Manual de Procedimientos Operativos Compras Contrataciones y Pagos

Consultoría para el Diseño, Capacitación e Implementación de Herramientas de Gestión de Riesgo Administrativo y Financiero del Sector

Cooperativo de Ahorro y Crédito Honduras

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS:

MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS

Tegucigalpa, Septiembre 2006

Proyecto de Fortalecimiento Institucional de las Cooperativas de Ahorro y Crédito de Honduras BID / FACACH ATN/ME-8545-HO

Este documento es un producto de la “Consultoría para el Diseño, Capacitación e Implementación de Herramientas de Gestión de Riesgo Administrativo y Financiero del Sector Cooperativo de Ahorro y Crédito Honduras” en el marco del Proyecto de Fortalecimiento Institucional de las

Cooperativas de Ahorro y Crédito de Honduras BID / FACACH ATN/ME-8545-HO. Esta prohibida su circulación y/o reproducción para fines ajenos al contrato sin previo

consentimiento escrito de la FACACH y de Fit & Proper LLC.

COOPERATIVA…………..

MANUAL DE PROCESOS OPERATIVOS

COMPRAS,

CONTRATACIONES Y PAGOS

Manual de Procesos Operativos Compras, Contrataciones y Pagos

1

INDICE

05 – Compras Contrataciones y Pagos ................................................................................... 3

05.01 – Objetivo ................................................................................................................. 3 05.02 – Alcance .................................................................................................................. 4 05.03 – Aspectos Normativos ............................................................................................. 5 05. 04 – Procedimientos ..................................................................................................... 6

05.04.01 - Compras ........................................................................................................ 6 05.04.01.01 – Solicitud de compra ............................................................................. 6 05.04.01.02 – Recepción y Control de Solicitud ........................................................ 7 05.04.01.03 – Obtención de cotizaciones y apertura de Orden de Compra ............... 8 05.04.01.04 – Aprobación de Orden de Compra ........................................................ 9 05.04.01.05 – Envío de Orden de Compra ............................................................... 11 05.04.01.06 –Registro Contable de la Compra ......................................................... 12

05.04.02 – Compras de Emergencia ............................................................................. 13 05.04.02.01 – Solicitud de Compra Urgente ............................................................ 13 05.04.02.02 – Control del Requerimiento ................................................................ 14 05.04.02.03 – Aprobación del Requerimiento de Compra ....................................... 15 05.04.02.04 – Generación de Orden de Compra ...................................................... 16 05.04.02.05 – Autorización de Orden de Compra .................................................... 17 05.04.02.06 – Envío de Orden de Compra ............................................................... 18 05.04.01.06 –Registro Contable de la Compra ......................................................... 19 05.04.02.07 – Control posterior ................................................................................ 20

05.04.03 – Licitación .................................................................................................... 21 05.04.03.01 – Confección de Términos de Referencia ............................................. 21 05.04.03.02 – Autorización de Términos de Referencia .......................................... 22 05.04.03.03 – Publicación y Entrega de Términos de Referencia ............................ 23 05.04.03.04 – Recepción de Ofertas ......................................................................... 24 05.04.03.05 – Apertura de los Ofertas ...................................................................... 25 05.04.03.06 – Análisis y selección Ofertas .............................................................. 27 05.04.03.07 – Comunicación de la adjudicación a los oferentes .............................. 28

05.04.04 - Pagos ........................................................................................................... 29 05.04.04.01 – Recepción y Carga de Facturas ......................................................... 29 05.04.04.02 – Conformidad del área contratante...................................................... 30 05.04.04.03 – Generación de Orden de Pago ........................................................... 31 05.04.04.04 – Control de Órdenes de Pago y Emisión de cheques .......................... 32

05.04.05 – Pagos Urgentes ........................................................................................... 33 05.04.05.01 – Solicitud de Pago Urgente ................................................................. 33 05.04.05.02 – Autorización de Pago Urgente ........................................................... 34 05.04.05.03 – Generación de Orden de Pago ........................................................... 35 05.04.05.04 – Control de Órdenes de Pago y Emisión de cheques .......................... 36 05.04.05.05 – Control posterior ................................................................................ 37

05.05 – Diagrama de Flujos .............................................................................................. 38 05.05.01 - Compras ...................................................................................................... 38 05.05.02 - Compras de Emergencia ............................................................................. 42 05.05.03 - Licitación ..................................................................................................... 45


2

05.05.04 - Pagos ........................................................................................................... 49 05.05.05 - Pagos de Emergencia .................................................................................. 52

05.06 – Aspectos Impositivos ........................................................................................... 55 05.07 – Aspectos Contables ............................................................................................. 56 05.08 – Formularios y Listados ........................................................................................ 57

05.08.01 - Orden de Compra y/o Servicios (OC) ......................................................... 57 05.08.02 – Orden de Pago (OP) .................................................................................... 59 05.08.03 – Formulario Cuadro de Cotizaciones (CC) .................................................. 61 05.08.04 – Contenido mínimo del pliego de Licitación ............................................... 62 05.08.05 – Presentación de Oferta ................................................................................ 64 05.08.06 – Lista de Precios de los Bienes y Servicios Conexos .................................. 66 05.08.07 – Garantía de Mantenimiento de Oferta. Concepto ....................................... 68 05.08.08 – Formulario de Convenio ............................................................................. 70 05.08.09 – Garantía de Cumplimiento. Concepto. ....................................................... 71 05.08.10 – Garantía de Anticipo. Concepto. ................................................................ 73

05.09 – Niveles de Autorización ...................................................................................... 75 05.10 - Glosario ................................................................................................................ 76 05.11 - Modificaciones ..................................................................................................... 77


3

05 – Compras Contrataciones y Pagos

05.01 – Objetivo Establecer los procedimientos administrativos a seguir en la solicitud y autorización para la adquisición de útiles, papelería y bienes de uso de distinta magnitud, incluyendo los adquiridos por licitación, como así también los servicios contratados, requeridos por las diferentes áreas de la Cooperativa, necesarios para el desarrollo normal de sus actividades. Identificar las actividades de control, información requerida y generada en el proceso, sistemas utilizados y la información interna y externa a considerar, con el objetivo de minimizar el riesgo operacional, financiero y económico, cumpliendo con las pautas establecidas en la política de la Cooperativa respecto de la adquisición de bienes y servicios, sus pagos y contrataciones.


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05.02 – Alcance El presente manual expondrá de manera detallada, en forma escrita y gráfica, los procedimientos a realizar por las diferentes áreas de la cooperativa para:

• Compras. • Compras de Emergencia. • Licitaciones. • Pagos. • Pagos de Emergencia.

Adicionalmente se mencionará:

• La normativa interna y externa relacionada con los procesos detallados. • Los esquemas de autorización aplicables. • Los formularios y listados a utilizar. • Los esquemas contables a aplicar.


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05.03 – Aspectos Normativos

• Reglamento de Compras, Contrataciones y Pagos.

• Otras Leyes y normativa aplicables.


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05. 04 – Procedimientos

05.04.01 - Compras

05.04.01.01 – Solicitud de compra

Sector: Oficina o Regional Responsable: Jefe de Oficina o Jefe de Filial

• Confecciona el Requerimiento de Compra por duplicado, en el cual se detallarán los

bienes o servicios a adquirir, los motivos del mismo, la cuenta contable a imputar y el valor estimado. Firma y sella original y copia.

• Si de acuerdo a la escala de autorizaciones de Requerimientos de Compra, el monto de la misma supera el límite autorizado al solicitante, remitirá el requerimiento al nivel jerárquico correspondiente para su autorización.

• Remite original y copia a la Gerencia de Administración. • Conserva el duplicado firmado por el receptor.


7

05.04.01.02 – Recepción y Control de Solicitud

Sector: Gerencia de Administración Responsable: Responsable de Servicios

• Recibe el Requerimiento de Compra y verifica la correcta integración del mismo y

el adecuado nivel de autorización. • Si detecta inconsistencias, informa al solicitante para su corrección, de lo contrario

firma una de las copias acusando recibo y entrega al solicitante. • Si el monto del Requerimiento es superior al máximo establecido para Compras

Directas (Ver apartado Niveles de Autorización) se requerirá un proceso licitatorio. • Si por las características de los bienes o servicios a adquirir, surge que la relación

con el proveedor se extenderá en el tiempo, y pueda generar para la cooperativa riesgos operacionales, provisionales, legales, de confidencialidad, etc., se informa al Gerente de Administración a fin de elaborar un contrato que regule la relación.


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05.04.01.03 – Obtención de cotizaciones y apertura de Orden de Compra


• Solicita cotizaciones a todos los proveedores del mercado en el cual la Cooperativa

actúa, solicitando a los oferentes la presentación de la siguiente información mínima:

· Descripción del producto. · Marca. · Precio unitario · Tiempo de Entrega · Forma y Condición de Pago. · Garantías · Tiempo de Validez de la Oferta.

• Analiza las cotizaciones recibidas y, conjuntamente con el área solicitante, selecciona uno de los proveedores postulados. Si alguno de los oferentes no es al momento del análisis, proveedor de la Cooperativa, podrán hacerse consultas al mismo, a fin de contar con toda la información necesaria para el análisis y su futura inclusión en la base de proveedores.

• Integra el formulario de análisis de cotizaciones, en el cual se detallarán comparativamente las cotizaciones recibidas, se indica el proveedor seleccionado y exponen los motivos.

• Si la relación con el proveedor debe ser formalizada con un contrato, a fin de preservar los intereses de la cooperativa, se solicita entrevista con el mismo a fin de comenzar las negociaciones.

• Sólo después de firmado el contrato, puede emitirse una Orden de Compra. • Si el proveedor no es actualmente proveedor de la Cooperativa, remite al Encargado

de Pagos la información necesaria para su carga en la Base de Proveedores. • Elabora Orden de Compra indicando, cuando correspondiere, el número de contrato

relacionado, y remite al Gerente de Administración para su control y aprobación. Junto a la orden de compra, se incluirán la solicitud y las cotizaciones recibidas.

• Recibe del Gerente de Administración las Órdenes de Compra aprobadas.


9

05.04.01.04 – Aprobación de Orden de Compra

Sector: Gerencia de Administración Responsable: Gerente de Administración

• Recibe las Órdenes de Compra. • Verifica:

· Que la compra se corresponda con la operatoria del área o los motivos expuestos en el Requerimiento de Compra.

