Manual de Procesos y Procedimientos Del Mantenimiento
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Octubre de 2005MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
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Oficina de Planeación yDesarrollo Institucional-Área de Calidad y Mejoramiento-
Aprobado por:
Jefe de Sección Mantenimiento yEjecución de Obras
Aprobado por :
Jefe de División de Administración deBienes y Servicios
10/2002 Rev
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PERIODO DE PRUEBA FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLOINSTITUCIONAL - ÁREA DE MEJORAMIENTO Y CALIDAD - UNA VEZ RECIBA LANORMA DEFINITIVA.
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO................................................................................................................ 2
2. ALCANCE ................................................................................................................ 2
3. DEFINICIONES........................................................................................................ 2
3.1. Contrato................................................................................................................ 2
3.2. Emergencia........................................................................................................... 2
3.3. Mantenimiento ...................................................................................................... 2
3.4. Mantenimiento Correctivo ..................................................................................... 3
3.5. Mantenimiento Preventivo .................................................................................... 3
3.6. Mantenimiento Predictivo...................................................................................... 3
3.7. Reemplazar .......................................................................................................... 3
3.8. Reparar................................................................................................................. 34. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES .......................................................... 4
4.1. ESQUEMA DE TRABAJO MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL ......................... 4
5. ETAPAS DEL PROCESO ...................................................................................... 10
6. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL........................................................................ 10
7. PROCEDIMIENTOS............................................................................................... 11
7.1. Procedimiento de Ejecución de Mantenimiento .................................................. 11
8. ÁREAS INVOLUCRADAS...................................................................................... 209. SEGURIDAD.......................................................................................................... 20
10. FORMATOS........................................................................................................... 20
11. ANEXOS ................................................................................................................ 20
11.1. Formato de Solicitud de Mantenimiento .......................................................... 21
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PERIODO DE PRUEBA FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLOINSTITUCIONAL - ÁREA DE MEJORAMIENTO Y CALIDAD - UNA VEZ RECIBA LANORMA DEFINITIVA.
1. OBJETIVO
Establecer y mantener los parámetros para el adecuado funcionamiento de los equipos,edificios, zonas verdes y demás implementos que afectan la calidad en la prestación delos servicios de la Universidad.
2. ALCANCE
Involucra a todas las dependencias de la Universidad y aplica para todos los espacios,equipos, edificios, muebles y enseres que afectan la calidad en la prestación de losservicios de la Universidad.
Comprende desde la Solicitud de Mantenimiento General de los espacios, equipos,edificios, muebles y enseres y demás implementos que realizan las áreas hasta laconservación del registro del mantenimiento realizado.
3. DEFINICIONES
3.1. ContratoConvención jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o variossubcontratistas prestan servicios de mantenimiento a los espacios, equipos, edificios,muebles y enseres que afectan la calidad en la prestación de los servicios de laUniversidad.
3.2. Emergencia
Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y/o personas de laInstitución, por lo cual debe dársele una solución inmediata.
3.3. MantenimientoAcción de reparar y mantener o conservar en buen estado los espacios, equipos,edificios, muebles y enseres para su buen uso. Existen tres clases de mantenimiento,mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo. En la Universidad se cuenta con una
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Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras encargada de las labores dereparación, mantenimiento y conservación de los bienes inmuebles de la Universidaddel Valle.
3.4. Mantenimiento CorrectivoAcción necesaria tomada para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o demásimplementos que hayan cesado su actividad por un daño o por deterioro.
3.5. Mantenimiento PreventivoAcción necesaria tomada para alargar la vida de un equipo, un edificio, un bien o demásimplementos y prevenir periodos de paralización de trabajo imprevistos. El propósito delmantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos de paralización de trabajoen momentos específicos para inspeccionar y alistar los equipos y demás implementos,así previniendo reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestosnecesarios.
3.6. Mantenimiento PredictivoAcción necesaria tomada para predecir los momentos en los cuales se le debe realizar
el mantenimiento y conservación de los equipos, edificios, bienes y demás implementosutilizados en la Universidad.
