Manual de Procedimientos Para la Organización de Eventos · 2020. 1. 14. · manual de...

Manual de Procedimientos Para la Organización de Eventos

DIF ESTATAL CHIHUAHUA DIRECCIÓN DE ESPARCIMIENTO

Dirección de Esparcimiento

Manual de Procedimientos para la Organización de Eventos

VER 1.0 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ELABORÓ:

M.E.C.H./2019 REVISÓ:

E.A.H. /2019 AUTORIZÓ:

M.E.A.M/2019 2 de 38

ACTUALIZACIÓN AL DOCUMENTO

Manual de procedimientos para organización y ejecución de eventos en la Dirección de Esparcimiento autorizado por el Organismo Público Descentralizado denominado Desarrollo Integral de la Familia para el Estado de Chihuahua.

NOMBRE PUESTO / UNIDAD INVOLUCRADAS

DEPENDENCIA FIRMA

Magda Elena Cortes Hernández

Jefa del Departamento de

Innovación y Planeación

DIF Estatal

María Eugenia Álvarez Monge Coordinadora de Esparcimiento

DIF Estatal

Fecha de Actualización: 2019






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CONTROL DE VERSIONES

VERSIÓN FECHA ACTUALIZADO POR DESCRIPCIÓN DE LA

ACTUALIZACIÓN

V 0.1 30/10/2019 Magda Elena Cortes

Hernández Primer versión






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ÍNDICE

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 5 MARCO JURÍDICO 6 ABREVIATURAS Y DEFINICIONES 7 DISPOSICIONES GENERALES ORGANIGRAMA FUNCIONAL

9 10

ESTRUCTURA DE PROCESOS 11 SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

12

PROCEDIMIENTO Atención a la Solicitud 13

PROCEDIMIENTO Gestión de Insumos 15

PROCEDIMIENTO Planeación del evento 16

PROCEDIMIENTO Montaje e Instalación 18

PROCEDIMIENTO Atención del Evento 19

PROCEDIMIENTO Acto Protocolario en el evento 20

PROCEDIMIENTO Supervisión 23

PROCEDIMIENTO Retroalimentación 24

PROCEDIMIENTO Anexos 26






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INTRODUCCIÓN El presente documento pretende establecer los ordenamientos y los procedimientos protocolares del DIF Estatal Chihuahua, otorgando al personal en general, conocimientos básicos de temas para la realización de eventos. Esta información, sugiere un modelo de acciones para la realización de eventos internos, externos y giras de la presidencia del DIF Estatal, mediante la definición de las acciones y actividades que de cada persona o área involucrada en el proceso de organización de los eventos, aspectos básicos que deben conocer para ejecutar bien su trabajo. Así mismo, se otorga una guía básica que determina la estandarización de los procesos, considerando siempre la mejora continua y la retroalimentación correspondiente, todo esto para otorgar a eventos de calidad que satisfagan a cada uno de los individuos involucrados en los mismos. El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo dar a conocer las actividades que se llevan durante la planeación de las giras que atiende de manera eficaz dentro de la Dirección de Esparcimiento para la coordinación de eventos internos, externos y giras de la presidencia del DIF Estatal, establece los procedimientos de trabajo que faciliten las tareas específicas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que intervienen en cada una de las partes del proceso administrativo, para que sea más eficiente el uso de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos. Este Manual de Procedimientos es un instrumento de apoyo administrativo que contiene rutinas y métodos precisos con el objetivo de describir en forma lógica las distintas actividades que componen cada uno de los procedimientos en la organización de eventos de la Dirección de Esparcimiento.

Los alcances del mismo serán:

Mejora el ejercicio de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.

Información de los procedimientos que se realizan para cumplir las funciones del área.

Preservar la experiencia Institucional e implementar estrategias de mejoras continuas.

Contar con un instrumento de apoyo administrativo para capacitar al personal de nuevo ingreso en sus funciones.

Disminuir y optimizar los tiempos de ejecución en el desarrollo de actividades que realizan los involucrados.






