MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES, PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL CONCEJO COMUNAL “NUEVA...

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL ESTADO PORTUGUESA

J.J MONTILLA

UPTP

ACARIGUA-PORTUGUESA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES, PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL CONCEJO COMUNAL “NUEVA

JERUSALÉN”, UBICADO EN EL MUNICIPIO PÁEZ DE ACARIGUA ESTADO PORTUGUESA.

ESTUDIANTES:

ÁVILA KERMARY C.I.: 21.058.326

LINARES ANARLIZ C.I.: 20.156.303

TORREALBA ELIN C.I.: 19.171.197

UNDA YONNI C.I.: 17.946.425

GONZÁLEZ YUDELIS C.I: 20.641.592

LÓPEZ GÉNESIS C.I: 21.056.063

LOYO ARELIS C.I: 11.848.918

INTRODUCCIÓN

El éxito de una organización social publica o privada, depende directa e indirectamente de su buena administración y solo a través de esta se pueden lograr un eficaz funcionamiento para el logro de los objetivos. Por lo tanto, los Manuales implican expresiones analíticas de métodos mediante los cuales se coordinan y regulan los procedimientos a los que deben ajustarse los miembros de una organización para ejecutar sus tareas, facilitando el proceso administrativo que no es mas que la planificación, organización, dirección y control para de esta forma lograr el éxito en cualquier acción.

Por esta razón, se explica la importancia de los manuales de procedimientos contables ya que son utilizados con la finalidad de agilizar, simplificar y coordinar los procedimientos.

Por tal motivo la presente investigación tiene como objetivo fundamental diseñar un Manual de Procedimientos Contables para el Concejo Comunal Nueva Jerusalén de Acarigua Estado Portuguesa debido a su inexistencia, ya que el mismo es de vital importancia para cumplir claramente de manera eficaz y eficiente con las actividades elevando el rendimiento y calidad a la hora de solventar los problemas en la comunidad.

CONTEXTUALIZACIÓN DIAGNOSTICA DE LA COMUNIDAD

La comunidad “Nueva Jerusalén”, fue fundada en el año 2001 por Miguel Torres, Oscar Lucena, Alirio Freites y Emilio Loyo; su nombre se debe a que estas personas fundadoras sean cristianos evangélicos.

Estos terrenos se encontraban abandonados y deshabitados por ello las personas anteriormente mencionadas tomaron la iniciativa de reunirse y ponerse de acuerdo para comenzar el proceso de averiguaciones correspondientes en el año 2000 acerca del propietario de este espacio o lugar. Fue entonces hasta el mes de febrero del año 2001 cuando las primeras personas decidieron ocupar el terreno, conformado en aquel momento por treinta y cuatro familias (34), las cuales construyeron ranchos elaboradas con zinc y tablas. Posteriormente se anexaron cuatro familias (4) por el lado de una canal situada en las adyacencias para así formar un total de treinta y ocho (38) familias.

Seguidamente establecen constituir el concejo comunal y formalizar la comunidad, lo que da origen a que dos comunidades vecinas se integren a ésta, puesto que también son pequeñas estas son:

La comunidad “nueva sede”: ubicada al oeste y se encuentra conformada por diecinueve (19) familias.

La comunidad “los mangos”: ubicada al este y se encuentra conformada por catorce (14) familias.

Actualmente la comunidad “Nueva Jerusalén” está conformada por setenta y un (71) familias, las cuales habitan en viviendas construidas completamente, otros en pequeñas piezas de bloques y algunos aun en ranchos de zinc.

PARTE I

EL PROBLEMA

En la comunidad “Nueva Jerusalén” ubicada en la AV. 51 corredor vial bicentenario del municipio Páez, Acarigua Estado Portuguesa, en visitas realizadas por los estudiantes de la unidad curricular de proyecto, hemos denotado la falta de conocimientos en la parte teórico-práctico de los procesos contables, específicamente la rendición de cuentas, en la cual hemos constatado una gran deficiencia por lo tanto el grupo de estudiantes de la carrera Lic. en Administración sección 657, toman como iniciativa para dar solución a la problemática diseñar un “Manual de Procedimientos Contables, Para la Rendición de Cuentas del Consejo Comunal “Nueva Jerusalén” ubicado en el Municipio Páez de Acarigua Estado Portuguesa.

Aplicando la actividad anteriormente propuesta ayudara al concejo comunal “Nueva Jerusalén” a que manejen con más facilidad sus proceso contable de manera eficaz y eficiente el cual además le da destrezas para efectuar la rendición de cuentas y suministrar a toda institución información de cualquier índole para desarrollar actividades relacionadas con el concejo comunal.

Las diversas actividades que el hombre realiza en el quehacer cotidiano, tanto en sus diligencias personales, sociales, laborales, como profesionales, bien sea en el campo civil, comercial, entre otros; requieren de una serie de procesos para lograr sus metas u objetivos. Por lo tanto, en las organizaciones también es necesario algo enteramente distinto, de allí surge la necesidad de contar con un adecuado sistema de proceso para el buen funcionamiento de las operaciones de tipo administrativo y operativo para optimizar los procesos internos y externos y prestar un excelente servicio.

Cabe señalar que la reorganización es la herramienta adecuada, ya que esta busca enderezar el proceso y espera producir la optimación del flujo de trabajo y de la productividad en una función de los resultados de una institución o empresa y tomar decisiones acertadas así como cambiar los valores ya que es parte importante en la organización como cambiar los procesos, el objetivo no es enseñarle a hacer una reorganización ni tampoco el de explicar su metodología, el objeto es el mostrarle que hay un más allá, luego de una buena reorganización.

Por consiguiente, se sugiere corregir esta situación centrando los esfuerzos de mejoramiento en los procesos contables de la organización y reconocer que todas las actividades que se realizan dentro de la misma

están dirigidas a cada uno de los funcionarios que integran la organización y que cada uno de ellos está involucrado en el logro de sus objetivos.

Por lo tanto, es imprescindible proponer un Manual de Procedimientos Contables, para la Rendición de Cuentas del Consejo Comunal “Nueva Jerusalén” para un eficiente y eficaz manejo de estos procesos con el fin de aportar soluciones efectivas a los problemas que presentan a diario dentro del área contable y así minimizar costos y tiempo.

