MANUAL DE PROCEDIMIENTOS NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS La Ley...

Jalapa, octubre de 2014

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL

VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA

1

DIRECTORIO:

HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL

ADMINISTRACIÓN 2012-2016

Elmer Leonidas Guerra Calderón

Alcalde Municipal

Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa

COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION

CIUDADANA

Jorge Eduardo Godoy Morales

Presidente de Comisión

Mariano Rafael Lemus Portillo

Vicepresidente de Comisión

Se adhiere:

Marco Antonio García Hernández

2

EQUIPO TÉCNICO

Luis Enrique Sandoval Menéndez

Gerente Municipal

Daniel Camposeco

Jefe de Recursos Humanos a.i.

Virgilio Mazariegos

Director Municipal de Planificación

Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez

Directora de Administración Financiera Integrada Municipal

Marcos Adán Marroquín

Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte

Astrid Maribel Lucero

Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local

Daniel Méndez

Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito

Gracias al apoyo de:

Prof. Rigoberto Marroquín

Secretario Municipal

3

PRESENTACIÓN

Una de las principales metas de la actual administración ha sido el “Fortalecimiento

Institucional” por ello se encomendó a la Gerencia Municipal a diagnosticar,

elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas

administrativas necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales

cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permita brindar una atención al

vecino jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía.

Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una

sonrisa y un saludo fraternal.

Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros

servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los

vecinos.

Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en

otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma

manera con que queremos ser tratados.

A continuación me permito presentarles el Manual de procedimientos y requisitos

de los servicios que presta la Secretaría Municipal de la Municipalidad de Jalapa para

el cumplimiento de sus objetivos.

Atentamente,

Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón

Alcalde Municipal

5

Contenido

DIRECTORIO: ............................................................................................................................................... 1

COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA

.................................................................................................................................................................... 1

EQUIPO TÉCNICO ........................................................................................................................................ 2

PRESENTACIÓN ........................................................................................................................................... 3

MARCO JURÍDICO ........................................................................................................................................ 7

CONSTITUCION POLÍTICA DE LA REPUBLICA ........................................................................................... 7

CODIGO MUNICIPAL ............................................................................................................................... 7

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS .................................... 8

Misión: ........................................................................................................................................................ 9

Visión: ......................................................................................................................................................... 9

SECRETARIA MUNICIPAL ........................................................................................................................... 10

Objetivos: .............................................................................................................................................. 10

Funciones: ............................................................................................................................................. 10

ORGANIZACIÓN: ........................................................................................................................................ 12

PROCEDIMIENTOS ALCALDÍA .................................................................................................................... 13

RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE SOLICITUDES EXTERNAS ........................................................... 14

RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE DOCUMENTOS/EXPEDIENTES INTERNOS ................................. 17

AUDIENCIAS CON EL ALCALDE MUNICIPAL .......................................................................................... 19

REGISTRO EN AGENDA DEL ALCALDE MUNICIPAL ................................................................................ 21

ELABORACION DE TOMOS, E INGRESO AL ARCHIVO GENERAL ............................................................ 23

DELEGACION DE ACTIVIDADES AL GERENTE MUNICIPAL ..................................................................... 25

PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL............................................................................................. 27

AUTORIZACION DE DESEMBRACION DE BIENES INMUEBLES ............................................................... 28

DICTAMEN DE TITULACION SUPLETORIA.............................................................................................. 31

SOLICITUD CARTA DE RECOMENDACIÓN ............................................................................................. 34

SOLICITUD DE CARTA DE HONORABILIDAD .......................................................................................... 37

SOLICITUD DE AVAL DE TRANSPORTE................................................................................................... 39

SOLICITUD DE RENOVACION DE CONTRATO “LOCAL MERCADO MUNICIPAL” .................................... 42

SOLICITUD DE TRASPASOS DE LOCAL MERCADO MUNICIPAL .............................................................. 44

ELABORACION DE ACTAS DEL COMUDE ............................................................................................... 47

ELABORACION DE ACTAS DE JUNTA MIXTA .......................................................................................... 49

6

ELABORACION DE ACTAS DE REUNIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL .................................................. 51

ELABORACION DE AGENDA PARA REUNION DE CONCEJO MUNICIPAL ............................................... 53

AUTORIZACION DE LIBROS ................................................................................................................... 55

7

MARCO JURÍDICO

CONSTITUCION POLÍTICA DE LA REPUBLICA

Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala,

son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde:

a. Elegir a sus propias autoridades.

b. Obtener y disponer de sus recursos y;

c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su

jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios.

Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un

concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos

directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años

pudiendo ser reelectos.

CODIGO MUNICIPAL

DECRETO 12-2002 Y REFORMAS DECRETO 22-2010

Artículo 72. Servicios Públicos Municipales. El municipio debe regular y prestar los

servicios públicos municipales de su circunscripción territorial, y por lo tanto, tiene

competencia para establecerlos, mantenerlos, ampliarlos y mejorarlos, en los

términos indicados en los artículos anteriores, garantizando un funcionamiento

eficaz, seguro y continuo, y en su caso, la determinación y cobro de tasas y

contribuciones equitativas y justas. Las tasas y contribuciones deberán ser fijadas

atendiendo los costos de operación, mantenimiento y mejoramiento de calidad y

cobertura de los servicios.

Artículo 83. Secretario Municipal. El Concejo Municipal contará con un secretario,

quien a la vez, lo será del alcalde. Para ser nombrado secretario se requiere ser

guatemalteco de origen, ciudadano en el ejercicio de sus derechos políticos y tener

aptitud para optar al cargo, de conformidad con el reglamento municipal respectivo.

8

NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector

del control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el

Control Interno y Externo Gubernamental.

Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97

del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f,

numeral II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del

Organismo ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de

todos los entes públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con

base en las normas generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.

NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución

sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de

su magnitud y de los sistemas en funcionamiento.

Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura

de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas,

separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.

1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración

de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a

las diferentes actividades de la entidad.

Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que

existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada

implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto

de trabajo.

9

Misión:

Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando

mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.

Visión:

Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que

permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus

habitantes.

Aprobado en Punto de Acta No. 66-27-08-2012 inciso (g)

10

SECRETARIA MUNICIPAL

El Concejo Municipal contará con un Secretario o Secretaria, quien a la vez,

lo será del Alcalde y ejercerá la Secretaría del Concejo Municipal de Desarrollo.

Para el nombramiento se requiere ser de nacionalidad guatemalteca, ciudadano o

ciudadana en ejercicio de sus derechos políticos y tener aptitud para optar al

cargo, de conformidad con el reglamento municipal respectivo, según artículo 83

del Código Municipal.

Objetivos: La Secretaría Municipal deberá garantizar el registro y resguardo de la

documentación que respalde la toma de decisiones y el desarrollo del Concejo

Municipal, del Concejo Municipal de Desarrollo, así como de la Alcaldía Municipal.

Funciones: a. Elaborar, en los libros correspondientes, las actas de las sesiones del

Concejo Municipal y autorizarlas, con su firma, al ser aprobadas de

conformidad con lo dispuesto en el Código Municipal.

b. Certificar las actas y resoluciones del Alcalde y/o Concejo Municipal.

c. Dirigir y ordenar los trabajos de la Secretaría, bajo la dependencia

inmediata del Alcalde, cuidando que los empleados y empleadas cumplan

sus obligaciones legales y reglamentarias.

d. Redactar la memoria anual de labores y presentarla al Concejo Municipal,

durante la primera quincena del mes de enero de cada año. Remitiendo

ejemplares de ella al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República. Y

al Consejo Municipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su

alcance.

e. Asistir a todas las sesiones del Concejo Municipal, con voz informativa, pero

sin voto, dándole cuenta de los expedientes, diligencias y demás asuntos

en el orden y forma que indique el Alcalde.

