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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
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CUADRO DE COLOR
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
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Información General del Documento
Objetivo: Presentar los Procesos y Procedimientos del Instituto de Genética (IGUN), que permiten y facilitan la gestión y así mismo establecer un documento de consulta estandarizado para agilizar tiempos y pronta identificación de actividades a realizar.
Alcance: Instituto de Genética (IGUN)
Desarrollo del contenido
1. CARACTERIZACIÓN GENERAL
MISIÓN Pág.2 VISIÓN Pág.2 UBICACIÓN Pág.2 PROCESOS Pág.2
2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.3 INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.16 GESTIÓN DE LABORATORIOS PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.20 COMUNICACIONES PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.32 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág.35
3. PARTES INTERESADAS
CARACTERIZACIÓN DE PARTES INTERESADAS Pág.43
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1. CARACTERIZACIÓN GENERAL
INSTITUTO DE
GENETICA
- IGUN -
MISIÓN
El Instituto de Genética de la Universidad Nacional de Colombia está enfocado enfomentar, desarrollar y producir conocimiento científico y tecnológico en el áreaclínica, forense y en biodiversidad, también en promover excelencia académica y enprestar servicios de alta calidad, contando con personal idóneo y tecnologíaapropiada; orientados al interés de la sociedad, la comunidad académica y científicadel orden nacional e internacional.
PROCESOS/SERVICIOS
Gestión de la Extensión
Investigación y Creación Artística
Gestión de Laboratorios
Comunicaciones
Gestión Administrativa y Financiera
VISIÓN
El Instituto de Genética de la Universidad Nacional de Colombia busca ser el centrode referencia para la investigación en el área de la genética a nivel nacional, pormedio de la generación y aplicación de nuevos conocimientos, el asesoramiento yapoyo científico y tecnológico al Estado, la sociedad y el sector productivo. Ademásfomentar la conformación de redes y grupos de trabajo a nivel nacional einternacional para integrarse a la dinámica de la comunidad científica.
UBICACIÓN
Edificio 426
Instituto de Genética
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2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS
GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN
PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:
Proceso / Producto - Servicio
• Gestión de la Extensión / Proyecto de Extensión
Objetivo
• La Extensión tiene como fin el intercambio, la aplicación y la integración, en forma dinámica ycoordinada, del conocimiento científico, tecnológico, artístico y cultural que se produce en laUniversidad Nacional de Colombia, en interacción con el entorno económico, político, cultural y socialdel país. Busca mejorar el bienestar de las comunidades y aumentar la productividad y lacompetitividad del aparato productivo. Para lograr ese fin es necesario articular la docencia, lainvestigación y la extensión.
Lineamiento normativo
• Acuerdo 036 de 2009
Responsable
• Docente, Director de Instituto, Enlace administrativo, Dirección académica, Entidad,Asistente administrativo
Posibles fallas
• Demora en la contratación de personal y adquisicion de insumos• Demoras en la liquidación de proyectos• Presentación de eventos adversos durante la prestación del servicio de salud• Que la atención al usuario no sea óptima por la carencia de insumos, infraestructura o talento
humano• Poca participación en la encuesta de satisfacción del Instituto• Incumplimiento de los requisitos legales para la prestación del servicio
Medios de comunicación interna y externa
• Página web• Teléfono • Correo electrónico
Sistema de Información relacionado
• Hermes • QUIPU• SINSU
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Propiedad del Usuario• Resolución 1995 de 1999 (referente a acceso a historia Clínica)• Cadena de custodia a muestras para definición de paternidad.
