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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, REGISTRO Y CONTROL DE

DONACIONES AL INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO

MAYO DE 2007

“El cimiento de la seguridad integral será la organización innovadora de la administración pública. Los tiempos exigen renovar a las instituciones, para hacerlas más eficientes, coordinando adecuadamente sus actividades para resolver los problemas reales de la población”

Enrique Peña Nieto

Derechos Reservados Primera edición, marzo 2007 Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México Independencia Ote. 1009 Colonia Reforma C. P. 50070 Impreso y hecho en Toluca, México. Printed and made in Toluca, México. La reproducción parcial o total de este documento podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente.

INDICE

Págs. P

Presentación

I

Aprobación II Objetivo General III Identificación e Interacción de Procesos IV Relación de Procesos y Procedimientos V Alcance VI Referencias VII Normas Generales de Operación VIII Responsabilidades IX Definiciones X Descripción del Procedimiento XI 1. Elaboración del Dictamen para la Recepción de Donaciones 217B31300/01-01 2. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Consumibles 217B31300/02-01 3. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes de Activo Fijo 217B31300/03-01 4. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Inmuebles 217B31300/04-01 5. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes

Informáticos 217B31300/05-01

6. Recepción, Registro y Control de Donaciones en Efectivo 217B31300/06-01 7. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Insumos para el

programa “Cirugía Extramuros” 217B31300/07-01

8. Dictamen Técnico para la Recepción de Donaciones de Equipo Biomédico, Electromecánico o Bien Inmueble

217B31300/08-01

Formatos e Instructivos XII Simbología XIII Distribución XIV Registro de Ediciones XV Validación XVI

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE DONACIONES

AL INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO Página:

Presentación

La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, el licenciado Enrique Peña Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad. En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de calidad. El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del Instituto de Salud del Estado de México en materia de recepción, registro y control de donaciones. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo auxiliar del Ejecutivo Estatal. Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

I 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Aprobación Con fundamento en el artículo 293, fracción IV del Reglamento de Salud del Estado de México, el H. Consejo Interno del Instituto de Salud del Estado de México, en sesión ordinaria número 150, aprobó el presente “Manual de Procedimientos para la Recepción, Registro y Control de Donaciones al Instituto de Salud del Estado de México”, el cual contiene la información referente a consideraciones generales, sistema operativo y procedimientos, así como las directrices para el logro de los objetivos institucionales.

FECHA DE ACUERDO NUMERO DE ACUERDO 26 DE MARZO 2007 ISE/150/008

_________________________________________________ M. EN A. EDUARDO FRANCISCO BERTERAME BARQUÍN

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y SECRETARIO DEL CONSEJO INTERNO DEL ISEM

RUBRICA

II 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Objetivo General Eficientar el proceso de recepción, registro y control de las donaciones en especie y en efectivo otorgadas al Instituto de Salud del Estado de México, fomentando entre las diferentes unidades médicas y administrativas del Instituto una cultura de procuración de fondos, promoviendo la participación del sector privado y la sociedad civil en acciones de salud, facilitando la gestión para la aceptación de donaciones, ante las diferentes Unidades Médicas y/o Administrativas.

III 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

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IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS

. Mapa de Procesos de Alto Nivel: Registro y control de las donaciones en especie y efectivo proporcionadas al Instituto.

DONACIONES AL INSTITUTO BIENES DE DISTINTA NATURALEZA

I S E M

SUMINISTRO DE

BIENES

PROGRAMA DE INFRAESTRUCTURA

EN SALUD

REGISTRO DE

INGRESOS ATENCIÓN MÉDICA

REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

PRESUPUESTO DE INGRESOS

COMUNICACIÓN CON EL USUARIO

BIENES

CONSUMIBLES ACTIVO

FIJO BIENES

INMUEBLES EQUIPO DE

CÓMPUTO EFECTIVO

INSUMOS

QUIRÚRGICOS

IV 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

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Relación de Procesos y Procedimientos

Proceso: Recepción, Registro y Control de Donaciones al Instituto de Salud del Estado de México. Procedimientos: 1. Elaboración del Dictamen para la Recepción de Donaciones 2. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Consumibles 3. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Activo Fijo 4. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Inmuebles 5. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Equipo de Cómputo 6. Recepción, Registro y Control de Donaciones en Efectivo 7. Recepción, Registro y Control de Donaciones de Insumos para el programa “Cirugía

Extramuros” 8. Dictamen Técnico para la Recepción de Donación de Equipo Biomédico,

Electromecánico o Bien Inmueble

V 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Alcance Aplica en todas las unidades médicas y administrativas del Instituto de Salud del Estado de México.

VI 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

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Referencias Ley General de Salud (Título Segundo, Capítulo I, Artículo 7; Título Tercero, Capítulo I, Artículos: 23, 24 fracción III. “Diario Oficial de la Federación”, 7 de febrero de 1984. Ley de Bienes del Estado de México y de sus Municipios, Capítulo Quinto. Artículo 31 Fracción IV, Artículo 34, Artículo 40 Fracciones I, II, III. “Gaceta del Gobierno”, 7 de marzo de 2000. Ley Agraria, Artículo, 23 Fracciones VII, 24, 25, 26,27,28 y 31. “Diario Oficial de la Federación”, 30 de junio de 1993. Código Civil del Estado de México, Libro Segundo, Título Tercero, Artículo 2.10, Fracción I, Libro Séptimo, Tercera parte, Título Cuarto, Capítulo I, Artículos 7.611, 7.614, 7.616, 7.618,7.619, 7.620, 7.622, 7.625, 7.626, 7.627, 7.628, Capítulo II, Artículo 7.630, Capítulo III Artículos 7.631y 7.635. “Gaceta del Gobierno”, 7 de junio de 2002. Código Administrativo del Estado de México, Libro Segundo de la Salud, Capítulo Cuarto, Artículo 2.7 Fracción IV. “Gaceta del Gobierno”, 13 de diciembre de 2001. Código Administrativo del Estado de México, libro Décimo Tercero, de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios al Código Administrativo del Estado de México, “Gaceta del Gobierno”, 3 de septiembre de 2003. Reglamento del Libro Décimo Tercero, del Código Administrativo del Estado de México, “Gaceta del Gobierno” 22 de diciembre de 2003. Reglamento de Salud, Título Décimo Séptimo, Capítulo I, apartado No. XII. ”Gaceta del Gobierno”, 13 de marzo de 2002. Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México. Manual General de Organización del Instituto de Salud del Estado de México, apartado No. VII, Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa del Consejo Interno, función No. 10. “Gaceta del Gobierno” 29 de Junio de 2005. Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la asignación y uso de bienes y servicios de las dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. “Gaceta del Gobierno”, 24 de febrero de 2005.

VII 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

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Normas Generales de Operación

1) Se debe entender por donaciones aquellos bienes, Medicamentos, efectivo y artículos

varios obsequiados al Instituto de Salud o a alguna unidad del mismo, por alguna persona física, empresa o institución pública o privada; los cuales podrán ser utilizados por las unidades médicas y/o administrativas en el desempeño de sus actividades.

2) Todas las donaciones que se reciban, deberán hacerse a nombre del Instituto de Salud del Estado de México, y será responsabilidad del jefe de la unidad receptora, verificar que se realice el registro de la donación en la misma unidad.

3) Queda prohibido recibir donaciones a título personal, de la misma forma como retribución al servicio que se otorga a los usuarios del Instituto de Salud del Estado de México.

4) Los titulares de las unidades del Instituto informarán al Departamento de Bienes Muebles, de todos los bienes en especie que se reciban por donación y requieran ser inventariados.

5) Las donaciones otorgadas al Instituto, deberán estar soportadas por oficio dirigido al Director General del Instituto de Salud del Estado de México, suscrito por el donante en el que especifique el costo comercial del bien, así como factura original, o en su caso suplir con una carta por parte del donante la cual deberá cumplir con los requisitos fiscales.

6) Las unidades Médicas y/o administrativas que reciban en donación algún bien y no les sea de utilidad deberán comunicarlo a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial para que éste boletine los bienes donados a todas las unidades médicas y se coloque en donde sea utilizado adecuadamente.

7) Los Centros de Salud que reciban algún bien en donación, deberán de realizar el trámite de regularización del bien a través de la jurisdicción correspondiente, cumpliendo los requisitos señalados en el numeral cinco.

8) La Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial canalizará la documentación soporte de las donaciones por recibir en el Instituto, a más tardar al día siguiente de su recepción, a la instancia normativa competente (Unidad de Informática, Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial, Subdirección de Recursos Materiales, Subdirección de Infraestructura en Salud, Subdirección de Atención Médica y Laboratorio Estatal de Salud Pública), quien se encargará de realizar el estudio correspondiente para el dictamen de aceptación correspondiente.

VIII

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Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento para la Elaboración del Dictamen para la Recepción de Donaciones. 9) Antes de recibir cualquier donación en especie, el titular de la unidad receptora

deberá realizar un estudio de factibilidad que incluya un diagnóstico del bien a recibir, debidamente avalado por las instancias competentes del Instituto.

10) La Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial recibirá aquellas donaciones cuyo costo sea igual o mayor a 420 salarios mínimos diarios que rijan en la zona “C”, debiendo enviar mediante oficio el día hábil siguiente a la recepción, la documentación soporte al área responsable de llevar a cabo su dictamen de conformidad al tipo de donación.

11) Para los bienes que no son de consumo cuyo costo fluctúe entre 1 y 17 salarios mínimos, la unidad que lo reciba deberá de controlarlo mediante el resguardo interno de activo fijo en control de activos.

12) Se consideran bienes mayores inventariables todos aquellos cuyo valor es igual o mayor a 17 salarios mínimos.

13) La instancia facultada para dictaminar la aceptación de donaciones en el Instituto será la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial con base a los dictámenes que emitan las unidades normativas.

14) La Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial, deberá considerar el estudio de costo beneficio que determine la conveniencia de aceptar o rechazar los bienes donados, así como incluir criterios de protección al medio ambiente.

15) Los Dictámenes Técnicos de Medicamentos y Artículos de Laboratorio que se pretenden recibir en donación, serán realizados por el Laboratorio Estatal de Salud Pública en coordinación con la Dirección de Regulación Sanitaria, quien asignará al personal responsable.

16) El Laboratorio Estatal de Salud Pública y la Dirección de Regulación Sanitaria efectuarán los Dictámenes Técnicos con apego a las normas técnicas aplicables en materia de Medicamentos, material de curación y artículos de laboratorio y a los lineamientos y disposiciones emitidos por las autoridades correspondientes, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción de la petición.

VIII 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

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17) Los Dictámenes Técnicos para la recepción de donaciones de equipo médico, electromecánico o bien mueble, serán realizados por la Subdirección de Infraestructura en Salud, de conformidad a las normas técnicas aplicables en la materia y a los lineamientos y disposiciones emitidos por las autoridades correspondientes, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción de la petición.

18) Los Dictámenes Técnicos sobre equipo de cómputo serán solicitados a la Unidad de Informática del Instituto, quien se encargará de realizar las gestiones correspondientes ante la Dirección General del Sistema Estatal de Informática, en un plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la recepción de la petición.

19) El jefe de la unidad receptora de la donación gestionará ante la Dirección de Finanzas recibo oficial solo a petición expresa del donante y sobre bienes soportados con factura original.

20) El Administrador de la Unidad Médica y/o Administrativa registrará las donaciones recibidas y elaborará un informe sobre el destino y uso de los bienes donados, debiendo avisar al Departamento de Contabilidad y si es el caso al Departamento de Bienes Muebles.

Procedimiento para el Registro y Control de Bienes Consumibles. 21) Las Unidades del Instituto que reciban en donación bienes consumibles informáticos,

deberán considerar que sean los que requieren los equipos que se encuentran inventariados en el Instituto y de ninguna manera se aceptarán productos genéricos.

22) Las Unidades del Instituto que reciban alguna donación de bienes consumibles informáticos deberán verificar que estos insumos sean nuevos y con un margen de 6 meses antes de su fecha de caducidad.

23) Las donaciones de Medicamentos, material de curación, artículos de laboratorio y demás insumos para la salud, así como artículos de oficina, deberán contar con la entrada de almacén.

24) Las Unidades deberán abstenerse de aceptar donaciones o transferencias de insumos caducos o próximos a caducar (mínimo 6 meses para Medicamentos y de 5 años a la fecha de fabricación en material de curación), o bien, en mal estado, de cualquier área interna o institución externa, salvo bienes en buen estado que se vayan a utilizar en forma inmediata antes de la fecha de caducidad en algún programa emergente como las campañas públicas de salud.

VIII 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento para el Registro y Control de Bienes de Activo Fijo. 25) El control de inventarios de los bienes recibidos en el Instituto, en su carácter de

donación, se llevará a cabo en forma permanente con cortes mensuales al último día hábil de cada mes, de conformidad con los lineamientos, principios y estrategias vigentes en la materia.

26) Las Unidades del Instituto que obtengan alguna donación, deberán llevar un registro sistemático del movimiento de los bienes recepcionados, de manera manual o automatizada.

27) Las Unidades del Instituto tendrán como fecha límite el último día hábil de cada mes para informar a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y en caso de activo fijo al Departamento de Bienes Muebles, el alta de bienes por donación, debidamente sustentada con la documentación soporte correspondiente.

28) Las Unidades del Instituto conciliarán mensualmente las donaciones obtenidas con el Departamento de Contabilidad y la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial, de conformidad con un calendario previamente establecido, entre el día 11 y el día 20 del mes siguiente al mes que se está conciliando.

29) Será responsabilidad del titular de la unidad y del administrador informar de manera oportuna dentro del mes correspondiente, las donaciones recibidas al Departamento de Contabilidad y/o a la Subdirección de Recursos Materiales y/o a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial y demás áreas competentes del Instituto, de conformidad con el tipo de bien recibido.

30) Las donaciones que se realicen al Instituto en materia de transporte deberán contar con: el último período de emisión de contaminantes que le corresponda, así como el recibo de pago de tenencia del año en que se reciba y de los últimos cinco años, además éste deberá tener no más de diez años de antigüedad y menos de cien mil kilómetros al momento de la donación.

31) Las Unidades del Instituto deben notificar a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial, las donaciones de mobiliario y equipo o su fabricación interna, con el propósito de designarles el número de inventario correspondiente.

Procedimiento para el Registro y Control de Donaciones de Bienes Inmuebles. 32) Las donaciones otorgadas al Instituto en materia de bienes inmuebles, deberán estar

soportadas por escritura, a falta de ésta por oficio suscrito por el Ayuntamiento respectivo adjuntando acta de donación.

VIII

217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



33) El personal del Departamento de Bienes Inmuebles, será el encargado de identificar

físicamente los predios y/o edificios a regularizar, debiendo integrar la documentación soporte que le sea solicitada.

34) El Departamento de Bienes Inmuebles deberá informar oportunamente sobre la regularización de predios y edificios a la Dirección General del Instituto, a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y a la Dirección General de Control Patrimonial del Gobierno del Estado de México.

35) Será responsabilidad de las áreas del Instituto que se vieran beneficiadas por alguna donación, remitir los informes y reportes al Departamento de Contabilidad y realizar una conciliación a fin de mes.

36) Será responsabilidad de las Unidades receptoras enviar una copia de la conciliación a la Subdirección de Administración de la Beneficencia Pública.

Procedimiento para el Registro y Control de Donaciones de Equipo de Cómputo.

37) Todas las donaciones de bienes informáticos que se reciban; deberán contar con factura. En caso de computadoras deberán contar con licencias correspondientes de acuerdo a los programas instalados en el equipo que se pretende donar.

38) Todo bien que se pretenda donar será evaluado por su grado de obsolescencia (será mínimo de cinco años), vida útil, costos (instalación, mantenimiento y operación) y condiciones técnicas.

39) Para que a los bienes informáticos se les pueda asignar número de inventario, éstos deberán contar invariablemente con el dictamen correspondiente.

40) Se aceptarán como donaciones todos aquellos bienes que se encuentren al 100% de su operación de acuerdo a las especificaciones de los fabricantes.

