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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

BODEGA CENTRAL

HOSPITAL DE PUERTO MONTT

PUERTO MONTT, 2013 Actualización y modificación Revisión y ajust e Ing. Raúl Correa Balcázar Srta. Jocelyn Sal divia Jefe de Bodega Central HPM Adm. Público Abastecimiento HPM

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INDICE 1.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS ............... 4

1.1. Antecedentes Generales ....................................................................... 4

1.2. Recepción Física de Artículos .............................................................. 6

1.3. Ordenamiento Logístico ....................................................................... 7

1.4. Recepción en Sistema Informático ...................................................... 8

1.5. Recepción de Servicio .......................................................................... 9

2. PROCEDIMIENTO DE PAGO ..................................................................... 10

2.1. Recepción de Facturas ....................................................................... 10

2.2. Certificado de Recepción Conforme .................................................. 10

2.3. Refrendación Presupuestaria ............................................................. 11

2.4. Resolución de Pago ............................................................................ 11

3. POLÍTICA DE INVENTARIOS ..................................................................... 14

3.1. Objetivo General .................................................................................. 14

3.2. Objetivos Específicos ......................................................................... 14

3.3. Contenido ............................................................................................. 14

3.3.1. Identificación de número, tipo, localización y responsable asociado a bodega ....................................................................................... 14

3.3.2. Consumo .................................................................................... 15

3.3.3. Preparación de Inventario ............................................................ 16

3.3.3.1. Registro de Vencimiento y Lote ............................................ 16

3.3.3.2. Control de Inventario .............................................................. 16

3.3.3.3. Disponibilidad de Inventario .................................................. 17

3.3.3.4. Medicamentos e insumos no disponibles ............................ 18

3.3.3.5. Armarios Digitales: Recargas, Informes, I nventarios ......... 19

3.3.4. Definición de Stock Crítico ........................................................... 21

3. GESTIÓN DE CONTRATOS CON PROVEEDORES .................................. 25

3.1 Unidad de gestión de facturas y contratos ........................................ 26

3.2 Unidades Involucradas en el Proceso de Contrato s ......................... 27

3.3 Registro del Contrato ........................................................................... 28

3.4 Políticas de Gestión: ............................................................................ 29

4. PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INCIDENTES INTERNOS Y EXTERNOS ........................................................................................................... 30

4.1. Manejo Incidentes Internos ................................................................ 30

4.2 Manejo de Incidentes Externos ........................................................... 31

5. ANEXOS ...................................................................................................... 34

5.1. Anexo 1: Planilla recepcion de bultos ............................................... 34

5.2. Anexo 2: Flujo refrendacion presupuestaria ..................................... 35

5.3. Anexo 3: Resolución de pago ............................................................. 36

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5. 4. Anexo 4: Flujo de contrato de proveedores ..................................... 37

5.5. Anexo 5: Formulario devolución a proveedores ............................... 38

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1.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE BIENES Y SERVICIOS

1.1. Antecedentes Generales Se hace necesario definir los conceptos y documentos básicos que se

manejan en Bodega: Conceptos: 1.- Artículos o bienes: Se denomina así a las mercaderías que las bodegas

almacenan. 2.-Artículos en Existencia: Número determinado de artículos que están

registrados en el sistema de información de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas.

3.-Bodegas: Son los lugares de almacenamiento de bienes. Puede existir dos tipos de bodega: Bodegas Centrales y Tránsito: 3.1.-Bodegas Centrales: Son las bodegas que mantienen el almacenamiento

permanente de bienes. 3.2.-Bodegas en Tránsito: Son bodegas temporales donde se almacenan los

productos por un corto período de tiempo o, en algunos casos, se reciben los bienes, se verifican las cantidades y características y se entregan de inmediato a los servicios que los requirieron, este proceso se denomina “Recepción de Entrega Inmediata”.

4.-Administrativos Bodegueros: Personas encargados de realizar las

funciones de bodega, esto es, recibir los bultos de los transportistas, revisarla, codificarla, ordenarla y, despacharla a los distintos Servicios del Hospital. Son ellos los responsables de la mercadería física, por lo que deben velar por la correcta codificación, orden y limpieza de las bodegas. Además deben realizar trabajo administrativo y registros en el sistema computacional para mantener la información actualizada y certera.

5.- Administrativos Recepcionistas: Persona encargada de registrar, en el

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sistema computacional, las entradas de mercadería, ya sea como "Recepción de Proveedores" o "Recepción de Entrega Inmediata".

6.- Código: Conjunto de números por medio del cual se clasifican los

productos, según su característica: insumos, comprimidos, antisépticos, sueros, vacunas, oncológicos, inyectables, etc. Este código permite guardarlos y ubicarlos rápidamente.

7.- Control de Inventario: Revisión cuantitativa de los saldos contables con

los saldos físicos. 8.- Control: Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y

programas están siendo observados. La retroalimentación de este proceso debe hacerse permanentemente para evitar costos de realizar procesos de reingeniería, lo que implicaría modificar actividades, funciones y procesos por completo.

9.- Control Interno: Evaluación de método y procesos que se interrelacionan

en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en las operaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas. Para realizar control interno debe existir plena conciencia de los procesos, capacidad del recurso humano para detectar errores o desvíos en las operaciones diarias y sistemas computacionales Software y Hardware apropiados para el monitoreo constante.

10.- Costo total anual de Inventario: Es igual al costo total de las órdenes

más el costo total fijo por ordenar, más el costo de almacenamiento. 11.- Costo de almacenamiento: Es igual al costo de mantener el inventario

por el inventario promedio. 12.-Costos de mantenimiento: Costos relacionados con el hecho físico de

guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad de mantener un cierto nivel se stock. Para el caso del Hospital de Puerto Montt, este costo es relevante dado el espacio físico con el que se cuenta, por lo que la decisión de mantener inventario en Bodega dependerá de la demanda actual y del stock crítico a considerar, tomando en cuenta el espacio reducido de Bodegas.

13.- STOCK MINIMO: Es la cantidad mínima que se puede mantener en stock,

considerando el consumo mensual, para evitar quiebre de stock.

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14.- STOCK CRÍTICO: Es el stock que debe tenerse de los insumos, para satisfacer una necesidad fuera de la programación normal de las compras. Esta cantidad debe cubrir el tiempo de reposición de los artículos.

