MANUAL DE PROCEDIMIENTOS -...

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; Octubre del 2006.

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

GOBIERNO CONSTITUCIONAL DEL ESTADO DE CHIAPAS SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE

Contenido Página Autorización 10

Introducción 11

Organigrama General 12

Contenido Hojas Procedimientos

Oficina del C. Secretario

Unidad de Apoyo Jurídico A

Revisión y formulación de proyectos de leyes, reglamentos, decretos y acuerdos que son competencia de la Dependencia 1-2

Área de lo Contencioso Administrativo

Certificación de documentos 1-2

Área de Asesoría Jurídica

Validación de documentos jurídicos 1-2

Unidad de Apoyo Administrativo B

Área de Recursos Humanos

Movimientos nominales de alta y promoción de personal 1-4

Movimiento nominal de baja de personal 1-2

Pago de sueldos y otras percepciones al personal de base y confianza 1-2

Préstamo a la caja de ahorro para el personal de confianza 1-2

Área de Recursos Financieros y Contabilidad

Contabilidad financiera 1-3

Control presupuestario 1-3

Emisión de cheques y control de cuentas bancarias 1-3

Área de Recursos Materiales y Servicios Generales

Compra y/o contratación directa de bienes y/o servicios 1-4

Compra y/o contratación de bienes y/o servicios a través del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles de la Dependencia 1-9

Inventario físico de bienes muebles 1-2

Última emisión

Actualización Próxima Revisión Página

2000

Julio 2006 Enero 2007 1



Contenido Hojas Unidad de Planeación C

Área de Programación y Presupuestación

Elaboración del anteproyecto de presupuesto de egresos 1-4

Modificaciones presupuestarias 1-3

Área de Evaluación y Seguimiento

Integración de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal 1-3

Control y seguimiento del Programa Operativo Anual 1-3

Integración de los proyectos de inversión al Sistema de Planeación 1-4

Área de Proyectos e Información Sectorial

Integrar el apartado temático del Sector Administración para el Informe de Gobierno 1-3

Adecuaciones estructurales y de plantilla de personal 1-4

Actualización de manuales administrativos 1-3

Unidad de Informática D

Entrega de consumibles informáticos 1-2

Área de Sistemas

Desarrollo e implementación de sistemas integrales de información 1-2

Mantenimiento de sistemas integrales de información 1-2

Respaldo de información de servidores 1-2

Área de Redes y Soporte Técnico

Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo 1-2

Mantenimiento correctivo de equipos de cómputo 1-2

Elaboración de proyectos tecnológicos 1-2

Respaldo de información de usuarios 1-2

Delegaciones Regionales E

San Cristóbal de Las Casas

Información y orientación ciudadana 1-2

Autorización para el uso de instalaciones y/o servicios básicos 1-2

Gestión de trámites oficiales 1-2

Última emisión


2000




Contenido Hojas

Yajalón


Autorización para el uso de instalaciones y/o servicios básicos 1-2


Tapachula



Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnol ógico F

Dirección de Desarrollo Administrativo F1

Departamento Sector Gobierno y Seguridad

Departamento Sector Administración, Finanzas y Econ omía

Departamento Sector Educación y Salud

Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural

Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Socia l

Elaboración de dictámenes de adecuaciones estructurales y/o de plantilla de plazas 1-2

Asesorías para la elaboración y/o actualización de manuales administrativos 1-2

Asesorías para la elaboración y/o actualización de reglamentos interiores 1-2

Dirección de Desarrollo Tecnológico F2

Departamento de Ingeniería de Sistemas

Capacitación especializada sobre el uso e implementación de tecnologías de información a servidores públicos adscritos a los órganos administradores de tecnologías de información 1-2

Emisión de dictamen de viabilidad de registro patrimonial de sistemas de información desarrollados en Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal

1-2

Transferencia de sistemas de información a Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal 1-2

Departamento de Infraestructura Tecnológica

Baja y/o transferencia de bienes informáticos 1-2

Supervisión de la red de voz y datos 1-2

Emisión de dictamen para la implementación de redes de voz y datos 1-2

Emisión de dictamen técnico para la adquisición de bienes informáticos 1-2

Última emisión


2000




Contenido Hojas

Departamento de Capacitación y Evaluación de la Ges tión Informática Institucional

Evaluación en informática especializada 1-2

Supervisión al seguimiento de proyectos de desarrollo tecnológico y la gestión informática institucional de los órganos administradores de tecnologías de información

1-2

Seguimiento al informe de la supervisión de proyectos de desarrollo tecnológico y a la gestión informática institucional

1-2

Dirección de Internet F3

Departamento de Programación y Diseño

Hospedaje de sitios de internet a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal 1-2

Asignación de cuentas de correo electrónico a funcionarios del Gobierno del Estado 1-2

Departamento de Administración del Sitio Central de Internet

Emisión de certificados digitales para agentes certificadores de las Dependencias o Entidades 1-2

Revocación del certificado digital a petición del agente certificador de la Dependencia o Entidad 1-2

Asesoría para la emisión y revocación de los certificados digitales 1-2

Asesoría a los servidores públicos para el uso de la firma electrónica avanzada en los sistemas de gestión gubernamental 1-3

Subsecretaría de Administración de Personal G

Coordinación de Obligaciones Fiscales Solidarias G1

Definición de los algoritmos de cálculo para la retención del impuesto sobre la renta por sueldos y salarios o, en su caso del crédito al salario a entregar

1-3

Gestión y entero de las retenciones efectuadas sobre sueldos y salarios 1-3

Elaboración y presentación de la declaración informativa anual de sueldos y salarios de los trabajadores del Poder Ejecutivo del Estado 1-3

Elaboración de las constancias de remuneraciones cubiertas, retenciones del impuesto sobre la renta sobre sueldos y salarios efectuadas y/o crédito al salario pagado, correspondientes a un ejercicio

1-2

Dirección de Remuneraciones y Retenciones G2

Departamento de Personal Administrativo

Trámite de nóminas de sueldos 1-3

Emisión de nombramientos 1-2

Última emisión


2000




Contenido Hojas Emisión de pagos en nóminas complementarias 1-2

Emisión de hoja de cálculo a reintegro 1-3

Retenciones de sueldos 1-2

Radicaciones físicas de cheques de sueldos 1-2

Liberaciones de sueldos 1-2

Devoluciones de cheques de sueldos 1-2

Cancelación de cheques de sueldos 1-2

Expedición de constancias de sueldos 1-2

Modificaciones al padrón de recursos humanos 1-3

Movimientos a la nómina de pensionados 1-2

Trámite de pago de estímulos económicos 1-3

Trámite de pago de becas 1-2

Trámite de pago de apoyos económicos por la adquisición de prótesis y/o anteojos 1-3

Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro

Trámite de pago de cuota al Instituto de Seguridad Social de Trabajadores del Estado de Chiapas 1-2

Trámite de pago de cuota fideicomiso 1-2

Trámite de pago de retenciones a terceros 1-3

Registro de los importes de deducciones de cheques cancelados de personal administrativo y docente del Ejecutivo Estatal

1-3

Trámite para el pago de cuotas y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social 1-2

Información de costos Instituto Mexicano del Seguro Social 1-2

Trámite para la aplicación de la nota de crédito global al Instituto Mexicano del Seguro Social 1-2

Trámite de pago del impuesto estatal del 1.5% sobre nóminas 1-2

Descuentos vía nómina por convenios efectuados con empresas e instituciones del Gobierno del Estado

1-3

Validación de cálculos: impuesto sobre sueldos y salarios, cuota al Instituto de Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de Chiapas e Instituto Mexicano del Seguro Social

1-2

Captura de aplicaciones, modificaciones y cancelaciones de la clave 24, recuperación de préstamos a la caja de ahorro y nóminas complementarias de préstamos y devoluciones de caja de ahorro 1-2

Verificación de cálculos de deducciones en prenóminas quincenales del personal administrativo de la nómina normal y magisterio

1-2

Aplicación, modificación ó cancelación de descuentos por concepto de pensión alimenticia 1-3

Última emisión


2000




Contenido Hojas

Departamento de Sistema de Nóminas

Generación de nóminas de los trabajadores activos y pensionados del Gobierno del Estado 1-4

Dirección de Política Laboral G3

Departamento de Normatividad

Anteproyecto de leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, lineamientos y demás disposiciones en materia laboral 1-2

Elaboración de proyecto de opinión jurídica en materia laboral 1-2

Recopilación, análisis, síntesis y resguardo del Periódico Oficial del Estado 1-2

Departamento de Relaciones Labores

Expedición de licencias con o sin goce de sueldo 1-2

Expedición de constancias de antigüedad laboral 1-2

Departamento de Atención a Jubilados y Pensionados

Verificación física de la existencia de los pensionados del Gobierno del Estado 1-4

Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios H

Dirección de Patrimonio H1

Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles

Adquisición de inmuebles vía compra-venta 1-2

Adquisición de inmuebles vía donación 1-2

Adquisición de inmuebles vía permuta 1-2

Adquisición de inmuebles vía adjudicación 1-2

Adquisición de inmuebles vía dación en pago 1-2

Adquisición de inmuebles vía expropiación por causa de utilidad pública 1-3

Asignación de un bien inmueble mediante acta de entrega-recepción o contrato de comodato 1-3

Desincorporación de bienes inmuebles vía compra-venta, donación o permuta 1-3

Control y registro de obras terminadas que modifiquen los bienes inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo de Estado

1-2

Enajenación vía contrato de donación de los bienes muebles y equipo dados de baja a organismos de la administración centralizada propiedad del Poder Ejecutivo del Estado

1-2

Otorgamiento mediante contrato de comodato, mobiliario y equipo propiedad del Poder del Ejecutivo del Estado

1-3

Última emisión


2000




Contenido Hojas

Aseguramiento de bienes informáticos 1-2

Trámite para el pago de seguros por siniestro o robo 1-2 Supervisión física de mobiliario y equipo, vehículos y maquinaria pesada asignados a Dependencias y Entidades de la administración centralizada 1-2

Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes

Elaboración de dictámenes para adquisición de vehículos, aeronaves, vehículos fluviales, maquinaria pesada, agrícola e industrial 1-2

Modificaciones a los dictámenes para adquisición de vehículos, aeronaves, vehículos fluviales, maquinaria pesada, agrícola e industrial 1-2

Alta de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado 1-2

Baja de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado por incosteabilidad en su reparación 1-2

Baja de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado por sustitución de la Unidad vehicular 1-2

Baja de vehículos del padrón patrimonial por robo, extravío o perdida declarados procedentes por el Fondo de Protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo del Estado 1-2

Baja de vehículos del padrón patrimonial por robo, extravío o pérdida declarados improcedentes por el Fondo de Protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo del Estado 1-2

Enajenación en subasta pública de mobiliario, equipo, vehículos y maquinaria pesada 1-2

Asignación de vehículos y maquinaria pesada vía comodato y/o donación 1-2

Verificación física de vehículos, maquinaría y semovientes propiedad del Poder Ejecutivo del Estado 1-2

Verificación física y alta de semovientes 1-2

Baja de semovientes por venta 1-2

Baja de semovientes por desecho 1-2

Baja de semovientes por muerte 1-2

Alta de maquinaría pesada y vehículo fluvial 1-3

Baja de maquinaria pesada y vehículos fluviales por incosteabilidad 1-2

Baja de maquinaria pesada y vehículos fluviales por robo, extravío o pérdida total 1-2

Transferencia de maquinaria pesada y vehículos fluviales 1-2

Última emisión


2000




Contenido Hojas

Departamento de Almacenes y Suministros

Custodia temporal de bienes muebles de reciente adquisición y su retiro de los Almacenes Generales de Gobierno 1-2

Entrada de bienes muebles dados de baja de los organismos de la administración centralizada a los Almacenes Generales de Gobierno 1-2

Inventario físico de bienes muebles en los Almacenes Generales del Gobierno del Estado 1-2

Dirección de Adquisiciones H2

Departamento de Convocatorias y Bases Elaboración, validación y publicación del acuerdo de autorización, cédula de programación, bases y convocatoria de licitaciones en sus diversas modalidades 1-6

Registro voluntario de proveedores 1-2

Departamento de Aclaraciones y Aperturas

Aclaraciones de dudas de licitación pública 1-3

Apertura de propuestas técnicas y económicas de licitación pública 1-5 Departamento de Adjudicaciones Adjudicación de licitación pública 1-4 Adjudicación directa 1-3 Departamento de Pedidos y Archivo Elaboración de pedidos u órdenes de trabajo 1-3 Elaboración de estadísticas y reportes de adjudicaciones 1-3 Protocolización de acuerdos autorizados por el comité de adquisiciones 1-2 Administración del archivo de la Dirección de Adquisiciones 1-2

Dirección de Servicios H3 Departamento de Información y Servicios Información y orientación ciudadana 1-2 Fotocredencialización de servidores públicos 1-2 Dictaminación y autorización de arrendamiento de bienes inmuebles a Dependencias y Entidades Estatales 1-2

Impresiones en duplicador 1-2

Última emisión


2000




Contenido Hojas

Departamento de Mantenimiento e Intendencia

Préstamo de expedientes laborales a instancias gubernamentales y/o particulares del Archivo Central

1-2

Recepción de documentación laboral de trabajadores para su integración a los expedientes del Archivo Central 1-2

Servicio de intendencia 1-2

Servicio de mantenimiento 1-3

Departamento de Control de Gestión y Correspondenci a

Control y seguimiento del servicio de correspondencia 1-3

Glosario I

Grupo de Trabajo J

Última emisión


2000




AUTORIZACIÓN

Con fundamento en lo dispuesto en el segundo párrafo, artículo 23 de la Ley Orgánica de la

Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en el artículo 9 fracción XI del Reglamento Interior de la Secretaría de Administración, se expide el presente Manual de Procedimientos, para observancia y aplicación de los servidores públicos que conforman su estructura organizacional autorizada.

La actualización del presente manual, deriva del dictamen No. SA/SUBDAT/DDA/210/2006, mediante el cual se autoriza la adecuación de estructura orgánica y plantilla de plazas de la Secretaría de Administración.

La vigencia del presente manual es a partir del mes de octubre del 2006 y deja sin efecto a los expedidos en fechas anteriores.

Última emisión


2000




INTRODUCCIÓN

La Secretaría de Administración, como instancia encargada de administrar los recursos humanos, materiales e informáticos del Gobierno del Estado, así como de llevar a cabo las adquisiciones de bienes y servicios gubernamentales debe promover una administración pública de calidad, orientada al servicio y a los resultados. En ese sentido, y para mantener un funcionamiento eficaz de su estructura organizacional, debe apoyarse entre otros elementos, en instrumentos de organización del trabajo que faciliten el desarrollo de las tareas encomendadas a los servidores públicos, que constituyen la base fundamental para la ejecución del quehacer gubernamental.

El Manual de Procedimientos es un instrumento administrativo que permite conocer el

funcionamiento interno de los órganos administrativos de la Dependencia a través de la descripción de las actividades secuenciales, además de ser un auxiliar en la inducción del personal de nuevo ingreso, ya que el documento expone, qué deben hacer, cómo deben hacerlo y con quién coordinarse para realizar sus rutinas de trabajo.

Asimismo, el Manual de Procedimientos permite uniformar y controlar el desempeño de las

actividades laborales, además de construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

El presente Manual contiene información de cada uno de los procedimientos, en rubros tales

como su propósito, alcance, políticas y órganos administrativo responsable de su ejecución; además de anexar un glosario de términos para facilitar su comprensión. Este documento no es una herramienta cerrada ni estática, sino que es un instrumento en permanente actualización, dispuesto a incorporar las adecuaciones que realicen los órganos administrativos a sus procesos, así como agregar los nuevos procedimientos derivados de la dinámica organizacional propia.

Última emisión


2000




ORGANOS DESCONCENTRADOS

OFICINA DEL C. SECRETARIO

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO

UNIDAD DE PLANEACIÓN

UNIDAD DE APOYO JURÍDICO

UNIDAD DE INFORMÁTICA

DELEGACION TAPACHULA

COORDINACIÓN DE TRANSPORTES

AÉREOS DELEGACION

SAN CRISTÓBAL DELEGACION YAJALON

SUBSECRETARÍA DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO Y TECNOLÓGICO

DIRECCIÓN DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN DE DESARROLLO

TECNOLÓGICO

DIRECCIÓN DE INTERNET

SUBSECRETARÍA DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS

DIRECCIÓN DE

PATRIMONIO

DIRECCIÓN DE

ADQUISICIONES DIRECCIÓN

DE SERVICIOS

SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DE

PERSONAL

DIRECCIÓN DE REMUNERACIONES

Y RETENCIONES

DIRECCIÓN DE POLÍTICA

LABORAL

COORDINACIÓN DE OBLIGACIONES

FISCALES SOLIDARIAS

INSTITUTO DE PROFESIONALIZACIÓN

DEL SERVIDOR PÚBLICO

ORGANIGRAMA GENERAL

Última emisión


2000




UNIDAD DE APOYO JURÍDICO

Área de lo Contencioso Administrativo Área de Asesoría Jurídica

Última emisión

Actualización Próxima Revisión Hoja

2000

Julio 2006 Enero 2007 A



210-SA-UAJ-001 Nombre del procedimiento : Revisión y formulación de proyectos de leyes, reglamentos, decretos y acuerdos que son competencia de la Dependencia.

Propósito: Que los instrumentos jurídicos estén debidamente fundamentados y motivados y sean de observancia y competencia de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud, hasta el envío de la circular a todas las áreas que integra la Dependencia y demás interesados en el documento para su observancia.

Responsable del procedimiento: Unidad de Apoyo Jurídico.

Políticas:

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007 1



210-SA-UAJ-001 Descripción del procedimiento

No. de actividad Actividad

Documento de referencia /

observaciones

1

Recibe de las diferentes áreas que integran la Dependencia proyectos de Leyes, Reglamentos, Decretos y Acuerdos que son competencia de la Dependencia para revisión.

2 Analiza y determina:

¿Existen observaciones a considerar por el área solicitante?

No, envía al Titular de la Dependencia para su visto bueno y firma correspondiente.

Si, envía observaciones al área correspondiente para ser consideradas y espera respuesta. Continúa con la actividad 1.

3 Recibe documento con el visto bueno del Titular.

4 Envía, mediante oficio, el documento a la Consejería Jurídica del C. Gobernador y a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno y, para su opinión y validación para su publicación.

5 Una vez publicado dicho documento recibe ejemplar del mismo.

6 Elabora circular a todos los Directores, Delegados y demás Áreas interesadas en la Ley, Reglamento o Decreto y distribuye para su observancia general.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007

2



210-UAJ-ACA-001 Nombre del procedimiento : Certificación de documentos.

Propósito: Extender al solicitante fotocopia de documentación que obre en esta Dependencia, la cual otorga certeza de la existencia del mismo.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de certificación hasta que se expide fotocopia certificada.

Responsable del procedimiento: Área de lo Contencioso Administrativo.

Políticas:

• Solicitud por escrito por parte del interesado. (Particulares, Áreas de esta Secretaría, Dependencias y Entidades).

• Documentación original que obre en los archivos de esta Dependencia.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007 1



210-UAJ-ACA-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe solicitud.

2 Coteja la documentación que se va a certificar con la documentación original.

3 Asigna el número de certificación.

4 Elabora la leyenda de la certificación correspondiente.

5 Estampa el sello del Escudo Nacional en la parte de lado de la firma que lleva la leyenda de certificación.

6 Elabora memorándum u oficio para enviar los documentos certificados.

7 Recaba la firma del Jefe de la Unidad en el memorándum u oficio y en la certificación respectiva.

8 Despacha el memorándum u oficio y archiva.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007

2



210-UAJ-AAJ-001 Nombre del procedimiento : Validación de documentos jurídicos.

Propósito: Otorgar la seguridad legal o jurídica a los instrumentos que nos son enviados o solicitados.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de validación hasta que se envía el documento validado.

Responsable del procedimiento: Área de Asesoría Jurídica.

Políticas:

• Solicitud por escrito por parte de alguna de las áreas de esta Dependencia.

• Documentación que obre como antecedentes en los archivos de esta Unidad.

• Legislación vigente.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007 1



210-UAJ-AAJ-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe solicitud de validación.

2 Analiza solicitud y determina:

¿El asunto es competencia de la Dependencia?

No, elabora memorándum u oficio de respuesta indicando la incompetencia, se despacha y archiva. Termina procedimiento.

Si, busca en el archivo del área, la existencia de antecedentes que sirvan como base para analizar la validación.

3 Consulta la legislación vigente para fundamentar el documento.

4 Analiza y determina:

¿Es procedente la validación?

No, elabora oficio o memorándum con las observaciones pertinentes para proceder a su validación, se despacha y archiva. Termina procedimiento.

Si, elabora el oficio o memorándum de respuesta, se despacha y archiva.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007

2



UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

Área de Recursos Humanos Área de Recursos Financieros y Contabilidad

Área de Recursos materiales y Servicios Generales

Última emisión


2000

Julio 2006 Enero 2007 B



210-UAA-ARH-001 Nombre del procedimiento : Movimientos nominales de alta y promoción de personal.

Propósito: Satisfacer los requerimientos de personal de los órganos administrativos de la Dependencia, así como promover al personal activo a categorías con mejores condiciones salariales.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de movimiento nominal de personal de los órganos administrativos solicitantes hasta la integración de la documentación generada al expediente del trabajador.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Humanos.

Políticas:

• La contratación de personal deberá realizarse con efectos a partir de los días 01 o 16 de cada mes.

• Documentación solicitada para el movimiento nominal de alta:

a) Solicitud de Empleo con fotografía. b) 2 fotografías tamaño infantil. c) Fotocopia del acta de nacimiento actualizada. d) Fotocopia de la constancia del último grado de estudios. e) Fotocopia de la Clave Única de Registro Poblacional (CURP) f) Currículum Vitae. g) Constancia de no inhabilitación (expedida por la Contraloría General). h) Hoja rosa del IMSS (en caso de haber estado asegurado anteriormente). i) Constancia de antigüedad (en caso de haber prestado anteriormente servicios en Gobierno del

Estado) para reconocerle los años de servicio. j) Fotocopia de la Constancia de Capacitación recibida.

• Para efecto de promociones, el personal deberá ser previamente evaluados y aprobados por el Instituto de Profesionalización del Servidor Público de la Secretaría de Administración las categorías siguientes: especialista, analista, técnico, auxiliar administrativo, auxiliar de seguridad, técnico auxiliar y auxiliar de servicios, en todas sus literales.

• Todo oficio de propuesta de promoción debe tener el visto bueno de autorización del Titular de la Dependencia.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007

1



210-UAA-ARH-001 Descripción del procedimiento

No. de actividad

Actividad Documento de referencia/

observaciones

1 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo, memorándum de solicitud de movimiento nominal de alta y/o promoción de personal firmado por el Jefe del órgano administrativo solicitante y documentación soporte.

¿La documentación está correctamente integrada?

Si, continúa con la actividad 2.

No, devuelve la documentación al órgano administrativo solicitante para su correcta integración. Regresa a la actividad 1.

2 Verifica si la solicitud de movimiento nominal de alta y/o promoción requiere de dictamen de evaluación por parte de la Instituto de Profesionalización del Servidor Público (INPROSEP).

¿Requiere dictamen de evaluación?


No, continúa con la actividad 7.

3 Analiza la solicitud de movimiento nominal y determina.

¿La solicitud es un movimiento nominal de alta?


No, comunica en forma económica al trabajador, que se presente en el INPROSEP para que se le asigne fecha y hora de aplicación de la evaluación. Continúa con la actividad 5.

4 Acude personal del Área, al INPROSEP y llena solicitud de evaluación estableciendo fecha y hora asignada en la que deberá presentarse el aspirante.

5 Recibe del INPROSEP dictamen de la evaluación aplicada al personal aspirante.

¿Fue aprobada la evaluación aplicada al personal aspirante?


No, envía memorándum al órgano administrativo solicitante, notificando el resultado no aprobatorio de la evaluación y devuelve documentación soporte del aspirante. Termina procedimiento.

6 Envía memorándum al órgano administrativo solicitante, notificando el resultado aprobatorio de la evaluación.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007

2




No. de actividad

Actividad Documento de referencia/

observaciones

7 Llena los formatos del Instituto Mexicano del Seguro Social y determina:

¿El movimiento nominal es una alta?



8 Verifica la fecha asignada de ingreso del aspirante a servidor público en el reporte de movimiento nominal para elaborar el “Certificado de seguro de vida”.

9 Envía oficio a la empresa aseguradora, firmado por el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo anexando el “Certificado de seguro de vida”, solicitando el aseguramiento del trabajador.

Certificado de seguro de vida.

10 Llena formato de “aviso de inscripción del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social AFIL-02”, “Cuestionario médico individual” y “Certificado de seguro de vida”.

Formato de “aviso de inscripción del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social AFIL-02”.

11 Solicita de forma económica al Jefe del órgano administrativo solicitante, informe al aspirante se presente en el área para firmar la documentación correspondiente al movimiento nominal.

12 Envía memorándum al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo anexando formatos del movimiento nominal para firma.

13 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo formatos firmados para integrar al expediente respectivo.

14 Envía oficio anexando formato “AFIL-02” al Instituto Mexicano del Seguro Social firmado por el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo para realizar la inscripción del personal a ese instituto.

15 Recibe del Instituto Mexicano del Seguro Social sello de recibido en el formato de aviso de inscripción.

16 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones informando el número de afiliación del trabajador. Continúa con la actividad 20.

17 Envía oficio al Instituto Mexicano del Seguro Social firmado por el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, anexando disco magnético con información del reporte para realizar la promoción del trabajador en ese instituto.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007

3





Documento de referencia/

observaciones

18 Recibe notificación del Instituto Mexicano del Seguro Social y determina:

¿El trabajador apareció en el Sistema de Acopio Interactivo de Información Afiliatoria (SAIIA-01) del Instituto Mexicano del Seguro Social?


No, llena formato “aviso de modificación del salario del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social AFIL-03” y presenta ante el Instituto Mexicano del Seguro Social para tramitar la promoción del trabajador asegurado.

Formato de “aviso de modificación del salario del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social AFIL-03”

19 Recibe del Instituto Mexicano del Seguro Social sello de recibido en el formato de “aviso de modificación del salario del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social AFIL-03”

20 Captura los movimientos nominales en el Subsistema de Nómina.

21 Envía memorándum firmado por los Jefes del Área de Recursos Humanos y de la Unidad de Apoyo Administrativo a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, anexando reporte de movimiento nominal y disco magnético conteniendo la misma información para la integración del personal al Sistema de Nómina (SISNOMI) y generar cheques para pago.

22 Recibe vía memorándum de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, disco magnético que contiene el reporte de movimientos nominales debidamente validados.

23 Integra en el Subsistema de Nómina, la información recibida en el disco magnético para la actualización de la base de datos.

24 Envía memorándum al Titular de la Dependencia, firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo anexando reporte de movimientos nominales para su conocimiento.

25 Integra expediente de personal con la documentación soporte generada y archiva.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007

4



210-UAA-ARH-002 Nombre del procedimiento : Movimiento nominal de baja de personal.

Propósito: Desincorporar de los Sistemas y Subsistemas de Nómina al personal que presenta su renuncia y/o deja el cargo que tenía conferido.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud del movimiento nominal de baja de personal del órgano administrativo solicitante hasta la integración de la documentación generada al expediente del extrabajador.


Políticas: • Toda renuncia deberá ser notificada al día siguiente de la relación laboral para estar en condiciones de

realizar en tiempo y forma el bloqueo, retención de sueldos y baja ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Última emisión

Actualización

Próxima Revisión

Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007

1






observaciones

1 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum de solicitud de movimiento nominal de baja de personal firmado por el Jefe del órgano administrativo solicitante y anexa renuncia con firma original del trabajador.

2 Captura en el Sistema de Baja del Instituto Mexicano del Seguro Social, el reporte del trabajador asegurado “Factura de Movimiento del Sistema de Acopio Interactivo de Información Afiliatoria (SAIIA-01)”.

3 Envía oficio al Instituto Mexicano del Seguro Social firmado por el Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo, anexando disco magnético con información del reporte para realizar la baja del trabajador en ese instituto.

Renuncia original.

4 Recibe notificación del Instituto Mexicano del Seguro Social.

¿El trabajador apareció en el Sistema de Acopio Interactivo de Información Afiliatoria (SAIIA-01) del Instituto Mexicano del Seguro Social?


No, llena el formato “aviso de baja del trabajador asegurado AFIL-04” y presenta ante el Instituto Mexicano del Seguro Social para tramitar la baja del trabajador asegurado.

Formato “aviso de baja del trabajador asegurado AFIL-04”.

5 Recibe del Instituto Mexicano del Seguro Social, sello de recibido en el formato de “aviso de baja del trabajador asegurado” y archiva en el expediente del trabajador.

6 Captura los movimientos nominales en el Subsistema de Nómina.

7 Envía memorándum firmado por los Jefes de Área de Recursos Humanos y de la Unidad de Apoyo Administrativo a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, anexando reporte de movimiento nominal y disco magnético conteniendo la misma información para la baja del personal al Sistema de Nómina (SISNOMI).

8 Recibe vía memorándum de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, disco magnético que contiene el reporte de movimientos nominales debidamente validados.

9 Integra en el Subsistema de Nómina, la información recibida en el disco magnético para actualización de la base de datos.

10 Integra al expediente de personal la documentación generada y envía dicho expediente al archivo de transferencia.

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210-UAA-ARH-003 Nombre del procedimiento : Pago de sueldos y otras percepciones al personal de base y confianza.

Propósito: Realizar en tiempo y forma el pago de sueldos y otras percepciones al personal de base y confianza de la Dependencia.

Alcance: Desde recibir quincenalmente cheques, nóminas y talones de comprobantes de pagos de sueldos de los trabajadores hasta archivar las nóminas originales y fotocopias del formato de cheques cancelados a custodia o reintegro.


Políticas:

• Dará cumplimiento de derecho que tiene por Ley el servidor público en base a los Lineamientos Generales en materia de Recursos Humanos.

• Deberá realizar el pago de sueldo y demás percepciones, los días 15 y 30 de cada mes.

• Toda persona que se presente a cobrar su cheque después de 45 días naturales de haber efectuado los

pagos de sueldos y otras percepciones, deberá solicitar la reexpedición de dicho documento a través de un oficio dirigido al Titular de la Unidad de Apoyo Administrativo.

• Todo derecho para exigir el pago de sueldos, sobresueldos, salarios, honorarios, pensiones y demás

remuneraciones de los servidores públicos, prescribirá en un año contado a partir de la fecha en que sean devengados o se tenga derecho a percibirlas.

• En caso de incapacidad o comisión del servidor público, únicamente se efectuará pago de sueldos y

demás percepciones a la persona que presente carta poder autorizada por el beneficiario y fotocopia de la credencial de elector de quien cobra el cheque y de dos testigos.

• Cancelará los cheques a custodia, cuando no se presenten a cobrar los servidores públicos en el tiempo

establecido, y por reintegro cuando sea por causa de baja nominal, fallecimiento o licencia sin goce de sueldo.

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observaciones

1 Recibe quincenalmente de la Secretaría de Planeación y Finanzas, circular informativa, talones de comprobantes de pago de sueldos de los trabajadores, cheques y nóminas de sueldos.

2 Revisa y verifica que el número de talones de comprobantes de pago de sueldos de los trabajadores y los cheques correspondan a las nóminas de sueldos; archiva circular informativa.

3 Clasifica por órgano administrativo las nóminas de sueldos, talones y cheques.

4 Entrega talón o cheque al personal de base y confianza adscritos a la Dependencia y recaba firma en las nóminas de sueldos originales.

¿Todos los cheques han sido entregados y la nómina de sueldos ha sido firmada en su totalidad?


No, resguarda los cheques no cobradas.

5 Relaciona los cheques no cobrados y llena relación de “Cheques Cancelados por Custodia o Reintegro”.

6 Elabora oficio firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y envía a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, los cheques no cobrados con sello de cancelado y relación de “Cheques Cancelados por Custodia o Reintegro”.

7 Archiva nóminas originales y fotocopia de oficio enviado a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones y de la relación de “Cheques Cancelados por Custodia o Reintegro” en el expediente respectivo.

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210-UAA-ARH-004 Nombre del procedimiento : Préstamo a la caja de ahorro para el personal de confianza.

Propósito: Proporcionar préstamos al personal de confianza de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción del formato de solicitud de préstamo hasta la entrega del cheque al personal de confianza.


Políticas:

• El interesado deberá presentar al Área de Recursos Humanos, solicitud de préstamo a Caja de Ahorro debidamente formulada durante los 3 días siguientes al pago de la segunda quincena.

• Para la entrega de cheques de Caja de Ahorro por préstamo, el interesado deberá identificarse con

credencial original de elector o la identificación expedida por la Dependencia.

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observaciones

1 Recibe de manera económica del solicitante, formato “Solicitud para Préstamo a Caja de Ahorro” anexando fotocopia del talón de sueldo de la segunda quincena del mes que corresponda, de acuerdo a la fecha del calendario establecido por la Dependencia.

2 Verifica los datos del formato “solicitud para Préstamos a Caja de Ahorro”.

¿El formato “Solicitud para Préstamos a Caja de Ahorro” está correcto?


No, devuelve la documentación al solicitante para su corrección. Regresa a la actividad 1.

3 Analiza los formatos de solicitud y elabora relación de solicitudes de préstamos a la Caja de Ahorro para su autorización.

¿Se autorizan todos los préstamos solicitados?


No, resguarda formato en espera de ser autorizado el siguiente mes. Regresa a la actividad 3.

4 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, anexando relación de solicitudes de préstamos a la Caja de Ahorro para la impresión de cheques.

5 Recibe cheques impresos, formatos de “Autorización de Préstamos a Caja de Ahorro de Empleados y Funcionarios” y nóminas de préstamos a Caja de Ahorro para firma de recibido del solicitante.

6 Comunica al personal solicitante que pase por el cheque del préstamo y firme el formato de “Autorización de Préstamos a Caja de Ahorro de Empleados y Funcionarios” y nómina de préstamo a Caja de Ahorro.

7 Envía oficio a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas, anexando original de las nóminas de préstamos a Caja de Ahorro.

8 Archiva fotocopias de las nóminas de préstamos a Caja de Ahorro y formatos de “Autorización de Préstamos a Caja de Ahorro de Empleados y Funcionarios” en el expediente de nóminas correspondiente.

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210-UAA-ARFC-001 Nombre del procedimiento : Contabilidad financiera.

Propósito: Registrar los asientos contables e interpretar los estados financieros de la Dependencia para generar información oportuna y confiable.

Alcance: Desde la aplicación contable de los gastos efectuados por la Dependencia hasta la formulación de los estados financieros.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Financieros y Contabilidad.

Políticas:

• Observará la Normatividad Contable y Financiera de Gobierno del Estado.

• Registrará sistemáticamente todas las transacciones reconocidas técnicamente que afecten la posición económica financiera de la Dependencia.

• Presentará la información contable, ordenada de manera que facilite las tareas de control y auditorías.

• Manual de contabilidad.

• Catálogo de cuentas.

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210-UAA-ARFC-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Realiza al inicio del ejercicio, el registro contable del Presupuesto Original Autorizado (P.O.A.) por el H. Congreso del Estado a la Secretaría de Administración.

2 Recibe del encargado de la contabilidad presupuestal durante el ejercicio, relación de trámites de liquidación con documentación soporte y validación presupuestal para la elaboración de cheques.

3 Revisa la documentación conforme a los requisitos fiscales vigentes.

¿La documentación está correcta?


No, devuelve la documentación al solicitante para su corrección. Regresa a la actividad 2.

4 Envía al encargado de caja relación de trámites de liquidación para la impresión y pago de cheques a proveedores.

5 Realiza impresión de pólizas de cheques y diario. Pólizas de cheque y diario.

6 Envía al Jefe del área y al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo pólizas de cheques para su firma.

7 Recibe del encargado de caja relación de cheques con documentación soporte para control y archivo.

8 Emite periódicamente reportes contables para su conciliación con la documentación presupuestal.

Reportes contables.

9 Elabora estados financieros con cortes mensuales y los turna para firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

10 Envía oficio a la Secretaría de Planeación y Finanzas anexando los estados financieros debidamente validados.

11 Registra los activos fijos en las cuentas contables por partidas presupuestarias para análisis y control interno.

12 Elabora reportes mensuales y trimestrales de los activos fijos de acuerdo a las modificaciones.

13 Recibe del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, oficios de autorización de recursos presupuestales y órdenes de ministración correspondientes para integración a la póliza de cheques.

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observaciones

14 Elabora y envía oficio a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas solicitando los recibos oficiales virtuales en la cuenta balance cero y fondos centralizados para cubrir los pasivos.

15 Recibe de la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas recibos oficiales virtuales de la cuenta balance cero y fondos centralizados, firmando de recibido la relación que ampara dichos recibos.

16 Elabora y envía oficio a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, solicitando el pago de cheques no cobrados al cierre del ejercicio fiscal, anexando cédula de traslado de pasivos de acuerdo a la Normatividad Contable y Financiera.

17 Elabora formatos financieros que corresponden a la cuenta pública trimestral.

Formatos financieros.

18 Envía mensualmente mediante oficio a la Secretaría de Planeación y Finanzas, formatos financieros y presupuestales.

19 Archiva fotocopia de oficio y de formatos financieros y presupuestales al expediente respectivo.

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210-UAA-ARFC-002 Nombre del procedimiento : Control presupuestario.

Propósito: Aplicar las afectaciones presupuestales correctas para emitir la información contable que se entrega a la Secretaría de Planeación y Finanzas mensualmente y realizar la expedición de cheques solicitados para cubrir los compromisos por concepto de adquisiciones, arrendamientos y servicios.

Alcance: Desde la captura de los documentos presupuestales hasta recabar firmas para autorización del pago.


Políticas:

• Llevará a cabo en base a la Normatividad Contable y Financiera, la elaboración de cheques integrando documentación soporte debidamente revisada y registrada.

• Deberá enviar a la Secretaría de Planeación y Finanzas mediante oficio y disquete, las cédulas de gastos y adecuaciones presupuestales.

• Deberá llevar control interno del estado presupuestal para afectar congruentemente los programas y partidas establecidas de esta Dependencia.

• Deberá contar con suficiencia presupuestal autorizado por la Secretaría de Planeación y Finanzas para los programas y partidas afectadas.

• Ejecutará los gastos estrictamente apegados a la estructura administrativa para no exceder el presupuesto autorizado.

• Cumplirá las obligaciones fiscales y los requisitos presupuestales.

• En caso de que una compra sea cancelada por diversos motivos, el Área de Recursos Materiales y Servicios Generales solicitará la cancelación del cheque y el Área de Recursos Financieros y Contabilidad deberá elaborar documentos múltiples en la modalidad de reintegro de cédulas del gasto para gestionarlas ante la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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observaciones

1 Recibe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, relación de trámites presupuestarios del programa y partida a ejercer.

2 Revisa el auxiliar de saldos del programa y partida correspondiente para verificar la suficiencia presupuestaria.

¿Existe suficiencia presupuestaria en el programa y partida solicitada?


No, informa en forma económica al Área de Recursos Materiales y Servicios Generales que no cuenta con suficiencia presupuestaria para que gestione la solicitud de suficiencia presupuestal ante la Unidad de Planeación.

3 Informa de manera económica al Área de Recursos Materiales y Servicios Generales que cuenta con suficiencia presupuestaria para realizar la compra y devuelve la relación.

4 Registra en el auxiliar de partidas, el compromiso presupuestario de los recursos solicitados en la columna correspondiente.

5 Recibe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales relación de trámites de liquidación y documentación soporte para el pago de facturas.

6 Revisa y analiza documentación soporte conforme a la normatividad vigente.

¿La documentación soporte está correcta?


No, devuelve al Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, relación de trámites de liquidación y documentación soporte para su correcta integración conforme a las observaciones realizadas. Regresa a la actividad 5.

7 Registra en el auxiliar de partidas, en la columna de la cédula del gasto, los recursos correspondientes.

8 Turna al encargado de realizar cheques, relación de trámites y documentación soporte para la elaboración de pólizas de cheques y cheques.

9 Captura cédulas del gasto dentro del Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE), emite volante de envío y extrae información en disco magnético.

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observaciones

10 Envía a la Secretaría de Planeación y Finanzas mediante oficio firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, cédulas del gasto para su registro dentro del SIAHE.

11 Verifica en la página web www.finanzaschiapas.gob.mx, la existencia del archivo para la actualización semanal del disco maestro del SIAHE.

12 Incorpora información al SIAHE para su actualización.

13 Emite reportes actualizados del presupuesto de la Dependencia.

14 Elabora informes presupuestales con cortes mensuales de la Dependencia y envía al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo para su conocimiento.

15 Integra expediente de las cédulas del gasto para el registro contable.

16 Recibe de la Secretaría de Planeación y Finanzas ordenes de ministración de recursos.

17 Turna fotocopia a caja y contabilidad de las órdenes de ministración de recursos para trámite.

18 Captura en el auxiliar de partidas las órdenes de ministración de recursos para conciliar con el SIAHE.

19 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo oficio de autorización presupuestaria para su control y conciliación con el SIAHE.

20 Elabora trimestralmente formatos presupuestarios que corresponden a la Cuenta Pública.

21 Archiva fotocopia de oficio y de formatos presupuestarios al expediente respectivo.

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210-UAA-ARFC-003 Nombre del procedimiento : Emisión de cheques y control de cuentas bancarias.

Propósito: Emitir los cheques necesarios para pagar las adquisiciones y servicios que contrata la Dependencia y controlar los ingresos y egresos de las cuentas bancarias verificando que sean afectadas correctamente por la institución bancaria.

Alcance: Desde la solicitud de transferencia de recursos a las cuentas de la Dependencia hasta la validación de los Estados de Cuenta Bancarios por parte del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.


Políticas: • Elaborará la conciliación bancaria de acuerdo a la Normatividad Contable y Financiera para enviarla a la

Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Planeación y Finanzas en los primeros tres días hábiles de cada mes.

• En base a la Normatividad Contable y Financiera para el ejercicio correspondiente, la Secretaria de

Planeación y Finanzas a través de la Tesorería, envía oficio con calendario anual de fechas a conciliar con el Departamento de Fondos de Gasto Corriente e Inversión y el Departamento de Caja, las operaciones efectuadas por esta Dependencia, de forma mensual.

• Deberá realizar los ingresos a través de la institución bancaria.

• Oficios emitidos por la Secretaría de Planeación y Finanzas a través de Tesorería.

• Deberá recibir en los primeros días de cada mes por parte de la Secretaría de Planeación y Finanzas, las

órdenes bancarias en base al punto tercero, párrafo 3.51 de la Normatividad Contable y Financiera. • Deberá realizar los primeros 10 días de cada mes, conciliación con la Tesorería de la Secretaría de

Planeación y Finanzas de los movimientos de la Dependencia.

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observaciones

1 Remite el encargado de contabilidad a caja, relación y documentación soporte para elaborar cheques y pólizas de cheques.

2 Elabora oficio de solicitud de recursos en base a las órdenes de ministración para la transferencia de recursos a las cuentas de la Dependencia y turna al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo para firma.

3 Envía a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas, oficio de solicitud re recursos debidamente firmado.

4 Registra el encargado de caja, en el auxiliar de bancos denominado “Acuerdos Bancarios”, los cheques emitidos en el día, cheques en circulación, cheques pagados y determina el saldo de bancos.

5 Revisa documentación soporte conforme a las políticas establecidas por la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

¿La documentación soporte está correcta?


No, devuelve la documentación al solicitante para su correcta integración. Regresa a la actividad 5.

6 Asigna número de cheque a cada uno de los movimientos solicitados.

7 Captura en el Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE) información de los proveedores e imprime cheques y pólizas de cheques.

8 Turna relación a los Titulares de la cuenta de la Dependencia las pólizas de cheques, cheques emitidos y documentación soporte para su revisión y firma.

9 Recibe las pólizas de cheques y cheques emitidos debidamente firmados por los Titulares de la cuenta de la Dependencia.

10 Realiza el pago a los proveedores y beneficiarios diversos conforme a las políticas de la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

11 Captura información en el formato denominado “Movimientos Registrados en la Cuenta de Cheques de Saldos Ceros”.

Formato de los movimientos registrados en la cuenta de cheques de saldos ceros

12 Recibe de la institución bancaria los Estados de Cuenta mensual de la Dependencia.

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observaciones

13 Realiza mensualmente conciliación de los “Acuerdos Bancarios” y el Estado de Cuenta Bancario.

¿Existe diferencia entre los movimientos del Estado de Cuenta Bancario y los “Acuerdos Bancarios” de la Dependencia?


No, determina el total de movimientos mensuales de la Dependencia y llena Anexo 1 con la información de cheques en circulación. Continúa con la actividad 17.

Anexo 1.

14 Detecta diferencias en cheques pagados por el banco y llena Anexo 2 con la información de movimientos de bancos.

Anexo 2.

15 Elabora y envía oficio a la institución bancaria solicitando el ajuste necesario conforme a la conciliación.

16 Recibe de la institución bancaria ajustes realizados al Estado de Cuenta Bancario conforme a la solicitud.

17 Solicita al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo valide los Estados de Cuenta Bancarios.

18 Elabora y envía oficio a la Secretaría de Planeación y Finanzas, anexando conciliación bancaria validada por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

19 Archiva fotocopia de oficio y conciliación en el expediente respectivo.

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210-UAA-ARMSG-001 Nombre del procedimiento : Compra y/o contratación directa de bienes y/o servicios.

Propósito: Adquirir de manera directa, los bienes y/o servicios solicitados por los diferentes órganos que conforman la Dependencia, de acuerdo a sus necesidades.

Alcance: Desde recepción de la solicitud de la compra de los bienes y/o servicios, hasta la entrega de los mismos, así como el pago al proveedor de los bienes y/o servicios.

Responsable del procedimiento: Área de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Políticas: • Realizará el procedimiento siempre que el área lo solicite por medio del formato de solicitud de compra,

firmado por el titular o persona designada para hacerlo. • Cotizará los bienes y/o servicios con las características solicitadas, de no existir tales, solicitará al área

interesada que proponga bienes similares o sustitutos para generar un nuevo requerimiento de compra. • El Área de Recursos Materiales y Servicios Generales no se hará responsable de contra recibos

extraviados.

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210-UAA-ARMSG-001

Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe por parte de la Unidad de Apoyo Administrativo, memorándum y formato de solicitud de compra original signado por el área solicitante para la compra de los bienes y/o servicios requeridos.

2 Verifica y comprueba que el costo de la compra, esté comprendido hasta 750 veces el salario mínimo diario general vigente en el Estado; sella y registra el importe de la compra.

3 Invita a proveedores para que presenten cotizaciones de los bienes y/o servicios solicitados.

4 Compara los mejores precios, calidad y marcas de los bienes y/o servicios ofertados por los proveedores para asignar la compra.

5 Turna al Área de Recursos Financieros, Documentos para Trámite de Suficiencia Presupuestal.

¿Existe suficiencia presupuestal para tales documentos?


No, informa al área solicitante por medio de memorándum, firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, a fin de que solicite ante la Unidad de Planeación recursos para contar con suficiencia presupuestal.

6 Llena el formato Orden de Compra y comunica al proveedor la asignación de la compra; solicita al proveedor firme al reverso el formato de Orden de Compra a fin de que entregue los bienes y/o servicios en el tiempo estipulado y con las características solicitadas; entrega al proveedor fotocopia del formato firmado.

7 El proveedor entrega y/o proporciona bienes y/o servicios y determina:

¿Lo recibido son bienes?



8 Almacén verifica que los bienes reúnan las especificaciones del formato Orden de Compra y determina:

¿Los bienes reúnen las especificaciones del formato Orden de Compra?


No, Almacén devuelve los bienes al proveedor para que integre el pedido por los bienes solicitados. Regresa a la actividad 8.

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210-UAA-ARMSG-001 Descripción del procedimiento



observaciones

9 Procede a dar entrada a los bienes y verifica que los datos de la factura original sean correctos y determina:

¿La factura está correcta?


No, Almacén devuelve la factura original y fotocopias al proveedor para su corrección y posterior recepción. Regresa a la actividad 9.

10 Almacén sella y firma la factura original.

11 Comunica vía telefónica al área solicitante la disponibilidad de los bienes en Almacén.

12 Elabora formato de Salida de Almacén y turna al Jefe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales para firma.

13 Entrega bienes solicitados a personal del área interesada que firma formato de Salida de Almacén.

14 Presta servicio el proveedor, al área solicitante y determina:

¿El Área de Recursos Materiales y Servicios Generales debe supervisar el servicio?

Existen servicios (elevador, vehículos, maquinaria y equipo) especializados que deben ser supervisados por personal del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales.


No, el área solicitante recibe el servicio prestado, sella y rubrica de conformidad la orden de servicio. Continúa con la actividad 16.

15 Supervisa el personal del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, el servicio que presta el proveedor y determina:

¿El servicio fue proporcionado conforme a lo contratado?


No, solicita al proveedor que el servicio se proporcione conforme a las especificaciones establecidas. Regresa a la actividad 15.

