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Manual de Procedimientos de la Secretaría Particular

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

SECRETARÍA PARTICULAR

Unidad responsable de su elaboración

Unidad responsable de su autorización

Fecha de su autorización

Secretaría Particular

Dirección General de

Modernización e Innovación

Gubernamental

01/04/2008


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Contenido

I. Introducción. 3

II. Objetivo del Manual. 4

III. Desarrollo de los Procedimientos. 5 IV. Descripción de Actividades y Diagramas de Flujo.

• Preparar la agenda del C. Secretario. 6 • Atención de la audiencia pública del C. Secretario. 10 • Atender los requerimientos administrativos del Despacho. 14

V. Anexos 20

• Formatos y Guías de llenado 21


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I. INTRODUCCIÓN

Para tener un mejor conocimiento de las funciones y actividades que se realizan en la Secretaría Particular de la Secretaría de Gobierno, se elabora el presente Manual de Procedimientos como una herramienta que ayude a hacer más eficientes y ofrecer la mejor calidad en los servicios y gestiones administrativas, brindando información clara y precisa acerca de los procedimientos que se llevan a cabo. En el presente Manual se especifica su objetivo así como la descripción de los diferentes procedimientos que en la Secretaría Particular se desarrollan; las normas de operación que se deben observar, la especificidad de las actividades y las áreas responsables de su realización El manual fue elaborado con la participación de todas las áreas operativas y es susceptible de enriquecerse con los nuevos procedimientos que pudieran surgir en función de nuevas asignaciones de trabajo, así como con los ajustes que se deriven de las revisiones periódicas de los procedimientos incluidos.


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II. OBJETIVO

Proporcionar un instrumento de apoyo administrativo que permita llevar un adecuado registro y control de los procedimientos que en la Secretaría Particular de la Secretaría de Gobierno se realizan, a efecto de proporcionar de manera eficiente y oportuna información concerniente a las actividades de esta unidad administrativa, así como facilitar la actuación de los funcionarios y empleados en el cumplimiento de sus responsabilidades y como una guía confiable en la inducción del personal de nuevo ingreso a su área de adscripción.


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III. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS

SECRETARIA PARTICULAR Procedimiento 1: Preparar la agenda del C. Secretario de Gobierno. Objetivo del Procedimiento 1: Mantener actualizada la agenda de manera que no haya cancelaciones de reuniones, acuerdos o eventos programados por fallas en su preparación a por falta de comunicación con las personas citadas de los cambios que se den en ella. Normas de Operación del Procedimiento 1: Deberá verificarse de manera sistemática la programación de la agenda para detectar posibles modificaciones no contempladas. Deberá confirmarse con la debida anticipación a las personas citadas conforme a lo agendado, su asistencia a la audiencia; así como los horarios de los eventos o reuniones a los que de acuerdo a lo agendado asiste el C. Secretario.


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Descripción de Actividades del Procedimiento 1

FECHA DE AUTORIZACIÓN: 01/04/08 Página

1 de 2 DIRECCIÓN DE ÁREA: SECRETARÍA PARTICULAR

UNIDAD RESPONSABLE: SECRETARÍA PARTICULAR

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARAR LA AGENDA DEL C. SECRETARIO.

RESPONSABLE ACT. NÚM

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

FORMA O DOCUMENTO

Secretario Particular Secretaria privada Secretario Particular Asistente Secretario Particular Secretario particular

1

2

3

4

5

6

INICIO

Recibe diariamente del C. Secretario, instrucciones para incorporar audiencias, acuerdos o eventos a la agenda de trabajo y en su caso cancelar o modificar las fechas o los horarios de su realización. Registra los cambios ordenados en Control de Agenda. Inicia contactos telefónicos con los funcionarios o personas que tenían confirmada fecha de audiencia para ser atendidos por el C. Secretario, para informar de los cambios de fechas u horarios o la cancelación de su acuerdo hasta nuevo aviso. Apoya al Secretario Particular a realizar los contactos telefónicos que permitan notificar oportunamente a los involucrados de los cambios de fecha y horarios en las reuniones previamente registradas en la agenda. Inicia contactos telefónicos para citar a los funcionarios o ciudadanos a las reuniones o acuerdos que el C. Secretario ordenó incluir en la agenda. Coordina con la Secretaría Técnica la preparación de los acuerdos.

