MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES...MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Corporación...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE ADQUISICIONES

De la Corporación Nacional

Forestal

2017

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES Corporación Nacional Forestal Versión 1 / 30-09-2016

TABLA DE CONTENIDOS

1. Objetivos

2. Alcance

3. Definiciones

4. Organigrama Institucional

5. Responsabilidades

6. Proceso de Adquisiciones

6.1 Planificación de Compras

6.2 Solicitud de Requerimientos

6.3 Formulación de Bases Técnicas y Términos de Referencia

6.4 Procedimientos de Compra

6.4.1 Compras Fuera del Portal – Gobierno Transparente

6.4.2 Convenio Marco

6.4.3 Convenio Marco Grandes Compras

6.4.4 Licitación Pública

6.4.5 Licitación Privada

6.4.6 Trato Directo

6.4.7 Contrato de Suministro de Bienes o Servicios

6.4.8 Servicios Personales Especializados

7. Suspensión, Revocación e Invalidación de Procesos

8. Comisiones, Criterios y Mecanismos de Evaluación

9. Gestión de Contratos y Proveedores

10. Custodia, Mantención y Vigencia de Garantías

11. Procedimientos de Control de Pagos

12. Uso plataforma www.mercadopublico.cl

13. Registro de Cambios


1. Objetivos

El presente Manual de Procedimientos de Adquisiciones, tiene por objeto definir la manera en que se deberán realizar las actividades relacionadas con el proceso de abastecimiento de la Corporación, en cumplimiento a la legislación vigente y en específico a lo establecido en la Ley 19.886 de Compras Públicas y su reglamento.

2. Alcance

Este Manual establece los procedimientos de contratación, en virtud de las disposiciones de la Ley N° 19.886 y su Reglamento, para la adquisición, a título oneroso, de bienes y servicios, requeridos por la Corporación, para el desarrollo de sus funciones, los cuales son aplicados por los distintas unidades compradoras de CONAF, ya sea del Nivel Central, Regional o Provincial, así como de otras Unidades con facultadas para tales efectos.

3. Definiciones

Adjudicación: Acto administrativo fundado por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o más Oferentes para la suscripción de un Contrato de Suministro o Servicios.

Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotización en un Proceso de Compras, para la suscripción del contrato definitivo.

Analista de Compras Usuario/a acreditado/a ante la Dirección Chile Compra (Dirección de Compras y Contratación Pública) para operar la plataforma de compra www.mercadopublico.cl y que es responsable de ejecutar las actividades inherentes a un Proceso de Compras.

Bases de Licitación: Documentos aprobados por la autoridad competente que contiene el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el Proceso de Compras y el contrato definitivo. Este concento incluye las Bases Administrativas y Bases Técnicas.

Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del proceso de compras.

Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar.

Catálogo de Convenio Marco:

Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección de Compras y puestos, a través del Sistema de Información, a disposición de las Entidades.


Certificado de Inscripción Registro de Proveedores:

Documento emitido por la Dirección, que acredita que una determinada persona natural o jurídica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías.

Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios a las Entidades, en virtud de la Ley de Compras y del Presente Reglamento.

Contrato de Suministro: Acuerdo de intencionalidad o convención, que permite pactar la compra de bienes o la suscripción de servicios, durante un periodo determinado, sobre la cual no se cuentan con variables ciertas para establecer el consumo requerido. Ejemplos para la suscripción de contratos de suministros son: los de mantenciones de vehículos, Insumos médicos y fármacos, servicios de mantención de edificios, uniformes y vestuarios de personal, transportes y fletes, mantención de equipos de comunicaciones, etc…

Contrato de Servicios: Aquel mediante el cual las entidades de la Administración del Estado encomiendan a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas, actividades o la elaboración de productos intangibles.

Convenio Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras, para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio.

ENFA Provincial Encargado/a de Finanzas y Administración de las oficinas provinciales de CONAF.

Fondo fijo para compras menores

Monto asignado al Responsable de fondo fijo con la finalidad de ejecutar compras menores del ítem del subtitulo 22 de “bienes y/o servicios de consumo”, que hayan sido solicitados a través de un requerimiento.

Fondos a rendir cuenta

Monto asignado a un/a funcionario/a de CONAF para adquirir un bien y/o servicio específico previamente autorizado por el Jefe/a de la Unidad demandante.

GEFA Gerente/a de Finanzas y Administración de CONAF.

JEFE DEFA Jefe/a del Departamento de Finanzas y Administración Regional de CONAF.

Licitación Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual CONAF invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.


Licitación Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual CONAF realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Orden de Compra: Documento que se emite en el Portal, una vez que se ha decidido la adjudicación del proceso. Este documento es el que finaliza el proceso en el Portal.

Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compras, presentando una oferta o cotización.

Plan de Compra: Lista de Bienes y/o Servicios de carácter referencial, que una determinada entidad planifica comprar o contratar durante un año calendario.

Proceso de Compras: Corresponde al Proceso de compras y contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento, incluyendo los Convenios Marcos, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos y Contratación Directa.

Proveedor: Persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a las Entidades.

Refrendación Presupuestaria:

Aprobación presupuestaria de un requerimiento, otorgada por el responsable asignado por GEFA en el Oficina Central y por DEFA en el nivel regional.

Resolución: Acto administrativo firmado por la autoridad competente, que cuenta con las autorizaciones o visaciones de los responsables de un proceso de adquisición, a título oneroso, de bienes y servicios, requeridos por la Corporación, para el desarrollo de sus funciones.

SAGA/SAE

Sistema computacional de Administración de Gestión de Abastecimiento, utilizado principalmente para la manifestación de los requerimientos de compra, por parte de las Unidades Demandantes de la Corporación.

Servicios Generales: Aquellos que no requieren un desarrollo intelectual intensivo en su ejecución, de carácter estándar, rutinario o de común conocimiento.

Servicios Personales: Son aquellos que en su ejecución demandan un intensivo desarrollo intelectual.

Servicios Habituales:

Aquellos que se requieren en forma permanente y que utilizan personal de manera intensiva y directa para la prestación de lo requerido por la entidad licitante, tales como servicios de aseo, seguridad, alimentación, soporte telefónico, mantención de jardines, extracción de residuos, entre otros.


