Manual de procedimientos administrativos y operativos de tesoreria

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS YY OOPPEERRAATTIIVVOOSS DDEE

TTEESSOORREERRÍÍAA

CARLOS BERNATE LEÓN

BUCARAMANGA, ENERO DEL 2000

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIÓN 4 1. NORMAS GENERALES 6 1.1. CHEQUES 6 1.2. COMPROBANTE DE EGRESO 7 1.3. DEVOLUCION DE CHEQUES 7

1.3.1. Por consignación 7 1.3.2. Análisis de la Devolución 8 1.3.3. Cheques Devueltos sin consignar recibidos de Empresas Adscritas. 8

1.4. CHEQUES POST-FECHADOS 8 1.5. CHEQUES DE OTRAS PLAZAS 9 2. PROCEDIMIENTO PARA PAGOS, GIRO DE CHEQUES COMPROBANTE DE EGRESO. 10 2.1. PAGO DE SERVICIO PÚBLICO 10 2.2. PAGO DE IMPUESTOS 11

2.2.1. Renta. 11 2.2.2. Industria y Comercio. 11 2.2.3. Otros impuestos. 12

2.3. RETENCION SOBRE SALARIOS 12 2.4. RETENCION SOBRE HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIONES 12 2.5. RETENCION SOBRE SERVICIOS 12 2.6. RETENCION SOBRE COMPRAS 13 2.7. DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE 13 2.8. SUPCRIPCIONES A PERIODICOS Y REVISTAS 13 2.9. APORTES 14 2.10. PRESTAMOS 14 2.11. PAGO DE HONORARIOS MÉDICOS 15 3. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NOMINA 16 3.1. LIQUIDACION DE PAGO 16 3.2. LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES 16 3.3. TABLA DE PROVISIONES SOBRE LAS PRESTACIONES SOCIALES 20 4. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PROVEEDORES 21 4.1. NORMAS GENERALES 21 4.2. RUTA CRÍTICA 21 5. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSIGNACION 23 5.1. CANJE 23 5.2. REMESAS 23 5.3. ELABORACION DE LA CONSIGNACION 23 5.4. RECONSIGNACION 24 5.6. REPORTES DE BANCOS 24 6. MANEJO DE CAJAS MENORES 26 6.1. NORMAS GENERALES 26 6.2 OBJETIVOS 26 6.3 DEPENDENCIAS 26 6.4. CONCEPTO DE GASTOS 27 7. MANEJO DE LA CAJA GENERAL 29 7.1. NORMA GENERALES 29

Carlos Bernate León, MBA Cra. 25 No 36 – 67 Of. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663

E mail. [email protected] Bucaramanga - Colombia

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7.2 RUTA CRÍTICA 30 7.3. ARQUEO DE CAJA 32 7.4. INFORME DOBRE ESTADO DE CUENTA 33 8. FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO 34 8.1 RECIBOS DE CAJA 34 8.2 COMPROBANTE DE EGRESO 35 8.3. COMPROBANTE DE PAGO DE HONORARIOS 36 8.4 INFORME DIARIO DE SALDOS BANCARIOS 37 8.5 CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS 39 8.6 CONTROL DE CAMBIO DE CHEQUES 40 8.7 INFORME SOBRE ESTADO DE CUENTA 40 8.8 FORMULARIO DE CAJA MENOR 41



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PRESENTACIÓN

Este manual es el resultado de nuestra ya larga experiencia en la tarea de racionalizar y modernizar el trabajo en las organizaciones de salud. Nuestro objetivo no es otro que compartir con el mundo de la salud todo lo que contribuya a mejorar los procedimientos de trabajo y a conferirle seguridad a sus resultados. No entregamos un producto acabado, sino una serie de sugerencias que servirán de papeles de trabajo a los gerentes de pequeñas y medianas Instituciones de salud públicas y privadas y a los ejecutivos encargados de las tareas de planeación y de organizaci6n y métodos, para que unos y otros hagan las adaptaciones del caso y puedan implantar, dentro de sus organizaciones, normas que regulen las actividades de los puntos críticos de cada organizaci6n. Si algo debemos subrayar en la propuesta que ofrecemos, es su eficiencia comprobada por años de utilización y búsqueda de mecanismos prácticos, económicos, eficientes y cómodos. El modelo fue sometido a enumerables pruebas en IPS de primer orden a nivel nacional. Este modelo pretende actuar sobre centros, vitales del hospital u clínica: Firmas autorizadas con su correspondiente jerarquía. El manual incluyen los formularios utilizados en el respectivo proceso, de suerte que pueden ser asumidos como una propuesta organizativa adicional. Esperamos que este material enriquezca la gesti6n empresarial en el sector salud y mejore el servicio y la gestión de estos puntos críticos en el día, día de las instituciones hospitalarias. Atentamente, Carlos Bernate León1, MBA


1 Carlos Bernate León, es un consultor independiente especializado en gestión de procesos (process management). Su trabajo consiste en identificar, mapear, caracterizar, controlar, mejorar, los procesos críticos de creación de valor en sus empresas clientes. Es un graduado de la UNAB, con título en Administración de Empresas, posee entre otros una especialización en Alta Gerencia y un MBA del TEC de Monterrey.


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Y OPERATIVOS DE TESORERÍA

PAGOS, GIROS, NOMINA, CAJAS MENORES, CAJA

PRINCIPAL, LABORATORIOS, RAYOS X

ESTABLECIDO POR: VIGENCIA DESDE

PARA DISTRIBUIR A:



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1. NORMAS GENERALES

1.1. CHEQUES

Todo cheque llevara como mínimo dos firmas autorizadas. Los cargos autorizados para firmar cheques son:

- Presidente - Vicepresidente Operativo - Tesorero

Todo cheque llevara el protector y sello de cruzado y/o pago al primer beneficiario, exceptuándose los de la nomina, los pagos al personal, los de cuantía inferior a 7 SMLDV.

- En el talonario de cada cheque se debe escribir:

. El valor del cheque

. El número del comprobante de egreso

. La fecha

. El nombre del beneficiario - Todos los documentos que soportan una emisión de cheque debe ir con el sello de

cancelado, fecha, No del cheque, Nit o cédula del beneficiario y número del comprobante de egreso.

- Todo cheque ira siempre acompañado de un comprobante de egreso. - Nunca se giraran cheques sobre un documento o soporte que no sean originales. - Usando el monto del cheque sea mayor de $ 1.000.000, los cheques deberán llevar tres

firmas autorizadas. - Por principio todo cheque debe llevar la firma del Vicepresidente Operativo y financiero. - Todo cheque girado a proveedores se le anotara al dorso el número de las facturas

correspondientes al valor pagado.