Procedimiento para el Registro y Control de Donaciones en Efectivo. 41) Todas las donaciones en efectivo que se reciban deberán hacerse a nombre del

Instituto de Salud del Estado de México, y será responsabilidad del jefe de la unidad receptora, canalizarlas a Caja General del Instituto.

42) El donativo deberá ser canalizado e ingresado a la Caja General de este Instituto. 43) El donativo deberá de anexar al ingreso, carta en hoja membretada en donde se

especifique fecha, concepto del mismo, importe y firma del suscrito, así como carta simple en caso de ser persona física.

VIII

217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



44) Si requiere recibo deducible de impuesto, será necesario presentar en la Subdirección

de Tesorería y Contabilidad el recibo que expidió el Departamento de Tesorería, así como copia del escrito antes mencionado, para realizar el trámite correspondiente.

Procedimiento para el Dictamen Técnico para la Recepción de Donación de Equipo Biomédico, Electromecánico o Bien Inmueble. 45) La Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial solicitará por escrito a la

Subdirección de Infraestructura en Salud, dentro del término de dos días hábiles siguientes a la recepción del bien donado el dictamen correspondiente.

46) El Dictamen Técnico deberá considerar igualmente criterios de protección del medio ambiente.

47) El Dictamen Técnico deberá incluir un estudio de costo beneficio, que determine la conveniencia de aceptar o rechazar los bienes donados.

48) El Dictamen Técnico deberá elaborarse en un término de cinco días hábiles, considerando la naturaleza de los bienes donados.

VIII

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Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

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Responsabilidades:

La Dirección de Finanzas es la encargada de dirigir, organizar y controlar las acciones de presupuestación que se ejecuten en el Instituto, así como coordinar y controlar las actividades financieras y contables, vigilando la correcta aplicación de los recursos; para lo cual se apoyará en las siguientes unidades: La Subdirección de Tesorería y Contabilidad, deberá: • Emitir y vigilar el cumplimiento de los lineamientos, políticas y criterios contables a los

que deberán sujetarse las unidades del Instituto en la ejecución de sus operaciones financieras referente a donaciones.

• Instrumentar y desarrollar sistemas de registro y control financiero y contable para las donaciones que se reciben a nombre del Instituto.

• Vigilar y controlar la contabilidad general del Instituto, así como los programas financieros y fondos especiales que se obtengan.

• Resguardar y controlar los libros, registros auxiliares, información y documentación soporte de las operaciones financieras de las donaciones otorgadas al Instituto.

• Realizar el dictamen de aceptación en un plazo no mayor de 5 días hábiles. El Departamento de Tesorería, deberá: • Recibir y controlar la documentación original que soporte las operaciones financieras

que realiza el Instituto y resguardarla por el tiempo que establecen las leyes respectivas.

• Custodiar y resguardar los valores propiedad del organismo que respaldan el patrimonio del Instituto, conforme a los lineamientos establecidos.

• Registrar contable y financieramente los ingresos que por concepto de donación tenga el Instituto.

• Recabar y resguardar la documentación original que respalda el patrimonio del Instituto, por el tiempo que establezcan las leyes respectivas.

El Departamento de Contabilidad, deberá: • Registrar sistemáticamente las operaciones contables y financieras que realicen las

unidades administrativas del Instituto por concepto de donaciones, a efecto de generar información financiera, presupuestal, programática y económica que facilite la toma de decisiones.

• Vigilar y supervisar que el proceso de registro contable del Instituto, en el rubro de donaciones cumpla con las normas y lineamientos establecidos por las autoridades competentes,

IX 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



• Registrar y controlar contablemente las operaciones de ingresos que por concepto de

donaciones efectúe el Instituto en el ejercicio de sus funciones. • Elaborar en coordinación con las áreas las conciliaciones de los movimientos por las

donaciones recibidas afecten los estados financieros del Instituto.

La Subdirección de Administración de la Beneficencia Pública, deberá: • Promover y desarrollar fuentes alternas de financiamiento para acciones de

beneficencia pública y de apoyo al Instituto en materia de insumos e infraestructura, en coordinación con las instancias competentes.

• Realizar el dictamen de aceptación en un plazo no mayor de 5 días hábiles. El Departamento de Asistencia Social, deberá: • Gestionar ante instituciones públicas, privadas y organizaciones de la sociedad civil,

la prestación de servicios en materia de Asistencia Social. • Establecer comunicación con los sectores público, social y privado para generar

fuentes alternas de financiamiento, encaminadas a acciones de asistencia y de apoyo al Instituto

La Unidad de Informática, deberá: • Coordinar la adquisición y asignación de los insumos requeridos para el

funcionamiento del equipo de cómputo de las diferentes unidades del Instituto.

• Realizar el dictamen de aceptación en un plazo no mayor de 5 días hábiles. El Departamento de Atención a Usuarios y Soporte Técnico, deberá: •• Gestionar los Dictámenes Técnicos para la aceptación de donaciones de bienes y

servicios informáticos ante las instancias competentes. •• Asesorar y proporcionar soporte técnico en la configuración de equipo y manejo de

software a las diversas áreas del Instituto, que se vieran beneficiadas con alguna donación.

•• Eficientar el uso y manejo de infraestructura de cómputo y de comunicaciones que se reciban en donación al Instituto.

IX 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



El Departamento de Procesamiento de Datos, deberá: •• Proponer e implementar mecanismos para el control de los insumos requeridos para

el funcionamiento del equipo de cómputo que se reciba en donación al Instituto. •• Asesorar y proporcionar soporte en los dictámenes de donaciones de consumo de

equipo de cómputo.

La Dirección de Administración, deberá: • Vigilar y supervisar que se lleven a cabo las acciones necesarias para la recepción, el

registro y control de donaciones. La Subdirección de Infraestructura en Salud, deberá: • Efectuar el seguimiento en la aplicación de los recursos asignados a las obras y

acciones de mantenimiento de infraestructura, equipo biomédico y electromecánico que el Instituto reciba como donación.

• Realizar el dictamen de aceptación en un plazo no mayor de 5 días hábiles. La Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial, deberá: • Proporcionar la asesoría requerida a las unidades administrativas del Instituto sobre

el resguardo, uso y control de los bienes patrimoniales recibidos en donación. •• Realizar el dictamen de aceptación en un plazo no mayor de 5 días hábiles. •• Recibir la documentación de las donaciones realizadas al Instituto y canalizarla a las

Subdirecciones correspondientes con forme a la naturaleza de la donación, para los registros necesarios.

•• Difundir la normatividad a las unidades administrativas del Instituto sobre la recepción, registro y control de donaciones.

IX 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



El Departamento de Administración de Riesgos y Control del Transporte, deberá: • Elaborar y proponer las normas tendientes a mejorar el control de la operación y

mantenimiento del equipo de transporte asignado a las unidades administrativas del Instituto, vigilando y supervisando su implantación y cumplimiento.

El Departamento de Bienes Muebles, deberá: • Difundir la normatividad a las unidades administrativas del Instituto sobre el registro,

control de donaciones de los bienes muebles que formaran parte del patrimonio del Instituto.

• Integrar, controlar y enviar la documentación legal de cada uno de los bienes muebles que se reciban en donación para su guarda y custodia a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad.

El Departamento de Bienes Inmuebles, deberá: • Realizar los trámites que sean necesarios para regularizar el patrimonio inmobiliario

recibido en donación que pasará a ser propiedad del Instituto dentro del marco legal aplicable, hasta la obtención de los títulos correspondientes.

• Identificar físicamente los predios y/o edificios que se recibirán en donación para regularizarlos debiendo integrar los expedientes con toda la información y documentación que para el efecto les sean solicitados por las instancias competentes.

• Informar oportunamente sobre la regularización de predios y edificios que se reciban en donación a la Dirección General del Instituto, a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad y a la Dirección General de Control Patrimonial del Gobierno del Estado de México.

• Conciliar mensualmente la cuenta de bienes inmuebles con el Departamento de Contabilidad, con el propósito de mantener actualizados los registros contables respectivos.

•• Integrar, controlar y enviar la documentación legal de cada uno de los bienes inmuebles que se reciben en donación, para su guarda y custodia a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad.

•• Coordinar con la Subdirección de Infraestructura en Salud los levantamientos topográficos de los predios que el Instituto recibirá en donación, así como establecer comunicación con las instancias correspondientes para dar curso a su regularización.

IX 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



La Subdirección de Recursos Materiales, deberá: •• Coordinar el funcionamiento de los almacenes centrales del Instituto, emitiendo la

normatividad que se deberá observar para el adecuado funcionamiento de los bienes que sean adquiridos por donación.

•• Realizar el dictamen de aceptación en un plazo no mayor de 5 días hábiles. El Departamento de Control de Abasto, deberá: •• Participar en la elaboración o modificación de las normas, políticas y procedimientos

que regulen las acciones de recepción, resguardo y almacenamiento de los bienes que el Instituto reciba en donación.

Laboratorio Estatal de Salud Pública, deberá: • Elaborar y promover las estrategias que eleven la calidad y cobertura de los servicios

del laboratorio para extenderlos a todos los niveles de atención a la salud. La Subdirección de Atención Médica, deberá: • Coordinar y vigilar la observancia de las normas técnicas desde el punto de vista

médico de acuerdo con la construcción, el funcionamiento y el equipamiento de las unidades aplicativas.

El Departamento de Atención Médica de Primer Nivel, deberá: • Analizar y verificar la correcta utilización de los insumos en salud recibidos en

donación al Instituto y proporcionados a las diferentes unidades aplicativas.

IX 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Definiciones:

Conciliación: Método o acción para la prevención y resolución de discrepancias en materia financiera y/o administrativa entre las unidades operativas y normativas del Instituto. Contabilidad: Principios y técnicas utilizadas en el establecimiento y análisis de las cuentas que registran tanto los activos, pasivos, capital o patrimonio; ingresos, costos y gastos, como las asignaciones, compromisos y ejercicios correspondientes a los programas y partidas presupuestales. Control: Proceso cuyo objetivo es la detección de logros y desviaciones para evaluar la ejecución de programas y acciones, así como aplicar las medidas correctivas necesarias. La acción de control puede ser permanente, periódica o eventual durante un proceso determinado o parte de éste, a través de la medición de resultados. Control Presupuestal: Sistema compuesto por un conjunto de procedimientos administrativos mediante los cuales se vigila la autorización, tramitación y aplicación de los recursos humanos, materiales y financieros integrantes del gasto público que realicen las diferentes unidades del Instituto en el desempeño de sus funciones asignadas. Diagnóstico: Proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de un hecho o problema administrativo, que permite destacar los elementos más significativos de una alteración en el desarrollo de las actividades de una institución. Dictamen Técnico: Opinión y/o juicio que se emite tras el análisis del recurso que es objeto de una donación. Donación: Acto de libertad por el que una persona disminuye en parte su patrimonio en beneficio de otra. Acto jurídico entre vivos por el cual una persona (donante) transfiere a otra (donatario) gratuitamente el dominio sobre una cosa y el donatario acepta. Donante: Persona física o moral que transfiere a otra gratuitamente el dominio sobre una cosa. CORETT: Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra

X 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Descripción del Procedimiento:

217B31300/01 XI

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Nombre del Procedimiento: Procedimiento: Elaboración del Dictamen para la Recepción de Donaciones Objetivo: Eficientar la recepción de donaciones en especie, en las diferentes unidades médicas y administrativas del Instituto, mediante el establecimiento de la obligatoriedad de la elaboración de un dictamen técnico, como sustento para la determinación de la aceptación de los bienes. Insumos Ofrecimiento del bien por parte del donante hacia el Instituto. Requerimiento del bien por parte de alguna unidad del Instituto. Cédula de requerimientos para la integración del dictamen de procedencia de la donación. Resultado Dictamen para la Recepción de Donaciones Interacción con otros procedimientos Registro y Control de Donaciones Registro y Control de Donaciones en Efectivo

1 de 7 217B31300/01-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento : Elaboración del Dictamen para la Recepción de Donaciones

Desarrollo

No. Responsable Descripción

1 Donante

Se presenta en la unidad médica y/o administrativa con el titular de la misma y le expresa su deseo de donar algún bien.

2 Unidad Médica y/o Administrativa

Atiende al posible donante, se entera del bien por donar, solicita al donador la documentación requerida: oficio suscrito por el donante donde especifique el costo del bien, así como factura original.

3 Donante Se entera de la documentación por entregar, la prepara y la presenta a la unidad médica y/o administrativa del Instituto.


Recibe documentación del donante, la revisa, la integra al formato de Dictamen respectivo en original y copia, procede a llenar los datos de la unidad médica y/o administrativa que recibe, datos del donante y del bien que se pretende recibir y obtiene firma del donante, envía el original del formato del Dictamen y documentación a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial en oficinas centrales y la copia del formato se archiva para su control.

2 de 7 217B31300/01-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento : Elaboración del Dictamen para la Recepción de Donaciones No. Responsable Descripción 5 Subdirección de

Servicios Generales y Control Patrimonial

Recibe el original del formato del Dictamen y la documentación soporte del bien por donar, revisa que se encuentre completa y debidamente requisitada, elabora oficio de valoración en original y copia, envía el original del oficio de valoración, Dictamen y la documentación soporte del bien por donar a la unidad normativa de acuerdo con la naturaleza del bien por donar: A la Unidad de Informática A la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial A la Subdirección de Recursos Materiales A la Subdirección de Infraestructura en Salud A la Subdirección de Atención Médica A otros. En la copia del oficio de valoración obtiene acuse de recibo, y archiva para su control.

6 Unidad Normativa/ Dictaminadora

Recibe oficio de valoración, dictamen y la documentación soporte del bien por donar, revisa, emite opinión en el Dictamen y obtiene una copia fotostática para control, elabora oficio de Dictamen en original y copia, envía a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial junto con la documentación soporte del bien por donar, archiva la copia para su control previo acuse de recibo.

7 Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial

Recibe Expediente del Dictamen, se entera de la resolución y lo hace del conocimiento de la Unidad Médica y/o Administrativa correspondiente, mediante llamada telefónica para que pase a recoger Expediente del Dictamen. Se queda con la segunda copia del Acta de Comité


Recibe llamada y se entera de la resolución.

3 de 7 217B31300/01-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento : Elaboración del Dictamen para la Recepción de Donaciones No. Responsable Descripción


Se presenta a recoger el expediente del dictamen.


Se entera y le llama al donador para informarle la resolución, y concertar una cita.

11 Donante Recibe llamada, se entera y se presenta.


Recibe al donante.


De no ser favorable el dictamen, le entrega el bien y la documentación y agradece su intención de donar. .


De ser favorable el dictamen, recibe los bienes (Se conecta al procedimiento de recepción registro y control de donaciones correspondiente.)

FIN

4 de 7 217B31300/01-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Desarrollo

OFICIO

FACTURA

DOANATE

1

INICIO

EXPRESA EL DESEO DE DONAR

UN BIEN 2

ATIENDE , SE ENTERA Y SOLICITA

3 SE ENTERA PREPARA Y ENTREGA

OFICIO OFICIO 1

4

RECIBE , REVISA ,

INTEGRA , ENVIA

FACTURA OFICIO 1

0

5

RECIBE , REVISA ,

ELABORA INTEGRA ,

ENVÍA

OFICIO

DICTAMEN

1

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL DICTAMEN PARA LA RECEPCIÓN DE DONACIONES

UNIDAD ´MÉDICA Y ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL

PATRIMONIAL UNIDAD NORMATIVA /

DICTAMINADORA

DICTAMEN

5 de 7 217B31300/01-01

REVISA

A

6

RECIBE , , EMITE

OPINIÓN , ELABORA ,

INTEGRA Y ENVÍA

DICTAMEN

1 OFICIO

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



6 de 7 217B31300/01-01 217B31300/01-01

2

PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DEL DICTAMEN PARA LA RECEPCIÓN DE DONACIONES

SUBDIRECCION DE SERVICIOS GENERALES Y

CONTROL PATRIMONIAL UNIDAD MÉDICA Y / O

ADMINISTRATIVA DONANTE

A

EXPEDIENTE DE DICTAMEN

7 RECIBE , SE ENTERA Y

HACE

8

RECIBE , Y SE ENTERA

9 SE PRESENTA , RECIBE Y SE

RETIRA

EXPEDIENTE DE DICTAMEN 10

SE ENTERA , LLAMA HE

INFORMA Y CONCERTA

EXPEDIENTE DE DICTAMEN

SE ACEPTA LA DONACION ?