Agenda Control de Agenda Agenda Relación de personas a contactar Relación de personas a contactar


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RESPONSABLE ACT. NÚM


FORMA O DOCUMENTO

Asistente Secretaria Privada Secretaria Privada Secretario Particular

7 8 9

10

Apoya al Secretario Particular para realizar los contactos telefónicos a fin informar con oportunidad a los funcionarios y ciudadanos la fecha y hora en que fue registrada su audiencia o acuerdo con el C. Secretario. Registra en Control de Agenda, los eventos confirmados en los días y hora correspondientes. Prepara la Agenda para entregarla al C. Secretario y la verifica con el Secretario Particular Entrega Agenda del día siguiente al C. Secretario

TERMINA PROCEDIMIENTO

Relación de personas agendas Control de Agenda Agenda Agenda


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Diagrama de Flujo del Procedimiento 1





Secretario Particular Recibe diariamente del C. Secretario, instrucciones para incorporar a la agenda audiencias, acuerdos o eventos y en su caso cancelarlos o modificar las fechas o los horarios de su realización.

Secretaria Privada Registra los cambios ordenados en Control de la agenda.

1

2

A

Secretario Particular. Inicia contactos telefónicos con las personas que tenían fecha de audiencia confirmada, para informarles de los cambios de fecha u horarios o la cancelación de su acuerdo hasta nuevo aviso.

Asistente Apoya al Secretario Particular a efectuar los contactos telefónicos que permitan notificar oportunamente a los involucrados de los cambios de fecha y horarios en las reuniones previamente registradas en la agenda.

Secretario Particular Inicia contactos telefónicos para citar a los funcionarios o ciudadanos a las reuniones o acuerdos que el C. Secretario ordenó incluir en la agenda

3

4

5

Agenda.

Relación de personas a contactar

Relación de personas a contactar

Relación de Personas programadas para ser citadas

Control de la

Agenda

INICIO


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PREPARAR LA AGENDA DEL C. SECRETARIO

Secretario Particular. Coordina con la Secretaría Técnica la preparación del acuerdo correspondiente .

A

Asistente Apoya al Secretario Particular a efectuar los contactos telefónicos que permitan citar con oportunidad a los funcionarios y ciudadanos a las reuniones o acuerdos que el C. Secretario ordenó incluir en la agenda

Secretaria Privada Registra en el Control de la agenda del C. Secretario los eventos confirmados en los días y horas correspondientes

Secretaria Privada Elabora la agenda del siguiente día para su entrega al C. Secretario

6

7

8

9

Relación de asistentes a reunión.

Control de Agenda

Agenda

Agenda.

Secretario Particular

Entrega la Agenda del día Siguiente al C. Secretario.

FIN

10


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Procedimiento 2: Atención de la Audiencia Pública del C. Secretario Objetivo del Procedimiento 2: Registrar la atención proporcionada a las personas que solicitan hablar con el C. Secretario, y los trámites o gestiones realizadas para resolver el problema planteado y en su caso presentarlo al Secretario y programar su audiencia. Normas de Operación del Procedimiento 2: Dar seguimiento a las gestiones realizadas para resolver los problemas planteados por la ciudadanía. La atención a los usuarios será de lunes a viernes de 9:00 15:00 y de 18:00 a 21:00 horas.


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA del C. SECRETARIO DE GOBIERNO.

RESPONSABLE

ACT. NÚM


FORMA O DOCUMENTO

Recepcionista Secretario Particular

Secretario Particular Secretario particular Secretaria Secretario Particular Secretario Particular Secretaria

1

2 3

4

5 6 7 8

INICIO

Atiende al Ciudadano que solicita exponer su asunto al C. Secretario, y elabora ficha con sus datos y el asunto que desea tratar con el C. Secretario. Atiende al Ciudadano quien le expone el asunto que quiere tratar con el C. Secretario. Determina por la naturaleza del asunto presentado, si requiere ser atendido en audiencia por el C. Secretario, por una Unidad Administrativa competente de la Secretaría, o es factible gestionar su atención ante otras Dependencias del Gobierno Estatal Federal o Municipal. Realiza los contactos telefónicos con los funcionarios a que corresponda el asunto, que permita garantizar la atención al Ciudadano solicitante. Registra la solicitud de audiencia y prepara memorando solicitando la atención al ciudadano que firma el Secretario Particular y lo remite al funcionario correspondiente junto con la documentación presentada por el interesado. Determina si el Ciudadano requiere ser atendido en audiencia, solicita a la Secretaria Privada que prepara la tarjeta informativa correspondiente para acordar su solicitud con el C. Secretario. Informa al Ciudadano vía telefónica la fecha y hora de su audiencia, o en su caso el acuerdo del C. Secretario para darle atención a su asunto, remite contestación por oficio en atención a su derecho de petición. Registra en control de solicitudes de audiencia, el resultado final de la atención que se dio al asunto planteado en la audiencia solicitada.