Sistema de Gestión Documental o “Cero papel”

Sistema computacional utilizado en CONAF para el envío, recepción, registro y seguimiento de los diferentes tipos de documentación (Resolución, oficio, Memorándum, cartas, etc.) incluyendo las Solicitudes de Compras.

Sistema de Información (www.mercadopublico.cl):

Sistema de Información de compras y contratación públicas, para la compra y contratación de las Entidades, administrado y licitado por la Dirección de Compras.

Términos de Referencia: Pliego de condiciones que regula el proceso de Trato o Contratación Directa y la forma en que deben formularse las cotizaciones.

Trato o Contratación Directa:

Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para la Privada.


4. Organigrama Institucional


5. Responsabilidades

Nivel central Oficina Regional Oficina Provincial Responsabilidad

Director/a Ejecutivo/a (Jefe/a de Servicio)

Director/a Regional Jefe Provincial

Autoridad responsable de los procesos de

compra y contratación, de la correcta

aplicación del Manual de Compras y la autorización de

Procesos de Compras

GEFA - Gerente de Finanzas y Administración

Jefe/a DEFA

Unidad de finanzas y administración

provincial (ENFA Provincial)

De la correcta aplicación del Manual

de Compras y ejecución de los

Procesos de Compras

Jefe/a Depto. Abastecimiento

Jefe sección Administración

Unidad de finanzas y administración

provincial (ENFA Provincial)

Coordinar, asignar y supervisar a ejecución

de los Procesos de Compras

Jefe/a Sección Control de Bienes

Encargado Control Bienes

Encargado de Administración

(Administrativo) - ENFA Provincial

Almacenamiento, registro, distribución y control de materiales y

equipamiento adquirido.

Jefe/a Sección Gestión Administrativa y Compras Operativas

Gestión, asignación, supervisión de

ejecución de Compras operativas, tramitación de contratos y control

de garantías

Jefe/a Sección Compras Estratégicas y Tácticas

Gestión, asignación, supervisión y ejecución de procesos de compras complejos

Analista de Compras Analista de Compras

Analista de Compras

Realizar los procesos de compra a través de

la plataforma www.mercadopublico.cl

de acuerdo a la legislación vigente

Fiscal Jurídico Abogado

Otorgar V°B° Jurídico a los procesos de

compra, verificando la correcta aplicación de la legislación vigente.

Administrador(a) portal www.mercadopublico.cl

Crear, modificar y desactivar usuarios,

asignar perfiles usuarios, crear,

desactivar y modificar unidades de compra.


6. Procesos de Adquisiciones

6.1 Planificación de Compras

Elaboración del Plan de Compras institucional.

La obligación de elaborar un Plan anual de compras institucional se encuentra establecida en el artículo 98° del Reglamento de la Ley 19.886 y se define en el artículo N° 2 de este cuerpo normativo como : “Plan anual de compras y contrataciones, que corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una determinada Entidad planifica comprar o contratar durante un año calendario.” De acuerdo a la exigencia legal cada entidad deberá elaborar y evaluar un Plan de Compras que contendrá una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán durante cada mes del año, con indicación de su especificación, número y valor estimado, la naturaleza del proceso por el cual se adquirirán o contratarán dichos bienes y servicios y la fecha aproximada en que se publicará el llamado a participar. (art. 98) Según lo establece el artículo 57 letra e) El Plan Anual de Compras y sus modificaciones deberán ser publicado en el portal www.mercadopublico.cl, de acuerdo a formulario de igual nombre, en los plazos que disponga la Dirección de Compras, para esto, será responsabilidad del Departamento de Abastecimiento de Oficina Central, coordinar el proceso de acuerdo a los lineamientos y fechas dispuestas por la Dirección de Compras. En el nivel central la Gerencia de Finanzas y Administración, será la responsable de enviar las instrucciones del proceso a cada Gerencia o Unidad Asesora. En cada una de las Direcciones Regionales, esta responsabilidad recaerá en el Departamento de Finanzas y Administración Regional. El ingreso de la información corresponderá a cada unidad de compra establecida por la Corporación y se realizará de acuerdo a las instrucciones emitidas por la Dirección de Compras, tanto para el ingreso del plan como para sus actualizaciones. Autorizaciones del Plan de Compras: Oficina Central : Por parte de Cada Gerente y Jefe de Unidad Oficina Regional : Director Regional Oficina Provincial : Jefe Provincial


Proceso Plan de Compras Oficina Central


Proceso Plan de Compras Oficina Regional


Proceso Plan de Compras Oficina Provincial


6.2 Solicitud de Compra

La Solicitud de Compra es el documento en que los requirentes solicitan la compra de bienes o servicios, la cual deberá ser firmada por el Jefe de la Unidad Solicitante y antes de ser asignada a la Unidad Compradora debe tener la refrendación presupuestaria.

Los documentos que respaldan la Solicitud de Compra como son Bases Técnicas, Términos de Referencias, cotizaciones, etc… son d exclusiva responsabilidad de la Unidad Solicitante.


6.3 Formulación de Bases Técnicas y Términos de Referencia

La preparación de las Bases Técnicas y los Términos de Referencias, según sea el caso, son de exclusiva responsabilidad de la unidad requirente y deben ser adjuntados a la correspondiente Solicitud de Compra, en conjunto con todos los antecedentes necesarios que detallen con claridad las especificaciones y requisitos de los bienes o servicios requeridos, además permitan tener los elementos suficientes para una correcta preparación de las Bases Administrativas. El Contenido referencial son los siguientes: Bases Técnicas a. Los requisitos y condiciones que deben cumplir los oferentes para que sus

ofertas sean aceptadas.

b. Las especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios que se requieren contratar, las cuales deberán ser genéricas, sin hacer referencia a marcas específicas.

c. En el caso de ser necesario hacer referencia a marcas específicas, deben

admitirse, en todo caso, bienes o servicios equivalentes de otras marcas o genéricos agregándose a la marca sugerida la frase “o equivalente”.

d. Detalle de certificaciones y entidades que las proveen, si fueran necesarias.

e. Detalle de entrega de muestras si fueran necesarias

f. El Plazo de Entrega de los bienes o servicios licitados.