11

f. Archivar las certificaciones de las actas de cada sesión del Concejo

Municipal.

g. Recolectar, archivar y conservar los ejemplares del diario oficial que obren

en poder de la Municipalidad.

h. Organizar, ordenar y mantener el archivo dela Municipalidad.

i. Desempeñar cualquier otra función que le sea asignada por el Concejo

Municipal o el Alcalde.

j. Mantener el registro actualizado de los Consejos Comunitarios de

Desarrollo que operen en el municipio y de sus integrantes.

k. Trasladar certificación de las actas, ordenanzas, reglamentos, etc. A la

Oficina Municipal de Acceso a la Información Pública, para su

correspondiente publicación.

12

ORGANIZACIÓN:

Concejo Municipal

Alcalde Municipal


Oficiales de Secretaría

Auxiliares de Secretaría

Oficina de Acceso a Inf.

Pública

Personas Jurídicas y Archivo Municipal

Planta Telefónica

13

PROCEDIMIENTOS ALCALDÍA

No. Nombre del Procedimiento Identificador

01 Recepción, Revisión y Gestión de Solicitudes Externas PRP-ALC-001-2013

02 Recepción, Revisión y Gestión de Documentos Internos PRP-ALC-002-2013

03 Audiencias ante el Alcalde Municipal PRP-ALC-003-2013

04 Registro en la Agenda del Alcalde Municipal PRP-ALC-004-2013

05 Elaboración de Tomos e ingreso al Archivo General PRP-ALC-005-2013

06 Delegación de Actividades al Gerente Municipal PRP-ALC-006-2013

14

MUNICIPALIDAD DE JALAPA

PRP-ALC-001-2013

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ALCALDIA MUNICIPAL

Jalapa, Mayo 2013

RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE SOLICITUDES EXTERNAS

Frecuencia: Diaria

Objetivo: El presente procedimiento describe las actividades a realizar al momento que un

vecino presenta una solicitud que debe ser atendida por el Señor Alcalde Municipal.

Requisitos: Presentar solicitud por escrito, o solicitar que le completen el formulario de

solicitud. (Anexo No. 01)

Que se le asigne número correlativo a la solicitud para su posterior seguimiento.

Tiempo estimado: Durante el día

Paso

No.

Responsable Actividad Observaciones

01 Vecino Presenta Solicitud o completa formulario de

solicitud ante Secretaria de Recepción

Formulario pre-

impreso, anexo No.

01

02 Secretaria de

Recepción

Completa formulario de solicitud

03 Secretaria de

Recepción

Recibe solicitud, asignándole Número

correlativo, firma y sella de recibido

Revisar que el

correlativo este

correcto

04 Secretaria de

Recepción

Entrega al vecino copia firmada y sellada de

recibo y con número correlativo

05 Secretaria de

Recepción

Indica tiempo aproximado de respuesta y que

para cualquier consulta debe indicar el número

asignado.

06 Vecino Recibe copia firmada y sellada

07 Secretaria de

Recepción

Elabora listado en forma correlativa, de

documentos recibidos para entregarlos a la

Secretaria del Despacho.

A las 12:00 horas primera entrega.

A las 16:00 horas segunda entrega.

Los listados deben

estar numerados

para mejor control.

08 Secretaria del

Despacho

Recibe listado de documentos con su número

correlativo, y las solicitudes recibidas, firma y

sella de recibido el listado.

09 Secretaria del

Despacho

Revisa que las solicitudes se encuentren

numeradas y que tengan fecha de recibido

10 Secretaria del

Despacho

Entrega al señor Alcalde Municipal

15

11 Alcalde Municipal Revisa, Aprueba o Rechaza las solicitudes y las

margina al Director Municipal que corresponda

12 Alcalde Municipal Entrega a Secretaria del Despacho para la

distribución correspondiente

13 Secretaria del

Despacho

Registra en su control (libro auxiliar o base de

datos en Excel) todas las solicitudes antes de

distribuirlas

14 Secretaria del

Despacho

Envía copia del cuadro de distribución al

Gerente Municipal para su seguimiento

15 Secretaria del

Despacho

Distribuye las solicitudes a los funcionarios

responsables de atender, dar seguimiento o

respuesta a lo solicitado.

16 Funcionarios

Municipales

Reciben solicitudes marginadas por el Alcalde

Municipal

17 Funcionario Municipal Si fue aprobada, dar cumplimiento

18 Funcionario Municipal Si fue rechazada, elaborar nota de respuesta

indicando los motivos, con vo.bo. del Alcalde

Municipal.

19 Funcionario Municipal Entrega nota a Secretaria del despacho para

hacerla llegar al vecino solicitante

20 Secretaria del

Despacho

Entrega nota elaborada por el funcionario, y

entrega o hace llegar al vecino solicitante.

16

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-ALC-001-2013 RECEPCION, REVISION Y GESTION DE SOLICITUDES

VECINO SECRETARIA DE

RECEPCION

SECRETARIA DEL

DESPACHO

ALCALDE

MUNICIPAL

FUNCIONARIO

MUNICIPAL

PRP-ALC-003-2013

PRP-GSOC-002-2013

SI

NO

INICIO COMPLETA

/RECIBE SOLICITUD

ASIGNA NÚMERO

CORRELATIVO

ENTREGA COPIA AL

VECINO RECIBE COPIA

CON NÚMERO

RECIBE Y FIRMA DE

RECIBIDO

ELABORA LISTADO

DE SOLICITUDES

REVISA NÚMERO

EN LAS

SOLICITUDES

ENTREGA

SOLICITUDES

REVISA, APRUEBA

O RECHAZA

DEVUELVE CON

INSTRUCCIONES INGRESA EN

BASE DE

DATOS

DISTRIBUYE A

RESPONSABLES

INFORMA AL VECINO

FUE

APROBAD

A?

ELABORA NOTA

DE RECHAZO FIN

A

A

17


PRP-ALC-002-2013


ALCALDIA MUNICIPAL

Jalapa, Mayo 2013

RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE DOCUMENTOS/EXPEDIENTES INTERNOS

Frecuencia: DIARIA

Objetivo: El presente procedimiento define las actividades a seguir cuando un funcionario y/o

empleado municipal requiera de autorización del Alcalde Municipal para atender

requerimiento de un tercero.

Requisitos: No estar dentro de la competencia de algún Director.

Tiempo estimado: Inmediata

Paso

No.


01 Funcionario/Empleado

Municipal

Requiere firma de autorización o Aprobación

del Alcalde Municipal

02 Secretaria del

Despacho

Revisa el expediente, principalmente que ya

haya sido revisado y avalado por el Director de

la Dependencia.