3.7. Reemplazar Retirar piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás por otra debido a sudeterioro o daño irreparable.
3.8. Reparar Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás debido a su daño.
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4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1. ESQUEMA DE TRABAJO MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
U N ID A D A C A D É M I C O –
A D M I N I S T .
A D M I N I S T .C E N T R A L
M T T O . T O T A L
• S o lic itu d d eM a n t e n i m i e n t o
D iv i s ió n d e l aU n i v e r s i d a de n z o n a s
g e o g r á f i c a s . P o l it ic a s c en t r a le s
d e m a n t e n im ie n t o
• A d m in in is tra c ió nM t to . c e n t r a liz a d o .
• L is ta do deP r o p o n e n t e s .
• T rá m ite sa d m in i s tr a t iv o s .
• E je cu c ió n d e lp r e s u p u e s t o t o t a l.
• P e rs o n a l e n c arg a d ode l M t t o . c o r r e c t i v o yp r e v e n t i v o p o rz o n a s .
• P ro g ra m a c ió n ,c o n t r o l y v e e d u r í ad e l M t t o . e n c a d az o n a .
• D e c is ió n d e lp r o v e e d o r d e
a c u e r d o a l i s t a d o d ep r o p o n e n t e s d eM t t o .
I n t e r v e n t o r í a S o l i c i t u d d e M
t t o . V í a w e b
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La labor de Mantenimiento de las instalaciones de la Universidad se establece deuna forma descentralizada con un control central:
División de la Universidad en zonas geográficas.
Funcionarios con experiencia, encargados del mantenimiento preventivo y
correctivo.
Programación, control y veeduría del mantenimiento en cada zona.
Listado de proponentes de servicios para garantizar la homogeneidad en laejecución del mantenimiento.
• Los costos de mantenimiento de la infraestructura de suministros y evacuaciónreferida a zonas comunes y de uso público, tales como red hidráulica, red eléctrica, redde alcantarillado (pluvial y sanitario), porterías vehiculares, sistemas vial interno, víaspeatonales, baños públicos, cubiertas, fachadas, andenes, corredores, puntos fijos,
ascensores, plazoletas y parqueaderos serán asumidos por la Administración Centralde la Universidad.
• El costo de mantenimiento al interior de cada edificio será financiada por laFacultad o Dependencia respectiva con recursos de fondo especial o cofinanciado, conrecursos del fondo común o por convenio.
• Los daños de una zona que afecten otra, serán solucionados en conjunto por lasdos zonas involucradas.
• Las emergencias que se presenten en las Sedes de San Fernando y Meléndez
por fuera del horario laboral serán atendidas por el funcionario responsable encargado,el cual se programará por turnos.
• El personal asignado a cada zona (funcionarios encargados de la zona yfuncionarios de apoyo) se rotarán anualmente basado en los programas y proyectosque se tenga.
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• La verificación de la realización de la poda de árboles del circuito interno seráprogramada para que los Encargados de las Zonas de Meléndez la lleven a cabopor turnos.
• Cada Encargado de Zona debe efectuar la gestión administrativa de lasoperaciones que se desarrollen en su zona.
• Semanalmente la Jefatura de la Sección realizará reuniones de seguimiento ycontrol por zonas.
• Una vez al mes el Jefe de la Sección convocará a reunión general de todas laszonas.