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MARCO JURÍDICO

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Soberano de Chihuahua Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Chihuahua Ley de Asistencia Social Pública y Privada para el Estado de Chihuahua Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chihuahua. Ley de los Derechos de las Niñas, Niños y Adolescentes Ley Estatal de Salud. Ley de los Derechos de las Personas Adultas Mayores del Estado de Chihuahua Código Civil del Estado de Chihuahua Código Administrativo del Estado de Chihuahua. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Contratación de Servicios del Estado de Chihuahua. Ley de Desarrollo Social y Humano para el Estado de Chihuahua. Reglamento Interior de Trabajo del Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Chihuahua. Estatuto Orgánico del Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Chihuahua.






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ABREVIACIONES DIF Desarrollo Integral de la Familia CB Coordinador de Brigada B Brigadista JB Jefe de Brigada LA Lista de Asistencia FUE Formato Único para Eventos

DEFINICIONES Área requirente Se refiere a quien solicita el apoyo para la logística de un evento, puede ser interno (Direcciones, Coordinaciones) o externo, generador de ideas, propone la planeación y contenido del evento. Área de logística.- Personal de apoyo encargado de proveer y organizar la infraestructura para la realización de un evento. Avanzada: Grupo de personas encargados de la seguridad de quien preside. Colaboradores.-Se refiere al conjunto de personas que sin ser autoridades o estar adscritos a los invitados especiales, son de vital importancia por su grado de colaboración permanente con la institución. Convocatoria: Invitación a la población objetivo de la razón del evento. Comunicadores.-Los representantes de los medios de comunicación, si se desea que la actividad tenga difusión generalizada. El contenido.- Incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a desarrollar la reunión. Eventos: Internos, Externos, Especiales, Giras. Giras: Eventos masivos de entrega de apoyos la ciudadanía. Infraestructura: Son estructuras físicas y organizativas (equipo requerido, muebles, enseres y área de locación), para el buen desarrollo de un evento, constituye las instalaciones que proporcionan los servicios básicos que el evento necesita. Invitación. Es la comunicación por la cual se pide a una persona, grupo de personas o entidad, que acuda a cierto acto social o evento. Invitados.-Son las personas que asistirán al evento, de acuerdo a la siguiente clasificación: Invitados de honor.-Aquéllos a los que se les conceden por su trayectoria en la institución o por su a grado de colaboración tal distinción o que con su presencia contribuyen a reforzar los objetivos o filosofía del evento. Invitados especiales.- Aquellos que en razón a su personalidad, su contribución, su grado de relación con la institución, su reconocimiento social, cultural, etc. Son claramente susceptibles de un tratamiento especial. Objetivo.- Es el fin que se desea alcanzar, de acuerdo motivo por el cual se realiza el evento.






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Público en general.-Se entienden al resto de los invitados que no se adscriben a ninguno de los grupos antes señalados. Presidencia.- Autoridad con competencia en la actividad principal del anfitrión que contribuye a la realización del hecho que motiva el evento. Igualmente, aquellas autoridades que representan instituciones de primer orden en la comunidad. Programa.- El programa es la razón de ser, el motivo principal por el cual los interesados van a acudir. Contiene datos generales y específicos del evento, es la guía metodológica de cómo se llevara a cabo paso a paso el evento. Se divide en dos aspectos fundamentales contenido y temario. Protocolo:- Conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes. Generalmente el protocolo más estricto se aplica a actos del Gobierno, las Administraciones del Estado y las Comunidades Autónomas. Staff.- Personal de apoyo para la organización de eventos Temario.- Incluye todo lo necesario para abordar el motivo del evento. Asistente.-Se define por sí mismo, conjunto de personas a los que la institución atiende y ofrece sus servicios, y a otros que por sus circunstancias o actividades pueden llegar a convertirse en beneficiarios.