g. Las condiciones físicas y el lugar de entrega

h. Presupuesto

i. Duración del contrato si correspondiese

j. Forma y condiciones para el pago del bien o servicio

k. Estados de pago si correspondiese

l. Montos de Garantías que deben ser exigibles

m. Propuesta de Criterios de Evaluación y sus correspondientes ponderaciones

n. Medios de verificación para la aplicación de los criterios de evaluación

propuestos

o. Propuesta Comisión Evaluadora

p. Anexos presentación oferta

q. Subcontratación


Términos de Referencia a. Los requisitos y condiciones que debe cumplir el proveedor.

b. Las especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios que se requieren

contratar.

c. Presupuesto disponible

d. Estados de Pago si Correspondiese

e. Garantías

f. Antecedentes administrativos a presentar

g. Antecedentes técnicos a presentar

h. Antecedentes Oferta Económica

i. Formalidades y duración del Contrato

j. Forma de Pago

k. Subcontratación

l. Solución de controversias y legislación aplicable


6.4 Procedimientos de Compra

Una vez aprobado el Documento de Solicitud de Compra, este será asignado a la unidad compradora responsable de llevar a cabo el procedimiento de compra, para lo cual, su primera obligación será revisar los antecedentes y determinar el mecanismo de compras que aplicará. Los mecanismos de compra corresponden a los establecidos en le Ley 19.886 y su Reglamento, los cuales se realizaran a través de las funcionalidades del Sistema de Información provisto por la Dirección de Compras www.mercadopublico.cl .

6.4.1 Compras Fuera del Portal – Gobierno Transparente Las compras que no se realicen a través de la plataforma www.mercadopublico.cl, se denominaran como Compras Fuera del Portal y solo podrán efectuarse con apego a lo establecido en la Legislación. En virtud de lo establecido en el art. 53 del reglamento de la Ley 19.886, podrán efectuarse fuera del sistema de información: a) Las contrataciones de Bienes y Servicios cuyos montos sean inferiores a 3

UTM.

b) Las contrataciones directas, inferiores a 100 UTM, con cargo a los recursos destinados a operaciones menores (caja chica), siempre que el monto total de dichos recursos haya sido aprobado por resolución fundada y se ajuste a las instrucciones presupuestarias correspondientes.

c) Las contrataciones que se financien con gastos de representación, en

conformidad a la Ley de Presupuestos respectiva y a sus instrucciones presupuestarias.

d) Los pagos por concepto de Gastos Comunes o consumos básicos de agua

potable, electricidad, gas de cañería u otros similares, respecto de los cuales no existan alternativas o sustitutos razonables.

Para las compras de bienes y/o servicios señalados en el punto a) se deberá emitir una orden de compra fuera del portal. Para el caso señalado en la letra c) se deberá priorizar, es decir se debe preferir su publicación en el portal www.mercadopublico.cl emitiendo la orden de compra a través del sistema. El proceso de emisión de la Orden de Compra Fuera del Portal se realizará de acuerdo al flujo de proceso detallado a continuación.


6.4.2 Compra Convenio Marco menor a 1000 UTM

De acuerdo a lo establecido en el art. 14 de Reglamento de la Ley 19.886 “Cada entidad estará obligada a consultar el Catálogo (Se refiere a catálogo de Convenio Marco) antes de proceder a llamar a una Licitación Pública, Licitación Privada o Contratación Directa”, además señala el mismo artículo: “Si el Catálogo contiene el bien y/o servicio requerido, la Entidad deberá adquirirlo emitiendo directamente al Contratista respectivo una orden de compra, salvo que existan condiciones más ventajosas en los términos referidos en el art. 15 del presente reglamento” Art. 15 Reglamento Ley 19.886 señala: “Las condiciones más ventajosas deberán referirse a situaciones objetivas, demostrables y sustanciales para la Entidad, tales como, plazo de entrega, condiciones de garantías, calidad de los bienes y servicios, o bien, mejor relación costo beneficio del bien o servicio a adquirir. En el evento que la Entidad obtenga condiciones más ventajosas respecto de un bien o servicio contenido en el Catálogo, deberá informarlo a la Dirección de Compras, a través del canal que esta disponga. Las condiciones más ventajosas se podrán verificar a través de diversos mecanismos diferentes a la utilización del Sistema de Información, tales como: procesos de consulta a la industria, publicidad, lista de precios o catálogos públicos, entre otros. En este caso, deberá efectuar sus procesos de compra conforme las reglas establecidas en la ley N° 19.886 y este Reglamento, así como mantener los respectivos antecedentes para su revisión y control posterior” Visto lo anteriormente detallado, cada unidad de compra será responsable de toda vez antes de iniciar un proceso de compras, deberá verificar la existencia de los bienes y/o servicios en el Catálogo de Convenio Marco, de ser así y siendo la compra menor a 100 UTM procederá a efectuar este proceso de compras de acuerdo al flujo de proceso que a continuación se detalla. De obtener condiciones más ventajosas fuera del Convenio Marco, deberá realizar las acciones que señala la Ley de Compras y su reglamento y que fueron detalladas en los párrafos anteriores.


Flujo de proceso Compras por Convenio Marco menores a 1000 UTM


6.4.3 Compra Convenio Marco mayor o igual a 1000 UTM Grandes

Compras

De acuerdo a lo establecido en el art. 14 bis del Reglamento de la Ley 19.886, en las adquisiciones vía convenio marco superiores a 1.000 UTM, denominadas Grandes Compras, las entidades deberán comunicar a través del portal www.mercadopublico.cl la intención de compra a todos los proveedores adjudicados en la respectiva categoría del convenio marco. Además se señala las siguientes condiciones:

a. Comunicación con la debida antelación. b. Plazo razonable para la presentación de las ofertas no inferior a 10 días.

c. Criterios y ponderaciones definidos en las Bases de Licitación del

convenio marco, en lo que le sean aplicables.

d. En la intención de compra a lo menos se debe indicar: Fecha decisión de compra, requerimientos específicos del bien o servicio, cantidad y condiciones de entrega y criterios y ponderaciones aplicables para la evaluación de las ofertas.

e. Cuadro comparativo que se debe adjuntar a la orden de compra.

f. Resolución fundada que apruebe la adquisición.