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1.2. COMPROBANTE DE EGRESO - Todo comprobante de egreso debe estar aprobado por Dirección Administrativa y

Contable y él tesorero.

- Todo comprobante de egreso se debe elaborar en original y copia. - El original del comprobante de egreso debe estar firmado por el beneficiario con su

respectiva cédula Nit con su sello. - El original del comprobante de egreso se debe archivar con sus soportes, en forma

consecutiva, Una vez que el beneficiario retire el cheque.

- Las copias de los comprobantes de egreso se deben archivar diariamente y en forma consecutiva para el movimiento contable.

1.3. DEVOLUCION DE CHEQUES - Un cheque devuelto puede reconsignarse máximo dos veces en caso de ser devuelto

por segunda vez, debe recibirse únicamente efectivo o cheque de gerencia para cancelar su valor. Para recibirse exclusivamente efectivo o cheque de gerencia.

- Toda gestión de cobro de un cheque devuelto no debe morar más de 30 días pues de

este plazo deberá iniciarse su cobro judicial. 1.3.1. Por consignación - Tesorería debe tener una secuencia numérica para las papeletas de los cheques

devueltos que pueden ser reconsignados o enviados para su recuperación. - Para el manejo de los cheques devueltos procede así:

Retire diariamente de cada cheque la nota débito y el original “Devolución de Cheques”.

Elaborar la papeleta “Control de Cheques devueltos”, en original y dos copias.

Registrar los siguientes datos en el libro control de cheques devueltos: Fecha de recibo del cheque del Banco, número de la papeleta, nombre del girador y valor del cheque.

Posteriormente archiva el original y la primera copia junto con el cheque en el fuelle

asignado. La segunda copia remite a contabilidad acompañada de la nota débito y el original. Si el cheque registra una segunda devolución envía la primera copia a contabilidad y el original junto con el cheque a dirección administrativa.



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1.3.2. Análisis de la Devolución Dirección Administrativa/Financiera analiza los motivos de la devolución con base en el delantal “Devolución de cheques” y procede así: Si el cheque fue devuelto por: mal remitido, falta de sello de canje y fondos insuficientes lo

entrega a tesorería para que proceda a elaborar la consignación y papeleta de control. Si el cheque fue devuelto por: cuenta cancelada, cuenta saldada, saldo embargado, librado

con chequera ajena o tiene orden de no pago ordena la elaboración de la papeleta y procede a tramitar su cobro.

Si hay devolución de cheques, por otros conceptos no contemplados en este capitulo, el

Vicepresidente Operativo determinara el trámite a seguir. 1.3.3. Cheques Devueltos sin consignar recibidos de Empresas Adscritas2. En este caso loa cajera devuelve el cheque a cartera junto con una nota de respaldo de n la que indica el motivo del rechazo para que esta dependencia solicite su reposición por intermedio del cobrador. 1.4. CHEQUES POST-FECHADOS - Todo cheque post-fechado recibido requiere la aprobación previa de dirección

Administrativa y/o gerencia general por escrito. - La cuenta mínima de cheques post-fechados es de 0.50 SMLMV - La caja exigirá al beneficiario del servicio que cancele con cheque post-fechado:

Firma de la cuenta de cobro en original y dos copias con las siguiente distribución:

Original de la cuenta de cobro junto con el cheque a cartera para que esta sección coloque los documentos en el archivador de fuelle en el día anterior en que se hace efectivo.

La primera copia de la cuenta para contabilidad. La segunda copia junto con la tarjeta de salida para el beneficiario del crédito.

2 A este tipo de cheques corresponden aquellos que antes de ser ingresados a caja determina un error en su elaboración. (Ejemplo VR Diferente en No y letras, enmendado, etc.).



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- Diariamente se relaciona los cheques post-fechados con los siguientes datos: Fecha de registro, número de la cuenta de cobro, nombre del cliente, número del cheque, número del banco, fecha de consignación, fecha de prorroga y observaciones.

- La cartera revisa el archivador y entrega en la fecha de consignación a la cajeta los

cheques para que este proceda a elaborar los correspondientes recibos oficiales de caja, siguiendo el procedimiento normal.

- La autorización de prorrogas para cheques post-fechados será de un máximo de siete

días calendario o criterio del Vicepresidente Operativo. - Los plazos adicionales a estas prorrogas lo determinara Dirección Administrativa. 1.5. CHEQUES DE OTRAS PLAZAS - Para recibir cheques de plaza diferente a Bucaramanga se requiere aprobación escrita

de:

_______________________________________ ________________________________________

________________________________________

- La cuantía mínima de cheques de otras plazas es de 0.60 SMLMV y su comisión es del

____% del cheque exigida en efectivo. - Caja general exigirá al responsable de la cuenta letra de cambio y carta de garantía. - Cheques devueltos de otras plazas por concepto de fondos insuficientes solo se

reconsignaran una vez. En caso de presentarse una nueva devolución debe recibirse exclusivamente efectivo o cheque de gerencia.



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2. PROCEDIMIENTO PARA PAGOS, GIRO DE CHEQUES COMPROBANTE DE EGRESO.

2.1. PAGO DE SERVICIO PÚBLICO Tesorería recibe y suma el valor de los recibos de las cuentas telefónicas excluyendo el valor del impuesto a las ventas, que se contabiliza a parte. Elabora cheque por el valor de los recibos incluyendo el valor del impuesto a las ventas. Con los recibos de los servicios de luz y agua procede de la misma manera. Posteriormente elabora los comprobantes de egreso en original y copia, por cada concepto y remite los documentos a contabilidad para su revisión. Contabilidad verifica los comprobantes contra recibos y cheques y coloca su inicial en la casilla “Revisado” y remiten los documentos para su aprobación a dirección administrativa. Dirección administrativa firma los cheques y coloca su inicial en la casilla “Aprobado” sobre los comprobantes y solicita a gerencia general o subgerencia general la segunda firma sobre los documentos. Posteriormente los envía al Banco exigiéndole a la institución financiera el sello de pagado sobre los comprobantes y recibos. Luego de que se efectúe el pago dirección administrativa distribuye los recibos y comprobantes para su archivo así: Los comprobantes de egreso originales los archiva en el consecutivo.

Las copias de los comprobantes de egreso los remite a contabilidad.

Los recibos de servicios los archiva en el fólder de servicios.

Cuando se presenten llamadas a larga distancia, personales de los funcionarios, se debe enviar un memorando autorizando las llamadas a tesorería.



