Manual de procedimientos importadora caice

IMPORTADORA CACIE S.ADEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

DIRECCIÓN DE CONTROL Y GESTION

SISTEMA DE IMPORTACION Y DISTRIBUCION FECHA DE ELABORACIÓN

RU-DP-5.5-01 Revision

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE LA IMPORTADORA CACIE S.A DIA MES AÑO No. DE PAGINA 1.0

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1. IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA.

1.1. DIRECCIÓN: Importadora CACIE S.A

2. PROFESIOGRAMA.

2.1. DENOMINACIÓN DEL PUESTO: Gerencia

3. CONTROL.

3.1. REPORTA A: Junta General de Accionistas

3.2. SUPERVISA A: Subgerencia, Surpevisores de Area, Jefes Departamentales

4. FUNCIONES.

4.1. GENÉRICAS: Integra, Decide, Dirige y Controla, la correcta administración de los recursos materiales, técnicos, humanos y administrativos de CACIE S.A, con la finalidad de hacerlos eficientes, eficaces y efectivos.

4.2. ESPECÍFICAS:

Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales.

Dar cumplimiento a los estatutos internos.

Administrar el personal de Importadora CACIE.

Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales

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Designar todas las posiciones gerenciales.

Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa..

Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente.

4.4. EVENTUALES:

Organizar actividades especiales

Coordinar la realización de las actividades especiales

Dirigir las actividades que llevarán a buen término las actividades especiales

5. CONOCIMIENTO Y APTITUD.

5.1. NIVEL DE ESCOLARIDAD REQUERIDO: Ingenieria

5.2. DESTREZA Y HABILIDAD EN:

Administración

Control de personal

Comercio Exterior

Administración de Operaciones

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Relaciones Humanas

5.3. EXPERIENCIA:

Mínimo tres años de experiencia en Negocios Internacionales, Conocimientos Generales de tributación.

5.4. CRITERIO: Toma de decisiones

5.5. INICIATIVA: Crear proyectos, Nuevas Lineas de productos.

6. RESPONSABILIDADES.

6.1. POR IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN: Alta

6.2. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Alta: Manejo de información institucional

6.3. POR SUPERVISIÓN PERSONAL: Personal calificado, estudios profesionales

6.4. POR VALORES ECONÓMICOS: Mediana oportunidad para manejar valores

6.5. POR EQUIPO: Manejo avanzado de equipo de cómputo.

7. ESFUERZO.

7.1. MENTAL: Concentración mental intensa y constante

7.2. FÍSICO: Esfuerzo de naturaleza física

7.3. PRESIÓN DE TIEMPO: Alta

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8. CONDICIONES DE TRABAJO.

8.1. RIESGO: Alto

8.2. AMBIENTE: Condiciones normales de oficina

8.3. HORARIO: Abierto


1.1. DIRECCIÓN: Importadora CACIE S.A.

2. PROFESIOGRAMA.

2.1. DENOMINACIÓN DEL PUESTO: SubGerencia

3. CONTROL.

3.1. REPORTA A: Gerencia General

3.2. SUPERVISA A: Supervisores, Jefes Departamentales

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4. FUNCIONES.

4.1. GENÉRICAS: Establecer las estrategias de planeación y evaluación de la dirección para integrarse a la gestión de calidad.

4.2. ESPECÍFICAS:

Apoyar las actividades de la Gerencia General De CACIE.

Apoyar el desarrollo de las actividades administrativas propias de la empresa.

Vigilar las actividades relacionadas con la operación del personal.

4.4. EVENTUALES:

Apoyar la organización de actividades especiales

Apoyar la coordinación de la realización de las actividades especiales

Apoyar la dirección de las actividades que llevarán a buen término las actividades especiales


5.1. NIVEL DE ESCOLARIDAD REQUERIDO: Licenciatura


Administración recursos humanos y financieros

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Control de personal

Conocimiento e interpretación de las Leyes Tributarias del Ecuador.