· La correcta integración de la Orden de Compra. · Que los datos de la Orden de Compra se correspondan con el

Requerimiento de Compra. · Que los datos de la Orden de Compra se correspondan con la Oferta

recibida del proveedor seleccionado. · Que los motivos expuestos en el formulario de análisis de cotizaciones

sean razonables y se correspondan con la documentación recibida. • Si hay inconsistencias solicitará explicaciones al Responsable de Compras y/o al

solicitante, de lo contrario autoriza la Orden de Compra. • Si el monto de la compra se encuentra dentro de sus facultades de aprobación, de

acuerdo al esquema detallado en el apartado Niveles de Autorización, remite al Responsable de Servicios de lo contrario, remite al nivel de aprobación superior.

• Recibe del Gerente General las Órdenes de Compra aprobadas y remite al Responsable de Servicios para su gestión.

Sector: Gerencia General Responsable: Gerente General

• Recibe las Órdenes de Compra previamente aprobadas por el Gerente de

Administración. • Analiza la razonabilidad de las mismas y si considera necesario solicitará

información al Gerente de Administración, Responsable de Servicios y/o al solicitante.

• Si hay inconsistencias rechaza la Orden de Compra informando al Gerente de Administración, de lo contrario autoriza la Orden de Compra.

• Si el monto de la compra se encuentra dentro de sus facultades de aprobación, de acuerdo al esquema detallado en el apartado Niveles de Autorización, remite al Gerente de Administración, de lo contrario, remite al nivel de aprobación superior.

• Recibe la Orden de Compra firmada por el Comité de Compras o por la Junta Directiva –según sea el caso- y la remite al Gerente de Administración.


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Sector: Comité de Compras Responsable: Comité de Compras

• Recibe las Órdenes de Compra previamente aprobadas por el Gerente General. • Analiza la razonabilidad de las mismas. • Si considera necesario podrá solicitar información al Gerente General, Gerente de

Administración o al Solicitante. • Si hay inconsistencias rechaza la Orden de Compra informando la situación al

Gerente General. • De lo contrario, aprueba la misma firmando la Orden de Compra y remite la misma

al Gerente General.

Sector: Junta Directiva Responsable: Junta Directiva

• Recibe las Órdenes de Compra previamente aprobadas por el Gerente General. • Analiza la razonabilidad de las mismas. • Si considera necesario podrá solicitar información al Gerente General, Gerente de

Administración o al Solicitante. • Si hay inconsistencias rechaza la Orden de Compra informando la situación al

Gerente General. • De lo contrario, aprueba la misma firmando la Orden de Compra y remite la misma

al Gerente General.


11

05.04.01.05 – Envío de Orden de Compra


• Recibe del Gerente de Administración las Órdenes de Compra aprobadas. • Ingresa la Orden de Compra aprobada al sistema. • Genera 3 (tres) copias de las Órdenes de Compra autorizadas. • Remite la Orden de Compra original al proveedor, una copia al solicitante y otra a

pagos. • La copia restante de la Orden de Compra, junto al Requerimiento de Compra y las

cotizaciones recibidas se archivan en el expediente de compra.

Sector: Gerencia de Administración Responsable: Encargado de Pagos

• Recibe copia de las Ordenes de compra generadas • Ingresa al sistema y verifica que se encuentren correctamente cargadas en el mismo. • Si hay inconsistencias, solicita al Responsable de Servicios su modificación.


12

05.04.01.06 –Registro Contable de la Compra


• Recibe del Encargado de Pagos copia de la factura y copia del formulario de

conformidad con firma del usuario solicitante de la compra. • Genera el comprobante de partida, debitando la cuenta informada por el usuario

solicitante y acreditando la cuenta de Proveedores. • Ingresa el asiento contable en el sistema. • Imprime ingreso contable y archiva junto a la documentación recibida.


13

05.04.02 – Compras de Emergencia

05.04.02.01 – Solicitud de Compra Urgente

Sector: Gerencia de Área Responsable: Gerente de Área

• Integra el Requerimiento de Compra Urgente, en el cual se detallan los bienes o

servicios a adquirir, los motivos del mismo, los cuales deberán ajustarse a uno de los descriptos en el Reglamento de Compras, Contrataciones y Pagos, la cuenta contable a imputar y el valor estimado. Firma y sella original y copia y entrega al Responsable de Servicios.

• Conserva el duplicado firmado por el receptor.


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05.04.02.02 – Control del Requerimiento


• Recibe el Requerimiento de Compras Urgentes, y verifica,:

· que se encuentre autorizado por el nivel jerárquico correspondiente, de acuerdo a lo dispuesto en el apartado Niveles de Autorización.

· que el monto y los motivos expuestos en el mismo se correspondan con los descriptos en el Reglamento de Compras, Contrataciones y Pagos.

• Si hay inconsistencias rechaza el requerimiento. • De lo contrario, informa al Gerente de Administración y remite el formulario al

Gerente General para su autorización.


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05.04.02.03 – Aprobación del Requerimiento de Compra


• Recibe el Requerimiento de Compras Urgentes, verifica que el motivo descrito se

corresponda con las circunstancias mencionadas en el Reglamento de Compras, Contrataciones y Pagos, por las cuales se permite la utilización de este canal de compra.

• Si hay inconsistencias rechaza el requerimiento. • De lo contrario, autoriza el requerimiento con su firma y entrega al Responsable de

Servicios para su realización.


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05.04.02.04 – Generación de Orden de Compra


• Si en el requerimiento se menciona el proveedor, con el cual se debe contratar,

solicita cotización en forma telefónica. • Si el requerimiento no menciona un proveedor, se solicitan cotizaciones telefónicas

a los proveedores con los que la Cooperativa opera. • Genera Orden de Compra, con los datos recibidos del proveedor. • Entrega Orden de Compra al Gerente de Administración para su revisión y

autorización.


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05.04.02.05 – Autorización de Orden de Compra


• Recibe la Orden de Compra y el Requerimiento de Compra Urgente. • Verifica que la Orden de Compra se corresponda con lo mencionado en el

Requerimiento de Compra Urgente, si hay inconsistencias, solicita al Responsable de Servicios su regularización.

• De lo contrario autoriza con su firma la Orden de Compra y devuelve al Responsable de Servicios para su envío.


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05.04.02.06 – Envío de Orden de Compra


• Recibe la Orden autorizada por el Gerente de Administración. • Ingresa la Orden de Compra aprobada al sistema, indicando que se trata de una

compra urgente. • Genera 3 (tres) copias de las Órdenes de Compra autorizadas. • Remite la Orden de Compra original al proveedor, una copia al solicitante y otra a

pagos. • La copia restante de la Orden de Compra, junto al Requerimiento de Compra y las

cotizaciones recibidas se archivan en el expediente de compra. • Mensualmente remite al Gerente de Administración para que, a su vez, envíe a la

Junta Directiva los expedientes de todas las compras urgentes ocurridas en el mes, para que ratifique las mismas o, de lo contrario, aplique las medidas que estime pertinentes.


• Recibe copia de las Ordenes de compra generadas • Ingresa al sistema y verifica que se encuentren correctamente cargadas en el

sistema. • Si hay inconsistencias, solicita al Responsable de Servicios su modificación.


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05.04.01.06 –Registro Contable de la Compra


• Recibe del Encargado de Pagos copia de la factura y copia del recibo de

conformidad, con firma del usuario solicitante de la compra. • Genera el comprobante de partida Debitando la cuenta informada por el usuario

solicitante y Acreditando la cuenta de Proveedores. • Ingresa el asiento contable en el sistema. • Imprime ingreso contable y archiva junto a la documentación recibida.


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05.04.02.07 – Control posterior


• Recibe los expedientes de compras de emergencia realizadas en el mes. • Verifica que los motivos expuestos en el requerimiento sean razonables; en caso de

considerarlo necesario, se solicitará explicaciones al Gerente requirente. • Ratifica las Compras Urgentes realizadas en el mes o, de lo contrario, aplica las

medidas que estime pertinente.


21

05.04.03 – Licitación

05.04.03.01 – Confección de Términos de Referencia


• Recibe un Requerimiento de Compras por un monto superior al máximo permitido

para Compras Directas. • Si se trata de un producto o servicio no comprado anteriormente por la Cooperativa,

efectúa consultas a proveedores, a fin de conocer los proveedores que ofrecen el servicio, las formas de contratación, precios, condiciones, etc.

• Redacta los Términos de Referencia en función al esquema de licitación preaprobado por la Junta Directiva (de licitación pública o privada de acuerdo a monto de la operación) y la información contenida en el Requerimiento de Compra.

• De ser necesario solicitará al área requirente o persona especializada, mayores especificaciones en relación al producto o servicio a contratar y condiciones de entrega requeridas.

• Remitirá un borrador de los Términos de Referencia al área solicitante a fin de obtener su aprobación en relación a las especificaciones del producto.

• Remitirá un borrador de los Términos de Referencia a los asesores legales a fin de obtener su aprobación.

• Remite al Gerente de Administración para su revisión y autorización. • Si por el monto de la operación correspondiese efectuar licitación privada, incluirá

junto a los Términos de Referencia una lista de los proveedores propuestos, con los antecedentes analizados para su selección, si por el contrario, debiera efectuarse licitación pública, incluirá una propuesta de publicación detallando, el artículo a publicar y los medios de difusión y de lugar y día de apertura de sobres.


22

05.04.03.02 – Autorización de Términos de Referencia


• Analiza los Términos de Referencia y la información adicional recibida, si identifica

inconsistencias informa al Responsable de Servicios para su corrección. • De lo contrario, autoriza los mismos con firma y sello y remite a Gerente General

para su autorización.


• Analiza los Términos de Referencia y la información adicional recibida, si identifica

inconsistencias informa al Gerente de Administración para su corrección. • De lo contrario, autoriza los mismos con firma y sello y remite a la Junta Directiva

para su autorización.


• Analiza los Términos de Referencia y la información adicional recibida,

verificando: · Adecuación de los bienes o servicios a adquirir. · Adecuación de las cláusulas de los Términos de Referencia. · Adecuación de los proveedores invitados, en caso de licitación privada. · Adecuación de los costos de los Términos de Referencia y lugar y fecha

de apertura de sobres, en caso de licitación pública. · Adecuación de la propuesta de publicación.

• Si identifica inconsistencias informa al Gerente General para su corrección. • De lo contrario, autoriza los mismos con firma del Presidente.


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05.04.03.03 – Publicación y Entrega de Términos de Referencia


• En caso de tratarse de licitación pública,:

· se efectúa la publicación de la misma en los medios de difusión establecidos y aprobados por la Junta Directiva, en la misma se informa el lugar de retiro de los Términos de Referencia, el costo del mismo y el lugar y fecha de apertura de sobres. Se archivará en el expediente de compra, copias de los comprobantes de pago, por la contratación de espacios en los medios de comunicación.

· recibe a los proveedores interesados a los efectos de hacer entrega de los Términos de Referencia y los deriva a Caja para el cobro del valor determinado para los mismos. Entregará recibos por los importes efectivamente cobrados.