Mejora Continua• Implementación del sistema SINSU - Historia clínica electrónica• Implementación de programa (propio) para informe clínico • Capacitación del personal en programa de seguridad al paciente y atención al usuario
Flujograma Gestión de la Extensión
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FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVO
Docente adscrito o vinculado al Instituto
Requisitos de la convocatoria
Docente adscrito o vinculado al Instituto
Si es vinculado debe traer el aval de la UAB. Propuesta Carta de intensiones
Comité académico Oficio de recomendación
Jurídica Sede Dirección Académica
Aval
Consejo de Instituto Aval
Docente Director del Instituto Enlace administrativo Dirección Académica
Ficha QUIPU Resolución de apertura
Hermes QUIPU
INICIO
Presentación de propuesta al Comité Académico
Estudio de viabilidad del proyecto
Presentación de la propuesta a Consejo de Instituto
Creación del proyecto de Extensión en Hermes y QUIPU
*Contrato o convenio se requiere aval de Jurídica Sede y dirección académica
Presentación a convocatoria
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Docente Asistente administrativo
Informes parciales académico y financiero de avance del proyecto Contratación
Hermes QUIPU
Director de Instituto Asistente administrativo
Informes académicos y financieros
Docente Enlace administrativo Dirección académica Director del Instituto Entidad Asistente administrativo
Resolución de liquidación Acta de liquidación
Hermes
QUIPU
FIN
Ejecución del proyecto
Seguimiento interno del proyecto de Extensión
Liquidación del proyecto
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GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN
(Laboratorio Clínico y Consulta Genética) PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:
Proceso / Producto - servicio
• Gestión de la Extensión - Gestión de labotarotorios - Formación (prácticas) / Laboratorio clínico y consulta genética
Objetivo
• Atención al paciente en la especialidad de Genética Clínica en Laboratorio y Consulta
Lineamiento normativo
• Acuerdo 036 de 2009• Resolución 2003 de 2014 Habilitación de la prestación de servicios de salud• Archivo General de la Nación sobre manejo de historia clínica • Ministerio de ambiente sobre residuos peligrosos y hospitalarios • Decreto 1042 Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo
Responsable
• Laboratorista, Coordinador técnico de laboratorio, Docente, Estudiantes, Auxiliar de toma de muestras, Médico genetista
Posibles fallas
• Demora en la entrega de resultados• Error de identificación en los informes• Error en el procesamiento de tipo de muestra• Divulgación de información confidencial del paciente• Reprocesamiento de muestras• Evento adverso al paciente• Diagnóstico erróneo por parte del estudiante
Medios de comunicación interna y externa
• Página web• Teléfono • Correo electrónico
Sistema de Información relacionado
• Hermes • QUIPU• SINSU
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Propiedad del Usuario• Información personal • Resultado clínico • Consentimiento informado
Mejora Continua• Implementación del sistema SINSU - Historia clínica electrónica
Flujograma Gestión de la Extensión
• Laboratorio Clínico• Consulta genética
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FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN (Laboratorio Clínico)
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVO
Asistente administrativo
Recibo de caja Consignación física o electrónica Factura
QUIPU
Usuario Auxiliar toma de muestras
Formato de toma o recepción de muestra
Laboratorista
Laboratorista Formato de ingreso al laboratorio
Laboratorista
Coordinador técnico de laboratorio
Formato de conteo de cariotipos
Sistema para lectura digital de muestras en microscopios
No cumple con los estándares de calidad se comunica con el usuario y solicita nueva muestra no máximo a 24 horas
Si los cumple inicia el procesamiento de la muestra
Inicio de procesamiento
INICIO
Información al usuario de costos y tipo de pago (anticipado, contado o convenio)
Toma de muestra en el instituto o traída por el usuario
Revisión de estándares de calidad de la muestra
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Coordinador técnico de laboratorio
Reporte de fotográfica de cariotipo
Sistema para lectura digital de muestras en microscopios
Laboratorista Comentario clínico
Laboratorista Informe clínico Software de combinación de correspondencia
Laboratorista Informe clínico Encuesta de satisfacción
*(Entrega satisfactoria del informe no superior a 30 días
calendario)
FIN
Reporte de fotográfica de cariotipo y comentario técnico
Generación de informe clínico teniendo en cuenta el comentario técnico y clínico
Entrega de informe a recepción y archivo, para entrega final al usuario junto con la encuesta de satisfacción
Enviar vía correo electrónico al médico
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FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN (Consulta Genética)
ACTIVIDAD RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVO
Usuario Recepcionista
Agenda de citas SINSU
Usuario Recepcionista
Recibo de caja Consignación física o electrónica Factura
QUIPU
Docente Estudiantes de Maestría
Historia clínica
SINSU
Docente Estudiantes de Maestría
Remisión Solicitud de exámenes Historia clínica
SINSU
INICIO
Solicitud telefónica de la cita medica
Pago de la consulta medica Convenio
Solicitud de exámenes clínicos complementarios o remisión a médico especialista o cierre de la atención
Cita médica de control en caso que se requiera. Remitirse a actividad 1.