OBJETIVO GENERAL

Proponer un Manual de Procesos Contables, Para la Rendición de Cuentas del Concejo Comunal “Nueva Jerusalén”, ubicado en el Municipio Páez de Acarigua Estado Portuguesa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Diagnosticar la situación actual de los procesos contables del Consejo Comunal “Nueva Jerusalén”, ubicado en el Municipio Páez de Acarigua Estado Portuguesa

Determinar las necesidades de implantar el manual. Diseñar un Manual de procesos contables, para la Rendición de

Cuentas del Consejo Comunal “Nueva Jerusalén”, ubicado en el Municipio Páez de Acarigua Estado Portuguesa

JUSTIFICACIÓN

Debido a la complejidad, pluralidad y el permanente cambio que enfrenta los sistemas de la administración, estos deben orientarse por cambios que apunten hacia una nueva dirección y sobre todo si representan instituciones encargadas de satisfacer los servicios de la comunidad. El presente estudio podría tener alcances favorables, dentro de la institución lo cual facilitaría el adecuado proceso administrativo logrado a través del esfuerzo cooperativo, planificado y coordinado para que cada uno de los miembros que participan en el conozcan de antemano las tareas, responsabilidades y derechos que le corresponden, logrando así un eficiente y eficaz servicio a la ciudadanía.

METODOLOGÍA

Para realizar este proyecto se tomó como iniciativa realizar un sondeo entre los miembros del consejo comunal para saber dónde estaban las debilidades y fortalezas de esta Organización, y pudimos constatar que

tenían deficiencias en cuanto al manejo financiero, todo esto nos llevó a la conclusión de que la mejor forma de ayudarles era proponiéndoles un Manual de Procedimientos Contables, para la Rendición de cuentas del Consejo Comunal “Nueva Jerusalén” el cual les ayudara a la hora de distribuir los recursos como sería el proceso a seguir en cuanto a los haberes de la organización.

PARTE II

BASES TEÓRICAS

Cuando se desarrolla una investigación, sin importar el área en la cual se ubique la misma, quienes la llevan a cabo deben tener plenos conocimientos sobre los fundamentos teóricos lo cual resulta imprescindible a fin de adquirir una visión lo más aproximada posible sobre las relaciones que se desprenden de cada uno de los elementos que intervienen en la problemática objeto de dicha investigación, en este sentido es importante mencionar que las bases teóricas constituyen una parte fundamental, pues sirve para sustentar el estudio que se está realizando por lo que las teorías y principios reconocidos en el área organizacional permiten apreciar los diversos elementos del tema en referencia susceptible de conocer, en función de comprender la trama de interrelaciones que se presentan en el entorno y evaluar las posibilidades de solución de la problemática que se plantea.

Administración

Según Fayol en el libro Introducción a la teoría de la administración de Idalberto Chiavenato define la administración como el acto de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Las funciones administrativas abarcan los elementos de la administración, es decir; las funciones del administrador:

Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.

Organizar: Construir la estructura material y social de la empresa.

Dirigir: Guiar y oriental al personal Coordinar: Enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos

colectivos. Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas

establecidas y las ordenes dadas.

La administración según JAMES A. F STONER, R.EDWARD FREEMAN y DANIEL R. GILBERT, JR es el proceso de planificación, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de esta para alcanzar las metas establecidas, es decir; darle forma, de manera consciente y constante, a las organizaciones (pág. 7)

La administración, mediante los procedimientos que sugiere la gerencia de las empresas que uno de los objetivos de la contabilidad debe ser suministrar información para maximizar el aprovechamiento de los

recursos humanos y la adecuada distribución de los mismos con la mejor administración.

Proceso Administrativo

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral

Planificación

La planificación es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado. Otras definiciones, más precisas, incluyen "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982)

Existen diferentes herramientas y técnicas para abordar la planificación de un proyecto, las cuales permiten definir el curso de acción a seguir, que será tomado como base durante la ejecución del mismo.

Si bien la planificación define las acciones a seguir, durante la ejecución puede existir necesidad de cambios respecto de lo definido originalmente, los mismos servirán de punto de partida para un nuevo análisis y una nueva planificación de ser requerido

Organización

Es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo de, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización. Es una función pre ejecutiva de la administración que se complementa con la dirección.

La organización tiene como fin primordial, el ordenar los esfuerzos y crear la estructura adecuada de acuerdo a los objetivos de una unidad administrativa, es decir determinar la posición relativa de cada una de las unidades que integran dicha estructura, así como señalar las atribuciones, obligaciones, grado de autoridad y responsabilidad de cada una de ellas, y lo más importante, el conjunto de labores a desempeñar y la utilización de los mejores medios para llevar adelante el trabajo. Se dice que es una función pre ejecutiva, por necesitar de acción ejecutiva o de la dirección para cumplir sus propósitos. La calificamos de objetiva, porque una vez creada una organización, esta permanece como una cuestión real, aparentemente estática, porque en esencia es dinámica como la dirección, es por ello que los elementos de subjetivismo que influyen grandemente en la función de dirección, no están presentes en la organización.

http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto

La organización se descompone en tres operaciones básicas:

a.- Estructurar: Esta operación crea la armazón adecuada, es la que le da forma o reforma una unidad administrativa, canalizando los esfuerzos de acuerdo con el objetivo, adecuando la organización con el tipo de trabajo que debe realizarse.

b.- Sistematizar: Es el complemento de la estructuración, ya que es la que señala la forma como debe realizarse ese conjunto de actividades y labores que la estructura ha precisado. Es decir, las hace más eficientes y productivas evitando la dispersión de esfuerzos y mal uso de los recursos humanos y materiales.

c.- Instalar: Toda organización necesita una sede o asiento de sus operaciones o funciones la cual es muy importante no solo por su necesidad indiscutible, sino por la influencia que el ambiente tiene en la productividad.

Manuales

Por manual debemos entender la colección sistemática de los procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas.

El concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: “significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa (Agustín Reyes Ponce)

El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. (Graham Kellogg)

Importancia de los manuales

En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran tamaño posean varios manuales de procesos. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran innecesario.

Finalidad de Manuales

1. Proporcionar a todo funcionario recién admitido la orientación adecuada para que se integre perfectamente a la compañía o grupo

2. Suministrar información a todo el personal para el buen desempeño de sus funciones y desarrollo continuo así como también buscar el desarrollo técnico funcional y técnico del funcionario.

3. Mantener una fuerza de trabajo que satisfaga cuantitativa y cualitativamente las necesidades de las instituciones de corto, mediano y largo plazo.

4. Educar continuamente el desempeño de todos los de todos los funcionarios con fines de transparencia, promociones, capacitación y conocimientos de forma general en la calidad del potencial humano.

5. Facilitar a los empleados condiciones materiales adecuadas al desempeño de las respectivas funciones.

6. Aprovechar al máximo la cualidades y habilidades individuales.

Funciones de los Manuales :

Los manuales representan un enorme avance de la función administrativa de organización en una institución, empresa adaptándolos de reglas adecuadas para hacer su buen funcionamiento. Están funciones son:

a. Facilitar el acceso a la información de forma organizada, sistemática de y con criterios por la cual constituyen un instrumento de consulta permanente para todas las personas de la empresa o institución.

b. Estandarizar y unificar el desempeño de las personas. Estas deben trabajar de acuerdo con las normas de servicio que estén en el manual. Permite que los trabajadores ejecuten de manera uniforme y constante.

c. Agilizar el funcionamiento de la empresa o institución, haciendo que las personas no pierdan el tiempo en verificar las cosas. En síntesis, los autores consideran que los manuales constituyen una herramienta fundamental para el trabajo organizado y operativo de la organización, donde el objetivo principal es el de adiestrar a los miembros de la organización acerca de aspectos tales como: funciones, normas y procedimientos, políticas objetivos y administración de procedimientos de datos. En este sentido lo más importante de los manuales es que la información llegue con claridad y la mayor cantidad posible y les sirva de orientación conductual en sus actuaciones laborales.