El proceso de Grandes Compras se deberá realizar de acuerdo al flujo de proceso que a continuación se detalla:


Flujo de proceso Compras por Convenio Marco mayores a 1000 UTM


6.4.4 Licitación Pública

Como lo define el reglamento de la Ley 19.886 art. 2 N° 21, la Licitación o Propuesta Pública es el “Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la Administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente”. El proceso de licitación estará a cargo de un analista de compra de la correspondiente unidad compradora, quien será responsable de llevar a cabo el proceso de licitación hasta la verificación de la recepción de los bienes y/o servicios, siendo además su responsabilidad la preparación de las correspondientes Bases Administrativas. Las Bases Técnicas y todas las especificaciones de los bienes y/o servicios a licitar, son de responsabilidad de la unidad requirente. Será responsabilidad de la Unidad de Compra calificar si la licitación es L1, LE, LP, LQ o LR, como así mismo establecer los plazos de la licitación y los requisitos específicos correspondiente al tipo de licitación. De ser calificada como una licitación LR es decir superior a 5.000 UTM, será responsabilidad de la Unidad Requirente preparar el Análisis Técnico y Económico establecido en el art. 13 ter del Reglamento de la Ley de Compras públicas. Las Bases de Licitación deberán ser aprobadas mediante resolución fundada firmada por la Dirección Ejecutiva de la Corporación o por las autoridades que cuenten con las respectivas delegaciones de autoridad entregadas por ésta misma Dirección, como son: Directores Regionales, Jefes Defa, Jefes Provinciales, Gerentes, etc… previo V°B° de la instancia jurídica correspondiente a cada unidad, en ningún caso podrán ser publicadas Bases de Licitación que no cuenten con esta visación previa. Una vez aprobadas las Bases de Licitación mediante una resolución fundada, debidamente firmada y con V°B° jurídico, el analista a cargo deberá subir los antecedentes al portal www.mercadopublico.cl , pero previo a publicar la licitación oficialmente en el portal, deberá contar con la autorización a través del mismo, de una jefatura superior que cuente con el perfil de supervisor. Según lo establecido en la Ley de compras y su reglamento, “La Entidad Licitante no podrá tener contactos con los Oferentes, salvo a través del mecanismo de las aclaraciones, las visitas a terreno establecidas en las Bases y cualquier otro contacto especificado en las Bases”. Por lo cual solo se recepcionarán las preguntas y solicitud de aclaraciones a través de los mecanismos establecidos por el portal www.mercadopublico.cl vale decir su funcionalidad denominada “foro” y la correspondiente coordinación en las respuestas y su publicación en la plataforma, serán responsabilidad del analista a cargo del proceso de licitación. Cabe señalar, que las respuestas publicadas deben contar con el V°B° de la Jefatura superior del analista y V°B° jurídico dependiendo si las preguntas tienen un efecto legal en el proceso o se producen una modificación a las Bases de Licitación. Las comisiones de apertura y de evaluación deberán estar especificadas en las Bases Administrativas de la licitación, cuando corresponda según lo establecido en la Ley de compras y su reglamento.


La evaluación de las ofertas deberá ser realizada con estricto apego a lo establecido en las Bases de Licitación y la correcta aplicación de los criterios de evaluación, según los antecedentes solicitados a los oferentes en el llamado a licitación. Como resultado la comisión deberá emitir un “Informe de la Comisión Evaluadora”, que deberá contener las siguientes materias a lo mínimo:

a. Ofertas aceptadas y rechazadas, explicando las razones de su rechazo en la apertura

b. Los criterios y ponderaciones utilizados en la evaluación de ofertas.

c. Las ofertas que deben declararse inadmisibles por no cumplir con los requisitos establecidos en las bases, debiéndose especificar los requisitos incumplidos.

d. La proposición de declaración de la licitación como desierta, cuando no

se presentaren ofertas, o bien, cuando la comisión evaluadora juzgare que las ofertas presentadas no resultan convenientes a los intereses de la Entidad Licitante.

e. La asignación de puntajes para cada criterio y las fórmulas de cálculo

aplicadas para la asignación de dichos puntajes, así como cualquier observación relativa a la forma de aplicar los criterios de evaluación. En este punto es importante señalar que en el informe, cada oferente debe observar con claridad sus puntajes obtenidos y las razones de los mismos.

f. La proposición de adjudicación, dirigida a la autoridad facultada para

adoptar la decisión final.

La adjudicación de la Licitación se realizará mediante resolución fundada firmada por la autoridad competente, previo V°B° jurídico. Cabe señalar que los procesos de licitación deberán ser realizados con estricto apego a la legislación vigente, y de acuerdo a flujo de proceso que a continuación se detalla.


Flujo de proceso Licitación Pública


6.4.5 Licitación Privada

Como lo define el reglamento de la Ley 19.886, la Licitación o Propuesta Privada es el “Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la Administración invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente”. Según lo señala el art. 10 del Reglamento de la Ley 19.886 procederá una Licitación Privada, si en las licitaciones públicas respectivas no se hubieren presentado interesados. En tal situación procederá primero la licitación o propuesta privada. Como requisito fundamental, las bases de licitación deberán ser las mismas de la licitación pública que originó este nuevo proceso, ahora de carácter privado, solo se modificarán las fechas que señalan los plazos del proceso de licitación. Si las Bases de Licitación son modificadas, procederá nuevamente una Licitación Pública.

El proceso de Licitación Privada estará a cargo de un analista de compra de la correspondiente unidad compradora, quien será responsable de llevar a cabo el proceso de licitación hasta la verificación de la recepción de los bienes y/o servicios, coordinando los plazos y cumplimiento de las exigencias legales correspondientes. El proceso de Licitación Privada deberá ser autorizada mediante una resolución fundada, firmada por la autoridad competente, previo al correspondiente V°B° jurídico, posterior el analista a cargo deberá subir los antecedentes al portal www.mercadopublico.cl , pero previo a publicar la licitación privada oficialmente en el portal, deberá contar con la autorización a través del mismo, de una jefatura superior que cuente con el perfil de supervisor. Como lo señala la normativa, a la licitación privada deberá invitarse a un mínimo de tres posibles proveedores interesados que tengan negocios de naturaleza similar a los que son objeto de la Licitación Privada. Se podrá efectuar la contratación cuando se hayan recibido una o dos ofertas y el resto de los invitados se excusa o no muestra interés en participar. Lo normado en el presente manual de procedimientos como las normas legales aplicables a la Licitación Pública, se aplicarán también a la Licitación Privada, considerando, plazos de publicación, garantías, certificado de habilidad, etc…


