MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FACTURACIÓN

hora

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FACTURACIÓN

Estrella C. Murguía Casillas

Nombre del asesor:

Gerardo Ventura Rivera

Nombre de la carrera:

Ingeniería Industrial

INFORME TÉCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PRESENTA:

Villa de Álvarez, Col., a Enero de 2018

Instituto Tecnológico de Colima

Manual de procedimientos para facturación 2

ÍNDICE

Glosario .................................................................................................................. 4

Introducción ........................................................................................................... 5

Justificación .......................................................................................................... 6

Objetivos ................................................................................................................ 7 Objetivo general ........................................................................................................... 7 Objetivos específicos .................................................................................................. 7

Problemas a resolver ............................................................................................ 8 Alcances ....................................................................................................................... 8 Limitaciones ................................................................................................................. 8

Procedimiento y descripción de las actividades realizadas.............................. 9 Historia .......................................................................................................................... 9 Visión .......................................................................................................................... 13 Misión .......................................................................................................................... 13 Valores ........................................................................................................................ 13 Código de ética .......................................................................................................... 13 Política anticorrupción............................................................................................... 15 Organigrama ............................................................................................................... 16 1. Definición ................................................................................................................ 16 2. Objetivo ................................................................................................................... 17 3. Ventajas .................................................................................................................. 17 4. Procedimiento de facturación ............................................................................... 17 4.1 Los programas ..................................................................................................... 17

4.1.1 Primer paso ..................................................................................................... 18 4.1.2 Segundo paso .................................................................................................. 18 4.1.3 Tercer paso ...................................................................................................... 19 4.1.4 Cuarto paso ..................................................................................................... 19 4.1.5 Quinto paso ..................................................................................................... 20 4.1.6 Sexto paso ....................................................................................................... 20 4.1.7 Séptimo paso ................................................................................................... 20 4.1.8 Octavo paso ..................................................................................................... 21 4.1.9 Noveno paso ................................................................................................... 21 4.1.10 Décimo paso .................................................................................................. 22

4.2 Facturación para tiendas de autoservicio. ......................................................... 23 4.2.1 Primer paso ..................................................................................................... 23 4.2.2 Segundo paso .................................................................................................. 23 4.2.3 Tercer paso ...................................................................................................... 24 4.2.4 Cuarto paso ..................................................................................................... 25 4.2.5 Quinto paso ..................................................................................................... 25 4.2.6 Sexto paso ....................................................................................................... 25 4.2.7 Séptimo paso ................................................................................................... 26

4.3 Facturación para tiendas de autoservicio. ......................................................... 27 4.3.1 Primer paso ..................................................................................................... 27



4.3.2 Segundo paso .................................................................................................. 27 4.3.3 Tercer paso ...................................................................................................... 28

4.4 Facturación para tiendas departamentales ........................................................ 29 4.4.1 Primer paso ..................................................................................................... 29 4.4.2 Segundo paso .................................................................................................. 30 4.4.3 Tercer paso ...................................................................................................... 30 4.4.4 Cuarto paso ..................................................................................................... 31

4.5 Facturación para establecimientos de comida rápida. ...................................... 32 4.5.1 Primer paso ..................................................................................................... 32 4.5.2 Segundo paso .................................................................................................. 32 4.5.3 Tercer paso ...................................................................................................... 33 4.5.4 Cuarto paso ..................................................................................................... 33 4.5.5 Quinto paso ..................................................................................................... 34

4.6 Validación de las facturas.................................................................................... 35 4.6.1 Primer paso ..................................................................................................... 35 4.6.2 Segundo paso .................................................................................................. 35 4.6.3 Tercer paso ...................................................................................................... 36 4.6.4 Cuarto paso .................................................................................................... 36

Conclusiones y recomendaciones .................................................................... 37

Competencias desarrolladas y aplicadas ......................................................... 38

Referencias .......................................................................................................... 39



Glosario

Orden de trabajo: es la fuente de datos relativos a las actividades desarrolladas

por el personal de ejecución de mantenimiento, debe incluir el tipo de actividad, su

prioridad, falla o el defecto encontrado y cómo fue reparado, duración, los recursos

humanos y materiales utilizados, y otros datos que permitan evaluar la eficiencia

de la actuación del mantenimiento y sus implicaciones con costos y programación.

Manual de procedimientos: es un instrumento administrativo que apoya el

quehacer cotidiano de las diferentes áreas (González., 2015) las de una empresa.