Ventajas de los Manuales

En este proyecto Román (2003), considera que son ventajas de los manuales las siguientes:

• Son una fuente permanente de información sobre la práctica general de la empresa.

• Es la guía para la realización de las actividades de la empresa de forma efectiva.

• Encamina la normalización de las actividades de la empresa.

• Son una guía de trabajo, delegación de responsabilidades y un valioso elemento de consulta.

• Es una herramienta efectiva en el entrenamiento y capacitación de los empleados, sean nuevos, ascendidos o asignados a cumplir funciones en otros departamentos.

Limitaciones de los Manuales: Martínez (1998)

• Constituyen una herramienta pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

• Pueden traer consecuencias negativas en el normal desenvolvimiento de las operaciones, cuando su preparación es suficiente y poco cuidadosa.

• Si no se actualiza rápidamente pierde vigencia.

• En ocasiones constituyen un freno para la iniciativa particular.

• Si su redacción es deficiente en uso y en entendimiento puede resultar dificultoso.

• Son en general poco flexible.

Tipos de Manuales

1. Manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones

2. Manual de funciones: Es un documento que prepara una empresa con el fin de delimitar responsabilidades y las funciones de esa organización. En ella se describe con claridad todas las actividades de una empresa y se distribuye la responsabilidad de cada uno de los cargos y

Consta de los siguientes aspectos:

Descripción básica del cargo

Objetivo del cargo

Funciones básica

Autoridades

Responsabilidades

Requisitos mínimos del cargo

3. Manuales de cargo: es un documento que recopila el compendio de los cargos vigentes en una organización, clasificados por grupos ocupacionales, así como la información de cada una de las características específicas y los factores componentes de un cargo, que permiten describirlo como tal, y determinar su grado de ubicación en la escala de sueldos correspondiente. En este tipo de manual podemos observar lo siguiente:

Características del cargo

Tareas típicas

Requisitos mínimos exigidos (educación, experiencia, conocimientos, habilidades, destrezas)

4. Manual de Procedimientos: Son componentes de un sistema de control interno el cual se crea para obtener información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones que se realizan en una organización. Este manual contiene de manera sencilla los procedimientos básicos que se realizan en una organización. Según Catacora F. (1997:101) “Son manuales donde se establecen pautas especificas acerca de las procesos aplicables en forma general o específica para los procedimientos identificados en la organización”.

Las características de este tipo de manuales son las siguientes:

Detalla todos los procedimientos que se realizan en la organización.

Establece pautas o normas específicas.

Objetivos

El objetivo de estos manuales es presentar en forma ordenada y sistemática los procedimientos llevados en las operaciones de la organización, con la finalidad de dotar a la organización de un instrumento que indique la forma de hacer las actividades y facilite en un momento determinado la verificación de los pasos correctos a seguir para el cumplimiento de las funciones, así como garantizar la continuidad de los procedimientos aun cuando sucedan cambios.

Contenido de un manual de procedimientos:

a.- Identificación: Este documento debe incorporar la siguiente información: nombre de la organización, lugar y fecha de elaboración, unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

b.- Índice o contenido: Es la relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento

c.- Prologo y/o Introducción: Es la exposición sobre el documento donde se indica el objeto, área de aplicación y su importancia.

d.- Reseña Histórica de la organización

e.- Misión, Visión y Valores

f.- Objetivos: Es la explicación del propósito que se pretende cumplir con la implementación del Manual.

g.- Estructura organizacional de la organización

h.- Generalidades de la organización: Contiene una breve información sobre el objeto y los deberes de los miembros de la organización.

i.- Normativas del Manual

k.- Procedimientos

Pasos para Diseñar un Manual

La autora Hernández Ysoris H. (2001:27), considera que existen pasos importantes en la elaboración de un manual, en este caso hay que hacer una planificación del trabajo para lograr que sea efectivo y adaptable a las necesidades de la empresa que lo va a utilizar.

Se debe contar con la información pertinente, para lo cual se necesita de la máxima colaboración del personal que labora en la organización.

Los Manuales deben elaborarse con claridad y precisión, de modo que quien los lea, los interprete de la misma manera en que está escrito

Entre los pasos que deben seguirse para diseñar un manual de

procedimientos en cualquier organización, se debe tener presente los que más adelante mencionaremos, los cuales nos van a servir de guía y apoyo para tener una visión más clara de que es lo que realmente se persigue y como debemos hacerlo, todo con el fin de poder lograr realmente el objetivo que se quiere obtener con la creación de los mismos.

Evaluación de la Organización:

Antes de comenzar la preparación del manual, debe hacerse un estudio exhaustivo de la organización. Sus procedimientos, normas y políticas, para garantizar que pueda adaptarse a los requerimientos propios de la organización al utilizarlo

Planificación de la Investigación:

Debe realizarse un planteamiento a seguir para la elaboración del trabajo, debe seguirse un diseño clasificado y numerado de acuerdo a la especificación de los puntos que se van a incluir. También debe medirse el tiempo estimado de culminación.

Recopilación de la Información:

Para la recopilación de los datos se usaron varios medios

1.- La investigación documental, directamente de los archivos de la organización.

2.- Entrevistas realizadas al personal, para obtener información sobre las actividades en las que interviene, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Para qué las ejecutan?, recolectando además las formas empleadas en las operaciones

3.- Observación directa del proceso, para constatar los datos recolectados.

Elaboración del Manual :

Después de haber recolectado la información necesaria para la realización del manual, se Procede al diseño del mismo, tomando en cuenta:

a) El tamaño del formato ha seleccionar, generalmente se usa el estándar.

b) La diagramación, con ella se procura ubicar fácilmente la información.

c) La redacción de manual, debe ser de manera clara y sencilla, sin utilizar lenguaje técnicos, además no debe quedar nada sobreentendido, ya que de su interpretación depende su efectividad. Una lectura clara, precisa y concisa permite suministrar toda aquella información que el manual

quiere expresar.

d) La técnica de codificación, tomando en cuenta las actividades que realiza la organización; así se tiene la codificación alfabética, numérica y alfanumérica.

e) La presentación debe detallar el modelo de impresión, número de ejemplares, el tipo de encuadernación y todo aquello que influya en la presentación del manual.

f) Antes de distribuir el manual, deben elaborarse pruebas piloto que permitan conocer hasta qué punto es efectivo, y determinar si existen modificaciones, de manera que sea lo más adaptable posible a la organización.

g) Debe distribuirse un ejemplar a todos los miembros de la organización para que todo el personal tenga acceso a la utilización del manual, por otra parte, debe hacerse un seguimiento de su utilización, para determinar si en algún momento los procedimientos, no son necesarios o han sido transformados. Por último, deben hacerse las modificaciones pertinentes, en caso de que existan, de lo contrario el manual perderá el objetivo para el cual fue creado.