5.3. EXPERIENCIA:

Conocimiento de Administración de Personal, Marketing

5.4. CRITERIO: Apoyo en la toma de decisiones

5.5. INICIATIVA: Crear proyectos y desarrollar relación con proveedores.



6.2. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Alta: Manejo de información institucional y confidencial


6.4. POR VALORES ECONÓMICOS: Responsabilidad media para manejar valores

6.5. POR EQUIPO: Manejo de equipo especializado de cómputo

7. ESFUERZO.


7.2. FÍSICO: Normal

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8.1. RIESGO: Alto



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2. PROFESIOGRAMA.

2.1. DENOMINACIÓN DEL PUESTO: Supervisor General.

3. CONTROL.

3.1. REPORTA A: SubGerencia

3.2. SUPERVISA A: Novedades, Indicadores, Inventario, Objetivos a corto plazo, Procesos.

4. FUNCIONES.

4.1. GENÉRICAS: Coadyuvar (Contribuir-Ayudar) en las funciones de la Administracion, desde la previsión, planeación, organización y operación.

4.2. ESPECÍFICAS:

Apoyar las actividades de la Gerencia de Importadora CACIE S.A

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Vigilar las actividades relacionadas con la operación del personal.

Verificar el correcto funcionamiento de las actividades diarias.

4.4. EVENTUALES:

Apoyar la organización actividades especiales






Relaciones Humanas y Liderazgo

Control de personal

Conocimiento e interpretación de las Leyes.

Manejo de información

5.3. EXPERIENCIA:

Mínimo 2 años en manejo de personal, manejo de información y Generacion de reportes

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5.4. CRITERIO: Toma de decisiones y emite reportes

5.5. INICIATIVA: Optimizar el manejo de los recursos en las áreas de la empresa.



6.2. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Alta: Manejo de información institucional


6.4. POR VALORES ECONÓMICOS: Nula responsabilidad para manejar valores

6.5. POR EQUIPO: Manejo medio de equipo de computación.

7. ESFUERZO.




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8.1. RIESGO: Alto

8.2. AMBIENTE: Constante movimiento en cada una de las áreas.




2. PROFESIOGRAMA.

2.1. DENOMINACIÓN DEL PUESTO: JEFE DEPARTAMENTO CONTABLE.

3. CONTROL.

3.1. REPORTA A: Gerencia, SubGerencia.

3.2. SUPERVISA A: Credito y Cobranzas, Importaciones, Ventas.

4. FUNCIONES.

4.1. GENÉRICAS: Mantiene un monitoreo constante de las operaciones y salud financiera de la empresa.

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4.2. ESPECÍFICAS:

Registro de Libros contables, Estado de Situación Inicial

Balance General.

Indicadores financieros.

Proyecciones financieras.

4.4. EVENTUALES:





5.1. NIVEL DE ESCOLARIDAD REQUERIDO: Ingeniería - CPA


Contabilidad y Tributacion

Estadisticas y Proyecciones Financieras

Permisos de Funcionamiento Municipales entre otros.

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Finanzas y Estadistica

5.3. EXPERIENCIA:

Mínimo dos años dentro del área contable

5.4. CRITERIO: Informes y Sugerencias.

5.5. INICIATIVA: Previsión de eventos



6.2. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Alta: Manejo de información institucional y contable confidencial


6.4. POR VALORES ECONÓMICOS: Alta responsabilidad para manejar valores

6.5. POR EQUIPO: Manejo Alto de equipo de cómputo

7. ESFUERZO.



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8.1. RIESGO: Alto





2. PROFESIOGRAMA.

2.1. DENOMINACIÓN DEL PUESTO: Importaciones

3. CONTROL.

3.1. REPORTA A: Gerente, Subgerente, Contabilidad, Ventas, Logistica, Bodega

3.2. SUPERVISA A: Ventas y Bodegas

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4. FUNCIONES.

4.1. GENÉRICAS: Vigilar el buen uso del material del área, así como asegurar su resguardo.

4.2. ESPECÍFICAS: Tenga el certificado de origen en su poder al momento de hacer una declaración

Presente o entregue el certificado de origen cuando lo solicite la autoridad competente

Declare por escrito, en el documento de importación con base en un certificado

de origen válido, que el bien califica como originario.