Documento XML: documento que por sus siglas o abreviatura es Xtensible

Markup Language (Lenguaje de Marcas Extensible). Su característica principal es

que es un lenguaje que se utiliza para decir algo acerca de otro, es un documento

utilizado para validar gastos.

DBS: programa que la empresa utiliza para el control de gastos dentro de ella.

Libreta: documento utilizado para el desarrollo explícito de las actividades que

desarrollan los técnicos de mantenimiento dentro del área de servicio en la

empresa, en los cuales reflejan los gastos realizados.

Página web: una página Web es la unidad básica del World Wide Web, o

simplemente Web, como se le llama comúnmente. La Web está integrada por

sitios webs y estos a su vez por páginas webs.

Charge code: código distintivo de los diferentes gastos que se realizan por la

empresa, dependiendo el gasto que se realizó es el código que este recibe

(compras=COM, desayuno=VID, comida=VIC, cena=VIN más de una comida=

VIG, pasajes de cualquier topo= PEA, etc.).

Qty: es el abreviado de quantity que significa cantidad.

Factura: es un documento de tipo mercantil que sirve para recopilar toda la

información relacionada con la compra y la venta de un producto o servicio.



Introducción

La residencia profesional enfocada en la creación de manuales tiene un enfoque

muy específico, la simplificación de la capacitación para el desarrollo de diversas

actividades correspondientes a un área, tiene un impacto a nivel empresarial,

debido a que el ahorro en tiempo y dinero por parte de capacitaciones es una

ventaja a nivel organizacional. La creación de manuales es una amplia posibilidad

de mejora dentro de las empresas debido a que la necesidad de enseñanza de

nuevas actividades a empleados muchas veces por nuevas contrataciones o

asensos es indispensable, y un manual permite el pronto entendimiento de las

actividades que se deben de desarrollar dentro de la organización, además que

permite tener plasmado de forma documental los pasos para desarrollar las

actividades, y así obtener una mejora continua.

El presente proyecto busca la creación de un manual que permita su

entendimiento con mucha facilidad de la empresa TRACSA en la sucursal Colima,

la cual se encarga de la venta, renta y mantenimiento de maquinaria pesada,

principalmente la marca Caterpillar; sin embargo, cuenta con una variedad de

productos y diversas marcas que maneja tanto para minería como para

agricultura. El proyecto tiene como finalidad facilitar a los trabajadores de todas las

áreas de la organización a realizar la facturación y validación de diversos gastos

que se llevan a cabo en ella, para ahorrar tiempo en su realización mediante el

conocimiento de los pasos a seguir y así, poder realizarlos de la mejor manera.



Justificación

El presente proyecto busca facilitar los procedimientos que deben ser realizados

para la validación correcta de facturas, debido a que la empresa cuenta con

problemas en las fechas y forma en las que se deben de capturar en el sistema

que la empresa maneja, al igual que la validación de las órdenes de trabajo que

contengan pagos con facturas las cuales se realizan a lo largo de las jornadas

laborales de cada uno de los trabajadores. El problema de facturación también

surge por algunas facturas que se llegan a perder y por lo tanto, no pueden pasar

por el proceso al que deben de ser sometidos los cuales pierden validez después

de tiempo.



Objetivos

Objetivo general

Ayudar a que la empresa sea mejor evaluada por la sucursal matriz en

Guadalajara, por medio del análisis adecuado y seguimiento de la forma correcta

en la que las facturas son realizadas, dependiendo de cada tipo de factura.

Objetivos específicos

Una mejor comprensión de los pasos que deben realizar para la validación

adecuada de facturas.

Orden en la realización de validar las órdenes de trabajo.

Proporcionar una mayor facilidad para el manejo de los programas

utilizados para la realización de validación tanto de las órdenes de trabajo

como las facturas.



Problemas a resolver

Las validaciones de facturas no son realizadas en tiempo y forma.

Alcances

Se pretenden tomar en cuenta facturas de establecimientos de alimentos, órdenes

de trabajo que contengan viáticos realizados por los empleados en los lugares

donde realicen servicio, facturas de tiendas de autoservicio, órdenes de trabajo

que contengan facturas de gasolina avaladas por la empresa.

Limitaciones

Debido a que la información que se maneja es confidencial, los usuarios y

contraseñas no pueden ser mencionados dentro de la realización del proyecto, al

igual que los nombres de los empleados ni sus números de trabajadores

proporcionada por la empresa.