SI NO

RECIBE 12

SE ENTERA Y SE PRESENTA

1 14

RECIBE , ENTREGA Y DA LAS GRACIAS 13

11

RECIBE

SE CONECTA AL PROCED . REGISTRO Y CONTROL . DE

DONACIONES

FIN

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Elaboración del Dictamen para la Recepción de Donaciones Medición Indicador para medir capacidad de respuesta Número mensual de propuestas de donación contra el número de dictámenes favorables. Número de propuestas rechazadas por falta de requisitos documentales. Número de propuestas rechazadas por condiciones técnicas del bien. Número de propuestas rechazadas por condiciones físicas del bien. Número mensual de dictámenes elaborados contra el número de donaciones recibidas. Registro de Evidencias La aceptación de donaciones se sustentará en el dictamen elaborado por las áreas normativas competentes del instituto. Cuando lo solicite el donante, el Instituto emitirá el recibo oficial deducible de impuestos por el importe del bien donado.

7 de 7 217B31300/01-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Nombre del Procedimiento:

Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Consumibles

Objetivo: Normar el proceso de registro y control de las donaciones aceptadas por las unidades del Instituto en tiempo y forma, instrumentando los lineamientos de carácter administrativo que definan y delimiten las funciones y obligaciones de las diferentes áreas participantes, de conformidad con la normatividad vigente en la materia. Insumos La documentación que ampare la propiedad y el costo del bien donado Oficio de Donación Dictamen Recibo Oficial Alta por Donación Oficio de Agradecimiento Resultado Recibir, registrar y controlar de manera oportuna las donaciones otorgadas a las diferentes unidades médicas y/o administrativas del Instituto de Salud del Estado de México, de conformidad con la normatividad vigente en la materia. Interacción con otros procedimientos Dictamen Técnico Donaciones de Insumos al ISEM

1 de 9 217B31300/02-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Desarrollo

No. Responsable Descripción 1 Donante Entrega los bienes consumibles, la factura, carta factura

o nota, y oficio de donación en original y dos copias.

2 Unidad Aplicativa/ jefe del Almacén

Recibe los bienes, la factura, carta factura o nota original, y oficio de donación en original y dos copias, firma y devuelve acuse. Revisa que el bien cumpla con los requerimientos y especificaciones técnicas y normativas establecidas en las adquisiciones del Instituto. Requisita el formato “Alta por donación” en original y dos copias, así como oficio de agradecimiento en original y copia, sin requisitos fiscales, y los turna al administrador para recabar firmas del Director del Hospital o Jefe de Jurisdicción. Si el donante solicita recibo con requisitos fiscales, lo solicita a la Administración.

3 Unidad Aplicativa/ Administrador

Recibe el formato “Alta por donación” en original y dos copias, así como oficio de agradecimiento en original y copia, recaba firma del titular de la unidad o jefe de jurisdicción y lo entrega al jefe del almacén.


Recibe el formato “Alta por donación” en original y dos copias, así como oficio de agradecimiento en original y copia, debidamente firmados. Entrega al donante el original del oficio de agradecimiento, junto con la copia del acuse de recibo del oficio de donación. Archiva el resto de la documentación.

5 Donante Recibe el original del oficio de agradecimiento y primera y segunda copias del acuse de recibo del oficio de donación

2 de 9 217B31300/02-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



No. Responsable Actividad 6 Unidad Aplicativa/ jefe del

Almacén Turna al área de computo el formato “Alta por donación” en original y dos copias, y el original de la factura, carta factura o nota en su caso, para su captura en el sistema.

7 Unidad Aplicativa/ Área de Computo

Recibe el formato “Alta por donación” en original y dos copias, y el original de la factura, carta factura o nota, en su caso, captura las donaciones en el sistema con una clave especifica, genera el reporte de entrada por donaciones en original y dos copias, lo firma y lo turna al jefe del almacén junto con la factura y el formato de alta por donación. Archiva acuse de recibo del formato de donaciones y del reporte de entradas.

8 Unidad aplicativa/ jefe del Almacén

Recibe el reporte de entradas en original y copia, la factura y el reporte de altas por donación, integra expediente, fotocopia la documentación y la turna al Departamento de Recursos Financieros de la unidad. Turna los originales al Departamento de Contabilidad del ISEM En caso de que el donante requiera recibo con requisitos fiscales, elabora oficio dirigido a la Subdirección de Finanzas, solicitando dicho documento, recaba firmas del administrador y lo envía con toda la documentación al Departamento de Contabilidad. Envía copias al Almacén Central de esta documentación y archiva sus copias. Si el bien donado no le fuera útil a la unidad receptora, boletina el mismo a las unidades y a los almacenes centrales, para que puedan disponer de éste. Se conecta con el procedimiento: Transferencia de insumos entre almacenes de unidades.

3 de 9 217B31300/02-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



No. Responsable Actividad 9 Unidad Aplicativa/

Departamento de Recursos Financieros

Recibe original y fotocopia de la factura, carta factura o nota, oficio de donación, formato de alta por donaciones, y del reporte de entradas, registra el bien, firma de recibido en los originales y los devuelve al jefe del almacén.


Recibe los originales de la factura, carta factura o nota, oficio de donación, formato de alta por donaciones, reporte de entradas y los turna mediante oficio (original y copia), al Departamento de Contabilidad del ISEM. El último día hábil del mes emite un reporte mensual de donaciones en original y dos copias y lo envía al Departamento de Contabilidad del ISEM. Envía una copia del informe mensual de donaciones al Almacén Central.

11 Subdirección de Tesorería y Contabilidad/ Departamento de Contabilidad

Recibe la documentación original de la donación y solicitud de recibo (si fue solicitado): Oficio de envío, factura, carta, factura o nota, oficio de donación, formato de alta por donaciones, reporte de entradas y reporte mensual de donaciones. Genera las pólizas de entradas y la anexa al expediente. Elabora el recibo para efectos fiscales en original y copia, la requisita y la envía mediante oficio a la administración de la unidad correspondiente.

12 Unidad aplicativa/ jefe de Almacén

Obtiene original y copia del recibo para efectos fiscales y del oficio de envío. Entrega al donante el recibo, para efectos fiscales, recaba acuse de recibo en la copia, anexa copia del oficio de envío y lo devuelve a la Subdirección de Tesorería y Contabilidad.

13 Donante Recibe el original del recibo de donación con requisitos fiscales, firma acuse, devuelve copia y se retira.

4 de 9 217B31300/02-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



No. Responsable Actividad 14 Subdirección de Tesorería

y Contabilidad/ Departamento de Contabilidad

Recibe acuses de recibo del oficio de envío y del recibo de donación con requisitos fiscales, lo integra al expediente, coteja contra las pólizas y registra contablemente.

5 de 9 217B31300/02-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



6 de 9 217B31300/02-01

00

FORM A T O DEALT A P ORDONACION

12

F ACT URA

O FICIO DEDO NACION

1

2

0 0

F ORM A TO DEA LTA PO RDONA CIO N

12

O FICIO DEDO NACION

0

21

0

O FICIO DE DO NACION

01

2

0

F ACT URA

INI CIO

1

8.2.7 .3 PROCEDIMIENT O: DONACIONES DE INSUMOS AL ISEM.

E NTREGA .

DO NANTEJEFE DE A LMACE N

U N I D A D A P L I C A T I V AAREA DE CO MPUTOA DMI NISTRADO R

3

OF ICI O D EA GR A DE C IM IE NTO

0

RE CIBE, RECAB A FIRM AS YE NTRE GA.

1

7

0

FA CTURA

RE CIBE , CA PTURA , GE NE RA , FIRMA Y TURNA.

A

RE CURSOS FINANCI EROS

S UBDIRECCION DETES ORE RIA Y CONTABILIDAD /

DE PARTAM ENTO DE CONTAB IL IDAD

INS UM OS

0

F A CTURA

2

RECIB E, REVISA, REQUIS ITA ,E LAB ORA, FIRM A, ANEX A Y

TURNA.

INSUMO S

21

0

F ORM A TO DEA LT A PO RDONA CIO N

01

OF IC IO D EA GR A D E CI MIE N TO

00

FORM AT O DEALT A P ORDONACION

12

4

O FIC IO D E

AG RA D E C IMIE N TO

0

RECIB E, ANEXA ,ENTREGA Y A RCHIV A.

1

5

OF IC IO D EA GR A D EC IM IE N TO

0

RE CIBE Y S E RETIRA .

00

F ORM A TO DEA LT A P ORDO NACION

12

6 TURNA

0

21

0

RE P ORTE DEE NTRA DAS


Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



00

OF ICIO DEAG RADE CIM IENT O

RE PORT E DEENT RADA S0

00

FORM A T O DEA LT A P ORDO NACION

00

OF ICIO DEDONA CION

0FA CTURA

01

OF ICIO DEAG RADE CIM IE NT O

RE PO RTE DEENT RADA S1

01

FO RM AT O DEALT A P ORDO NACION

01

OF ICIO DEDONA CIO N

1

RE PORT E DEENT RADA S

00

FO RM AT O DEALT A P ORDONA CION

0

0F A CTURA

DONANTE JEFE DE A LMACE NU N I D A D A P L I C A T I V A

AREA DE CO MPUTOA DMINISTRADO R RE CURSOS FINANCIEROS

S UBDIRECCION DETES ORE RIA Y CONTABILIDAD /

DE PARTAMENTO DE CONTAB IL IDAD

8

RECIB E,FO TOCOP IA ,Y TURNA .

A

1

1FA CTURA

9

RE CIBE , REG ISTRA, FIRMA ,DEVUELVE Y A RCHIV A.

01

OF ICIO DEAG RADE CIM IENT O

RE PORT E DEENT RADA S1

01

FORM A T O DEA LT A P ORDO NACION

01

OF ICIO DEDONA CION

1FA CTURA

10

RE CIBE, E MITE, ANEX A, ENVIA Y ARCHIVA .

00

OF ICIO DEAG RADE CIM IE NT O

RE PO RTE DEENT RADA S0

00

FO RM AT O DEALT A P ORDO NACION

00

OF ICIO DEDONA CIO N

0FA CTURA

21

0

REP ORT EM E NSUA L DEDONA CIONE S

ULTIMO DIA HABILDEL ME S

1

0

OF ICIODE

E NVIO

B

RE GIST RA

A LM ACE NCENT RA L

7 de 9 217B31300/02-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



10

O FICIO

1

1

1

OF ICIO

0

1

00

O F ICIO DEE NV IO

0

REP O RTEM E NSUA L DEDO NA CIO NES

DO NANTE JEFE D E AL MA CENU N I D A D A P L I C A T I V A

A REA DE CO M PUTOADM INIS TRADO R RE CURS OS FINANC IER OS

S UBDIRE CCION DETESO RERIA Y CONTAB IL IDAD /

DE PA RTAME NT O DE CONTAB IL IDA D

11

RE CIBE ,DE VUELVE ,G ENERA ,E LA BO RA YE NVIA.

01

OF ICIO DEAG RA DECIM IENT O

RE P ORT E DEEN TRA DA S0

00

FO RM A TO DEALT A PO RDONA CIO N

00

OF ICIO D EDONA CION

0FA CT URA

B

E XP E DIE NT E

RE CIBOF IS CA L

0

0P OLIZ A

12

RE CIBE , FIRMA , ENTREGA YDEV UE LVE.

0

RECIB OF ISCA L

13

RECIB E, FIRMA,DE VUELVE Y

SE RETIRA.

0

REC IB OF ISCA L

O F ICIO1

14

RECIB E, REG IS TRA E INTEG RA .

0

RECIB OF ISCA L

RE GIST RA

E X PE DIENT E

F I N

8 de 9 217B31300/02-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Consumibles.

Medición Indicador para medir capacidad de respuesta Número mensual de donaciones realizadas al Instituto por número de Alta por Donación Número de registros de Alta por Donación por los registros en póliza Importe mensual de los bienes donados al Instituto Registro de Evidencias Informe mensual de Altas por Donación El número de las pólizas elaboradas por donación Número de oficios de agradecimiento

9 de 9 217B31300/02-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Objetivo:

Normar el proceso de registro y control de las donaciones que deban ser inventariadas y aceptadas por las unidades del Instituto en tiempo y forma, instrumentando los lineamientos de carácter administrativo que definan y delimiten las funciones y obligaciones de las diferentes áreas participantes, de conformidad con la normatividad vigente en la materia. Insumos La documentación que ampare la propiedad y el costo del bien donado Oficio de Donación Recibo Oficial Dictamen Altas por Donación Reporte Mensual de Alta por Donación Resultado Registrar y controlar de manera oportuna las donaciones que requieren ser entregadas a las diferentes unidades médicas y administrativas del Instituto de Salud del Estado de México, de conformidad con la normatividad vigente en la materia.

Interacción con otros procedimientos Elaboración del Dictamen para la Recepción de Donaciones. Manual de Procedimientos para el Control de Activo Fijo, Procedimiento: Altas de Activo Fijo Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios, Procedimiento: Donaciones de Insumos al ISEM

1 de 8 217B31300/03-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes de Activo Fijo

Desarrollo

No. Responsable Actividad 1 Unidad Médica y/o

Administrativa

Detecta los bienes que recibieron en donación y que dará de alta, verifica las copias de los documentos: oficio de donación, factura y Dictamen.

2 Unidad Solicitante / Jefe de Recursos Materiales

Elabora la cédula de registro de activo fijo en original y dos copias, así como el oficio de envío en original y dos copias, le anexa original y copia de la factura, acta administrativa, y del oficio de donación, y los envía al Departamento de Bienes Muebles.

3 Departamento de Bienes Muebles

Recibe de la unidad solicitante lo siguiente: Cédula de registro de activo fijo en original y dos copias, oficio de envío en original y dos copias y original y copia de la factura, del oficio de donación, y del acta administrativa, revisa que la documentación este completa, firma y sella de recibido en una copia de la cédula de registro de activo fijo, copia del oficio de envío, fotocopias de la factura, oficio de donación y acta administrativa y las devuelve a la unidad solicitante. Analiza la documentación y la clasifica para efectuar el movimiento contablemente, cuando se puede acreditar la propiedad del mobiliario y equipo se afectan las cuentas de balance, en caso contrario, se afectan las cuentas de orden, asigna el número de inventario en la cédula de registro de activo fijo, recaba firma de autorización del Subdirector de Control Patrimonial y envía la siguiente documentación al Área de Cómputo del Almacén General: - copia del oficio de envío. - copia de la cédula de registro de activo fijo. El resto de la documentación la archiva en su expediente.

2 de 8 217B31300/03-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



4 Unidad Solicitante Recibe copia de la cédula de registro de activo fijo, copia de oficio de envío, fotocopias de la factura, oficio de donación y acta administrativa, verifica que estén selladas y firmadas de recibido y los archiva.

5 Almacén General Área de Cómputo

Recibe del Departamento de Bienes Muebles la documentación mencionada, revisa que este completa y autorizada por el Subdirector de Servicios Generales y Control Patrimonial, captura la información, emite el resguardo de activo fijo en original y cuatro tantos y lo entrega al Departamento de Bienes Muebles.


Recibe el resguardo de activo fijo en original y cuatro copias, firma de recibido en la cuarta copia del resguardo y la devuelve al Área de Cómputo para su archivo; distribuye las copias del resguardo de la siguiente manera: - copia al Departamento de Contabilidad. - copia a la Unidad solicitante. - copia para acuse de recibo y el original para el archivo del Departamento de Bienes Muebles.