16 Firma la orden de servicio, la persona designada por el Área de Recursos Materiales y Servicios Generales para realizar la supervisión.

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210-UAA-ARMSG-001 Descripción del procedimiento



observaciones

17 Solicita al proveedor informe si está obligado al pago de retención del impuesto sobre nómina y determina:

¿El proveedor está obligado a pagar este impuesto?


No, solicita al proveedor que envíe oficio justificando el porque no está obligado al pago de este impuesto. Continúa con la actividad 19.

18 Solicita al proveedor que refleje el descuento del impuesto sobre nómina en la factura.

19 Recibe del proveedor la factura, orden de servicio y, en su caso, oficio de justificación.

20 Elabora contra recibo entregando original al proveedor y archiva fotocopia.

Formato contra recibo.

21 Turna factura al encargado del seguimiento del trámite de pago para gestionarlo ante el Área de Recursos Financieros.

22 Revisa el encargado del seguimiento del trámite de pago que los datos de la factura y la documentación anexa sea la correcta.

23 Turna solicitud de pago debidamente firmada y anexa documentación soporte al Área de Recursos Financieros para la elaboración de cheques y realizar el pago al proveedor. Archiva fotocopias en el expediente.

24 Archiva fotocopias de la solicitud de pago y documentación soporte para integrar el expediente respectivo.

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210-UAA-ARMSG-002 Nombre del procedimiento: Compra y/o contratación de bienes y/o servicios a través del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles de la Dependencia.

Propósito: Adquirir a través del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles solicitados por los diferentes órganos que conforman la Dependencia, de acuerdo a sus necesidades.

Alcance: Desde recepción de la solicitud de la compra de los bienes y/o servicios, hasta la entrega de los mismos, así como el pago al proveedor de los bienes y/o servicios.


Políticas: � Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de

Chiapas. � Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Contratación de Servicios

para el Estado de Chiapas. � Deberá observar para la adquisición de bienes informáticos, equipo de comunicaciones y

telecomunicaciones, vehículos y equipo terrestre y para la contratación de servicios de capacitación, que los dictámenes no hayan fenecido en su vigencia, caso contrario, requerir al área solicitante que actualice la vigencia de los mismos.

� Levantará acta circunstanciada, en caso de no existir quórum legal, posponiendo la sesión para una nueva

fecha. � Deberá solicitar a la Dirección de Adquisiciones, con dos días de anticipación, la publicación de la

convocatoria en la página Web. � Deberá recibir las preguntas realizadas por los proveedores al área solicitante con doce horas hábiles de

anticipación a la realización de la junta de aclaración de dudas.

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210-UAA-ARMSG-002




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1 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo memorándum y requisición de compra signado por el área solicitante para la compra de los bienes y/o servicios.

2 Analiza la solicitud y monitorea en el Sistema Gestor de Solicitudes de Requisiciones (GESORE) si la nueva requisición de compra cumple con la información requerida para su procedencia y determina:

¿Procede la solicitud?


No, se rechaza del Sistema GESORE por no integrar correctamente la información de las características de los bienes y/o servicios; devuelve la solicitud de compra al área solicitante. Regresa a la actividad 1.

3 Verifica y comprueba el costo de la compra y determina:

¿El costo de la compra está comprendido de 751 a 30,000 veces el salario mínimo diario general vigente en el Estado?


No, turna la solicitud de compra a la Dirección de Adquisiciones para que a través del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles de las Dependencias y Entidades realice la compra. Termina procedimiento.

4 Carga y traspasa la información del Sistema GESORE al Sistema Integral de Adquisiciones (SIAD) para obtener el reporte de la requisición o presupuesto de servicio, asigna número oficial y recaba firmas del Titular de la Dependencia y del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

5 Elabora oficio de certificación de recursos y recaba firma del Titular de la Dependencia.

6 Elabora las bases de licitación y las remite al área solicitante para su revisión.

Bases y anexos.

7 Elabora Acuerdo de autorización del Subcomité de Adquisiciones para llevar a cabo la licitación y obtiene el número asignado a ésta por el SIAD.

Acuerdo.

8 Elabora invitaciones a la sesión ordinaria o extraordinaria para los integrantes del Subcomité de Adquisiciones con la finalidad de analizar la solicitud de compra y/o presupuesto de servicio del área solicitante, validar las bases y firmar el Acuerdo de autorización de la licitación.

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210-UAA-ARMSG-002




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9 Inicia sesión del Subcomité de Adquisiciones, y analiza que la petición del área solicitante cubra todos los requisitos señalados en la Ley de la materia, valida las bases y anexos de la licitación junto con el área solicitante, levanta Acta de acuerdo y recaba firmas.

10 Entrega fotocopia del Acuerdo y calendario de fechas de las etapas de la licitación a los integrantes del Subcomité de Adquisiciones.

El calendario se obtiene del SIAD.

11 Elabora Convocatoria estableciendo fechas de eventos, condiciones descritas en la requisición de compra y/o presupuesto de servicios, de acuerdo a lo señalado en las bases validadas.

12 Elabora memorándum solicitando publicación de la convocatoria en la página Web a la Dirección de Adquisiciones, anexando lo siguiente:

• Original de oficio de solicitud signado por el Titular de la Secretaría. • Original de oficio de certificación de recurso signado por el Titular

de la Secretaría. • Original de la Convocatoria debidamente firmada. • Original del anexo 02. • Fotocopia de las Bases validadas. • Fotocopia del Acuerdo de Autorización para realizar la licitación por

parte del Subcomité de Adquisiciones. • Original de requisición de compra y/o presupuesto de servicios. • Fotocopia del oficio de Autorización de recursos presupuestales

emitido por la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Para las siguientes adquisiciones se anexará lo siguiente:

• De bienes informáticos y equipo de comunicaciones y

telecomunicaciones, fotocopia de dictamen técnico emitido por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.

• De vehículos y equipo terrestre, fotocopia de dictamen técnico emitido por la Dirección de Patrimonio.

• Contratación de servicios de capacitación a Servidores Públicos, fotocopia de dictamen técnico emitido por el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

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210-UAA-ARMSG-002




observaciones

12 Envía en forma magnética, los siguientes archivos:

• Bases en extensión PDF.

• Convocatoria escaneada en extensión PDF.

• Anexo 02 en extensión PDF.

• Requisición de compra y/o presupuesto de servicio obtenido del SIAD (09 archivos).

La documentación debe entregarse por duplicado para enviar junto con el oficio de solicitud e integrar el expediente de la licitación.

13 Verifica en la página www.adquisiciones.chiapas.gob.mx, que la publicación de la Convocatoria se haya realizado en los términos solicitados.

14 Recibe a través de memorándum preguntas de los proveedores para el área solicitante, remite a la Unidad de Apoyo Administrativo, indicando que las respuestas deben presentarse por la misma vía con 6 horas hábiles de anticipación a la junta de aclaración de dudas.

15 El Subcomité de Adquisiciones realiza junta de aclaración de dudas, firma lista de asistencia y lee respuestas del área solicitante a las preguntas que los proveedores remitieron con antelación. Elabora Acta de aclaración de dudas y firman participantes de la junta, entregando fotocopia a cada integrante del órgano colegiado y área solicitante.

Acta de aclaración de dudas.

16 Envía vía Internet a la Dirección de Adquisiciones del Acta de aclaración de dudas para su publicación en la página www.adquisiciones.chiapas.gob.mx y determina:

¿El Acta de aclaración de dudas es aceptada por la Dirección de Adquisiciones para la publicación?

Si, continúa con la actividad 17

No, notifica al área que no fue aceptada su propuesta y solicita modifique la información para su posterior recepción. Regresa a la actividad 16.

17 Recibe vía Internet de la Dirección de Adquisiciones acuse de recibo de aceptación de la publicación del Acta de aclaración de dudas.

18 Realiza Junta de apertura de sobres de propuestas técnicas y económicas, supervisa el registro de sobres de propuestas técnicas y económicas de proveedores en el reloj checador, turna a la sala de juntas del Subcomité de Adquisiciones y determina:

Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas.

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Enero 2007

4



210-UAA-ARMSG-002




observaciones

¿Se reciben sobres de propuestas de proveedores?

Si, continúa con actividad 19.

No, los presentes firman lista de asistencia y se levanta Acta para declarar desierta la licitación. Firman Acta y entrega fotocopia a los integrantes del órgano colegiado. Remite el Acta vía Internet a la Dirección de Adquisiciones para su publicación en la página Web. Regresa a la actividad 1.

Acta de licitación desierta.

19 Los integrantes del Subcomité de Adquisiciones verifican el rotulado de los sobres conforme a las bases de licitación y determina:

¿El rotulado de todos los sobres presentados cumple con los requisitos de las bases?


No, si uno o varios sobres de las propuestas técnicas y económicas cumplen con los requisitos de las bases, sigue el trayecto del procedimiento de apertura. En caso de que uno o varios sobres de las propuestas técnicas y económicas no cumplan con los requisitos, se descalifica a los proveedores. Si todos los sobres no cumplen con los requisitos, levanta Acta para declarar desierta la licitación. Todos los presentes firman el Acta y se entrega fotocopia a los integrantes del órgano colegiado. Remite el Acta vía Internet a la Dirección de Adquisiciones para su publicación en la página Web. Regresa a la actividad 1.


20 Firman sobres de propuestas técnicas y económicas los integrantes del órgano colegiado, el área solicitante y proveedores participantes y procede a la apertura del primer sobre (propuesta técnica) y determina:

¿Una o más de las propuestas técnicas revisadas en la apertura de sobres cumplen con las especificaciones solicitadas en las bases?


No, si uno o varios sobres de las propuestas técnicas cumplen con los requisitos de las bases, sigue el trayecto del procedimiento de apertura. En caso de que uno o varios sobres de las propuestas técnicas no cumplan con los requisitos, se descalifica la propuesta de los proveedores y no apertura el segundo sobre (propuesta económica), quedando constancia de ello en el Acta de apertura y continuando con la apertura de sobres de los demás participantes.


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210-UAA-ARMSG-002




observaciones

Si todos los sobres de las propuestas técnicas no cumplen con los requisitos, levanta el Acta para declarar desierta la licitación. Todos los presentes firman Acta y se entrega fotocopia a los integrantes del órgano colegiado. Remite el Acta vía Internet a la Dirección de Adquisiciones para su publicación en la página Web. Regresa a la actividad 1.

21 Procede a la apertura de sobres que contienen las propuestas económicas de los proveedores y determina:

¿Una o más de las propuestas económicas revisadas en la apertura de sobres cumplen con las especificaciones solicitadas en las bases?


No, si uno o varios sobres de las propuestas económicas no cumplan con los requisitos, se descalifica la propuesta de los proveedores, quedando constancia de ello en el Acta de apertura. Si todos los sobres de las propuestas económicas no cumplen con los requisitos, levanta Acta para declarar desierta la licitación. Todos los presentes firman Acta y se entrega fotocopia a los integrantes del órgano colegiado. Remite el Acta vía Internet a la Dirección de Adquisiciones para su publicación en la página Web. Regresa a la actividad 1.


22 Termina el acto de apertura de sobres de propuestas técnicas y económicas, y levanta Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas.

Acta de apertura de propuestas técnica y económica.

23 Remite vía Internet a la Dirección de Adquisiciones el Acta de apertura de propuestas técnicas y económicas para su publicación en la página Web.

24 Integra expediente de documentación de la apertura de los sobres de propuestas técnicas y económicas.

25 Turna al área solicitante, documentación original de la apertura de propuestas técnicas y formato para emitir resultado del análisis obtenido.

Dictamen Técnico.

26 Recibe a través de memorándum del área solicitante, el Dictamen Técnico y envía vía Internet a la Dirección de Adquisiciones para la publicación en la página Web.

27 Captura en el SIAD, especificaciones y precios de los bienes y/o servicios, realiza cuadro comparativo de cotizaciones obtenidas de las fichas técnicas y anexo 02 dentro de sobres de propuestas técnicas y económicas; revisa, genera e imprime.

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6



210-UAA-ARMSG-002




observaciones

28 Integra Dictamen Técnico original al expediente de la licitación, analiza y de acuerdo al resultado obtenido, se confronta con la mejor oferta del cuadro comparativo y determina:

¿Existe déficit de recursos presupuestales?

Si, Envía memorándum al área solicitante informando que existe déficit y al mismo tiempo informe si cuenta con suficiencia presupuestal para dar continuidad con el proceso licitatorio. Continúa con la actividad 29.


29 Elabora memorándum para invitar a la sesión ordinaria o extraordinaria a los integrantes del Subcomité de Adquisiciones y el área solicitante para la asignación de la licitación.

30 El órgano colegiado junto con el área solicitante, analizan Dictamen Técnico, cuadro comparativo y propuesta de asignación, verifican que se haya realizado de acuerdo a los puntos de las bases de licitación y apegado estrictamente a la Ley de la materia. Firman el Acuerdo de asignación.

Acuerdo de asignación.

31 Con base al Acuerdo de asignación, el órgano colegiado, emite fallo de la licitación.

Acta de fallo.

32 Remite vía Internet a la Dirección de Adquisiciones el Acta de fallo para su publicación en la página Web.

33 Confirma al proveedor vía telefónica, que se encuentran disponibles la orden de trabajo y/o pedido de la licitación para formalizar el servicio y/o la compra.

34 El proveedor entrega y/o proporciona bienes y/o servicios y determina:

¿Lo recibido son bienes?



35 Entrega al área solicitante y al encargado del Almacén, fotocopia del pedido para verificar que los bienes entregados por el proveedor reúnan las especificaciones solicitadas en las bases.

36 Almacén recibe del proveedor los bienes solicitados y determina:

¿Los bienes reúnen las especificaciones del formato de pedido?


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210-UAA-ARMSG-002




observaciones

No, Almacén devuelve los bienes al proveedor para que integre el pedido por los bienes solicitados y posteriormente sean recibidos. Regresa a la actividad 36.

37 Procede a dar entrada a los bienes, sella y firma de recibido factura original.

38 Comunica vía telefónica al área solicitante la disponibilidad de los bienes en Almacén.

39 Elabora formato de Salida de Almacén y turna al Jefe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales para firma.

40 Entrega bienes solicitados a personal del área interesada y firma formato de Salida de Almacén.

41 Presta el servicio el proveedor y determina:

¿El Área de Recursos Materiales y Servicios Generales debe supervisar el servicio?

Existen servicios especializados que deben ser supervisados por personal del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales como el servicio a elevador, arrendamiento de maquinaria y equipo (fotocopiadora), servicio de lavandería, limpieza, higiene y fumigación, servicio de vigilancia a edificios públicos, seguro de bienes patrimoniales (seguro de vehículos y mantenimiento de maquinaria y equipo de oficina (aires acondicionados).


No, el área solicitante recibe el servicio prestado, sella y rubrica de conformidad la orden de servicio. Continúa con la actividad 45.

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8



210-UAA-ARMSG-002




observaciones

42 Supervisa el personal del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales, el servicio que presta el proveedor y determina:

¿El servicio fue proporcionado conforme a lo contratado?


No, solicita al proveedor que el servicio se proporcione conforme a las especificaciones establecidas. Regresa a la actividad 42.

43 Firma la orden de servicio, la persona designada por el Área de Recursos Materiales y Servicios Generales para realizar la supervisión.

44 Solicita al proveedor informe si está obligado al pago de retención del impuesto sobre nómina y determina:

¿El proveedor está obligado a pagar este impuesto?


No, solicita al proveedor que envíe oficio justificando el porque no está obligado al pago de este impuesto. Continúa con la actividad 46.

45 Solicita al proveedor que refleje el descuento del impuesto sobre nómina en la factura.

46 Recibe del proveedor la factura, orden de servicio y, en su caso, oficio de justificación.

47 Elabora contra recibo entregando original al proveedor y archiva fotocopia.

Formato contra recibo.

48 Turna factura al encargado del seguimiento del trámite de pago para gestionarlo ante el Área de Recursos Financieros.

49 Revisa el encargado del seguimiento del trámite de pago que los datos de la factura y la documentación anexa sea la correcta y determina:

¿La factura y la documentación están correctas?


No, devuelve la factura original y en su caso documentación anexa al proveedor para su corrección y posterior recepción. Regresa a la actividad 49.

50 Turna solicitud de pago debidamente firmada y anexa documentación soporte al Área de Recursos Financieros para la elaboración de cheques y realizar el pago al proveedor. Archiva fotocopias en el expediente.

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9



210-UAA-ARMSG-003 Nombre del procedimiento : Inventario físico de bienes muebles.

Propósito: Mantener actualizado el inventario físico y los resguardos de los usuarios a fin de controlar el uso de los bienes muebles asignados a las áreas de la Dependencia.

Alcance: Desde la verificación física de los bienes muebles hasta la actualización de la base de datos del inventario de los bienes muebles y los resguardos de los usuarios.


Políticas:

• Deberá observar las disposiciones de los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e

Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas que son de observancia general y de carácter obligatorio para todos los Organismos de la Administración Centralizada y que rigen la asignación, uso y destino de los bienes muebles e inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado.

• Deberá realizar la conciliación del inventario de los bienes muebles dos veces al año para actualizar la

base de datos del Sistema de Mobiliario (SISMOB) y los resguardos de los usuarios. • Deberá contar con el dictamen técnico que emite por la Dirección de Desarrollo Tecnológico, para dar de

baja cualquier bien que se incluya en el inventario de bienes informáticos, de comunicación y sistemas de cómputo.

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Julio 2006

Enero 2007

1



210-UAA-ARMSG-003




observaciones

1 Elabora circular para notificar a las áreas de la Dependencia, la realización de inventario físico de bienes muebles.

2 Obtiene de la base de datos del Sistema de Mobiliario (SISMOB), la relación de los bienes muebles (mobiliario y equipo de oficina) del área en la que se llevará a cabo el inventario físico.

3 Verifica que los bienes muebles resguardados por el usuario, se encuentren físicamente en el área de trabajo y determina:

¿Se encontraron físicamente todos los bienes muebles?


No, aplica lo establecido en los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas y notifica a la Unidad de Apoyo Jurídico para que proceda conforme a derecho corresponda al extravió o perdida del bien mueble. Continúa con la actividad 5.

4 Solicita al usuario responsable, informe si existe algún bien mueble en mal estado y determina:

¿Existe algún bien mueble en mal estado?


Si, solicita baja del bien a la Unidad de Apoyo Administrativo. Continúa con la actividad 5.

5 Valida información, captura en el SISMOB.

6 Genera nuevo resguardo de bienes muebles.

7 Recaba firmas del resguardatario y del Jefe del Área de Recursos Materiales y Servicios Generales en el nuevo resguardo de bienes muebles y cancela el resguardo anterior.

8 Turna fotocopia del nuevo resguardo al usuario de los bienes muebles y archiva original en el expediente respectivo.

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Julio 2006

Enero 2007

2




Área Programación y Presupuestación Área de Evaluación y Seguimiento

Área de Proyectos e Información Sectorial

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Julio 2006 Enero 2007 C



210-UP-APP-001 Nombre del procedimiento : Elaboración del anteproyecto de presupuesto de egresos.

Propósito: Programar los recursos presupuestales asignados a esta Secretaría, para el desarrollo de los proyectos a cargo de los diferentes órganos administrativos que integran esta Dependencia, en congruencia con los objetivos, indicadores y actividades correspondientes.

Alcance: Desde la recepción de los instrumentos normativos para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos hasta la instalación del Sistema Integral de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE) en los equipos de cómputo.

Responsable del procedimiento: Área de Programación y Presupuestación.

Área de Evaluación y Seguimiento.

Políticas: • Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto de Egresos en base a los Instrumentos Normativos emitidos por

la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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Julio 2006

Enero 2007

1



210-UP-APP-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe Oficio Circular de la instancia normativa, convocando a reunión de trabajo para hacer entrega de los Instrumentos Normativos para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

2 Asiste a la reunión de trabajo donde se reciben los Instrumentos Normativos para la Formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

3 Formula programa de trabajo para la elaboración e integración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

4 Envía circular, solicitando la designación de los enlaces de cada órgano administrativo que participarán en el proceso de integración del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, así como, cronograma de actividades.

5 Entrega a los enlaces, los Instrumentos normativos para la formulación del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

6 Imparte a los enlaces, asesorías para el llenado de los formatos de la información cualitativa y cuantitativa.

7 Recibe oficio circular de la instancia normativa, convocando a reunión de trabajo para hacer entrega del Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE).

8 Asiste a la reunión de trabajo donde se recibe el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE).

9 Instala personal de la dependencia normativa el sistema, en equipos de cómputo asignados a esta Unidad.

10 Recibe oficio circular de la instancia normativa, comunicando el monto del Techo financiero asignado a esta Secretaría.

11 Analiza el Jefe del Área de Programación y Presupuestación, en coordinación con el Jefe de Unidad de Planeación, el monto asignado a cada proyecto.

12 Comunica el Jefe de la Unidad el Techo Financiero asignado a los Proyectos de cada uno de los órganos administrativos de esta Secretaría.

13 Recibe vía memorándum, en forma impresa y en medios magnéticos, la información cualitativa y cuantitativa de cada uno de los proyectos para su análisis y revisión.

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Julio 2006

Enero 2007

2






observaciones

14 Remite a los líderes de proyecto, vía memorándum, información cualitativa y cuantitativa, con las observaciones derivadas de la revisión y análisis correspondiente para su modificación.

15 Recibe vía memorándum, en forma impresa y medios magnéticos, la información cualitativa y cuantitativa de cada uno de los proyectos con las modificaciones correspondientes y firmadas por los líderes de los mismos para su integración.

16 Captura en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE) la información cualitativa y cuantitativa debidamente validada.

17 Genera reportes del Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE) y elabora oficio de entrega del Anteproyecto de la Dependencia y envían de forma económica para revisión del Jefe de la Unidad.

¿Está debidamente integrado el documento?

Si, continúa en la actividad 19.

No, continúa en la actividad 18.

18 Realiza ajustes a los reportes y oficio presentados.

19 Envía de forma económica para firma del Jefe de la Unidad de Planeación, reportes generados por el SAPE y rubrica el oficio de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos.

20 Gestiona el Jefe de la Unidad de Planeación ante el titular de la dependencia, la firma correspondiente.

21 Recibe oficio y reportes debidamente firmados por el Titular de la Dependencia y envía a la instancia normativa para su aprobación.

22 Habilita la instancia normativa propuesta de calendarización del proyecto de presupuesto de egresos, dentro del SAPE.

23 Envía a los líderes de proyecto la propuesta del proyecto de presupuesto de egresos para su calendarización y/o validación del líder del proyecto.

24 Recibe la Calendarización de los proyectos de esta Secretaría, para su análisis.

¿Es correcta la calendarización enviada por cada líder del proyecto?



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3






observaciones

25 Remite a los enlaces, proyecto calendarizado con sugerencias para realizar los ajustes necesarios y para validación del líder del proyecto.

26 Efectúa los cambios procedentes en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, en la opción de calendarización, imprime reportes y elabora oficio de envío a la instancia normativa.

27 Envía de forma económica para firma del Jefe de la Unidad de Planeación, reportes generados por el SAPE y rubrica el oficio de envío a la instancia normativa.

28 Gestiona el Jefe de la Unidad de Planeación ante el Titular de la Dependencia, la firma correspondiente.

29 Recibe oficio y reportes debidamente firmados por el Titular de la Dependencia y envía a la instancia normativa para su aprobación ante el H. Congreso del Estado de Chiapas.

30 Recibe a través de oficio de la instancia normativa, el Presupuesto Anual aprobado por el H. Congreso del Estado.

31 Elabora memorándum que firmará el Jefe de la Unidad de Planeación, mediante el cual comunica a los líderes del proyecto de cada órgano administrativo, así como, a la Unidad de Apoyo Administrativo el Presupuesto de Egresos Anual aprobado por el H. Congreso del Estado de Chiapas.

32 Recibe Oficio Circular de la instancia normativa, convocando a reunión de trabajo para hacer entrega del sistema presupuestario.

33 Asiste a la reunión de trabajo donde se reciben las instrucciones para bajar de la página de Internet la base de datos para la instalación del sistema presupuestario.

34 Informa de forma económica al Titular de la Unidad, sobre lo tratado en la reunión de trabajo.

35 Solicita a la Unidad de Informática que proceda a la instalación del sistema presupuestario en los equipos de cómputo asignados a está área.

36 Instala personal de la Unidad de Informática el Sistema Integral de Administración Hacendaría del Estado (SIAHE).

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Enero 2007

4



210-UP-APP-002 Nombre del procedimiento : Modificaciones presupuestarias.

Propósito: Adecuar el Presupuesto Aprobado de la Dependencia a las necesidades reales que se presentan en el ejercicio del gasto, con la finalidad de alcanzar los objetivos, indicadores y actividades programadas.

Alcance: Desde la recepción de las solicitudes de modificación presupuestaria de los diferentes órganos administrativos de la Dependencia hasta la elaboración del memorándum mediante el cual comunica la respuesta de la instancia normativa al órgano administrativo solicitante y a la Unidad de Apoyo Administrativo.

Responsable del procedimiento: Área de Programación y Presupuestación.

Políticas: • Efectuar las modificaciones necesarias conforme a las Normas Presupuestarias para la Administración

Pública del Estado de Chiapas, a través del Sistema Presupuestario.

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Enero 2007

1




No. de actividad

Actividad Documento de referencia /

observaciones

1 Recibe memorándum de los diferentes órganos administrativos, solicitando modificaciones al presupuesto aprobado para atender necesidades de operación y optimizar su gestión.

2 Analiza la documentación soporte recibida que debe contener memorias de cálculo, justificaciones y cotizaciones conforme a la normatividad vigente y en congruencia con las metas establecidas en el programa operativo anual para determinar su procedencia, en cuanto a montos solicitados y su congruencia con los gastos a realizar.

¿Es suficiente la documentación enviada por el órgano administrativo?



3 Elabora memorándum firmado por el Jefe de la Unidad de Planeación, solicitando documentación complementaria para la correcta integración de su solicitud, en el caso de que no sea suficiente lo enviado en la solicitud inicial.

4 Recibe la documentación solicitada debidamente integrada.

5 Determina la situación presupuestal de los programas a modificar, a la fecha de la solicitud.

6 Acuerda con el Jefe de Unidad, el tipo de modalidad en que se atenderá dicha solicitud (ampliación líquida, traspaso compensado, liberación, recalendarización o reducción de recursos).

7 Elabora análisis de movimientos a realizar y en el caso de traspaso compensado, solicita a través de tarjeta al Área de Recursos Financieros de la Unidad de Apoyo Administrativo, borrador de documento múltiple para la atención de ese trámite.

8 Elabora adecuaciones presupuestarias en sus diversas modalidades a través de la captura en el Sistema Presupuestario, volantes de envío y elabora oficio de solicitud a la dependencia normativa.

9 Envía en forma económica para firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, volantes de envío, generados por las adecuaciones emitidas por el Sistema Presupuestario.

10 Envía para rúbrica del Jefe de la Unidad de Planeación, el oficio de solicitud y adecuaciones presupuestarias y recaba firma del Titular de la Dependencia.

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2




No. de actividad


observaciones

11 Recibe oficio y adecuaciones presupuestarias debidamente firmados por el Titular de la Dependencia y envía a la instancia normativa para su autorización.

12 Recibe oficio de autorización de la instancia normativa.

13 Elabora memorándum que firmará el Jefe de la Unidad de Planeación, mediante el cual comunica al órgano administrativo responsable de la solicitud, así como a la Unidad de Apoyo Administrativo de la respuesta enviada por la instancia normativa y archiva en el expediente correspondiente.

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Enero 2007

3



210-UP-AES-001 Nombre del procedimiento: Integración de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal.

Propósito: Rendir cuentas en forma transparente de los programas y proyectos que ejecutan los órganos administrativos de la Dependencia.

Alcance: Desde que se reciben los avances físicos-financieros hasta la integración y envío de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Área de Evaluación y Seguimiento.

Políticas: • Llevará a cabo la integración, análisis y seguimiento de los proyectos de la Dependencia, de acuerdo a la

normatividad establecida por la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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Enero 2007

1



210-UP-AES-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe mensualmente memorándum y formato del informe cualitativo y cuantitativo aprobado por cada uno de los titulares de los órganos administrativos, conteniendo información del avance físico de los proyectos de gasto corriente e inversión.

2 Revisa y analiza el avance físico-financiero.

¿Está correctamente formulado?


No, devuelve información mediante memorándum al órgano administrativo correspondiente para su corrección. Regresa a la actividad 1.

3 Integra avance físico-financiero en los expedientes respectivos.

4 Analiza e integra esquemáticamente información que se captura en el apartado Análisis Funcional de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal, con base a los informes cualitativos y cuantitativos de los avances físico-financieros de los programas y proyectos que ejecutan las áreas de la Secretaría; de igual manera, formula los anexos Gasto Regionalizado en Clasificación Funcional por Tipo de Gasto y la Clasificación del Gasto por Funciones y Subfunciones.

5 Captura informes cualitativos y cuantitativos de los avances físicos-financieros de los programas y proyectos, enviados mensualmente por los órganos administrativos que integran la Secretaría, en el Sistema Integral de Administración Hacendaría del Estado (SIAHE).

6 Genera reportes ER-01, ER-02 y ER-02.1, Seguimiento de Acciones Institucional y de Inversión.

7 Envía de manera económica a la Dirección de Contabilidad y Evaluación, el Análisis Funcional de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal, Gasto Regionalizado en Clasificación Funcional por Tipo de Gasto, la Clasificación del Gasto por Funciones y Subfunciones y reportes generados por el SIAHE para su revisión y observaciones pertinentes.

8 Envía en forma económica a la Dirección de Política del Gasto, reportes y anexo generados por el SIAHE para revisión y observaciones.

9 Recibe de la Dirección de Contabilidad y Evaluación y de la Dirección de Política del Gastos, Análisis Funcional, reportes y anexo para realizar las correcciones pertinentes.

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Enero 2007

2






observaciones

10 Corrige en el Análisis Funcional del Gasto y en el SIAHE, las observaciones realizadas por la Secretaría de Planeación y Finanzas.

11 Elabora informe trimestral del Análisis Funcional, reportes del SIAHE y anexo, considerando todos los proyectos de la Dependencia.

12 Envía en forma económica al Jefe de la Unidad de Planeación dicha documentación para su revisión y observaciones.

13 Corrige observaciones efectuadas por el Jefe de la Unidad de Planeación.

14 Integra documentación que conforma la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal para firma del Jefe de la Unidad de Planeación y de la Titular de la Dependencia.

15 Envía a través de oficio signado por el Titular de la Dependencia a la Secretaría de Planeación y Finanzas, Cuenta de la Hacienda Pública Estatal en forma impresa y medio magnético del trimestre correspondiente y anualmente al cierre del ejercicio.

16 Archiva fotocopia de oficio de envío en el expediente respectivo.

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Enero 2007

3



210-UP-AES-002 Nombre del procedimiento : Control y seguimiento del Programa Operativo Anual.

Propósito: Dar seguimiento al avance de metas y recursos ejercidos a fin de integrar el Análisis Funcional y reportes trimestrales.

Alcance: Desde la recepción de los instrumentos normativos para la formulación del Programa Operativo Anual hasta el envío del Análisis Funcional y reportes trimestrales.


Políticas: • Formulará el programa conforme a las normas establecidas por la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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Enero 2007

1




No. de actividad


observaciones

1 Recibe oficio original signado por la Secretaría de Planeación y Finanzas, para la entrega de los instrumentos normativos para la formulación del Programa Operativo Anual.

2 Personal de la Secretaría de Planeación y Finanzas, instala en los equipos de cómputo de la Unidad de Planeación, el Sistema de Administración Hacendaria del Estado (SIHAE) para la captura de los proyectos de la Dependencia.

3 Envía oficio circular a las Subsecretarías, Direcciones, Unidades, Coordinación y Delegaciones que integran la Dependencia, a través del cual se remiten los lineamientos y formato PEA-02 que deben llenar.

4 Recibe de los órganos administrativos de la Dependencia, el formato PEA-02 debidamente formulado.

¿Están formulados correctamente?


No, devuelve al órgano administrativo correspondiente el formato para su corrección. Regresa a la actividad 4.

5 Captura el formato PEA-02 en el Sistema de Anteproyecto de Presupuesto de Egresos (SAPE).

6 Genera del Sistema del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos, las carátulas SPF-PEA02 de los proyectos de los órganos administrativos.

7 Envía a los órganos administrativos, las carátulas SPF-PEA02 para revisión y validación.

8 Recibe las carátulas SPF-PEA02 de los proyectos debidamente validados por los titulares de los órganos administrativos.

9 Envía al Titular de la Dependencia, carátulas SPF-PEA02 de los órganos administrativos para su firma correspondiente.

10 Recibe las carátulas SPF-PEA02 de los proyectos debidamente signados por el Titular de la Dependencia.

11 Envía mediante oficio a la Secretaría de Planeación y Finanzas, las carátulas de los proyectos de la Dependencia.

12 Formula en Excel, los formatos de los avances físicos-financieros por cada proyecto de acuerdo a la información contenida en el formato SPF-PEA02.

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Enero 2007

2




No. de actividad


observaciones

13 Entrega archivo del avance físico-financiero a cada órgano administrativo a fin de registrar el avance de los indicadores y actividades físicas en forma mensual.

14 Envía oficio circular a las Subsecretarías, Direcciones, Unidades, Coordinación y Delegaciones que integran la Dependencia, solicitando información del avance físico-financiero de los proyectos de gasto corriente, así como de gasto de inversión de manera cualitativa y cuantitativa en los 5 primeros días de cada mes.

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Julio 2006

Enero 2007

3



210-UP-AES-003 Nombre del procedimiento : Integración de los proyectos de inversión al Sistema de Planeación.

Propósito: Gestionar los recursos de inversión.

Alcance: Desde la recepción de la documentación que integra el proyecto hasta la liberación de los recursos.


Políticas: • Formulará los proyectos de conformidad a la normatividad establecida por la Secretaría de Planeación y

Finanzas.

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Julio 2006

Enero 2007

1




No. de actividad


observaciones

1 Recibe del Jefe de la Unidad de Planeación solicitud y documentación soporte del proyecto del órgano administrativo solicitante, para gestionar los recursos ante la Subsecretaria de Planeación.

2 Revisa y analiza la documentación soporte del proyecto.

¿Cumple con los requisitos establecidos por la Dependencia normativa?


No, solicita mediante memorándum al órgano administrativo solicitante, la documentación faltante. Regresa a la actividad 1.

3 Captura en el Sistema de Planeación (SIPLAN), los datos requeridos en cada apartado del mismo.

4 Envía en forma económica a la Dirección de Programación del Gasto de Inversión, el proyecto generado por el SIPLAN para su revisión correspondiente.

5 Recibe de la Dirección de Programación del Gasto de Inversión observaciones al proyecto y realiza las adecuaciones observadas por dicha instancia.

6 Elabora oficio de autorización de inversión y genera formatos que emite el SIPLAN y pasa a firma del Jefe de la Unidad de Planeación, el líder del proyecto y el Titular de la Dependencia.

7 Recibe documentación debidamente firmada por el Titular de la Dependencia, el Jefe de la Unidad de Planeación y el líder del proyecto.

8 Envía oficio a la Subsecretaria de Planeación para gestionar los recursos de inversión a través de la Ventanilla de Proyectos de Inversión, anexando los requisitos específicos y disco magnético.

9 Recibe oficio de respuesta de la Subsecretaria de Planeación sobre la viabilidad del proyecto.

¿Se aceptó el proyecto?


No, en el oficio de respuesta la Subsecretaría de Planeación señala los motivos de rechazo del proyecto; si se pueden aclarar las observaciones, realiza modificaciones al proyecto y regresa a la actividad 6.

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Enero 2007

2




No. de actividad


observaciones

10 Accesa al SIPLAN para generar la liberación de recursos en el módulo correspondiente y genera formatos de liberación.

11 Envía oficio de liberación para firma del Jefe de la Unidad de Planeación, el líder del proyecto y el Titular de la Dependencia anexando documentación y formatos de liberación de recursos.

12 Recibe en forma económica oficio de liberación firmado por el Jefe de la Unidad de Planeación, el líder del proyecto y el Titular de la Dependencia.

13

Envía mediante oficio a la Subsecretaría de Planeación, la liberación de recursos de inversión a través de la Ventanilla de Proyectos de Inversión, anexando requisitos específicos y disco magnético.

14 Recibe de la Subsecretaría de Planeación fotocopia del oficio mediante el cual comunica a la Subsecretaría de Egresos la liberación de los recursos de inversión del proyecto citado.

15 Envía memorándum al Área de Programación y Presupuestación anexando Cédula de Validación del proyecto de inversión correspondiente, a fin de gestionar los recursos presupuestarios ante la instancia normativa.

ÁREA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

16 Captura en el Sistema Presupuestario conforme a la modalidad que indique la Cédula de Validación, elabora la adecuación presupuestaria, genera volante de envío y envía oficio de solicitud a la Dependencia normativa.

17 Envía en forma económica para firma del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, volantes de envío, generados por las adecuaciones emitidas por el Sistema Presupuestario.

18 Envía para rúbrica del Jefe de la Unidad de Planeación, el oficio de solicitud y adecuaciones presupuestarias y recaba firma del Titular de la Dependencia.

19 Recibe oficio y adecuaciones presupuestarias debidamente firmados por el Titular de la Dependencia y envía a la instancia normativa para su autorización.

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3




No. de actividad


observaciones

20 Recibe oficio de autorización de la instancia normativa.

21 Elabora memorándum que firmará el Jede de la Unidad de Planeación, mediante el cual comunica al órgano administrativo responsable de la solicitud, así como a la Unidad de Apoyo Administrativo de la respuesta enviada por la instancia normativa y archiva en el expediente correspondiente.

22 Envía en forma económica al Área de Evaluación y Seguimiento, fotocopia del oficio de autorización de la instancia normativa.

ÁREA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

23 Recibe fotocopia del oficio de autorización y archiva en el expediente correspondiente.

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Julio 2006

Enero 2007

4



210-UP-APIS-001

Nombre del procedimiento : Integración del apartado temático del Sector Administración para el Informe de Gobierno.

Propósito: Elaborar el informe cualitativo y los anexos del apartado Administración, que incluya los principales logros alcanzados por las instancias que conforman el Sector.

Alcance: Desde que recibe la información de logros y acciones relevantes de las áreas que integran la Dependencia y los organismos que conforman el Sector hasta que se entrega al Jefe de la Unidad de Planeación, la versión definitiva de la documentación que integra el Informe de Gobierno en su Apartado Administración.

Responsable del procedimiento: Área de Proyectos e Información Sectorial.

Políticas: • Llevar a cabo el proceso de integración del Informe de Gobierno conforme a los criterios que establezca los

Lineamientos Generales que emita la instancia normativa.

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Enero 2007

1



210-UP-APIS-001




observaciones

1 Recibe invitación para la reunión convocada por la instancia normativa para coordinar las actividades de integración del Informe de Gobierno, además solicita la designación del Enlace de esta Secretaría quien será responsable de coordinar dicho proceso en el Sector Administración.

2 Emite oficio signado por el Titular de la Dependencia en su calidad de Coordinador del Subcomité Sectorial Administración, mediante el cual designa al Jefe de la Unidad de Planeación como Enlace ante la instancia normativa para coordinar las actividades sectoriales e integrar el Informe de Gobierno en su Apartado Administración.

3 Asiste a la reunión sectorial y en ella se exponen los Lineamientos Generales para la integración del Informe de Gobierno, que establecen los criterios para la elaboración de os documentos solicitados.

4 Emite oficio para solicitar informe de logros y acciones relevantes a cada una de las áreas que integran la Dependencia, así como a los organismos que integran el Sector Administración.

5 Recibe oficio, impresión y medio magnético conteniendo el informe de logros y acciones relevantes de los órganos administrativos que integran la Dependencia y los organismos que conforman el Sector, para su análisis e integración correspondiente.

6 Analiza informes de logros y acciones relevantes e integra el documento cualitativo sectorial, el resumen de logros y acciones relevantes y el anexo gráfico estadístico.

7 Remite vía memorándum a los órganos administrativos de la Dependencia, así como los organismos sectorizados, documento cualitativo para su análisis, y en su caso validación, en los asuntos que les correspondan.

8 Recibe observaciones y comentarios al documento cualitativo y realiza adecuaciones a dicho documento.

9 Envía en forma económica al Titular de la Dependencia, a través del Jefe de la Unidad de Planeación, documento cualitativo, resumen de logros y acciones relevantes y anexo gráfico estadístico para su análisis, y en su caso, validación.

10 Realiza adiciones y/o modificaciones que formule el Titular de la Dependencia.

11 Integra los documentos definitivos en forma impresa y medio magnético, y adjunta informes del Sistema de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE).

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2



210-UP-APIS-001




observaciones

12 Remite documentos definitivos a través de oficio signado por el Titular de la Dependencia y en su carácter de Coordinador del Subcomité Sectorial Administración a la instancia normativa.

13 Archiva fotocopia de oficio sellado de recibido en el expediente correspondiente.

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Enero 2007

3



210-UP-APIS-002

Nombre del procedimiento : Adecuaciones estructurales y de plantilla de personal.

Propósito: Analizar y elaborar las adecuaciones estructurales y/o de plantilla de personal a fin de optimizar los recursos y procurar el mejoramiento administrativo de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción de las solicitudes de los diferentes órganos administrativos de la Dependencia, hasta la elaboración del memorándum mediante el cual comunica la respuesta de la instancia normativa, al órgano administrativo interesado.


Políticas: • Llevar a cabo las adecuaciones estructurales y/o de plantilla de personal conforme a los Lineamientos

Generales que emita la instancia normativa. • Los formatos de adecuaciones estructurales y de plantilla de plazas deberán ser firmadas por el o los

titulares de los órganos administrativos interesados, así como por el Jefe de la Unidad de Planeación.

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Enero 2007

1



210-UP-APIS-002




observaciones


1 Recibe memorándum de los diferentes órganos administrativos, solicitando adecuación estructural y/o de plantilla de personal para atender las necesidades de operación y optimizar los recursos.

2 Analiza la documentación soporte recibida que debe contener propuesta de adecuación, justificaciones y costos conforme a la normatividad vigente y determina ¿Es suficiente la documentación enviada por el órgano administrativo?



3 Elabora memorándum firmado por el Jefe de la Unidad de Planeación, solicitando al o los órganos administrativos interesados, la documentación complementaria para la correcta integración de su solicitud.

4 Recibe la documentación solicitada debidamente integrada.

5 Analiza la documentación y determina ¿la adecuación estructural y/o de plantilla de personal genera impacto presupuestal?



6 Acuerda con el Jefe de Unidad, la factibilidad de la propuesta enviada por el órgano administrativo y se solicita a la Unidad de Apoyo Administrativo, certificar la disponibilidad de recursos para cubrir el impacto presupuestal.

7 Recibe respuesta de la Unidad de Apoyo Administrativo y analiza ¿fue certificada la disponibilidad de recursos?



8 Elabora memorándum firmado por el Jefe de la Unidad de Planeación, para devolver documentación al o los órganos administrativos interesados la improcedencia de su solicitud.

9 Requisita los formatos de adecuaciones estructurales y de plantilla de plazas y envía a través de memorándum firmado por el Jefe de la Unidad de Planeación a la Dirección de Desarrollo Administrativo para su dictaminación.

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Enero 2007

2



210-UP-APIS-002




observaciones

DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

10 Recibe memorándum mediante el cual envían propuesta de adecuación estructural y/o de plantilla de plazas vía documental y magnética.

11 Analiza la información y determina: ¿cumple con los requisitos establecidos en la normatividad emitida?

No, elabora oficio de solicitud de información complementaria y turna a la Unidad de Planeación y continúa con la actividad 12.

Si, procede al análisis de: estructura orgánica y plantilla de plazas actual y propuesta, manuales administrativos y movimientos nominales para detectar posibles duplicidades de actividades, crecimiento innecesario de plazas; así como el impacto o ahorro presupuestal de dichos movimientos. Continúa con la actividad 13.

12 Recibe oficio mediante el cual la Unidad de Planeación envía información complementaria. Continúa con la actividad 13.

13 Convoca a reunión a la Unidad de Planeación para concertar la información y determinar la estructura orgánica y/o plantilla de plazas idónea.

14 Elabora dictamen, determinando costos, elaborando organigramas ocupacionales y oficios de autorización.

15 Integra y rubrica dictamen y turna al titular de la Unidad de Planeación para su firma de común acuerdo.

16 Recibe dictamen de la Unidad de Planeación debidamente firmado y turna al titular de la Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico para su firma y la del Titular de la Secretaría de Administración.

17 Recibe dictamen y procede a elaborar memorándum de envío de fotocopia del mismo a la Unidad de Planeación, así como a las instancias correspondientes.


18 Recibe fotocopia del dictamen de autorización de adecuación estructural y/o de plantilla de personal y procede a la actualización de manuales administrativos y organigramas.

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Enero 2007

3



210-UP-APIS-002




observaciones

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

19 Recibe fotocopia del dictamen de autorización de adecuación estructural y/o de plantilla de personal y procede a realizar la solicitud de adecuaciones al capítulo 1000 ante la Secretaría de Planeación y Finanzas y comunica a la Unidad de Planeación.

20 Recibe de la Secretaría de Plantación y Finanzas autorización de adecuación presupuestal y procede a realizar los movimientos correspondientes ante la Dirección de Remuneraciones y Retenciones y turna fotocopia a la Unidad de Planeación.

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Julio 2006

Enero 2007

4



210-UP-APIS-003

Nombre del procedimiento : Actualización de manuales administrativos.

Propósito: Analizar y actualizar los manuales administrativos para procurar el mejoramiento administrativo de la Dependencia.

Alcance: Desde la emisión del comunicado de inicio del proceso de actualización de los manuales administrativos hasta la validación y su distribución a los diferentes órganos administrativos que integran a la Dependencia.


Políticas: • Llevar a cabo las actualizaciones de los manuales administrativos conforme a los Lineamientos Generales

que emita la instancia normativa. • Los manuales administrativos deberán ser validados por los titulares de los órganos administrativos de la

Dependencia, así como por el Jefe de la Unidad de Planeación y de la Dirección de Desarrollo Administrativo.

• Los manuales administrativos serán autorizados por el Titular de la Dependencia.

• El manual de inducción se le dará otro tratamiento y su actualización se realizará únicamente con los

órganos administrativos que aporten información a su contenido.

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Julio 2006

Enero 2007

1



210-UP-APIS-003 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Envía a los órganos administrativos circular firmada por el Jefe de la Unidad de Planeación comunicando inicio del proceso de actualización de los manuales administrativos de la Dependencia, fijando plazo para recibir observaciones, adiciones y/o modificaciones a las funciones y/o procedimientos de las instancias.

2 Recibe observaciones, adiciones y/o modificaciones de los órganos administrativos para actualizar los manuales de organización y/o de procedimientos.

3 Analiza observaciones, adiciones y/o modificaciones sobre las funciones y/o procedimientos enviados por los órganos administrativos conforme al marco jurídico de actuación.

4 Envía en forma económica, a los órganos administrativos, propuesta de funciones y/o procedimientos para su análisis y comentarios.

5 Recibe en forma económica de los órganos administrativos, propuesta revisada y comentarios para integración al manual correspondiente.

6 Remite en forma económica al Jefe de la Unidad de Planeación, propuesta de adiciones y/o modificaciones al manual de organización y/o procedimientos para revisión y observaciones.

7 Incluye observaciones del Jefe de la Unidad de Planeación y envía mediante memorándum al órgano administrativo correspondiente, funciones y/o procedimientos definitivos para su validación.

8 Recibe mediante memorándum, funciones y/o procedimientos definitivos del órgano administrativo debidamente rubricados e integra al expediente respectivo.

9 Integra manuales de organización y/o de procedimientos, según corresponda, y envía en forma económica a la Dirección de Desarrollo Administrativo para su revisión y observaciones correspondientes.

10 Recibe en forma económica de la Dirección de Desarrollo Administrativo, observaciones realizadas a los manuales de organización y/o de procedimientos.

11 Atiende observaciones y envía mediante memorándum firmado por el Jefe de la Unidad de Planeación, versión final de los manuales de organización y/o de procedimientos a la Dirección de Desarrollo Administrativo para su validación.

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Julio 2006

Enero 2007

2



210-UP-APIS-003




observaciones


12 Valida y gestiona ante el Titular de la Dependencia, la firma de autorización de los manuales de organización y/o procedimientos.

13 Recibe manuales de organización y/o de procedimientos autorizados por el Titular de la Dependencia y envía a través de memorándum a la Unidad de Planeación.


14 Recibe manuales de organización y/o procedimientos autorizados y difunde a través de circular las funciones y/o procedimientos de cada uno de los órganos administrativos, según corresponda.

15 Archiva circular sellada de recibido en el expediente respectivo.

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2006

Julio 2006

Enero 2007

3



UNIDAD DE INFORMÁTICA

Área de Sistemas. Área de Redes y Soporte Técnico

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Julio 2006 Enero 2007 D



210-SA-UI-001 Nombre del procedimiento : Entrega de consumibles informáticos.

Propósito: Proporcionar los consumibles informáticos para el procesamiento de la información.