· vencidos los plazos para la entrega de ofertas, genera un informe en el cual se detallan los proveedores presentados y remite junto a los duplicados de los recibos emitidos al Gerente de Administración.

• En caso de tratarse de licitación privada:

· entrega personalmente los Términos de Referencia a los proveedores seleccionados, obteniendo un acuse de recibo de los mismos, los cuales se archivarán en el expediente de compra.


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05.04.03.04 – Recepción de Ofertas


• Recibe el informe elaborado por el Responsable de Servicios y los recibos extendidos a los proveedores.

• Verifica que exista un recibo por cada proveedor incluido en el informe. • Recibe las ofertas de los proveedores en sobre cerrado. • Extiende comprobante de recibo firmado, en el cual consta fecha y hora de la

recepción. • Asienta en un registro habilitado al efecto, los datos del proveedor, fecha y hora de

recepción de la oferta. • Firma el sobre recibido y guarda en caja de seguridad hasta el momento de la

apertura. • Verifica que el proveedor se encuentre en el informe de proveedores elaborado por

el Responsable de Servicios.


25

05.04.03.05 – Apertura de los Ofertas

Sector: Junta Directiva / Gerencia de Administración Responsable: Presidente de la Junta / Gerente de Administración/Apoderado Legal

• En caso de tratarse de licitación pública, el Presidente de la Junta preside el acto de

apertura de los sobres. • Conjuntamente con el Gerente de Administración y Apoderado Legal:

· verifican que los sobres se encuentre cerrados y posean la firma del Gerente de Administración.

· abren los sobres de acuerdo al orden de llegada que consta en el registro habilitado, controlan que se encuentren todos los apartados solicitados y firman todas las hojas.

· Firman el acta de apertura.


• Elabora un acta de apertura en el cual se detallan los datos generales de la licitación

y por cada sobre, los apartados presentados y la cantidad de hojas incluidas en cada uno.

• Finalizado el acto de apertura, entrega el acta al Presidente de la Junta Directiva y Apoderado Legal para su firma.

Sector: Gerencia de Administración / Gerente General Responsable: Gerente de Administración / Gerente General

• En caso de licitación privada,

· en presencia del Gerente General, verifican que los sobres se encuentre cerrados y posean su firma.

· realiza la apertura de los sobres, controlando que se encuentren todos los apartados solicitados.

· Imprimen firma sobre todas las hojas. · Firman informe de apertura.



26

• Elabora un informe de apertura en la cual se detallan los datos generales de la licitación y por cada sobre, los apartados presentados y la cantidad de hojas incluidas en cada uno.

• Entrega el informe al Gerente de Administración y Gerente General para su firma.


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05.04.03.06 – Análisis y selección Ofertas


• Efectúa, conjuntamente con el área contratante y/o especialista (de corresponder) un

análisis de las ofertas recibidas. • Confecciona un informe en el cual se detallan comparativamente las ofertas

recibidas, se indica el proveedor seleccionado y los motivos de esta selección. • Firma el informe, y remite al Gerente de Administración para su aprobación junto a

las ofertas recibidas.


• Analiza la razonabilidad del análisis efectuado, verificando:

· la correcta e íntegra trascripción de las ofertas recibidas. · que las justificaciones, por las cuales se efectuó la selección, sean

razonables y se corresponda con la documentación, y de ser necesario solicita ampliación de las justificaciones expuestas.

• Si no hay inconsistencias aprueba la adjudicación con firma y sello y remite al Gerente General para su aprobación.

• Caso contrario, expresa sus objeciones en el informe y devuelve al Responsable de Servicios para su revisión.


• Analiza la razonabilidad del análisis efectuado y de ser necesario solicita

ampliación de las justificaciones expuestas y/o las ofertas originales. Si no hay inconsistencias aprueba la adjudicación con firma y sello.

• De lo contrario, expresa sus objeciones en el informe y devuelve al Gerente de Administración para su revisión.

Sector: Junta Directiva Responsable: Presidente

• De no existir inconvenientes, aprueba la adjudicación. En caso contrario, devuelve a

Gerencia General para que se efectúen las correcciones que correspondan.


28

05.04.03.07 – Comunicación de la adjudicación a los oferentes


• Recibe el informe de adjudicación autorizado. • Utilizando el formato preaprobado por la Junta Directiva confecciona las cartas a

ser entregadas a los proveedores participantes de la licitación (adjudicados y no adjudicados)

• Remite al Gerente de Administración para su firma junto al informe de adjudicación para su control.

• Recibe las cartas firmadas por el Gerente de Administración y envía a los proveedores.

• Archiva el informe de adjudicación en el expediente de compra.


• Verifica el contenido de las cartas, y que el adjudicado se corresponda con el

informe de adjudicación. • Firmas las cartas y devuelve al Responsable de Servicios para su entrega.


29

05.04.04 - Pagos

05.04.04.01 – Recepción y Carga de Facturas


• Recibe la factura del proveedor y verifica las formalidades de la misma:

· factura vigente · dirigida a nombre de la Cooperativa · con referencia a una Orden de Compra abierta.

• Verifica que bienes o servicios se correspondan con las especificaciones de la Orden de Compra.

• Si hay inconsistencias, devuelve la factura para su corrección. • Si los datos de la factura son correctos, recibe la misma. • Carga la factura en el sistema.


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05.04.04.02 – Conformidad del área contratante


• Si junto a la factura, se recibe copia del Recibo de Conformidad firmado por el

solicitante, se verifica la veracidad de la firma. • Si no se recibe Recibo de Conformidad, o la no es posible identificar la firma

impresa en el mismo se genera dicho comprobante, en con el siguiente detalle: · área contratante · solicitante del a Orden de Compra · Orden de Compra relacionada. · número de factura. · descripción de la factura · montos parciales y totales

• Efectúa copia de la factura y anexa al formulario. • Si es compra en Filial, remite formulario de conformidad y copia de factura al

usuario solicitante de la Orden de Compra. • Si es compra en la Oficina Principal se presenta personalmente al solicitante de la

Orden de Compra y solicita revisión de la factura. Si los datos de la misma se corresponden con la mercadería o servicio recibido, solicita firma sobre el formulario de conformidad.

• Recibe los formularios de conformidad firmados por el solicitante. • Si existen diferencias entre los bienes o servicios recibidos y lo descrito en la

factura se contacta con el proveedor y solicita modificación de la misma.

Sector: Filiales Responsable: Jefes de Filiales

• Recibe del Responsable de Servicios, el formulario de conformidad y una copia de

la factura presentada por el proveedor. • Verifica que el detalle y monto de la misma se correspondan con la mercadería o

servicio recibido. • Si los datos de la factura se corresponden con los bienes o servicios recibidos, firma

el formulario de conformidad y lo remite a pagos, de lo contrario, se comunica con pagos a fin de efectuar el reclamo correspondiente.


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05.04.04.03 – Generación de Orden de Pago


• Para todas las facturas recibidas que posean Recibo de Conformidad firmado por el

solicitante, se generan las Órdenes de Pago, en las cuales se identifica la factura que motiva el mismo.

• Firma las Órdenes de Pago y genera expediente de pago, en el cual se incluirán: · Factura. · Recibo de conformidad. · Orden de Pago.

• Al fin del día remite todos los expedientes de pagos generados durante del día al Gerente de Administración para su control y autorización.

• Recibe los expedientes autorizados, genera copia de la factura y del formulario de conformidad firmado por el usuario solicitante y remite al Responsable de Servicios para su registro contable.

• Remite el expediente de pago a Contabilidad para la emisión de los cheques.


• Recibe del Encargado de Pagos, los expedientes de pago generados en el día. • Verifica:

· la correcta carga de la factura en el sistema. · que todas las facturas posean remito o formulario de conformidad

firmados por los usuarios solicitantes. · que la orden de compra posea saldo suficiente para cubrir el monto de la

factura. · que la Orden de Pago se corresponda con los datos de la factura, y con

los datos del proveedor en al base de proveedores. • Si identifica inconsistencias, informa al Encargado de Pagos, para su regularización. • De lo contrario autoriza en el sistema la Factura y firma y sella Orden de Pago. • Remite expediente autorizado al Encargado de Pagos.


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05.04.04.04 – Control de Órdenes de Pago y Emisión de cheques

Sector: Gerencia de Contabilidad Responsable: Auxiliar Contable

• Recibe las Órdenes de Pago emitidas en el día. • Verifica que las mismas se encuentren correctamente autorizadas por el Gerente de

Administración. • Ingresa al sistema y verifica que los datos de las mismas (monto y beneficiario) se

correspondan con las facturas autorizadas y no pagadas. • Genera los cheques correspondientes para cada Orden de Pago y remite el Jefe

Contable para su revisión. • Recibe la Orden de Pago con sello de pagado, genera copia y remite original al

Encargado de Pagos. • Archiva copia en la documentación del día.

Sector: Gerencia de Contabilidad Responsable: Jefe Contable

• Recibe las Órdenes de Pago y los cheques emitidos por el Auxiliar Contable. • Verifica que los mismos se correspondan con la Orden de Pago y la factura

autorizada y no pagada, cargada en el sistema. • Verifica las firmas requeridas de acuerdo al monto de los cheques. • Firma los cheques o solicita firmas de acuerdo a los montos de los mismos. • Ingresa al sistema y cambia el estado de la factura a “pagado” e incluye el nro. de

cheque correspondiente. • Imprime sello de pagado sobre la Orden de Pago y remite al Auxiliar para su

archivo. • Si es pago en filial, notifica al Responsable de Filial y remite los cheques a la

misma. • Si es pago en Oficina Principal notifica al Encargado de Pagos, y custodia los

cheques hasta la presentación del proveedor.


33

05.04.05 – Pagos Urgentes

05.04.05.01 – Solicitud de Pago Urgente

Sector: Gerencia de Área o Filial Responsable: Gerente de Área o Filial

• Integra el formulario de Pagos Urgentes, en el cual se detallan:

· datos del solicitante, · Datos de la factura a pagar · Motivos por lo que no es posible cumplir el circuito habitual de pago a

proveedores. • Entrega el formulario al Encargado de Pagos junto con la factura original que desea

pagar.

Sector: Gerencia de Administración Responsable: Encargado de pagos

• Recibe el formulario de Pagos Urgentes. • Verifica que se encuentre correctamente integrado. • Verifica que el autorizante del mismo, se corresponda con lo mencionado en el

apartado Niveles de Autorización. • Verifica que los motivos expuestos, se correspondan con los descriptos en el

Reglamente de Compras, Contrataciones y Pagos • Si identifica inconsistencias, rechaza el pedido, y solicita al usuario que ingrese el

pago de acuerdo al canal habitual de pagos a proveedores. • De lo contrario, recibe el formulario y lo remite a Gerencia General para su

autorización.