• El encargado de la zona presentará los primeros 5 días de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre un informe escrito de la gestión realizada durante eltrimestre
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4.1.1. Distribución de Zonas Geográficas
Z ON A E SP AC IO
301313314315316317318320
AgoraFundación
2
ZONA ESPA CIO33 133 2
33 333 433 533 633 834 034 134 334 434 534 734 834 935 035 135 335 435 5
35 635 735 836 036 1lago
3
ZONA ESPACIO4 San Fernando
Z ON A E SP A CIO380381382383384385386387388389390391
Lago
1
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4.1.2. Diagrama General de Funcionamiento
USUARIOS / FACULTADFUNCIONARIOS DE MTTO
(Supervisor de Mtto po rZonas)
PROVEEDORJEFATURA DE MTTO. YEJECUCIÓN DE OBRAS
DIVISIÓNFINANCIERA
Solicitud deMtto por Daños
Verificación dela
disponibilidadpresupuestal
Ejecuciónde Mtto
Revisión PolíticaInstitucional para
ejecución del Mtto.por Fondo Común
RegistroPresupuestal
Elaboración de laOrden de Servicio
(Pedido al Proveedor)
Establecimiento o delcumplido de la
ejecución de Mtto.
Envío de documentospara pago a la
División Financiera
Detección de Dañospor Supervisión
Recepcion deSolicitudes de Mtto.
de Unidades deacuerdo a la Zona
Decision delproveedor de
acuerdo a listadode proveedores
contratados
Elaboracion deOrden de Trabajocon especificaciones
(ppto)
Informe al solicitanteo al Jefe/Director deUnidad Academica
Informe al Proveedorde la ejecucion del
Mtto
Interventoria a laejecucion
Informe deinterventoria de laejecucion del Mtto
Ejecucion del Mtto.Control de las
ordenes de trabajode cada zona
Verificacion de laejecucion
Realizacion delproceso de pago
VER PROCESOPROPUESTO POR
COMPRAS YFINANCIERO
No
Sí
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4.1.3. Atención de Emergencias Fuera del Horario Laboral
Ubicación:
• El funcionario encargado deberá cumplir con los siguientes requisitos para suubicación
– Teléfonos disponibles / Beeper / Celular
– Radios 24 horas – Disponibilidad Inmediata
Condición:
– El funcionario que por fuerza mayor no pueda responder en el turnoasignado deberá solicitar previamente el reemplazo a través de la Jefaturade la Sección
Trámite:
– La información de la emergencia se canalizará a través del Jefe de laSección o los Supervisores de la Sección de Seguridad y Vigilancia.
– El funcionario encargado de las emergencias presentará un informe mensual
de la gestión realizada. – La emergencia se atenderá estableciendo los procedimientos que se
requieran como es el caso de las entidades prestadoras de servicios (Emcali,Gases de Occidente, Contratistas, etc.)
– Cada Encargado de la Zona dispondrá del listado contratista que presta elservicio las 24 horas al día.
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5. ETAPAS DEL PROCESO
No Aplica
6. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL
Solicitud
Unidadacadémica
Solicitud
CoordinaciónAdm/tiva
Identificación
de necesidades
Zona
Técnico
Coordinación e
Interventoría
M/To Zona
Técnico
SI
M/to
Plan Anual deM/To
Coordinación e
InterventoríaM/To Mayor
Sección deM/to y
Ejecución deObras
Análisis
Costos/Provee.
Sol. M/To Zona
Técnico
$$
$$
$$
Solicitud
Unidadacadémica
Solicitud
CoordinaciónAdm/tiva
Identificación
de necesidades
Zona
Técnico
Coordinación e
Interventoría
M/To Zona
Técnico
SI
M/to
Plan Anual deM/To
Coordinación e
InterventoríaM/To Mayor
Sección deM/to y
Ejecución deObras
Análisis
Costos/Provee.