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DISPOSICIONES GENERALES Del Estatuto Orgánico, el Artículo 36.- Corresponde a la Dirección de Esparcimiento, el ejercicio de las siguientes atribuciones:

I. Fomentar actividades recreativas, culturales y deportivas en las áreas de esparcimiento del DIF Estatal a favor de niñas, niños, adolescentes y demás miembros de la familia.

II. Planear y realizar exhibiciones temporales y permanentes, talleres, cursos, recorridos pedagógicos, torneos y veraneadas, con el objeto de contribuir con la educación de las niñas, niños y adolescentes;

III. Planear e impartir cursos y talleres a favor de niñas, niños, adolescentes y demás miembros de la familia en las diversas áreas de esparcimiento con las que cuenta el DIF Estatal;

IV. Promover la asistencia de las escuelas en las que acuden niñas, niños y adolescentes en situación de vulnerabilidad a las diversas áreas de esparcimiento con las que cuenta el DIF Estatal, con el objeto de garantizar su derecho al descanso, a la recreación, el juego y al esparcimiento;

V. Arrendar las áreas de esparcimiento con las que cuenta el DIF Estatal, con el objeto de obtener recursos propios que se destinarán a favor de las personas sujetas de asistencia social;

VI. Fomentar la asistencia de la ciudadanía al museo, salas permanentes, exposiciones temporales y demás espacios recreativos;

VII. Organizar cursos para fomentar la actividad física de las niñas, niños y adolescentes y demás miembros de la familia;

VIII. Fomentar la convivencia familiar en los espacios al aire libre a través de eventos de esparcimiento;

IX. Garantizar la inclusión de las personas con discapacidad a través de la accesibilidad en todas las áreas de esparcimiento;

X. Gestionar convenios de colaboración con instituciones públicas y privadas, a efecto de organizar eventos culturales, deportivos y recreativos con el objeto de fomentar el esparcimiento familiar.

XI. Coordinar con la Dirección General y las demás unidades administrativas del DIF Estatal, la logística que permita el desarrollo de las giras de trabajo y eventos del DIF Estatal;

XII. Las demás que le encomiende expresamente la Dirección General.






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ORGANIGRAMA FUNCIONAL

DIRECCIÓN DE

ESPARCIMIENTO

JEFE DE BRIGADA

COORDINADOR

GENERAL DEL EVENTO

BRIGADISTAS

COORDINADOR

ADMINISTRATIVO

EVENTO






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ESTRUCTURA DE PROCESOS

Coordinación de Eventos

Ejecución Evaluación

Supervisión

Retroalimentación.

Organización

Atención de la

solicitud.

Gestión de Insumos

Planeación del

Evento.

Montaje e instalación

Atención del Evento

Acto protocolario






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SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

FIGURA NOMBRE DESCRIPCIÓN

Inicio Fin

Este símbolo representa la manera gráfica con la que se da inicio a la descripción de un procedimiento.

Actividad

Se utiliza cuando la unidad orgánica que participa en el procedimiento realiza una actividad o acción.

Decisión

Se usa cuando existe una toma de decisión y deba seguirse una u otra alternativa, pudiendo tener dos o más opciones de respuesta.

Documento

Se utiliza para hacer referencia a cualquier tipo de documento que ingrese o se genere dentro del procedimiento e incluso que salga de él (nombre, clave del formato, informe, etc.)

Procedimiento

Se emplea cuando dentro del procedimiento que se está describiendo exista o se dé inicio a otro procedimiento.

Conector de actividad

Esta imagen se usa para dar continuidad entre una actividad y otra, enviando con ello el cruce de líneas con punta de flecha, su orden deberá ser numérica y progresivo.

Conector de página

Esta figura se usa para explicar que existe continuidad entre una página y otra, su orden deberá ser numérico y progresivo.

Líneas conectoras

Simbolizan la unión entre las diferentes figuras para dar continuidad y dirección al flujo de actividades. No deben cruzarse entre sí.

Sistemas

Se emplea para el nombre de una aplicación y describir la actividad desarrollada dentro de la misma.