Coordinar y supervisar la operación de las importaciones

4.4. EVENTUALES:

Monitoreo del estado de inventario periodicamente.


5.1. NIVEL DE ESCOLARIDAD REQUERIDO: Administración de empresas, Comercio, exterior, Derecho, Economia, Relaciones Internacionales


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Legislación aduanera

Reglamentos aplicables

5.3. EXPERIENCIA:

Licenciado con experiencia de 4- 5 años en puestos de responsabilidad similar.

Inglés fluido.

Conocimientos en restricciones de importación .

Experiencia departamentos de logística internacional en empresas .

Experiencia en dirección de equipos de más de 5 personas.


5.5. INICIATIVA: Relación Eficiente con proveedores y navieras.



6.2. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Alta: Manejo de información institucional y confidencial



6.5. POR EQUIPO: Manejo de equipo especializado de cómputo

7. ESFUERZO.


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8.1. RIESGO: Alto





2. PROFESIOGRAMA.

2.1. DENOMINACIÓN DEL PUESTO: Bodega

3. CONTROL.

3.1. REPORTA A: Supervisor General, contabilidad, ventas.

3.2. SUPERVISA A: Logística y transporte

4. FUNCIONES.

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4.1. GENÉRICAS: Planificar, organizar y controlar las Adquisiciones de nuevos productos

4.2. ESPECÍFICAS:

Verificar que sean enviados diariamente los reportes de bodega al Superintendente.

• Revisar el adecuado almacenaje del producto en bodega interna y foránea.

Velar porque las deficiencias (empaques dañados, faltantes, sobrantes,

problemas de infestación, humedad) detectadas en la descarga de producto

sean reportadas al Departamento de Logística.

4.4. EVENTUALES:

Realizar inventario general



5.1. NIVEL DE ESCOLARIDAD REQUERIDO: Tecnologo


Distribucion de Espacios

Trabajo bajo presión

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Control de Inventario sistematico

Computación a mediana escala

Logistica y Distribucion

5.3. EXPERIENCIA:

Mínimo dos años en el área de almacenaje o distribución de alguna otra empresa

5.4. CRITERIO: Administra toda la logística de todos los paquetes que llegan a la bodega

5.5. INICIATIVA: Sugerir a la empresa los medios mas favorables para el almacenaje de mercaderia



6.2. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Media: Manejo de información empresarial

6.3. POR SUPERVISIÓN PERSONAL: Personal calificado y comprometido.


6.5. POR EQUIPO: Manejo básico en equipo de computo.

7. ESFUERZO.


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7.2. FÍSICO: Medio Esfuerzo de naturaleza física



8.1. RIESGO: Alto

8.2. AMBIENTE: Condiciones normales en el Area de Bodega




2. PROFESIOGRAMA.

2.1. DENOMINACIÓN DEL PUESTO: Departamento de Ventas

3. CONTROL.

3.1. REPORTA A: Gerente, Contabilidad, Credito

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3.2. SUPERVISA A: Bodega, Logistica, Credito

4. FUNCIONES.

4.1. GENÉRICAS: dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamento de ventas

4.2. ESPECÍFICAS:

Preparar planes y presupuestos de ventas

Establecer metas y objetivos de venta

Entregar reportes de resultados periódicamente a la gerencia

Calcular la demanda y pronosticar las ventas.

Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores

Procurar el mejoramiento constante del área a su cargo que repercuta de

manera significativa en el desarrollo de la estación

4.4. EVENTUALES:





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Experiencia liderando grupo de vendedores

Facilidad de Palabra

Liderazgo

Habilidades de negociación

Conocimientos de Marketing Electronico

5.3. EXPERIENCIA:

Indispensable haber trabajado en empresas de consumo masivo.

Mínimo 2 años de experiencia


5.5. INICIATIVA: Crear proyectos, Proyecciones



6.2. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Alta: Manejo de información empresarial.

