Manual de Procesos y Procedimientos Operativos · 2019. 3. 5. · Manual de Procesos y...

Manual de Procesos y Procedimientos Operativos Código M-OPG-02Sistema de Gestión de la Calidad Versión 0219

Documento controlado Pág. 91 de 424

“2019, a 100 años del asesinato del General Emiliano Zapata Salazar”

.

PLAN DE LA CALIDAD DEL PROCESO DE ADMISIÓN DE ASPIRANTES DE NUEVO INGRESO

ASISTENTE TÉCNICOJ EFE DEL DEP TO. DE

ADMISIÓN YREVALIDACIÓN

ASISTENTE TÉCNICO ASISTENTE TÉCNICO P ROCEDIMIENTOY/O DOCUMENTO REGISTRO INDICADORES

1. E-mail o ficial.

F-AA-18 1. Guía de reg is tro .

1. E-mail.

1. Calendario firmado deVo .Bo .

1. Oficio de so licitud .2 . E-mail de respues ta.

1. Oficio de so licitud .

SECRETARIA DELDEP ARTAMENTO

1. F-AA-001a ó F-AA-002a.

ADMISIÓN DE ASPIRANTES DE NUEVO INGRESO

1. Dato s para el p rocesode selección nivelsuperio r y nivel med io .

1. Diseño de impres ión einfo rmación generalfirmada de Vo .Bo .

* Actividades que no se realizan en segunda convocato ria.

A

Realiza proyección dedemanda de ingreso conbase a los históricos de

5 años atrás

1

Crea calendario deactividades del proceso

de Admisión

Revisa y hacemodificaciones

Coordina el contenido yestructura de la

convocatoria en lapágina web con la Dir.

de Sistemas deInformación

Inicio

Realiza presentación delCalendario al Dir. Gral.de Servicios Escolares y

autoridades invitadas

Emite Calendariodefinitivo

Solicita y recibe de laInstitución evaluadora,el paquete informativo

Determina materialnecesario paraaplicación de

evaluación

Solicita oferta educativay datos para el procesode admisión. Envía losmódulos de evaluación

a las UnidadesAcadémicas

Recibe información delas Unidades

Académicas y entregaal Asistente Técnico

Diseña contenido deconvocatoria impresacon información del

calendario

Tramita el diseño deimagen de convocatoria

con la DireccionGeneral de

Publicaciones yDivulgación.

Realiza presentación deDiseño del impreso* y

de la informacióngeneral a publicar en lapágina web al Dir. Gral.de Servicios Escolares y

en su caso, gestionamodificaciones al

diseño

Emite Convocatoriafinal

1

Coordina la integraciónen la página web de la

encuesta socio-económica requerida

por la InstituciónEvaluadora

Gestiona diseño deConvocatoria para

página web

Realiza pruebas yasegura acceso de pre-

registro en la páginaweb, y revisa

contenidos, con laoferta educativa

Solicita a la Dir. deIngresos la informaciónbancaria para realizar

pagos de ficha

Integra Calendario,Convocatoria Final,

estimaciones y ofertaeducativa y entrega a laDir. Gral. de Servicios

Escolares

Revisión de lainfraestructura

requerida para elproceso

Elabora y envíasolicitud de aplicación

preliminar a laInstitución Evaluadora

D




.

DIR. GRAL. DE SERV.ESCOLARES Y J EFE

DEL DEP TO. DEADMISIÓN Y REV.

J EFE DEL DEP TO. DEADMISIÓN Y

REVALIDACIÓN /ASISTENTE TÉCNICO


REVALIDACIÓNASISTENTE TÉCNICO P ROCEDIMIENTO

Y/O DOCUMENTO REGISTRO INDICADORES

1. Cop ia del Acta.

1. Fo rmato de so licitud .

1. F-AA-017.

ASISTENTE TÉCNICO

1. Lis ta de conocimientopara la ap licación deexamen.

1. F-AA-003A ó F-AA-003B.

1. Prereg is tro nivelsuperio r / Prereg is tronivel med io .

P ERSONAL DE AP OYO

1. Convocato ria.2 . Resultados dep ruebas p s icométricas .


1. Oficio s de so licitud desedes y áreas de apoyo .

Actividades que no se realizan en segunda convocato ria.

A

Realiza monitoreo depre-registro y pagos

Realiza cambiosacordados en el ComitéInterinstitucional en la

ConvocatoriaGestiona liberación depágina web y fecha de

cierre a la Dir. deDesarrollo de Sistemas

y a la Dir. deComunicación Univ.