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Procedimiento: Atención a la Solicitud

La Dirección de Esparcimiento Recibe la solicitud de apoyo para realizar evento y la turna a la Coordinación

de eventos y al área administrativa para su atención.

El responsable de la coordinación de eventos se reúne con el área requirente para validar las

especificaciones descritas en la Formato Único para Eventos (Anexo I) y Formato para Acto Protocolario

(Anexo II).

El coordinador de eventos establece contacto con autoridades locales en caso de atención a municipios;

enlaces o responsables de región involucrados con el objeto del evento, para generar el dialogo y trabajo

colaborativo.

Posterior a esta vinculación el coordinador gira instrucción al jefe de brigadas para revisar el inventario contra

la solicitud de insumos, de todos los elementos que se necesitan para llevar a cabo el evento. (Sistemas de

audio y video, atriles, mobiliario, lonas, tarimas, garaje, baños, sala de prensa, etc., todo el inventario físico

necesario para la realización del evento y lo faltante lo deberá notificar por medio de correo electrónico al

coordinador.

El Coordinador del evento atiende el correo y toma nota para la elaboración en el formato de la lista de

verificación con la necesidad de insumos y personal requerido en la planeación.

Posterior a esta revisión, el coordinador general del evento, notifica al coordinador administrativo del evento,

las necesidades de insumos determinadas con cantidades y fecha de cumplimiento vía correo electrónico.

El Coordinador del evento en atención a la solicitud revisa las instalaciones y se asegura de lo siguiente:

Que el espacio sea adecuado para la realización del evento.

Que haya energía eléctrica, suministro de agua y sanitarios.

El pronóstico del tiempo en los días del evento (tener plan “B”, por si el tiempo no es favorable, como

preparar carpas etc.)

La posición del sol, en espacio abierto, para colocar el mobiliario.

El tiempo que toma llegar al lugar, el transporte y la ubicación.

Que el lugar del evento se encuentre limpio.

El acceso adecuado para personas con discapacidad.

Cuente con iluminación adecuada en caso de tener evento al atardecer.






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OBJETIVO

Establecer un vínculo con el área requirente para la adecuada definición de necesidades que permita la

correcta planeación del evento en beneficio de los asistentes.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

El requirente debe enviar un oficio a la Dirección de Esparcimiento solicitando el evento, este debe contener

fecha, hora, lugar, número de usuarios atender y objetivo del evento, anexo a este deberá incluir los Anexos

I y II debidamente llenados.

Previo a la solicitud el área requirente considera la suficiencia presupuestal y notifica en Anexo I.

En el caso de Giras el área requirente envía oficio, un correo electrónico con el Cronograma Matriz

de eventos adjunto.

El Cronograma Matriz de eventos es un documento en Excel, con fecha, hora, localidad, municipio, usuarios,

invitados, responsable de la convocatoria y tipo de apoyo con especificaciones, en el orden de entrega

requerido, 20 días hábiles de la fecha inicial.






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Procedimiento: Gestión de Insumos

En el procedimiento para adquisiciones y arrendamientos, el Departamento de Administración de Espacios

(Coordinador administrativo de eventos), recibe solicitud de insumos de la Coordinación de eventos y atiende.

Primero valida la solicitud de insumos de acuerdo a la partida presupuestal y suficiencia de la misma.

Solicitar el estudio de mercado al área correspondiente.

Elaborar requisición en sistema de adquisiciones, debe incluir: contacto y tiempo de entrega, justificación de

compra, a este se le anexan las cotizaciones a requisición.

Solicitar firmas de autorización en el área correspondiente, para enviar al departamento de compras.

En el caso de giras, si la solicitud requiere contratación de personal, se realiza en coordinación con Recursos

Humanos, previa validación del perfil y definir periodo de contratación

Tramite de viáticos, se realiza en coordinación con Departamento de Contabilidad.

Dar seguimiento a las requisiciones hasta su entrega.

Entregar material a la coordinación de Eventos y Giras

Dar seguimiento para la devolución de material arrendado.