Atención de la consulta medica
FIN
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GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN
(Secuenciación y análisis molecular)
PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:
Proceso / Producto - servicio
• gestión de la Extensión - Gestión de labotarotorios / Secuenciación y análisis molecular
Objetivo
• Generar insumos para procesos investigativos en genética
Lineamiento normativo
• Acuerdo 036 de 2009• Ministerio de Medio Ambiente sobre residuos peligrosos y hospitalarios • Decreto 1042 Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo
Responsable
• Técnico de laboratorio, Coordinador de laboratorio, Usuario
Posibles fallas
• Envío de informe erróneo• Datos de usuario no corresponden • Pérdida de muestra • Reprocesamiento de la muestra
Medios de comunicación interna y externa
• Página web• Teléfono • Correo electrónico
Sistema de Información relacionado
• Hermes • QUIPU
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Propiedad del Usuario• N/A
Flujograma Gestión de la Extensión
Secuenciación y análisis molecular
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 14
FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN (Secuenciación y análisis molecular)
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVO
Asistente administrativo Recibo de caja Consignación física o electrónica
QUIPU
Usuario Técnico de laboratorio
Solicitud de tipo de ensayo
Técnico de laboratorio Check list
Técnico de laboratorio Coordinador de laboratorio
Correo electrónico Telefónicamente Formato de procesamiento y uso de equipo
Técnico de laboratorio Coordinador de laboratorio
Informe de procedimiento Software ABI 3500 Genemape
Información al usuario de costos y tipo de pago (anticipado o contado)
INICIO
Ingreso de la muestra biológica y solicitud de tipo de ensayo a realizar purificación, secuenciación o fragmentos
Revisión de estándares de calidad para ser procesada
Si los cumple inicia el procesamiento de la muestra
No cumple con los estándares de calidad se comunica con el usuario y solicita nueva muestra
Reporte de purificación, secuenciación o fragmentos
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Técnico de laboratorio Coordinador de laboratorio
Informe de procedimiento correo electrónico
Software ABI 3500 Genemape
*Entrega satisfactoria del informe no superior a 15 días calendario
Técnico de laboratorio
Almacenamiento de informe y muestra del usuario (por un mes) en caso de reprocesamiento de la muestra
FIN
Envío de informe de procedimiento y encuesta de satisfacción vía correo electrónico al usuario
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INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA
PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:
Proceso / Producto - Servicio
• Investigación y Creación Artística/ Proyecto de Investigación
Objetivo
• Realización de actividades investigativas acorde a las lineas de investigación del Instituto,vinculando a estudiantes de programas curriculares de posgrado
Lineamiento normativo
• Normas de la DIB• Comité de ética
Responsable
• DIB, Entidad externa, Comité académico, Comité de ética, Jurídica Sede, Director del Instituto, Docente, Enlace administrativo, Dirección académica
Posibles fallas
• Demora en la contratacion de personal y adquisición de insumos• Demoras en la liquidación de proyectos• Deficiencia en infraestructura para realizar las investigaciones
Medios de comunicación interna y externa
• Página web• Teléfono • Correo electrónico
Sistema de Información relacionado
• Hermes • QUIPU
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Propiedad del Usuario
• Cláusulas en el contrato o convenio firmado • Consentimiento informado cuando las investigaciones son en humanos
Flujograma Investigación y Creación Artística
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 18
FLUJOGRAMA INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO
REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVO
DIB Entidad externa
Cartas de intenciones Convocatoria
HERMES
Comité académico Comité de ética
Oficio de recomendación
Director del proyecto Comité académico Jurídica Sede
Aval
Docente Director del Instituto Enlace administrativo Dirección Académica DIB