Flujo de proceso Licitación Privada


6.4.6 Trato Directo El Reglamento de la Ley 19.886 en su art. 2 define el Trato o Contratación Directa como: “Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para la Privada.” La ley 19.886 en su artículo 7 letra c) lo define como “el procedimiento de contratación que, por la naturaleza de la negociación que conlleva, deba efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la licitación o propuesta pública y para la privada. Tal circunstancia deberá, en todo caso, ser acreditada según lo determine el reglamento.” El proceso de compra a través de Trato o Contratación Directa, deberá ser debidamente fundamentado y contar con los antecedentes que acrediten fehacientemente, la aplicación de alguna de las causales establecidas en el art. 10 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas, El requirente será responsable de adjuntar a la solicitud de compra, todos aquellos antecedentes que sean necesarios para la tramitación de un proceso de compras a través del mecanismo de Trato Directo, como Términos de Referencia, Cotizaciones, Justificación Técnica Trato Directo, etc… Será responsabilidad de la Unidad Compradora, preparar una propuesta de resolución la cual deberá ser enviada para V°B° Jurídico, adjuntando todos los antecedentes que respaldan dicha propuesta. En aquellas regiones u Oficinas Provinciales en que existe el acuerdo formal interno de que el abogado o la Unidad Jurídica preparará la resolución, la responsabilidad del analista de compra, será remitir la solicitud formalmente adjuntando todos los antecedentes necesarios. El procedimiento normal y prefijado será que el analista de compra prepara una propuesta de resolución y la remite a V°B° Jurídico, posteriormente debe ser visada por las jefaturas superiores de la Unidad de Compra, para finalmente ser firmada por la autoridad competente con facultades para autorizar este acto administrativo. Una vez firmada la resolución que autoriza la compra a través de Trato Directo, es responsabilidad del Analista a Cargo de la Compra, emitir la orden de compra en el portal www.mercadopublico.cl adjuntando la resolución de autorización y todos los antecedentes que respaldan el proceso en un plazo no superior a 24 hrs. desde la dictación de la resolución. En todo caso se deben cumplir todos los requisitos específicos que establezca la legislación vigente para los tratos directos, recordando lo establecido en el art. 52 del Reglamento de la Ley 19.886 que señala: “Las normas aplicables a la Licitación Pública y a la Licitación Privada se aplicarán al Trato o Contratación Directa, en todo aquello que atendida la naturaleza del Trato o Contratación Directa sea procedente”, por ejemplo en un Trato Directo superior a 1.000 UTM la obligatoriedad de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato.


Flujo de proceso Trato o Contratación Directa


6.4.7 Contrato o Convenio de Suministro El Contrato o Convenio de Suministro tiene su origen invariable en una Licitación ya sea de carácter pública o privada o un trato o contratación directa, y no es un mecanismo de compra, pero si una modalidad de compras o contratación. Otro aspecto relevante es que un convenio de suministro permite la compra o contratación de servicios, durante un periodo determinado, cuando no es posible establecer una cantidad exacta de consumo requerido. Para la elaboración de un Convenio de Suministro se debe generar a partir de una Licitación Pública y se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:

a. Consolidación de un conjunto de necesidades proyectadas (de bienes y servicios), para un periodo determinado.

b. Consumo variable e incierto, debido a las características del mismo, ejemplo: Mantenciones de Vehículos, Servicio de Mantención de Edificios, Servicios de Transporte, Vestuario y calzado de uniformes del personal, Insumos médico, arriendo equipos audiovisuales, etc….

c. Se debe licitar en base a una estimación, mediante el estudio y

conocimiento de las unidades demandadas. La idea es fijar una potencial compra.

d. La correcta preparación de las Bases de Licitación es fundamental para

el éxito de un convenio de suministro, por lo cual requieren de precisión en lo siguiente:

• Determinación de los productos a licitar.

• Determinar un monto total estimado.

• Establecimiento del plazo de duración del convenio.

• Determinación de concurrencia de prórroga del contrato.

• Especificaciones de los productos y servicios.

• Etapas y Plazos.

• Fijación de unidades de medida a ofertar

• Estimación de los consumos probables e históricos.

• Condiciones, plazos y el modo que se comprometen los pagos.

• Plazos de entregas de los productos o servicios.

• Naturaleza y monto de las garantías, si las hubieren.

• Funcionario a cargo del proceso.

• Criterios de evaluación, objetivos y medibles

• Comisión evaluadora

e. Otro aspecto relevante, es que en base a la adjudicación realizada, se emitirán un número indeterminado de órdenes de compra en el tiempo que dure el contrato, dependiendo de las necesidades.


6.4.8 Servicios Personales Especializados Los Servicios Personales Especializados de acuerdo a lo definido por la Dirección de Compras, es una modalidad de licitación que le permite, a través de www.mercadopublico.cl , adquirir servicios especializados que demanden un alto grado de conocimiento intelectual y técnico, servicios que requieren una preparación especial en determinadas actividades. De manera que quienes los provean, sean expertos o tengan conocimientos y habilidades muy específicas. Otro aspecto importante es que la contratación de estos servicios implican un intensivo desarrollo intelectual, y es muy relevante la comprobada experiencia técnica. De acuerdo a lo establecido en el art. 105 N° 2 del Reglamento de la Ley 19.886, “Servicios Personales Especializados: Aquellos para cuya realización se requiere una preparación especial, en una determinada ciencia, arte o actividad, de manera que los provea o preste, sea experto, tenga conocimientos, o habilidades muy específicas. Generalmente, son intensivos en desarrollo intelectual, inherente a las personas que prestarán los servicios, siendo particularmente importante la comprobada competencia técnica para la ejecución exitosa del servicio requerido.” Otro punto importante es señalar que excepcionalmente, los servicios especializados de un monto inferior a 1.000 UTM, se podrá realizar un trato directo, verificando previamente la idoneidad. La resolución fundada que autorice este trato directo deberá señalar la naturaleza especial del servicio requerido, la justificación de su idoneidad técnica y la conveniencia de recurrir a este procedimiento. Por ser un mecanismo excepcional y además señalado en el art. 10 N° 7 letra m del Reglamento de la Ley de Compras, debe cumplir con todos las exigencias legales establecidas para las adquisiciones por intermedio de este mecanismo. El artículo 107 del Reglamento de la Ley 19.886, establece como regla general el procedimiento para la contratación de Servicios Personales Especializados, fijando los siguientes pasos a realizar a través del portal www.mercadopublico.cl:

1. Publicación a través del Sistema de Información de las bases y el llamado público a presentar antecedentes

2. Periodo de consultas

3. Presentación de Ofertas

4. Recepción de antecedentes

5. Selección

6. Presentación ofertas técnicas

7. Evaluación de Ofertas

8. Negociación.

9. Adjudicación


Flujo Proceso Servicios Personales Especializados


7. Suspensión, Revocación e Invalidación de Procesos

Revocación de una licitación, es el proceso que se realiza, cuando una licitación está publicada y se decide de manera debidamente justificada, que no podrá seguir su curso hasta el término del proceso. Es un proceso unilateral por parte de la entidad licitante mediante una resolución fundada que así lo autorice y se podrá realizar hasta antes de la adjudicación. Suspensión de una licitación, es cuando el proceso licitatorio se congela por un determinado periodo de tiempo y posteriormente seguirá con su proceso normal. El proceso de invalidación, es un proceso asociado a la Ley 19.880 De Bases de los Procedimientos Administrativos, que consiste en que a través de un procedimiento se produce la invalidación de un acto administrativo, entendiéndose por este, las decisiones formales que emitan los órganos de la Administración del Estado, en las cuales se contienen declaraciones de voluntad, realizadas en el ejercicio de una potestad pública. Estos actos tomarán la forma de decretos y resoluciones. La revocación de una licitación solo podrá ser realizada en el portal www.mercadopublico.cl , previa emisión de una resolución debidamente fundada, firmada por la autoridad con las facultades correspondientes. Esta resolución deberá tener previamente V°B° jurídico. En cuanto al proceso de suspensión de una licitación, de acuerdo a lo indicado en el documento “Guía aplicación: Licitaciones revocadas y suspendidas” de la Dirección de Compras, permite congelar el proceso licitatorio por una cantidad determinada de días y posteriormente seguir con el curso normal de una licitación. Este estado procede cuando el Tribunal de Contratación Pública u otra instancia jurisdiccional ordenan esta medida. Este estado puede asignarse desde la publicación de las bases hasta la adjudicación. Teniendo a la vista el documento mediante el cual el Tribunal de Contratación Pública o cualquier organismo con las facultades pertinentes, establecen la suspensión de una licitación, antes de efectuar la respectiva acción de suspender a través del portal www.mercadopublico.cl , se debe contar con el V°B° jurídico correspondiente. Para el caso de invalidación, una vez que la Unidad Compradora determina que es necesario realizar este proceso, deberá plantear formalmente al abogado, Unidad Jurídica o Fiscalía según corresponda, una propuesta fundamentada para invalidar la licitación, procedimiento que deberá ser aplicado exclusivamente por el área jurídica. La invalidación se formalizará a través de una resolución fundada firmada por la autoridad competente.

8. Comisiones, Criterios y Mecanismos de Evaluación

Para normar este punto, se requiere considerar lo señalado por la Dirección de Compras, en su Resolución N° 111B del 17-02-2016, en la cual actualiza la Directiva de Contratación Pública N° 14 “Recomendaciones para el funcionamiento de las comisiones evaluadoras”. El Reglamento de la Ley de Compras en su art. 37 señala que la entidad licitante deberá evaluar los antecedentes que constituyen la oferta de los proveedores, esto se realizará a través de un análisis económico y técnico de los beneficios y los costos presentes y futuros del bien o servicio ofrecido en cada una de las ofertas.


Se establece además que en las licitaciones en que la evaluación de las ofertas revista gran complejidad y en todas aquellas superiores a 1.000 UTM, las ofertas deberán ser evaluadas por una comisión evaluadora, esto, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia entre los oferentes.

Es recomendable que la mayoría de los miembros de las comisiones evaluadoras, con la excepción de los asesores externos que las integren, hayan aprobado, al menos en una oportunidad, la prueba de acreditación que efectúa la Dirección de Compras y Contratación Pública, y que tiende a certificar el nivel de conocimiento de los usuarios acerca de la normativa de compras públicas y el uso de la plataforma www.mercadopublico.cl. Los miembros de las comisiones evaluadoras deben ser designados con anterioridad a la fecha de apertura de las ofertas, en la forma dispuesta por las bases de licitación. De esta manera, los integrantes de dichas comisiones podrán estar presente durante el acto de apertura, lo que les permitirá resolver cualquier cuestionamiento que surja de esa instancia. La comisión evaluadora deber ser nombrada a través de una resolución fundada firmada por la autoridad competente, documento que deberá ser publicado en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública, www.mercadopublico.cl. Como opción válida también se considera que la conformación de la comisión de evaluación, se efectúa en la misma resolución en que se aprueban las bases de licitación. Cualquiera de las dos modalidades se encontrará correcta. Se debe incluir copia de este documento a la persona a cargo de la plataforma de la Ley del Lobby.

De acuerdo al artículo 37 del reglamento de la ley 19.886, los miembros de la comisión evaluadora no podrán tener conflictos de interés con los oferentes. Por ello, una vez designados, todos los integrantes de la comisión deberán suscribir una declaración jurada en la que exprese no tener conflicto de interés alguno en relación con los actuales o potenciales oferentes en el respectivo proceso licitatorio. En el evento de que un conflicto de interés sólo se hiciese patente con posterioridad a la apertura de las ofertas, y no al momento de la designación de la comisión, el integrante afectado por dicho conflicto deberá abstenerse de participar en la comisión, debiendo poner en conocimiento de su superior jerárquico la circunstancia que le resta imparcialidad. En dicho evento, el integrante que se hubiese abstenido deberá ser reemplazado por otro idóneo, mediante acto administrativo dictado por la autoridad competente, también con copia a la persona responsable de la plataforma Ley del Lobby.