34

05.04.05.02 – Autorización de Pago Urgente


• Recibe el formulario de Pagos Urgentes. • Verifica que los motivos expuestos se correspondan con el Reglamento de Compras,

Contrataciones y Pagos. • Verifica que la descripción de la factura se corresponda con la operatoria del área, y

con lo descrito en el formulario de Pagos Urgentes. • En caso de considerar necesario, solicita mayores explicaciones al solicitante. • Si identifica inconsistencias, rechaza la solicitud. • De lo contrario autoriza con su firma la solicitud de Pagos Urgentes y remite al

Encargado de Pagos.


35

05.04.05.03 – Generación de Orden de Pago Sector: Gerencia de Administración Responsable: Encargado de Pagos

• Recibe el formulario de Pagos Urgentes autorizado por el Gerente General. • Carga la factura en el sistema, indicando que se trata de un pago Urgente. • Elabora Orden de Pago, en función a los datos de la factura y del formulario de

Pagos Urgentes. • Firma la Orden de Pago y remite junto a la factura original y el formulario de Pagos

Urgentes autorizado por el Gerente General al Gerente de Administración para su autorización.


• Recibe la Orden de Pago y documentación complementaria generada por el

Encargado de Pagos. • Verifica que los datos de la misma se corresponden con la factura física, la cargada

en el sistema y el formulario de Pagos Urgentes. • Si hay inconsistencias solicita al Encargado de Pagos su regularización, de lo

contrario, autoriza la misma con su firma, ingresa al sistema y autoriza la factura cargada y remite a Contabilidad para la emisión de los cheques.


36

05.04.05.04 – Control de Órdenes de Pago y Emisión de cheques

Sector: Jefatura de Contabilidad Responsable: Auxiliar Contable

• Recibe la Orden de Pago emitida. • Verifica que las mismas se encuentren correctamente autorizadas por el Gerente de

Administración. • Ingresa al sistema y verifica que los datos de las mismas (monto y beneficiario) se

correspondan con las facturas autorizadas y no pagadas. • Genera el cheque correspondiente para la Orden de Pago y remite el Jefe Contable

para su revisión. • Recibe la Orden de Pago con sello de pagado, genera copia y remite original al

Encargado de Pagos. • Archiva copia en la documentación del día.

Sector: Jefatura de Contabilidad Responsable: Jefe Contable

• Recibe la Orden de Pago y el cheque emitido por el Auxiliar Contable. • Verifica que el mismo se corresponda con la Orden de Pago y la factura autorizada

y no pagada, cargada en el sistema. • Verifica las firmas requeridas de acuerdo al monto de los cheques. • Firma los cheques o solicita firmas de acuerdo al monto del mismo. • Ingresa al sistema y cambia el estado de la factura a “pagado” e incluye el Nro. de

cheque correspondiente. • Imprime sello de pagado sobre la Orden de Pago y remite al Auxiliar para su

archivo. • Entrega cheque al Solicitante del Pago Urgente.


37

05.04.05.05 – Control posterior


• Mensualmente remite a Junta Directiva los expedientes de Pagos Urgentes

realizados en el mes.


• Recibe los expedientes de pagos urgentes realizadas en el mes. • Verifica que los motivos expuestos en las solicitudes son razonables, en caso de

considerarlo necesario, solicitarán explicaciones al Gerente requirente. • Ratifica los Pagos Urgentes realizados en el mes. En caso de no estar de acuerdo,

toma las medidas que considere pertinentes.


38

05.05 – Diagrama de Flujos 05.05.01 - Compras


39

Ciclo Compras, Contrataciones y Pagos – Sub Ciclo: Compras

Jefe de Servicios DescripciónComité de

Compras / Junta Directiva

Gerencia GeneralGerencia de Adm.Jefe de Oficina /

Jefe de Filial/ Pagos

Proveedor

AB

SI NO14

15

13

14- ¿Hay inconsistencias?

15- Solicita explicaciones o corrección de la OC al Jefe de Servicios.

13- Verifica la correcta integración de la OC, la razonabilidad del requerimiento y la autorización del mismo y la adecuada selección de proveedores.

16

16- Autoriza la Orden de Compra.

NO17

SI 17- ¿El monto de la operación excede sus facultades de aprobación?

1818- Remite OC autorizada al Jefe de Servicios para su realización.

19

19- Envía al Gerente General para su revisión y autorización.

21SI

22

20

NO




23 23- Autoriza la Orden de Compra..

C


40


Comité de Compras / Junta

DirectivaDescripciónGerencia GeneralGerencia de Adm.Jefe de Servicios

Jefe de Oficina / Jefe de Filial/

PagosProveedor

C

NO SI

26

25

2424- ¿El monto de la operación excede sus facultades de aprobación?

26- De acuerdo al monto de la operación, envía a Comité de Compras o Junta Directiva para su revisión y autorización.

25- Remite OC autorizada al Jefe de Servicios para su realización.

27


31- Informa al área solicitante, el rechazo de la Orden de Compra.

32

30- Autoriza la Orden de Compra.

28

32- Recibe la Orden de Compra aprobada.

NO

29

31

28- ¿Hay inconsistencias?SI

30

29- Rechaza la Orden de Compra e informa al Gerente General y Gerente de Administración.

34- Genera 3 copias de la Orden de Compra y remite:Original: al proveedor.1° Copia: a pagos para control.2° Copia: Archiva junto a requerimiento y cotizaciones en expediente de compra.3° Copia: al solicitante

33 33- Ingresa la Orden de Compra al sistema.

34

DE


41


Jefe de Servicios DescripciónComité de

Compras / Junta Directiva

Gerencia GeneralGerencia de Adm.Jefe de Oficina /

Jefe de Filial/ Pagos

Proveedor

35

SI

37

36NO

FIN

35– Recibe la Orden de Compra, ingresa al sistema y verifica que se encuentre cargada correctamente.

36 – ¿Hay inconsistencias?

37 – Solicita al Jefe de Servicios su regularización.

DE


42

05.05.02 - Compras de Emergencia Ciclo Compras, Contrataciones y Pagos – Sub Ciclo: Compras de Emergencia

Jefe de ServiciosGte de Oficina /

Gte de Filial/ Pagos

DescripciónJunta DirectivaGerencia GeneralGerencia de Adm.Proveedor

55- Firma el Requerimiento y entrega copia firmada al Requirente.

11- Solicita cotizaciones telefónicamente a todos los proveedores que considere en condiciones de abastecer a la Cooperativa.

3

2

1- Confecciona el Requerimiento de Compras de Emergencia por duplicado, incluyendo las autorizaciones correspondientes y un detalle claro de los motivos.

Si3- ¿Hay inconsistencias?

4- Devuelve el formulario para su corrección o autorización con sus comentarios.

4

1

no

2- Controla la integridad del formulario, la autorización del mismo y que los motivos se correspondan con el Reglamento de Compras, Contrataciones y Pagos..

66- Informa al Gerente de Administración y remite al Gerente General para su autorización..

7

7- Verifica que los motivos mencionados en el requerimiento se correspondan con los descriptos en el Reglamento de Compras, Contrataciones y Pagos para este tipo de compras

8

10

Si

9

no

9- Rechaza el requerimiento.

10- Autoriza con su firma y entrega al Jefe de Servicios.


11

1212- Analiza junta al solicitante la ofertas recibidas y selecciona la más conveniente.

A


43

Ciclo Compras, Contrataciones y Pagos – Sub Ciclo: Compras de Emergencia

Jefe de Servicios DescripciónJunta DirectivaGerencia GeneralGerencia de Adm.Gte de Oficina /


Proveedor

17 17- Autoriza la Orden de Compra.

SI


A

14

16

NO15- ¿Hay inconsistencias?

14- Verifica la autorización del requerimiento, la correcta integración de la OC y que esta se corresponda con los mencionado en el requerimiento de Compra de Emergencia

15

1313- Confecciona la Orden de Compra y remite, junto al requerimiento al Gerente de Administración para su revisión y autorización.

20- Genera 3 copias de la Orden de Compra y remite:Original: al proveedor.1° Copia: a pagos para control.2° Copia: Archiva junto a requerimiento y cotizaciones en expediente de compra.3° Copia: al solicitante

18

19

D

19- Ingresa la Orden de Compra al sistema.

18- Recibe la Orden de Compra aprobada.

20

21– Recibe la Orden de Compra, ingresa al sistema y verifica que se encuentre cargada correctamente.

21

B C


44

Ciclo Compras, Contrataciones y Pagos – Sub Ciclo: Compras de Emergencia

Junta Directiva DescripciónGerencia GeneralGerencia de Adm.Jefe de ServiciosGte de Oficina /


Proveedor

23 – Solicita al Jefe de Servicios su regularización.

22 – ¿Hay inconsistencias?

SINO

22

FIN

23

BD

C

24

24 – Mensualmente remite a Junta Directiva, los expedientes de Compras de Emergencia realizados en el mes.

25

26

FIN

25 – Verifica que los motivos expuestos en el requerimiento son razonables y que la OC emitida se corresponda con lo requerido por el solicitante.

26 – Autoriza las Compras de Emergencia ocurridas en el mes.


45

05.05.03 - Licitación

Ciclo Compras, Contrataciones y Pagos – Sub Ciclo: Licitación

Jefe de Oficina / Jefe de Filial /

LegalesGerente General DescripciónJunta

DirectivaGerente de

AdministraciónJefe de ServiciosProveedor

11- Efectúa consultas a los proveedores que prestan el prestan el servicio a contratar a fin de conocer los precios del mercado y las formas de contratación habitual..

2- Elabora los Términos de Referencia en función al formato preaprobado por Junta Directiva y remite a Área Solicitante y a Legales para su aprobación.

3- Analiza los diferentes aspectos de los Términos de Referencia.

4- ¿Existen comentarios para realizar?

5- Se informan las sugerencias.

6- Aprueban los Términos de Referencia. Firma el borrador y devuelve al Jefe de Servicios.

8- Adicionalmente,:si se trata de una licitación privada, incluirá el detalle de proveedores seleccionados y los antecedentes por los cuales fueron elegidos.si se trata de licitación pública, incluirá una propuesta de publicación y lugar y fecha de apertura de sobres.

9- Analiza los Términos de Referencia y la información complementaria recibida.


11- Informa al Jefe de Servicios para su regularización.

12- Aprueba los Términos de Referencia y remite a Gerencia General para su control

7- Remite los Términos de Referencia al Gerente de Administración para su revisión y autorización.

