de su reparación.



6

Verifica físicamente el bien a su entrada, en el área asignada, firmando de conformidad.



7

Archiva la solicitud de salida de bines muebles correspondiente.






NO

SI

1

2

3

4

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTROL DE PEQUEÑAS HERRAMIENTAS


INICIO

Revisa y controla el material y las herramientas disponibles en almacén

¿Hay existencia de los materiales y/o herramientas de las que el trabajador solicita y/o necesita?

Solicita los materiales y pequeñas herramientas al proveedor seleccionado

Recibe factura, materiales y controla los materiales, así como de la distribución de las mismas a los distintos trabajadores.



PROCEDIMIENTO: Control de Pequeñas Herramientas. AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo

RESPONSABLE ACTIVIDAD


DOCUMENTO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administrativo)

1

Revisa y controla el material y las herramientas disponibles en almacén.

¿Hay existencia de los materiales y/o herramientas de las que el trabajador solicita y/o necesita?

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administrativo)

2

No.

Solicita los materiales y pequeñas herramientas al proveedor seleccionado

Solicitud de material

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar Administrativo)

3

Recibe factura, materiales y controla los materiales, así como de la distribución de las mismas a los distintos trabajadores.


4

Si.

Fin del procedimiento



1

2

3

4

DIAGRAMA DE FLUJO CONTRAPARTIDA


INICIO

Recibe los Bienes Muebles e Inmuebles

Contabilizar inmediatamente cargo al capítulo 5000 bienes muebles; con abono a bancos.

Reflejar en el Registro Contable, cargo al activo fijo con abono a patrimonio

Trimestralmente conciliar los saldos de las cuentas de Activo Fijo contra Patrimonio.


PROCEDIMIENTO: CONTRAPARTIDA AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo




1

Recibe los Bienes Muebles e Inmuebles


2

Contabilizar inmediatamente cargo al capítulo 5000 bienes muebles; con abono a bancos.


3

Reflejar en el Registro Contable, cargo al activo fijo con abono a patrimonio.


4

Trimestralmente conciliar los saldos de las cuentas de Activo Fijo contra Patrimonio.



1

Formato de variaciones presupuéstales

2

Formato de variaciones presupuéstales

Acuerdo de aprobación

3

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL

DEPTO. ADMINISTRATIVO (AUX)

DEPTO. ADMINISTRATIVO


INICIO

Conforme al presupuesto autorizado por capítulo y partidas, así como a los registros contables correspondientes determinar mes a mes variaciones presupuéstales (absolutas y relativas) para remitirlas al Jefe del departamento Administrativo.

Revisión y análisis de variaciones presupuéstales para dar a conocer a los Comisionados el comportamiento del presupuesto y sus consideraciones respecto a las modificaciones presupuestales requeridas para su aprobación.

Revisión y análisis de las variaciones presupuéstales para su aprobación.


PROCEDIMIENTO: Control del Ejercicio Presupuestal AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo




(Aux. de

Administración)

1

Conforme al presupuesto autorizado por capítulo y partidas, así como a los registros contables correspondientes determinar mes a mes variaciones presupuéstales (absolutas y relativas) para remitirlas al Jefe del departamento Administrativo.

Formato de variaciones

presupuestales


2

Revisión y análisis de variaciones presupuéstales para dar a conocer a los Comisionados el comportamiento del presupuesto y sus consideraciones respecto a las modificaciones presupuéstales requeridas para su aprobación.

Formato de variaciones

presupuéstales

Pleno de la Comisión 3

Revisión y análisis de las variaciones presupuéstales discusión y aprobación.

Acuerdo de aprobación



Programa Operativo Anual

1

2

3

4

5

6

NO SI

DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

SECRETARIO EJECUTIVO JEFES DE DEPARTAMENTO

INICIO

Solicita a cada uno de los Departamentos la elaboración del Programa Operativo Anual (POA)

Reciben la indicación y proceden a recabar la información solicitada

Entregan en tiempo y forma la información al Secretario Ejecutivo

Recibe y revisa que la información esté debidamente requisitada

¿La información es correcta?

Regresa la información a la/s área/s correspondientes, con las debidas observaciones para su corrección

Reciben la documentación, proceden a realizar las correcciones y entregan al Secretario Ejecutivo. Regresa al punto 4.

