MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA

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HOJA DE IDENTIFICACIÓN DE FIRMAS Y RÚBRICAS

DICTAMINACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA

REVISÓ

NOMBRE FIRMA RÚBRICA

Lic. Roberto Carlos Félix López

Secretario Ejecutivo

C.P. Blanca Guadalupe Castro

González

Titular del Órgano Interno de Control

Mtro. Nery Ruiz Arvizu

Director Ejecutivo De Asuntos Jurídicos

DICTAMINÓ

NOMBRE FIRMA RÚBRICA

L.C.P. Flor Barceló Noriega

Encargada de la Dirección Ejecutiva de Administración

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SELLO FECHA ELABORACIÓN O

ACTUALIZACIÓN

Diciembre, 2019

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ÍNDICE Página

INTRODUCCIÓN I. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................ 7 1. Actividades propias de la Oficialía Electoral……………………………………...10

2. Coordinación de direcciones ejecutivas…………………………………………..12

3. Atención a los acuerdos de trámite de solicitudes de ciudadanos y partidos

políticos………………………………………………………………………………….15

4. Realizar las notificaciones que se requieran para el cumplimiento de los fines

del Instituto………………………………………………………………………………17

5. Construir la administración del Sistema Integral de Archivo Institucional…….19

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INTRODUCCIÓN

La reforma constitucional en materia Política-Electoral aprobada por el Congreso de la Unión y la mayoría de las legislaturas estatales publicada en el Diario Oficial de la Federación el 10 de febrero de 2014, así como la nueva Ley General de Instituciones y Procedimientos Electorales publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de mayo de 2014, misma que tiene por objeto establecer las disposiciones aplicables en materia de instituciones y procedimientos electorales, distribuir competencias entre la Federación y las entidades federativas en la materia, así como la relación entre el Instituto Nacional Electoral y los organismos públicos locales.

En esa misma tesitura se aprueba la nueva Ley de Instituciones y Procedimientos Electorales para el Estado de Sonora publicada en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado el 30 de junio de 2014, la cual incluye diversas disposiciones que modifican la estructura, funciones y objetivos del Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana de Sonora, estableciendo como principios rectores primordiales de la función electoral la certeza, legalidad, independencia, imparcialidad, máxima publicidad, objetividad y probidad. En respuesta a estas disposiciones y a la nueva configuración operativa de este organismo público local electoral, a la Secretaría Ejecutiva le corresponde auxiliar al Consejo General y su Presidente en el ejercicio de sus atribuciones, siendo ésta un órgano central de carácter unipersonal; encargado de coordinar la Junta General Ejecutiva, de conducir la administración y supervisar el desarrollo adecuado de las actividades de los órganos ejecutivos y técnicos del Instituto, de conformidad con las disposiciones aplicables. Por lo cual, la emisión del presente documento representa un instrumento de apoyo fundamental para el desarrollo de sus funciones y de su personal adscrito y para el Instituto en general, respecto de su conformación, organización, objetivos y funcionamiento. En el mes de noviembre de 2018, el Consejo General reformó el Reglamento Interior del Instituto por medio de un acuerdo emitido en el pleno de este órgano colegiado, por medio del cual se armoniza la reglamentación interna con las reformas constitucionales que crean el Sistema Nacional Anticorrupción y al marco legal vigente en la materia en el estado de Sonora. Así mismo, en atención al Acuerdo JGE16/2019 y Acuerdo CG41/2019. El propósito de este documento es proporcionar una perspectiva general de los aspectos más relevantes en materia de procedimientos, el cual representa un instrumento de apoyo fundamental para el desarrollo de las funciones de su personal adscrito y para el Instituto, respecto de su conformación, organización, objetivos y funcionamiento.

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Por esta razón, el documento abarca los siguientes conceptos: introducción, procedimientos de las actividades propias de la Oficialía Electoral, de la coordinación de las direcciones ejecutivas y unidades técnicas, así como la atención a las peticiones y consultas de ciudadanos y partidos políticos Por último, es importante señalar que a fin de mantener actualizado el presente manual de procedimientos, la Secretaría Ejecutiva realizará revisiones periódicas para que, en caso de que haya alguna modificación a la estructura orgánica, al reglamento interno u otra, que repercutan directamente con las atribuciones y funciones conferidas a esta unidad administrativa, se lleven a cabo las modificaciones correspondientes a sus procedimientos.