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2.2. PAGO DE IMPUESTOS 2.2.1. Renta. Tesorería recibe de contabilidad, una vez presentada la Declaración de renta, el dato sobre el valor de las cuotas y anticipos que se deben cancelar durante el año, así como las fechas establecidas por la administración de Impuestos. Tesorería elabora el cheque a favor de a administración de impuestos y el comprobante de egreso en original y copia. A su vez elabora el comprobante de Impuestos establecidos por el Banco en original y dos copias y envían los documentos a revisión a contabilidad. Contabilidad verifica imputaciones y valores, coloca su inicial en la casilla “Revisado” y remite comprobantes y cheques a dirección administrativa. Dirección administrativa firma el cheque y comprobantes y solicita la segunda firma del cheque a gerencia y/o subgerencia general. Posteriormente envía el comprobante de egreso y l forma de impuestos al Banco para su cancelación. Luego de que se efectúe el pago distribuye documentos así: Comprobante de egreso y recibo de pago al consecutivo.

Copia del comprobante a contabilidad para su archivo consecutivo en e movimiento.

2.2.2. Industria y Comercio. Una vez presentada la declaración de Industria y Comercio Tesorería recibe de contabilidad el valor del Impuesto a cancelar. Con base en el valor y la fecha de cancelación tesorería elabora cheque a favor de Tesorería Municipal y el comprobante de egreso en original y copia. Contabilidad verifica, imputaciones y valores y remite los documentos a dirección administrativa. Dirección Administrativa firma el cheque y pone sobre el comprobante su inicial “Aprobado” y solicita la segunda firma sobre el cheque. Envía al mensajero tesorería para que cancele el impuesto y posteriormente distribuye documento así:

Original del comprobante y soportes para tesorería.



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Copia del comprobante a contabilidad. 2.2.3. Otros impuestos. Para el pago de impuestos predial y Cámara de Comercio se procede en forma similar. 2.3. RETENCION SOBRE SALARIOS Para determinar la suma que se debe retener la ley 75 de 1986 ha consagrados dos procedimientos y una tabla de retención en la fuente. En el procedimiento número uno, la base de retención esta constituida por la totalidad de los pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, con excepción de la cesantía, los intereses a la cesantía y la prima mínima legal. Sobre esta base e valor a retener mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla. El procedimiento número dos, la base de la retención esta conformada por la totalidad de los pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente en el respectivo mes, quincena o periodo gravable, con excepción de la cesantía y de los intereses a la cesantía. Sobre esta base el valor a retener mensualmente es el que resulte de aplicarle a ella, el % fijo de retención semestral que le corresponde al trabajador. 2.4. RETENCION SOBRE HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIONES Se entiende por honorarios la remuneración al trabajo intelectual prestado sin subordinación. Se entiende por comisiones las retribuciones que reciben las personas que se dedican a la ejecución de uno o varios negocios, en nombre propio pero por cuenta ajena. La Retención en la Fuente por concepto de honorarios y comisiones, será la establecida por la DIAN para los diferentes conceptos. 2.5. RETENCION SOBRE SERVICIOS La Retención en la Fuente por concepto de servicios en general será del ____%, sobre transporte de carga el_____% y sobre servicios temporales y servicios de vigilancia y aseo será del ____%. La base mínima de retención es de $ ___________o superior.



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2.6. RETENCION SOBRE COMPRAS La Retención en la Fuente sobre pagos o abonos a proveedores es del __% sobre compras mayores de $ _______ y del_______% tratándose de combustibles. 2.7. DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE Contabilidad entregara a tesorería, dentro de los cinco primeros días del mes siguiente de efectuada la retención una relación con el nombre del contribuyente, concepto de la retención, el valor total de la retención en el mes. Con base a este dato tesorería procederá a elaborar el formulario para la declaración mensual de retención en la fuente. Este formulario deberá incluir: Identificación y ubicación del agente retener.

La discriminación de los valores retenidos por cada uno de los conceptos sometidos a

retención en la fuente durante el respectivo mes y la liquidación de las sanciones cuando fuere el caso.

La firma y sello del contador.

La firma y sello del pagador o retener.

Igualmente tesorería elabora el cheque a favor del Banco en donde se efectuara el pago y el comprobante de egreso en original y copia. 2.8. SUPCRIPCIONES A PERIODICOS Y REVISTAS Dirección Administrativa/financiera entrega a tesorería el recibo con que se deben cancelar las suscripciones y su tiempo de duración. Los cheques se elaboraran a favor de cada una de las publicaciones y los comprobantes de egreso se elaboraran con la copia adicional para archivar en el fólder de suscripciones.



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2.9. APORTES EPS La EPS envía mensualmente los recibos con los valores a cancelar. Con base en el personal elaborar el cheque y el comprobante de egreso en original y copia y/o traslado de fondos. En el caso dado en que se hayan afectado incapacidades durante el mes se escribirá el número de la nota crédito de cancelado el aporte, se archiva el desprendiere del recibo en el fólder de servicios públicos. Las tarjetas EPS se entregan al personal para el reparto posterior al personal. Trimestralmente personal prepara una relación del salario, promedio devengado por los empleados en original y copia. Esta relación se elaborara en el “Informe de Novedades EPS” y incluirá: Nombre del afiliado, cédula, No, carné EPS No, salario promedio devengado en el periodo analizado, categoría EPS según tabla. SENA - CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR Personal mensualmente elabora cheque a favor del Banco autorizado, cancelado los aportes al sena y confenalco, tomando el valor del 6% de la nomina y prepara igualmente el respectivo comprobante de egreso. ICBF. Personal mensualmente prepara cheque a favor del Banco autorizado, cancelando el aporte al ICBF, tomando el valor del ___% de la nomina así como el correspondiente comprobante de egreso. Las copias de la consignación las archiva personal en el fólder de aportes. 2.10. PRESTAMOS El comité de Relaciones Industriales define en que clase se puede hacer préstamos a los empleados; de cada reunión elabora un acta. Personal recibe una copia del acta y con base en ellas prepara los cheques y comprobantes de egreso respectivos.



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2.11. PAGO DE HONORARIOS MÉDICOS Tesorería recibe de cartera la relación de honorarios cancelados y asienta esta información en el libro de honorarios. Posteriormente pasa el libro a dirección administrativa quien autoriza el pago de los honorarios con base en la fecha de los pagos de las cuentas y criterio propio, consultando las disponibilidades de recursos. Dirección administrativa entrega el libro de honorarios médicos a tesorería para que esta proceda en conformidad. Tesorería con base el libro de honorarios médicos elaboran el cheque con su respectivo comprobante de pago de honorarios en original y dos copias. En el espacio “Detalle” incluye: fecha de egreso del paciente, nombre completo del usuario, empresa que cancela los honorarios y el valor. Posteriormente elabora un comprobante de egreso por el total de honorarios cancelados en original y copia. Una vez que reciba de dirección administrativa/financiera, los comprobantes de pago de honorarios aprobados, los cheques firmados y el comprobante de egreso relaciona en el libro de honorarios la fecha, el No. Del comprobante de egreso y los números de los comprobantes de pago de honorarios y remite la copia del comprobante de egreso a contabilidad y archiva el original en el consecutivo de comprobantes de egreso. Seguidamente archiva los comprobantes de pago de honorarios en el fólder honorarios por entregar y el archivador de fuelle incluye los cheques anotando en el dorso de cada cheque el número de comprobante de pago. A medida que los médicos retiran los cheques, tesorería en la fecha acordada con contabilidad remite a esta dependencia los comprobantes de pago firmados y controla el retiro de los cheques pendientes de entrega. El pago de honorarios médicos se llevara. A cabo los días___________________________



