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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Confeccionado por:

María Cecilia Labbé de la Rosa UNIDAD RESPONSABLE:

Contabilidad Central FECHA DE

ELABORACION:

ASESORIA O AREA PERTENECIENTE: Mayo-2013 Contabilidad General FECHA DE APROBACION: APROBADO POR:

Manual de Procedimientos Cierres Contables

Contabilidad CentralContabilidad CentralMANUAL DE PROCEDIMIENTOS CIERRESMANUAL DE PROCEDIMIENTOS CIERRES

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Índice Página

A.CIERRES PROVEEDORES 3

II.Diagrama 4

III.Actividades 5

B.CIERRE MENSUAL 6

II.Diagrama 7

III.Actividades 8

C.CIERRE SIGFE 10

II.Diagrama 11

II.Actividades 13



A.CIERRES PROVEEDORES

I.Antecedentes

Objetivo:

El objetivo del subproceso es verificar la centralización de todas las solicitudes

de pago generadas en el periodo para realizar la contabilización del gasto.

Alcance:

El proceso se aplica a la centralización de las solicitudes por pago de facturas a

proveedores.

Responsables:

1. Funcionario/a2. Jefe/a



II.Diagrama



III.Actividades

1. Ingresar a opción cierre proveedores en INFOCHI1: El/la Funcionario/a

dentro del Sistema INFOCHI elige la opción de cierre de los proveedores.

2. Corroborar mes asociado y proceso: El/la Funcionario/a verifica en la

opción de cierre de proveedores en INFOCHI el mes asociado y el proceso.

3. Validar en sistema que la totalidad de días del mes esté centralizado: El/la Funcionario/a valida en el sistema de INFOCHI que la totalidad de los

días del mes estén centralizados.

D1. ¿Hay día no centralizado?: Si existen días centralizados el proceso

continúa en la actividad 4. De lo contrario se continúa en la actividad 6.

4. Salir de aplicación de cierre: El/la Funcionario/a si existen días no

centralizados, sale de la aplicación de cierre.

5. Centralización: Remítase al manual de procedimientos “Centralización” del

Sub-departamento de Contabilidad Central. El proceso Continúa en la

actividad 1.

6. Generar aplicación de cierre de mes: El/la Funcionario/a genera la

aplicación para realizar el cierre contable del mes correspondiente.

7. Informar por E-mail cierre de proceso a unidades de Cont. Central: El/la

Funcionario/a una vez generada la aplicación de cierre de mes, informa vía

e-mail el término del proceso a las unidades de la Contabilidad Central. Con

esto se da por finalizado el subproceso.

1 INFOCHI (Sistema Contable de DIPRECA)



B.CIERRE MENSUAL

I. Antecedentes

Objetivo:

Dar por terminado el proceso contable en el Sistema INFOCHI.

Alcance:

El proceso se aplica al cierre mensual del Sistema Contable INFOCHI.

Responsables:

1. Funcionario/a2. Unidades responsables3. Jefe/a de Contabilidad Central



II.Diagrama



III.Actividades

1. Ingresar a Sistema INFOCHI a opción cierre de mes: El/la Funcionario/a

hace ingreso en el Sistema de INFOCHI en la opción de cierre de mes para

comenzar el proceso de cierre.

D1 ¿Procesos contables cerrados? Si los procesos contables no están

cerrados se continúa en la actividad 2. En caso contrario se continúa en la

actividad 4.

2. Solicitar telefónicamente a unidad correspondiente cierre del proceso: El/la Funcionario/a al ver que no están cerrados todos los procesos

contables solicita telefónicamente a la unidad a cargo el cierre del proceso.

3. Realizar proceso solicitado: La Unidad Responsable realiza el proceso de

cierre contable solicitado por el/la funcionario/a. El proceso continúa en la

actividad 1.

4. Revisar Comprobantes contables estén visados: El/la Funcionario/a

verifica que los comprobantes contables se encuentren todos visados

previamente.

D2 ¿Hay comprobantes no visados? Si no existen comprobantes no visados

el proceso continúa en la actividad 6. De lo contrario el proceso continúa en

la actividad siguiente.

5. Visación Comprobante Contable: Remítase al Manual de Procedimientos

“Visación Comprobante Contable” del Sub-departamento de Contabilidad

Central. El proceso continúa en la siguiente actividad.

6. Revisar cuadratura de cuadis2: El/la Funcionario/a revisa si la cuadratura

de cuadis está correcta para poder seguir con el subproceso.