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I. PROCEDIMIENTOS

1. ACTIVIDADES PROPIAS DE LA OFICIALÍA ELECTORAL

OBJETIVO:

Establecer un procedimiento para dar seguimiento oportuno a las actividades propias de las oficialías electorales.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

Análisis del documento, una vez recibido en la Secretaría Ejecutiva, para

determinar si es procedente o improcedente.

Elaborar el acuerdo de Oficialía Electoral.

Llevar el libro de registro de Oficialía Electoral.

Publicar en estrados.

Requerir, en su caso, al promovente.

Elaborar oficio de delegación, en su caso.

Solicitar, mediante oficio, recursos materiales y financieros para llevar a cabo

la Oficialía.

Elaborar el Acta de Oficialía Electoral.

Certificar el Acta de Oficialía Electoral.

Elaboración de oficio para la entrega de la certificación de la Oficialía

Electoral.

Integración del expediente.

Informar a la Junta General Ejecutiva.

Informar al Consejo General.

Remitir expedientes al Archivo Electoral.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS

Secretario Ejecutivo 1. Análisis de la solicitud

1.1 Analizar el documento para determinar si es procedente o improcedente

Solicitud de mérito Normatividad vigente

Subdirección de Secretaría Ejecutiva

2. Elaborar el Acuerdo de Oficialía Electoral

Solicitud de mérito

Notificadores 2.1 Publicar en Estrados Acuerdo

Notificadores 2.2. Realizar el requerimiento al promovente, en su caso

Oficio y acuerdo

Jefatura de Departamento de Secretaría Ejecutiva

2.2 Elaborar el oficio de delegación, en su caso.

Oficio y acuerdo


2.3. Anotar en el Libro de Oficialía Electoral

Libro de Oficialía Electoral y acuerdo

Coordinación de la Secretaría Ejecutiva

2.3. Solicitar recursos materiales y financieros

Oficio

Coordinación de Secretaría Ejecutiva

2.4. Integrar el expediente y archivar en carpeta

Oficio de mérito, acuerdo, acta, oficios, etc.

Secretario Ejecutivo o a quien se delegue

3. Elaborar el Acta de Oficialía Electoral

Acta de Oficialía Electoral

Secretario Ejecutivo 3.1 Certificar el Acta de Oficialía Electoral

Acta de Oficialía Electoral


3.2. Elaborar el oficio de entrega de la certificación del Acta de Oficialía Electoral

Oficio y certificación


3.3. Entregar la certificación al promovente

Oficio y certificación

Secretario Ejecutivo 4. Presentar informes Informe


4.1 Elaborar un informe para la Junta General Ejecutiva y el Consejo General, respectivamente.

Informe detallado de las peticiones y diligencias practicadas

Secretario Ejecutivo 4.2. Presentar el informe en las respectivas sesiones ordinarias.

Informe

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Secretario Ejecutivo 5. Remitir expediente al Archivo Electoral

Asistente de la Secretaría Ejecutiva

5.1. Elaborar el oficio para remitir la carpeta

Oficio


5.2. Entregar el oficio y la carpeta

Oficio y carpeta

FIN DEL PROCEDIMIENTO

*Actualmente esta Secretaría solo t iene 3 personas adscri tas.

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Análisis de la

solicitud de Oficialía

Electoral

Elaboración del

Acuerdo de Oficialía

Electoral

Elaborar el Acta

de Oficialía

Electoral

Presentación de

informes ante la Junta

General Ejecutiva y el

Consejo General

Remitir el expediente

al Archivo Electoral

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1

F I N 11

1

10

2. COORDINACIÓN DE DIRECCIONES EJECUTIVAS

OBJETIVO:

Establecer un procedimiento para dar seguimiento oportuno a la coordinación de las direcciones ejecutivas de este Instituto


Organizar reuniones de seguimiento.

Elaborar minuta para establecer compromisos.

Integración del expediente.

Informar a la Presidencia.



1. Organizar reuniones de seguimiento


1.1. Reunión interna previa para revisar pendientes

Oficios, correos, informes, minutas


1.2. Elaborar oficios para convocar a reunión

Oficio


1.3 Elaborar oficios para solicitar los recursos necesarios (lugar, limpieza, audio, etc.)

Oficio

Secretario Ejecutivo 2. Llevar a cabo la reunión

Oficio


2.1. Elaborar minuta Minuta


2.2. Recabar firma de asistentes

Minuta

Secretario Ejecutivo 3. Presentar informe Oficio

Secretario Ejecutivo 3.1. Analizar y evaluar el cumplimiento de compromisos por área

Oficios, correos, informes, minutas

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3.2. Integrar expediente Oficios, correos, informes, minutas


3.3 Elaborar informe de seguimiento

Informe

Secretario Ejecutivo 3.4. Presentar informe a consejera Presidenta y consejeros electorales, para su conocimiento.

