MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DE ...

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA DE LA

SE-CONRED

SEPTIEMBRE 2019

Manual de Procedimientos del Departamento de Tesorería –DF-

Certificación de Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres

CODIFICACIÓN: CONRED-DF-MP-05

Versión: 02

Vigencia: 11/09/2019

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Manual de Procedimientos de Tesorería de la Dirección Financiera


Versión: 02


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APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y CONTROL DE REVISIONES




Versión: 02


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Control de Revisiones

No.de Revisión

Fecha Revisión/Versión

Consideración del Cambio en el documento

00

11 septiembre de 2019

Versión 01

Documento de nueva creación con el nombre de “Manual de Procedimientos del Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera de la SE-CONRED el cual contiene 4 procedimiento con los siguientes nombres y códigos:

1. Procedimiento Elaboración de cheque para Reposición de Fondos Rotativos.

2. Procedimiento Elaboración de Cheque para Pago de Proveedores y Servicios Básicos.

3. Procedimiento Elaboración de cheque o Transferencia Bancaria por Pago de Retenciones a Pagar.

4. Procedimiento Pago de Planillas por Medio de Transferencia Bancaria.

. Versión realizada por la Dirección Financiera y aprobada por la Secretaría Ejecutiva de CONRED.

01 Versión: 02

Aprobación: xxxx

Se llevo a cabo la actualización del Manual de Procedimientos de Tesorería de la DF, el cual sufrió los siguientes cambios:

1. Los Procedimiento con código: CONRED-DF-PA-

27, 28 y 29, que anteriormente se llevaba a cabo los pagos por medio de cheque, se hará el cambio

por medio de pago de transferencias electrónicas.

2. También se modifico los nombres de los tres procedimientos antes mencionados.




Versión: 02


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ÍNDICE

1. Presentación No. 6

2. Objetivo General No. 7

3. Descripción de los Procedimientos No. 8

TRANSFERENCIA BANCARIA PARA REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS No. 9

TRANSFERENCIA BANCARIA PARA PAGO DE PROVEEDORES Y SERVICIOS BÁSICOS No. 14

TRANSFERENCIAS BANCARIAS POR PAGO DE RETENCIONES A PAGAR No. 18

PAGO DE PLANILLAS POR MEDIO DE TRANSFERENCIA BANCARIA No. 22

ANEXOS No. 27




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1. Presentación

El Departamento de Tesorería de la Dirección Financiera de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado SE-CONRED, ha procedido a elaborar el presente documento que contiene los procedimientos básicos sobre los cuales se desarrollan las actividades a su cargo, los cuales muestran a nivel de detalle y secuencia lógica de las actividades que realiza el personal que lo conforma en el ejercicio de sus funciones. Con anterioridad el Departamento de Tesorería ha venido desarrollando las actividades relacionadas con la elaboración e impresión de cheques, pago de planillas por medio de transferencia bancaria y pagos de retenciones a pagar y demás funciones inherentes al mismo, pero con el propósito de contar con normativas que se encuentren avaladas por las Autoridades Superiores de la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado SE-CONRED, se ha considerado la emisión de los procedimientos objeto de la presente propuesta y actualización de los mismos ya que se estará realizando el cambio a transferencia bancaria, con lo cual se estará dando cumplimiento a la Norma 1, la cual dice: Normas de aplicación general, 1.10 Manuales de funciones y procedimientos, Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo. La presente propuesta contiene la segunda versión ya que se está realizando una actualización de los procedimientos aplicables al Departamento de Tesorería, los cuales deberán actualizarse oportunamente conforme las necesidades se presenten en el futuro o por cambios a los procedimientos que sean dictados por el ente rector en materia presupuestaria.




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2. Objetivo General

Contar con un instrumento normativo que sirva de base para que el personal que conforma el Departamento de Tesorería desarrolle de manera oportuna y eficiente las actividades a su cargo, observando el debido cumplimiento de las normas y procedimientos aplicables en materia de Tesorería, contribuyendo al alcance de las metas institucionales mediante la utilización transparente de los recursos asignados a la SE-CONRED.

Objetivos específicos

Identificar y describir de manera lógica y ordenada cada uno de los procesos que debe realizar el personal del Departamento de Tesorería, para el adecuado y oportuno desarrollo de las funciones a su cargo.

Mantener actualizados los registros de Tesorería.

Mantener la disponibilidad diaria de los fondos.

Evitar el uso indebido de los Fondos.