Realiza presentación alComité

Interinstitucional deTransparencia en lafecha prevista en el

Calendario

Gestiona cierre depágina web en la fecha

prevista en elCalendario

Planea sedes deaplicación de examen

de admisiónConfigura la aplicacióndel registro con apoyo

de la Dir. de Desarrollode Sistemas y tramita

liberación de laaplicación en la red

UAEM

Recepción deAspirantes condocumentaciónrequerida en la

Convocatoria pararegistro definitivo

módulo 1

1

Inicio

Reclutamiento yselección de personal de

apoyo (capturistas yexaminadores) entre

alumnos de licenciaturade la UAEM

Capacitación alpersonal de apoyo

Monitorea proceso deregistro para gestionarfolios adicionales de laInstitución Evaluadoray las nuevas sedes de

aplicación, y secomplementa en la

aplicación de registro

2

1

Gestiona la habilitaciónde los Centros de

registro en la fechaprevista en elCalendario

2

B

Fin

Fin




.

P ERSONAL DEAP OYO MÓDULO 1



REVALIDACIÓNCAP TURISTA P ROCEDIMIENTO


1. Lis tas de Becados .

1. Cárteles info rmativos .

1. Ficha de reg is tro .

1. Documentación dereg is tro .


*Reg lamento de Ing reso = Reg lamento general de ing reso , revalidación y equivalencia para lo s alumnos de educación del t ipo med io superio r y licenciatura de la UAEM.



P ERSONAL DEAP OYO CAP TURISTA

MÓDULO 4

COORDINADOR DEREGISTRO

1. Convocato ria.2 . Reg lamento deIng reso*.3 . F-AA-004 .


COORDINADOR DEREGISTRO


REVALIDACIÓN


B

1

Rechaza inicio deregistro hasta que

presente ladocumentación

completa

Recibe de Sec. Gral. yDir. de Personal laslistas de Becados

Solicita al Aspirante otramitador la

documentaciónestablecida enConvocatoria o

Reglamento de Ingreso*

Valida el nombre delAspirante con la beca

registrada en el sistemay, en su caso marca yfirma la preficha como

Becado

Revisa veracidad dedatos en los

documentos y en sucaso, corrige datos en la

preficha y remite almódulo 3

Entrega al Aspirante oTramitador la ficha de

registro y recibecomprobantes conforme

la Convocatoria yReglamento de Ingreso*

SINO

1

C

Docs.completos

Becado

Remite a unCoordinador deRegistro paraverificación

NO

Entrega ficha decontrol al Aspirante,sella su preficha encaso de realizar un

cambio académico ensu pre-registro y,

remite al módulo 2

SI

Tramitaaspirante

SI

NO

Entrega ficha decontrol, sella su

preficha en caso derealizar un cambio

académico en su pre-registro y, remite al

coordinador de registro

Toma fotografía alAspirante para

aplicación del registro eingresa número depreficha y asigna a

Capturista del módulo 4

Compruebainformación de la

aplicación del registro yen su caso, realiza

modificacionespertinentes para

concluir registro delAspirante

Recolecta documentosde registro, los clasificapor Unidad Académica

y resguardamomentáneamente Recibe documentación

clasificada al cierre delos Centros de Registro

Recibe fotografía digitalpara la aplicación del

registro e ingresanúmero de preficha y,

Compruebainformación de la

aplicación del registro yen su caso, realiza

modificacionespertinentes para

concluir registro delAspirante

1

Captura información ensistema informático

Fin




.

ASISTENTE TÉCNICO ASISTENTE TÉCNICO CAP TURISTA INSTITUCIÓNEVALUADORA

P ROCEDIMIENTOY/O DOCUMENTO REGISTRO INDICADORES

1. Repo rte de reg is tro .

1. So licitud auto rizada.

1. Lis tado de as is tencia.

1. F-AA-016 .


1. Oficio de entrega confirma de recib ido .

1. Base de dato s .2 . E-mail a Ins t ituciónEvaluado ra.

1. Dis tribución dematerial de ap licaciónpara sedes .

P ERSONAL DEAP OYO

(EXAMINADORES)


1. Cop ia de Acta decierre.

1. F-AA-005.2 . F-AA-014 .3 . F-AA-015.

1. Lis ta de as is tencia deexamen de admis iónfirmada po r Asp irantes .2 . Concentrado dematerial po r sede.3 . Concentrado deas is tencia po r carrera.

