MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE INFORMACIÓN ... · Centro de Información Bibliotecario –...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIO Y RED DE

BIBLIOTECAS SECCIONALES

JANETH CHILÁN QUIMIS, MSC. DIRECTORA CIB

JUNIO 2017

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL

“Impulsando la sociedad del conocimiento”

Centro de Información Bibliotecario – Bibliotecas Seccionales pág. 1

Tabla de Contenido

Objetivo general 3

Filosofía del Centro de Información Bibliotecario 3

Misión 3

Visión 3

Objetivos 3

Valores 3

Servicios 4

Servicios físicos 4

Consulta en sala 4

Préstamos internos y a domicilio 4

Devoluciones y renovaciones 4

Uso de cubículos 4

Hemeroteca 5

Capacitación de bases de datos 5

Laboratorios informáticos del CIB 5

Auditorios 5

Videoteca y salas multifuncionales 5

Área de descanso y eventos 6

Biblioteca virtual 6

Catálogo de bibliografía disponible en el CIB y Bibliotecas Seccionales 6

Repositorios 6

Libros digitales 6

Bases de datos con información científica y especializada 6

Otros enlaces 7

Descripción de procedimientos para cumplir con los servicios que ofrece la Biblioteca 7

Procedimientos del Centro de Información Bibliotecario 7

Gestión administrativa del CIB 7

Planificación operativa anual de biblioteca 7

Adquisición de material bibliográfico 8

Adquisición de bases de datos 8

Gestión de Procesos Técnicos 8


Formación a usuarios sobre uso y servicios de bases de datos y repositorio digital 8

Servicios bibliotecarios y de referencia 9

Préstamos y devoluciones de material bibliográfico 9

Organización del fondo bibliográfico 9

Regularización de devoluciones y deudas de biblioteca 9

Préstamo y devoluciones de PC 10

Mantenimiento de equipos informáticos 10

Coordinar la cartelera videográfica mensual 10

Servicio de CINESPOL 10

Préstamo y devolución de material documental 11

Control y seguimiento de ayudantías de gestión 11

Procedimientos de las Bibliotecas Seccionales 11

Gestión de procesos administrativos de las bibliotecas seccionales 11

Inventario, procesos técnicos y manuales 11

Préstamo y devolución de material bibliográfico/bibliotecas seccionales 12

Capacitación de usuarios y servicios de referencia 12

Procedimiento del Centro de Información Bibliotecario y de las Bibliotecas Seccionales 12

Actualización de Repositorio institucional 12

Horarios de Bibliotecas 13

ANEXOS 14


Objetivo general

El presente manual ayuda a coordinar las actividades entre el Centro de Información

Bibliotecario y las Bibliotecas Seccionales, permitiendo que todos los procesos se

unifiquen y que todas las actividades estén sujetos a normas y procedimientos.

Misión, Visión, Objetivos y Valores del Centro

Misión: Ofrecer servicios de accesibilidad y transmisión de información con tecnología

de punta, científica e investigativa que satisfaga las necesidades de la comunidad

politécnica y del país, como apoyo al desarrollo de la formación integral y liderazgo a la

educación

Filosofía del Centro de Información Bibliotecario

Misión

Ofrecer servicios de accesibilidad y transmisión de información con tecnología de

punta, científica e investigativa que satisfaga las necesidades de la comunidad

politécnica y del país, como apoyo al desarrollo de la formación integral y liderazgo a

la educación

Visión

Un Sistema Bibliotecario con tecnología moderna de la era digital cuyas colecciones

bibliográficas electrónicas, hemerográficas, audio-videográficas y otros servicios de

soportes sean un pilar académico en el que se asegure accesibilidad libre e ilimitada a

redes internacionales. Planes y programas de intercambio de información entre

universidades locales y extranjeras. Recursos de información modernos, que

correspondan a la diligencia y a la producción de nuevos conocimientos académicos.

Objetivos

Desarrollar un ambiente para el aprendizaje y la investigación con alcance

internacional, interdisciplinario en la orientación y basado en la información y el

conocimiento.

Contribuir a la formación integral y liderazgo de los estudiantes.

Apoyar el cumplimiento de las políticas institucionales

Valores

Espíritu de Servicio.

Ética.


Respeto.

Calidad.

Servicios

El CIB ofrece a sus usuarios servicios de acceso y búsqueda de recursos a las fuentes

de información a través de libros, Journals, papers, bibliotecas virtuales que contienen

bases de datos con información especializada, etc, disponibles en el Centro de

Información Bibliotecario y sus Bibliotecas Seccionales, para lograr una atención

oportuna y la respuesta a sus solicitudes y necesidades de información, en el marco del

desarrollo de su actividad académica y de investigación.

Servicios físicos

Consulta en sala

El CIB ofrece un sistema de Estantería Abierta, cuya colección es de acceso abierto, los

documentos se encuentran en los estantes para que los usuarios puedan consultarlos

directamente. Mientras que en las bibliotecas seccionales los fondos se encuentran en

colecciones cerradas, es necesario tramitar el préstamo al personal de planta. Este

servicio puede ser utilizado por la comunidad politécnica y los usuarios externos.

El servicio de consulta en sala incluye el uso de espacios habilitados para personas con

capacidades especiales.

Préstamos internos y a domicilio

Profesores, investigadores, estudiantes y trabajadores tienen acceso a préstamos

internos y a domicilio. Los estudiantes previa presentación de su carnet pueden acceder

a 3 préstamos a domicilio, mientras profesores y empleados pueden prestar 5 libros

para todo el semestre.

Devoluciones y renovaciones

Las devoluciones de material bibliográfico se la realizará en el plazo establecido; de no

entregar en fecha indicada se generará una multa de 0,40ctvos diarios por libro

incluyendo sábados, domingos y feriados. Los estudiantes podrán renovar el mismo

documento por 3 veces consecutivas.

Uso de cubículos

El Centro de Información Bibliotecario cuenta con 20 cubículos de estudio, los mismos

que se encuentran equipados con computadoras con acceso a Internet y pizarras,

distribuidos de la siguiente manera: 10 cubículos en la planta alta y los 10 restantes en


la planta baja. Los grupos de máximo 5 estudiantes, podrán utilizar los cubículos 2 horas

diarias.

Hemeroteca

Ofrece no sólo un extenso fondo de revistas actualizadas, sino también los medios

necesarios para su consulta. Pueden ser consultadas internamente y para acceder al

préstamo deben solicitarlo al personal de planta.

Capacitación de bases de datos

El CIB organiza talleres de capacitación sobre el uso y acceso a las bases de datos de

información científica y especializada durante todo el año, dirigidas a grupos de usuarios

determinados (estudiantes, docentes e investigadores) pensando en sus necesidades

específicas sobre fuentes de búsquedas indexadas confiables en todas las áreas del

conocimiento.

El taller tiene una duración de una hora, se dictan en el Laboratorio Profesores del CIB

y en las Bibliotecas Seccionales, según cronograma establecido y no tiene costo.

Laboratorios informáticos del CIB

Dispone de 5 laboratorios de computación consignados para fines educacionales,

investigación y de apoyo a la carga académica de la ESPOL e instituciones públicas.

Un laboratorio está destinado para el uso exclusivo de los estudiantes politécnicos para

el desarrollo de proyectos y tareas previa presentación de su carnet. Los laboratorios

restantes son utilizados para actividades de docencia, dictado de cursos y talleres, toma

de pruebas de méritos y oposición organizados por Espol e instituciones públicas y otras

evaluaciones de instituciones de educación pública.

Auditorios

El Centro de Información Bibliotecario cuenta con un auditorio principal y un auditorio

multifuncional, los cuales sirven de apoyo para realizar diferentes tipos de eventos como

exposiciones, conferencias, charlas, seminarios y demás eventos, requeridos por la

Comunidad Politécnica y público en general previa solicitud a la Dirección del CIB y

disponibilidad de espacio.

Videoteca y salas multifuncionales

Área que brinda apoyo a la investigación educativa y de entretenimiento de la

Comunidad Politécnica, público en general y otras instituciones afines, con equipos

Audiovisuales y materiales multimedia existentes. Cuenta con 4 salas multifuncionales


con capacidad para 15 personas y una sala con capacidad para 40 personas. Pueden

hacer uso de éstas mínimo 5 estudiantes por sala.

Área de descanso y eventos

Espacio destinado para el descanso y descarga de tensión acumulada por estudios o

factores externos de los estudiantes, además de recrear su mente y ampliar su vida

social entre compañeros.

En esta área también se llevan a cabo eventos académicos tales como Exposiciones de

Materia Integradora, Feria de Salud Ocupacional, Encuentro Laboral, Exposiciones de

Congreso, eventos culturales entre otros, previa solicitud a la Dirección del CIB y

disponibilidad de espacio.

Biblioteca virtual

La página web del CIB es el canal difusor que permite al usuario informarse

periódicamente de los diferentes servicios, así como, la búsqueda de información

disponible en red de bibliotecas, accediendo a servicios en línea como: consultas de

catálogo, Reglamentos y Normas, horarios de atención, Académico en línea, Calendario

Académico, entre otros; además brinda información sobre los diferentes sitios y

portales con los cuales la Institución está vinculada como RED CEDIA y CLADEA.

Catálogo de bibliografía disponible en el CIB y Bibliotecas Seccionales

Proporciona información sobre la bibliografía disponible en nuestro acervo, tales como:

libros, tesis, publicaciones seriadas, papers y publicaciones editadas por la ESPOL.

Repositorios

Repositorio Institucional: Portal donde podemos consultar la producción científica y

académica generada por la Institución.

Repositorio RAAE: Contenidos digitales de acceso abierto, que generan las instituciones

de la comunidad académica - científica del país.

Libros digitales

Ponemos a disposición de la comunidad Politécnica y público en general acceso abierto

a los libros digitales adquiridos por la Institución; y, libros digitales suscritos a través de

la adquisición de bases de datos de información científica.

Bases de datos con información científica y especializada

Brinda a los usuarios información especializada e indexada por expertos en todas las

áreas del conocimiento, de diferentes fuentes como: libros, journals, papers, tesis de


grado, conferencias, procedings, servicios de prensa entre otros, presentados en sus

distintos formatos digitales.

Otros enlaces educativos

Enciclopedias

Soportes Lingüísticos

Prensa escrita

Convenios Digitales

Soportes de Información

Guía para elaboración de tesis

Descripción de procedimientos para cumplir con los servicios que ofrece

la Biblioteca

Los procedimientos que a continuación se detallan constituyen una guía para el

funcionamiento del Centro de Información Bibliotecario y sus Bibliotecas Seccionales.

Cada Bibliotecario tiene su filosofía de operatividad. Este manual es el resultado de la

colaboración del personal del CIB y personal de las Bibliotecas Seccionales. Cada área

incluye una descripción del proceso y su ejecución interna; y, de los servicios que brinda

a sus usuarios. (Ver anexos)

Procedimientos del Centro de Información Bibliotecario

Gestión administrativa del CIB

Objetivo: Administrar y gestionar los servicios bibliotecarios, documentos y archivos.

Descripción: La administración del CIB provee los espacios, oportunidades y

elementos que contribuyen al surgimiento y desarrollo del Centro. Las formas mediante

las cuales la información es seleccionada, adquirida, almacenada, procesada,

distribuida y descartada, determinan que se magnifique el concepto de trabajo en grupo

y servicios acordes a las necesidades académicas.