7 Almacén General Área de Cómputo

Recibe copia del resguardo de activo fijo, debidamente firmado y sellado de recibido y lo archiva.

8 Unidad Solicitante Recibe dos copias del resguardo de activo fijo, firma y sella de recibido en una y la regresa al Departamento de Bienes Muebles y con la otra se conecta a trámite interno.


Recibe copia del resguardo de activo fijo, revisa que este debidamente firmada y sellada, anexa otra copia del mismo resguardo y las envía al Departamento de Contabilidad.

10 Departamento de Contabilidad

Recibe dos copias del resguardo firma y sella de recibido en una y la devuelve al Departamento de Bienes Muebles y con la otra se conecta a trámite interno.


Recaba acuse de recibo en una copia del resguardo de activo fijo, la archiva junto con el original y las envía al departamento de Contabilidad.

3 de 8 217B31300/03-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



No. Responsable Actividad

12 Departamento de Contabilidad

Recibe la copia del Resguardo de Activo Fijo, firma y sella en el acuse, mismo que devuelve al Departamento de Contabilidad. Realiza los registros contables correspondientes


Recibe el acuse del Resguardo de Activo Fijo y lo archiva junto con los siguientes documentos originales, la Factura, la Cédula de Registro y el Oficio de Donación

FIN

4 de 8 217B31300/03-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



PROCEDIMIENTO: ALTAS DE ACTIVO FIJO. UNIDAD SOLICITANTE

ÁREA DE RECURSOS MATERIALES DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

INICIO

DETECTA, RELACIONA, VERIFICA Y DETERMINA

ACREDITA SU PROPIEDAD?

1

RELACION ACTIVO FIJO

1 2

ACTA ADMVA.

EXPEDIENTE ACTIVO FIJO

3 2

OFICIO DE DONACION

FACTURA

LEVANTA OBTIENE

4

OFICIO DE DONACION

O 1

FACTURA O

1 ACTA ADMVA.

O

1 CEDULA REGISTRO

O 2

1

ELABORA, ANEXA Y ENVIA

1 OFICIO DE ENVIO O

5

RECIBE, REVISA, FIRMA Y SELLA DE RECIBIDO, ANALIZA, CLASIFICA, EFECTUA Y ENVIA

CEDULA REGISTRO

2 OFICIO DE ENVIO

2 ACTA ADMVA.

FACTURA OFICIO DE DONACION

CEDULA DE REGISTRO

1 OFICIO DE ENVIO

O FACTURA OFICIO DE DONACION

ACTA ADMVA.

A

B

CEDULA REGISTRO

O OFICIO DE ENVIO

1


5 de 8 217B31300/03-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



4 3

UNIDAD SOLICITANTE DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

8

CEDULA REGISTRO

2 OFICIO DE ENVIO

2 ACTA ADMVA.

FACTURA OFICIO DE DONACION

A B

DEPARTAMENTO DE ALMACEN ÁREA DE COMPUTO

6 RECIBE, REVISA Y ARCHIVA 7

CEDULA REGISTRO

O OFICIO DE ENVIO

1

2 1 1

RESGUARDO ACTIVO FIJO O

4

4 1

RESGUARDO ACTIVO FIJO

2 3 1

RESGUARDO ACTIVO FIJO

4 9

C

RECIBE, REVISA, CAPTURA Y ENTREGA

RECIBE, REVISA, FIRMA Y SELLA DE RECIBIDO, DISTRIBUYE Y ARCHIVA

O O

1 RESGUARDO ACTIVO FIJO

4 CEDULA REGISTRO

1 OFICIO DE DONACION

RECIBE Y ARCHIVA 1

PROCEDIMIENTO: ALTAS DE ACTIVO FIJO. Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes de Activo Fijo

6 de 8 217B31300/03-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



UNIDAD SOL ICITANT E DEPARTAM E NT O DE BIENES M UEBL ES

C

DEPART AM ENTO DE CONT ABI LIDAD

10

RE CIBE , R EV IS A,FIR M A Y S E LLAY A RCHIV A

11

1

RE S GUARDO ACT IVO FIJO

1 1

RE SGUA RDO ACTIV O FIJ O

2

T RAM ITE INT ERN O

121


312RE CIBE , FIRM A YS E LLA Y DE VUE LV E

1

RE SGU ARDO ACTIVO FIJ O

3 1

RES GUAR DO ACTIV O FIJO

2

TRA M ITE INTE RNO

13

121


OF ACTURA

CED ULA REGIST RO

O OFICIO DE DON ACION

RE CIBE , RE V ISA , INT EGRA YENV IA

RE CIBE Y ARCHIV A

FIN

PR OC EDIMIENT O: ALT AS D E AC T IVO F IJO.Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes de Activo Fijo

7 de 8 217B31300/03-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Medición Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número mensual de donaciones realizadas al Instituto por número de Altas por Donación Número de registros de Alta por Donación por los registros en póliza Reporte de los bienes donados al Instituto que fueron inventariados Registro de Evidencias Informe mensual de Altas por Donación El número de las pólizas elaboradas por donación Reporte mensual de donaciones Números de inventario asignados

8 de 8 217B31300/03-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Inmuebles

Objetivo: Mejorar el registro y control de los bienes inmuebles recibidos en donación que afectan el patrimonio del instituto. Insumos

La documentación que ampare la propiedad y el costo del bien donado Recibo Oficial Dictamen Técnico Registro y control de donaciones Oficio de agradecimiento Resultado Registrar y actualizar los registros de los bienes inmuebles recibidos en donación, que formarán parte del patrimonio del instituto Interacción con otros procedimientos

Dictamen de Donaciones Recibo Oficial Registro y Control de Donaciones Proceso de Regularización de Inmuebles Donados por Ayuntamientos Procedimientos de Regularización de Inmuebles Donados por CORETT

1 de 6 217B31300/04-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Desarrollo

No. Responsable Descripción 1 Unidad Médica y/o

Administrativa

Solicita dictamen ante la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial e integra la documentación del bien (copia de escritura pública, copia de no gravamen); una vez que recibe el dictamen oficio de aceptación o rechazo le solicita al donante los documentos originales: Escritura pública, constancia de que no presenta gravamen alguno sobre el bien, señalamiento donde el posible donante expresa su voluntad sobre el destino del bien, si el donante es Gobierno Federal o algún Gobierno Local, el decreto de desafectación a favor del Instituto.

2 Donante

Prepara documentación original y la entrega a la Unidad Médica y/o Administrativa.


Recibe documentación original para someterlo al proceso de regularización. Elabora oficio original y cuatro copias, recaba firma del titular de la unidad Médica y/o administrativa adjuntando la documentación al oficio original. Turna oficio original y documentación a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial. Copias a: 1.- Dirección de Finanzas 2.- Dirección de Administración. 3.- Unidad de Asuntos Jurídicos 4.- Expediente de la Unidad Médica y/o Administrativa Archiva previo acuse.


Recibe oficio y documentación para proceder a realizar las acciones conducentes, turnando la documentación al Departamento de Bienes Inmuebles.

2 de 6 217B31300/04-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Desarrollo

No. Responsable Descripción

5 Departamento de Bienes Inmuebles

Recibe oficio, Escritura Pública, constancia libre de gravamen y decreto de desafectación con las indicaciones y procede al análisis y cotejo de la información para verificar si la donación es procedente. En caso de que la donación sea realizada por algún Ayuntamiento o por la Comisión para la Regularización de la Tenencia de la Tierra realiza la regularización del bien correspondiente ante las instancias competentes.

6 Departamento de Bienes Inmuebles

Recibe las escrituras debidamente acreditadas por la Dirección General de Control Patrimonial del Gobierno del Estado de México, obtiene: dos juegos de copias de la misma, y envía por oficio al departamento de Tesorería para salvaguarda y control.

3 de 6 217B31300/04-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



4 de 6 217B31300/04-01

DECRETO DESAFECTACIÓN

0

CONSTANCIA LIBRE DE

GRAVAMEN 0

DOANANTE UNIDAD MÉDICA Y/O ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

Y CONTROL PATRIMONIAL

INICIO

ESCRITURA PUBLICA

0

1

A

RECIBE , SOMETE , ELABORA , ADJUNTA

Y TURNA

2

3

PROCEDIMIENTO : RECEPCIÓN , REGISTRO Y CONTROL DE DONACIONES DE BIENES INMUEBLES .

RECIBE Y SOLICITA

DICTAMEN 0

DECRETO DESAFECTACIÓN

0

CONSTANCIA LIBRE DE

GRAVAMEN 0

ESCRITURA PUBLICA

0

1 2 3 4

OFICIO 0

COPIA : - DIRECCIÓN DE FINANZAS - DIRECCIÓN DE ADMÓN . - UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS - UNIDAD MÉDICA O ADMINISTRATIVA

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



5 de 6 217B31300/04-01

D E PA R TA M E N T O D E B IEN ES M U E BL E S

S U B D IR E C C I Ó N D E SE R VIC IO S G EN ER A L ES Y C O N T R O L P AT R IM O N IAL

4

A

5

R E C IB E Y PR O C ED E

D E C R ET O D E SA F EC T AC IÓ N

0

C O N ST A N C IA L IB R E D E

G R A VA M E N0

E S C R ITU R A P U B L IC A

0

O F IC IO

0

D E C R E T O D ES A FE C TA C IÓ N

0

C O N S T AN C IA L IBR E D E

G R AV A M E N0

E SC R IT U R A P U B L IC A

0

O F IC IO

0

D O N A6 7

R E C IB E, A N AL IZ A Y C O TE JA

H . A Y U N TA M IE N T O

C O M IS IÓ N PA R A L A R E G U L AR IZ AC IÓ N

D E L A T IER R A (C O R ET T )

S E C O N E C T A AL P R O C E D IM IE N T O D E R E G U L AR IZ AC IÓ N D E

IN M U EB L E S D O N A D O S P O R E L

AY U N T AM IEN T O

S E C O N E C T A A L P R O C E D IM I EN T O D E R E G U L A R IZ A C IÓ N D E

IN M U E BL E S D O N A D O S PO R

C O R E T T

F IN

PR OC ED IM IEN T O : R EC E PC IÓ N , R E G IS TR O Y C O N T R O L D E D O N AC IO N ES D E B IEN E S IN M U EB L ES .

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Medición Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número de donaciones de bienes inmuebles realizadas al Instituto por número de escrituras a nombre del Instituto Número de registros de alta por donación por los registros en póliza. Reporte de los bienes donados al Instituto que fueron escriturados Registro de Evidencias Informe mensual de Altas por Donación Número de las pólizas elaboradas por donación Reporte mensual de donaciones Número de Escrituras

6 de 6 217B31300/04-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




PROCEDIMIENTO: Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Informáticos

Objetivo:

Eficientar y normar el registro y control de las donaciones de bienes informáticos aceptados por el Instituto, instrumentando los lineamientos de carácter administrativo que definan y delimiten las funciones y obligaciones de las diferentes áreas participantes, de conformidad con la normatividad vigente en la materia.

Insumos Oficio de donación Factura Resultado Recibir y registrar todas las donaciones de bienes informáticos que le sean otorgadas al Instituto, de conformidad con los lineamientos establecidos. Interacción con otros procedimientos Reporte de donaciones Dictamen Técnico

1 de 9 217B31300/05-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Informáticos

Desarrollo

No. Responsable Descripción 1 Unidad Administrativa y/o

Médica Con apoyo de su propia unidad de informática, pre-evalúa los bienes informáticos con base en formato e instructivo de la Solicitud de Opinión Técnica para Donación de Bienes Informáticos, formato FO-DB-DAT-03, el cual requiere del respaldo legal de la donación (carta, acta o recibo de entrega de los bienes a la unidad administrativa) y/o factura de compra (donde se especifican características técnicas de los bienes, tratándose de computadoras deben incluirse las licencias de uso de software ó el software preinstalado con licencia). Elabora oficio para donación de bienes informáticos en original y dos copias, requisita el formato FO-DB-DAT-03 Solicitud de Opinión Técnica para Donación de Bienes Informáticos en original con dos copias, anexa el respaldo legal de donación con dos copias y envía a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial.


Recibe la Documentación, la registra y la turna a la Unidad de Informática/Departamento de Procesamiento de Datos.

3 Unidad de Informática/Departamento de Procesamiento de Datos

Recibe oficio de donación, formato FO-DB-DAT-03 y respaldo legal de donación, revisa y verifica que estos documentos se encuentren completos. Obtiene copia de cada uno de los documentos recibidos y los envía al Departamento de Atención a Usuarios y Soporte Técnico.

4 Unidad de Informática/Departamento de Soporte Técnico

Recibe copia del oficio de solicitud de donación, del formato FO-DB-DAT-03 requisitado, y evalúa el grado de obsolescencia, vida útil y condiciones técnicas de los bienes. Determina procedencia de la donación. Envía oficio con resolución en original y copia al Departamento de Procesamiento de Datos.

2 de 9 217B31300/05-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de Bienes Informáticos

Desarrollo

No. Responsable Descripción 5 Unidad de Informática/Departamento

de Procesamiento de Datos Recibe oficio de resolución y determina procedencia.

6 Unidad de Informática/Departamento

de Procesamiento de Datos En caso de que proceda la resolución se prepara oficio de solicitud, anexando el formato FO-DB-DAT-03 y respaldo legal a la Dirección General del Sistema Estatal de Informática. (se conecta a la operación No.12).

7 Unidad de Informática/Departamento de Procesamiento de Datos

En caso de no ser favorable el dictamen, lo hace del conocimiento mediante oficio de resolución a la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial.


Recibe oficio de resolución, donde no es aceptada la donación haciéndolo del conocimiento a la Unidad Médico y/o Administrativa mediante la entrega del oficio.

9 Unidad Médico y/o Administrativa Recibe oficio de resolución donde se informa que no fue aceptado el bien, le comunica al donador vía telefónica y concertar una cita.

10 Donante Se entera y se presenta en la fecha acordada para recoger documentación.

11 Unidad Médica y/o Administrativa Recibe al donante, le entrega oficio de resolución, la documentación, el bien y agradece la intención de donar.

12 Dirección General del Sistema Estatal de Informática de Gobierno del Estado de México.

Recibe oficio de solicitud y Formato FO-DB-DAT-03 y respaldo legal. Analiza y determina que es procedente la donación, prepara oficio con Dictamen Técnico, envía a la Unidad de Informática del ISEM.

3 de 9 217B31300/05-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Desarrollo

No. Responsable Descripción 13 Unidad de

Informática/Departamento de Procesamiento de Datos

Recibe oficio de Dictamen Técnico donde es aceptada la donación. Prepara oficio en original y copia, anexa documentación soporte y turna: Original: Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial con soporte. Copia: requisita acuse de recibo y archiva.

14 Subdirección de Servicios

Generales y Control Patrimonial Recibe oficio y documentación soporte que indica la aceptación del bien, emite dictamen de aceptación, obtiene copia de la factura u oficio de donación del bien, misma que archiva y el original la envía al Departamento de Tesorería para su resguardo y control.

4 de 9 217B31300/05-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



2 1

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL PATRIMONIAL UNIDAD ADMINISTRATIVA Y/O MÉDICA UNIDAD DE INFORMÁTICA DEPTO. DE .