Pasa a la actividad 9


9

11


12

13


SI

13

DIAGRAMA DE FLUJO INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

SECRETARIO EJECUTIVO COMISIONADO PRESIDENTE

JEFES DE DEPARTAMENTO

8

Integra la información y elabora propuesta del Programa Operativo Anual y lo turna al Comisionado Presidente.

Revisa la propuesta del Programa Operativo Anual y cita a los de Jefes de Departamento a reunión Administrativa para tratar su contenido y definirlo.

Se reúnen en junta Administrativa con los Comisionados, revisan y definen los contenidos del POA.

Una vez analizado el Programa Operativo Anual lo turnan al Secretario Ejecutivo, con sus respectivas modificaciones, en caso de que las hubiese.


7

9

10

11


15

16

14

13

15

DIAGRAMA DE FLUJO

INTEGRACIÓN Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL SECRETARIO EJECUTIVO




Seguimiento al POA

Seguimiento al POA


Seguimiento al POA 15

Aprueba el Programa Operativo Anual y turna al Jefe del Departamento administrativo y Secretario Ejecutivo.

Envían al Secretario Ejecutivo el día primero de cada mes, el formatos seguimiento al “POA” especificando

Recibe formatos, revisa y turna al Departamento Administrativo.

Recibe formatos y analiza el avance programático de cada área.

12 Elabora la propuesta del Programa Operativo Anual y turnar al Comisionado Presidente para su autorización.


PROCEDIMIENTO: Integración y Elaboración del programa

operativo Anual.





1

Solicita a cada uno de los Departamentos la elaboración del Programa Operativo Anual (POA)



2

Reciben la indicación y proceden a recabar la información solicitada.


3

Entregan en tiempo y forma la información al Secretario Ejecutivo.


4

Recibe y revisa que la información esté debidamente requisitada.

¿La información es correcta. SECRETARIO EJECUTIVO

5

No Regresa la información a la/s área/s correspondiente/s, con las debidas observaciones para su corrección.

JEFE DE

DEPARTAMENTO

6

Reciben la documentación, proceden a realizar las correcciones y entregan al Secretario Ejecutivo. Regresa al punto 4.


7

Si Integra la información y elabora propuesta del Programa Operativo Anual y lo turna al Comisionado Presidente.



8

Revisa la propuesta del Programa Operativo Anual y cita a los de Jefes de Departamento a reunión Administrativa para tratar su contenido y definirlo.



9

Se reúnen en junta administrativa con los Comisionados, revisan y definen los contenidos del POA.


10



11

El Secretario Ejecutivo analizará e integrará la información que se requiera para turnarlo


DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO

12

Elabora la propuesta del Programa Operativo Anual y turnar al Comisionado Presidente para su autorización.


13

Aprueba el Programa Operativo Anual y turna al Jefe del Departamento administrativo y Secretario Ejecutivo.



14

Envían al Secretario Ejecutivo el día primero de cada mes, el formatos seguimiento al “POA” especificando porcentajes de avance alcanzados en cada una de las actividades.

seguimiento al “POA”


15

Recibe formatos, revisa y turna al Departamento Administrativo.



16

Recibe formatos y analiza el avance programático de cada área.




1

2

3

4

Nómina

5

Nómina

DIAGRAMA DE FLUJO CONCILIACIÓN DE NÓMINA Y REGISTROS CONTABLES


INICIO

Inicia el proceso de elaboración de nómina, contempla el sueldo base y procede a realizar el cálculo correspondiente al periodo.

Captura las demás prestaciones y renumeraciones del personal.

Inicia el proceso de calculo de pre-nómina.

Informa al Jefe del Departamento Administrativo la finalización del cálculo de pre-nómina.

Revisa el calculo de la pre-nómina, observando que los pagos efectuados por alta, percepciones y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se hayan calculado de manera correcta, conciliando las cifras de nómina, con las cifras de la quincena inmediata anterior.


Póliza

6

Nómina

7

Nómina

8

Nómina

SI

NO


AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO

¿Es correcta la Nómina?

Indica correcciones al Auxiliar Administrativo.