Planificación operativa anual de biblioteca

Objetivo: Definir los indicadores a ser desarrollados por el CIB y las bibliotecas

seccionales en el año y gestionar su ejecución.

Descripción: Realizar la gestión pertinente para la consecución de los planes,

programas y proyectos cumpliendo con cada uno de los indicadores de éxitos.


Adquisición de material bibliográfico

Objetivo: Formar y actualizar una colección bibliográfica que satisfaga las necesidades

de información de los usuarios con base en los planes y programas de docencia,

investigación y difusión de la cultura.

Descripción: La biblioteca dedica especial atención a la adquisición de los títulos y

ejemplares suficientes de textos básicos y complementarios en los diferentes formatos

que conforman los contenidos de curso aprobados por la Secretaria Técnica Académica

y Unidades de cada una de las carreras.

Adquisición de bases de datos

Objetivo: Poner a disposición de la comunidad politécnica de acuerdo a oferta

académica, bases de datos digitales con información científica y especializada en todas

las áreas del conocimiento.

Descripción: El CIB suministra los servicios adecuados para facilitar el ejercicio de la

investigación, la docencia y el proceso de enseñanza-aprendizaje mediante la

suscripción para el acceso a bases de datos con información especializada

proporcionando fuentes y descarga de información científico-técnico.

Gestión de Procesos Técnicos

Objetivo: Gestionar de forma ágil y normalizada el material documental y la información

conforme a herramientas y metodologías que permiten el registro, búsqueda y

recuperación del material que estará a disposición de los usuarios

Descripción: Garantizar el procesamiento técnico (catalogación, clasificación,

indización e ingreso al sistema de información bibliotecaria) del material bibliográfico en

todos los soportes, mediante la óptima utilización de las herramientas bibliotecológicas

y tecnológicas adecuadas para esta labor. Este proceso responde a estándares

internacionales actuales, criterios de alta calidad y objetividad para garantizar una

recuperación ágil y oportuna de la información.

Formación a usuarios sobre uso y servicios de bases de datos y repositorio

digital

Objetivo: Fortalecer la formación del usuario en competencias informacionales con las

que cuenta la Institución en sus diferentes formatos

Descripción: Partiendo del estudio de las necesidades a los usuarios, el

CIB diseña un plan de capacitación para la formación investigadores, docentes y

estudiantes con el objetivo de desarrollar competencia en el uso y acceso las bases de

datos bibliográficas y repositorios. Los usuarios se beneficiarán con sólidas


herramientas de gestión de la información y funcionalidades integradas en las

plataformas.

Servicios bibliotecarios y de referencia

Objetivo: Brindar accesibilidad a los servicios bibliotecarios y sus sistemas de

información. Disponer responsablemente con la máxima calidad, eficiencia y

pertinencia de todos los recursos y servicios del Centro de Información de la ESPOL

a la comunidad politécnica y a la sociedad en general

Descripción: Facilita información y orientación bibliográfica a través de su propia

colección, funcionamiento y servicios. Este servicio se presta con la finalidad de

conseguir que todas las informaciones requeridas sean satisfechas.

Préstamos y devoluciones de material bibliográfico

Objetivo: Facilitar el documento pertinente a la necesidad investigativa de los usuarios

de la biblioteca de acuerdo a la disponibilidad del material bibliográfico.

Descripción: La Biblioteca centra su labor y proyección en el concepto de servicio y se

convierte en facilitadora de los procesos de enseñanza-aprendizaje, de la docencia y la

investigación suministrando en calidad de préstamo material documental y

orientándolos sobre la búsqueda en los estantes. El periodo tanto como el número

máximo de libros en préstamos, varía de acuerdo al usuario pudiendo ser renovado tres

veces consecutivas.

Organización del fondo bibliográfico

Objetivo: Garantizar a los usuarios el acceso y disponibilidad de un fondo documental

organizado de acuerdo a los estándares que utiliza el CIB.

Descripción: La organización documental es permanentemente ejecutada, para ello

desarrolla múltiples estrategias que conducen a lograr el objetivo de brindar un servicio

de búsqueda rápida e induce a los usuarios a ser agentes de su propia formación para

aprovechar al máximo los recursos documentales disponibles que más convenga a sus

intereses.

Regularización de devoluciones y deudas de biblioteca

Objetivo: Controlar las devoluciones y deudas pendientes de material documental

entregado en calidad de préstamo a la Comunidad Politécnica

Descripción: Mensualmente el CIB realiza seguimientos de material bibliográfico no

devuelto en fechas establecidas, con el fin de controlar y preservar el patrimonio de la

Institución.


Préstamo y devoluciones de PC

Objetivo: Apoyo a la enseñanza/aprendizaje con laboratorios de computación

completamente equipados e instalaciones de software para el desarrollo de los

proyectos y acceso a internet.

Descripción: El CIB está siempre atento y receptivo para identificar las necesidades de

los usuarios dispone de laboratorios informáticos que constituyen una herramienta de

gran utilidad para el aprendizaje y procesamiento de información, apoyando a la carga

académica y procesos institucionales de acreditación. Equipados con tecnología de

punta e infraestructura, adecuados niveles de soporte y comunicaciones con otros

sistemas de información de la Institución.

Mantenimiento de equipos informáticos

Objetivo: Mantener en buen estado el funcionamiento y rendimiento óptimo de los

equipos de cómputo.

Descripción: Para mantener los equipos informáticos de los laboratorios del CIB en

óptimo estado físico, se requiere de los mantenimientos preventivos de forma

programada, ya que son de mucha importancia, porque se realizan con el fin de reducir

los márgenes en cuanto a las averías que estos pudiesen tener motivado al polvo que

cae sobre ellos e invade diariamente la parte interna de los mismos.

Coordinar la cartelera videográfica mensual

Objetivo: Informar a los usuarios del material videográfico disponible en el CIB y de la

programación de la proyección en las salas multifuncionales.

Descripción: Promover y difundir todos aquellos materiales documentales relacionados

a la educación y el entretenimiento, con el propósito de que la Comunidad Politécnica y

público en general conozcan con oportunidad la amplia oferta videográfica disponible.

Servicio de CINESPOL

Objetivo: Apoyar la enseñanza/aprendizaje con equipos audiovisuales, espacios y

material multimedia educativos y de entretenimiento

Descripción: Además del apoyo a la docencia y al proceso de enseñanza-aprendizaje,

la Videoteca del CIB proporciona infraestructura, equipos y material audiovisual

educativo y de entretenimiento que permiten una formación integral y de armonía

durante la jornada diaria de estudio.


Préstamo y devolución de material documental

Objetivo: Facilitar el documento pertinente a su necesidad investigativa, brindando

acceso al material documental disponible en Videoteca.

Descripción: Si bien los materiales bibliográficos en soporte de papel siguen siendo

importante a los acervos, el CIB a través de la Videoteca incorpora a las colecciones

todos aquellos documentos que interesen a la comunidad de usuarios, almacenados en

multimedia, audiovisuales y digitales disponibles para el préstamo dentro de las

instalaciones del área.

Control y seguimiento de ayudantías de gestión

Objetivo: Asegurar la selección y correcto desempeño de los ayudantes de gestión que

se incorporaran a las labores de los funcionarios del CIB y Bibliotecas Seccionales.

Descripción: Potenciar las competencias de los estudiantes becarios que tienen

vocación o preferencia por el campo de la gestión, son de apoyo para las diferentes

actividades y servicios que brinda el CIB, sujetas a control y seguimiento por los

responsables de área los mismos que velan por el buen desempeño, cumplimiento y

asistencia de cada uno de sus ayudantes.

Procedimientos de las Bibliotecas Seccionales

Gestión de procesos administrativos de las bibliotecas seccionales

Objetivo: Administrar y gestionar los servicios bibliotecarios, documentos y archivos

Descripción: Como unidad de apoyo a los procesos académicos surgen las bibliotecas

seccionales que partiendo del estudio de las necesidades de los usuarios, destina

espacios, oportunidades y elementos que contribuyen a fomentar la consulta y la

investigación. Dentro de este contexto se establece que es necesario y conveniente que

en el desarrollo de sus funciones cada localidad se vincule estrechamente con el CIB a

fin de obtener y proporcionar apoyo mediante la comunicación multidireccional para el

aprovechamiento de los recursos documentales disponibles.

Inventario, procesos técnicos y manuales

Objetivo: Gestionar de forma ágil y normalizada el material documental y la información

conforme a herramientas y metodologías que permiten el registro, búsqueda y

recuperación del material que estará a disposición de los usuarios

Descripción: El inventario (ingreso), y el procesamiento del material bibliográfico en las

bibliotecas seccionales es oportuno y preciso, el documento después de ser adquirido

está disponible al usuario lo más rápidamente posible; la descripción bibliográfica, la


clasificación y el análisis de la información refleja adecuadamente los contenidos

temáticos de los documentos lo que facilita su acceso y recuperación.

Préstamo y devolución de material bibliográfico/bibliotecas seccionales

Objetivo: Facilitar el documento pertinente a la necesidad investigativa de los usuarios

de la biblioteca de acuerdo a la disponibilidad del material bibliográfico.

Descripción: Las bibliotecas Seccionales de la ESPOL ponen sus fondos

documentales a disposición de la comunidad politécnica, mediante el servicio de

préstamos, renovaciones y devoluciones, El ejemplar sale físicamente del recinto de la

biblioteca, quedando registrada esta transacción en el sistema de información

bibliotecario, siendo el beneficiario del préstamo el responsable de su conservación y

devolución en el plazo establecido.

Capacitación de usuarios y servicios de referencia

Objetivo: Fortalecer la formación del usuario en competencias informacionales con las

que cuenta la Institución en sus diferentes formatos.

Descripción: Para globalizar la transferencia de conocimiento y partiendo del estudio

de las necesidades de los usuarios, el CIB conjuntamente con las Bibliotecas

Seccionales, imparten capacitaciones presenciales sobre el uso y acceso de bases de

datos bibliográficas que contribuyen a la formación académica de la comunidad

politécnica.

Procedimiento del Centro de Información Bibliotecario y de las

Bibliotecas Seccionales

Actualización de Repositorio institucional

Objetivo: Ingresar fuentes de información digitales, especializadas y actualizadas para

disponibilidad de los usuarios, sin limitaciones espaciales ni temporales

Descripción: El repositorio institucional facilita la preservación e interoperabilidad de

los contenidos producidos por la institución, con acceso abierto fomenta la visibilidad de

la producción académica generada en la ESPOL.