3. Identificación e Interacción de los Procesos

Proceso Procedimientos Codificación

Proceso de Funcionamiento y Administración Integral de

Fondo Rotativo, liquidación de Proveedores, Servicios básicos, Retenciones a pagar, planilla de

sueldos y salarios, pago de honorarios técnicos,

profesionales y a destajo por la modalidad de transferencia

bancaria.

Transferencia Bancaria para reposición de fondo rotativo. CONRED-DF-PA-27

Transferencia Bancaria para Pago de Proveedores y Servicios Básicos.

CONRED-DF-PA-28

Transferencia Bancaria por Pago de Retenciones a Pagar.

CONRED-DF-PA-29

Pago de Planillas por Medio de Transferencia Bancaria. CONRED-DF-PA-30




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4. Descripción de los Procedimientos

Derivado de la revisión y análisis realizado, en el departamento de Tesorería se estableció que la necesidad de implementar el presente Manual de Procedimientos, el cual contiene cuatro (4) Procedimientos, que incluyen las funciones de funcionarios y empleados de la Dirección Financiera, con el fin de que las actividades sean desarrolladas conforme a las Leyes y Normas vigentes, mismos que se describen a continuación:

No. Procedimientos Codificación

1 Transferencia Bancaria para Reposición de Fondos Rotativos.

CONRED-DF-PA-27

2 Transferencia Bancaria para Pago de Proveedores y Servicios Básicos. CONRED-DF-PA-28

3 Transferencia Bancaria por Pago de Retenciones a Pagar CONRED-DF-PA-29

4 Pago de Planillas por Medio de Transferencia Bancaria.

CONRED-DF-PA-30


Procedimiento de Transferencia Bancaria para Reposición de Fondos Rotativos

CODIFICACIÓN: CONRED-DF-PA-27

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TRANSFERENCIA BANCARIA PARA REPOSICIÓN DE FONDOS ROTATIVOS

A. Objetivo

Mantener disponibilidad suficiente, para atender oportunamente las necesidades por las cuales fueron creados, asimismo, realizar a tiempo los reembolsos a los fondos rotativos de las sedes regionales, Viáticos y Reconocimiento de Gastos y Fondo de Emergencia.

B. Alcance

El contenido del presente procedimiento tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan relación en cuanto a las actividades de reposición de fondos rotativos que se operan en la Dirección Financiera de la SE-CONRED.

C. Referencia

• Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen

Natural o Provocado, Decreto Número 109-96 del Congreso de la República de

Guatemala.

• Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de

Desastres de Origen Natural o Provocado, Acuerdo Gubernativo Número 49-

2012, Artículo 50, Dirección Financiera.

• Norma General de Control Interno Gubernamental aprobados por la Contraloría

General de Cuentas, 6.9 Control de la Ejecución de Pagos.

• Normas Aplicables de entidades Rectoras.

D. Responsabilidades

• El Departamento de Tesorería es el responsable del manejo del Fondo Rotativo

Institucional que se autorice cada año, bajo la supervisión de la Dirección

Financiera y Subdirección Financiera serán los responsables de velar por la

adecuada elaboración, administración, control y rendición de cuentas ante la

Contraloría General de Cuentas y el Ministerio de Finanzas Públicas.

Manual de Procedimientos del Departamento de Tesorería –DF



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E. Definiciones

• TRANSFERENCIAS BANCARIAS: consiste en pasar dinero de una cuenta a otra,

enviar una determinada suma de dinero a la cuenta bancaria de otra persona o

entidad (el beneficiario), por adquisición de bienes y servicios en las

Instituciones de Gobierno.

• SICOINDES: Sistema de Contabilidad integrado, parte del sistema integrado de

administración financiera, del ministerio de finanzas públicas, del Gobierno de

Guatemala.

F. Interacción con otros procedimientos

• N/A

G. Políticas

• La Dirección Financiera dará prioridad a las actividades sustantivas de la

entidad y el trabajo se realizará de conformidad con la importancia relativa de

cada unidad administrativa y de la capacidad instalada.

• La Dirección Financiera velará por el estricto y adecuado proceso

administrativo y financiero de conformidad a lo apegado a la ley.

• Para la transferencia bancaria se deberá contar con el expediente completo. • Al realizar la transferencia bancaria quedará bajo resguardo del departamento

de Tesorería previo a ser entregado para su archivo.

H. Formatos requeridos

No. Nombre del formato No. Anexo

1 Pasos que seguir en Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN).

Ver Anexo 1

2 Llenar formulario por encargado de Fondo Rotativo Interno Se-Conred.

Ver Anexo 2




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I. Descripción del procedimiento

Paso No. Responsable Descripción de la Actividad

1 Subdireción Financiera

y/o Dirección Financiera

Recibe del Departamento de Contabilidad los expedientes “Revisados”, y traslada al Encargado de Tesorería.