Valida el cálculo de la nómina y realiza la transferencia electrónica indica al Auxiliar del Departamento Administrativo elabore recibos de nómina y en caso de ser necesario los cheques correspondientes.

Elabora cheques, recibos de nómina y recaba de los trabajadores su firma


Recibos de Nómina

9

10

11


AUXILIAR ADMINISTRATIVO JEFE DE DPTO. ADMINISTRATIVO

Entrega recibos a cada uno de los trabajadores, archiva e informa al Jefe del departamento Administrativo finalización del procedimiento.

Realiza los registros contables correspondientes de nómina

Concilia saldos entre nóminas y los registros contables, en caso de haber diferencia le indica al Auxiliar del Departamento Administrativo proceda a su corrección.


PROCEDIMIENTO: Conciliación de nómina y registros

contables AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo




1

Inicia el proceso de elaboración de nómina, contempla el sueldo base y procede a realizar el cálculo correspondiente al periodo.


2



3

Inicia el proceso de calculo de pre-nómina.


4

Informa al Jefe del Departamento Administrativo la finalización del cálculo de pre-nómina.

Nómina


5

Revisa el calculo de la pre-nómina, observando que los pagos efectuados por alta, percepciones y deducciones de ley, pagos extraordinarios, se hayan calculado de manera correcta, conciliando las cifras de nómina, con las cifras de la quincena inmediata anterior.

Nómina


6

¿ Es Correcta la nómina ?


No. Indica correcciones al Auxiliar Administrativo.

Nómina


7

Si. Valida el cálculo de la nómina y realiza la transferencia electrónica indica al Auxiliar del Departamento Administrativo elabore recibos de nómina y en caso de ser necesario los cheques correspondientes.

Nómina

AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

8

Elabora cheques, recibos de nómina y recaba de los trabajadores su firma.

Cheque, Nómina Recibos



9

Entrega recibos a cada uno de los trabajadores, archiva e informa al Jefe del departamento Administrativo finalización del procedimiento.

Recibos de Nómina


10

Realiza los registros contables correspondientes de nómina.

JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTARTIVO

11

Concilia saldos entre nóminas y los registros contables, en caso de haber diferencia le indica al Auxiliar del Departamento Administrativo proceda a su corrección.



1

2

3

4

DIAGRAMA DE FLUJO

SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Solicitud de material, Nota salida de Almacén


Solicitud de material, Nota salida de Almacén


INICIO

Solicita los requerimientos mediante el formato “Solicitud de Material”




¿Hay Existencias?

Pasa a actividad 5

No Si


DIAGRAMA DE FLUJO


Factura, bienes solicitados

5

Orden de Compra

Orden de Compra

Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.

Revisa que la factura cumpla con los requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra”


6

7


DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS

AREA SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Solicitud de Material, Nota de salida

Solicitud de Material, Nota de salida


Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adqui

Rechaza factura y/o los Bienes y no los recibe hasta que se cumpla con los requisitos y condiciones pactadas. Se remite a la actividad No. 7 Corrección.

Si

¿Cumplen con las características

requeridas?

No

89

Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.

10

11

¿Cumplen con las características

requeridas?

Factura, bienes solicitados


DIAGRAMA DE FLUJO


12Devuelve el material al departamento Administrativo.

Utiliza el material para el fin requerido. “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición.

Si No

13

Se remite a la actividad No. 8

14


PROCEDIMIENTO: Solicitud de materiales y suministros AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD


DOCUMENTO ÁREA SOLICITANTE

1

Solicita los requerimientos mediante el formato “Solicitud de Material”



2

Recibe original y copia de la “Solicitud del Material” debidamente requisitada: verifica existencia y determina: ¿ Hay existencias ?


3



ÁREA SOLICITANTE

4


Solicitud de Material, Nota de Salida de Almacén


5

No Elabora “Orden de Compra” con los datos y características de los Bienes y/o Servicios que se requieren, con firma del Titular del área solicitante y de autorización del Jefe Administrativo.

Orden de Compra


6


Orden de compra

Revisa que la factura cumpla con los



7

requisitos fiscales: a) Nombre b) Domicilio c) Fecha d) Importe con número y letra e) IVA desglosado f) RFC y que los Materiales entregados por el Proveedor cumplan con las características y condiciones especificaciones en “Orden de Compra”

Factura, Materiales solicitados

Cumplen los bienes o servicios con las características requeridas?