Informe




Organizar reuniones

de seguimiento

Reunión de

seguimiento

Presentar

informe

F I N

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3. ATENCIÓN A LOS ACUERDOS DE TRÁMITE DE SOLICITUDES DE CIUDADANOS Y PARTIDOS POLÍTICOS A TRAVÉS DEL SISTEMA DE OFICIALÍA DE PARTES

OBJETIVO:

Establecer un procedimiento para dar seguimiento oportuno a los acuerdos de trámite, en lo referente a la atención de solicitudes de ciudadanos y partidos políticos.


Recibir la correspondencia y verificar los datos.

Aplicar sello de recibido de Oficialía de Partes.

Registrar en el libro de gobierno.

Leer e identificar el tipo de documento de acuerdo a su carácter de oficial,

urgente, confidencial o personal.

Registrar y escanear el documento en el sistema de gestión.

Turnar a los funcionarios competentes.

Recibir el documento original de la solicitud.

Archivar en carpeta de expedientes.

Recibir el acuerdo para firma del Secretario.

Archivar el acuerdo original firmado.

Elaborar los oficios de seguimiento de los acuerdos.

Entregar oficios de seguimiento a las áreas correspondientes.

Publicar acuerdo en estrados y lista de acuerdos en el sitio web del Instituto.

Recibir la información solicitada a las áreas, en su caso.

Elaborar el oficio de respuesta al promovente.

Solicitar el apoyo de oficiales notificadores para, en su caso, hacer entrega

de la información solicitada.

Llamar al promovente para, en su caso, entregar información solicitada.

Integrar expedientes de cada solicitud.

Elaborar relación de contenido de los expedientes.

Remitir expedientes al Archivo Electoral.

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Oficial de Partes 1. Recepción de documentación

Promoción original

Oficial de Partes 1.1 Aplicar el sello de recibido de Oficialía de Partes

Promoción original

Oficial de Partes 1.2. Leer e identificar el tipo de documento

Promoción original

Oficial de Partes 1.3.Registrar en el Libro de Gobierno

Libro de Gobierno

Oficial de Partes 1.4. Registrar y escanear el documento en el sistema de gestión

Promoción original

Oficial de Partes 1.5.Turnar a los funcionarios competentes

Promoción original


2. Recepción de documentación original

Promoción original Acuerdo original


2.1 Analizar su procedencia y solicitud para resguardo

Promoción original


2.2. Turnar para su seguimiento y archivo

Promoción original


2.3. Recibir acuerdo para firma del Secretario

Acuerdo

Secretario Ejecutivo 2.4. Firma del Secretario Acuerdo


2.5. Turnar para su seguimiento y archivo

Acuerdo


3. Seguimiento de acuerdos de trámite

Acuerdo


3.1. Elaborar los oficios de seguimiento de los acuerdos


3.2. Entregar oficios de seguimiento a las áreas correspondientes

Notificadores 3.3. Publicar acuerdo en estrados

Jefatura de Departamento 3.4. Elaborar y publicar lista de acuerdos en la página de internet del Instituto


3.5. Recibir la información solicitada a las áreas, en su caso.

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3.6. Elaborar el oficio de respuesta al promovente

Jefatura de Departamento 3.7. Solicitar el apoyo de oficiales notificadores para, en su caso, hacer entrega de la información solicitada

Jefatura de Departamento 3.8. Llamar al promovente para, en su caso, hacer entrega de la información


3.9. Integrar el expediente y archivar en carpeta

Oficio de mérito, acuerdo, oficios de seguimiento, cédulas de notificación, etc.


4. Informe de cumplimiento de acuerdos de trámite

Informe


4.1 Revisar las carpetas y analizar el cumplimiento de los seguimientos de acuerdos

Carpetas


4.2. Elaborar un informe de cumplimiento

Informe

Secretario Ejecutivo 5. Remitir expediente al Archivo Electoral


5.1. Elaborar el oficio para remitir las carpetas

Oficio


5.2. Entregar el oficio y las carpetas

Oficio y carpeta


*Actualmente se tienen dos oficiales de partes.