03 Secretaria del

Despacho

Recibe bajo conocimiento la documentación

presentada

04 Secretaria del

Despacho

Traslada al Secretario Municipal

05 Secretario Municipal Sella la documentación como muestra de haber

sido revisada

06 Secretario Municipal Traslada al Alcalde Municipal para la firma

correspondiente

07 Alcalde Municipal Revisa que los documentos que se encuentren

sellados, y firma

08 Alcalde Municipal Devuelve documentos

09 Secretaria del

Despacho

Informa que pueden recoger los expedientes Vía telefónica

10 Secretaria del

Despacho

Entrega bajo conocimiento los expedientes

11 Funcionario/Empleado

municipal

Reciben los expedientes debidamente firmados

y sellados

18

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-ALC-002-2013 RECEPCION, REVISIÓN Y GESTION DE

SOLICITUDES/EXPEDIENTES INTERNOS

FUNCIONARIO

/EMPLEADO

MUNICIPAL

SECRETARIA DEL

DESPACHO

SECRETARIO

MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL

NO

SI

S

NO

SI

INICIO

REVISA

EXPEDIENTE

REQUIERE

FIRMA/APROBACION

RECIBE CON

CONOCIMIENTO

TRASLADA

EXPEDIENTES

REVISA Y ESTAMPA

SELLO

ESTA CORRECTO?

ESTA CORRECTO?

TRASLADA

EXPEDIENTES FIRMA

DOCUMENTOS

ENTREGA

DOCUMENTOS

FIRMADORS

INFORMA A

FUNCIONARIOS

FIN

19

MUNICIPALIDAD DE JALAPA PRP-ALC-003-2013


ALCALDIA MUNICIPAL

Jalapa, Mayo 2013

AUDIENCIAS CON EL ALCALDE MUNICIPAL

Frecuencia:

MARTES Y JUEVES

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para solicitar audiencia con el

señor Alcalde Municipal, para tratar asuntos de interés.

Requisitos: Ser residente en el municipio de Jalapa.

Tiempo estimado: De 09:00 a 14:00 horas (5 horas)

Paso

No.


01 Vecino Se presenta a Recepción 30 minutos antes de la

hora de atención. Solicita audiencia para ser

atendido por el Señor Alcalde Municipal

Puede realizarlo de

forma verbal.

02 Secretaria en

Recepción

Solicita documento de identificación e Inscribe

al solicitante, en el libro auxiliar completando

los datos requeridos.

Se requiere libro

auxiliar debidamente

autorizado por el


03 Vecino Espera el turno que le corresponda,

dependiendo del tema a tratar

04 Secretaria en

Recepción

Indica al vecino el momento de ingreso

05 Policía Municipal Realiza la inspección y registro correspondiente

para evitar el ingreso de armas.

06 Alcalde Municipal Atiende al Vecino Puede ser de forma

grupal o individual

07 Alcalde Municipal Instruye a la secretaria del Despacho para

tomar nota y gira instrucciones

08 Secretaria del

Despacho

Orienta al vecino con el funcionario encargado

de atender su requerimiento.

09 Funcionario Municipal Atiende requerimiento, si necesita solicitud la

completa y la ingresa según PRP-ALC-001-2013

20

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-ALC-003-2013 AUDIENCIAS CON EL ALCALDE MUNICIPAL

VECINO SECRETARIA DE

RECEPCION

POLICIA

MUNICIPAL

ALCALDE

MUNICIPAL

FUNCIONARIO

MUNICIPAL

PRP-ALC-001-2013

SI

NO

INICIO

REQUIERE

AUDIENCIA CON EL

SEÑOR ALCALDE IDENTIFICA E

INSCRIBE AL

SOLICITANTE

ESPERAR EL TURNO

INDICA EL

MOMENTO DEL

INGRESO

REALIZA LA

INSPECCION Y

REVISION ATIENDE AL VECINO

SOLICITANTE Y LO

TRASLADA CON UN

FUNCIONARIO

ATIENDE EL

REQUERIMIENTO

NECESITA

SOLICITUD

PASA AL

DESPACHO

FIN

A

21


PRP-ALC-004-2013


ALCALDIA MUNICIPAL

Jalapa, Mayo 2013

REGISTRO EN AGENDA DEL ALCALDE MUNICIPAL

Frecuencia: DIARIA

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para poder incluir dentro de la

agenda del señor alcalde, alguna actividad que requiera la presencia del mismo,

Requisitos: Que la presencia del Señor alcalde sea indelegable.

Tiempo estimado: Variable.

Paso

No.


01 Solicitante / Vecino /

Funcionario Municipal

Informa de la actividad con la debida

anticipación por medio escrito, verbal o

telefónico.

Toda persona

individual o jurídica

debe solicitar

incluirse dentro de la

agenda.

02 Alcalde / Secretaria del

Despacho

Revisa la agenda para determinar la

disponibilidad

03 Secretaria del

Despacho

Anota y registra la actividad

04 Secretaria del

Despacho

Informa al Departamento de Relaciones

Públicas sobre la presencia del señor alcalde en

la Actividad

05 Secretaria del

Despacho

Envía recordatorio de las actividades del día,

previo a realizarse

Entrega copia de la

agenda del día, envía

mensajes de texto,

etc.

06 Alcalde Municipal Participa en las Actividades

07 Alcalde Municipal Delega participación, en caso de emergencia. Asigna al concejal

correspondiente, al

Gerente Municipal

y/o funcionario

Municipal

22

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-ALC-004-2013 AGENDA DEL ALCALDE MUNICIPAL

SOLICITANTE SECRETARIA DEL

DESPACHO

DEPTO. DE

RELACIONES

PUBLICAS

ALCALDE

MUNICIPAL

CONCEJAL,

GERENTE O

FUNCIONARIO

MUNICIPAL

NO

SI

SI

NO

INICIO

INFORMA SOBRE LA

ACTIVIDAD REVISA

DISPONIBILIDAD EN

LA AGENDA

REGISTRA LA

ACTIVIDAD EN LA

AGENDA

INFORMA AL DEPTO.

DE RR.PP.

REGISTRA LA

ACTIVIDAD

RECUERDA LAS

ACTIVIDADES DEL DIA

PARTICIPA

EN

ACTIVIDAD

D

DELEGA

PARTICIPACION

FIN

HAY

DISPONIBILI

DAD

23



ALCALDIA MUNICIPAL

Jalapa, Mayo 2013

ELABORACION DE TOMOS, E INGRESO AL ARCHIVO GENERAL

Frecuencia: Trimestral

Objetivo: El Presente procedimiento define los pasos a seguir para el archivo ordenado en Leitz

de documentos recibidos en el despacho municipal, elaborándolos de forma

correlativa, cronológica y mensual para un mejor registro y control.

Requisitos: Que la documentación se encuentre ordenada de forma correlativa y

cronológica, para ello deberá ir elaborando un listado de los documentos que

contendrá el Leitz.

Que la documentación se encuentre clasificada por Categorías (Recibidas,

envidas, invitaciones, etc. Y por tipo de documento: cartas, oficios,

providencias, dictámenes, etc.)

Disponer de Leitz para el archivo correspondiente.

Tiempo estimado: De forma diaria dedicar 1 hora.

Paso

No.


01 Secretaria del

Despacho

Clasificar, ordenar y archivar en el Leitz, los

documentos resueltos por el señor alcalde.

02 Secretaria del

Despacho

A Finales de mes, revisar que no falte ningún

documento de acuerdo al número correlativo

asignado oportunamente.

03 Secretaria del

Despacho

Rotula e Identifica, cada Leitz y coloca al inicio

de los documentos el listado de documentos

que contiene.

Un Leitz por categoría

de documentos.