Alcance: Desde la solicitud hasta la entrega de consumibles informáticos.

Responsable del procedimiento: Unidad de Informática.

Políticas:

• Deberá entregar los insumos informáticos siempre y cuando se cuente con la justificación emitida por el área solicitante a través del formato SA/UI/FSC/001.

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-SA-UI-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe de los órganos que integran la Dependencia, solicitud de material a través del formato SA/UI/FSC-001, justificando el uso que se le dará a dicho material.

Formato SA/UI/FSC/001

2 Verifica la existencia y el uso final del material.

3 Da salida al material a través del Sistema de Insumos, emitiendo recibo de salida.

4 Firma vale y entrega material.

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2000

Julio 2006

Enero 2007

2



210-UI-AS-001 Nombre del procedimiento : Desarrollo e implementación de sistemas integrales de información.

Propósito: Proporcionar las herramientas informáticas integrales que agilicen el uso y procesamiento de la información.

Alcance: Desde el momento que se detecten las áreas de oportunidad, hasta que el sistema informático integral sea puesto en marcha.

Responsable del procedimiento: Área de Sistemas.

Políticas:

• Elaborará propuestas de desarrollo de sistemas de información para la automatización de las actividades de las áreas de la Dependencia con base a la normatividad establecida por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-UI-AS-001 Descripción del procedimiento



observaciones 1 Comunica de forma económica u oficial al órgano administrativo

solicitante, fecha y hora de la entrevista para recabar información correspondiente al sistema integral a desarrollar.

2 Por medio de las reuniones con el personal del órgano administrativo

definen los requerimientos para el desarrollo del sistema establecido en las normas emitidas por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.

3 Con base a la información recabada, determina:

¿El sistema será adquirido o desarrollado por la Unidad?

No, elabora la planeación de desarrollo e implementación del sistema.

Si, determina los métodos para la adquisición del sistema requerido.

4 Selecciona el software de desarrollo del sistema y define los detalles

del diseño y los niveles de funcionalidad.

5 Realiza pruebas de ejecución y seguridad del sistema, así mismo

genera los reportes y documentos que utilizará el sistema.

6 Elabora manual técnico en original y copia el cual contiene programas

con su respectivo diagrama de flujo, descripción de los campos, índices, etc.

7 Elabora manual de usuario en original y una copia, mediante el cual

se da conocer el instructivo de manejo del sistema.

8 De acuerdo a la fecha programada para implantar el sistema, elabora

acta de entrega recepción, en original y dos fotocopias, donde se establece la entrega física y oficial del mismo, obtiene programa del sistema (disco magnético) y acude a implantarlo llevando el manual del usuario en original, fotocopia y vía magnética.

9 Realiza instalación del sistema.

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2000

Julio 2006

Enero 2007

2



210-UI-AS-002 Nombre del procedimiento : Mantenimiento de sistemas integrales de información.

Propósito: Actualizar y ajustar los sistemas informáticos que agilicen el uso y procesamiento de la información.

Alcance: Después de un tiempo en operación del sistema hasta el momento que requiera adaptaciones.

Responsable del procedimiento: Área de Sistemas

Políticas:

• Administrará la correcta operación de equipos y sistemas de las áreas que integran la Dependencia.

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Julio 2006

Enero 2007

1






observaciones

1 Comunica de forma económica u oficial al órgano administrativo solicitante, fecha y hora de la entrevista para recabar información correspondiente a las adecuaciones necesarias al sistema.

2 Por medio de las reuniones con el personal del órgano administrativo se definirán los requerimientos para la actualización

3 Con base a la información recabada, determina:

¿El sistema es factible de actualizar?

No, informa al área que no procede a realizarse las modificaciones.

Si, procede al rediseño de los módulos correspondientes.

4 Presenta el anteproyecto al área usuaria para su aprobación acerca de las modificaciones a realizar.

5 Concluido el desarrollo del sistema, realiza las pruebas en coordinación con el área usuaria.

6 Una vez concluidas las pruebas, y en conformidad con los usuarios, se procede a la liberación de las modificaciones del sistema.

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2000

Julio 2006

Enero 2007

2



210-UI-AS-003 Nombre del procedimiento : Respaldo de información de servidores.

Propósito: Preservar la información generada por los sistemas operados por áreas de la Dependencia.

Alcance: Desde que la información se genera en el sistema hasta su respaldo en el servidor.

Responsable del procedimiento: Área de Sistemas.

Políticas:

• Administrará el funcionamiento de la red de voz y datos de la Dependencia.

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2000

Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Realiza la copia de la información diaria generada por los sistemas.

2 Analiza el tipo de medio de respaldo (CD, DVD, disco magnético) según la cantidad de información generada.

3 Realiza el respaldo.

4 Etiqueta el respaldo para su almacenamiento

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Julio 2006

Enero 2007 2



210-UI-ARyST-001 Nombre del procedimiento : Mantenimiento preventivo de equipos de cómputo.

Propósito: Garantizar la correcta operación de los equipos de cómputo.

Alcance: Al inicio del ejercicio se realiza la planeación de que los equipos de cómputo tendrán dos mantenimientos de prevención al año.

Responsable del procedimiento: Área de Redes y Soporte Técnico.

Políticas:

• Administrará la correcta operación de equipos y sistemas de las áreas de la Dependencia.

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2000

Julio 2006

Enero 2007 1



210-UI-ARyST-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Elabora calendario por áreas administrativas para llevar a cabo el mantenimiento de los equipos de cómputo.

2 Comunica de manera oficial a las áreas que integran la Dependencia, las fechas de mantenimiento, solicitándoles el respaldo de información.

3 Realiza el mantenimiento.

4 Firma de conformidad del mantenimiento.

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2000

Julio 2006

Enero 2007 2



210-UI-ARyST-002 Nombre del procedimiento : Mantenimiento correctivo de equipos de cómputo.

Propósito: Garantizar la correcta operación de los equipos de cómputo.

Alcance: Desde la detección de algún desperfecto del equipo de cómputo hasta verificar nuevamente su operación.


Políticas:

• Administrará la correcta operación de equipos y sistemas de las áreas de la Dependencia.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Comunicación vía telefónica o a través de la dirección URL http://sistemas/informatica al Área de Soporte Técnico y Redes sobre inconsistencias en la operación de algún equipo de cómputo.

2 Realiza una revisión preliminar del equipo por personal del Área de Soporte Técnico y Redes, y emite diagnóstico.

3 Determina si el equipo puede ser reparado por el área o si es necesaria la reparación externa, basándose en el diagnóstico.

¿El equipo debe ser reparado por personal interno o externo?

Interno, el personal procede a la reparación

Externo, determina los métodos para la contratación del servicio.

4 En el caso de que el equipo o accesorio no pueda ser reparado o la compostura resulte excesiva, se solicita a la Dirección de Desarrollo Tecnológico la dictaminación de baja del equipo.

5 Una vez reparado el equipo, se hace la entrega de éste y firma de la hoja de servicio de conformidad.

6 Seguimiento al equipo reparado.

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Julio 2006

Enero 2007 2



210-UI-ARyST-003 Nombre del procedimiento : Elaboración de proyectos tecnológicos.

Propósito: Proporcionar las herramientas informáticas para eficientar las funciones administrativas de las áreas de la Dependencia.

Alcance: Desde la detección de necesidades en materia de tecnologías de información hasta la instalación y funcionamiento del proyecto.


Políticas:

• Analizará y determinará la viabilidad de los proyectos de automatización propuestos por los órganos administrativos de esta Dependencia conforme a la normatividad establecida por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Realiza la detección de necesidad de implementación de una nueva tecnología de información dentro de la Secretaría.

2 Analiza la factibilidad del proyecto y solicita de manera oficial a la Dirección de Desarrollo Tecnológico la dictaminación del proyecto.

3 Recibe de la Dirección de Desarrollo Tecnológico el dictamen del proyecto.

4 Solicita a la Unidad de Planeación la gestión para el recurso financiero.

5 Envía a la Unidad de Apoyo Administrativo el requerimiento de compra.

6 Recibe el equipo o software derivado de la licitación del proyecto

7 Entrega a las diferentes áreas que integran el proyecto.

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Julio 2006

Enero 2007

2



210-UI-ARyST-004 Nombre del procedimiento : Respaldo de información de usuarios.

Propósito: Preservar la información generada por los usuarios de equipos de cómputo de áreas de la Dependencia.

Alcance: Desde que el usuario respalda la información en ftp://respaldo hasta el respaldo en el servidor.


Políticas:

• Administrará el funcionamiento de la red de voz y datos de la Dependencia.

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2000

Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Realiza copia de información generada por los usuarios en ftp//:respaldo.

2 Analiza el tipo de medio de respaldo (CD, DVD, disco) según la cantidad de información generada.

3 Realiza el respaldo.

4 Etiqueta el respaldo para su almacenamiento.

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Julio 2006

Enero 2007

2



DELEGACIONES REGIONALES

San Cristóbal de Las Casas Yajalón

Tapachula

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Julio 2006 Enero 2007 E



210-DRSCLC-001 Nombre del procedimiento : Información y orientación ciudadana.

Propósito: Proporcionar a la ciudadanía información y orientación de los servicios que prestan las diferentes Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado, ubicadas en la Unidad Administrativa de San Cristóbal de Las Casas.

Alcance: Desde la solicitud verbal del servicio hasta la entrega del reporte de diario.

Responsable del procedimiento: Delegación Regional San Cristóbal de Las Casas (Región II Altos).

Políticas:

• Presentarse ante algún modulo de información. • Las agentes de información deberán contar con la documentación o datos suficientes en materia de

trámites, funcionarios, requisitos, etc. (trípticos, directorios, manual de servicios de la Dependencia).

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-DRSCLC-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe la agente del módulo, solicitud de información u orientación por parte de la ciudadanía y determina:

¿Se cuenta con la información para proporcionar el servicio?

No, solicita el apoyo, para brindar la información requerida por el interesado.

Si, proporciona la información.

2 Llena el reporte de diario.

3 Entrega los días viernes, el reporte de diario al Delegado Regional.

4 Archiva en el expediente respectivo.

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Julio 2006

Enero 2007 2



210-DRSCLC-002 Nombre del procedimiento : Autorización para el uso de instalaciones y/o servicios básicos.

Propósito: Proporcionar instalaciones y/o servicios básicos a cargo de la Delegación Regional para que las diferentes Dependencias y Entidades desarrollen sus actividades satisfactoriamente.

Alcance: Desde la solicitud del servicio hasta la entrega de la instalación y/o prestación del servicio básico.


Políticas:

• La solicitud del servicio deberá hacerse por escrito. • Las instalaciones deberán entregarse en perfecto estado y deberán recibirse, de igual forma.

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-DRSCLC-002




observaciones

1 Recibe de Dependencias y Entidades, oficio solicitando la prestación de instalaciones y/o la prestación de servicio básico a cargo de la Delegación Regional para desarrollar actividades oficiales.


¿La solicitud se refiere a la prestación de un servicio básico?

Si, comunica vía memorándum u oficio, la prestación del servicio básico en la fecha y horario solicitado. Archiva en el expediente respectivo. Concluye procedimiento.

No, analiza la solicitud para la prestación de instalaciones y determina:

¿Están disponibles las instalaciones para la fecha y horario en que se solicitan?

No, comunica vía memorándum las fechas y horarios en que se encuentra disponible. Regresa a la actividad 1.

Si, comunica vía memorándum autorización para la utilización de las instalaciones en la fecha y horario requeridos. Archiva en el expediente respectivo.

3 Verifica, que las condiciones de las instalaciones y equipo, se encuentren en buen estado a fin de que el evento se desarrolle satisfactoriamente.

4 Entrega instalaciones, el día del evento a los encargados de la instancia solicitante y supervisa el desarrollo del mismo.

5 Recibe las instalaciones y equipo, verificando que las condiciones sean las mismas de la entrega, a la instancia solicitante. Termina procedimiento.

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Julio 2006

Enero 2007 2



210-DRSCLC-003 Nombre del procedimiento : Gestión de trámites oficiales.

Propósito: Gestionar los trámites y expedición de documentos oficiales, que solicita el personal del Poder Ejecutivo Estatal en la región II Altos, así como, la ciudadanía en general.

Alcance: Desde la solicitud del trámite hasta la entrega del documento o respuesta oficial.


Políticas:

• La entrega de los documentos oficiales solicitados, se realizará en forma personal.

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-DRSCLC-003




observaciones

1 Atiende a personal del Poder Ejecutivo Estatal de la región II Altos, así como a la ciudadanía en general, que solicita la gestión de documentos y/o atención de asuntos oficiales.

2 Recibe la solicitud y determina:

¿La solicitud se refiere a la expedición de documento oficial?

Si, registra los datos del solicitante en el formato de control. Continúa en la actividad 3.

No, recibe la documentación oficial del solicitante e integra al expediente de entrega de documentos. Continúa en la actividad 6.

3 Entrega las solicitudes de expedición de documentos oficiales a las instancias correspondientes.

4 Recibe de las instancias documentos oficiales, revisa y firma de conformidad.

5 Entrega documentos oficiales a los interesados que firman de recibido, en la fotocopia de dicho documento. Continúa con la actividad 7.

6 Entrega documentación oficial, a las instancias correspondientes, que firman de recibido.

7 Archiva documentación soporte, en el expediente correspondiente.

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Julio 2006

Enero 2007 2



210-DRY-001 Nombre del procedimiento : Información y Orientación Ciudadana.

Propósito: Proporcionar a la ciudadanía información y orientación de los servicios que prestan las diferentes Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado, a través del módulo de información ubicado en la Unidad de Servicios Administrativos.


Responsable del procedimiento: Delegación Regional Yajalón (Regiones Norte-Selva).

Políticas:

• Presentarse ante el modulo de información ubicado en la Unidad de Servicios Administrativos. • Las agentes de información deberán contar con la documentación o datos suficientes en materia de


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Julio 2006

Enero 2007 1



210-DRY-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe la (el) agente del módulo, solicitud de información u orientación por parte de la ciudadanía y determina:


No, solicita a la Delegación de la Dependencia correspondiente, el apoyo para brindar la información requerida por el interesado.

Si; proporciona la información.


3 Entrega los días viernes, el reporte de diario al responsable de recopilar dicha información en la Delegación Regional.


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Julio 2006

Enero 2007 2



210-DRY-002 Nombre del procedimiento : Autorización para el uso de instalaciones y/o servicios básicos.

Propósito: Proporcionar instalaciones y/o servicios básicos a cargo de la Delegación Regional para que las diferentes Dependencias y Entidades desarrollen sus actividades satisfactoriamente.

Alcance: Desde la solicitud del servicio hasta la entrega de la instalación y/o prestación del servicio básico.


Políticas:

• La solicitud del servicio deberá hacerse por escrito. • Las instalaciones deberán entregarse en perfecto estado y deberán recibirse de igual forma.

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-DRY-002




observaciones

1 Recibe de Dependencias y Entidades, oficio solicitando la prestación de instalaciones y/o la prestación de servicio básico a cargo de la Delegación Regional para desarrollar actividades oficiales.


¿La solicitud se refiere a la prestación de un servicio básico?

Si, comunica vía oficio la prestación del servicio básico en la fecha y horario solicitado. Archiva en el expediente respectivo. Concluye procedimiento.

No, analiza la solicitud para la prestación de instalaciones y determina:

¿Están disponibles las instalaciones para la fecha y horario en que se solicitan?

No, comunica vía oficio las fechas y horarios en que se encuentra disponible. Regresa a la actividad 1.

Si, comunica vía oficio autorización para la utilización de las instalaciones en la fecha y horario requeridos. Archiva en el expediente respectivo.

3 Verifica que las condiciones de las instalaciones y equipo, se encuentren en buen estado a fin de que el evento se desarrolle satisfactoriamente.

4 Entrega instalaciones el día del evento a los encargados de la instancia solicitante y supervisa el desarrollo del mismo.

5 Recibe las instalaciones y equipo, verificando que las condiciones sean las mismas de la entrega a la instancia solicitante. Termina procedimiento.

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Julio 2006

Enero 2007 2



210-DRY-003 Nombre del procedimiento : Gestión de trámites oficiales.

Propósito: Gestionar los trámites y expedición de documentos oficiales que solicita el personal de burocracia y magisterio, así como la ciudadanía en general.



Políticas:

• La entrega de los documentos oficiales solicitados se realizará en forma personal.

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-DRY-003




observaciones

1 Atiende a personal de burocracia y magisterio, así como a la ciudadanía en general, que solicita la gestión de documentos y/o atención de asuntos oficiales.



Si, entrega al solicitante formato de solicitud para que sea llenado. Continúa en la actividad 3.




5 Entrega documentos oficiales a los interesados que firman de recibido fotocopia del documento y archiva. Termina procedimiento.

6 Entrega documentación oficial a las instancias correspondientes que firman de recibido.

7 Informa a los solicitantes del trámite efectuado y archiva documentación soporte en el expediente correspondiente. Termina procedimiento.

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Enero 2007 2



210-DRT-001 Nombre del procedimiento : Información y Orientación Ciudadana.

Propósito: Proporcionar a la ciudadanía información y orientación de los servicios que prestan las diferentes Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado.


Responsable del procedimiento: Delegación Regional Tapachula (Regiones Costa-Soconusco).

Políticas:

• Presentarse ante algún modulo de información. • Las agentes de información deberán contar con la documentación o datos suficientes en materia de


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Julio 2006

Enero 2007 1



210-DRT-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe la agente del módulo, solicitud de información u orientación por parte de la ciudadanía y determina:


No, solicita el apoyo para brindar la información requerida por el interesado.

Si, proporciona la información.


3 Entrega los días viernes, el reporte de diario al Delegado Regional.


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Julio 2006

Enero 2007 2



210-DRT-002 Nombre del procedimiento : Gestión de trámites oficiales.

Propósito: Gestionar los trámites y expedición de documentos oficiales que solicita el personal del Poder Ejecutivo Estatal en las regiones Costa-Soconusco, así como la ciudadanía en general.


Responsable del procedimiento: Delegación Regional Tapachula (Regiones Costa-Soconusco).

Políticas:

• La entrega de los documentos oficiales solicitados se realizará en forma personal.

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-DRT-002




observaciones

1 Atiende a personal del Poder Ejecutivo Estatal de las regiones costa-Soconusco, así como a la ciudadanía en general, que solicita la gestión de documentos y/o atención de asuntos oficiales.



Si, registra los datos del solicitante en el formato de control. Continúa en la actividad 3.




5 Entrega documentos oficiales a los interesados que firman de recibido en la fotocopia de dicho documento. Continúa con la actividad 7.

6 Entrega documentación oficial a las instancias correspondientes que firman de recibido.

7 Archiva documentación soporte en el expediente correspondiente.

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Julio 2006

Enero 2007 2



SUBSECRETARÍA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TECNOLÓGICO

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Julio 2006 Enero 2007 F




Departamento Sector Gobierno y Seguridad Departamento Sector Administración, Finanzas y Econ omía

Departamento Sector Educación y Salud Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural

Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Socia l

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Julio 2006 Enero 2007 F1



210-SUBDAT-DDA-001 Nombre del procedimiento : Elaboración de dictámenes de adecuaciones estructurales y/o de plantilla de plazas.

Propósito: Optimizar los recursos y mejorar el funcionamiento del ejercicio organizacional de las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud hasta el despacho del Dictamen de autorización de adecuaciones estructurales y/o de plantilla de plazas.

Responsable del procedimiento: Departamento Sector Gobierno y Seguridad.

Departamento Sector Administración, Finanzas y Economía. Departamento Sector Educación y Salud. Departamento Sector Obra Pública y Desarrollo Rural. Departamento Sector Desarrollo y Comunicación Social.

Políticas:

• Llevar a cabo las adecuaciones estructurales y/o de plantilla de plazas conforme a los Lineamientos Generales.

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Enero 2007

1



210-SUBDAT-DDA-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe Oficio de solicitud mediante el cual la Dependencia o Entidad envía propuesta de adecuación estructural y/o de plantilla de plazas vía documental y magnética.

2 Analiza la información y determina:

¿Cumple con los requisitos establecidos en la normatividad emitida?

No, elabora oficio de solicitud de información complementaria y turna a la Dependencia o Entidad. Continúa con la actividad 3.

Si, procede al análisis de estructura orgánica y plantilla de plazas actual y propuesta, manuales administrativos y movimientos nominales, continúa con la actividad No. 4.

El análisis se realiza para determinar si no existen duplicidades de actividades, crecimiento innecesario de órganos administrativos y plazas, generación de costos o ahorros presupuestarios, así como para proponer el mejor esquema organizacional para la Dependencia o Entidad

3 Recibe oficio mediante el cual la Dependencia o Entidad envía información complementaria, regresa a la actividad 2.

4

Convoca a reunión a la Dependencia o Entidad para concertar la información y determinar la estructura orgánica y/o plantilla de plazas idónea.

5 Elabora dictamen, oficio de autorización y oficio de solicitud de firmas de la Dependencia o Entidad.

D

6 Rubrica dictamen y turna al Director y al Subsecretario para la firma correspondiente.

7 Recibe dictamen original y envía mediante oficio para firma de la Dependencia o Entidad.

8 Recibe dictamen original firmado, procede al despacho de fotocopia del mismo mediante oficio de autorización a la Dependencia o Entidad así como a las instancias normativas correspondientes.

9 Integra expediente y archiva.

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Julio 2006 Enero 2007

2



210-SUBDAT-DDA-002 Nombre del procedimiento : Asesorías para la elaboración y/o actualización de manuales administrativos.

Propósito: Proporciona al personal de la Dependencia o Entidad del Poder Ejecutivo Estatal las herramientas necesarias para la integración de Manuales Administrativos.

Alcance: Desde la solicitud por parte de la Dependencia o Entidad hasta la validación y difusión de los manuales administrativos.



Políticas: Observar lo establecido en:

• Guía Técnica para la elaboración de Manual de Inducción • Guía Técnico para la elaboración de Manuales Administrativos.

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observaciones

1 Recibe oficio mediante el cual la Dependencia o Entidad solicita asesoría para la elaboración y/o actualización de manuales administrativos

2 Concerta reunión con la Dependencia o Entidad para establecer compromisos y estrategia de trabajo a seguir.

3 Se establecen y definen compromisos y cronograma de actividades, así como la integración del grupo de trabajo que servirá de enlace con cada una de las áreas que integran la Dependencia o Entidad, elabora minuta de trabajo así como cronograma y firman de común acuerdo.

4 Derivado de los compromisos establecidos en minuta y cronograma, se proporciona capacitación al grupo de trabajo relativa a la elaboración y/o actualización de manuales.

5 Otorga las asesorías programadas para determinar el contenido de la información de los manuales administrativos de acuerdo a la normatividad establecida.

6 La Dependencia o Entidad procede a la integración de los manuales autorizados por el Titular de la misma y turna a la Dirección de Desarrollo Administrativo para la validación correspondiente.

7 Recibe original de manuales vía documental y magnética los cuales son revisados y procede a elaborar oficio de validación de los mismos, rubrica y turna para firma de la C. Directora, Subsecretario y Titular.

8 Recibe oficio firmado por el titular de la Secretaría de Administración y envía los manuales debidamente validados, archiva documentación y resguarda información vía magnética.

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2



210-SUBDAT-DDA-003 Nombre del procedimiento : Asesorías para la elaboración y/o actualización de reglamentos interiores.

Propósito: Proporciona al personal de la Dependencia o Entidad del Poder Ejecutivo Estatal las herramientas necesarias para la integración de Reglamentos Interiores.

Alcance: Desde la solicitud por parte de la Dependencia o Entidad hasta la validación del Reglamento Interior para su gestión ante la Consejería Jurídica de Gobierno del Estado.



Políticas: Observar lo establecido en:

• Guía Técnica para la elaboración de Reglamento Interior

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observaciones

1 Recibe oficio mediante el cual la Dependencia o Entidad envía proyecto de Reglamento Interior para análisis.

2 Analiza contenido del proyecto.

3 Emite oficio mediante el cual envía a la Dependencia o Entidad los comentarios y sugerencias relativas al proyecto.

4 Recibe oficio mediante el cual la Dependencia o Entidad envía proyecto de Reglamento Interior y determina:

¿Están considerados los comentarios y sugerencias emitidas?


No, cita al personal del área jurídica de la Dependencia o Entidad para concensuar los puntos no incluidos en las sugerencias y de manera conjunta integran el proyecto.

5 Emite oficio de validación de Reglamento Interior y se sugiere sea enviado para revisión de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Estatal.

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2



DIRECCIÓN DE DESARROLLO TECNOLÓGICO

Departamento de Ingeniería de Sistemas Departamento de Infraestructura Tecnológica

Departamento de Capacitación y Evaluación de la Ges tión Informática Institucional

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210-SUBDAT-DDT-DIS-001 Nombre del procedimiento : Capacitación especializada sobre el uso e implementación de tecnologías de información a servidores públicos adscritos a los órganos administradores de tecnologías de información.

Propósito: Impulsar el mejoramiento de las competencias laborales de los servidores públicos Órganos Administradores de Tecnologías de Información, en beneficio de la productividad y mejora de los servicios que proporcionan las Dependencias y Entidades hacia la ciudadanía.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud hasta el envío de los reconocimientos a las Dependencias y Entidades posterior a la ejecución de la capacitación.

Responsable del procedimiento: Departamento de Ingeniería de Sistemas.

Políticas:

• Los Órganos Administradores de Tecnologías de Información deberán informar sus necesidades de capacitación, siendo priorizadas y justificadas de acuerdo a planes de trabajo y proyectos institucionales.

• Canalizará los requerimientos especiales al Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

• Proporcionará a los Órganos Administradores de Tecnologías de Información el material didáctico

desarrollado por la Dirección de Desarrollo Tecnológico para que lo reproduzca y distribuya al personal que haya sido considerado para asistir a los cursos.

• El cupo máximo para los cursos de capacitación no será mayor a 8 servidores públicos.

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210-SUBDAT-DDT-DIS-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe solicitud de capacitación.

2 Elabora oficio de respuesta anexando calendario de cursos a la Dependencia o Entidad solicitantes.

3 Avisa vía telefónica a la Dependencia o Entidad solicitante la fecha en que se realizará la capacitación programada.

4 Imparte capacitación (enseñanza-aprendizaje-evaluación).

Formato de detección de necesidades.

Reporte de detección de necesidades.

Calendario de cursos.

5 Elabora reporte de capacitación (asistencias y calificaciones) y determina:

Reporte de capacitación y de reconocimiento.

¿El participante cumplió con los requisitos de aprobación?

No, informa que el participante no recibirá reconocimiento por no aprobar la capacitación.

Si, imprime el reconocimiento.

6 Elabora oficio de envío de reconocimientos a la Dependencia o Entidad solicitante, distribuye y recaba firmas en el acuse de recibido.

7 Archiva acuse del oficio en expediente respectivo.

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210-SUBDAT-DDT-DIS-002 Nombre del procedimiento : Emisión de dictamen de viabilidad de registro patrimonial de sistemas de información desarrollados en Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Propósito: Emitir Dictamen de Viabilidad de Registro Patrimonial de cada sistema de información para su registro ante la Dirección de Patrimonio como propiedad del Poder Ejecutivo.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de Dictamen de Viabilidad de Registro Patrimonial de Dependencia o Entidad hasta la asignación del número patrimonial.


Políticas:

• Solicitará por escrito y recibirá el sistema de información a validar.

• La Dirección de Desarrollo Tecnológico emitirá el dictamen de viabilidad de registro patrimonial a la Dependencia o Entidad solicitante.

• La Dependencia o Entidad presentará el dictamen de viabilidad de registro patrimonial ante la Dirección

de Patrimonio.

• La Dependencia o Entidad entregará fotocopia a la Dirección de Desarrollo Tecnológico, de la cédula de registro patrimonial donde consta el número de patrimonio correspondiente al sistema, firmada por el Titular del Área Administradora de Tecnologías de Información de la Dependencia o Entidad y sellada por la Dirección de Patrimonio.

• Elaborará la carta de Registro de sistema.

• Registrará el sistema en el padrón de sistemas propiedad del Ejecutivo del Estado.

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observaciones

1 Recibe solicitud de registro Dictamen de viabilidad de Registro Patrimonial de sistema con la siguiente información: CD que contiene Manual de Usuario, Manual Técnico, códigos fuente e instaladores del sistema de Información.

2 Analiza el sistema de información y valida si cumple normativamente y determina:

¿Existen observaciones?

Si, notifica a la Dependencia o Entidad para que aclare y/o complemente. Regresa a la actividad 1.

No, elabora dictamen técnico de viabilidad de registro patrimonial y lo entrega a la Dependencia o Entidad solicitante.

3 Recibe fotocopia de cédula debidamente requisitada en la que consta el número de patrimonio asignado al sistema.

4 Elabora y firma Carta de Registro de Sistema y entrega fotocopia del documento a la Dirección de Patrimonio.

5 Registra información en base de datos.

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210-SUBDAT-DDT-DIS-003 Nombre del procedimiento : Transferencia de sistemas de información a Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Propósito: Evitar duplicidad de sistemas entre las Dependencias o Entidades.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de transferencia de la Dependencia o Entidad hasta que se le asigna el Sistema de Información.


Políticas:

• Solicitud por escrito del titular del Área Administradora de Tecnologías de Información, mediante el cual solicita el sistema de información.

• Deberá elaborar acta de transferencia y se trasfiere el sistema bajo firma del acta con la Dependencia y

Entidad solicitante.

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observaciones

1 Recibe de la Dependencia o Entidad oficio de solicitud de transferencia de sistema.

2 Verifica la existencia del sistema en la base de datos de sistemas de información del Ejecutivo del Estado y determina:

¿El sistema está registrado?

No, elabora y envía oficio de respuesta a la Dependencia o Entidad solicitante para notificar que el sistema no está registrado.

Si, cita a la Dependencia o Entidad para demostrar el funcionamiento y desempeño del sistema solicitado.

3 Realiza la presentación y determina:

¿Satisface las necesidades del solicitante?

No, elabora y envía oficio mediante el cual notifica a la Dependencia o Entidad solicitante que el sistema no satisface las necesidades.

Si, elabora acta de transferencia y trasfiere el sistema bajo firma del acta con la Dependencia o Entidad solicitante.

4 Se registra transferencia en base de datos.

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2



210-SUBDAT-DDT-DIT-001 Nombre del procedimiento : Baja y/o transferencia de bienes informáticos.

Propósito: Emitir dictamen de baja y/o transferencia de bienes informáticos, previa revisión de las condiciones de operación de los bienes, derivada de la solicitud por escrito por parte de las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde que se recibe el oficio de solicitud de baja hasta el día de la revisión y diagnóstico de los bienes.

Responsable del procedimiento: Departamento de Infraestructura Tecnológica.

Políticas:

• Relación de equipos, especificando marca, modelo, número de serie y número de inventario.

• Dictamen de diagnóstico emitido por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.

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210-SUBDAT-DDT-DIT-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe de la Dependencia o Entidad oficio de solicitud de baja y/o revisión de bienes informáticos, anexando relación de los bienes.

Normatividad Informática.

2 Elabora y turna oficio indicando la fecha en la que personal de la Dirección de Desarrollo Tecnológico asistirá a la revisión de los bienes informáticos.

3 Verifica los bienes informáticos, emite diagnóstico para determinar si procede o no a la baja de los bienes.

4 Envía a la Dependencia y/o Entidad oficio indicando la baja y/o transferencia de los bienes informáticos.

5 Registra información en la base de datos.

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2



210-SUBDAT-DDT-DIT-002 Nombre del procedimiento : Supervisión de la red de voz y datos.

Propósito: Emitir reporte de la supervisión previa de las condiciones de operación de la red de voz y datos en las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la solicitud de supervisión de la red de voz y datos hasta el día de la supervisión.


Políticas:

• Deberá enviar solicitud por escrito especificando el día de la visita para la supervisión de la red. • Reporte de diagnostico emitido por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.

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observaciones

1 Emite oficio dirigido a la Dependencia o Entidad especificando el día de la visita.

2 Realiza la supervisión, de la red de voz y datos en la Dependencia o Entidad.

3 Elabora reporte de la supervisión.

4 Remite mediante oficio firmado por el Director, reporte de supervisión a la Dependencia o Entidad para su seguimiento correspondiente y elaboración de proyecto de mejora.

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2



210-SUBDAT-DDT-DIT-003 Nombre del procedimiento : Emisión de dictamen para la implementación de redes de voz y datos.

Propósito: Emitir dictamen de la red a implementar, previo a la revisión y análisis del proyecto, enviado por escrito por parte de las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde que se recibe el oficio de solicitud hasta el envío de manera oficial del dictamen a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.


Políticas:

• Entrega del proyecto conteniendo el plano con medidas de la Dependencia o Entidad del Ejecutivo Estatal donde se pretende implementar la red de voz o datos y la ubicación de los nodos.

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observaciones

1 Recibe de la Dependencia o Entidad oficio de solicitud del dictamen y proyecto adjunto.

2 Envía oficio indicando la fecha en la que el personal de la Dirección de Desarrollo Tecnológico asistirá a una supervisión, donde se propone implementar la red.

3 Analiza el proyecto propuesto por la Dependencia o Entidad.

4 Envía de manera oficial a la Dependencia o Entidad Dictamen técnico del cableado estructura de voz y datos y archiva.

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210-SUBDAT-DDT-DIT-004 Nombre del procedimiento : Emisión de dictamen técnico para la adquisición de bienes informáticos.

Propósito: Validar a través de la formulación de los dictámenes técnicos respectivos la adquisición de bienes informáticos que permitan a las Dependencias y Entidades Estatales implementar proyectos de equipamiento, modernización y sustitución de bienes informáticos.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de emisión de dictamen hasta que la dependencia realiza la validación del documento solicitado.


Políticas:

• Normatividad vigente.

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observaciones

1 Recibe de la Dependencia o Entidad solicitud de Dictamen técnico para la Adquisición de Bienes Informáticos, anexando proyecto de justificación para tal fin.


2 Realiza análisis de proyecto para la su emisión del documento solicitado y determina:

¿El proyecto cumple con el formato para tal fin?


No, elabora oficio de respuesta a la Dependencia o Entidad, indicando que debe ampliar la información del proyecto para dar una respuesta positiva. Regresa a la actividad 1.

3 Convoca a las partes involucradas para la validación del documento solicitado.

4 Emite dictamen técnico de acuerdo a la normatividad vigente y envía a la Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico para su autorización.

5 Remite a la Dependencia o Entidad dictamen técnico para los trámites subsecuentes.

6 Publica el dictamen técnico para verificar los montos autorizados por la Secretaria de Planeación y Finazas y dar seguimiento por parte de la Contraloría General de Gobierno y dar a conocer la transparencia del proceso.

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210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-001 Nombre del procedimiento : Evaluación en informática especializada.

Propósito: Evaluar las competencias laborales de aspirantes a ingreso o promoción al servicio del Ejecutivo del Estado en plazas adscritas a Órganos Administradores de Tecnologías de Información.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de evaluación hasta la notificación por escrito del resultado de la misma.

Responsable del procedimiento: Depto. de Capacitación y Evaluación de la Gestión Informática Institucional.

Políticas:

• El Instituto de Profesionalización del Servidor Público deberá solicitar por escrito la evaluación especificando: nombre y nivel de estudios del aspirante, categoría propuesta a evaluar, área de adscripción y funciones a desempeñar.

• Programará la fecha y hora de la evaluación, no mayor a 2 días hábiles posteriores a la fecha de

recepción de la solicitud.

• Emitirá el dictamen de respuesta al Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

• Notificará al Instituto de Profesionalización del Servidor Público por escrito al órgano solicitante cuando el aspirante no se presente a la evaluación, dicho órgano podrá solicitar su reprogramación mediante escrito en alcance al oficio de solicitud.

• El resultado de la evaluación tendrá una vigencia de 2 meses a partir de la fecha de emisión.

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210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe la solicitud de evaluación realizada por el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

2 Revisa, registra datos del aspirante y determina:


3 ¿Es procedente la evaluación?

No, emite oficio de respuesta especificando que la evaluación no procede. Termina procedimiento.

Si, programa la evaluación y notifica al aspirante.

4 Aplica la evaluación.

5 Analiza, califica las respuestas y registra en la base de datos.

6 Elabora oficio de resultados y envía al Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

7 Archiva acuse del dictamen en el expediente respectivo.

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2



210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-002 Nombre del procedimiento : Supervisión al seguimiento de proyectos de desarrollo tecnológico y la gestión informática institucional de los órganos administradores de tecnologías de información.

Propósito: Impulsar el fortalecimiento y control de la Gestión Informática Institucional de las Dependencias y Entidades mediante la evaluación de proyectos de desarrollo tecnológico y la aplicación de la Normatividad Informática.

Alcance: Desde que se envía el oficio de la notificación de inicio de supervisiones hasta la formalización y remisión del informe de la supervisión.


Políticas:

• Notificará al Área Administradora de Tecnologías de Información, a la Dependencia o Entidad y a la Contraloría General, la fecha de la supervisión de la gestión informática institucional, informando la fecha de inicio y de entrega de la siguiente documentación: Manual de Organización, Estructura Orgánica de la Dependencia o Entidad y del Área Administradora de Tecnologías de Información, Plantilla de Personal del Área Administradora de Tecnologías de Información y del personal asignado y/o comisionado, facturas de compras de bienes informáticos correspondientes a los dictámenes emitidos por esta Dirección y adquiridos de manera directa por esa Dependencia o Entidad y el inventario de bienes informáticos (hardware y software).

• Formalizará la supervisión mediante un acta de inicio firmada por quienes intervengan en la supervisión

informática (personal de la Dirección de Desarrollo Tecnológico y del Área Administradora de Tecnologías de Información).

• Formalizará los compromisos derivados de la supervisión, estableciendo los tiempos de ejecución para

el cumplimiento de los mismos, siendo no mayor a 90 días.

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observaciones

1 Envía la notificación de la supervisión a la Dependencia o Entidad solicitando documentación e información inicial.

Oficio de notificación de inicio de la supervisión.


2 Acude a la Dependencia o Entidad e inicia la supervisión firmando el acta de inicio y recibe documentación e información solicitada.

Acta de inicio.

¿Recibe completa la documentación e información?


No, elabora oficio de cancelación de supervisión por falta de documentación y turna al Titular de la Dependencia o Entidad con fotocopia a la Contraloría General y al Área Administradora de Tecnologías de Información.

3 Realiza la supervisión correspondiente a la organización y gestión, administración de bienes informáticos y equipamiento informáticos, en la Dependencia o Entidad mediante observaciones, revisión de registros, entrevistas y cuestionarios.

4 Analiza la documentación e información recopilada y elabora informe de la supervisión con las observaciones y recomendaciones.

5 Formaliza las observaciones y recomendaciones con el Titular del Área Administradora de Tecnologías de Información de la Dependencia o Entidad.

6 Envía de manera oficial las observaciones y recomendaciones al Titular de la Dependencia o Entidad.

7 Archiva las observaciones y recomendaciones en el expediente respectivo.

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2000


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210-SUBDAT-DDT-DCyEGII-003 Nombre del procedimiento : Seguimiento al informe de la supervisión de proyectos de desarrollo tecnológico y a la gestión informática institucional.

Propósito: Verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos en el informe.

Alcance: Desde la formalización de los compromisos establecidos en base a la supervisión hasta la notificación de los avances obtenidos.


Políticas:

• Evaluará el seguimiento que el Titular del Área Administradora de Tecnologías de Información haya realizado respecto a los compromisos, mediante la realización de un acta de hechos.

• Notificará los avances realizados con base al informe de la supervisión al Titular de la Dependencia o

Entidad y a la Contraloría General.

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observaciones

1 Realiza visita a la Dependencia o Entidad supervisada para evaluar el seguimiento al informe, de acuerdo a los tiempos establecidos.

2 Analiza la información presentada, verifica y determina:

Normatividad informática.

Informe de la supervisión.

Avances remitidos a esta Dirección.

¿Se ejecutaron todas las recomendaciones del informe?


No, levanta acta de hechos estableciendo las recomendaciones que han sido ejecutadas en tiempo y forma y para las que están pendientes de ejecutar se otorgan 15 días más para cumplimiento y notificación correspondiente.

Acta de hechos.

3 Recibe la información de cumplimiento de recomendaciones.

¿La información de cumplimiento de recomendaciones se recibió completa y en tiempo establecido?

No, elabora oficio para el envío del acta de hechos y remite para firma del Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnológico. Regresa a la actividad 3.

Si, elabora oficio para el envío del acta de seguimiento, recaba firma del Director y del Subsecretario de Desarrollo Administrativo y Tecnológico y procede a enviar.

4 Levanta acta de seguimiento estableciendo que las recomendaciones han sido ejecutadas en tiempo y forma.

5 Envía oficio y acta a la Dependencia o Entidad.

6 Archiva fotocopia del oficio de recibido y actas de seguimiento en el expediente respectivo.

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2000


2



DIRECCIÓN DE INTERNET

Departamento de Programación y Diseño Departamento de Administración del Sitio Central de Internet

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2000




210-SUBDAT-DI-DPyD-001 Nombre del procedimiento : Hospedaje de sitios de internet a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Propósito: Proporcionar el servicio de hospedaje de sitios de Internet a las Dependencias y Entidades del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud hasta la notificación por escrito del resultado de la misma.

Responsable del procedimiento: Departamento de Programación y Diseño.

Políticas:

• Oficio de solicitud de hospedaje del titular del Área Administradora de Tecnologías de Información, especificando:

a) Nombre del dominio de Internet sugerido. b) Lenguajes de programación utilizados. c) Gestor de base de datos utilizado. d) Espacio máximo reservado para el almacenamiento.

• La formación del dominio debe sujetarse a lo estipulado en el punto 6.3 de la Normatividad en materia de Internet.

• Crear el dominio de internet solicitado así como el nombre de usuario y contraseña para la cuenta de

FTP.

• Emitir oficio de respuesta al titular del Área Administradora de Tecnologías de Información en un tiempo no mayor a un día hábil a la fecha de creación del dominio.

• El nombre de usuario y contraseña se envían por correo electrónico al titular del Área Administradora de

Tecnologías de Información.

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2000




210-SUBDAT-DI-DPyD-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe solicitud de hospedaje.

2 Revisa y registra datos de la solicitud y determina:

Normatividad en materia de Internet.

¿El dominio solicitado es del tipo nombre.chiapas.gob.mx?

No, emite oficio de respuesta especificando que la dependencia debe tramitar con la empresa contratada, la formación del dominio requerido.

Si, crea el dominio solicitado.

3 Crean el nombre de usuario y contraseña para la cuenta de FTP (File Transfer Protocol, Protocolo de Transferencia de Ficheros)

4 Elabora oficio de contestación y se envía a la dependencia o entidad solicitante.

5 Envía por correo electrónico al Titular del Área Administradora de Tecnologías de Información el nombre de usuario y contraseña.

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2000




210-SUBDAT-DI-DPyD-002 Nombre del procedimiento : Asignación de cuentas de correo electrónico a funcionarios del Gobierno del Estado.

Propósito: Proporcionar el servicio de correo electrónico a los funcionarios de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la solicitud del titular de Área Administradora de Tecnologías de Información, vía oficio o por correo electrónico, hasta la contestación de la solicitud.

Responsable del procedimiento: Departamento de Programación y Diseño.

Políticas:

• Oficio de solicitud o petición por correo electrónico, especificando: nombre completo del usuario de la cuenta y puesto o cargo que desempeña.

• Asignará cuentas de correo electrónico para órganos administrativos, programas especiales, proyectos

y campañas de difusión, de acuerdo a las necesidades de la Dependencia o Entidad solicitante.

• Emitirá respuesta por la misma vía de solicitud, en un tiempo no mayor a 1 día hábil a la fecha de creación de la cuenta de correo electrónico.

• Enviará por correo electrónico el nombre de usuario y contraseña, al titular del Área Administradora de

Tecnologías de Información.

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2000




210-SUBDAT-DI-DPyD-002 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe solicitud de cuentas de correo electrónico Normatividad en materia de Internet.

2 Crea las cuentas de correo electrónico solicitadas y determina:

¿La solicitud fue por oficio?

No, elabora correo electrónico de contestación al Titular del Área de Informática.

Si, elabora oficio de contestación al Titular del Área de Informática.

3 Envía por correo electrónico al Titular de Área Administradora de Tecnologías de Información, el nombre de usuario y contraseña.

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2000


2



210-SUBDAT-DI-DASCI-001 Nombre del procedimiento : Emisión de certificados digitales para agentes certificadores de las Dependencias o Entidades.

Propósito: Incorporar al Padrón de Agentes Certificadores a Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Estado que lo soliciten, permitiendo emitir y revocar certificados digitales a los funcionarios de su ámbito, así mismo las constancias respectivas.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de inscripción y/o acreditación hasta la actualización del Padrón de Agentes Certificadores.

Responsable del procedimiento: Departamento de Administración del Sitio Central de Internet.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en la normatividad en materia de Firma Electrónica Avanzada.

• El servidor público designado por la instancia gubernamental interesada deberá presentar identificación del Instituto Federal Electoral, Pasaporte o Licencia de Manejo en la Dirección de Internet para realizar el trámite de inscripción al Padrón de Agentes Certificadores.

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2006




210-SUBDAT-DI-DASCI-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe la Dirección de Internet, oficio del Titular de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado solicitando la inscripción y/o acreditación del servidor público designado para fungir como Agente Certificador de la instancia gubernamental interesada.

2 Revisa la solicitud e identificación del servidor público designado y determina:

¿Cumple con los requisitos establecidos por la normatividad?


No, elabora oficio que firma el Director de Internet comunicando a la instancia gubernamental interesada, la no procedencia de su solicitud. Termina procedimiento.

3 Captura en el sistema del Servidor de Firma Electrónica Avanzada los datos del Servidor Público designado.

4 Genera archivo de certificado digital, llave pública y llave privada, que serán entregados al servidor público designado.

Certificado digital, llave pública y llave privada.

5 Emite constancia de inscripción como Agente Certificador, turna para firma del Director de Internet y entrega al Agente para firma de recibido.

6 Elabora y turna para firma del Director de Internet, oficio dirigido al Titular de la instancia gubernamental interesada, comunicando la acreditación del Agente Certificador.

7 Actualiza el Padrón de Agentes Certificadores autorizados y envía en forma económica, reporte del Padrón al Director de Internet para su conocimiento.

8 Archiva fotocopia del oficio de solicitud, de la constancia de inscripción y del reporte del Padrón de Agentes Certificadores en el expediente respectivo.

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2006


2



210-SUBDAT-DI-DASCI-002 Nombre del procedimiento : Revocación del certificado digital a petición del agente certificador de la Dependencia o Entidad.

Propósito: Dar de baja del Padrón de Agentes Certificadores a Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Estado que lo soliciten, revocando el certificado digital y emitiendo la constancia de revocación respectiva.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de revocación hasta la actualización del Padrón de Agentes Certificadores.


Políticas:

• Deberá observar lo establecido en la normatividad en materia de Firma Electrónica Avanzada. • El Agente Certificador deberá presentar identificación del Instituto Federal Electoral, Pasaporte o

Licencia de Manejo en la Dirección de Internet para realizar el trámite de revocación de certificados digitales del Padrón de Agentes Certificadores.

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2006







observaciones

1 Recibe la Dirección de Internet, oficio firmado por el Jefe del Departamento de Recursos Humanos de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado solicitando revocación del certificado digital del Agente Certificador de la instancia gubernamental interesada.

2 Revisa la solicitud e identificación del Agente Certificador y verifica en el sistema del Servidor de Firma Electrónica Avanzada sus datos para efectuar la baja a través de la revocación del certificado digital.

3 Emite constancia de revocación del certificado digital, turna para firma del Director de Internet y entrega para firma de recibido al servidor público interesado.

4 Elabora y turna para firma del Director de Internet, oficio dirigido al Titular de la instancia gubernamental interesada, comunicando la revocación del certificado digital del servidor publico que fungía como Agente Certificador.

5 Actualiza el Padrón de Agentes Certificadores autorizados y envía en forma económica, reporte del Padrón al Director de Internet para su conocimiento.

6 Archiva fotocopia del oficio de solicitud, de la constancia de revocación del certificado digital y del reporte del Padrón de Agentes Certificadores en el expediente respectivo.

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2006


2



210-SUBDAT-DI-DASCI-003 Nombre del procedimiento : Asesoría para la emisión y revocación de los certificados digitales.

Propósito: Proporcionar asesoría a los Agentes Certificadores del Poder Ejecutivo del Estado para emitir y revocar Certificados Digitales a los servidores públicos de su ámbito, así mismo la constancia respectiva.

Alcance: Desde la elaboración el programa calendarizado de asesorías que se impartirán hasta la validación y envío de la Minuta de Trabajo a los participantes.


Políticas:


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2006







observaciones

1 Elabora Programa de Asesorías en materia de Firma Electrónica para los Agentes Certificadores de las Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados y turna para revisión y aprobación del Director de Internet.

2 Autoriza el Director de Internet, el Programa de Asesorías para su implementación.

3 Elabora oficio de invitación a reunión de asesoría y turna para firma del Directo de Internet, dirigido a los Agentes Certificadores de las instancias gubernamentales.