Ficha QUIPU Resolución de apertura
Hermes QUIPU
INICIO
Publicación de convocatorias de Investigación
Aval de la dirección y comité de ética cuando es estudios en animales o humanos
Convocatoria interna Solo docente adscrito y solo se hace la operación desde el instituto. El aval depende de la carga docente del profesor
Convocatoria externa La propuesta pasa a recomendación del comité académico y aval de jurídica
Creación del proyecto de investigación en Hermes y QUIPU
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Docente
Informes parciales académico y financiero de avance del proyecto Contratación Vinculación de estudiantes
Hermes QUIPU
Docente
Informes académicos y financieros
Docente Enlace administrativo Dirección académica Director del Instituto Entidad DIB
Resolución de liquidación Acta de liquidación Publicación de resultados
Hermes
QUIPU
Seguimiento interno del proyecto de investigación
FIN
Ejecución del proyecto
Liquidación del proyecto
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 20
GESTIÓN DE LABORATORIOS
PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:
Proceso / Producto - Servicio
• Gestión de Laboratorios
Objetivo
Facilitar la ejecución de actividades relacionadas con los fines misionales del Instituto talescomo la docencia, investigación y extensión.
Lineamiento normativo
Resolución 1458 de 2017 de Rectoria
Resolución 1459 de 2017 de Rectoria
Responsable
• Docentes, Estudiantes de la práctica, Técnico de laboratorio, Coordinador delaboratorio, Funcionaria de caja, Asistente administrativo del servicio, Laboratoristas
Posibles fallas
Falta de presupuesto
Medios de comunicación interna y externa
Correo electrónico
Oficio
Correo certificado
Sistema de Información relacionado
SIA
Hermes
APPLIED BIOSYSTEMS
LUCIA CITOGENETICS
QUIPU
SARA
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 21
Propiedad del Usuario
N/A
Mejora Continua
Realización mensual de Comité de Laboratorios de la Sede
Flujograma Gestión de Laboratorios
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 22
FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LABORATORIOS
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVO
Docente Estudiantes de la práctica Usuario
Programación de asignatura Proyecto de investigación Formato de solicitud de acuerdo con tipo de servicio
SIA Hermes
Técnico de laboratorio Coordinador de laboratorio
Base de datos
APPLIED BIOSYSTEMS
LUCIA CITOGENETICS
Funcionaria de caja Asistente administrativo del servicio
Recibo de caja Soporte de consignación Comprobante de pago electrónico Contrato o convenio
QUIPU
Docente Laboratoristas
Formato de uso de equipos Formato de resultados de procesamiento Base de datos de muestras que se procesan
APPLIED BIOSYSTEMS
LUCIA CITOGENETICS
Docentes Estudiantes
Formato de uso de equipos Formato de cronograma de uso de equipos
Estudiantes Formato de uso de equipos Bitácora de laboratorios Formato de cronograma de uso de equipos
Laboratorista Docente
Resultado de procesamiento Resultado de práctica académica Resultado de proyecto de investigación
APPLIED BYOSISTEM
Hermes SIA
SARA LUCIA
CITOGENETICS
Solicitud del usuario
Aprobación de la solicitud
Recibir pago de usuario
Reporte de resultados de laboratorio
Procesamiento de muestra en Laboratorio
Práctica académica
Inicio proyecto de investigación
INICIO
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 23
Docente Estudiante Laboratorista
Reporte de aplicativos Formato de procesamiento de muestra
APPLIED BYOSISTEM
LUCIA CITOGENETICS
Docente Formato emisión de reporte
APLIED BOYSISNEM
Hermes LUCIA
CITOGENETICS
NO
SI
Docente Docente
Correo electrónico Oficio Correo certificado Informe de resultados
Verificación de resultados
Emisión de informe para resultado positivo
Caso especial FIN
Enviar a laboratorio de referencia
Recepción de informe de laboratorio de referencia e implementación de sugerencias
FIN
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 24
GESTIÓN DE LABORATORIOS
(Seguridad del Paciente) PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:
Proceso / Producto - Servicio
• Gestión de Laboratorios/ Seguridad del Paciente
Objetivo
Promover, gestionar e implementar prácticas seguras de la atención en salud.