PROCESAMIENTO DE DATOS

INICIO

OPINIÓN TÉCNICA PARA DONACIÓN DE

BIENES INFORMATICOS

0

FAC TURA RECIBO DE

ENTREGA

CARTA

2 1

OFICIO DONACIÓN

O

DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN

REGISTRO

1

2

DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTACIÓN

3

A

PRE EVALUA , ELABORA , ANEXA , Y

ENVIA

RECIBE Y TURNA

RECIBE , REVISA ,

VERIFICA , OBTIENE COPIA , Y

ENVIA

PROCEDIMIENTO : RECEPCIÓN , REGISTRO Y CONTROL DE DONACIONES DE BIENES INFORMÁTICOS

5 de 9 217B31300/05-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



SUBDIRECCIÓ N DE SERVICIOS

GENERALES Y CO NTRO LPATRIMONIAL

UNIDAD DE INFORMÁTICA / DEPTO. DE PROCESAMIENTO DE DATOS

4

DOCUMENTACIÓN

B

NO

5

DOCUMENTACIÓN

OFICIORESOLUCIÓN

O

1

OFICIORESOLUCIÓN

O

PROCEDERESOLUCIÓN7 6

1

O FIC IORE SO LUC IÓN

O

1

OFIC IORE S OLUC IÓN

O

S I

VA A LA OP ER AC IÓ N No. 1

DE E S TE P RO CE DIM IE NTO

UNIDA D D E INFOR MÁ TICA / DE PTO. D E SOP OR TE TÉ CNICO

8

OFICIOR ES OLU CIÓN

O

C

R EC IB E YD ETE RM INA

R EC IB E ,E VA LU A, Y

DE TER M IN A

AN EX A D OCU ME NTA C ION

H AC E D E C ONO CIMIE NTO

RE CIB E OFICIO Y HA C E DE CON OCIM IEN TO

6 de 9 217B31300/05-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



1

DOCUMENTACIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA Y/O MÉDICA DONANTE

12

PROCEDIMIENTO : RECEPCIÓN , REGISTRO Y CONTROL DE DONACIONES DE BIENES INFORMÁTICOS

10

BIEN

11

DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ESTATAL DE INFORMATICA GEM

9

OFICIO RESOLUCIÓN

O

C

SE ENTERA , Y SE PRESENTA

RECIBE , PREPARA ,

ANEXA Y ENVIA

OFICIO RESOLUCIÓN

O VIENE DE LA OPERACIÓN

No . 6

OFICIO SOLICITUD

O

OFICIO SOLICITUD

O

D

RECIBE , COMUNICA Y

CONCERTA

RECIBE Y ENTREGA

7 de 9 217B31300/05-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



OFICIO

1

DOCUMENTACIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA Y/O MÉDICA VENTANILLA ÚNICA

13

14

UNIDAD DE INFORMATICA / DEPTO DE PROCESAMIENTO DE DATOS

OFICIO DICTAMEN TÉCNICO

O

D

OFICIO

O

OFICIO

O

DOCUMENTACIÓN

VA A LA OPERACIÓN No . 7 DEL

PROCEDIMIENTO DE DICTAMEN TÉCNICO

DE DONACIONES FIN

RECIBE , PREPARA ,

ANEXA Y ENVIA

8 de 9 217B31300/05-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Medición Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número de donaciones en bienes informáticos realizadas al Instituto por número de oficio Dictamen Técnico de procedencia de la donación Registro de Evidencias Informe mensual de Altas por Donación El número de oficio del Dictamen Técnico de procedencia de la donación

9 de 9 217B31300/05-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




PROCEDIMIENTO: Recepción, Registro y Control de Donaciones en Efectivo Objetivo:

Mejorar el proceso de registro y control de donaciones en efectivo realizadas al Instituto instrumentando los lineamientos de carácter administrativo que definan y delimiten las funciones y obligaciones de las áreas participantes. Insumos Recibo Oficial Recibo de Ingresos Oficio de donación Resultado Recibir y registrar todas las donaciones en efectivo que le sean otorgadas al Instituto, de conformidad con los lineamientos establecidos. Interacción con otros procedimientos Reporte de donaciones Ingresos por Ventanilla

1 de 4 217B31300/06-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones en Efectivo Desarrollo

No. Responsable Descripción 1 Donante Se presenta a la unidad médica y/o administrativa,

solicita información y expresa el deseo de efectuar una donación en efectivo o cheque.


Se entera del monto que desean donar, le pide sus datos al donante: Nombre completo, domicilio, teléfono, dirección y canaliza a la ventanilla de Caja General del Instituto para efectuar la donación.

3 Donante Se presenta a la ventanilla de la caja general del instituto y entrega la donación en efectivo o cheque que realiza al Instituto.

4 Departamento de Tesorería /Recepción de Ingresos

Recibe la donación en efectivo o cheque, elabora un “Recibo de Ingresos“ en original y tres copias; y distribuye : Original de recibo de ingresos al Donante 1ª y 2ª copia “recibo de ingresos” retiene para posteriormente enviarla al Departamento de Contabilidad. 3ª copia la archiva. Resguarda el “efectivo” o “cheque” y espera que el mismo sea depositado en la institución bancaria correspondiente. Registra la “póliza-contable” en el sistema del Departamento de Tesorería. Se conecta al procedimiento de Registro y Control de Ingresos por Ventanilla.

5 Donante Recibe el original del “Recibo de Ingresos“, firma acuse y se retira.

2 de 4 217B31300/06-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



R EC IB O D E IN G R ESOS

P R O C E D IM IEN T O : R E C EP C IO N , R EG IS T R O Y C O N T R O L D E D O N A C IO N E S E N

U N ID AD M ÉD IC A Y/O A D M IN IST R AT IV AD E PA R T AM E N T O D E T ES O R EÍA

1

S E

IN IC IO

D O N A N TER EC E PC IO N D E IN G R E S O S

2

R E C IB E Y

3

S E P R E SE N T A Y

$

CH E QU E 4

R E C IB E Y

$

C H EQU E

0

1

2

3

C O N EC T A A L P R OC ED . DE R EGIS T R O Y C ON T R O L D E

IN GR ESO S P OR VEN T A NIL LA D EL

M AN U AL D E PR OC ED IM IEN T OS D E

T ES OR ER ÍA

5

R E C IBE Y S E

R E C IB O D EIN GR ES OS

0

F IN

D EP A R T A M E N T O D E

3 de 4 217B31300/06-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones en Efectivo

Medición Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número de donaciones en efectivo realizadas al Instituto por número de Recibos de Ingresos. Número de registros de Alta por Donación por los registros en póliza Reporte de donaciones en efectivo. Registro de Evidencias Informe mensual de Altas por Donación El número de las pólizas elaboradas por donación Reporte mensual de donaciones Número de Recibos de Ingresos

4 de 4 217B31300/06-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Nombre del Procedimiento: Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de insumos para el programa “Cirugía Extramuros”

Objetivo:

Eficientar el proceso de registro y control de las donaciones de insumos para el programa de Cirugía Extramuros que realizan al Instituto, instrumentando los lineamientos de carácter administrativos que definan y delimiten las funciones y obligaciones de las áreas participantes. Insumos Entrada de almacén Resultado Recibir y registrar todas las donaciones de insumos que sean otorgadas para el programa de “Cirugía Extramuros”, de conformidad con los lineamientos establecidos. Interacción con otros procedimientos Donaciones de Insumos al ISEM del Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios.

1 de 4 217B31300/07-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de insumos para el

programa “Cirugía Extramuros”

Desarrollo

No. Responsable Descripción 1 Responsable del

Programa “Cirugía Extramuros”

Establece un plan de trabajo, que presenta a la Coordinación Nacional de Cirugía Extramuros

2 Coordinación Nacional de Cirugía Extramuros

Se entera del plan de trabajo y distribuye a cada Estado el material que necesitan para los procedimientos quirúrgicos.

3 Responsable del Programa “Cirugía Extramuros”

Recibe el material que se necesita de acuerdo a su plan de trabajo para los procedimientos quirúrgicos.

4 Responsable del Programa “Cirugía Extramuros”

Procede a realizar el conteo del material que se requerirá en los procedimientos quirúrgicos, registra y entrega al Director del Hospital donde se realizaran las cirugías, obteniendo firma de recibido en su acuse y se retira.

5 Director del Hospital Obtiene material que se requiere en los procedimientos de cirugía, ya que este procedimiento queda a cargo del Director de dicha Unidad y el Coordinador Estatal y de Especialidad. Se conecta al procedimiento No. 8.2.7.2 de Donaciones de Insumos al ISEM del Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios.

2 de 4 217B31300/07-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



1

R ESPO N SABL E D EL PR O GR AMA"C IR U G ÍA EXTR AMU R OS"

C OOR D IN AC IÓN N AC ION ALD E C IR U GÍA EXTR AMU R O S

D IR EC TOR D EL H OSPITAL

Inicio

Esta blece ypresenta

PLAN DE TR ABAJO

MATER IAL

0

2 S e entera yd istribuye

MATER IAL

3Recib e mate rial

4

R ealiza c onteo,registra yentre gam aterial

R egistro M ATER IAL

5 Obtiene

Fin

PRO CED IMIEN TO: RE CEP CIÓN , RE GISTR O Y CON TROL D E DO NAC IONE S DE INS UMOS PA RA E L P ROGR AMA "CIRUGÍA EXTR AMUR OS"

M ATER IAL

3 de 4 217B31300/07-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Recepción, Registro y Control de Donaciones de Insumos para el programa “Cirugía Extramuros”

Medición Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número de Cirugías Extramuros por número de pacientes por jornada quirúrgica Número de registros de Alta por Donación por las entradas de almacén Entradas de almacén de medicamento y material de curación recibidos Registro de Evidencias Informe mensual de Altas por Donación Reporte mensual de donaciones El número de las pólizas elaboradas por donación

4 de 4 217B31300/07-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




PROCEDIMIENTO: Dictamen Técnico para la Recepción de Donación de Equipo Biomédico, Electromecánico o Bien Inmueble

Objetivo:

Dictaminar las condiciones de calidad, uso, periodo de vida útil de los bienes donados al Instituto de Equipo Biomédico, Electromecánico o Bien Inmueble, para determinar su aceptación o rechazo. Insumos Manifestación verbal del donante Dictamen Técnico Resultado Incremento en el activo fijo del Instituto Interacción con otros procedimientos Registro y Control de Bienes Inmuebles de este Manual, Altas de Activo Fijo del Manual de Procedimientos Para el Control de Activo Fijo.

1 de 9 217B31300/08-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Dictamen Técnico para la Recepción de Donaciones de Equipo Biomédico, Electromecánico o Bien Inmueble.

Desarrollo

Nº Responsable Descripción

1 Donante Se presenta a la unidad médica y/o administrativa manifiesta su decisión de donar equipo biomédico, electromecánico o bien inmueble.


Recibe al donante, se entera del bien que se desea donar, le solicita datos de identificación personal, así como del bien, indicándole la documentación (factura o carta del donante del bien a donar, y programa de mantenimiento) que se le solicitara posterior al dictamen técnico y le despide, elabora oficio de solicitud del dictamen en original y tres copias y distribuye de la siguiente manera: Original: Subdirección de Infraestructura en Salud Primera copia: para la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación Segunda copia: para la Subdirección de Servicios Generales y Control Patrimonial. Tercera Copia: para acuse de recibo.

3 Subdirección de Infraestructura en Salud

Recibe original del oficio de solicitud de dictamen, se entera del tipo de bien y turna el oficio con indicaciones al Departamento correspondiente, que deba conocer del asunto.

4 Subdirección de

Infraestructura en Salud / Departamento

Recibe oficio de solicitud se entera y se traslada al domicilio del donante.

5 Donante Recibe al representante de la Subdirección de Infraestructura en Salud y procede a mostrarle el bien a donar.

2 de 9 217B31300/08-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Procedimiento: Dictamen Técnico para la Recepción de Donaciones de Equipo Biomédico,

Electromecánico o Bien Inmueble. Desarrollo

Nº Responsable Descripción 6 Subdirección de

Infraestructura en Salud / Departamento

Observa el bien y toma datos sobre las características técnicas de calidad, funcionalidad y utilidad, se despide del donante y según sea la naturaleza del bien, equipo biomédico, electromecánico o bien inmueble, procede a elaborar el documento correspondiente.


En caso de tratarse de un bien inmueble, elabora oficio de especificaciones técnicas en original y copia, dirigido a la Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación.

8 Unidad de Información, Planeación, Programación y Evaluación

Recibe oficio de especificaciones técnicas, coteja que el bien se encuentre conforme a los requerimientos del Programa Estatal de Infraestructura en Salud y emite dictamen con la aceptación o rechazo del bien inmueble, lo que comunica por oficio en original y copia a la Subdirección de Infraestructura en Salud.

9 Subdirección de Infraestructura en Salud / Departamento

Recibe original del oficio del dictamen de aceptación o rechazo del bien inmueble y le comunica a la unidad médica y/o administrativa la decisión por medio de oficio en original y copia.

10 Unidad Médica y/o

Administrativa Recibe oficio y se entera del dictamen de aceptación o rechazo del bien inmueble, si es rechazo lo comunica vía telefónica al donante; si es de aceptación (se conecta con la operación número uno del procedimiento de Registro y Control de Donaciones de Bienes Inmuebles de este Manual).

11 Subdirección de Infraestructura en Salud / Departamento

En caso de tratarse de equipo biomédico o electromecánico, presenta las características técnicas del mismo ante la Subdirección de Infraestructura en Salud.


Se entera de las características técnicas y determina la aceptación o rechazo del bien, emite oficio de dictamen en original y copia dirigido a la Unidad Médica o Administrativa.

3 de 9 217B31300/08-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Desarrollo

Nº Responsable Descripción 13 Unidad Médica y/o

Administrativa Recibe oficio de dictamen, se entera de la aceptación o rechazo de la donación de equipo biomédico o electromecánico, si es rechazo lo comunica vía telefónica al donante; si es aceptación le solicita al donante que presente el bien y documentos originales, oficio de donación y factura.

14 Donante Presenta a la Unidad Médica o Administrativa el bien, el oficio de donación en original y copia y factura correspondiente; lo entrega a la Unidad Médica o Administrativa.


Obtiene bien, oficio de donación y factura (se conecta a la operación número cuatro del procedimiento “Altas de Activo Fijo del Manual de Procedimientos para el Control de Activo Fijo”).

4 de 9 217B31300/08-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



2

1

U N ID A D ÉE D IC A OAD M IN IST R AT IV AD O N A N TE S U B D IR E C C IÓ N D E IN F R A E ST R U C T U R A

E N SA L U D

IN IC IO

O FI C IO D E SO L IC IT U D D E

D IC T AM E N0

1

A

S E P R ES E N T A Y M A N IF IES T A

R E C IB E , SE E N T E R A ,

SO L IC I TA ,IN D IC A ,

EL A B O R A YD IS T R IB U YE

U N ID A D D E IN F O R M AC IÓ N ,

PL A N EA C IÓ N , P R O G R A M AC IÓ N Y

E VA L U AC IÓ N

R E C IBE ,SE E N T E R A Y

T U R N A C O NIN D IC AC IO N ES

O F IC IO D E S O L IC IT U D D E

D IC T A M E N0

2

3

P R O C E D IM IE N T O : D IC T A M E N T É C N IC O P A R A L A R E C E P C IÓ N D E D O N A C IÓ N D E E Q U IP O B IO M É D IC O , E L E C T R O M E C Á N IC O O B IE N IN M U E B L E .

5 de 9 217B31300/08-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



6 de 9

D O N A N T ES U BD IR E C C IÓ N D E IN F R A ES TR U C T U R A E N

SA LU D / D EP AR TA M EN TO

A

O F IC IO D E S O L IC IT U D D E

D IC TA M EN0

E Q U IP O O IN M U BL E7 11

1

SU BD IR EC C IÓ N D E IN F R AE S TR U C T U R A E N S ALU D

12C A R A C T ER IST I-C A S TÉ C N IC AS

O

B

R E C IBE Y SET R A SLA D A

PR E SE N T A EQ U IPO B IO M É D IC O

B IENM U E BLE , ELA BO R A

4

5

R EC IBE YM U ES TR A

6

O F IC IO D E ES PE C IF IC A C IO -N ES T ÉC N IC A S

0

S E E N T ER A,D E T ER M IN A

E M ITE O F IC IO

C A R A C T ER IST I-C A S T É C N IC AS

O

1

O F IC IO D E D I C T AM E N

0

C

O B SE R V A, T O M A D AT O S , SE D E C ID E

Y PR O C E D E

PR O C ED IM IEN T O : D IC T AM EN T ÉC N IC O PA R A L A R E C EPC IÓ N D E D O N AC IÓ N D E E Q U IPO B IO M ÉD IC O , E L EC T R OM EC Á N IC O O B IE N IN M U E BL E.