2

3

NOSI4

5

6

7

8

9

SI NO10

11

12

AB


46


DescripciónJuntaDirectivaGerente GeneralGerente de

AdministraciónJefe de ServiciosJefe de Oficina / Jefe de Filial /

LegalesProveedor

14SI NO

15

13

16

A


16- Aprueba los Términos de Referencia y remite a Junta Directiva para su control

15- Informa al Gerente de Administración para su regularización.


B

19

17

20

18NOSI

19- Informa al Gerente de Administración para su regularización.



20- Aprueba los Términos de Referencia.

21Pub Pri

22

23

24

21- ¿Se trata de una licitación Pública o Privada?

22- Efectúa las publicaciones de acuerdo a lo aprobado por Junta Directiva.

23- Recibe a los proveedores y entrega y cobra los Términos de Referencia.

24- Entrega los Términos de Referencia a los proveedores seleccionados, obteniendo acuse de recibo de los mismos. Estos se archivarán en el expediente de compra junto a la solicitud y demás documentación generada en el proceso.

C


47


JuntaDirectiva DescripciónGerente GeneralGerente de

AdministraciónJefe de ServiciosJefe de Oficina / Jefe de Filial /

LegalesProveedor

C

2525- Recibe de los proveedores las ofertas en sobre cerrado.Extiende comprobante de recibo con fecha y hora de la recepción y entrega a los mismos.

2626- Asienta en un registro habilitado, los datos del proveedor y fecha y hora de recepción de la oferta.

27 27- Firma y Archiva los sobres en Caja de Seguridad hasta la apertura.

Pub28

Pri

28- ¿La licitación es Pública o Privada?

2929- Conjuntamente con el Gerente de Administración, abren los sobres de las ofertas de acuerdo al orden de llegada

30

30- Verifican que se encuentre todos las secciones solicitadas y firman todas las hojas de cada oferta.

31

31- Elabora acta de apertura, en la cual se detalla, por cada oferta recibida, las secciones presentadas y la cantidad de hojas contenida en cada una.

32- Finalizado el acto de apertura, se firma el acta de apertura.

32

29

30

32

35

36

34

3333

36

34

33- Conjuntamente con el Gerente General, abren los sobres de las ofertas de acuerdo al orden de llegada

36- Finalizado el acto de apertura, se firma el informe de apertura.

35- Elabora informe de apertura, en el cual se detalla, por cada oferta recibida, las secciones presentadas y la cantidad de hojas contenida en cada una.

34- Verifican que se encuentre todos las secciones solicitadas y firman todas las hojas de cada oferta.

D


48


Gerente de Administración DescripciónJunta

DirectivaGerente GeneralJefe de ServiciosJefe de Oficina / Jefe de Filial /

LegalesProveedor

D

37 37- Recibe las ofertas presentadas por los proveedores participantes.

3838- Conjuntamente con el Área solicitante se analizan las ofertas recibidas y se selecciona la más conveniente.

39

39- Se confecciona el informe de adjudicación, en el cual se detallan comparativamente las ofertas recibidas, se indica la oferta seleccionada y los motivos por los cuales se realizó dicha selección.Remite el informe al Gerente de Administración para su revisión y aprobación.

40

4340- Autoriza la adjudicación firmando el informe y remite al Gerente General para su aprobación final.

41

42

SI NO41- ¿Considera que los mismos no son suficientes?

42- Solicita un mayor detalle y/o revisión de la decisión.

40- Verifica el proceso de selección utilizado, y analiza los motivos expuestos.

4444- Verifica que se hayan cumplido los procesos de control establecidos y autoriza la adjudicación con firma en el Informe de Adjudicación..

4545- Utilizando un formato preaprobado por Junta Directiva genera las cartas de comunicación del resultado de la licitación y remite al Gerente de Administración para su firma.

46

46- Verifica el contenido de las cartas y los destinatarios de las mismas y las firma.Devuelve las cartas al Jefe de Servicios para su envío.

47- Envía las cartas de comunicación del resultado de la licitación a los proveedores.

47

FIN


49

05.05.04 - Pagos

Ciclo Compras, Contrataciones y Pagos - Pagos

ContabilidadEncargado de Pagos Gerente GeneralGerente de

AdministraciónJefe de Área / Jefe

de Filial DescripciónProveedor

1- Recibe las facturas del proveedor.

2- Verifica las formalidades de la misma.


4- Devuelve la factura al proveedores para su corrección.

5- Recibe la factura.

1

2

NO3

5

SI

4

9

6- Se recibe Recibo de Conformidad?

SI6

NO

77- Verifica que la firmas del mismo se corresponda con el solicitante de la OC.

8NOSI

8- La firma corresponde al usuario solicitante de la apertura de la OC?

9- Carga factura en el sistema.

10

10- Ingresa la factura al sistema, confecciona formulario de conformidad, anexa al mismo copia de la factura y envía al solicitante de la OC para su aprobación.

11NO SI

12

11- El detalle y monto de la factura es coincidente con la mercadería o servicio recibido?

12- Firma el formulario de conformidad y entrega al Encargado de Pagos.

13

13- Efectúa reclamos al proveedor.

A


50


Gerente GeneralGerente de Administración Contabilidad DescripciónEncargado de

PagosJefe de Área / Jefe

de FilialProveedor

A

16

SINO

19

18

16- Recibe la facturas, los Recibo de Conformidads y las OP, verifica que se encuentre, firmada por el responsable del área contratante, que exista un OC con saldo bajos los conceptos detallados en la factura.

17- Si no hay inconsistencias firma la Orden de Pago.

18- ¿El monto del pago excede sus facultades de aprobación?

17

19- Remite al Encargado de Pagos, original de Orden de Pago y duplicado de Factura.

20- Remite la Orden de pago original y el duplicado de la factura al Gerente General para su revisión y aprobación.

20

21

22

21- Recibe la factura y la OP, verifica que se encuentre firmada por el responsable del área contratante, que exista un OC con saldo bajos los conceptos detallados en la factura.

22- Si no hay inconsistencias firma la Orden de Pago y remite al Encargado de Pagos.

23- Recibe la Orden de Pago Autorizada, ingresa la sistema y aplica la Orden de Pago contra la Orden de Compra correspondiente.

24- Remite copia de la factura y original de Orden de Pago a Contabilidad para liberación del pago.

23

24

15

15- Remite las Ordenes de Pago, las facturas Cargadas al y los Recibo de Conformidads o comprobantes de conformidad al Gerente de Administración, para su revisión y autorización.

1414- Confecciona las Ordenes de Pago para cada una de las facturas con Recibo de Conformidad o confirmadas por los usuarios.

C


51


Contabilidad DescripciónGerente GeneralGerente de Administración

Encargado de Pagos

Jefe de Área / Jefe de FilialProveedor

C

27NO

28

SI27- ¿Hay inconsistencias?

28- Devuelve la Orden de Pago, manifestando las situaciones por las cuales no está en condiciones de ser cancelado.

29- Confecciona el cheque, de acuerdo a los datos indicados en la Orden de Pago.

29

31

SI NO30 30- ¿Es un pago en filial?

31- Informa al Jefe de Filial que el cheque fue emitido y lo remite a la misma.

3232- Informa al responsable del área contratante que el cheque fue emitido, y lo conserva hasta que el proveedor se presente.

FIN

2626- Ingresa al sistema y verifica que la OP se encuentre correctamente aplicada contra la OC correspondiente.

25- Recibe la Orden de Pago y verifica que se encuentre autorizada por el nivel jerárquico correspondiente de acuerdo al monto de la operación.

25


52

05.05.05 - Pagos de Emergencia Ciclo Compras, Contrataciones y Pagos – Pagos de Emergencia

Junta Directiva DescripciónAuxiliar

Contabilidad / Jefe Contable

Gerente GeneralGerente de Administración

Encargado de Pagos


6- Verifica que los motivos expuestos en el formulario se correspondan con los mencionados en el Reglamento de Compras, Contrataciones y Pagos y con la factura. Si considera necesario solicita mayores explicaciones al Solicitante.

7

8- Rechaza la solicitud e informa al Encargado de Pagos.

A

10- Recibe los formularios autorizados e ingresa las facturas correspondientes al sistema.

9- Autoriza la solicitud de Pago de Emergencia con su firma y sello sobre el formulario y remite al Encargado de Pagos.

NO

11- Por cada uno de las facturas ingresadas generará las Ordenes de Pago correspondientes y las remite, junto al formulario y la factura al Gerente de Administración para su control y autrorización.

6

SI

7- Hay inconsistencias?

SI

5

NO

1

3

4

2

5- Recibe la factura y el formulario y los remite al Gerente General para su control y autorización.

1- Integra el formulario de Pagos Urgentes y remite al Encargado de Pagos.

2- Recibe el formulario y verifica la correcta autorización del mismo y que los motivos expuestos se correspondan con los mencionados en el Reglamento de Compras, Contrataciones y Pagos.

4- Rechaza la solicitud y solicita al usuario que ingrese la factura por el circuito habitual de pagos.


8

9

10

11

C


53

Ciclo Compras, Contrataciones y Pagos – Pagos de Emergencia

Junta DirectivaAuxiliar


DescripciónGerente GeneralGerente de Administración

Encargado de Pagos


A

15

13

14

NOSI

12

SI17

16

NO

18

12- Verifica que el formulario de pago de emergencia se encuentre correctamente autorizado.Que la Orden de Pago se corresponda con la factura física, la cargada en el sistema y el formulario de Pago de Emergencia.


14- Devuelve la documentación al Encargado de Pagos para su regularización.

15- Autorizada con su firma la Orden de Pago, ingresa al sistema y autoriza la factura cargada. Envía la documentación a contabilidad para la emisión del cheque.

16- Auxiliar Contable verifica que la Orden de Pago se encuentre autorizada, y que se corresponda con al factura cargada en el sistema.


18- Devuelve la documentación para su regularización.

19 19- Genera el cheque correspondiente de acuerdo a los datos de la Orden de Pago.

20- Jefe Contable verifica la correcta confección de los cheques, firma el mismo o u obtiene firmas de acuerdo al monto de la operación.Ingresa al sistema y cambia estado de la factura a “pagado”.Inserta nro de cheque y sello de pagado sobre la Orden de Pago.Genera copia, archiva el original y envía copia y restante documentación recibida al Encargado de Pagos

20

21 21- Entrega cheque firmado al Solicitante.

2222- Mensualmente remite los expedientes de pago, de todos los pagos de emergencia realzados en el mes a la Junta Directiva para su revisión.

B

C


54

Ciclo Compras, Contrataciones y Pagos – Pagos de Emergencia

Junta Directiva DescripciónAuxiliar


Gerente GeneralGerente de Administración

Encargado de Pagos


B

22

FIN

23

22 – Verifica que los motivos expuestos en el requerimiento Pago de Emergencia fueron razonables. En caso de considerarlo necesario solicita mayores explicaciones al solicitante.Verifica que la Orden de Pago emitida se corresponda con lo requerido por el solicitante.