Lineamiento normativo
Resolución 2003 de 2014
Responsable
• Profesionales de la salud, Equipo de apoyo, Referente de seguridad del paciente , Reportante que aplique
Posibles fallas
Cantidad de insumos insuficientes para los laboratorios.
Presentación de evento adverso.
Medios de comunicación interna y externa
Correos electrónicos
Llamadas telefónicas
Sistema de Información relacionado
SINSU
QUIPU
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 25
Propiedad del Usuario
Información médica del paciente es sometida a reserva.
Mejora Continua
Comités de seguridad del paciente mensuales.
Flujograma Gestión de Laboratorios
Seguridad del Paciente
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 26
FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LABORATORIOS (Seguridad del Paciente)
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVO
Profesionales de salud Equipo de apoyo
Historia Clínica Informes de laboratorio Formato toma de muestras
SINSU Bases de datos
internas
Referente de seguridad del paciente del IGUN Profesionales de salud Equipo de apoyo
Formato de reporte
Referente de seguridad del paciente del IGUN
Formato de reporte
Referente de seguridad del paciente del IGUN Reportante que aplique
Formato de reporte
SI NO
Referente de seguridad del paciente del IGUN
Correo electrónico (archivo va con contraseña de acceso)
Preclasificación del tipo de evento adverso
Diligenciar formato de reporte
Presentación de evento adverso en la atención al paciente en el IGUN
Implementación de Guía de Reporte de evento adverso
Enviar reporte a Comité Nacional de Seguridad del Paciente
Evento es Leve FIN
INICIO
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 27
Referente de seguridad del paciente del IGUN
Formato de reporte Anexos soporte del evento adverso
Referente de seguridad del paciente del IGUN
Formato de reporte
Referente de seguridad del paciente del IGUN
Formato de reporte
Hacer plan de mejoramiento
Presentación de actividades implementadas del plan de mejoramiento
Remitir reporte al Comité de Seguridad del paciente para análisis
FIN
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 28
GESTIÓN DE LABORATORIOS (Mantenimiento de Equipos)
PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:
Proceso / Producto - Servicio
• Gestión de Laboratorios/ Mantenimiento de equipos
Objetivo
Garantizar el funcionamiento óptimo de los equipos utilizados en el Instituto.
Lineamiento normativo
Resolución 1459 de 2017
Responsable
Laboratoristas, Técnico de mantenimiento, Talleres externos , Técnico de laboratorio, Asistente administrativo, Coordinador de calidad
Posibles fallas
Falta de presupuesto
Medios de comunicación interna y externa
Correos electrónicos
Oficios
Llamadas telefónicas
Sistema de Información relacionado
Hermes
Aplicativo de mantenimiento de sede
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 29
Propiedad del Usuario
.N/A
Flujograma Gestión de Laboratorios
Mantenimiento de equipos
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 30
FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LABORATORIOS (Mantenimiento de equipos)
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVO
Laboratoristas
Registro de Hermes Hermes
Técnico de mantenimiento Reporte de aplicativo Hermes
Técnico de mantenimiento Talleres externos
Cronograma Excel. Formato electrónico de solicitud de mantenimiento a Taller de sede.
