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Manual de Procedimientos y de Organización de Registro Civil Página 1
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Y DE
ORGANIZACIÓN DE
REGISTRO CIVIL
Autlán de La Grana, Jal.
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ÍNDICE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Misión - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
Visión
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3
Normatividad
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
3
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Descripción de cada puesto - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
4
Organigrama - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
6
Diagramas de flujo - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
7
Registro de nacimiento
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Registro de matrimonio
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8
Registro de
reconocimiento
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 9
Controles internos - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 10
Programa de actividades - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 11
Resultado de actividades - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 12
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL REGISTRO CIVIL
MISIÓN
Brindar certeza jurídica e identidad única al estado civil de la personas,
inscribiendo los registros y emitiendo certificaciones de los diversos actos registrales a
través de una simplificación de trámites apoyados en un alto sentido humano y de
servicio, tecnología de punta, con servidores públicos constantemente capacitados,
además de ofrecer servicios complementarios de orientación y ubicación sobre trámites
externos relacionados con el registro civil, para corresponder a los apoyos del gobierno
municipal y estatal, así como a las expectativas de la población.
VISIÓN
Que en el Registro Civil como Institución de Gobierno se certifique implementando
acciones que generen beneficios inmediatos en los servicios que brinda, logrando con ello
ser un Registro Civil digitalizado que proporcione un servicio de calidad, pronto y
expedito, basado en tecnología de vanguardia, personal altamente capacitado y
comprometido con la institución.
NORMATIVIDAD
La institución de Registro Civil se regula por la Ley del Registro Civil del Estado de
Jalisco publicada en el Periódico Oficial “El Estado de Jalisco” el 25 de febrero de 1995 así
como por el Reglamento del Registro Civil del Estado de Jalisco por acuerdo del 31 de
Octubre de 1996 publicado en el Periódico Oficial “El Estado de Jalisco” con fecha 14 de
Noviembre de 1996; ordenamientos legales emanados del Código Civil del Estado de
Jalisco reformado en el año de 1995.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL REGISTRO CIVIL
ORGANIGRAMA
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DESCRIPCIÓN DE CADA PUESTO
Oficial del Registro Civil:
Las facultades y obligaciones del Oficial de Registro Civil se establecen en la Ley del
Registro Civil del Estado de Jalisco en las XIV fracciones del artículo 21.
Auxiliar de Recepción:
Atención al público
Integración de expedientes para diversos actos
Expedición de actas
Auxiliares de Archivo (2 personas)
Búsqueda diversas
Elaboración de actas
Constancias de Inexistencia
Organización del archivo
Auxiliar de Divorcios, Aclaraciones, Anotaciones y Asesoría
Levantamiento de actas de divorcio.
Divorcios Administrativos.
Aclaraciones Administrativas de Actas.
Anotaciones Marginales por orden judicial.
Atención y asesoría.
Auxiliar de Nacimientos y Reconocimientos
Levantamiento de registros de nacimiento
Índices e informes diversos
Notificaciones
Anotaciones
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Auxiliar de Matrimonios e Inscripciones de actas
Llenado de actas
Índices e informes
Estadística mensual
Anotaciones marginales de matrimonios
Control de traducciones
Auxiliar de Defunciones y Adopciones
Llenado de actas
Índices e Informes
Anotaciones marginales de defunción
Notificaciones
Auxiliar de CURP y Actas Foráneas
Captura, expedición y cambios de la CURP
Envío y recepción de actas foráneas
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DIAGRAMAS DE FLUJO
REGISTRO DE NACIMIENTO
Revisión de doctos. necesarios , previamente publicados
Integración del expediente
Llenado del acta de nacimiento
Revisión del acta por los interesados
Entrega del acta de nacimiento
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REGISTRO DE MATRIMONIO
Revisión de doctos. necesarios , previamente publicados
Integración del expediente
Llenado del acta de matrimonio
Revisión del acta por los interesados
Celebración del matrimonio
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REGISTRO DE RECONOCIMIENTO DE HIJO
Revisión de doctos. necesarios , previamente publicados
Integración del expediente
Llenado del acta de reconocimiento
Revisión del acta por los interesados
Entrega del acta de reconocimiento
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CONTROLES INTERNOS
Los controles internos de esta oficina se llevan a través del volante de control que
mensualmente se remite a la Dirección Estatal de Registro Civil del Estado, anexándosele
la documentación que se relaciona en el mismo, para efecto de revisión y archivo. A
continuación se muestra el volante de control del mes de Octubre de 2012.
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PROGRAMA DE ACTIVIDADES
Programa Justificación Período de Ejecución
Actividades y Metas
Campaña de Registros Extemporáneos de
Matrimonios, Nacimientos y
Reconocimientos 2013
Según lo establece el Reglamento de la Ley del Registro Civil del Estado en su artículo 10, año con año se debe realizar en las Oficialías de Registro Civil una Campaña de regularización del estado civil de las personas, consistiendo en registros de nacimiento extemporáneos, reconocimientos y matrimonios colectivos; con lo cual se pretende apoyar a las personas que requieran celebrar alguno de los mencionados actos en el sentido de tramitarlos en forma gratuita.
Fecha tentativa Septiembre y Octubre
2013
La finalidad de esta campaña es que los ciudadanos al estar informados sobre este programa acudan a esta Oficialía de Registro Civil en caso de necesitar registrar extemporáneamente a un hijo, contraer matrimonio si estuvieran viviendo en unión libre y/o reconocer a un hijo. Atendiéndoseles en forma gratuita. Esperando recibir y apoyar a la población que se encuentre en algunos de estos supuestos y que de esta manera regularicen su estado civil.
Continuidad con el Proyecto de Digitalización de actas del registro civil.
Resulta necesario continuar con la digitalización de los libros de registro civil, lo que permitiría una entrega rápida de actas, la conservación de los libros en un buen estado y con ello un servicio de calidad.
Año 2013 Para continuar con la digitalización de libros del registro civil resulta necesario contar con las herramientas adecuadas, teniendo a la fecha el escáner que cumple con las características requeridas. Faltando únicamente un equipo de copiado para completar el proceso de fotocopiado y digitalización de actas.
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RESULTADO DE ACCIONES REALIZADAS DEL 02 DE ENERO AL 30 DE NOVIEMBRE DE 2012
ACTO
TOTAL
Nacimientos
994
Defunciones
471
Matrimonios
275
Solicitud de matrimonio
280
Divorcios
86
Reconocimientos
29
Adopciones
1
Inscripciones
171
Aclaraciones Admvas. de actas
126
Anotaciones Marginales Judicial
28
CURP
2302
Inexistencias
216
Actas expedidas
19370
Totales
24349