23 – Autoriza los Pagos de Emergencia ocurridas en el mes.


55

05.06 – Aspectos Impositivos

• Impuesto a las Ventas

• Retenciones


56

05.07 – Aspectos Contables Por la compra de los bienes o recepción de servicios: D/H Cta. Nº Cta. Descripción

Observación

D Gastos / Insumo / Bs. Uso Por el monto de la factura H Cuentas a Pagar Por el pago de los pasivos originados por las compras de bienes o recepción de servicios: D/H Cta. Nº Cta. Descripción

Observación

D Cuentas a Pagar Por el monto del pago. H Banco


57

05.08 – Formularios y Listados

05.08.01 - Orden de Compra y/o Servicios (OC)

Cooperativa: “XYZ” Dirección: Teléfono/Fax: ORDEN DE COMPRA Y/O SERVICIOS Proveedor:____________________________________________R.T.N.: ____________________

Calle: __________________Nº _______Municipio:___________Departamento:______________

País: ____________A.P.: _____Tel.:____________Fax:____________ Contacto: _____________

Persona Solicitante: _______________________________ Localidad: ______________________

Teléfono:________________ Nº Fax ________________

Lugar y Fecha: _____________________________________

Ref.: Cotización Nº ________________Fecha máxima de entrega s/Cotización: ……/……/……. Sub-Total I.S.V. ….% TOTAL

Cantidad Descripción del Servicio / Artículo Importe

…………….……. Resp. de Servicios

…………….……. Gerente de Administración

…………….……. Gerente General

…………….……. Junta Directiva


58

COOPERATIVA “XYZ” ORDEN DE PAGO Nº _____________ Lugar y Fecha: ______________________________ Páguese con Cheque Nº ___________________/ Efectivo (*) a: (*) Tachar lo que no corresponda

Persona Natural/Jurídica Nombre Completo R.T.N./Identidad Nº Cuenta Nº Código Dirección Completa Municipio Departamento País Documentación que origina el pago: Tipo Número Recuperable Expdte. Si es Pago Parcial indicar: Observaciones (SI/NO) Nº Pago Nº Total Pagos Pactados Factura

Boleta de Honorarios

Recibo

Nota de Débito

Nota de Crédito

Comprobante Viáticos

Comprobante Pasajes

La suma de (indicar en números): L._____________________________________ (indicar en letras) _________________________________________________________________________________. Con cargo a:

En concepto de:

Autorizado por: Elaborado por: Firma y Sello Firma y Sello (Nombre y Apellido)

1

2

3

4

A B C D

E F H G

5

N M L K J I O

P Q

6

7

8

9 10


59

05.08.02 – Orden de Pago (OP) Primera Parte – Identificación del beneficiario y documentos que originan el pago

1. Orden de Pago Nº: Corresponde al número correlativo que se asigna a esa Orden de Pago, el cual se encuentra pre-impreso en el formulario.

2. Lugar y Fecha: Corresponde a la fecha y lugar en donde se concreta el pago.

3. Páguese con Cheque Nº / Efectivo: Se debe tachar lo que no corresponda,

completando –en caso de pago con cheque- el número de cheque que se entregará al beneficiario.

4. Persona Natural/Jurídica:

A. Nombre completo de la empresa o de la persona natural (en este caso se deben escribir primero los apellidos y posteriormente los nombres). En facturas que viene indicado “páguese a”, éste es el nombre que debe indicar la orden de pago.

B. Número de Registro Tributario Nacional (R.T.N.) o de Tarjeta de Identidad, según corresponda.

C. Número de Cuenta, tratándose de un Afiliado. D. Número de Código de Proveedor/Contratista, que la Cooperativa le haya

asignado en sus registros internos. E. Dirección completa de la persona natural o jurídica (domicilio legal o

comercial). F. Municipio al que pertenece la dirección domiciliaria indicada en e). G. Departamento al que pertenece la dirección domiciliaria indicada en e). H. País al que pertenece la dirección domiciliaria indicada en e).

5. Documentación que origina el pago:

I. Tipo: Corresponde a la naturaleza del documento que da origen al pago, en caso de que corresponda a un fondo a rendir, un anticipo o cualquier pago que no tenga un documento asociado, se indicará en forma breve en la fila que se encuentra en blanco.

J. Número: Corresponde al número del documento que se indicó en la columna anterior. Si se paga más de un documento, en el espacio del Número del Documento, se deben registrar el Nº de todos los documentos (facturas, notas de débito, etc.). En el caso de ser varios documentos de la misma naturaleza (por ejemplo cinco facturas), cuyos números no alcancen todos a ser identificados en esta celda, se debe completar la información de los documentos en un anexo a la orden de pago con las siguientes columnas: R.T.N. – Nombre de la Empresa/Contratista – Nº de Documento – Monto a pagar L.

K. Recuperable (SI/NO): Se indicará con “SI”, en caso de que el pago a efectuar sea posteriormente recuperable, y con “NO” cuando no lo sea.


60

L. Expdte. Nº: Se refiere al Número de Expediente de la compra o del servicio contratado, por el cual se ordena el pago

M. Si es Pago Parcial indicar:”Pago Número”: Corresponde cuando la orden de pago se refiere a una cuota del costo total de la compra o del servicio contratado. Se colocará el número de la cuota o pago por el cual se realizó la orden. Si no se trata de un pago parcial, se dejará en blanco.

N. Total Pagos Pactados: Tratándose de un pago parcial, se refiere al total de los pagos que se han pactado con el proveedor o contratista, independientemente de los pagos realizados, por lo cual será el mismo número hasta terminar con la última cuota, la cual coincidirá con dicho número. Si no se trata de un pago parcial, se dejará en blanco.

O. Observaciones: Se trata de un espacio para referenciar algún anexo a la orden de pago o para realizar una breve aclaración.

Segunda Parte – Detalle del pago e identificación de la Autorización y Elaboración de la Orden de Pago

6. La suma de (indicar en números)/(indicar en letras): Es la cantidad a pagar en la Orden de Pago escrita en números y luego debe aclararse en palabras.

7. Con cargo a: Corresponde completar con el nombre o código del Sector que originó

el pago, por cuanto es el que recibió el bien o servicio en cuestión.

8. En concepto de: Este campo se llena con un texto claro y descriptivo, para poder determinar a qué corresponde el pago. El texto debe señalar en forma precisa el objeto del pago. Ejemplos:

- Si se paga una boleta por manutención de pinturas de oficina, se debe señalar el servicio y no solo poner “gasto por manutención”, sino que se debe indicar: “gasto por manutención de pintura de Oficina XXX, de Agencia/Filial ZZ”

- Si se paga una factura por concepto de pasajes, debe señalar el nombre de la(s) personas que viajaron.

- Si se reembolsa un gasto, no sólo se debe colocar “reembolso de gasto”, sino que se debe señalar el servicio o producto comprado.

9. Autorizado por:

P. Firma y Sello: Corresponde a la primera firma (primer nivel de autorización), la cual será la única firma cuando la magnitud del importe a desembolsar no requiera otra adicional.

Q. Firma y Sello: Corresponde a la segunda firma (segundo o tercer nivel de autorización), que figurará sólo cuando la magnitud del importe a desembolsar así lo requiera.

10. Elaborado por (nombre y apellido): Se refiere a la identificación de la persona que

confeccionó la orden de pago.


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05.08.03 – Formulario Cuadro de Cotizaciones (CC) Cooperativa: “XYZ” Fecha

Sector/Oficina/Sucursal/Filial

Tipo de Bien/Servicio

Cantidad

Persona Autorizada Solicitante y Cargo Proyecto al que se asigna

Moneda de Evaluación

Descripción Alternativas A B C D E Nombre del Proveedor

Local=L Extranjero=E Precio Unitario (PU)

Valor Total (PU x Cantidad)

Descuentos Valor Total Deducidos los Descuentos

I.V.A.

Otros Impuestos

Total a Pagar Tiempo Máximo de Entrega del Bien/Servicio

Forma de Pago: Contado=C; A Plazo=P (indicar período); Otra Forma de Pago=O

Tiempo de Vigencia de la Cotización Tiempo de Garantía del Bien/Servicio

Marca del Bien Cotizado Disponibilidad de Repuestos (SI/NO)

Y Tiempo máximo de entrega Asistencia Técnica (SI/NO) Otros (Especifique) Notas: Anular los espacios en blanco. Todas las alternativas en una misma moneda Número de alternativas presentadas Elaborado por: Tipo de cambio utilizado en conversión de moneda (cuando corresponda)

(Fecha) ___/___/___ Fuente (tomado de): ______________________________

Firma y sello Prioridad del bien solicitado

Alta Media Baja


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05.08.04 – Contenido mínimo del pliego de Licitación Sección I. Instrucciones Generales a los Oferentes (IGO)

En esta Sección de las bases de licitación se proporciona la información que los Oferentes necesitan para preparar ofertas que respondan a lo solicitado, de acuerdo con los requisitos exigidos por la Cooperativa en conformidad con el reglamento correspondiente, tales como:

- Descripciones de los bienes o servicios - Cantidad de los bienes o servicios - Fuente de los recursos (en caso de que la Cooperativa haya recibido un

préstamo o crédito de algún Organismo, para sufragar parte del costo del proyecto).

- Oferentes elegibles (corresponde a los oferentes precalificados para los cuales está abierto el llamado, cuando se trate de licitación privada).

- Contenido y aclaración de los documentos de licitación - Documentos que componen la oferta - Lugar y fecha de presentación de ofertas - Lugar, fecha y hora de apertura de ofertas - Cualquier otro requisito que se considere de importancia.

Sección II – Instrucciones Especiales a los Oferentes (IEO) Esta Sección contiene las disposiciones que son propias de cada licitación y que complementan la información o los requisitos indicados en la Sección I, Instrucciones a los Oferentes. En caso de conflicto, las disposiciones aquí contenidas prevalecerán sobre las de las IGO. Sección III. Condiciones Generales del Contrato (CGC) Esta Sección contiene las cláusulas generales que deberán utilizarse en todos los contratos. Sección IV. Condiciones Especiales del Contrato (CEC) Esta Sección contiene las cláusulas que son propias de cada contrato y que modifican y/o complementan la Sección III, Condiciones Generales del Contrato. En caso de conflicto, las disposiciones aquí contenidas prevalecerán sobre las de las CGC.