OBJETIVO:

Administrar de manera eficiente el presupuesto destinado al evento para proveer lo necesario previo y

durante el desarrollo general del mismo, tratando siempre de realizar más con menos.

POLITICAS DE OPERACIÓN:

El Jefe del Departamento de Administración de Espacios es el responsable de administrar los recursos para

las adquisiciones, arrendamientos y de contratación de personal (compras, rentas, contratos, viáticos,

vehículos, combustible).

En el caso específico de giras, el Jefe del Departamento de Administración de Espacios participa en la

reunión previa al evento para dar información referente a la contratación de personal, el uso correcto de

viáticos, vehículos y la comprobación.

En el caso de giras el área requirente a través del área de recursos materiales hará entrega al coordinador

de eventos los insumos que serán distribuidos a la población asistente.






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Procedimiento: Planeación del Evento

El coordinador del evento revisa la definición final del evento, de acuerdo a la solicitud del área requirente.

Revisa las condiciones climáticas por hora, las rutas de traslado y los tiempos.

Elabora el cronograma de control interno de actividades, asignando tareas, responsables y tiempos.

Verifica la suficiencia de insumos y personal.

Elabora la Lista de verificación para requerimientos en eventos (Anexo III)

Convoca a reunión con el equipo que estará atendiendo el evento para revisar lo siguiente:

Asignación de tareas y responsable de la misma

Organiza tiempos de carga, salida, llegada y montaje

Revisa el Minuto a Minuto con el equipo

Revisa trámites administrativos (viáticos, entrega de vehículos, combustible, contrataciones)

Entrega de uniformes, equipo de seguridad, herramienta, botiquín primeros auxilios (en caso que

aplique).

OBJETIVO

Relacionar detalladamente los recursos humanos, materiales y técnicos para el evento durante las

actividades y la asignación de responsables en busca de la optimización de los mismos.


Hacer una consulta previa de la seguridad de los lugares a asistir con las autoridades correspondientes.

Calcular los tiempos de traslado vía terrestre, considerando el transporte de mobiliario, insumos y apoyos

(en el caso de Giras será en atención a la Matriz).

En el caso de giras Investigar previo a la salida, el clima, las pernoctas y los lugares más recomendables

para la seguridad del personal y equipo.






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Elaboró/ mals

DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA


Proceso: Coordinación de Eventos

Subproceso: Organización

V 0.1 2019

Se rea liza lista de necesidades y

solicita Insumos

Realiza reunión con área requ irente

Recibe la solicitud de evento

Realiza so licitud de insumos

faltan tes a Coordinación de

administ ración de Eventos

Inicio

Estab lece contacto con

corresponsables de organ izar el

even to

Turna información a Coordinación

de Eventos

Realiza el inventario de insumos

contra lo so licitado y detecta

necesidades, solicita insumos

Dirección de Esparcimiento Coordinación de Eventos Coordinación Administrativa de Eventos

Realiza la Gestiona insumos

1

Se rea liza la Planeación del Evento

Da segu imiento en la en trega y

comprobación

Vía oficio anexo formato único para la realización de eventos (FUE) Anexo 1

Revisión y confirmación de requerimientos

mediante formato FUE (Anexo1)

Involucrados en el objeto del evento:

Autoridades locales

Otras inst ituciones gubernamentales, publicas o

privadas

Terceros.

Etc.