04 Secretaria del

Despacho

Cada 3 meses entrega al Encargado de Archivo

una copia del listado de documentos indicando

el Número de Tomo, título, mes y año que

corresponde. Y el tomo conteniendo los

documentos.

05 Encargado de Archivo

Municipal

Revisa, firma y sella copia del listado de los

documentos que contiene el Leitz.

Listado de

Documentos,

debidamente

identificado

06 Encargado de Archivo

Municipal

Da Ingreso al archivo Municipal del o los tomos

recibidos.

Tomos debidamente

identificados

24

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRP-ALC-005-2013 ELABORACION DE TOMOS, E

INGRESO AL ARCHIVO GENERAL

SECRETARIA DEL DESPACHO ENCARGADO DE ARCHIVO MUNICIPAL

INICIO

CLASIFICA, ORDENA

Y ARCHIVA EN LEITZ

REVISA QUE SE

ENCUENTREN TODOS

LOS DOCUMENTOS

ELABORA LISTADO

DE DOCUMENTOS

ROTULA E

IDENTIFICA CADA

LEITZ

ENTREGA

TOMOS

REVISA, FIRMA Y

SELLA COPIA DEL

LISTADO

INGRESA TOMO AL

ARCHIVO MUNIICPAL

FIN

25



ALCALDIA MUNICIPAL

Jalapa, Mayo 2013

DELEGACION DE ACTIVIDADES AL GERENTE MUNICIPAL

Frecuencia: DIARIA

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir cuando el Alcalde Municipal

delega actividades administrativas al Gerente Municipal, para sean atendidas por

éste.

Requisitos: Que sean actividades y/o decisiones internas.

Que no sean para tomar decisiones de impacto en la población.

Que el Gerente Municipal firme y selle los documentos con su nombre y

cargo.

Tiempo estimado: diaria

Paso

No.


01 Alcalde Municipal Margina documento para que sea atendido por

el Gerente Municipal

02 Alcalde Municipal Instruye al Gerente Municipal para su

seguimiento y cumplimiento.

03 Gerente Municipal Da seguimiento y cumplimiento a lo delegado

04 Gerente Municipal Elabora Informe de lo realizado

05 Alcalde Municipal Recibe el Informe, da Vo.Bo. y lo traslada a la

Secretaria para su archivo.

06 Secretaria del

Despacho

Archiva documento.

26

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRP-ALC-006-2013 DELEGACION DE ACTIVIDADES

AL GERENTE MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL GERENTE MUNICIPAL

INICIO

MARGINA

DOCUMENTO PARA

SU ATENCION

INSTRUYE AL

GERENTE REALIZA LA LABOR

DELEGADA

ELABORA INFORME

DEL TRABAJO

REALIZADO

REVISA, DA VO.BO.

Y LO TRASLADA PARA

ARCHIVO

FIN

27

PROCEDIMIENTOS SECRETARIA MUNICIPAL

No. Nombre del Procedimiento Identificador

01 Autorización de Desmembración de Bienes Inmuebles PRP-SEC-001-2013

02 Dictamen de Titulación Supletoria PRP-SEC-002-2013

03 Solicitud Carta de Recomendación PRP-SEC-003-2013

04 Solicitud Carta de Honorabilidad PRP-SEC-004-2013

05 Solicitud de Aval de Transporte PRP-SEC-005-2013

06 Solicitud de Renovación de Contrato Local de Mercado

Municipal

PRP-SEC-006-2013

07 Solicitud de Traspaso de Local de Mercado Municipal PRP-SEC-007-2013

08 Emisión de Actas de Reuniones de COMUDE PRP-SEC-008-2013

09 Emisión de Actas de Reuniones de Junta Mixta PRP-SEC-009-2013

10 Emisión de Actas de Reuniones de Concejo PRP-SEC-010-2013

11 Elaboración y Aprobación de Agenda para Reuniones de

Concejo Municipal

PRP-SEC-011-2013

12 Autorización de Libros Auxiliares PRP-SEC-012-013

13

28


PRP-SEC-001-2013



Jalapa, mayo 2013 AUTORIZACION DE DESEMBRACION DE BIENES

INMUEBLES

Frecuencia: Diaria

Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino solicite

Autorización para Desmembrar un bien inmueble.

Requisitos: Presentar solicitud dirigida al señor alcalde, y completar expediente.

Tiempo estimado:

Paso

No.

Actividad Responsable Observaciones

01 Presenta solicitud de Autorización de

Desmembración de bien inmueble.

Vecino. Solicitud dirigida al

Alcalde Municipal.

02 Revisa el expediente presentado por el vecino el

cual debe contener los documentos siguientes:

1. Solicitud dirigida al Alcalde Municipal

2. Fotocopia de Escritura del Inmueble a

Desmembrar

3. Fotocopia del Plano de la Fracción a

Desmembrar

4. Solvencia de Servicios Municipales

5. Fotocopia de Cédula o DPI del vendedor

6. Fotocopia de Boleto de ornato del vendedor

7. Fotocopia de Recibo de pago del IUSI

En caso el inmueble se encuentre en

Lotificación deberá agregar:

8. Copia de Acta de Autorización de la

Lotificación.

9. Comprobante de entrega de áreas verdes a la

Municipalidad.

10. Copia del punto de acta si existe ampliación.

(Indicar que deberá presentar fotocopia del

expediente completo en la Oficina del IUSI)

Auxiliar de

Secretaria.

Expediente completo.

03 Recibe el expediente ya revisado, firma y sella

de recibido, entregando copia al vecino.

Auxiliar de

Secretaria.


04 Crea un listado de solicitudes recibidas y entrega

al Síndico responsable de Desmembraciones,

Auxiliar de

Secretaria.


29

quien firma de recibido y se archiva copia.

05 Realiza la Inspección correspondiente del

inmueble a Desmembrar, en base al expediente

presentado por el vecino.

Síndico Expediente completo.

06 Realizada la Inspección entrega expediente e

información obtenida a Secretaria del Concejo

Municipal, para que redacte el Dictamen

respectivo.

Síndico Expediente completo.

07 Redacta el Dictamen en base al expediente e

información presentada por el Síndico

responsable.

Secretaria del

Concejo

Municipal.


08 Gestiona firma para Dictamen, con Síndicos. Secretaria del

Concejo

Municipal.

Dictamen.

09 Pasa Dictamen y Expedientes completos a la

Oficina de Secretaria Municipal.

Secretaria del

Concejo

Municipal.

Dictamen y Expediente

completo.

10 Levanta Acta en el Libro de Autorización de

Desmembración, en base al Dictamen emitido

por Síndicos.

Auxiliar de

Secretaria.

Dictamen.

11 Gestiona firma de Síndicos, Secretario

Municipal, y Alcalde Municipal en Libro de

Autorización de Desmembración.

Auxiliar de

Secretaria.

Libro de Actas de

Autorización de

Desmembración.

12 Certifica Acta respectiva y gestiona firmas de

Secretario Municipal, y Alcalde Municipal, en su

ausencia el Concejal que en el Orden

Corresponda.

Auxiliar de

Secretaria.

Certificación de Acta.

13 Genera orden de pago al vecino quien deberá de

cancelar la cantidad que corresponda según

Ordenanza, en las Cajas receptoras de la DAFIM.

Auxiliar de

Secretaria.

(Ver anexo)

14 Realiza el pago en las cajas receptoras de la

DAFIM.

Vecino. Orden de Pago.

15 Presenta copia de recibo de pago en la Oficina

de Secretaria Municipal.

