Manual de Procedimientos[1]

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Manual de procedimiento para ventas de contado y de crédito.

Código : MP-DV-01Fecha: 22/06/2015

Procedimientos y políticas de ventas. Revisión: 0

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Procedimientos y políticas de ventas. Revisión: 0ROMIS S.A DE C.V.

Índice.

Introducción. 2

Objetivo. 3

Alcance. 3

Firmas autorizadoras. 3

Políticas de Ventas al crédito. 3

Políticas de Ventas al contado. 4

Procedimiento para venta. 4

Flujograma del procedimiento. 6

Elaboró: Alex Ramírez Conde

Supervisó: Alexis Gonzales Velázquez

Aprobó: Saraí Rivera Moreno

Cargo: Auditor junior. Cargo: Auditor Senior. Cargo: Supervisora

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Manual de procedimientos para ventas de crédito y de contado.

INTRODUCCION.

El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del departamento de ventas las políticas y los procedimientos de ventas al contado y al crédito, presentándolos simplificados, mejorados y actualizados a las realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que el personal del departamento de ventas incremente su eficiencia en el cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa.

Este manual de procedimientos para ventas de crédito y de contado, debe servir como un instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas específicas que se involucran en las transacciones de venta al contado y al crédito que se realicen en el departamento de ventas, brindando no solo eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo además al alcance de los objetivos organizacionales de la empresa ROMIS S.A. DE C.V.

____________________________________C.P. SARAI RIVERA MORENO

Supervisora de proyectos.

___________________________ ____________________________ALEX RAMIREZ CONDE ALEXIS GONZALES VELAZQUEZ Auditor Senior. Auditor Senior.





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Objetivo:Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal manera que se cumplan las políticas administrativas y financieras de la empresa.

Alcance: El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta del producto que ofrece la empresa ROMIS S.A DE C.V., teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso.

Firmas autorizadoras de ventas de crédito: Gerente propietario. Jefe del departamento de ventas.

Políticas de las ventas al crédito: El plazo del crédito será de 30 días de plazo sin intereses. Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito son:

copia de la cédula, o en su defecto numero RUC y razón social, breve informe sobre la situación económica actual de la empresa, solicitud y 2 referencias comerciales y personales, un listado de los artículos que desee comprar a crédito.

El pago del crédito se realizara en dos abonos. El 50 % al momento de la transacción de venta a crédito y el restante 50 % antes de finalizado los 30 días calendario, contados a partir del día en que concedió el crédito.

El monto del crédito no debe sobrepasar los $1000 dólares, para montos superiores es necesario la autorización del gerente propietario.

Si el plazo del crédito del cliente se vence, este incurrirá en mora y no podrá solicitar otro crédito hasta que halla cancelado el anterior.

Los recibos de cancelación solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo del último abono del crédito.

Para efectos del abono al crédito por parte del cliente, se emitirá un recibo de abono, del cual quedara copia en la empresa.

Por cada cliente al que se le conceda crédito, se abrirá un archivo con los datos de la venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia del jefe del departamento de ventas.

Los agentes de ventas deben proporcionar la información correspondiente a los clientes para optar a un crédito.

El cliente puede delegar el pago de los abonos al crédito, a terceros. Para hacer efectivos los pagos el representante deberá traer su cedula de identidad y el ultimo recibo de abono.





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Políticas de ventas al contado: No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido

de las instalaciones de la empresa. Es deber del cliente revisar su mercadería al momento de la entrega para

comprobar el buen estado de la misma. La actividad de venta solo será realizada en el área designada por la

empresa y bajo la supervisión del jefe de ventas. Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una

parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.

Procedimiento para ventas:

1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a través del agente de ventas.

2. El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece ROMIS S.A. DE C.V. y sobre las diferentes formas de compra, al crédito o ha contado.

3. El cliente especifica el pedido que realizará y se le realiza una cotización.4. El cliente decide si comprara a crédito o ha contado. 5. Si el cliente compra a contado, el agente de venta realiza el llenado de la

requisición de mercancía de acuerdo a la orden de pedido realizado por el cliente.

6. El agente pide la autorización del jefe del departamento de ventas proseguir con la venta del producto.

7. Una vez obtenida la autorización, la requisición de mercancía pasa al encargado de bodega.

8. El encargado de bodega envía la mercancía requerida con un cargador al departamento de venta.

9. El agente de venta elabora la factura de contado. 10.Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del valor de

la mercancía. 11.El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en

contabilidad y una copia en el departamento de venta. 12.El agente de venta hace entrega de la mercancía al cliente.13.El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del local.14.Si el cliente decide comprar a crédito, el agente de venta comprueba que el

cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de venta.





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15.El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa., para que esta información forme parte del archivo del cliente.

16.El cliente define la cantidad de artículos y la forma de pago.17.El jefe del departamento de venta envía el archivo del cliente junto con la orden

de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crédito. 18.Si el gerente propietario aprueba el crédito, envía la orden de pedido al jefe del

departamento de ventas para que este apruebe el crédito. 19.El agente de ventas realiza la factura de crédito acorde a la orden de pedido. 20.Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del

valor de venta de la mercancía. 21.El cliente recibe la copia de la factura de crédito, quedando una copia en

contabilidad y el original en el departamento de venta. 22.El agente de venta hace entrega de la mercancía al cliente.23.El cliente revisar la mercancía antes de salir de las instalaciones del local.24.El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el

crédito después del tiempo pactado, según las políticas de venta a crédito de la empresa.

25.Se hace entrega de la factura de crédito original, junto con la copia del recibo de abono del último pago.





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INICIO

Se estable contacto con el

cliente.