Procedimiento y descripción de las actividades realizadas

Historia

TRACSA es fundada en agosto de 1974 mediante la adquisición de los activos del

distribuidor anterior, Agromecánica, S.A. Con sucursales en Guadalajara, Celaya,

Colima y Lázaro Cárdenas se atendían los segmentos de construcción, agrícola y

minero, ofreciendo soluciones de venta, renta de maquinaria nueva y seminueva,

así como soporte en refacciones y servicio, de la marca Caterpillar principalmente.

En el año 1978 TRACSA inaugura la sucursal San Luis Potosí tomando en cuenta

el potencial de crecimiento de la ciudad, así como su infraestructura.

Su expansión comenzó en 1980 cuando se iniciaron operaciones en Tepic,

Nayarit.

Para 1981 en la ciudad de Guadalajara, TRACSA cambia su matriz de González

Gallo a Periférico Sur debido a su crecimiento, ofreciendo así un mejor servicio. En

el mismo año se abren las puertas de la sucursal Morelia incrementando la

cobertura en todo el estado de Michoacán.

En 1984 la sucursal de Celaya se mueve estratégicamente a la ciudad de

Querétaro ofreciendo venta de maquinaria, refacciones y servicio.

TRACSA incrementa su cobertura a través de la sucursal Aguascalientes

brindando soluciones con toda su gama de productos, servicios y marcas en 1985.

Para 1988 se consolidó en la región centro norte del país; TRACSA arranca

operaciones en el estado de Guanajuato instalando una sucursal en León.

En el año 1989 TRACSA lanza la división industrial ofreciendo soluciones de

movilidad y manejo de materiales a través de grúas, montacargas, generadores de

energía y plataformas, ofreciendo estos productos en todas sus sucursales.

Pero no fue hasta 1993 cuando comenzó su consolidación como empresa ya que

la sucursal de Querétaro se vuelve insuficiente generando así un cambio de

ubicación a la salida libre a Celaya. Incrementando y mejorando su infraestructura



tanto en oficinas como taller de servicio TRACSA reafirma su compromiso de dar

un mejor servicio.

Para 1997 se inician actividades la división "The Rental Store" inicialmente

llamada T-Renta ofreciendo soluciones de renta y venta de equipo ligero como:

apisonadores, rompedores, revolvedores, flechas de señalización, plataformas,

montacargas, mini cargadores, y todo lo que el constructor necesita, con la

facilidad de usar estos productos sin descapitalizarse. En el mismo año la sucursal

San Luis Potosí se establece en una nueva ubicación para continuar sus

operaciones en la carretera 57, mejorando así su servicio.

La empresa decidió comenzar con una visión a gran escala, por lo que en el 2000

TRACSA adquirió la distribución de la marca Metso Minerals, líder en el segmento

de trituración y cribado robusteciendo así, las soluciones integrales en la cadena

productiva de construcción. Se fortalece también la cobertura en el bajío a través

de la sucursal "The Rental Store" en Puerto Vallarta. TRACSA arranca

operaciones con los talleres de mangueras y conexiones hidráulicas. Se

incursiona en el mercado de camiones y tractocamiones a través de la venta de

motores vehiculares incluyendo soporte en repuestos y servicio. Y finalmente, en

el mismo año, TRACSA lanza la división "Energía" ofreciendo una solución integral

con proyectos autofinanciables para la generación de energía en horario punta, así

como de respaldo, teniendo el cliente un soporte automático para cualquier

emergencia bajando sus costos.

TRACSA decide ampliar sus servicios de taller en el 2003 con los camiones

orquesta que permiten hacer mantenimientos preventivos en sitio, dando al cliente

la posibilidad de no tener que desplazar su máquina a talleres, reduciendo costos

y tiempos.

En el 2004 nace la división "Agrícola" con la distribución de la marca AGCO

ofreciendo tractores Challenger, Valtra y Massey Fergusson, además de los

implementos necesarios para el campo dando soluciones específicas a este

segmento en Guadalajara, Autlán y Uruapan. TRACSA extiende su cobertura en la

región centro norte con la sucursal Zacatecas y lanza "Part Store", un portal en



internet para comprar refacciones, consultar disponibilidad, manuales de su

maquinaria y un sin fin de servicios en línea. Debido al crecimiento y desarrollo de

la ciudad, la sucursal León cambia de domicilio ofreciendo un mejor servicio a

través de sus nuevas y mejoradas instalaciones y talleres de servicio.