Contenido

Los elementos que más interesan dentro de los integrantes de un manual son aquellos que serán objeto de consulta y que se encontrarán ubicados en lo que se denomina “cuerpo Principal”: funciones, normas, instrucciones, procedimientos, lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del tipo de manual de que se trate

En primer lugar comenzará el texto con una sección denominada “contenido”, donde se enunciarán las partes o secciones integrantes del manual.

Pero también puede existir un índice temático, en el que los temas se presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo general, el índice temático se ubica como última sección del manual.

La tercera sección será la “introducción” en la que se explicará el propósito del manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y clarificar contenidos en los capítulos siguientes ésta sección será seguida de un “índice” en el que, al igual que todo texto, se indicará el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un índice numérico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas en el manual

La cuarta sección contendrá la “instrucciones para el uso del manual”. Esto es, explicará de qué manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de una consulta, o bien en que forma se actualizarán las piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o surgen nuevas necesidades a cubrir.La quinta sección es el “cuerpo principal”; es la parte más importante y la verdadera razón del manual

Dirección

Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización, con respecto a una tarea.

Corresponde a la dirección conciliar los intereses de la organización y obtener los objetivos predeterminados. Los medios de que dispone para ello son entre otros: la autoridad, el cuerpo social o factor humano, el conjunto de principios científicos y morales que envuelve a la disciplina, la unidad de mando, la unidad de dirección y la responsabilidad. Además de todo un conjunto de procesos que permite cumplir a la dirección su función integradora, y actuar coordinadamente a través de los distintos niveles jerárquicos en los que se descompone la dirección, ya que esta no es única ni aun en organizaciones centralizadas, donde de una manera u otra la dirección se expande a determinados niveles de la organización

Control

Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas.

Según Henry Fayol el control consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios admitidos.

El proceso del control consta de un conjunto de pasos que a continuación enunciaremos:

a.- Precisar la norma o base de control.

b.- Apreciar y considerar lo que ha realizado.

c.- Comparar los resultados con la norma o base de control.

d.- Calificar esos resultados.

e.- Aprobar o improbar los resultados obtenidos.

f.- Introducir los correctivos a que hubiere lugar.

Entre las funciones del control encontramos los siguientes elementos básicos:

a.- Establecer estándares de desempeño

b.- Medir los resultados presentes

c.- Comparar estos resultados con las normas establecidas y

d.- Tomar las medidas correctivas cuando se detecten desviaciones

Economía

Es mediante la explicación de los fenómenos que suceden en los ciclos económicos estableces los hechos que son susceptibles de registro por la contabilidad

Finanzas

Las finanzas representan otra de las disciplina que trata de establecer las reglas o pautas óptimas para la utilización de los bienes o activos que posee una empresa.

Contabilidad

La contabilidad según el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA), la define como:

“La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las transacciones y eventos que sean, en partes al menos, de carácter financiero e interpretar los resultados obtenidos.”

Por su parte El Lic. Enrique Luque en su introducción al estudio de la contabilidad expresa:

“La contabilidad es la ciencia que tiene por objeto el estudio cuantitativo y cualitativo del patrimonio de la empresa, tanto en su aspecto estático como en el dinámico, con la finalidad de lograr la dirección apropiada de las riquezas que la integran.”

La contabilidad debe ser considerada tanto como una actividad de servicio como sistema de información y una disciplina descriptiva y analítica.

Usuarios de los estados financieros

La razón principal de preparación y emisión de los estados financieros es la de servir para la toma de decisiones llevada a cabo por tipos de usuarios:

A. Usuarios internos: están ligados en una forma directa a la entidad cuyos estados financieros revisan o analizan:

Propietarios

Junta directiva

Gerentes contables

Contadores

B. Usuarios externos: están constituidos por todas aquellas empresas o personas que tienen algún ipo de relación con la entidad:

Potenciales inversionistas

Proveedores

Entidades financieras

Entidades reguladoras

Gobierno

Público en general

Bases contables

La contabilidad mide los cambios básicos de los estados financieros en los tres elementos: Activo, Pasivo y capital

Activos

Los activos de una entidad están constituidos por todos los bienes y/o derechos a una fecha determinada. Ejemplos:

Caja

Caja chica

Banco

Efectos por cobrar efectos por cobrar descontados

Cuentas por cobrar

Provisión para cuentas incobrables

Inventario de mercancías

Mercancía en transito

Mercancía en transito

Seguros pagados por anticipados

Alquileres pagados por anticipados

Interese pagados por anticipados

Artículos de escritorio

Inversiones de valores

Terrenos

Edificios

Depreciación acumulada

Equipo de oficinas

Maquinaria

Mobiliario

Instalaciones

Patente

Pasivos

Están constituidos por todas las deudas y obligaciones de la entidad a la fecha del balance general. Ejemplos:

Préstamo bancario

Cuentas por pagar

Efectos por pagar

Intereses por pagar

Patrimonio

Capital social

Reserva legal

Utilidad no distribuida

Patrimonio o capital contable

Representa la participación de los propietarios en los recursos de una entidad

Ecuación fundamental de la contabilidad

Activo= pasivo + patrimonio

Patrimonio = activo – pasivo

Pasivo= activo – patrimonio

Surgimiento de la ecuación contable

La ecuación contable o ecuación fundamental surgió como una herramienta necesaria para medir cambios en los tres elementos básicos de los estados financieros. Estos cambios pueden ser vistos como

Aumentos de activos

Disminución de activos

Aumentos de pasivos

Disminución de pasivos

Aumento de patrimonio

Disminución de patrimonio

El sistema de contabilidad por partida doble

Es un sistema por el cual se afectan al menos dos cuentas para registrar las operaciones. Las cuentas se utilizan para registrar las dos facetas de una transacción una cuenta posee dos tipos de anotaciones:

Débitos o cargos

Créditos o abonos

La Cuenta

Es la unidad básica de la contabilidad. Podría definirse como el medio o instrumento contable a través del cual son registradas las operaciones de acuerdo con su naturaleza, y donde se refleja el movimiento de todo lo que RECIBIÓ y todo lo que ENTREGO en esa cuenta