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Recepción de

documentación en

Oficialía de Partes

Seguimiento de

acuerdos de trámite

Informe de

cumplimiento de

seguimientos

Remitir el expediente

al Archivo Electoral

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1

F I N

11

1

Recepción de

documentación en

Secretaría Ejecutiva

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4. REALIZAR LAS NOTIFICACIONES QUE SE REQUIERAN PARA EL

CUMPLIMIENTO DE LOS FINES DEL INSTITUTO

OBJETIVO:

Establecer un procedimiento para realizar de manera oportuna las notificaciones que se requieran para el cumplimiento de los fines del Instituto.


Recibir el documento que requiera notificación por Estrados, personal o por

oficio.

Elaborar cédula de Estrados, personal u oficio para realizar la notificación

instruida.

Publicar en Estrados, en su caso.

Realizar la notificación personal, en su caso.

Elaborar y entregar citatorio, en su caso.

Entregar oficio, en su caso.

Remitir a las partes solicitantes del Instituto, las constancias de las diligencias

realizadas por el notificador.




1. Recepción de documentación para notificar

Documento, acuerdo, etc.

Notificadores 1.1 Analizar el documento Documento, acuerdo, etc.

Notificadores 2. Elaboración de cédulas de notificación, citatorios y oficios

Documento, acuerdo, etc.

Notificadores 2.1. Publicar en Estrados, en su caso

Cédula, acuerdo

Notificadores 2.2. Realizar notificación personal, en su caso

Oficio, cédula, etc.

Notificadores 2.3. Elaborar y entregar citatorio, en su caso

Citatorio

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Notificadores 2.4. Entregar oficio, en su caso

Oficio

Notificadores 3. Remisión de las constancias de diligencias realizadas

Constancias

Notificadores 3.1 Entregar constancia de las diligencias realizadas a las partes solicitantes

Constancias


*Actualmente la Unidad de Notif icadores solo cuenta con un Oficial Noti ficador.


Recepción de

documentación para

notificar

Elaboración de

cédulas de

notificación,

citatorios y oficios

Remisión de las

constancias de

diligencias

realizadas

F I N

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5. CONSTRUIR LA ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL

OBJETIVO:

Establecer un procedimiento para construir la administración del Sistema Integral del Archivo Institucional, entendido como el método administrativo destinado a la organización, conservación y preservación de la documentación que genera el Instituto Estatal Electoral y de Participación Ciudadana.


Conformar el cuadro de clasificación archivística: archivo de trámite, de concentración e histórico.

Recibir la transferencia primaria de las unidades administrativas mediante los archivos de trámite.

Valorar y seleccionar las series documentales, expedientes y documentos con el fin de realizar las transferencias primarias y secundarias.

Realizar los trabajos de conservación y mantenimiento de los documentos que resguarda.

Apoyar con el proceso que permita acreditar la autenticidad de un documento que obre en el acervo del Archivo Electoral.

Realizar inventarios de bajas documentales.

Digitalizar de toda la información de los archivos de concentración de las unidades administrativas.



Jefatura de Archivo Electoral

1. Clasificación archivística

Analista de Clasificación 1.1 Recibir la transferencia primaria

Documentación


1.2. Analizar el documento Documentación


1.3. Valorar y seleccionar para realizar transferencias

Documentación

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2. Conservación y mantenimiento

Analista de Clasificación 2.1. Realizar los trabajos de conservación y mantenimiento

Documentación


3. Proceso de autentificación de documentos que obren en archivo

Analista de Certificación 3.1. Recibir la solicitud de proceso de certificación

Oficio

Analista de Certificación 3.2. Realizar búsqueda exhaustiva de los documentos a certificar

Documentación

Analista de Certificación 3.3. Fotocopiar la documentación

Documentación

Analista de Certificación 3.4. Cotejar a efecto de verificar que concuerdan exactamente con los documentos de origen

Documentación

Analista de Certificación 3.5. Realizar el proceso de certificación y poner los sellos requeridos

Documentación


4. Digitalización

Analista de Digitalización 4.1. Digitalizar toda la información de los archivos de concentración de las unidades administrativas

Documentación


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Clasificación

archivística

Proceso de

autentificación

Digitalización

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F I N 11

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Conservación y

mantenimiento

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