15.- STOCK MAXIMO: Es la cantidad de mercadería máxima que se debe

tener en stock considerando el promedio de consumo, la estacionalidad y las características inherentes del producto, debería ser equivalente al total de insumos que se consumirá en un periodo igual a un mes por los Servicios o Unidades del Hospital.

16.- SOBRESTOCK: Es mantener en el stock de Bodegas una cantidad mayor

a la consumida por la totalidad de los Servicios Clínicos, en un periodo de 2 meses. Son recursos inmovilizados que aumenta el valor del inventario.

18.- Préstamos y Devoluciones: Transacciones comunes entre los distintos

Hospitales, Clínicas, Servicios internos del Hospital. Consiste en pedir mercadería que no se tiene en stock y que aún no se recibe del proveedor, y luego al contar con el stock se devuelve al prestamista.

1.2. Recepción Física de Artículos La recepción física de los artículos es de responsabilidad de los

Bodegueros Administrativos o de Apoyo, quien deberá: • Recibir los bultos provenientes de los proveedores, los cuales llegan en

distintos medios de transportes. • Anotar la Recepción en Planilla creada para tal efecto, en la cual se anota el

proveedor y la cantidad de bultos recibidos más alguna observación. Se adjunta formato creado para tal efecto. (Anexo Nº1)

• Verificar que los bultos pertenecen al Hospital Base, para ello revisar las Órdenes de Compra Pendientes.

• En el caso de artículos en transito por Bodega (Recepción de Entrega Inmediata) que llegan para servicios tales como Equipos Médicos, Pabellón, Mantención, etc. se debe verificar los embalajes, la cantidad de bultos, según Orden de Compra y firmar el documento de recepción (factura, guía o boleto de transportista). Luego procederá a llamar al Servicio respectivo para que hagan retiro de los artículos. Si no viene la cantidad de bultos de acuerdo al boleto del transportista; o los embalajes no son los óptimos, debe avisar de inmediato al Jefe de Bodega, para la coordinación con el Servicio respectivo, para la devolución al Proveedor.

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• Si la recepción corresponde a productos que quedan almacenados en Bodega, debe corroborar que las cajas y embalaje sean los apropiados y vengan los artículos en perfectas condiciones de higiene, sin rupturas.

• Verificar si el producto viene con cadena de frío. Para asegurarse que la cadena de frío es la correcta, revisar las especificaciones que el proveedor envía etiquetada a la caja en forma inmediata, frente al transportista. Para ello deberá utilizar el termómetro respectivo. Generalmente la caja debe estar entre 2 y 8 grados Celsius. Si la cadena de frío es la correcta debe dar prioridad a estos productos, revisarlos cotejando con la guía, verificando características y cantidad y guardarlos en el refrigerador. Avisar al Bodeguero Administrativo correspondiente la recepción de éstos artículos para su conocimiento.

• Si no cumple con la cadena de frío necesaria indicada por el proveedor en el embalaje, deberá avisar al Jefe de Bodega para la devolución inmediata y coordinar con el Dpto. de Abastecimiento para poner en conocimiento al proveedor de la devolución.

• Si los bultos no son refrigerados, se debe proceder abriendo las cajas. • Si el bulto no llega en condiciones óptimas, procede a informar al jefe de

bodega para realizar la devolución respectiva ó, en caso necesario, avisar a abastecimiento para que se comuniquen con el proveedor.

• Si los embalajes están correctos, debe contar los bultos, firmar conforme el documento respectivo (guía, factura ó boleto de transportista)

• Cotejar la información de la orden de compra con guía de despacho o factura, según corresponda.

• Entregar los bultos a la bodega que corresponda para su posterior orden y almacenaje.

• Entregar los documentos que correspondan (orden de compra con guía de despacho o factura) al Bodeguero Administrativo. Indicar si existe alguna observación con la mercadería recibida.

• Informar al Bodeguero Administrativo, según corresponda si son productos inventariables.

• En la recepción de mercadería proveniente de la CENABAST, al momento de la revisión se encuentran diferencias debe informarlas al Jefe de Bodega dando copia de la guía para que se reclame a través de la página web.

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1.3. Ordenamiento Logístico Corresponderá al Bodeguero Administrativo o Administrativo de Apoyo la

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logística relacionada al ordenamiento de la mercadería, esto es:

• Una vez recibida la mercadería debe reordenarla logísticamente según criticidad de los mismos, volumen, peso, características de higiene y según sistema FIFO (First in First out), es decir, los primeros artículos en llegar serán los primeros artículos que deben salir de la bodega a los servicios, considerando para ello las fechas de vencimiento y el estado de los artículos.

• Si se han recibido Artículos inventariables que corresponde a artículos que pertenecen al Activo Fijo del Hospital, es decir que son bienes de valores significativos, que se compraron para el uso como Ej. muebles, herramientas, etc. debe avisar al Jefe de Bodega dándole una copia de la guía, para que éste, a su vez avise al Dpto. de Contabilidad para que realicen la verificación y el registro inventariable.

• Si, se recibe mercadería sólo transitoria, avisar a la unidad respectiva para que se acerquen a la Bodega para su revisión y luego se lo lleven al Servicio correspondiente.

1.4. Recepción en Sistema Informático Todos los artículos que llegan a bodega, ya sea para su almacenaje o para

su entrega inmediata deben ser recepcionado mediante el Sistema Informático y luego entregado a los servicios, así se puede mantener un control y orden en las bodegas.

Existe 2 tipos de recepciones: Recepciones de Proveedores y Recepciones de Entrega Inmediata. Es de responsabilidad del Administrativo Recepcionista quien deberá hacer ingreso al sistema informático según corresponda:

A. Recepción de Proveedores

Se denomina así a las recepciones que se hacen por aquellos artículos que

viene de proveedores y se almacenan en las bodegas hasta su entrega a los diferentes servicios, a través de pedidos extraordinarios o por el Plan de Consumo.

• Los encargados de las recepciones deben hacer la recepción computacional

cotejando la correspondiente orden de compra y factura o guía de despacho. • El recepcionista debe verificar las cantidades y si las características del producto

corresponden a lo indicado en la orden de compra. • Si existe diferencia entre el documento de llegada y la orden de compra se

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procede a informar dicha diferencia al Departamento de Abastecimiento.