Partes de una cuenta

1.- Nombre o título de la cuenta: Es la identificación concreta que se le da a cada cuenta, con la cual son alcanzados dos objetivos:

a.- Lograr diferenciar una cuenta de otras.b.- Indicar la naturaleza de las operaciones que serán registradas en

cada una de ellas.Es decir, existirán cuentas con el nombre de:BANCOS: En esta cuenta se registra el movimiento de dinero que se

haga a través de los bancos.CUENTAS POR PAGAR: En ella se registraran las deudas que la

organización contraiga con terceros.2.- Fecha: En esta columna se anotara la fecha en la que se esta

registrando la transacción.3.- Descripción: Más amplia que las demás, se describirán en esta

columna algunos detalles de la transacción en forma muy breve.4.- Referencia: En esta columna generalmente la más estrecha, se

utiliza para cruzar información con otros libros de contabilidad.5.- Debe: Es la suma de todas las partidas que el contador ha

registrado en la columna encabezada con ese concepto.6.- Haber: De igual forma el haber es la suma de todas las partidas

que el contador haya registrado en esa columna.

7.- Saldo: Viene dado por la diferencia que existe entre él debe y el haber, o entre el haber y él debe. Es decir, a la cifra mayor se le resta la menor y el resultado será el saldo.

Todas las cuentas deben tener un nombre o título de la cuenta el cual refleja las transacciones que en ella se registran.

Teoría del cargo y del abono

La teoría del cargo y del abono o sistema de contabilidad por partida doble establece los siguientes postulados

La contabilidad por partida doble se fundamenta en una igualdad aritmética que existe en cualquier operación hecho o computo de operaciones

Las operaciones se contabilizan por medio de las cuentas, las cuales deben identificar los hechos y cuantificarlos

La diferencia entre los combos y abono realizados a la cuentas representa el saldo de una cuenta. la suma de todos los débitos y todos los créditos realizados a la cuenta deben ser debe ser igual, de tal forma q se mantenga el equilibrio de la ecuación fundamental

Las cuentas de ingreso, costo y gasto informa el resultado de ejercicio económico, es decir la utilidad o perdida obtenida (exceso o defecto de los ingreso sobre los egreso en caso de entidad no lucrativa.)

En las cuentas cuyo saldo normal sean deudores, su saldo aumenta con cargo. Y disminuye con el abono .en aquellas cuentas cuyo saldo normales sean acreedores, su salda aumento con abonos o créditos y disminuye con cargo o débitos

Tipos de Cuentas:

Cuentas Reales: Son aquellas que se utilizan para el registro de todas las transacciones que afecten directamente a la partida del balance general, como por ejemplo el efectivo de las cuentas por cobrar, las propiedades, plantas, equipos, cuentas por pagar, el capital, y los rubros del superávit.

Cuentas Nominales o Temporales: Son aquellas cuentas que registran incrementos del patrimonio mediantes los ingresos o disminución por los costos o egresos ocurridos en un periodo determinado.

Cuentas Mixtas: Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por parte real y parte nominal, sin embargo al cierre del ejercicio económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo alguno pre pagado o deferido.

Cuentas de Orden: Son cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio, o las operaciones del periodo, pero que de una forma u otra forman las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas.

Cuentas de activo: Estas representas todos los bienes y derechos que una empresa posee, entendiéndose por bienes aquellos elementos factibles de medición como por ejemplo: efectivo de caja, efectivos en bancos, mobiliario y por derecho pertenezca a la empresa.

Cuenta de Pasivo: Estas representas todas las obligaciones reales o contingentes, las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero, se preste una suma de dinero o se entregue un bien.

Cuentas de Patrimonio: Las cuentas de patrimonio muestran las cantidades apartadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por las operaciones con el capital social y por las actividades normales del negocio.

Cuentas de Ingresos: Estas representan aquellos incrementos del patrimonio que se derivan de actividades propias del giro principal de negocio.

Cuentas de Costos: Están formadas por aquellas erogaciones o distribución de un valor activo y que son necesarios para producir los ingresos operacionales del negocio.

Cuentas de Gastos: Estas representan desembolsos, erogaciones de efectivo o distribución de costo de algún activo y que no se relaciona directamente con el nivel de ingresos operacionales de una empresa.

Cuenta de egresos: Se origina por todas aquellas actividades que no se relacionan con el giro principal del negocio de la empresa.

Registros contables:

Las empresas utilizan libros contables en los cuales plasman las operaciones que van llevando a cabo con terceras partes o se derivan del intercambio interno, estos libros básicos son 3 al menos; el libro diario, el libro mayor y el balance general.

Aspecto legal:

En Venezuela las principales disposiciones relacionadas con la obligatoriedad de llevar registro contables, se encuentran establecidos en el código de comercio. El artículo 32 del código de comercio establece lo

siguiente: todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente el libro diario, el mayor, y el libro de inventario, podrá llevar además todos los libros auxiliares que estimen para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

El artículo 33 del código de comercio

Establece formalidades respecto a los libros que deben llenar los comerciantes “el libro diario y de inventario no pueden ponerse en uso sin que haya sido previamente presentado al tribunal registro mercantil, en los lugares que se hayan”

Artículo 36 del código de comercio; establece.

“se prohíbe a los comerciantes:

1. Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones.2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de

ellos.3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras

o enmendaduras.4. Borrar los asientos o parte de ellos.5. Arrancar hojas, alteras las encuadernación o mutilar alguna

parte de los libros.

Artículo: 37 del código de comercio; establece

Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvaran en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.

Articulo 62 de la constitución de la republica bolivariana de Venezuela:

Todos los ciudadanos y ciudadanas tienen el derecho de participar libremente en los asuntos públicos, directamente o por medio de sus representantes elegidos o elegidas.

Articulo 184 de la constitución de la republica bolivariana de Venezuela

La ley creará mecanismos abiertos y flexibles para que los Estados y los Municipios descentralicen y transfieran a las comunidades y grupos vecinales organizados los servicios que éstos gestionen previa demostración de su capacidad para prestarlos, promoviendo:

1. La transferencia de servicios en materia de salud, educación, vivienda, deporte, cultura, programas sociales, ambiente, mantenimiento de áreas industriales, mantenimiento y conservación de áreas urbanas, prevención y protección vecinal, construcción de obras y prestación de servicios públicos. A tal efecto, podrán establecer convenios cuyos

contenidos estarán orientados por los principios de interdependencia, coordinación, cooperación y corresponsabilidad.

2. La participación de las comunidades y de ciudadanos o ciudadanas, a través de las asociaciones vecinales y organizaciones no gubernamentales, en la formulación de propuestas de inversión ante las autoridades estadales y municipales encargadas de la elaboración de los respectivos planes de inversión, así como en la ejecución, evaluación y control de obras, programas sociales y servicios públicos en su jurisdicción.