Centro de Información Bibliotecario - CIB

Biblioteca “Homero Ortiz Egas”- FCNM

Biblioteca “Ing. Raúl Coello Fernández” - FIMCBOR

Biblioteca FICT

Biblioteca “Ing. Gonzalo Zevallos G.” – FIMCP

Horarios de Bibliotecas

Horarios de atención:

LUNES A VIERNES: 08H00 - 18H30 - SÁBADOS: 09H00 - 13H00

EXÁMENES: LUNES A VIERNES: 08H00 - 19H00 - SÁBADOS Y DOMINGOS: 09H00 - 17H00

Teléfono: (04)2269- 269 ext. 1202

Contacto: [email protected] - [email protected]

Horarios de atención: LUNES A VIERNES: 08H00 - 16H30

Teléfono: (04) 2269- 269 ext. 2526

Contacto: [email protected]


Teléfono: (04) 2269- 269 ext. 1453


Horarios de atención: LUNES A JUEVES: 08H00 - 18H20 – VIERNES: 08H00 - 16H30

EXÁMENES: SÁBADOS: 08H00 - 12H00

Teléfono: (04) 2269- 269 ext. 1453



Teléfono: (04) 2269- 269 ext. 1431



Biblioteca FIEC

Biblioteca LICTUR

Biblioteca ESPAE

Biblioteca “Ana Lucía Armijos” - CENAIM


Teléfono: (04) 2269- 269 ext. 1873


Horarios de atención: LUNES A VIERNES: 08H00 – 16H30

Teléfono: (04) 2269- 269 ext. 2203



SÁBADOS Y DOMINGOS: 08H30 - 17H00

Teléfono: (04) 2081- 084 ext. 140



Teléfono: 3035-098 ext. 112



AN

EX

OS

CÓDIGO: PROCD-APYO-BIB-01

FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE MEDIO DE VERIFICACIÓN

1 Alerta bibliográfica

1.Preparar afiche 2.Enviar afiche para aprobación del

Directivo 3. Realizar correcciones si fuera el caso 4. Difundir

a través de mail masivo, redes sociales y cartelera las

nuevas adquisiciones de libros, revistas y otros materiales.

BIBLIOTECARIO/ANALISTA DE

INFORMACIÓN

BIBLIOTECARIA/TÉCNICO DE

INFORMACIÓN BIBLIOTECARIA

Afiches y cartelera informativa

2

Apoyo en procesos de

baja material

bibliográfico y

embalaje del mismo

1. Previo a autorización del Directivo de la Unidad proceder

a realizar la baja de material bibliográfico 2. Seleccionar

material documental que por su vetustez cronológica,

deteriodo o condiciones ambientales no representan

utilidad para la consulta informativa 3. Ingreso al Sistema de

Información Bibliotecario www.beta.cib.espol.edu.ec/login

módulo "Hoja de ruta/solicitud de baja" 4. Ingresar uno a

uno los inventarios a dar de baja y guardar hoja de ruta 5.

Colocar en cajas de cartón el material bibliográfico en

proceso de baja con su respectiva hoja de ruta 6. Embalar y

rotular la caja de cartón identificando con el número de

hoja de ruta 3. Informar a la asistente de activo fijo del CIB


INFORMACIÓN



Hoja de rutas con solicitud de

baja generada del sistema de

información Bibliotecario.

Reporte de baja

3

Proceso de baja

(material bibliográfico,

mobiliarios, equipos

electrónicos)

1. Se realiza una inspección fisica de los bienes para revisar

su estado ( obsoleto-contaminado-deteriorado-mutilado

ect) 2. Se separa y se reúbica el bien ya empacados con sus

debida identificación y registros 3. Si es Material

Bibliografico se revisa el historial del documento y se

registra en sistema Bibliotecario

www.beta.cib.espol.edu.ec/login/Hoja de

ruta/crear/Solicitud de Baja 4. Si son equipos electrónicos

se revisa su vida útil y se solicita soporte Técnico 5. Si son

Mobiliarios se revisa su vida útil y se realiza lista con sus

codigos de activos fijos respectivos y descripción de los

mismos 6. Se notifica al jefe inmediato mediante Oficio o

Quipux el estado del bien y se solicita el inicio del proceso

de baja 7. El Jefe inmediato de la unidad solicita a la

Gerencia Financiera la autorización correspondiente, previo

a este proceso la gerencia Financiera solicita al Area de

Activos Fijos una inspección física de los bienes que van a

ser dados de baja 8. Una vez aprobada la inspección la

Unidad de Activos Fijos elaborara un Acta 9. Se revisa acta

de inspección para proceder a firmar 10. El retiro lo realiza

la Unidad de Bodega Central 11. Se firma el acta de baja y

se procede a aprobar la solicitud de baja en el sistema de

Información Bibliotecaria

DIRECTORA / ASISTENTE DE ACTIVO

FIJO DEL CIBActas de bajas

4Restauración de

material bibliográfico

1. Previo a autorización del Directivo de la Unidad proceder

a la selección y retiro del material bibliográfico deteriorado

2. Ingresar al Sistema de Información Bibliotecario (SIB) en

el módulo "Inventario/Control de daño/en reparación" 3.

Elaborar lista para constancia de entrega en Centro de

Difusión y Publicaciones-Espol 4. Una vez restaurado los

textos se reversa el estado de los mismos en el sistema de

información bibliotecario (SIB) en el módulo

"Inventario/Control de daño/entregado a circulación"


INFORMACIÓN

BIBLIOTECARIO/TÉCNICO DE


Reportes de control de daño

generados a través del sistema

de información bibliotecaria,

listas de textos en reparación

PROCEDIMIENTO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL CIB

UNIDAD/DEPARTAMENTO: CIB

OBJETIVO: Administrar y gestionar los servicios bibliotecarios, documentos y archivos.

Recepción de material

bibliográfico en calidad

de donación

1. El donante envía oficio a la Máxima Autoridad

adjuntando listado de libros que desea realizar la donación

2. Personal especializado del CIB realiza analisis para

confirmar la conveniencia de recibir o no la donación. 3. Si

es conveniente la donación, se elabora acta de entrega-

recepción para la firma del donante y Bodega Central 4. El

CIB recibe el material bibliográfico mediante acta de

entrega-recepción con su respectivo ingreso de bodega y

etiquetado de activo fijo

ASISTENTE DE ACTIVO FIJO DEL CIBActa de entrega recepción,

ingreso a bodega

Ingreso de material

bibliográfico en calidad

de donación

1. Se asigna un número de inventario de donación 2. Se

llena datos de tarjeta de inventario 3. Se ingresa el material

bibliográfico al Sistema de Información Bibliotecario

www.beta.cib.espol.edu.ec módulo inventario/Ingreso de

nuevos documentos bibliográficos 4. Se elabora hoja de

ruta www.beta.cib.espol.edu.ec módulo hoja de

ruta/crear/selecciona "a procesos técnicos" 5. Se hace

entrega física de los documentos al área de Procesos

Técnicos.

ASISTENTE DE ACTIVO FIJO DEL CIBHojas de Ruta generadas del

Sistema Bibliotecario

5Apoyo en inventario

Físico

1. Previa autorización de Dirección CIB anualmente

proceder a realizar la toma de inventario físico 2. Ingreso al

Sistema de Información Bibliotecario

www.beta.cib.espol.edu.ec/login módulo "Inventario

físico/toma de inventario físico" 3. Rubricar en el texto

fecha e inventariador 4. Reportar a Dirección CIB fecha de

culminación de inventario


INFORMACIÓN

BIBLIOTECARIO/TÉCNICO DE


Reporte de toma de inventario

por localidad emitido del Sistema

de Información Bibliotecario

6Control de ayudantías

de gestión

1. Capacitación al inicio de cada término académico

relacionadas a labores y de búsqueda de información en

medios físicos y electrónicos 2. Reporte de control de

asistencia y cumplimiento


INFORMACIÓN


INFORMACIÓN

BIBLIOTECARIA/ANALISTA DE

INFRAESTRUCTURA FÍSICA 2/

ASISTENTE DE ACTIVO FIJO DEL CIB

Actas de reuniones, reportes de

asistencia y cumplimiento

7

Agendar espacios del

CIB (auditorios/salas

multifuncionales/labor

atorios/ extensión)

1. Receptar solicitud de espacios por las Unidades

Académicas/Instituciones Afines 2. Revisar en el calendario

google si existe disponibilidad de acuerdo a fechas

solicitadas 3. Enviar a Dirección para la respectiva

autorización 4. Responder solicitud al prestador indicando

condiciones de uso 5. Coordinar con los Auxiliares de

Servicios requerimientos de solicitud

DIRECCIÓN CIB/ ASISTENTE

EJECUTIVA 2/ANALISTA DE

INFORMCIÓN BIBLIOTECARIA

Solicitudes, correos, reporte de

agendas en calendario google

8

Agendar laboratorios

de computación -

usuarios internos y

externos

1. Receptar solicitud de uso de los laboratorios a través de

oficio/correo electrónico 2. Consultar al Analista de

Infraestructura informatica a través de correo electrónico la

disponibilidad, capacidad, fecha y horario 3. Analisis de

Disponibilidad: Autorizar/Denegar uso de los laboratorios

4. Coordinar con los solicitantes requerimientos de

equipos y software 5. Instalación de software requerido 6.

Efectuar la configuracion de los equipos 7. Monitorear el

correcto funcionamiento de los laboratorios

DIRECCIÓN CIB/ ASISTENTE

EJECUTIVA 2/ANALISTA DE

INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA

2

Solicitudes, correos, reporte de

agendas en calendario google

9Elaboración de

reportes1. Elaboración de reporte solicitados por Dirección CIB


INFORMACIÓN


INFORMACIÓN


INFRAESTRUCTURA FÍSICA 2/


Reportes

10Administración de

documentos

1. Gestión y archivo de documentos administrativos de su

competencia


INFORMACIÓN


INFORMACIÓN


INFRAESTRUCTURA FÍSICA 2 /


Archivo

Realizado por: Janeth Chilán Quimis, MSc. - DIRECTORA CIB

Aprobado por: Janeth Chilán Quimis, MSc. - DIRECTORA CIB

CÓDIGO: PROCD-APYO-BIB-02

FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Planificación de

Indicadores para el Plan

Operativo Anual

1. Recopilar proyectos que ayuden a actualizar la biblioteca

para ubicarlos como nuevos indicadoresBIBLIOTECARIO Oficios, proyectos

2

Seleccionar los

proyectos más viables

para su ejecución en el

periodo anual

1. Se realiza mesa de trabajo para la formulación de

Indicadores de Gestión de Biblioteca integrada por la

Directora del CIB y bibliotecarias de Proceso Técnico. 2. Se

define los proyectos a realizar

DIRECTORA Y BIBLIOTECARIOS Proyectos

3Elaborar y Formular los

indicadores

1. Se establece cronogramas de actividades por indicador,

responsable, fecha de terminación y recursos

presupuestales

BIBLIOTECARIO Proyectos, informes

4

Establecer el conjunto

de actividades para

cada indicador a

ejecutar.

1. Se establece cronogramas de actividades para indicador,

responsable, fecha de terminación y recursos

presupuestales

BIBLIOTECARIO formulario en excel

5

Registrar en los

indicadores en el

sistema

1. Se ingresa en el sistema de POA:

http://www.planop.espol.edu.ec/ con clave y contraseña

de coordinadora 2. crear los indicadores desde el manú de

usuario y haciendo clic en +agregar indicador, dentro de

este se establece el plazo, descripción del indicador, meta,

medios de verificación, responsable de seguimeinto y

presupueto.

BIBLIOTECARIORegistro en el Sistema del Plan

Operativo Anual

6

Registrar las

actividades de los

indicadores en el

sistema

1. crear una a una las actividades con su respectivo recurso

personal, equipos y financiero, 2. Seguimiento/controles,

fecha plazo, peso, y financiamiento.