4 Elabora lista de asistencia de Agentes Certificadores que acudirán a la reunión de asesoría.

5 Realiza el registro de asistencia e imparte asesoría a los Agentes Certificadores participantes.

6 Elabora Minuta de Trabajo detallando los comentarios, aclaraciones y observaciones emitidas por los participantes en el desarrollo de la reunión.

7 Envía en forma económica al Director de Internet, Minuta de Trabajo para validar lo establecido en dicha minuta.

8 Recibe Minuta de Trabajo validada por el Director de Internet.

9 Escanea Minuta de Trabajo validada por el Director de Internet e incorpora en la página www.firmaelectronica.chiapas.gob.mx, así también envía por correo electrónico a los Agentes Certificadores participantes, solicitando remita acuse de recibido por la misma vía.

10 Imprime acuse de recibido y archiva junto con oficio de invitación, lista de asistencia y Minuta de Trabajo validada en el expediente respectivo.

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2006


2



210-SUBDAT-DI-DASCI-004 Nombre del procedimiento : Asesoría a los servidores públicos para el uso de la firma electrónica avanzada en los sistemas de gestión gubernamental.

Propósito: Asesorar, atender y aclarar las dudas, comentarios y observaciones en envíos y recepciones de documentos gubernamentales firmados electrónicamente de los Servidores Públicos usuarios de Firma Electrónica Avanzada del Ejecutivo del Estado.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de asesoría hasta la emisión de la respuesta o solución adecuada a las dudas, comentarios y observaciones de los servidores públicos.


Políticas:


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2006







observaciones

1 Elabora Programa de Asesoría a los Servidores Públicos para el uso de la Firma Electrónica Avanzada en los sistemas de gestión gubernamental y turna para revisión y aprobación del Director de Internet.

2 Autoriza el Director de Internet, el Programa de Asesorías para su implementación.

3 Elabora oficio de invitación de la asesoría y turna para firma del Director de Internet, dirigido a los Servidores Públicos del Poder Ejecutivo del Estado.

4 Elabora lista de asistencia de los Servidores Públicos que acudirán a la asesoría.

5 Realiza el registro de asistencia e imparte asesoría a los participantes.

6 Elabora Minuta de Trabajo detallando los comentarios, aclaraciones y observaciones emitidas por los participantes en el desarrollo de la asesoría.

7 Envía en forma económica al Director de Internet, Minuta de Trabajo para validar lo establecido en dicha minuta.

8 Recibe Minuta de Trabajo validada por el Director de Internet.

9 Escanea Minuta de Trabajo validada por el Director de Internet e incorpora en la página www.firmaelectronica.chiapas.gob.mx, así también envía por correo electrónico a los servidores públicos participantes, solicitando remita acuse de recibido por la misma vía.

10 Imprime acuse de recibido y archiva junto con oficio de invitación, lista de asistencia y Minuta de Trabajo validada en el expediente respectivo.

11 Atiende vía telefónica o correo electrónica las dudas, comentarios y observaciones de los servidores públicos de las Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados usuarios de Firma Electrónica y determina:

¿La solicitud de asesoría fue realizada vía telefónica?

Si, proporciona la respuesta o solución adecuada. Termina procedimiento.

No, revisa la dirección de correo electrónico establecida para recibir dudas, comentarios y observaciones.

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2006


2






observaciones

12 Describe detalladamente la respuesta o solución adecuada a la duda, comentario u observación del servidor público.

13 Envía correo electrónico proporcionando la respuesta o solución adecuada, solicitando remita acuse de recibido por la misma vía.

14 Imprime acuse de recibido y archiva en el expediente respectivo.

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2006


3



SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

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2000

Julio 2006 Enero 2007 G



COORDINACIÓN DE OBLIGACIONES FISCALES SOLIDARIAS

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2000

Julio 2006 Enero 2007 G1



210-SUBAP-COFS-001 Nombre del procedimiento : Definición de los algoritmos de cálculo para la retención del impuesto sobre la renta por sueldos y salarios o, en su caso del crédito al salario a entregar.

Propósito: Cumplir correcta y oportunamente con la obligación fiscal que tiene el Poder Ejecutivo del Estado, de efectuar el pago del crédito al salario y/o las retenciones de Impuesto Sobre la Renta sobre sueldos y salarios a sus trabajadores, en los términos que señalan la Ley y el Reglamento del Impuesto Sobre la Renta.

Alcance: Desde el análisis de las disposiciones fiscales vigentes hasta la aplicación de los algoritmos en el Sistema Integral de Nóminas.

Responsable del procedimiento: Coordinación de Obligaciones Fiscales Solidarias.

Políticas:

• El análisis de los algoritmos deberá realizarse antes de iniciar la vigencia de cada reforma fiscal, inherente a las retenciones de sueldos y salarios.

• Se deberá apegar a las disposiciones fiscales vigentes para cada ejercicio fiscal.

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2006




210-SUBAP-COFS-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Revisa Leyes, Reglamentos y Modificaciones en materia impositiva, aplicables a los pagos de crédito al salario y/o las retenciones del Impuesto Sobre la Renta Sobre Sueldos y Salarios que se efectúen a los trabajadores de las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Estatal.

Ley y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta, Reglas de Carácter General aplicables a Retenciones de Impuesto Sobre la Renta de sueldos y salarios, Publicaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público en el Diario Oficial de la Federación en materia de Impuestos, y Matriz Analítica de Partidas Presupuestales Gravadas y Exentas.

2 Actualiza la Matriz Analítica de Partidas Presupuestales Gravadas y Exentas.

3 Analiza y define la mecánica de cálculo para cuantificar el Impuesto Sobre la Renta de los salarios que se retendrá y/o pago de crédito al salario a los trabajadores quincenalmente durante el ejercicio fiscal.

4 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones los algoritmos aplicables para el pago de crédito al salario y/o retenciones del Impuesto Sobre la Renta de sueldos y salarios para elaborar las pruebas correspondientes.

Memorias de Cálculo.

5 Recibe memorándum quincenal de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, anexa la prenómina para verificar la aplicación de los algoritmos y determina:

¿Están aplicados correctamente los algoritmos en la prenómina?


No, notifica en forma económica al personal del Departamento de Sistemas de Nóminas de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones devolviendo la prenómina con las observaciones correspondientes para su corrección. Regresa a la actividad 5.

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Hoja

2006


2






observaciones

6 Realiza la validación de la prenómina.

7 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, informando la validación de la prenómina, para que proceda a la aplicación de los algoritmos en el Sistema Integral de Nóminas.

8 Archiva memorándum y fotocopia de la prenómina en el expediente correspondiente.

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2006


3



210-SUBAP-COFS-002 Nombre del procedimiento : Gestión y entero de las retenciones efectuadas sobre sueldos y salarios.

Propósito: Cumplir oportunamente en los términos que establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta con el entero de las retenciones por sueldos y salarios ante el Servicio de Administración Tributaria, órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Alcance: Desde recabar la información del Impuesto Sobre la Renta retenido y/o pago de crédito al salario por sueldos y salarios hasta la notificación a la Dirección de Control Financiero de la Secretaría de Planeación y Finanzas del entero ante el Servicio de Administración Tributaria, órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.


Políticas:

• La notificación de los importes de retenciones por sueldos y salarios se deberá ajustar a las calendarizaciones programadas.

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2006







observaciones

1 Recibe memorándum quincenal de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones informando el costo de nómina emitido por la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas y el de Nómina de Complemento de Sueldo.

2 Elabora concentrado de retenciones de Impuesto Sobre Sueldos y Salarios (I.S.S.S.) y pago de crédito al salario.

Concentrado de retenciones de Impuesto Sobre Sueldos y Salarios (I.S.S.S.) y pago de crédito al salario.

3 Recibe memorándum mensual de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones con la impresión de resúmenes y medio magnético del acumulado de los importes retenidos y/o devueltos del Impuesto Sobre la Renta por Sueldos y Salarios, el crédito al salario entregado a cada uno de los trabajadores y relación de cheques cancelados, a través de actas para la integración en el concentrado del oficio de envío del entero del Impuesto Sobre la Renta Retenido.

4 Confronta la base de datos enviada por la Dirección de Remuneraciones y Retenciones contra los costos de nómina emitidos por la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

5 Separa por categorías la base de datos validada, determina con todas las plazas administrativas el estímulo fiscal a aplicar, integra en el reporte de la determinación del estímulo fiscal e impuesto a pagar y concentra en el oficio de envío del entero del I.S.R.

6 Recibe memorándum mensual de la Unidad de Apoyo Administrativo, conteniendo recibos oficiales del Impuesto Sobre la Renta retenidos en el pago de laudos para la integración en el concentrado del oficio de envío del entero del Impuesto Sobre la Renta.

7 Recibe mensualmente de la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas, los reintegros de sueldos realizados por trabajadores para la integración en el concentrado del oficio de envío del entero del I.S.R.

8 Recibe oficio de la Secretaría de Educación del Sistema Federalizado con información del Impuesto Sobre la Renta Retenido por sueldos y salarios al Magisterio Federalizado y depositado a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas y fotocopia del recibo oficial correspondiente para la integración en el concentrado del oficio de envío del entero del I.S.R

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2006


2






observaciones

9 Recibe de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones fotocopia del memorándum dirigido a la encargada de realizar la nómina de complemento de sueldos para que realice los traspasos correspondientes a las deducciones que se efectuaron en la nómina del mes.

10 Recibe en forma económica de la encargada de realizar la nómina de complemento de sueldos, fotocopia de la relación de los traspasos bancarios a la cuenta de la Secretaría de Planeación y Finanzas, importes retenidos por Impuesto Sobre la Renta a los trabajadores y compara con la base de datos recibida de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones.

11 Efectúa la acreditación del Crédito al Salario entregado contra las retenciones de impuestos por sueldos y salarios efectuadas a los trabajadores del Poder Ejecutivo del Estado Centralizado.

12 Envía oficio mensual a la Secretaría de Planeación y Finanzas con el importe del Impuesto Sobre la Renta para enterar al Servicio de Administración Tributaria (S.A.T.) órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que por la prestación de un servicio personal subordinado se retuvo a los trabajadores del Poder Ejecutivo del Estado Centralizado.

13 Archiva fotocopia del oficio enviado a la Secretaría de Planeación y Finanzas y documentación soporte en el expediente correspondiente.

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2006


3



210-SUBAP-COFS-003 Nombre del procedimiento : Elaboración y presentación de la declaración informativa anual de sueldos y salarios de los trabajadores del Poder Ejecutivo del Estado.

Propósito: Cumplir con la obligación que señala la Ley del Impuesto sobre la Renta, de presentar ante el Servicio de Administración Tributaria órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la Declaración anual de Sueldos, Salarios y conceptos asimilados por los trabajadores al servicio del Poder Ejecutivo del Estado Centralizado y en su caso calcular el impuesto anual.

Alcance: Desde la acumulación de los ingresos correspondientes al ejercicio a declarar hasta la presentación de la Declaración Informativa Anual de Sueldos y Salarios ante el Servicio de Administración Tributaria órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.


Políticas:

• La presentación de la Declaración Anual Informativa de Sueldos y Salarios ante el Servicio de Administración Tributaria, únicamente lo podrá realizar el Representante Legal del Poder Ejecutivo del Estado.

• Para poder efectuar la retención o compensación del impuesto anual en el mes de diciembre, los cálculos del impuesto anual se realizarán en el mes de noviembre, para lo cual será necesario hacer una estimación de los ingresos para los meses de noviembre y diciembre; sin embargo por los movimientos posteriores del personal (altas, bajas y promociones) se llevarán a cabo los ajustes correspondientes antes de concluir la última nómina de diciembre.

• La entrega de la información por parte de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones se deberá realizar en las fechas señaladas en los oficios, para poder llevar a cabo la retención o compensación del impuesto en la última nómina del mes de diciembre.

• Los saldos de impuesto a favor de cada trabajador se deberán compensar con la retención del mes de diciembre y las retenciones del siguiente ejercicio, como lo establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

• La presentación de la Declaración Anual Informativa de Sueldos y Salarios se deberá realizar, a más tardar, el 15 de febrero del año siguiente al que se declara, como lo establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

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2006







observaciones

1 Solicita mediante memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, la base de datos con saldos acumulados por partida presupuestal del 1° de enero al 31 de octubre y est imación de los meses de noviembre y diciembre; de los ingresos y deducciones de los trabajadores activos al servicio de las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado Centralizado, incluyendo la disminución de los reintegros efectuados a la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas y los cheques cancelados mediante acta administrativa.

2 Recibe memorándum de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones y disco magnético con los saldos finales por partida presupuestal de cada trabajador activo durante el ejercicio a declarar.

Base de datos con saldos anuales, por trabajador y por partida presupuestal.

3 Analiza la base de datos y determina la base gravable de cada trabajador al que se le debe hacer el cálculo del impuesto anual según lo establece la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

4 Elabora algoritmos para el cálculo del impuesto anual de sueldos y salarios de conformidad con la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

Ley del Impuesto Sobre la Renta.

5 Envía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones y disco magnético con la relación de trabajadores a los que se les deberá efectuar el cálculo del impuesto anual, así como algoritmos aplicables a la determinación de dicho impuesto.

6 Recibe memorándum de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones con los cálculos del Impuesto Sobre la Renta Anual de los trabajadores de conformidad con los requerimientos solicitados.

7 Solicita vía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, el reporte de trabajadores que por los movimientos generados en los meses de noviembre y diciembre, cuando sea necesario efectuar ajustes en el cálculo del impuesto anual.

8 Recibe memorándum de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones y relación de trabajadores con movimientos nominales posteriores al 31 de octubre para efectuar ajustes procedentes y el recálculo del impuesto anual e integra los ajustes al acumulado anual de percepciones y deducciones.

Reporte de movimientos de personal generados en los meses de noviembre y diciembre.

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2006


2






observaciones

9 Informa vía memorándum a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, fecha y términos en que deberá retener la diferencia del impuesto anual o compensar saldos a favor, según lo establezca la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

10 Obtiene de la página web del Sistema de Administración Tributaria (S.A.T.) www.sat.gob.mx, los Documentos Electrónicos Múltiples (D.E.M.) para instalarla en el equipo de cómputo.

11 Genera la carga Batch para importar los datos de la base anual con la estructura del Layout para estar en condiciones de presentar la declaración informativa anual de sueldos y salarios.

12 Envía oficio al Sistema de Administración Tributaria (S.A.T.) órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, anexando disco magnético de la declaración informativa anual de sueldos y salarios, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al que declara, presentado por el Representante Legal del Poder Ejecutivo del Estado.

13 Recibe acuse de recibo emitido y sellado por el Sistema de Administración Tributaria (S.A.T.).

Acuse de recibo por la presentación de la declaración informativa anual de sueldos y salarios, emitidos por el Sistema de Administración Tributaria (S.A.T.).

14 Archiva acuse de recibo sellado y disco magnético que contiene información presentada ante el S.A.T. órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, en el expediente que corresponda.

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2006


3



210-SUBAP-COFS-004 Nombre del procedimiento : Elaboración de las constancias de remuneraciones cubiertas, retenciones del impuesto sobre la renta sobre sueldos y salarios efectuadas y/o crédito al salario pagado, correspondientes a un ejercicio.

Propósito: Cumplir con la obligación patronal que señala la Ley del Impuesto Sobre la Renta de entregar las constancias de remuneraciones cubiertas, retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuadas y/o Crédito al Salario pagado durante un ejercicio, a los trabajadores al servicio del Poder Ejecutivo del Estado Centralizado.

Alcance: Desde la recepción hasta la validación y entrega de las constancias de Remuneraciones Cubierta, Retenciones del Impuesto Sobre la Renta sobre Sueldos y Salarios efectuadas y/o Crédito al Salario pagado.


Políticas:

• La Ley del Impuesto Sobre la Renta establece que las constancias de remuneraciones cubiertas, retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuadas y/o Crédito al Salario pagado al trabajador durante un ejercicio, deberán entregarse a más tardar el 31 de enero del año siguiente. En los casos de retiro del trabajador, se proporcionarán dentro del mes siguiente a aquél en que ocurra la separación.

• La información de las constancias se validará con el medio magnético que contiene los saldos

finales por partida presupuestal de cada trabajador activo durante el ejercicio, proporcionado por la Dirección de Remuneraciones y Retenciones para el cálculo del impuesto anual.

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2006







observaciones

1 Integra los archivos Layout global de la carga Batch utilizados como base de datos para la declaración informativa anual de sueldos y salarios.

Ley del Impuesto Sobre la Renta.

2 Recibe formato de solicitud de constancias anexando fotocopias de la cédula de identificación fiscal ó constancia de inscripción o Clave Única del Registro de Población (C.U.R.P.) e identificación del trabajador.

3 Elabora constancias por remuneraciones cubiertas, retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuadas y/o Crédito al salario pagado durante el ejercicio, a los trabajadores al servicio de las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado Centralizado que tenga la obligación de presentar su declaración anual del Impuesto Sobre la Renta en forma personal ante el Servicio de Administración Tributaria (S.A.T.) órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y declaración patrimonial ante la Contraloría General del Estado.

Formato de Constancias de Remuneraciones cubiertas, retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuadas y/o Crédito al Salario pagado al trabajador.

4 Entrega al trabajador solicitante constancia por remuneraciones cubiertas, retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuada y/o crédito al salario pagado durante el ejercicio y solicita firma en fotocopia de la constancia.

5 Archiva fotocopia de la constancia por remuneraciones cubiertas, retenciones del Impuesto Sobre la Renta efectuada y/o crédito al salario pagado durante el ejercicio en el expediente correspondiente.

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2006


2



DIRECCIÓN DE REMUNERACIONES Y RETENCIONES

Departamento de Personal Administrativo Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro

Departamento de Sistema de Nóminas

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2000




210-SUBAP-DRR-DPA-001 Nombre del procedimiento : Trámite de nóminas de sueldos.

Propósito: Efectuar el pago de las remuneraciones salariales quincenales al personal administrativo y docente del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción de la información de la captura de movimientos nominales hasta la autorización del pago y distribución de las nóminas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Personal Administrativo.

Políticas:

• Para la entrega recepción de movimientos nominales de personal, las Dependencias deberán apegarse estrictamente al calendario previamente establecido.

• En el desarrollo de las actividades inherentes al proceso, cálculo, emisión, distribución y pago de las

nóminas de sueldos quincenales, las áreas involucradas deberán apegarse estrictamente a los calendarios previamente establecidos.

• Toda información recibida por medios magnéticos deberá ser previamente revisada por el

Departamento de Sistemas de Nóminas, con la finalidad de evitar posibles daños al Sistema de Recursos Humanos del Gobierno del Estado.

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Hoja

2005

Julio 2006

Enero 2007 1



210-SUBAP-DRR-DPA-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe de las Dependencias oficio, listado y diskette con la información quincenal de la captura de movimientos nominales del personal.

Lineamientos Generales de Administración del Personal Administrativo.

Lineamientos Generales de Administración del Personal Docente.

2 Turna el diskette al Departamento de Sistemas de Nóminas de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones para la actualización en el Sistema de Recursos Humanos del Gobierno del Estado.

3 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones, reportes de captura en original y fotocopia de los movimientos nominales de personal, aceptados y rechazados.

Reporte de Captura.

4 Verifica los reportes de captura enviados por las Dependencias contra los Reportes de Captura generados por el Departamento de Sistemas de Nóminas.

¿Coincide la información?

No, elabora oficio de devolución de la captura de movimientos nominales de personal y envía a la Dependencia para su corrección.

Si, valida los reportes de captura de movimientos nominales de personal, aceptados y rechazados.

5 Elabora memorándum solicitando al Departamento de Sistemas de Nóminas el proceso de cálculo de las nóminas de sueldos quincenales, anexando original del reporte de captura debidamente validado.

Calendario de actividades para el proceso de la Nómina.

6 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas reportes de prenóminas de sueldos quincenales

7 Verifica, corrige y valida los cálculos de las prenóminas de sueldos quincenales.

8 Turna prenóminas de sueldos debidamente validadas al Departamento de Sistemas de Nóminas.

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Enero 2007

2






observaciones

9 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas impreso y en diskette el Acta de revisión y autorización de las cifras de control de las nóminas de sueldos quincenales.

10 Recaba firmas para hacer constar la verificación y autorización del cálculo de las nóminas de sueldos quincenales y remite al Departamento de Sistemas de Nóminas.

11 Elabora y envía a la Dirección de Control Financiero oficio de solicitud de emisión de las nóminas de sueldos quincenales, anexando vía magnética la base de datos.

12 Recibe de la Dirección de Control Financiero, las Actas de firmas de cheques de sueldos del personal al servicio del Ejecutivo del Estado.

Actas de firma de cheques de sueldos.

13 Recaba firmas y remite las Actas de firmas de cheques de sueldos a la Dirección de Control Financiero.

14 Elabora y envía oficio de autorización, distribución y pago de las nóminas de sueldos quincenales a la Tesorería del Estado.

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3



210-SUBAP-DRR-DPA-002 Nombre del procedimiento : Emisión de nombramientos.

Propósito: Acreditar la relación laboral de los trabajadores al servicio de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción del reporte de nombramientos hasta la entrega de los mismos a las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.


Políticas:

• La entrega de nombramientos se hará exclusivamente a los habilitados de las áreas administrativas de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal, quiénes a su vez lo harán llegar a los interesados.

• Los movimientos nominales de personal que generan la emisión de nombramientos serán los

siguientes: altas, promociones, recategorizaciones, cambios de adscripción, permutas y transferencias de plazas.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas el Reporte de Nombramientos de la quincena correspondiente.

Reporte de nombramientos.

2 Verifica el reporte de nombramientos contra previos de captura de movimientos nominales de personal y tabuladores de sueldos.

¿Son correctos los datos?

No, realiza observaciones en el reporte de nombramientos y turna al Departamento de Sistemas de Nóminas para su corrección.

Si, remite el reporte de nombramientos al Departamento de Sistemas de Nóminas para la impresión de los formatos.

3 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas los formatos de nombramientos impresos en original y fotocopias.

Formatos de nombramientos.

4 Recaba rúbricas de los responsables de la emisión de los nombramientos.

5 Elabora relaciones de nombramientos en original y fotocopias y turna para firma del Subsecretario de Administración de Personal.

6 Recibe de la Subsecretaría de Administración de Personal los nombramientos firmados.

7 Entrega al habilitado de la Dependencia la relación y los nombramientos en original y fotocopia.

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2



210-SUBAP-DRR-DPA-003 Nombre del procedimiento : Emisión de pagos en nóminas complementarias.

Propósito: Atender las solicitudes de pago de sueldos y prestaciones que se adeudan al trabajador, mediante la emisión de nóminas adicionales a las normales.

Alcance: Desde la recepción de las solicitudes de pago hasta la entrega de la solicitud de la emisión y distribución de cheques y nóminas ante la Secretaría de Planeación y Finanzas.


Políticas:

• Para la entrega recepción de las solicitudes de pago en nómina complementaria, las Dependencias deberán apegarse estrictamente al calendario previamente establecido.

• En el desarrollo de las actividades inherentes al proceso, cálculo, emisión, distribución y pago de las

nóminas de sueldos complementarias, las áreas involucradas deberán apegarse estrictamente a los calendarios previamente establecidos.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de las Dependencias oficio de solicitud de pago en nómina complementaria, anexando documentación soporte.

Calendario de recepción de solicitudes de pago.

Lineamientos para el Proceso, Emisión y Pago de la Nómina Complementaria.

2 Verifica la documentación soporte de la solicitud de pago y determina:

¿Cumple con los requisitos?

No, elabora oficio de devolución de la solicitud de pago en nómina complementaria y envía a la Dependencia para su corrección.

Si, analiza el concepto de pago de la solicitud y elabora cédula de cálculo de pago en nómina complementaria.

Formato de cédula de cálculo.

3 Captura los datos de las cédulas de cálculo en nómina complementaria e imprime reporte, si detecta diferencias corrige.

Reporte de Pago en Nómina Complementaria.

4 Elabora oficio de solicitud de emisión y distribución de las nóminas y envía a la Dirección de Control Financiero, anexando original del Reporte de Pago debidamente validado y diskette.

Calendario de actividades para el proceso de la Nómina.

5 Recibe de la Dirección de Control Financiero las Actas de firmas de Cheques de sueldos del personal al servicio del Ejecutivo Estatal.

Acta de firmas de cheques de sueldos.

6 Recaba firmas y remite las Actas de firmas de cheques de sueldos a la Dirección de Control Financiero.

7 Elabora y envía oficio de autorización, distribución y pago de las nóminas de sueldos quincenales a la Tesorería.

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2



210-SUBAP-DRR-DPA-004 Nombre del procedimiento : Emisión de hoja de cálculo a reintegro.

Propósito: Recuperar los sueldos y prestaciones pagadas indebidamente al personal adscrito a las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de cálculo de reintegro hasta la entrega del formato de la hoja de cálculo elaborado.


Políticas:

• La entrega de las hojas de cálculo a reintegro se hará exclusivamente a los interesados o habilitados de las áreas administrativas de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

• El tiempo máximo de entrega de las hojas de cálculo a reintegro, no deberá ser mayor a los 5 días

hábiles a la fecha de recibida la solicitud, siempre y cuando cumpla con la documentación soporte requerida para cada caso.

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observaciones

1 Recibe de la Dependencia, Formato de solicitud de cálculo a reintegro.

Formato de solicitud de cálculo a reintegro.

2 Verifica la documentación soporte de la solicitud y determina:

Fotocopia del movimiento nominal.

Fotocopia de nómina ó talones de cheques.

Oficio del C. Juez de la Causa.


No, elabora oficio de devolución de la solicitud de cálculo a reintegro y envía a la Dependencia para su corrección.

Si, analiza el motivo de la solicitud del cálculo a reintegro.

Motivos: baja por renuncia, baja por basificación de plaza, promoción o recategorización de una categoría mayor a una menor, licencia sin goce de sueldos, suspensión de sueldos, reintegro por inasistencias, sanción administrativa y limitaciones de interinatos.

3 Elabora el cálculo a reintegro y captura los datos en el formato correspondiente.

Formato de Cálculo a Reintegro.

4 De manera automática, el Sistema asigna los folios enlazado con el Departamento de Tesorería.

5 Imprime el Formato de cálculo a reintegro, verificará datos, si existen diferencias corrige e imprime en original y fotocopias el formato definitivo.

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2






observaciones

6 Al final de cada día se manda un informe de todos los reintegros elaborados al Departamento de Tesorería de manera magnética

7 Recaba firma del C. Jefe del Departamento del Sector correspondiente.

8 Entrega original del Formato de cálculo a reintegro al habilitado de la Dependencia, recabando la firma de recibido en las fotocopias y archiva.

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3



210-SUBAP-DRR-DPA-005 Nombre del procedimiento : Retenciones de sueldos.

Propósito: Evitar que los cheques de sueldos sean cobrados por sus beneficiarios en tanto se efectúan las aclaraciones correspondientes.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de retención de sueldos hasta el envío del reporte de retenciones a efectuarse ante la Secretaría de Planeación y Finanzas.


Políticas:

• Para la entrega de las solicitudes de retenciones de sueldos, las Dependencias deberán apegarse estrictamente al calendario previamente establecido.

• En el desarrollo de las actividades inherentes al proceso de retención de sueldos quincenales, las áreas

involucradas deberán apegarse estrictamente a los calendarios previamente establecidos. • La información de las bases de datos recibida y generada por las Unidades de Informática de la

Secretaría de Planeación y Finanzas y Secretaría de Administración, deberá ser previamente revisada por el Departamento de Nóminas, con la finalidad de evitar posibles daños al Sistema de Recursos Humanos del Gobierno del Estado.

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observaciones

1 Recibe de la Dependencia oficio de solicitud de retención de sueldos. Calendario de Retenciones.

2 Verifica la documentación soporte de la solicitud en los casos que así lo requiera y determina:

Para los casos de sanción administrativa, suspensión de sueldos, pensión alimenticia, baja del trabajador, defunción del trabajador, licencia sin goce de sueldos, decremento de horas y oficio del C. Juez de la Causa.


No, elabora oficio de devolución de la solicitud de retención de sueldos y envía a la Dependencia para su corrección. Regresa a la actividad 2.

Si, analiza el motivo de la solicitud del cálculo a reintegro.

3 Captura datos en el archivo de las retenciones de sueldos quincenales, imprime reporte, verifica, si existen diferencias corrige e imprime en original y fotocopias el reporte de retenciones de sueldos definitivo y copia la información en diskette.

Reporte de retenciones de sueldos.

4 Elabora y envía oficio de solicitud de retenciones de sueldos quincenales a la Dirección de Control Financiero anexando reporte de retenciones de sueldos y diskette.

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2



210-SUBAP-DRR-DPA-006 Nombre del procedimiento : Radicaciones físicas de cheques de sueldos.

Propósito: Tramitar el envío de cheques de sueldos de los beneficiarios a un Centro de Recaudación distinto al de su área de adscripción.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de las Dependencias hasta el envío de la información de las radicaciones físicas al Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas.


Políticas:

• Para la entrega recepción de las solicitudes de radicaciones físicas de cheques, las Dependencias deberán apegarse estrictamente al calendario previamente establecido.

• En el desarrollo de las actividades inherentes al proceso de radicación, las áreas involucradas deberán

apegarse estrictamente a los calendarios previamente establecidos. • Toda información recibida por medios magnéticos deberá ser previamente revisada por el

Departamento de Sistemas de Nóminas, con la finalidad de evitar posibles daños al Sistema de Recursos Humanos del Gobierno del Estado.

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observaciones

1 Recibe de las Dependencias oficio de solicitudes de radicaciones físicas de cheques de sueldos.

Calendario de radicaciones de sueldos.

2 Verifica la documentación soporte de la solicitud en los casos que así lo requiera y determina:

Orden de comisión.

Dictamen.

Talón de cheque.

Oficio del C. Juez de la Causa.


No, elabora oficio de devolución de la solicitud de radicaciones de cheques de sueldos y envía a la Dependencia para su corrección.

Si, captura datos en el archivo de radicaciones.

Nombre del trabajador, clave de la partida nominal emisora, número del centro de recaudación y número de Municipio receptor.

3 Imprime reporte de radicaciones de sueldos para su verificación, si existen diferencias corrige e imprime en original y fotocopias el reporte de radicaciones de sueldos definitivo y copia la información en diskette.

Reporte de radicaciones físicas de sueldos.

4 Elabora y envía oficio de solicitud de radicaciones de sueldos quincenales a la Dirección de Control Financiero anexando reporte de radicaciones de sueldos y diskette.

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2



210-SUBAP-DRR-DPA-007 Nombre del procedimiento : Liberaciones de sueldos.

Propósito: Emitir los formatos de liberación de sueldos para que los interesados puedan cobrar sus sueldos quincenales, una vez realizadas las aclaraciones pertinentes.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de liberación de sueldos hasta la entrega del formato de liberación ante el Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas.


Políticas:

• La entrega de los formatos de liberaciones de sueldos se hará exclusivamente a los Interesados o habilitados de las áreas administrativas de las Dependencias del Poder Ejecutivo Estatal.

• Las liberaciones de sueldos procederán únicamente cuando exista el antecedente de que fueron

retenidos a custodia a través de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones de ésta Dependencia, previa verificación de que no han sido cancelados los cheques ante el Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

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observaciones

1 Recibe de la Dependencia oficio de solicitud de liberación de sueldos.

2 Verifica si se encuentra relacionado en el reporte de retenciones de sueldos a custodia y determina:

Reporte de retenciones de sueldos.


No, elabora oficio de devolución de la solicitud de liberación y envía a la Dependencia haciendo las observaciones correspondientes.

Si, analiza el motivo de la solicitud de liberación de sueldos de la Dependencia.

Motivo de la solicitud: aclaración sobre el pago de sueldos, reintegro de sueldo u oficio del C. Juez de la Causa.

3 Captura datos en el Formato de liberación de sueldos conforme al reporte de retenciones de sueldos a custodia, imprime para su verificación, si existen diferencias corrige e imprime en original y fotocopias del formato definitivo.

Formato de liberación de sueldos.

4 Recaba firma del Director de Remuneraciones y Retenciones y entrega el Formato de liberaciones de sueldos al interesado y/o habilitado de la Dependencia o ante la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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2



210-SUBAP-DRR-DPA-008 Nombre del procedimiento : Devoluciones de cheques de sueldos.

Propósito: Tramitar la devolución de los sueldos del trabajador de un Centro de Recaudación a otro distinto para su cobro.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de devolución de sueldos hasta el trámite de solicitud ante el Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas.


Políticas:

• Las devoluciones de los cheques de sueldos procederán previa verificación de que éstos no han sido cancelados ante el Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

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observaciones

1 Recibe de la Dependencia oficio de solicitud de devolución de sueldos.

2 Imprime consulta de cheques del trabajador, verifica datos y determina:



No, elaborará oficio de devolución de la solicitud y envía a la Dependencia para su corrección.

3 Elabora y envía oficio de solicitud de devolución de sueldos a la Dirección de Control Financiero.

Formato de oficio de solicitud de devolución de sueldos.

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2



210-SUBAP-DRR-DPA-009 Nombre del procedimiento : Cancelación de cheques de sueldos.

Propósito: Cumplir con la normatividad establecida con relación a los cheques de sueldos no cobrados.

Alcance: Desde la definición de la fecha de reunión hasta la cancelación física de los cheques de sueldos.


Políticas:

• Las cancelaciones de cheques de sueldos se efectuarán siempre y cuando haya transcurrido el término establecido para su cobro oportuno, a través de los Centros de recaudación local y foránea de la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

• Estas cancelaciones se efectuarán exclusivamente por concepto de falta de cobro oportuno del

beneficiario ó por encontrarse retenidos los cheques a custodia ó reintegro en el Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

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observaciones

1 Establece comunicación con el Departamento de Nóminas para acordar la fecha de reunión para llevar a cabo la cancelación de cheques de sueldos.

Reporte de cheques retenidos a reintegro.

2 Acude al Departamento de Nóminas el día de la reunión llevando el reporte de cheques retenidos a reintegro.

3 Procede a realizar la cancelación de cheques verificando el número de cheque, importe y nombre del beneficiario.

4 Sella de cancelado el reporte, recaba la rúbrica de los representantes del Departamento de Nóminas y de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones.

5 Solicita fotocopia del Acta de cheques cancelados y archiva en el expediente.

Acta de cheques cancelados.

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2



210-SUBAP-DRR-DPA-010 Nombre del procedimiento : Expedición de constancias de sueldos.

Propósito: Hacer constar el sueldo mensual que percibe el personal administrativo y docente del Poder Ejecutivo Estatal, para los usos que convengan a los trabajadores.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de constancia de sueldos hasta la entrega del documento.


Políticas:

• El importe del pago de derechos por expedición de constancias de sueldos, será el que determine la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

• Para los casos de solicitudes de emisión de constancias de sueldos enviadas por otras instancias

oficiales, se exonerará el pago de derechos. • El tiempo máximo de entrega de las constancias de sueldos, no será mayor a 5 días hábiles posteriores

a la fecha de recibida la solicitud, siempre y cuando cumpla con la documentación soporte requerida para el caso.

• Tratándose de personal foráneo que acuda directamente a realizar los trámites de expedición de

constancia de sueldos, la entrega del documento deberá efectuarse de ser posible durante el mismo día de presentada la solicitud.

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observaciones

1 Recibe oficio de solicitud de expedición de Constancia de sueldos de parte del interesado u otras instancias.

2 Verifica la documentación soporte de la solicitud y determina:

Fotocopia del último talón de cheque de sueldos.

Original del recibo de pago de derechos.

Fotocopia del acta de defunción (en caso del que trabajador haya fallecido).


No, hace del conocimiento al interesado u instancia para que a su vez presente el documento faltante a la brevedad posible.

Si, imprime consulta de sueldos del trabajador.

3 Captura datos en el Formato de constancia de sueldos, imprime para su verificación, si existen diferencias corrige e imprime en original y fotocopias el Formato de constancia de sueldos definitivo.

Formato de constancia de sueldos.

4 Recaba firma del Jefe del Departamento del Sector correspondiente y sello de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones.

5 Entrega original del Formato de constancia de sueldos, recabando firma de recibido en la fotocopia y archiva.

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2



210-SUBAP-DRR-DPA-011 Nombre del procedimiento : Modificaciones al padrón de recursos humanos.

Propósito: Registrar y actualizar en el Padrón de Recursos Humanos del Poder Ejecutivo Estatal, los movimientos de plazas y de Órganos Administrativos.

Alcance: Desde la recepción del oficio de autorización del Dictamen hasta su actualización en el Padrón de Recursos Humanos.


Políticas:

• Los movimientos que generan ampliaciones de recursos presupuestales son los de creaciones, recategorizaciones y transferencias externas de plazas.

• Los movimientos que generan reducciones de recursos presupuestales son los de cancelaciones y

transferencias externas de plazas. • Los movimientos que generan adecuaciones presupuestales son los de transferencias internas de

órganos administrativos y plazas, basificaciones y cambios de adscripción. • Para afectar el Padrón de Recursos Humanos del Gobierno del Estado, deberá contarse con los oficios

de ampliación, reducción y/o adecuaciones presupuestales emitidos por la Secretaria de Planeación y Finanzas del Estado, conforme a los movimientos de órganos administrativos y plazas especificados en los Dictámenes.

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observaciones

1 Recibe fotocopia del oficio de autorización del Dictamen emitido por la Dirección de Desarrollo Administrativo.

Reporte de movimientos en el Padrón de Recursos Humanos.

2 Analiza tipo de movimientos autorizados en el Dictamen y determina:

Tipos de movimientos: creación de plaza, cancelación de plaza, transferencia de plaza, recategorización de plaza, basificación de plaza, y creación, cancelación, transferencia o cambio de denominación de Órgano Administrativo.

3 Elabora formato en borrador de los movimientos a realizar en el Padrón de Recursos Humanos conforme al tipo de movimiento autorizado en el Dictamen.

4 Recibe de la Dependencia correspondiente fotocopia del oficio de adecuación de recursos presupuestales emitido por la Secretaría de Planeación y Finanzas.

5 Verifica el oficio de adecuación de recursos presupuestales, conforme al Dictamen autorizado y determina:


No, realiza las anotaciones en el Formato de movimientos al Padrón de Recursos Humanos.

Si, turna al Área de Cómputo de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones el Formato de movimientos al Padrón de Recursos Humanos para su captura.

6 Captura los datos de movimientos al Padrón de Recursos Humanos.

7 Imprime reporte de captura de movimientos al Padrón de Recursos Humanos y turna para su verificación al Departamento correspondiente.

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2






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8 Recibe del Área de Cómputo de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones el reporte de movimientos al Padrón de Recursos Humanos y verifica datos, si existen diferencias turna al Área de Cómputo para su modificación.

9 Corrige, imprime y turna el reporte definitivo de los movimientos efectuados al Departamento correspondiente.

10 Recibe del Área de Cómputo el Reporte definitivo y valida.

11 Integra reporte definitivo, oficio de autorización del dictamen y oficio de adecuación de recursos presupuestales y archiva en el expediente de la Dependencia.

12 Proporciona vía diskette analítico de recursos humanos actualizado a la Dependencia correspondiente.

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3



210-SUBAP-DRR-DPA-012 Nombre del procedimiento : Movimientos a la nómina de pensionados.

Propósito: Realizar los movimientos del personal adscrito a la nómina de pensionados de Burocracia y Magisterio.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud del movimiento hasta que se efectúa en el Padrón de la Nómina de Pensionados.


Políticas:

• Los movimientos en la nómina de pensionados que generan ampliaciones de recursos presupuestales son los de altas de personal y modificaciones de sueldos.

• Los movimientos de bajas y modificaciones generales del personal pensionado no implicarán ningún

tipo de adecuación presupuestal. • Los movimientos de altas y modificaciones de sueldos del personal pensionado deberán contar con la

ampliación presupuestal correspondiente emitida por la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral memorándum de solicitud de movimiento en la nómina de pensionados, anexando documentación soporte.

Acuerdo de pensión, Acta de Nacimiento y/o Acta de Defunción.

2 Analiza tipo de movimiento y verifica documentación soporte y determina:

Alta: acuerdo de pensión.

Baja: acta de defunción.

Modificaciones de Sueldos: acuerdo de autorización.

Modificaciones Generales: acta de nacimiento.

3 Elabora hoja de cálculo de percepciones anuales para el personal de nuevo ingreso o de modificación de percepciones conforme al Decreto de Autorización.

4 Elabora memorándum en original y cuatro fotocopias de solicitud de autorización de recursos presupuestales por altas o modificación de percepciones, recaba firma y envía a la Unidad de Apoyo Administrativo.

5 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo, fotocopia del oficio de autorización de recursos presupuestales para alta del personal pensionado.

6 Elabora formato de altas, bajas o modificaciones generales del personal pensionado, captura, imprime y verifica, si existen diferencias corrige.

Formato de movimientos en la nómina de pensionados

7 Imprime reporte definitivo y archiva en el expediente de pensionados.

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2



210-SUBAP-DRR-DPA-013 Nombre del procedimiento : Trámite de pago de estímulos económicos.

Propósito: Realizar los trámites para el pago de estímulos económicos que se otorgan al personal administrativo y docente del Ejecutivo Estatal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de pago hasta el trámite de expedición del cheque del estímulo económico.


Políticas:

• En la verificación de datos generales del personal que le corresponde el pago de estímulos económicos deberá cotejarse documentalmente el Registro Federal de Causante del trabajador, en virtud de que existe personal de los sectores burocracia y magisterio estatal que coinciden sus nombres y fechas de nacimiento.

• Los montos individuales de los estímulos económicos a otorgar serán los que anualmente se autoricen

en las Minutas Globales de Acuerdos celebradas con las representaciones sindicales de la burocracia y magisterio estatal.

• La acción de exigir el pago de estos estímulos por parte del trabajador, prescribirá en el término de un

año contado a partir de la fecha en que tenga derecho a percibirlo.

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observaciones

1 Recibe de las Representaciones Sindicales de la Burocracia y Magisterio Estatal, de la Subdirección de Prestaciones Económicas del I.S.S.T.E.CH., de la Dirección de Administración de Personal de la Secretaría de Educación y de la Dirección de Política Laboral, solicitudes de pago de estímulos económicos al personal, anexando documentación soporte.

Dictamen de pensión, Acuerdo de pensión, Dictamen de Premio Anual, Constancia de antigüedad laboral.

2 Analiza solicitud y verifica documentación soporte y determina:

3 Elabora memorándum de solicitud y relaciones de personal docente de 25 y 30 años de servicio y del personal administrativo de 20, 28 y 30 años de servicio al Gobierno del Estado y envía al Departamento de Sistemas de Nóminas.

4 Recibe del Departamento de Sistemas de Nóminas las relaciones del personal docente y administrativo por años de servicio y coteja contra las relaciones enviadas por las instancias antes mencionadas.

Minuta global de Acuerdos.

5 Verifica los montos individuales autorizados de los estímulos económicos a pagar, conforme al tipo de trabajador.

Personal Administrativo Sindicalizado: 20 años de servicio, Premio Anual a la Responsabilidad y Superación Profesional, pensión por jubilación, vejez e invalidez. Administrativo de Confianza: pensión por jubilación, vejez e invalidez.

Docente Sindicalizado: 25 años al mérito, 30 años de servicio, pensión por jubilación, vejez e invalidez total y permanente.

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2






observaciones

6 Determina el monto global de los estímulos económicos a otorgar.

7 Elabora memorándum de solicitud de autorización de recursos presupuestales, anexando relaciones del personal por tipo de estímulos y memorias de cálculo y envía a la Unidad de Planeación de la Secretaría de Administración.

8 Recibe de la Unidad de Planeación fotocopia del oficio de autorización de recursos presupuestales para el pago de estímulos económicos.

9 Elabora memorándum de solicitud de emisión y entrega de cheques correspondientes al pago de estímulos económicos, anexando las relaciones del personal conforme al tipo de estímulo y envía a la Unidad de Apoyo Administrativo de la Secretaría de Administración.

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3



210-SUBAP-DRR-DPA-014 Nombre del procedimiento : Trámite de pago de becas.

Propósito: Realizar los trámites para el pago de becas a trabajadores o hijos de trabajadores administrativos sindicalizados del sector burocracia al servicio del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de pago hasta el trámite de expedición del cheque por concepto de beca a nombre del trabajador.


Políticas:

• El monto global de becas será el que anualmente se autorice en la Minuta Global de Acuerdos celebrada con la representación sindical de la burocracia al servicio del Gobierno del Estado.

• Los criterios de asignación de becas y montos individuales a pagar por cada nivel educativo lo

determinará la representación sindical de la burocracia estatal. • El trámite de pago de becas deberá apegarse a lo dispuesto en los Lineamientos y Procedimientos para

el Pago de Becas a Trabajadores o Hijos de Trabajadores Sindicalizados.

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2005

Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de la Representación Sindical de la Burocracia al servicio del Gobierno del Estado, oficio de solicitud de pago de becas, relaciones de solicitudes por nivel educativo y expedientes individuales de los becarios.

2 Verifica el número de expedientes enviados contra las relaciones de solicitudes por nivel educativo y determina:

¿Coincide?

No, devuelve de manera económica la documentación al representante del sindicato.

Si, sella de recibido y entrega fotocopia del oficio de solicitud y de las relaciones al representante del sindicato.

3 Revisa la documentación individual de cada expediente de acuerdo a los lineamientos vigentes.

Lineamientos para el pago de Becas a Trabajadores o Hijos de Trabajadores Sindicalizados.

4 Elabora oficio de notificación del número de solicitudes de becas aceptadas para su pago; devolviendo además, debidamente relacionadas por nivel educativo las solicitudes no aceptadas y envía a la Representación Sindical.

5 Integra los expedientes individuales por becario y archiva por nivel educativo.

6 Verifica el importe de las becas por nivel educativo.

7 Determina el monto global de las solicitudes de becas y compara con lo autorizado durante el presente ejercicio.

8 Elabora y envía a la Unidad de Apoyo Administrativo, en original y fotocopias memorándum de solicitud de emisión de los cheques correspondientes al pago de becas especificando los montos por nivel educativo, anexando relación de beneficiarios y formato original de las solicitudes de becas, y archiva.

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2005

Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBAP-DRR-DPA-015 Nombre del procedimiento : Trámite de pago de apoyos económicos por la adquisición de prótesis y/o anteojos.

Propósito: Realizar los trámites para el pago de apoyos económicos a trabajadores sindicalizados administrativos y docentes al servicio del Gobierno del Estado, por la adquisición de prótesis y/o anteojos.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de pago hasta el trámite de expedición del cheque a nombre del trabajador.


Políticas:

• El monto global para la adquisición de prótesis y/o anteojos será el que anualmente se autorice en la Minuta Global de Acuerdos celebrada con las representaciones sindicales de la burocracia y magisterio al servicio del Gobierno del Estado.

• Los criterios de asignación de éstos apoyos y montos individuales a pagar, lo determinará la

representación sindical correspondiente. • El trámite de pago de estos apoyos deberá apegarse a lo dispuesto en los Lineamientos que se

encuentren vigentes, para cada caso.

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2005

Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe oficios de solicitud de pago de apoyos económicos por la adquisición de prótesis y/o anteojos, relaciones anexas y documentación soporte.

2 Verifica el número de solicitudes recibidas contra las relaciones y documentación soporte y determina:

¿Coincide?

No, devuelve de manera económica la documentación al representante del sindicato.

Si, sella de recibido y entrega fotocopia del oficio de solicitud y de las relaciones al representante del sindicato.

3 Revisa la documentación individual de cada solicitud de acuerdo a los lineamientos vigentes.

Lineamientos para el pago de Apoyos Económicos al Personal Sindicalizado de la Burocracia Estatal, por la adquisición de prótesis y anteojos.

Lineamientos Normativos para el otorgamiento y pago de las prestaciones autorizadas al Personal Docente de los Niveles de Educación Media Superior y Superior.

4 Elabora oficio de notificación del número de solicitudes de apoyos económicos aceptadas para su pago; devolviendo además, debidamente relacionadas las solicitudes no aceptadas y envía a la Representación Sindical, correspondiente.

5 Integra los expedientes individuales por trabajador y archiva por tipo de apoyo económico.

6 Verifica el importe de los apoyos económicos.

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2005

Julio 2006

Enero 2007

2






observaciones

7 Determina el monto global de las solicitudes y compara con lo autorizado durante el presente ejercicio.

8 Elabora y envía a la Unidad de Apoyo Administrativo, en original y fotocopias memorándum de solicitud de emisión de los cheques correspondientes al pago de los apoyos económicos, anexando relación de beneficiarios y especificando el monto a pagar a cada trabajador, y archiva.

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2005

Julio 2006

Enero 2007

3



210-SUBAP-DRR-DRCA-001 Nombre del procedimiento : Trámite de pago de cuota al Instituto de Seguridad Social de Trabajadores del Estado de Chiapas.

Propósito: Informar a la Secretaría de Planeación y Finanzas la retención obrera y la aportación patronal para su pago al ISSTECH.