B. Recepción Entrega Inmediata Existen productos que no pasan directamente a almacenarse en las

Bodegas, sino que se hace entrega inmediata a los usuarios de dichos artículos dadas las características de los mismos. Estos productos no se ingresan a las bodegas como parte del stock sino que se hace una recepción por entrega inmediata, ya que tienen la característica de artículos transitorios. Ej. Mantención, equipos industriales, productos especiales entre otros, servicios, pasajes, etc. También se le hace este tipo de recepción a las cuentas de gasto como el correo, el teléfono, el gas, etc. y también artículos que vienen destinados a un servicio.

1.5. Recepción de Servicio

Cada unidad del Hospital, mediante documento interno solicita el

requerimiento de compra de servicio a la unidad de Abastecimiento, la que con este documento como respaldo emite la orden de compra.

El proveedor envía la factura a Oficina de Partes y luego de su estadía en

Contabilidad y en Gestión de Facturas y Contratación esta última unidad entrega el documento en planilla a Bodega Central, quien debe gestionar el visado del Certificado de Recepción Conforme.

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2. PROCEDIMIENTO DE PAGO

2.1. Recepción de Facturas

Tanto en la recepción de Proveedores como en la Recepción de Entrega Inmediata se recepcionan facturas.

En la Recepción de Proveedores se emite el documento desde el Sistema

Informático y se adjunta a una fotocopia de la factura para luego ser entregados ambos la Unidad de Gestión de Facturas y Contratos con una planilla.

La factura original es enviada a la Oficina de Partes del Hospital previo ingreso en el Sistema INTRANET de Trazabilidad de Facturas que posee el Hospital, con una nómina que emite este sistema.

En la Recepción de Entrega Inmediata se presentan los siguientes pasos: � Recibir desde la Unidad de Gestión de Facturas y Contratos la factura ó

boleta. � Anotar en libro o registro habilitado para tal efecto los documentos recibidos

desde Unidad de Gestión de Facturas y Contratos para hacer la recepción. � Imprimir y revisar la Orden de compra que realiza Abastecimiento. � Cotejar la orden de compra con la factura, guía, recibo, boleta, etc. � Revisar si dichos documentos adjunta los respaldos necesarios para

realizar la recepción, como ser: 1. En caso de las Boletas de Servicios, registro de prestaciones. 2. En caso de facturas o documentos vinculados a prestaciones médicas

realizadas fuera del hospital, la Hoja de Atención emitida por Coordinación de Recaudación.

� Realizar la cuadratura necesaria, haciendo todas las actividades que esto conlleva, consultas, verificaciones, etc.

� Si existe diferencias consultar en Abastecimiento. � Una vez realizada la recepción debe entregarse la factura con la recepción

en cada Servicio para que identifiquen el gasto y lo firme conforme.

2.2. Certificado de Recepción Conforme

En el caso de la Recepción de Proveedores el documento emitido por el Sistema Informático y que se entrega a Gestión de Facturas y Contratos lleva la firma y timbre con los datos del funcionario de bodega que da conformidad.

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En el caso de la Recepción de Entrega Inmediata se dan los siguientes pasos: � Cada servicio devuelve la factura a bodega con la firma correspondiente,

este plazo no puede exceder de 72 horas, según disposición del Departamento de Contabilidad.

� Pasado las 72 hrs. Jefe de Bodega solicitará la devolución de la Recepción entrega inmediata y si no fue firmada por el jefe del servicio correspondiente, deberá ser visado por el Coordinador del Centro de Responsabilidad respectivo.

� Bodega deja una copia de la recepción en su archivo y hace entrega de la factura a la Unidad de Gestión de Facturas y Contratos, para que este Dpto. luego la entregue a Contabilidad para su devengación.

2.3. Refrendación Presupuestaria

Antes de realizar cualquier compromiso de pago que esté relacionado con la contabilización del subtitulo 22 se debe realizar previamente la refrendación presupuestaria, es decir se debe tener la certeza que el departamento de contabilidad y finanzas contara con los recursos necesarios para cumplir dicho compromiso y previamente se debe certificar que este gasto se encuentra bajo el marco presupuestario del servicio o centro de responsabilidad el cual lo está solicitando.

Se entrega a la Unidad de Abastecimiento. • Compromiso Presupuestario • IDE • Resolución Interna

Ver Anexo N° 2

2.4. Resolución de Pago Control de Existencia Unidad encargada de revisar todo documento que ingresa al departamento

de contabilidad para pago con el fin de certificar que dicho documento cuenta con todos los antecedentes necesarios exigidos como norma única del establecimiento que respaldan su contabilización y posterior pago.

• Orden de Compras • Resolución Interna

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• Recepción conforme • Factura • Documentación del servicios facturado.

Presupuesto Devengado : El devengado es el acto de administración mediante el cual se

reconoce una obligación de pago, derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce previa acreditación documentaria ante el órgano competente de la realización de la prestación o el derecho del acreedor. El reconocimiento de la obligación debe afectarse al presupuesto institucional, con cargo a la correspondiente cadena de gasto.

Documentos que sustentan los Devengados • Factura • Boleta de Venta • Convenio Suscrito • Recibo por Honorarios Profesionales • Planilla de Viáticos • Rendición de Cuentas • Registro del Devengado.-

El Gasto Devengado es registrado en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Sector Público (SIGFE) afectando en forma definitiva la Específica del Gasto Comprometido, con lo cual queda reconocida la obligación de pago.

Tesorería.-

• Esta unidad una ves de haber revisado que se encuentra el egreso con toda su documentación de respaldo y el documento tributario procede a girar el cheque de los ingresos generados por el establecimiento.

Jefa de Contabilidad.-

• Revisión de Documentos para Pagos: Unidad encargada de revisar todo documento que ingresa al departamento de contabilidad para pago con el fin de certificar que dicho documento cuenta con todos los

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antecedentes necesarios exigidos como norma única del establecimiento que respaldan su contabilización y posterior pago.

• Revisar, registrar y clasificar todas las transacciones contables que se generan en el establecimiento en el sistema de Información de gestión financiera del Estado (SIGFE), de acuerdo con la legislación vigente.

• Refrendación y Control presupuestario del Gasto respecto del presupuesto aprobado para el Establecimiento.