Vecino. Copia de recibo de

pago.

16 Entrega al vecino Certificación de Acta de

Autorización de Desmembración, quien firmara

de recibido.

Auxiliar de

Secretaria.

Certificación del Acta.

17 Archiva expediente completo de solicitud,

Dictamen emitido por síndicos, copia de

Certificación del Acta entregada al vecino, y

copia de recibo de pago.

Auxiliar de

Secretaria.


30

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-001-2013 AUTORIZACION DE DESMEMBRACION DE BIENES

INMUEBLES

VECINO AUXILIAR DE

SECRETARIA

SINDICO SECRETARIA AUX DE

CONCEJO

SI

INICIO

RECIBE Y

REVISA SOLICITUD

Y EXPEDIENTE

ASIGNA NUMERO

CORRELATIVO RECIBE

CONSTANCIA DE

RECIBIDO; CON

NUMERO

RECIBE Y FIRMA DE

RECIBIDO

ELABORA LISTADO DE

SOLICITUDES Y EXP

REALIZA

INSPECCION

SOLICITA

EMISION DE

DICTAMEN

GESTIONA

FIRMAS

FIRMA

DOCUMENTO

VECINO REALIZA EL

PAGO EMITE ORDEN DE PAGO

FIN

PRESENTA

SOLICITUD Y

EXPEDIENTE

ELABORA DICTAMEN

ELABORA ACTA

GESTIONA

FIRMAS

EMITE

CERTIFICACION ACTA

ENTREGA

CERTIFICACION DE

DESMEMBRACION

TODO

CORRECTO

TRASLADA A

SECRETARIA

31


PRP-SEC-002-2013



Jalapa, Mayo 2013

DICTAMEN DE TITULACION SUPLETORIA

Frecuencia: Diaria

Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Juzgado de

Primera Instancia Civil y Económico Coactivo del Departamento de Jalapa, de

Audiencia a esta Municipalidad en Juicios de Titulación Supletoria, para que se

emita Dictamen.

.

Requisitos: Expediente Completo.


Paso

No.


01 Entrega expediente de Titulación Supletoria, en

el cual se da Audiencia a la Municipalidad.

Notificador del

Juzgado de

Primera Instancia

Civil.

Expediente de

Titulación Supletoria.

02 Recibe el expediente, sella y firma de recibido y

lo archiva.

Auxiliar de

Secretaria.

Expedientes.

03 Crea un listado de expedientes de Titulación

Supletoria pendientes de trámite.

Auxiliar de

Secretaria.

Expedientes.

04 Entrega expediente para Titulación Supletoria a

síndico responsable, cuando este lo requiera.

Auxiliar de

Secretaria.

Expedientes.

05 Realiza la Inspección correspondiente del

inmueble a Titular, en base al expediente

respectivo.

Síndico Expediente.

06 Realizada la Inspección entrega expediente e

información obtenida a Secretaria del Concejo

Municipal, para que redacte el Dictamen

respectivo.

Síndico Expediente.

07 Redacta el Dictamen en base al expediente e

información presentada por el Síndico

responsable.

Secretaria del

Concejo

Municipal.


08 Gestiona firma para Dictamen, con Síndicos. Secretaria del

Concejo

Municipal.

Dictamen.

09 Pasa Dictamen y Expediente de Titulación a la

Oficina de Secretaria Municipal.

Secretaria del

Concejo

Dictamen y

Expediente.

32

Municipal.

10 Levanta Acta en el Libro de Titulación supletoria,

en base al Dictamen emitido por Síndicos.

Auxiliar de

Secretaria.

Dictamen.

11 Gestiona firma de Síndicos, Secretario Municipal,

y Alcalde Municipal en Libro de Titulación

supletoria.

Auxiliar de

Secretaria.

Libro de Actas de

Titulación supletoria.

12 Certifica Acta respectiva y gestiona firma de

Secretario Municipal, y Alcalde Municipal, en su

ausencia el Concejal que en el Orden

Corresponda.

Auxiliar de

Secretaria.

Certificación de Acta.

13 Redacta el Oficio respectivo anotando datos del

expediente de Titulación supletoria, y gestiona

firma de Alcalde Municipal o en su caso un

Concejal.

Auxiliar de

Secretaria.

Expediente.

14 Levanta un conocimiento en el Libro de

conocimientos para enviar el expediente al

Juzgado.

Auxiliar de

Secretaria.

Libro de

Conocimientos.

15 Entrega al Mensajero el Libro de conocimientos,

expedientes que serán enviados, oficios y

certificación de Acta respectiva de cada

expediente, así mismo copia de oficio y

certificación, para ser enviado al Juzgado de

Primera Instancia Civil y Económico Coactivo.

Auxiliar de

Secretaria.

Certificación del Acta.

16 Recibe libro de conocimientos, expedientes,

oficios y certificaciones, para ser entregados en

el Juzgado de Primera Instancia Civil y

Económico Coactivo.

Mensajero. Expedientes.

17 Entrega el libro de conocimientos sellado y

firmado por el Juzgado haciendo constar la

recepción de los expedientes, en la Secretaria

Municipal.

Mensajero Libro de

conocimientos y copia

de oficios y

certificación de actas.

18 Archiva Dictámenes, copia de oficios y

certificación de actas, de expedientes remitidos

al Juzgado de Primera Instancia civil y Económico

coactivo.

Auxiliar de

Secretaria.

33

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-002-2013 DICTAMEN DE TITULACION SUPLETORIA

JUZGADO DE

PRIMERA

INSTANCIA

AUXILIAR DE

SECRETARIA

SINDICO Y/0 ALCALDE SECRETARIA AUX DE

CONCEJO

SI

INICIO

RECIBE Y

REVISA SOLICITUD

Y EXPEDIENTE

ASIGNA NUMERO

CORRELATIVO RECIBE

CONSTANCIA DE

RECIBIDO; CON

NUMERO

RECIBE Y FIRMA DE

RECIBIDO

ELABORA LISTADO DE

SOLICITUDES Y EXP

REALIZA

INSPECCION

SOLICITA

EMISION DE

DICTAMEN

GESTIONA

FIRMAS

FIRMA

DOCUMENTO RECIBE Y FIRMA

LIBRO DE

CONOCIMIENTOS

ENVIA AL JUZGADO DE

PRIMERA INSTANCIA FIN

PRESENTA

SOLICITUD Y

EXPEDIENTE

ELABORA DICTAMEN

ELABORA ACTA

GESTIONA

FIRMAS

EMITE

CERTIFICACION ACTA

TODO

CORRECTO

TRASLADA A

SECRETARIA

34


PRP-SEC-003-2013



Jalapa, Mayo 2013

SOLICITUD CARTA DE RECOMENDACIÓN

Frecuencia: Diaria

Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para cuando un vecino

solicite se extienda carta de Recomendación.

Requisitos: Presentar Identificación Personal.

Carencia de Antecedentes Penales y Policiacos.

Hacer pago por emisión de Certificaciones Varias.


Paso

No.


01 Solicita carta de Recomendación.

Vecino. Completar formulario

y solicitud escrita

02 Solicitar al vecino su Documento Personal de

Identificación; constancia de carencia de

antecedentes penales y policiacos, e informa que

la certificación tiene un costo

Auxiliar de

Secretaria.

Documento Personal

de Identificación.