Aplicativo de mantenimiento
Técnico de mantenimiento Cronograma Excel.
Técnico de laboratorio Asistente administrativo Técnico de mantenimiento
Registro de traslado de bienes Orden de realización de mantenimiento Orden de mantenimiento Orden de salida de equipo Orden de trabajo
Quipu
Técnico de mantenimiento Coordinador de calidad
Registro de Hermes Hermes Aplicativo de
mantenimiento de sede
Solicitud de mantenimiento
Generación y/o recepción de informe de mantenimiento
Definir tipo de laboratorio que ejecuta el mantenimiento
Mantenimiento interno
Mantenimiento en taller de laboratorio de sede
Mantenimiento en laboratorio externo
Realizar programación anual de mantenimiento de equipos
INICIO
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 31
Coordinador de calidad Técnico de mantenimiento Laboratoristas
Hermes
Implementación de resultados del informe
FIN
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 32
COMUNICACIONES
PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:
Proceso / Producto - Servicio
• Comunicaciones
Objetivo
Potenciar la comunicación como elemento de cohesión de la comunidad universitaria y de articulación con la sociedad en general y con las comunidades especializadas académicas, científicas o de práctica.
Lineamiento normativo
Resolución 101 de 2016 de Rectoria
Responsable
Docente adscrito Funcionario, Secretaria de la Dirección, Web Master
Posibles fallas
Falla en sistema de red de la Univesidad y de los servidores.
Medios de comunicación interna y externa
Correos electrónicos
Página Web
Publicaciones
Sistema de Información relacionado
N/A
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 33
Propiedad del Usuario
.N/A
Mejora Continua
Reporte de auditoría web de Unimedios
Flujograma Comunicaciones
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 34
FLUJOGRAMA COMUNICACIONES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVO
Docente adscrito a IGUN Funcionario
Correo electrónico Miembros IGUN Correo electrónico Web Master de sede Página Web IGUN
Secretaria de la Dirección Correo electrónico
Web Master IGUN Correos electrónicos y Publicaciones
Web Master IGUN Publicación
Secretaria IGUN Correo electrónico
Web Master IGUN Banner de divulgación
Solicitud por parte de interesado
Correo electrónico
Web master de sede
Publicación Página Web
Enviar correo masivo a miembros
Solicitud a Secretaria General
Publicación en circular de boletín semanal
Subir publicación
Informar a solicitante la publicación de la información
FIN
INICIO
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 35
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:
Proceso / Producto - Servicio
Gestión Administrativa y Financiera
Objetivo
La gestión financiera y administrativa de la Universidad tiene por objetivo facilitar el quehacerde los procesos misionales de la investigación, la formación y la extensión en la UniversidadNacional de Colombia.
Lineamiento normativo
Manual de convenios y Contratos
Acuerdo 036 de 2009
Resolución 1566 de 2011 (viáticos y apoyo a estudiantes auxiliares)
Responsable
Docente, Director del Instituto, Consejo del Instituto, Asistencia Administrativa yFinanciera del IGUN , Ordenador del gasto , Director de proyecto
Posibles fallas
Acompañamiento limitado de las Oficinas Jurídica y de Personal a nivel de Sede yNacional.
Medios de comunicación interna y externa
Correos electrónicos
Llamadas telefónicas
Oficios
Sistema de Información relacionado
Hermes
QUIPU
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 36
Propiedad del Usuario
.Cláusulas de confidencialidad de la información en minutas de los proyectos y en las ODS.
Mejora Continua
Realización mensual de Comités de gestión y Comités académicos, lo cual permite organizar procesosde laboratorio, administrativos y financieros. En relación con lo administrativo, se hace seguimiento ala ejecución de proyectos y mejora del gasto. Lo anterior evidenciado con actas y soportes anexos.