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3. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NOMINA

3.1. LIQUIDACION DE PAGO En los cinco primeros cinco días de cada quincena personal envía a cada dependencia los formularios de liquidación de pagos de nomina para que cada sección relacione en las casillas, correspondientes el turno de trabajo realizado. Cada sección debe remitir los formularios correctamente diligenciados a más tardar los días 10 y 25 de cada mes. Con base a esta información personal liquida los turnos de trabajo confrontando la información condensada en cada formulario contra las tarjetas del reloj. Dirección Administrativa/ financiera revisa las nominas y remite los formularios a personal. Personal luego de recibir de dirección administrativa - financiera los formularios de liquidación de pagos revisados procede a preparar los cheques y recibos de pago en original y copia igualmente prepara el comprobante de egreso y una relación de las nominas en original y copia. Una vez que reciba de Dirección Administrativa el comprobante de egreso aprobado, los cheques firmados y los recibos de pago remite el original del comprobante a tesorería junto con la copia de la declaración, igualmente envía la copia del comprobante de egreso a contabilidad junto con el original de la relación de nomina. En la medida en que los empleados retiran los cheques les solicita la firma sobre la copia del recibo de pagos constancia de recibo. Realizado el pago y firmado la nomina se archiva en orden, consecutivo y se coloca en una caja que periódicamente se entrega a la sección de archivos. El jefe de cada sección debe entregar a personal las autorizaciones de trabajo suplementario que se autorizaron junto con los formularios de liquidación de pagos. 3.2. LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES Todo patrono esta obligado a pagar sus trabajadores al terminar el contrato o a los herederos de estos si el caso un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por tracciones del año (Art. 249 del I:S:T). El salario base de liquidación es el ultimo salario si no ha variado en los últimos tres meses en el caso contrario y en el de los salarios variables se tomara como base el promedio mensual de lo devengado en el ultimo año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año



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(Art. 253 C.S.T.). Personal entrega las liquidaciones de cesantías a contabilidad para su visto bueno. Personal luego de obtener el visto bueno de contabilidad elabora cheques y comprobantes de egresos. Cuando se trate de una liquidación definitiva se elabora un solo cheque por el valor de la liquidación. Si la liquidación es parcial, para adquisición o mejora de vivienda, personal elabora la liquidación y la pasa a contabilidad para su visto bueno y contabilidad a dirección administrativa/financiera. Esta última adelanta las gestiones de autorización ante el Ministerio de Trabajo. Cuando llegue la resolución, se elabora un solo cheque y en el comprobante de egreso se relacionan los intereses a la cesantía. El comprobante de egreso debe discriminar el valor de la liquidación parcial y el de los intereses. INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS Todo patrono según la ley este obligado a pagar cesantías. Debe pagar a sus trabajadores un interés sobre las mismas, equivalente al 12% anual. Personal durante los 10 primeros días de cada año, con base en el saldo de las cesantías que cada empleado tuviere a su favor en 31 de diciembre del año inmediatamente anterior prepara una relación en original y copia que incluye: nombre del trabajador, cédula No, Salario base de liquidación, saldo de cesantías acumuladas y el valor de los intereses a pagar. Personal entrega la relación de liquidación de intereses a las cesantías para su visto bueno. Personal una vez obtenido el visto bueno de contabilidad, procede a preparar los cheques y comprobantes de egreso. Posteriormente obtiene la aprobación de los comprobantes y las firmas de autorización de los cheques. Cada empleado en la medida que retira sus cheques firma la copia del comprobante de pago y coloca su número de cédula. Realizando el pago se archivan los comprobantes en orden consecutivo y se colocan en una caja que se remite al archivo general. Los intereses a las cesantías se deben cancelar al personal de la institución antes del 1 de febrero de cada año electivo. PRIMA DE SERVICIO



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Toda empresa de carácter permanente debe pagar a sus trabajadores, exento los ocasionales 15 días de salario por semestre su capital es superior. A $ ________________. La prima de los servicios debe cancelarse el 30 de junio y dentro de los primeros 20 días de diciembre. A los empleados que no hayan laborado el semestre completo se les paga proporcionalmente el tiempo servido, siempre que este haya sido cuando menos de 3 meses. El salario base para liquidar la prima de servicios es el promedio de lo devengado dentro del respectivo semestre o en el periodo trabajado. El auxilio de transporte también debe computarse para el cálculo del salario base de liquidación. Personal en base a las hojas de registro elabora un cuadro de liquidación de prima de servicios en el que incluye: Nombre del empleado, salario básico, R,N,HD,HF,HE, auxilio de transporte y salario promedio. Posteriormente obtiene el visto bueno de contabilidad, y procede a elaborar las “Planillas de primas de Servicio” y los cheques respectivos. Obtiene la aprobación requerida y la firma de autorización de los cheques. Cada empleado en la medida que retire su cheque, firma la copia de la planilla y coloca su número de cédula. PRIMA DE VACACIONES Todo patrón esta obligado a conceder a sus trabajadores por cada año de servicios 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. El salario base para su liquidación es el salario ordinario que este devengando el trabajador el ida que comience A disfrutarlas. Este salario ordinario esta formado por todo lo que recibe el trabajador como remuneración de sus servicios excepto de horas extras y el valor del trabajo en días de descanso obligatorios. Personal entrega a contabilidad los borradores de liquidación aprobados por dirección Administrativa/financiera, donde van incluidos sueldos. Días a disfrutar, etc. Ningún empleado podrá tomar menos de 10 días hábiles consecutivos de vacaciones y deberá completar los cinco restantes durante el año electivo. Personal en la base a los borradores de liquidación aprobados se procede a elaborar los cheques de vacaciones y sus respectivos recibos de pago de prima. Cada empleado al retirar el cheque firma la copia del recibo y coloca su número de cédula. Realizando el pago se archivan los comprobantes en orden consecutivo.



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Durante el mes de enero de cada año se reunirá el comité de relaciones Industriales para fijar el programa de vacaciones. El comité de relaciones industriales estará conformado por: ____________________________________________________

_____________________________________________________.

_____________________________________________________.

_____________________________________________________

____________________________________________________.

AUXILIO DE TRANSPORTE Están obligados al pago de este auxilio todos los patrones o empresas sin consideración del capital. Se establece a favor de los empleados cuya remuneración mensual sea hasta dos veces el salario mínimo legal. Su pago se incluye dentro del pago al trabajador durante la primera quincena del mes.