Alcance: Desde la impresión de las retenciones hasta el envío del oficio de pago a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Responsable del procedimiento: Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

Políticas:

• Para la impresión del reporte de retenciones deberá recibir la notificación del Departamento de Sistema de Nóminas, que los reportes a imprimir se encuentran en línea de red apegado estrictamente al calendario previamente establecido.

• Determinará los importes a pagar de las cuotas patronales en base a la aportación obrera, una vez

determinado enviará a la Secretaría de Planeación y Finanzas para su pago, apegado estrictamente al calendario previamente establecido.

• Informará al Instituto de Seguridad Social para los Trabajadores del Estado de Chiapas la

determinación de los importes para conocimiento de lo que se enterará a través de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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2006




210-SUBAP-DRR-DRCA-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Solicita vía económica de manera quincenal los reportes de Cuota ISSTECH y las cifras de control, al Departamento de Sistema de Nóminas de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones.

Calendario Establecido.

2 Recibe notificación en forma económica para la impresión del reporte de Cuota ISSTECH y cifras de control del Departamento de Sistema de Nóminas.

3 Verifica importes del reporte contra las cifras de control, en caso de error notifica en forma económica al Departamento de Sistema de Nóminas para su corrección si no hay error procede a su captura.

4 Captura importes en cédulas de jubilados, de determinación del 3% (I), de determinación del 5% (II) y de liquidación 8%, y determina aportación patronal.

Formato de Cédulas y algoritmo de cálculo.

5 Captura ajustes por cheques cancelados, reintegros en efectivo, devolución por descuentos indebidos, en cédula de liquidación y de jubilados.

Procedimiento

SUBAP/DRR/DRCA-004.

6 Imprime borrador de cédulas de determinación y liquidación.

7 Verifica cálculo de aportaciones en cédulas de determinación y liquidación, si detecta diferencias corrige.

8 Imprime cédulas definitivas en original y fotocopias.

9 Elabora oficio de pago y envía a la Dirección de Control Financiero, tomando el total de la cédula de liquidación más el total de la cédula de jubilados, anexando cédulas correspondientes.

10 Elabora oficio informativo y envía el ISSTECH, comunicando el total que se les depositará, de la quincena anexando las cédulas correspondientes.

11 Elabora oficio y envía a cada dependencia anexando cédulas informativas de cuotas y aportaciones al ISSTECH.

Formato de cédula.

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2006


2



210-SUBAP-DRR-DRCA-002 Nombre del procedimiento : Trámite de pago de cuota fideicomiso.

Propósito: Informar a la Secretaria de Planeación y Finanzas la retención obrera y la aportación patronal para su pago al Fideicomiso de Prestaciones de Seguridad Social para los Trabajadores del Sector Policial al servicio del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la impresión del reporte de retenciones hasta el envió del oficio de pago a la Secretaria de Planeación y Finanzas.


Políticas:


• Determinará los importes a pagar de las cuotas patronales en base a la aportación obrera, una vez

determinado enviará a la Secretaría de Planeación y Finanzas para su pago, apegado estrictamente al calendario previamente establecido.

• Informará al Fideicomiso de Seguridad Social para los Trabajadores del Sector Policial del Estado de

Chiapas la determinación del pago para conocimiento de lo que se enterará a través de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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2006







observaciones

1 Solicita en forma económica de manera quincenal los reportes de Cuota Fideicomiso y las cifras de control, al Departamento de Sistema de Nóminas.

2 Recibe notificación en forma económica para la impresión del reporte de Cuota Fideicomiso y cifras de control del Departamento de Sistema de Nóminas.

3 Verifica importes del reporte contra las cifras de control, en caso de error notifica en forma económica al Departamento de Sistema de Nóminas para su corrección, si no hay error procede a su captura.

4 Captura importes en cédulas de jubilados y de liquidación. Formato de cedulas y algoritmo de cálculo.

5 Captura ajustes y deduce importes por cheques cancelados, reintegros en efectivo y devolución por descuentos indebidos en cédula de liquidación.

Procedimiento SUBAP/DRR/DRCA-004.

6 Imprime borrador de cédulas de liquidación y jubilados.

7 Verifica cálculo en cédulas de liquidación y de jubilados, si detecta diferencias corrige.


9 Elabora oficio de solicitud de pago de cuotas y aportaciones al Fideicomiso del Sector Policial y envía a la Dirección de Control Financiero, anexando las cédulas correspondientes. (Turna fotocopia al administrador del Fideicomiso).

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2006


2



210-SUBAP-DRR-DRCA-003 Nombre del procedimiento : Trámite de pago de retenciones a terceros.

Propósito: Informar las retenciones a terceros mensuales en nómina a la Secretaria de Planeación y Finanzas para su pago a los Sindicatos y empresas que cuentan con convenio suscrito con el Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la solicitud de las retenciones a terceros al Departamento de Sistema de Nóminas hasta el envío de oficios de pago a la Secretaria de Planeación y Finanzas.


Políticas:


• Determinará los importes a pagar de las retenciones a terceros, una vez determinado enviará a la

Secretaría de Planeación y Finanzas para su pago, apegado estrictamente al calendario previamente establecido.

• Informará a las Empresas y Sindicatos la determinación del pago para conocimiento de lo que se

enterará a través de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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2006







observaciones

1 Solicita en forma económica el reporte de retenciones mensuales al Departamento de Sistema de Nóminas.

2 Recibe notificación en forma económica para la impresión del reporte de retenciones, del Departamento de Sistema de Nóminas.

3 Verifica importes por clave de deducción contra cifras de control, si detecta diferencias notifica vía económica al Departamento de Sistema de Nóminas para su corrección, si no hay error procede a su captura.

4 Captura cédulas de Pago de Retenciones de los Sindicatos y de Pago de Retenciones de empresas que tienen convenio suscrito con Gobierno del Estado e imprime.

5 Deduce importes por cheques cancelados, reintegros en efectivo, y devolución por descuentos indebidos.


6 Imprime borrador de las dos cédulas para su verificación y validación, en caso de error corrige.


8 Elabora oficio y envía a la Dirección de Control Financiero, solicitando el pago de retenciones a terceros de los sindicatos de burócratas y magisterio anexando cédulas de pago.

9 Elabora oficio y envía a la Dirección de Control Financiero, solicitando el pago de retenciones a terceros de las empresas que cuentan con convenios suscritos con el Gobierno del Estado.

10 Elabora oficios para informar a los sindicatos y empresas el importe que les será pagado por clave de deducción del mes correspondiente, en original y fotocopias e imprime.

Catalogo de deducciones.

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2006


2






observaciones

• Tesorería de la Caja de Ahorros de la Sección 40.

• Tesorero del Patronato del Seguro de Vida de la Sección 40.

• Secretaría de Finanzas de la Sección 40.

• Secretaria de Finanzas de la Sección 40.

• Asociación de Jubilados y Pensionados y Secretaría Jub. D-IV-2.

• Secretaría General del Sindicato de Burócratas.

• Patronato del Seguro de Vida del Sindicato de Burócratas.

• Director de FOVIMCHIS.

• Director del FPSSPSPCH.

• Gerente General de ETESA.

• Gerente General de Corporación Alex Dey.

• Gerente General de Cerro Largo Ediciones.

• Gerente General de Sistemas Audiovisuales.

• Gerente General de Aseguradora Hidalgo.

• Gerente General de Enlace de Chiapas.

• Gerente General de IDM.

• Gerente General de ING.

• Gerente General de FONACOT

• Gerente General de Gastos Funerarios

• Gerente General de Costa Brava

• Gerente General del Parque Ecoturístico Cañón del Sumidero

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2006


3



210-SUBAP-DRR-DRCA-004 Nombre del procedimiento : Registro de los importes de deducciones de cheques cancelados de personal administrativo y docente del Ejecutivo Estatal.

Propósito: Determinar los importes de cheques cancelados que deberán deducirse en las retenciones a terceros.

Alcance: Desde la recepción de actas de cheques cancelados hasta la aplicación de ajustes en los pagos de retenciones a terceros.


Políticas:

• Registrar y Controlar importes por clave de deducción. • Ajustar a los pagos de Retenciones a Terceros. • Recuperación de importes pagados en demasía por Retenciones a Terceros.

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2006







observaciones

1 Recibe de la Secretaría de Planeación y Finanzas oficio mediante el cual remite resúmenes de las actas de cheques cancelados de manera mensual, así mismo vía correo electrónico los analíticos de los mismos.

2 Elabora cédula de cheques cancelados y registra las claves de Deducciones reflejadas en el resumen final de cheques cancelados y busca importes correspondientes a cada clave por Dependencia, dejando pendiente lo correspondiente a las Secretarías de Educación y Administración.

Cédula Burocracia Base y Cédula de Burocracia Confianza.

3 Clasifica cédula de Burocracia Base en: Base, Magisterio, Jubilados de Magisterio, Jubilados de Magisterio Delegación-IV-2, Jubilados de Base y Jubilados Confianza.

Base y Magisterio (207), Jubilados (210).

4 Registra en borrador importes por clave de la 207 (Secretaría de Educación) Burocracia Base (1108) reflejados en los reportes de cheques cancelados suma importes y registra en cédula de base importes totales correspondientes a cada clave.

5 Registra en cédula importes por clave correspondiente a la 207 (Secretaría de Educación) Magisterio, obteniendo dichos importes de la diferencia entre el resumen total contra lo que se determino en la actividad 4.

6 Registra en borrador importes por clave de la 210 (Secretaría de Administración) Jubilados de Magisterio (1505), reflejados en los reportes de cheques cancelados, suma importes y registra en cédula importes totales correspondientes a cada clave.

7 Registra en borrador importes por clave de la 210 Jubilados de Magisterio Delegación-IV-2, reflejados en los reportes de cheques cancelados, suma importes y registra en cédula importes totales correspondiente a cada clave.

8 Registra en borrador importes por clave de los 210 Jubilados de Base, reflejados en los reportes de cheques cancelados, suma importes y registra en cédula importes totales correspondientes a cada clave.

9 Registra en borrador importes por clave de los 210 Jubilados de Confianza, reflejados en los reportes de cheques cancelados sumas importes y registra en cédula importes totales correspondientes a cada clave.

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2006


2






observaciones

10 Verifica en ambas cédulas, que la suma de los importes por clave, dependencia e importe final sean los mismos importes reflejados en el resumen final de cheques cancelados, en caso de error busca diferencia y corrige, omitiendo en la suma de los importes totales de la Cédula de Burocracia Base los importes correspondientes a la 210 de Jubilados Confianza.

11 Archiva en el expediente de cheques cancelados.

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2006


3



210-SUBAP-DRR-DRCA-005 Nombre del procedimiento : Trámite para el pago de cuotas y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social.

Propósito: Reportar las cuotas obrero patronal del I.M.S.S., a la Secretaria de Planeación y Finanzas.

Alcance: Desde la solicitud de reporte al Departamento de Sistema de Nóminas hasta el envío del oficio de pago de las cuotas obrero patronal.


Políticas:

• Para la impresión de los reportes de las Cuotas obrero-patronales del I.M.S.S. deberá recibir la notificación del Departamento de Sistemas de Nóminas, de que la información esta en línea de red para su impresión.

• Determinará el pago de las Cuotas obrero-patronal del I.M.S.S., de manera mensual de acuerdo a lo

establecido en el Artículo 39 de la Ley del Seguro Social.

• Determinará el pago antes de la fecha establecida en el punto anterior, para no generar recargos y actualización.

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2006







observaciones

1 Solicita en forma económica de manera mensual, los reportes de las Cuotas Obrero – Patronal del Instituto Mexicano del Seguro Social, al Departamento de Sistema de Nóminas.

Ley del I.M.S.S.

2 Recibe notificación vía económica, para la impresión del reporte de Cuotas I.M.S.S. generado por el Departamento de Sistema de Nóminas.

Algoritmo de cálculo de Cuotas Obrero Patronal.

3 Imprime reporte de Cuota I.M.S.S. en original y fotocopias para la integración del pago correspondiente.

4 Elabora cédula de pago con importes totales correspondiente al Poder Ejecutivo y guarda en diskette.

5 Verifica importes totales contra reporte, en caso de error corrige.

6 Verifica importe total de la cédula de pago con el importe total de la cédula de Costos I.M.S.S en caso de error determina las diferencias, y reporta al Departamento de Sistema de Nóminas para su corrección.


7 Elabora oficio de solicitud de pago y envía a la Dirección de Control Financiero para su entero al Instituto Mexicano del Seguro Social, anexando, cédulas, reporte y diskette.

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2006


2



210-SUBAP-DRR-DRCA-006 Nombre del procedimiento : Información de costos Instituto Mexicano del Seguro Social.

Propósito: Informar a la Secretaría de Planeación y Finanzas del Estado, los Costos de las Cuotas al I.M.S.S., para la autorización del presupuesto.

Alcance: Desde la solicitud de los reportes hasta su envío.


Políticas:

• Para la impresión de los reportes de los Costos del I.M.S.S. deberá recibir la notificación del Departamento de Sistema de Nóminas, de que la información esta en línea de red para su impresión.

• Determinará la cédula informativa de los Costos del I.M.S.S., de manera mensual, para su envío a la

Secretaría de Planeación y Finanzas, para su registro presupuestal.

• Validará que el importe total de la cédula de Costos I.M.S.S., sea el mismo que el total del pago de las Cuotas obrero-patronales del I.M.S.S.

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2006







observaciones

1 Solicita en forma económica de manera mensual los reportes de costos I.M.S.S. al Departamento de Sistema de Nóminas.

Ley del I.M.S.S.

2 Recibe notificación en forma económica, para la impresión del reporte de Costos I.M.S.S. generado por el Departamento de Sistema de Nóminas.

Algoritmo de Calculo de Cuotas Obrero – Patronal al I.M.S.S.

3 Imprime en original y fotocopias, reporte de Costos I.M.S.S.

4 Captura cédula de Costos, con importes totales por Dependencia.

5 Verifica captura e importe total de la cédula con reportes e información de cuotas y aportaciones del I.M.S.S.

6 En caso de error determina las diferencias y reporta al Departamento de Sistema de Nóminas para su corrección.

7 Imprime cédula definitiva de Costos I.M.S.S.

8 Elabora oficio de envío de información a la Dirección de Presupuesto, anexando cédula de costos y reportes por Dependencia.

Reporte de Costos I.M.S.S.

9 Elabora oficio de envío de información a las Dependencias comunicándoles del costo patronal del I.M.S.S.

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2006


2



210-SUBAP-DRR-DRCA-007 Nombre del procedimiento : Trámite para la aplicación de la nota de crédito global al Instituto Mexicano del Seguro Social.

Propósito: Recuperar las Cuotas y Aportaciones pagadas demás al I.M.S.S., por bajas de personal.

Alcance: Desde la recepción de solicitudes de notas de crédito de las dependencias hasta el informe a las dependencias para su registro contable y presupuestal.


Políticas:

• Recibirá de las dependencias de manera oficial la solicitud de la nota de crédito a recuperar, con sus respectivos soportes.

• Revisará que la nota de crédito contenga el número de anexos solicitados como son; 01 nota de crédito,

03 juegos del cálculo del Formato Afil (06) y 02 juegos del listado de pago.

• Revisará el cálculo correcto de la Nota de Crédito a aplicar.

• Dará seguimiento al trámite ante el I.M.S.S., hasta su aplicación al pago más inmediato de las cuotas obrero patronal.

• Informará oportunamente a las Unidades de Apoyo Administrativo de la aplicación de la Nota de

Crédito.

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2006







observaciones

1 Recibe las solicitudes de notas de crédito de las Unidades de Apoyo Administrativo o equivalente de las Dependencias del Ejecutivo Estatal.

2 Revisa y elabora nota de crédito global para presentarla ante el I.M.S.S.; en caso de error informa a las Dependencias de manera económica para su corrección.

3 Presenta ante el Departamento de Emisiones del I.M.S.S., nota de crédito para su revisión y validación; en caso de error corrige.

4 Recibe nota de crédito autorizada por el I.M.S.S, con sus respectivos anexos debidamente certificados.

5 Elabora oficio de solicitud de aplicación de nota de crédito al pago más inmediato de las cuotas obrero patronal y envía a la Dirección del Control Financiero.

6 Elabora oficio comunicando a las Dependencias involucradas los importes correspondientes para su registro contable y presupuestal.

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2006


2



210-SUBAP-DRR-DRCA-008 Nombre del procedimiento : Trámite de pago del impuesto estatal del 1.5% sobre nóminas.

Propósito: Informar a la Secretaria de Planeación y Finanzas del Estado el importe a pagar del 1.5% sobre nóminas bimestralmente.

Alcance: Desde la recepción de los costos de nomina hasta el envío del oficio de pago a la Tesorería de la Secretaria de Planeación y Finanzas.


Políticas:

• Actividad sujeta a la fecha de pago del Impuesto Estatal 1.5% Sobre Nóminas, siendo este Bimestralmente.

• Informará a cada Dependencia, lo correspondiente al importe a pagar por cada una para que sean

estas las que presenten su formato DP-3 en la Sub recaudación de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

• Aplicará ajustes por cheques cancelados y reintegros en efectivo según lo solicitado en forma oficial por

cada dependencia.

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2006







observaciones

1 Recibe del Área de Informática de la Tesorería mediante oficio los costos de nómina por Dependencias.

2 Recibe del Departamento de Sistema de Nómina el resumen de costo por Dependencias de la Nómina de Complemento de Sueldos.

3 Elabora de manera quincenal un concentrado de percepciones. Formato de cédula.

4 Elabora cédula de pago acumulando las cuatro quincenas del bimestre.

5 Recibe oficios de las Dependencias con importes de cheques cancelados y reintegros de sueldos.

6 Verifica importes enviados por las Dependencias con los reportes de cheques cancelados que envía la Secretaría de Planeación y Finanzas.

7 Deduce los importes de cheques cancelados y reintegros de sueldos en la cédula de pago para determinar la base gravable.

Solicitud de la Dependencia.

8 Determina el impuesto a pagar por Dependencias, multiplicando el 1.5% sobre la base gravable.

Ley de la Hacienda Pública.

9 Imprime cédula de pago.

10 Elabora oficio de solicitud de pago a la Dirección de Control Financiero anexando la cédula correspondiente.

11 Elabora cédula informativa del impuesto por cada Dependencia.

12 Elabora oficio para cada Dependencia anexando la cédula correspondiente para los trámites administrativos correspondientes.

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2006


2



210-SUBAP-DRR-DRCA-009 Nombre del procedimiento : Descuentos vía nómina por convenios efectuados con empresas e instituciones del Gobierno del Estado.

Propósito: Aplicar descuentos por la adquisición de bienes y servicios a crédito a los empleados al servicio del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción del convenio firmado hasta el informe quincenal de las cifras de control de descuentos.


Políticas:

• Para la aplicación de descuentos vía nómina, recibirá información de las empresas y sindicatos, de acuerdo al calendario previamente establecido.

• Informará a las empresas y sindicatos los movimientos aceptados y rechazados durante la aplicación de

descuentos que se realiza de manera quincenal. • Únicamente aplicará estos descuentos vía nómina, según lo solicitado por las empresas y sindicatos.

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Hoja

2006







observaciones

1 Recibe convenio firmado entre la empresa que corresponda y el Gobierno del Estado.

Convenios de Descuentos Vía Nómina.

2 Designa número de clave y descripción para el descuento vía nómina.

3 Elabora y envía memorando para informar al Departamento de Sistema de Nóminas, la nueva clave de deducción y a partir de cuando procederán los descuentos.

4 Captura calendario de proceso de información para descuentos vía nómina.

5 Verifica captura contra calendario de emisión de nóminas y proceso de información para la emisión de nóminas.

6 Imprime definitivo del calendario de proceso de información para descuentos vía nómina en original y fotocopia y envía a las Empresa o Institución del Gobierno del Estado.

7 Elabora oficio y envía a la Empresa o Institución del Gobierno del Estado el calendario de proceso de información para descuentos vía nómina.

8 Recibe quincenalmente oficio con información de descuentos en relación anexa y disquete.

9 Envía al Departamento de Sistema de Nóminas los disquetes para su revisión.

10 Recibe del Departamento de Sistema de Nóminas los disquetes debidamente verificados.

11 En caso de error de alguno de ellos se informa de manera económica a la Empresa o Institución del Gobierno del Estado para el canje correspondiente.

12 Recibe de la Empresa o Institución del Gobierno del Estado el nuevo disquete.

13 Recibe del Departamento de Sistema de Nóminas notificación para el proceso de la información.

14 Procesa información por Empresa o Institución del Gobierno del Estado, debiendo tener cuidado de procesar primeramente las bajas y después las altas, generándose los reportes correspondientes dentro del disquete enviado por la Empresa o Institución.

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2006


2






observaciones

15 Elabora y envía oficio mediante el cual informa a las Empresas o Institución del Gobierno del Estado de los movimientos aceptados y rechazados.

16 Recibe notificación por parte del Departamento de Sistema de Nóminas que los archivos correspondientes a las cifras de control por los descuentos efectuados a favor de las distintas empresas o Instituciones de Gobierno del Estado se encuentran en línea de red para su respaldo correspondiente, en caso de error, comunica las observaciones detectadas para su corrección.

17 Elabora oficio quincenalmente en el que informa a la Empresa o Institución del Gobierno del Estado cifras de control de los descuentos efectuados realizados al personal al servicio del Gobierno del Estado.

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2006


3



210-SUBAP-DRR-DRCA-010 Nombre del procedimiento : Validación de cálculos: impuesto sobre sueldos y salarios, cuota al Instituto de Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de Chiapas e Instituto Mexicano del Seguro Social.

Propósito: Actualizar los algoritmos de cálculos de acuerdo a lo establecido en las leyes correspondientes.

Alcance: Desde la recopilación de información de modificaciones de Tablas Fiscales, SMG y Porcentajes de las Cuotas Obrero Patronales al IMSS, hasta su aplicación.


Políticas:

• Vigilará la correcta aplicación de las Tarifas aplicables para el Impuesto Sobre la Renta. • Actualizará los algoritmos de cálculos de Cuota IMSS e ISSTECH.

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2006







observaciones

1 Recibe de la Coordinación de Retenciones Fiscales a Terceros, las tarifas de los artículos 113, 114 y 115 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

2 Recopila información de modificación de salario mínimo general y porcentajes de las cuotas patronales al Instituto Mexicano del Seguro Social.

3 Realiza modificaciones en los algoritmos de cálculo y efectúa ejemplos.

4 Elabora memorándum al Departamento de Sistema de Nóminas e indica a partir de que quincena se actualizará el algoritmo de cálculo, de acuerdo al calendario estipulado para tal efecto.

5 Recibe del Departamento de Sistema de Nóminas previos de nominas.

6 Realiza cálculos de cuota I.S.S.T.E.C.H., I.M.S.S. e I.S.S.S. únicamente valida cálculos de la nómina normal, y de I.S.S.S. del Magisterio, en caso de error informa al Departamento de Sistema de Nóminas para su corrección.

7 Verifica cálculos, rubrica previos y envía al Departamento de Sistema de Nóminas.

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2006


2



210-SUBAP-DRR-DRCA-011 Nombre del procedimiento : Captura de aplicaciones, modificaciones y cancelaciones de la clave 24, recuperación de préstamos a la caja de ahorro y nóminas complementarias de préstamos y devoluciones de caja de ahorro.

Propósito: Llevar el control adecuado de las recuperaciones de préstamos a la caja de ahorro que nos solicita el Fondo de Ahorro y Préstamo FAIFAP.

Alcance: Desde la recepción de oficios de solicitud de captura hasta la entrega de los reportes correspondientes al Fondo de Ahorro y Préstamo FAIFAP.


Políticas:

• Recibe solicitudes de captura de parte del FAIFAP. • Realiza la captura de acuerdo al calendario de actividades para el proceso de la nómina.

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Hoja

2006







observaciones

1 Recibe oficio de solicitud de captura de aplicaciones, cancelaciones, modificaciones y nóminas complementarias de préstamos y devoluciones de caja de ahorro de parte del FAIFAP.

2 Captura en el Sistema de Nóminas las aplicaciones, modificaciones y cancelaciones de la clave 24, recuperación de préstamos a la caja de ahorro e imprime reportes.

Calendario de actividades para el proceso de la nómina.

3 Captura en el Sistema de Nóminas, las nóminas complementarias de préstamos y devoluciones de caja de ahorro, imprime reportes y graba el archivo en formato electrónico (dkt).

4 Elabora oficio, anexa reportes y disquete conteniendo las nóminas complementarias y turna al FAIFAP.

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2006


2



210-SUBAP-DRR-DRCA-012 Nombre del procedimiento : Verificación de cálculos de deducciones en prenóminas quincenales del personal administrativo de la nómina normal y magisterio.

Propósito: Validar que las deducciones en nómina estén correctamente calculadas para no realizar descuentos indebidos.

Alcance: Desde la recepción de las prénominas de parte del Departamento de Personal Administrativo y el Departamento de Personal del Sector Educativo hasta su entrega a los mismos con la validación correspondiente.


Políticas:

• Vigilará la correcta aplicación de las deducciones a los empleados del Gobierno del Estado. • Realizará la revisión en forma aleatoria y casos específicos.

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Hoja

2006







observaciones

1 Recibe del Departamento de Personal Educativo y Departamento de Personal Administrativo, fotocopia de las prenóminas de manera quincenal.

2 Verifica cálculos de deducciones del sector burocracia excluyendo el rubro 02 I.S.S.S. y 1602 CREDITO AL SALARIO, esta verificación se realiza en forma aleatoria y casos específicos, como son promociones, retroactivos, recategorizaciones, etc. y únicamente de las nóminas normales.

3 Verifica cálculos de deducciones del sector magisterio, esta verificación se realiza en forma aleatoria y casos específicos, como son promociones, retroactivos, recategorizaciones, etc.

4 Si existen errores de cálculos se notifica al Departamento de Sistemas para su corrección, y se entregan a los Departamentos antes mencionados, las prenóminas debidamente validadas, haciendo de su conocimiento, que se indicaron los errores al Departamento de Sistemas.

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2006


2



210-SUBAP-DRR-DRCA -013 Nombre del procedimiento : Aplicación, modificación ó cancelación de descuentos por concepto de pensión alimenticia.

Propósito: Aplicar, modificar ó cancelar los descuentos por concepto de Pensión Alimenticia a los trabajadores al servicio del Ejecutivo Estatal, a solicitud del juez en materia de alimentos.

Alcance: Desde la recepción de la orden judicial, hasta el envío del comunicado de cumplimiento de la aplicación del descuento.


Políticas:

• Para la aplicación, modificación ó cancelación de descuentos de pensión alimenticia vía nómina, deberá estar fundamentada en una orden judicial, misma que deberá ser atendida a la brevedad posible.

• Toda información recibida por concepto de pensión alimenticia, deberá ser tratada de manera

confidencial, debiéndose vigilar su estricto cumplimiento, ya que por su naturaleza son de orden público e interés social, debiendo el Estado prever las medidas y condiciones necesarias para garantizar el otorgamiento de los mismos.

• Cuando la aplicación ó modificación sea sobre un trabajador que haya causado baja del servicio,

deberá proceder a efectuarse en el padrón de bajas del sistema de nóminas, e informar al juez de la causa del cumplimiento de la solicitud.

• Solicitará la aplicación ó modificación del descuento de pensión alimenticia dentro del padrón de bajas,

en caso de que el trabajador no aparezca en la base de datos y sea interino, con la finalidad de que cuando se detecte el pago por concepto de interinato, también se refleje el descuento solicitado, por lo que elabora y envía oficio al juez de la causa notificando el cumplimiento de lo solicitado.

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2006




210-SUBAP-DRR-DRCA -013 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe oficio original de los jueces en materia de alimentos que ordenan la aplicación, modificación ó cancelación del descuento de pensión alimenticia al personal al servicio del Poder Ejecutivo Estatal.

Oficio original de Orden Judicial.

2 Realiza consulta en la base de datos del sistema de nóminas determina:

¿Aparece el descuento en la base de datos?


No, elabora y envía oficio al juez de la causa informando la improcedencia de la solicitud, dando por concluido este asunto e integra al expediente. Termina procedimiento.

3 Verifica si tiene adeudos de pensión alimenticia en las relaciones de deudores.

4 Efectúa consultas de sueldos cobrados en el sistema de nóminas y realiza el cálculo de los descuentos retroactivos.

5 Elabora formato de solicitud de aplicación, modificación ó cancelación de descuentos de pensión alimenticia.

6 Recibe reporte, verifica, corrige, valida y recaba visto bueno del Jefe del Departamento de Retenciones y Caja de Ahorro.

7 Elabora oficio de notificación de la fecha en que surtirán efectos los descuentos respectivos, así como el lugar en el que deberán cobrar las beneficiarias de alimentos y envía al juez de la causa.

8 Solicita quincenalmente al Departamento de Nóminas, autorización para la impresión de los reportes de altas, bajas, sueldos quincenales, pagos por concepto de incentivos, apoyos, bonos, aguinaldos, diferencia de sueldos, nómina de complemento de sueldos, del personal con antecedentes de pensión alimenticia, valida, corrige y coteja.

9 Atiende las inconformidades y solicitudes de información que presentan por escrito los particulares respecto de la aplicación de pensión alimenticia, verifica la procedencia o improcedencia de las mismas y realiza las gestiones necesarias para su cumplimiento.

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2006


2






observaciones

10 Elabora memorándum y envía a la Unidad de Asuntos Jurídicos de ésta Dependencia, los informes previos y justificados que solicitan los Jueces de Distrito del Consejo de la Judicatura Federal, respecto a los descuentos de pensión alimenticia aplicados al personal del Poder Ejecutivo Estatal, o para dejar sin efecto las medidas de apremio que estipula la Ley Adjetiva Civil vigente, tratándose de autoridades judiciales en el Estado.

11 Revisa y actualiza anualmente los expedientes de los casos especiales de descuentos por pensión alimenticia a cuotas fijas, derivado de los incrementos de sueldos y prestaciones autorizados al personal adscrito al Poder Ejecutivo Estatal.

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2006


3



210-SUBAP-DRR-DSN-001 Nombre del procedimiento : Generación de nóminas de los trabajadores activos y pensionados del Gobierno del Estado.

Propósito: Procesar la información de las remuneraciones y retenciones para solicitar y generar las nóminas de los trabajadores activos y pensionados del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la verificación de la información capturada por movimientos nominales y descuentos hasta el respaldo de la base datos de la nómina generada.

Responsable del procedimiento: Departamento de Sistema de Nóminas.

Políticas:

• Deberá recibir memorándum firmado por el Director de Remuneraciones y Retenciones para elaborar las nóminas normales y complementarias que se soliciten por concepto de prima vacacional, aguinaldo, pensiones, incrementos, cambios de tabla fiscal y cambios de límites de cuotas del Instituto Mexicano del Seguro Social y del Instituto de Seguridad Social de los Trabajadores del Estado de Chiapas.

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2000

Julio 2006

Enero 2007 1



210-SUBAP-DRR-DSN-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Verifica que la información de movimientos nominales de trabajadores de Dependencias, Órganos Desconcentrados y Organismos de Apoyo estatales, así como pensionados del Gobierno del Estado, capturada por el Departamento de Personal Administrativo y Departamento del Sector Educativo, sea ingresada al Sistema de Nómina correctamente.

2 Confirman los Departamentos de Personal Administrativo y del Sector Educativo la terminación del proceso de captura de los movimientos nominales en el Sistema de Nómina y determina:

¿La captura está correcta y completa?


No, solicita en forma económica a los encargados de la captura de los movimientos nominales de los Departamentos de Personal Administrativo y del Sector Educativo, realicen los cambios por las observaciones emitidas en el Sistema de Nómina. Regresa a la actividad 1.

3 Genera e imprime el reporte previo de movimientos nominales capturados.

Reporte previo de movimientos nominales.

4 Envía en forma económica a los Departamentos de Personal Administrativo y del Sector Educativo el reporte de los movimientos nominales para revisar, y en su caso corregir las inconsistencias presentadas durante la captura, y validar dicho reporte.

5 Recibe reporte de los movimientos nominales validado por los Departamentos de Personal Administrativo y del Sector Educativo en espera del proceso de retenciones.

6 Verifica que la información sobre la aplicación de descuentos por préstamos realizados por esta Dependencia y/o por Sindicatos, así como, los descuentos por créditos otorgados por empresas de servicios capturada correctamente por el Departamento de Retenciones en el Sistema de Nómina.

7 Confirma el Departamento de Retenciones, la terminación del proceso de captura de los descuentos por préstamos realizados por esta Dependencia y/o por Sindicatos, así como, los descuentos por créditos otorgados por empresas de servicios en el Sistema de Nómina y determina:

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2000

Julio 2006

Enero 2007

2






observaciones

¿La captura está correcta y completa?


No, solicita en forma económica a los encargados de la captura de los descuentos del Departamento de Retenciones, realicen los cambios por las observaciones emitidas en el Sistema de Nómina. Regresa a la actividad 6.

8 Recibe memorándum firmado por los Jefes de los Departamentos de Personal Administrativo y del Sector Educativo, y con el visto bueno del Director de Retenciones y Remuneraciones, solicitando el proceso de cálculo de la nómina correspondiente.

9 Revisa la solicitud, verifica los cambios solicitados (por concepto de prima vacacional, aguinaldo, pensiones, etc.) e implementa en el Sistema de Nómina para la ejecución del cálculo de la nómina.

10 Genera en el Sistema de Nómina, el cálculo de la nómina en proceso y de las nóminas complementarias solicitadas.

11 Imprime prenómina generada por el Sistema de Nómina y envía a los Departamentos de Personal Administrativo, del Sector Educativo y de Retenciones, así como a la Coordinación de Retenciones Fiscales a Terceros para su revisión y validación.

Prenómina (reporte de percepciones y deducciones de los movimientos nominales).

12 Recibe prenómina y determina:

¿La prenómina fue validada?


No, realiza los ajustes en el Sistema de Nómina de acuerdo a las observaciones, emite nueva prenómina y remite para validación. Regresa a la actividad 12.

13 Aplica los descuentos por pensión alimenticia a los trabajadores que estén sujetos a ese mandato judicial e imprime reporte de pensiones alimenticias aplicadas.

Reporte de pensiones alimenticias.

14 Envía en forma económica al Departamento de Retenciones, el reporte de pensiones alimenticias para que verifique y valide dicho reporte y determina:

¿El reporte de pensiones alimenticias aplicadas fue validado?

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2000

Julio 2006

Enero 2007

3






observaciones


No, recibe del Departamento de Retenciones, las inconsistencias observadas al reporte y realiza los ajustes en el Sistema de Nómina. Regresa a la actividad 14.

15 Genera el reporte de cifras de control con los importes de las percepciones y deducciones por Dependencias, Órganos Desconcentrados y Organismos de Apoyo.

Reporte de cifras de control.

16 Envía memorándum al Departamento de Personal Administrativo anexando el reporte de cifras de control y los archivos de base de datos (sumarias) generados por el Sistema de Nómina para que solicite la impresión de las nóminas, talones y cheques a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Archivos de base de datos (sumarias).

17 Respalda los archivos de base de datos en discos ópticos y prepara el Sistema de Nómina para generar la siguiente nómina.

18 Archiva los reportes, prenóminas y archivos de base de datos en el expediente respectivo.

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Hoja

2000

Julio 2006

Enero 2007

4



DIRECCIÓN DE POLÍTICA LABORAL

Departamento de Normatividad Departamento de Relaciones Laborales

Departamento de Atención a Jubilados y Pensionados

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2000




210-SUBAP-DPL-DN-001 Nombre del procedimiento : Anteproyecto de leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, lineamientos y demás disposiciones en materia laboral.

Propósito: Formular los anteproyectos de creación o modificación de la normatividad en materia laboral que propicien una relación jurídico laboral justa y equitativa entre los servidores públicos y el Poder Ejecutivo del Estado.

Alcance: Desde la solicitud hasta la entrega del anteproyecto a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado del Gobierno del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Normatividad.

Políticas:

• Para la creación o modificación de la normatividad en materia laboral deberá observar lo establecido en el marco jurídico vigente.

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2005

Julio 2006

Enero 2007 1



210-SUBAP-DPL-DN-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral, oficio de Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados solicitando la elaboración de anteproyecto de creación o modificación de la normatividad en materia laboral.

2 Analiza la solicitud y determina:

¿La creación o modificación de la normatividad es viable?


No, elabora y envía oficio firmado por el Director de Política Laboral a la instancia solicitante justificando jurídicamente la no viabilidad de la creación o modificación normativa. Termina Procedimiento.

3 Analiza el marco jurídico en el que actuará la solicitud de creación o modificación de la normatividad.

4 Elabora el anteproyecto de Ley, Reglamento, Decreto, Acuerdo, Lineamiento u otra disposición en materia laboral solicitada.

5 Presenta ante el Director de Política Laboral, el anteproyecto para su análisis, discusión, consenso y unificación de criterios a fin de emitir una propuesta final.

6 Realiza las adecuaciones correspondientes y formula el anteproyecto final.

7 Elabora oficio firmado por el Director de Política Laboral y envía anexo el anteproyecto final de creación o modificación de la normatividad en materia laboral a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado.

8 Recibe fotocopia del oficio de entrega sellado por la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado solicitante.

9 Archiva fotocopia del oficio de entrega y del anteproyecto en el expediente respectivo.

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Hoja

2005

Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBAP-DPL-DN-002 Nombre del procedimiento : Elaboración de proyecto de opinión jurídica en materia laboral.

Propósito: Brindar asesoría jurídica en materia laboral a Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la solicitud hasta la entrega del Proyecto de Opinión Jurídica en materia laboral a las Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados solicitantes.


Políticas:

• Para la elaboración del Proyecto de Opinión Jurídica de la normatividad en materia laboral deberá observar lo establecido en el marco jurídico vigente.

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Hoja

2005

Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral, oficio de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado, solicitando la emisión de opinión jurídica en materia laboral.

2 Analiza la solicitud y elabora el Proyecto de Opinión Jurídica.

3 Presenta ante el Director de Política Laboral, el Proyecto de Opinión Jurídica para su análisis, discusión, consenso y unificación de criterios a fin de emitir una propuesta final.

4 Realiza las adecuaciones correspondientes y formula el Proyecto de Opinión Jurídica final.

5 Elabora oficio firmado por el Director de Política Laboral y envía anexo el Proyecto de Opinión Jurídica en materia laboral a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado.

6 Recibe fotocopia del oficio de entrega sellado por la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado solicitante.

7 Archiva fotocopia del oficio de entrega y del Proyecto de Opinión Jurídica final en el expediente respectivo.

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Hoja

2005

Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBAP-DPL-DN-003 Nombre del procedimiento : Recopilación, análisis, síntesis y resguardo del Periódico Oficial del Estado.

Propósito: Compilar las Leyes, Reglamentos, Decretos, Acuerdos y demás disposiciones que se publiquen en el Periódico Oficial, a fin de mantener actualizada la información relativa a la normatividad jurídica aplicable en materia laboral.

Alcance: Desde la recepción de los Periódicos Oficiales hasta su archivo correspondiente.


Políticas:

• Deberá gestionar oportunamente ante la Unidad de Apoyo Administrativo la suscripción al Periódico Oficial.

• El personal asignado para recoger los ejemplares del Periódico Oficial deberá acudir los días jueves o

viernes de cada semana a las oficinas de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno.

• Deberá archivar las publicaciones de los Periódicos Oficiales por orden de prelación y con el índice

respectivo.

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2005

Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Elabora oficio que firma el Director de Política Laboral y envía a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno, designando a la persona que recogerá semanalmente el Periódico Oficial.

2 Acude al Departamento de Gobernación de la Dirección de Asuntos Jurídicos y recoge los ejemplares del Periódico Oficial que correspondan.

3 Analiza los temas contenidos en los ejemplares del Periódico Oficial y determina:

¿Se encontró algún Decreto de pensión a favor de los trabajadores del Gobierno del Estado en los ejemplares del Periódico Oficial?

Si, envía tarjeta informativa anexando relación de Decreto de pensión al Departamento responsable para su conocimiento y archiva fotocopia sellada de recibido. Termina procedimiento.

No, vuelve analizar los temas y las disposiciones normativas contenidas en los ejemplares del Periódico Oficial y determina:

¿Se encontró alguna disposición normativa en materia laboral?

Si, captura los datos del Periódico Oficial y realiza la síntesis de las disposiciones que en materia laboral sean de interés o importancia para la Dirección de Política Laboral. Continúa en la actividad 4.


4 Envía tarjeta informativa al Director de Política Laboral anexando síntesis de las disposiciones normativas de interés o importancia para la instancia.

5 Archiva los ejemplares del Periódico Oficial en el expediente respectivo para su resguardo y custodia.

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2005

Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBAP-DPL-DRL-001 Nombre del procedimiento : Expedición de licencias con o sin goce de sueldo.

Propósito: Expedir a los trabajador sindicalizados de burocracia y magisterio al servicio del Gobierno del Estado el documento denominado Licencia con o sin Goce de Sueldo para los fines que al interesado convenga.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de Licencia con o sin Goce de Sueldo hasta la entrega del documento en tiempo y forma al trabajador interesado o Sindicatos de burocracia o magisterio.

Responsable del procedimiento: Departamento de Relaciones Laborales.

Políticas:

• Para la expedición de Licencias con o sin Goce de Sueldo del Sector Burocracia deberá observar lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en las Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas.

• Para la expedición de Licencias con o sin Goce de Sueldo del Sector Magisterio deberá observar lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en el Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del personal de la Secretaría de Educación, Cultura y Salud.

• Expedirá las Licencias con o sin Goce de Sueldo a petición de los trabajadores sindicalizados al servicio del Gobierno del Estado de los Sectores Burocracia y Magisterio.

• Para la expedición de Licencias para el Sector Burocracia el trabajador deberá ser de base, contar con la antigüedad requerida y presentar su solicitud con los datos siguiente: nombre del interesado, fecha de ingreso, Dependencia o lugar de adscripción, categoría, Municipio, cantidad de días a solicitar, fecha a partir de la cual pretende gozar del derecho, firma del interesado, visto bueno de su Jefe superior inmediato y presentarla con un mínimo de 3 días hábiles de anticipación a la fecha en que pretenda gozar el derecho. Para la expedición de Licencias sin Goce de Sueldo el trabajador deberá anexar a todo lo anterior, Constancia de Servicio Activo expedida por la Instancia a la que se encuentre adscrito o Constancia de Mayoría expedida por la Autoridad Electoral correspondiente en el caso de ocupar un cargo de elección popular. Para la expedición de Licencias con Goce de Sueldo para realizar trámites prejubilatorios, el trabajador deberá anexar la Constancia de Antigüedad.

• Para la expedición de Licencias para el Sector Magisterio el trabajador deberá ser de base y presentar su solicitud con los datos siguiente: nombre del interesado, fecha de ingreso, Dependencia o lugar de adscripción, categoría, Municipio, cantidad de días a solicitar, fecha a partir de la cual pretende gozar del derecho, firma del interesado, visto bueno de su Jefe superior inmediato y presentarla con un mínimo de 3 días hábiles de anticipación a la fecha en que pretenda gozar el derecho.

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2005

Julio 2006

Enero 2007 1



210-SUBAP-DPL-DRL-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral, oficio de solicitud del trabajador interesado o los Sindicatos de burocracia o magisterio para la expedición de Licencia con o sin Goce de Sueldo anexando documentación soporte.

2 Analiza la solicitud y verifica la documentación soporte y determina:

¿Los datos de la solicitud y la documentación soporte están completos?


No, elabora oficio notificando al interesado la imposibilidad de expedir la Licencia con o sin Goce de Sueldo por no contar con la antigüedad requerida o documentación necesaria. Termina procedimiento.

3 Elabora Licencia con o sin Goce de Sueldo y turna al Jefe del Departamento para su revisión.

4 Revisa el Jefe del Departamento, la Licencia con o sin Goce de Sueldo y determina:

¿La Licencia está correcta?

Si, el Jefe del Departamento firma la Licencia. Continúa con la actividad 5.

No, recibe del Jefe del Departamento, la Licencia para realizar las correcciones respectivas. Regresa a la actividad 3.

5 Envía el Jefe del Departamento, en forma económica al Director de Política Laboral, la Licencia con o sin Goce de Sueldo para su firma de autorización.

6 Recibe del Director de Política Laboral, Licencia con o sin Goce de Sueldo debidamente autorizada.

7 Entrega Licencia con o sin Goce de Sueldo al trabajador interesado o al personal enviado por los Sindicatos de burocracia o magisterio y firma de recibida fotocopia de la misma.

8 Archiva fotocopia de la Licencia firmada de recibido y la documentación soporte en el expediente respectivo.

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2005

Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBAP-DPL-DRL-002 Nombre del procedimiento : Expedición de constancias de antigüedad laboral.

Propósito: Expedir a los trabajadores de burocracia y magisterio al servicio del Gobierno del Estado el documento denominado Constancia de Antigüedad Laboral para los fines que al interesado convenga.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de Constancia de Antigüedad Laboral hasta la entrega del documento en tiempo y forma al trabajador o Dependencia interesada.

Responsable del procedimiento: Departamento de Relaciones Laborales.

Políticas:

• Para la expedición de las Constancias de Antigüedad Laboral del Sector Burocracia deberá observar lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en las Condiciones Generales de los Trabajadores de Base al Servicio del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas.

• Para la expedición de Constancias de Antigüedad Laboral del Sector Magisterio deberá observar lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, así como en el Reglamento de las Condiciones Generales de Trabajo del personal de la Secretaría de Educación, Cultura y Salud.

• Expedirá las Constancias de Antigüedad Laboral a petición de los trabajadores al servicio del Gobierno del Estado de los Sectores Burocracia y Magisterio.

• Para la expedición de Constancias para el Sector Burocracia el trabajador presentará documentación original del nombramiento de base o de confianza, tres talones de cheques por año (preferentemente de los meses de enero, julio y diciembre), credenciales, reconocimientos, oficios de permisos, vacaciones u otros. Deberá presentar su solicitud haciendo referencia de la fecha en que el trabajador inició la prestación de sus servicios con la Dependencia o Entidad de que se trate.

• Para la expedición de Constancias para el Sector Magisterio el trabajador presentará Constancia de Servicio Activo, relación de años de servicio y fotocopia de la Credencial de Elector. Deberá presentar su solicitud con un mínimo de 3 días hábiles de anticipación, haciendo referencia de la fecha en que el trabajador inició la prestación de sus servicios con la Dependencia o Entidad de que se trate.

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2005

Julio 2006

Enero 2007 1



210-SUBAP-DPL-DRL-002 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe de la Dirección de Política Laboral, oficio de solicitud del trabajador o Dependencia interesada para la expedición de Constancia de Antigüedad Laboral anexando documentación soporte.

2 Analiza la solicitud y verifica la documentación soporte y determina:

¿La documentación soporte comprueba la relación laboral del trabajador durante el periodo que solicita?


No, llena formato de Solicitud de Préstamo de Expediente al Archivo Central.

3 Acude al Archivo Central y revisa el expediente del trabajador interesado y determina:

¿Localizó documentación soporte que compruebe la relación laboral del trabajador?


No, comunica por escrito al interesado que no se encontró documentación que compruebe la antigüedad de la relación laboral por lo que no es procedente otorgar la constancia correspondiente. Termina procedimiento.

4 Verifica que la documentación del expediente corresponda al trabajador interesado y compruebe su antigüedad laboral.

5 Elabora Constancia de Antigüedad Laboral asentando el nombre del empleado, fecha de su ingreso, tipo de plaza, categoría y su adscripción; en caso de ser personal de base, deberá citar la fecha en que se le otorgó el nombramiento con esa calidad; envía a firma del Jefe del Departamento.

6 Envía en forma económica al Director de Política Laboral, la Constancia de Antigüedad Laboral para su firma de autorización.

7 Recibe del Director de Política Laboral, Constancia de Antigüedad Laboral debidamente autorizada.

8 Entrega Constancia de Antigüedad Laboral al trabajador interesado o al personal enviado por la Dependencia y firma de recibido fotocopia de la misma.

9 Archiva fotocopia de la Constancia firmada de recibido y la documentación soporte en el expediente respectivo.

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2005

Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBAP-DPL-DAJyP-001

Nombre del procedimiento: Verificación física de la existencia de los pensionados del Gobierno del Estado.

Propósito: Constatar la existencia física de los pensionados del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la solicitud de los listados nominales analítico y domiciliario de pensionados de los sectores burocracia y magisterio del Gobierno del Estado hasta la actualización de los listados nominales analíticos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Atención a Jubilados y Pensionados.