8


Factura y/o Materiales solicitados


9

Si Recibe factura y/o los Bienes que cumplieron con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor en efectivo por los Bienes o Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte de la adquisición.

Factura y/o Materiales solicitados


10 Surte al área solicitante los Bienes solicitados, acompaña la Solicitud de Material para cotejar y distribuye la Nota de Salida.

Solicitud de Material, Nota de Salida

ÁREA SOLICITANTE

11 Recibe bienes solicitados junto con copias de la “Solicitud de Material ” y de la “Nota de Salida y verifica que el abastecimiento sea correcto, de acuerdo a la solicitud de material.


ÁREA SOLICITANTE

12

Si. Utiliza el material para el fin requerido.

ÁREA SOLICITANTE

13 No. Devuelve el material al departamento Administrativo.

DEPARTAMENTO 14


ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)

Se remite a la actividad No. 8



1

2

3

4

DIAGRAMA DE FLUJO

REPARACIÓN DE VEHÍCULOS Y APLICACIÓN DE BITÁCORA CHOFER DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Si

Cotizaciones

Solicitud de mantenimiento

Solicitud de mantenimiento

INICIO

Elabora solicitud de mantenimiento requiriendo al Departamento de Administración el servicio de reparación especificado del vehículo y la aplicación de bitácora.

Recibe la solicitud, verifica en el control de vehículos que la unidad sea propiedad de la Comisión. Turna al Auxiliar Administrativo

Solicita cotización a los talleres, en su caso envía la unidad.

¿Es monto mayor a $10,000?

Pasa a actividad 7 No


DIAGRAMA DE FLUJO

SOLICITUD DE MATERIALES Y SUMINISTROS PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Bitácora

Póliza, Cheque

Factura

Orden de Servicio

5

Cotizaciones

Cotizaciones

Recibe las cotizaciones de los talleres.

Elabora la orden de servicio y entrega copia al taller seleccionado.

Analiza las cotizaciones, selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, afecta al

6

7

Repara el vehículo prepara la factura y la entrega junto con el vehículo.

Elabora la póliza contable registra y cheque.

Recibe el vehículo y registra el servicio proporcionado en la bitácora del mismo.

8

9

10


PROCEDIMIENTO: Reparación de vehículos y aplicación de

bitácora AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD


DOCUMENTO CHOFER

1

Elabora solicitud de mantenimiento requiriendo al Departamento de Administración el servicio de reparación especificado del vehículo y la aplicación de bitácora.

Solicitud de Mantenimiento


2

Recibe la solicitud, verifica en el control de vehículos que la unidad sea propiedad de la Comisión. Turna al Auxiliar Administrativo

Solicitud de Mantenimiento

¿Es monto mayor a $10,000.00? DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)

3 No. Continuar con la actividad No.

7.


4 Sí. Solicita cotización a los talleres,

en su caso envía la unidad.


5 Recibe las cotizaciones de los

talleres.

Cotizaciones


6 Analiza las cotizaciones,

selecciona el taller que ofrezca las mejores condiciones, afecta al presupuesto.


7 Elabora la orden de servicio y

entrega copia al taller seleccionado.

Orden de Servicio

PROVEEDOR

8

Repara el vehículo prepara la factura y la entrega junto con el vehículo.

Factura

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de

9

Elabora la póliza contable registra y cheque.


Administración) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO (Auxiliar de Administración)

10 Recibe el vehículo y registra el

servicio proporcionado en la bitácora del mismo.

Bitácora

Termina el Procedimiento.


1

2

3

4

DIAGRAMA DE FLUJO

SOLICITUD DE VIATICOS TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

5

No

Si

Vale caja

Pliego de Comisión

Pliego de Comisión

INICIO

Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, indica el lugar, objeto de comisión, modalidad de transporte utilizado. Turna al Auxiliar Administrativo

Elabora “Pliego de Comisión” asigna la cantidad que corresponde con respecto a los lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina, asigna gasolina).

Entrega la cantidad correspondiente al trabajador y elabora vale provisional de caja

¿Es monto mayor a $10,000?