Sol. M/To Zona
Técnico
$$
$$
$$
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7. PROCEDIMIENTOS
7.1. Procedimiento para la Ejecuc ión de Mantenimientos
N° ETAPA ETAPA ACTIVIDADRESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
INDICADOR DERESULTADO O
PUNTO DECONTROL DE LA
ACTIVIDAD
REGISTROS
1 Detección denecesidad de
Mantenimiento
A- Detectar necesidadde mantenimiento por supervisión. Pasar aEtapa 2
Supervisor deMantenimiento por
Zonas
B- Informar a laCoordinaciónAdministrativa de suDependencia lasnecesidades deMantenimiento
DependenciaSolicitante
C- Realizar solicitud a laSecretaria de la Sección
de Mantenimiento yEjecución de Obras
Coordinador Administrativo
2 Análisis de lasSolicitudes
A - Recepcionar yradicar las Solicitudesde Mantenimiento
Secretaria de laSección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
Solicitudes deMantenimiento
B- Analizar y aprobar lasSolicitudes deMantenimiento
Jefe de Sección deMantenimiento y
Ejecución de ObrasC- Entregar lassolicitudes aprobadas alSupervisor deMantenimiento de la
Zona
Jefe de Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
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N°ETAPA
ETAPA ACTIVIDADRESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
INDICADOR DERESULTADO O
PUNTO DECONTROL DELA ACTIVIDAD
REGISTROS
3 Planeación de laEjecución
A- Analizar la Solicitud y decidir sise puede ejecutar con personalpropio o contratado y si se tienenlos materiales o se requiere suadquisición
Supervisor deMantenimiento por
Zonas
B- Diligenciar la solicitud de serviciocon esta información
Supervisor deMantenimiento por
Zonas4 A- Programar al personal que se
requiereSupervisor de
Mantenimiento por Zonas
Ejecución conpersonal propio
B- Ejecutar el mantenimiento Funcionario deMantenimiento
C- Realizar supervisión a laejecución
Supervisor deMantenimiento por
ZonasD- Elaborar informe de cumplido yentregar al Jefe de la Sección deMantenimiento y Ejecución deObras
Supervisor deMantenimiento por
Zonas
5 A- Consultar base de datos olistado de proveedores concontratos
Supervisor deMantenimiento por
ZonasB- Seleccionar el contratista idóneopara realizar el mantenimiento
Supervisor deMantenimiento por
Zonas
Selección delContratista
cuando no seejecuta con
personal propio.
C- Solicitar una cotizaciones deltrabajo según su costo aproximado(Estatuto de Contrataciones.Resolución No. 046 de Julio de2004 CS)
Supervisor deMantenimiento por
Zonas
D- Entregar cotizaciones a laSecretaria de la Sección deMantenimiento y Ejecución deObras
Proponente
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N°ETAPA
ETAPA ACTIVIDADRESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
INDICADOR DERESULTADO O
PUNTO DECONTROL DELA ACTIVIDAD
REGISTROS
E- Radicar cotización en el archivocorrespondiente
Secretaria deSección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
F- Entregar las cotizaciones al Jefede la Sección de Mantenimiento yEjecución de Obras
Secretaria deSección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
G- Autorizar la ejecución de ítemscotizados, determina tipo de ordende pedido (obra, servicio, compra,otro), fondo utilizado para financiar el trabajo y pólizas requeridas
Jefe de Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
H- Entregar cotización con firma deaprobación al Técnico deMantenimiento y registrar inicio detrámites
TécnicoAdministrativo
Elaboración yTrámite de
Certificados yRegistros
Presupuestales
A- En el caso de financiación por Fondos Especiales informar a laUnidad Solicitante para laelaboración de Certificado deDisponibilidad Presupuestal yRegistro Presupuestal
TécnicoAdministrativo
B- Elaborar y tramitar el Certificadode Disponibilidad Presupuestal yRegistro Presupuestal. (Ver Procedimiento de Ejecución delGasto)
Operador UnidadSolicitante
C- Si es por el Fondo Común oFondo de Mantenimiento.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de ObrasD- Elaborar certificado dedisponibilidad presupuestal CDP através de interfinanzas, verificandosumatoria en la cotización
Técnico Sección deMantenimiento y
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N°ETAPA
ETAPA ACTIVIDADRESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
INDICADOR DERESULTADO O
PUNTO DECONTROL DELA ACTIVIDAD
REGISTROS
E- Imprimir versión en PDF delCDP en trámite, adjuntar copia dela cotización y entregar documentos al Jefe de División.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
F- Firmar CDP impreso y aprobar orechazar a través de interfinanzasel CDP correspondiente
Jefe de DivisiónAdministración deBienes y Servicios
G- Entregar al técnico demantenimiento CDP impresofirmado y cotización adjunta
Jefe de DivisiónAdministración deBienes y Servicios
H- Entregar a la VicerrectoríaAdministrativa CDP firmado ycotización adjunta.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de ObrasI- Aprobar el Certificado deDisponibilidad Presupuestal
Vicerrector Administrativo
J- Aprobar Certificado de
Disponibilidad en Interfinanzas
Coordinador
Administrativo deVicerrectoría
AdministrativaK- Verificar periódicamente a travésde interfinanzas, el estado deaprobación del CDP.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de ObrasL- Entregar CDP impreso ycotización adjunta firmado por elVicerrector Administrativo.