2 Encargado de Tesorería Recibe el o los expedientes con la documentación de soporte, de compra de bienes o servicios y/o liquidaciones de viáticos.

3 Encargado de Tesorería

Revisa expediente que tenga todas las firmas correspondientes y la documentación de soporte.


Ordena los expedientes por número de CUR y revisa a que actividad presupuestaria corresponden.


Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrada “SICOINDES”, procede la asignación de la transferencia bancaria en el sistema.


Procede a realizar la transferencia bancaria, ordena los expedientes de los fondos rotativos de las regiones y/o de emergencia, viáticos y reconocimiento de gastos.


Traslada a la Subdirección Financiera y/o Dirección Financiera para revisar que se haya realizado correctamente la transferencia.

8 Subdirección Financiera y/o Dirección Financiera

Recibe, revisa y traslada los expedientes.




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Paso No. Responsable Descripción de la Actividad

9 Encargado de Tesorería Recibe los expedientes y los traslada a archivo para el resguardo de los mismos.

10 Analista Financiero Recibe, archiva y resguarda los expedientes.

FIN DE PROCESO




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J. Diagrama de Flujo

SUBDIRECTOR FINANCIERO Y/O DIRECTOR

FINANCIRO ENCARGADO DE TESORERÍA ANALISTA FINANCIERO

INICIO

Recibe el o los expedientes y los

traslada

1

Ingresa al Sistema de Contabilidad

Integrado (Sicoindes),

3

4

Procede a realizar la transferencia

bancaria.

5

Traslada el o los expedientes con la transferencia.

6

Recibe, revisa el o los

expedientes y traslada.

7

Traslada el o los expedientes para

archivo.

8

FIN

Revisa el o los expedientes

Ordena el o los expedientes por No. de Cur

2

9

Recibe y Traslada los expedientes

Recibe, archiva y resguarda los expedientes.

10


Procedimiento Transferencia Bancaria para Pago de Proveedores y Servicios Básicos


Versión: 02


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TRANSFERENCIA BANCARIA PARA PAGO DE PROVEEDORES Y SERVICIOS BÁSICOS

A. Objetivo

Emitir de manera inmediata los pagos a proveedores de productos y servicios básicos, una vez que los expedientes estén conformados adecuadamente, a través de la transferencia bancaria para pago de proveedores y servicios básicos.

B. Alcance

El contenido del presente procedimiento tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan relación en cuanto a la actividad de la transferencia bancaria que se operan en la Dirección Financiera de la SE-CONRED.

C. Referencia



Guatemala.








• El Departamento de Tesorería es el responsable del manejo y de realizar todas

las transferencias bancarias, bajo la supervisión de la Dirección Financiera y

Subdirección Financiera serán los responsables de velar por la adecuada

elaboración, administración, control y rendición de cuentas ante la Contraloría

General de Cuentas y el Ministerio de Finanzas Públicas.




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E. Definiciones





• SICOINDES: Sistema de Contabilidad integrado, parte del sistema integrado de


Guatemala.


Elaboración de Comprobante Único de registro “CUR” de Compromiso Presupuestario Elaborado por el Departamento de Compras.

G. Políticas






• Para la realización de la transferencia bancaria se deberá contar con el expediente completo.

• Las transferencias quedarán bajo resguardo del departamento de Tesorería

previo a ser entregados.


No. Nombre del formato Anexos

1 Pasos que seguir en Sistema de Contabilidad Integrada (SICOINDES).

Anexo 3

2 Llenar formulario con datos requeridos para realizar Transferencia Bancaria.

Anexo 4




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Paso No.

Responsable Descripción de la Actividad

1 Subdirector

Financiero y/o Director Financiero


2 Encargado de

Tesorería

Recibe del Subdirector financiero y/o Director Financiero el expediente con la documentación de soporte, de compra de bienes o servicios.

3 Encargado de

Tesorería

Revisa expediente que tenga todas las firmas correspondientes y la documentación de soporte.

4 Encargado de

Tesorería

Ordena los expedientes por No. de CUR y revisa a que actividad corresponden.

5 Encargado de

Tesorería


6 Encargado de

Tesorería

Procede a realizar la transferencia bancaria, e imprime retención de IVA si fuera el caso y ordena los expedientes.

7 Encargado de

Tesorería

Traslada a la Subdirección Financiera y/o Dirección Financiera para revisar que se haya realizado correctamente la transferencia.