Políticas:

• Deberá realizarse dos veces al año la verificación física de la existencia del personal pensionado del

Gobierno del Estado, como lo dispone el Art. 367, frac. VIII del Código de la Hacienda Pública. • Los pensionados que no hayan cumplido con la verificación en el periodo establecido deberán

realizarla directamente en el Departamento solicitando la hoja de liberación del cheque que les fue retenido y con la cual podrán solicitarlo en el Departamento de Nómina de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

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2000

Julio 2006

Enero 2007 1







observaciones

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Elabora memorándum para firma del Director de Política Laboral y envía a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones solicitando listado nominal analítico y listado domiciliario de pensionados de los sectores burocracia y magisterio del Gobierno del Estado. Recibe listado nominal analítico y listado domiciliario de pensionados a través de memorándum de la Dirección de Remuneraciones y Retenciones. Revisa listado nominal analítico y listado domiciliario de pensionados y determina: ¿Los pensionados relacionados en los listados residen en Tuxtla Gutiérrez, Berriozabal y Copoya? Si, elabora listado domiciliario zonificado de pensionados de burocracia y magisterio. Continúa con la actividad 4. No, continúa con la actividad 6. Elabora formatos de actas de verificación física de existencia del personal pensionado para distribuir a los verificadores. Elabora circular firmada por el Director de Política Laboral dirigida a los pensionados de los sectores burocracia y magisterio y envía mediante oficio al Departamento de Nóminas de la Secretaría de Planeación y Finanzas a fin de anexar dicha circular a los talones de cheque de sueldos de los pensionados, dando a conocer el periodo de verificación domiciliaria en los municipios de Tuxtla Gutiérrez, Berriozabal y Copoya. Continúa con la actividad 8. Envía oficio firmado por el Director de Política Laboral y circular dirigida a los pensionados, así como formato de acta de verificación física y envía a las Coordinaciones Regionales de Recaudación de la Secretaría de Planeación y Finanzas quienes a su vez distribuirán a las Delegaciones de Ingresos, notificando el periodo de verificación de pensionados de los sectores burocracia y magisterio que residan en los Municipios bajo su circunscripción, así como la fecha límite para devolver las actas de verificación debidamente certificadas.

Listado nominal analítico y listado domiciliario de pensionados. Listados domiciliarios zonificados de pensionados de burocracia y magisterio. Formatos de actas personalizadas de verificación física de existencia.

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2000

Julio 2006

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observaciones

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14

Los verificadores realizan la inspección física del pensionado en las Delegaciones de Ingresos o según el caso en el domicilio del pensionado. Continúa con la actividad 9. Los verificadores realizan la inspección física del pensionado en el domicilio del pensionado y determina: ¿El verificador localizó al pensionado? Si, continúa con la actividad 9. No, después de realizar una visita más al pensionado y no encontrarlo en su domicilio, se le notificará vía telefónica o se dejará una nota informando la fecha en que se realizará una nueva visita ó se le informará que debe pasar a las oficinas del Departamento para firmar el formato de acta de verificación física. Recibe reporte de actividades y formatos de actas de verificación física debidamente requisitados por parte de los verificadores del Departamento y de las Coordinaciones Regionales de Recaudación. Analiza reportes de actividades y formatos de actas de verificación física recibidas y elabora informe mensual de verificaciones locales. Elabora memorándum y envía anexo los formatos de actas de verificación física al Director de Política Laboral para su firma. Recibe del Director de Política Laboral los formatos de actas de verificación física debidamente firmadas. Elabora reporte de actas por cada Municipio con los datos obtenidos de los formatos de actas de verificación física de pensionados. Coteja el reporte de actas por Municipio con el listado nominal analítico y determina:

Reporte de actividades.

Reporte de actas por Municipio.

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2000

Julio 2006

Enero 2007 3



210-SUBAP-DPL-DAJyP-001 Descripción del procedimiento



observaciones

15

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18

¿El pensionado no localizado vive? Si, continúa con la actividad 15. No, en el memorándum que se envía en la actividad 15, se solicita dar de baja en la nómina respectiva a los pensionados fallecidos para dejar de emitir los cheques de sueldos correspondientes. Elabora memorándum firmado por el Director de Política Laboral, comunicando a la Dirección de Remuneraciones y Retenciones los datos de los pensionados que no cumplieron con la verificación física solicitando la retención de sus cheques de sueldos. Recibe al pensionado no verificado en las oficinas del Departamento, que solicita la liberación del cheque de sueldo. Realiza la verificación física del pensionado al que se le retuvo el cheque llenando el formato de acta de verificación correspondiente y entregando hoja de liberación dirigida al Director de Remuneraciones y Retenciones para gestionar la liberación y el pensionado pueda recibir su cheque de sueldo retenido. Integra las actas de verificación física de los pensionados de los sectores de burocracia y magisterio anexando listado nominal analítico y domiciliario actualizado, así como los reportes de actas por municipio y archiva en el expediente respectivo.

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Julio 2006

Enero 2007 4



SUBSECRETARÍA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

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2000

Julio 2006 Enero 2007 H



DIRECCIÓN DE PATRIMONIO

Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes

Departamento de Almacenes y Suministros

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2000

Julio 2006 Enero 2007 H1



210-SUBRMS-DP-DBMI-001 Nombre del procedimiento : Adquisición de Inmuebles vía compra-venta.

Propósito: Dar de Alta dentro del Padrón de Inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos inmuebles que se adquieran vía compra-venta a solicitud de los organismos de la Administración Centralizada.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada remite la solicitud y el Expediente Técnico de Propiedad del bien que se pretende adquirir, hasta el alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.

Responsable del procedimiento: Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles.

Políticas:

• La adquisición de bienes inmuebles, en todos los casos, se realizará por medio de la Secretaría de Administración.

• Anexo a la solicitud de adquisición de un bien inmueble, los organismos de la Administración

Centralizada deberán remitir a la Secretaría de Administración el Expediente Técnico de Propiedad, debidamente integrado.

• En la solicitud, se deberá justificar ampliamente la necesidad que se tiene de adquirir un bien inmueble.

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2000




210-SUBRMS-DP-DBMI-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe solicitud por parte de los organismos de la Administración Centralizada que requieran adquirir un bien inmueble, debiendo justificar la necesidad de adquirir el bien anexando el Expediente Técnico de Propiedad que contendrá:

1) Cédula de Avalúo Catastral y Comercial.

2) Superficie.

3) Ubicación.

4) Certificado de Libertad o Gravamen.

5) Antecedentes de propiedad del inmueble (Escritura Pública).

6) Historia traslativa de dominio.

Ley Orgánica de la Administración Publica del Estado de Chiapas.

Lineamientos para el Registro y Control de Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas.

2 Analiza y, en su caso, emite Dictamen de viabilidad de adquisición del inmueble.

3 Solicita a la Unidad de Apoyo Jurídico que realice los trámites de compra-venta del bien inmueble así como la protocolización ante Notario Público.

4 Recibe de la Unidad de Apoyo Jurídico original de la Escritura Pública del inmueble adquirido, debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, del Distrito Judicial que le corresponda

5 Integra la Escritura Pública original al Expediente Técnico de Propiedad del inmueble al que se le asigna un número de control.

6 Procede a la captura del Expediente Técnico de Propiedad del inmueble en el Sistema de control patrimonial SISBIEN, y turna al archivo para su guarda y custodia.

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2000


2



210-SUBRMS-DP-DBMI-002 Nombre del procedimiento : Adquisición de inmuebles vía donación.

Propósito: Dar de alta dentro del Padrón de Inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo, aquellos que se adquieran, vía donación.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada remiten a esta Secretaría la solicitud y el Expediente Técnico de Propiedad hasta el alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.


Políticas:

• La adquisición de bienes inmuebles, en todos los casos, se realizará por medio de la Secretaría de Administración.

• Anexo a la solicitud de adquisición de un bien inmueble, los organismos de la Administración

Centralizada deberán remitir a la Secretaría de Administración el Expediente Técnico de Propiedad, debidamente integrado.

• Los organismos de la Administración Centralizada en su solicitud debe justificar ampliamente la

necesidad que tiene de adquirir un bien inmueble.

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observaciones

1 Recibe solicitud de los organismos de la Administración Centralizada para adquirir vía donación un bien inmueble, con el Expediente Técnico anexo, que contendrá lo siguiente:


2) Superficie.

3) Ubicación Certificado de Libertad o Gravamen.





2 Analiza el Expediente Técnico y, en su caso, emite Dictamen de viabilidad para adquirir vía donación el inmueble propuesto.

3 Recibe el Acta de Donación, debidamente suscrita y revisa que contenga todos los elementos técnicos del inmueble.

4 Turna a la Unidad de Apoyo Jurídico para revisión y validación de la misma y en su caso, se procede a la protocolización ante Notario Público.

5 Recibe de la Unidad de Apoyo Jurídico, el original de la Escritura Pública del inmueble adquirido, debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, del Distrito Judicial que le corresponda.


7 Procede a la captura del Expediente Técnico de Propiedad del inmueble en el Sistema de control patrimonial SISBIEN, y lo turna al archivo para su guarda y custodia.

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2



210-SUBRMS-DP-DBMI-003 Nombre del procedimiento : Adquisición de Inmuebles vía permuta.

Propósito: Dar de alta dentro del Padrón de Inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos que se adquieran, vía permuta.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada remiten su solicitud y el Expediente Técnico de Propiedad del bien que vaya a ser adquirido hasta el alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.


Políticas:

• La Secretaría, previo acuerdo y acreditamiento de causa justificada, podrá adquirir un bien y desincorporar otro de su propiedad vía permuta, con la autorización del H. Congreso del Estado.

• Los organismos de la Administración Centralizada deberán integrar el Expediente Técnico de Propiedad correspondiente, remitiéndolo a la Secretaría de Administración, anexo a la solicitud de permutar un bien inmueble propiedad del Gobierno del Estado por otra propiedad de un tercero.

• Los organismos de la Administración Centralizada, en su solicitud deberán justificar ampliamente la necesidad y las ventajas de permutar un bien por otro.

• La Dirección de Patrimonio a través del Departamento de Bienes Muebles e Inmuebles será la responsable de solicitar a la Secretaría de Gobierno se inicie el procedimiento de desincorporación de acuerdo a lo descrito en el presente Manual.

• Será responsabilidad del nuevo propietario, la protocolización del bien inmueble desincorporado, así como el de cubrir todos los gastos legales que ocurran.

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observaciones

1 Recibe solicitud de los organismos de la Administración Centralizada para realizar la adquisición de un bien inmueble por medio de permuta anexando Expediente Técnico, que contendrá lo siguiente:


2) Superficie.






2 Analiza el Expediente Técnico y en su caso, emite Dictamen de viabilidad para permutar el inmueble propuesto.

3 Inicia la desincorporación de bienes inmuebles según el procedimiento correspondiente.

4 Con el original del Decreto de Desincorporación, procede a protocolizar ante Notario Público el bien inmueble adquirido.

5 Recibe de la Unidad de Apoyo Jurídico el original de la Escritura Pública del inmueble adquirido, debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio, del Distrito Judicial que le corresponda.



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2000


2



210-SUBRMS-DP-DBMI-004 Nombre del procedimiento : Adquisición de inmuebles vía adjudicación.

Propósito: Dar de alta dentro del Padrón de Inmuebles Propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos que se adquieran, vía adjudicación.

Alcance: Desde que la Secretaría de Planeación y Finanzas remite Expediente Técnico de Propiedad del bien inmueble hasta el alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.


Políticas:

• La Secretaría de Planeación y Finanzas remitirá a la Secretaría de Administración, el Expediente Técnico de Propiedad y la Escritura Pública debidamente inscrita al Registro Público de la Propiedad, de los inmuebles adjudicados a través de un procedimiento administrativo de ejecución para hacer efectivos créditos fiscales, a personas físicas o morales.

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2000







observaciones

1 Recibe de la Secretaría de Planeación y Finanzas original de Escritura Pública a favor de Gobierno del Estado del bien inmueble adjudicado y del Expediente Técnico de Propiedad, que contendrá lo siguiente:


2) Superficie.







Código de Hacienda Pública del Estado de Chiapas.


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2



210-SUBRMS-DP-DBMI-005 Nombre del procedimiento : Adquisición de inmuebles vía dación en pago.

Propósito: Dar de alta en el Padrón de Inmuebles Propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos que se adquieran, vía dación en pago.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada solicitan la aceptación de un bien inmueble en pago por deudas contraídas por parte de personas físicas o morales a favor del Gobierno del Estado, hasta el Alta en el Padrón de Inmuebles del Estado.


Políticas:

• La Secretaría de Administración, a través de la Dirección de Patrimonio, con fundamento en el Título Cuarto del Código Civil para el Estado de Chiapas, podrá recibir la cesión de bienes inmuebles en pago de las deudas contraídas por personas físicas o morales, a favor del Gobierno del Estado.

• Los organismos de la Administración Centralizada deberán remitir la documentación que debe contener

el Expediente Técnico de Propiedad, a la Secretaría de Administración.

• La protocolización del bien inmueble ante Notario Público, será responsabilidad del deudor, así como todos los gastos que se generen con la entrega de dicho inmueble.

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2000







observaciones

1 Recibe solicitud de los organismos de la Administración Centralizada para que se acepte un bien inmueble en pago por deudas contraídas a favor del Gobierno del Estado, por parte de personas físicas o morales, anexando Expediente Técnico de Propiedad, que contendrá lo siguiente:


2) Superficie.






2 Analiza el Expediente Técnico de Propiedad y, en su caso, emite Dictamen de viabilidad para adquirir vía dación en pago el inmueble propuesto.

3 Procede a la firma del convenio por el cual recibe en pago el bien inmueble y posteriormente la protocolización ante Notario Público.



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2



210-SUBRMS-DP-DBMI-006 Nombre del procedimiento : Adquisición de inmuebles vía expropiación por causa de utilidad pública.

Propósito: Dar de alta dentro del Padrón de Inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo del Estado, aquellos que se adquieran, vía Expropiación por Causa de Utilidad Pública.

Alcance: Desde que se recibe el Dictamen de Factibilidad de Expropiación hasta que se da de alta en el Padrón de Inmuebles.


Políticas:

• Será responsabilidad de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno, remitir a la Dirección de Patrimonio de la Secretaría de Administración, el original de la Publicación del Periódico Oficial del Estado que contenga el Acuerdo expropiatorio y el protocolo original de la ocupación pública y pacífica debidamente inscritos en el Registro Público de la propiedad y del Comercio del Distrito Judicial a que corresponda.

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2000







observaciones

1 Integra el Expediente Técnico de Propiedad del bien inmueble a expropiar con los documentos que recibe de la Secretaría de Obras Públicas y Vivienda que serán los siguientes:

1) Nombre del organismo de la Administración Centralizada o Ayuntamiento promovente.

2) Nombre del predio a expropiar.

3) Ubicación.

4) Superficie.

5) Uso y Destino de Suelo.

6) Levantamiento Topográfico.

7) Fotocopia del Dictamen de Factibilidad de Expropiación de Bienes Inmuebles.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas Ley de Expropiación del Estado de Chiapas Lineamientos para el Registro y Control de Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas.

2 Recibe de la Unidad de Apoyo Jurídico de esta Secretaría, para su validación técnica, el original de la Iniciativa de la Publicación del Acuerdo Expropiatorio, y determina:

¿Es correcta la iniciativa de Publicación en los términos del Expediente Técnico de Propiedad?

No, remite a la Unidad de Apoyo Jurídico las observaciones correspondientes para su corrección.

Sí, valida y envía a la Unidad de Apoyo Jurídico.

3 Recibe de la Secretaría de Gobierno el original de la publicación en el Periódico Oficial del Estado del Acuerdo Expropiatorio del Bien Inmueble.

4 Participa a petición de la Secretaría de Gobierno, en la ocupación pública y pacífica del inmueble expropiado, ante la fe del Notario Público.

5 Solicita a la Dirección del Registro Público de la Propiedad y del Comercio copia certificada de la inscripción del Periódico Oficial del Estado que contiene la Publicación del Acuerdo Expropiatorio, el cual es integrado al Expediente Técnico de Propiedad del inmueble.

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2000


2






observaciones

6 Recibe de la Secretaría de Gobierno, original del protocolo de la fe de ocupación pública y pacífica del bien inmueble expropiado, el cual es integrado al Expediente Técnico de Propiedad, al que se asigna un número de control.


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3



210-SUBRMS-DP-DBMI-007 Nombre del procedimiento : Asignación de un bien inmueble mediante acta de entrega-recepción o contrato de comodato.

Propósito: Llevar el control de los inmuebles asignados a los organismos de la Administración Centralizada, Ayuntamientos Municipales y Organizaciones Sociales para el desempeño de sus funciones.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de apoyo, hasta la asignación del bien inmueble por medio de la firma del acta o contrato, según corresponda.


Políticas:

• Se firmará Acta de Entrega Recepción cuando se asigne un inmueble a las Dependencias que integran la Administración Pública Centralizada.

• El Contrato de Comodato se firmará cuando se otorgue a las Entidades, Ayuntamientos u

Organizaciones Sociales, en este último caso será requisito indispensable que el uso que se de al inmueble sea de interés social.

• El contrato de comodato deberá contener, entre otros, el uso y destino que se dará al inmueble y la

vigencia del contrato.

• El Comodatario se obliga a la rehabilitación, mantenimiento, reparación y pago de servicios del bien inmueble objeto del Contrato, durante el tiempo que dure su vigencia.

• La Dirección de Patrimonio tendrá en todo momento la facultad de realizar verificaciones físicas al

inmueble, para asegurarse de que se cumpla el objeto para el que fue asignado.

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2000







observaciones

1 Recibe la solicitud de los organismos de la Administración Centralizada, Ayuntamientos u Organismos Sociales indicando el bien inmueble que es de su interés, así como el objeto para el que va a ser utilizado.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas Lineamientos para el Registro y Control de Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas. Código Civil para el Estado de Chiapas.

2 Analiza el Expediente Técnico de Propiedad del inmueble solicitado, verificando la disponibilidad del mismo.

3 Elabora Tarjeta de Acuerdo a la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios de la Secretaría de Administración solicitando instrucciones y determina:

¿Es factible la asignación?

No, envía oficio de respuesta al promovente negando lo solicitado y archiva fotocopia en el Expediente Técnico de Propiedad del inmueble.

Sí, elabora el Contrato o Acta de Entrega-Recepción de que se trate.

4 Envía el Acta o Contrato a la Unidad de Apoyo Jurídico de la Secretaría de Administración, para su análisis y validación.

5 Remite al promovente para la firma al calce y margen, el Contrato o Acta de Entrega-Recepción en tres tantos originales.

6 Recibe del organismo promovente el Contrato o Acta de Entrega-Recepción debidamente firmado.

7 Una vez firmado el Contrato o Acta de Entrega-Recepción, elabora oficio turnando un tanto original a los organismos de la Administración Centralizada, Ayuntamientos u Organismos Sociales para constancia de la asignación del inmueble.

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2000


2






observaciones

8 Integra los dos tantos originales restantes al Expediente Técnico de Propiedad del inmueble que obra en el archivo para su guarda y custodia.

9 Modifica los datos en el SISBIEN, con los datos del Organismo a quien se le asignó el bien.

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2000


3



210-SUBRMS-DP-DBMI-008 Nombre del procedimiento : Desincorporación de bienes inmuebles vía compra-venta, donación o permuta.

Propósito: Transferir la propiedad de Bienes Inmuebles a través de su enajenación (Compra-Venta, Donación o Permuta).

Alcance: Desde que se recibe la solicitud del promovente hasta la protocolización del Bien Inmueble desincorporado y la baja correspondiente del Padrón de Inmuebles.


Políticas:

• Se analizará el uso y destino que se dará al inmueble, debiendo privilegiarse en todo momento el beneficio público y social.

• La Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno integrará el Expediente Administrativo

de Desincorporación, llevando a cabo todos los trámites legales y administrativos que resulten hasta la publicación en el Periódico Oficial del Estado.

• Será responsabilidad del promovente la protocolización del Bien Inmueble que se desincorpora, ante el

Notario Público de su preferencia así como el de cubrir todos los gastos legales que ocurran.

• Toda desincorporación de Bienes Inmuebles propiedad de Gobierno del Estado, deberá ser autorizada por el H. Congreso del Estado.

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2000







observaciones

1 Recibe la solicitud indicando el bien inmueble que le interesa, así como el uso al que va a ser destinado.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Lineamientos para el Registro y Control de Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas.

2 Analiza el Expediente Técnico de Propiedad del inmueble solicitado, verificando la disponibilidad del mismo.

3 Elabora Tarjeta de Acuerdo a la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios de la Secretaría de Administración para instrucciones y determina:

¿Es factible la desincorporación?

No, elabora oficio de respuesta al promovente negando lo solicitado y se archiva en el Expediente Técnico de Propiedad del inmueble.

Sí, elabora oficio solicitando a la Secretaría de Obras Públicas y Vivienda el Dictamen Técnico de Factibilidad de Uso de Suelo y el Levantamiento Topográfico.

4 Recibe de la Secretaría de Obras Públicas y Vivienda el Dictamen de Factibilidad de Uso de Suelo y el Levantamiento Topográfico del inmueble a desincorporar, en el que se señala la superficie real con que cuenta el inmueble.

5 Solicita a la Secretaría de Gobierno, se inicie el Procedimiento Administrativo de Desincorporación por Enajenación (Compra-Venta, Donación o Permuta) anexando los siguientes documentos:

1) Fotocopia simple de la solicitud de desincorporación.

2) Fotocopia simple del documento que acredite la propiedad del inmueble a favor de Gobierno del Estado (Escritura Pública, Periódico Oficial del Estado, Contrato de Donación, etc.)

3) Original del Dictamen Técnico de Factibilidad de Uso de Suelo emitido por la Secretaría de Obras Públicas y Vivienda.

4) Fotocopia simple del Levantamiento Topográfico.

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2000


2






observaciones

6 Recibe de la Secretaría de Gobierno la Iniciativa de Decreto de Desincorporación del Bien Inmueble para su validación técnica, analiza y determina:

¿Es correcta la Iniciativa de Decreto?

No, elabora memorándum con las observaciones correspondientes para su corrección.

Sí, valida y envía a la Unidad de Apoyo Jurídico.

7 Recibe de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno, el original de la publicación en el Periódico Oficial del Estado del Decreto de Desincorporación.

8 Remite al promovente fotocopia simple del Periódico Oficial del Estado que contiene la publicación del Decreto de Desincorporación para que este proceda a su protocolización.

9 Solicita al promovente fotocopia simple del Instrumento legal de la protocolización del bien inmueble desincorporado, debidamente inscrito en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio del Distrito Judicial al que corresponda, para proceder a su baja dentro del Sistema de control patrimonial SISBIEN, remitiendo dicho documento al Expediente Técnico de Propiedad del archivo para su guarda y custodia.

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2000


3



210-SUBRMS-DP-DBMI-009 Nombre del procedimiento : Control y registro de obras terminadas que modifiquen los bienes inmuebles propiedad del Poder Ejecutivo de Estado.

Propósito: Actualizar el Padrón de Inmuebles, con los datos de las obras terminadas.

Alcance: Desde que los organismos de la Administración Centralizada ejecutores de obra, remiten el Aviso de terminación de Obra y fotocopia de la Cédula de Transferencia hasta la modificación en el Padrón de Inmuebles.


Políticas:

• Los organismos de la Administración Centralizada ejecutores de obra deberán remitir a la Dirección de Patrimonio de la Secretaría de Administración en términos de la norma 2.6.2.3. (Registro de Operaciones) de la Normatividad Contable y Financiera del Subsistema de Egresos 2005 en el apartado de Registro de Obras Terminadas, el Aviso de terminación de Obra y fotocopia de la Cédula de Transferencia de la obra al Organismo encargado de su administración, que contendrá, entre otros, los siguientes datos: nombre del ente encargado de la administración del bien, Ubicación del inmueble, Descripción de la obra y Costo de la obra.

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2000







observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada ejecutores de obra, una vez que ésta haya entregado la obra al Organismo encargado de su operación, el aviso de terminación de obra y fotocopia de la Cédula de Transferencia de la obra.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. Lineamientos para el Registro y Control de Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas. Normatividad Contable y Financiera del Subsistema de Egresos 2005 en el apartado de Registro de Obras Terminadas.

2 Formaliza la asignación del bien inmueble al Organismo encargado de su operación, mediante Acta de Entrega-Recepción o Contrato de Comodato, de acuerdo a lo descrito en los procedimientos correspondientes.

3 Modifica los datos en el Sistema de control patrimonial SISBIEN, integrando la documentación descrita en el primer punto al Expediente Técnico de Propiedad y lo turna al archivo para su guarda y custodia.

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2000


2



210-SUBRMS-DP-DBMI-010 Nombre del procedimiento : Enajenación vía contrato de donación de los bienes muebles y equipo dados de baja a organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

Propósito: Apoyar a los Ayuntamientos Municipales y Asociaciones Civiles del Estado, en el desarrollo de sus actividades.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de donación (por parte de Ayuntamientos o Asociaciones Civiles), hasta la entrega el bien al Beneficiario.


Políticas:

• Toda donación quedará sujeta a la existencia de mobiliario y equipo en los Almacenes Generales de Gobierno.

• Para la autorización de donaciones se observará lo dispuesto en el decreto 191 publicado en el

Periódico Oficial No. 175 de fecha 05 de junio del año 2003.

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2000







observaciones

1 Recibe solicitud de donación, en caso de ser una Asociación Civil anexa fotocopia del documento que acredite su personalidad, identificación oficial del representante legal y comprobante de domicilio, y si es por Ayuntamientos Municipales anexa acta de mayoría de votos, acta de cabildo mediante la que se autoriza realizar el trámite e identificación oficial del representante.

Contrato de donación.

2 Verifica la existencia de los Bienes requeridos en los Almacenes Generales de Gobierno y determina:

¿Se encuentran Disponibles?

No, la Dirección de Patrimonio emite oficio al peticionario que por el momento no es posible atender su solicitud.

Sí, turna tarjeta de acuerdo a la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios Generales.

3 Recibe instrucción de la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios Generales y verifica:

¿La Resolución del Acuerdo es positiva?

No, elabora oficio al peticionario que no es posible atender su solicitud.

Sí, autoriza al solicitante el ingreso a los Almacenes Generales de Gobierno para que determine existencias que sean de su utilidad, informando de ellos a la Dirección de Patrimonio.

4 Turna en dos tantos, a la Unidad de Apoyo Jurídico, el proyecto de Contrato para su validación y determina:

¿Es validado el contrato?

No, realiza las modificaciones y remite nuevamente a la Unidad de Apoyo Jurídico.

Sí, recaba las firmas correspondientes.

5 Envía un tanto original del Contrato de donación al solicitante, y archiva un tanto original del contrato en comento.

6 Expide oficio de autorización para el retiro de los bienes de los Almacenes Generales de Gobierno dirigido al solicitante con fotocopia al jefe del Departamento de Almacenes Generales de Gobierno, para archivo y minutario.

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2



210-SUBRMS-DP-DBMI-011 Nombre del procedimiento : Otorgamiento mediante contrato de comodato, mobiliario y equipo propiedad del Poder del Ejecutivo del Estado.

Propósito: Apoyar a Entidades, Ayuntamientos Municipales, a organizaciones sociales y productivas del Estado en el desarrollo de sus actividades.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de comodato (por parte de Ayuntamientos u Organizaciones sociales y productivas), hasta la entrega el bien al Beneficiario.


Políticas:

• El Titular del Ejecutivo del Estado a través de la Secretaría, previo acuerdo y acreditamiento de causa justificada, formalizará los contratos de comodato de los bienes muebles e inmuebles que así considere.

• Todo contrato de comodato quedará sujeto a la existencia de mobiliario y equipo en los Almacenes

Generales de Gobierno y convenios celebrados con Dependencias de la Administración Centralizada y Paraestatal.

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Hoja

2000







observaciones

1 Recibe de organizaciones sociales y productivas así como de ayuntamientos municipales solicitud por escrito de otorgamiento a través de contrato de comodato, mobiliario y equipo del Poder del Ejecutivo del Estado. Para el caso de las Organizaciones Sociales y Productivas se anexa lo siguiente: a) Fotocopia del acta constitutiva.

b) Identificación oficial del representante legal.

c) Documento que acredite su personalidad.

d) Comprobante de domicilio. Para el caso de los Ayuntamientos Municipales se requiere: a) Acta de mayoría de votos.

b) Acta de cabildo mediante la que se autoriza realizar el trámite e identificación oficial del representante.

2 Verifica y determina la existencia de los Bienes requeridos en los Almacenes Generales de Gobierno así como de los convenios contraídos con Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal y verifica:

¿Se encuentran Disponibles?

No, la Dirección de Patrimonio emite oficio al peticionario que no es posible atender su solicitud.

Sí, turna tarjeta de acuerdo a la Subsecretaría de Recursos materiales y Servicios Generales.

3 Recibe la Dirección de Patrimonio la Instrucción de la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios Generales y verifica:

¿La Resolución del Acuerdo es positiva?

No, elabora oficio al peticionario que no es posible atender su solicitud.

Sí, autoriza al solicitante el ingreso a los Almacenes Generales de Gobierno para que determine los bienes que le sean de utilidad, informando de ellos a la Dirección de Patrimonio y confirma al organismo de la Dependencia centralizada la veracidad del convenio.

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Hoja

2000


2






observaciones

4 Turna en dos tantos, a la Unidad de Apoyo Jurídico, el proyecto de Contrato para su validación y determina:

¿Es validado el contrato?

No, realiza las modificaciones y se remite nuevamente a la Unidad de Apoyo Jurídico.

Sí, procede al recabo de las firmas correspondientes.

5 Envía un tanto original del Contrato de Comodato al solicitante, y archivará un tanto original del Contrato en comento.

6 Expide oficio de autorización para el retiro de los bienes de los Almacenes Generales de Gobierno dirigido al solicitante con fotocopias para el jefe del Departamento de Almacenes Generales de Gobierno, para archivo y minutario.

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2000


3



210-SUBRMS-DP-DBMI-012 Nombre del procedimiento : Aseguramiento de bienes informáticos.

Propósito: Proteger los bienes informáticos asignados a los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal de eventos naturales y fortuitos.

Alcance: Desde que el organismo de la Administración Centralizada o Paraestatal remite a la Dirección de Desarrollo Tecnológico de la Secretaría de Administración el listado de equipo de cómputo a asegurar hasta que se comunica el importe depositado en la Secretaría de Planeación y Finanzas.


Políticas:

• La Dirección de Desarrollo Tecnológico proporcionará el listado de Bienes Informáticos.

• Dos meses antes que la póliza venza, la Dirección de Patrimonio formulará y tramitará el formato de requisición, enviándolo a la Unidad de Apoyo Administrativo, quien a su vez solicitará a la Dirección de Adquisiciones gestione la autorización del proceso licitatorio vía Comité de Adquisiciones.

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Hoja

2000







observaciones

1 Recibe de la Dirección de Desarrollo Tecnológico el listado de bienes informáticos propiedad del Ejecutivo Estatal.

Listado de equipo de cómputo asegurado debidamente validada.

Póliza original.

2 Elabora el formato de requisición de servicio en original y fotocopia. Remite el original a la Unidad de Apoyo Administrativo para su licitación, archiva fotocopia de la requisición del servicio.

3 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo de esta Secretaría, la póliza original que emite la empresa adjudicada.

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2



210-SUBRMS-DP-DBMI-013 Nombre del procedimiento : Trámite para el pago de seguros por siniestro o robo.

Propósito: Recuperar el importe de los daños de los bienes informáticos asegurados.

Alcance: Desde el informe del siniestro o robo de bienes informáticos propiedad del Gobierno del Estado hasta su baja.


Políticas:

• La Dependencia de la Administración Centralizada o Paraestatal afectado envía información respecto a los hechos solicitando la realización de los trámites ante la aseguradora que corresponda, para la cobertura del daño sufrido.

• La Dependencia de la Administración Centralizada o Paraestatal afectado debe remitir los documentos

necesarios para el trámite del pago de seguro a la Dirección de Patrimonio, mismos que se sujetarán a lo estipulado en el contrato de servicios por aseguramiento de la empresa.

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observaciones

1 Recibe de sucederse un percance o siniestro, del organismo de la Administración Centralizada o Paraestatal aviso anexando la documentación necesaria al respecto.


2 Realiza el reclamo para el pago de los daños a la Empresa Aseguradora, quien determinará la procedencia del reclamo efectuado y verifica:

¿Es procedente?

No, recibe comunicado de la aseguradora de la improcedencia para que se le notifique al organismo de la Administración Centralizada o Paraestatal correspondiente y ésta realice el procedimiento para la baja por extravío o robo.

Sí, recibe de la aseguradora la determinación del monto a pagar por los daños ocasionados y el convenio de pago.

3 Analiza el convenio propuesto por la aseguradora y determina:

¿Es correcto el convenio propuesto por la aseguradora?

Sí. Continúa con la actividad 4.

No, la Dirección de Patrimonio rechaza la propuesta a la aseguradora. Continúa con la actividad 1.

4 Remite convenio debidamente firmado a la empresa aseguradora.

5 Recibe de la empresa aseguradora el pago correspondiente.

6 Remite a la Unidad de Apoyo Administrativo de la Secretaría de Administración el cheque correspondiente al pago para su depósito a la Secretaría de Planeación y Finanzas.

7 Recibe memorándum de la Unidad de Apoyo Administrativo donde se informe del depósito realizado a Secretaría de Planeación y Finanzas por la cobertura del seguro.

8 Comunica al organismo de la Administración Centralizada o Paraestatal, del depósito en la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas por concepto de los daños que cubrió la empresa aseguradora.

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2



210-SUBRMS-DP-DBMI-014 Nombre del procedimiento : Supervisión física de mobiliario y equipo, vehículos y maquinaria pesada asignados a Dependencias y Entidades de la Administración Centralizada y Paraestatal.

Propósito: Contar con información real del mobiliario y equipo que tienen a Dependencias y Entidades de la Administración Centralizada y Paraestatal.

Alcance: Desde que se recibe la información de la alta hasta el término de la verificación física.


Políticas:

• Verificará que el mobiliario y equipo, vehículos y maquinaria pesada de las Dependencias y Entidades de la Administración Centralizada y Paraestatal estén registrados en el Registro Patrimonial Central.

• Verificará que los bienes registrados en el sistema de control patrimonial cuenten con las etiquetas que

identifiquen al bien.

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observaciones

1 Elabora programa de verificaciones físicas para visitas a las Dependencias o Entidades de la Administración Centralizada y Paraestatal.

2 Verifica físicamente el mobiliario y equipo de las Dependencias o Entidades de la Administración Centralizada y Paraestatal mediante el lector óptico de código de barras.

3 Elabora informe sobre el resultado de las verificaciones físicas y distribuye.

4 Determina la existencia de inconsistencias en las Dependencias o Entidades de la Administración Centralizada y Paraestatal verificada y determina:

¿Existen inconsistencias?

No, notifica a la Dependencia o Entidad de la Administración Centralizada y Paraestatal por medio de reporte que no se encontró inconsistencia alguna.

Sí, solicita a la Dependencia o Entidad de la Administración Centralizada y Paraestatal realice las aclaraciones correspondientes.

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2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-001 Nombre del procedimiento : Elaboración de dictámenes para adquisición de vehículos, aeronaves, vehículos fluviales, maquinaria pesada, agrícola e industrial.

Propósito: Dictaminar en base a las necesidades y características propias de cada organismo de la Administración Centralizada y Paraestatal lo procedente para la autorización de adquisición de vehículos, aeronaves, equipo fluvial, maquinaria pesada, agrícola e industrial.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud turnada por el titular, hasta el despacho del oficio de autorización firmado por el Titular de la Secretaría.

Responsable del procedimiento: Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

Políticas:

• Solicitud de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

• Expediente técnico.

• 03 Fichas técnicas.

• Autorizará dictámenes de adquisición de unidades vehiculares nuevas sólo cuando se trate de unidades por sustitución, crecimiento de programas y/o estructura de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal, de acuerdo a lo descrito en el Decreto de Presupuesto de Egresos.

• Las características en aditamentos especiales son de responsabilidad exclusive del área requirente.

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Enero 2007 1



210-SUBRMS-DP-DVMAS-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe de los diferentes Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal solicitud del Dictamen técnico para la adquisición de vehículos, aeronaves, equipo fluvial, maquinaria pesada, agrícola e industrial, la cual indicará si se está solicitando por sustitución, o crecimiento de plantilla y/o estructura, anexando los documentos que certifiquen dicho crecimiento o la baja de la unidad a sustituir.

Dictamen técnico.

Fichas técnicas.

2 Analiza la solicitud y con base en lo solicitado investiga las características de los vehículos, maquinaria y/o equipo que en el mercado satisfagan de mejor forma los requerimientos del solicitante.

3 Elabora el dictamen técnico de los vehículos, maquinaria pesada y/o equipos seleccionados y elabora cuadro comparativo de características, anexando fichas técnicas de soporte, revisa y en caso de tener errores corrige.

4 Turna a la Dirección de Patrimonio para su rúbrica y firmas de los titulares de la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios y de la Secretaría.

5 Recibe dictamen firmado y distribuye.

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Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-002 Nombre del procedimiento : Modificaciones a los dictámenes para adquisición de vehículos, aeronaves, vehículos fluviales, maquinaria pesada, agrícola e industrial.

Propósito: Modificar los dictámenes de autorización para la adquisición de vehículos, aeronaves, equipo fluvial, maquinaria pesada, agrícola e industrial a solicitud de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud enviada por los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal, hasta el despacho del oficio firmado por el Titular de la Secretaría.


Políticas:

• Solicitud de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

• 01 Ficha técnica de la unidad o unidades vehiculares propuestas.

• Exposición de motivos que justifiquen la modificación conforme a lo establecido en los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de los diferentes Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal solicitud de modificación del Dictamen técnico autorizado para la adquisición de vehículos, aeronaves, equipo fluvial, maquinaria pesada, agrícola e industrial.

Dictamen técnico.

Fichas técnicas.

2 Analiza la solicitud e investiga las características de los vehículos, maquinaria y/o equipo que en el mercado satisfagan de mejor forma los requerimientos del solicitante.

3 Elabora la modificación del dictamen técnico de los vehículos, maquinaria pesada y/o equipos fluviales seleccionados y elabora cuadro comparativo de características, anexando fichas técnicas de soporte, revisa y en caso de detectar errores corrige.

4 Turna a la Dirección de Patrimonio, para su rúbrica, firmas de los titulares de la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios y de la Secretaría.

5 Recibe dictamen firmado y distribuye.

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Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-003 Nombre del procedimiento : Alta de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado.

Propósito: Controlar el registro total de los vehículos asignados a los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde la recepción de las fotocopias certificadas hasta el procesamiento de la cédula de alta en el Sistema Central SISVEH.


Políticas:

• Recibirá para el proceso de aceptación de la cédula de alta, la fotocopia certificada que los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal envíen de la factura o documento de asignación.

• Recibirá fotocopia certificada del recibo oficial expedido por la Secretaría de Planeación y Finanzas por

concepto de emplacamiento y tenencia.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal oficio anexando fotocopia certificada por la Unidad de Apoyo Jurídico del documento que ampare la adquisición de la unidad vehicular.

2 Actualiza el Padrón Patrimonial, en el SISVEH central.

3 Archiva en su respectivo expediente la fotocopia certificada por la Unidad de Apoyo Jurídico del documento que ampare la adquisición de la unidad vehicular.

Capitulo I de las altas artículo 14. Documento certificado de la factura o documento de asignación. Manual de usuario del sistema central.

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Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-004 Nombre del procedimiento : Baja de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado por incosteabilidad en su reparación.

Propósito: Controlar el registro total de los vehículos asignados a los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde que recibe el formato de baja hasta el procesamiento de la cédula de baja en el Sistema Central SISVEH.


Políticas:

• Recibirá de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal: formato de baja, factura original para estar en posibilidades de enajenar la unidad vía donación, fotocopia certificada del recibo oficial por concepto de baja de placas emitido por la Secretaría de Planeación y Finanzas, un presupuesto de reparación, cinco fotografías de la unidad (frente, trasera, motor, lateral izquierdo y lateral derecho) y acta administrativa de incosteabilidad.

• Si los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal no manifiestan en su oficio de baja la

ubicación final de los vehículos, se entenderá que éstos ingresarán a los Almacenes Generales de Gobierno.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe cédula de baja de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal oficio anexando la documentación señalada en las políticas de este procedimiento.

2 Actualiza el Padrón Patrimonial en el SISVEH.

3 Archiva en su respectivo expediente la documentación recibida para el trámite de baja.

Capitulo II de las bajas artículo 15.

Capítulo II de las bajas artículo 17.

Manual de usuario del sistema central.

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-005 Nombre del procedimiento : Baja de vehículos en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado por sustitución de la unidad vehicular.

Propósito: Controlar el registro total de los vehículos asignados a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde que recibe el formato de baja hasta el procesamiento de la cédula de baja en el Sistema Central SISVEH.


Políticas:

• Recibirá para el procesamiento de la cédula de baja, la siguiente documentación: acta administrativa que relate los acontecimientos que dieron lugar a la sustitución, así como:

a) Del Vehículo a sustituir: formato original de baja, fotocopia certificada del recibo de baja de placas

expedido por la Secretaría de Planeación y Finanzas y, en caso de robo, fotocopia de la averiguación previa.

b) Del vehículo sustituyente: fotocopias certificadas de la factura endosada a favor del Gobierno del

Estado y fotocopia certificada del recibo oficial por concepto de emplacamiento del vehículo nombrando como propietario al Gobierno del Estado de Chiapas y resguardo vehicular que corresponda.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal, cédula de baja del vehículo a sustituir, así como cédula de alta del vehículo sustituyente, con los anexos señalados en las políticas de este procedimiento.

2 Coteja la documentación enviada con la cédula de baja y alta, verifica y determina:

¿La solicitud de las cédulas es correcta y los documentos anexos los suficientes?

No, rechaza las cédulas e informa a través de oficio a los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal que no es procedente la sustitución.

Capitulo II de las bajas artículo 15.



Si, genera las cédulas de baja y alta, modificando el estatus de solicitud a aceptación.

3 Archiva en su respectivo expediente los documentos recibidos para el trámite de baja.

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-006 Nombre del procedimiento : Baja de vehículos del padrón patrimonial por robo, extravío o perdida declarados procedentes por el Fondo de Protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.


Alcance: Desde la recepción del recibo oficial emitido por la Tesorería de Planeación y Finanzas por concepto de indemnización hasta el procesamiento de la cédula de baja en el Sistema Central SISVEH.


Políticas:

• Recibirá para el procesamiento de la cédula de baja, original del formato de baja, fotocopia certificada del recibo oficial emitido por la Tesorería de Planeación y Finanzas por concepto de indemnización por siniestro de unidad vehicular, así como de la baja de placas.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe oficio anexando el original del formato de baja, la fotocopia certificada del recibo oficial emitido por la Tesorería de Planeación y Finanzas por concepto de indemnización por parte de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

2 Procesa la baja. Continúa con la actividad 3.


Capítulo II de las bajas artículo 15, 16 y 17.

Capitulo II de los siniestros, robos o extravíos artículo 30. Manual de usuario del sistema central.

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-007 Nombre del procedimiento : Baja de vehículos del padrón patrimonial por robo, extravío o pérdida declarados improcedentes por el Fondo de Protección para Vehículos propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.


Alcance: Desde que recibe el formato de baja hasta la aceptación del proceso de la cédula de baja en el Sistema Central SISVEH.


Políticas:

• Recibirá para el proceso de aceptación de la cédula de baja, la siguiente documentación:

a) En caso de robo y pérdida total remitirá a la Secretaría de Administración fotocopia certificada del recibo oficial expedido por la Secretaría de Planeación y Finanzas por concepto de baja de placas, original del acta administrativa donde relaten los hechos que dan pie a la solicitud de baja, fotocopia del oficio donde se declare improcedente la indemnización, fotocopia de la averiguación previa y convenio de pago firmado por el resguardatario y/o responsable del vehículo robado o siniestrado, si el vehículo en chatarra es recuperable deberá solicitar el ingreso a Almacenes Generales de Gobierno.

b) Se entenderá por extravío a aquellas unidades vehiculares que causaran baja por siniestros derivados

de causas naturales o por situaciones sociopolíticas. En caso de extravío remitirá a la Secretaría de Administración fotocopia certificada del recibo oficial expedido por la Secretaría de Planeación y Finanzas por concepto de baja de placas, acta administrativa donde se relaten los hechos que dan pie a la solicitud de baja y, en su caso, fotocopia de la averiguación previa.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe formato de baja de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal oficio anexando la documentación señalada en las políticas de este procedimiento.

2 Coteja la documentación enviada con la cédula de baja en solicitud, verifica y determina:

¿La solicitud de la cédula es correcta y los documentos anexos los suficientes?

No, rechaza la cédula e informa mediante oficio a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal el por que de la improcedencia de la baja.

Capítulo II de las bajas artículo 15, 16 y 17.

Capitulo II de los siniestros, robos o extravíos artículo 30.


Si, procesa la baja. Continúa con la actividad 3.


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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-008 Nombre del procedimiento : Enajenación en subasta pública de mobiliario, equipo, vehículos y maquinaria pesada.

Propósito: Fincar las bases de la convocatoria de Subasta Pública.

Alcance: Desde que se presenta la propuesta al Comité Técnico Interinstitucional Permanente para la Enajenación en Subasta Pública de Bienes Muebles del Dominio Privado del Ejecutivo del Estado hasta el otorgamiento de la documentación a los postores a los que se adjudicará la propiedad.


Políticas:

• Avalúo de mobiliario, equipo, maquinaria pesada y vehículos.

• Publicación de la convocatoria.

• Apertura de sobres con fe de hechos ante Notario Público y a la vista de los postores.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe del Departamento de Almacenes y Suministros el levantamiento de inventarios de mobiliario y equipo, parque vehicular y maquinaria pesada susceptible de subastarse.

2 Elabora oficio circular para dar a conocer la fecha máxima para recibir en los Almacenes Generales de Gobierno, el mobiliario y equipo, los vehículos y maquinaria pesada dados de baja por los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal, simultáneamente elabora oficio de invitación a valuadores para solicitar la tasa de mobiliario y equipo, vehículos y maquinaria para subastar.

3 Redacta, apegado a los acuerdos que emanen del Comité Interinstitucional permanente para la enajenación en Subasta Pública de Bienes Muebles del dominio privado del Ejecutivo del Estado, la convocatoria y la turna a la Coordinación de Comunicación Social para su publicación en un periódico de circulación estatal y en el Periódico oficial del Estado, se transmita por radio y televisión, asimismo, se elabora oficio dirigido a la Dirección de Internet de esta Secretaría para su publicación en ese medio.

Inventario de Almacenes Generales de Gobierno.

Avalúos.

Publicación de convocatoria.

4 Recibe la inscripción de los postores, revisa que se haya cumplido con el pago ante las Delegaciones de la Secretaría de Planeación y Finanzas del pago de inscripción y se expiden los pases correspondientes para el ingreso a Almacenes Generales del Estado, entregando cédula de oferta y sobre a los postores.

5 Recibe de la Secretaría de Planeación y Finanzas recibos oficiales de los depósitos realizados de garantía correspondientes al 15% del valor inicial.

Recibo oficial de inscripciones ante la Secretaría de Planeación y Finanzas.

6 Solicita a la Unidad de Apoyo Administrativo la contratación de los servicios de un notario para dar fé de la legalidad de la subasta y de los hechos que en ella se originen.

7 Recibe las ofertas de los postores en sobre cerrado y en reunión del Comité se realiza la apertura de sobres, donde emiten los fallos de los ganadores.

8 Elabora oficio dirigido a la Coordinación de Comunicación Social solicitando la publicación del listado de postores adjudicados.

9 Recibe de los postores adjudicados los comprobantes oficiales de los finiquitos correspondientes al 85% restante del valor propuesto, emitidos por la Secretaría de Planeación y Finanzas.

10 Elabora facturas a nombre de los adjudicatarios, siendo entregadas al mismo tiempo en que se entregan los bienes.

Facturas.

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-009 Nombre del procedimiento : Asignación de vehículos y maquinaria pesada vía comodato y/o donación.

Propósito: Apoyar a H. Ayuntamientos Municipales, organizaciones sociales y productivas del Estado en el desarrollo de sus actividades cotidianas.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud hasta la entrega al solicitante del Contrato de Comodato.


Políticas:

• Procederá a la elaboración de los contratos por acuerdo superior.

• Para la autorización de donaciones se observará lo dispuesto en el Decreto 191 publicado en el Periódico Oficial No. 175 de fecha 05 de junio del año 2003.

• Tomará como referencia lo dispuesto en el Código Civil para el Estado de Chiapas.

• En caso de organizaciones, deberá presentar ante la Dirección de Patrimonio la siguiente

documentación: acta constitutiva de creación, fotocopias de acreditación de quien signa el documento y de comprobantes de domicilio de quien lo firma y de la organización.

• En caso de Presidencias Municipales, deberá presentar nombramiento oficial ante la Dirección de

Patrimonio.

• Para la renovación que exceda los plazos acordados en los contrato de comodatos, el requirente deberá presentar, con al menos treinta días de anticipación al termino establecido en el contrato, la justificación documental que corresponda a la Secretaría.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de la asociación civil, productiva o H. Ayuntamiento, la solicitud de unidades vehiculares en comodato y/o donación.

2 Analiza el oficio y determina:

Contrato de comodato y/o donación.

¿Cumple con los requisitos para que se puedan entregar la(s) unidad (es) en comodato y/o donación?

No, elabora oficio manifestando la razón de la negación de la unidad. Regresa a la actividad 1.

Si, elabora contrato de comodato o de donación cuidando que se apeguen a la normatividad establecida para tal caso.