Se remite a la actividad 2

Turna al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión y al Comisionado Presidente para su autorización.


DIAGRAMA DE FLUJO

SOLICITUD DE VIÁTICOS TRABAJADOR SOLICITANTE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Facturas

Vale provisional caja

Recibe el monto correspondiente, firma vale provisional de caja, realiza la comisión.

Recibe y revisa facturas o notas comprobatorias, afecta el fondo revolverte la partida de “Viáticos de Servidores Públicos”

6

7


PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD


DOCUMENTO TRABAJADOR

1

Solicita “Pliego de Comisión” para viáticos, indica el lugar, objeto de comisión, modalidad de transporte utilizado. Turna al Auxiliar Administrativo

“Pliego de Comisión”

DEPARTAMENTO ADMINSITARTIVO Auxiliar Administrativo

2

Elabora “Pliego de Comisión” , asigna la cantidad que corresponde con respecto a los lineamientos de viáticos, (si requiere gasolina, asigna gasolina).



3

Turna al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión y al Comisionado Presidente para su autorización.


Están correctos los datos?


4

No. Se remite a la actividad 2


5

Si. Entrega la cantidad correspondiente al trabajador y elabora vale provisional de caja

Vale Provisional de Caja

TRABAJADOR 6

Recibe el monto correspondiente, firma vale provisional de caja, realiza la comisión. Una vez realizada la comisión entrega al Auxiliar Administrativo las facturas o notas de los gastos erogados.

Vale Provisional de Caja

7

Recibe y revisa facturas o notas comprobatorias, afecta el fondo revolverte la partida de “Viáticos de Servidores Públicos” Archiva.

Facturas, Notas,



1

2

3

4

DIAGRAMA DE FLUJO

SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN TRABAJADOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

No

Si

Orden de Servicio

Orden de Servicio

Orden de Servicio

INICIO

Elabora “Orden de Servicio” con los datos y características del Servicio que se requiere, con firma del trabajador solicitante y de revisión del Jefe Administrativo.

Revisa el Departamento Administrativo y turna al Comisionado Presidente para su autorización.

Entrega “Orden de Servicio al Proveedor seleccionado.

¿Autoriza Comisionado Presidente?

Archiva “Orden de Servicio” e indica que no se autorizo el Servicio.


DIAGRAMA DE FLUJO

SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN PROVEEDOR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Factura

Recibe factura del servicio, que cumplió con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor por los Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación

Se remite a la actividad no. 4 para su corrección.

Si

¿Cumplen los servicios con las características

requeridas?

No

56


PROCEDIMIENTO: Servicios de Mantenimiento y Conservación AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo RESPONSABLE ACTIVIDAD


DOCUMENTO TRABAJADOR

1 Elabora “Orden de Servicio” con los datos y características del Servicio que se requiere, con firma del trabajador solicitante y de revisión del Jefe Administrativo.

“Orden de Servicio”

DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO Auxiliar Administrativo

2

Revisa el Departamento Administrativo y turna al Comisionado Presidente para su autorización.

Autoriza Comisionado Presidente?


3

No. Archiva “Orden de Servicio” e indica que no se autorizo el Servicio.

Orden de Servicio


4

Si. entrega “Orden de Servicio al Proveedor seleccionado.

Cumplen los servicios con las características requeridas?


5 No. Se remite a la actividad no. 4


6 Si. Recibe factura del servicio, que cumplió con los requisitos y condiciones pactadas; sella de recibo la “Factura” correspondiente y paga al Proveedor por los Servicios recibidos, coloca folio y cancela con sello de “PAGADO” toda la documentación soporte.

Factura



1

2

3

4

DIAGRAMA DE FLUJO SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN


INICIO

Se realiza registro contable de retenciones por salarios, retenciones del ISR y crédito al salario en la póliza de egresos correspondiente al pago de nómina.

Se realiza registro contable de provisión de retención de ISR sobre honorarios profesionales en la póliza de egresos correspondiente al pago del honorario profesional.

Determina el importe total a cargo, conforme el reporte Auxiliar del CONTPAQ de las retenciones por salarios, retenciones del Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión a más tardar el 15 de cada mes del honorario profesional.

Una vez verificados los cálculos realiza pago electrónico en la página de Internet en el plazo establecido en la normatividad aplicable.