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Sección V. Formularios del Contrato Esta Sección contiene el formulario de Convenio que, antes de firmarse, deberá incorporar todas las correcciones o modificaciones que se hubiesen hecho a la oferta seleccionada para adjudicación. Solo podrán incluirse correcciones o adenda que estén permitidas por las Instrucciones a los Oferentes, las Condiciones Generales del Contrato y las Condiciones Especiales del Contrato. Los formularios de Garantía de Ejecución y Garantía de Anticipo, cuando estas garantías sean requeridas, deberán ser completados únicamente por el Oferente adjudicatario y con posterioridad a la notificación de adjudicación del Contrato. Sección VI. Términos de Referencia En esta Sección se establecen las condiciones técnicas, legales y comerciales, como también los parámetros de referencia a los que deberán sujetarse los oferentes para la venta de bienes y servicios o ejecutar proyectos de inversión en la Cooperativa. Sección VII. Criterios de Evaluación y Calificación

Esta Sección contiene los criterios para determinar cuál es la oferta evaluada como la más baja, así como las calificaciones que debe tener el Oferente para ejecutar el Contrato. Sección VIII. Formularios de la Oferta Esta Sección contiene los formularios de Presentación de Oferta, Lista de Precios, y Garantía de Mantenimiento de Oferta, que deberán ser presentados con la oferta. El formulario de Autorización del Fabricante deberá ser completado por el fabricante, cuando sea requerido.


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05.08.05 – Presentación de Oferta

El Oferente deberá llenar el formulario de Presentación de Oferta según las instrucciones abajo indicadas. No se permitirán alteraciones ni se aceptarán sustituciones.

Formulario de Presentación de Oferta

Información a ser completada por el Oferente

Presentación de Oferta Fecha: [indicar fecha (día, mes y año) de la Presentación de Oferta] Llamado a Licitación No. 1 A: Cooperativa “XYZ” Licitación Privada/Pública/Nacional/Internacional, Nº: _______ Nosotros, los suscritos, declaramos que: (a) Hemos examinado y no tenemos reservas a los Documentos de Licitación, incluyendo los adenda Nro.: [indicar el número y fecha de emisión de cada adendum] ___________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________; (b) De conformidad con los Documentos de Licitación y según el plan de entrega especificado en el Programa de Suministros, nos comprometemos a suministrar los siguientes bienes y servicios conexos [indicar brevemente una descripción de los bienes y servicios conexos] _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ____________________________________________________________; (c) El precio total de nuestra oferta, excluyendo cualquier descuento ofrecido en el ítem (d) siguiente es: [indicar el precio total de la oferta en palabras y cifras, indicando los diversos montos y las respectivas monedas]_________________________________________________________________ (d) Los descuentos ofrecidos y la metodología para su aplicación son: Descuentos. Si nuestra oferta es aceptada, se aplicarán los siguientes descuentos [Especificar en detalle cada descuento ofrecido y el ítem específico del Programa de Suministro al cual se

aplica]_______________________________________________________________; Metodología de aplicación de los descuentos. Los descuentos se aplicarán utilizando el siguiente método: [especificar en detalle el método que se utilizará para aplicar los descuentos]_______________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (e) Nuestra oferta se mantendrá vigente por un período de 120 días, contado a partir de la

fecha límite fijada para la presentación de ofertas, de conformidad con los


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Documentos de Licitación y nos mantendrá obligados y podrá ser aceptada en cualquier momento hasta antes del término de dicho período;

(f) Si nuestra oferta es aceptada, nos comprometemos a obtener una garantía de cumplimiento del Contrato, de conformidad con los Documentos de Licitación, por la suma de [indicar el monto y moneda, en cifras y palabras de la garantía de cumplimiento]

_________________________________________________________________________ ___________________________________para asegurar el fiel cumplimiento del Contrato; (g) Nuestra firma, incluyendo cualquier subcontratista o proveedor de cualquier parte del Contrato, tienen nacionalidades de países elegibles [indique la nacionalidad de los Oferentes, y si el Oferente es una asociación en participación, consorcio o asociación, incluya la nacionalidad de todas las partes que integran al Oferente. También deberá incluir la nacionalidad de cada subcontratista y proveedor]________________________________________________________________ (h) No somos partícipes como Oferentes en más de una oferta en esta licitación, excepto en el caso de ofertas alternativas, de conformidad con los Documentos de Licitación; (i) Nuestra firma, sus afiliadas, subsidiarias, incluyendo cualquier subcontratista o

proveedor de cualquier parte del Contrato, no han sido declarados inelegibles por la Cooperativa para presentar ofertas;

(j) Las siguientes comisiones, gratificaciones u honorarios han sido pagados o serán pagados con respecto al proceso de licitación o ejecución del Contrato: [indicar el nombre completo de quien haya recibido o vaya a recibir dicho pago, dirección completa, razones por las cuales cada comisión o donación ha sido pagada o vaya a ser pagada, y el monto y moneda de las mismas]

Nombre del Beneficiario Dirección Razón Monto _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ (si no han sido pagadas o no serán pagadas, indicar “ninguna”.) (k) Entendemos que esta oferta, junto con su aceptación por escrito incluida en la

notificación de adjudicación, constituye una obligación contractual, hasta la preparación y ejecución del Contrato formal;

(l) Entendemos que el Comprador no está obligado a aceptar la oferta evaluada como la más baja ni cualquier otra de las ofertas que reciba.

Nombre ______________ [indicar nombre completo de la persona que firma la oferta] En calidad de _______________________ [indicar la calidad de la persona que firma] Firma _______ [firma de la persona cuyo nombre y calidad aparecen indicados arriba] Debidamente autorizado para firmar la oferta por y en nombre de [indicar nombre completo del Oferente]__________________________________________________ El día _____________ del mes de _______, de _______. [indicar fecha de la firma].


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05.08.06 – Lista de Precios de los Bienes y Servicios Conexos El Oferente deberá llenar el formulario de Lista de Precios de los Bienes y Servicios Conexos, según las instrucciones abajo indicadas. La lista de ítems en la columna 1 de la Lista de Precios de los Bienes y Servicios Conexos deberá coincidir con la lista de bienes y servicios conexos especificados por el Comprador en el Programa de Suministros. Fecha: _[indicar fecha (día, mes y año) de entrega de la Oferta] A Cooperativa : “XYZ” Licitación Privada/Pública/Nacional/Internacional Nº: _______ Llamado a Licitación No.: 1 Nombre del Oferente: [Indicar nombre completo del Oferente]

1 2 3 4 5 6 7 8 Ítem No. Bien o

Servicio Conexo

País de Origen

Porcentaje de origen nacional 1

Cantidad (Número

de Unidades)

Precio Unitario

Derechos de

aduana, impuestos

a las ventas y

otros impuestos

(por unidad)2

Precio Total

[Indicar número

del ítem]

[nombre de los bienes o

servicios conexos]

[indicar país de origen

del ítem]

[si se aplica un margen de preferencia indicar el porcentaje de contenido nacional o regional de origen del ítem, según corresponda]

[indicar el número de unidades del ítem a ser adquirido]

[indicar el precio unitario del ítem excluyendo todo impuesto de aduana, a las ventas y gravámenes pagado o pagaderos en el país del Comprador]

[indicar impuestos de aduana, impuestos pagados o pagaderos en el país del Comprador]

[indicar el precio total para este ítem, suma de las columnas 6 y 7, multiplica do por la columna 5]

Notas: 1. De conformidad con el margen de preferencia a que hace referencia la Cláusula XX de las IEO, si fuese aplicable. 2. De conformidad con las Cláusulas CC y NN de las IEO.


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Nombre ______________[indicar nombre completo de la persona que firma la oferta ] En calidad de __________ ______________[indicar la calidad de la persona que firma] Firma _______[firma de la persona cuyo nombre y calidad aparecen indicados arriba] Debidamente autorizado para firmar la oferta por y en nombre de [indicar nombre completo del Oferente]______________________________________________________ El día _______________ del mes de _______, de _______. [indicar fecha de la firma].


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05.08.07 – Garantía de Mantenimiento de Oferta. Concepto La garantía de mantenimiento de oferta (o garantía de seriedad) tiene por objeto asegurarle al Prestatario que el oferente seleccionado firmará el correspondiente contrato, esto es, que su oferta es seria y está dispuesto a mantenerla durante los plazos estipulados en los documentos de licitación. La garantía debe cubrir al Prestatario el costo de tener que volver a llamar a licitación en caso de que el oferente retire su oferta. Por otro lado, el monto no puede ser tan elevado que desaliente la competencia. En la práctica estas garantías varían entre el 1% del precio estimado de la obra para contratos muy grandes que sobrepasan el equivalente de US$ 100 millones y el 3% para contratos pequeños. La validez de la garantía debe exceder el período de validez de la oferta, por un plazo (de por lo menos 30 días) suficientemente amplio como para permitir que el Prestatario haga efectiva la garantía si el oferente retira su oferta injustificadamente. Las garantías correspondientes a las propuestas rechazadas deberán devolverse a la brevedad a los oferentes, una vez que se sepa que no han resultado adjudicatarios. El Oferente deberá llenar el formulario de Garantía de Mantenimiento de Oferta, según las instrucciones abajo indicadas.

Garantía de Mantenimiento de Oferta Fecha: [indicar fecha (día, mes y año) de la entrega de la oferta] Licitación Privada/Pública, Nacional/Internacional Nº: _______ Llamado a Licitación No.: 1 A: Cooperativa “XYZ” POR CUANTO __ [indicar nombre completo del Oferente] (en lo sucesivo denominado “el Oferente”) ha presentado su oferta de fecha [indicar fecha (día, mes y año) de la entrega de la oferta]_____ para la Licitación Privada/Pública, Nacional/Internacional Nº:[indicar número] ____para el suministro de [describir brevemente los bienes y servicios conexos a ser suministrados]_____, (en lo sucesivo denominada “la Oferta”). POR LA PRESENTE dejamos constancia de que __ [indicar nombre completo de la institución emisora de la Garantía de Mantenimiento de Oferta] __, de _ [indicar ciudad de domicilio y país de nacionalidad]___ con domicilio legal en __ [indicar dirección completa de la entidad emisora]__ (en lo sucesivo denominado “el Garante”), hemos contraído una obligación con _[indicar nombre del Comprador] __ (en lo sucesivo denominado “el Comprador”) por la suma de__ [especificar en palabras el monto y la moneda de la Garantía de Mantenimiento de Oferta]___(especificar el monto y moneda en cifras), que el Garante, sus sucesores o cesionarios pagarán al Comprador. Otorgada y firmada por el Garante el día__[indicar día en números] ___de__[indicar mes]__, __[indicar año].