Secretaria deVicerrectoría
AdministrativaM- Una vez aprobado el CDP eninterfinanzas, determinar sunúmero definitivo y elaborar elRegistro Presupuestal
correspondiente a la cotizaciónoriginal.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
N- Aprobar en Interfinanzas elRegistro Presupuestal
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PERIODO DE PRUEBA FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLOINSTITUCIONAL - ÁREA DE MEJORAMIENTO Y CALIDAD - UNA VEZ RECIBA LANORMA DEFINITIVA.
N°ETAPA
ETAPA ACTIVIDADRESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
INDICADOR DERESULTADO O
PUNTO DECONTROL DELA ACTIVIDAD
REGISTROS
O- Aprobar en Interfinanzas elRegistro Presupuestal
Coordinador Administrativo deVicerrectoríaAdministrativo
P- Aprobar en Interfinanzas elRegistro Presupuestal.(Adjudicación del contrato)
Vicerrector Administrativo
Q- Realizar Registro Presupuestalen Finanzas
Profesional Secciónde Presupuesto
R- Realizar seguimiento a travésde interfinanzas del proceso deaprobación del RegistroPresupuestal, solicitar acelerar elprocedimiento cuando este sedetenga y suministrar documentos
solicitados por los funcionarios queparticipan en el proceso deaprobación si fuera necesario.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
Elaboración yTramite de la
OrdenContractual
A- Una vez aprobado el RegistroPresupuesal crea en el listado deconsecutivos la Orden contractualasignándole un número disponible
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
B- Crear la carpeta correspondientea la nueva orden contractual y laentrega con la documentación(cotización, registro presupuestal ydemás soportes) al auxiliar de
oficina.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
C- Firmar constancia de recepciónde documentos adjunta a la carpeta
Auxiliar de Oficina
D- Elaborar la Orden Contractual(Ver Procedimiento de Ejecucióndel Gasto)
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
DocumentoContractual
8/19/2019 Manual de Procesos y Procedimientos Del Mantenimiento
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Número: Revisión:
000Manual de Procesos y
ProcedimientosPágina:
16 de 21Fecha de Emisión :
Octubre de 2005MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
Elaborado por:
Oficina de Planeación yDesarrollo Institucional-Área de Calidad y Mejoramiento-
Aprobado por:
Jefe de Sección Mantenimiento yEjecución de Obras
Aprobado por :
Jefe de División de Administración deBienes y Servicios
10/2002 Rev
Universidaddel Valle
PERIODO DE PRUEBA FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLOINSTITUCIONAL - ÁREA DE MEJORAMIENTO Y CALIDAD - UNA VEZ RECIBA LANORMA DEFINITIVA.
N°ETAPA
ETAPA ACTIVIDADRESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
INDICADOR DERESULTADO O
PUNTO DECONTROL DELA ACTIVIDAD
REGISTROS
E- Elaborar Formato F-30 de laContraloría, si la OrdenCorresponde a una Obra Pública
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
F- Entregar la orden Contractualelaborada (original y copia) altécnico de mantenimiento.