D

Envía solicitud a laInstitución Evaluadora

C

Extrae base de datoscon registros definitivosy envía información aInstitución Evaluadora

Elabora reporte deregistro definitivo por

carrera y UnidadAcadémica

Ajusta cantidades en lasolicitud de material deaplicación de exámenes

y tramita firma deVo.Bo. de Jefe del

Depto. de Admisión yRevalidación y firma de

autorización delSecretario General

Genera listado deasistencia para

exámenesDistribuye y comunicaal personal de apoyo(examinadores) suubicación de sede

Recibe material deaplicación de la

Institución Evaluadora

Prepara y distribuyematerial a

Coordinadores de sedepara aplicación de

examen

Aplican exámenes aAspirantes

Retira exámenes yelabora acta de cierre yentrega copia al Jefe delDepto. de Admisión y

Revalidación

Resguarda lista deasistencia firmada porAspirantes y entrega alCoordinador de sede de

aplicación

Recibe lista deasistencia y elabora

reporte de aspirantesque presentaron el

examen

E

Ordena documentaciónpor carrera y UnidadAcadémica y se le

entrega para suresguardo definitivo

Fin




.


REVALIDACIÓNASISTENTE TÉCNICO ASISTENTE TÉCNICO SECRETARIA P ROCEDIMIENTO


1. Lis ta de as is tencia.

1. Resultados del curso .

1. Convocato ria.

1. F-AA-013 .

1. F-AA-012 .

1. Lis tas de acep tadosdefinit ivos .


1. F-AA-001b ó F-AA-002b .

1. Dato s para el p rocesode selección nivelsuperio r y nivel med io .

1. F-AA-006 .2 . F-AA-007.3 . F-AA-008 .4 . F-AA-009 .

1. Relación de noacep tados .2 . Relación deacep tados .3 . Acep tados a curso .4 . Becados acep tados acurso .5. Cop ia de Oficio s confirma de recib ido de lasUnidades Académicas .

1. # de d ías háb ilespos terio res a l reg is trode resultados de cursocon el que se emit ieronlas lis tas de acep tadosdefinit ivos .

1. F-AA-010 .2 . F-AA-011.

1. Relación deacep tados reub icados yde no acep tados .

1. Lis ta de acep tados acurso po r reub icación.


REVALIDACIÓN

E

Solicita a las UnidadesAcadémicas datos parael Proceso de Admisión

Recibe información delas Unidades

Académicas y entregaal Asistente Técnico

Recibe resultados de laInstitución Evaluadora

y gestiona*presentación a

Funcionarios de laUAEM, donde se

obtiene la ponderacióndel puntaje para el

ingreso de AspirantesGenera los puntajes decorte para cada carreray las listas de aceptados

a curso

Genera las listas deaceptados a curso y

becados firmadas por elDir. Gral. de ServiciosEscolares y las envía a

las UnidadesAcadémicas

Publica los Reportes deresultados para ingreso

Identifica espaciosdisponibles y

característicassolicitadas paraocuparlos por

reubicación en cadaUnidad Académica

Proporciona a la UnidadAcadémica el

mecanismo para elregistro de las

calificaciones del curso

Publica Convocatoriapara reubicación

Proporciona a la UnidadAcadémica el

mecanismo para elregistro de solicitudes

de reubicación

Cierra el registro parareubicación

Realiza corte deaceptados para

reubicación y elaborareporte de resultados

para ingreso

Publica y emite listadode aceptados a curso

por reubicación

Incluye reubicadosextemporáneos

Tramita autorizacióndel Dir. Gral. de

Servicios Escolares parapublicar otraConvocatoria

Autoriza

SI

NO2

3

Recibe de las UnidadesAcadémicas los

resultados del curso conestatus de acreditado o

no acreditado, laasignación de grupo,turno y periodo de

ingreso

Revisan resultados de laUnidad Académica vslistas de aceptados a

curso

Coinciden

SI

NO

Gestiona listas deAceptados definitivos

de Convocatoria(s) consu rúbrica y firma delDir. Gral. de Servicios

Escolares y envía aUnidades Académicas

Fin

Quedan lugares 2

2

1

1

NO

SI

3




.

Formulario F-AA-001a (el registro será impreso):




.

Formulario F-AA-001b (el registro será impreso):




.





.

Formulario F-AA-004 (el registro será impreso):




.





.

Formulario F-AA-006 (el registro será impreso y electrónico):




.





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Formulario F-AA-018 (el registro será en electrónico):




.

Formulario F-AA-019 (el registro será en electrónico):

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