PROCEDIMIENTO: Pago de Impuestos AREA QUE EJECUTA: Departamento Administrativo




1

Se realiza registro contable de retenciones por salarios, retenciones del ISR y crédito al salario en la póliza de egresos correspondiente al pago de nómina.


2

Se realiza registro contable de provisión de retención de ISR sobre honorarios profesionales en la póliza de egresos correspondiente al pago del honorario profesional.


3

Determina el importe total a cargo, conforme el reporte Auxiliar del CONTPAQ de las retenciones por salarios, retenciones del Impuesto del ISR y Crédito al Salario y remite copia al Jefe del Departamento Administrativo para su revisión a más tardar el 15 de cada mes.

JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTARTIVO

4

Una vez verificados los cálculos realiza pago electrónico en la página de Internet en el plazo establecido en la normatividad aplicable.



XI.- GLOSARIO

GLOSARIO DE TÉRMINOS: ACTA CIRCUNSTANCIADA.- Documento de tipo administrativo en el cual se plasma(n) la (s) evidencias o circunstancias de hechos, actos u omisiones que impliquen alguna irregularidad o conducta ilícita en los ingresos, egresos, manejo, registros, custodia y aplicación de fondos y recursos públicos. Documento que sirve de prueba para efectos de procesos administrativos, judiciales y laborales. ACTIVIDAD.- una o más acciones afines y sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o unidad administrativa. ACTO ADMINISTRATIVO.- manifestación externa de la voluntad proveniente de la autoridad competente, que se emite con el fin de crear determinadas consecuencias jurídicas para casos particulares específicamente determinados. ACUERDO.- Es la resolución o disposición tomada sobre algún asunto, por un Organo Administrativo o persona facultada a fin de que se ejecute uno o más actos administrativos. ACUSE.- Acción o efecto de acusar recibo. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.- Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y prácticas que tienen como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una organización, a través de los medios para la obtención de resultados con el máximo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales, técnicos y financieros de la organización, generando las normas, los servicios, los bienes y la información que demanda la población. ADQUISICIÓN.- Acta o hecho en virtud del cual una persona adquiere el dominio o propiedad de una cosa –mueble o inmueble- o algún derecho real sobre ella. Puede tener efecto a titulo oneroso o gratuito; a titulo singular o universal, mortis causa o intervivos. AGENDAR.- Apuntes sobre las cosas que se han de hacer cada día y las direcciones. ANÁLISIS.- Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus características representativas; así como sus interrelaciones y la relación de cada elemento con el todo. ANTEPROYECTO.- Conjunto de trabajos preliminares para redactar el proyecto de una obra, ley, programa, escrito, etc.


XI.- GLOSARIO

ARCHIVO.- Comprende el conjunto de expedientes o documentos organizados con el fin de integrar una fuente de información, en razón de las actividades de una institución. ARRENDAR.- Cesión de uso de un bien por tiempo determinado, mediante pago de una renta, de conformidad con las partes interesadas y las normas aplicadas. ASESORAR.- Es el suministro, a una autoridad de línea, de información técnica y conocimientos especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones, a efecto de facilitar la toma de decisiones. BIENES INMUEBLES.- Son aquellos bienes arraigados que por su propia naturaleza no se pueden trasladar de un lugar a otro sin deterioro o sin alteración de su forma o sustancia, o los que son considerados como tales por ley. BIENES MUEBLES.- Son objetos susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro, ya sea que se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior. CAPACITACIÓN.- Es el proceso mediante el cual el hombre desarrolla y perfecciona sus habilidades, destrezas y aptitudes a través de un conjunto de conocimientos teórico-practicos, relativos a un determinado campo tecnológico, para lograr una formación integral que responda a las exigencias del mismo campo de trabajo. CONTRATO.- Es el instrumento usual para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen. CONTROL.- Mecanismo por el cual se prevé la realización de las acciones justas y necesarias para el logro de objetivos planeados y en su caso, determinar las desviaciones incurridas para su corrección. COORDINACIÓN.- Sincronizar y armonizar todos los esfuerzos con el fin de lograr un resultado esperado. ECONOMÍA.- Se refiere a los términos y a las condiciones bajo los cuales una Entidad adquiere recursos humanos, financieros y materiales en la cantidad y en la calidad adecuada al menor costo. EFICACIA.- El grado en que una actividad alcanza sus objetivos, previstos en programas y proyectos. EFICIENCIA.- Se refiere a la relación entre los recursos utilizados como insumo y los resultados obtenidos en bienes y/o servicios; es decir, la eficacia aumenta cuando disminuye la cantidad de insumos utilizados para producir cada unidad de resultados o bien cuando por una cantidad dada de insumos se producen más bienes o servicios.