3. La participación en los procesos económicos estimulando las expresiones de la economía social, tales como cooperativas, cajas de ahorro, mutuales y otras formas asociativas.

4. La participación de los trabajadores y trabajadoras y comunidades en la gestión de las empresas públicas mediante mecanismos autogestionarios y cogestionarios.

5. La creación de organizaciones, cooperativas y empresas comunales de servicios, como fuentes generadoras de empleo y de bienestar social, propendiendo a su permanencia mediante el diseño de políticas en las cuales aquellas tengan participación.

6. La creación de nuevos sujetos de descentralización a nivel de las parroquias, las comunidades, los barrios y las vecindades a los fines de garantizar el principio de la corresponsabilidad en la gestión pública de los gobiernos locales y estadales y desarrollar procesos autogestionarios y congestionarnos en la administración y control de los servicios públicos estadales y municipales.

7. La participación de las comunidades en actividades de acercamiento a los establecimientos penales y de vinculación de éstos con la población

Articulo 1 de la ley de los concejos comunales

La presente Ley tiene por objeto crear, desarrollar y regular la conformación, integración, organización y funcionamiento de los consejos comunales; y su relación con los órganos del Estado, para la formulación, ejecución, control y evaluación de las políticas públicas.

Articulo 2 de la ley de los concejos comunales

Los consejos comunales en el marco constitucional de la democracia participativa y protagónica, son instancias de participación, articulación e integración entre las diversas organizaciones comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos y ciudadanas, que permiten al pueblo organizado ejercer directamente la gestión de las políticas públicas y proyectos orientados a

responder a las necesidades y aspiraciones de las comunidades en la construcción de una

LIBROS DE CONTABILIDAD:

Los libros que se utilizan para llevar la contabilidad se clasifican en dos grupos:

a.- Libros no obligatorios.

b.- Libros Obligatorios: Están conformados por aquel grupo de libros cuya obligatoriedad de llevarlos está estipulada por el Código de Comercio. Ellos son:

1.- Libro diario: Viene a ser el primer libro que interviene en el registro de las transacciones. Las características de este libro y sus objetivos están claramente señaladas en el Artículo 33 y 34 del Código de Comercio. Se trata de un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de ponerse en uso, debe ser previamente presentado ante un Tribunal o Registrador Mercantil o, en su defecto, al Juez ordinario de mayor categoría que exista en la localidad.

2.- Libro mayor: Es el libro que muestra en forma cronológica, el movimiento que cada una de las cuentas ha tenido durante un periodo determinado.

3.- Libro de actas de asambleas: en el que se anota minuciosamente todos los temas que se discuten, los acuerdos que se toman, las decisiones administrativas, los convenios que se suscriben etc.

Número de Asiento:

Se debe indicar el número de registro que se le asigne a las operaciones contables. En los sistemas mecanizados este campo se denomina número de comprobante.

Número de Folio en el Mayor:

En esta columna se relaciona el número de página o folio del libro mayor en el que se contabiliza el movimiento de cada asiento.

Columnas de Débitos y Créditos:

Estas columnas se utilizan para registrar los dos tipos de movimientos que pueda tener toda operación contable.

Número de Folio del Diario:

Es el número correspondiente al correlativo que tiene cada hoja del libro contable.

Número de Línea:

A manera referencial, el libro diario puede tener numeradas las líneas de cada folio de hoja

PARTE III

TEORÍA REALIDAD PROPUESTA

Los registros contables son obligatorios en cualquier tipo de organización.

No se llevan los registros contables.

No poseen conocimientos en cuanto a la administración de la organización, específicamente en los procesos contables.

Diseñar un Manual de Procedimientos Contables, para el Consejo Comunal “Nueva Jerusalén”, ubicado en el Municipio Páez del Estado Portuguesa, para que puedan llevar de manera organizada los procesos contables.

PARTE IV

PROPUESTA

La presente propuesta tiene como propósito diseñar un Manual de Procedimientos Contables para el Consejo Comunal Nueva Jerusalén del Municipio Páez de Acarigua Estado Portuguesa, que les permita a los miembros de la organización llevar de manera sencilla, precisa y ordenada los procesos contables.

Es decir, los objetivos que se persiguen con la implementación de la propuesta son:

1.- Servir como instrumento de control en la ejecución de las actividades del Consejo Comunal y a su vez lograr en forma eficaz y eficiente las metas y objetivos propuestos.

2.- Instruir a los miembros del Consejo Comunal en todo lo relacionado con los procesos contables.

3.- Detallar los métodos aplicados en la ejecución de los procesos contables (como lo hace) y los objetivos del procedimiento (por que lo hace) con la finalidad de que puedan alcanzar de una manera mas organizada las actividades.

4.- Ayudar a la coordinación y evitar duplicidades.

5.- Servir como medio de integración y orientación, facilitando la incorporación de todos los miembros del Consejo Comunal.

Manual de Procedimientos Contables para la Rendición de Cuentas del Consejo Comunal “Nueva Jerusalén” ubicado

en el municipio Páez de Acarigua Estado Portuguesa Pág. 1

CONTENIDO

Índice o contenido……………...………………………..….……1

Introducción……………………………………..……..…………..2

Identificación de la organización……………….….…………..3

Reseña Histórica del Consejo Comunal…….……………….4

Misión, Visión y Valores……………………………...…...……..6

Objetivos…………………………..…………………...……..……7

Estructura organizacional del Consejo Comunal……..……8

Generalidades del Consejo Comunal…………………..……..9

Normativas del Manual………………………………...………..10

Procedimientos……………………………………………….…..11

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha: Fecha: / / Fecha: / /



INTRODUCCIÓN

El siguiente manual de procesos contables conforma el centro de instrucción para realizar las actividades en el Consejo Comunal. Por lo cual su uso es fundamental para los miembros de la organización, debido a que orienta a los mismos en los procedimientos que se deben cumplir en los procesos contables.

Es decir, este manual tiene como propósito facilitar a los miembros del Consejo Comunal los procedimientos que deben cumplir para lograr los objetivos a fin de evitar pasos innecesarios que traen como consecuencias el retardo de las actividades, destacando así que la claridad de las operaciones sirven de herramientas importantes para obviar improvisaciones. Este manual reflejara los procesos y actividades que deben realizar los miembros del Consejo Comunal para estandarizar, documentar y/o controlar su respectivo cumplimiento e implementación

Por lo tanto, el objetivo primordial de este Manual de Procedimientos Contables para el Consejo Comunal Nueva Jerusalén del Municipio Páez de Acarigua Estado Portuguesa es proporcionar a los miembros del mismo una labor eficiente y eficaz, así como el ahorro de tiempo y el buen uso del recurso humano, materiales y físicos, para optimizar las tareas y obtener lo mejores resultados en beneficio de la comunidad.





IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Consejo Comunal “Nueva Jerusalén” ubicado en la AV. 51 corredor vial Bicentenario del municipio Páez, Acarigua Estado Portuguesa.



Manual de Procedimientos Contables para la Rendición de Cuentas del Consejo Comunal “Nueva Jerusalén” ubicado en el municipio Páez de Acarigua Estado Portuguesa Pág. 4

RESEÑA HISTÓRICA

La comunidad “Nueva Jerusalén”, fue fundada en el año 2001 por Miguel Torres, Oscar Lucena, Alirio Freites y Emilio Loyo; su nombre se debe a que estas personas fundadoras sean cristianos evangélicos.

Estos terrenos se encontraban abandonados y deshabitados por ello las personas anteriormente mencionadas tomaron la iniciativa de reunirse y ponerse de acuerdo para comenzar el proceso de averiguaciones correspondientes en el año 2000 acerca del propietario de este espacio o lugar. Fue entonces hasta el mes de febrero del año 2001 cuando las primeras personas decidieron ocupar el terreno, conformado en aquel momento por treinta y cuatro familias (34), las cuales construyeron ranchos elaboradas con zinc y tablas. Posteriormente se anexaron cuatro familias (4) por el lado de una canal situada en las adyacencias para así formar un total de treinta y ocho (38) familias.

.



Manual de Procedimientos Contables para la Rendición de Cuentas del Consejo Comunal “Nueva Jerusalén” ubicado en el municipio Páez de Acarigua Estado Portuguesa Pág. 5

RESEÑA HISTÓRICA

Seguidamente establecen constituir el concejo comunal y formalizar la comunidad, lo que da origen a que dos comunidades vecinas se integren a ésta, puesto que también son pequeñas estas son:

La comunidad “nueva sede”: ubicada al oeste y se encuentra conformada por diecinueve (19) familias.

La comunidad “los mangos”: ubicada al este y se encuentra conformada por catorce (14) familias.

Actualmente la comunidad “Nueva Jerusalén” está conformada por setenta y un (71) familias, las cuales habitan en viviendas construidas completamente, otros en pequeñas piezas de bloques y algunos aun en ranchos de zinc.





MISIÓN, VISIÓN, VALORES

Misión

La organización tiene como misión la evolución alrededor de sus Valores Fundamentales, suministrando a la comunidad soluciones integrales, contribuyendo significativamente con el bienestar social; con el propósito de ofrecer a su gente crecimiento integral y así poder influir positivamente sobre muchos seres humanos.

Visión

La organización tiene como visión lograr el reconocimiento de los miembros de la comunidad impulsando el crecimiento, bienestar y desarrollo integral de nuestro capital humano.

Valores

Los valores de la organización son la Confianza, Oportunidad y Perseverancia.





OBJETIVOS

Los objetivos que persigue este Manual son los siguientes:

1.- Brindar información clara sobre los procedimientos contables para el logro de los objetivos del Consejo Comunal Nueva Jerusalén.

2.- Instruir a los miembros de la organización acerca de los aspectos tales como: objetivos, políticas, procedimientos, entre otros.

3.- Servir como medio de integración y orientación facilitando la incorporación de los miembros de la organización.

4.- Facilitar el acceso a la información de forma organizada y sistematizada con criterio, por el cual constituye un instrumento de consulta permanente para todos los miembros del Consejo Comunal.

5.- Evitar improvisaciones y distorsiones de procedimientos.

6.- Uniformar y controlar el cumplimiento de los procesos.

7.- Simplificar los procedimientos para evitar perdidas de tiempo





ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL CONSEJO COMUNAL





GENERALIDADES DEL CONSEJO COMUNAL

Los consejos Comunales son una nueva estructura social, que funciona como el ente planificador de proyectos de necesidad y proyectos de producción que desarrollan nuevas fuentes de trabajo e impulsan el desarrollo social y económico de la comunidad.

Por otra parte, se dice que los Consejos Comunales son instancias de participación y protagonismo del pueblo, de articulación e integración entre las diversas organizaciones comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos y ciudadanas, que permiten al pueblo organizado ejercer directamente la gestión de las políticas públicas orientadas a responder a las necesidades y aspiraciones de las comunidades en la construcción de una sociedad de equidad y justicia social.

Deberes de los miembros del Consejo Comunal:

Son deberes de los ciudadanos y ciudadanas del Consejo Comunal: la corresponsabilidad social, la rendición de cuentas, el manejo transparente oportuno y eficaz de los recursos que dispongan, bien sea por asignación del Estado o cualquier otra vía de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.





NORMATIVAS DEL MANUAL

Los miembros del Consejo Comunal son los responsables de aprobar el manual de procedimientos Contables, para la Rendición de cuentas.

Los miembros del Consejo Comunal son los responsables de aprobar los cambios del manual de procedimientos contables para la Rendición de cuentas del Consejo Comunal Nueva Jerusalén.

Los miembros del Consejo Comunal son los responsable de actualizar y/o modificar el contenido del manual de procedimientos contables para la Rendición de cuentas del Consejo Comunal Nueva Jerusalén.

Existirá un (01) original del Manual de Procedimientos contables para la Rendición de Cuentas del Consejo Comunal Nueva Jerusalén, así como dos (02) copias.

Tendrán acceso al Manual de Procedimientos contables todos los miembros de la organización.





PROCEDIMIENTOS

La Cuenta

Es la unidad básica de la contabilidad. Podría definirse como el medio o instrumento contable a través del cual son registradas las operaciones de acuerdo con su naturaleza, y donde se refleja el movimiento de todo lo que RECIBIÓ y todo lo que ENTREGO en esa cuenta. Se distinguen las siguientes partes en una cuenta:

1.- Nombre o título de la cuenta: Es la identificación concreta que se le da a cada cuenta, con la cual son alcanzados dos objetivos:

a.- Lograr diferenciar una cuenta de otras.b.- Indicar la naturaleza de las operaciones que serán registradas en cada

una de ellas. Es decir, existirán cuentas con el nombre de:BANCOS: En esta cuenta se registra el movimiento de dinero que se haga

a través de los bancos.CUENTAS POR PAGAR: En ella se registraran las deudas que la

organización contraiga con terceros.2.- fecha: en esta columna se anotara la fecha en que se esta realizando la

transacción.





CONTINUACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

3.- Descripción: Más amplia que las demás, se describirán en esta columna algunos detalles de la transacción en forma muy breve.

4.- Referencia: En esta columna generalmente la más estrecha, se utiliza para cruzar información con otros libros de contabilidad.

5.- Debe: Es la suma de todas las partidas que el contador ha registrado en la columna encabezada con ese concepto.

6.- Haber: De igual forma el haber es la suma de todas las partidas que el contador haya registrado en esa columna

7.- Saldo: Viene dado por la diferencia que existe entre él debe y el haber, o entre el haber y él debe. Es decir, a la cifra mayor se le resta la menor y el resultado será el saldo.