Es importante señalar que el deber de abstención resulta aplicable no solo a funcionarios de la dotación, sino que también a los contratados a honorarios que excepcionalmente participan en el proceso, en este caso, como miembros de la comisión evaluadora.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 37 del reglamento de la Ley 19.886 las comisiones de evaluación se integrarán por al menos tres funcionarios públicos, internos o externos al organismo respectivo, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia entre los oferentes. Sobre este particular, se recomienda que las comisiones evaluadoras se compongan por un número impar de miembros, evitándose de ese modo la posibilidad de empates en las decisiones de la comisión. En cuanto a la calidad jurídica de los integrantes de la respectiva comisión, por regla general, aquéllos deberán ser funcionarios de planta o a contrata. Excepcionalmente, y de manera fundada, podrán integrar esta comisión personas contratadas a honorarios u otras personas ajenas a la administración y


siempre en un número inferior a los funcionarios públicos que la integran.

Los integrantes de las comisiones evaluadoras deben estudiar las bases de licitación

y, en especial, los criterios de evaluación aplicables, con sus factores y subfactores, para estar preparados para una correcta aplicación durante el proceso de evaluación.

La comisión debe sesionar con la asistencia de todos sus miembros, quedando constancia escrita en actas del contenido de sus deliberaciones, suscritas por todos ellos.

La comisión evaluadora debe adoptar las medidas que aseguren el correcto almacenamiento y custodia de los documentos que deben revisar en el ejercicio de sus funciones, además, se debe implementar un sistema de acceso limitado a dichos documentos, de modo tal que aquellas personas que no pertenecen a la comisión no puedan acceder a ellos libremente.

La confidencialidad de las deliberaciones de la comisión, durante el período de evaluación, es esencial para asegurar la integridad del respectivo procedimiento licitatorio.

Tal como lo dispone el artículo 39 del reglamento, los miembros de la comisión evaluadora no podrán mantener contactos con los oferentes, durante el período de evaluación, salvo a través de los mecanismos que se establezcan previa y expresamente en las bases, tales como solicitudes de aclaraciones, entrevistas, visitas a terreno, presentaciones, exposiciones, entrega de muestras o pruebas que la comisión pueda requerir.

La comisión, durante el proceso de evaluación, debe contar con la colaboración permanente de un asesor jurídico. Dicho asesor deberá prestar asesoría permanente en todas las cuestiones de orden jurídico que se susciten durante el proceso de evaluación. Con todo, sin perjuicio de su labor de asesoría, no resulta recomendable que el asesor jurídico integre formalmente la comisión evaluadora, por cuanto ello haría inviable el ejercicio de su labor de contraparte ante las decisiones de dicha comisión.

La comisión evaluadora no es el órgano facultado para adoptar la decisión final de adjudicación. Con todo, a la comisión le corresponde proponer la adjudicación a la autoridad competente, la que deberá adoptar la decisión final, a través de una resolución fundada. Este informe deberá considerar los criterios de evaluación con sus correspondientes puntajes y ponderaciones, establecidos en las bases de licitación.Tanto la resolución que materialice la adjudicación como la proposición de adjudicación, contenida en un informe final de la comisión de evaluación deben encontrarse debidamente fundamentados en la regulación contenida en la ley 19.886 y su reglamento, así como en las respectivas bases de licitación: El informe final de la comisión de evaluación debe ser completo y fundado, suscrito por todos los miembros de la comisión.

De conformidad con el artículo 40 bis del reglamento, el informe final de la comisión

evaluadora debe referirse a las siguientes materias:

• Los criterios y ponderaciones utilizados en la evaluación de las ofertas.

• Las ofertas que deben declararse inadmisibles por no cumplir con los requisitos establecidos en las bases, debiéndose especificar los requisitos


incumplidos.

• La proposición de declaración de la licitación como desierta, cuando no se presentaren ofertas, o bien, cuando la comisión evaluadora juzgare que las ofertas presentadas no resultan convenientes a los intereses de la Entidad Licitante.

• La asignación de puntajes para cada criterio y las fórmulas de cálculo aplicadas para la asignación de dichos puntajes, así como cualquier observación relativa a la forma de aplicar los criterios de evaluación.

• La proposición de adjudicación, dirigida a la autoridad facultada para adoptar la decisión final.

Obligatoriamente además se debe incluir en el informe un cuadro comparativo de

ofertas evaluadas en la licitación. También se debe especificar si se ha debido utilizar

algún criterio de desempate indicado en las bases de licitación.

El informe final de la comisión evaluadora debe ser publicado en el Sistema de Información de Compras y Contratación Pública.

Será responsabilidad de cada Jefe DEFA en regiones y el Jefe del Departamento de Abastecimiento en Oficina Central, preocuparse de que en cada resolución que designe a los integrantes de la Comisión Evaluadora, se incluya copia a la Administradora Institucional de la Plataforma Ley de Lobby.

9. Gestión de Contratos

Según lo establecido en el art. 63 del Reglamento de la Ley 19.886, para formalizar las adquisiciones de bienes y servicios regidas por esta ley, se requerirá la suscripción de un contrato, sin perjuicio de esto, las adquisiciones menores a 100 UTM podrán formalizarse mediante la emisión de la orden de compra y la aceptación de ésta por parte del proveedor. De la misma forma podrán formalizarse las adquisiciones superiores a ese monto e inferiores a 1.000 UTM, cuando se trate de bienes o servicios estándar de simple objetiva especificación y se haya establecido así en las respectivas bases de licitación. En virtud de lo anteriormente expuesto cada unidad compradora será responsable de determinar si una adquisición menor de 1.000 UTM se trata de bienes o servicios estándar de simple y objetiva especificación y requiere la escrituración de un contrato, o será formalizado con la emisión de una orden de compra, esto último como establece la norma, deberá quedar señalado en las bases de licitación. Cuando se requiera la confección de un contrato, la unidad compradora deberá solicitarlo formalmente al área jurídica adjuntando todos los antecedentes pertinentes. Una vez que la unidad jurídica haya entregado el correspondiente borrador la unidad compradora lo enviará al proveedor para su aprobación, cuando haya sido aprobado por el proveedor se procederá a efectuar el proceso de firmas, también se podrá utilizar el mecanismo en que el proveedor pueda acercarse a las oficinas de la Corporación a validar el correspondiente borrador del contrato y proceder a las firmas correspondientes. El contrato deberá llevar a los menos los siguientes V°B°: unidad compradora, unidad requirente y unidad jurídica, y deberá ser firmado por la autoridad competente. La unidad compradora deberá llevar un registro y expediente (Papel o Digital) de los contratos provenientes de procesos de compra y sus correspondientes garantías, anexos y cualquier otra documentación establecida en las bases de licitación, como así mismo


deberá establecer los controles necesarios para verificar los estados de pago, cobro de multas, entregas de informes, etc… según las exigencias del contrato. La unidad requirente del proceso de compra que da origen a un contrato, en los Términos de Referencia, Bases de Licitación, Intención de Gran Compra, etc… debe nombrar un gestor del contrato, quien será responsable de realizar el seguimiento, comprobar su correcta ejecución y aprobar los pagos asociados al mismo.