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3.3. TABLA DE PROVISIONES SOBRE LAS PRESTACIONES SOCIALES A continuación presentamos una tabla que facilita el cálculo de las prestaciones y sus proyecciones AÑO 1% 2% 3% 4% 5% 6% CONCEPTO Prima de Servicios 8.33 8.33 8.33 8.33 8.33 8.33 Cesantías 8.33 8.33 8.33 8.33 8.33 8.33 Intereses a las cesantías 0.99 1.99 2.99 3.99 4.99 5.99 Vacaciones 4.17 4.17 4.17 4.17 4.17 4.17 ICBF, Confenalco y Sena 8.00 8.00 8.00 8.00 8.00 8.00 PERSONAS APORTES SALVO 12 12 12 12 12 12 TOTAL



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4. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PROVEEDORES

4.1. NORMAS GENERALES Compras elabora en original y dos copias una relación de órdenes de compra, numerándolas consecutivamente y entrega a Dirección Administrativa/financiera para su aprobación. Los datos que deben contener la relación son: número de orden de compra, nombre del proveedor, número de la entrada y del almacén, fecha de la factura, fecha de vencimiento, valor total y Nit. Dirección administrativa financiera entrega una copia a tesorería. La gerencia financiera autoriza las facturas, se entregan a tesorería; esta firma la relación en acuse de lo recibido y coloca la fecha de recibo. Las órdenes de compra deben tener como soporte la entrada del almacén y la factura. Por cada orden de compra aprobada, tesorería elabora cheque con su respectivo comprobante de egreso, y el número del comprobante lo escribe en la relación de órdenes de compra. Cuando la factura a cancelar vine por mayor valor del estipulado en la orden de compra, debe traer anexa una nota crédito, por el excedente, si carece de ella debe exigirse al proveedor. Los valores de la nota crédito y de la factura se discriminan en el comprobante de egreso. Las cantidades descritas en las facturas y en la entrada del almacén deben ser iguales. Cuando las facturas vengan con descuentos, e valor de estos deben quedar descritos en el comprobante de egreso. El pago a proveedores se llevara a cabo los días______________ y _________________ en las horas de la __________________ . Ninguna orden de compra, entrada de almacén y facturas deben presentar tachones, borrones o enmendaduras 4.2. RUTA CRÍTICA Contabilidad recibe de almacén general y/o economato las facturas y verifica precios y descuentos, plazos de pago, sellos y si no encuentra diferencias contra la orden de compra y entrada de almacén registra las facturas de acuerdo a la fecha de recibo en el libro de “vencimientos de Proveedores” indicando en este el número de la orden de compra, el número de la factura, el nombre del proveedor, el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento.



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Carga las facturas a compra contra proveedores, coloca sellos de contabilidad y remite los documentos a dirección, administrativa y financiera, a excepción de una copia de cada factura que archiva en el movimiento. Dirección Administrativa/Financiera revisa sellos y firmas de aprobación, escoge fecha y valor a pagar y remite los documentos a tesorería. Tesorería incluye las facturas en el archivador de fuelle de acuerdo al nombre del proveedor y fecha de pago. Tesorería con dos días de anterioridad a la fecha de pago fijada para proveedores extrae las facturas del archivador de fuelle y elabora los cheques y comprobantes de egreso, original y copia. Tesorería pone sello de cancelado sobre las facturas y órdenes de compra y coloca el sello de cruzado sobre los cheques. Elabora la relación de pagos en original y copia, obtiene las firmas del revisado y aprobación sobre los comprobantes de egreso, así como las firmas de autorización sobre los cheques. Posteriormente archiva las órdenes de compra y coloca al dorso de cada cheque el número del comprobante de egreso a contabilidad para su archivo en el movimiento del día. En la medida que los proveedores retiran los cheques van marcando en e l libro de vencimientos de proveedores el número de comprobante de egreso y la fecha de retiro con el fin de controlar el retiro de los cheques y los pendientes.



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5. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSIGNACION

5.1. CANJE Tesorería recibe diariamente de caja la planilla de ingreso acompañada de los cheques, efectivo y tarjetas de crédito para que elabore la consignación correspondiente. Tesorería prepara la consignación, revisando que los cheques tengan los siguientes datos: Firma del girador. Cantidad en número sea igual a la cantidad en letras.

La fecha del cheque sea igual a la del día de consignación para no incluir post-fechados.

Que este a favor de ____________________________.

Que no sea de otras plazas.

Posteriormente coloca sello de páguese al primer beneficiario y al dorso de cada cheque el número de la cuenta a consignar. En las tiras de Crédito revisar: Que el Recap este debidamente diligenciado.

Si el valor del Recap es mayor al cupo asignado a la institución lleve el código de

autorización. 5.2. REMESAS Con las consignaciones de remesas se siguen los mismos pasos del canje, exceptuando que se deben consignar únicamente cheques de plaza diferente a Bucaramanga. 5.3. ELABORACION DE LA CONSIGNACION La tesorería toma los cheques registrados en la planilla diaria de ingreso, suma de valores y el total lo compara contra el valor de la planilla. Posteriormente compara el número del cheque, el nombre del Banco y el valor contra la información registrada en la planilla.



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Halla los subtotales por línea de servicio, luego para cuadrar la consignación suma el valor del efectivo, canjes, remesas y tarjetas de crédito, el total debe ser igual al valor de lo registrado en la planilla. Luego elabora los volantes de consignación de acuerdo a las instrucciones recibidas de dirección administrativa. Tesorera adicionalmente prepara la relación de consignación en original y tres copias. Una vez el volante de consignación ha sido registrado en el Banco, la tesorería hace el asiento en el libro de Bancos, y en la chequera. Tesorería finalmente distribuye documentos así: Volante de consignación y original de la relación para contabilidad.

Segunda copia de la relación para Dirección Administrativa.

Tercera copia de la relación para el archivo de tesorería.