Operativo Anual

7Revisión y Aprobación

de POA

1. Una vez ingresado los indicadores a la plataforma, se

envía a la directora para la aprobación 2. aprobación de

indicadores por la unidad de Planificación Estratégica.

DIRECTORA/UNIDAD DE

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICALista de Indicadores

8

Socializar los proyectos

que correspoden a los

indicadores del POA

con el personal del CIB

y Bibliotecas

Seccionales

1. Socializar indicadores del POA con personal del CIB y

Bibliotecas SeccionalesDIRECTORA DEL CIB Lista de Asistencia

PROCEDIMIENTO: PLANIFICACIÓN OPERATIVA ANUAL DE BIBLIOTECA

UNIDAD/DEPARTAMENTO: PROCESOS TÉCNICOS

OBJETIVO: Definir los indicadores a ser desarrollados por el CIB y las bibliotecas seccionales en el año y gestionar su ejecución

9

Seguimiento y control

de evidencias de los

indicadores del plan

operativo.

1. Escanear evidencias de las actividades de cada indicador.

2.subir en la plataforma del sistema del POA:

http://www.planop.espol.edu.ec/index.php/indicador 2.

Seleccionar el indicador para actualizar evidencia 3. clic en

+subir archivos, para subir documentos digitalizados del

indicador seleccionado 4. actualizar avances de cada uno

de los indicadores 5. Crear un archivo en excel de

información actualizada del POA

BIBLIOTECARIO

Registro en el Sistema del Plan

Operativo Anual, informes,

proformas, oficios, proformas,

facturas

10

Registrar el

cumplimiento de las

actividades de cada

indicador

1.Ingresar logros alcanzados de acuerdo al total de avances

de cada indicador 2. Ingresar factores de éxito 3. Ingresar

factores críticos 4. Guardar cambios generados


Operativo Anual

Realizado por:

Aprobado por: MSc. Janeth Chilán Quimis - DIRECTORA CIB

Lcda. Shirley Mateo - BIBLIOTECARIA

CÓDIGO: PROCD-APOY-BIB-03

FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Solicitud de

requerimientos de


1. Al inicio de cada término académico, el CIB enviará

circular informativa al Decano, Director y/o Coordinadores

de Carreras de cada una de las unidades académica de la

ESPOL, solicitando el listado de los requerimientos

bibliográficos que van a ser utilizados en el término

académico y que están declarados como libros básicos

dentro de los contenidos de curso aprobados por el STA y

Unidades Académicas en la plataforma de Gestión de

Contenido de Curso http://www.gestioncurso.espol.edu.ec.

DIRECTORA/ASISTENTE EJECUTIVA

1Circular informativa

2

Recepción de listados

de material

bibliográfico

1.- Las unidades académicas remitirán a la Dirección del CIB

un listado con datos bibliográficos como: ISBN, TÍTULO,

AUTOR, EDICIÓN, EDITORIAL, IDIOMA, AÑO DE

PUBLICACIÓN, CANTIDAD(Considerando la población de

estudiantes por paralelo, es decir por cada 5 estudiantes 1

libro)

ASISTENTE EJECUTIVA 1

Correo electrónico, listado en

formato excel de material

bibliográfico

3

Solicitud de información

a GTSI y validación de

información

1. En caso de omisión del número de libros en los listados

solicitados a los Decanos, Director y/o Coordinadores de

Carreras, se solicitará a un colaborador de GTSI la emisión

del listado de cursos registrados por carreras en el término

académico de ESPOL 2. Validar esta información con los

datos ingresados por los docentes, en la plataforma de

http://www.gestioncurso.espol.edu.ec.

ASISTENTE EJECUTIVA 1

Correo electrónico, Sistema de

gestión de curso

http://www.gestioncurso.espol.e

du.ec.

4Gestión con

proveedores

1. El listado validado del material bibliográfico es enviado

mediante correo electrónico a los diferentes proveedores

para la respectiva consulta de disponibilidad y emisión de

las proformas.

ASISTENTE EJECUTIVA 1 Correo electrónico, proformas

5Verificación de

proformas

1.- El CIB una vez recibida las proformas constatará que

todos los ítems solicitados se encuentren cotizados, de

existir libros que estén descatalogados 2.- Se notificará al

solicitante para que la bibliografía sea reemplazada de ser

el caso 3. El CIB considerará la proforma que más se ajuste

al requerimiento solicitado.

ASISTENTE EJECUTIVA 1 Correo electrónico, proformas

6Recepción de proformas

definitivas

1. Las proformas emitidas por el proveedor son recibidas

mediante correo electrónico


1Proformas definitivas

7Ingreso de información

al sistema de compras

1. Se ingresará la información solicitada por el usuario en el

sistema de compras

http://www.gestioncompras.espol.edu.ec/, adjuntando las

proformas 2. El ingreso de esta información será firmada

electrónicamente por el Directivo del CIB, el sistema

generará una “Solicitud de Compra” enumerada

automáticamente y enviada a la unidad de Suministros para

su posterior proceso.


1

Ingreso de solicitudes de

compras en el portal Sistema de

control de compras

http://www.gestioncompras.esp

ol.edu.ec/

8 Seguimiento1.Seguimiento al proceso de compra mediante la Unidad de

Adquisiciones y Suministros.ASISTENTE EJECUTIVA 1

Correos electrónicos, llamadas

teléfonicas

Realizado por: Srta. Karina Villalta - ASISTENTE EJECUTIVA 1


PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO PARA EL CIB

UNIDAD/DEPARTAMENTO: SECRETARÍA CIB

OBJETIVO: Formar y actualizar una colección bibliográfica que satisfaga las necesidades de información de los usuarios con base en los

planes y programas de docencia, investigación y difusión de la cultura.


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Presentación de

encuestas de selección

por CEDIA

1. CEDIA presenta encuesta de selección de los recursos de

información científica ofertados por los proveedores en

base a los requerimientos de la universidades e Institutos

Públicos de Investigación. 2. La Directora del CIB

conjuntamente con la Decana de Investigación analizan la

importancia de adquisición y/o renovación de las Bases de

Datos según oferta académica de la Institución 3. Una vez

realizada la selección, tomado en cuenta la oferta

académica de la institución, el CIB informa mediante oficio

a la máxima autoridad la necesidad de adquirir y/o renovar

las bases de datos seleccionadas con sus respectivos costos

y demás particularidades.

DIRECTORA/ASISTENTE EJECUTIVA 1Correo electrónico, archivo

digital de la encuesta, oficio

2Autorización de la

máxima autoridad

1. Hacer el respectivo seguimiento de autorización de

adquisición para empezar el proceso ASISTENTE EJECUTIVA 1

Oficio con decreto de

autorización

3

Gestión ante la UAS

para solicitar partida

presupuestaria

1. Se envía oficio interno a la UAS, solicitando se gestione

ante la unidad pertinente la emisión de la Partida

Presupuestaria por el valor total de adquisición de las bases

de datos para el CIB. 2. UAS notifica al CIB que se encuentra

disponible la partida presupestaria según centro de costos.

DIRECTORA/ASISTENTE EJECUTIVA 1Oficio interno, partida

presupuestaria

4Gestión con

proveedores

1. Se solicita al proveedor la emisión de las proformas para

la adquisición y/o renovación que contengan la información

técnica (servicios y accesibilidad) en cuanto a las bases de

datos 2. En caso de renovación, se constata en el contrato

la fecha de caducidad del servicio. 3. Se recepta la

proforma con la información solicitada.

DIRECTORA/ASISTENTE EJECUTIVA 1 Correo electrónico, proformas

5Ingreso de información

al sistema de compras

1. Se ingresará la bases de datos a adquirir en el sistema de

compras http://www.gestioncompras.espol.edu.ec/,

adjuntando las proformas 2. El ingreso de esta información

será firmada electrónicamente por el Directivo del CIB, el

sistema generará una “Solicitud de Compra” enumerada

automáticamente y enviada a la unidad de Suministros

para su posterior proceso.

DIRECTORA/ASISTENTE EJECUTIVA 1

Ingreso de solicitudes de

compras en el portal Sistema de

control de compras

http://www.gestioncompras.esp

ol.edu.ec/

6 Seguimiento1.Seguimiento al proceso de compra mediante la Unidad de

Adquisiciones y Suministros.ASISTENTE EJECUTIVA 1

Correos electrónicos, llamadas

teléfonicas

Realizado por: Srta. Karina Villalta - ASISTENTE EJECUTIVA 1


PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE BASES DE DATOS

UNIDAD/DEPARTAMENTO: SECRETARÍA CIB

OBJETIVO: Poner a disposición de la comunidad politécnica de acuerdo a oferta académica, bases de datos digitales con información

científica y especializada en todas las áreas del conocimiento


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1Recepción de material

bibliográfico adquirido

1. Revisión de material documental adquirido en área de

Bodega Central-ESPOL, confirmando que datos

bibliográficos de los documentos coincidas con los

solicitados 3. Revisar uno a uno de los textos que tengan

adheridos el codigo de Activo fijo-ESPOL . 4. Firma de

documentos entre los custodios de bienes que oficializan la

entrega (Ingreso de bodega y Acta de Entrega-recepción) 5.

Traslado de material documental de Bodega central al CIB

ASISTENTE DE ACTIVO FIJOActas de entrega

recepción/Ingreso de bodega

2

Ingreso al sistema de

información

bibliotecario del acervo

adquirido

1. Asignar número correlativo de inventario a cada uno de

los textos adquiridos, diferenciando la compra de la

donación. 2. llenar datos en tarjeta de inventario 3. Ingresar

a Sistema de Información Bibliotecario

www.beta.cib.espol.edu.ec/login módulo inventario/Ingreso

de nuevos documentos bibliográficos 4. Ingresar datos 5.

Crear hoja de ruta Sistema de Información Bibliotecario

www.beta.cib.espol.edu.ec/login módulo hoja de

ruta/crear/"a proceso técnico" 6. Ingresar uno a uno los

inventarios y guardar hoja de ruta 7. Entregar físicamente

el material documental al área de procesos técnicos

ASISTENTE DE ACTIVO FIJO

Tarjeta de inventario y Hoja de

ruta estado "A proceso técnico"

generada del Sistema de

Información Bibliotecario

3

Recepción y revisión de

material documental

ingresado por

departamento de

inventarios

1. Confirmar datos de Hoja de ruta "A Procesos Técnicos"

con el material bibliográfico entregado físicamente 2.

aprobar Hoja de ruta "A Procesos Técnicos" en Sistema de

Información Bibliotecaria www.beta.espol.edu.ec/login,

módulo "hoja de ruta, clic en aprobar"

BIBLIOTECARIA (O)

Hoja de ruta estado aprobado



4Catalogación de

documentos ingresados

1. Describir los documentos en sus partes escenciales,

ingresado en la fase inventario, para identificarlo entre el

resto del fondo bibliotecario 2. Utilizar las Reglas de

Catalogación Angloamericanas

BIBLIOTECARIA (O) Sistema de Gestión Bibliotecario

5Clasificación,

indización y resumen

1. Ingresar al módulo "Clasificación de Documentos" en el


www.beta.cib.espol.edu.ec/login 2. Colocar número de

inventario del material a clasisificar 3. CLASIFICACIÓN:

Analizar el documento para asignarle un código

alfanumérico estandarizado, para lo cual utilizamos el

sistema de Clasificación Decimal Dewey Edición 18/Edición

21 4. INDIZACIÓN: Asignar palabras claves o descriptores

utilizando tesauros y lenguaje libre 5. RESUMEN: Este

proceso se realiza sólo en trabajos de graduación. Se analiza

la tesis para representar en forma breve y concisa el

contenido de la investigación.