La sucursal Morelia cambia su ubicación incrementando su infraestructura en

oficinas, almacén y talleres de servicio con instalaciones vanguardistas y de primer

nivel, esto en el 2005 al igual que se inauguran las sucursales La Barca e

Irapuato, incrementando así la cobertura en el segmento agrícola.

En el 2006 TRACSA incursiona en el mercado de llantas para maquinaria mueve

tierra, industrial, agrícola y transporte vehicular con la distribución de Michelin y

Triangle entre otras. Con el objetivo de ofrecer un servicio en el momento

TRACSA lanza el "Hidromóvil", un taller de mangueras y conexiones hidráulicas

sobre ruedas. Asimismo, el almacén de refacciones en matriz se reestructura para

dar un mejor servicio a los clientes albergando más de 65,000 números de partes,

entregando el 90% de las refacciones de primera mano.

En el 2007 Inicia el proyecto "Think Big" en conjunto con la Universidad

Tecnológica de Jalisco que permite la integración de teoría y práctica de la carrera

"Mantenimiento a Maquinaria Pesada" en los talleres de TRACSA. Se inaugura

también el taller de servicio especializado en camiones y tractocamiones con el

que se da un soporte integral a este tipo de vehículos. Debido al crecimiento

turístico e inmobiliario, TRACSA decide incrementar su capacidad en la sucursal

Puerto Vallarta a finales de año a través de la apertura de instalaciones más

amplias y modernas. A finales de este año se publica en internet el "Tracsa Blog",

un espacio donde los clientes pueden consultar información relevante de los

segmentos que la compañía atiende como noticias, licitaciones, promociones, etc.

Manteniendo su compromiso de alto rendimiento y mejora continua, TRACSA

obtiene el certificado ISO 9001-2000 para sus talleres de servicio. Del mismo

modo, se abre la fábrica de mallas para los equipos de cribado brindando mejor

disponibilidad y reduciendo el costo en este tipo de repuestos. Con una exitosa

trayectoria de 10 años con la marca GROVE en grúas, TRACSA se convierte en



uno de los dos distribuidores exclusivos del grupo Manitowoc, fortaleciendo así, su

división "Industrial" con el fin de ofrecer soluciones integrales en este ramo para el

año 2008.

A partir de 2009 TRACSA se integra a la red de distribuidores New Holland

Agriculture. TRACSA extiende su cobertura en el segmento agrícola iniciando

operaciones en la sucursal Zacatecas. Del mismo modo, se establece una nueva

sucursal "The Rental Store" en la ciudad de Manzanillo para dar atención a uno de

los puestos más importantes del país. Comprometidos con sus clientes, TRACSA

concreta una alianza estratégica con De Lage Landen para dar soporte financiero

en marcas como Metso, Manitowoc, Grove, Potain, Ingersoll Rand, MCF

Mitsubishi, Genie y JLG. Sumándose al soporte financiero que ya se contaba con

CATERPILLAR para la marca CAT.

TRACSA decide enfrentarse a nuevos retos por lo que dentro de las diferentes

soluciones que se ofrecen en el sector agrícola, TRACSA da inicio a la distribución

de la marca CASE IH Agrícola en las nuevas sucursales de Zamora y Apatzingán.

En octubre de este año se inicia como distribuidor autorizado de ZEOLITAS para

satisfacer exitosamente las necesidades de tratamiento de aguas negras y

residuales del país.

Ampliando las soluciones que se ofrecen a los clientes, inician con la distribución

de Schwing Stteter, líder fabricante a nivel mundial en productos para concreto.

Buscando siempre ofrecer productos y servicios de vanguardia tecnológica inicia

alianzas con Sitech de Occidente, primer distribuidor de Trimble (sistemas de

nivelación de pendientes) en México para la industria de la construcción y minería

en el 2011.

Se formaliza una alianza con la marca Speco, empresa líder en Asia, para la

comercialización y soporte de plantas de asfalto a nivel nacional.

Al cabo de 7 años de presencia en el estado de Zacatecas, la sucursal, a partir del

10 de junio de este año, se traslada a sus nuevas instalaciones ubicadas en el

kilómetro 9 + 28 de la carretera 54, en la Pimienta, Zacatecas.



Se inicia la distribución de Rockmore Internacional, para soluciones en acero de

barrenación.