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LAS CONDICIONES de esta Garantía son las siguientes: 1. Si el Oferente retirase su oferta durante el período de validez indicado en la Hoja de Presentación de la Oferta; o 2. Si el Oferente, habiendo sido notificado de la aceptación de su oferta por el Comprador y durante el período de validez de la oferta, faltase o rehusase a: (a) firmar el Contrato; o (b) presentar la Garantía de Cumplimiento, de conformidad con la Cláusula ZZ de las IEO; o (c) aceptar la corrección de su oferta efectuada por el Comprador, de conformidad con la Cláusula LL de las IEO, el Garante se obliga a pagar al Comprador, hasta el monto arriba indicado, contra recibo de la primera solicitud por escrito por parte del Comprador, sin que éste tenga que justificar su demanda. El pago se condiciona a que el Comprador haga constar en su solicitud la suma adeudada en razón de que han ocurrido por lo menos una o más de las condiciones antes señaladas, y de que indique expresamente las condiciones que se hubiesen dado. Esta garantía permanecerá en vigor durante los veintiocho (28) días posteriores al vencimiento del plazo de validez de la oferta, y toda reclamación pertinente deberá ser recibida por el Garante a más tardar en la fecha indicada. Nombre ____________[indicar nombre completo de la persona que firma la garantía ] En calidad de ________________________[indicar la calidad de la persona que firma] Firma _______[firma de la persona cuyo nombre y calidad aparecen indicados arriba] Debidamente autorizado para firmar la garantía por y en nombre de [indicar nombre completo del Garante]______________________________________________________ El día ___ __________ del mes de _______, de _______. [indicar fecha de la firma].


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05.08.08 – Formulario de Convenio El formulario de Convenio deberá ser llenado por el Comprador y luego enviado al adjudicatario para su firma. Convenio CONVENIO Nº ______celebrado el día ________del mes ___________del año ________, entre ________________________________________________________con domicilio legal en _______________________________(en lo sucesivo denominado “el Comprador”), por una parte, y_________________________________con domicilio legal en _______________________en lo sucesivo denominado “el Proveedor”), por la otra. POR CUANTO el Comprador ha llamado a licitación para la adquisición de ciertos bienes y servicios conexos__________________________________________________________ y ha aceptado una oferta del Proveedor para el suministro de dichos bienes y servicios conexos por la suma de ______________________________________________________ (en lo sucesivo denominado "el Precio del Contrato"). LAS PARTES ACUERDAN LO SIGUIENTE: 1. Las palabras y expresiones utilizadas en este Convenio, tendrán el mismo significado que en el Contrato. 2. Los siguientes documentos, incluyendo este Convenio, formarán parte del Contrato y serán leídos e interpretados en forma conjunta con dicho Contrato: a) Condiciones Generales del Contrato; b) Condiciones Especiales del Contrato; c) Programa de Suministros; d) Presentación de Oferta y Listas de Precios suministrados por el Proveedor; e) Notificación del Comprador al Proveedor sobre la adjudicación del Contrato; y f) ________________________________________________. 3. El Proveedor se obliga a suministrar al Comprador los bienes y servicios conexos y a subsanar cualquier defecto de éstos de conformidad con los términos del Contrato y como contraprestación de los pagos que ha de recibir del Comprador. 4. El Comprador se obliga a pagarle al Proveedor, como contraprestación por el suministro de los bienes y servicios conexos y por la reparación de cualquier defecto, el Precio del Contrato o las sumas que resulten pagaderas de conformidad con el Contrato, dentro del plazo y en la forma prescrita en dicho Contrato. EN FE de lo cual, las partes firman el presente Convenio de conformidad con las leyes de ________________________________ en el día, mes y año antes indicados. Firmado por ________________________________________ (en nombre del Comprador) Firmado por _________________________________________ (en nombre del Proveedor)


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05.08.09 – Garantía de Cumplimiento. Concepto. También llamada de ejecución o fiel cumplimiento, es la garantía que presenta el adjudicatario de una obra al prestatario y que tiene por objeto proteger a éste de posibles pérdidas resultantes de la no ejecución por parte del contratista de las obras objeto de la licitación, de conformidad con los términos y condiciones del respectivo contrato de obra (ver garantía de mantenimiento de oferta).


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Formulario de Garantía de Cumplimiento El adjudicatario deberá llenar el formulario de Garantía de Cumplimiento según las instrucciones abajo indicadas. Los oferentes no deberán presentar este formulario con sus ofertas.

Garantía de Cumplimiento Fecha: [indicar fecha (día, mes y año) de la Presentación de la Oferta] Licitación Privada/Pública, Nacional/Internacional Nº: _______ Llamado a Licitación. No.: A: Cooperativa “XYZ” POR CUANTO [indicar el nombre completo del Proveedor]__ (en lo sucesivo denominado “el Proveedor”) se ha obligado, en virtud del Contrato Nº _[indicar el número de referencia del Contrato]__ de fecha _[indicar día y mes]__ de, __[indicar año]_ a suministrar ___[breve descripción de los bienes y servicios conexos]__ (en lo sucesivo denominado “el Contrato”). Y POR CUANTO se ha convenido en dicho Contrato que el Proveedor le suministrará una garantía_[indicar el tipo de garantía]__emitida a su favor por un garante de prestigio, por la suma ahí establecida, con el objeto de garantizar el fiel cumplimiento por parte del Proveedor de todas las obligaciones que le competen en virtud del Contrato. Y POR CUANTO los suscritos __[indicar el nombre completo del Garante]__, de [indicar ciudad y país ] con domicilio legal en _[indicar dirección completa del Garante]___, (en lo sucesivo denominados “el Garante”), hemos convenido en proporcionar al Proveedor una garantía en beneficio del Comprador: DECLARAMOS mediante la presente nuestra calidad de Garantes a nombre del Proveedor y a favor del Comprador, por un monto máximo de __[indicar el monto y la moneda de la garantía en cifras y palabras]__ y nos obligamos a pagar al Comprador contra su primera solicitud escrita, en que se afirme que el Proveedor no ha cumplido con alguna obligación establecida en el Contrato, sin argumentaciones ni objeciones, cualquier suma o sumas dentro de los límites de _[indicar moneda y monto de la garantía en cifras y palabras]__, sin necesidad de que el Comprador pruebe o acredite la causa o razones que sustentan la reclamación de la suma o sumas indicadas. Esta garantía será válida hasta el día __[indicar día]__ de _[indicar mes]__, de [indicar año]_. Nombre ____________ [indicar nombre completo de la persona que firma la garantía] En calidad de _____________________ [indicar la calidad de la persona que firma] Firma _______ [firma de la persona cuyo nombre y calidad aparecen indicados arriba] Debidamente autorizado para firmar la garantía por y en nombre de [indicar nombre completo del Garante] ____________________________________________ El día ______________ del mes de _______, de _______. [indicar fecha de la firma].


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05.08.10 – Garantía de Anticipo. Concepto. Cuando el contratante provee un anticipo sobre el precio del contrato, de acuerdo a lo estipulado en las condiciones del mismo y con sujeción al monto máximo especificado en los datos de la licitación, el adjudicatario deberá llenar el formulario de Garantía de Anticipo según las instrucciones abajo indicadas. Los oferentes no deberán presentar este formulario con sus ofertas.

Formulario de Garantía de Anticipo Información a ser completada por el Oferente adjudicatario del Contrato, si fuese procedente.

Garantía de Anticipo

Fecha: ______________[indicar fecha (día, mes y año) de la Presentación de Oferta] Licitación Privada/Pública, Nacional/Internacional Nº: _______ Llamado a Licitación No. :[____________indicar número del llamado a licitación] A: [indicar el nombre completo del Comprador ]

___________________________________ De acuerdo con lo establecido en el Contrato, en relación con pagos por anticipos,

__[indicar el nombre completo del Proveedor]__ (en lo sucesivo denominado "el Proveedor")

suministrará al Comprador una garantía _____________[indicar el tipo de garantía]_, para asegurar el fiel cumplimiento de las obligaciones del Contrato, por la suma de _________________________[indicar moneda y monto de la garantía en cifras y palabras]. Nosotros, los suscritos __________________________[indicar nombre completo del Garante], de_______________[ indicar ciudad y país ], con domicilio legal en ________________________________________________[indicar dirección completa del Garante] (en lo sucesivo denominado “el Garante”), en cumplimiento de instrucciones recibidas del Proveedor, nos obligamos incondicional e irrevocablemente a garantizar, en calidad de obligados principales y no como simple fiadores, a pagar al Comprador, contra su primera solicitud y sin derecho a objeción alguna de nuestras partes y sin que el Comprador tenga que presentar primero una reclamación ante el Proveedor, una suma que no excederá de ___[indicar el monto y la moneda de la garantía en cifras y palabras]____________________________________________________ Esta garantía permanecerá válida y en pleno vigor desde la fecha en que el Proveedor reciba el anticipo en virtud del Contrato hasta el día __[indicar día y mes]___, _[indicar año]______. Nombre ____________[indicar nombre completo de la persona que firma la garantía]


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En calidad de _________________ [indicar la calidad de la persona que firma] Firma ______________[firma de la persona cuyo nombre y calidad aparecen indicados arriba] Debidamente autorizado para firmar la garantía por y en nombre de [indicar nombre completo del Garante] _______________________________________________ El día _________ del mes de _______, de _______. [indicar fecha de la firma].


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05.09 – Niveles de Autorización Deberá gestionarse la firma de la instancia competente, de acuerdo a los niveles de autorización establecidos en el Reglamento de Compras, Contrataciones y Pagos.


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05.10 - Glosario A los efectos de interpretar el presenta manual, se entenderá por: Solicitante: a la persona o área de la Cooperativa que, dada una necesidad, efectúe un requerimiento de compras a área de Compras. Para ciertas operaciones, es posible que Área de Compras sea el área solicitante, en estos casos, algunos de los controles descriptos pueden no ser necesarios. Orden de Compra: al documento, elaborado por la Cooperativa, mediante el cual se solicita formalmente a un proveedor, un determinado bien o servicio. Términos de Referencia: al documento, elaborado por la Cooperativa en ocasión de una licitación, en el cual se detallan los bienes y/o servicios a adquirir y las condiciones de adquisición y las condiciones que las personas, naturales o jurídicas, deben cumplir a fin de estar habilitados para presentar sus ofertas. Adjudicación: en ocasión de una licitación, a la selección de uno de los oferentes. Orden de Pago: al documento interno, elaborado por el Área de Pagos, en el cual se instruye, a otro área o persona, la liberación de un pago de acuerdo al detalle expresado en el mismo.


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05.11 - Modificaciones Fecha de Vigencia

Acta de Junta Directiva Fecha Aprobación de Junta Directiva

Creación/ Modificación / Reemplazo

Creación

Manual de Procedimientos Operativos Compras Contrataciones y Pagos

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