BIBLIOTECARIA (O) Sistema de Gestión Bibliotecario

PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PROCESOS TECNICOS


OBJETIVO: Gestionar de forma ágil y normalizada el material documental y la información conforme a herramientas y metodologías que

permiten el registro, búsqueda y recuperación del material que estará a disposición de los usuarios

6 Procesamiento manual

de material documental

1. Elaboración y ubicación en el documento de: Código de

barras ( # Inventario), marbetes (compuesto por número de

clasificación y las tres primeras letras del apellido del autor)

2.Colocar en el lomo del texto de manera visible y en parte

interna del mismo. 3. Sellar en el interior de las página y en

sus bordes. 4. Colocar Banda de seguridad ubicada en lugar

estratégico dentro del texto para que su ubicación no se

pueda detectar.

BIBLIOTECARIA (O) Material documental

7

Entrega a circulación

material procesado

Kardex de inventario

1. Elaborar hoja de ruta de material documental procesado

a través Sistema de Información Bibliotecario

(www.beta.espol.edu.ec/login), módulo " Hoja de

ruta/crear/a circulación." 2. Entregar físicamente el material

al área de Circulación y Préstamos.

BIBLIOTECARIA (O)

Hoja de ruta estado a circulación



8 Kardex de inventario1. Organizar tarjetas por inventario 2. Intercalar tarjetas en

cajoneras ordenas por formas de adquisición

(compra/donación)

BIBLIOTECARIA (O) Tarjetas de inventario

Realizado por:


Lcda. Josefa Manrique y Lcda. Shirley Mateo - BIBLIOTECARIAS


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Planificación talleres

sobre Bases de Datos

Científicas realizado

por los proveedores

1. Coordinar con los proveedores de bases de datos

Científicas un cronograma para capacitaciones. 2. Verificar

con el Analista de insfraestructura informatico la

disponiblidad del espacio a utilizar en la capacitación

BIBLIOTECARIA (O) Cronograma, mail, cartas, oficios

2 Publicidad de talleres1. Realiza el arte de invitación para el afiche 2. Enviar por

correo masivo y redes sociales invitación a capacitación a la

comunidad politécnica. 3. Entrega de afiches a las

diferentes unidades para su difusión

BIBLIOTECARIA (O) afiches de publicidad

3

Organización de

Material para los

talleres

1. Organización de la logística para la entrega a asistentes el

día de la capacitación 2. Encuesta y lista de asistencia

BIBLIOTECARIA (O) Encuesta, lista de asistentes

4

Planificación talleres

sobre Bases de Datos

Científicas y repositorio

realizado por personal

del CIB

1. Elaborar cronograma de capacitaciones por mes y para

el año en cursoBIBLIOTECARIA (O) Cronograma

5 Publicidad de talleres1. Realiza el arte de invitación para el afiche 2. Enviar por

correo masivo y redes sociales invitación a la capacitación

dirigida a la comunidad politécnica 3. Entrega de afiches a

las diferentes unidades para su difusión

BIBLIOTECARIA (O) Afiches, correos masivos

6Recepción de

inscripciones

1. Receptar inscripciones a través de correos electrónicos 2.

Confirmar inscripción respondiendo a través del mismo

medio 3. Comunicar al capacitador la cantidad de inscritos

para el día y hora solicitada.

BIBLIOTECARIA (O) Correos electrónicos

7

Estadística e informe

de capacitaciones y

asistencia a talleres

formativos

1. Elaborar informe estadístico mensual y trimestral y anual

de capacitaciones y asistencia 2. Elaborar informe de

capacitaciones y asistencia basado en las estadisticas 3.

Elaborar informe estadístico de encuestas de nivel de

satisfacción de usuarios. 4. Elaborar informe de encuestas

de satisfacción basado en las estadisticas.

BIBLIOTECARIA (O)Informe final de talleres para

formación de usuarios.

8

Envíos de artículos

suscritos de la Base de

Datos Científica

SciencDirect,

solicitados por usuarios

politécnicos

1. Recepción de solicitud artículo a través de correo

electrónico 2. En un archivo excel ingreso datos del

solicitante y artículo requerido 3. Revisar el título del

artículo solicitado en carpeta de archivo de papers

comprados y bajados anteriormente. 4. Si no existe, se

busca el artículo solicitado ingresando a la página de Scien

Direct: www.sciencedirect.com 5. Se descarga y archiva en

la carpeta antes mencionada 6. Enviar por correo

electrónico el artículo solicitado en formato pdf 6. Una vez

recibido el artículo, el solicitante debe de enviar

información personal, académica que es requerida por el

CIB

BIBLIOTECARIA (O)emails, informes, listado de

artículos

9Estadísitica anual de

papers solicitados

1. Elaborar estadísticas de papers enviados a usuarios

politécnicos 2. Medir la frecuencia de consulta de artículos

comprados

BIBLIOTECARIA (O) Cuadros estadísticos

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: FORMACIÓN A USUARIOS SOBRE USO Y SERVICIOS DE BASES DE DATOS Y REPOSITORIO DIGITAL


OBJETIVO: Fortalecer la formación del usuario en competencias informacionales con las que cuenta la Institución en sus diferentes

formatos

Lcda. Josefa Manrique y Lcda. Shirley Mateo - BIBLIOTECARIAS


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1 Atención a usuarios 1. Atender personalizada y cordialmente a la comunidad

politécnica (estudiantes, docentes, personal administrativo

e investigadores) y público en general.


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIAEncuestas

2Sistema de Búsqueda

de la información

1. En el Sistema de Información Bibliotecario dar clic en el

módulo "Consultas", luego dar clic en "Consulta General de

Documentos Bibliográficos/búsqueda avanzada" 2.

Aparecerá la pantalla, en la cual se digita tema y/o autor(es)

dar clic en "Aceptar" 3. Aparecerán los datos bibliográficos

relacionados con requerimiento de búsqueda.



Consultas al catálogo on line del

sistema, bases de datos y Dspace

de ESPOL

3

Orientación y

disponibilidad de los

recursos informativos

1. Asegurar la disponibilidad y accesibilidad de la

información sea esta física o virtual mediante: bibliografía

existente en el acervo bibliográfico, bases de datos y del

repositorio institucional 2. Guiar al usuario en la ubicación

del documento.



Consultas al catálogo on line del

sistema, bases de datos y Dspace

de ESPOL

4

Servicios Diseminación

Selectiva de

Información

1. Proporcionar la información actual, selectiva y

personalizada , tomando como base las necesidades o

intereses previamente establecidos por el usuario del CIB.



Consultas al catálogo on line,

cartelera informativa, consultas

vía telefónica .

5

Orientar al usuario en

el uso de los terminales

de consulta

1. Guiar al usuario sobre el uso del terminal de consulta

para búsqueda de información 2. Dar clic en ícono del

navegador Chrome. 2. Automaticamente se despliega la

ventana del Sistema de Información Bibliotecaria, ingresa

usuario y contraseña. 3. Aparecerá la ventana de inicio del

Sistema de Información Bibliotecario. 4.-Seleccionar

cátalogo que permite búsquedas de documentos, consultas

de multas y consultar el historial del prestador. 5. se

propcede a realizar la búsquera requerida. 6. cerrar sesión.


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIATerminales de consulta

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: SERVICIOS BIBLIOTECARIOS Y DE REFERENCIA

UNIDAD/DEPARTAMENTO: CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMOS

OBJETIVO: Brindar accesibilidad a los servicios bibliotecarios y sus sistemas de información. Disponer responsablemente con la máxima

calidad, eficiencia y pertinencia de todos los recursos y servicios del Centro de Información de la ESPOL a la comunidad politécnica y a la

sociedad en general

Lcda. Alexandra Jiménez (BIBLIOTECARIO) - Srta. Eugenia Buenaventura (TÉCNICO DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIO)


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1. Ingresar al Sistema de Información Bibliotecario:

www.beta.cib.espol.edu.ec/login 2. Ir al módulo

"Préstamos y devoluciones/Material

Bibliográfico/préstamos a estudiantes pregrado" 3. Solicitar

al estudiante el carnet o cédula de identidad, se verifica

que el portador del documeto sea la misma persona 4.

Digitar el número de matrícula/cédula o apellidos del

usuario, se confirman los datos personales y se realiza la

constatación física del estado del texto junto con el usuario

5. Digitar el número de inventario del documento

utilizando el lector óptico o manualmente, aparecen los

datos del libro 6. Seleccionar el tipo de préstamo 7.

ingresar fecha de devolución fijada, y el préstamo es

aceptado en el sistema 8. Automaticamente se genera un

correo electronico dirigido al prestador notificando el

prástamo realizado. 9.Se recomienda al usuario devolver la

bibliografía dentro del plazo estipulado para evitar la

generación de multas por atraso.

De acuerdo con el Reglamento de CIB el número de obras

para préstamo domiciliario es hasta un máximo de 3 por

estudiante y por un plazo máximo de hasta 8 días.

1. Ingresar al Sistema de Información Bibliotecario:

www.beta.cib.espol.edu.ec/login 2. Ir al módulo

"Préstamos y devoluciones/Material

Bibliográfico/préstamos para profesores y empleados de

pregrado" 3. Solicitar al usuario el carnet o cédula de

identidad, se verifica que el portador del documeto sea la

misma persona 4. Digitar el número de cédula o apellidos

del usuario, se confirman los datos personales y se realiza

la constatación física del estado del texto junto con el

usuario 5. Digitar el número de inventario del documento

utilizando el lector óptico o manualmente, aparecen los

datos del libro 6. Seleccionar el tipo de préstamo 7.

ingresar fecha de devolución fijada, y el préstamo es

aceptado en el sistema 8. Automaticamente se genera un

correo electronico dirigido al prestador notificando el

prástamo realizado. 9.Se recomienda al usuario devolver la

bibliografía dentro del plazo estipulado para evitar la

generación de multas por atraso.


para préstamo domiciliario para personal administrativo

es de un máximo de 3 y 5 para docentes extendido por

todo el semestre.

Reportes de préstamos

generadas en el sistema de

infromación bibliotecario

1

PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMOS Y DEVOLUCIONES DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO


OBJETIVO: Facilitar el documento pertinente a la necesidad investigativa de los usuarios de la biblioteca de acuerdo a la disponibilidad

del material bibliográfico

Préstamos a

estudiantes

pregrado/postgrado

BIBLIOTECARIO Y TÉCNICO DE


2

Préstamos para

profesores de

pregado/postgrado y

empleados






1. Ir al sub-menú préstamos a externos, en este sub-menú

se ingresan por primera vez los datos personales del

prestador que no consta en el sistema de la Unidad de

Talento Humano pero está contratada legalmente por la

institución 2. Se realiza la constatación física del estado del

texto junto con el usuario, 3. digitar el número de

inventario del documento utilizando el lector óptico o

manualmente, aparecen los datos del libro, 4. Seleccionar

el tipo de préstamo 5. Ingresar fecha de devolución fijada,

el préstamo es aceptado en el sistema. 6. Se recomienda al

usuario devolver la bibliografía dentro del plazo estipulado

para evitar la generación de multas por atraso.


para préstamo domiciliario para personal administrativo

es de un máximo de 3 y 5 para docentes extendido por

todo el semestre.