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Procedimiento: Montaje e Instalación. El coordinador del Evento, revisa el lugar (entradas, salidas, flujo y ubicación de servicios) e instruye al responsable de brigadas, sobre el montaje e instalación necesarios para el evento, de acuerdo a las especificaciones del área requirente. El jefe de la brigada, diseña el acomodo del área de presídium con respecto al área de audiencia e instruye a los brigadistas sobre la instalación, montaje. En los eventos de Giras, el jefe de la brigada, atiende a la instalación y montaje de mesa de atención, entregas de apoyos, colocación de vallas y carpas, definiendo pasillos amplios y seguros para la entrega y atención oportuna. El responsable de la brigada revisa que la acústica sea la correcta, ya que este elemento asegura que el sonido local sea totalmente entendible. El responsable de la brigada revisa instalación de imagen institucional e iluminación, dependiendo del tipo de evento a celebrar. El coordinador del evento supervisa la instalación y el montaje, revisa con el área requirente de conformidad con lo solicitado y adecua de ser el caso utilizando la Lista de Verificación (Anexo III) El coordinador del evento instruye al jefe de brigadas la Asignación de tareas para ese momento, con la organización de tiempos, revisión del Minuto a Minuto utilizando el Formato para acto protocolario (Anexo II). OBJETIVO:

Controlar con eficiencia todos los componentes, de manera que se cumplan los objetivos principales y se

cubran las necesidades para satisfacer al área requirente así como a los asistentes.


Verificar que todo esté listo mínimo 2 horas antes de empezar el evento, con el fin de poder solventar cualquier imprevisto que pueda afectar el desarrollo del programa correspondiente, esto permite estar en condiciones de actuar preventivamente para la solución anticipada que permita tener las condiciones óptimas en el proceso. El Coordinador general del evento es el primero en llegar y el último en retirarse ya que es el portador de

comunicación efectiva entre el área requirente y el jefe de brigada.

En el caso específico de Giras, el coordinador del evento es el portador de comunicación efectiva entre el

enlace municipal, el área requirente, la avanzada de quien preside y el responsable de brigada.

El coordinador general del evento debe ver con la avanzada de quien preside, las salidas de emergencia y espacios adecuados para la entrada y salida de los miembros del presídium. En los casos de entrega de apoyos y servicios se proveerá la instalación de mobiliario y personal necesarios para la distribución de los mismos asegurando flujo ordenado y ágil.






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Procedimiento: Atención del evento

El coordinador del evento de la Dirección de Esparcimiento, hace del conocimiento del área requirente que

la responsabilidad de la atención y cobertura total del evento recae en la misma, como dueños del contenido,

objeto del suceso y de los invitados, la atención durante la ceremonia y el desarrollo del programa.

El coordinador del evento acompaña y asesora durante la atención del mismo en conocimiento del programa

que se desarrollará y atiende para que todo este conforme a lo planificado en la agenda.

Asignar personal que se sitúe en la entrada del salón o acceso al evento, para saludar y recibir cordialmente

a las personas invitadas antes del inicio y al final del evento para despedir a las personas asistentes.

Coordinar al personal que asigne los lugares establecidos previamente, de ser necesario, así como estar

pendientes para ubicarse en sus respectivos lugares antes de dar inicio.

Estar pendiente en todo momento del desarrollo del evento y las posibles necesidades que se presenten.

OBJETIVO

Cumplir con la planeación de manera fluida y sincronizado durante toda la ejecución para la satisfacción del

área requirente y sus invitados.


Verificar con el responsable de la convocatoria que los invitados estén citados de media hora a una hora

antes del comienzo del evento.

En el caso específico de Giras, el coordinador del evento entrega boletos de control a jefe de brigada, para

la entrega a los usuarios.

La Coordinación y/o Dirección (área requirente) da una breve bienvenida de manera informal al comienzo

del evento y sea quien los despida al termino (no es acto protocolario), muestra cercanía con la ciudadanía

e identifica la institución y el motivo de la reunión.






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Procedimiento: Acto Protocolario en el evento

El Coordinador del Evento identifica claramente el tipo de evento en el que se prestará los servicios.

Con anterioridad valida al área requirente la lista de autoridades que se prevé asistirá al evento.

Identificar a personas con discapacidad y persona adulta mayor para ubicarlos en primera fila y en pasillo de

fácil acceso y salida.

Identificar autoridades locales, actores de la sociedad civil e invitados especiales y presentarse como

Personal de DIF Estatal.

Realizar la distribución del presídium en coordinación con la representación de la secretaría particular de

presidencia. (De acuerdo al sistema de ordenación establecido en el Anexo II o bien con el área requirente.