6.3. POR SUPERVISIÓN PERSONAL: Personal calificado

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6.4. POR VALORES ECONÓMICOS: No maneja valores

6.5. POR EQUIPO: Equipos de Computacion.

7. ESFUERZO.





8.1. RIESGO: Alto





2. PROFESIOGRAMA.

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2.1. DENOMINACIÓN DEL PUESTO: Gerente de Crédito y Cobranzas

3. CONTROL.

3.1. REPORTA A: Subgerencia, Ventas, Contabilidad

3.2. SUPERVISA A: Ventas

4. FUNCIONES.

4.1. GENÉRICAS: Revisar y Verificar la documentacion pertinente para el procedimiento y aprobacion en los diferentes tipos de créditos.

4.2. ESPECÍFICAS:

Capacidad de Negociación

Analizar capacidades o requisitos básicos para la concesión de estos créditos

Realizar la verificación telefónica

inspección y levantamiento de infomación para tramitar créditos.

Enviar la documentación a las áreas correspondientes para la aprobación de estos créditos

Ingresar trámites para la concesión de los créditos.

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Control periódico de pagos.

Difusión de servicios y entrega de reportes a las áreas de contabilidad

Ofrecer servicio a clientes antiguos de la empresa

4.4. EVENTUALES:

Promocionar los médios de credito

Visitar zonas objetivo


5.1. NIVEL DE ESCOLARIDAD REQUERIDO: CPA


Finanzas Contabilidad o carreras afines a la banca

Trabajo en equipo

Innovacion y Creatividad

Influencia y negociacion

Influencia y negociacion

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5.3. EXPERIENCIA:

Experiencia de 1 a 2 años en áreas y/o cargos similares

5.4. CRITERIO:

Toma de Decisiones

5.5. INICIATIVA:

Realización de planes de crédito que beneficien al consumidor y a la vez garantice la liquidez de la empresa CACIE S.A



6.2. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Alta

6.3. POR SUPERVISIÓN PERSONAL: Personal especializado

6.4. POR VALORES ECONÓMICOS: Alto manejo de Recursos

6.5. POR EQUIPO: Conocimientos sobre el manejo de Office.

7. ESFUERZO.


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8.1. RIESGO: Alto





2. PROFESIOGRAMA.

2.1. DENOMINACIÓN DEL PUESTO: Gerencia de Logistica y Distribucion

3. CONTROL.

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3.1. REPORTA A: Gerencia, Subgerencia, Supervisor General

3.2. SUPERVISA A: Bodega, Ventas, Importacion

4. FUNCIONES.

4.1. GENÉRICAS: almacenamiento y distribución a los distintos clientes de la empresa y el abastecimiento de las bodegas

4.2. ESPECÍFICAS:

Planificar, organizar y dirigir las actividades de Logística y distribución a nivel nacional

Supervisar las labores del personal a cargo

coordinar las relaciones con transportistas y clientes.

Supervisar la gestión de despacho de mercadería desde los Centros de Distribución en Guayaquil a las bodegas de los clientes.

Optimizar, programar, contratar, negociar y coordinar el transporte.

Programar los requerimientos de bienes y personal para la recepción y despacho de mercadería.

Verificar el cumplimiento de disposiciones de control interno dentro de cada Centro de Distribución.

Supervisar la liquidación de pago a proveedores por servicios recibidos

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Administrar y monitorear el proceso de consignación de mercadería a los clientes.

4.4. EVENTUALES:





5.1. NIVEL DE ESCOLARIDAD REQUERIDO: Estudios universitarios completos (egresada o graduada) en Administración de empresas


Liderazgo

Organización y planificación

5.3. EXPERIENCIA:

Capacidad comprobable y efectiva

5.4. CRITERIO:

Toma de Decisiones

5.5. INICIATIVA:

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Desarrollar estrategias en base a la experiencia para la mejor distribución de rutas contribuyendo a la optimización de recursos en la empresa



6.2. POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Media

6.3. POR SUPERVISIÓN PERSONAL: Personal especializado

6.4. POR VALORES ECONÓMICOS: Nula

6.5. POR EQUIPO: Microsoft Office

7. ESFUERZO.





8.1. RIESGO: Alto

8.2. AMBIENTE: Exterior

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