• Revisar la refrendación presupuestaria de las órdenes de compra. • Tramitar el pago de proveedores, remuneraciones, viáticos,

programas PAD e Impuestos. Secretaria.- Una vez que el documento recrece a la unidad de Tesorería firmado un el Jefe

de Finanzas se procederá a depositar los documentos. De esta manera finaliza el proceso de pago.

Ver ANEXO N°3

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3. POLÍTICA DE INVENTARIOS

3.1. Objetivo General

Mantener los stocks de los productos en las bodegas de Economato, Adquisiciones Médicas y General de Fármacos de manera confiable, teniendo como apoyo al sistema informático y en las condiciones idóneas de manera de responder a las necesidades de consumo del Hospital.

3.2. Objetivos Específicos Mantener la cuadratura de los stocks de los productos según lo indicado por

el Sistema Informático. Mantener el orden físico de los productos en las bodegas preocupándose

de la integridad de ellos y de la utilización del sistema FIFO. Informar a las Unidades correspondientes por los sobrestocks y los

vencimientos cercanos de los productos para una oportuna gestión de ellos. Mantener los productos vencidos o dados de baja de forma separada y

bajo el proceso correspondiente.

3.3. Contenido

3.3.1. Identificación de número, tipo, localización y responsable asociado a bodega

Todos los productos de consumo en el Hospital poseen un código por el

cual son identificados físicamente y en el Sistema Informático. Este código consta de 7 dígitos y tiene relación con el tipo de producto, clasificándolos en secciones lo cual queda determinado por los primeros 3 dígitos, quedando circunscrito a una bodega determinada.

Según el tipo de producto estos serán almacenados y registrados en el

Sistema Informático con todos sus movimientos de entrada y salida en la bodega de Economato, Adquisiciones Médicas o General de Fármacos.

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La bodega de Economato tiene relación con artículos de oficina, aseo, muebles no clínicos y todo lo que no tenga relación con fármacos e insumos médicos. Consta de una bodega donde mantiene la mayor diversidad de productos, más un contenedor de 12 metros y otra bodega que se utiliza para los productos enviados desde Santiago por el Programa Chile Crece Contigo.

La bodega de Adquisiciones Médicas mantiene insumos médicos y clínicos

y está constituida por 2 subbodegas más 2 contenedores de 6 metros cada uno.

La bodega General de Fármacos maneja sueros, detergentes enzimáticos, jabones y fármacos en general y consta de 2 subbodegas.

Las subbodegas, excepto la que mantiene productos del Chile Crece

Contigo, se encuentran alineadas dentro de un mismo sector del edificio del Hospital, mientras que los contenedores se encuentran en exterior del edificio cerca del área de descarga de los transportes.

Las tres bodegas existentes poseen un responsable que se denomina Encargado de Bodega, el cual debe ser un funcionario con cargo administrativo y contratado por el Hospital.

3.3.2. Consumo

El consumo de los productos del Hospital está determinado por el uso de los productos que realice cada Centro de Costo. Este consumo es detectado mediante 3 formas:

• A través de los Armarios Digitales de aquellos servicios que los poseen y

donde el consumo se registra informáticamente cuando el personal del servicio registra la salida de ellos para el uso en el paciente. Estos armarios mantienen insumos médicos, fármacos, sueros y jabones.

• Mediante el registro de entrega de medicamentos por receta en el Sistema Informático el cual es utilizado por Farmacia tanto para pacientes hospitalizados como ambulatorios.

• Mediante el registro de salida por despachos del Sistema Informático que realiza Bodega Central cuando se despachan productos a los servicios que previamente los han solicitado mediante un pedido de consumo emitido del Sistema Informático y que para el servicio representa la cantidad de productos que han utilizado y que a su vez les permitiría responder a sus necesidades.

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En estos pedidos se encuentran insumos médicos, de economato y sueros.

3.3.3. Preparación de Inventario

3.3.3.1. Registro de Vencimiento y Lote

• El Encargado de Bodega o la persona que revise físicamente la mercadería

deberá registrar en la guía o factura, la fecha de vencimiento y lote de lo recibido. Como norma general, se reciben productos con vencimiento mayor a un año.

• Mensualmente el Encargado de Bodega, deberá revisar los vencimientos de insumos y/o fármacos. Para ello, debe ordenar los productos por Sistema FiFo, de tal manera, de dejar los insumos o fármacos con primer vencimiento al alcance para que sean los primeros en ser entregados a los Servicios.

• El Encargado de Bodega deberá llevar registro de los insumos y/o fármacos que estén prontos a vencer, considerando para tal efecto 6 meses.

• Mediante el sistema informático el Bodeguero podrá visualizar cuando el producto baje del stock mínimo o sobrepase el stock máximo o se encuentre en stock crítico.

• El Encargado de Bodega debe informar mensualmente al Jefe de Bodega de los próximos vencimientos para que éste gestione el uso de ellos.

• El Encargado de Bodega debe realizar mensualmente el mismo procedimiento con insumos o fármacos que tiene baja rotación, llevar registro de ellos y avisar al Jefe de Bodega para que gestione el uso de ellos.

• El Jefe de Bodega, debe informar a los diferentes servicios clínicos de los próximos vencimientos y de productos con baja rotación. Sí aún así no se activa el uso de ellos, podrá donarlos a Red Minsal.

• Si la gestión no da resultado y los insumos o fármacos se vencen en bodega, se debe realizar la eliminación de insumos, según el procedimiento.

3.3.3.2. Control de Inventario Los procedimientos que se requieren para lograr mantener un control de

existencia adecuado son:

• El Encargado de cada Bodega debe verificar constantemente las existencias de la bodega respectiva, esto es cotejar si los stocks corresponden físicamente

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con lo computacional. • El Jefe de Bodega para mantener control de los procedimientos y de la

efectividad de los saldos debe efectuar inventarios dirigidos y selectivos, debiendo dejar actas del proceso efectuado, con las observaciones correspondientes.

• Realizar inventarios dirigidos revisando la totalidad de los artículos con funcionario de la Unidad de Contabilidad, periódicamente entro del año.

• Realizar inventarios selectivos mensualmente. En el caso del inventario selectivo, se utiliza una muestra de artículos aleatorios y representativos del universo. Estos se deben llevar a cabo uno con funcionario de la unidad de Contabilidad y otro interno sin funcionario de Contabilidad.