2 Cuadraturas de cuadis (Significa si esta cuadrado en contabilidad el pagado con el devengado).



D3 ¿Cuadis Cuadrado? Si el cuadis está correctamente cuadrado se continúa

en la actividad 10, en caso contrario se continúa en la actividad 7.

7. Verificar comprobantes no cuadrados: El/la Funcionario/a al comprobar

que no estaba cuadrado el cuadis, verifica los comprobantes de estos.

8. Solicitar modificación a unidad responsable: El/la Funcionario/a le pide a

las unidades responsables modificar el cuadis para poder generar el cierre

contable del mes.

9. Modificar o generar comprobante complementario: La Unidad

Responsable modifica el cuadis o genera un comprobante complementario

para poder continuar con el proceso. El proceso continúa en la D2.

10.Generar cierre mensual: El/la Funcionario/a una vez revisado que el

cuadis esté bien cuadrado procede a generar el cierre mensual.

11. Informar por E-mail a unidades cierre contable del mes: El/la

Funcionario/a una vez generado el cierre contable del mes informa a las

distintas unidades. Con esto se da por terminado el subproceso.



C.CIERRE SIGFEI.Antecedentes

Objetivo:Cerrar la contabilidad de DIPRECA en el sistema SIGFE y enviar informes

contables en la fecha establecida a las instituciones controladoras.

Alcance:El proceso se aplica al cierre mensual del Sistema Contable SIGFE.

Responsables:

1. Funcionario/a

2. Secretaria

3. Jefe/a Contabilidad Central

4. Contador/a General

5. Dirección



II.Diagrama



II.Actividades

1. Realizar cuadratura de ingresos entre INFOCHI y SIGFE: El/la

Funcionario/a cuadra las cuentas de ingresos entre las generadas por

INFOCHI y las obtenidas a través de SIGFE.

D1. ¿Hay ingresos pendientes? Si existen ingresos pendientes, el proceso

continúa en la siguiente actividad 2; en caso contrario, continúa en la

actividad 3.

2. Contabilizar ingresos en SIGFE: El/la Funcionario/a contabiliza los

ingresos faltantes en SIGFE.

3. Verificar que Ingresos y Egresos tenga cuadrado gastos en SIGFE e INFOCHI: El/la Funcionario/a verifica que la unidad Ingresos y Egresos

tenga cuadrados los gastos en SIGFE e INFOCHI.

4. Imprimir Balances de ambos Sistemas: La Funcionaria luego de haber

obtenido y verificado los balances de ambos sistemas los imprime.

5. Verificar cuadratura de informes: El/la Funcionario/a verifica la

cuadratura obtenida de los informes.

D2 ¿Existen errores de cuadraturas? Si existen errores de cuadratura se

continúa en la siguiente actividad, en caso contrario se continúa en la

actividad 7.

6. Buscar errores y corregir: El/la Funcionario/a al detectar que existen

errores de cuadratura, los corrige para poder continuar con el proceso de

cierre.

7. Realizar cierre en SIGFE: El/la Funcionario/a luego de haber revisado las

cuadraturas genera el cierre en el sistema SIGFE. El proceso continúa

paralelamente en la siguiente actividad 8 y en la actividad 9.

8. Generar e imprimir 8 copias de “Balance de Comprobación y Saldo”: La Funcionaria una vez generado el balance lo imprime 8 veces para

poder ser entregados a las unidades pertinentes. El proceso continúa en

la actividad 12.

9. Elaborar oficio remisor: La Secretaria elabora un oficio remisor y lo pasa

al/la Jefe/a de Contabilidad Central.



10. Revisar y firmar documentación: La Jefatura de Contabilidad Central

revisa el documento, dando el V°B°, lo firma para luego enviarlo al/la

Contador/a General.

11. Firmar Documentación: El/la Contador/a General firma el oficio remisor,

para luego ser enviado a la dirección.

12. Enviar Documentación a la Dirección: La Secretaria envía la

documentación a la Dirección para ser firmada.

13. Firmar Documentación: La Dirección firma el oficio emisor del cierre

SIGFE.

14. Retirar Documentación firmada: La Secretaria retira desde la Dirección

el documento firmado por el Director.

15. Distribuir documentación a Unidades e Instituciones interesadas: La

Secretaria entrega la documentación generada por el cierre SIGFE a las

Unidades e Instituciones interesadas. Con esto se da por finalizado el

subproceso.


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