217B31300/08-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



217B31300/08-01

U N ID AD D E IN FO R MA C IÓ N , P L AN EA C IÓ N , PR O G R A M AC IÓ N Y

EVA LU AC IÓ N

S U BD IR E C C IÓ N D E IN FR A ES TR U C TU R A EN SA LU D / D EPA R T AM EN T O

9

S U BD IR EC C IÓ N D E IN F R AES TR U C TU R A EN SAL U D

8

PR O G R A MA EST AT AL D E

IN F R A EST R U C TU R A E N SA LU D

C

O F IC IO ES PEC IFIC A C IO -

N E S M ED IC A S0

1

O F IC IO D E D IC TA ME N

0O FIC IO

D E D IC T AM EN

O

1

D E C ISIO N

O

1 0

D E C ISIO N

O

V A A L A O P ER A C IÓ N N o . 1 D E L

PR O C ED IM IEN T O D E R EG IST R O Y

C O N T R O L D E B IEN E S IN M U E BL ES D E ES TE

MA N U AL

R E C IBE , C O T EJAY E MIT E

R EC IB E Y C O MU N IC A

R EC IB E Y S E EN T ER A

P R O C E D IM IE N TO : D IC T A M E N T É C N IC O P A R A L A R E C E P CIÓN D E D O NA CIÓ N D E E Q U IP O B IO M É D ICO , E L E C T RO M E C Á N IC O O B IE N IN M U E B L E .

7 de 9

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



8 de 9 217B31300/08-01

BIEN

D O NAN TE UN ID AD MÉD IC A O AD MIN ISTR ATIVA

13

P RO C ED IM IE NTO : DICTA ME N TÉ CNICO P A RA LA RE CE PC IÓ N DE D O NA CIÓ N DE EQ UIPO B IO MÉ D ICO , E LE CTRO ME CÁ NICO O B IE N INM U EB LE .

14

SU BD IR ECC IÓ N D E IN FR AESTR UC TU R A EN SALU D

O FIC IOD IC TAMEN

O

D

FAC TU RAO

FIN

PR ESENTA

O FIC IO

1

OF ICIO D E D ON AC IÓN

O

BIEN

15

FAC TU R AO

O BT IENE

O FIC IO DE D ON AC IÓN

O

SE C ON EC TA A LA O PER ACIÓ N N o. 4 D EL

PRO C EDIMIEN TO ALTAS D E AC TIVO

FIJO D EL MAN U AL D E PRO C EDIMIEN TO S

PAR A EL C O NT RO L D E ACTIVO FIJO

REC IBE, SE EN TER A YC O MU NICA

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Medición Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número de oficios de dictamen técnico procedentes Número de registros de Alta por Donación por las entradas de almacén Entradas de almacén de Equipo Biomédico, Electromecánico o Bien Inmueble Registro de Evidencias Informe mensual de Altas por Donación Reporte mensual de donaciones El número de las pólizas elaboradas por donación

9 de 9 217B31300/08-01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Formatos e instructivos

XII 217B31300/01

UNIDAD MÉDICA QUE RECIBE LA DONACIÓN: FECHA :

DONANTE: : DOMICILIO : TELÉFONO:

MATERIAL DE CURACIÓN CUADRO

BÁSICO CANTIDAD DONADA DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL DE CURACIÓN PRESENTACIÓN FECHA DE

CADUCIDAD SI NO

LOTE MARCA

EN CASO DE NO SER ACEPTADO EL BIEN

MOTIVO POR EL QUE SE SUGIERE EL RECHAZO EL BIEN:

OBSERVACIONES:

DONANTE

___________________________________________________

NOMBRE Y FIRMA

VO. BO.

_________________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA DICTAMINADORA

RECIBE LA DONACIÓN

_________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

217B30000-014-07

Dictamen para la Aceptación de Donación de Material de Curación

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación de Material de Curación

(217B30000-014-07)

Objetivo Establecer un mecanismo de control que permita eficientar la dictaminación de los donativos al Instituto de material de curación.

No. Concepto Descripción 1 UNIDAD MÉDICA QUE

RECIBE LA DONACIÓN Anotar el nombre completo de la unidad administrativa que recibe la donación.

2 FECHA Anotar el día, mes y año en que se elabora el documento.

3 DONANTE Anotar el nombre completo de la persona física o moral que pretende donar el bien.

4 DOMICILIO Anotar el Domicilio: calle, número y colonia del donante.

5 TELÉFONO Anotar el teléfono con lada del donante.

6 CANTIDAD DONADA Anotar con números arábigos la cantidad que se pretende donar.

7 DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL DE CURACION

Anotar el nombre del material de curación que se pretende donar.

8 PRESENTACIÓN Anotar el tipo de presentación en que se encuentra.

9 FECHA DE CADUCIDAD Anotar con números arábigos la fecha de caducidad, día mes y del año los dos últimos dígitos.

10 MATERIAL DE CURACIÓN CUADRO BÁSICO

Marcar con X si corresponde a SI o NO.

11 LOTE Anotar con número arábigo cada uno de los lotes.

12 MARCA Anotar la marca del material de curación.

13 MOTIVO POR EL QUE SE SUGIERE EL RECHAZO EL BIEN

Anotar los motivos por los que la donación será rechazada.

14 OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se tenga sobre el material de curación.

2 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación de Material de Curación

(217B30000-014-07)

No. Concepto Descripción 15 DONANTE Anotar el nombre completo y firma de la persona o

representante legal que desea realizar la donación.

16 VO. BO Anotar el nombre completo, cargo y firma del titular de la unidad dictaminadora.

17 RECIBE LA DONACIÓN Anotar el nombre completo y firma del titular del área que recibe la donación.

3 de 37 217B31300/01

UNIDAD MÉDICA QUE RECIBE LA DONACIÓN : FECHA :

DONANTE : DOMICILIO: TELÉFONO

NO. DE EQUIPOS

DONADOS DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO CARACTERÍSTICAS DEL

EQUIPO CONSUMIBLES PARA USO DEL

EQUIPO FECHA DE

ADQUISICIÓN ACCESORIOS DEL

EQUIPO FECHA DEL ÚLTIMO

MANTENIMIENTO

EN CASO DE NO SER ACEPTADO EL BIEN MOTIVO POR EL QUE SE SUGIERE EL RECHAZO EL BIEN:

OBSERVACIONES:

DONANTE

___________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

VO. BO.

____________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA DICTAMINADORA

RECIBE LA DONACIÓN

____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

217B30000-015-07

Dictamen para la Aceptación de Donación de Equipo Médico

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación de Equipo Médico

(217B30000-015-07)

Objetivo Establecer un mecanismo de control que permita eficientar la Dictaminación los Donativos al Instituto de Equipo Médico.


RECIBE LA DONACIÓN Anotar el nombre completo de la unidad médica administrativa que recibe la donación.



4 DOMICILIO Anotar el domicilio: calle, número y colonia del donante.

5 TELÉFONO Anotar el número telefónico con lada del donante.

6 NÚMERO DE EQUIPOS DONADOS

Anotar con números arábigos la cantidad de equipos que se pretenden donar. .

7 DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO Anotar la descripción genérica del equipo que se pretende donar.

8 CARACTERÍSTICAS DEL EQUIPO

Anotar las características especificas del equipo que se pretende donar.

9 CONSUMIBLES PARA USO DEL EQUIPO

Describir el tipo de consumible que requiere el equipo para su funcionamiento.

10 FECHA DE ADQUISICIÓN Anotar la fecha mes y año en que fue adquirido el equipo.

11 ACCESORIOS DEL EQUIPO Describir el tipo de accesorios que requiere el equipo para su funcionamiento.

12 FECHA DEL ÚLTIMO MANTENIMIENTO

Anotar el día mes y año del último servicio de mantenimiento que se le dio al equipo.



14 OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se tenga sobre el equipo médico.

5 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación de Equipo Médico

(217B30000-015)


representante legal que desea realizar la donación. 16 VO. BO Anotar el nombre completo, cargo y firma del titular de la

unidad dictaminadora. 17 RECIBE LA DONACIÓN Anotar el nombre completo, cargo y firma del titular del

área que recibe la donación.

6 de 37 217B31300/01

UNIDAD MÉDICA QUE RECIBE LA DONACIÓN: FECHA :

DONANTE: DOMICILIO: TELÉFONO:

DENTRO DEL CUADRO BASICO

PRESENTACIÓN COMERCIAL CANTIDAD

DONADA DESCRIPCIÓN DE MEDICAMENTO PRESENTACIÓN FECHA DE CADUCIDAD SI NO G. I S.S. PTTE.

LABORATORIO



OBSERVACIONES :

DONANTE

___________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

VO. BO.

_______________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA DICTAMINADORA

RECIBE LA DONACIÓN

_____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

217B30000-016-07

Dictamen para la Aceptación de Donación de Medicamento

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación de Medicamento

(217B30000-016-07)

Objetivo Establecer un mecanismo de control que permita eficientar la dictaminación de los donativos de medicamento al Instituto.






5 TELEFONO Anotar el número telefónico con lada del donante.

6 CANTIDAD DONADA Anotar con números arábigos la cantidad de Medicamento que se pretende donar.

7 DESCRIPCIÓN DE MEDICAMENTO

Anotar la descripción genérica del medicamento que se pretende donar.

8 PRESENTACION Anotar el tipo de presentación que tiene el medicamento.

9 FECHA DE CADUCIDAD Anotar el día, mes y año en que caduca el medicamento.

10 DENTRO DEL CUADRO BÁSICO, SI, NO.

Marcar el recuadro si el medicamento se encuentra clasificado dentro del cuadro básico, según corresponda.

11 PRESENTACIÓN COMERCIAL

Marcar con una X si el Medicamento tiene la presentación de (G.I.) si es genéricos intercambiables, (S.S.) si es sector salud, (PTTE) si es de patente.

12 LABORATORIO

Anotar el nombre completo del laboratorio del Medicamento.

8 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación de Medicamento

(217B30000-016-07)

No. Concepto Descripción 13 MOTIVO POR EL QUE SE

SUGIERE EL RECHAZO DEL BIEN


14 OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se tengan sobre el Medicamento.

15 DONANTE Anotar el nombre completo y firma de la persona o representante legal que desea realizar la donación.

16 VO. BO Anotar el nombre completo, cargo y firma del titular de la unidad dictaminadora.

17 RECIBE LA DONACIÓN Anotar el nombre completo, cargo y firma del titular del área que recibe la donación.

9 de 37 217B31300/01

Dictamen para la Aceptación de Donación de Bienes de Activo Fijo

UNIDAD: FECHA:

DONANTE: DOMICILIO : TELÉFONO

CARACTERISTICAS DESCRIPCIÓN DEL BIEN MARCA COLOR MODELO NÚMERO DE SERIE NÚMERO DE PIEZAS IMPORTE DEL

BIEN OTROS



OBSERVACIONES :

DONANTE

___________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

VO. BO.


RECIBE LA DONACIÓN

_____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

217B30000-017.07

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación de Bienes de Activo Fijo

(217B30000-017-07)

Objetivo Establecer un mecanismo de control que permita eficientar la dictaminación de los donativos de Bienes de Activo Fijo al Instituto.







6 DESCRIPCIÓN DEL BIEN Anotar el nombre del artículo que se desea donar. .

7 MARCA Anotar la marca del artículo que se desea donar.

8 COLOR Anotar el color del artículo que se desea donar.

9 NÚMERO DE SERIE

Anotar el número de serie del artículo que se desea donar.

10 NÚMERO DE PIEZAS

Anotar el número de piezas con que cuenta el artículo.

11 IMPORTE DEL BIEN

Anotar el importe del artículo que se desea donar.

12 OTROS

Anotar alguna especificación adicional que se requiera.

11 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación de Bienes de Activo Fijo

(217B30000-017-07)

No. Concepto Descripción 13 MOTIVO POR EL QUE SE

SUGIERE EL RECHAZO EL BIEN

Anotar la los motivos por los que la donación será rechazada.

14 OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se tenga sobre artículo que de desea donar.


16 Vo. Bo. Anotar el nombre completo, cargo y firma del titular de la unidad dictaminadora.


12 de 37 217B31300/01

Dictamen para la Aceptación de Donación en Materia de Obra Pública y Equipo Médico

UNIDAD: FECHA:

DONANTE: DOMICILIO : TELÉFONO

CARACTERÍSTICAS

DESCRIPCIÓN DEL BIEN ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL BIEN FECHA DE FABRICACIÓN MONTO ESTIMADO DEL BIEN



OBSERVACIONES :

DONANTE

___________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

VO. BO.

___________________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA DICTAMINADORA

RECIBE LA DONACIÓN

_____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

217B30000-018-07

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación en Materia de Obra Pública y Equipo Médico

(217B30000-018-07)

Objetivo Establecer un mecanismo de control que permita eficientar la dictaminación de los donativos en materia de obra pública y equipo médico al Instituto.




3 DONANTE Anotar el nombre completo de la persona tísica o moral que pretende donar el bien.



6 DESCRIPCIÓN DEL BIEN Anotar la descripción general del bien que se desea donar.

7 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE BIEN

Anotar las especificaciones técnicas del bien que se desea donar.

8 FECHA DE FABRICACIÓN Anotar la fecha de fabricación del bien que se desea donar.

9 MONTO ESTIMADO DEL BIEN

Anotar el monto estimado del bien que se desea donar.



11 OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se tenga sobre el bien que de desea donar.

12 OTROS

Anotar alguna especificación adicional que se requiera.

14 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Dictamen para la Aceptación de Donación en Materia de Obra Pública y Equipo Médico

(217B30000-018-07)


representante legal que desea realizar la donación.



15 de 37 217B31300/01

Dictamen para la Aceptación de Donación en Materia de Equipo de Transporte

UNIDAD: (1) FECHA: (2)

DONANTE: (3) DOMICILIO : (4) TELÉFONO (5)

DATOS GENERALES DEL VEHICULO

MARCA (6) TIPO (7) MODELO (8) NO. DE MOTOR (9) SERIE (10) KILOMETRAJE (11) FACTURA No. (12) VALOR (13) OBSERVACIONES (14)

DATOS GENERALES DEL VEHÍCULO DOCUMENTOS DEL VEHÍCULO CONCEPTO BUENO REGULAR MALO CONCEPTO BUENO REGULAR MALO DOCUMENTO SI NO AÑO NÚMERO

CARROCERÍA (15) RADIO (27) PINTURA (16) CRISTALES (28)

PEDIMENTO DE IMPORTACIÓN (38)

FRENOS (17) CERRAJERÍA (29) TRANSMISIÓN (18) DEFENSAS (30)

TARJETA DE CIRCULACIÓN (39)

EMBRAGUE (19) SISTEMA ELÉCTRICO (31) SUSPENSIÓN Y DIRECCIÓN (20) LIMPIADORES (32) TENENCIA (40) NEUMÁTICOS (21) LLANTA DE REFACCIÓN

(33) MUELLES (22) HERRAMIENTA( 34)

PLACAS (41) 1oSEM 2o SEM

AMORTIGUADORES (23) EQUIPO ESPECIAL (35) VERIFICACIÓN (42) MOFLES (24) CAMPER (36) MOTOR (25) OTROS (37) VESTIDURAS (26)

REQUIERE INSTALACIÓN ESPECIAL (43)

EN CASO DE NO SER ACEPTADO EL BIEN MOTIVO POR EL QUE SE SUGIERE EL RECHAZO DEL BIEN: (44)

OBSERVACIONES: (45)

DONANTE(46)

___________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

VO. BO. (47)


RECIBE LA DONACIÓN (48)

_____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

217B30000-019-07

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO:

Dictamen para la Aceptación de Donación en Materia de Equipo de Transporte (217B30000-019-07)

Objetivo Establecer un mecanismo de control que permita eficientar la dictaminación de los Donativos en materia de Transporte al Instituto.