Ficha de solicitud de audiencia Ficha de solicitud de audiencia Registro de solicitudes de audiencia. Oficio o Memorando Tarjeta Informativa para el C. Secretario Oficio. Registro de solicitudes de audiencia.


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA DEL C. SECRETARIO

Secretario Particular Atiende al Ciudadano quien le expone el asunto que quiere tratar con el C. Secretario.

Secretario Particular Determina por la naturaleza del asunto si requiere ser atendido por el C. Secretario o por una Unidad Administrativa e de la Secretaría o ante otras dependencias estatales federales o municipales.

Secretario Particular Realiza los contactos telefónicos con el funcionario a que corresponda el asunto que permita garantizar la atención al ciudadano solicitante.

Recepcionista Atiende al ciudadano que solicita audiencia y elabora ficha con sus datos y el asunto que

desea tratar

A

2

3

4

Ficha de solicitud de audiencia.

Ficha de solicitud de audiencia

1

INICIO


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA DEL C. SECRETARIO


Secretaria Registra la solicitud de audiencia y prepara memorando solicitando la atención al ciudadano, obtiene firma el Secretario particular y lo remite a la dependencia que corresponda resolver junto con la documentación presentada por el interesado

Secretario Particular Si determina que el ciudadano requiere ser atendido en audiencia, solicita a la Secretaria Privada, que prepare tarjeta Informativa para acordar la solicitud de audiencia con el C. Secretario

A

5

6

Registro de solicitudes de audiencias

Tarjeta Informativa para el C. Secretario

Memorando y documentos

soportes

Dependencia

Secretario Particular Informa al solicitante vía telefónica, la fecha y hora de su audiencia y en su caso el acuerdo del C. Secretario para darle atención a su asunto y remite contestación por escrito en atención a su derecho de petición

Secretaria Anota en Registro de Solicitudes de Audiencia, el resultado final de la atención dada a la audiencia solicitada

7

8

Oficio

Registro de solicitudes de Audiencias

FIN

Ficha de solicitud de audiencia


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Procedimiento 3: Atender los requerimientos administrativos del Despacho. Objetivo del Procedimiento 3: Suministrar con oportunidad los recursos y servicios que requiera el funcionamiento del despacho del C. Secretario. Proporcionar oportunamente y de acuerdo a lo establecido por la normatividad programática presupuestal, la información que solicite la Dirección General de Administración. Normas de Operación del Procedimiento 3: Atender de manera permanente los requerimientos de materiales de oficina y servicios del Despacho.


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FECHA AUTORIZACIÓN:01/04/08 Página

1 de 2

DIRECCIÓN DE ÁREA: SECRETARÍA PARTICULAR

UNIDAD RESPONSABLE: ENLACE ADMINISTRATIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENDER LOS REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DESPACHO.

RESPONSABLE

ACT. NÚM


FORMA O DOCUMENTO

Enlace Administrativo Enlace Administrativo Secretario Particular Enlace Administrativo Dirección General de Administración Enlace administrativo Enlace Administrativo

1 2 3 4 5 6 7

INICIO

Informa al Secretario Particular sobre los requerimientos de artículos y materiales de oficina que le solicitan las áreas administrativas despacho para atender sus necesidades de operación. Informa al Secretario particular sobre los requerimientos de servicio a mobiliario y equipo de oficina y vehículos del despacho. Autoriza el trámite de solicitud de los artículos, materiales o servicios y en su caso hace las observaciones correspondientes. Elabora memorando dirigido a la Dirección General de Administración Calidad e Innovación Gubernamental, de la Secretaría, para solicitar el suministro de los artículos, materiales o servicios autorizados y obtiene firma del Secretario Particular. Suministra los artículos de oficina y materiales solicitados y tramita se proporcionen los servicios a los equipos de oficina y vehículos Recibe artículo y materiales de oficina y los entrega a las áreas solicitantes. Verifica que los servicios prestados por los proveedores asignados por la Dirección de Administración sean satisfactorios y firma de conformidad.