4 Préstamo Interno

1. El CIB cuenta con el sistema de estantería abierta. 2. Los

préstamos internos se ingresan cuando el documento va a

ser sacado de las salas de consulta para fotocopiar parte

del texto 3.Ingresar al Sistema de Información Bibliotecario:

www.beta.cib.espol.edu.ec/login/módulo "Préstamos y

devoluciones/Material Bibliográfico/préstamos a

estudiantes pregrado" 4. Solicitar al usuario el carnet o

cédula de identidad, se verifica que el portador del

documento sea la misma persona 5. Digitar el número de

matrícula/cédula o apellidos del usuario, se confirman los

datos personales y se realiza la constatación física del

estado del texto junto con el usuario 6. digitar el número

de inventario del documento utilizando el lector óptico o

manualmente, aparecen los datos del libro 7. Seleccionar el

tipo de préstamo 8. En los préstamos internos la fecha de

devolución está desactivada ya que como es interno, el

documento va a ser devuelto el mismo día, el préstamo es

aceptado en el sistema.






5Devoluciones de

matrial bibliográfico

1.Ingresar al Sistema de Información Bibliotecario:

www.beta.cib.espol.edu.ec/login/módulo "Préstamos y

devoluciones/Material Bibliográfico/devoluciones 2. Recibir

la bibliografía previa a la revision exhaustiva de las

condiciones fisicas del documento 2. digitar el número de

inventario del documento utilizando el lector óptico o

manualmente, aparecen los datos del libro a devolver 3.

confirmar fecha de devolución fijada y se acepta la

devolución en el sistema 4. Si la devolución está fuera de la

fecha fijada, el sistema le genera la multa de $ 0.40

centavos de dólar americano por cada dia de atraso y por

cada bibliografía. 5.Colocar el material bibliográfico

devuelto en los carritos porta-libros para su reubicación en

la estantería 6. Automaticamente se genera un correo

electronico dirigido al prestador notificando la devolución

o multa generada si tuviera



Reportes de devoluciones y

multas generadas en el Sistema


3 Préstamos a externosBIBLIOTECARIO Y TÉCNICO DE





6Préstamos de cubículos

de estudio

1. Receptar la solicitud de préstamo de cubículo de estudio

2. Solicitar carné/cédula de identidad 3. Comunicar

condiciones de uso por cubículo (máximo 5 personas y por

dos horas diarias) 4. Proporcionar las llaves de la puerta

para que haga uso del mismo 5. En cada entrega de los

cubículos se verifica que el verifica que los equipos de

cómputo y materiales estén en las mismas condiciones de

préstamos y se procede a la entrega de la identificación



Reporte de préstamos de

cubículos

Realizado por:


Lcda. Alexandra Jiménez (BIBLIOTECARIO) - Srta. Eugenia Buenaventura (TÉCNICO DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIO)


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1Organización del acervo

documental

1. Mantener en correcto orden la organización del acervo

bibliográfico en las estanterías 2. Realizar un control de

monitoreo continuo realizado por el personal de circulación.



Control diario supervisión del

personal

2Ubicación de la

Bibliografía

1. Proceder a ordenar los textos utilizados en salas de

lectura o devueltos para su ubicación correcta 2.

Colocación de material bibliográfico en estanterías



Constatación física del

ordenamiento bibliográfico en

las estanterías y de la correcta

ubicación de los textos.

3Supervisión en salas de

lectura

1. Realizar supervisiones rotativas cada hora durante el día

para evitar mutilaciones y sustracciones de material

documental. 2. Controlar el buen comportamiento de los

estudiantes en las salas de consulta y cubículos de estudio



Rondas rotativas, monitoreo de

cámaras de seguridad

4

Recibir y organizar

Material Bibliográfico

entregado mediante

hoja de ruta de

Procesos Técnicos

1. Recibir Material Bibliográfico a traves de hoja de ruta

procedente de Procesos Tecnicos. 2. Desensibilizar uno a

uno el acervo recibido. 3. Aprobar hoja de ruta en el


http://www.beta.cib.espol.edu.ec/login módulo hoja de

ruta/aprobar 4. Ubicación del material recibido en

estanterías



Hoja de ruta" a circulación"

aprobada

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DEL FONDO BIBLIOGRÁFICO


OBJETIVO: Garantizar a los usuarios el acceso y disponibilidad de un fondo documental organizado de acuerdo a los estándares que utiliza

el CIB

Lcda. Alexandra Jiménez (BIBLIOTECARIO) - Srta. Eugenia Buenaventura (TÉCNICO DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIO


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1Control de material no

devuelto

1. Previa solicitud de Dirección mensualmente generar

reporte de material no devuelto a través del sistema de

información Bibliotecario módulo "reportes

impresos/reporte de multas/documentos no devueltos" 2.

Enviar notificaciones a través de correo electrónico a los

usuarios deudores 3. Realizar seguimiento de material no

devuelto 4.Verificación de los libros no devueltos

corroborando su existencia física en el acervo bibliográfico



Reportes mensuales, correos

eléctronicos.

2

Revisión y emisión de

certificados de no

adeudar en Biblioteca

alumnos de postgrado

1. Receptar solicitud de no adeudar material bibliográfico 2.

Revisar en el Sistema de Información Bibliotecario

www.beta.cib.espol.edu.ec/login

módulo/consultas/circulación/referencia personal (historia

del prestador) y sistema académico, para verificar deudas o

multas pendientes. 3. Emitir certificado sobre el estado del

prestador y enviar a Directora del CIB para la respectiva

firma y entrega al solicitante



Consultas al sistema de

información bibliotecario,

archivos de deudas pendientes en

excel y sistema académico

3Emisión de Certificados

de Descuento

1. Receptar requerimiento de la Unidad de Talento Humano,

respecto de certificados de no adeudar 2. Verificar en el


www.beta.cib.espol.edu.ec/login

módulo/consultas/circulación/referencia personal (historia

del prestador), en el sistema académico, en el archivo de

deudas en excel para certificar el estado del usuario (deudas

de libros no devueltos o multas por valores) 3.Emitir

certificado sobre el estado del prestador y enviar a Directora

del CIB para la respectiva firma 5. Enviar certificado a la

Unidad de Talento Humano



Cuaderno de correspondencia

interno

4

Seguimientos a Multas

generadas

canceladas/pendientes

1. Previa solicitud de Dirección emitir informe de multas

canceladas/pendientes de empleados, docentes y

estudiantes a través del sistema bibliotecario módulo

"reportes impresos/multas pagadas o multas pendientes",

este requerimieto se realiza semestralmente 2. Entrega de

reporte solicitado



Informes de los archivos de

multas de empleados,

estudiantes y de libros no

devueltos; informe de correos

enviados.

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: REGULARIZACIÓN DE DEVOLUCIONES Y DEUDAS DE BIBLIOTECA


OBJETIVO: Controlar las devoluciones y deudas pendientes de material documental entregado en calidad de préstamo a la Comunidad

Politécnica

Lcda. Alexandra Jiménez (BIBLIOTECARIO) - Srta. Eugenia Buenaventura (TÉCNICO DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIO


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Encender e

inspeccionar equipos

de cómputo

1. Enceder todos los equipos de cómputo 2. Inspeccionar

que equipos estén aptas para su uso 3. Reparar equipo si

fuera el caso

ANALISTA DE INFRAESTRUCTURA

INFORMÁTICA 2Equipos de computación

2 Préstamo de PC

1. Solicitar al usuario el carnet o cédula de identidad 2.Se

verifica que el portador del documento sea la misma

persona 3. Ingresar al sistema Control PC módulo

"usuario/buscar" digitar el número de matrícula/cédula o

apellidos del usuario, se confirman los datos personales, si

el usuario no existe en la base de datos se lo debe crear

ingresando a "usuario/crear/ingresar datos/guardar"

posterior dar clic en el botón "entrada" la cual habilita el

acceso al usuario 4. Indicar al usuario estación asignada y

condiciones de inicio de seción 5. Ubicar credencial en el

organizador de credenciales de acuerdo a apellidos


INFORMÁTICA 2

Reporte de préstamo generado

del sistema control PC

3 Devolución de PC

1. Automaticamente el sistema genera un mensaje de alerta

de cierre de sesión 2. Revisar condiciones de entrega del

equipo 3. Indicar al usuario que cierre su sesión 4. Retirar

del organizador la identificación del usuario 5. Ingresar al

sistema Control PC módulo "usuario/buscar" digitar número

de matrícula/cédula y dar clic en "salida" 6. Devolver al

usuario su identificación


INFORMÁTICA 2

Reporte de DEVOLUCIÓN

generado del sistema control PC

4

Apagar remotamente

estaciones de trabajo

libre

1. Cerrar sesiones abiertas 2. Apagar remotamente las

computadoras a traves de la herramienta de control de

Laboratorios.


INFORMÁTICA 2Sistema Control PC

5

Reporte de objetos e

identificaciones

olvidados

1. Contactar via email a los usuarios que han olvidado sus

identificaciones 2. Realizar un reporte de identificaciones y

objetos olvidados


INFORMÁTICA 2Reportes y correos electrónicos

6

Revisión de

laboratorios al cerrar

actividades

1. Revisar estados de los equipos, la iluminación y equipos

de aire acoindicioando



Realizado por:


PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO Y DEVOLUCIONES DE PC


OBJETIVO: Apoyo a la enseñanza/aprendizaje con laboratorios de computación completamente equipados e instalaciones de software

para el desarrollo de los proyectos y acceso a internet

Ing. Gabriel Moreno - ANALISTA DE INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA 2


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Planificación de

mantenimiento en

equipos de

laboratorios

1. Establecer cronogramas de mantenimiento de equipos 2.

Coordinar con ayudantes de gestión para ejecución de la

planificación


INFORMÁTICA 2Planificación de mantenimiento

2 Mantemiento Físico 1. Limpieza de componentes del computador ANALISTA DE INFRAESTRUCTURA


3

Instalación de

sistema operativo y

software

1. Instalar sistemas operativos 2. Instalar herramientos de

ofimática 3. Instalar software académico y técnico 4.