El cliente es asesorado par realizar su pedido y se le realiza un a cotizacion de las mercancía

La compra se realizara a contado o crédito.

Contado

Crédito

Pasa a Página 8

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Viene de página 7

Llenado de la requisición de mercancía de acuerdo a la orden del cliente.

Requisición de mercancía

El jefe del departamento de ventas autoriza la venta.

El encargado de bodega envía la mercancía acorde a la requisición.

La mercancía espera en el área de ventas para su entrega.

El cliente realiza la cancelación del monto total de la mercancía.

Elaboración de la factura de contado.

Pasa a Página 9

Factura de Contado.1 original, 2 copias.

1

2

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Viene de página 8

El cliente recibe la factura de contado original

2

Se hace entrega de la mercancía al cliente.

1

El cliente revisa la mercancía antes de salir de la empresa.

Fin de Venta a contado.

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Viene de página 7

El agente comprueba los requisitos del cliente

Requisitos según políticas de crédito.

Cumple los requisitos.

NO

SI

El agente de venta le indica que requisitos no cumple.

FIN

El cliente es remitido al jefe del departamento de ventas.

1

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Viene de página 10

El jefe de venta revisa el los documentos y forma el archivo del cliente.

Archivo del cliente.

1Listado de cliente de venta a crédito.

Se establece los términos del crédito, monto, plazo y forma de pago.

Orden de pedido del cliente. 2

El gerente de venta analiza el archivo del cliente.

2

Pasa a página 12.

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Viene de pagina 11.

Se autoriza?

SI

NOSe informa al jefe de ventas. FIN

Se informa al jefe de ventas y se retorna archivo con la autorización.

2

El jefe de departamento de ventas aprueba el crédito.

Elaboración de factura de crédito de acuerdo al pedido y requisición.

Pasa a pagina 13

Requisición de crédito se envía bodega.

3

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Viene de página 12.

El encargado de bodega envía la mercancía según requisición.

3

Mercancía espera en el área de venta

El cliente paga el 50 % del valor de la venta total.

Factura de crédito. 2 copias, 1 original

El cliente recibe la copia de su factura de crédito.

Se hace entrega de la mercancía.

El cliente revisa la mercancía antes de salir del local.

El cliente paga el 50% restante de la factura de crédito.

Recibo de abono. Original y copias.

El cliente recibe la factura original y una copia del recibo de abono.

FIN

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Símbolo Símbolo Nombre Símbolo Descripción

Proceso / Símbolos Operación

ProcesoMostrar un proceso o paso de acción. Este es el símbolo más común en los diagramas de flujo de procesos y mapas de procesos de negocio.

RetrasoEl símbolo de diagrama de flujo de retardo representa un período de espera que es parte de un proceso. Hay un atraso de las formas comunes de mapeo de procesos.

PreparaciónComo dice el nombre, cualquier paso del proceso que es un proceso de preparación de caudal, como una puesta a punto la operación.

Manual de Operación

Manual de las formas de diagrama de flujo de operaciones que se muestran los pasos del proceso no están automatizados. En los diagramas de flujo de proceso de datos, esta forma de flujo de datos indica una operación de bucle junto con un símbolo de límite de bucle (que no es compatible con Microsoft Office, sino un símbolo Manual de Operación de girar 180 ° hará el truco.)

y Control de ramificación de los símbolos de flujo

Flow Line (Flecha, conector)

Conectores de flujo línea de mostrar la dirección que el proceso de los flujos.

Terminator (Terminal Punto de óvalo)

Terminators mostrar los puntos de inicio y fin de un proceso. Cuando se utiliza como un símbolo en Inicio, terminadores representan un grupo de disparo, que establece el flujo de proceso en marcha.

Decisión

Indica una pregunta o una sucursal en el flujo del proceso.Por lo general, una forma de diagrama de flujo Decisión se utiliza cuando hay dos opciones (Sí / No, No / No-Go, etc)

Conector (Inspección)

Diagrama de flujo: En los diagramas de flujo, este símbolo suele ser pequeño y se utiliza como un conector para mostrar un aumento de un punto en el flujo de





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proceso a otro. Los conectores son usualmente marcadas con letras mayúsculas (A, B, AA) para mostrar los puntos de coincidencia salto. Son útiles para evitar el flujo de las líneas que se cruzan otras formas y líneas de flujo.

Conector fuera de página

Fuera de la página Conector muestra la continuación de un organigrama de proceso en otra página. Cuando se utilizan en combinación con conectores, lo mejor es para diferenciar las etiquetas, por ejemplo, números de uso para Off-Page Conectores y letras mayúsculas para conectores. En la práctica, la mayoría de los diagramas de flujo sólo tiene que utilizar la forma de conectar dos referencias en la página y fuera de la página.

DocumentoMuy explica por sí mismo - el símbolo de diagrama de flujo de documentos es para una fase del proceso que produce un documento.

Multi-Documento

Igual que el documento, excepto, bueno, varios documentos. Esta forma no es tan de uso general como la forma de diagrama de flujo de documentos, incluso cuando están implicados varios documentos.

MostrarIndica una etapa del proceso donde la información se muestra a una persona (por ejemplo, los usuarios de PC, operador de la máquina).

Manual de Entrada

Manual de las formas de diagrama de flujo de entrada muestra los pasos del proceso donde se le pide al operador / usuario para obtener información que deben introducir manualmente en un sistema.

Los datos almacenados

Un general de almacenamiento de datos forma de diagrama de flujo utilizado para cualquier etapa del proceso que almacena los datos (a diferencia de las formas más específicas a seguir al lado de este cuadro).





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