5.4. RECONSIGNACION Tesorería debe elaborar carta a cada uno de los Bancos solicitando el envío de las chequeras necesarias para girar contra el número de cuenta de la institución. La carta se envía en original y copia con el volante de solicitud de chequera anexo. La copia la devuelve al Banco con el sello de recibido. Las cartas deben ser firmadas por el _____________________ y el __________________________________ Tesorería firma la copia en constancia de lo recibido y la archiva en el fólder “Solicitud de Chequera”, anotando el número de cheques. Tesorería asienta el valor de las chequeras en el libro de Bancos, con base en la nota que emitió EL Banco por dicho concepto. Posteriormente remite las notas a contabilidad. 5.6. REPORTES DE BANCOS Tesorería asienta en el libro de Bancos el movimiento diario debe llevar un libro por cada Banco. La información a registrar es la siguiente: Fecha de registro, nombre a quien fue girado el cheque, número del cheque, valor consignación (Canje) y consignación (Remesas) fecha a consignación, valor notas créditos, concepto, notas débito concepto, y saldo actual. Con base el



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movimiento diario de Bancos elabora el informe diario de saldos Bancarios. Posteriormente lo entrega a dirección Administrativa/Financiera para su revisión e información



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6. MANEJO DE CAJAS MENORES

6.1. NORMAS GENERALES El responsable de una caja menor debe solicitar su reembolso cuando la disponibilidad de fondos llegue a 50%. Contabilidad entrega aprobada a tesorería la relación de recibos de caja menor con el valor a rembolsar. Con base a este dato tesorería elabora cheques y comprobantes de egreso. El cheque se elabora a favor del responsable de la respectiva Caja Menor. A la relación de reembolso y soportes, tesorería les coloca el sello de pagado y los siguientes datos: Número del cheque, nombre del Banco, fecha de elaboración del cheque y número del comprobante de egreso. Los cheques para el reembolso de las cajas menores los verifica el ________________. 6.2 OBJETIVOS Efectuar compras de elementos de necesidad inmediata y de menor, dentro de los topes o cuantías establecidas. Las compras que se realicen por este medio deberán estar respaldadas invariablemente por la factura o comprobante correspondiente. 6.3 DEPENDENCIAS Se establecen en la empresa las siguientes cajas menores: AREA CUANTIA ____________________________ $ ___________________ ____________________________ $ ____________________ ___________________________ $ ____________________ ___________________________ $ _________________



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6.4. CONCEPTO DE GASTOS Los conceptos de gastos de las compras o servicios que se utilizaran en las cajas menores serán: DIRECCION ADMINISTRATIVA/FINANCIERA 1. - Transporte 2. - Aspectos legales (Gastos notariales, timbres en administración de Impuestos,

Tesorería, etc.). 3. - Gastos Bancarios (Compra de cheques de Gerencia, etc.). 4. - Mantenimiento y repuestos. 5. - Combustible 6. - Compra de elementos que se requieran de urgencia. 7. - Atenciones. 8. - Fotocopias 9. - Bonificaciones NUTRICION Y SERVICIOS GENERALES 1. - Transporte 2. - Alimentos de una cuantía menor a $ ______________ 3. - Refrescos 4. - Útiles de aseo FARMACIA 1. - Transporte 2. - Drogas urgentes



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3. - Medicamentos cuya cuantía sea inferior a $____________ y no exceda a la semana de $ ______________

COMPRAS 1. - Para compras de una cuantía menor a $ _________ que no generen orden de compra. 2. - Para mantenimiento de equipos de oficina y reparaciones locativas. 3. - Para útiles y papelería que no son de stock. 4. - Transporte 5. - Fletes 6. - Transporte de Mercancía



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7. MANEJO DE LA CAJA GENERAL

7.1. NORMA GENERALES Las instalaciones de caja se mantendrán siempre en perfecto orden y aseo. La caja mantendrá diariamente una disponibilidad de efectivo de $ _________________. La clave de la caja de seguridad se cambiara semanalmente. La puerta exterior de la sección tendrá doble llave una que guardara la cajera y otra la Supervisora. En los días festivos farmacia custodiara esta segunda llave. Al cierre del día se introducirá en una caja auxiliar las llaves de la registradora y esta a su vez en la Caja fuerte de la sección, la llave de la caja menor la custodiara farmacia. El personal de caja deberá poseer un conocimiento básico de las tarifas y manual de empresas para hospitalizados y ambulatorios. Dirección administrativa regularmente establecerá evaluaciones sobre conocimientos operativos y procesos. Durante la jornada de trabajo siempre permanecerá uno de los responsables de la sección, dentro del área. Bajo ningún motivo se finalizara el día sin cuadrar la caja. En los días festivos, farmacia efectuara la revisión y arqueo. Cada vez que se efectúe un registro incorrecto se diligenciara la forma corrección registradora y se solicitara el visto respectivo. Para devoluciones de efectivo se diligenciara la forma P.O. registradora. Solo se cambiaran cheques por efectivo mediante el uso de la forma “Cambios de cheques” y el cumplimiento de las normas establecidas. Todo pago por concepto de enfermera especial debe cancelarlo directamente al paciente. Para el manejo de ventas de contado se seguirán al mínimo, las normas establecidas. Ningún documento preparado o recibido en caja tendrá borrones, tachones o correcciones. Diariamente se prepara la planilla de control de pacientes por saldo y cama. Cualquier duda sobre liquidación se consultara inmediatamente se consultara inmediatamente con la división de cartera.



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Caja ofrecerá siempre al publico un trato “excelente” y una presentación personal acorde con las exigencias del cargo. Dirección administrativa custodiara los duplicados de las llaves de registradora y exteriores. El personal de caja y tesorería no podrá poseer cuantas corrientes o de ahorros en las Instituciones Financieras que maneje la Empresa. Dirección administrativa programara a su criterio trimestralmente la programación de turnos de caja par los días festivos y dominicales. Dirección administrativa podrá modificar cuando lo considere conveniente esta programación siempre que lo informe al personal con una antelación igual o superior a 15 días. El supervisor de caja responderá ante _______________ y ____________________ por el manejo de la “Planilla de diferencia”. Caja se abstendrá de recibir cheques posfechados, cheques de otras plazas y letra de garantía sin el lleno de los procedimientos establecidos. Todo cheque recibido en caja se le colocara al dorso el sello de “Control” anotando en las casillas la información solicitada. Ningún paciente se le dará salida si el médico tratante no firma alguno de las siguientes firmas algunas de los siguientes documentos: orden de salida, Honorarios médicos o resumen historia clínica. Remitir a Dirección Administrativa/Financiera al cierre de Caja del último día calendario de cada mes la tira “ZZ”. 7.2 RUTA CRÍTICA 1. - Recibir diariamente al iniciar el día de recepción la planilla diaria de hospitalizados y

él informe de novedades. 2. - Llamar a cirugía, rayos x, laboratorio y cartera para que le envíen los documentos de los procesos practicados en la noche anterior. 3. - Solicitar a farmacia la planilla de Ingresos y los depósitos de pacientes junto con sus

recibos, confronta el efectivo (Cheques y papel moneda) contra los valores y firmar la planilla como constancia de revisión.

4. - Carga en cada cuenta los ítems, recibidos de las diferentes dependencias y archiva los documentos en el fólder de cada paciente. 5. - Programa la salida de pacientes de acuerdo a las horas de llegada de las historias

clínicas.