10. Custodia, Mantención y Vigencia de Garantías La unidad compradora en conjunto con la unidad requirente, determinarán los montos y vigencias de las garantías que serán exigibles en las bases de licitación, términos de referencia o intenciones de compras según corresponda, características que deberán estar acordes con lo establecido en la Ley de 19.886 y su reglamento La responsabilidad de la custodia de cualquier tipo de documento que corresponda a una garantía relacionada con un proceso de compra, será del Departamento de Finanzas en la Oficina Central y las Secciones de Finanzas en Regiones, unidades las cuales deberán tener un proceso sistematizado de control y seguimiento. Será responsabilidad de las unidades compradoras hacer llegar formalmente los documentos de garantías al Departamento y Secciones de Finanzas según corresponda. La responsabilidad de controlar la vigencia de las garantías y que la ejecución de los contratos se encuentre resguardada por estos documentos, será del Gestor del Contrato nominado por la unidad requirente. La renovación, modificación, cambio o solicitud de entrega será responsabilidad de la unidad compradora. Las devoluciones de garantías a los proveedores solo se realizarán previo V°B° o a solicitud de la respectiva unidad compradora. Ocurrido un caso excepcional en que en las bases de licitación se establezca una garantía de fiel cumplimiento de contrato superior al 30% señalado en el art. 68 del Reglamento de la Ley 19.886, será responsabilidad de la unidad compradora gestionar ante la unidad jurídica la confección de la resolución fundada para tales efectos, de acuerdo a lo establecido en el art. 69 de dicho cuerpo legal, la cual deberá contar con el V°B° jurídico correspondiente. Cabe señalar que este requerimiento establecido en las bases y su justificación, podrán ser incluidos en la resolución de aprobación de bases. 11. Control de Pagos El procedimiento de Control de Pagos se inicia con el ingreso del documento tributario correspondiente a la Corporación, por lo cual las únicas unidades autorizadas para el registro formal del ingreso de documentos tributarios son las Oficinas de Partes. Si existiera un sistema de recepción electrónica de documentos tributarios, una vez recepcionados, deberán ser ingresados al proceso normal, esta responsabilidad será del o los encargados de la recepción electrónica. Una vez ingresados por la oficina de partes, el documento tributario que implica un cobro por la adquisición de bienes o servicios, deberá ser derivado a la unidad compradora correspondiente, quien a su vez distribuirá los documentos según sea la estructura interna a los responsables de verificar su validez y correspondencia con un proceso de compras, además si corresponde a un contrato que todas las exigencias administrativas y legales se encuentren a conformidad.


Las facturas no podrán ser pagadas si no cuentan con la recepción y autorización respectiva, la cual deberá ser otorgada por la unidad requirente del bien o servicio. Una vez que se ha verificado el total cumplimiento de las exigencias del contrato, la recepción conforme y aprobación por parte de la unidad requirente, las facturas podrán ser despachadas al Departamento de Finanzas en Oficina Central o a las Secciones de Finanzas en regiones, adjuntando la documentación de respaldo como la recepción conforme, recepción en bodega, orden de compra debidamente comprometida en SIGFE y firmada, copia de contrato, informes técnicos, etc… El Control de pagos antes señalado será realizado a través de la plataforma Cero Papel, el cual será implementado paulatinamente en cada una de las unidades a través del país, por lo cual, mientras este sistema no esté en funcionamiento oficial, la exigencia del control de pagos será efectuada en forma manual con la documentación que respalde el proceso.

12. Uso plataforma www.mercadopublico.cl

De acuerdo a lo establecido en el art. 54 del Reglamento de la Ley 19.886, “Las entidades deberán desarrollar todos sus Procesos de Compras utilizando solamente el Sistema de Información de la Dirección, incluyendo todos los actos, documentos y resoluciones relacionados directa o indirectamente con los Procesos de Compras”, para lo cual la Corporación todos sus procesos de compras debe realizarlos a través de la plataforma www.mercadopublico.cl. La Corporación deberá nombrar un Administrador Institucional de la Plataforma www.mercadopublico.cl que forme parte del Departamento de Abastecimiento de Oficina Central, quien para todos los efectos será la contraparte institucional ante la Dirección de Compras para efectos de administración del sistema. Para operar el sistema de información, la Corporación debe tener usuarios institucionales capacitados y acreditados, cuyas jefaturas deberán solicitar formalmente su inscripción al Administrador de la Plataforma, quien evaluará los antecedentes y procederá a inscribir al nuevo usuario quien podrá operar el sistema hasta rendir y aprobar la prueba de acreditación de competencias, que es tomada por la Dirección de Compras. Será responsabilidad del Departamento de Abastecimiento de Oficina Central, coordinar los procesos de acreditación de todos los usuarios de la Corporación, implementando para aquello las capacitaciones que sean necesarias a fin de llevar con éxito este proceso. Serán actividades de responsabilidad del Administrador Institucional de la Plataforma, las siguientes:

• Abrir o cerrar unidades de compra.

• Inscribir o eliminar usuarios institucionales.

• Modificar o actualizar datos de la Corporación, de las unidades de compra o de sus usuarios.

• Coordinar y aprobar ingreso a la plataforma de Plan de Compras Institucional.

• Atender y coordinar respuesta de reclamos presentados a través de la plataforma.

• Asesorar y capacitar a los usuarios en el uso del sistema.

• Proporcionar estadísticas institucionales de procesos de compras


13. Registro de Cambios

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