3 Remite a la Unidad de Apoyo Jurídico anexando la propuesta del contrato de comodato y/o donación para su validación.

4 Recibe respuesta de la Unidad de Apoyo Jurídico y determina:

¿La propuesta de contrato es validada?


No, atiende las observaciones y remite nuevamente a la Unidad de Asuntos Jurídicos. Regresa a la actividad 3.

5 Envía el contrato al interesado en tres tantos originales, para su firma, quien a su vez remitirá debidamente validado y rubricado el contrato a la Dirección de Patrimonio.

6 Recaba la firma del Titular de la Secretaría y actualiza en el Sistema.

7 Envía un original del contrato de comodato y/o donación debidamente firmado al Archivo de la Dirección de Patrimonio, otro original se entrega al beneficiario y un tercer original al Archivo del Departamento de Vehículos, Maquinaria, Aeronaves y Semovientes.

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-010 Nombre del procedimiento : Verificación física de vehículos, maquinaría y semovientes propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

Propósito: Controlar de manera eficiente y eficaz los vehículos, maquinaria y semovientes asignados a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

Alcance: Desde la elaboración del cronograma de trabajo hasta la emisión del acta de resultados de supervisaría.


Políticas:

• Elaborará cronograma de trabajo.

• Supervisará números económicos aleatorios por organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

• Acta de resultados de supervisaría.

• A excepción de semovientes, los levantamientos del inventario físico se realizarán con un lector óptico.

• Computadora portátil.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Elabora cronograma anual de trabajo para la supervisión física de vehículos, maquinaria pesada y semovientes, mismo que se remitirá a la Dirección de Patrimonio para su autorización y análisis, y determina:

¿El cronograma de trabajo tiene observaciones?

Si, solventa las observaciones y propondrá, ya corregido, a la Dirección de Patrimonio.

No, elabora con quince días de anticipación a la fecha señalada en el cronograma, oficio dirigido a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal informando la fecha y bienes a supervisar, turnando fotocopia al Titular de la Dependencia que corresponda.

Inventario individual en el que se describe las condiciones en que se encuentran los vehículos, maquinaria pesada y/o semoviente.

2 Verifica físicamente en el estacionamiento de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal o sitio que estos señalen, los vehículos, maquinaria o semovientes seleccionados previamente.

3 Elabora reporte de resultados de la verificación informando a la Dirección de Patrimonio y determina:

¿Hay inconsistencias?

No, elabora Acta de Supervisión dirigido al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo o equivalente de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal. Termina procedimiento.

Acta de Supervisión.

Si, elabora Acta de Inconsistencias dirigido al Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal que corresponda, señalando la fecha máxima para que los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal presente el bien no localizado, fecha que no podrá ser superior a diez días hábiles.

Acta de Supervisión.

4 Los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal presentan el bien o los bienes faltantes a localizar y determina:

¿Cumple los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal que corresponda con la presentación del bien o bienes faltantes?

Si, elabora Acta de supervisión dirigido al jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

No, elabora Acta de inconsistencias definitiva dirigida al jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal y a la Contraloría General concluyendo el procedimiento.

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2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-011 Nombre del procedimiento : Verificación física y alta de semovientes.

Propósito: Dar de alta a semovientes adquiridos por del Poder Ejecutivo del Estado por cualquier forma legal.

Alcance: Desde que se autoriza la verificación física hasta que se actualiza el inventario.


Políticas:

• Solicitud por escrito.

• Relación de los Semovientes adquiridos o nacidos que se darán de alta.

• Verificación física de los semovientes, identificando tatuajes, muescas o aretes asignados por los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe la autorización por parte de la Dirección de Patrimonio para llevar a cabo la verificación física de los semovientes.

2 Notifica a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal que tienen asignados semovientes, la fecha en que se realizará la verificación física de los animales.

Capítulo I de las altas artículo 13.

Facturas de ventas, actas de siniestros, registros de nacimientos, donaciones, adquisiciones o transferencias.

3 Imprime un tanto del inventario de la Dirección de Patrimonio y en el lugar en que se encuentra asignado los semovientes revisará los mismos para tomar los siguientes datos: estado físico, función, especie, edad, sexo, estado reproductivo, número de animales, identificación (tatuaje, muesca, aretes, etc.), adquisiciones, nacimientos y muertes.

4 Concilia físicamente lo localizado con lo registrado documentalmente, tales como facturas de venta, actas de siniestro, registros de nacimientos, donaciones, adquisiciones o transferencias.

5 Actualiza el inventario como resultado final de la verificación física y de la conciliación.

6 Informa a la Dirección de Patrimonio el resultado obtenido al final de cada verificación física, turnando fotocopia al Departamento de Maquinaria, Naves y Semovientes y otra para el archivo.

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2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-012 Nombre del procedimiento : Baja de semovientes por venta.

Propósito: Controlar las bajas de los semovientes que han sido comercializados.

Alcance: Desde la recepción de la documentación hasta que los semovientes sean dados de baja del Sistema Integral SISMAQ.


Políticas:

• Relación e identificación de los semovientes comercializados.

• Dictamen técnico emitido por los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal justificando la venta de los semovientes.

• Fotocopia certificada de la factura de venta.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe por parte de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal el dictamen técnico justificando la venta, relación e identificación de los semovientes y fotocopia certificada de la factura de venta.

2 Analiza los documentos de referencia y si cumplen con los requisitos para la baja se procederá a descargar de los activos en el Sistema Integral SISMAQ.

3 Notifica a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal la baja de los semovientes.

Capítulo II de las bajas artículo 18. Dictamen técnico.

Relación e identificación de los semovientes. Fotocopia certificada de factura de venta.


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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-013 Nombre del procedimiento : Baja de semovientes por desecho.

Propósito: Controlar dentro del registro Patrimonial Central a los semovientes que en los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal hayan sido dados de baja por senilidad, enfermedades, problemas de locomoción o accidentes.

Alcance: Desde la recepción de documentación hasta que los semovientes sean dados de baja del Sistema Integral SISMAQ.


Políticas:

• Relación e identificación de los semovientes desechados. • Dictamen técnico emitido por los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal

justificando la baja.

• En el caso de bovinos desechados que sean comercializados, enviarán fotocopia certificada de la factura de venta.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe por parte de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal el dictamen técnico justificando la causa de la baja por desecho, relación e identificación de los semovientes, y en caso de venta, fotocopia certificada de la factura.




Dictamen técnico.

Relación e identificación de los semovientes.

Fotocopia certificada de factura.


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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-014 Nombre del procedimiento : Baja de semovientes por muerte.

Propósito: Controlar las bajas de los semovientes fallecidos.

Alcance: Desde la recepción de la documentación hasta que los semovientes sean dados de baja del Sistema Integral SISMAQ.


Políticas:

• Relación e identificación de los semovientes que se darán de baja. • Acta de siniestro o dictamen médico acompañada de apuntes fotográficos.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe por parte de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal el acta de siniestro o dictamen médico firmado por el encargado de la sanidad de los semovientes en donde haga constar las características y las causas del fallecimiento, así como los apuntes fotográficos.




Capítulo IV del semoviente artículo 24.

Acta de siniestro. Dictamen médico.


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Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-015 Nombre del procedimiento : Alta de maquinaría pesada y vehículo fluvial.

Propósito: Mantener actualizado el inventario de la maquinaria pesada y vehículo fluvial propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

Alcance: Desde la recepción del documento hasta el registro de la maquinaria pesada y vehículo fluvial en el padrón patrimonial del Poder Ejecutivo del Estado.


Políticas:

• Fotocopia certificada de factura. • Resguardo solicitado.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal oficio de solicitud de alta, así como fotocopia certificada de la factura y el original del resguardo de la maquinaria pesada y/o vehículo fluvial, conteniendo todas las características de los mismos y determina:

¿Solicita los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal la recepción del bien en los almacenes?

Si, recibe en los Almacenes Generales y Suministros, la maquinaria pesada y/o vehículo fluvial y levanta inventario correspondiente, firma sella de recibido la factura y pedido, devolviendo originales de factura y pedido al proveedor, y distribuye.

2 En caso de error en la documentación, se devuelve de manera económica al proveedor la documentación recibida, así como la maquinaria para su posterior recepción.

Fotocopia certificada de la factura.

Resguardo de maquinaria pesada y vehículo fluvial.

Inventario de maquinaria pesada y vehículo fluvial.


3 Dirige los Almacenes Generales de Gobierno, memorándum a la Dirección de Patrimonio donde envía original del inventario, fotocopias del pedido y de la factura, mencionando los equipos de la maquinaria pesada y vehículo fluvial recibidos, quedando en custodia la maquinaria pesada y vehículo fluvial para su posterior retiro.

Fotocopia del pedido.

4 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal resguardo original de la maquinaria nueva, la cual es cotejada con la fotocopia de la factura, que se recibe de los Almacenes Generales y Suministros.

5 Entrega a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal las fotocopias de los resguardos sellados y rubricados, quedando en la Dirección de Patrimonio el resguardo original, en el cual se le asigna el número económico consecutivo que corresponda, así mismo se registra en el SISMAQ con las características de la maquinaria pesada y/o vehículo fluvial.

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Enero 2007

2






observaciones

6 Recibe el Departamento de Almacenes Generales y Suministros fotocopias de los resguardos debidamente requisitados, solicitando identificación del personal autorizado para el retiro de la maquinaria pesada y/o vehículo fluvial y coteja con la relación autorizada y determina:

¿Esta facultado para el retiro de los equipos de maquinaria pesada y/o vehículos fluviales?

No, niega el retiro de los bienes.

Si, entrega la maquinaria pesada y/o vehículo fluvial firmando el inventario del mismo, así como el Formato Único de Movimiento de Almacén.

7 Formula oficio en el que informa a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal la incorporación del bien al Padrón Patrimonial en el SISMAQ.

8 Archiva en su respectivo expediente la fotocopia certificada de la factura, el original del resguardo; y en caso de solicitar los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal la recepción del bien en los Almacenes Generales y Suministros, archivará el original del inventario y fotocopia del pedido que ampare la adquisición.

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Enero 2007

3



210-SUBRMS-DP-DVMAS-016 Nombre del procedimiento : Baja de maquinaria pesada y vehículos fluviales por incosteabilidad.

Propósito: Cancelar el registro del Padrón de Maquinaria Pesada y/o Vehículo Fluvial en el Sistema SISMAQ.

Alcance: Desde que la recepción de la documentación hasta la confirmación de la baja del Padrón de Maquinaria Pesada y/o Vehículo Fluvial del Poder Ejecutivo del Estado.


Políticas:

• Solicitud por escrito. • Formato de Solicitud de baja debidamente requisitada.

• Acta administrativa por incosteabilidad de la reparación de maquinaria.

• 4 fotografías una de cada lado, una del frente y otra de la vista trasera.

• Mínimo un presupuesto de incosteabilidad representando la reparación un monto igual o superior al

60% del valor total de la maquinaria.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal solicitud de baja en el que anexan la documentación correspondiente: (fotos trasera, delantera y laterales, un presupuesto de incosteabilidad y original del acta administrativa) misma que se revisa y coteja en el SISMAQ y determina:

¿Esta completa y correcta la documentación?

No, emite oficio los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal el por que de la improcedencia y distribuye.

Si, emite oficio de autorización y distribuye; si los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal requieren la recepción de la maquinaria en Almacenes Generales de Gobierno, turna fotocopia para el Jefe del Departamento de Almacenes Generales de Gobierno y continúa en la actividad 2, caso contrario continúa con la actividad 4.

Solicitud de baja de maquinaria pesada y/o vehículo fluvial.

2 El Departamento de Almacenes Generales y Suministros, recibe fotocopia del oficio de autorización para el ingreso de maquinaria pesada y/o vehículo fluvial por baja; elabora inventario y formato único de movimiento de almacén y envía originales vía memorándum a la Dirección de Patrimonio.

Formato único de movimiento de almacén.

3 Recibe originales del inventario y del formato único de movimiento de almacén, y procede a realizar la baja en el SISMAQ.

Inventario de maquinaria y/o vehículo fluvial.

4 Archiva en su respectivo expediente la solicitud de baja en el que anexan la documentación correspondiente: fotos trasera, delantera y laterales, un presupuesto de incosteabilidad y original del acta administrativa; y en caso de solicitar los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal la recepción del bien en los Almacenes Generales y Suministros, archivará los originales del inventario y del formato único de movimiento de almacén.

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-017 Nombre del procedimiento : Baja de maquinaria pesada y vehículos fluviales por robo, extravío o pérdida total.

Propósito: Cancelar su registro del Padrón de Maquinaria Pesada y/o Vehículo Fluvial en el Sistema SISMAQ.

Alcance: Desde que la recepción de la documentación hasta la confirmación de la baja del Padrón de Maquinaria Pesada y/o Vehículo Fluvial del Poder Ejecutivo del Estado.


Políticas:

• Fotocopia certificada de la averiguación previa. • Acta administrativa que relate las causas que originaron la necesidad de la baja administrativa.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal oficio de solicitud de baja anexando la documentación señalada en las políticas de este procedimiento y determina:

¿Esta completa y correcta la documentación?

No, emite oficio a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal el por que de la improcedencia de la baja y distribuye.

Si, procede a realizar la baja del bien en el SISMAQ y emite oficio de autorización a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal y distribuye.

Fotocopia certificada de la averiguación previa.

2 Archiva en su respectivo expediente la fotocopia certificada de la averiguación previa y el acta administrativa determinando las causas que originaron la baja administrativa.

Acta Administrativa que relate las causas que originaron la necesidad de la baja administrativa.

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DVMAS-018 Nombre del procedimiento : Transferencia de maquinaria pesada y vehículos fluviales.

Propósito: Tramitar la transferencia de los bienes de un organismo a otro.

Alcance: Desde que se recibe la solicitud de transferencia hasta que el organismo realiza la transferencia de bienes.


Políticas:

• Cédula de registro de maquinaria pesada y/o vehículo fluvial, en su modalidad de transferencia. • Acta de transferencia.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe de los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal, oficio de solicitud de autorización para llevar a cabo una transferencia de bienes con otro organismo, anexando documentación consistente en: cédula de maquinaria pesada y/o vehículo fluvial en su modalidad de transferencia y acta de transferencia debidamente suscrita por el organismo que entrega y por el que recibe.

2 Verifica la documentación correspondiente con la base de datos del SISMAQ central, y determina:

¿Corresponden los bienes al organismo que transfiere?

No, elabora oficio de improcedencia e informa al organismo de la Administración Centralizada o Paraestatal que los bienes no pertenecen a ese organismo a transferir.

Cédula de maquinaria pesada y vehículo fluvial.

Acta de transferencia.

Sistema integral de Maquinaria (SISMAQ).

Si, envía acta de transferencia para su validación al Titular de esta Secretaría.

3 Realiza los movimientos de transferencia en el Sistema de Maquinaria Pesada SISMAQ y archiva.

4 Remite al organismo de la Administración Centralizada o Paraestatal, cédula de registro de maquinaria pesada y vehículo fluvial debidamente validado, y realiza la transferencia de bienes.

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DAS-001 Nombre del procedimiento : Custodia temporal de bienes muebles de reciente adquisición y su retiro de los Almacenes Generales de Gobierno.

Propósito: Resguardo de bienes muebles nuevos Propiedad del Poder Ejecutivo del Estado.

Alcance: Desde su recepción hasta el retiro de los bienes muebles de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal de los Almacenes Generales de Gobierno.

Responsable del procedimiento: Departamento de Almacenes y Suministros.

Políticas:

• Los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal deberán cumplir con los requisitos, para el ingreso y retiro de los bienes muebles de los Almacenes Generales de Gobierno.

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Enero 2007 1



210-SUBRMS-DP-DAS-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe del proveedor, original del pedido elaborado por la Dirección de Adquisiciones de la Secretaría de Administración o por los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal, así como el original de la factura expedida por el proveedor y verifica que el bien mueble cumpla con los requisitos solicitados en el pedido y determina:

Oficio de pedido.

¿Reúne los requisitos?

No, devuelve al proveedor la documentación recibida, así como el bien mueble.

Si, verifica, recaba firma de la persona que entrega el bien mueble, sella, firma pedido original y factura para el proveedor y distribuye.

2 Requisita “Formato Único de Movimiento en Almacén” (FUMA), firma el responsable de los Almacenes Generales y la persona que recibe el bien mueble y distribuye.

Factura.

3 Adicionalmente, cuando el bien a ingresar se trate de vehículos, se envía el original del inventario al organismo de la Administración Centralizada o Paraestatal para su alta.

4 Ingresa el bien mueble a los Almacenes Generales de Gobierno.

5 Para el retiro de los bienes, requisita “Formato Único de Movimiento en Almacén” (FUMA), firma el responsable de los Almacenes Generales y la persona que recibe el bien mueble, verificando que la firma del servidor público que retire los bienes sea la acreditada ante la Dirección de Patrimonio.

Formato único de movimiento en Almacén (FUMA).

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DAS-002 Nombre del procedimiento : Entrada de bienes muebles dados de baja de los organismos de la administración centralizada o Paraestatal a los Almacenes Generales de Gobierno.

Propósito: Ingresar los bienes muebles dados de baja, por término de vida útil o incosteabilidad en su reparación, cuando los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal así lo requieran.

Alcance: Desde la recepción de los bienes muebles dados de baja por los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal, hasta la salida de los Almacenes Generales de Gobierno vía donación, comodato o enajenación.


Políticas:

• Cuando ingresen bienes muebles a los Almacenes Generales de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal deberán traer cédula de registro requisitada y para el caso de vehículos, oficio de autorización de ingreso.

• Elaborará Formato Único de Movimiento en Almacén.

• En caso de ser baja de bienes informáticos, el dictamen será emitido por la Dirección de Desarrollo

Tecnológico de la Secretaria de Administración.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Ingresa bienes muebles dados de baja de los Organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal, cuando así lo requieran, a los Almacenes Generales de Gobierno y determina:

Cédula de registro de bienes muebles (baja).

¿Coinciden los datos de los bienes muebles con la cédula de baja?

No, corrige cédula de baja de los bienes muebles, para su recepción.

Si, recibe el bien mueble, sella y firma la cédula de baja, la cual se entrega a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

2 Elabora “Formato Único de Movimiento en Almacén” (FUMA), firma el responsable de los Almacenes Generales y la persona que recibe el bien mueble y distribuye dejando el original en los Almacenes Generales con fotocopias de la cédula de baja para el encargado de bodegas y a los organismos de la Administración Centralizada o Paraestatal.

Formato único de movimiento en almacén (FUMA).

3 Recibe de la Dirección de Patrimonio, oficio de autorización de retiro de los bienes muebles ya sea vía contrato de donación, comodato o subasta.

4 Requisita “Formato Único de Movimiento en Almacén” (FUMA), firmando el responsable de los Almacenes Generales, la persona que entrega el bien mueble y la persona autorizada que recibe, previa entrega de fotocopia de su identificación y distribuye el original en los Almacenes Generales adjuntándole fotocopia del oficio de autorización, turna fotocopia a la Dirección de Patrimonio y al encargado de bodegas.

5 Para el caso de vehículos, reporta mensualmente la existencia de unidades a la Dirección de Patrimonio.

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Enero 2007

2



210-SUBRMS-DP-DAS-003 Nombre del procedimiento : Inventario físico de bienes muebles en los Almacenes Generales del Gobierno del Estado.

Propósito: Mantener actualizado el inventario de los bienes muebles en custodia de los Almacenes Generales de Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la verificación física de los bienes resguardados hasta la conciliación de registros.


Políticas:

• Conciliará la relación de bienes muebles contra la existencia física dos veces por año.

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Enero 2007 1






observaciones

1 Efectúa el corte de los Formatos Únicos de Movimiento en Almacén (FUMA).

Relación de bienes muebles.

2 Verifica físicamente los bienes muebles custodiados en los Almacenes Generales de Gobierno.

Inventario físico.

3 Emite relación de bienes muebles custodiados vía sistema.

4 Concilia la relación de bienes muebles con la existencia física.

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Julio 2006

Enero 2007

2



DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES

Departamento de Convocatorias y Bases Departamento de Aclaraciones y Aperturas

Departamento de Adjudicaciones Departamento de Pedidos y Archivo

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2000



210-SUBRMS-DA-DCB-001 Nombre del procedimiento : Elaboración, validación y publicación del acuerdo de autorización, cédula de programación, bases y convocatoria de licitaciones en sus diversas modalidades.

Propósito: Elaborar el Acuerdo de Autorización, la Cédula de Programación, las Bases y la Convocatoria de Licitaciones y obtener la validación del Comité de Adquisiciones para su publicación en los diversos medios remotos de comunicación conforme a la normatividad establecida.

Alcance: Desde la recepción y verificación de la documentación de la instancia requirente hasta la publicación de la convocatoria, las bases, formato para cotizar y demás anexos.

Responsable del procedimiento: Departamento de Convocatorias y Bases.

Políticas:

• Deberá observar lo establecido en Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas y su Reglamento.

• El expediente inicial de la licitación deberá contener los siguientes documentos: original de lista de verificación de licitación por Comité, impresión del reporte de la requisición y/o presupuesto de servicio, anexos, croquis, calendarios, etc., disquete que contiene los archivos de la requisición y/o presupuesto de servicio, oficio de solicitud firmado por el titular de la instancia requirente, requisición y/o presupuesto de servicio firmado por el titular y el jefe administrativo u homólogo de la instancia requirente, dictamen de compra del bien que se requiera, oficio de talleres gráficos si se trata del concepto “impresiones oficiales”, oficio firmado por el titular del área solicitante de la instancia requirente que confirme la existencia de al menos tres personas que cuenten con el requisito, en caso de requerirse el cumplimiento de normas oficiales o certificados de calidad, autorización de recursos presupuestarios para la compra solicitada y oficio de certificación de disponibilidad presupuestaria.

• La requisición de compra de bienes informáticos, equipo y aparatos de comunicaciones y

telecomunicaciones, deberá contener el dictamen técnico emitido por la Dirección de Desarrollo Tecnológico, y para la compra de vehículos y equipo terrestre, deberá contener el dictamen técnico emitido por la Dirección de Patrimonio.

• La requisición de presupuesto de servicios profesionales de la capacitación y adiestramiento, deberá contener el dictamen técnico emitido por el Instituto de Profesionalización del Servidor Público.

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210-SUBRMS-DA-DCB-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe en forma económica de las Dependencias y Entidades, las requisiciones de compra y/o presupuestos de servicio para verificar el cumplimiento de los requisitos y documentación soporte de la solicitud de licitación.

2 Revisa la requisición de compra y/o presupuesto de servicio y determina:

¿Cumple con los requisitos para realizar una licitación?


No, devuelve la documentación y entrega a la instancia interesada fotocopia de la lista de verificación para que complemente la documentación y/o corrija las observaciones realizadas. Regresa con la actividad 1.

3 Analiza la requisición de compra y/o presupuesto de servicio para verificar si cumple con los requisitos de una licitación por Comité de Adquisiciones y determina:

¿Cumple con los requisitos para una licitación por Comité de Adquisiciones?

Si, carga y verifica los archivos magnéticos de la requisición de compra y/o presupuesto de servicio en el Sistema Integral de Adquisiciones (SIAD). Continúa con la actividad 4.

No, entonces cumple con los requisitos para una licitación por Subcomité de Adquisiciones, se carga y verifican los archivos magnéticos de la requisición de compra y/o presupuesto de servicio en el SIAD y solicita la publicación de la documentación en la página web de adquisiciones. Termina el procedimiento.

4 Firma de revisado la documentación y entrega a la instancia interesada para que tramité en forma oficial ante la oficialía de partes de la Dependencia.

5 Recibe oficialmente la requisición de compra y/o presupuesto de servicio de la instancia interesada e identifica la solicitud con la nomenclatura y número oficial que le corresponda.

6 Analiza el tipo de recurso o fuente de financiamiento de la requisición de compra y/o presupuesto de servicio y determina:

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2






observaciones

¿Los recursos asignados son de origen estatal?

Si, clasifica la modalidad bajo la cual se realizará el proceso licitatorio pudiendo ser Licitación por Invitación Abierta, Licitación Pública Estatal y Licitación Pública Nacional.

No, entonces son recursos de origen federal clasificando el proceso licitatorio como Licitación Pública Nacional/Internacional.

7 Identifica la licitación con la nomenclatura y número oficial que le corresponda y se registra en el libro de numeración consecutiva respectivo.

8 Integra el expediente de la licitación con los documentos recibidos y generados en el proceso, identificándolo en la pasta frontal con los datos generales.

9 Elabora la cédula de programación, la propuesta de acuerdo de autorización, la convocatoria y las bases de la licitación.

10 Acuerda con el Comité de Adquisiciones fecha y hora para la validación de la cédula de programación, la propuesta de acuerdo de autorización, así como las bases de la licitación, y notifica a la instancia requirente fecha del acto.

11 Solicita al Departamento de Adjudicaciones, lista de asistencia del acto de validación.

12 Acude al Comité de Adquisiciones, pasa lista de asistencia, presenta las bases, cédula de programación con la fecha y hora propuestas para el evento, y da lectura a la propuesta de acuerdo de autorización de la licitación y determina:

¿Las bases, cédula de programación y la propuesta de acuerdo de autorización de la licitación están correctamente formuladas?

Si, firman los integrantes del Comité de Adquisiciones, validando las bases, cédula de programación y el acuerdo de autorización de la licitación. Continúa con la actividad 13.

No, realizan en el acto las modificaciones que considere pertinentes el Comité de Adquisiciones. Regresa a la actividad 12.

13 Presenta al Titular de la Subsecretaría de Recursos materiales y Servicios, la convocatoria para su firma y validación.

14 Obtiene al final del acto, la cédula de programación, el acuerdo de autorización, las bases de la licitación y la convocatoria debidamente validadas.

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3






observaciones

15 Envía en forma económica al Departamento de Adjudicaciones, el acuerdo de autorización y la lista de asistencia originales.

16 Analiza la modalidad de la licitación y elige el proceso de publicación de la convocatoria, las bases, formato para cotizar y demás anexos conforme a lo siguiente:

16A Licitación por invitación abierta: a través de la publicación en la página web de la Dirección de Adquisiciones.

16B Licitación pública estatal: a través de la publicación en la página web de la Dirección de Adquisiciones y además envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones anexando original de la convocatoria a la Coordinación de Comunicación Social para que sea publicada en el diario de mayor circulación en el estado.

16C Licitación pública nacional: a través de la publicación en la página web de la Dirección de Adquisiciones y además envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones anexando original de la convocatoria a la Coordinación de Comunicación Social para que sea publicada en el diario de mayor circulación en el estado, así como oficio a la Contraloría General para que también sea publicada en la página del sistema electrónico de contrataciones gubernamentales (CompraNet).

16D Licitación pública nacional/internacional con recurso federal: a través de la publicación en la página web de la Dirección de Adquisiciones, y además envía oficio firmado por el Subsecretario de Recursos Materiales y Servicios anexando original de la convocatoria dirigido al Director del Diario Oficial de la Federación para que sea publicada, así como oficio a la Contraloría General para que también sea publicada en la página del sistema electrónico de contrataciones gubernamentales (CompraNet).

17 Envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones anexando fotocopia de la convocatoria a las Cámaras de Comercio, Secretaría de Desarrollo Económico y Colegio de Contadores Públicos.

18 Coloca en el estrado de la Dirección de Adquisiciones, la convocatoria de la licitación durante el tiempo que marque la cédula de programación.

19 Actualiza el calendario de eventos de licitaciones, agregando las fechas de los eventos de la licitación autorizada con base en la cédula de programación.

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4






observaciones

20 Recibe solicitud por escrito para la compra de bases por parte de los proveedores conforme al periodo señalado en la cédula de programación y determina:

¿La solicitud fue realizada en el periodo señalado en la cédula de programación?

Si, requisita en original y fotocopia, el formato de solicitud de pago de bases con los datos del proveedor y de la licitación. Continúa con la actividad 21.

No, rechaza la solicitud e indica al proveedor que el periodo para adquirir las bases de licitación ha expirado conforme a la cédula de programación. Termina procedimiento.

21 Entrega al proveedor formato de solicitud de pago de bases original, para que realice el pago ante la Secretaría de Planeación y Finanzas y solicita comprobante único de pago expedido por la misma.

22 Entrega al proveedor las bases y anexos de licitación y solicita que firme de recibido en la fotocopia del comprobante único de pago y devuelve el comprobante original al proveedor.

23 Solicita en forma económica al responsable del centro de internet, verifique en la página de CompraNet si algún proveedor generó el formato de pago de bases de la licitación y determina:

¿Generó algún proveedor el formato de pago de bases de la licitación?

Si, solicita la impresión de la lista de proveedores que generaron dicho formato.

No, el responsable del centro de internet, confirma en forma económica que ningún proveedor generó el formato citado en la página de CompraNet.

24 Elabora las invitaciones oficiales para la Dependencia o Entidad requirente, anexando al expediente los acuses de recibo.

25 Elabora las invitaciones oficiales para los miembros del Comité de Adquisiciones anexando fotocopia del calendario de eventos de la licitación, adjuntando al expediente los acuses de recibo.

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5






observaciones

26 Integra al expediente inicial de la licitación, fotocopia del acuerdo de autorización de licitación, cédula de programación, bases de licitación rubricadas, convocatoria original firmada por el titular de la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios, fotocopia de oficio de publicación de convocatoria a Contraloría General y/o a la Coordinación de Comunicación Social, según sea el caso, además fotocopias de oficios de solicitud de difusión de la convocatoria a las Cámaras de Comercio, Colegio de Contadores, Secretaría de Desarrollo Económico y de invitación a los integrantes del Comité de Adquisiciones. Asimismo, los recibos de venta de bases, formatos de solicitud de pago de bases y listado de los registros que emite el CompraNet, según sea la modalidad de la licitación.

27 Entrega el expediente de la licitación mediante la lista de contenido de convocatorias al Departamento de Aclaraciones y Aperturas firmando de conformidad la persona que recibe el expediente y entregando fotocopia de dicha lista.

28 Archiva original de la lista de contenido en el expediente respectivo para su resguardo.

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210-SUBRMS-DA-DCB-002 Nombre del procedimiento : Registro voluntario de proveedores.

Propósito: Registrar voluntariamente ante la Dirección de Adquisiciones a los proveedores interesados en participar en las licitaciones de las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de registro hasta la publicación de la Lista de Proveedores validada por el Comité de Adquisiciones en la página web de la Dirección.

Responsable del procedimiento: Departamento de Convocatorias y Bases.

Políticas:


• La documentación legal y financiera para cotejar que deberá presentar el representante legal del proveedor en original y fotocopia es la siguiente: formato de registro debidamente requisitado, fotocopia de la escritura pública debidamente inscrita en el Registro Público de la Propiedad y de Comercio con la que acredite la constitución o conformación de la persona moral, en el caso de persona física, fotocopia del acta de nacimiento, fotocopia de la escritura pública o documento legal con el que se acredite la personalidad del representante legal o mandatario de la persona física o moral según sea el caso, escrito que establezca el domicilio para oír y recibir notificaciones dentro del territorio del estado, escrito que describa los giros o actividades preponderantes del negocio que se comprueben documentalmente, fotocopia del Registro del Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM) actualizado; si el registro está en trámite se anexa fotocopia del recibo de pago emitido por la instancia respectiva, fotocopia de los estados financieros con una antigüedad no mayor de 3 meses y también de los dictaminados del ejercicio inmediato anterior, en caso de no estar obligado a dictaminar los estados financieros presentará escrito firmado por el representante legal en la que manifestará la no obligación de dictaminar, escrito de aceptación de visitas de inspección, anexando como mínimo 06 fotografías del exterior e interior de la infraestructura de la empresa, mostrando la experiencia y capacidad técnica, administrativa y financiera para atender los giros registrados, fotocopia de la declaración anual del ejercicio inmediato anterior debidamente presentado ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, si la empresa es de reciente creación, presentará escrito firmado por el representante legal, en la que manifestará que por ser empresa de reciente creación no ha realizado la declaración anual correspondiente y relación de los principales clientes durante los últimos 02 ejercicios.

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observaciones

1 Recibe del proveedor, oficio de solicitud de registro firmado por el representante legal y documentación legal y financiera en original o fotocopia certificada y fotocopia.

Formato FO-7.5-15

2 Coteja la documentación legal y financiera con la Lista de Verificación del Registro Voluntario de Proveedores y determina:

Formato FO-7.5-16

¿La documentación está completa y correcta, conforme a la Lista de Verificación del Registro Voluntario de Proveedores?

Si, sella de recibido en la fotocopia del oficio de solicitud de registro y devuelve al representante legal, junto con la documentación original o certificada que fue presentada para cotejo. Continúa con la actividad 3.

No, devuelve al representante legal, la documentación presentada junto con una fotocopia de la Lista de Verificación del Registro Voluntario de Proveedores en donde señala los documentos faltantes y/o las observaciones correspondientes. Regresa a la actividad 1.

3 Actualiza la Lista de Registro Voluntario de Proveedores y llena el formato de tarjeta para la credencial con los datos del proveedor, asignando la numeración correspondiente.

Formato FO-7.5-18

4 Entrega formato de tarjeta para la credencial al proveedor y lo acompaña al Área de Fotocredencialización de la Dirección de Servicios para la expedición de la credencial.

5 Elabora oficio dirigido al proveedor, entrega la credencial al representante legal y firma de recibido por ambos conceptos, fotocopia del oficio.

6 Presenta al Comité de Adquisiciones para su validación, propuesta de acuerdo, Lista de Registro Voluntario de Proveedores y expedientes de cada uno de ellos.

7 Recibe del Comité de Adquisiciones, acuerdo y Lista de Registro Voluntario de Proveedores debidamente validados.

8 Publica la Lista de Registro Voluntario de Proveedores en la página web de la Dirección de Adquisiciones.

9 Integra el acuse de recibido de la credencial, Lista de Registro Voluntario de Proveedores y acuerdo validado al expediente respectivo que es resguardado en el Departamento.

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2



210-SUBRMS-DA-DAA-001 Nombre del procedimiento : Aclaraciones de dudas de licitación pública.

Propósito: Elaborar el acta de aclaración de dudas derivado de las preguntas que presenten los licitantes, emitiendo las respuestas administrativas y técnicas que despejen las dudas de los participantes.

Alcance: Desde la recepción del expediente de licitación y preguntas de los licitantes hasta la firma del acta de aclaración de dudas y publicación de la misma en la página web de la Dirección de Adquisiciones.

Responsable del procedimiento: Departamento de Aclaraciones y Aperturas.

Políticas:


• Deberá observar lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público y su Reglamento.

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210-SUBRMS-DA-DAA-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe del Departamento de Convocatorias y Bases, el expediente de licitación debidamente integrado conforme a la Lista de Contenido.

2 Verifica el periodo establecido en la cédula de programación para recibir preguntas por los participantes a la licitación y determina:

¿Se recibieron preguntas?

Si, verifica que hayan sido presentadas en el periodo establecido en la cédula de programación, en caso contrario denomina a las preguntas como “extemporáneas”, que serán enviadas a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente y decida si responde o no a las preguntas. Continúa con la actividad 3.

No, asienta en el acta de aclaración de dudas que no hubo pregunta alguna por parte de los licitantes. Continúa con la actividad 4.

3 Recibe preguntas sobre las bases de licitación, realizadas por los participantes y determina:

¿Las preguntas presentadas corresponden a una licitación pública estatal o nacional con recurso estatal?

Si, sella escrito mediante el cual se presentan las preguntas y devuelve fotocopia del mismo al participante. Continúa con la actividad 5.

No, verifica que se trate de una licitación pública nacional o internacional con recurso federal.

4 Verifica si fueron recibidas preguntas por fax y/o internet y determina:

¿Existen preguntas de proveedores enviadas por fax o realizadas en la página de CompraNet?

Si, fotocopia las preguntas enviadas por fax e imprime las preguntas presentadas en la página de CompraNet. Continúa con la actividad 5.

No, imprime la información que despliega la pantalla de la página de CompraNet para dejar constancia de no existir preguntas por esta vía y se asentará esta consideración en el acta de aclaración de dudas. Continúa con la actividad 7.

5 Asigna numeración cronológicamente a las preguntas conforme se van recibiendo y envía mediante fax a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente, conservando comprobante de transmisión de fax.

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2






observaciones

6 Recibe mediante oficio respuestas emitidas por la instancia requirente, y captura preguntas y respuestas en el acta de junta de aclaración de dudas.

7 Elabora propuesta de acta de junta de aclaración de dudas y lista de asistencia para la sesión.

8 Acude al Comité de Adquisiciones en la fecha establecida en la cédula de programación para la junta de aclaración de dudas y da lectura al contenido del acta, aclarando los pormenores derivados de la misma, que se plasman en dicha acta.

9 Verifica el contenido del acta de aclaración de dudas al final de la sesión y circula para firma de los integrantes del Comité de Adquisiciones, representante de la instancia requirente y proveedores participantes, a los que se les entrega fotocopia del acta.

10 Envía en forma económica al Departamento de Convocatorias y Bases, fotocopia del acta de junta de aclaración de dudas para que sea publicada en la página web de la Dirección de Adquisiciones.

11 Integra en el expediente de la licitación, preguntas enviadas por los licitantes, comprobante de transmisión de fax, oficio de envío de respuestas, lista de asistencia, acta original de junta de aclaración de dudas y comprobantes de pago de bases de licitación.

12 Resguarda el expediente de licitación, en espera de inicio del proceso de apertura de propuestas técnicas y económicas.

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3



210-SUBRMS-DA-DAA-002

Nombre del procedimiento : Apertura de propuestas técnicas y económicas de licitación pública.

Propósito: Elaborar el acta de apertura de propuestas técnicas y económicas y aperturar las propuestas presentadas por los proveedores participantes en la licitación.

Alcance: Desde la recepción del expediente de licitación hasta el envío de la propuesta técnica a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente.

Responsable del procedimiento: Departamento de Aclaraciones y Aperturas.

Políticas:




• Cuando en las bases se solicitan muestras físicas, éstas serán recibidas, resguardadas y controladas por la instancia requirente, siendo ésta responsable única de su administración y manejo.

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observaciones

1 Recibe sobres de propuestas técnicas y económicas de los licitantes y determina:

¿Las propuestas técnicas y económicas fueron recibidas en el periodo establecido en las bases de licitación?

Si, verifica que las propuestas técnicas y económicas sean registradas por los licitantes, sella en el reloj checador, plasma fecha, firma y asigna número consecutivo en la portada de los sobres. Continúa con la actividad 2.

No, asienta en el acta respectiva y declara cancelada o desierta la licitación. Termina procedimiento.

En caso de declararse desierta la licitación, y el Comité determina realizar un segundo proceso de manera automática, se envía el expediente al Departamento de Convocatorias y Bases para iniciar el procedimiento correspondiente.

En caso de declararse desierta la licitación, y el Comité determina realizar un segundo proceso, se solicita a la instancia requirente envíe un nuevo requerimiento. En caso de ser la segunda ocasión que la licitación se declaré desierta, se envía el expediente al Departamento de Pedidos y Archivo para su resguardo y termina el procedimiento en este departamento.

En caso de que la licitación sea cancelada, se entrega el expediente al Departamento de Pedidos y Archivo y termina el proceso en este departamento.

2 Constata la forma en que fueron presentadas las propuestas y determina:

¿Las propuestas técnicas y económicas fueron presentadas en forma personal?

Si, verifica los documentos legales que acrediten al representante legal de la empresa. Continúa con la actividad 4.

No, constata si existen propuestas enviadas vía internet en caso de tratarse de una licitación pública nacional o internacional con recursos federales.

3 Indaga con el responsable del centro de internet si fueron presentadas propuestas técnicas y económicas por ese medio y determina:

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2






observaciones

¿Existen propuestas técnicas y económicas de proveedores en la bóveda electrónica de CompraNet?

Si, imprime las propuestas técnicas y económicas presentadas en la bóveda electrónica de CompraNet. Continúa con la actividad 5.

No, imprime la información que despliega la pantalla de la página de CompraNet para dejar constancia de no existir propuestas técnicas y económicas por esta vía y se asentará esta consideración en el acta de apertura de propuestas técnicas y económicas. Continúa con la actividad 9.

4 Elabora propuesta de acta de apertura de propuestas técnicas y económicas y lista de asistencia para la sesión conforme a la cédula de programación.

Cuando la autoridad correspondiente determine que sea repuesto el acto de apertura de propuestas técnicas y económicas de alguna licitación con motivo de una inconformidad interpuesta por algún licitante, deberá elaborar nuevamente el acta relativa a la misma para lo cual deberá iniciar nuevamente el procedimiento.

5 Acude al Comité de Adquisiciones en la fecha establecida en la cédula de programación para la junta de apertura de propuestas técnicas y económicas y pasa a rubrica de los integrantes del Comité, representantes de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente y licitantes presentes. Así también las propuestas recibidas en la bóveda electrónica de CompraNet.

6 Verifica el exterior de los sobres que contienen las propuestas técnicas y económicas y determina:

¿El exterior de los sobres cumple con los requisitos establecidos en las bases de licitación?

Si, apertura los sobres de las propuestas técnicas. Continúa con la actividad 7.

No, descalifica al licitante correspondiente, separa el o los sobres de las propuestas que no serán aperturados y se asienta en el acta. Continúa con la actividad 9.

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3






observaciones

Los sobres de propuestas económicas no aperturadas de licitantes descalificados, quedarán bajo custodia del Departamento y se pondrán a disposición a los cinco días hábiles posteriores al fallo; llenándose la lista de control de sobres para su seguimiento. En caso de que los licitantes no acudan a recoger sus sobres, se envía oficio indicando que los sobres siguen bajo resguardo del Departamento hasta por un lapso máximo de 60 días naturales, después de lo cual, la Dirección de Adquisiciones no se hace responsable de la custodia de los mismos.

7 Revisa el contenido de los sobres de las propuestas técnicas y determina:

¿El contenido de los sobres de las propuestas técnicas cumple con los requisitos establecidos en las bases de licitación?

Si, apertura los sobres de las propuestas económicas. Continúa con la actividad 8.

No, descalifica al licitante correspondiente, separa el o los sobres de las propuestas que no serán aperturados y se asienta en el acta. Continúa con la actividad 9.

8 Revisa el contenido de los sobres de las propuestas económicas y determina:

¿El contenido de los sobres de las propuestas económicas cumple con los requisitos establecidos en las bases de licitación?

Si, captura en el acta los nombres de los licitantes, el tipo de oferta y el importe de las propuestas que cumplieron con los requisitos. Continúa con la actividad 9.

No, descalifica al licitante correspondiente, separa el o los sobres de las propuestas que no serán aperturados y se asienta en el acta.

9 Imprime y lee el acta de apertura de las propuestas técnicas y económicas y pasa a firma de los integrantes del Comité de Adquisiciones, representantes de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente y licitantes presentes.

10 Obtiene fotocopias de la carátula del o los sobres para que el o los licitantes descalificados firmen que recibieron el o los sobres debidamente sellados al finalizar el acto de apertura.

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4






observaciones

11 Envía en forma económica al Departamento de Convocatorias y Bases, fotocopia del acta de apertura de las propuestas técnicas y económicas para que sea publicada en la página web de la Dirección de Adquisiciones.

12 Elabora oficio que firma el Director de Adquisiciones y envía a la instancia requirente, las propuestas técnicas aprobadas.

13 Integra en el expediente de la licitación, los sobres donde contenían las propuestas técnicas y económicas, las propuestas técnicas de los licitantes descalificados (actividad 10), las propuestas económicas aperturadas, el original del acta de apertura de propuestas técnicas y económicas, lista de asistencia de la sesión y fotocopia del oficio de envío de las propuestas técnicas a la instancia requirente.

14 Entrega el expediente de la licitación mediante la lista de contenido de aclaraciones y aperturas al Departamento de Adjudicaciones, firmando de conformidad la persona que recibe el expediente y entregando fotocopia de dicha lista.

15 Archiva original de la lista de contenido en el expediente respectivo para su resguardo.

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5



210-SUBRMS-DA-DA-001 Nombre del procedimiento : Adjudicación de licitación pública.

Propósito: Apoyar al Comité de Adquisiciones para realizar la adjudicación de las licitaciones solicitadas por las Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados Estatales, a través del análisis de las propuestas técnicas y económicas presentadas por los proveedores licitantes.

Alcance: Desde la recepción del expediente de licitación hasta la firma del acta de fallo y acuerdo de asignación por parte de los integrantes del Comité, representantes de la instancia requirente y licitantes.

Responsable del procedimiento: Departamento de Adjudicaciones.

Políticas:




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210-SUBRMS-DA-DA-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe del Departamento de Aclaraciones y Aperturas, el expediente de licitación debidamente integrado conforme a la Lista de Contenido.

2 Captura en el Sistema Integral de Adquisiciones (SIAD), las propuestas técnicas y económicas de la licitación y da de alta conforme al número de requisición y/o presupuesto de servicio.

3 Genera e imprime cuadro comparativo de las propuestas económicas y verifica que los importes totales reflejados coincidan con lo asentado en las propuestas económicas recibidas.

4 Recibe de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente, dictamen técnico original y propuestas técnicas originales para integrarlo al expediente de la licitación.

5 Envía en forma económica al Departamento de Convocatorias y Bases, fotocopia del dictamen técnico para que sea publicado en la página web de la Dirección de Adquisiciones; asimismo, coloca en el estrado de la Dirección de Adquisiciones, fotocopia del mismo dictamen técnico.

6 Analiza el cuadro comparativo tomando en cuenta el dictamen técnico y criterios de asignación descritos en las bases de la licitación para seleccionar el o los lotes que cumplen con las especificaciones solicitadas.

7 Genera en el SIAD, la hoja de turno, tomando en cuenta la selección hecha en el cuadro comparativo del lote o lotes que cumplen con las especificaciones solicitadas y verifica los importes totales de cada licitante contra los importes de la propuesta económica de cada licitante para asegurarse que los importes plasmados en el acuerdo de asignación y acta de fallo sean correctos.

8 Verifica si existe suficiencia presupuestaria con base en la(s) mejor(es) propuesta(s), contra el valor aproximado señalado en la requisición de compra y/o presupuesto de servicio y determina:

¿Existe suficiencia presupuestaria?


No, elabora y envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones, a la instancia requirente notificando la existencia de déficit presupuestal y si así lo solicita la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente, reduce las cantidades solicitadas hasta en un 10%. Continúa con la actividad 10.

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2






observaciones

9 Elabora orden del día, lista de asistencia e invitaciones oficiales y recaba las firmas correspondientes.

10 Envía a los integrantes del Comité de Adquisiciones, orden del día e invitaciones oficiales con sus anexos respectivos.

11 Elabora propuesta de acuerdo de asignación y acta de fallo para la sesión de fallo del Comité, conforme a la cédula de programación.

12 Acude al Comité de Adquisiciones para la sesión de fallo, pasa lista de asistencia para rubrica de los integrantes del Comité, representantes de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente y licitantes presentes.

13 Analiza el Comité de Adquisiciones, el dictamen técnico y el cuadro comparativo de precios, y decide por unanimidad o mayoría de votos, la asignación y fallo correspondiente.

14 El Comité da lectura del acta de fallo en presencia de los licitantes, y determina:

¿Están de acuerdo los licitantes con el acto de fallo?

Si, pasa el acuerdo de asignación y acta de fallo para firma de los integrantes del Comité de Adquisiciones, representantes de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente y licitantes presentes. Continúa con la actividad 15.

No, rectifica el acuerdo de asignación y acta de fallo conforme a las manifestaciones o inconformidades de los licitantes. Regresa a la actividad 14.

15 Envía en forma económica al Departamento de Convocatorias y Bases, fotocopia del acta de fallo para que sea publicada en la página web de la Dirección de Adquisiciones.

16 Integra en el expediente de la licitación, fotocopia del oficio que notifica a la instancia requirente déficit presupuestal, fotocopia del acuerdo de asignación y acta de fallo.

17 Entrega el expediente de la licitación mediante la lista de contenido de adjudicaciones para licitaciones por Comité al Departamento de Pedidos y Archivo, firmando de conformidad la persona que recibe el expediente y entregando fotocopia de dicha lista.

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3






observaciones

18 Entrega acuerdo original de asignación al Departamento de Pedidos y Archivo, quien firma el recibo de acuerdos de asignación para constancia.

19 Archiva original de la orden del día, fotocopia del acuse de recibo de invitaciones oficiales, lista de asistencia de la sesión y original de la lista de contenido de adjudicaciones en el expediente respectivo para su resguardo.

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4



210-SUBRMS-DA-DA-002 Nombre del procedimiento : Adjudicación directa.

Propósito: Apoyar al Comité de Adquisiciones para realizar las adjudicaciones directas solicitadas por las Dependencias, Entidades u Órganos Desconcentrados Estatales, a través del análisis de la documentación soporte que éstas presenten.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud de adjudicación directa hasta la notificación de la determinación del Comité de Adquisiciones a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente.

Responsable del procedimiento: Departamento de Adjudicaciones.