6. - Carga la droga y demás valores anexos en la historia.



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7. - Prepara los sobres de honorarios médicos. 8. - Informa al paciente que se acerque a cancelar la cuenta. 9. - Si el paciente es particular : a. - Descuenta el deposito del ultimo saldo de la etiqueta. b. - Recibe el pago del servicio y entrega los soportes al beneficiario junto con el original

de la etiqueta. ( en lo posible solicita dos cheques por lo menos). c. - Incluye en cada sobre los “Honorarios” junto con la copia de la forma autorización de

salida - honorarios médicos, sella el sobre y lo introduce en la caja de custodia de honorarios.

d. - Introduce la copia de la etiqueta y soportes sujetos, con un gancho mariposa a un sobre

de manila, sella y marca el sobre. e. - Firma la boleta de salida y se le entrega al paciente, para que la entregue a portería. 10. - Si el paciente es hospitalizado por cuenta de una entidad adscrita : a. Descuenta el valor de los excedentes del ultimo saldo de la etiqueta y : • Recibe el valor de los excedentes. • Lleva a crédito el valor a cobrar a la empresa. b. Solicita firma y cedula sobre los documentos que así lo requieran (cuenta de cobro, recibos de servicios, etc.) c. Incluye en un sobre de manila la etiqueta blanca y soportes originales (cuenta de cobro, honorarios médicos y fórmulas de cirugía, exámenes clínicos, hoja resumen, etc.), sella el sobre y lo archiva en la papelera “Documentos con destino a cartera”.

d. Etiqueta verde3 y copia de cada una de los soportes los incluye en un sobre que sella y

archiva en la papelera “Documentos con destino Contabilidad”. 11. - Recibe de los departamentos de laboratorio Clínico y Rayos X, la relación de servios

prestados acompañada de los recibos correspondientes, revisa la relación y firma la copia como constancia de recibido.

12. - Ordena el archivador de pacientes verificando que cada documento pertenezca al

paciente correspondiente, confronta los soportes contra el ultimo saldo de la etiqueta.


3 Los colores se citan como ejemplo.


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13. - Registra el pensionado por pisos junto con los servicios (cirugía, rayos X, laboratorio clínico, etc) y pone “sello de cargado sobre los documentos.

14. - Registra ambulatorios de rayos X, laboratorio clínico. 15. - Recibe de farmacia la relación de cuentas por servicios de urgencias y firma la copia

de recibido. 16. - La asistente de caja verifica que cada cuenta incluya los soportes requeridos. 17. - Caja registra las cuentas de servicios de urgencias utilizando una etiqueta por cuenta y

distribuye así :

• Etiqueta blanca, cuenta de cobro y soportes de cada paciente, los introduce al sobre con destino a cartera.

• Etiqueta verde y copia de la cuenta de cobro a un sobre con destino a

contabilidad. 18. - Elabora la planilla de hospitalizados por saldo y pasa. 19. - Cuadra caja y ordena en efectivo, cheques y tarjetas de crédito. 20. - Procede la tarifa “x” y “verifica que los valores registrados corresponden a cada

departamento, si no existen diferencias genera la tira Z.

21. - Elabora la planilla de estado caja en original y dos copias. 22. - Genera la tira de lectura. 23. - Pone en cero la registradora y cambia la fecha. 7.3. ARQUEO DE CAJA La supervisora de caja bajara diariamente a las instalaciones en la hora establecida a efectuar el correspondiente arqueo. El arqueo incluye: • Confrontación en la planilla de estado de caja contra tira registradora. • Revisión al detalle de archivador de pacientes. • Revisión de los documentos con destino a contabilidad y cartera.



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• Confrontar el detalle de existencias señalando en la planilla estado de caja contra la existencia real.

• Verifica que todo ajuste de registradora posea su respectivo soporte. • Análisis de los recibos de caja. • Verificar que todo cambio de cheques por efectivo cumpla con los establecidos. • Confrontar el libro de honorarios contra existencias. • Verificar que todo cheque recibido contenga al respaldo el “sello de control”. • Examinara que cada etiqueta indique : Fecha de ingreso, hora, nombre del paciente,

cama No, y la empresa a cargo si es el caso, ( las etiquetas con destino a contabilidad y cartera incluirán además el número de la cuenta de cobro.

Posteriormente firmara la planilla de “estado”, caja elaborara la planilla de diferencias y procede a sacar los cajeros. 7.4. INFORME DOBRE ESTADO DE CUENTA Con base en la planilla de hospitalizados por cama y saldo el reporte de consumos de droga por paciente se establece, si es pertinente solicitar al paciente un deposito adicional. El depósito adicional se debe ser equivalente al 50% del saldo del paciente a la fecha luego de descontar el depósito inicial. Caja solicitara un nuevo deposito cuando el saldo a pagar por el beneficiario sea igual o superior a $ __________________.



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8. FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO

8.1 RECIBOS DE CAJA El recibo de caja se diligencia en original y dos copias con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para el beneficiario del servicio (EPS, PACIENTE, ARS, ETC) 1a. COPIA: Para contabilidad. 2a. COPIA: Para el área que genera el proceso (caja o farmacia.). La información que contiene el formulario es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION No. Aparece prenumerada la forma de orden consecutivo. FECHA Día, mes, año en que se elabora el recibo. RECIBIMOS DE Nombre, dirección y teléfono del beneficiario del servicio CHEQUE No Número del cheque con que se cancela o abona el servicio. BANCO Nombre ó código de la institución Financiera. CIUDAD Nombre de la ciudad. GIRADO POR Nombre del titular de la cuenta. VALOR $ Valor del cheque. PARA CANCELAR O ABONAR LO SIGUIENTE Servicios a cancelar. CÓDIGO Anota el número según catalogo de cuenta. VALOR Costo del servicio.


CAJA Firma y sello del cajero.


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8.2 COMPROBANTE DE EGRESO El comprobante de egreso se elabora como mínimo en original y copia con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para tesorería una vez el beneficiario haya retirado el cheque y firmado el comprobante. COPIA: Para contabilidad. El informe que contiene el comprobante es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION No. Aparece prenumerada la forma. FECHA Día, mes, año de elaboración del comprobante. PAGAMOS A Nombre o razón social del beneficiario. LA CANTIDAD DE Valor en letras BANCO Nombre del Banco CHEQUE No Número del cheque RAZON Relación de los diferentes conceptos que originaron el pago PARCIAL Costo unitario TOTAL Costo total. IMPUTACION Nombre de la cuenta según catalogo CODIGO Número de la cuenta según codificación. DEBITOS - CREDITOS Espacios contables HECHO POR Firma de quien preparo el comprobante de tesorería. REVISADO Firma de quien revisa el comprobante.