Revisa el mapa de ubicación que se solicitó previo al evento en el FUE Anexo I, de ser el caso.

Conocer a detalle el lugar o el espacio donde se realizara el evento, servicios que presta (estacionamientos,

baños, servicio médico, etc.).

En todo momento estar al auxilio del área requirente para satisfacer las necesidades de la mesa del presídium

y los invitados en general.

Revisar con el maestro de ceremonias el programa del acto protocolario, autoridades del presídium,

autoridades que intervienen, presentación, entrega simbólica de apoyos, servicios y cierre del evento.

OBJETIVO Enriquecer el desarrollo del evento con calidad y calidez. POLITICAS DE OPERACIÓN:

El Coordinador General del evento estará en constante comunicación con el área requirente y el jefe de logística. En el caso de Giras el canal de comunicación es con la avanzada, la secretaría particular de quien preside y el maestro de ceremonias. Acomodo de presídium. En el caso de los invitados que forman parte del presídium, el coordinador del evento instruye a logística, el acomodo de acuerdo a la solicitud de la secretaría de presidencia o bien la solicitud del requirente considerando lo siguiente: Presídium frente a los invitados, lugar claramente visible, diferenciado del resto del salón (decoración), sillas colocadas a 50 cm de la mesa a efectos de facilitar el paso, pódium. Sistema de ordenación. La presidencia y puesto de honor Los civiles nos regimos por la ley de la derecha.- La derecha tiene el puesto de honor y tiene precedencia sobre la izquierda.

1 3 5 746 2






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Presidente en el centro y puesto de honor a la derecha. Alternancia

1 2 4 657 3

Presidente en el centro y puesto de honor a la izquierda. Lineal

4 5 6 721 3

Se utiliza para reuniones oficiales, entrega de reconocimientos y apoyos, la presidencia puede estar en la extrema izquierda o en extrema derecha según el acomodo en el evento. En el caso de Giras instruir a integrantes de la brigada para que en la medida de lo posible pueda apoyar a personas con discapacidad y adulto mayor a llevar su apoyo a un lugar libre y seguro.






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Elaboró/ mals




Subproceso: Ejecución

V 0.1 2019

Recogen los insumos a l f ina l del

even to

Diseña el acomoda

Revisa el lugar

Atienden e l evento

2

Realiza el Montaje

Gira Instrucciones

Hacen la Instalación y pruebas

previas

Coordinación de Eventos Jefe de Brigada Área requirente

Revisa que se cumplan sus

espectaivas

2

Dejan el área limp ia y ordenada

Atiende el evento

Atiende el evento

Atiende el acto protocolario

Atiende el acto protocolario

En atención a la solicitud de área requirente

Imagen Institucional.

Público, acto protocolario, mesa de tención y entrega de

apoyos.






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Procedimiento: Supervisión

El Coordinador general del evento es el encargado de dar seguimiento a las actividades del jefe de brigada

y brigadistas en respuesta a los acuerdos tomados en la reunión previa al evento.

Revisar que se lleven a cabo las especificaciones contenidas en la lista de verificación para Eventos.

Verificar los registros de invitados versus asistencia esperada.

Revisa el cumplimiento del programa, orden del día y/o minuto a minuto.

Supervisa la señalización del evento, los pasillos, la prioridad a personas con discapacidad.

Revisa el montaje (mesa de registro, medios audiovisuales, decoración, equipos)

En caso de ofrecer Alimentación revisa la calidad y suficiencia de la misma (hidratación, desayunos,

refrigerio, cena, buffet).

Revisa que se cuente con agradecimientos, convenios para firma, recordatorios para asistentes,

colaboradores, patrocinadores, etc.

Recaba acta de entrega recepción (Anexo VI) con el número de entregas versus asistentes al evento con

memoria fotográfica y firma de quien entrega DIF y recibe autoridad local, beneficiario o actor de la sociedad

civil externo.