Visión

GRUPO TRACSA es reconocido por el desempeño de clase mundial en sus

operaciones con clientes y proveedores.

GRUPO TRACSA es el mejor lugar para trabajar: atrae, conserva y desarrolla

al mejor talento.

GRUPO TRACSA es líder indiscutible en cada uno de los mercados en los que

participa.

GRUPO TRACSA innova y crece de manera eficiente y rentable.

GRUPO TRACSA es reconocido por su firme compromiso con el Medio

Ambiente y la Sociedad.

Misión

Generar soluciones integrales efectivas para que nuestros clientes, en cada uno

de los mercados que atendemos, hagan su negocio más rentable.

Valores

Satisfacción al cliente

Trabajo en equipo

Solidez financiera

Mejora continua

Honestidad

Compromiso

Código de ética

Desde el nacimiento de TRACSA, se ha buscado asegurar que todos aquellos que

pertenecen a la empresa actúen de manera íntegra y honesta, construyendo

relaciones comerciales justas y en pleno cumplimiento tanto de las políticas de las

marcas que distribuimos como de las leyes aplicables.

Esta cultura organizacional ha sido el referente y rector del actuar de los

colaboradores en sus responsabilidades diarias, con lo cual han logrado



el compromiso y lealtad hacia sus clientes y proveedores, y así han mantenido el

prestigio de la marca que representamos y la calidad en el servicio que brindan.

Este código de conducta hace referencia a los principios corporativos de TRACSA.

Con él, se busca el continuo fortalecimiento de los valores y principios que, como

organización los rigen, mediante el establecimiento de ciertas normas de

comportamiento aplicables a todo el personal.

El código de conducta no pretende abarcar todas las posibles situaciones que

puedan llegar a presentarse, sino que su objetivo es fungir como marco de

referencia para el actuar de todos aquellos que pertenecemos a la organización y

asegurar que ese actuar esté alineado con la cultura y los valores de la empresa.

Es responsabilidad de todos hacer cumplir el código. Para lograrlo, deben guiarse

por los siguientes lineamientos:

Los empleados deben siempre actuar de manera íntegra dentro del marco legal

correspondiente.

Los empleados deben actuar de manera legal y honesta en todas aquellas

situaciones que involucren a la organización.

Los empleados deben buscar siempre y prioritariamente el bien y los intereses de

la organización sobre los intereses propios o de otra índole.

Los empleados deben evitar cualquier situación o acción que pueda repercutir

en daño o riesgo físico y material a TRACSA.

Los empleados deben evitar cualquier situación o acción que pueda repercutir en

un riesgo o daño a la imagen corporativa y a la reputación de TRACSA.

TRACSA busca:

La satisfacción del cliente generando soluciones integrales.

Trabajo en equipo nos ayudamos unos a otros para alcanzar el éxito.

Mejora continua, establecemos y logramos metas ambiciosas.

Honestidad, la honestidad es el fundamento de todo lo que hacemos.



Solidez financiera haciendo transacciones rentables generamos un

rendimiento adecuado.

Compromiso aceptamos nuestras responsabilidades.

Innovación, empujando nuestros límites.

Selección de talento.

Política anticorrupción

El código establece que:

Los colaboradores nunca deberán estar envueltos en fraudes u otra conducta

deshonesta que involucre los bienes, activos, registros financieros y la contabilidad

de la empresa o de un tercero.

El ofrecimiento o la entrega de beneficios impropios a fin de influir en la decisión

del receptor no solo pueden dar lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias

sino también resultar en responsabilidades penales. Los beneficios impropios

pueden incluir cualquier cosa de valor para el receptor, incluidos contratos de

trabajo o consultoría para partes relacionadas muy cercanas.

Los colaboradores, en forma directa o a través de intermediarios, nunca deben

ofrecer ni prometer un favor personal o financiero impropio o de cualquier otra

índole a fin de obtener o conseguir un negocio o ventaja de parte de un tercero, ya

sea público o privado. Los colaboradores tampoco deben aceptar dicha ventaja a

cambio de un trato preferencial de ellos hacia un tercero.

De acuerdo con lo mencionado anteriormente, los colaboradores expuestos a

alguna situación que haga referencia a una mala práctica están obligados a

consultar la política aplicable o correspondiente a su área. En caso de duda o de

que dicha política no esté documentada, los colaboradores deberán apegarse a la

práctica más restrictiva a fin de evitar situaciones comprometedoras e

inadecuadas, o acudir a su superior inmediato o al Área de Legal para

asesoramiento.