Políticas:




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observaciones

1 Recibe de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente, la solicitud de adjudicación directa con la documentación soporte documentación soporte integrada por oficio de certificación de recursos firmado por el titular, fotocopia de documentación que garantice la disponibilidad del recurso y currículum y cotización de proveedores participantes.

Revisa la documentación soporte y determina:

¿La documentación soporte cumple con los requisitos para realizar una adjudicación directa?


No, envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones, dirigido a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente, informando el rechazo de la solicitud de adjudicación directa. Termina procedimiento.

2 Integra al expediente de adjudicación directa, la documentación soporte revisada y asigna número consecutivo.

3 Elabora orden del día, lista de asistencia e invitaciones oficiales y recaba las firmas correspondientes.

4 Envía a los integrantes del Comité de Adquisiciones, orden del día e invitaciones oficiales con sus anexos respectivos.

5 Elabora propuesta de acuerdo de adjudicación directa.

6 Acude al Comité de Adquisiciones para la junta de adjudicación directa, pasa lista de asistencia para rubrica de los integrantes del Comité y representantes de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente.

7 Analiza el Comité de Adquisiciones, la solicitud de adjudicación directa y documentación soporte y determina:

¿Autorizó el Comité de Adquisiciones, la adjudicación directa?

Si, da lectura y firma el acuerdo de adjudicación directa. Continúa con la actividad 8.

No, da lectura y firma el acuerdo, no autorizando la adjudicación directa.

8 Entrega a los integrantes del Comité de Adquisiciones, fotocopia o disco magnético del acuerdo de adjudicación directa.

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2






observaciones

9 Elabora y envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones, dirigido a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente, comunicando la determinación del Comité, anexando fotocopia del acuerdo de adjudicación directa.

10 Integra al expediente, la solicitud de adjudicación directa, documentación soporte, fotocopia del acuerdo de adjudicación directa y fotocopia del oficio de notificación de la determinación tomada por el Comité.

11 Entrega el expediente de solicitud de adjudicación directa mediante la lista de contenido al Departamento de Pedidos y Archivo, firmando de conformidad la persona que recibe el expediente y entregando fotocopia de dicha lista.

12 Entrega acuerdo original de adjudicación directa al Departamento de Pedidos y Archivo, quien firma el recibo de acuerdos originales para constancia.

13 Archiva original de la orden del día, fotocopia del acuse de recibo de invitaciones oficiales, lista de asistencia de la sesión, original de la lista de contenido y recibo de acuerdos originales en el expediente respectivo para su resguardo.

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3



210-SUBRMS-DA-DPA-001 Nombre del procedimiento : Elaboración de pedidos u órdenes de trabajo.

Propósito: Elaborar los pedidos u órdenes de trabajo para que la Dependencia o Entidad requirente pueda ejecutar la adjudicación autorizada por el Comité de Adjudicaciones.

Alcance: Desde la recepción del expediente de licitación hasta la entrega del pedido u orden de trabajo autorizado a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente.

Responsable del procedimiento: Departamento de Pedidos y Archivo.

Políticas:


• Deberá observar lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento.

• Recibirá los expedientes cancelados del Departamento de Convocatorias y Bases, y los expedientes desiertos y/o cancelados del Departamento de Aclaraciones y Aperturas.

• En caso que descripción del pedido u orden de trabajo lo amerite, envía memorándum informativo a la Dirección de Patrimonio o a la Dirección de Servicios para su conocimiento.

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2000




210-SUBRMS-DA-DPA-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe del Departamento de Adjudicaciones, el expediente de licitación debidamente integrado conforme a la lista de contenido de adjudicaciones.

2 Identifica el expediente como pedido u orden de trabajo, clasificándolo por modalidad de licitación y registra en el libro de control de pedidos o de órdenes de trabajo.

3 Captura y genera propuesta de pedido u orden de trabajo en el Sistema Integral de Adquisiciones (SIAD) con base en la hoja de turno y acuerdo de asignación.

4 Verifica que la propuesta del pedido u orden de trabajo coincida con el acuerdo de asignación y con la propuesta técnica y económica del licitante ganador y determina:

¿Encontró algún error en la propuesta del pedido u orden de trabajo?

Si, realiza las correcciones en el SIAD. Regresa a la actividad 4.

No, imprime el formato oficial de pedido u orden de trabajo.

5 Formaliza el pedido u orden de trabajo con las firmas de autorización de los titulares de la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios y de la Dirección de Adquisiciones, previa antefirma del Jefe del Departamento.

6 Elabora oficio de entrega que firma el Director de Adquisiciones, para hacer entrega del pedido u orden de trabajo a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente.

7 Notifica a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente que su pedido u orden de trabajo puede ser recogido en la oficina del Departamento.

8 Recibe personal de la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente y entrega original del pedido u orden de trabajo autorizado.

9 Integra el expediente de seguimiento, anexando fotocopia del pedido u orden de trabajo y captura los datos en el registro de cuadro de seguimiento.

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2






observaciones

10 Verifica que la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente haya entregado la fotocopia (color rosa) de pedido u orden de trabajo debidamente requisitada con los datos y firma del proveedor o prestador de servicio adjudicado.

¿Recibió la fotocopia (color rosa) de pedido u orden de trabajo?

Si, captura los datos complementarios en el registro de cuadro de seguimiento. Continúa con la actividad 11.

No, elabora oficio solicitando a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente la devolución de la fotocopia (color rosa) de pedido u orden de trabajo y archiva fotocopia en el expediente de la licitación.

En caso que la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente no devuelva la fotocopia (color rosa) de pedido u orden de trabajo, informa mediante oficio a la Contraloría General y archiva fotocopia en el expediente de la licitación. Termina procedimiento.

11 Determina el plazo de entrega de los bienes o servicios, tomando como base la fecha en que el(los) proveedor(es) o prestador(es) de servicios adjudicado(s), recibe(n) el pedido u orden de trabajo.

12 Elabora oficio firmado por el Director de Adquisiciones, solicitando a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente, que informe las fechas de entrega del anticipo y en la que el proveedor realizó la entrega total de los bienes o servicios, o en su caso, la situación que guarda el pedido u orden de trabajo y determina:

¿Recibió oficio de informe solicitado?

Si, determina si se cumplió en tiempo y forma con la entrega de los bienes y/o servicios por parte del proveedor.

Cuando existe incumplimiento o atraso, solicita nuevamente a la Dependencia, Entidad u Órgano Desconcentrado requirente que informe el avance de entrega de los mismos. Continúa con la actividad 13.

No, asienta en el cuadro de seguimiento, que el proveedor o prestador de servicio cumplió por normatividad y archiva fotocopia del oficio de solicitud de informe en el expediente de seguimiento. Termina procedimiento.

13 Integra en el expediente de la licitación, registro de cuadro de seguimiento, acuse de recibo de entrega de pedido u orden de trabajo, fotocopia del pedido u orden de trabajo (color rosa) y fotocopia del oficio de solicitud de informe.

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3



210-SUBRMS-DA-DPA-002 Nombre del procedimiento : Elaboración de estadísticas y reportes de adjudicaciones.

Propósito: Generar información estadística sobre las adjudicaciones que realiza el Gobierno del Estado para conocer el comportamiento de las adquisiciones gubernamentales y tomar decisiones oportunas.

Alcance: Desde la recepción de la información hasta la elaboración de las estadísticas y reportes de las adquisiciones gubernamentales.


Políticas:


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observaciones

1 Recibe instrucción para generar estadísticas mensuales y reportes de las diversas modalidades de licitaciones y determina:

¿La modalidad de las licitaciones es vía Comité?

Si, obtiene fotocopias de pedidos u órdenes de trabajo de acuerdo a los fallos emitidos por el Comité y captura en el Software de Estadísticas de Adquisiciones (EAD) en el apartado de compras. Continúa con la actividad 9.

No, en caso de ser modalidad vía Subcomité, continúa con la actividad 2. Para la modalidad de adjudicación directa, continúa en la actividad 4.

2 Recibe información capturada en el Software Captura de Estadísticas de Adquisiciones (CEAD) que generan los Subcomités de las Dependencias y Entidades.

3 Revisa que la información no tenga errores y determina:

¿La información está correcta?

Si, carga el archivo enviado por los Subcomités de las Dependencias y Entidades, a la base de datos del Software de Estadísticas de Adquisiciones. Continúa con la actividad 9.

No, devuelve a las Dependencias y Entidades, la información para que realice las correcciones pertinentes. Regresa a la actividad 2.

4 Recibe del Departamento de Adjudicaciones, expedientes originales de adjudicación directa debidamente integrados.

5 Registra en el Software de Estadísticas de Adquisiciones para su control, el número de expediente en el apartado de adjudicaciones directas.

6 Recibe de la Dependencia o Entidad, información y documentación generada por el suministro de los bienes o la prestación del servicio contratado y archiva en el expediente de adjudicación directa, determinando el monto de los ahorros y sus porcentajes.

7 Captura en el apartado de adjudicaciones directas en el Software de Estadísticas de Adquisiciones, la información del expediente de adjudicación.

8 Archiva por número consecutivo todos los expedientes de adjudicación directa vía Comité y resguarda hasta que concluye el ejercicio anual.

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2






observaciones

9 Verifica que los datos capturados, correspondan con los informes recibidos y determina:

¿Los datos corresponden a los informes recibidos?


No, realiza la actividad 2 para la modalidad vía Subcomité, y/o la actividad 4 para la modalidad de adjudicación directa.

10 Analiza e interpreta los resultados estadísticos, e imprime y engargola 3 juegos de las estadísticas de compras.

11 Elabora y envía tarjeta informativa a la Subsecretaría de Recursos Materiales y Servicios, anexando 2 juegos de las estadísticas de compras.

12 Elabora y envía oficios firmados por el Director de Adquisiciones, anexando las estadísticas en forma magnética para la Contraloría General, la Secretaría de Planeación de Finanzas y Secretaría de Gobierno.

13 Envía mediante tarjeta informativa al Departamento de Convocatorias y Bases, reporte estadístico en forma magnética para que sea publicado en la página web de la Dirección de Adquisiciones.

14 Archiva fotocopia de oficios de informes solicitados, de tarjeta informativa y estadísticas de compras en el expediente respectivo para su resguardo.

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3



210-SUBRMS-DA-DPA-003 Nombre del procedimiento : Protocolización de acuerdos autorizados por el Comité de Adquisiciones.

Propósito: Obtener la protocolización de los acuerdos autorizados por el Comité de Adquisiciones por parte de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno para su resguardo.

Alcance: Desde la recepción de los acuerdos autorizados por el Comité hasta la protocolización de los acuerdos originales por parte de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno.


Políticas:


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observaciones

1 Recibe del Departamento de Adjudicaciones, los acuerdos originales emitidos y autorizados por el Comité de Adquisiciones, al término de cada sesión.

2 Archiva los acuerdos originales en forma consecutiva por número de sesión y fecha para su control y resguardo respectivo.

3 Agrupa de manera cronológica, los acuerdos originales correspondientes a cada ejercicio anual y realiza su empastado.

4 Elabora y envía oficio firmado por el Director de Adquisiciones, remitiendo acuerdos originales al Director de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno para firma de protocolización.

5 Recibe oficio de la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Secretaría de Gobierno que remite adjunto los acuerdos originales debidamente firmados.

6 Archiva fotocopias de los oficios de envío y recepción de los acuerdos originales en el expediente respectivo, así como archiva los acuerdos originales autorizados para su resguardo.

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2



210-SUBRMS-DA-DPA-004 Nombre del procedimiento : Administración del Archivo de la Dirección de Adquisiciones.

Propósito: Resguardar los expedientes de licitaciones concluidas, canceladas y/o desiertas autorizadas por el Comité de Adquisiciones para su custodia y conservación.

Alcance: Desde la recepción de los expedientes de licitaciones concluidas, canceladas y/o desiertas hasta el resguardo de los mismos en el archivo del Departamento.


Políticas:


• El titular o el asistente de la Dirección de Adquisiciones y los Jefes de Departamento serán los

autorizados a solicitar un expediente del archivo, previo llenado y firma de autorización de la solicitud de préstamo de expedientes.

• En el caso de préstamo de expedientes, deberá revisar el expediente devuelto conforme a las listas de

contenido para garantizar que se encuentren los documentos originalmente integrados. De no haber observaciones, se asienta nombre, firma y fecha de la recepción. Si existe alguna anomalía no se acepta el expediente y se reporta inmediatamente al Jefe del Departamento.

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observaciones

1 Recibe del Departamento de Adjudicaciones, los expedientes de licitaciones públicas, de adjudicaciones directas, de licitaciones canceladas y/o desiertas, debidamente integrados conforme a la lista de contenido de adjudicaciones.

2 Registra los expedientes recibidos en el libro de control de expedientes de requisiciones o en el de presupuestos de servicio; en caso de registrar un expediente de adjudicación directa, se anota en la relación de adjudicaciones directas.

3 Ordena los expedientes en forma cronológica y los agrupa en cajas de archivo con indicadores de contenido en su parte externa.

4 Resguarda en el Departamento, los expedientes hasta un año después de terminado el ejercicio a que corresponda dicha documentación.

5 Verifica que los expedientes hayan cumplido con el tiempo establecido de resguardo y determina:

¿La documentación cumplió con el periodo establecido?

Si, solicita mediante memorándum a la Dirección de Servicios, el resguardo de los expedientes en el Archivo Central. Continúa con la actividad 6.

No, continúa resguardándolos en el archivo del Departamento. Regresa a la actividad 5.

6 Recibe memorándum de respuesta de la Dirección de Servicios y determina:

¿Procede el envío de los expedientes al Archivo Central?

Si, envía mediante memorándum de entrega, los expedientes y lista de contenido. Continúa con la actividad 7.

No, continúa resguardándolos en el archivo del Departamento. Regresa a la actividad 5.

7 Archiva fotocopia del memorándum de solicitud y respuesta a la petición de resguardo y lista de contenido en el expediente respectivo.

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2



DIRECCIÓN DE SERVICIOS

Departamento de Información y Servicios Departamento de Mantenimiento e Intendencia

Departamento de Control de gestión y Correspondenci a

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210-SUBRMS-DS-DIS-001 Nombre del procedimiento : Información y orientación ciudadana.

Propósito: Orientar e informar a la ciudadanía interesada los servicios que prestan las diferentes Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la solicitud verbal del servicio hasta la entrega del reporte mensual al Jefe del Departamento para su archivo.

Responsable del procedimiento: Departamento de Información y Servicios

Políticas:

• Los agentes de información deberán contar con la documentación o datos suficientes en materia de trámites, funcionarios, requisitos, etc. (trípticos, directorios, manual de servicios de la Dependencia).

• Los agentes deberán ser amables y atentos en la solicitud de los ciudadanos.

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-SUBRMS-DS-DIS-001




observaciones

1 Recibe el agente del módulo, solicitud de información u orientación por parte de la ciudadanía y determina:


No, solicita vía telefónica apoyo para brindar la información requerida por el interesado.

Si, proporciona información.

2 Llena el formato de diario al fin del día.

3 Elabora, el agente del módulo, reporte mensual y entrega cada fin de mes los formatos de diario al Jefe del Departamento.


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Julio 2006

Enero 2007 2



210-SUBRMS-DS-DIS-002 Nombre del procedimiento : Fotocredencialización de servidores públicos.

Propósito: Proporcionar el servicio de fotocredencialización a las instancias de la Administración Pública Estatal.

Alcance: Desde la solicitud del servicio hasta la entrega de las credenciales al personal de las instancias interesadas.


Políticas:

• Las instancias solicitantes deberán anexar relación del personal a fotocredencializar. • Deberá contar con suficiente material para brindar un servicio eficaz.

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Julio 2006

Enero 2007 1







observaciones

1 Recibe a través de tarjeta de la Dirección de Servicios, oficio de las Dependencias y Entidades, así como la relación del personal solicitante del servicio de fotocredencialización.


¿Se cuenta con el material necesario para brindar el servicio?


No, solicita a la Unidad de Apoyo Administrativo, el material a utilizar. Continúa con la actividad 3.

3 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo el material necesario solicitado.

4 Comunica mediante oficio a la instancia solicitante, la fecha en la que se prestará el servicio.

5 Realiza la toma de fotografías al personal enviado por la instancia solicitante, registra sus datos en la libreta de control interno y solicita firmas de los usuarios de conformidad.

4 Comunica vía telefónica a la Unidad Administrativa de la instancia interesada, que recojan las credenciales solicitadas.

5 Elabora memorándum de entrega y relación de credenciales dirigida al Jefe de la Unidad Administrativa de la instancia interesada.

6 Recoge, personal de la instancia interesada, credenciales y firma el memorándum y relación de credenciales de recibido.

7 Archiva memorándum y relación de credenciales en el expediente respectivo.

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Julio 2006

Enero 2007 2



210-SUBRMS-DS-DIS-003 Nombre del procedimiento : Dictaminación y autorización de arrendamiento de bienes inmuebles a Dependencias y Entidades Estatales.

Propósito: Verificar que los inmuebles cumplan con las especificaciones técnicas y los requisitos que se establecen en la Normatividad.

Alcance: Desde la solicitud del dictamen del arrendamiento hasta el archivo del oficio de respuesta y fotocopia del contrato de arrendamiento.

Responsable del procedimiento: Departamento de Información y Servicios.

Políticas: • Deberá llevar a cabo la dictaminación y autorización de los arrendamientos conforme a los Lineamientos

para el Arrendamiento de inmuebles por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal en su Carácter de Arrendatarias.

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Julio 2006

Enero 2007 1







observaciones

1 Recibe a través de tarjeta de la Dirección de Servicios, oficio de las Dependencias y Entidades, solicitando la dictaminación, y en su caso autorización, del arrendamiento de bienes inmuebles.

2 Revisa la documentación y determina:

¿Se cuenta con la documentación necesaria para realizar la dictaminación del arrendamiento?


No, elabora oficio que firma el Director de Servicios y envía a la instancia solicitante, emitiendo respuesta negativa. Termina procedimiento.

3 Valora la documentación y elabora tarjeta informativa firmada por el Director de Servicios dirigida al Subsecretario de Recursos Materiales y Servicios.

4 Elabora oficio de autorización y envía al Subsecretario de Recursos Materiales y Servicios para firma del Titular de la Dependencia, anexando tarjeta informativa.

5 Recibe en forma económica oficio de autorización debidamente firmado por el Titular de la Dependencia y tarjeta informativa.

6 Envía oficio de autorización a la instancia solicitante, requiriendo que remita fotocopia del contrato de arrendamiento una vez formalizado.

7 Archiva fotocopia sellada de recibido del oficio de autorización y tarjeta informativa en el expediente respectivo.

8 Recibe de la instancia solicitante para complementar la documentación, fotocopia del contrato de arrendamiento y archivar en el expediente respectivo.

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Julio 2006

Enero 2007 2



210-SUBRMS-DS-DIS-004 Nombre del procedimiento : Impresiones en duplicador.

Propósito: Proporcionar el servicio de duplicado de originales a los diferentes órganos administrativos de la Dependencia.

Alcance: Desde la solicitud del servicio hasta la entrega de la documentación duplicada al órgano administrativo solicitante.


Políticas:

• Deberá contar con el material necesario para proporcionar un servicio eficaz.

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Julio 2006

Enero 2007 1







observaciones

1 Recibe memorándum de solicitud del servicio de duplicado de documentos de los órganos administrativos de la Dependencia.


¿Se cuenta con el material necesario para brindar el servicio?


No, solicita a la Unidad de Apoyo Administrativo, el material a utilizar. Continúa con la actividad 3.

3 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo el material necesario para realizar los duplicados de documentos.

4 Realiza los duplicados y elabora oficio de envío remitiendo en forma económica al Director de Servicios para su firma.

5 Recibe en forma económica oficio de autorización firmado por el Director de Servicios.

6 Envía oficio de autorización al órgano administrativo solicitante anexando los duplicados.

7 Archiva fotocopia de oficio de autorización en el expediente respectivo.

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Julio 2006

Enero 2007 2



210-SUBRMS-DS-DMI-001 Nombre del procedimiento : Préstamo de expedientes laborales a instancias gubernamentales y/o particulares del Archivo Central.

Propósito: Brindar un servicio eficaz a los interesados garantizando la custodia y conservación de la documentación de los expedientes laborales del Archivo Central.

Alcance: Desde la recepción de la solicitud del préstamo del expediente hasta la devolución del mismo, cancelación y archivo del vale de préstamo.

Responsable del procedimiento: Departamento de Mantenimiento e Intendencia.

Políticas:

• Deberá proporcionar el solicitante los datos indispensables para la identificación y ubicación del expediente solicitado.

• Cuando un particular solicite el servicio de préstamo de expedientes, deberá identificarse con su

credencial de elector.

• El préstamo del expediente para instancias gubernamentales podrá tener un periodo de hasta 90 días.

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Julio 2006

Enero 2007 1



210-SUBRMS-DS-DMI-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Recibe oficio, memorándum o escrito de instancias gubernamentales y/o particulares, solicitando la búsqueda y préstamo de expedientes, aportando los datos necesarios para su ubicación y determina:

¿La solicitud es de una instancia gubernamental?


No, solicita al particular que se identifique presentando su credencial de elector.

2 Recibe fotocopia del oficio, memorándum o escrito de solicitud de préstamo de expedientes de personal.

3 Verifica datos del expediente e inicia su búsqueda y determina:

¿El expediente se encuentra en el Archivo Central?


No, comunica en forma económica al solicitante la inexistencia del expediente en el Archivo Central. Termina procedimiento.

4 Sella de foliado cada hoja que integra el expediente y revisa con el solicitante que el foliado esté correcto y determina:

¿El préstamo del expediente es para una instancia gubernamental?


No, solicita al particular deje su credencial de elector como garantía por el préstamo del expediente.

5 Llena vale de préstamo del expediente con los datos del interesado y solicita su firma.

6 Anota datos del solicitante en el libro de registro, con fecha de salida y entrega, nombre del área solicitante y observaciones pertinentes para control de las solicitudes y entrega el expediente al solicitante.

7 Recibe el expediente y verifica que contenga el mismo número de hojas foliadas al momento de la entrega.

8 Cancela a la vista del solicitante el vale de préstamo y archiva, en caso de particulares, devuelve credencial de elector.

9 Ubica el expediente de personal en el lugar que le corresponde dentro del Archivo Central.

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Enero 2007 2



210-SUBRMS-DS-DMI-002 Nombre del procedimiento : Recepción de documentación laboral de trabajadores para su integración a los expedientes del Archivo Central.

Propósito: Actualizar los expedientes del Archivo Central a fin de recopilar documentalmente el historial laboral de los trabajadores al servicio del Gobierno del Estado.

Alcance: Desde la recepción del documento hasta el archivo del mismo en el expediente del trabajador que corresponda.


Políticas:

• En caso que el expediente del trabajador no exista, deberá crear el expediente respectivo.

• Deberá sellar la documentación recibida antes de integrarse a los expedientes que corresponda.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe documentación con una relación detallada que incluye nombres, tipo de movimientos y Dependencia, y determina:

¿La documentación está correcta?


No, regresa al solicitante la documentación para su revisión e integración correcta. Regresa a la actividad 1.

2 Sella la fotocopia de la relación y entrega al encargado de entregar la documentación.

3 Sella los documentos y clasifica por fecha de emisión y en orden alfabético.

4 Registra en el libro de control la integración de los documentos recibidos.

5 Archiva la documentación por orden alfabético en el expediente del trabajador que corresponda o en su caso, crea el expediente respectivo.

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Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBRMS-DS-DMI-003 Nombre del procedimiento : Servicio de intendencia.

Propósito: Realizar el servicio de limpieza en las oficinas de los órganos administrativos de la Dependencia, así como en las oficinas que se encuentran en el Palacio de Gobierno.

Alcance: Desde la solicitud del servicio, la realización del mismo hasta archivar el formato de servicio debidamente firmado por personal del órgano administrativo solicitante.


Políticas: • Deberá contar con el personal necesario para otorgar el servicio de intendencia solicitado. • Deberá solicitar con tiempo a la Unidad de Apoyo Administrativo, el material necesario para realizar el

servicio de intendencia oportunamente.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe vía telefónica solicitud de servicio de intendencia por parte de los órganos administrativos de la Dependencia y Palacio de Gobierno y determina:

¿Se cuenta con personal disponible para realizar el servicio de intendencia?


No, informa vía telefónica al órgano administrativo solicitante que no se cuenta por el momento con personal disponible para realizar el servicio y se programa fecha de servicio.

2 Instruye al intendente realice el apoyo solicitado en la oficina del órgano administrativo correspondiente.

3 Llena formato de servicio y entrega al intendente para firma de la persona asignada por el órgano administrativo solicitante a fin de comprobar que el servicio haya sido realizado correctamente.

4 Recibe del intendente, formato de servicio firmado de conformidad por la persona asignada por el órgano administrativo que verificó el servicio otorgado.

5 Archiva formato de servicio en el expediente respectivo.

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Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBRMS-DS-DMI-004 Nombre del procedimiento : Servicio de mantenimiento.

Propósito: Proporcionar el servicio solicitado por los órganos administrativos de la Dependencia para contar con instalaciones adecuadas para realizar las actividades diarias del personal.

Alcance: Desde la solicitud del servicio, la realización del mismo hasta archivar la orden de trabajo debidamente firmada por personal del órgano administrativo solicitante.


Políticas: • Deberá solicitar oportunamente a la Unidad de Apoyo Administrativo, el material requerido para

proporcionar el servicio al órgano administrativo solicitante.

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Julio 2006

Enero 2007 1






observaciones

1 Recibe memorándum de los órganos administrativos de la Dependencia solicitando servicio de mantenimiento de instalaciones.

2 Verifica el tipo de servicio de mantenimiento solicitado por el órgano administrativo y determina:

¿El personal del Departamento está capacitado para proporcionar el servicio de mantenimiento solicitado?


No, envía oficio a la Dirección de Conservación y Mantenimiento de la Secretaría de Obras Públicas y Vivienda solicitando apoyo para dar el servicio de mantenimiento requerido.

3 Recibe oficio de la Dirección de Conservación y Mantenimiento de la Secretaría de Obras Públicas y Vivienda y determina:

¿La Dirección de Conservación y Mantenimiento proporcionará el servicio de mantenimiento solicitado?


No, envía oficio de respuesta al órgano administrativo solicitante, informando que la Dirección de Conservación y Mantenimiento no está en posibilidades de proporcionar el servicio de mantenimiento solicitado. Termina procedimiento.

4 Envía memorándum a la Unidad de Apoyo Administrativo, solicitando el material necesario para realizar el servicio de mantenimiento y determina:

¿Fue autorizado el material solicitado?


No, envía oficio de respuesta al órgano administrativo solicitante, informando que la Unidad de Apoyo Administrativo no está en posibilidades de proporcionar el servicio de mantenimiento solicitado. Termina procedimiento.

5 Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo el material necesario para realizar el servicio de mantenimiento solicitado.

6 Elabora orden de trabajo y entrega el material al encargado de realizar el servicio de mantenimiento ya sea personal del Departamento o de la Dirección de Conservación y Mantenimiento.

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Julio 2006

Enero 2007

2






observaciones

7 Personal asignado por el Departamento supervisa la realización del servicio de mantenimiento solicitado y verifica:

¿El servicio de mantenimiento fue proporcionado por la Dirección de Conservación y Mantenimiento?


No, solicita a personal asignado por el órgano administrativo interesado que firme de conformidad la orden de trabajo del Departamento de Mantenimiento e Intendencia y la solicitud de material a la Unidad de Apoyo Administrativo de la Dependencia. Continúa con la actividad 9.

8 Firma el Jefe del Departamento de Mantenimiento e Intendencia, la orden de trabajo de conformidad del servicio de mantenimiento prestado por la Dirección de Conservación y Mantenimiento.

9 Archiva fotocopia de la orden de trabajo en el expediente respectivo.

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Julio 2006

Enero 2007

3



210-SUBRMS-DS-DCGC-001 Nombre del procedimiento : Control y seguimiento del servicio de correspondencia.

Propósito: Proporcionar eficaz y oportunamente el servicio de correspondencia a instancias gubernamentales y órganos administrativos de la Dependencia.

Alcance: Desde la recepción hasta la entrega de la correspondencia al destino correcto en tiempo y forma.

Responsable del procedimiento: Departamento de Control de Gestión y Correspondencia.

Políticas: • Deberá verificar que los anexos que se citen en la correspondencia estén completos.

• Deberá recibir fotocopia del documento del personal del órgano administrativo solicitante para que sea

sellado como acuse de recibido. • Deberá supervisar que la correspondencia recibida sea turnada en el mismo día de su recepción; después

de las 15:00 horas, la entrega de la correspondencia recibida será al siguiente día hábil. • Deberá elaborar informe mensual de los asuntos atendidos y pendientes.

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Enero 2007 1



210-SUBRMS-DS-DCGC-001 Descripción del procedimiento



observaciones

1 Atiende solicitud de servicio de correspondencia en la ventanilla de Oficialía de Partes y determina:

¿El servicio solicitado se refiere a la recepción de correspondencia?



2 Recibe documentación de la instancia solicitante en ventanilla y verifica:

¿La documentación está completa?


No, devuelve documentación a la instancia solicitante para que se integre correctamente. Regresa a la actividad 2.

3 Sella de recibido la correspondencia, clasifica los documentos y determina:

¿La documentación se dirige al Titular de la Dependencia?


No, elabora memorándum a la instancia a quien se dirige, firmado por el Jefe del Departamento y distribuye. Continúa con la actividad 9.

4 Elabora memorándum para el área de competencia con instrucción propuesta, firmado por el Director de Servicios y distribuye al órgano administrativo correspondiente. Continúa con la actividad 9.

5 Recibe documentación a enviar de la instancia solicitante en ventanilla y verifica:

¿La documentación está completa?


No, devuelve documentación a la instancia solicitante para que se integre correctamente. Regresa a la actividad 5.

6 Sella y asigna número de folio en la documentación y entrega acuse de recibo a la instancia solicitante.

7 Registra número de folio asignado y datos del documento en la libreta de correspondencia.

8 Clasifica la documentación en local o foránea y determina:

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Julio 2006

Enero 2007

2



210-SUBRMS-DS-DCGC-001 Descripción del procedimiento



observaciones

¿La documentación es local?


No, elabora relación de documentos por nombre y destino y coloca estampillas a los sobres rotulados y solicita al encargado de correos selle de recibido la relación de documentos. Continúa con la actividad 10.

9 El mensajero reparte documentos a las instancias correspondientes y solicita firma o sello en los acuses de recibido.

10 Recibe del mensajero acuses de recibido y/o relación de documentos sellados.


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Julio 2006

Enero 2007

3



GLOSARIO

A

Acuerdo de autorización de licitación:

Convenio entre dos o más partes que deberá proponer y en su caso autorizar el Comité de Adquisiciones para el inicio y alcance de la convocatoria pública.

Adecuación de plantilla:

Modificación realizada a la plantilla de personal adscrita a una unidad administrativa determinada y que puede ser creación, recategorización, cancelación, cambio de adscripción, transferencia de plazas, entre otras.

Adecuación estructural:

Modificación realizada a la estructura orgánica de una unidad administrativa determinada y que puede ser creación, cancelación, cambio de adscripción, transferencia, fusión de órganos administrativos, entre otras.

Adecuación presupuestaria:

Documento que genera el Sistema de Administración Hacendaria del Estado (SIAHE) al realizar una modificación presupuestaria.

Adjudicación de licitación:

Declaración de un ofrecimiento público de precios de un bien mueble, arrendamiento o contratación de servicio, en base a especificaciones solicitadas, adjudicado a un proveedor determinado y que corresponde a una Dependencia o Entidad en satisfacción de algún derecho.

Adjudicación directa:

Adjudicación de una compra de bienes o servicios que se hace a un solo proveedor mediante invitación escrita, personal o telefónica, cuando el monto de la requisición sea hasta 750 salarios mínimos, sin realizar el proceso de licitación pública.

Agente certificador:

Persona asignada por una Dependencia o Entidad para prestar servicios relacionados con la firma electrónica avanzada y autorizado a emitir, renovar, revocar y administrar los certificados digitales.

Algoritmo de cálculo:

Conjunto ordenado de operaciones que permite obtener el importe a retener o pagar a los trabajadores.

Análisis funcional del gasto:

Documento que forma parte de la Cuenta de la Hacienda Pública Estatal, en el cual, se presentan los proyectos estratégicos de gasto institucional y de inversión por funciones y subfunciones de los órganos administrativos de la Dependencia, así como, los recursos ejercidos, las metas programadas, modificadas y alcanzadas.

Anteproyecto de presupuesto de egresos:

Documento en el que se incluyen las previsiones de gasto, así como los objetivos, indicadores, metas y resultados que se han de alcanzar a través de los programas y/o proyectos institucionales que desarrollará una Dependencia o Entidad en un periodo determinado para su presentación ante la Secretaría de Planeación y Finanzas.

Asiento contable:

Es el registro de las operaciones mercantiles en los auxiliares y libros de contabilidad.

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Avance físico-financiero:

Documento en el que se registra el avance de las metas de los indicadores y actividades físicas de los programas de los órganos administrativos de la Dependencia.

B

Bases de licitación:

Conjunto de condiciones elaboradas de manera unilateral por la administración pública para realizar cualquier proceso licitatorio.

Base gravable: Para efecto del impuesto sobre la renta, es la suma de todos los ingresos acumulables que se consideran para determinar el monto al que se le va a aplicar tasa, tarifa o tabla de impuestos.

Bien inmueble: Aquel que por su naturaleza no se puede trasladar de un lugar a otro sin alterar en algún modo, su forma o sustancia.

Bien mueble: Aquel que por su naturaleza puede trasladarse de un lugar a otro, se muevan por sí mismos o por efecto de una fuerza exterior.

C

Carátula de proyecto:

Documento en el que se presenta la información cualitativa y cuantitativa de los programas de cada órgano administrativo y que contiene el propósito institucional, situación actual, beneficios esperados, objetivos, indicadores, actividades físicas, beneficiarios, entre otros y forma parte del Anteproyecto de Presupuesto de Egresos de la Dependencia.

Causa de utilidad pública:

También conocido como expropiación; es el procedimiento de derecho público por el cual el Estado adquiere bienes o derechos reales sobre bienes inmuebles de propiedad privada para el cumplimiento de un fin de utilidad pública, mediante el pago de una indemnización a los afectados, previa declaratoria del Poder Ejecutivo.

Cédula de programación de licitación:

Documento en el que se programan las fechas y horas en las que se realizarán los eventos o etapas de una licitación pública.

Cédula de validación del proyecto de inversión:

Documento que emite la Secretaría de Planeación y Finanzas, mediante el cual autoriza los proyectos de inversión, previamente solicitados por las Dependencias y Entidades.

Cédula del gasto:

Documento en el que se registran las erogaciones que lleva a cabo la Dependencia o Entidad para adquirir los medios necesarios en la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios.

Certificación de documentos:

Es hacer constar por escrito una realidad de hecho por quien tenga fe pública o atribución para ello.

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Certificado digital:

Documento emitido electrónicamente por la autoridad certificadora de una Dependencia o Entidad, mediante el cual se confirma el vínculo existente entre el firmante y el servicio de firma electrónica.

Cheque a custodia:

Documento de pago resguardado por la Dependencia o Entidad por un periodo de 45 días, en caso de que el trabajador no realice el cobro en la fecha señalada.

Cheque cancelado por reintegro:

Documento de pago que se cancela cuando se tiene la certeza que no va a ser cobrado, ya sea por baja, fallecimiento o por licencia sin goce de sueldo del trabajador y que su importe debe ser reintegrado a la Tesorería.

Cheque cancelado por custodia:

Documento de pago cancelado, cuando el trabajador no recoge el cheque en un periodo de 45 días y que posteriormente a solicitud del interesado puede ser reexpedido mientras no prescriba.

Clave presupuestaria:

Es la representación numérica que sirve para ordenar las categorías programáticas y los elementos con los que se formula y ejerce el presupuesto.

Código fuente: Conjunto de líneas de código que conforman un bloque de texto para ser ejecutado por una computadora. El código fuente es texto simple, capaz de ser leído por cualquier editor de textos y entendible por cualquier persona, siempre y cuando conozca algo de programación

Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de Bienes Muebles:

Órgano colegiado del Gobierno del Estado, creado con la finalidad de realizar y dar transparencia a los procesos licitatorios gubernamentales.

Competencia laboral:

Capacidad productiva de un individuo que se define y mide en términos de desempeño en un determinado contexto laboral, y no solamente de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes.

Consumible informático:

Material, pieza o dispositivo electrónico, magnético u óptico, remplazable, no renovable y de corta o mediana duración.

Contrato de comodato:

Contrato mediante el cual uno de los contratantes se obliga a conceder gratuitamente el uso de una cosa no consumible, y el otro contrae la obligación de restituirla individualmente.

Convocatoria de licitación:

Documento a través del cual se invita públicamente a los proveedores para participar en una licitación.

Cuenta de la Hacienda Pública Estatal:

Documento que contiene información financiera, presupuestaria y funcional, que anualmente se presenta por las Dependencias y Entidades para informar los resultados de la gestión financiera y los alcances logrados en un ejercicio.

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D

Dación en pago: Transmisión, al acreedor o a los acreedores, del dominio de una cosa en compensación de una deuda.

Decreto de desincorporación:

Es la enajenación que realiza el Gobierno del Estado a favor de organismos públicos y privados para el desarrollo de proyectos de interés social en beneficio de la colectividad, siendo estos en las modalidades de donación, permuta, dación de pago, compra-venta y reversión.

Dirección URL: Localizador uniforme de recurso (Uniform Resource Locutor), es una secuencia de caracteres, de acuerdo a un formato estándar, que se usa para localizar recursos como documentos e imágenes en internet.

Dominio de internet:

Es la parte de una dirección de una página o recurso en internet por la que se identifica al servidor en el que se aloja. Estos dominios se clasifican por temas según su terminación (o dominio raíz), de tal forma que los terminados en .com se destinan a uso comercial, .org a organizaciones sin ánimo de lucro, .gob o .gov a páginas gubernamentales, .edu a instituciones educativas, etc. También existe un dominio raíz para cada país del mundo, como .es para España, .mx para México, .ar para Argentina, etc.

E

Entero fiscal: Acto de entrega al erario público (Fisco) del importe de los impuestos generados o retenidos al trabajador que se encuentra en alguno de los supuestos establecidos en Ley.

Estado presupuestal:

Documento que muestra la situación presupuestal de una Dependencia o Entidad en una fecha o periodo determinado.

Estado financiero:

Documento que muestra la situación financiera de una Dependencia o Entidad en un periodo determinado.

F

Firma Electrónica:

Conjunto de datos electrónicos que permite asegurar la integridad y autenticidad de la firma, así como la identidad del firmante y es utilizada para firmar documentos y transacciones de manera irrefutable en el ámbito digital.

Fondos centralizados:

Son los recursos monetarios que maneja exclusivamente la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas.

H

Hospedaje web: Espacio en un servidor de internet, donde se alojan sitios web o archivos de algún tipo. También conocido como hospedaje web, web hosting, alojamiento web, espacio web, etc.

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2000




I

Informe de Gobierno:

Es el recuento de las obras y acciones relevantes ejecutados por las instancias de la administración pública estatal durante el ejercicio fiscal correspondiente y su relación con el presupuesto global ejercido, derivados de los planes y programas institucionales y sectoriales, que por Ley debe presentar al final de cada ejercicio anual el C. Gobernador del Estado.

Inventario: Relación ordenada de los bienes muebles e inmuebles de una Dependencia o Entidad, plasmando sus características, ubicación y el responsable de su custodia.

L

Legislación: Conjunto de los principales ordenamientos jurídicos, de los cuales se derivan las atribuciones, normas de acción, procedimientos, funciones y políticas de la Dependencia.

Lenguaje de programación:

Conjunto de signos y reglas que permiten la comunicación con un ordenador.

Liberación de recursos:

Es una solicitud de recursos que realiza una Dependencia o Entidad y que tiene previstos en una o varias claves presupuestarias sujeta a los términos normativos y calendarización respectiva.

Liberación de sueldos:

Acto por el cual la Dependencia o Entidad ordena el pago de sueldos a sus trabajadores.

Licitación: Es el proceso de un ofrecimiento público de precios para la adquisición de un bien mueble, arrendamiento o contratación de servicio determinado.

Licitación concluida:

Resultado de un ofrecimiento público que emite el Comité de Adquisiciones, en el que se determina quien o quienes son el o los licitantes ganadores.

Licitación por invitación abierta:

Ofrecimiento público de precios de un bien mueble, arrendamiento o contratación de servicio, cuando el monto de la requisición sea mayor de 7,000 y hasta 30,000 salarios mínimos.

Licitación pública estatal:

Ofrecimiento público de precios de un bien mueble, arrendamiento o contratación de servicio, cuando el monto de la requisición sea mayor de 80,000 y hasta 150,000 salarios mínimos.

Licitación pública nacional y/o internacional:

Ofrecimiento público de precios de un bien mueble, arrendamiento o contratación de servicio, cuando el monto de la requisición sea mayor de 150,000 salarios mínimos en adelante.

M

Manual de procedimientos:

Es un documento que permite conocer el funcionamiento interno de los órganos administrativos de una Dependencia o Entidad a través de la descripción de las actividades secuenciales dentro de un ámbito de aplicación para lograr el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

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Maquinaria pesada:

Maquinaria o equipo de trabajo de gran capacidad para realizar actividades de infraestructura como carreteras, edificios, puentes, etc.

Memoria de cálculo:

Documento que justifica y determina el costo de los bienes o servicios que los órganos administrativos de una Dependencia o Entidad requieren para el cumplimiento de sus responsabilidades y actividades.

Minuta global de acuerdos:

Documento oficial en el que se establecen acuerdos suscritos entre el Gobierno del Estado y el Sindicato de Trabajadores al Servicio del Gobierno del Estado.

Modificación presupuestaria:

Modificación que se realiza al presupuesto de egresos, así como a los calendarios de gasto del presupuesto autorizado a los proyectos institucionales y de inversión de los organismos públicos durante el ejercicio fiscal. Las modalidades pueden ser: ampliación, reducción, traspaso, entre otros.

Movimiento nominal:

Es el registro que por diversas incidencias deberá afectar al padrón original de recursos humanos para el proceso de generación y emisión de la nomina.

N

Nombramiento oficial:

Documento que acredita la relación de trabajo entre la Dependencia o Entidad y los trabajadores a su servicio.

O

Orden de ministración:

Documento mediante el cual se radican recursos presupuestarios con base a la calendarización autorizada para su ejercicio.

P

Padrón de inmuebles:

Sistema de control interno de los bienes inmuebles adscritos al Poder Ejecutivo del Estado, de uso exclusivo de la Secretaría.

Padrón de recursos humanos:

Es el registro administrativo de cada uno de los trabajadores adscritos a la Dependencia, donde figuran datos personales y plazas asignadas a los trabajadores.

Partida presupuestaria:

Es la parte componente de la clave presupuestaria que representa elementos afines integrantes de cada concepto y clasifica las erogaciones de manera concreta y detallada del bien o servicio que se adquiere, de acuerdo con el objeto específico del gasto.

Patrimonio: Es el total de bienes que pertenecen a una Dependencia o Entidad.

Patrimonio estatal:

Es el conjunto de bienes y derechos, recursos e inversiones que como elementos constitutivos de su estructura social o como resultado de su actividad normal, ha acumulado el estado y posee a titulo de dueño para destinarlos o afectarlos en forma permanente a la prestación directa o indirecta de los servicios públicos, la consecución de sus objetivos y/o finalidades de política social y económica.

Periódico Oficial del Estado:

Medio de difusión del Gobierno del Estado, de carácter permanente, en el que se publican los actos y resoluciones que las leyes o acuerdos ordenen.

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Presupuesto de egresos:

Comprende las previsiones de gasto público que habrán de realizar los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo; organismos autónomos; el pago de la deuda pública; y el monto de las participaciones y aportaciones federales a que se refiere la Ley de Coordinación Fiscal.

Presupuesto de servicio de licitación:

Solicitud de arrendamientos de un bien mueble y/o contratación de servicios determinados, en un formato oficial.

Procedimiento: Es la descripción de las actividades secuenciales de un órgano administrativo dentro de un ámbito de aplicación para lograr el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.

Programa operativo anual:

Instrumento que transforma los lineamientos generales de la planeación estatal en objetivos y metas concretas a desarrollar en el corto plazo, definiendo responsables, temporalidad, y especialidad de acciones, para lo cual se asignan recursos en función de las disponibilidades y necesidades.

Propuesta económica de licitación:

Oferta presentada por un proveedor en un proceso de licitación, considerando únicamente los aspectos económicos solicitados en las bases de la licitación, esta oferta incluye precios.

Propuesta técnica de licitación:

Oferta presentada por un proveedor en un proceso de licitación, considerando únicamente los aspectos técnicos solicitados en las bases de la licitación, esta oferta no incluye precios.

Protocolización: Acción y efecto de incorporar una serie de escrituras matrices y otros documentos que un notario autoriza o custodia con ciertas formalidades.

Protocolo de transferencia de ficheros:

Es un servicio que se utiliza para transferir información, almacenada en ficheros, de una máquina remota a otra local, o viceversa.

Proyecto de gasto corriente:

Erogaciones en recursos humanos, materiales, bienes y servicios destinados a la realización de actividades administrativas requeridas para el funcionamiento normal de una Dependencia o Entidad.

Proyecto de gasto de inversión:

Erogaciones en obra pública, proyectos productivos y de desarrollo, capital humano, entre otros destinados al fortalecimiento de la infraestructura del estado.

Proyecto de opinión jurídica:

Análisis y estudio de alguna situación precisa o de algún acto o hecho que puede producir efectos y consecuencias legales para lo cual se debe identificar el problema como base para la formulación de la hipótesis de la posible solución y conclusión respectiva.

Q

Quórum legal: Proporción de votos pertenecientes o relativos a la ley o al derecho, favorables para que haya acuerdo.

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R

Radicación física de cheques:

Envío de cheques de sueldos de los trabajadores de un centro de trabajo a otro.

Recibo oficial: Documento oficial expedido por la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas en el que se asienta el ingreso de recursos al erario por parte de las instancias de gobierno o servidores públicos según corresponde.

Recibo oficial virtual:

Documento oficial expedido por la Tesorería de la Secretaría de Planeación y Finanzas en el que se asienta haber realizado alguna transferencia monetaria a la cuenta bancaria de una Dependencia o Entidad.

Red de voz y datos:

Tecnología que permite transportar llamadas de voz a través de las redes de datos, públicas o privadas.

Requisición de compra para licitación:

Formato oficial mediante el cual se solicita adquisiciones de bienes muebles.

Respaldo de información:

Copiar la información a un medio que cumpla con una serie de exigencias: como confiabilidad, seguridad y eficiencia.

Retención de sueldos:

Acto por el cual se detiene de manera momentánea el pago de sueldos de los trabajadores.

S

Salario mínimo diario general:

Cantidad menor que debe recibir en efectivo el trabajador por los servicios prestados en una jornada de trabajo, suficiente para satisfacer las necesidades normales de una familia. Dichos salarios mínimos los fija la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos.

Sector Administración:

Conjunto de instancias gubernamentales con actividades afines bajo la responsabilidad de la Secretaría de Administración, a través de la cual se planea, organiza, dirige, controla, ejecuta y evalúa las acciones necesarias para cumplir con los programas del Gobierno.

Semoviente: Algo que se mueve por sí mismo. Vgr. Ganado, vacuno, bovino, etc.

Servicio de Administración Tributaria (S.A.T.):

Órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que tiene la responsabilidad de aplicar la legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público, así como de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y aduaneras.

Sitio de internet: También conocido como una página de internet o página web. Es un documento que contiene información específica de un tema en particular y que es almacenado en algún sistema de cómputo que se encuentre conectado a la red mundial de información denominada internet.

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Subasta pública: Es el medio legal a través del cual, el Ejecutivo del Estado enajena anualmente equipo de oficina, de transporte y otros bienes muebles que se encuentran en estado de inoperación, destrucción total o parcial y que resulte incosteable su reparación y que hayan sido dados de baja de los inventarios del activo fijo del Gobierno del Estado.

T

Techo financiero: Límite máximo del presupuesto que se asigna a una Dependencia o Entidad en un periodo determinado, el cual, puede incluir gasto corriente y gasto de inversión.

Trámite de liquidación:

Documento en el que se consignan los datos generales o características de una operación dada, con la indicación de la partida presupuestaria que se afecta para realizar algún pago derivado de una obligación a cargo de una Dependencia o Entidad.

V

Vehículo fluvial: Medio de transporte para ser utilizado en ríos, lagunas, manglares, etc.

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GRUPO DE TRABAJO

Coordinación

Lic. David A. Franco Arévalo Jefe de la Unidad de Planeación

Actualización del Manual de Organización

Desarrollo del documento

Lic. Eduardo E. Martínez Díaz Jefe del Área de Proyectos e Información Sectorial

de la Unidad de Planeación

Lic. Clara M. Patiño Heredia Analista Técnico Especializado

del Área de Proyectos e Información Sectorial

Asesoría

C. P. Amilcar Zenteno Tovilla Analista Técnico Especializado

de la Dirección de Desarrollo Administrativo

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