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APROBADO Firma ______________ y firma de

__________________ aprobando el pago.

RECIBI Firma de la persona que retira el cheque y sello de la entidad a la cual va dirigida el pago. CC o NIT El número de la cedula o del Nit del beneficiario. 8.3. COMPROBANTE DE PAGO DE HONORARIOS El comprobante de pago de honorarios se elabora en original y dos copias con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para tesorería una vez el médico haya retirado el cheque y firmado comprobante 1a COPIA: Para contabilidad. 2a. COPIA: Para el médico. La información que contiene el comprobante de pago de honorarios es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION No. Aparece prenumerada la forma. FECHA Día, mes, año de elaboración del comprobante. PAGAMOS A Nombre del médico o razón social. LA CANTIDAD DE Valor cancelado en letras BANCO Nombre del Banco CHEQUE No Número del cheque FECHA Día, mes, año del proceso quirúrgico o egreso del paciente PARCIAL Costo unitario TOTAL Costo total.



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IMPUTACION Nombre de la cuenta según catalogo CODIGO Número de la cuenta según codificación. DEBITOS - CREDITOS Espacios contables PACIENTE Nombre completo del beneficiario. PARTICULAR Marque con una x si es particular. EMPRESA Nombre de la entidad que cancelo los honorarios.

VALOR Costo del Proceso. NIT El número de la cédula o del Nit del médico. IMPUTACIONES Casillas pre - escritas que señalan el nombre de la cuenta afectada CODIGO Número asignada a la cuenta según catalogo de cuentas DEPOSITO CREDITOS Espacios contables. HECHO POR Firma de quien preparo el comprobante. REVISADO Firma de quien revisa el comprobante. APROBADO Firma de quienes aprueban el pago. RECIBI Firma del médico que retira el cheque y sello si va dirigido a una persona jurídica. (EPS, ARS) CAMPO Descripción C.C . NIT El número de la cédula o del Nit del beneficiario. 8.4 INFORME DIARIO DE SALDOS BANCARIOS El informe diario de saldos Bancarios es diligenciado en original y copia y se entrega al _________________________________________. La formación que contiene este formulario es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION



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BANCO Nombre del Banco CHEQUE No Nombre de las instituciones financieras en las que se tiene las cuentas corrientes DISPONIBLE - BANCO Saldo efectivo reportado por el banco. SALDO ANTERIOR Se toma el saldo actual del informe inmediatamente anterior. CONSIGNACIONES Valor de las consignaciones registradas. CHEQUES GIRADOS Valor de los cheques girados el día anterior. NOTA CREDITO Valor de las notas crédito, recibidas del Banco. NOTA DEBITO Valor de las notas débito recibidas del banco. SALDO ACTUAL Es el resultado de la sumatoria de las columnas: saldo anterior, consignaciones y notas cerdito menos los valores de las columnas saldo actual y cheques girados entregados. TOTALES Es el resultado de la suma vertical de cada una de las columnas OBSERVACIONES Comentarios que se quieran hacer al respecto. SALDO NUEVO Es el resultado de la suma vertical de la

columna saldo nuevo. POR CONSIGNAR Dinero en tesorería que no alcanzaron a ser

consignados.

SALDO REAL La suma de los valores: saldo nuevo y por consignar

POR GIRAR Pagos autorizados a los cuales no se les ha

elaborado cheque (órdenes de compras, facturas y honorarios).

NUEVO SALDO La resta de los valores: saldo real y por girar.



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8.5 CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS La papeleta control de cheques devueltos se diligencia en original y dos copias en la siguiente distribución: ORIGINAL: Para tesorería. 1a. COPIA: Para contabilidad 2a. COPIA: Para contabilidad. La información que contiene el formulario es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION CHEQUE No, CUENTA No, El número del cheque, número de cuenta, nombre del Banco y el valor. GIRADOR Nombre del titular de la cuenta. DIRECCION, CIUDAD, Del girador. TELEFONO PRIMERA CONSIGNACION Fecha primera consignación. DEVUELTO POR Concepto de la devolución SEGUNDA CONSIGNACION Fecha segunda consignación. DEVUELTO POR Concepto de la devolución. OBSERVACIONES Comentario que se quieran hacer al

respecto. CONTROL Nombre del empleado que recibe el cheque y fecha.



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8.6 CONTROL DE CAMBIO DE CHEQUES La papeleta control de cambio de cheques se diligencia en original y copia con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para tesorería. COPIA: Para contabilidad. La información que contiene la papeleta es la siguiente: CAMPO DESCRIPCION BENEFICIARIO Nombre del beneficiario del servicio. DIRECCION, CIUDAD Del girador Y TELEFONO CHEQUE No, BANCO Y El numeró del cheque nombre del VALOR banco, y valor. OBSERVACIONES Detalle del cambio. CAJA FIRMA Nombre del cajero que efectúa el

cambio. FIRMA Nombre del funcionario que aprueba el cambio. 8.7 INFORME SOBRE ESTADO DE CUENTA Este formulario se diligencia en original y copia con la siguiente distribución: ORIGINAL: Para el paciente junto con el original del nuevo recibo de caja. COPIA: Para contabilidad. Este documento incluye la siguiente información. CAMPO DESCRIPCION FECHA Elaboración del informe.



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CAMA No El número de la cama del beneficiario. PACIENTE Nombre del paciente. RESPONSABLE Nombre o razón social de quien responde por la cuenta.

VALOR TOTAL A LA FECHA Valor acumulado a la fecha. MENOS DEPOSITO Valor depositado inicial. MENOS VALOR RECONOCIDO Suma reconocida por la entidad que

responde por la cuenta. SALDO ACTUAL A SU CARGO Es el resultado de restar el valor total a

la fecha la sumatoria obtenida de sumar el depósito inicial y el valor reconocido por la empresa.

OBSERVACIONES Comentarios que se quieren hacer al

respecto. CAJERO Firma del cajero en turno. 8.8 FORMULARIO DE CAJA MENOR Esta forma registra las compras que se realizan sin el uso de la forma orden de compra e incluye la siguiente información: CAMPO DESCRIPCION PAGAMOS A Nombre o razón social del beneficiario. LA CANTIDAD DE Valor en letra. DETALLE Relación de los diferentes conceptos

que originaron el pago. VALOR Costo de las unidades adquiridas. FECHA Elaboración comprobante. CODIGO Número asignado en él catalogo de cuentas.



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CAJERO Firma del funcionario responsable de la caja

menor. REVISADO Firma de quien revisa el comprobante. RECIBI Firma de la persona que recibe el pago. C.C. o NIT El número de la cédula o del Nit del beneficiario.



Manual de procedimientos administrativos y operativos de tesoreria

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