• Llevar a cabo el inventario físico, aleatorio, registrando las diferencias captadas.

• Informar al Jefe de Bodega el motivo de los descuadres. • En el inventario verificar además orden, conocimiento del Bodeguero y limpieza

de la Bodega. • Hacer seguimiento de las diferencias encontradas en los inventarios. • El Jefe de Bodega hará los inventarios dirigidos o selectivos junto al Bodeguero

Administrativo de la bodega respectiva. • El jefe de Bodega debe tener registro y archivos con la documentación

correspondiente a los formularios de devolución enviadas al proveedor y fotocopia de facturas.

• El Bodeguero Administrativo debe llevar archivo correlativo de la siguiente documentación interna:

• Cuaderno de facturas y documentos ingresados a la Bodega para su recepción.

• Entrega registrada de originales de toda la documentación de Control de Existencias a Abastecimiento para control.

3.3.3.3. Disponibilidad de Inventario

Todos los productos de la Bodega Central se encuentran disponibles para ser solicitados por el Hospital una vez que han pasado por el proceso de recepción exitosamente y se encuentran en sus respectivas ubicaciones físicas y registrados en el Sistema Informático formando parte del stock, cumpliendo además con la fecha de vigencia y con la completa integridad de estos.

Los productos pueden ser traspasados a los servicios del Hospital a través de

las siguientes formas:

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• Mediante su carga por parte del personal de bodega en los armarios digitales

los cuales son solicitados por los programas informáticos asociados a estos equipos los que a través de un informe diario de lunes a viernes indican cuáles son los productos que se deben cargar y en qué cantidades.

• Mediante el despacho por traspaso al Servicio de Farmacia basándose en el

pedido de consumo que le emite este servicio. Esta entrega se realiza los días Lunes para la Atención Cerrada, los Martes para la Atención Abierta, un repaso los días Jueves y la entrega de lo que haya quedado pendiente en el momento que el producto vuelva a formar parte del stock de la bodega.

• Mediante el despacho que para productos que saldrán de la Bodega de

Economato y de Adquisiciones Médicas se debe contar con el pedido de consumo mensual. El pedido de consumo mensual debe abarcar la totalidad de los productos que utilizará el servicio que los solicita y éste es coordinado y entregado por la Bodega Central a partir del día 20 de casa mes. De esta forma se evita congestionar a la bodega y almacenar productos en los pasillos fuera de las bodegas. Si en la entrega de los productos quedara algún pendiente este se entregará una vez que sea recepcionado.

3.3.3.4. Medicamentos e insumos no disponibles

Existen medicamentos e insumos que no cumplen las características y condiciones necesarias para ser utilizados y estos deben ser eliminados. Aquellos productos que cumplirían esta condición serían los siguientes:

• Productos vencidos, • Productos Obsoletos, • Alteraciones fisicoquímicas evidentes, como cambio en el color u olor • Productos alterados por mala conservación, • Presencia de cuerpos extraños en soluciones o envoltorios, • Destrucción de la forma farmacéutica en medicamentos, • Informes de la Autoridad Sanitaria que señale la ineficiencia y/o falta de

seguridad del producto, esto en caso de que el proveedor no realice el cambio de producto.

• Productos sin identificación.

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Procedimiento de Eliminación El procedimiento contempla los siguientes pasos a seguir:

• El Encargado de cada Bodega debe revisar mensualmente los productos vencidos y deteriorados en sus bodegas, informando a la Jefatura para su posterior eliminación.

• Informar a la Dirección del Hospital la destrucción adjuntando Acta con la nómina de medicamentos e insumos a eliminar y su causa.

• Rebajar del Sistema Informático las cantidades involucradas en la nómina. • La eliminación total debe realizarse una vez recibida la autorización por parte

de la Dirección del Hospital Base de Puerto Montt, en la cual autoriza la eliminación de los artículos.

• Realizar la eliminación de acuerdo a procedimientos establecidos y al personal asignado en el acta de baja de medicamentos o insumos, considerando la naturaleza del o los artículos a dar de baja para así evitar contaminación al medio ambiente.

• Los medicamentos no deberán eliminarse junto con los desechos comunes. • Efectuada la eliminación en presencia de un representante de la oficina de

control de existencia del Hospital, del Encargado de Bodega y del Jefe de Bodega se levantará el acta de rigor señalando el método de eliminación usado.

• La copia de todos los documentos se entregará a la oficina de Contabilidad del Hospital y los originales se archivarán y mantendrán en la Bodega Central.

3.3.3.5. Armarios Digitales: Recargas, Informes, I nventarios Los Armarios Digitales corresponden a armarios automáticos diseñados para la

dispensación de dispositivos médicos y medicamentos. Para esto se requiere:

• Recargar los armarios periódicamente, según el uso por parte de los Centros de Costo que cuentan con este tipo de equipamiento.

• Desde Bodega se repone dispositivos médicos, sueros, jabones y desinfectantes.

• Al instalar los armarios, el administrador de los armarios en conjunto con los jefes de servicio fijan un stock máximo, mínimo y crítico, de acuerdo al consumo. Se repone de acuerdo al stock mínimo.

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A. Reporte de Reposición – Responsable Personal de Bodega.

• Generar e imprimir, a través del sistema computacional del armario, el reporte diario de reposición. En aquellos casos en que la reposición esté configurada automáticamente, verificar diariamente, que el reporte se imprima a la hora configurada. Este reporte refleja todos aquellos insumos, que se encuentran bajo el stock mínimo que el Servicio ha definido, por lo tanto es importante reponerlos para que no se altere el normal funcionamiento del servicio respectivo. La reposición diaria, es realizada por personal de Bodega, definido para tal efecto.

• Para que la reposición diaria sea correcta, en cuanto a las cantidades e insumos a reponer, el servicio respectivo, a través del encargado de revisar el sistema en el servicio, debe verificar que todos los artículos consumidos sean correctamente rebajados y cargados a pacientes o cargados al piso, según corresponda. Esta actividad, permite que aparezcan en el reporte como necesidad.

B. Recopilación y Reposición de Insumos

• Esta actividad corresponde a buscar físicamente en las distintas bodegas los artículos que se necesita reponer, según el reporte diario, esta actividad puede hacerse conjuntamente con el Encargado de Bodega respectiva.