03 Anota los datos del vecino en las hojas de

control de cartas de Recomendación, siendo los

siguientes:

1. Nombre y Apellidos completos del vecino.

2. Residencia.

3. Documento de Identificación Personal.

4. Profesión u Oficio.

Auxiliar de

Secretaria.

Hojas de control de

cartas de

Recomendación.

04 Elabora la Carta de Recomendación con los datos

del vecino.

Auxiliar de

Secretaria.

Documentos Personal

de Identificación.

05 Gestiona Aprobación y Firma del Alcalde

Municipal o en su caso un Concejal.

Auxiliar de

Secretaria.

Carta de

Recomendación.

06 Emite Orden de Pago por concepto de

Certificaciones Varias, y solicita al vecino que

cancele en las cajas de tesorería

Auxiliar de

Secretaria

Orden de Pago

35

07 Realiza el pago y presenta comprobante al

auxiliar de secretaria

08 Entrega Carta de Recomendación al vecino Auxiliar de

Secretaria.

Carta de

Recomendación y

Documento Personal

de Identificación.

36

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-003-2013 EMISION DE CARTA DE RECOMENDACION

VECINO AUXILIAR DE

SECRETARIA

ALCALDE MUNICIPAL/

CONCEJAL

RECEPTOR DE

TESORERIA

NO

SI

INICIO

PRESENTA SOLICITUD REVISA SOLICITUD Y

DPI, REGISTRA EN LIBRO

AUXILIAR

FIRMA

DOCUMENTO

RECIBE PAGO Y

EMITE RECIBO

EMITE ORDEN DE PAGO

GESTIONA

APROBACION Y FIRMAS

FIN

ELABORA CARTA DE

RECOMENCION

APRUEBA?

REALIZA PAGO,

PRESENTA COMPROBANTE

Y RECIBE EL DOCUMENTO

37


PRP-SEC-004-2013



Jalapa, Mayo 2013

SOLICITUD DE CARTA DE HONORABILIDAD

Frecuencia: Diaria


se extienda carta de Honorabilidad.


Carencia de Antecedentes Penales y Policiacos.



Paso

No.


01 Solicita se extienda carta de Honorabilidad. Vecino. Completa formulario

de solicitud

02 Solicita al vecino su Documento Personal de

Identificación, carencia de antecedentes penales y

policiacos; y registra la solicitud en su control

interno.

Auxiliar de

Secretaria.

Documento Personal

de Identificación.

03 Elabora la Carta de Honorabilidad con los datos del

vecino.

Auxiliar de

Secretaria.

Carta de

Honorabilidad.

04 Gestiona Aprobación y Firma del Alcalde Municipal. Auxiliar de

Secretaria.

Carta de

Honorabilidad.

05 Genera orden de pago al vecino quien deberá


ordenanza, en las cajas receptoras de la DAFIM.

Auxiliar de

Secretaria.

Ver anexo.

06 Realiza el pago en las cajas receptoras de la DAFIM. Vecino Orden de Pago.

07 Presenta copia de recibo de pago en la oficina de

Secretaria Municipal

Vecino Recibo de pago.

08 Entrega Carta de Honorabilidad al vecino. Auxiliar de

Secretaria.

Carta de

Honorabilidad.

38

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-004-2013 EMISION DE CARTA DE HONORABILIDAD

VECINO AUXILIAR DE

SECRETARIA

ALCALDE MUNICIPAL/

CONCEJAL

RECEPTOR DE

TESORERIA

NO

SI

INICIO


DPI, REGISTRA EN LIBRO

AUXILIAR

FIRMA

DOCUMENTO

RECIBE PAGO Y

EMITE RECIBO

EMITE ORDEN DE PAGO

GESTIONA

APROBACION Y FIRMAS

FIN

ELABORA CARTA DE

HONORABILIDAD

APRUEBA?

REALIZA PAGO,



39


PRP-SEC-005-2013



Jalapa, Mayo 2013

SOLICITUD DE AVAL DE TRANSPORTE

Frecuencia: Diaria

Objetivo:


Presentar expediente completo.



Paso

No.


01 Solicita se extienda Aval de Trasporte. Vecino. Completar

Formulario.

02 Revisa la solicitud, la cual debe contener los

siguientes requisitos:

1. Solicitud dirigida al Alcalde Municipal.

2. Fotocopia de Documento de Identificación

Personal.

3. Fotocopia de Boleto de Ornato.

4. Fotocopia de Tarjeta de Circulación del

Vehículo.

5. Fotocopia de la Licencia de Transporte,

extendida por la Dirección General de

Transporte.

6. Fotocopia de la Tarjeta de Operación,

extendida por la Dirección General de

Transporte.

Auxiliar de

Secretaria.


03 Solicita autorización al Concejal Presidente de la

Comisión de Trasporte para elaborar el Aval.

Auxiliar de

Secretaria.


04 Autoriza extender el Aval respectivo. Concejal

Presidente de la

Comisión de

Transporte.

05 Elabora el Aval de Transporte con los datos que

constan en el expediente presentado.

Auxiliar de

Secretaria.


06 Gestiona firma del Concejal Presidente de la

Comisión de Trasporte.

Auxiliar de

Secretaria.

Aval de Transporte.

40

06 Emitir orden de Pago al vecino quien deberá



Auxiliar de

Secretaria.

(Ver anexo)

07 Realiza pago en las cajas receptoras de la

DAFIM.

Vecino. Orden de Pago.

08 Presenta copia de Recibo de pago en la Oficina

de Secretaria Municipal.

Vecino. Recibo de Pago.

09 Entrega Aval de Trasporte al vecino. Auxiliar de

Secretaria.

Aval de Transporte.

10 Archiva copia de Aval de Transporte y del recibo

de pago, adjunto al expediente presentado por

el vecino.

Auxiliar de

Secretaria.

Copia de Aval, recibo

de pago y

expediente.

41

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-005-2013 SOLICITUD DE AVAL DE TRANSPORTE

VECINO AUXILIAR DE

SECRETARIA

PRESIDENTE COMISION

DE TRANSPORTE

RECEPTOR DE

TESORERIA

NO

SI

INICIO


EXPEDIENTE, REGISTRA

EN LIBRO AUXILIAR

FIRMA

DOCUMENTO

RECIBE PAGO Y

EMITE RECIBO

EMITE ORDEN DE PAGO

GESTIONA FIRMAS

FIN

ELABORA AVAL DE

TRASPORTE

APRUEBA?

REALIZA PAGO,



42


PRP-SEC-006-2013



Jalapa, Mayo 2013 SOLICITUD DE RENOVACION DE CONTRATO

“LOCAL MERCADO MUNICIPAL”

Frecuencia: Diaria


la Renovación de contrato de Local del Mercado Municipal.

Requisitos: Presentar Identificación.

Presentar expediente completo.

Tiempo estimado: 15 días hábiles para su entrega.

Paso

No.


01 Solicita la Renovación del contrato de local del

Mercado Municipal.

Inquilino Completa

formulario

02 Presentar expediente conteniendo los documentos

siguientes:

1. Fotocopia de Documento Personal de Identificación.

2. Fotocopia de Boleto de Ornato (No personas

mayores de 60 años).

3. Solvencia Municipal.

4. Fotocopia de Contrato Anterior.

Inquilino

03 Registra en libro de control auxiliar. Auxiliar de

Secretaria

04 Elabora el Contrato anotando todos los datos

personales del vecino.

Auxiliar de

Secretaria.