8 Subdirector

Financiero y/o Director Financiero

Recibe, revisa y traslada los expedientes.

9 Encargado de

Tesorería

Recibe los expedientes y los traslada a archivo para el resguardo de los mismos.


FIN DE PROCESO




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FINANCIERO ENCARGADO DE TESORERÍA ANALISTA FINANCIERO

INICIO

Recibe el o los expedientes y los traslada.

1

Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrado (Sicoindes),

3

4

Procede a realizar la transferencia

bancaria.

5

Traslada el o los expedientes con la transferencia.

6

Traslada el o los expedientes para

archivo.

7

Recibe, revisa el o los expedientes y traslada.

8

9

FIN


Ordena el o los expedientes por No.

de Cur.

2 Recibe y Traslada los expedientes


10


Procedimiento Transferencia Bancaria por Pago de Retenciones a Pagar


Versión: 02


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TRANSFERENCIA BANCARIA POR PAGO DE RETENCIONES A PAGAR A. Objetivo

Mantener al día y hacer efectivo el pago de las retenciones efectuadas durante el mes, por medio de transferencia bancaria por pago de retenciones a pagar.

B. Alcance

El contenido del presente procedimiento tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan relación en cuanto a las actividades de elaboración de transferencia bancaria por pago de retenciones que se operan en la Dirección Financiera de la SE-CONRED.

C. Referencia



Guatemala.








• El Departamento de Tesorería es el responsable del manejo y de realizar todas las

transferencias bancarias, bajo la supervisión de la Dirección Financiera y Subdirección

Financiera serán los responsables de velar por la adecuada elaboración,

administración, control y rendición de cuentas ante la Contraloría General de Cuentas

y el Ministerio de Finanzas Públicas.




Versión: 02


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E. Definiciones





• SICOIN: Sistema de Contabilidad integrado, parte del sistema integrado de


Guatemala.


• Elaboración de Comprobante Único de registro “CUR” de Compromiso Presupuestario Elaborado por el Departamento de Compras.

G. Políticas






• Para la transferencia bancaria se deberá contar con el expediente completo. • Las transferencias quedarán bajo resguardo del departamento de Tesorería

previo a ser entregados.



1 Pasos que seguir en Sistema de Contabilidad Integrada “SICOINDES”.

Anexo 5

2 Banca Virtual Banco Industrial y Banrural. Anexo 6

3 Llenar formulario con datos requeridos para realizar Transferencia Bancaria.

Anexo 7




Versión: 02


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Paso No.


1 Subdirector Financiero y/o

Director Financiero


2 Encargado Tesorería Recibe el expediente del Subdirector Financiero y/o Director Financiero.

3 Encargado Tesorería

Revisa expediente que tenga todas las firmas correspondientes y verifica la nómina y Retenciones de ISR, Reten IVA, IGSS, Montepío y Prima de Fianzas con documentación de soporte.

4 Encargado Tesorería Ordena los expedientes por No. de CUR.

5 Encargado Tesorería


6 Encargado Tesorería Procede a realizar la transferencia por medio electrónico y ordena los expedientes.

7 Encargado Tesorería Traslada a la Subdirección Financiera y/o Dirección Financiera para revisar que se haya realizado correctamente la transferencia.

8 Subdirector Financiero y/o

Director Financiero Recibe, revisa y traslada los expedientes

9 Encargado Tesorería Recibe los expedientes y los traslada a archivo para el resguardo de los mismos.


FIN DE PROCESO




Versión: 01


Página: 21 de 37



FINANCIERO ENCARGADO DE TESORERÍA ANALISTA FINANCIERO

INICIO

Recibe el o los expedientes.

1

Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrado (Sicoindes),

3

4

Realiza la transferencia.

5

Traslada el o los expediente.

6

Recibe y traslada, para archivo.

7

8

9

FIN


Ordena el o los expedientes por No. de Cur.

2

Recibe y traslada el o los expedientes


10

Recibe, revisa y traslada.


Procedimiento Pago de Planillas por Medio de Transferencia Bancaria


Versión: 02


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PAGO DE PLANILLAS POR MEDIO DE TRANSFERENCIA BANCARIA A. Objetivo

Mantener y hacer efectivo el pago de honorarios, sueldos y salarios durante el mes, a los trabajadores y prestadores de servicios técnicos y/o profesionales de la SE-CONRED.

B. Alcance

El contenido del presente procedimiento tiene aplicación práctica en todas las operaciones que tengan relación en cuanto a las actividades de pago de planillas por medio de transferencia bancaria que se operan en la Dirección Financiera de la SE-CONRED.