Flujograma Gestión Administrativa y Financiera
Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE GENÉTICA - IGUN
Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 37
FLUJOGRAMA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
(Gestión de Proyectos)
GESTIÓN DE PROYECTOS CON FINANCIACIÓN EXTERNA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVO
Docente
Director del Instituto Documento con especificaciones del proyecto
Consejo del Instituto
Acta de aprobación del Consejo
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Minuta
Docente Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Acta de aprobación Ficha financiera y administrativa del proyecto firmada (Excel)
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Código del proyecto para la ejecución
QUIPU
Presentación propuesta de docente a la convocatoria
Presentación de propuesta al Consejo del Instituto
Aprobación del proyecto
Estructuración de ficha técnica del proyecto
Subir información a QUIPU
Establecer contrato con entidad financiadora para ejecución del proyecto
INICIO
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Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Resolución
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Acta de aprobación Resolución Ficha financiera y administrativa Copia de contrato Oficio
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Solicitud de Factura Factura
QUIPU
Docente Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Correo electrónico Soportes de cotización Invitación
Hermes
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Orden de compra QUIPU
Ordenador del gasto Orden de compra firmada
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN Director de proyecto
Cumplido
SI NO
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN Entidad financiadora Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Acta de liquidación Formato de solicitud
Resolución de aprobación de presupuesto para ejecución del proyecto
Enviar documentación a Dirección Académica
Solicitud de ejecución del docente
Recepción de orden de compra
Ejecución del proyecto
Firma de orden de compra
Efectuar pago
Liquidación del proyecto con entidad financiadora
Sobran recursos
Solicitar devolución de recursos a Tesorería de Dirección Académica
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Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Resolución de liquidación
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Oficio
Liquidación del proyecto con la Universidad
Enviar acta y Resolución a Dirección Académica
FIN
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON FINANCIACIÓN INTERNA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN O APLICATIVO
Docente Reporte Hermes Hermes
Docente Reporte Hermes Hermes
Docente Reporte Hermes Hermes
Director del Instituto Reporte Hermes Hermes
Docente Reporte Hermes Hermes
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Acta de inicio Ficha administrativa y financiera
Hermes
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Código QUIPU QUIPU
Presentación de propuesta de docente
Recepción de aprobación de proyecto
Cargar información de ejecución administrativa y financiera
Emisión acta de inicio y elaboración de ficha administartiva y financiera de proyecto
Cargar información en QUIPU
Remitir aprobacion a director de proyecto
Emisión de Aval del proyecto
INICIO
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 41
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Resolución
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Acta de aprobación Resolución Ficha financiera y administrativa Copia de contrato Oficio
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Solicitud de factura Factura
QUIPU
Docente Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Correo electrónico Soportes de cotización Invitación
Página Web
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Orden de compra QUIPU
Ordenador del gasto Orden de compra firmada
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN Director de proyecto
Cumplido
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Resolución de liquidación
SI NO
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Formato de solicitud
Liquidación del proyecto con la Universidad
Sobran recursos
Resolución de aprobación de presupuesto para ejecución del proyecto
Solicitar devolución de recursos a Tesorería de Dirección Académica
Enviar documentación a Dirección Académica
Ejecución del proyecto
Solicitud de ejecución del docente
Recepción de orden de compra
Firma de orden de compra
Efectuar pago
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 42
Asistencia Administrativa y Financiera del IGUN
Oficio
Enviar Resolución a Dirección Académica
FIN
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Código: B.IG-MN-15.001.001 Versión: 0.0 43
3. PARTES INTERESADAS
Partes interesadas
Investigador
Estudiante
Pasante
Practicante
Docente
Funcionario/contratista
Pacientes
Organizaciones privadas/públicas
Sociedad
Entidades Prestadoras de Servicios
de Salud (EPS)
Comisarías de Familia
Entidades reguladoras
Entidades Judiciales
Usuarios
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CARACTERIZACIÓN PARTES INTERESADAS Instituto de Genética (IGUN) Sede Bogotá Universidad Nacional de Colombia
Partes interesadas Caracterización
(Perfil) Necesidades y expectativas
del usuario
Medio de comunicación / Como
interactúa
Investigador
Investigador de posgrados de las áreas de las Ciencias Naturales, Medicina e Informática
Realizar investigaciones conjuntas. Acceder a la información suministrada por el Instituto para su investigación
Página web Correo electrónico Teléfono Eventos académicos
Estudiante
Estudiante de pregrado o posgrado de las áreas de las Ciencias Naturales, Medicina e Informática
Realizar la investigación en el Instituto. Realizar actividades prácticas en el instituto. Clases magistrales por los docentes
Página web Correo electrónico Teléfono Personal
Practicantes
Estudiantes de la Maestría en Genética Humana y Especialidades Médicas relacionadas
Realizar la Práctica Clínica en el Instituto.