05 Emite orden de Pago al vecino quien deberá cancelar la

cantidad que corresponda por Renovación de Contrato,

según ordenanza, en las cajas receptoras de la DAFIM.

Auxiliar de

Secretaria.

(Ver anexo)

06 Presenta fotocopia de recibo de pago para incluirlo

dentro del expediente.

Inquilino. Recibo de pago.

07 Solicita al vecino firme el contrato e indica que se

presente a recogerlo en un plazo de quince (15) días

hábiles.

Auxiliar de

Secretaria.

Contrato.

08 Gestiona firma de Secretario y Alcalde Municipal. Auxiliar de Contrato.

43

Secretaria.

09 Genera tres copias del contrato. Auxiliar de

Secretaria.

Contrato.

10 Remite contrato original y tres copias a la Sección de

Registro y Control de Servicios públicos.

Auxiliar de

Secretaria.

Contrato.

11 Revisa contrato y firma, el original y las copias.

Director de

Servicios

Públicos.

Contrato.

12 Devuelve contrato y copias a la Oficina de Secretaria. Director de

Servicios

Públicos.

Contrato.

13 Solicita se le entregue el contrato respectivo. Vecino.

14 Entrega el Contrato al vecino. Auxiliar de

Secretaria.

Contrato.

15 Archiva copia del contrato adjuntando los documentos

presentados por el vecino, y una copia para remitir a la

Gerencia del Mercado Municipal.

Auxiliar de

Secretaria.

Copia del

Contrato y

documentos.

44


PRP-SEC-007-2013



Jalapa, Mayo 2013

SOLICITUD DE TRASPASOS DE LOCAL MERCADO MUNICIPAL

Frecuencia: Diaria


el Traspaso de Derecho de Local, del Mercado Municipal.

Requisitos: Dictamen favorable de parte del Gerente del Mercado Municipal.

Expediente completo

Tiempo estimado: 15 días hábiles

Paso

No.


01 Solicita traspaso de Local Inquilino Mercado

Municipal

Ver Manual de

Procedimientos

del Mercado

Municipal

02 Inspecciona, Verifica y hace constar que es procedente la

solicitud del Inquilino; Emite dictamen.

Gerente del

Mercado

Municipal

03 Traslada el expediente de traspaso del local a la Oficina de

Secretaria Municipal.

Gerente del

Mercado

Municipal.

04 Elabora el contrato en original y 3 copias; anotando todos

los datos personales del inquilino, y registra en libro

auxiliar

Auxiliar de

Secretaria.

05 Genera orden de Pago al Inquilino quien deberá cancelar

la cantidad que corresponda por Traspaso de Local, según


Auxiliar de

Secretaria.

(Ver anexo)

06 Presenta fotocopia de recibo de pago.

Inquilino Recibo de pago.

07 Solicita al inquilino firme el contrato e indica que se

presente a recogerlo en un plazo de quince (15) días

hábiles.

Auxiliar de

Secretaria.

Contrato.

08 Gestiona firma de Secretario y Alcalde Municipal. Auxiliar de

Secretaria.

Contrato.

45

09 Remite contrato original y tres copias a la Dirección de

Servicios Públicos Municipales.

Auxiliar de

Secretaria.

Contrato.

10 Revisa contrato y firma, el original y las copias. Director de

Servicios Públicos

Municipales.

Contrato.

11 Devuelve contrato y copias a la Oficina de Secretaria. Director de

Servicios Públicos

Municipales.

Contrato.

12 Solicita se le entregue el contrato respectivo.

Inquilino

13 Entrega el Contrato al Gerente del Mercado Municipal. Auxiliar de

Secretaria.

Contrato.

14 Archiva copia del contrato adjuntando los documentos

presentados por el vecino, y una copia para remitir a la

Gerencia del Mercado Municipal.

Auxiliar de

Secretaria.

Copia del

Contrato y

documentos.

46

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-007-2013 SOLICITUD DE TRASPASO “LOCAL DEL MERCADO

MUNICIPAL”

INQUILINO MERCADO

MUNICIPAL//

GERENTE DEL MERCADO

AUXILIAR DE

SECRETARIA

ALCALDE Y

DIRECTOR DE SERVICIOS

PUBLICOS

RECEPTOR DE

TESORERIA

INICIO


EXPEDIENTE, REGISTRA

EN LIBRO AUXILIAR

FIRMAN

DOCUMENTO

RECIBE PAGO Y

EMITE RECIBO

EMITE ORDEN DE PAGO

GESTIONA FIRMAS

FIN

ELABORA NUEVO

CONTRATO

REALIZA PAGO,

PRESENTA COPIA DEL

COMPROBANTE PARA EL

EXPEDIENTE

A

A

SERVICIOS PUBLICOS

ARCHIVA UNA COPIA

FIRMA CONTRATO

ORIGINAL Y 3 COPIAS

ENTREGA CONTRATO

AL INQUILINO

ARCHIVA

EXPEDIENTE

GERENTE: INSPECCIONA

Y EMITE DICTAMEN

FAVORABLE

47


PRP-SEC-008-2013



Jalapa, Mayo 2013

ELABORACION DE ACTAS DEL COMUDE

Frecuencia: Mensual

Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para faccionar el acta

respectiva cuando se lleve a cabo sesión del Consejo Comunitario de Desarrollo

(COMUDE).

Requisitos: Estar presente en la Reunión del COMUDE

Tiempo estimado: 1 día.

Paso

No.


01 Convoca a Reunión del COMUDE. Oficina de Atención

Comunitaria.

Convocatoria.

02 El día y hora señalados se lleva a cabo la reunión del

COMUDE.

Oficina de Atención

Comunitaria.

03 Elaborar la minuta del Acta, anotando los puntos

que se trataron en reunión del COMUDE.

Secretario

Municipal.

Agenda

04 Entrega información al Auxiliar de Secretaria, para

que transcriba el acta respectiva.

Secretario

Municipal.

Agenda y minuta

del Acta

05 Transcribe el Acta en el libro de COMUDE. Auxiliar de

Secretaria.

Libro de Actas y

Minuta del Acta

06 Lee el Acta en la siguiente reunión del COMUDE. Secretario

Municipal.

Libro de Actas

07 Aprueban y firman, el Acta del COMUDE. Asistentes a la

Reunión del

COMUDE.

48

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-008-2013 EMISION DE ACTA DE REUNIONES DEL COMUDE

OFICINA DE ATENCION

COMUNITARIA

AUXILIAR DE

SECRETARIA

SECRETARIO MUNICIPAL ASISTENTES AL

COMUDE

INICIO

ENVIA

CONVOCATORIA DE

LA REUNION

REDACTA MINUTA DEL

ACTA

DA LECTURA AL ACTA FIRMAN EL ACTA

ELABORA EL ACTA

COTEJA

INFORMACION

FIN

TRASLADA

INFORMACION AL

AUXILIAR DE

SECRETARIA

49


PRP-SEC-009-2013



Jalapa, Mayo 2013

ELABORACION DE ACTAS DE JUNTA MIXTA

Frecuencia: Mensual


respectiva cuando se lleve a cabo sesión de Junta Mixta.

Requisitos: Estar presente en la Reunión de Junta Mixta

Tiempo estimado: Diario

Paso

No.


01 Convoca a Reunión de Junta Mixta Municipal. Secretario

Municipal.

Convocatoria.

02 El día y hora señalados se lleva a cabo la reunión de

Junta Mixta.

Integrantes de

Junta Mixta

Municipal.