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
G- Firma constancia de recepciónde documentos adjunta a la carpeta(casilla fin elaboración de ordenContractual)
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
H- Entregar orden Contractual alJefe de Sección para firma yasignación de la obra a uncoordinador. Entregar ordenContractual a Jefe de División parafirma.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
I- Entregar a Vicerrector Administrativo para aprobación deOrden Contractual
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de ObrasJ- Aprobar Orden Contractual Vicerrector
AdministrativoK- Citar al contratista para legalizar la Orden Contractual.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de ObrasL- Firmar Orden Contractual Proveedor M- Recibir pólizas en caso derequerirlas
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de ObrasN- Entregar pólizas al Profesionalde Contrataciones
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de ObrasO- Revisar pólizas y entregar formato de aprobación de pólizas altécnico de la Sección.
Profesional DABS Formato deAprobación de
Pólizas
8/19/2019 Manual de Procesos y Procedimientos Del Mantenimiento
http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-procesos-y-procedimientos-del-mantenimiento 17/21
Número: Revisión:
000Manual de Procesos y
ProcedimientosPágina:
17 de 21Fecha de Emisión :
Octubre de 2005MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
Elaborado por:
Oficina de Planeación yDesarrollo Institucional-Área de Calidad y Mejoramiento-
Aprobado por:
Jefe de Sección Mantenimiento yEjecución de Obras
Aprobado por :
Jefe de División de Administración deBienes y Servicios
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PERIODO DE PRUEBA FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLOINSTITUCIONAL - ÁREA DE MEJORAMIENTO Y CALIDAD - UNA VEZ RECIBA LANORMA DEFINITIVA.
N°ETAPA
ETAPA ACTIVIDADRESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
INDICADOR DERESULTADO O
PUNTO DECONTROL DELA ACTIVIDAD
REGISTROS
P- Entregar a supervisor de zonaseleccionado por el Jefe deSección la copia de la ordencontractual para supervisar la obra.
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
Q- Firmar constancia de recepciónde documentos adjunta a la carpeta
Supervisor deMantenimiento por
ZonasInicio y
Ejecución delMantenimiento
A- Elaborar acta de inicioconsiderando fecha de comienzode la obra pactada con elcontratista.
Supervisor deMantenimiento por
Zonas
B- Ejecutar el mantenimiento Proveedor
C- El día que termine la obra segúnplazo establecido en la ordencontractual, considerado a partir dela fecha del acta de inicio, elaborar acta de recibo final y anexo en elque describe cada ítem de la obraseñalando la cantidad ejecutada yel valor total.
Supervisor deMantenimiento por
Zonas
D - Según el anexo del acta derecibo final, solicitar al contratista lafactura correspondiente a la OrdenContractual ejecutada.
Supervisor deMantenimiento por
Zonas
E- Entregar factura, acta de inicio,acta de recibo final y documentoanexo, al técnico de la Sección deMantenimiento y Ejecución deObras. Para efectos de seguimiento
de las obras, presentar un informedel estado de sus obrassemanalmente al Jefe de Sección
Supervisor deMantenimiento por
Zonas
F- Revisar las actas y factura Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
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http://slidepdf.com/reader/full/manual-de-procesos-y-procedimientos-del-mantenimiento 18/21
Número: Revisión:
000Manual de Procesos y
ProcedimientosPágina:
18 de 21Fecha de Emisión :
Octubre de 2005MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
Elaborado por:
Oficina de Planeación yDesarrollo Institucional-Área de Calidad y Mejoramiento-
Aprobado por:
Jefe de Sección Mantenimiento yEjecución de Obras
Aprobado por :
Jefe de División de Administración deBienes y Servicios
10/2002 Rev
Universidaddel Valle
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N°ETAPA
ETAPA ACTIVIDADRESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
INDICADOR DERESULTADO O
PUNTO DECONTROL DELA ACTIVIDAD
REGISTROS
G- Firmar constancia de recepciónde documentos adjunta a la carpeta
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de ObrasH- Entregar orden contractual,factura, actas y demás soportesexistentes al auxiliar de oficina paraelaborar Solicitud de Pago
Técnico Sección deMantenimiento y
Ejecución de Obras
I- Firmar constancia de recepciónde documentos adjunta a la carpeta
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
Elaboración yTrámite de
Solicitudes dePago
A- Elaborar Solicitud de Pago através de interfinanzas o en formatomanual. Adjunta copia de lossoportes requeridos para el pago yformato de contraloríacorrespondiente.