Página web Correo electrónico Teléfono Personal
Pasantes
Estudiantes de Bacteriología y Laboratorio Clínico del Colegio Mayor de Cundinamarca
Realizar las pasantías en los laboratorios del Instituto.
Correo electrónico
Docente
Docente de la Facultad de Medicina, Ciencias, Medicina Veterinaria y de Zootecnia, Ciencias Agrarias, Ingeniería y/o Odontología
Realización de actividades académicas, investigativas o de extensión en el Instituto.
Página web Correo electrónico Teléfono Personal
Funcionario/contratista
Técnicos y/o Profesionales en áreas afines a Ciencias, Medicina, Ingeniería, Informática y Administración
Persona que cumpla con el perfil necesario para desempeñarse en el Instituto.
Página web Correo electrónico Teléfono Personal
Pacientes
Remitido por un Médico puede ser particular o EPS que tiene sospecha de tener una enfermedad Genética o problemas de fertilidad
Necesidad de Consulta en especialidad Genética, Laboratorio Clínico en Cariologia.
Página web Correo electrónico Teléfono Personal
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Organizaciones privadas y públicas
Organizaciones dedicadas a la Investigación con interés en Genética
Realización de investigaciones.
Página web Correo electrónico Teléfono Personal Contrato / convenio Convocatorias
Sociedad Interesados en temas relacionados con Genética
Resultados de procesos de Investigación que puedan afectar a las comunidades.
Página web Correo electrónico Teléfono Personal
Entidades Prestadoras de Servicios de Salud (EPS)
EPS que tengan cobertura en la región centro oriente
Atención a pacientes que requieran Consulta en Genética o Laboratorio Clínico en Cariologia.
Página web Correo electrónico Teléfono Personal Contrato / convenio
Comisarías de familia Las comisarías de familia de Bogotá
Tener soportes para los procesos de paternidad.
Página web Correo electrónico Teléfono Personal
Entidades reguladoras
Secretaria Distrital de Salud Secretaria de Medio Ambiente INVIMA Instituto Nacional de Salud (INS)
Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.
Página web Correo electrónico Teléfono Personal
Entidades judiciales
Del Orden Nacional que necesiten conceptos técnicos relacionados con Genética
Tener soportes para los procesos judiciales (Informes técnicos).
Correo electrónico Correo certificado Personal
Usuarios Hombre posible padre Necesidad de definir la paternidad
Página web Correo electrónico Teléfono Personal
Elaboró: Mary Sonia Ramírez Rojas Líder Sistema de Gestión de Calidad Centros e Institutos Sede Bogotá Oficina de Planeación y Estadística Colaboradores Instituto de Genética (IGUN)
Revisó: Humberto Arboleda Granados Director Instituto de Genética IGUN.
Aprobó: Humberto Arboleda Granados Director Instituto de Genética IGUN.
Fecha: Mayo 2018 Fecha: Mayo 2018 Fecha: Mayo 2018