Organigrama

Figura 1. Organigrama.

1. Definición

El manual será un documento el cual se registra la forma ordenada en la que la

información referente a la estructura en la que se deben de realizar los pasos para

la correcta facturación de la empresa dados los diferentes elementos que puedan

formar parte de ello.



2. Objetivo

El manual se elaborará para proporcionar en la forma más sencilla y ordenada la

información básica de la utilización de los diversos programas que permiten la

facturación realizadas por los empleados de la empresa.

3. Ventajas

El manual permitirá el entendimiento de los pasos que se deben seguir para

la correcta facturación en los diferentes programas que se manejan en la

organización.

Permitirá el ahorrar en tiempo para la ejecución de la actividad de

facturación.

Ayuda en la forma administrativa para la compresión de las diferentes

funcionas que se deben de realizar.

Es un instrumento que permitirá que la capacitación del personal para la

realización de facturación sea en menor tiempo con mayor compresión.

4. Procedimiento de facturación

En las siguientes páginas se mencionan los pasos que integran el manual para la

correcta facturación.

4.1 Los programas

El programa que se maneja para la subir todo tipo de facturas relacionados con los

trabajadores de la empresa es llamado “DBS” el cual es un programa especial

para la empresa.

Figura 2. Ícono del programa DBS



4.1.1 Primer paso

Una vez abierto el programa se ingresa el usuario y contraseña los cuales se les

asignan a los trabajadores, después de ingresar el correspondiente usuario y

contraseña y se presiona la tecla enter.

Figura 3. Recuadro de ingreso.

4.1.2 Segundo paso

Después se vuelve a ingresar el usuario y contraseña para validar que son los

correctos y se presiona la tecla enter.

Figura 4. Recuadro para validar usuario y contraseña.



4.1.3 Tercer paso

Para indicar que la sucursal de la empresa se encuentra en Colima en donde dice

“STORE” se escribe el número 00.

Figura 5. Menú principal.

4.1.4 Cuarto paso

Se selecciona en la opción WOMENU (service work order) se marca con la tecla S

y después se presiona la tecla enter.

Figura 6. Selección de la opción deseada.



4.1.5 Quinto paso

Después se selecciona la opción MNTWOMSC (miscellaneous DTl Maint) con la

tecla S y se presiona la tecla enter.

Figura 7. Selección en el menú secundario.

4.1.6 Sexto paso

Se ingresa el número de orden de trabajo en la opción W/O No:

Figura 7. Ingreso de la orden de trabajo.

4.1.7 Séptimo paso

Se pone el número de segmento al que corresponde la orden de trabajo en la

opción W/O Seg No:

Figura 8. Ingreso del número de segmento.



4.1.8 Octavo paso

Se pone el código que corresponde en Charge code, el cual depende de la

compra que se haya realizado, en este caso como son gasolinas es código es

COM.

Figura 9. Ingreso del código para cargar.

4.1.9 Noveno paso

Se llenan los datos correspondientes a la realización de la compra; la fecha, en

QTY se escribe el valor de 1 con número, se llena el número de empleado (cada

empleado tiene su número correspondiente), en Supplier Name se pone el nombre

del lugar donde se realizó la compra, en Chrg Code Desc se pone lo que se cargó

en este caso, gasolina y poner el kilometraje que tenía el vehículo cuando se

cargó el combustible, en Vehicle No, se pone el código del vehículo, ya que cada

vehículo perteneciente a la empresa tiene un código único de registro, en Unit

Cost se pone el valor de la compra y en Unit Sell se pone lo doble de la compra

realizada, después se presiona la tecla F11 para guardar.

Figura 10. Ingreso de la información.



4.1.10 Décimo paso

Por último se escribe la tecla S en la orden que se acaba de subir para verificar los

datos y se presiona la tecla enter y se presiona F2 para volver al menú 4.4.1.6.

Figura 11. Información guardada.



4.2 Facturación para tiendas de autoservicio.

Para Wal-Mart, SAM’S y Bodega Aurrera se realiza el siguiente procedimiento:

4.2.1 Primer paso

Se ingresa al sitio web oficial de Wal-Mart, www.walmart.com.mx/inicio, y se baja

hasta el final de la página, y se selecciona con un clic donde dice “ facturación

electrónica”.