• Luego de recopilados todos los insumos hay que llevarlos al Servicio y cotejar que las cantidades físicas llevadas sean las mismas que las cantidades solicitadas por el reporte de reposición e ingresar correctamente, esta cantidad en el armario. Esta operación es muy importante y debe realizarse con mucho cuidado, ya que la cantidad ingresada en los armarios es la que será rebajada del stock de la bodega respectiva.

• Las reposiciones deben hacerse de lunes a viernes en los horarios establecidos con el servicio.

• Cuando el Servicio no rebaja correctamente la cantidad de insumo consumido y no aparece en el reporte a la hora de reponer, es el servicio quien debe preocuparse de su abastecimiento y de revisar las discrepancias.

• Si al momento de reponer, no había un insumo en bodega y éste llega durante el

día hay que reponerlo al servicio, sobre todo si el servicio está sin stock de dicho insumo.

• Los días viernes, si el usuario lo estima necesario, se realiza una reposición suplementaria con mayor cantidad de insumos para que el servicio no se vea desabastecido y tenga stock suficiente para 3 días.

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C. Manejo de Stock

• El encargado de reposición diaria en armarios, debe avisar al Jefe de Bodega los artículos que no se encuentran en Bodega o queda poco stock, para que éste a su vez, informe a Abastecimiento para su compra. La misma tarea la debe efectuar el funcionario Administrador de los armarios.

• Diariamente el encargado de las reposiciones, debe revisar en el Sistema Informático de las bodegas que se rebajó correctamente del stock de las mismas reposiciones realizadas. Cuando se presente algún error o discrepancia por no rebaje u otro motivo, debido al sistema computacional, avisar al Jefe de Bodega para que revise esta situación y verifique el motivo de estos errores, en algunos casos deberá informar al Dpto. de informática para que revise la interfaz y verifique los stock de bodega.

• Diariamente, el Administrador de los armarios debe verificar que funcione correctamente la interfaz existente entre los armarios digitales y el sistema de información de bodega.

• Mantener la información actualizada sobre los stock y reposiciones. • El encargado de reposición en conjunto con el encargado de los armarios de los

servicios deben realizar inventarios periódicos, esto es, como mínimo un inventario mensual a cada armario para detectar discrepancias de cantidad y mejorar los procedimientos.

• El resultado del inventario deberá ser informado a la Jefatura el servicio para que tome las medidas correspondientes y evite se repitan los mismos errores.

3.3.4. Definición de Stock Crítico La definición de stock crítico hace referencia al stock que debe tenerse de los

insumos y medicamentos, para satisfacer una necesidad fuera de la programación normal de las compras. Esta cantidad debe cubrir el tiempo de reposición de los artículos.

El Hospital ha definido el concepto de stock mínimo de manera de contar con

una herramienta de apoyo dentro de estas unidades para responder a los consumos de aquellas unidades consideradas de mayor riesgo.

Según Protocolo de Procedimiento de Mantención de Stock Mínimo de

Medicamentos e Insumos en Unidades Criticas se define Stock Mínimo como la

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existencia o reserva mínima de medicamentos e insumos clínicos que se debe mantener para asegurar el otorgamiento oportuno de un tratamiento médico impostergable, en cada unidad crítica definida.

3.3.5. Reposición de stock

La reposición de los stocks en el Hospital responde a los siguientes

requerimientos:

• Mediante la solicitud de los servicios a la unidad de Abastecimiento por aquellas adquisiciones extraordinarias.

• Mediante la reposición de insumos, medicamentos, sueros y jabones que se realiza en los armarios digitales y que va rebajando el stock físico de las bodegas y de igual forma descontando el stock de las bodegas virtuales del Sistema Informático.

• Mediante la adquisición de parte de Abastecimiento de stocks de producto de la obtención de la consolidación de pedidos de consumo que realizan los servicios.

• El Sistema Informático permite identificar aquellos productos que se encuentran bajo el stock mínimo lo que activa el proceso de compra en la unidad de Abastecimiento tomando en cuenta además la consolidación de pedidos de consumo.

3.3.6. Control de entradas, salidas y mermas. Bodega Central registra en el Sistema Informático el flujo de entrada y salida

de los productos. En el Sistema Informático se pueden revisar los movimientos que tienen los productos en la bodega virtual respectiva, teniendo cada uno de ellos un número asociado de registro.

Es responsabilidad del Encargado de cada Bodega mantener bajo su

responsabilidad la mercadería guardada en forma ordenada, con los stock cuadrados. Para esto deberá seguir los siguientes procedimientos:

• El Encargado debe verificar constantemente el stock de mercadería,

informando al Jefe de Bodega lo referente a sobrestock, bajo stock, deficiencia de stock. Para que, éste gestione sobre los sobrestock con los Servicios u otras instituciones.

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• Cualquier diferencia de stock deberá comunicarla de inmediato al Jefe de Bodega para que éste realice un arqueo del producto.

• En caso de la diferencia de stock, el Jefe de Bodega debe hacer la revisión respectiva y luego emitir un informe de las causas que ocasionaron dichas diferencias.

• En caso de los productos bajo Stock mínimo, el Jefe de Bodega debe avisar a Abastecimiento para realizar la reposición.

A. Entradas En el Sistema Informático se registran las entradas de todos los productos

que pasan a formar parte del stock de la Bodega Central. Estas entradas de productos pueden llegar por:

Compra del Hospital Intermediación de Cenabast Programa Ministerial Donación Préstamos Cada registro de entrada en el Sistema Informático que corresponde a una

entrada física es emitido e impreso y lleva la firma y timbre del funcionario de bodega que recepciona y luego entregada la documentación a la Unidad de Gestión de Facturas y Contratos. Los documentos son enviados posteriormente a Contabilidad.

B. Salidas

Los movimientos de salida de los stocks físicos en Bodega Central se

pueden deber a: Despacho por transferencia Despacho a servicio por consumo Prestamos Donación Por vencimiento Cada movimiento de salida debe emitirse e imprimirse para ser archivado y

consultado posteriormente con su respaldo.

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C. Mermas

Cada vez que se detecten mermas éstas deben ser informadas al Jefe de

Bodega, quien realizará la investigación correspondiente para finalmente emitir un informe con los resultados, generando el respectivo ajuste en el Sistema Informático con la observación que corresponda.