XI.- GLOSARIO

ESTRUCTURA ORGÁNICA.- Disposición en que se ordenan las Unidades Administrativas de una organización de acuerdo a los criterios de jerarquía y especialización. Sistema formal en que se plasma la división del trabajo, precisando la interrelación y coordinación de las funciones con misión y objetivos. EVALAUACIÓN.- Revisión detallada y sistemática de un proyecto, plan u organismo en su conjunto, con objeto de medir el grado de eficiencia y eficacia con que está operando en un momento determinado para alcanzar los objetivos propuestos. FONDO REVOLVENTE.- Importe o monto destinado exclusivamente para cubrir gastos menores, que posteriormente deberán cargarse a las partidas presupuéstales correspondientes. LINEAMIENTO.- Criterios establecidos que, aún sin rango de ley, deben de tener observación obligatoria para el buen desarrollo de las actividades. MANUAL DE ORGANIZACIÓN.- Documento en el que se registra y actualiza la información detallada de una Institución, acerca de sus antecedentes, atribuciones, estructura orgánica, funciones, niveles jerárquicos, líneas de comunicación, coordinación y los organigramas que representen en forma esquemática la estructura y otros que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las labores. MÉTODO.- Forma prescrita para ejecutar un trabajo dado, poniendo adecuada consideración al objetivo, instalaciones disponibles y al total de gastos de tiempo, dinero y esfuerzo. METODOLOGÍA.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado. NORMA.- Ordenamiento imperativo y específico que persiguen un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. OFICIO.- Comunicación escrita acerca de ciertos asuntos públicos. ÓRGANO.- Unidad Administrativa impersonal en la que se pueden ejercer una, varias funciones o parte de ellas, integrada por uno o más puestos. ORGANIGRAMA.- Representación gráfica que dá una visión general de la estructura interna de un organismo social. PLAN.- Instrumento diseñado para alcanzar determinados objetivos, en el que se definen en espacio y tiempo, los medios utilizables para su alcance, en tal virtud se contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y tácticas; así como los instrumentos y acciones que se utilizan para llegar a los fines deseados. POLÍTICA.- Criterio general que tiene por objeto orientar la acción en las decisiones; sirven por ello para formular, interpretar o suplir las normas concretas; señalan medios genéricos para alcanzar las metas.


XI.- GLOSARIO PLANEACIÓN.- Es el conjunto sistematizado de acciones para fijar prioridades, elegir alternativas, así como establecer objetivos y metas. PRESUPUESTO.- Estimación programada en forma sistemática de los recursos financieros que manejará un organismo en un periodo determinado. PROCEDIMIENTO.- Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. PROCESO.- Conjunto de fases sucesivas de una acción dinámica y progresiva que concluye con la obtención de un resultado. PROGRAMA.- Plan en el que se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, y el tiempo que se requiere para realizar cada una de las partes. REGULARIZAR.- Poner algo en estado de normalidad. REQUISITAR.- Acción y efecto de solicitar que se cumpla con una o varias condiciones. SUPERVISIÓN.- Verificación y comprobación de las actividades emprendidas en el desarrollo de un proceso sistemático de trabajo, acordes con los programas y proyectos previamente formulados. VIÁTICOS.- Dinero o conjunto de provisiones para realizar una comisión fuera de su lugar de adscripción.


Q.F.B. JUANA VALADEZ CASTREJÓN


MTRO. JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO COMISIONADO

DR. JAIME ALFONSO CERVANTES DURÁN COMISIONADO

LIC. VICTOR HUGO HERNÁNDEZ REYES


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - IZAI · JESÚS MANUEL MENDOZA MALDONADO DR. JAIME...

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