Relación de artículos, materiales. Relación de servicios solicitados Memorando de solicitud Vale de Almacén Orden de servicio


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FECHA DE AUTORIZACIÓN:01/04/08 Página


UNIDAD RESPONSABLE ENLACE ADMINISTRATIVO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENDER LOS REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DESPACHO.

Enlace Administrativo


8 9

10

11

INICIO

Lleva el control de asistencia e informa quincenalmente a la Dirección General d e Administración de la Secretaría, las faltas y retardos, del personal que labora en el Despacho. Notifica a la Dirección General de Administración, los permisos, licencias y vacaciones del personal que labora en el Despacho. Actualiza Trimestralmente la información incluida en el programa de Entrega Recepción correspondiente al Despacho. Obtiene firmas de los responsables de las áreas en los formatos de Entrega Recepción y turna a la Dirección General de Administración para su integración.


Memorado Memorando Formatos de Entrega Recepción Formatos de Entrega Recepción firmados


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENDER LOS REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DESPACHO

Ordenes de Servicio

Enlace Administrativo Informa al Secretario Particular requerimientos de artículos y materiales de oficina que le solicitan las áreas administrativas del Despacho


Autoriza el trámite de solicitud de los artículos, materiales o servicios y en su caso hace las observaciones correspondientes

Enlace Administrativo Elabora memorando dirigido a la Dirección General de Administración de la Secretaría, para solicitar el suministro de los artículos, materiales o servicios autorizados y obtiene firma del Secretario Particular

Dirección General de Administración Suministra los artículos y materiales de oficina solicitados y tramita se proporcionen los servicios a los equipos de oficina y vehículos

Enlace Administrativo Informa al Secretario Particular sobre los requerimientos de servicios a mobiliario y equipo de oficina y vehículos del Despacho

A

1

2

3

4

5

Relación de artículos y materiales de oficina

Memorando

Vale de Almacén

Relación de servicios solicitados

INICIO


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Enlace Administrativo Recibe los artículos y materiales de oficina y los entrega a las áreas solicitantes

Enlace Administrativo Verifica que los servicios prestados por los proveedores asignados por la Dirección General de Administración, sean satisfactorios y firma la Orden de Servicio correspondiente de conformidad.

6

7

A

Enlace Administrativo Lleva el control de asistencia e informa quincenalmente a la Dirección General de Administración de la Secretaría, las faltas y retardos del personal que labora en el Despacho.

8

Orden de Servicio

Tarjetas de Asistencia.

Memorando

Dirección General de Administración


B B


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UNIDAD RESPONSABLE: ENLACE ADMINISTRTIVO



Notifica a la Dirección General de Administración, los permisos, licencias y vacaciones del personal que labora en el D h

9


Obtiene firmas de los responsables de las áreas en los formatos de Entrega Recepción y tuna a la Dirección General de Administración de la Secretaría para su integración

Memorando

Enlace Administrativo Actualiza trimestralmente la información incluida en el programa de Entrega Recepción correspondiente al Despacho

10

Formatos de Entrega Recepción

11

Formatos de Entrega

Recepción



FIN

B


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V. ANEXOS


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Formatos y guías de llenado: Formato 1:

SOLICITUD DE AUDIENCIA Fecha: Hora: Nombre: Dependencia o Referencia: Teléfonos: Turnado a: Asunto: Resolutivo:

Guía de llenado formato 1: 1 Fecha Anotar el día mes y año que corre. 2 Hora Anotar la hora en que se llena la solicitud. 3 Nombre Anotar el nombre completo de la persona que solicita

la audiencia. 4 Dependencia

o Referencia Anotar el nombre de la Dependencia, Organización o empresa que representa y su cargo en la misma, y anotar que es un asunto particular en su caso.

5 Teléfonos Solicitar y anotar los números telefónicos donde pueda ser localizado el solicitante.

6 Turnado a: Anotar el nombre del Servidor Público que va a atender al solicitante.

7 Asunto Hacer una descripción breve de los motivos por los cuales solicita la audiencia.

8 Resolutivo Anotar el resultado de la atención proporcionada.

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