Supervisa el desmontaje y la limpieza del lugar antes de retirarse.

OBJETIVO:

Mejorar constantemente en el desarrollo de los eventos, el servicio que se ofrece y la atención a los

asistentes.


Imprimir el minuto a minuto del evento, mantenerlo a la vista con columna de antefirma de validación de

actividades.

Para la supervisión se utilizan los Anexos III Lista de verificación y IV para Supervisión.

Lo observado en la supervisión será retomado en la reunión para retroalimentación.

El personal de la Coordinación de Planeación y Evaluación, podrá acudir de manera aleatoria a los eventos

a supervisar e identificar Aspectos susceptibles de mejora.






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Procedimiento: Retroalimentación Primero se analiza la relación entre las expectativas y la realidad durante el desarrollo. Analizar la satisfacción de los asistentes, estos son los actores más importantes. Identificar cuáles fueron los factores que causaron los buenos y malos resultados. Con la conclusión del evento, se realiza una reunión con todas las áreas participantes donde se expone lo siguiente: El equipo que participo en el evento genera información para identificar distintas percepciones y perspectivas sobre los resultados del evento. El área requirente informa si el objetivo fue cumplido y menciona, de ser el caso, los aspectos susceptibles de mejora. El área requirente puede realizar una autocrítica de su desempeño. El personal encargado de logística informa de las dificultades de operación que surgieron durante su apoyo y participación en el evento al Coordinador general. El coordinador general del evento realiza un informe a la Dirección de Esparcimiento, este contiene el acta de entrega recepción (Anexo VI) con los resultados del evento en general donde expondrá las observaciones que realizo del mismo a cada área. Se realiza una propuesta para mejorar cualquier desavenencia. OBJETIVO: Realizar una evaluación general y específica que permita analizar lo que sucedió y tomar las medidas correctivas necesarias para futuros eventos. POLITICAS DE OPERACIÓN:

La retroalimentación debe hacerse de forma honesta y respetuosa para mejorar profesionalmente,

personalmente y como equipo.

Durante la reunión de retroalimentación con todo el equipo organizador y de logística se levanta una minuta

de reunión Anexo V para dejarlo documentado como antecedente para el próximo evento.






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Elaboró/ mals




Subproceso: Evaluación

V 0.1 2019

Convoca a reunión para

retroalimentación

Realiza la supervisión

Notifica a la Dirección de

Esparcimiento la conclusión de l

even to

3

Recaba el acta de entrega

recepción

Dirección de Esparcimiento Coordinación de Eventos Área requirente

Participa en la Ret roa limentaciónSe rea liza la retroalimentación

Instruye a la Coord inación general

de l evento la reunión de

retroalimentación

FIN

Se levanta minuta de reunión






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ANEXOS

Anexo I DIF-DE-EG-FUTv0119 Formato Único de Eventos

Anexo II DIF-DE-EG-FAv0119 Formato para Acto Protocolario

Anexo III DIF-DE-EG-LVv0119 Lista de Verificación para Eventos

Anexo IV DIF-DE-EG-Fv0119 Formato para Supervisión de Eventos

Anexo V DIF-DE-EG-AERv0119 Acta de Entrega Recepción

Anexo VI Minuta de Reunión






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Anexo I DIF-DE-EG-FUTv0119 Formato Único de Eventos






M.E.A.M/2019 28 de 38






M.E.A.M/2019 29 de 38






M.E.A.M/2019 30 de 38

Anexo II DIF-DE-EG-FAv0119 Formato Acto Protocolario






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M.E.A.M/2019 32 de 38

Anexo III DIF-DE-EG-LVv0119 Lista de Verificación para Eventos






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Anexo IV DIF-DE-EG-Fv0119 Formato para Supervisión de Eventos






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M.E.A.M/2019 35 de 38






M.E.A.M/2019 36 de 38

Anexo V DIF-DE-EG-AERv0119 Acta de Entrega Recepción






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Anexo VI Formato de Minuta de Reunión

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