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3. GESTIÓN DE CONTRATOS CON PROVEEDORES El proceso de Gestión de Contratos deriva del Proceso de Adquisición de

Insumos, suministros, materiales y servicios previamente gestionado por Unidad de Abastecimiento. Una vez adjudicado una Licitación por proveedor, se procede a crear un contrato generado a partir desde la creación de las bases (Un Contrato puede variar desde una simple orden de compra – validada en la 1era orden de compra - y su aceptación hasta un contrato escriturado complejo o muy extenso) en el que quedan establecidas las obligaciones y derechos para ambas partes descritas anteriormente en las bases.

Ver ANEXO N° 4

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3.1 Unidad de gestión de facturas y contratos Unidad de Gestión de Facturas y Contratos tiene por función la gestión y

administración de los Contratos contraídos con Proveedores, el cual es recepcionado físicamente posterior a su formalización ante notario, y que por lo general viene acompañado de una garantía asociada al cumplimiento de este contrato (la inclusión de garantías depende del tipo de contrato, del monto y de las obligaciones incluidas en él).

Las funciones pueden detallarse de la siguiente manera: 1. Recepción del Contrato físico, firmado ante notario. A partir del punto 5 del

Proceso de Abastecimiento. 2. Ingreso del Contrato en registro computacional interno. 3. Ingreso de Garantía (en caso de haberla) en registro computacional. 4. Creación de Memo de Unidad dirigido a Contabilidad, solicitando Custodia

física de la garantía (Existen subprocesos correspondientes a las Garantías, relacionadas con los cambios y devoluciones de estas).

5. Creación en sitio Mercado Público de ficha de Contrato, en el que se adjunta toda la información correspondiente al Contrato y que nos permitirá gestionar y controlar que se cumpla lo estipulado por ambas partes.

6. Custodia física del Contrato en archivo físico (además de virtual) de una copia original del Contrato.

7. El último punto individualizado (n°7), correspon de al seguimiento de la recepción conforme de los productos/servicios que fueron contratados, y quien establece la conformidad (en cantidad y calidad) es Bodega. Según esta conformidad se generará posteriormente el pago por parte de Contabilidad.

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3.2 Unidades Involucradas en el Proceso de Contrato s Unidad Objetivo Encarg

ado Usuario

Unidad de Abastecimiento

Unidad Encargada de gestionar el Plan Anual de compras, respondiendo así ante los requerimientos de las distintos Servicios que conforman el Hospital.

Le corresponde además elaborar y gestionar Contratos (con apoyo Jurídico)

Jefe de Abastecimiento, Profesional Universitario, acreditado Mercado Público.

Los distintos comités y Unidades del Hospital (centros de costo del área clínica y administrativa)

Unidad de Gestión de Facturas y Contratos

Unidad Responsable de Custodiar y transparentar el contrato al crear la Ficha de Contrato (ID Única y que se encuentra asociada al número de Licitación), el que se encuentra disponible al público.

Además gestiona y administra las Garantías asociadas a estos contratos.

Jefe de Gestión de Facturas y Contratos, Profesional Universitario, acreditado Mercado Público.

Unidades de Abastecimiento y Contabilidad.

Externamente Proveedores.

Unidad de Bodega

Unidad encargada de la recepción de los insumos contratados por el Hospital y responsable del almacenamiento y distribución de estos insumos a las Unidades del Hospital.

Jefe de Bodega, Profesional Universitario.

Todas los Centros de Costo del Hospital.

Unidad de Contabilidad

Unidad responsable de custodiar físicamente las garantías

Jefe de Contabilida

Centros de costo del

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derivadas de los Contratos. Además, está encargada de

finalizar el proceso parcial al pagar por cada entrega de insumos por parte del Proveedor, si es que esto sucediera del modo convenido previamente en cada contrato.

d, Profesional Universitario.

Hospital.

Unidad de Comercialización

Unidad encargada de gestionar Convenios de Servicios con otras instituciones.

Estos convenios son ingresados en el Registro físico que lleva esta Unidad y custodiado en el archivo.

Jefe de Comercialización, Profesional Universitario.

Unidades relacionadas por procesos y pacientes del HPM.

3.3 Registro del Contrato La Unidad de Gestión de Facturas y Contratos llevará un Registro de Contratos

que se encuentren activos, el que será permanentemente actualizado (ingresando los nuevos y quitando los vencidos).

El Registro de Contratos cuenta con los siguientes datos: • ID y Descripción de Licitación. • Rut Proveedor. • Nombre Proveedor. • Monto contratado (aprox.) • Fecha Inicio del Contrato. • Fecha Termino del Contrato. • Si existe cláusula de Renovación, y nueva fecha. Aparte de este Registro Interno (generado en planilla excel), se generará Ficha

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de Contrato en Mercado Público, el que contiene toda la información de los productos contratados por la entidad y contenidas en el contrato, tales como:

• ID y Descripción de Licitación. • Rut Proveedor. • Nombre Proveedor. • Monto contratado (aprox.) • Fecha Inicio del Contrato. • Fecha Termino del Contrato. • Si existe cláusula de Renovación, y nueva fecha. • Descripción detallada de los bienes y/o servicios contratados. • Posibilidad de Termino Anticipado del Contrato. • Pagos realizados al Proveedor del bien/servicio. 3.4 Políticas de Gestión: Orientado al seguimiento de cada contrato se ha adoptado como políticas: • Revisión mensual de los contratos físicos y ver cuando se cumplan los

plazos. De esta forma se actualiza el Registro. • Revisión quincenal de sistema por Licitaciones adjudicadas. • Revisión de las garantías, revisando que los datos sean los requeridos. En

caso de tener algún dato erróneo esta será devuelta al Proveedor para que se genere nuevamente con los datos correctos.

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4. PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INCIDENTES INTERNOS Y EXTERNOS

4.1. Manejo Incidentes Internos

A. Sistema Informático Cada vez que el sistema Informático presente anomalías y que ello

signifique no poder visualizar información relevante o registrar algún movimiento, que impida el normal desarrollo de las actividades se debe:

• Dar aviso a la Jefe de Bodega de manera de que éste contacte a la

Unidad de Informática para que tomen conocimiento de la situación y se pueda establecer con ellos un plazo aproximado de la resolución del inconveniente.