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
Solicitud dePago
B- Entregar al Jefe de Sección yJefe de División para firma
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
C- Elaborar certificado de recepciónde documentos correspondiente alas ordenes contractuales queserán remitidas a la VicerrectoríaAdministrativa o a planeación.
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
D - Entregar Solicitud de Pago a laVicerrectoría Administrativa o
planeación y archivar el certificadode recepción de documentossellado por esta dependencia.
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
E- Entregar al auxiliar de oficina laSolicitud de Pago firmada por elOrdenador del Gasto.
Secretaria deVicerrectoría
Administrativa
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Número: Revisión:
000Manual de Procesos y
ProcedimientosPágina:
19 de 21Fecha de Emisión :
Octubre de 2005MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
Elaborado por:
Oficina de Planeación yDesarrollo Institucional-Área de Calidad y Mejoramiento-
Aprobado por:
Jefe de Sección Mantenimiento yEjecución de Obras
Aprobado por :
Jefe de División de Administración deBienes y Servicios
10/2002 Rev
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PERIODO DE PRUEBA FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLOINSTITUCIONAL - ÁREA DE MEJORAMIENTO Y CALIDAD - UNA VEZ RECIBA LANORMA DEFINITIVA.
N°ETAPA
ETAPA ACTIVIDADRESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
INDICADOR DERESULTADO O
PUNTO DECONTROL DELA ACTIVIDAD
REGISTROS
F- Elaborar certificado de recepciónde documentos para remitir laorden a presupuesto.
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
G- Fotocopiar la Solicitud de Pagoy documentos adjuntos y entregadocumentos a presupuesto.
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
H - Archivar certificado derecepción de documentos
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
I – Procedimiento de Pago División Financiera
J- Entregar al técnico demantenimiento la orden de gastoregistrada por presupuesto.
Técnico Sección dePresupuesto
K- Firma constancia de recepciónde documentos adjunta a la carpeta
Auxiliar de Oficinade Sección de
Mantenimiento yEjecución de Obras
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Número: Revisión:
000Manual de Procesos y
ProcedimientosPágina:
21 de 21Fecha de Emisión :
Octubre de 2005MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
Elaborado por:
Oficina de Planeación yDesarrollo Institucional-Área de Calidad y Mejoramiento-
Aprobado por:
Jefe de Sección Mantenimiento yEjecución de Obras
Aprobado por :
Jefe de División de Administración deBienes y Servicios
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Universidaddel Valle
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11.1. Formato de Solici tud de Mantenimiento
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
División de Bienes y serviciosSección de Mantenimiento y Ejecución de Obras
N° __________
DIA MES A O
Código Código
Código Solicitante Telf
Edificio Piso Espacio
Código
Fecha Hora Fecha Hora Hora Minutos
Totales
Atención Inmediata
Iniciación
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
FECHA
Localización
INFORMACIÓN DILIGENCIADA POR MANTENIMIENTO
Equipo Reparado
Apro bado por
Coordinador de Mantenimiento
Sección
División
Atención
Atención no Inmediata
Operario que ejecuta Cód. Mtto
Tipo de Solicitud
DATOS DEL SOLICITANTE
Dependencia
Servicio Solicitado
No. Inventario
Finalizacion Tiempo Trabajo
Encargado Zona
Visto Bueno
Firma y Sello
Trabajo recibido a SatisfacciónObservaciones
Solución
Calidad del Servicio
Calificación del Servicio
ParcialTiempo de Respuesta
SI NO
1 2 3 4 5
1 2 3 4 51 2 3 4 5