No. Concepto Descripción

1 UNIDAD Anotar el nombre completo de la unidad médica y/o administrativa que recibe la donación.





6 MARCA Anotar la marca del vehículo que se pretende recibir en donación.

7 TIPO Anotar el tipo de vehículo que se pretende recibir en donación.

8 MODELO Anotar el modelo (año) del vehículo que se pretende recibir en donación.

9 NO. DE MOTOR

Anotar el monto estimado del bien que se desea donar.

10 SERIE Anotar el número de serie del vehículo que se pretende recibir en donación.

11 KILOMETRAJE Anotar el kilometraje que marca su odómetro al momento de la posible donación.

12 FACTURA

Anotar el número de la factura del vehículo que se pretende recibir en donación.

13 VALOR Anotar el importe que se detalla en la factura del vehiculo que se pretende recibir en donación.

17 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:





No. Concepto Descripción 14 OBSERVACIONES

GENERALES Anotar las observaciones que se tengan en relación a la documentación del vehículo que se pretende recibir en donación.

15 CARROCERÍA Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra la carrocería del vehículo que se pretende recibir en donación.

16 PINTURA Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra la pintura del vehículo que se pretende recibir en donación.

17 FRENOS Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo el estado que se encuentran los frenos del vehículo que se pretende recibir en donación.

18 TRANSMISIÓN Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra la transmisión del vehículo que se pretende recibir en donación.

19 EMBRAGUE Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra el embrague del vehículo que se pretende recibir en donación.

20 SUSPENSIÓN Y DIRECCIÓN Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra la suspensión del vehículo que se pretende recibir en donación.

21 NEUMATICOS Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra las llantas del vehículo que se pretende recibir en donación.

18 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:





No. Concepto Descripción 22 MUELLES Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o

malo, dependiendo del estado físico en que se encuentran los muelles del vehículo que se pretende recibir en donación.

23 AMORTIGUADORES

Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentran los amortiguadores del vehículo que se pretende recibir en donación.

24 MOFLES

Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra el mofle del vehículo que se pretende recibir en donación.

25 MOTOR

Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra el motor del vehículo que se pretende recibir en donación.

26 VESTIDURAS Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentran las vestiduras del vehículo que se pretende recibir en donación.

27 RADIO Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra radio del vehículo que se pretende recibir en donación.

28 CRISTALES Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentran los cristales del vehículo que se pretende recibir en donación.

29 CERRAJERIA Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra el las cerraduras del vehículo que se pretende recibir en donación.

19 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



No. Concepto Descripción 30 DEFENSAS Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o

malo, dependiendo del estado físico en que se encuentren las defensas del vehículo que se pretende recibir en donación.

31 SISTEMA ELÉCTRICO Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra el sistema eléctrico del vehículo que se pretende recibir en donación.

32 LIMPIADORES Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentran los limpiadores del vehículo que se pretende recibir en donación.

33 LLANTA DE REFACCIÓN Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra la llanta de refacción del vehículo que se pretende recibir en donación.

34 HERRAMIENTA Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentra las herramientas del vehículo que se pretende recibir en donación.

35 EQUIPO ESPECIAL Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentre el equipo especial del vehículo que se pretende recibir en donación.

36 CAMPER Marcar con una X el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentre el camper del vehículo que se pretende recibir en donación.

37 OTROS Anotar algún otro accesorio con que cuente la unidad y marcar con una X en el recuadro de bueno, regular o malo, dependiendo del estado físico en que se encuentre.

38 PEDIMENTO DE IMPORTACION

Marcar con una X el recuadro de si o no, en caso de contar con el pedimento de importación, anotar el año en que se otorgó y el número del folio del documento.

20 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:





No. Concepto Descripción 39 TARJETA DE CIRCULACIÓN Marcar con una X en el recuadro de si o no y si se

cuenta con la tarjeta de circulación anotar el año de expedición de la misma y su número de folio.

40 TENENCIA Marcar con una X en el recuadro de si o no, si se cuenta con la tenencia anotar el año de expedición de la misma y su número de folio. (en caso de que el vehículo no sea nuevo deberá anotarse la tenencia del año anterior a la donación).

42 PLACAS Marcar con una X si cuenta con placas de circulación, en caso de contar con ellas anotar el número de las mismas.

43 VERIFICACIÓN Marcar con una X si cuenta con verificación, del primer o segundo período de que se trate. Si cuenta con ambas anotar el folio del último periodo.

44 REQUIERE INSTALACIÓN ESPECIAL

Marcar con una X si requiere instalación especial y de que tipo.

45 MOTIVO POR LO QUE SE SUGUIERE EL RECHAZO DEL BIEN

Anotar la los motivos por los que la donación será rechazada

46 OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se tengan sobre el bien que de desea donar.




21 de 37 217B31300/01

21de 38 217B31300/01

Dictamen para la Aceptación de Donación en Materia de Inmuebles

UNIDAD: (1) FECHA: (2)

DONANTE: (3) DOMICILIO : (4) TELÉFONO: ( 5)

CARACTERÍSTICAS

DATOS DEL INMUEBLE REGIMEN DE LA PROPIEDAD MEDIDAS DE COLINDANCIA AUTORIZACIÓN

Si No MUNICIPIO: (6)

EJIDAL (9) NORTE (12) ESTE (14)

SECRETARÍA DE SALUD (18)

LOCALIDAD:(7)

PROPIEDAD PRIVADA (10)

SUR (13) OESTE) (15)

DOMICILIO:(8)

COMUNAL(11) SUPERFICIE DEL TERRENO (16 SUPERFICIE DE LA

CONSTRUCCIÒN (17)

SECRETARÍA DE DESARROLLO URBANO (19)

DOCUMENTOS DE DONACIÓN

ESCRITURA No. (20) ACTA DE CABILDO (21) ACTA DE DONACIÓN (22) ACTA DE DONACIÓN NUCLEO EJIDAL (23) AVALÚO (24) CLAVE CATASTRAL (25) CONTRATO /OTRO (26)

EN CASO DE NO SER ACEPTADO EL BIEN MOTIVO POR EL QUE SE SUGIERE EL RECHAZO DEL BIEN: (27)

OBSERVACIONES: (28)

DONANTE (29)

___________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

VO. BO. (30)

_______________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA REVISORA

RECIBE LA DONACIÓN (31)

_____________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

217B30000-020-07

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Dictamen para la Aceptación de Donación en Materia de Inmuebles (217B30000-020-07)

Objetivo Establecer un mecanismo de control que permita eficientar la Dictaminación los Donativos de Bienes Inmuebles al Instituto.


1 UNIDAD Anotar el nombre completo de la unidad médica y/o administrativa que recibe la donación.




5 TELÉFONO Anotar el teléfono con lada del donante.

6 MUNICIPIO Anotar el municipio donde se encuentra el bien inmueble que se que se pretende recibir en donación.

7 LOCALIDAD Anotar la localidad a la que pertenece el bien que se pretende dar en donación.

8 DOMICILIO Anotar el domicilio: calle, número y colonia del inmueble que se pretende recibir en donación.

9 EJIDAL Marcar con X en el recuadro si pertenece a ejido o no para el caso contrario.

10 PROPIEDAD PRIVADA Marcar con X en el recuadro si es propiedad privada o en el de no, para el caso contrario.

11 COMUNAL Marcar con X en el recuadro si en caso de ser comunal y en el recuadro de no, para el caso contrario.

12 NORTE Anotar las medidas y colindancias que se tienen al norte.

13 SUR Anotar las medidas y colindancias que se tienen al sur.

14 ESTE Anotar las medidas y colindancias que se tienen al este.

15 OESTE Anotar las medidas y colindancias que se tienen al oeste.

16 SUPERFICIE DEL TERRENO Anotar las medidas de la superficie del terreno.

23 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Dictamen para la Aceptación de Donación en Materia de Inmuebles (217B30000-020-07)

No. Concepto Descripción 17 SUPERFICIE DE LA

CONSTRUCCIÓN.

Anotar las medidas de la superficie de la construcción.

18 AUTORIZACIÓN DE LA SECRETARÍA DE SALUD

Indicar si cuenta con la autorización de la Secretaría.

19 SECRETARÍA DE DESARROLLO URBANO

Indicar si cuenta con la autorización de la Secretaría de Desarrollo Urbano.

20 ESCRITURA Anotar el número del la escritura (si cuenta con ella) el inmueble que se pretende recibir en donación.

21 ACTA DE CABILDO Anotar el acta de cabildo (si se cuenta con ella) el inmueble que se pretende recibir en donación.

22 ACTA DE DONACIÓN Anotar si se cuenta con acta de donación.

23 ACTA DE DONACIÓN DEL NUCLEO EJIDAL

Anotar si se cuenta con el acta de donación del núcleo ejidal.

24 ACALUO Anotar si cuenta con avalúo. 25 CLAVE CATASTRAL Anotar la clave catastral del inmueble que se

pretenden recibir en donación. 26 CONTRATO /OTRO Anotar si cuenta con contrato u otro documento del

inmueble que se pretende recibir en donación.

27 MOTIVO POR LO QUE SE SUGUIERE EL RECHAZO DEL BIEN


28 OBSERVACIONES Anotar las observaciones que se tenga sobre el bien inmueble que de desea recibir en donación.


30 VO. BO Anotar el nombre completo, cargo y firma del titular de la Unidad Dictaminadora.


24 de 37 217B31300/01

Solicitud de Opinión Técnica para Donación de Bienes Informáticos

FECHA

DD AA HOJA 1 DE 2

DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA QUE RECIBE DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN DONANTE SECRETARÍA NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN SUBSECRETARÍA DIRECCIÓN GENERAL DOMICILIO DIR/AREA/SUBDIR/DPTO. Calle No. Col. Localidad TITULAR O RESPONSABLE TITULAR O RESPONSABLE DOMICILIO Calle No. Col. Localidad Teléfono Fax e-mail

Teléfono Fax e-mail LUGAR DONDE SE INSTALARA EL EQUIPO

CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES (*) CANTIDAD DESCRIPCIÓN DEL BIEN No. DE INVENTARIO MARCA MODELO No. DE SERIE VALOR

VIGENCIA TECNOLÓGICA DE LOS BIENES (si es necesario detallar en relación anexa) AÑO DE ADQUISICIÓN FECHA EN QUE EL (LOS) FABRICANTE (S)

DESCONTINUAN LOS BIENES FECHA COMPROMISO DE MANTENIMIENTO Y/O

SOPORTE TÉCNICO POR PARTE DEL (LOS) FABRICANTE (S) DE LOS BIENES

LOS BIENES SE ENCUENTAN AL 100% DE SU OPERACIÓN DE ACUERDO A LAS ESPECIFICACIONES DEL (LOS)

FABRICANTES

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

(*) Agregar hojas anexas si es necesario. FO-DB-DAT-03


FECHA DD AA HOJA 2 DE 2

JUSTIFICACION DE LA DONACION

PROGRAMA O PROYECTO EN EL CUAL SE UTILIZARAN LOS BIENES

BENEFICIOS A OBTENER ECONOMICOS MEJORA EN PROCESOS OTROS BENEFICIOS

COSTOS ASOCIADOS Requiere Instalación especial o

acondicionamiento (piso falso, racks, aire acondicionado, ups), especificar:

Costos de instalación o acondicionamiento

Requiere licenciamiento o actualización de software,

especificar:

Costo de adquisición de licenciamiento o actualización de

software

Costo anual de licenciamiento

(mantenimiento)

Costo de mantenimiento del hardware (anual)

REQUERIMIENTOS DE PERSONAL ¿Cuenta con personal para administración/operación de los bienes a recibir? especificar

número de personas. ¿Requiere de capacitar al personal? Especificar número de personas y tiempo de capacitación.

ALTERNATIVAS ¿Existe alguna alternativa para el caso de que la donación no sea procedente? Favor de

especificar. ¿En caso de que la unidad administrativa adquiriera los bienes equivalentes, que implicaciones se

tendrían?

SOLICITANTE Vo. Bo.

TITULAR O RESPONSABLE TITULAR O DELEGADO ADMINISTRATIVO FO-DB-DAT-03


SOLICITUD DE OPINIÓN TÉCNICA PARA DONACIÓN DE BIENES INFORMÁTICOS

PARA USO EXCLUSIVO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ESTATAL DE INFORMÁTICA

FECHA DD MM AA

DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA QUE RECIBE SECRETARÍA SUBSECRETARÍA DIRECCIÓN GENERAL DIR/AREA/SUBDIR/DPTO. TITULAR O RESPONSABLE DOMICILIO Calle No. Col. Localidad

Teléfono Fax e-mail

EVALUACIÓN TÉCNICA No. DE REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEL BIEN GRADO DE OBSOLESCENCIA UTILIDAD TÉCNICA COSTO POR INVERSIÓN NECESIDADES DE PERSONAL

MANTENIMIENTO

RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN TÉCNICA NOMBRE Y FIRMA

Grados de obsolescencia : obsoleto/ escalable/ útil

FO-DB-DAT-02

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Solicitud de Opinión Técnica para Donación de Bienes Informáticos

FO-DB-DAT-03

Objetivo Establecer un mecanismo de control que permita eficientar la dictaminación de los donativos de Bienes Informáticos al Instituto.

No. Concepto Descripción 1 FECHA Y NÚMERO DE HOJA Espacio destinado para anotar el día, mes y año en que

se envía la solicitud y número de hoja.

2 DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA QUE RECIBE:

SECRETARÍA: anotar nombre de la Secretaría de adscripción. SUBSECRETARÍA: asentar nombre de la Subsecretaría de adscripción. DIRECCIÓN GENERAL: escribir nombre de la Dirección General de adscripción. DIR./AREA/SUBDIR/DPTO.: asentar nombre de la Dirección de área, Subdirección o Departamento según sea el caso de adscripción. TITULAR O RESPONSABLE: escribir el nombre completo del titular ó responsable de la unidad administrativa que recibe el equipo de cómputo donado. DOMICILIO: especifique calle, número exterior e interior, colonia y localidad. TELÉFONO, EXT/FAX: anotar número(s) telefónico(s), extensión(es) y fax. e-mail: asentar la dirección de correo electrónico del titular ó responsable de la unidad administrativa. Nota: La solicitud debe estar acompañada del respaldo legal de la adquisición (donación ó compra)

3 DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN DONANTE:

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: anotar el nombre de la empresa o proveedor que dona el equipo. DOMICILIO: especifique calle, número exterior e interior, colonia y localidad. TITULAR O RESPONSABLE: escribir el nombre completo del responsable o titular de la unidad administrativa que realiza la donación. TELÉFONO: anotar el (los) numero(s), extensión y en su caso fax. e-mail: anotar la dirección de correo electrónico.

4 LUGAR DONDE SE INSTÁLARA EL EQUIPO

Anotar la ubicación destinada para la instalación del equipo recibido.

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Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




FO-DB-DAT-03

No. Concepto Descripción 5 CARACTERÍSTICAS DE

LOS BIENES:

CANTIDAD: especificar el número de bienes informáticos recibidos (un renglón por cada bien). DESCRIPCIÓN DEL BIEN: anotar el nombre del bien informático (ejem: CPU, Monitor, Impresora, Escáner, Proyector, etc.) No. DE INVENTARIO: anotar número de inventario del bien (solo en el caso de que el bien ya esté dado de alta ante la dependencia encargada de los bienes patrimoniales). MARCA: asentar la comercial ó en caso de equipos armados anotar genérica. MODELO: anotar el nombre ó número del modelo que lo identifica. No. DE SERIE: indicar el número de la serie de fábrica del bien. VALOR: escribir la cantidad del valor aproximado ó cantidad del costo del bien según factura.

6 VIGENCIA TECNOLÓGICA DE BIENES :

AÑO DE ADQUISICIÓN: escribir la fecha de adquisición según la factura. FECHA DE DESCONTINUACIÓN DEL BIEN: anotar la

fecha en se descontinúa el equipo proporcionada por el fabricante.

FECHA DE MANTENIMIENTO Ó SOPORTE DEL FABRICANTE: indicar la fecha compromiso del fabricante y/o proveedor del servicio.