C. Referencia



Guatemala.








• El Departamento de Tesorería es el responsable del manejo del Fondo Rotativo

Institucional que se autorice cada año, bajo la supervisión de la Dirección

Financiera y Subdirección Financiera serán los responsables de velar por la

adecuada elaboración, administración, control y rendición de cuentas ante la

Contraloría General de Cuentas y el Ministerio de Finanzas Públicas.

Formato Actualiz ación del Manual de Procedimientos




Versión: 02


Página: 23 de 37

E. Definiciones

• Transferencia: Término utilizado para referirse al movimiento de espacios

presupuestarios.

• SICOIN: Sistema de Contabilidad integrado, parte del sistema integrado de


Guatemala.


• Elaboración de Comprobante Único de registro “CUR” de Compromiso Presupuestario Elaborado por el Departamento de nóminas de la Dirección de Recursos Humanos.

• Política de pago para el personal contratado en los renglones presupuestarios 011, 021, 022, 031 y prestadores de servicios 029.

G. Políticas






• Para la realización de transferencia bancaria se deberá contar con el expediente completo.



1

Pasos que seguir en Sistema de Contabilidad Integrada (SICOINDES).

Anexo 8

2

Pasos que seguir en Banca Virtual BIBANKING, Banco Industrial.

Anexo 9





Versión: 02


Página: 24 de 37


Paso No.


1 Subdirector Financiero y/o Director Financiero

Traslada el o los expedientes al encargado de tesorería.

2 Encargado de Tesorería Recibe el o los expedientes del Subdirector Financiero y/o Director Financiero.


Revisa los expedientes que tengan todas las firmas correspondientes y documentación de soporte.

4 Encargado de Tesorería Ordena los expedientes por No. de CUR


Baja archivos o nominas en digital e inicia el cambio a archivo en Excel, traslada al auxiliar de Contabilidad el archivo generado en plataforma Bibanking de Banco Industrial, S.A. el lote de pago bancario.

6 Auxiliar de Contabilidad

Recibe las nóminas en digital y procede a crear el lote en Bibanking, por cada renglón presupuestario, revisa los lotes y los traslada al Encargado de Tesorería.


Recibe, ingresa a la banca virtual Bibanking y verifica la carga de lotes, el monto de cada traslado y el monto total de cada lote por renglón presupuestario.


Ingresa al Sistema de Contabilidad Integrado (SICOINDES), procede a realizar los cinco (05) pasos correspondientes para la asignación de transferencias.





Versión: 02


Página: 25 de 37


Revisa y procede a generar la acreditación en Bibanking, con autorización verbal del Director Financiero o Subdirector Financiero, después traslada los documentos al Archivo para el resguardo de los expedientes.


FIN DE PROCESO





Versión: 02


Página: 26 de 37

J. Diagrama de flujo

SUBDIRECTOR FINANCIERO Y/O

DIRECTOR FINANCIERO ENCARGADO (A) DE TESORERÍA

AUXILIAR DE CONTABILIDAD

ANALISTA FINANCIERO

INICIO

Recibe el o los expedientes

1

Baja y traslada nomina en digital.

3

4

Recibe y opera los lotes de

las nominas.

5

Recibe e ingresa al modulo de Bibankin y verifica monto de los

lotes generados.

6

Ingresa al Sicoindes y procede a realizar los pasos en el sistema.

7

Revisa y procede a generar el

acreditamiento en el banco.

8


Ordena los expedientes por No. de Cur.

2

9

Traslada el o los expedientes

FIN

Recibe, archiva y resguarda los

expedientes.

10



ANEXOS del Manual de Procedimientos de Tesorería de la Dirección Financiera


Versión: 02


Página: 27 de 37

ANEXOS





Versión: 02


Página: 28 de 37

Anexo 1.





Versión: 02


Página: 29 de 37

Anexo 2.





Versión: 02


Página: 30 de 37

Anexo 3.





Versión: 02


Página: 31 de 37

Anexo 4.





Versión: 02


Página: 32 de 37

Anexo 5.




Versión: 02


Página: 33 de 37

Anexo 6.


Manual de Procedimientos de Tesorería de la

Dirección Financiera


Versión: 02


Página: 34 de 37

Anexo 7.





Versión: 02


Página: 35 de 37

Anexo 8.





Versión: 02


Página: 36 de 37

Anexo 9.

Formato Actualización de Manual de ProcedimientosDGIRRD-02-2018. doc.

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