Libros Obligatorios: Están conformados por aquel grupo de libros cuya obligatoriedad de llevarlos está estipulada por el Código de Comercio.

Libro diario: Viene a ser el primer libro que interviene en el registro de las transacciones. Las características de este libro y sus objetivos están claramente señaladas en el Artículo 33 y 34 del Código de Comercio.






Se trata de un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de ponerse en uso, debe ser previamente presentado ante un Tribunal o Registrador Mercantil o, en su defecto, al Juez ordinario de mayor categoría que exista en la localidad

En el libro diario encontraremos las siguientes columnas:

Columna 1: fecha, en esta primera columna se escribirá bel mes y el día en que se está realizando la transacción.es decir en la parte superior y al comenzar cada una de las páginas, se escribe el año. Luego, frente al registro de cada una de las transacciones, se va escribiendo el mes y el día en que ese registro se esta haciendo hecho.

Columna 2: cuentas y conceptos, esta es mas ancha , va destinada en primer lugar, a escribir el nombre de las cuentas que intervienen en el registro de la transacción y, en segundo lugar, a dar una explicación lo mas clara posible, pero en forma muy resumida, de las características de la transacción que está siendo registrada.

Columna 3: referencia, se utiliza esta columna para cruzar referencias con otros libros tales como el libro mayor.






Columna 4: debe, se registrara en esta columna la cifra que le corresponda a cada una de las cuentas que recibieron algo o se les cargó, como consecuencia de la de la transacción realizada.

Columna 5: haber, en esta ultima columna por el contrario es registraran las cifras que entregaron las cuentas que intervinieron.

Libro mayor: Es el libro que muestra en forma cronológica, el movimiento que cada una de las cuentas ha tenido durante un periodo determinado.

En este libro encontramos la siguiente información:

Nombre y número: se colocara en la parte superior el nombre con el que se identifica la cuenta. En caso de que la organización utilice códigos de cuentas, se colocara también el número que le ha correspondido.

Fecha: se escribirá allí la misma fecha en que ese movimiento fue registrado en el diario.

Concepto: en principio, este espacio esta destinado a escribir en forma resumida el mismo concepto que aparece en el asiento de diario que motiva el movimiento de la cuenta en un momento dado. No obstante, debido precisamente a que ese concepto ya esta explicado en el diario, para no incurrir en duplicidad, se acostumbra a escribir simplemente, “según diario”.






Referencia: en esta columna se escribirá el numero de folio del diario y/o el numero del asiento en el que aparece el movimiento de la cuenta que se esta pasando al mayor.

Debe: en esta columna se escribirá la misma cifra que se cargo a la cuenta en el asiento de diario correspondiente.

Haber: se anotara en esta columna las cantidades que hayan sido abandonadas en los respectivos asientos en el diario.

Saldo: se utilizara esta columna para ir anotando el saldo con que queda la cuenta, cada vez que tenga un cargo o un abono.

Libro de actas de asambleas en el que se anota minuciosamente todos los temas que se discuten, los acuerdos que se toman, las decisiones administrativas, los convenios que se suscriben etc



CONCLUSIONES

Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación

Si bien existen diferentes tipos de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades, puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas

En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de comunicados internos. Si bien el propósito de transmitir información se cumple por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es el total de esas disposiciones registradas a través de comunicados aislados

Los manuales de procedimientos contables son documentos que contienen e indican los pasos o las normas que deben seguirse en la realización de la rendición de cuentas de manera confiable y precisa.

Todo esto conduce a expresar que a través de la investigación realizada se pudo observar la necesidad de proponer un manual de procedimientos contables para el consejo comunal “Nueva Jerusalén” ubicado en el municipio Páez de Acarigua estado portuguesa ya que indudablemente estos van a servir para adiestrar y capacitar a los miembros de la organización de manera sencilla en el manejo de los recursos.

Finalmente cabe destacar que la utilización del manual permitirá realizar los procedimientos de manera ordenada y precisa lo cual agilizara los procesos logrando así cumplir con los objetivos en el tiempo determinado

En la propuesta presentada, se estimó conveniente adoptar en todo momento los elementos del proceso administrativo los cuales son:

Planificación: toda actividad que se realice en el consejo comunal debe ser cuidadosamente planificado con las debidas estrategias que esto conlleva, además es necesario adoctrinar a los miembros del consejo comunal a cerca de las transformaciones que se realicen en cuanto a la ejecución de los procesos.

Organización: El contenido del manual será aplicado a los miembros de concejo comunal de manera que conozcan los procedimientos contables para el rendimiento de cuentas.

Dirección: la asamblea de coordinadores y ciudadanos debe haber una revisión de las modificaciones si fuere necesario establecer planes de mejoramiento, si se considera que las hay y deberá poner en acción el funcionamiento del manual.

Control: comprobar rígidamente mediante la supervisión que los miembros del consejo comunal cumplen efectivamente con sus funciones y los objetivos propuestos que están llevando a cabo eficazmente.

RECOMENDACIONES

Después de estudiar y analizar las conclusiones, se recomienda al concejo comunal lo siguiente:

Implantar y utilizar un manual de procedimientos contables en la rendición de cuentas para el concejo comunal “Nueva Jerusalén” para el adecuado cumplimiento de los procedimientos contables.

Suministrar información de los procedimientos contables y actividades rutinarias a los miembros del concejo comunal “Nueva Jerusalén” para el buen desempeño de los procesos contables y mantener un desarrollo continuo.

Llevar una coordinación de las actividades para centros duplicados.

Enviar el funcionamiento del manual con el fin de agregar o suprimir procedimientos que pueden mejorar las actividades de los miembros del concejo comunal “Nueva Jerusalén”

Actualizar procedimiento el manual de procedimientos contables para rendición de cuentas del concejo comunal “Nueva Jerusalén”

BIBLIOGRAFÍA

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Constitución De La Republica Bolivariana De Venezuela. Gaceta Oficial Dee La Republica Bolivariana De Venezuela Nº 5453 (Extraordinaria), Marzo 21, 2000.

Código De Comercio. Gaceta Oficial Nº 475 Extraordinaria.

Stoner (1999), Administración. Editorial Limusu.

Stotegor, M (1988), Introducción A La Administración. México Mcgnew Hill

El Chocemori, Montes Telleria (2008) Manual De Descripción De Cargos Según La Estructura Organizacional Del Consejo Comunal De La Urb. Del Este Sector Durigua Vieja, Acarigua Edo Portuguesa.

José A. Brito. Contabilidad Básica E Intermedia. Edición Centro De Contadores

Ramon Melinkoff. Los Procesos Administrativos.

Stephen P. Robbins. – Mary Coulter. Administración. Quinta Edición.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES, PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS DEL CONCEJO COMUNAL “NUEVA...

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