LOS BIENES SE ENCUENTRAN AL 100% DE OPERACIÓN SEGÚN EL FABRICANTE: describa el estado actual del equipo en porcentaje.

7 OBSERVACIONES Y

RECOMENDACIONES Anotar en detalle las observaciones y recomendaciones del equipo que haga el donante.

8 FECHA Y NÚMERO DE HOJA

Espacio destinado para anotar el día, mes y año de la solicitud y número consecutivo de hoja.

29 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




FO-DB-DAT-03

No. Concepto Descripción 9 PROGRAMA Ó PROYECTO

EN EL QUE SE UTILIZARAN LOS BIENES

Asentar a qué tipo de programa o proyecto se destinará el equipo.

10 BENEFICIOS A OBTENER: ECONOMICOS: escribir el ahorro que genera la donación. MEJORA EN PROCESOS: anotar de qué manera se refleja la mejora o el desempeño en procesos. OTROS BENEFICIOS: asentar que otros beneficios se pueden generar con el equipo donado.

11 COSTOS ASOCIADOS: REQUIERE INSTALACIÓN O ACONDICIONAMIENTO ESPECIAL: especificar cuál es el requerimiento para operar el equipo (piso falso, rack, aire acondicionad, ups). COSTO DE INSTALACIÓN O ACONDICIONAMIENTO: indicar el presupuesto requerido para el acondicionamiento o instalación. REQUIERE LICENCIAMIENTO O ACTUALIZACIÓN DE SOFTWARE: anotar si requiere licencia o actualización del software del equipo. COSTO DEL LICENCIAMIENTO O ACTUALIZACIÓN DE SOFTWARE: escribir el costo que requiere de licencia, actualización o ambos. COSTO ANUAL DE LICENCIAMIENTO: asentar el costo anual que representa el licenciamiento. COSTO ANUAL DEL MANTENIMIENTO DE HARDWARE: anotar el costo anual que representa el mantenimiento al equipo.

30 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: SOLICITUD DE OPINIÓN TÉCNICA PARA DONACIÓN DE BIENES INFORMÁTICOS

FO-DB-DAT-02

No. Concepto Descripción 12 REQUERIMIENTOS DE

PERSONAL: ¿CUENTA CON PERSONAL PARA ADMINISTRAR Y/O OPERAR EL EQUIPO DONADO?: escribir el número de personas que pueden operar el equipo. ¿REQUIERE CAPACITAR AL PERSONAL?: indicar el número de personas, asÍ como el tiempo de capacitación.

13 ALTERNATIVAS: EN EL CASO DE DONACIÓN NO PROCEDENTE: especificar qué otra alternativa se tomara en caso de que la donación no proceda. QUE IMPLICA A LA UNIDAD ADMVA.: escribir el tipo de implicaciones que la unidad administrativa tendría en el caso de adquirir los bienes.

14 SOLICITANTE Lugar reservado para escribir el nombre y la firma del titular o responsable.

15 Vo. Bo. Lugar reservado para escribir el nombre y la firma del titular de la delegación administrativa.

31 de 37 217B31300/01

Alta por Donación de Bienes de Consumo

(1)FOLIO:

(2)FECHA :/ /

(3)DESCRIPCIÓN (4)PRESENTACIÓN (5)CANTIDAD (6)PRECIO UNITARIO (7)TOTAL

(8) OBSERVACIONES:

(9) JEFE DEL ALMACEN / RECURSOS MATERIALES

_________________________________________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

(10) ADMINISTRADOR

_________________________________________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

217B30000-028-07

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Alta por Donación de Bienes de Consumo (217B32210-028-07)

Objetivo Implementar un instrumento de carácter administrativo que agilice los trámites para el

alta por donación de bienes de consumo de manera eficiente.

No. Concepto Descripción 1 FOLIO Anotar el número consecutivo correspondiente al

formato.

2 FECHA: Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato.

3 DESCRIPCIÓN Anotar detalladamente las características generales de cada uno de los bienes donados.

4 PRESENTACIÓN Indicar la presentación de los insumo donados, sean kilos, litros, metros, cajas, cápsulas, líquido, polvo, etc.

5 CANTIDAD Anotar el número de unidades de cada artículo.

6 PRECIO UNITARIO Anotar el costo en pesos de cada uno de los artículos.

7 TOTAL Anotar el importe total en pesos de los bienes donados.

8 OBSERVACIONES Anotar los comentarios a que den lugar las características de los insumos donados.

9 JEFE DE ALMACÉN/ JEFE DE RECURSOS MATERIALES

Anotar nombre completo y firma del titular del almacén o del área de recursos materiales.

10 ADMINISTRADOR Anotar el nombre completo y la firma del administrador de la unidad.

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Formato de Entrega de Donativo (1)FOLIO:

(2)FECHA: / /

(3)PRESENTE:

(4)EL QUE SUSCRIBE: ______________________________________________________________________________________________________________________________

(5)DOMICILIO: _____________________________________________________________________________________________________________________________________

HACE ENTREGA DE ESTE DONATIVO A ESTA INSTITUCIÓN:

(6)DESCRIPCIÓN (7)PRESENTACIÓN (8)CANTIDAD (9)PRECIO UNITARIO (10)TOTAL

(10)TOTAL

LO ANTERIOR CON EL PROPÓSITO DE QUE ESTÓS SEAN DESTINADOS EN BENEFICIO DE LOS PACIENTES QUE ACUDEN AL CENTRO DE ATENCIÓN DEL ISEM Y QUE

CARECEN DE RECURSOS.

(11) ATENTAMENTE

_________________________________________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

DONANTE

217B30000-002-06

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:




Formato de Entrega de Donativo (217B30000-002-06)

Objetivo Establecer un instrumento de carácter administrativo que agilice la entrega de

los donativos de manera eficaz.

No. Concepto Descripción 1 FOLIO Anotar el número consecutivo correspondiente al

formato.

2 FECHA Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato.

3 PRESENTE Anotar el nombre completo del titular del Instituto de Salud del Estado de México.

4 EL QUE SUSCRIBE Anotar el nombre completo del donante.

5 DOMICILIO Anotar el domicilio del donante: calle, número, colonia, código postal, localidad, municipio y estado.

6 DESCRIPCIÓN Anotar detalladamente las características generales de cada uno de los bienes donados.

7 PRESENTACIÓN Indicar la presentación de los insumo donados, sean kilos, litros, metros, cajas, cápsulas, líquido, polvo, etc.

8 CANTIDAD Anotar el número de unidades de cada artículo.

9 PRECIO UNITARIO Anotar el costo en pesos de cada uno de los artículos.

10 TOTAL Anotar el importe total en pesos de los bienes donados.

11 ATENTAMENTE EL DONANTE

Anotar el nombre completo y la firma del donante.

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Agradecimiento de Donativo

(11)UNIDAD: (2)FOLIO:

(3)FECHA / /

(4)C. ________________________________________________________________________________________________________

PRESENTE:

A nombre del C. Director General del Instituto de Salud del estado de México, deseo agradecerle muy cumplidamente el donativo que recibimos de su parte, el cual será destinado para la atención de los usuarios y pacientes de esta institución. Por lo que nos sentimos muy honrados de que personas como usted con un alto compromiso social, apoyen las acciones de instituciones públicas como este organismo, que tiene como finalidad el otorgamiento de servicios de salud a la población que carece de los beneficios de la seguridad social, lo que permitirá la atención de los mismos en mejores condiciones de calidad y calidez, como lo han establecido el ejecutivo federal y estatal. sin otro particular, hago propicia la ocasión para enviarle un cordial saludo.

(5)ATENTAMENTE

________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA

TITULAR/ ADMINISTRADOR DE LA UNIDAD

C.c.p.- DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO.

217B30000-001-06

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, REGISTRO Y CONTROL DE DONACIONES AL

INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MEXICO Página:


Formato Agradecimiento de Donativo (217B30000-001-06)

Objetivo Establecer un instrumento de carácter oficial que permita dar constancia de los

donativos recibidos por las unidades del Instituto, a través del agradecimiento por escrito.


1 UNIDAD Anotar el nombre de la unidad que recibe la donación.

2 FOLIO Anotar el número consecutivo correspondiente al

formato.

3 FECHA Anotar el día, mes y año en que se elabora el formato.

4 C. Anotar el nombre completo del donante.

5 ATENTAMENTE Anotar nombre y firma del titular o administrador de la unidad receptora del donativo.

37 de 37 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Simbología:

INICIO O FINAL DEL

PROCESO

Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio de un proceso se anotara la palabra “INICIO”, en el segundo caso, cuando se termine la secuencia de operaciones, se escribe la palabra “FIN”.

OPERACIÓN Para representar una actividad o proceso, sea manual, mecanizado o

mental, se utilizará este símbolo el cual muestra las principales fases del procedimiento , empleándose cuando el material, formato o la propia acción va a cambiar, por ejemplo: enviar, anotar, tramitar, modificar, contestar, ejecutar, etc., se anotará dentro del símbolo un número en secuencia, concatenándose con las verificaciones o actividades combinadas únicamente; del mismo modo se escribirá una breve descripción al margen del símbolo de lo que sucede en ese paso.

LINEA CONTINUA La línea continua marca el flujo de información, documentos o

materiales que se están realizando en el área; su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical; puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier símbolo empleado.

FORMATO IMPRESO Como su nombre lo indica esta representación se aplica en formas

impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota después de cada operación, inspección o actividad combinada, indicando dentro del símbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar el número de copias de formatos utilizados o que existen en una operación, se escribirá la cantidad en la esquina inferior izquierda en el caso de graficarse un original se utilizará la letra “O”. Cuando el número de copias es elevado, se interrumpe la secuencia, después de la primera se deja una sin numerar y la última contiene el número final de copias, esta disposición se ejercerá cuando el juego de formatos siga un mismo flujo, ahora bien si se desconoce el número de copias en el primer símbolo se anotará una “X” y en el último una “N”. Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se marcará en el ángulo inferior derecho un triángulo lleno.

XIII 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



PAQUETE DE MATERIALES

En este caso la figura se emplea para representar un conjunto de materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.

REGISTRO Y/O CONTROLES

Tiene como función representar un control o libro de registros, se usará cuando se hable de registrar o efectuar alguna anotación en formatos específicos o libretas de control, aparecerá cuando exista la necesidad de consultar un documento o simplemente cotejar información. Se deberá anotar al margen del símbolo el nombre con el cual se puede identificar el registro o control. Cuando se registra información, llegará al símbolo una línea continua, cuando se hable de consultar o cotejar la línea debe de ser en guiones terminando de igual manera en el símbolo.

ARCHIVO TEMPORAL La situación de archivo temporal en un procedimiento, se presenta

cuando un documento o material por algún motivo debe guardarse durante un período indefinido para después utilizarlo en otra actividad, representa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operación.

ARCHIVO DEFINITIVO Esta representación marca el fin de la participación de un documento

o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, con la salvedad de emplearse en otros procesos. En el caso de que en alguna actividad se archive y concluya el proceso, es valido utilizar ambos símbolos (archivo definitivo y FIN).

DECISIÓN Símbolo que se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar

si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación.

XIII 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



INTERRUPCION DEL

PROCESO

En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien para dar tiempo al usuario para realizar o reunir una determinada situación. Por ello el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable. El caso usual, es cuando un documento se archiva temporalmente y después se vuelve a utilizar, indica tiempo sin actividad

CONECTOR DE PROCEDIMIENTOS

Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es la continuación de otro (s). Es importante anotar dentro del símbolo el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va.

CONECTOR DE HOJAS EN UN MISMO

PROCEDIMIENTO

Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño que lejos de facilitar el entendimiento del procedimiento, lo hace mas complejo, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y el principio de la siguiente hoja de donde viene. Asimismo, se deberá utilizar el menor número de veces, lo cual se puede lograr distribuyendo los símbolos de tal manera que sólo se empleen los necesarios a efecto de evitar confusiones en la secuencia del procedimiento; para fines de control se escribirá dentro de la figura una letra (mayúscula) del alfabeto, empezando con la “A” y continuando con la secuencia del mismo.

XIII 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Distribución El original del manual de procedimientos se encuentra en poder del Departamento de Desarrollo Institucional, de la Unidad de Modernización Administrativa del instituto. Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera: 1. Coordinación de Servicios de Salud. 2. Dirección de Finanzas. 3. Subdirección de Atención Médica. 4. Subdirección de Recursos Materiales. 5. Unidad de Contraloría Interna. 6. Unidad de Asuntos Jurídicos.

XIV 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Registro de Ediciones Manual de Procedimientos para la Recepción, Registro y Control de Donaciones al Instituto de Salud del Estado de México, marzo de 2007.

217B31300/01 XV

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Validación

_________________________________________ DRA. MARÍA ELENA BARRERA TAPIA

SECRETARIA DE SALUD Y DIRECTORA GENERAL DEL ISEM

RUBRICA

__________________________________ DR. JESUS LUIS RUBÍ SALAZAR

COORDINADOR DE SALUD RUBRICA

__________________________________ DR. SERGIO ROJAS ANDERSEN

COORDINADOR DE REGULACIÓN SANITARIA

RUBRICA

_________________________________________ LIC. FEDERICO RUIZ SÁNCHEZ

COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

RUBRICA

____________________________________ M. en E. RODOLFO DAVIS CONTRERAS

DIRECTOR DE FINANZAS RUBRICA

__________________________________ ING. ARMANDO TORRES GÓMEZ

DIRECTOR DE REGULACIÓN SANITARIA RUBRICA

_____________________________________ M. EN A. EDUARDO FRANCISCO

BERTERAME BARQUÍN DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN

RUBRICA

___________________________________ DR. ROBERTO MARTÍNEZ POBLETE DIRECTOR DE SERVICIOS DE SALUD

RUBRICA

XVI 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



Validación

____________________________________ DR. ANGEL SALINAS ARNAUT

SUBDIRECTOR DE ATENCIÓN MÉDICA RUBRICA

_______________________________________ C. P. JUAN MANUEL CAMACHO CABALLERO

SUBDIRECTOR DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

RUBRICA

___________________________________ LIC. ARACELI TAPIA SALGADO

SUBDIRECTORA DE ADMINISTRACIÓN DE LA BENEFICENCIA PÚBLICA

RUBRICA

_______________________________________ CAP. DE CORB. JOSÉ LUIS CABRERA

ALARCÓN SUBDIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES Y

CONTROL PATRIMONIAL RUBRICA

___________________________________ ARQ. FRANCISCO ARMANDO RUEDA

ESPINOSA SUBDIRECTOR DE INFRAESTRUCTURA

EN SALUD RUBRICA

______________________________________ C. JOSÉ ARTURO RIVERA PAZ

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES RUBRICA

__________________________________ ING. NORMA MACEDO FLORES

JEFE DE LA UNIDAD DE INFORMÁTICA RUBRICA

______________________________________ LIC. LEOPOLDO MOLINA ZENTENO

JEFE DE LA UNIDAD DE ASUNTOS JURIDICOS

RUBRICA

_______________________________________ L.A.E. MARTHA MEJÍA MÁRQUEZ

JEFE DE LA UNIDAD DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

RUBRICA

XVI 217B31300/01

Edición: Primera

Fecha: marzo, 2007

Código:



MP-103

Manual de Procedimientos para la Recepción, Registro y Control de Donaciones al Instituto de Salud del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México

Responsables de su elaboración:

M. en E. Rodolfo Davis Contreras Lic. Araceli Tapia Salgado Cap. De Corb. José Luis Cabrera Alarcón Arq. Francisco Armando Rueda Espinosa Dr. Ángel Salinas Arnaut C. P. Juan Manuel Camacho Caballero C. José Arturo Rivera Paz Lic. Leopoldo Molina zenteno Ing. Norma Macedo Flores Enf. Laura Martínez López

Responsables de su integración: L.A.E. Martha Mejía Márquez L.A.E. Armando Santín Pérez

Toluca, México Marzo, 2007.

217B31300/01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION, REGISTRO Y ... · PDF file“El cimiento de la...

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