Instalación y configuración de antivirus 5. Captura de

Imagen del Sistema Operativo


INFORMÁTICA 2

INVENTARIO DE IMÁGENES DE

SISTEMAS OPERATIVOS

4Configuración de

equipos a la red

1. Despliegue de imagen de disco sobre la red utilizando la

herramienta para el efecto 2. Configuración y parametrizar

accesos de red e internet para las pc 3. Poner a funcionar

los equipos de computacion


INFORMÁTICA 2Inventario de Instalaciones

5

Mantenimiento

técnico de equipos

de las áreas del CIB

1. El responsable del área contacta e informa sobre averia

de equipo a través de mesa de ayuda 2. Atender

requerimiento planteado 3. En mesa de ayuda registrar

acciones realizadas y cerrar el caso


INFORMÁTICA 2Mesa de ayuda

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO DE EQUIPOS INFORMÁTICOS


OBJETIVO: Mantener en buen estado el funcionamiento y rendimiento óptimo de los equipos de cómputo

Ing. Gabriel Moreno - ANALISTA DE INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA 2


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1Búsqueda de tema/

área temática

1. Del material audiovisual existente, seleccionar dos o tres

títulos de acuerdo a criterios de organización 2. Proceder a

la realización del arte que servirá como medio de difusión a

la Comunidad Politécnica y Público en general

ANALISTA DE INFORMACIÓN

BIBLIOTECARIAArte de difusión

2

Aprobación de

temáticas y arte por

parte del Directivo

1.Enviar mediante correo la gestión de cartelera semanal a

la Dirección para su respectiva aprobación/comentario 2.

Realizar cambios o sugerencias si fuere el caso


BIBLIOTECARIACorreos de aprobación

3Solicitud de Impresión

de afiche

1. Ingresar necesidades de impresión en la "solicitud de

orden de impresión" proporcionada por la Unidad de

Imprenta 2. Enviar solicitud a Dirección para la respectiva

firma y gestión de impresión


BIBLIOTECARIASolicitud de orden de impresión

4Medios de difusión de

afiches

1. Gestionar la difusión del afiche mediante correos

masivos, carteleras, páginas web, redes sociales


BIBLIOTECARIA

Correos de difusión, carteleras y

redes sociales

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: COORDINAR LA CARTELERA VIDEOGRÁFICA MENSUAL

UNIDAD/DEPARTAMENTO: VIDEOTECA

OBJETIVO: Informar a los usuarios del material videográfico disponible en el CIB y de la programación de la proyección en las salas

multifuncionales

Ing. Rosa Lucas Jímenez - ANALISTA DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIA


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1Presentación de

catálogo

1. Presentación de catálogo a usuarios 2. Referir material

documental relacionados con requerimiento de búsqueda 3.

Revisar disponiblidad en el sistema de información

bibliotecario dar clic en el módulo "Consultas", luego dar clic

en "Consulta General de Documentos

Bibliográficos/búsqueda avanzada" 4. Aparecerá la pantalla,

en la cual se digita tema y/o autor(es) dar clic en "Aceptar"

5. Aparecerán los datos bibliográficos relacionados con

requerimiento de búsqueda.


BIBLIOTECARIA

Módulo consulta en el Sistema de


Beta.cib.espol.edu.ec/login

2 Registro de ingreso

1. Confirmado el material en la localidad, de acuerdo a

búsqueda en sistema Bibliotecario se procede a tomar del

fondo documental el material solicitado 2. Se pide al

usuario la credencial 3. El usuario registrará ingreso en lista

de asistencia


BIBLIOTECARIA

Registro diario de lista de

asistencia

3Exhibición de

documentales

1. De acuerdo al número de usuarios por grupo se procede

al préstamo de una sala multimedia 2. El personal del CIB

colocará el material audiovisual en el DVD para su

respectiva reproducción


BIBLIOTECARIA


asistencia

4Devolución del material

prestado1. Revisar las condiciones del material bibliográfico a

devolver 2. Devolución de credencial al usuario


BIBLIOTECARIA


asistencia

5Reincorporación de

material multimedia1. Proceder a ordenar los CD para su ubicación correcta 2.

Colocación de material documental en estanterías


BIBLIOTECARIA

Estanterías organizadas

correctamente

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE CINESPOL


OBJETIVO: Apoyar la enseñanza/aprendizaje con equipos audiovisuales, espacios y material multimedia educativos y de entretenimiento



FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Recibir y organizar

Material Documental

entregado mediante

hoja de ruta de

Procesos Técnicos

1. Recibir Material Documental a traves de hoja de ruta"a

circulación" procedente de Procesos Tecnicos. 2. Aprobar

hoja de ruta en el Sistema de Información Bibliotecario

http://www.beta.cib.espol.edu.ec/login módulo hoja de

ruta/aprobar 3. Ubicación del material recibido en

estanterías


BIBLIOTECARIA

Módulo consulta en el Sistema



2

Búsqueda del material

documental en el

sistema de información

bibliotecario




Aparecerá la pantalla, en la cual se digita tema y/o

autor(es) dar clic en "Aceptar" 3. Aparecerán los datos

bibliográficos relacionados con requerimiento de

búsqueda.


BIBLIOTECARIA

Módulo consulta en el Sistema



3 Préstamo interno

1. Confirmado el material en la localidad, de acuerdo a

búsqueda en el sistema Bibliotecario se procede a tomar

del fondo documental el material solicitado 2. Se pide al

usuario la credencial 3. En el Sistema de Información

Bibliotecario dar clic en el módulo "Préstamos y

Devoluciones", luego dar clic en apropiado tipo de

préstamo 4. Ingresar número de matrícula/número de

cédula, luego dar clic en "Aceptar" 5.Ingresar número de

inventario del documento bibliográfico, luego dar clic en

"Aceptar" 6. Elegir tipo de préstamo y determinar fecha de

devolución, luego dar clic en "Prestar" 7. Indicar al usuario

que le llegará a su correo la notificación de préstamo


BIBLIOTECARIA




4Devolución de

documentos

1. Revisar las condiciones del material documental a

devolver 2.En el Sistema de Información Bibliotecario dar

clic en el módulo "Préstamos y Devoluciones", luego dar

clic en "Devoluciones" 3. Ingresar número de inventario del

documento bibliográfico, luego dar clic en "Aceptar" 4.

Revisar la nota de devolución, luego dar clic en "Devolver"

5. Confirmar fecha establecida de devolución 6. Indicar al

usuario que le llegará a su correo la notificación de

devolución


BIBLIOTECARIA

Reportes de devoluciones



5Reubicación de

material documental

1. Proceder a ordenar el material documental para su

ubicación correcta 2. Colocación de material en estanterías


BIBLIOTECARIA


correctamente

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL


OBJETIVO: Facilitar el documento pertinente a su necesidad investigativa, brindando acceso al material documental disponible en

Videoteca



FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1Planificación de plazas

de ayudantías

1. Una vez recibido correo de planificación de plazas

dispuesto por Vicerrectorado acádemico, se solicita reunión

con la Dirección para la respectiva planificación 2. Se

ingresa el número de horas planificadas para cada área en

el sistema de escritorio SPAY opción "Planificación de

plazas/guardar"

DIRECTORA/ANALISTA DE


Reporte de planificación

semestral generado del sistema

de ayudantías SPAY

2

Elaborar comunicación

de vacantes para

ayudantías

1. Realiza afiche indicando las plazas disponibles de

ayudantías de la Unidad y Bibliotecas Seccionales 2. Enviar

afiche para aprobación al Directivo 3. Realizar

cambios/sugerencias si fuera el caso 3. Enviar a afiche a

correo masivo para su difusión a la comunidad politécnica


BIBLIOTECARIAAfiches y correos de difusión

3Selección de ayudantes

e ingreso de horarios

1. Se procede a la selección de los postulantes a través del

portal de gestión de profesores en línea

www.profesor.espol.edu.ec opción "Ayudantías/Aprobar

solicitudes de dayudantías de gestión Responsable

Delegado 2. Al seleccionar el ayudante se procede a

imprimir el horario de clases el cual se genera al dar clic en

el número de matrícula 3. De acuerdo a las horas libres que

refleja el horario de clases y a las necesidades del área, se

procede a elaborar horarios de trabajo 4. Coordinar bloques

de marcación con los delegados responsables de las

facultades que tienen bibliotecas Seccionales 5. Ingresar

horarios en el sistema de escritorio SPAY opción

"Ayudantías de gestión/Ingreso de horarios"

DIRECTORA/ANALISTA DE


Nómina de ayudantes

seleccionados por semestre y

horarios de ayudantes, ambos

reportes generados del sistema

de ayudantías SPAY

4

Envío de horarios a los

ayudantes y

responsables de áreas

1. Elaborar horarios por áreas en un archivo excel 2. Enviar

mediante correo electrócnico horarios e indicaciones de

inicio de actividades a los ayudantes y responsables de

áreas


BIBLIOTECARIACorreos electrónicos

5

Seguimientos y control

de ayudantías de

gestión

1. Envío de correos 2. Llamadas personalizadas a los

responsables de áreas 3. Seguimiento en el sistema SPAY de

registros de entrada/salida


BIBLIOTECARIA

Reporte de desempeño y

asistencia

6Evaluación de

ayudantias

1. Revisar reportes de asistencia y cumplimiento emitidos

por responsables de áreas 2. Evaluar ayudante por

ayudante ingresando al portal de gestión de profesores en

línea www.profesor.espol.edu.ec opción

"Ayudantías/Evalución de ayudantes/Guardar

DIRECTORA/ ANALISTA DE


Evaluación de desempeño

generadas del portal de gestión

de profesores en línea

www.profesor.espol.edu.ec

opción

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: CONTROL Y SEGUIMIENTO DE AYUDANTÍAS DE GESTIÓN


OBJETIVO: Asegurar la selección y correcto desempeño de los ayudantes de gestión que se incorporaran a las labores de los funcionarios

del CIB y Bibliotecas Seccionales



FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Recepción de nuevos

documentos

bibliográficos

1. Recibir libros y tesis con sus respectivos CDs 2. Revisión,

firma y sello en la acta de entrega

BIBLIOTECARIO/ ANALISTA DE

INFORMACIÓN BIBLIOTECARIAActa de entrega

2 Kardex de inventario1. Organizar tarjetas por inventario 2. Intercalar tarjetas en

cajoneras ordenas por formas de adquisición

(compra/donación)


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIATarjetas de inventario

3Apoyo en inventario

Físico

1. Previo a autorización de Dirección CIB anualmente

proceder a realizar la toma de inventario físico 2. Ingreso al


www.beta.cib.espol.edu.ec/login módulo "Inventario

físico/toma de inventario físico" 3. Rubricar en el texto

fecha e inventariador 4. Reportar a Dirección CIB fecha de

culminación de inventario



Reporte de toma de inventario

por localidad emitido del Sistema


4Apoyo en procesos de

baja

1. Previo a autorización del Decano de la Unidad proceder

a realizar la baja de material bibliográfico 2. Seleccionar

material documental que por su vetustez cronologíca,

deteriodo y condiciones ambientales no representan

utilidad para la consulta informativa 3. Ingreso al Sistema


www.beta.cib.espol.edu.ec/login módulo "Hoja de

ruta/solicitud de baja" 4. Ingresar uno a uno los inventarios

a dar de baja y guardar hoja de ruta 5. Reportar baja a

Unidad de Activo Fijo-Espol



Hoja de rutas con solicitu de baja

generada del sistema de

información Bibliotecario.

Reporte de baja

5Restauración de


1. Selección y retiro del material bibliográfico deteriorado

2. Ingresar al Sistema de Información Bibliotecario (SIB) en

el módulo "Inventario/Control de daño/en reparación" 3.