Figura 12. Página web de Wal-Mart.

4.2.2 Segundo paso

Después se da clic en la opción “obtener facturas”.

Figura 13. Opción para facturar.



4.2.3 Tercer paso

Después se selecciona la opción “facturar” y se procede a ingresar los datos

correspondientes dentro de los recuadros que se muestran, el TC# y TR# están

ubicados de la siguiente manera en el ticket, y se da clic en “siguiente”.

Figura 14 TR# y TC# en tickets.

Figura 15. Opciones para la facturación.



4.2.4 Cuarto paso

Se presiona clic en la primera fila donde dice “seleccionar”, por cada ticket que se

sube, siempre es en la primera fila.

Figura 16. La selección de la siguiente opción.

4.2.5 Quinto paso

Se llenan los datos correspondientes de la empresa en la siguiente forma,

después de ser llenados debidamente se presiona clic en la opción “aceptar”.

Figura 17. Hoja de llenado.

4.2.6 Sexto paso

Después se selecciona la forma de pago, que es “efectivo” y se da clic en

“continuar”.



Figura 18. Tipo de pago.

4.2.7 Séptimo paso

Se selecciona la forma de envío, en este caso por correo, se escribe el correo

deseado a donde se enviarán y se presiona la opción “facturar”, después de ello

se recibirá un correo con dos archivos, se debe de guardar el que esté con XML,

para posteriormente hacer su validación.

Figura 19. Envío.



4.3 Facturación para tiendas de autoservicio.

Para Soriana y City club se realiza el siguiente procedimiento

4.3.1 Primer paso

Se ingresa al sitio web oficial de Soriana, www.soriana.com.mx, y se baja hasta el

final de la página, y se selecciona con un clic donde dice “ facturación electrónica”.

Figura 20. Opción para facturar.

4.3.2 Segundo paso

Después se da clic en la opción “facturar”.

Figura 21. Siguiente menú.



4.3.3 Tercer paso

Se llenan los datos correspondientes a la empresa y el número de ticket que se

encuentra al final del ticket, después se presiona clic en la opción “facturar”, se

descarga el archivo XML y se guarda para después proceder a su validación.

Figura 22. Código de los tickets.

Figura 23. Hoja de llenado.



4.4 Facturación para tiendas departamentales

Para The Home Depot se realiza el siguiente procedimiento

4.4.1 Primer paso

Se ingresa al sitio web oficial de The Home Depot, www.homedepot.com.mx, y se

baja hasta el final de la página y se selecciona clic en donde dice “facturación

electrónica”.

Figura 24. página principal.

Figura 25. Opción requerida.



4.4.2 Segundo paso

Se ingresan los datos de la empresa que se solicitan y se llena el recuadro de

seguridad de la página, después se presiona con clic izquierdo donde dice

“facturar”.

Figura 26. Datos necesarios.

4.4.3 Tercer paso

Se llenan los datos solicitados de la empresa y se presiona clic en la opción

“facturar”.

Figura 27. Hoja de datos a llenar.



4.4.4 Cuarto paso

Se selecciona la opción “enviar por correo”, para que se reciba el documento en

XML para posteriormente validarlo.

Figura 28. Opciones de factura.



4.5 Facturación para establecimientos de comida rápida.

Para Burger King se realiza el siguiente procedimiento

4.5.1 Primer paso

Se ingresa a la página para facturas de algunos establecimientos de comida

rápida y cafés, https://alsea.interfactura.com/Default.aspx, y se da clic en la opción

de Burger King.

Figura 29. Página Alsea.

4.5.2 Segundo paso

Se llenan los datos tanto de la empresa, como del ticket obtenido por la compra

realizada y se presiona clic en la opción “continuar”.

Figura 30. Información requerida.



4.5.3 Tercer paso

Se ingresan los datos solicitados por la página y se presiona clic en la opción

“continuar”.

Figura 31. Hoja de llenado de datos.

4.5.4 Cuarto paso

Se corroboran los datos y se presiona clic en “facturar”.

Figura 32. Revisión de datos.



4.5.5 Quinto paso

Por último se descarga el archivo en XML y se guarda.

Figura 33. Descarga del documento.



4.6 Validación de las facturas

Después de ingresar los datos en las páginas web correspondientes se procedió a

guardas los documentos XML que generaban, las cuales se ingresarán en otra página

web que nos permitirá su validación.