• En el caso de que se deba recepcionar mercadería, chequear la documentación versus el físico y solicitar a la Unidad de Abastecimiento documentación que permita corroborar antecedentes de compra de lo que se está recepcionando y posibilitar el almacenamiento y posterior consumo.

• Archivar la documentación que tenga relación con la recepción de productos que no se haya podido ingresar al sistema.

• Realizar registros manuales de salida de la mercadería. • Traspasar toda la información de entrada y salida que se haya generada

manualmente al sistema informático una vez solucionado el inconveniente.

B. Devolución de los Servicios a Bodega

En las siguientes situaciones se aceptan devoluciones de insumos o fármacos a bodega:

• Error en despachar productos ya que no eran los que el Servicio

necesitaba • Insumos o fármacos con errores de calidad

En estos casos se aceptará devolución a bodega con la respectiva documentación, con memo indicando la situación que origina la devolución y la cantidad a devolver. En caso de problema de calidad, el Jefe de Bodega se comunicará con el Encargado de Compras en Abastecimiento para solicitar el cambio de producto con el proveedor. • Cuando un Servicio tiene sobre stock de algún producto, lo que permitiría

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abastecer a otro servicio.

C. Problemas de funcionamiento de los Armarios Digi tales En caso en que los armarios presenten problemas de funcionamiento como

apagones sin explicación, no poder abrir puertas, desconfiguración por corte de luz, etc. El Administrador de los Armarios debe contactarse con los teléfonos de los ejecutivos de las empresas proveedoras de estos equipos, según corresponda para arreglar la situación. En caso de urgencia, con la llave del mueble pueden abrir las puertas y dispensar lo necesario. En este caso, deberían anotar los insumos utilizados para luego, cuando se arregle el problema se carguen al paciente. Además deben contactarse con el Dpto. de Informática para verificar que no se hayan borrado los pacientes.

4.2 Manejo de Incidentes Externos

A. Devolución a proveedores Durante la etapa de revisión de mercadería se detectan errores en envíos

de productos desde los proveedores, o, falta de productos, recepción de artículos rotos, con vencimientos antes de 6 mese, etc., se deben realizar los siguientes pasos para realizar devolución a los proveedores:

• Escanear guía de despacho o factura, documento con que fueron recibidos

los productos. • Enviar scanner a Jefe de Bodega para que éste se comunique con el

Servicio de Abastecimiento. También puede enviarse el scanner directamente al Encargado de Compras, con copia al Jefe de Bodega.

• El scanner con la factura que se envía al Encargado de Compras debe explicar el problema detectado.

• El Encargado de Compras de Abastecimiento, debe enviar la información al proveedor, solicitando envió de productos o NC, según sea la mejor solución para cada caso.

• De acuerdo a esto se debe informar a Bodega si los insumos o fármacos con problemas serán enviados al domicilio del proveedor o que llegará NC para entregar la documentación a la Unidad de Gestión de Facturas y Contratos.

• En caso de devolución de mercadería, Bodega prepara la documentación de envío, esto es, formulario de devolución rotulado, en él se señala el problema y se adjunta la guía o factura que transportó los insumos.

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• Se avisa por mail a oficina de partes del Hospital de Puerto Montt, que retiren bulto para ser enviado al proveedor.

• Guardar en archivador creado para tal efecto, la documentación respectiva, una vez que el bulto fue retirado en bodega. Ver ANEXO N° 5.

B. Ausencia de Funcionarios

La Bodega Central del Hospital Base de Puerto Montt jamás puede parar sus funcionamiento, y menos por ausencia de los trabajadores, por lo que se cuenta con el siguiente plan de Contingencia:

• Al ausentarse un funcionario a cargo de la recepción de bultos, debe ser

reemplazado por otro funcionario de bodega que sea destinado por el Jefe de Bodega.

• En ausencia de personal a cargo de la digitación de recepciones debe ser reemplazada su labor, en primera instancia por el otro digitador. En caso que éste no se encuentre por razones de fuerza mayor o bien este funcionario se encuentre con una carga laboral excesiva en el momento del reemplazo deberá ser apoyado por los Encargados de Bodegas en las recepciones.

• Ante la ausencia de los Encargados de Bodega esta será la distribución de reemplazo:

Bodeguero Administrativo Bodega de Adquisiciones Médicas Reemplaza Bodeguero Administrativo Bodega Economato Bodeguero Administrativo Bodega Adquisiciones Médicas Reemplaza Bodeguero Administrativo Bodega Sueros Bodeguero Administrativo Bodega Sueros Reemplaza Bodeguero Administrativo Bodega Fármacos Bodeguero Administrativo Bodega Adquisiciones Médicas Reemplaza Encargado Bodega de Adquisiciones Médicas Ante la ausencia de una de las personas que reemplaza, el Jefe de la

Unidad será responsable de la asignación de funciones. • La subrogancia del Jefe de Bodega, en primera instancia corresponde al

Bodeguero de mayor antigüedad que es el encargado de Bodega General

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Fármacos. En caso de ausencia de este último corresponderá a la 2ª mayor antigüedad y así sucesivamente.

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5. ANEXOS 5.1. Anexo 1: Planilla recepcion de bultos

Fecha

Recepción Proveedor Cantidad

Bultos OBSERVACION

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5.2. Anexo 2: Flujo refrendacion presupuestaria

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5.3. Anexo 3: Resolución de pago

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5. 4. Anexo 4: Flujo de contrato de proveedores

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5.5. Anexo 5: Formulario devolución a proveedores

DEVOLUCION DE PRODUCTOS FECHA,

CLIENT

E

RUT FACTURA

CONTACTO GUIA/GTR

Estimado Proveedor: Agradecemos a Ud. Recibir producto e información referente a la devolución. En caso

de haber gestionado alguna reposición previa a este envío, favor informar a: CONTACTO TELEFONO

E-MAIL ARTICULOS QUE SE ENVIAN

Código Descripción Cant. Lote/serie Vencimiento

Motivo de la devolución por producto.

Alternativa de solución.

Declaración condiciones del producto Se adjunta

Este documento se envía a través de: ____ Oficina de Partes del Hospital Base de Puerto Montt ____ Transportista ____________________Nombre _____________________Rut _____________________Firma Sin otro particular saluda atte.

JEFE DE BODEGA

Hospital de Puerto Montt

FOLIO