Elaborar lista para constancia de entrega en en Centro de

Difusión y Publicaciones-Espol 4. Una vez restaurado los

textos se reversa el estado de los mismos en el sistema de

información bibliotecario (SIB) en el módulo

"Inventario/Control de daño/entregado a circulación"



Reportes de control de daño

generados a través del sistema

de información bibliotecaria,

listas de textos en reparación

6Control de ayudantías

de gestión

1. Capacitación mensual relacionadas a labores y

búsqueda de información en medios físicos y electrónicos

2. Reporte de asistencia


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIAActas de reuniones

7 Elaboración de reportes1. Elaboración de reporte solicitados por el Decano de la

Facultad/Docente/Dirección CIB


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIAReportes

8Administración de

documentos

1. Gestión y archivo de documentos administrativos de su

competencia


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIAArchivo

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS BIBLIOTECAS SECCIONALES

UNIDAD/DEPARTAMENTO: BIBLIOTECAS SECCIONALES

OBJETIVO: Administrar y gestionar los servicios bibliotecarios, documentos y archivos

Lcda Gisella Sellán, Lcda. Luz Calderón, MSc. Carmen Mosquera (BIBLIOTECARIOS) - Lcdo. Miran Lazar, Lcdo. Carlos Montoya, Lcdo.

Alexander Chang (ANALISTA DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIA) - Sra. Cecilia Campoverde, Lcda. Ivonne Salas, Lcda. Valeria

Quinteros (TÉCNICAS DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIA)


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Ingreso del material

documental

1. Recepción de material documental adquirido tanto por

compra o donación 2. Asignar número de inventario

correspondiente 3.Elaborar tarjeta de inventario con los

datos del documento 4. Ingresar los datos bibliográficos al


www.beta.cib.espol.edu.ec/login módulo

"Inventario/Ingreso de nuevos documentos bibliográficos"


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIO

Hoja de ruta estado ingresado

generada por el Sistema de


2

Catalogación




inventario del material a catalogar 3. Describir datos

bibliográficos de material documental siguiendo normas

establecidas en las Reglas de Catalogación Angloamericanas



Sistema de Información

Bibliotecario

3

Clasificación,

indización y resumen




inventario del material a clasisificar 3.

CLASIFICACIÓN:Analizar el documento para asignarle un

código alfanumérico estandarizado, para lo cual utilizamos

el sistema vigente de Clasificación Decimal Dewey Edición

18/ Edición 21 4. INDIZACIÓN: Asignar palabras claves o

descriptores utilizando tesauros y lenguaje libre 5.

RESUMEN: Este proceso se realiza sólo en trabajos de

graduación. Se analiza la tesis para representar en forma

breve y concisa el contenido de la investigación.




Bibliotecario

4 Procesamiento manual1. Elaborar e imprimir marbetes 2.Colocar marbete en el

lomo del texto de manera visible. 3. Sellar páginas del

documento en espacios en blanco y en los bordes


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIOMaterial documental

5Material procesado

entregado a circulación

1. Ingresar al Sistema de Información Bibliotecario módulo

"Hoja de ruta/ a circulación" 2. Ingresar nuevos de

inventarios de materiales procesados uno a uno 3.

Verificación de datos 4. Guardar e imprimir hoja de ruta 5.

Ubicación de material en estantería



Hoja de ruta estado a circulación



Realizado por:


PROCEDIMIENTO: INVENTARIO, PROCESOS TÉCNICOS Y MANUALES


OBJETIVO: Gestionar de forma ágil y normalizada el material documental y la información conforme a herramientas y metodologías que

permiten el registro, búsqueda y recuperación del material que estará a disposición de los usuarios





FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Búsqueda del material

bibliográfico en el

sistema de información

bibliotecario

1. Previo al requerimiento del usuario, se

procede a realizar la búsqueda en el Sistema de

Información Bibliotecario dar clic en el módulo

"Consultas", luego dar clic en "Consulta General

de Documentos Bibliográficos/búsqueda

avanzada" 2. Aparecerá la pantalla, en la cual se

digita tema y/o autor(es) dar clic en "Aceptar" 3.

Aparecerán los datos bibliográficos relacionados

con requerimiento de búsqueda.



Módulo consulta en el


Bibliotecario


2 Préstamo Interno

1. Confirmado el material en la localidad, de

acuerdo a búsqueda en sistema Bibliotecario se

procede a tomar del fondo documental el

material solicitado 2. Se pide al usuario la

credencial 3. Se ingresan datos de identificación

en el sistema de información bibliotecaria

"Préstamos y Devoluciones", luego dar clic en

apropiado tipo de préstamo 4. Ingresar número

de matrícula/número de cédula, luego dar clic

en "Aceptar" 5.Ingresar número de inventario

del documento bibliográfico, luego dar clic en

"Aceptar" 6. Se entrega el material en préstamo

al usuario comprometiendose a devolver en el

lapso del día.






3 Préstamo a domicilio

1. En el Sistema de Información Bibliotecario dar

clic en el módulo "Préstamos y Devoluciones",

luego dar clic en apropiado tipo de préstamo 2.

Ingresar número de matrícula/número de

cédula, luego dar clic en "Aceptar" 3.Ingresar

número de inventario del documento

bibliográfico, luego dar clic en "Aceptar" 4.

Elegir tipo de préstamo y determinar fecha de

devolución, luego dar clic en "Prestar" 5.

Automaticamente se genera un correo

electronico dirigido al prestador notificando el

préstamo realizado.






PROCEDIMIENTO: PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO


OBJETIVO: Facilitar el documento pertinente a la necesidad investigativa de los usuarios de la biblioteca de acuerdo a la

disponibilidad del material bibliográfico

4Devolución de

documentos

1. Revisar las condiciones del material

bibliográfico a devolver 2.En el Sistema de

Información Bibliotecario dar clic en el módulo

"Préstamos y Devoluciones", luego dar clic en

"Devoluciones" 3. Ingresar número de

inventario del documento bibliográfico, luego

dar clic en "Aceptar" 4. Revisar la nota de

devolución, luego dar clic en "Devolver" 5.

Automaticamente se genera un correo

electronico dirigido al prestador notificando la

devolución o multa si la tuviera



Reportes de devoluciones



5Multa por préstamo

vencido

1. En el proceso de devolución, si el usuario

devuelve el material prestado pasada la fecha

establecida, el Sistema de Información

Bibliotecaria generará automaticamente una

multa 2.Se confirma la aplicación de la misma

dando clic en "Aplicar" 3. Se comunica

verbalmente al usuario



Reportes de multas



6Reubicación de


1. Proceder a ordenar los textos para su

ubicación correcta 2. Colocación de material

bibliográfico en estanterías




correctamente

Realizado por:


Lcda Gisella Sellán, Lcda. Luz Calderón, MSc. Carmen Mosquera (BIBLIOTECARIOS) - Lcdo. Miran Lazar, Lcdo. Carlos Montoya,

Lcdo. Alexander Chang (ANALISTA DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIA) - Sra. Cecilia Campoverde, Lcda. Ivonne Salas, Lcda.

Valeria Quinteros (TÉCNICAS DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIA)


FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1

Capacitación sobre el

catálogo en el Sistema

de Información

Bibliotecario

1. Planificar la capacitación 2. Difundir por carteleras y

correo electronico cronograma de capacitación sobre SIB

3.De acuerdo a planificación se ejecuta capacitaciones a

estudiantes que ingresan por primera vez a la Institución 4

Evaluar capacitación mediante las encuestas



Lista de asistentes, informe final

de actividades formativas

2

Capacitación sobre

Bases de Datos

Científicas

Especializadas


correo electronico cronograma de capacitación sobre uso

Base de Datos Científicas Especializadas 3.De acuerdo a

planificación se ejecuta capacitaciones a estudiantes,

docentes, investigadores, personal administrativo, público

en general 4 Evaluar capacitación mediante las encuestas.





3

Capacitación sobre

búsqueda de

información en el

repositorio institucional


correo electronico cronograma de capacitación sobre uso de

repositorio institucional 3.De acuerdo a planificación se

ejecuta capacitaciones a estudiantes, docentes,

investigadores, personal administrativo, público en general

4. Evaluar capacitación mediante las encuestas.





4 Servicios de Referencia

1. Atención personalizada al usuario investigador sobre el

material requerido para su investigación 2. Analizar la

consulta y referirla a la bibliografía pertinente 3.

Complementar la atención con la consulta al Sistema de



INFORMACIÓN BIBLIOTECARIAUsuario investigador

5

Búsqueda de material

bibliográfico en el


Bibliotecario




Aparecerá la pantalla, en la cual se digita tema y/o autor(es)

dar clic en "Aceptar" 3. Aparecerán los datos bibliográficos

relacionados con requerimiento de búsqueda.



Módulo consulta en el Sistema de



Realizado por:


PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN DE USUARIOS Y SERVICIOS DE REFERENCIA


OBJETIVO: Fortalecer la formación del usuario en competencias informacionales con las que cuenta la Institución en sus diferentes

formatos





FECHA: 15/06/2017

REVISIÓN: 01


1Verificación en

Repositorio

1. Ingresar a la página web del repositorio

www.dspace.espol.edu.ec 2. Consultar por autor o título 3.

Verificar en repositorio institucional si el trabajo de

graduación no ha sido ingresado por otra localidad.


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIARepositorio institucional

2 Digitalizar tesis

1. Si la tesis no trae incluido el archivo digital, escanear tesis

en formato PDF 2. descargar archivo en PC 3. subir tesis a

repositorio a través del Sistema de Información

Bibliotecario www.beta..cib.espol.edu.ec/login módulo

"subir tesis" 4. ingresar número de inventario 5.

complementar datos bibliográficos 6. "examinar" (buscar

archivo en pc) 7. subir documento al repositorio



Repositorio institucional y


Bibliotecario

3

Subir tesis al

repositorio

institucional

1.Descargar archivo que viene incluido en documento de

graduación en cualquiera de las modalidades 2. guardar en

PC 3. subir tesis a repositorio a través del Sistema de

Información Bibliotecario www.beta..cib.espol.edu.ec/login

módulo subir tesis 4. ingresar número de inventario 5.

complementar datos bibliográficos 6. "examinar" (buscar

archivo en pc) 7. subir documento al repositorio



Repositorio institucional y


Bibliotecario

4Respaldo de archivo

digital

1. Abril carpeta en pc 2. Almacenar trabajo de graduación

digitalizado organizado por facultades


INFORMACIÓN BIBLIOTECARIAArchivos digitalizados

Realizado por:


PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIÓN DE REPOSITORIO INSTITUCIONAL

UNIDAD/DEPARTAMENTO: BIBLIOTECAS SECCIONALES/CIB

OBJETIVO: Ingresar fuentes de información digitales, especializadas y actualizadas para disponibilidad de los usuarios, sin limitaciones

espaciales ni temporales

Lcda. Josefa Manrique, Lcda. Wendy Mateo, Lcda Gisella Sellán, Lcda. Luz Calderón, MSc. Carmen Mosquera (BIBLIOTECARIOS) -

Lcdo. Miran Lazar, Lcdo. Carlos Montoya, Lcdo. Alexander Chang (ANALISTA DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIA) - Sra. Cecilia

Campoverde, Lcda. Ivonne Salas, Lcda. Valeria Quinteros (TÉCNICAS DE INFORMACIÓN BIBLIOTECARIA)

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