Agenda

03 Anota los puntos que se trataron en la reunión de

Junta Mixta.

Auxiliar de

Secretaria.

Minuta de

Acta

04 Entrega información al Auxiliar de Secretaria, para

que transcriba el acta respectiva.

Secretario

Municipal.

Minuta de

Acta

05 Transcribe el Acta en el libro de Acta de Junta Mixta

Municipal.

Auxiliar de

Secretaria.

Minuta de

Acta

06 Lee el Acta en la siguiente reunión de Junta Mixta. Secretario

Municipal.

Libro de Actas

07 Aprueban y firman, el Acta de Junta Mixta. Integrantes de

Junta Mixta.

50

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-009-2013 EMISION DE ACTA DE REUNIONES JUNTA MIXTA

SECRETARIO MUNICIPAL AUXILIAR DE SECRETARIA INTEGRANTES DE JUNTA MIXTA

INICIO

ENVIA

CONVOCATORIA DE

LA REUNION

REDACTA MINUTA DEL

ACTA

DA LECTURA AL ACTA

FIRMAN EL ACTA

ELABORA EL ACTA

COTEJA

INFORMACION

FIN

51


PRP-SEC-010-2013



Jalapa, Mayo 2013 ELABORACION DE ACTAS DE REUNIONES DEL

CONCEJO MUNICIPAL

Frecuencia: Semanal


respectiva cuando se lleve a cabo sesión del Concejo Municipal,

Requisitos: Estar presente en la Reunión

Tiempo estimado: 3 horas

Paso

No.


01 Convoca a Reunión del Concejo Municipal. Alcalde Municipal. Convocatoria.

02 El día y hora señalados se lleva a cabo la Reunión del

Concejo Municipal.

Alcalde Municipal,

Síndicos, Concejales

y Secretario

Municipal.

Agenda.

03 Elabora Minuta de Acta; Anotando los puntos que se

trataron en la reunión respectiva.

Secretario

Municipal.

05 Entrega la información Auxiliar de Secretaria, para

que esta proceda a Transcribir el acta respectiva.

Secretario

Municipal.

Minuta de Acta

06 Transcribe el acta respectiva. Auxiliar de

Secretaria.

Minuta de Acta

07 Lee el acta en la siguiente reunión de Concejo, para

su aprobación por el Concejo Municipal.

Secretario

Municipal.

Acta del

Concejo.

08 Certifica y Notifica los puntos de Acta a donde

corresponda.

Auxiliar de

Secretaria.

Certificación del

Acta.

09 Archiva los puntos de Acta remitidos, firmados de

recibido.

Auxiliar de

Secretaria.

Certificación del

Acta.

10 Archiva los documentos relacionados al Acta de que

se trate.

Auxiliar de

Secretaria.

11 Imprime el Acta en las Hojas móviles y Archiva. Auxiliar de

Secretaria.

Hojas móviles.

52

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-010-2013 EMISION DE ACTA DE REUNIONES DE CONCEJO

MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL SECRETARIO MUNICIPAL AUXILIAR DE SECRETARIA

INICIO

CONVOCA A

REUNION

REDACTA MINUTA DEL

ACTA

DA LECTURA AL ACTA

FIRMAN EL ACTA

ELABORA EL ACTA

COTEJA

INFORMACION

FIN

CERTIFICA Y NOTIFICA

A DONDE

CORRESPONDA

RECIBE FIRMADO DE

RECIBIDO, Y ARCHIVA

53


PRP-SEC-011-2013



Jalapa, Mayo 2013

ELABORACION DE AGENDA PARA REUNION DE CONCEJO MUNICIPAL

Frecuencia: Semanal

Objetivo: El Presente Procedimiento define los pasos a seguir para elaborar la Agenda a

tratar en Reuniones del Concejo Municipal.

Requisitos: Entregar oportunamente la documentación.

Tiempo estimado: 1 hora

Paso

No.


01 Informa al Alcalde y al Secretario Municipal

sobre tema a tratar

Gerente, Director, Encargado

de Oficina, Miembro del

Concejo

(debe realizarse

con 3 días de

anticipación)

02 Revisa solicitudes, expedientes, informes,

etc. Para incluir en la agenda.

Secretario Municipal Documentos

03 Presenta al Alcalde el Borrador de la Agenda,

en base a solicitudes,

Secretario Municipal Documentos

04 Revisa y aprueba la agenda. Alcalde Municipal Borrador de

Agenda.

05 Entrega Borrador de la agenda aprobada al

Auxiliar


06 Elabora Agenda y Convocatoria a Reunión

Ordinario o Extraordinaria

Auxiliar de Secretaria

07 Revisa Agenda Final y Convocatoria y firma

de Vo. Bo.


08 Imprime agenda y convocatoria, final para

su reproducción


09 Conforma carpetas conteniendo toda la

documentación de soporte para la

realización de la reunión.


10 Entrega carpetas Secretario Municipal

54

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-011-2013 ELABORACION Y APROBACION DE AGENDA PARA

REUNIONES DE CONCEJO MUNICIPAL

CONCEJO MUNICIPAL;

GERENTE, DIRECTOR,

ENCARGADO DE

OFICINA,

SECRETARIO

MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL AUXILIAR DE

SECRETARIA

NO

SI

INICIO

SOLICITA

PARTICIPACION O

RESOLUCION DE

TEMA

REVISA SOLICITUDES

REPRODUCE Y

FORMA CARPETAS

ELABORA AGENDA

PRESENTA

BORRADOR DE

AGENDA AL ALCALDE

SOLICITA AL AUXILIAR

QUE ELABORE AGENDA

FINAL

FIN

FIRMA BORRADOR DE

APROBADO

APRUEBA

?

ENTREGA A

ASISTENTES

55


PRP-SEC-012-2013



Jalapa, Mayo 2013

AUTORIZACION DE LIBROS

Frecuencia: diario

Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que sea autorizado un libro

de control auxiliar

Requisitos: Haber cumplido con el proceso de compra del Libro.

Haber finalizado el libro anterior.

Tiempo estimado: 1 semana

Paso

No.


01 Solicita mediante oficio; la Autorización del

libro respectivo indicando para que será

utilizado.

Directores de

Dependencias de la

Municipalidad.

Debe haber

solicitado la

compra del libro

con anticipación.

02 Entrega el libro al Auxiliar de Secretaria. Directores de

Dependencias de la

Municipalidad.

Libro.

03 Solicita el visto bueno, del Secretario

Municipal para proceder a autorizar el libro.

Auxiliar de Secretaria.

04 Autoriza al auxiliar de secretaria, para que

autorice el libro.

Secretario Municipal.

05 Autoriza los folios de que consta el libro. Auxiliar de Secretaria. Libro.

06 Sella los folios autorizados de que consta el

libro.

Auxiliar de Secretaria. Libro.

07 Gestiona firma del Alcalde Municipal y

secretario Municipal.

Auxiliar de Secretaria. Libro.

09 Anota en el listado de libros autorizados, la

fecha de autorización y el libro que se

autorizó.

Auxiliar de Secretaria.

09 Entrega el Libro autorizado. Auxiliar de Secretaria.

56

NOMBRE DEL

PROCEDIMIENTO

PRP-SEC-012-2013 AUTORIZACION DE LIBROS AUXILIARES

DIRECTORES MUNICIPALES SECRETARIO MUNICIPAL

ALCALDE MUNICIPAL

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS La Ley...

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