4.6.1 Primer paso

Se ingresa en el buscador la página web, www.redcofidi.com.mx en la cual aparecen

diversas opciones que permiten facturar, la opción que necesitamos es CFDI, la cual nos

permite realizar validaciones de facturas.

Figura 34. Portada principal de RED COFIDI.

4.6.2 Segundo paso

Se ingresa el RFC de la empresa y un correo electrónico al cual se quiere enviar la

validación.

Figura 35. Página secundaria.



4.6.3 Tercer paso

Se verifica nuevamente el correo al que se desea enviar y se selecciona el archivo que se

enviará, que serán los XML’s guardados previamente, y se da clic en la opción next que

aparece en la parte inferior derecha de la pantalla.

Figura 36. Verificación de correo electrónico y selección de archivo.

4.6.4 Cuarto paso

Por último, se envía y aparece en la pantalla un recuadro con el folio con el que se validó

el documento y se envía al correo electrónico que previamente se agregó y se da clic en

la opción finalizar.

Figura 37. Recuadro de finalización.



Conclusiones y recomendaciones

De acuerdo con los objetivos establecidos en el proyecto se puede concluir que, el

objetivo general de la creación de un manual que permite el entendimiento de los

pasos que se deben de desarrollar para la facilitación de facturación se cumple,

debido a la creación del manual que cualquier trabajador sin importar su puesto de

trabajo es capaz de entenderlo y seguir los pasos establecidos para el desarrollo

de facturación de acuerdo con las necesidades y tipo de compra que se haya

realizado por parte de los trabajadores de la empresa en las diferentes

organizaciones que permiten realizar este proceso.

Al igual que los objetivos específicos se cumplen ya que, se efectúa con la mejor

comprensión de los pasos que se deben de seguir para la validación adecuada de

las facturas además del de las ordenes de trabajo por lo que se proporciona una

mayor facilidad para el manejo de los programas en los que se realizan estas

actividades.

Se pudo observar a lo largo del desarrollo del proyecto que, no se tiene

establecido un manual que permita la información de cómo se deben de realizar

muchas de las actividades que lleva a cabo la empresa lo que hace más tardado

el trabajo que se realiza, por lo que es una gran área de oportunidad como

industrial, que puede permitir el desarrollo de más capacidades tanto de los

trabajadores como de los jefes, facilitando así los quehaceres cotidianos, esto no

solo ayudaría al área administrativa si no que inclusive se puede llevar a campo

para la realización de ciertas tareas fuera de las instalaciones de la empresa.

Es por ello que se comenzó con la elaboración de un manual que permitiera saber

el seguimiento que se debe de realizar para la actividad de facturación para las

diversas compras que realiza la empresa TRACSA.

Se recomienda que todos los trabajadores relacionados con el área sean

notificados de la existencia de un manual que permita la facilidad de facturación y

su posterior validación para que puedan acudir a él en caso de necesitarlo y así

facilitarles sus actividades.



Competencias desarrolladas y aplicadas

En el transcurso de este proyecto se aplicaron diversas herramientas y

competencias que se vieron a lo largo de los ciclos escolares en el Instituto

Tecnológico de Colima, tales como:

Habilidad con el manejo de software: para este punto se realizaron actividades

en un programa nuevo que la empresa maneja denominado DBS, al igual que el

manejo de las diversas páginas de internet en las cuales se proporciona la

información requerida para facturar de forma adecuada.

Capacidad de planear las actividades y su secuencia: diagnóstico de las

circunstancias en las que se encontraba la empresa y tener el criterio adecuado

para decidir las actividades que se tienen que desarrollar y el orden en el que se

deben realizar para que estas sean óptimas.

Toma de decisiones: elección adecuada de la información que se maneja para el

proyecto.

Facilidad de redacción: adecuación del lenguaje a manejar para la interpretación

correcta de la información requerida para su entendimiento.

Círculo de Deming: realización del planear, hacer, verificar y actuar, para tener

en primer lugar, la idea de lo que se va a realizar, planificar las acciones que se

realizarán, llevar acabo las actividades a realizar, verificar que estén en orden

correcto y actuar, es decir, plasmarlo en el proyecto.

Resolución de problemas: actuar de la mejor forma para la resolución de

diversos problemas en los que se vio enfrentado durante el transcurso de la

elaboración del proyecto.



Referencias

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http://www.tracsa.com.mx/

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FACTURACIÓN

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